pisop.org.pl€¦ · web viewekspertyza. zasady ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania...

EKSPERTYZA

Zasady ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania otwartych konkursów ofert na przykładzie Urzędu Miasta Poznań

opracowana w ramach projektu

Bank Rozwiązań BaR

Program Wspierania Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego

Rozwój Instytucjonalny Think Tanków Obywatelskich

Poznań, 2019

Spis treściProjekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji

Obywatelskich na lata 2018-2030

WPROWADZENIE....................................................................................................................................3

I. Cele i metodologia przygotowania ekspertyzy...............................................................................6

II. Rozwiązania stosowane w Polsce...................................................................................................7

II.1 Procedury zlecania zadań............................................................................................................7

II.1.1 Dąbrowa Górnicza................................................................................................................7

II.1.2 Miasto Płock..........................................................................................................................8

II.1.2 Łódź.......................................................................................................................................9

II.2. Standardy określające zasady wyboru ofert..............................................................................10

II.2.1 Powiat Krakowski.................................................................................................................10

II.3 Regulaminy Komisji Oceny..........................................................................................................11

II.3.1 Kraków.................................................................................................................................11

II.3.2 Leszno..................................................................................................................................11

II.3.3 Gdańsk.................................................................................................................................11

II.3.4 Tarnowskie Góry..................................................................................................................12

II.3.5 Milanówek...........................................................................................................................12

II.4 Ocena merytoryczna ofert..........................................................................................................13

II.4.1 Narodowy Instytut Wolności...............................................................................................13

III.4.2 Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej...............................................................13

III. Doświadczenie zagraniczne w obszarze zlecania zadań...................................................................14

III. 1 Stany Zjednoczone Ameryki......................................................................................................14

III.2 Hiszpania...................................................................................................................................17

III.3 Estonia.......................................................................................................................................17

III.4 Wielka Brytania.........................................................................................................................20

III.5 Francja.......................................................................................................................................20

IV. Procedura oceny ofert Urząd Miasta Poznania.........................................................................21

Wprowadzenie do procedury oceny ofert Urzędu Miasta Poznania................................................21

IV.1 Roczny Program Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi.................................................22

IV.2 Procedury ogłaszania konkursów i wyboru ofert Urząd Miasta Poznania.................................25

IV.2.1 WYDZIAŁ KULTURY.............................................................................................................25

IV.2.2 WYDZIAŁ ZDROWIA I SPRAW SPOŁECZNYCH......................................................................34

IV.2.3 WYDZIAŁ SPORTU...............................................................................................................38

IV.3 PODSUMOWANIE WYWIADÓW................................................................................................41

PODSUMOWANIE.............................................................................................................................49

Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji Obywatelskich na lata 2018-2030

WPROWADZENIE

PODSTAWA PRAWNA

Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w art. 5.1. (dalej jako UDPPW) wskazuje, że organy administracji publicznej prowadzą działalność w sferze zadań publicznych, o której mowa w art. 4, we współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3.

Władze samorządowe co do zasady autonomicznie decydują, czy i w jakim zakresie dane zadanie będzie realizowane przez własne służby i jednostki organizacyjne, czy też zostanie powierzone do realizacji podmiotowi zewnętrznemu, np. organizacji pozarządowej.

Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie zlecanie realizacji zadań publicznych we współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3., może mieć formy:

1) powierzania wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie ich realizacji, lub

2) wspierania wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji.

Wspieranie oraz powierzanie odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert.

Otwarty konkurs ofert

Organ administracji publicznej zamierzający zlecić realizację zadania publicznego organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3, ogłasza otwarty konkurs ofert.

Zgodnie z UDPPW ogłoszenie otwartego konkursu ofert powinno zawierać informacje o:

1) rodzaju zadania,2) wysokości środków publicznych przeznaczonych na realizację tego zadania, 3) zasadach przyznawania dotacji,4) terminach i warunkach realizacji zadania,5) terminie składania ofert,6) trybie i kryteriach stosowanych przy wyborze ofert oraz terminie dokonania wyboru

ofert,7) zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego

konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju.


W obliczu zmian wprowadzonych Rozporządzeniem Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania oraz w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań, które koncentrują się na zmianie sposobu rozliczania organizacji z realizacji zadania poprzez wprowadzenie rozliczania za rezultaty, rekomendowane jest uwzględnienie w ogłoszeniu dodatkowych elementów tj1.

- cel zadania,

- oczekiwane rezultaty oraz sposoby pomiaru,

- zasady dokonywania zmian,

- przy ilu % założonych w ogłoszeniu rezultatów zadanie uznaje się za zrealizowane.

Ocena ofert w konkursie

Zgodnie z zapisami UDPPW organ administracji publicznej przy rozpatrywaniu ofert:

1) ocenia możliwość realizacji zadania publicznego,2) ocenia przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym

w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania,3) ocenia proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale

których będą realizować zadanie publiczne,4) w przypadku wspierania zadania, uwzględnia planowany udział środków finansowych

własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego,

5) uwzględnia planowany wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków,

6) uwzględnia analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku organizacji, które w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków.

W tym obszarze rekomendowane jest poszerzenie, uszczegółowienie kryteriów oceny w oparciu o zmiany wynikające z wprowadzenia ww. Rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, w zakresie m.in.

1 Na podstawie „Rekomendacji w zakresie zastosowania nowego wzoru oferty i sprawozdania z realizacji zadania publicznego w trybie otwartego konkursu ofert oraz ramowego wzoru umowy”. Opracowanie: Łukasz Waszak, Centrum OPUS, Sieć SPLOT oraz Ewa Chromniak, Fundacja BIS, Sieć SPLOT na podstawie wyników debat przedstawicieli ZMP, Sieci SPLOT i OFOP, z uwzględnieniem postulatów XI Ogólnopolskiego Forum Pełnomocników.Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


- spójności przedstawionych w ofercie działań i celów z celami zadania publicznego2,

- opisu, wykazu planowanych rezultatów - w odniesieniu do celu/rezultatów wskazanych w ogłoszeniu konkursu, zmiany społecznej, sposobu monitoringu oraz źródła danych, rekomendacji komisji konkursowej przy identyfikacji ryzyka niezrealizowania wskazanych przez oferenta rezultatów,

- zgodności pomiędzy działaniami a kalkulacją przewidywanych kosztów3.

Komisja konkursowa

Zgodnie z UDPPW organ administracji publicznej ogłaszający otwarty konkurs ofert powołuje komisję konkursową w celu opiniowania złożonych ofert:

w skład komisji konkursowej powołanej przez organ jednostki samorządu terytorialnego wchodzą:- przedstawiciele organu wykonawczego tej jednostki, - osoby wskazane przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, z wyłączeniem osób wskazanych przez organizacje, biorące udział w konkursie,

komisja konkursowa może działać bez udziału osób wskazanych przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, jeżeli: 1) żadna organizacja nie wskaże osób do składu komisji konkursowej lub 2) wskazane osoby nie wezmą udziału w pracach komisji konkursowej, lub 3) wszystkie powołane w skład komisji konkursowej osoby podlegają wyłączeniu,

komisja konkursowa może korzystać z pomocy osób posiadających specjalistyczną wiedzę z dziedziny obejmującej zakres zadań publicznych, których konkurs dotyczy,

do członków komisji konkursowej biorących udział w opiniowaniu ofert stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego dotyczące wyłączenia pracownika.

Ustawa nie precyzuje szczegółów dotyczących procedur ogłaszania, sposobów przeprowadzenia oceny otwartych konkursów ofert dając administracji publicznej dowolność w zakresie procedur wewnętrznych. Praktyki stosowane przez administrację publiczną są zróżnicowane. Urzędy opracowują szczegółowe zasady prac komisji konkursowych, dodatkowe regulaminy oceny bądź też ograniczają się do wymogów ustawowych.

2 Jw.3 Jw.Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


I.Cele i metodologia przygotowania ekspertyzy

Celem przygotowywanej ekspertyzy jest zebranie wniosków, opinii, rekomendacji dla Urzędu Miasta Poznania w obszarze procedur opiniowania ofert, informowania oferentów oraz prac komisji konkursowych otwartych konkursów na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i inne podmioty wskazane w art. 3, ust 3 UDPPW.

System weryfikacji, oceny złożonych ofert z jednej strony musi być czytelny i zrozumiały dla oferentów. Z drugiej strony musi być praktyczny i realny do wdrożenia w urzędzie, na poziomie poszczególnych wydziałów merytorycznych ogłaszających otwarte konkursy ofert na realizację zadań publicznych.

Celem ekspertyzy jest pokazanie pozytywnych skutków takich działań, przykładów z innych miast Polski, z zagranicy.

Metody zastosowane podczas przygotowania ekspertyzy, to:

- analiza 6 ogłoszeń konkursowych 3 wydziałów Urzędu Miasta Poznań,

- analiza kryteriów wyboru ofert wskazanych w ogłoszeniach/regulaminach naboru ofert wybranych 6 otwartych konkursów realizacji zadań z 3 wydziałów Urzędu Miasta Poznania,

- analiza 15 kart oceny merytorycznej ofert wybranych konkursów na realizację zadań na 2019 rok,

- analiza 6 zarządzeń Prezydenta Miasta Poznania dotyczącego powołania komisji konkursowej wraz z uzasadnieniem,

- analiza wyników 6 konkursów - zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania wraz z uzasadnieniem, listy ofert,

- przeprowadzenie 10 wywiadów z oferentami, biorącymi udział w otwartych konkursach ofert,

- przeprowadzenie 6 wywiadów z członkami komisji konkursowej – pracownikami urzędu oraz przedstawicielami organizacji pozarządowych,

- analiza opracowania „Podsumowanie warsztatów na temat form współpracy Miasta Poznania z Organizacjami Pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, jako podstawy wypracowania Rocznego Programu Współpracy Miasta Poznania z Organizacjami Pozarządowymi na 2020 rok, udział 48 osób z 36 organizacji”.

