plan anticorrupciÓn y de atenciÓn al ciudadano 2016€¦ · vigencia 2016; este modelo de plan...

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co

Av. Gran Colombia No. 12E-96 Colsag

Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PLAN ANTICORRUPCIÓN Y

DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

CONTENIDO

Pág. INTRODUCCIÓN 4

1. PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2016 6 1.1. OBJETIVO GENERAL 6 1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 6 1.3. ALCANCE 6 1.4. MARCO NORMATIVO 6

2. DISEÑO DE ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE 9 ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2016 2.1. PRIMER COMPONENTE: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de 9 Riesgos de Corrupción. 2.2. SEGUNDO COMPONENTE: Racionalización de Tramites. 14 2.3. TERCER COMPONENTE: Rendición de Cuentas. 16 2.4. CUARTO COMPONENTE: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano. 19 2.5. QUINTO COMPONENTE: Mecanismo para la Transparencia y el Acceso 23 a la Información Pública.

3. SEGUIMIENTO Y CONTROL 29

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

INTRODUCCIÓN La Universidad Francisco de Paula Santander, dando cumplimiento a las políticas establecidas por el Gobierno Nacional, y específicamente en las políticas descritas en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, en el artículo 52 de la Ley 1757 de 2015 y en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información -Ley 1712 de 2014, continua adelantando acciones para el desarrollo de una gestión transparente e integra al servicio de los ciudadanos, mediante una estrategia de lucha contra la corrupción y la atención al ciudadano durante la vigencia 2016; este modelo de Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano, es diligenciado anualmente por la Universidad Francisco de Paula Santander, y en este se consignan los lineamientos para el desarrollo de la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, a través del desarrollo de los diferentes componentes definidos para esto. Para la vigencia actual, se presenta una modificación en las estrategias y metodología para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano anual; dicha modificación según regulaciones normativas se consolida en cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, por el cual la Secretaría de Transparencia, en coordinación con las direcciones de Control Interno, Racionalización de Trámites, el Empleo Público de Función Pública y el Programa Nacional del Servicio al Ciudadano del DNP, ha actualizado la metodología para elaborar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano que contempla la estrategia de lucha contra la corrupción y que debe ser implementada por todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal. Finalmente, la nueva metodología de Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, modifica de cuatro a cinco componentes principales de la siguiente manera:

Metodología Anterior Metodología vigencia 2016 Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de

Riesgos de Corrupción y medidas para mitigar los riesgos.

Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción y medidas para

mitigar los riesgos. Racionalización de Trámites. Racionalización de Trámites.

Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano.

Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano.

Rendición de Cuentas. Rendición de Cuentas.

Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

* Iniciativas adicionales * Iniciativas adicionales

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Siendo el quinto componente, la nueva estrategia a incluir en el plan y dejando un sexto componente denominado Iniciativas Adicionales, donde se incluyen aquellas que la entidad considere necesarias para combatir la corrupción.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

1. PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2016 1.1. OBJETIVO GENERAL Establecer las estrategias de lucha contra la corrupción y de fortalecimiento del servicio al ciudadano, para la Universidad Francisco de Paula Santander, durante la vigencia 2016, en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012. 1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Para el desarrollo del presente Plan Anticorrupción, se pretende lograr específicamente: Establecer los roles y responsabilidades de quienes participan en la gestión

de riesgos. Fortalecer los mecanismos de control de los riesgos de corrupción ya

implementados, para prevenir posibles hechos de corrupción tanto internos como externos, donde se relacione la institución.

Ofrecer a los ciudadanos servicios oportunos, ágiles y efectivos. Fortalecer los canales y protocolos de rendición de cuentas y participación

ciudadana. Garantizar al ciudadano el fácil acceso a la información pública, de acuerdo

con la normatividad legal vigente. 1.3. ALCANCE La metodología y la consolidación de estrategias en marco del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – 2016, es aplicable a todos los procesos definidos e inmersos en el Mapa de Procesos de la Universidad Francisco de Paula Santander. 1.4. MARCO NORMATIVO Ley 962 de 2005: Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización

de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción: Artículo 73, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Cada entidad del orden nacional,

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. La metodología para construir esta estrategia está a cargo del Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción, -hoy Secretaría de Transparencia-. Artículo 76, el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción debe señalar los estándares que deben cumplir las oficinas de peticiones, quejas, sugerencias y reclamos de las entidades públicas.

Decreto 4637 de 2011: “por el cual se suprime un programa presidencial y

crea una Secretaria en el DAPRE. Artículo 4, Suprime el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción. Artículo 2, Crea la Secretaría de Transparencia en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Decreto Ley 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o

reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Dicta las normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 1649 de 2014: por la cual se modifica la estructura del DAPRE.

Artículo 15, Funciones de la Secretaría de Transparencia: 13) Señalar la metodología para diseñar y hacer seguimiento a las estrategias de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano que deberán elaborar anualmente las entidades del orden nacional y territorial. 14) Señalar los estándares que deben tener en cuenta las entidades públicas para las dependencias de quejas, sugerencias y reclamos.

Artículo 55, Deroga el Decreto 4637 de 2011.

Ley 1712 de 2014: por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y

del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Artículo 9, literal g, publicar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de conformidad con el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

Decreto 1081 de 2015: por medio del cual se expide el Decreto

Reglamentario Único del Sector Presidencia de la Republica.

Artículo 2.1.4.1 y siguientes, señala como metodología para elaborar la estrategia de lucha contra la corrupción la contenida en el documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”. Artículo 2.2.22.1 y siguientes, establece que el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Decreto 1083 de 2015: por medio del cual se expide el Decreto Único

Reglamentario del Sector de Función Pública.

Titulo 24, Regula el procedimiento para establecer y modificar los trámites autorizados por la ley y crear las instancias para los mismos efectos.

Ley 1757 de 2015: por la cual se dictan disposiciones en materia de

promoción y protección del derecho a la participación democrática.

Título IV, Capítulo I, Artículo 48, la estrategia de rendición de cuentas se integra como un componente del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

2. DISEÑO DE ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2016

Para el desarrollo de este capítulo, tomamos como base la metodología aprobada por el Decreto 124 de enero de 2016, por el cual se sustituye el Título 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano" y el cual específicamente mediante la cual en su artículo 1, establece como metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano de que trata el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contenida en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2". De acuerdo a lo anterior, se procede a realizar el análisis de cada uno de los componentes que conforman la metodología, con el fin de determinar las estrategias que abordara la Universidad Francisco de Paula Santander en materia de lucha contra la corrupción y la atención al ciudadano, durante el año 2016. 2.1. PRIMER COMPONENTE: Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. Este primer componente, es el instrumento que le permite a la institución identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos. El referente para la construcción de la metodología del Mapa de Riesgos de Corrupción, lo constituye la Guía de Función Pública, a través de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, la cual, después de tres años de implementada la metodología para la Gestión del Riesgo de Corrupción, consideró necesario dar un paso en su evolución, a través de la incorporación del impacto en la valoración del riesgo de corrupción y reconociendo la importancia que tiene como instrumento de tipo preventivo para analizar, valorar, tratar, comunicar, monitorear, revisar y realizar seguimiento a los riesgos de corrupción. La Universidad Francisco de Paula Santander, ha venido trabajando de manera progresiva los lineamientos y orientaciones para la administración de los riesgos, emitidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, en los cuales se aborda la metodología de identificación, valoración y evaluación de los riesgos.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Con la metodología emitida en el año 2015, en el marco del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se fortalece la identificación y administración de los riesgos de corrupción, estableciendo además un plan de acción para mitigar los mismos y reducir el impacto asociado en caso de que se materialice. De igual manera y de acuerdo a la Guía de Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, este componente se integra de cinco subcomponentes que se articulan y logran un resultado final de definición y control, los cuales se detallan a continuación: Subcomponente 1 – Política de Administración de Riesgos: hace referencia al propósito de la Alta Dirección de gestionar el riesgo; esta política debe estar alineada con la planificación estratégica de la entidad, con el fin de garantizar la eficacia de las acciones planteadas frente a los riesgos de corrupción identificados. Dentro del mapa institucional y de política de administración del riesgo de la entidad deberán contemplarse los riesgos de corrupción, para que a partir de ahí se realice un monitoreo a los controles establecidos para los mismos.

La Universidad Francisco de Paula Santander, cuenta con la Política de Administración de Riesgos, aprobada por el Consejo Superior Universitario, mediante el Acuerdo Nº 081 del 15 de diciembre de 2011, se define:

<<ARTICULO PRIMERO: Como política Institucional, la UFPS deberá identificar, analizar, valorar y controlar las vulnerabilidades y posibles riesgos que puedan afectar cualquier actividad, gestión, proceso, funcionamiento o fines de la Universidad, a través de acciones correctivas, preventivas y de mejora, que garanticen la eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de su misión. PARÁGRAFO: la política de Administración de Riesgos se establece como pauta para que todos los servidores de la Universidad Francisco de Paula Santander, coordinen y administren toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de sus funciones e impidan el logro de sus objetivos misionales de la institución>>.

Subcomponente 2 – Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción: Tiene como principal objetivo conocer las fuentes de los riesgos de corrupción, sus causas y sus consecuencias, a través del desarrollo de los siguientes pasos:

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Proceso Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción. Tomado de la Guía de Estrategias

para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadanos, Versión 2. La Oficina de Planeación de la Universidad Francisco de Paula Santander, durante los años 2013, 2014 y 2015, ha venido realizando un trabajo articulado con los diferentes líderes de los procesos institucionales, con el fin de orientarlos en los lineamientos para la identificación, valoración y evaluación de los riesgos que conllevan a la elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción del proceso a su cargo. Dicha orientación, debe fortalecerse en la vigencia actual, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la Guía para la Gestión de Riesgo de Corrupción, expedida por la Presidencia de la Republica, la Secretaria de Transparencia y el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Actualmente, la Matriz del Mapa de Riesgos de Corrupción se encuentra documentada para catorce procesos, que se integran para la institución y actualizadas según el seguimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano – 2015, entre los meses de agosto y diciembre de la vigencia 2015, por parte de la Oficina de Planeación y los líderes de procesos. Dicha matriz, se encuentra definida en la siguiente estructura, consolidada y evaluada en un 100%, al finalizar el año 2015 (Ver Anexo 1).

