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PLAN ANUAL DE AUDITORIAS2017

ESE HOSPITAL DE BARANOAJOSE DE JESUS GOMEZ HEREDIA

PEDRO LUIS ARAUJO ZARATEGERENTE

DANIEL EDUARDO GALLARDO NATERACONTROL INTERNO

BARANOA2017


INTRODUCCION

En desarrollo de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio delcontrol interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”,y teniendo en cuenta que el manual técnico para el Modelo Estándar de Control Interno –MECI 2014, adopta los lineamientos sobre auditoría interna determinados por el Institutode Auditores Internos –IIA Global, procedió a la actualización de la Guía de Auditoría paraEntidades Públicas emitida en el año 2013. El Plan Anual de Auditorias, es unaherramienta integral que permite definir las áreas, procesos o asuntos a evaluar, elnúmero de actividades a ejecutar en la vigencia, las metas previstas, los indicadores decumplimiento, el periodo de realización y el personal responsable de la ejecución de lasauditorías a todos los niveles de la organización, para la entrega de información a laGerencia y/o Junta Directiva que se constituirá en un insumo fundamental para tomar lasacciones pertinentes.

La ESE Hospital de Baranoa José de Jesús Gómez Heredia, cuenta con una plataformaestratégica y con una serie de planes, programas, políticas, procesos y otros, querequieren ser evaluados con determinada periodicidad para verificar el cumplimiento de lamisión y de los objetivos institucionales del Plan de Gestión gerencial muy a pesar de latransitoriedad de la administración encargada para lo cual se presenta el Plan Anual deAuditorias, instrumento de planificación para ejercer el seguimiento, evaluación y controlde todos estos aspectos, conforme al mandato constitucional y legal, y a las políticas ylineamientos de la actual administración.

La Oficina de Control Interno de la ESE Hospital de Baranoa José de Jesús GómezHeredia para la vigencia 2017 presenta el siguiente Programa de Auditorías enfocado enmejorar las operaciones de una organización, efectuar seguimiento y evaluación alModelo Estándar de Control Interno y al Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad enSalud, velando por que se cumpla con los objetivos institucionales además de formular lasmejoras en los procesos y procedimientos de gestión que presenten falencias odebilidades.

Aplicando un enfoque sistemático y disciplinado las auditorías internas, son unmecanismo de planificación y control que nos permite realizar una vigilancia en lagestión de la E.S.E. cumpliendo así con la normatividad legal.

El proceso de Auditoría Interna, adelantado por las Oficinas de Control en las Entidadesdel Estado, está enfocado hacia “una actividad independiente y objetiva de aseguramientoy consultoría, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la Entidad.Adicionalmente, éste ayuda a las organizaciones a cumplir sus objetivos, aportando unenfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos degestión de riesgos, control y gobierno.

La ejecución del respectivo programa de auditorías se realizará durante el primer ysegundo semestre de la vigencia 2017, periodo en el cual se realizarán las diferentesactividades por parte de la Oficina de Control Interno.


NORMATIVIDAD APLICABLE

Constitución Política de Colombia.Ley 87 de 1993.Ley 489 de 1998.Decreto 1537 de 2001Ley 872 de 2003.Decreto 4110 de 2004Decreto 1599 de 2005Decreto 4485 de 2009Ley 1474 de 2011.Decreto 2482 de 2012Decreto 943 de 2014.Decreto 1083 de 2015.Guía Auditoría DAFPEVA Espacio Virtual de Asesoría.Plan Gerencial 2017- 2020.Demás normas concordantes y complementarias.

MISIÓN

Somos una Empresa Social del estado de primer nivel en el municipio de Baranoa, con unequipo humano profesional y capacitado, con vocación de servicio que busca garantizar elderecho a la seguridad en salud, mejorar la calidad de vida de nuestros usuarios, su núcleofamiliar y demás grupos de interés de la comunidad.