- analiza rozwiązań stosowanych w innych miastach Polski,


- analiza zagranicznych przykładów w obszarze procedur zlecania zadań organizacjom pozarządowym.

II. Rozwiązania stosowane w Polsce

W ramach prowadzonej analizy zebrano dobre praktyki z miast, gmin, powiatów, w których opracowano:

- II.1 Ujednolicone procedury zlecania zadań.

- II.2 Standardy określające zasady wyboru ofert.

- II.3 Regulaminy Komisji Konkursowych.

Opisano też zasady oceny merytorycznej ofert na realizację zadań publicznych składanych w odpowiedzi na konkurs Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego - w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich.

II.1 Procedury zlecania zadań

II.1.1 Dąbrowa Górnicza

W listopadzie 2019 roku Zarządzeniem Nr 729.2019 Prezydenta Miasta Dąbrowa Górnicza przyjęto nowe zasady przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Dąbrowa Górnicza na realizację zadań własnych gminy i powiatu w 2020 r. w ramach art. 13 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tryb konkursowy).

Dokument zbiera całą procedurę związaną ze składaniem oferty w odpowiedzi na otwarty konkurs ofert. Zawarte są tu kompleksowo wszystkie informacje dla organizacji pozarządowej, zainteresowanej składaniem oferty, w tym też organizacji początkującej w tym obszarze, która nie ma doświadczenia w składaniu ofert na realizację zadań publicznych. Zarządzenie obejmuje elementy takie jak:

1. Ogólne zasady przyznawania dotacji – wskazanie podstaw prawnych, uprawnionych podmiotów.

2. Oferta realizacji zadania – informacje dotyczące składania, załączników. 3. Procedura oceny i wyboru wniosków.4. Procedura informowania o wynikach konkursu oraz wysokości przyznanej dotacji –

(zatwierdzone przez Prezydenta Miasta wyniki konkursu ogłasza się bez zbędnej zwłoki poprzez wywieszenie na okres 14 dni na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Górniczej oraz na Portalu Organizacji Pozarządowych ngo.dabrowa-gornicza.pl i stronie www.bip.dabrowa-gornicza.pl. Wyniki publikowane są zgodnie ze wzorem formularza stanowiącym załącznik do zarządzenia).

5. Zasady rozliczania dotacji.


http://www.bip.dabrowa-gornicza.pl/

http://ngo.dabrowa-gornicza.pl/


Załącznikiem do zarządzenia jest też wzór karty oceny formalnej i merytorycznej.

W Dąbrowie Górniczej na uwagę zasługuje portal http://ngo.dabrowa-gornicza.pl/, gdzie w zakładce „Dotacje” znajdują się zebrane wszystkie ogłoszenia konkursowe oraz wyniki konkursów. Przy danym ogłoszeniu/wynikach załącza się link przekierowujący na stronę BIP.

Na ww. stronie w zakładce „Ogłoszenia” zebrane są wszystkie informacje niezbędne do złożenia oferty w otwartym konkursie. Znajdujemy tu m.in.

1. Program współpracy Gminy Dąbrowa Górnicza z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,

2. Zasady przyznawania i rozliczania dotacji z budżetu Gminy Dąbrowa Górnicza,

3. Nabór przedstawicieli organizacji pozarządowych do prac w komisjach konkursowych oceniających oferty złożone w konkursie na dofinansowanie projektów w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

4. Sprawozdanie,

5. Karta oceny projektów,

6. Druk oferty.

II.1.2 Miasto Płock

W Płocku od 2011 roku funkcjonuje Zarządzenie Prezydenta Miasta Płocka w sprawie określenia trybu ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania otwartych konkursów ofert i trybu pozakonkursowego na realizację zadań publicznych ze środków z budżetu Miasta Płocka przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Płocka oraz rozliczania przyznanych dotacji i kontroli realizowanych zadań finansowanych lub współfinansowanych z dotacji.

Zarządzenie Prezydenta określa procedury:

1. w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego/zadań publicznych,

2. w sprawie powołania komisji konkursowej ds. opiniowania ofert na realizację zadania publicznego/zadań publicznych,

3. wzorów Karty Oceny Formalnej Oferty,

4. wzorów Karty Oceny Merytorycznej Oferty,



5. zmiany terminu ogłoszenia wyników otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego/zadań publicznych,

6. korekty kosztorysu realizacji zadania publicznego/zadań publicznych,

7. korekty harmonogramu realizacji zadania publicznego/zadań publicznych,

8. w sprawie ogłoszenia wyników otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego/zadań publicznych,

9. w sprawie częściowego/końcowego ogłoszenia wyników otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego/zadań publicznych,

10. upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej do kontroli,

11. upoważnienia pracownika komórki organizacyjnej do kontroli,

12. wzoru protokołu z kontroli przeprowadzonej w siedzibie/miejscu realizacji zadania.

Procedura obowiązuje w każdym konkursie bez względu na wydział/jednostkę ogłaszającą konkurs. Ujednolicone kryteria oceny ofert obowiązują we wszystkich konkursach niezależnie od wydziału. Karta oceny merytorycznej zawiera kryteria takie jak:

wartość merytoryczna projektu, koszty realizacji projektu, wysokość wkładu własnego finansowego, doświadczenia Miasta Płocka w zakresie dotychczasowej współpracy, dotychczasowe doświadczenia oferenta przy realizacji zadań o podobnym

charakterze, współpraca z innymi podmiotami przy realizacji projektu.

Oferent może uzyskać maksymalnie 120 pkt.

II.1.2 Łódź

W Łodzi w 2018 roku przyjęto Zarządzenie Nr 9408/VII/18 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 25 września 2018 r. w sprawie wprowadzenia „Trybu planowania, ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania otwartych konkursów ofert na realizację ze środków budżetu miasta Łodzi zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz kontroli realizowanych zadań i rozliczania przyznawanych dotacji"

Zarządzenie określa zasady:

1) planowania otwartych konkursów ofert,2) ogłaszania otwartych konkursów ofert,


https://bip.uml.lodz.pl/samorzad/akty-prawne-i-projekty-aktow-prawnych/akty-prawne/?tx_edgelegalacts_legalacts%5BlegalAct%5D=45924&tx_edgelegalacts_legalacts%5Baction%5D=show&tx_edgelegalacts_legalacts%5Bcontroller%5D=LegalAct

3)powoływania komisji konkursowej,4) składania ofert i oceny formalnej,5) opiniowania ofert przez komisję konkursową,6) rozstrzygania konkursów ofert,7) zawierania umów,8) kontroli prawidłowości realizacji zadania,9) składania sprawozdań,10) sprawozdawczości.

Procedura obowiązuje w każdym z wydziałów Urzędu Miasta.

Warto zwrócić uwagę na zapis „Opinię merytoryczną oferty uznaje się za ważną. gdy została ona oceniona przez przynajmniej 2 członków Komisji Konkursowej”.

Załącznikiem do zarządzenia jest też wzór karty oceny merytorycznej.

Karta zawiera 7 kryteriów oceny.

Kryteria 1-6 są kryteriami sformułowanymi na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Kryterium 7 to kryteria dodatkowe określane przez komórkę organizacyjną ogłaszającą konkurs, co pozwala doprecyzować ocenę pod szczegółowe kryteria konkursu.

Opracowany został też Regulamin pracy Komisji Konkursowej, który stanowi Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 8105/VII/18 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 marca 2018r.

II.2. Standardy określające zasady wyboru ofert

II.2.1 Powiat Krakowski

Zarząd Powiatu Krakowskiego przyjął Uchwałę Nr 130/2015 z dnia 25 czerwca 2015 r. pn. Standardy współpracy Powiatu Krakowskiego z organizacjami pozarządowymi i przedstawicielami inicjatyw społecznych, gdzie określono STANDARDY WSPARCIA FINANSOWEGO I POZAFINANSOWEGO PRZEZ POWIAT KRAKOWSKI.

Określone tam standardy to m.in.

przeprowadzanie działań konkursowych Powiatu Krakowskiego z zachowaniem zasady konkurencyjności, przejrzystości oraz równości dostępu,

istnieją transparentne i obiektywne kryteria oceny wniosków o dofinansowanie projektów oraz selekcji wniosków,

każda decyzja: odmowna lub aprobująca wniosek znajduje uzasadnienie w kryteriach oraz jest sporządzona na piśmie, które jest przesyłane zainteresowanym,

działania wynikają z procedury wewnętrznej dotyczącej ogłaszania konkursu,


istnieje standardowy, pisemny wzór uzasadnienia decyzji o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku o dofinansowanie projektu,

na wniosek oferenta Starostwo Powiatowe przekazuje informacje na temat przyczyny odrzucenia oferty,

Starostwo Powiatowe organizuje przynajmniej jedno spotkanie informacyjne nt. najczęściej popełnianych błędów przy ubieganiu się o środki na realizację zadania publicznego.

W uzasadnieniu do wprowadzenia standardów czytamy, że „wypracowane procedury stanowić mają narzędzia, które porządkują i otwierają nowe przestrzenie dla dalszego rozwoju dialogu i współpracy z przedstawicielami organizacji pozarządowych i inicjatyw społecznych”.

II.3 Regulaminy Komisji Oceny

W wielu miastach, gminach opracowano odrębny dokument szczegółowo precyzujący zasady powołania i pracy komisji konkursowych. Poniżej prezentujemy wybrane rozwiązania.