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Formato MP-BU-01, Matriz de Riesgos de Corrupción, Versión 0. Tomado del Sistema de

Gestión de Calidad de la UFPS. Dicha matriz en mención, requiere ser abordada a manera de actualización durante la vigencia 2016, con el fin de ser ajustada a la nueva metodología definida por la Guía de Gestión del Riesgo de Corrupción, adoptada por el Gobierno Nacional en el año 2015, en cuanto a la valoración y evaluación de los riesgos. Subcomponente 3 – Consulta y Divulgación. Esta etapa, deberá surtirse en todas las etapas de construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción, a través de la participación de los todos los involucrados internos y externos, responsables de procesos que garantizando los principios de consulta y debida divulgación de los resultados de las acciones adelantadas a través de la página web institucional. Al realizar la verificación de este subcomponente para los años 2013, 2014 y 2015, se da confirmación a ese principio de divulgación de la información pública. Subcomponente 4 – Monitoreo y Revisión. Los líderes de los procesos en conjunto con sus equipos deben monitorear y revisar periódicamente el documento del Mapa de Riesgos de Corrupción y si es del caso ajustarlo haciendo públicos los cambios. Actualmente la Universidad Francisco de Paula Santander, desde la Oficina de Planeación y como responsabilidad de cada uno de los líderes de procesos, viene realizando dichos monitoreos y revisiones de manera anual. Lo anterior, realizando una revisión sobre la eficacia y eficiencia de los controles, analizar la valoración y evaluación del riesgo con posibilidades de mejorarla, identificar nuevos riesgos y detectar cambios en el contexto interno o externo.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Subcomponente 5 – Seguimiento. Funcionalidad a cargo de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de adelantar el seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción, quien de manera general viene realizando los seguimientos al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano e inmerso a esto el seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción de acuerdo a las etapas de trabajo planeadas anualmente y que tienen como soporte de seguimiento en los tres informes anuales que esta oficina realiza y publica a través de la página web de la Universidad Francisco de Paula Santander. Finalmente, como desarrollo del presente componente y de los subcomponentes que estos la integran, el planteamiento de la estrategia Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción, para la Universidad Francisco de Paula Santander en el año 2016, a través de las acciones que a continuación se detallan, para el desarrollo durante la actual vigencia:

PLAN DE TRABAJO POR COMPONENTE

PRIMER COMPONENTE : Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción

SUBCOMPONENTE ACTIVIDAD LOGRO RESPONSABLE TIEMPO (desde – hasta)

1. Política de Administración de

Riesgos

Revisión de la estructuración y efectos que debe contener la

Política de Administración de

Riesgos de la UFPS

Política de Administración de

Riesgos revisadas y si se considera

necesario actualizada

División de Planeación

01/04/2016 al 29/04/2016

2. Construcción del Mapa de Riesgos de

Corrupción

Actualizar y ajustar el Mapa de Riesgos de

corrupción

Mapa de Riesgos de corrupción actualizado


24/02/2016 al 30/03/2016

3. Consulta y Divulgación

Divulgar al interior de la Universidad el Mapa de Riegos de corrupción y

retroalimentar su observaciones y

sugerencias

Mapa de Riesgos socializado y

retroalimentado División de Planeación

01/03/2016 a 30/03/2016

4. Monitoreo y Revisión

Mantener actualizados los riesgos de cada

proceso con la metodología de

valoración y evaluación, y realizar revisión para

prevenir la materialización de los riesgos en la UFPS.

Mapa de Riesgos de corrupción actualizado

y ajustado.


Todos los procesos

01/06/2016 al 30/12/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia


PRIMER COMPONENTE : Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción


5. Seguimiento

Verificar y evaluar el seguimiento y control

del Mapa de Riesgos de Corrupción de la UFPS

Informes de evaluación del seguimiento

Oficina de Control Interno

01/04/2016 al 30/12/2016 Informes

periódicos

2.2. SEGUNDO COMPONENTE: Racionalización de Tramites. Durante los años 2013, 2014 y 2015, la Universidad Francisco de Paula Santander, ha desarrollado actividades que buscan dar cumplimiento a la política antitrámites y a la reducción de los mismo. De estas actividades es de resaltar la labor realizada por el Comité Antitrámites, el cual es el encargado de realizar la revisión y el estudio de los trámites, especialmente aquellos que pueden ser integrados al componente de racionalización de trámites. Este componente, incluye unas fases de desarrollo tanto internas como externas para la institución; la fase interna se consolida a través de la identificación de los trámites existentes, la priorización de los trámites y la racionalización para aquellos que se consideran requieren mejoras; como fases externas se determina la interoperabilidad, que se aplica en los casos en que la institución se asocie o comparta información con otras entidades del estado y privadas. Identificación de los trámites: Con el fin de alcanzar el reto de racionalización de Trámites el comité Antitrámites realizo unas encuestas a los integrantes de la comunidad universitaria con el fin de identificar posibles trámites y priorizarlos para ser intervenidos. Priorización de Trámites a intervenir: Para la Priorización de los Trámites a intervenir en la Universidad Francisco de Paula Santander, en este año 2016, se continuará trabajando con el diagnóstico elaborado anteriormente, el cual reúne las opiniones de las diferentes personas que desarrollan labores académicas y administrativas y las cuales tienen a su cargo dependencias y a la vez procesos y procedimientos dentro de la Institución.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Dentro del análisis realizado a los datos obtenidos, estos son los dos (2) Trámites a Intervenir con mayor número de votación y las razones de justificación.

TRÁMITES A INTERVENIR RAZONES

Sistematización de tramites

Sistematizar los tramites de Certificado de notas, Solicitudes de grado, Terminación de materias, Paz y Salvo para grados, Certificación de materias

Proceso de aprobación de Diplomados y/o Cursos de profundización para grados

Agilizar la toma de decisión para la aprobación de estos.

De igual manera, la revisión de la funcionalidad, registro e ingreso a la plataforma SUIT, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad legal y al cargue de los tramites a cargo de la entidad en esta plataforma. 1. Plan de Acción Reducción de Trámites UFPS – 2016.

PLAN DE TRABAJO DE REDUCCIÓN DE TRAMITES – UFPS 2016

Tramite Dependencia Responsable Inicio Fin Observaciones

Sistematización de tramites

Admisiones y registros – Secretaria General – Division de Sistemas

Jefe de Admisiones y

registros – Secretaria

General – Jefe division de sistemas

01/04/2016 30/12/2016

Sistematización de tramites de Certificado de

notas, Solicitudes de

grado, Terminación de materias, Paz y

Salvo para grados,

Certificación de materias

Proceso de aprobación de Diplomados y/o

Cursos de profundización

para grados

Facultades Comité

curricular – Consejo

Academico

01/04/2016 30/12/2016

Proceso de aprobación de

Diplomados y/o Cursos de

profundización para grados

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

2.3. TERCER COMPONENTE: Rendición de Cuentas. De acuerdo con el artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, “por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática”, la rendición de cuentas es “un proceso mediante los cuales las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos, informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control”; es también una expresión de control social, que comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de la gestión, y que busca la transparencia de la gestión de la administración pública para lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno. La universidad Francisco de Paula Santander para la Vigencia 2016, continua dando cumplimiento con lo establecido en: CONPES 3654 de 2010, de rendición de cuentas “es la obligación de un actor de informar y explicar sus acciones a otro(s) que tiene el derecho de exigirla, debido a la presencia de una relación de poder, y la posibilidad de imponer algún tipo de sanción por un comportamiento inadecuado o de premiar un comportamiento destacado” y lo establecido en el artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, sobre la obligatoriedad de todas las entidades y organismos de la Administración Pública deben rendir cuentas de manera permanente a la ciudadanía. Para la Universidad Francisco de Paula Santander, el proceso de Rendición de Cuentas, es un espacio en el que el señor Rector a cargo de la institución, da a conocer a la comunidad en general, las diferentes acciones ejecutadas en la vigencia de un año y los logros o metas que con esta se han alcanzado; este proceso de Rendición de Cuentas en la Universidad Francisco de Paula Santander, requiere de un protocolo aprobado en la institución como “Reglamento de la Audiencia Pública para la Rendición de Cuentas”, que garantiza la implementación de diversos mecanismos o herramientas de difusión como la página web institucional y otros medios de comunicación con los que cuenta la universidad, que garantizan el desarrollo de una serie de estrategias para la participación de los diferentes involucrados como son otras entidades públicas, la comunidad académica y la comunidad en general. De acuerdo a lo anterior, para la vigencia 2016, se mantendrá la estrategia de difusión a través de la página web www.ufps.edu.co, mediante un vínculo de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2016; dicha estrategia seguirá abarcando desde la etapa de planeación hasta la de control y evaluación.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

La Universidad Francisco de Paula Santander, para la vigencia 2016, mantendrá la estrategia de difusión con 15 días de anticipación en el portal institucional www.ufps.edu.co, en el vínculo: Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, tal cual como se encuentra definido en la Resolución Nº 1119 de diciembre de 2012, donde se adopta por la UFPS el Reglamento de la Audiencia Pública para la Rendición de Cuentas; de igual manera se publicarán los siguientes documentos para toda la comunidad académica y ciudadanía en general: informe de gestión de la vigencia anterior, Resolución Nº 1119 de 2012, Reglamento de la Audiencia Pública para la Rendición de Cuentas y Formato para la Formulación de Preguntas, Propuestas o Inquietudes. Audiencia Pública: para este año 2016, la Universidad Francisco de Paula Santander, programa realizar la Audiencia Pública durante el primer semestre del año, dando cumplimiento a las orientaciones y dando respuesta oportuna a la ciudadanía en general del actuar de la Universidad, como entidad pública y como institución educativa, impartidora de los tres ejes estratégicos fundamentales inmersos en el Plan de Desarrollo Institucional vigente. Como herramientas para el desarrollo y ejecución del presente componente, se relacionan, los formatos aprobados y normalizados en el sistema de Gestión de Calidad, que corresponden a: Formato para la Formulación de Preguntas, Propuestas o Inquietudes y Formato para la Evaluación de la Rendición de Cuentas por parte de los Asistentes, los cuales se presentan a continuación.