VISIÓN

La E.S. E. Hospital de Baranoa José de J. Gómez Heredia será en el año 2.020; la instituciónlíder prestadora de servicios en salud en el departamento del Atlántico, sólido, seguro yconfiable, acreditado según los estándares de calidad vigente, mediante la mejora continúa detodos sus procesos; humanizada, con responsabilidad social y comprometida con el desarrollodel talento humano.

PRINCIPIOS Y VALORES ETICOS INSTITUCIONALES

El día a día nos exige trabajar en equipo en pro del desarrollo personal e institucional, elcual nos permite buscar las mejores soluciones, creando y buscando la mejor forma dehacer las cosas, con flexibilidad, adaptación al cambio y buena actitud.

Es por ello que adoptamos los siguientes valores y principios éticos:

Vocación de servicio

La calidad y la calidez humana hacen que la expresión de nuestros sueños se traduzca enla capacidad de servir de manera espontánea, permanente y con sensibilidad social yhumanización en la prestación de los servicios de salud.


Seguridad.

Es la disposición para establecer un entorno seguro para nuestros pacientes, su familia;en donde la ocurrencia de eventos adversos sea minimizada, y de ésta forma contribuyaa consolidar una cultura organizacional activa en prevención.

Profesionalismo.Capacidad del talento de realizar sus funciones de manera oportuna y eficiente, con lafinalidad de satisfacer las necesidades de nuestro cliente interno y externo.

Honestidad.Capacidad de actuar con transparencia y equidad en todos los actos de nuestra vidahacia nuestros usuarios, proveedores y comunidad en general.

Respeto.Capacidad para mantener un clima laboral armonioso que permita establecer relacionespersonales sin diferencia alguna, brindando un trato cortés y humanizado hacia nuestroscompañeros y especialmente hacia nuestros usuarios.

Lealtad.El alto compromiso institucional y sentido de pertenencia hace que unamos fuerzas en laconsecución de nuestras metas y objetivos, actuando siempre bajo las normas y valoresde la entidad.

Responsabilidad.La capacidad para medir las consecuencias de nuestras acciones, conlleva a asumir demanera mesurada, humilde y ser conscientes de nuestros actos, lo cual se traduce en elmejoramiento social, económico y ambiental con el objetivo de brindar un valor añadido anuestros usuarios.

Inclusión.Como parte integral de nuestra cultura organizacional contamos con la integración deltalento humano y la prestación de nuestros servicios sin distingo de raza, etnia, religión ycondición social.

Liderazgo y Compromiso.De la mano con los nuevos enfoques administrativos, las acciones están encaminadas asuperar obstáculos y eliminar la resistencia a cambios estructurales que promuevan eldesarrollo de todos los procesos administrativos y asistenciales de la institución.

POLITICAS ORGANIZACIONALES

Las políticas se constituyen, en las herramientas que generan las acciones a seguir comoparte de la cultura organizacional adoptada en una organización. En ésta entidad seformulan las siguientes políticas para el logro de los resultados deseados en éstavigencia.


De acuerdo con la Política Integral Nacional en Salud, se definen las siguientes políticasorganizacionales para la ESE Hospital de Baranoa:

POLÍTICA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

A través de ésta política se busca el disfrute de los servicios de salud en el primer nivel ausuarios y comunidad en general, con eficiencia, accesibilidad, oportunidad, calidez, ycalidad.

Política Laboral.Consiste en proporcionarle al talento humano, las condiciones mínimas requeridas parasu buen desempeño.

Política De Humanización Del Servicio.Con ésta política se pretende promover la cultura del servicio, las costumbres, la moral, eltrato digno, efectivo y afectivo bajo un marco de respeto y justicia que contribuyan a lasatisfacción total de nuestros usuarios.

Política De Seguridad En El Trabajo Y Calidad.Bajo ésta política se visualiza la satisfacción total de nuestras partes interesadas(usuarios, clientes, comunidad, proveedores) en general, mediante la mejora continua entodos los procesos estratégicos, asistenciales y administrativos. Se adopta como uncompromiso gerencial para aportar los recursos (Humanos, tecnológicos, económicos)necesarios para la consecución de los objetivos organizacionales bajo los criterios decalidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Se garantiza la protección,preservación del ambiente, evitando la contaminación mediante la mitigación del impactode los procesos de salud de la ESE y de la gestión del riesgo.