II.3.1 Kraków

Zasady powoływania oraz regulamin pracy komisji konkursowych stanowią Załącznik nr 2 do Programu Współpracy Gminy Miejskiej Kraków na rok 2016 z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Zasady określają m.in.:

zasady powoływania komisji, zasady funkcjonowania komisji konkursowych, zadania komisji konkursowych, opiniowanie ofert.

II.3.2 Leszno

Regulamin prac Komisji Konkursowej stanowi Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 70/2019 Prezydenta Miasta Leszna z dnia 22.02.2019.

Regulamin określa m.in. skład, zadania, elementy protokołu z obrad.

II.3.3 Gdańsk


Komisje Oceny powoływane są każdorazowo do konkursu Zarządzeniem Prezydenta. Zarządzanie określa szczegółowo Regulamin Prac Komisji Konkursowej, który precyzuje m.in.

organizację i zasady prac, tryb prac komisji.

Regulamin prac komisji jest zamieszczany w Biuletynie Informacji Publicznej każdorazowo pod zarządzaniem o powołaniu komisji, gdzie wyszczególniany jest skład komisji.

Członkowie komisji, za wyjątkiem osób pracujących w Urzędzie Miejskim w Gdańsku oraz jednostkach organizacyjnych Miasta Gdańska, mogą otrzymać wynagrodzenie za uczestnictwo w posiedzeniach komisji. Decyzja odnośnie ewentualnego wynagrodzenia członków komisji jest podejmowana w danym roku budżetowym.

Komisja podejmuje decyzje w drodze uzgodnienia stanowisk a w razie braku uzgodnienia przez głosowanie zwykłą większością głosów członków komisji obecnych na posiedzeniu. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego.

II.3.4 Tarnowskie Góry

Postanowienie Nr 2485 / 2018 Burmistrza Miasta Tarnowskie Góry z dnia 13.11.2018 w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy Komisji Konkursowej powoływanej do wyboru ofert zgłaszanych zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.Regulamin określa nie tylko zasady prac komisji konkursowej oceniającej ofertę merytorycznie, ale też etapy i zasady oceny formalnej.Załącznikiem do Regulaminu są:

wzór Karty oceny formalnej oferty konkursowej, wzór Karty oceny merytorycznej oferty konkursowej.

Kryteria oceny merytorycznej ograniczają się do kryteriów wskazanych w UDPPW. Jednakże przy kryterium „Analiza i ocena realizacji zleconych zadań” - podmioty nowe, niewspółpracujące w latach poprzednich z Gminą Tarnowskie Góry otrzymują maksymalnie 2 pkt.

We wzorze karty znajdujemy adnotację: Oferta zostaje przyjęta i otrzymuje dotację finansową w wys. ………….zł*Uzasadnienie: .............................................

Oferta nie zostaje przyjęta*Uzasadnienie: ..............................................

Oferent otrzymuje każdorazowo uzasadnienie przyznania bądź odrzucenia oferty.

II.3.5 Milanówek


Regulamin pracy Komisji Konkursowej stanowi załącznik do Programu Współpracy Miasta Milanówka z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2018.

Regulamin określa skład, zasady oceny, sporządzania protokołu. Dodatkowo załącznikami do Regulaminu są:

wzór karty oceny formalnej, wzór karty oceny merytorycznej, formularz opinii osoby uczestniczącej z głosem doradczym, protokół końcowy pracy komisji konkursowej.

W karcie oceny merytorycznej poza kryteriami ustawowymi oceniane są:

ocena zbieżności oferty z celami zadania, efektywność planowanego zadania.

II.4 Ocena merytoryczna ofert

II.4.1 Narodowy Instytut Wolności

W konkursach ogłaszanych w ramach Rządowego Programu Fundusz Inicjatyw

Obywatelskich w Regulaminie opisana została Procedura oceny ofert i przyznawania dotacji.

Ocena merytoryczna dokonywana jest przez komisję konkursową przy wsparciu ekspertów

i ma postać oceny punktowej wraz z uzasadnieniem.

Ocenę każdej oferty przedstawiają eksperci wyłonieni w procedurze otwartego

i konkurencyjnego naboru przez Dyrektora NIW-CRSO. Każda oferta jest oceniana

indywidualnie i niezależnie przez dwóch ekspertów na podstawie kryteriów oceny

merytorycznej.

Komisja konkursowa ustala kwotę dotacji na podstawie propozycji ekspertów wyrażonej

w trakcie oceny merytorycznej oraz własnej oceny prawidłowości sporządzenia budżetu

oferty.

Na podstawie decyzji komisji konkursowej oraz kart ocen przygotowanych przez ekspertów

NIW-CRSO dokonuje konsolidacji karty oceny, nie ingerując we wcześniej przyznaną liczbę

punktów.

Komisja konkursowa jest powoływana w celu zaopiniowania Dyrektorowi NIW-CRSO

złożonych ofert. Skład zgodnie z UDPPW. NIW-CRSO ustala listy rankingowe projektów


proponowanych do dofinansowania. Znajdują się na niej wszystkie

oferty ocenione merytorycznie przez ekspertów. Listy te są przedstawiane komisji

konkursowej i Dyrektorowi NIW-CRSO. Lista zawiera m.in. liczbę punktów uzyskanych w

czasie oceny.

III.4.2 Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej

W ramach oceny merytorycznej ofert Rządowego Programu na rzecz Aktywności Społecznej

Osób Starszych na lata 2014-2020 wstępnej oceny merytorycznej dokonują eksperci, którzy

weryfikują czy oferta spełnia kryteria merytoryczne oraz strategiczne.

Każda oferta podlega ocenie indywidualnie i niezależnie przez dwóch ekspertów. Eksperci

dokonują wstępnej oceny merytorycznej na podstawie wytycznych zawartych w karcie oceny

merytorycznej.

Ocena formalna oraz merytoryczna złożonych ofert dokonywana jest na podstawie wstępnej

oceny merytorycznej ekspertów przez komisję konkursową, która jest powołana

zarządzeniem przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego. Komisja

konkursowa dokonuje analizy i oceny złożonych ofert, a następnie przedkłada ministrowi

właściwemu do spraw zabezpieczenia społecznego opinie co do złożonych ofert wraz

z rekomendacją ich wyboru do przyznania dotacji. Rekomendacja oferty nie jest

równoznaczna z zapewnieniem przyznania dotacji lub z przyznaniem dotacji we

wnioskowanej wysokości. Ostatecznego rozstrzygnięcia konkursu dokona minister właściwy

do spraw zabezpieczenia społecznego.

III. Doświadczenie zagraniczne w obszarze zlecania zadań

III. 1 Stany Zjednoczone Ameryki4

4 Na podstawie case study przeprowadzone przez wieloletniego członka Komisji Konkursowych w Polsce, a od 2 lat na stałe przebywającego w Stanach Zjednoczonych Ameryki.Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


Na wstępie warto uwzględnić fakt, że źródła finansowania

organizacji pozarządowych

w Stanach Zjednoczonych różnią się od źródeł w Polsce:

· sprzedaż usług i produktów prywatnym konsumentom – 50.0%,

· sprzedaż usług i produktów podmiotom publicznym – 23.1% ,

· dofinansowanie ze źródeł prywatnych (dotacje, granty) - 12.9%,

· dofinansowanie ze źródeł publicznych (granty, kontrakty) – 9.2%,

· przychody z inwestycji – 3.6% ,

· inne – 1.2% .

Źródła publiczne stanowią zaledwie 9,5% środków w budżetach ngo. Z kolei Raport Klon

Jawor „Kondycja organizacji pozarządowych 2018” w Polsce, wskazuje, że krajowe środki

publiczne stanowią aż 39% budżetów polskich ngo.

Procedura aplikowania o granty ze środków publicznych

Informacje o możliwości dofinansowania projektów ze źródeł publicznych dostępne są na stronie internetowej www.grants.gov.

Granty ze środków publicznych są organizowane w trybie konkursowym.

Na tej stronie można wybrać m.in. kategorię grantu, oferenta5.

Znaczna część grantów dostępna jest wyłącznie dla dużych organizacji realizujących np. badania w laboratoriach. Nie są to granty na typowe dla polskiego systemu „inicjatywy oddolne” organizacji pozarządowych.

Każdy grant ma swój indywidualny ogólny opis na stronie internetowej, gdzie są informacje o jednostce, która finansuje grant6. Kwoty dofinansowania wahają się od 15-150 tysięcy dolarów.

Podobnie jak w Polsce każdy konkurs grantowy ma szczegółowy regulamin. Jednakże sposób aplikowania o grant zdecydowanie różni się od procedur w Polsce.

Regulamin jest bardzo szczegółowy i opisuje m.in. rodzaj i wielkość czcionki, marginesy i inne informacje związane z edycją strony i tekstu oraz liczbę stron na dany element. Każdy element powinien być zapisany osobno, w formacie .pdf i przesłany za pośrednictwem platformy internetowej (załącza się tam tylko pliki).

5 W przypadku amerykańskich grantów na oferentów składają się miasta, hrabstwa, stany, szkoły wyższe, ngo, plemiona.6 Są to rządowe departamenty, jak Department of Defense [Departament Obrony] – DoD.Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


http://www.grants.gov/

Jeżeli oferent nie dostosuje się do szczegółowych wytycznych to wniosek nie przechodzi wstępnej recenzji. W Stanach Zjednoczonych Ameryki nie ma oceny formalnej wniosku tylko przygotowuje się recenzję – „review”.