Formato para la Formulación de Preguntas, Propuestas o Inquietudes. Tomado Sistema de

Gestión de Calidad UFPS.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Formato para la Evaluación de la Rendición de Cuentas por parte de los Asistentes. Tomado

Sistema de Gestión de Calidad UFPS. Por lo anterior, el plan de trabajo propuesto por la UFPS, para el desarrollo del presente componente:


TERCER COMPONENTE: Rendición de Cuentas

ACTIVIDAD LOGRO RESPONSABLE TIEMPO (desde – hasta)

Elaboración de un diagnóstico de debilidades y fortalezas internas sobre las acciones de Rendición de Cuentas adelantadas en el año inmediatamente

anterior

Informe diagnostico


Comité de apoyo

01/04/2016 al 30/05/2016

Planear y ejecutar la Audiencia pública de rendición de cuentas anual

Audiencia pública ejecutada


Rectoría Comité de apoyo

01/04/2016 al 30/06/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia


TERCER COMPONENTE: Rendición de Cuentas

ACTIVIDAD LOGRO RESPONSABLE TIEMPO (desde – hasta)

Evaluar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas e incluir los

resultados obtenidos del proceso en el informe final o de gestión de cada

vigencia

Informe de evaluación

Formato de encuesta de evaluación del

evento

Informe de gestión.


Comité de apoyo

01/05/2016 al 30/07/2016

Implementar acciones de mejora para el componente de rendición de cuentas,

derivadas de observaciones y sugerencias ciudadanas

Fortalecimiento del componente de

rendición de cuentas mediante acciones de

mejora


Comité de apoyo

01/05/2016 al 30/11/2016

2.4. CUARTO COMPONENTE: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano. Este componente busca mejorar la calidad y el acceso a los trámites y servicios de las entidades públicas, mejorando la satisfacción de los ciudadanos y facilitando el ejercicio de sus derechos. Se debe desarrollar en el marco de la Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano (Conpes 3785 de 2013), de acuerdo con los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (en adelante PNSC), ente rector de dicha Política. Tiene como principal objetivo, diagnosticar, mejorar e implementar los servicios y procedimientos, que optimicen el servicio a los grupos de interés de la Universidad Francisco de Paula Santander, a través del desarrollo continuo de mecanismos que mejoren la atención al ciudadano. Para este componente, la Universidad propone continuar con el fortalecimiento de los mecanismos ya existentes, a través de acciones de mejora de dificultades o acciones que hayan impedido el normal funcionamiento de los mismos, buscando garantizar la atención oportuna a la comunidad académica y la comunidad en general. La Universidad Francisco de Paula Santander, orienta acciones para garantizar el acceso determinado en los trámites y servicios que brinda a la ciudadanía, mediante la producción de información completa, clara, consistente y ajustada a

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

las realidades de cada grupo de interés y necesidades; la universidad para el desarrollo de acciones en cumplimiento al presente componente, tiene en cuenta el desarrollo del diagnóstico o situación actual que se evalúa a través de los lineamiento del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano y que tiene a disposición de las entidades de la Administración Pública un repositorio jurídico que reúne todos los requerimientos normativos en materia de servicio al ciudadano, y realizando una revisión por las acciones relacionadas con Accesibilidad, Información Pública, PQRSD (Peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias), Protección de Datos Personales y Gestión para Reportes. De acuerdo a lo anterior, la Universidad continuará con la definición y difusión a la Comunidad Universitaria y a la Comunidad en General, del portafolio de servicios, procedimientos internos que permitan la reducción de trámites y la respuesta oportuna a las dudas e inquietudes de la ciudadanía, procedimientos de atención de peticiones, quejas, sugerencias, reclamos y denuncias de acuerdo con la normatividad vigente y con el actuar del Alma Mater. De igual manera y bajo el proceso de mejora de cada uno de los componentes que integra el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, en el año 2016, la Universidad continúa ofreciendo a disposición de la ciudadanía, información como: descripción de los procedimientos, trámites y servicios de la entidad, tiempos de entrega de cada trámite o servicio, requisitos e indicaciones necesarios para que los ciudadanos puedan cumplir con sus obligaciones o ejercer sus derechos, Horarios y puntos de atención, Directorio de Funcionarios, Relación de Dependencia (nombre y cargo del servidor a quien debe dirigirse en caso de una queja o un reclamo), estadísticas periódicas de la atención de PQRSD, entre otros que puedan surgir durante el actuar institucional a lo largo del año en curso o por normatividad legal vigente. El presente componente correspondiente a los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, se integra de cinco subcomponentes que se detallan a continuación y sobre los cuales la Universidad Francisco de Paula Santander, orientara las acciones para el cumplimiento del mismo durante la presente vigencia 2016: Subcomponente 1 - Estructura administrativa y direccionamiento estratégico: a través de este subcomponente, la entidad puede formular acciones que permitan fortalezcan el nivel de importancia e institucionalidad del servicio al ciudadano al interior de la Universidad, reforzando el compromiso de la Alta Dirección, la existencia de una institucionalidad formal para la gestión del servicio al ciudadano, la formulación de planes de acción y asignación de recursos.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Subcomponente 2 – Fortalecimiento de los canales de atención: a través de este subcomponente, la universidad puede fortalecer aquellos medios, espacios o escenarios que utiliza para interactuar con los ciudadanos con el fin atender sus solicitudes de trámites, servicios, peticiones, quejas, reclamos y denuncias. Adicionalmente, la universidad puede formular acciones para fortalecer los principales canales (presenciales, telefónicos y virtuales) en materia de accesibilidad, gestión y tiempos de atención. Subcomponente 3 – Talento Humano: el desarrollo del presente subcomponente, se constituye en la variable más importante para la gestión y el mejoramiento del servicio al ciudadano, pues son los servidores públicos quienes facilitan a los ciudadanos el acceso a sus derechos a través de los trámites y servicios que solicitan. La universidad puede formular acciones para fortalecer el talento humano en materia de sensibilización, orientación al servicio y gestión. Subcomponente 4 – Normativo y Procedimental: es el subcomponente normativo y procedimental que comprende aquellos requerimientos que debe cumplir la entidad en sujeción a la norma, en términos de procesos, procedimientos y documentación, entre otros, y que no hagan parte de componentes anteriores. La entidad puede formular acciones para asegurar su cumplimiento normativo, en temas de tratamiento de datos personales, acceso a la información, Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD), y trámites. Subcomponente 5 – Relacionamiento con el Ciudadano: subcomponente que da cuenta de la gestión de la universidad para conocer las características y necesidades de su población objetivo, así como sus expectativas, intereses y percepción respecto al servicio recibido. Este reconocimiento de los ciudadanos debe guiar cualquier iniciativa de mejora, para cumplir con la razón de ser de la administración pública: servir a los ciudadanos.


CUARTO COMPONENTE: Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano


1. Estructura administrativa y

direccionamiento estratégico

Realizar diagnóstico sobre el servicio de atención al

ciudadano y sus funcionalidades e

implementar mejoras.

Informe Diagnostico.

Plan de Mejoramiento


Líderes de procesos

involucrados

01/07/2016 al 30/11/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




Adelantar el proyecto de simplificación de trámites

de la mano con el componente Nº 2, con el fin de dar funcionalidad a los servicios que requiere

el ciudadano

Relación de tramites simplificados


Comité

antitrámites

01/05/2016 al 30/11/2016

2. Fortalecimiento de los canales de

atención

Implementar encuestas sobre la percepción de la prestación de servicios y atención al ciudadano,

elaborar el análisis ciudadano y documentar e informar las acciones de

mejora que se consideren necesarias

Informe percepción de la prestación de servicios y atención al ciudadano de la

universidad



involucrados

01/06/2016 al 30/11/2016

Definir e implementar los protocolos de atención y

prestación de servicio a la ciudadanía integrados en un Manual de atención al

ciudadano

Manual de atención al usuario



involucrados

01/05/2016 al 31/07/2016

Realizar un diagnóstico sobre accesibilidad,

señalización, etc., sobre las condiciones de los

lugares y oficinas donde se prestan servicios de atención al ciudadano y

documentar e informar las acciones de mejora que

se consideren necesarias

Informe diagnóstico y acciones de mejora

documentadas



involucrados

01/08/2016 al 30/11/2016

3. Talento Humano

Integrar en el plan de capacitación institucional

formación relacionado con atención al ciudadano

Plan de capacitación institucional ajustado


Recursos Humanos

01/04/2016 al 30/05/2016

Implementar una campaña institucional de cultura de servicio para la atención al ciudadano en

la UFPS

Evidencias de la implementación de

las campañas



involucrados

01/05/2016 al 30/11/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




Aplicar encuestas de percepción al personal

encargado de la Atención al Ciudadano, elaborar el análisis y documentar e informar las acciones de