Política De Seguridad Del Paciente.Ésta política se quiere garantizar la seguridad en la prestación de los servicios de saludcomo, mediante las acciones encaminadas a prevenir riesgos en la población atendida,por medio de la optimización y uso eficiente de los recursos disponibles, desarrollando lacultura de seguridad de nuestros pacientes y grupos de interés, con responsabilidad.

Política De La Docencia.En el hospital de Baranoa, estamos comprometidos con la formación y actualización delos conocimientos del talento humano, promoviendo los convenios institucionales queconlleven a la excelencia en la prestación del servicio y al desarrollo personal de lostrabajadores de la ESE.

Política De Gestión De La Información.Uno de los enfoques estratégicos de la gerencia es la de garantizar la seguridad de lainformación, a fin de que ésta sea confiable y veraz; y de esta forma permita la toma dedecisiones generando comunicación asertiva en todas las dependencias y niveles de laentidad, además se busca la confidencialidad.

Política De Gestión Ambiental.A través de ésta política nos comprometemos a crear un ambiente amigable y saludable,por medio de acciones que vayan encaminadas a la protección, preservación del


ambiente, evitando la contaminación mediante la mitigación del impacto de los procesosde salud de la ESE y de la gestión del riesgo.

Política Económica Y Financiera.Con ésta política se busca administrar de forma correcta los recursos de la ESE, paralograr sostenibilidad y eficiencia.

OBJETIVO GENERAL

Contar con un documento que defina la aplicación de métodos, procedimientos yherramientas desarrolladas para efectuar la evaluación y seguimiento de aquellos asuntosprioritarios para la empresa cuya información es imprescindible para la Gerencia y laJunta Directiva para el abordaje de decisiones pertinentes fundamentadas en informaciónreal y oportuna, de cada aspecto en particular, fundamentadas en el diagnóstico claro ycompleto de la situación de la entidad y la medición de la gestión y resultados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Articular el resultado de la auditoría ejecutada con diferentes equipos de trabajo de laentidad.

Comunicar los resultados de auditoría oportunamente a la Gerencia y Junta Directiva demanera que le permita emplearlos en la toma de decisiones para su mejoramientocontinuo.

Permitir evaluar a la gestión y resultados, de cada una de las áreas y dependencias de laESE.

Realizar control y seguimiento a las actividades administrativas y misionales registradasen los diferentes planes y programas de la entidad haciendo los ajustes necesarios.

Velar por el cumplimiento de los objetivos institucionales, la misión de la empresa conrelación al ejercicio del Control Interno y la calidad y oportunidad en la prestación de losservicios de salud.

Interactuar con los responsables y/o líderes de las diferentes áreas, procesosdependencias de la empresa que desarrollan los procesos y procedimientos establecidosa fin de brindar asesoría y acompañamiento desde las competencias de los diferentesequipos auditores.

Verificar la implementación del MECI y el Sistema de Gestión de Calidad.

TIPOS DE AUDITORIAS INTERNAS

AUDITORÍA FINANCIERA O CONTABLE, verifica la exactitud y consistencia de losregistros financieros o contables de la empresa. Es la revisión y verificación de lascuentas y de la situación económica de una empresa, realizada por un expertoindependiente.


AUDITORIA A LA GESTION, Es el proceso que garantiza que las actividades y en losrecursos se dedica al logro efectivo y eficiente de los objetivos definidos en el proceso deplaneamiento. Se efectúa en los niveles medios y superior (responsables de la ejecuciónde las estrategias).

AUDITORÍA OPERATIVA Ó DE PROCESOS, Se orientan a garantizar que tareasespecíficas, que estas se lleven a cabo en forma efectiva y eficiente. Se realiza en losniveles de ejecución.