Najczęstsza budowa takiego wniosku to: · cover letter – list przewodni/motywacyjny, wymagany w kilku departamentach,· abstract – streszczenie projektu, najczęściej na około 250 słów,· instroduction – pomaga ustalić wiarygodność oferenta, od jednego zdania do 2 akapitów, (tu opisuje się doświadczenie oferenta),· statement of need – opisanie problemy wraz z uzasadnieniem, 1 strona,· objectives – cele projektu w odpowiedzi na opisaną diagnozę problemu, 1 strona,· methods - działania, 1 strona,· evaluation – efekty projektu/rezultaty, przy czym:

- nie ma podanego zakresu efektów,- efekty są ustalane przez oferenta ze względu na charakter i specyfikę projektu. Jeśli jest to na przykład projekt naukowy to jest pewna pula narzędzi, którymi mierzy się efekt, czyli np.: publikacje, konferencje, wystąpienia i z tego grantobiorcy są rozliczani, - narzędzia pomiaru efektów nie są ustalone z góry, ale są przyjęte dla każdej dziedziny (np.: publikacje, sesja posterowa w projektach naukowych, ankiety obserwacje w społecznych, itd.), - projekt akceptowany jest na podstawie oceny jego rezultatów, - pis efektów zajmuje 1 stronę.

· future funding - możliwości finansowania dalszych działań w przyszłości, 1 paragraf,· budget – budżet projektu, 1 strona.

Procedura oceny merytorycznej

Przygotowany wniosek trafia do oceny i jest rozpatrywany zgodnie z zasadami określonymi szczegółowo w regulaminie.

Najczęściej wniosek trafia do minimum 2 ekspertów w danej dziedzinie, którzy oceniają wniosek, ale pojawiają się również dodatkowe formy oceny ofert np. 2 ekspertów, którzy oceniają wniosek merytorycznie i 1 odbiorca projektu, który ocenia oferty na podstawie ich opisu przygotowanego dla odbiorcy (osobne pole do wypełnienia).

Wniosek może też trafić tylko do jednego eksperta merytorycznego. Wtedy grantodawca ocenia na podstawie:

oceny merytorycznej tego eksperta, czynników związanych z polityką programu, ilości środków dostępnych dla oferentów.


Dopuszcza się możliwość kontaktowania się z wnioskodawcą w celu wyjaśnienia elementów projektu.

Projekty zostają także sprawdzone pod kątem ryzyka realizacji projektu, która jest przeprowadzana na podstawie finansów wnioskodawcy, czy wcześniej zrealizowanych projektów. Projekt może zostać odrzucony na podstawie wysokiego ryzyka związanego z realizacją projektu.

Przykładowe kryteria zawarte w regulaminie: znaczenie projektu dla poruszanego problemu, faktyczna potrzeba, pilność, zagrożenie w przypadku niezrealizowania projektu, wykonalność, zrównoważony rozwój, priorytety wewnętrzne danego departamentu.

Za każde kryterium wniosek może uzyskać od 0 do 20 punktów (w sumie 100 punktów). Punktacja jest podzielona na 6 sugerowanych stref wraz z sugerowaną punktacją dla każdej ze stref: · super – od 20 do 17 punktów, · dobrze – od 16 do 13 punktów, · satysfakcjonująco - od 12 do 9 punktów, · marginalnie – od 8 do 5 punktów,· słabo - od 4 do 1 punktu,· nieakceptowalnie – 0 punktów.

Każda z tych stref jest wyjaśniona w regulaminie.

Projekt jest oceniany całościowo i nie ma elementów, które byłyby bardziej lub mniej ważne. Przykładowo jeśli we wniosku dany element został opisany nie w tym polu formularza, co należało to oceniane jest to tak jakby było poprawnie.

Udział w komisjach konkursowych jest w formie wolontariatu. Organizacje czują się wyróżnione zaproszeniem do udziału w komisji.

III.2 Hiszpania7

Kryteria oceny ustalane są na poziomie regionów, przez lokalne rządy federalne.

Zlecanie usług skierowane jest nie tylko do ngo, ale też do przedsiębiorstw. Kryteria są zróżnicowane w zależności od rodzaju konkursu. Przykładowe kryteria to m.in.:

zakres działalności (lokalny, regionalny, krajowy), biura w regionie zaproszenia, liczba pracowników,

7 Na podstawie rozmowy z Vanesa Cenjor del Rey Directora Estrategia Internacional & Agile Coach International Affairs Director & Agile Coach.Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


czasami konieczne jest wykazanie współczynnika wypłacalności itp.

III.3 Estonia8

Organizacje pozarządowe w Estonii aktywnie uczestniczą we wdrażaniu polityk publicznych. Opracowany został m.in. Kodeks Dobrych Praktyk w Outsourcingu Usług Publicznych.

Podstawowym celem zlecania realizacji usług publicznych jest poprawa lub utrzymanie odpowiedniej jakości i dostępności usług. Kodeks dobrej praktyki ma zagwarantować, iż dostawca usługi będzie ją świadczył na takich samych zasadach jak organ publiczny, z zachowaniem osiągania celów ważnych społecznie.

Outsourcing usług publicznych występuje w sytuacji, w której organ administracji publicznej przenosi świadczenia usługi publicznej do prywatnej firmy lub organizacji trzeciego sektora, ale utrzymuje kontrolę i odpowiedzialność za świadczenie usługi.

Rozstrzyganie wyboru dostawcy usługi następuje w drodze przetargu. Władze publiczne określają treści i cele usług w oparciu o potrzeby społeczeństwa, drogą konsultacji z odbiorcami danej usługi.

Planując zlecenie zadania władza publiczna dookreśla min.:

– rezultaty długotrwałe lub cel społeczny (np. poprawa dobrostanu osób starszych),

– grupę docelową,

– okres świadczenia usługi,

– wskaźniki efektywności, zarówno ilościowe jak i jakościowe,

– standardy obsługi (np. liczba pracowników, kwalifikacje, wymagane licencje, opis środków, itp.).

Władza publiczna ma prawo i obowiązek obiektywnej oceny realizacji uzgodnionych celów, w związku z tym może podejmować stosowane działania tj.:

– badania poziomu satysfakcji klientów z usługi,

– regularne i nieplanowane inspekcje, w tym oceny budynków, sposobów i środków działań oraz personelu,

– badanie i uzgadnianie dokumentacji,

– kontrole finansowe,

8 Standardy współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych. Doświadczenia zagraniczne i krajowe, Raport, Angelika Wodecka-Hyjek, Kraków 2014.


– bezstronne audyty.

Ostateczną odpowiedzialność za usługę publiczną, jej dostępność i poziom jakości świadczenia ponosi władza publiczna.

Informowaniem o możliwościach outsourcingu usług publicznych i zachęcaniem samorządów do stosowania tego rozwiązania zajmuje się platforma NENO.

Kwalifikowanie przedsięwzięć do dofinansowania odbywa się na podstawie określonych kryteriów ewaluacji:

1. Zgodność celów projektu z celami programu i otwartego konkursu

1.1. Czy cele projektu są zgodne z celami programu i otwartego konkursu, czy są one konkretne i możliwe do osiągnięcia w praktyce?

1.2. Jak kompleksowe i szczegółowe jest określenie grup docelowych i beneficjentów końcowych, aby ich potrzeby były dostatecznie uzasadnione?

2. Doświadczenie i zdolności wnioskodawcy

2.1 Czy wiedza, umiejętności, doświadczenie i działania (w tym etyczne) i zdolności wnioskodawcy oraz kierownika projektu są wystarczające do realizacji projektu?

3. Metodologia (sposób działania)

3.1. Przyczyny podjęcia projektu: kompleksowe uzasadnienie we wniosku istniejącego problemu. Czy przeprowadzono stosowną analizę?

3.2. Plan działania jest jasny, logiczny i wykonalny? Czy planowane działania zostały przemyślane, są praktyczne i prowadzą krok po kroku do osiągnięcia celów projektu i pożądanych wyników? Czy planowane działania wystarczają do osiągnięcia wyznaczonych celów?

3.3. Istnieją przedstawiciele grup docelowych i beneficjentów końcowych (organizacje partnerskie), których udział w realizacji projektu jest przewidziany, a jeśli tak, to w jakim stopniu? Czy projekt wymaga takiego wsparcia?

4. Wyniki i rezultaty

4.1. Czy planowane wyniki są zgodne z zaplanowanymi celami? Jeśli tak, to w jakim stopniu? Czy wyniki są mierzalne, istnieją stosowne kryteria? Czy planowane rezultaty są właściwe i uzasadnione?

4.2. Czy wyniki są mierzalne, istnieją stosowne kryteria? Czy planowane rezultaty są właściwe i uzasadnione?

5. Zrównoważony rozwój


5.1. Jak prawdopodobny jest wpływ planowanych działań na ogólny rozwój estońskiego społeczeństwa obywatelskiego (kształtowania polityki, zwiększenia świadomości publicznej, itp.)?

5.2. Czy planowane wyniki są zrównoważone (instytucjonalnie, strukturalnie).

6. Wartość dodana

6.1. W jakim stopniu projekt zawiera wartość dodaną (innowacyjne podejście, ciekawe rozwiązania, użyteczność i przydatność dla innych organizacji non-profit, skuteczne rozpowszechnianie informacji, współpraca z innymi organizacjami non-profit, strukturami władzy publicznej, dobrego zarządzania, uczestnictwa, rozwoju zaangażowania, zrównoważonego rozwoju, integracji społecznej, itp.)

7. Dokładność budżetu

7.1. W jakim stopniu planowane wydatki są konieczne i optymalne do realizacji zamierzonych działań? Identyfikacja i kalkulacja kosztów?