Informe percepción del personal atiende al ciudadano en la

UFPS



involucrados

01/06/2016 al 30/11/2016

4. Normativo y Procedimental

Definir los mecanismos, procedimientos, manuales

o instructivos que se consideren necesarios

para la atención de Peticiones, Quejas,

Reclamos, Sugerencias, Denuncias y

Felicitaciones - PQRSDF

Procedimientos, manuales,

instructivos, etc., aprobados e

implementados



involucrados

01/06/2016 al 30/11/2016

Dar a conocer la Carta de Trato Digno, expedida por

la Presidencia de la Republica en todos los

canales de atención de la Universidad

Publicación o mecanismo de socialización


01/09/2016 al 30/09/2016

La Universidad Francisco de Paula Santander en el año 2016, continuará su labor de comunicador por medio de diferentes programas que le permitan al ciudadano conocer las competencias y habilidades en su actuar como ciudadanos del sistema de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes y denuncias y como el máximo sujeto crítico constructivo de las debilidades que deben ser mejoradas oportunamente. De igual manera, la universidad tiene a disposición de la comunidad académica y comunidad en general los servicios de atención ciudadana de manera permanente a través de la UGAD (Unidad de Gestión y Atención Documental), localizada en el Edificio de la Torre Administrativa. 2.5. QUINTO COMPONENTE: Mecanismo para la Transparencia y el Acceso a la Información Pública. Es el nuevo componente, que a través de la metodología aprobada en el año 2015, se integra al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; este componente recoge los lineamientos para la garantía del derecho fundamental de Acceso a la Información Pública regulado por la Ley 1712 de 2014 y el Decreto

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

Reglamentario 1081 de 2015, según la cual toda persona puede acceder a la información pública en posesión o bajo el control de los sujetos obligados de la ley. En tal sentido, las entidades están llamadas a incluir en su plan anticorrupción acciones encaminadas al fortalecimiento del derecho de acceso a la información pública tanto en la gestión administrativa, como en los servidores públicos y ciudadanos. La Universidad Francisco de Paula Santander, para el desarrollo del presente componente, aplico la matriz de autodiagnóstico (publicada en el link: http://www.procuraduria.gov.co/portal/grupo-transparencia.page), que evalúa el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley 1712 de 2014, con el fin de determinar el estado de avance normativo y formular las acciones para abarcar e implementar las acciones que aún no han sido trabajadas por la institución; esta herramienta, fue aplicada mediante una lista de requisitos que se verifico a través de los medios establecidos como mecanismo de cumplimiento. De acuerdo a la Guía de Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, este componente se integra por cinco estrategias generales para iniciar la implementación de medidas que garanticen la Transparencia y el Acceso a la Información Pública, las cuales definen los subcomponentes del componente de Transparencia y Acceso a información pública y que se detallan a continuación: 1. Transparencia Activa: este subcomponente implica la disponibilidad de

información a través de medios físicos y electrónicos, determinando la obligación de publicar una información mínima en los sitios web oficiales, de acuerdo con los parámetros establecidos por la ley en su artículo 9º y por la Estrategia de Gobierno en Línea. La Universidad Francisco de Paula Santander, a través de la página web institucional www.ufps.edu.co, ha creado un vínculo de acceso de directo denominado “LEY DE TRANSPARENCIAS Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA”, tal cual como lo denomina la ley y donde se encuentran publicados todos los requisitos mínimos por esta establecido para el conocimiento de la comunidad académica y la comunidad en general.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

2. Transparencia Pasiva: este subcomponente, se refiere a la obligación de responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos en la Ley. Para este propósito se debe garantizar una adecuada gestión de las solicitudes de información siguiendo los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, tratados en el Cuarto Componente: mecanismo para mejorar la atención al ciudadano.

3. Instrumentos de Gestión de la Información: para el desarrollo del presente subcomponente, la Ley estableció tres (3) instrumentos para apoyar el

En cumplimiento a la LEY 1712 de

2014

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

proceso de gestión de información de las entidades. Estos son: el Registro o inventario de activos de Información, el Esquema de publicación de información, y el Índice de Información Clasificada y Reservada; es de tener en cuenta, que los mecanismos de adopción y actualización de estos instrumentos se deben realizan a través de acto administrativo y se publicarán en formato de hoja de cálculo en el sitio web oficial de la institución en el enlace “Transparencia y acceso a información pública”, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano.

4. Criterio diferencial de accesibilidad: subcomponente diseñado para facilitar qué poblaciones específicas accedan a la información que las afecte, a través del criterio diferencial de accesibilidad a información pública, establecido por la ley; para esto la Universidad Francisco de Paula Santander, deberá implementar acciones tendientes divulgar la información en formatos comprensibles de acuerdo a la caracterización de la población, lineamientos de accesibilidad o espacios físicos, entre otros.

5. Monitoreo: este subcomponente incluye el mecanismo de seguimiento de

acceso a información pública, estableciendo que las entidades deben generar un informe de solicitudes de acceso a información que contenga: el número de solicitudes recibidas, el número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución, el tiempo de respuesta a cada solicitud y el número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información. La Universidad Francisco de Paula Santander, viene adelantando acciones sobre informes trimestrales de PDQRS, que deben ser revisados en cumplimiento de los requisitos del presente subcomponente y en caso de que se requiera realizar las acciones en pro de su mejoramiento.

Finalmente, como parte del desarrollo de este quinto componente, se presenta el plan de trabajo que determina las acciones para la vigencia 2016.


QUINTO COMPONENTE: Mecanismo para la Transparencia y el Acceso a la Información Pública.


1. Transparencia Activa

Realizar seguimiento al cumplimiento de

requisitos establecidos en la Ley 1712 de 2015 por

la UFPS

Matriz autodiagnóstico,

diligenciada y analizada


01/03/2016 al 30/03/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




Realizar la revisión del cumplimiento de los

requisitos mínimos de la información a publicar

Información publicada


01/05/2016 al 31/07/2016

Implementación de campaña institucional

sobre a funcionalidad del link “transparencia y

acceso a la información pública”

Campaña institucional

implementada División de Planeación

15/07/2016 al 15/11/2016

2. Transparencia Pasiva

Realizar revisión del esquema PQRSD, de

acuerdo con los lineamientos de las estrategias del Plan

Anticorrupción y realizar las acciones de mejora si

se requiere

Revisión del esquema de PQRSD y acciones de mejora

si se requieren



involucrados

01/06/2016 al 30/08/2016

Revisar los estándares del contenido y oportunidad de las respuestas a las solicitudes de acceso a

información pública

Estándares documentados y

definidos



involucrados

01/07/2016 al 31/10/2016

3. Instrumentos de Gestión de la Información

Revisión de los tres instrumentos para apoyar el proceso de gestión de información, establecidos por este componente y realizar las acciones

necesarias

Documentar las acciones que se

consideren necesarias de la

revisión



involucrados

01/09/2016 al 15/12/2016

4. Criterio diferencial de accesibilidad

Revisión de los formatos de publicación, de manera que sean comprensibles y permita su visualización o consulta para grupos de

interés.

Informe de revisión



involucrados

01/08/2016 al 30/11/2016

Realizar un diagnóstico sobre la accesibilidad de la población en situación de discapacidad en los canales de servicio al

ciudadano y documentar e informar las acciones de


Informe diagnostico



involucrados

01/08/2016 al 30/11/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




5. Monitoreo

Establecer las directrices mínimas requeridas para estructurar los informes

de solicitudes de acceso a información de acuerdo a los requisitos de ley y las

directrices del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano e informarlas al responsable

de su consolidación.

Verificación de cumplimiento de requisitos en los

informes



involucrados

01/04/2016 al 30/11/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

3. SEGUIMIENTO Y CONTROL A la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces le corresponde adelantar la verificación de la elaboración y de la publicación del Plan; de igual manera, la Oficina de Control Interno efectúa el seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las actividades consignadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Los seguimientos, se realizaran (tres) 3 veces al año, así: Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril. En esa medida, la publicación

deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de mayo.

Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto. La publicación deberá

surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre. Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre. La publicación deberá

surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de enero.

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

ANEXOS

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

ANEXO 1. Matriz de Riesgos de Corrupción

GESTION DE BIENESTAR UNIVERSITARIO Código MP-BU- 01/v0

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN Página 1 de 37

NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: DOCENCIA

IDENTIFICACION ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACION SEGUIMIENTO

Causas Riesgo Probabilidad de

materialización

VALORACION Administración del riesgo Acciones Responsable Indicador

N° Descripción Tipo de control

Utilización de implementos para beneficio propio o la de

terceros

1

Uso indebido de los equipos

y/o herramientas

de trabajo

Casi Seguro Correctivo Reducir el riesgo

Verificación del estado de los equipos y/o

herramientas de trabajo

Líder del proceso

Formato de préstamos de

equipos y espacios físicos

No hay suficiente seguridad para el control de los

implementos

Falta de compromiso, sentido de pertenencia y

desconocimiento del Código de Ética y de Buen Gobierno

No suministro de las licencias de los software

2

Uso de software

ilegales para el desarrollo de las actividades

Posible Preventivo Evitar el riesgo

Verificación de las licencias de

funcionamiento en las dependencias

Líder del proceso

(#Total de equipo con software

legal/ #Total de

equipos)*100 El personal instale software

ilegal en los equipos

Falta de Ética en el manejo del tiempo; en otras

actividades diferentes a las labores correspondientes

3

Mal uso del tiempo en las

jornadas laborales


Verificación de cumplimiento de

los horarios laborales y actividades

Formato de

servicio al cliente

Líder del proceso

(#de actividades realizadas/#de

actividades programadas)

*100



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: DOCENCIA



materialización



Presencia de intereses personales

4

Extralimitación de funciones, concentración de autoridad y

abuso de poder

Posible Preventivo Evitar el riesgo Verificar las

funciones del cargo especificado

Líder del proceso

Funcionarios púbicos con

conocimiento de manual de funciones.

(# de

funcionarios capacitados en

función Pública/# total de

funcionarios públicos)* 100

Desconocimiento de las funciones

Amiguismo

5 Tráfico de influencias

clientelismo Posible Preventivo Evitar el riesgo

Socializar y cumplir con la normatividad interna del Proceso

Líder del proceso

Número de quejas, reclamos

o denuncias sobre amiguismo o preferencia en los proceso de

selección.

Compromisos adquiridos, intereses propios y

particulares

Preferencias o Amiguismo 6

Uso inadecuado de los recursos de la caja menor.