AUDITORIA CONCURRENTE, tiene el mismo alcance básico que la auditoria operativaexcepto que se realiza de forma continua sin que existan planes o programas de auditoríaestablecidos. En estos casos los auditores pueden realizar seguimiento y evaluación decasos puntuales para corroborar de forma objetiva la ocurrencia de hechos o desarrollo deactividades o procesos.

Para el caso de entidades del sector salud la auditoria concurrente consiste en evaluardesde el mismo momento de ocurrida la prestación de los servicios de salud, verificandoque los procedimientos médicos recomendados sean necesarios y justificados, se realizauna observación permanente y presencial del caso.

AUDITORIA POSTERIOR, Después de la acción. Es el tipo de control más común,depende de la retroalimentación. El control se da después de que la actividad terminó,este tipo de control proporciona información importante sobre lo efectivo del esfuerzo deplanificación y los ajustes necesarios a la misma.

DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO DE AUDITORÍA

El Universo de Auditoría se obtiene a través de una recopilación de información decarácter estratégico y operativo de los procesos, programas, proyectos, áreas ofunciones, o cualquier otra subdivisión establecida en una entidad y se constituye en unalista de todas las posibles auditorías que pueden realizarse.

Dentro del universo para adelantar el proceso de auditoría de la ESE Hospital deBaranoa, podemos fraccionarlos en dos grandes escenarios, el asistencial y eladministrativo, sin pensar bajo ningún motivo, que uno excluye al otro, a razón que haycircunstancias que los interrelacionan llegando a ser uno solo.

Es así como podemos desglosar los siguientes:

I. Universo Administrativo:

Talento Humano. Financiera. Caja Menor. Cartera. Jurídica Bienes y Servicios Tecnologías de la Información y Gestión Documental.


II. Universo Asistencial.

Prestación de Servicios de Salud Habilitados. Oportunidad de los Indicadores de atención. Atención al Usuario. Facturación. Indicadores P y P.

ROL DEL AUDITOR INTERNO EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO

En el entendido que el objetivo central de la función de auditoría interna es ayudar a quela organización alcance sus objetivos, se puede establecer que la auditoría internarequiere:

• Independencia.• Entrenamiento técnico y capacitación profesional.• Cuidado y diligencia profesional.• Estudio y evaluación del Sistema de Control Interno.• Información competente, suficiente en lo que respecta a la observación,

investigación y confirmación.

Estas actividades requieren profesionales que no solamente conozcan las funciones decontrol interno, sino que dispongan de “[…] conocimientos en materia de herramientas degestión, control estadístico de los procesos, trabajo en equipo, tormenta de ideas,planificación, administración, normativas legales, financieras, contables, de los sistemasde información”, así como de lineamientos sobre seguridad de la información. Dichosconocimientos no tendrán la profundidad de quienes ejercen tales funciones, pero con unconjunto de información suficiente relacionada con los procesos y temas en mención,serán esenciales frente al proceso auditor, ya que entrega elementos suficientes para lapriorización y preparación de las auditorías. Lo anterior, bajo los principios de integridad,objetividad, confidencialidad y competencia y las reglas de conducta relacionadas.

En este sentido, en el Estado Colombiano se han definido una serie de roles yresponsabilidades para la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, encumplimiento del Capítulo 5 llamado Elementos técnicos y administrativos que fortalezcanel Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado, (artículo2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 2015 así:

Valoración de riesgos Acompañamiento y asesoría Evaluación y seguimiento Fomento de la cultura de control Relación con entes externos.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Establece el marco o límite de la auditoría y los temas o actividades que son objeto de lamisma. Se define en función del objetivo de auditoría, del riesgo de auditoría, de la


naturaleza y características del proceso. El alcance establecido debe ser suficiente parasatisfacer los objetivos del trabajo. Igualmente se deben incluir las limitaciones al alcancede la auditoría, que son los factores externos al equipo de auditoría que hayan impedidoal auditor obtener toda la información y explicaciones que considere necesarias paracumplir con los objetivos del trabajo.