7.2. Czy relacja między planowanymi kosztami a wynikami jest optymalna?

7.3. W jakim stopniu zaangażowany jest wolontariat (jak skalkulowano jego udział)?

III.4 Wielka Brytania9

Współcześnie w Wielkiej Brytanii następuje przeorientowanie w kierunku sieciowego zarządzania wspólnotą, którego celem jest nie tyle osiągnięcie określonego poziomu efektywności, ile wartości publicznej, definiowanej jako uzyskanie preferowanych wyników poprzez wykorzystanie zasobów publicznych w sposób najbardziej efektywny.

Zgodnie z tą polityką zawarta umowa nie powinna dotyczyć tylko najtańszej oferty, ale oferty zapewniającej największą wartość społeczną (społeczną, środowiskową, ekonomiczną), co wynika z brytyjskiej ustawy o wartości społecznej.

Tradycyjny sposób realizacji ich zadań, polegający głównie na wykonywaniu w sposób wydajny i efektywny działań wyznaczonych ramami prawnymi, ogranicza się w swej istocie do wykonania funkcji administracyjnej, a nie zarządzania.

Tu podstawą podjęcia działań zmierzających do realizacji idei wartości publicznej jest uwzględnienie tzw. trójkąta strategicznego. Składa się on z trzech elementów.

Pierwszym z nich jest wartość publiczna, a dokładniej odpowiedź na pytanie co jest tą znaczącą wartością, którą organizacja powinna dostarczyć społeczeństwu. Przy jej

9 Standardy współpracy administracji publicznej i organizacji pozarządowych. Doświadczenia zagraniczne i krajowe, Raport, Angelika Wodecka-Hyjek, Kraków 2014. Wywiad z Andy Churchill z Network for Europe.Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


tworzeniu należy uwzględniać realia występujące w otoczeniu do jakiego jest kierowana.

Drugi element tworzą źródła legitymizacji i poparcia, które upoważniają organizację do podejmowania działań i wykorzystania niezbędnych zasobów w dostarczeniu wartości.

Trzecim elementem są operacyjne zdolności, które zapewniają organizacyjną wykonalność postawionego celu.

III.5 Francja

We Francji procedura ubiegania się o grant przez organizacje jest krótka, a strategiczne decyzje podejmowane są przez radnych.

Stowarzyszenia składają wnioski na stronie merostwa. Formularz jest prosty. Dodatkowo załączają dwa trzy załączniki i kosztorys. Formularz trafia do wydziału, którego projekt dotyczy np. kultura.

Komisja oceny jest złożona z członków urzędu, radnych, którzy redagują tzw. notę techniczną oceniającą projektu. Sporządzona nota jest poddana pod głosowanie radzie miejskiej.

Są projekty, które mogą być też zatwierdzane przez mieszkańców miasta i radę miejską, w ramach tzw. demokracji uczestniczącej.

Decyzje mogą być dwie: pozytywna lub negatywna. Nie są one szczegółowo uzasadniane. Organizacje bardzo rzadko protestują, podważają podjętą przez radę decyzję.

Warto też wspomnieć, że autorzy projektów mogą być „wezwani” do urzędu miasta, aby objaśnili niektóre zagadnienia, kwestie finansowe w złożonym projekcie. Komisja wtedy na bieżąco ustala z oferentem stanowisko.

IV. Procedura oceny ofert Urzędu Miasta Poznania.

Wprowadzenie do procedury oceny ofert Urzędu Miasta Poznania

W celu weryfikacji procedury oceny, opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert

w Urzędzie Miasta Poznania należy zapoznać się z informacjami w:

1. Rocznym Programie Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi

i podmiotami wskazanymi w art. 3 ust 3 UDPPW – opisany został tu tryb


2.

powoływania i zasady działania komisji konkursowych do opiniowania ofert

w otwartych konkursach ofert,

3. Zarządzeniu nr 204/2019 Prezydenta Miasta Poznania z dnia 5 marca 2019 r.

w sprawie procedowania przy zlecaniu zadań publicznych w trybie otwartych

konkursów ofert, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

4. stronie Pozarządowy Poznań – zawarte są tu szczegółowe informacje o komisji

konkursowej, procedurze naboru ekspertów, członków komisji,

W zależności od konkursu, należy zweryfikować informacje zawarte w:

5. zarządzeniu Prezydenta Miasta Poznania o powołaniu danej komisji

konkursowej,

6. uzasadnieniu do ww. zarządzenia o powołaniu komisji konkursowej (zawarto

tu informacje o składzie komisji i uzasadnieniu doboru członków),

7. zarządzeniu Prezydenta Miasta Poznania o rozstrzygnięciu konkursu ofert,

8. uzasadnieniu do ww. zarządzenia o rozstrzygnięciu konkursu – którego treści

są różne w zależności od wydziałów,

9. listą ofert dofinansowanych/niedofinansowanych/odrzuconych,

10. karcie oceny merytorycznej – dostępnej zgodnie z procedurą dostępu do

informacji publicznej.

IV.1 Roczny Program Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi

Analizując procedury oceny ofert realizacji zadań publicznych w Mieście Poznań należy

zweryfikować „Tryb powoływania i zasady działania komisji konkursowych do opiniowania

ofert w otwartych konkursach ofert”, określone w Rocznym Programie Współpracy

z Organizacjami Pozarządowymi i podmiotami wskazanymi w art. 3 ust 3 UDPPW.

W Rozdziale 9 Programu, zawarto informacje tj.

Prezydent w formie zarządzenia powołuje komisję konkursową do ogłoszonego

konkursu w celu opiniowania ofert złożonych przez organizacje pozarządowe,


w skład komisji konkursowej zgodnie z wymogami ustawy o działalności pożytku

publicznego i o wolontariacie wchodzą minimum dwie osoby wskazane przez

organizacje pozarządowe oraz minimum dwóch przedstawicieli Prezydenta.

Komisja konkursowa może działać bez udziału osób wskazanych przez organizacje

pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, w przypadkach określonych w

art. 15 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W pracach

komisji konkursowych mogą uczestniczyć z głosem doradczym tzw. eksperci – osoby

posiadające specjalistyczną wiedzę w sferze pożytku publicznego, której konkurs

dotyczy.

dopuszcza się możliwość wprowadzenia odpłatności za pracę w komisji konkursowej

osób wskazanych przez organizacje pozarządowe,

członek komisji konkursowej przed zapoznaniem się z ofertami zobowiązany jest do

oświadczenia o braku przesłanek dla jego wyłączenia ze składu komisji konkursowej,

posiedzenie komisji konkursowej jest protokołowane, ze szczególnym

uwzględnieniem zapisów dotyczących ustaleń przez nią podjętych,

protokoły posiedzeń, oświadczenia oraz inne dokumenty powstające w czasie prac

komisji konkursowych przechowywane są w prowadzonych zbiorach akt,

udostępnianie indywidualnej karty opinii ofert może następować bez ujawnienia

danych identyfikujących osobę oceniającą,

każda oferta podlega indywidualnemu opiniowaniu przez członków komisji

konkursowej, ujawnionemu w indywidualnej karcie oceny lub w postaci uwspólnionej

oceny zbiorczej,

przy opiniowaniu ofert uwzględnia się kryteria określone w ustawie i ogłoszeniu

konkursowym.

za ofertę zaopiniowaną pozytywnie uważa się każdą, która uzyska średnią liczbę

punktów, powyżej 51 punktów. Nie wszystkie oferty zaopiniowane pozytywnie przez

komisję konkursową muszą uzyskać środki finansowe z budżetu miasta,


członek komisji konkursowej zobowiązuje się do

niepodejmowania współpracy finansowej z oferentem, który otrzymał dotację w

wyniku rozstrzygnięcia danego konkursu. Zobowiązanie to jest ważne przez czas

realizacji zadania publicznego.

Informacje uszczegóławiające znajdują się w Zarządzeniu nr 204/2019 Prezydenta Miasta

Poznania z dnia 5 marca 2019 r. w sprawie procedowania przy zlecaniu zadań publicznych w

trybie otwartych konkursów ofert, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W paragrafie 5 zawarto informacje tj.

komisja konkursowa podczas opiniowania ofert stosuje kryteria wskazane w ustawie

o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

prace komisji konkursowej organizuje wydział merytoryczny organizujący konkurs,

oceny komisji i opinie ekspertów są jawne bez podawania danych osobowych,

wszystkie oferty podlegają opiniowaniu przez członków komisji konkursowej, za

pomocą portalu witkac.pl, przy zastosowaniu indywidualnej karty oceny,

wybór ofert następuje w drodze szczegółowej analizy kryteriów w ogłoszeniu

konkursowym, w trakcie posiedzenia komisji można zmienić ocenę,

wydział merytoryczny przedstawia Prezydentowi protokoły z posiedzeń komisji

sporządzone zgodnie z wzorem, na tej podstawie Prezydent dokonuje wyboru

w formie zarządzenia,

komisja może zmniejszyć wnioskowaną kwotę dotacji, wtedy oferent musi

aktualizować ofertę,

wyniki są podawane do publicznej wiadomości.

Informacje o naborze członków do komisji konkursowych znajdują się też na stronie Pozarządowy Poznań10, w tym:

Miasto Poznań tworzy bazę kandydatów gotowych oceniać projekty organizacji pozarządowych, które będą ubiegały się o dofinansowanie ze środków miejskich na dany rok,

na jej podstawie Prezydent Miasta powołuje członków komisji konkursowych reprezentujących III sektor,

10 http://www.poznan.pl/mim/ngo/komisje-konkursowe,p,16057,35093.htmlProjekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


http://www.poznan.pl/mim/ngo/komisje-konkursowe,p,16057,35093.html

wspólna opinia - urzędników i przedstawicieli organizacji staje się podstawą do decyzji Prezydenta komu i w jakiej wysokości przyznać dofinansowanie na projekty realizowane dla Poznania,

osoby, które chcą pełnić funkcję członka komisji konkursowej muszą wysłać formularz zgłoszeniowy,

do pracy w komisjach konkursowych zapraszani są specjaliści w danej tematyce konkursu,

do bazy kandydatów rekomendować daną osobę może organizacja pozarządowa. Zgłoszona osoba będzie mogła opiniować projekty organizacji, z którymi w żaden sposób nie jest związana. Ma to pozwolić na obiektywną ocenę jakości projektu i jego przydatności dla miasta.