Verificar la ejecución y

distribución de los recursos

Líder del proceso

Contabilidad Interna

Subjetividad en la interpretación de normas 7

Aplicación indebida de la normatividad Institucional


Revisión y Actualización anual

del Normograma del Proceso y Revisión de la normatividad Institucional

Líder del proceso

Normograma y Normatividad

Interna



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: CECOM


Causas Riesgo

Probabilidad de materialización

Valoración Administración

del riesgo Acciones Responsable Indicador N° Descripción Tipo de control

Amiguismo entre los funcionarios de la Institución

1

Tráfico de Influencias para la publicación de

la información

Posible Preventivo Evitar el Riesgo

Verificar el cumplimiento del cronograma de

actividades

Líder del proceso

#Total de información solicitada,

publicada y verificada/ # Total de información

posible de publicar *100

Jerarquía administrativa

Ausencia de parámetros de priorización y focalización

desde los lineamientos internos del Proceso en la

prestación del servicio

Personal externo y no autorizado haga uso de los

equipos y/o Herramientas de trabajo asignadas a la

dependencia

Utilización de recursos tecnológicos para beneficio

propios o de terceros

2

Uso indebido de los equipos y/o



Verificación del estado del equipo,

revisión de los formatos de préstamo

y revisión de la programación

semanal del trabajo

Líder del proceso

Control periódico de inventarios

Formato de

préstamos de equipos y espacios

físicos

La no concesión software legales por parte de la administración para el

desarrollo de las actividades propias del

Proceso.

Que el personal instale programas informáticos

sin licencia en sus equipos

3

Uso de software ilegales para el

desarrollo de las actividades

asignadas a la dependencia.

Posible Preventivo

Evitar el Riesgo



Líder del proceso

#Total de equipo con software legal/ #Total de equipos

*100



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: CECOM


Causas Riesgo

Probabilidad de materialización

Valoración Administración


Apropiación de la información Institucional para su propio

beneficio o de terceros 4

Manejo Inadecuado de la

información Posible Preventivo Evitar el Riesgo

Verificar el uso correcto de la

información

Líder del proceso

#Total de información publicada de

manera correcta/ #Total de

publicaciones *100

%De

Inconformidades

Utilizar tiempo para otras actividades que no cumplan los objetivos misionales de la

Institución para beneficio propio o de

terceros

5

Uso inadecuado del tiempo en las

jornadas laborales

Posible

Preventivo

Evitar el Riesgo

Verificación de cumplimiento de los

horarios laborales de los funcionarios

Líder del proceso

# Actividades realizadas

semanalmente/ #Actividades a

realizar semanalmente

*100

Intereses particulares

6

Extralimitación de funciones y abuso de

poder

Posible Preventivo Evitar el Riesgo Verificar las


Líder del proceso

#Funciones asignadas/

# Funciones cumplidas*100 Exceso de poder acumulado



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: SERVICIOS ACADEMICOS



materialización



Incumplimiento de la Norma 17025 1 Sanción a la

Institución Posible Preventivo Reducir el Riesgo Capacitación al personal en la Norma 17025

Universidad Francisco de

Paula Santander

Requisitos cumplidos de la norma a través

de la documentación

Incumplimiento de la política de prestación de servicios 2

Pérdida de recursos y

tiempo. Posible Preventivo Reducir el Riesgo

Unificar formatos de resultados de

ensayos, secuencialmente

numerados

Líder del Proceso

Total de órdenes de servicios

prestados por año

El exceso de trámites para el cumplimiento del servicio 3

Ofrecimiento de

dádivas en el trámite del Servicio.

Posible Preventivo Reducir el Riesgo

Reducir los procedimientos

para el cumplimiento del

servicio

Líder del Proceso N/A

Falta de control directo sobre el producto final 4

Ofrecimiento de dádivas en el

trámite del Servicio


Unificar formatos de resultados de

ensayos, secuencialmente

numerados.

Líder del Proceso

Nº de ordenes aprobadas/ Nº

ordenes de resultados reportadas



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO



materialización



Utilización de implementos para beneficio propio o la de

terceros

No hay suficiente seguridad para el control de los

implementos

Falta de compromiso, sentido de pertenencia y

desconocimiento del código de ética y de buen gobierno

1

Uso indebido de los equipos

y/o herramientas

de trabajo

Casi seguro Correctivo Reducir el riesgo

Verificación del estado de los equipos y/o


Líder del proceso

Formato de préstamo de

equipos y espacios físicos

No suministro de las licencias de los software

El personal instale software

ilegal en los equipos

2

Uso de software

ilegales para el desarrollo de

las actividades




Líder del proceso

# total de equipo con software

legal/ # total de equipos *100

Falta de ética en el manejo del tiempo; en otras

actividades diferentes a las labores correspondientes

3

Mal uso del tiempo en las

jornadas laborales


Verificación de cumplimiento o de

los horarios laborales y actividades

Formato de

servicio al cliente

Líder del proceso

# de actividades realizadas/ # de

actividades programadas

*100



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: BIENESTAR UNIVERSITARIO



materialización



Presencia de intereses personales

Desconocimiento de las

funciones

4


abuso de poder

Posible Preventivo Evitar el riesgo Verificar las


Líder del proceso

Funcionarios públicos con

conocimiento del manual de funciones

# de funcionarios capacitados en

función pública/ # total de

funcionarios públicos *100

Falta de control en el proceso de bienestar

universitario

Compromisos adquiridos, intereses propios y

particulares

5

Amiguismo. Trafico de

influencias, clientelismo

Posible Preventivo Evitar el riesgo Socializar y cumplir con la normatividad interna del proceso

Líder del proceso

Número de quejas, reclamos

o denuncias sobre amiguismo o preferencia en los procesos de

selección

Ausencia de controles sobre las apropiaciones

presupuestales asignada para caja menor

6

Uso inadecuado de los recursos de la caja menor


Verificar la ejecución y

distribución de los recursos

Líder del proceso

Contabilidad interna

Subjetividad en la interpretación de normas 7

Aplicación indebida de la normatividad institucional


Revisión y actualización anual del Normograma

del proceso y revisión de la normatividad institucional

Líder del proceso PQRSD



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO



materialización VALORACION Administración


Incumplimiento de las Normas Código Disciplinario

Único 1

Aplicación Indebida de la

Ley Posible Preventivo Reducir el riesgo Auditorías Internas

Anual

Jefe de Oficina de Control

Interno Disciplinario

N/A

Presión de funcionarios públicos externos para el

incumplimiento de la Norma Disciplinaria

2

Ofrecimiento de dádivas para

omitir procedimientos

Posible Preventivo Reducir el riesgo Informe presentado a la Procuraduría

cada 2 meses



N/A Presión de funcionarios públicos internos para el

incumplimiento de la Norma Disciplinaria

Inseguridad de la información por falta de privacidad de la Oficina

3

Pérdida y Manipulación

de la Información

Casi Seguro Correctivo Reducir el riesgo *Re-ubicar la

oficina * Auditorias



Resultados de las Auditorias

Manipulación indebida de la información y

documentación 4 Tráfico de

influencias Posible Preventivo Reducir el riesgo Seguimiento a las quejas



Nº quejas recibidas / Nº de casos resueltos

Manejo indebido de las pruebas 5 Prescripción

del proceso Posible Preventivo Reducir el riesgo *Auditorias

*Informe entregado a la Procuraduría



Resultados de las auditorias



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE CALIDAD



materialización



Auditorias

1

Incumplimiento de los

requisitos Obligatorios de

la norma

Posible

Preventivo

Reducir el riesgo

Seguimiento a las actividades

explicitas de cada proceso Líder del

proceso

% de Avance de los planes y proyectos

PQRSD No. De quejas

recibidas/ No. De quejas resueltas

Cambio de legislación o normatividad regulatoria del

sistema de gestión de Calidad

Continua actualización de las

normas N/A

Insuficiente asignación de recursos para el proyecto de implementación del sistema

2

Planeación inadecuada de los recursos de

la institución

Posible

Preventivo

Reducir el riesgo

Documentar, formalizar y difundir

la política para el manejo y uso racional de los recursos de la

institución.

Líder del proceso

N/A

Poco personal asignado trabajando en área de

Gestión de Calidad N/A

Recursos invertidos para la ejecución de las actividades N/A

No existen backups de la documentación actualizada 3

Pérdida o Sustracción de la Información

Posible Preventivo Reducir el riesgo

Incluir cláusulas de confidencialidad

dentro de los contratos de las personas que

laboren dentro de la institución.

Utilizar

herramientas para realizar copias de seguridad de la

Información

Líder del proceso N/A



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE CALIDAD



materialización



Baja apropiación de la Universidad hacia el

Sistema de Gestión de Calidad

4

Falta de ética y Cultura de la

Calidad dentro de la Institución

Posible Preventivo Reducir el Riesgo Socialización de la

Información del Sistema

Líder del proceso

Encuestas de Conocimiento del

Sistema



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION ESTUDIANTIL





Caídas súbitas de la red y el servidor

1

Demora en la atención a solicitudes

académicas de los estudiantes.


Verificación del sistema de quejas

y reclamos respecto al tema de

consulta de documentación. Coordinar con

Secretaría General el mecanismo para establecer

plazos que permitan dar trámite a las solicitudes

extemporáneas autorizadas por

Consejo Académico.

Reorganizar las actividades a realizar en el personal de la dependencia,

según las necesidades de los

procedimientos.

Líder del Proceso

% Quejas y/o reclamos

referente a la demora en la

atención

Aprobación extemporáneas a solicitudes académicas

Alta demanda del servicio

Espacio físico insuficiente de la zona de archivo 2 Información

Documental Posible Preventivo Evitar el Riesgo Extender comunicaciones a

Líder del Proceso

No. de Comunicaciones



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia






Hacinamiento por alta demanda en procesos

propios entre dependencias ubicadas en la misma área

física (Tesorería - Admisiones y Registro)

Académica vulnerable a la manipulación.

la Alta Dirección y a la Oficina de

Planeación planteando la necesidad de ampliación o reubicación.