PERÍODO DE AUDITORIAS

El presente Plan General de Auditorías contiene la programación de las auditorías arealizarse en la ESE Hospital de Baranoa para la vigencia, teniendo como fecha de inicioel mes de enero y finalización el mes de Noviembre de 2017, siendo este último mes deverificación de los resultados de los planes de mejoramiento solicitados a partir de loshallazgos.

Puede darse por terminado con anterioridad en caso de lograr los objetivos con alvencimiento planteado.

DEBILIDADES INSTITUCIONALES

La inexistencia de un equipo interno auditor, genera la tardía o nula determinación deposibles situaciones que pueden ser previsibles, también la falta de concientización en elautocontrol, puede generar el abuso de competencias perjudicando las propias, así comola exposición a riesgos que pueden ser previsibles, en la ESE es perfectamente aplicablela teoría de la culpa, previsión de lo previsible, en ella debe hacerse hincapié para blindar,optimizar los procesos que allí se adelantan.

TIPOS DE TRABAJO DE AUDITORIA


seguimiento a planes de acción, auditorías especiales o eventuales sobre procesos oáreas responsables específicas y ante eventualidades presentadas que obliguen a ello,situaciones imprevistas que afecten el tiempo del programa de auditoría, entre otros

ANÁLISIS DE RIESGOS DE LOS PROCESOS EN LA ENTIDAD

Cuando se ha implementado este componente en la Entidad, el equipo auditor puedeutilizar los resultados de este ejercicio y tomar la información registrada en el mapa deriesgos para determinar la zona de riesgo en la cual se encuentran los procesos.

ZONA DE RIESGO CALIFICACIONBAJA 1MODERADA 2ALTA 3EXTREMA 4

Ejemplo:

PROCESO/ACTIVIDAD ZONA DE RIESGO RESIDUAL EVALUACION OCICAJA MENOR ZONA RIESGO MODERADA 2

Proceso: En este campo se incluye la relación de los procesos de la Entidad Tomadosdel Mapa de Procesos actual de la E.S.E.Riesgo Residual: Campo en el cual describe la zona de riesgo donde se encuentraclasificado el proceso en el mapa de riesgos institucional Mapa de Riesgos por ProcesoEvaluación Oficina de Control Interno: Calificación asignada a cada proceso teniendoen cuenta la zona de riesgo donde se ha clasificado.

SOLICITUD DE INFORMACION

Se debe obtener la información y documentación necesarias para iniciar la auditoría encampo.

Los registros físicos y electrónicos que soportan el proceso serán una de las fuentesdesde donde se obtienen datos, los cuales deben relacionarse claramente en los papelesde trabajo. La solicitud de información se debe realizar teniendo en cuentas los objetivosy alcance de la auditoría y las actividades contempladas en el plan de auditoría.

DETERMINACION DE LA MUESTRA¿En qué consiste?Cuando no es posible realizar una verificación total de las transacciones o hechosocurridos en un proceso, se selecciona una muestra la cual debe ser representativa deacuerdo con la complejidad del proceso. “El muestreo de auditoría es la aplicación de unprocedimiento de auditoría a menos del 100% de los elementos de una población con elobjetivo de sacar conclusiones acerca de toda la población”.


Para el caso de la ESE Hospital de Baranoa, el proceso de auditoria se adelantara pormuestreo indiscriminado, donde auditor selecciona la muestra sin emplear una técnicaestructurada, pero evitando cualquier desvío consciente o predecible.

Es posible aplicar el muestreo “de juicio o discrecional”, donde el auditor coloca un desvíoen la selección de la muestra, por ejemplo: todas las unidades superiores a determinadovalor, todas las que cumplan una característica específica, todas las negativas, todos losnuevos usuarios, entre otros que puedan tenerse en cuenta a juicio del auditor y a partirde los cuales se selecciona la muestra.