Członkowie komisji konkursowych oceniają oferty posługując się elektronicznym systemem witkac.pl.

Celem motywowania przedstawicieli organizacji do udziału w komisjach konkursowych zawarto informacje tj.

udział w komisji pozwala przedstawicielom NGO współdecydować na jakie działania pozarządowe w Poznaniu wydatkowane są pieniądze publiczne. Jest sposobem na doskonalenie współpracy sektora samorządowego i pozarządowego oraz własnych umiejętności poprzez zapoznawanie się z ofertami składanymi przez inne organizacje pozarządowe,

każdy z członków komisji konkursowych może otrzymać referencje na zakończenie prac i wykorzystać zdobyte doświadczenie zarówno przy pisaniu projektów, jak i przy ocenie ich w innych konkursach.

Na ww. stronie dostępny jest komunikat Prezydenta Miasta Poznania o trwającym naborze kandydatów oraz sposobie dołączenia do bazy, jak również formularz zgłoszeniowy.

IV.2 Procedury ogłaszania konkursów i wyboru ofert Urząd Miasta Poznania.

W ramach ekspertyzy zweryfikowane zostały procedury ogłaszania konkursów i wyboru ofert w trzech wydziałach Urzędu Miasta Poznania. Wybrano wydziały, które rocznie ogłaszają największą liczbę otwartych konkursów ofert na wsparcie realizacji zadań tj.

Wydział Kultury, Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, Wydział Sportu.

Analizie poddanoProjekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


treść ogłoszeń konkursowych, w tym kryteria oceny,

sposób umieszczania w BIP informacji o konkursie, wynikach, karty oceny merytorycznej.

Przeprowadzone zostały wywiady z przedstawicielami organizacji pozarządowych biorącymi udział w konkursach ofert tzw. oferentów, członkami komisji konkursowych oraz przedstawicielami Urzędu Miasta Poznania organizującymi konkursy, którzy biorą udział w pracach komisji konkursowych.

IV.2.1 WYDZIAŁ KULTURY

Wprowadzenie

W Wydziale Kultury zweryfikowane zostały trzy konkursy na realizację zadań publicznych w 2019 roku tj.

72/2019 33/2019 12/2019.

Wydział Kultury umieszcza skany treści ogłoszenia o konkursie w Biuletynie Informacji Publicznej w dziale: Komunikaty o otwartych konkursach ofert na realizację zadań w obszarze "Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego”.

Elementy ogłoszenia konkursowego są analogiczne w każdym z konkursów. Zawierają wszystkie elementy wskazane w UDPPW oraz w Zarządzaniu nr 204/2019 Prezydenta Miasta Poznania tj.

I. Rodzaj zadań i wysokość środków publicznych przeznaczonych na ich realizacjęII. Zasady przyznawania dotacji

III. Termin i warunki realizacji zadaniaIV. Termin i sposób składania ofertV. Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania ich wyboru

VI. Przetwarzanie danych osobowych.

W treści ogłoszeń wskazano, że za ofertę zaopiniowaną pozytywnie uważa się ofertę, która uzyska średnią liczbę punktów powyżej 51%, wynikającą z indywidualnej Karty Oceny.

Warto przy tym zwrócić uwagę, że zasada nie jest spójna z Trybem wskazanym w Rocznym Programie Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi, gdzie za ofertę zaopiniowaną pozytywnie uważa się każdą, która uzyska średnią liczbę punktów powyżej 51 punktów. W Wydziale Kultury oferta może maksymalnie uzyskać 80 pkt. dlatego 51% stanowi 40 pkt.

Oferty opiniowane są przez komisję konkursową powołaną Zarządzeniem Prezydenta Miasta Poznania.


Kryteria oceny merytorycznej określane w ogłoszeniu konkursowym są odrębne dla każdego konkursu i dodatkowo inne dla zadania priorytetowego w ramach danego konkursu.

Kryteria oceny merytorycznej są uszczegóławiane względem specyfiki konkursu.

Konkurs nr 72/2019

Otwarty konkurs ofert Nr 72/2019 na wsparcie realizacji zadań miasta Poznania w obszarze "Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego" na rok 2019 - w zakresie zadań priorytetowych nr 1, 2, 3, 4, 5 i 6.

W treści ogłoszenia w części I. określającej rodzaj zadań i wysokość środków publicznych przeznaczonych na ich realizację zawarto dodatkowe informacje tj. Opis konkursu, gdzie opisano szczegółowo konkurs i dla każdego z zadań priorytetowych tj. 1, 2, 3, 4, 5, 6 określono odrębnie punkt pn. Rodzaj zadania, cel oraz pożądane cechy projektu.

Przykładowo dla zadania/priorytetu nr 5:

Rodzaj zadania:

Wzbogacenie życia kulturalnego Poznania poprzez działania artystyczne z uwzględnieniem międzynarodowych i ogólnopolskich przedsięwzięć interdyscyplinarnych

Cel

Organizowanie wysokiej jakości wydarzeń, w nowatorski sposób ujmujących podejmowane tematy i angażujących znaczących artystów, przy jednoczesnej dostępności dla szerokich grup odbiorców

Pożądane cechy projektu

Wysoka ranga wydarzenia, walory wizerunkowe, udział partnerów.

Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania ich wyboru.

W ogłoszeniu do konkursu nr 72/2019 wskazano 6 katalogów oceny ofert w konkursie. Dostosowane do każdego z 6 Priorytetów konkursu.

Każdy katalog zawiera 8 pytań.

Oferta może otrzymać maksymalnie 80 punktów, za każdą część równo, maksymalnie po 10 pkt. Określono kryteria tj.

1. zgodność z priorytetem i celem działania,2. jakość i atrakcyjność proponowanych działań i adekwatność projektu do

przedstawionych potrzeb adresatów zadania,


3. ranga miejsca prezentacji wydarzenia – dot. wskazanej w ogłoszeniu POŻĄDANEJ CECHY – to kryterium jest zróżnicowane w każdym z priorytetów,

4. zakładane rezultaty zadania,5. kompetencje i doświadczenia – tu w zależności od priorytetu oceniani są

artyści/animatorzy bądź tylko realizatorzy zadania,6. racjonalność i zasadność kalkulacji kosztów oraz ich zgodność z opisem zadania

i celem konkursu,7. staranność i przejrzystość przygotowania oferty,8. realność przedstawienia planowanych działań (zgodność planu i harmonogramu

z opisem).

Dodatkowo poza ww. kryteriami uwzględniania jest rzetelność, terminowość realizacji zadań przez organizację w poprzednich latach oraz doświadczenie w realizacji podobnych zadań, bez przypisywania wartości punktowej.

W ramach prowadzonej analizy konkursu nr 72/2019 zweryfikowane zostały 3 karty oceny merytorycznej tj. oferta 55/72/2019; 40/72/2019.

Udostępnione karty są wydrukami z systemu witkac.pl.

Każda oferta została oceniona przez 4 oceniających.

Karta nie zawiera uzasadnień przyznanej punktacji, a różnice w ocenach poszczególnych oceniających są niekiedy znaczące np.

Karta 140/72/2019

Realność przedstawienia planowanych działań, zgodność planu i harmonogramu z opisem działania – jeden oceniający przyznał 4 punkty drugi 9 punktów/10 możliwych.

Staranność i przejrzystość przygotowania oferty - przyznano kolejno 6 i 10 punktów/ 10 możliwych.

Karta 55/72/2019

Zgodność z priorytetem i celem zadania - 5 pkt. i 10 pkt./ 10 możliwych.

Jakość i atrakcyjność proponowanych działań - 3 i 8 pkt/10 możliwych.

WYNIKI KONKURSU nr 72/2019 przedstawione zostały w Biuletynie Informacji Publicznej pn.Komunikat: Rozstrzygnięcie otwartego konkursu ofert nr 72/2019 na wsparcie realizacji zadań publicznych Miasta Poznania w obszarze "Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego", na rok 2019 w zakresie zadań priorytetowych nr 1, 2, 3, 4, 5, 6.Załączono też dokumenty tj.:


Zarządzenie Prezydenta Miasta Poznania nr 714/2019/P z dnia 30.08.2019 wraz z uzasadnieniem. Załącznik nr 1 - Oferty, które otrzymały dofinansowanie z budżetu Miasta Poznania. Załącznik nr 2 - Oferty, które nie otrzymały dofinansowania z budżetu Miasta Poznania.Załącznik nr 3 - Oferty, które nie spełniły wymogów formalnych.

Wskazane wyżej uzasadnienie do Zarządzenia nr 714/2019/P zawiera informacje tj:

na konkurs wpłynęły 143 ofert, 141 podlegało ocenie, uzasadnienie zastosowania wyboru trybu zlecania w formie wspierania, wyboru dokonała komisja konkursowa powołana Zarządzeniem nr 595/2019/P, komisja składała się 2 przedstawicieli Urzędu oraz 2 przedstawicieli organizacji

pozarządowych, dofinansowanie otrzymało 38 ofert.

Z uzasadnienia wynika, że każdy oceniający musiał ocenić aż 141 ofert.

Konkurs 33/2019

Otwarty konkurs ofert nr 33/2019 na wsparcie realizacji zadań Miasta Poznania w obszarze "Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego" na rok 2019 - w zakresie zadań priorytetowych nr 2,3,6 i 7.