Extendidas en la atención al

requerimiento

Acceso de entrada a la dependencia sin sistemas de restricción y seguridad

Prioridades personales por encima de las necesidades

Institucionales

3

Prelación de parte de los

funcionarios en la atención a

requerimientos de

recomendados.


Sensibilización a los funcionarios sobre el actuar

ético y de calidad que rige su quehacer.

Establecer en procesos de alta

demanda, horarios que permitan la

atención a solicitudes del personal de la

Institución, sin que interfiera con el

usuario.

Líder del Proceso

Jornadas de Sensibilización

Realizadas Contraprestación a favores

recibidos

Concentración de funciones en una dependencia

determinada 4

Imposibilidad para la toma de

decisiones y respuesta

Casi seguro Correctivo Reducir el riesgo

Solicitar Profesional

Universitario (Ingeniero de

Líder del Proceso

No. De horas contratadas al

Profesional Universitario con



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia






Inexistencia de Recurso Humano propio de la

dependencia con Formación en Sistemas

oportuna en requerimientos

internos y externos

Sistemas), para el desarrollo de

funciones propias de la dependencia y coordinación de

otras funciones con la División de

Sistemas.

conocimiento en Sistemas en la

Oficina de Admisiones y

Registro Académico Dificultad en los canales de

comunicación

La Ley 1474 de 2011 dicta las normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública; y en su artículo 73 reglamenta el Plan de Anticorrupción y Atención al ciudadano a través del Decreto 2461 de 2012



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: SERVICIOS GENERALES



materialización

Valoración Administración del riesgo Acciones Responsable Indicador


El servidor público para beneficio propio o de

terceros se apropie de bienes inmuebles,

materiales de construcción, de aseo, fontanería,

jardinería.

1

Uso indebido o apropiación de los equipos y/o herramientas

de trabajo


Verificación aleatoria mensual de insumos físicos contra inventario.

Recibido de

insumos para el desarrollo del

trabajo.

Líder del proceso

Control periódico de inventarios

Utilización del tiempo para beneficio propio o de

terceros en otras actividades que no cumplen con los objetivos misionales

de la Institución

2

Uso inadecuado del tiempo en las

jornadas laborales

Posible

Preventivo

Evitar el Riesgo

Verificación de cumplimiento de

los horarios laborales de los

funcionarios

Líder del proceso

[# Actividades realizadas

semanalmente/#Actividades a

realizar semanalmente]*1

00


3


abuso de poder

Posible Preventivo Evitar el Riesgo Verificar las


Líder del proceso

[#Funciones asignadas/#Funci

ones cumplidas]*100 Exceso de poder acumulado

Subjetividad en la interpretación de normas.

Cambio de Normatividad

4

Aplicación indebida de la normatividad Institucional


Capacitaciones y actualizaciones de

Funcionarios públicos.

Líder del proceso

Actualización Constante de

Normograma y Sensibilización

Código de Buen Gobierno.



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION FINANCIERA



materialización



Exigencias de contribución por parte de un servidor

público para lucros particulares o de terceros.

1 Concusión Posible preventivo Evitar el riesgo Solicitud de

Auditoria Financiera interna

Líder del Proceso

Abuso de autoridad por parte del servidor publico

Favorabilidad en decisiones a intereses particulares

Desconocimiento de la normatividad

Obtención de beneficios económicos por trámites de

servicios.

Falta de ética del personal asociado

Inadecuado control y seguimiento del presupuesto

Controles deficientes al proceso

Ordenación inadecuada del gasto 2

Desviación de presupuestos y

flujo de recursos

Posible preventivo Evitar el riesgo Líder del proceso



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




materialización



Inclusión de gastos no autorizados

financieros de la institución

Escasos controles en el manejo de la información

Afectar rubros que no corresponden con el objeto

del gasto en beneficio propio o de terceros

Escasos controles en el manejo de la información

3 Manipulación

de la información


Talleres de capacitación manejo de

controles en sistemas de información

Líder del proceso Sistemas de información

susceptibles de manipulación o adulteración.

Tráfico de influencias,

4

Ejecución de contratos sin el cumplimiento

de los requisitos.


Capacitación del personal sobre

normas de contratación

Líder del proceso

Amiguismo Establecer un Guía o lista de

chequeo de requisitos para la

selección de supervisores

o interventores

Concentración de autoridad en quienes tienen la

autonomía de Generar ordenes de prestación de servicios, contratación,

licitaciones.



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




materialización



Desconocimiento de la normatividad externa e

interna en el proceso de contratación por parte del

personal.

Mal uso de los bienes del Estado destinados en el

presupuesto Anual 5

Apropiación o uso indebido de

bienes del Estado para

beneficio propio o de terceros



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: INVESTIGACION Y EXTENSION

IDENTIFICACIÓN ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACIÓN SEGUIMIENTO


materialización



No existencia de un registro de seguimiento y control de

la correspondencia y sus respectivos trámites.

No se programa

mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo.

Caídas del sistema que dificulten el acceso a la

información.

1

Adecuar un control durante el recorrido del

documento hasta que llegue al

destinatario, se realice el trámite

respectivo y su posterior archivo.


Adecuar un control durante el recorrido

del documento hasta que llegue al

destinatario, se realice el trámite respectivo y su

posterior archivo

Líder del proceso

% quejas y/o reclamos

referente a la perdida de información

Vencimiento de términos al no entregar oportunamente el documento o información

Recibir información

incompleta Posibilidad de pérdida física del documento o archivos,

sin respaldo magnético Solicitud verbal de la

información Reportes de indicadores

incompletos en las fechas establecidas

2

Creación del área para el

archivo central, según el acervo documental de la Universidad, de acuerdo a lo establecido en

el Archivo General de la Nación, con

personal idóneo para

dicha actividad.


Creación del área para el archivo

central, según el acuerdo

documental de la Universidad,

establecido según lineamientos del

Archivo General de la Nación, con

personal idóneo para dicha actividad.

Líder del proceso

quejas y/o reclamos

referente a la perdida de información



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




materialización



No existe un archivo central, los documentos se

encuentran en fondos acumulados, por lo tanto se

puede perder el archivo histórico por la polución y la

humedad

No existen normas y procedimientos específicas

para la entrega de la información resultante del

proceso No existe actualización de

procesos internos para optimizar los procesos y

formatos Falta de cultura institucional

en el trámite correspondiente de entrega

de información No existe vencimiento de

términos para la entrega de información resultante del

Comité central de Investigación y Extensión

3

Establecer mediante Acta,

los procedimientos para entrega de

información


Establecer mediante Acta, los

procedimientos para entrega de

información

Líder del proceso

Procedimiento de entrega de información



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




materialización



No existe procedimiento para el desarrollo de copias

de seguridad

No existe control sobre de copias de seguridad de la

información de cada área de trabajo.

Perdida de información Institucional que genera

traumatismos en la labor.

4

Incumplimiento y/o retrasó en

la copia de seguridad de información


Establecer mediante Acta del Comité Central de

Investigación y Extensión, los

procedimientos para copia de seguridad de información.

Líder del proceso

% casos de pérdida de

información por parte de los funcionarios

% de mejoramiento del

proceso

Deficiencia en los canales de comunicación con el ciudadano para definir

necesidades, expectativas e intereses para el

mejoramiento de los procesos y gestión de los

servicios.

No actualización de la oferta de servicios de la

dependencia.

5

Deficiencia en los canales de comunicación

con el ciudadano


Establecer mejores canales de

comunicación con el ciudadano.

Publicar y socializar el portafolio de

servicios

Líder del proceso

% de interacción de la

dependencia con la comunidad en

general



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




materialización



Falta de plataforma tecnológica de

implementación y documentación del sistema

Reporte incompleto de

información

Caídas del sistema de información que dificulten el

acceso

Actualización de información incompleta en los sistemas

de información

6

Recursos tecnológicos o sistemas de información

inapropiados


Diseñar y actualizar plataformas para el

manejo de la información.

Implementación y uso de las

herramientas tecnológicas.

Líder del proceso

% de quejas y/o sugerencias

sobre el proceso

Entrega de documentos incompletos.

No existe seguimiento

oportuno de las etapas del proyecto.

Ausencia de algunos

soportes en los contratos interadministrativos y

convenios con entidades externas actas de

7

No cumplimiento de requisitos legales en la suscripción, ejecución y

terminación de contratos.


Socializar procedimientos internos para la

aprobación y ejecución de

contratos

Líder del proceso

N° contratos o convenios N° de

actas de liquidación de

contratos o convenios



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia




materialización



aprobación, informes parciales, finales y actas de

liquidación.

Amiguismo persona influyente

Cambio de requisitos en convocatorias y procesos para favorecer a terceros

Concentración de autoridad

8 Tráfico de influencias


Establecer criterios de selección y aprobación de

proyectos y recursos por medio de los términos de

referencia específicos para

cada convocatoria, por parte del comité

central de investigación y

extensión.

Líder del proceso

Términos de referencia



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE BIENES Y SERVICIOS



materialización



Influencias políticas 1

Recepción indebidas de

elementos que no cumplen con

las especificacione

s de la UFPS


Analizar la información de acuerdo a las

quejas y reclamos hecha por los

clientes.

Líder del proceso

% de quejas y reclamos

Sustracción de elementos por parte de los funcionarios

2

Decremento patrimonial en los inventarios

de la institución


Conocimiento de la norma y del código

disciplinario por parte de los

funcionarios de la institución.