PAPELES DE TRABAJO

Son los documentos elaborados por el auditor interno u obtenidos por él durante eltranscurso de cada una de las fases del proceso. El soporte de los papeles de trabajopuede incluir anotaciones, cuestionarios, programas de trabajo, planillas, las cualesdeberán permitir la identificación razonable del trabajo efectuado por el Auditor interno.

Los papeles de trabajo documentan todos los aspectos del proceso de trabajo, desde laplanificación hasta la comunicación de los resultados.

Existen dos tipos de papeles de trabajo, el Archivo General o Permanente y el ArchivoCorriente, el proceso de auditoria en gran porcentaje se adelantará con el segundo.

DESARROLLO DE LAS OBSERVACIONES

También denominados “hallazgos”, son el resultado de la comparación que se realizaentre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen a unaactividad, procedimiento o proceso.

Esta etapa estará divida en 4 bloques, así: Análisis de datos, Redacción de hallazgos,Reuniones Preliminares y Reunión de cierre.

INFORME FINAL DEL PLAN DE AUDITORIA

Si bien el formato y contenido de las comunicaciones finales del trabajo varían según laorganización o el tipo de trabajo, deben contener como mínimo, el propósito, alcance yresultados del trabajo (hallazgos y recomendaciones), las conclusiones finales del trabajopueden incluir, antecedentes y resúmenes.

Los antecedentes pueden identificar las unidades y actividades revisadas de laorganización y proporcionar información aclaratoria.

Puede incluir la situación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones deinformes anteriores.

En el Informe se establecen las fechas para la suscripción de los respectivos planes demejoramiento, de cara al posterior seguimiento por parte del Auditor Interno responsable.


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS ESE HOSPITAL DEBARANOA SEGUNDO SEMESTRE 2017

PROCESO/ACTIVIDAD RESPONSABLE JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRETECNOLOGIAS DE INFORMACI JEFE TECNOLOGIAS X XCAJA MENOR DELEGADO X X X X X XCONTABILIDAD CONTADOR X X XTESORERIA TESORERO X X XPRESUPUESTO JEFE PRESUPUESTO X X XCARTERA JEFE CARTERA X X X XTALENTO HUMANO JEFE TALENTO HUMANO X XFACTURACION JEFE FACTURACION X X XBIENES, SERVICIOS, INFRAES JEFE BIENES Y SERVICIOS X X XPRESTACION SERVICIOS COORDINACION ASISTEN X XSIAU TRABAJO SOCIAL X X XCUMPLIMIENTO INDICADORES LIDERES DE PROCESO X X XINDICADORES P Y P COORDINADORA P Y P X XJURIDICA OFICINA JURIDICA X XCONVENIOS DOCENTE ENCARGADO PROGRAMA X


CRONOGRAMA DE AUDITORIAS ESE HOSPITAL DEBARANOA PRIMER SEMESTRE 2017

PROCESO/ACTIVIDAD RESPONSABLE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYOTECNOLOGIAS DE INFORMACION JEFE TECNOLOGIAS XCAJA MENOR DELEGADO X XCONTABILIDAD CONTADOR XTESORERIA TESORERO XPRESUPUESTO JEFE PRESUPUESTO XCARTERA JEFE CARTERA XTALENTO HUMANO JEFE TALENTO HUMANO X XFACTURACION JEFE FACTURACION X XBIENES, SERVICIOS, INFRAES JEFE BIENES Y SERVICIOS XPRESTACION SERVICIOS COORDINACION ASISTENCIAL XSIAU TRABAJO SOCIAL XCUMPLIMIENTO INDICADORES LIDERES DE PROCESO XINDICADORES P Y P COORDINADORA P Y P XJURIDICA OFICINA JURIDICA XACTAS Y ACUERDOS DE JUNTA GERENCIA X XCONVENIOS DOCENTES ENCARGADO PROGRAMA X


DANIEL EDUARDO GALLARDO NATERAAsesor de Control Interno de Gestión.

plan anual de auditorias 2017 ese hospital...

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