W ogłoszeniu wskazano tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania ich wyboru.

Karta oceny merytorycznej każdego z Priorytetów ma 3 części.

I. Kryteria Oceny Wartości Merytorycznej – 50 pkt., w tym:

a. 0 – 20 pkt

Dla każdego z priorytetów określono odrębne kryterium tj.:

Priorytet 2. Wartość merytoryczna i walory edukacyjne zadania.

Priorytet nr 3: Wartość merytoryczna projektu, uwzględniająca atrakcyjność tematu i sposobu jego prezentacji;

Priorytet nr 6: Wartość merytoryczna i artystyczna projektu, uwzględniająca jego rolę w świadomości społecznej, kulturowej i historycznej miasta oraz jego walory wizerunkowe.

Priorytet nr 7: Koncepcja uwzględniająca m.in. dobór twórców i nowatorskie formy przekazywania wiedzy historycznej na temat Powstania Wielkopolskiego i procesu odzyskiwania niepodległości.

b. 0 – 10 pkt.


Priorytet 2 Adekwatność projektu do potrzeb określonych grup adresatów zadania.

Priorytet nr 3: Dobór twórców ze szczególnym uwzględnieniem poznańskich środowisk artystycznych.

Priorytet nr 6: Dobór twórców gwarantujących rzetelną i atrakcyjną prezentację zagadnienia, w tym przedstawicieli poznańskiego środowiska kulturalnego.

Priorytet nr 7: Wartość merytoryczna projektu, podkreślająca unikatowość Poznania ze względu na dziedzictwo kulturowe i tożsamość mieszkańców.

c.0-10 pkt.

Priorytet 2 - Podnoszenie kompetencji kulturalnych odbiorców poprzez ich czynny udział w projekcie.

Priorytet nr 3: Znaczenie projektu dla kultury Poznania i promocji czytelnictwa;

Priorytet nr 6: Zaangażowanie lokalnych społeczności oraz odbiorców z różnych grup wiekowych i etnicznych w celu wzmocnienia dialogu międzykulturowego i międzypokoleniowego;

Priorytet nr 7: Wartość edukacyjna dla różnych grup odbiorców.

d.0-10 pkt.

Priorytet 2 i 6 - Spójność i oryginalność koncepcji zadania w wymiarze długofalowym.

Priorytet nr 6: Spójność i oryginalność koncepcji zadania w wymiarze długofalowym, podkreślająca unikatowość Poznania ze względu na dziedzictwo kulturowe i tożsamość mieszkańców;

Priorytecie nr 7: Walory wizerunkowe projektu w ujęciu ogólnopolskim i międzynarodowym.

II. Kryteria Organizacyjne – 30 pkt.

Racjonalność kalkulacji kosztów oraz ich zgodność z harmonogramem i opisem.

Możliwości organizacyjne oferenta m.in. zasoby kadrowe, rzeczowe.

III. Ocena profesjonalizmu przygotowania wniosku, w tym rzeczowości i spójności w prezentacji wszystkich jego elementów – 20 pkt.

Szczegółowość i przejrzystość części merytorycznej wniosku.

Szczegółowość i przejrzystość części finansowej wniosku.

Część II i III zawierają treści analogiczne jak w ogłoszeniu nr 72/2019. Część I. ma inne kryteria oceny.


W karcie oceny merytorycznej pojawia się w tym konkursie dodatkowe pole tj. Opinia członka komisji konkursowej z głosem doradczym.

WYNIKI konkursu umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej w analogiczny sposób jak w konkursie nr 72/2019.

W uzasadnieniu do Zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania w sprawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert nr 253/2019/P znajdujemy informacje tj.

na konkurs wpłynęło 248 ofert, 2 oferty zostały wycofane przez oferentów, 6 ofert nie spełniło wymogów formalnych, a pozostałe 240 podlegało dalszemu

rozpatrywaniu, zarządzeniem Nr 177/2019/P z dnia 26 lutego 2019 r. Prezydent Miasta Poznania

powołał Komisję Konkursową do zaopiniowania złożonych ofert, składającą się z trzech przedstawicieli Prezydenta oraz trzech przedstawicieli organizacji pozarządowych,

po zaopiniowaniu ofert przez Komisję Konkursową niniejszym zarządzeniem Prezydent Miasta Poznania dokonał wyboru 74 najkorzystniejszych aplikacji.

ANALIZIE poddano tu trzy karty oceny merytorycznej:

110/33/2019

Oferta została oceniona pozytywnie jednak oceny punktowe poszczególnych ekspertów są zróżnicowane np.

Wartość merytoryczna i walory edukacyjne zadania: 0,00 - 20 – przyznano 10 i 17 pkt.

Podnoszenie kompetencji kulturalnych odbiorców poprzez ich czynny udział w projekcie: 0,00 - 10 – 8 i 3 pkt.

Suma punktów u jednego oceniającego wyniosła (z 6 osób) 48 pkt. u innego 79 punktów.

W karcie zawarto opinię tj.:

„Projekt dobrze opracowany merytorycznie. Koszty oszacowane rynkowo. Dobrze przygotowany plan promocji wydarzenia. Na plus duże doświadczenie wnioskodawcy w organizowaniu imprez, przez co projekt ma szansę dotrzeć do planowanej szerokiej publiczności. Aktywności zaplanowane dla różnych grup wiekowych, co znacząco zwiększa jego atrakcyjność”.


Na podstawie karty trudno ocenić dlaczego PROJEKT NIE OTRZYMAŁ DOFINANSOWANIA.

125/33/2019, tu kryteria tj.

Racjonalność kalkulacji kosztów oraz ich zgodność z harmonogramem i opisem zadania – przyznano 16 i 8 pkt.

Szczegółowość i przejrzystość części finansowej wniosku. (0,00 - 10) 8 i 3 pkt.

Opinia eksperta w karcie tj.

„….. Kosztorys przygotowany jest rzetelnie, a koszt jednego z trzech dwuwątkowych wydarzeń sprowadza się do sumy niewiele przekraczającej 6 000 zł”.

Wskazana opinia nie jest adekwatna do przyznanej punktacji, gdzie jeden z oceniających za racjonalność kosztów przyznał tylko 8 pkt. na 20 możliwych.

Na podstawie karty trudno ocenić dlaczego PROJEKT NIE OTRZYMAŁ DOFINANSOWANIA.

232/33/2019 tu kryteria tj.

Podnoszenie kompetencji kulturalnych odbiorców poprzez ich czynny udział w projekcie – oceniający przyznali kolejno 3 i 8 pkt.

Racjonalność kalkulacji kosztów oraz ich zgodność z harmonogramem i opisem zadania – oceniający przyznali kolejno 16 i 5 pkt.

Opinia oceniającego w karcie tj.:

„Kosztorys został przygotowany bardzo rzetelnie, lecz paradoksalnie na tym polega problem. Trzeba bowiem przyznać albo prawie pełną dotację albo wcale”.

PROJEKT OTRZYMAŁ DOFINANSOWANIE.

Konkurs nr 12/2019

Otwarty konkurs ofert na wsparcie realizacji zadań Miasta Poznania w obszarze "Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego", na rok 2019 - w zakresie zadań priorytetowych nr 1, 4 i 5.

W ogłoszeniu konkursowym wskazano kryteria wyboru ofert, które są różne dla każdego z Priorytetów 1, 4 i 5.


Kryteria różnią się też od poprzednich konkursów Wydziału Kultury nr 72/2019 i 33/2019.

Karta oceny merytorycznej każdego z Priorytetów ma 3 obszary, analogicznie jak w konkursie nr 33/2019. Jednakże w części I. wyróżniono tylko 2 obszary.

Kryteria podzielono na:

I. Kryteria Oceny Wartości Merytorycznej – 50 pkt., a w ramach tego części tj.1. Wartość merytoryczna i artystyczna zadania. (0,00 - 20)

W pozostałych priorytetach kryterium oceny brzmi następująco:

- w priorytecie 4: Wartość merytoryczna w wymiarze międzynarodowym,

- w priorytecie 5: Wartość merytoryczna i artystyczna zadania uwzględniająca także zasięg projektu i jego walory wizerunkowe.

2. Dobór twórców gwarantujących rzetelną i atrakcyjną prezentację zagadnienia, ze szczególnym uwzględnieniem reprezentantów poznańskiego środowiska kulturalnego. (0,00 - 10).

W pozostałych priorytetach kryterium oceny brzmi następująco:

- w priorytecie 4: Dobór twórców gwarantujących rzetelną i atrakcyjną prezentację zagadnienia, w tym reprezentantów poznańskiego środowiska,

- w priorytecie 5: Dobór twórców gwarantujących rzetelną i atrakcyjną prezentację zagadnienia, ze szczególnym uwzględnieniem uznanych artystów, w tym reprezentantów poznańskiego środowiska kulturalnego.

II. Kryteria Organizacyjne – 30 pkt.

Racjonalność kalkulacji kosztów oraz ich zgodność z harmonogramem i opisem – 0-20.

Możliwości organizacyjne oferenta m.in. zasoby kadrowe, rzeczowe – 0-10.

III. Ocena profesjonalizmu przygotowania wniosku, w tym rzeczowości i spójności w prezentacji wszystkich jego elementów – 20 pkt.

Szczegółowość i przejrzystość części merytorycznej wniosku – 0-10.

Szczegółowość i przejrzystość części finansowej wniosku – 0-10.


W karcie oceny wyszczególniono dodatkowe pole tj. Opinia członka komisji konkursowej z głosem doradczym.

WYNIKI umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej.