Instalación de cámaras de

seguridad en los lugares más

vulnerables de la institución

Líder del proceso

reducir el % de pérdida de elementos

No existe control sobre los Inventarios asignados

Utilización inadecuada de los elementos asignados

Amiguismo

3 Estafa Posible Preventivo Reducir el Riesgo

aplicación efectiva a la cumplimiento

de los procedimientos

Líder del proceso

% de las pólizas que se hacen

Beneficios a terceros

efectivas



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE BIENES Y SERVICIOS



materialización



Baja apropiación de los procedimientos

Desaparición de documentos

4 Manipulación indebida de la

documentación Posible Preventivo Reducir el Riesgo

Aplicación de la norma de Gestión

documentos Líder del proceso

% de respuesta a solicitudes Trámite en el registro de

Requisitos



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: AUDITORIA Y CONTROL INTERNO





Falta de interés por parte de los procesos (funcionarios

1

Las recomendacione

s y conceptos generados en

los procesos de auditoría y

seguimiento no generen valor en

algunos procesos.


Informar a los responsables de los procesos sobre la importancia del

control interno en la universidad.

Equipo trabajo de Oficina de

Control Interno

Todos los procesos

Falta de compromiso con relación al mejoramiento

continuo.

Falta de compromiso con relación al mejoramiento

continuo.

Falta de mantenimiento a los equipos.

2 Pérdida de información. Posible Preventivo Evitar el Riesgo

Solicitar mantenimiento preventivo a los

equipos de computación. Equipo trabajo

de Oficina de Control interno

N / A Fallas eléctricas. Realizar

periódicamente copias de seguridad a la información que se maneja en la oficina. Virus informático.

Escasez de personal competente para desarrollar actividades de fomento de

autocontrol.

3

Escaso impacto de las actividades promovidas en el

fomento de la cultura del autocontrol


Sensibilizar al personal de la

oficina en el fomento de la cultura del

control en la universidad. Equipo trabajo de

Oficina de Control Interno

Todos los procesos

Desinterés y apatía por parte de los funcionarios.

Implementar la autoevaluación del

control y de la gestión entre todos los

funcionarios de la universidad.



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: AUDITORIA Y CONTROL INTERNO





Ausencia de indicadores de gestión en algunos procesos

4

Insuficiente seguimiento a

los indicadores de gestión de los

procesos


Adelantar capacitaciones con

respecto a mediciones de indicadores de

gestión. Equipo trabajo de Oficina de

Control interno

Prevalencia a otras actividades del plan de acción

de la oficina.

Solicitar a los líderes de proceso la

identificación de indicadores de

gestión.

Falta de recursos en el equipo auditor

(personal, conocimientos, formación)

5 Informes de auditorías deficientes


Capacitar al personal involucrado en la realización de auditorías internas. Equipo trabajo de

Oficina de Control interno

Poca profundidad al aplicar

los instrumentos para el control y seguimiento a los procesos de la institución.

Profundizar en conceptos sobre auditoría interna.



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE CAPITAL HUMANO



materialización



No integración de Sistemas de información

1

Incumplimiento en la

generación y entrega de información

Probable

Integración y mantenimiento y de los sistemas de información

Aplicación del Acuerdo No. 081 del 15/12/2011

(Política de Administración de Riesgos para la

UFPS

Diagnóstico, evaluación y

mejoramiento de los sistemas de información

Líder del proceso

Integración de sistemas e información

2

Pérdida de tiempo y

duplicidad de información

Probable

Auditoría periódica de los

sistemas de información

Propuesta e implementación de mejoras y

mantenimiento de los sistemas de

información

Manuales elaborados/M anuales del

proceso

Errores en el desarrollo de actividades laborales

administrativas 4

Los funcionarios

podrían incurrir en errores al

desarrollar sus actividades

diarias

Probable

Elaboración de los manuales

faltantes

Actualización de los manuales,

programas, planes de

aplicación al personal en

estado Obsoleto, desactualizado.

Sensibilizar sobre la importancia de

realizar correctamente los

procedimientos establecidos

Manuales elaborados/M anuales del

proceso

Aplicación de manuales/Manual

es existentes

Pérdida de la información 5 La información física podría

perderse Probable

Espacio físico y conservación adecuada del

archivo.

Aplicación de microfilmación

Información microfilmada/ volumen de información

total



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE CAPITAL HUMANO



materialización



Falta de información de acuerdo al calendario

administrativo para elaboración de pagos de

salarios, prestaciones sociales, aportes

parafiscales y seguridad social, y otros conceptos

6

No generación a tiempo de las

nóminas o planillas para

pagos correspondiente

s

Probable

Verificación de información en los sistemas de información y

procedimientos, fechas de calendario

administrativo para ejecución

Acatamiento fechas de calendario administrativo para la preparación de nóminas o planillas

Cumplimiento de fechas de calendario

administrativo



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO


Causas Riesgo Probabilidad

de materialización



Concentración de información en una sola

persona (Falta de empoderamiento)

1 Concentración o

exceso de Poder


Sensibilización y difusión del manual de funciones y de

ética de la Universidad

"Líder del Proceso

Planeación y Control Interno"

Código de Ética de la

Universidad

Intereses particulares Creación de una estrategia de

descentralización del poder o política

de empoderamiento

Valores Institucionales Exceso de poder

acumulado en una sola persona

Cierres de la Institución no planeados debido a

problemas de tipo social (huelgas, paros, etc.) o ambiental (terremotos,

Inundaciones, etc.) 2

Extralimitación de funciones


Sensibilización y difusión del manual

de funciones y procesos y

procedimientos de la Universidad

Líder del Proceso

Planeación Control Interno

Manual de funciones de la

Universidad

Falta de liderazgo institucional

Incumplimiento de los procedimientos

Divulgar los controles

establecidos en el procedimiento

Manual de procedimientos

Limitación de recursos (tecnológicos, físicos, talento humano) para cumplir las funciones.

3

Uso y divulgación

inadecuada de la información


Incluir una cláusula de confidencialidad de la información sensible en los contratos del

personal del área de

correspondencia.

Líder del Proceso

Recursos Humanos CECOM

Política de manejo y uso de

recursos

Ausencia de los canales de comunicación



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO



de materialización



Amiguismo/clientelismo

4

Amiguismo o clientelismo

que divulgue, oculte o

desaparezca información

para beneficio de terceros


Revisar los perfiles del personal que

presta los servicios en el área de

Correspondencia Líder del Proceso

Planeación Control Interno

Código de Ética de la

Universidad

Tráfico de influencias

Capacitación/ sensibilización en el

Código de Ética.

Valores Institucionales Grupos de interés

opositores a la política de la administración actual



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DOCUMENTAL


Causas Riesgo Probabilidad de materialización



Presentación de Incidentes Naturales 1

La pérdida de documento de información, llevaría a la

pérdida de la historia

Institucional a nivel documental


Compartir o transferir el Riesgo:

la Unidad de Gestión y Atención

Documental como Responsable de la

Custodia de la Memoria

Documental Institucional liderará el Mantenimiento de

las Instalaciones Locativas, igualmente

supervisará la función de vigilancia, pero los encargados

de ejecutar estos procesos son los

integrantes de Bienes y Servicios y

la Empresa de Vigilancia

seleccionada por la Institución.

Implementar

respaldos físicos de la documentación en

lugares alternos

Líder del proceso y

Comité Administrativo

Cantidad de información con respaldo/Total

de la información de la Institución



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia






Presentación de incidentes provocados 2

Destrucción o imposibilidad de

acceso de la Información

contenida en los diferentes

soportes, que reposa en el

Archivo Central


Implementar respaldos físicos de la documentación en

lugares alternos

Líder del proceso

Cantidad de información con respaldo/Total

de la información de la institución

No cumplimiento de la normatividad en lo que

respecta a controles en el manejo de la información

3

Manipulación indebida puede

conllevar a perdida de la

información vital para la

Institución y su historia

Casi Seguro Correctivo Reducir el Riesgo

Implementar los controles de Manejo de la información.

Líder del proceso.

Jefes de

dependencia

Documentos controlados/total de información

Perdida de la información que afecta la imagen de la

Institución 4

Se podría perder información vital

para la Institución y su historia a causa

del manejo inadecuado de

la documentación

Posible Correctivo Evitar el Riesgo

Implementar los controles de manejo de la información.

Líder del proceso y Jefes de

Dependencia

Perdida de la información/total

de la información



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia






Manipulación de la Correspondencia por intereses personales (puede darse en la

actualidad no se presenta)

5

Manipulación indebida

(sustracción de documentos,

acelerar tramites, entre otros) lo cual

conlleva a prevaricato por

omisión



Líder del proceso y Jefes de

dependencia

Perdida de la información/total

de la información

Decisiones erróneas o no apegadas a la

normatividad sobre la Gestión documental

6 Obstaculiza la tramitología de la información



Líder del proceso, Jefes dependencia y Funcionarios

decisiones tomadas

/cumplimiento de la

normatividad

No cumplimiento de procedimientos o

lineamientos regulatorios de la Gestión documental

7

A nivel institución se cometerían

errores en la gestión de

documentos


Implementar los controles de manejo

de la información

Líder del proceso, Jefes dependencia y Funcionarios

decisiones tomadas

/cumplimiento de la

normatividad



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia






Falta de Sensibilización de los funcionarios con el Proceso de Gestión

documental - Falta de Cultura de Cambio

8

Reactividad al Cambio por parte

de los funcionarios de la

UFPS


Reducir el Riesgo: Se debe iniciar un

Programa intensivo de Capacitación y Formación de los

Funcionarios de la UFPS, para que

puedan comprender los inmensos

beneficios que ofrece la

implementación de un adecuado Programa de

Gestión Documental al interior de la

Institución.

Líder del proceso , Jefes

de dependencia y

Recursos Humanos

Número de funcionarios que

aplican la normatividad

/cumplimiento del Proceso de

Gestión Documental

Falta de planeación para mantener el Sistema de

Gestión Documental

9

Software y Hardware se

Vuelven obsoletos y no

pueden soportar el Proceso de

Gestión Documental

de la Institución


Compartir o Transferir el Riesgo: La Unidad de Gestión y Atención

Documental, solicitará constantes

actualizaciones a Gestión de las TIC’s,

de su software y hardware

Líder del proceso

Seguimiento de actualizaciones

/total de seguimientos



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia






Los virus o ataques informativos pueden

corromper la información 10

Sustracción o daño de la información


Establecer controles e implementar herramientas

necesarias para evitar los ataque

informáticos

Centro de servicios de información

Auditoria en el funcionamiento

de las herramientas

utilizadas / total herramientas

utilizadas (equipos)



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE REDES Y TELECOMUNICACIONES



de materialización



Falta de control del tiempo en la prestación de

servicio

1 Mal uso del

tiempo


Verificación del cumplimiento del horario de trabajo

de los funcionarios

Líder del proceso

(Horas cumplidas en la semana/Horas

Programadas en la semana)

*100 No existe una tabla de

referencia del tiempo para el desarrollo de la

actividad

Control de salida

2

Uso inadecuado de los equipos y/o herramientas

de trabajo


Verificación del estado de los

equipos y herramientas de

trabajo

Líder del proceso

Control periódico de inventario

Pérdida o sustracción de inventario

Utilización de recursos tecnológicos para

beneficio propios o de Terceros


3

Extralimitación de funciones y

abuso de poder


Verificación de las funciones del cargo.

Capacitación en función Publica

Líder del proceso

Número de incidentes por extralimitación

de funciones por semestre

Exceso de poder acumulado

Intensión de sabotaje

Permitir a terceros el acceso a la información

4

Alteración de la información o de

prestación servicios de

red


Revisión de incidentes en la información y

servicios de red

Líder del proceso

Número de Incidentes por alteración de la Información por

semestre



NIT. 890500622 - 6

w

w

w

.

u

f

p

s

.

e

d

u

.

c

o


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

PROCESO: GESTION DE REDES Y TELECOMUNICACIONES



de materialización



Amiguismo

5 Apropiación de software de uso

institucional Posible Preventivo Evitar el riesgo

Verificación y seguimiento de la

asignación del software licenciado

Líder del proceso

(#Medios guardados o protegidos /#Medios

Comprados) *100

Posibilidad de generar ingresos personales, por

software legal

Uso indebido de los recursos

Facilidad de adquisición

6 Uso de software

y hardware ilegal


Verificación de licencias y facturas de los equipos de la dependencia

Líder del proceso

(#Total de equipo con software y hardware

legal/#Total de equipos)

*100

Evitar protocolo

La Institución no aporta las licencias necesarias

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

ANEXO 2. Cronograma de Actividades – Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia

ACTIVIDAD LOGRO RESPONSABLE FECHA DE INICIO FECHA

PRONOSTICO DE TERMINACIÓN

1er COMPONENTE: GESTION DEL RIESGO DE CORRUPCION – MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN

Revisión de la estructuración y efectos que debe contener la Política de

Administración de Riesgos de la UFPS

Política de Administración de Riesgos revisadas y si se considera

necesario actualizada División de Planeación 01/04/2016 29/04/2016

Actualizar y ajustar el Mapa de Riesgos de corrupción

Mapa de Riesgos de corrupción actualizado División de Planeación 24/02/2016 30/03/2016

Divulgar al interior de la Universidad el Mapa de Riegos de corrupción y

retroalimentar su observaciones y sugerencias

Mapa de Riesgos socializado y retroalimentado División de Planeación 01/03/2016 30/03/2016

Mantener actualizados los riesgos de cada proceso con la metodología de valoración y evaluación, y realizar

revisión para prevenir la materialización de los riesgos en la UFPS.

Mapa de Riesgos de corrupción actualizado y ajustado.


Todos los procesos 01/06/2016 30/12/2016

Verificar y evaluar el seguimiento y control del Mapa de Riesgos de

Corrupción de la UFPS

Informes de evaluación del seguimiento Oficina de Control Interno 01/04/2016 30/12/2016

Informes periódicos

2do COMPONENTE: RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES

Plan de Trabajo Reducción de Trámites

Sistematización de tramites de Certificado de notas, Solicitudes de

grado, Terminación de materias, Paz y Salvo para grados, Certificación de materias

Jefe de Admisiones y registros – Secretaria

General – Jefe division de sistemas

01/04/2016 30/12/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia



Proceso de aprobación de Diplomados y/o Cursos de profundización para grados

Comité curricular – Consejo Academico 01/04/2016 30/12/2016

3er COMPONENTE: RENDICION DE CUENTAS Elaboración de un diagnóstico de

debilidades y fortalezas internas sobre las acciones de Rendición de Cuentas adelantadas en el año inmediatamente

anterior

Informe diagnostico División de Planeación

Comité de apoyo

01/04/2016 30/05/2016

Planear y ejecutar la Audiencia pública de rendición de cuentas anual Audiencia pública ejecutada

División de Planeación Rectoría

Comité de apoyo 01/04/2016 30/06/2016

Evaluar la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas e incluir los

resultados obtenidos del proceso en el informe final o de gestión de cada

vigencia

Informe de evaluación

Formato de encuesta de evaluación del evento

Informe de gestión.


Comité de apoyo 01/05/2016 30/07/2016

Implementar acciones de mejora para el componente de rendición de

cuentas, derivadas de observaciones y sugerencias ciudadanas

Fortalecimiento del componente de rendición de cuentas mediante

acciones de mejora


Comité de apoyo 01/05/2016 30/11/2016

4to COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO.

Realizar diagnóstico sobre el servicio de atención al ciudadano y sus funcionalidades e implementar

mejoras.

Informe Diagnostico.

Plan de Mejoramiento


Líderes de procesos involucrados

01/07/2016 30/11/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia



Adelantar el proyecto de simplificación de trámites de la mano con el

componente Nº 2, con el fin de dar funcionalidad a los servicios que

requiere el ciudadano

Relación de tramites simplificados División de Planeación

Comité antitrámites

01/05/2016 30/11/2016

Implementar encuestas sobre la percepción de la prestación de

servicios y atención al ciudadano, elaborar el análisis ciudadano y

documentar e informar las acciones de mejora que se consideren necesarias

Informe percepción de la prestación de servicios y atención al ciudadano

de la universidad



01/06/2016 30/11/2016

Definir e implementar los protocolos de atención y prestación de servicio a la

ciudadanía integrados en un Manual de atención al ciudadano

Manual de atención al usuario División de Planeación


involucrados

01/05/2016 31/07/2016

Realizar un diagnóstico sobre accesibilidad, señalización, etc., sobre

las condiciones de los lugares y oficinas donde se prestan servicios de atención al ciudadano y documentar e informar las acciones de mejora que se

consideren necesarias

Informe diagnóstico y acciones de mejora documentadas



01/08/2016 30/11/2016

Integrar en el plan de capacitación institucional formación relacionado con

atención al ciudadano

Plan de capacitación institucional ajustado


Recursos Humanos 01/04/2016 30/05/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia



Implementar una campaña institucional de cultura de servicio para la atención

al ciudadano en la UFPS Evidencias de la implementación de

las campañas



01/05/2016 30/11/2016

Aplicar encuestas de percepción al personal encargado de la Atención al

Ciudadano, elaborar el análisis y documentar e informar las acciones de mejora que se consideren necesarias

Informe percepción del personal atiende al ciudadano en la UFPS



01/06/2016 30/11/2016

Definir los mecanismos, procedimientos, manuales o

instructivos que se consideren necesarios para la atención de Peticiones, Quejas, Reclamos,

Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones - PQRSDF

Procedimientos, manuales, instructivos, etc., aprobados e

implementados



01/06/2016 30/11/2016

Dar a conocer la Carta de Trato Digno, expedida por la Presidencia de la Republica en todos los canales de

atención de la Universidad

Publicación o mecanismo de socialización División de Planeación 01/09/2016 30/09/2016

5to COMPONENTE: MECANISMO PARA LA TRANSPARENCIA Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA.

Realizar seguimiento al cumplimiento de requisitos establecidos en la Ley

1712 de 2015 por la UFPS Matriz autodiagnóstico, diligenciada

y analizada División de Planeación 01/03/2016 30/03/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia



Realizar la revisión del cumplimiento de los requisitos mínimos de la

información a publicar Información publicada División de Planeación 01/05/2016 31/07/2016

Implementación de campaña institucional sobre a funcionalidad del

link “transparencia y acceso a la información pública”

Campaña institucional implementada División de Planeación 15/07/2016 15/11/2016

Realizar revisión del esquema PQRSD, de acuerdo con los lineamientos de las estrategias del Plan Anticorrupción y realizar las acciones de mejora si se

requiere

Revisión del esquema de PQRSD y acciones de mejora si se requieren



01/06/2016 30/08/2016

Revisar los estándares del contenido y oportunidad de las respuestas a las solicitudes de acceso a información

pública

Estándares documentados y definidos



01/07/2016 31/10/2016

Revisión de los tres instrumentos para apoyar el proceso de gestión de

información, establecidos por este componente y realizar las acciones

necesarias

Documentar las acciones que se consideren necesarias de la

revisión



01/09/2016 15/12/2016

Revisión de los formatos de publicación, de manera que sean

comprensibles y permita su visualización o consulta para grupos de

interés.

Informe de revisión



01/08/2016 30/11/2016

NIT. 890500622 - 6

www.ufps.edu.co


Teléfono: 5776655

Cúcuta - Colombia



Realizar un diagnóstico sobre la accesibilidad de la población en situación de discapacidad en los

canales de servicio al ciudadano y documentar e informar las acciones de mejora que se consideren necesarias

Informe diagnostico



01/08/2016 30/11/2016

Establecer las directrices mínimas requeridas para estructurar los

informes de solicitudes de acceso a información de acuerdo a los requisitos

de ley y las directrices del Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano e informarlas al responsable de su consolidación.

Verificación de cumplimiento de requisitos en los informes



01/04/2016 30/11/2016

plan anticorrupciÓn y de atenciÓn al ciudadano 2016€¦ · vigencia 2016; este modelo de plan...

Documents