W uzasadnieniu do Zarządzenia Prezydenta Miasta o rozstrzygnięciu konkursu czytamy, że:

na konkurs wpłynęły 262 oferty, z czego 250 podlegało ocenie, 6 osobowa komisja dokonała wyboru 108 ofert, każda oferta została oceniona przez każdego oceniającego.

Karty oceny merytorycznej poddane analizie pod kątem zróżnicowania punktacji:

151/12/2019, tu w kryterium tj.

Dobór twórców gwarantujących rzetelną i atrakcyjną prezentację zagadnienia – przyznano bardzo zróżnicowane oceny – jeden oceniający przyznał 3 punkty, drugi 7, trzeci 9/10 możliwych.

Przy jednoczesnej opinii eksperta w karcie tj:

„Jedyne czego we wniosku zabrakło to dookreślenia jakich twórców planują zaprosić kuratorzy (lub czy jest może jakiś wspólny mianownik tematyczny lub technologiczny, który spajałby tegoroczną edycję”.

PROJEKT OTRZYMAŁ DOFINANSOWANIE.

179/12/2019, w kryterium tj.

Wpływ zadania na integrację społeczności lokalnych w okresie realizacji projektu – przyznane punkty to m.in. 0, 3 i 7 pkt.

W opinii zawartej w karcie oceny czytamy:

„Współpraca międzynarodowa i realizacja działań wskazanych w ofercie miejscach przez osoby związane z Poznaniem jest projektem bardzo interesującym i potrzebnym”.

Brak uzasadnienia przyznania przez 0 punktów.

PROJEKT NIE OTRZYMAŁ DOFINANSOWANIA.

IV.2.2 WYDZIAŁ ZDROWIA I SPRAW SPOŁECZNYCH


Wprowadzenie

W Wydziale Zdrowia i Spraw Społecznych zweryfikowane zostały dwa konkursy na realizację zadań publicznych w 2019 roku tj.

17/2019 9/2019

Komunikat o ogłoszeniach konkursowych umieszczany jest w Biuletynie Informacji Publicznej.

Ogłoszenie konkursowe zawiera 6 części analogicznych jak w Wydziale Kultury. Zamieszczony został dodatkowy punkt dotyczący możliwości odwołania konkursu. W sumie wyszczególniono 7 części ogłoszenia.

Analogicznie jak w Wydziale Kultury za ofertę zaopiniowaną pozytywnie uważa się ofertę, która uzyska średnią liczbę punktów powyżej 51%, wynikającą z indywidualnej Karty Oceny.

Oferta może otrzymać 100 pkt.

Oferty opiniowane są przez komisję konkursową powołaną Zarządzeniem Prezydenta Miasta Poznania.

Konkurs nr 17/2019

Otwarty konkurs ofert na wspieranie realizacji zadań Miasta Poznania w obszarze działalności na rzecz osób niepełnosprawnych w roku 2019.

W ogłoszeniu konkursowym wskazano kryteria wyboru obejmujące 5 części. Kryteria oceny różnią się od kryteriów w Wydziale Kultury. Zawierają podobne elementy odnoszące się do kryteriów UDPPW, jednakże treść, rozszerzenia są inne.

Każda oferta może otrzymać 100 pkt.

W ofercie oceniane są:

I. Ocena możliwości realizacji zadania publicznego – 23 pkt. doświadczenie oferenta w realizacji zadań na rzecz os. z niepełnosprawnością – 10, liczebność (w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania) i charakterystyka grupy

odbiorców (jakość, szczegółowość opisu grupy docelowej) sposób rekrutacji – 5, zasoby lokalowe i rzeczowe niezbędne do prawidłowego wdrożenia zadań – 8. II. Ocena kalkulacji kosztów – 10 pkt. zgodność budżetu z planowanymi zadaniami, zasadność, realność kosztów (czy nie są

zawyżone).III. Ocena Jakości wykonania zadania publicznego i kwalifikacji osób – 53.

analiza i stopień identyfikacji problemu – 5,


osiągalność i realność celów oraz dostosowanie zakresu i rodzaju działań do celów – 8,

przydatność i adekwatność działań oraz dostosowanie form i metod do potrzeb adresatów, spójność działań – 20,

dostosowanie terminów do planowanych działań – zgodność i spójność z harmonogramem – 5,

adekwatność planowanych rezultatów do planowanych działań i sposób ich mierzenia – 5,

kwalifikacje kadry, w tym wolontariuszy – 10. IV. Ocena wkładu własnego organizacji w realizację zadania publicznego – 10.

Wkład finansowy

0-5% - 0; 5-10% - 2; 10-15% - 3; >15% - 5

Wkład osobowy

0 – 0; 0-5% - 1; 5-10% - 2; 10-15% - 3; >15% - 5

V. Analiza i ocena realizacji zleconych zadań publicznych w latach ubiegłych z uwzględnieniem rzetelności i terminowości oraz sposobu rozliczenia otrzymanych środków.

Ocena negatywna – 0.

Ocena neutralna – dla nowych organizacji, które nie otrzymały dofinansowania – 2.

Ocena pozytywna 4.

BRAK pola UZSADNIENIE/OPINIA eksperta, które znajdowało się w kartach oceny merytorycznej w konkursach Wydziału Kultury.

Prowadzona jest ocena punktowa współpracy w poprzednich latach.

W Wydziale Kultury współpraca w poprzednich latach nie jest oceniana punktowo.

W karcie występuje duże stopniowanie punktów, poszczególne pola zawierają dużo elementów do oceny.

Wyniki umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej.

W uzasadnieniu do Zarządzenia nr 1002/2018/P Prezydenta Miasta Poznania z dnia 28.12.2018 r. zawarto informacje tj.:

na konkurs wpłynęło 57 ofert, 52 poddano ocenie, oceny dokonała 5 osobowa Komisja, 3 przedstawicieli Urzędu, dwoje z organizacji.


Karty oceny merytorycznej PODDANE ANALIZIE pod kątem zróżnicowania w ocenie:

44/17/2019

Kryterium: Analiza i ocena realizacji zleconych zadań publicznych w latach ubiegłych z uwzględnieniem rzetelności i terminowości oraz sposobu rozliczenia otrzymanych środków

Jeden oceniający przyznał 2 pkt. pozostali - 4. Ważne, że przy tym kryterium możliwa jest wyłącznie ta sama odpowiedź.

31/17/2019

Przydatność i adekwatność działań oraz dostosowanie form i metod do potrzeb adresatów, spójność działań – przyznano 10, 12 i 15 pkt. na możliwych 20.

Oferent nie otrzymuje uzasadnienia dotyczącej tak niskiej oceny zaplanowanych działań.

Konkurs nr 9/2019

Otwarty konkurs ofert na wspieranie realizacji zadań Miasta Poznania w obszarze przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym w 2019 roku.

Treść ogłoszenia zawiera analogicznie 6 części.

Za ofertę zaopiniowaną pozytywnie uważa się ofertę która uzyska średnią liczbę punktów powyżej 51%, wynikającą z indywidualnej Karty Oceny.

Oferty opiniowane są przez komisję powołaną Zarządzeniem Prezydenta Miasta Poznania.

Kryteria wyboru w ogłoszeniu konkursowym podzielono na 5 obszarów. Za poszczególne części przypisano inną wartość punktową.

Kryteria oceny tj:

I. Ocena możliwości realizacji zadania publicznego – 29 pkt. doświadczenie oferenta w obszarze przeciwdziałania patologiom – 7, liczebność (w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania) i charakterystyka grupy

odbiorców (jakość, szczegółowość opisu grupy docelowej) sposób rekrutacji – 7, zasoby lokalowe i rzeczowe niezbędne do prawidłowego wdrożenia zadań – 5,

kwalifikacje kadry, w tym wolontariuszy – 10 - w poprzednim konkursie to kryterium było w części jakość.


II.Ocena Jakości wykonania zadania publicznego i kwalifikacji

osób – 47 pkt. analiza i stopień identyfikacji problemu – 10, osiągalność i realność celów – 7, przydatność i adekwatność działań oraz dostosowanie form i metod do potrzeb

adresatów, spójność działań – 15, dostosowanie zakresu i rodzaju działań do celów – 7, dostosowanie terminów do planowanych działań, zgodność i spójność działań z

harmonogramem – 8, III. Kalkulacja kosztów – 10 pkt.

Zgodność budżetu z planowanymi zadaniami, zasadność, realność kosztów (czy nie są zawyżone).

IV. Ocena wkładu własnego organizacji w realizację zadania publicznego – 10 pkt.

Wkład finansowy

0-5% - 0; 5-10% - 2; 10-15% - 3; >15% - 5

Wkład osobowy

0 – 0; 0-5% - 1; 5-10% - 2; 10-15% - 3; >15% - 5

V. Analiza i ocena realizacji zleconych zadań publicznych w latach ubiegłych z uwzględnieniem rzetelności i terminowości oraz sposobu rozliczenia otrzymanych środków.

Ocena negatywna - 0

Ocena neutralna – dla nowych organizacji, które nie otrzymały dofinansowania - 2

Ocena pozytywna 4

WYNIKI zamieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej pn. Rozstrzygnięcie otwartego konkursu na podstawie Zarządzenia nr 976/2018/P Prezydenta Miasta Poznania z dnia 21 grudnia 2018 roku.

W uzasadnieniu do zarządzenia zawarto informacje tj.:

w odpowiedzi na ogłoszony konkurs wpłynęło 37 ofert, dofinansowano 30 ofert, powołano 7 osobową komisję, 5 z urzędu miasta, 2 z ngo i jedna osoba z głosem

doradczym, każdą ofertę oceniały 4 osoby.

Z udostępnionej karty nr ZSS-XVI.524.43.26.2018 wynika, że tę ofertę oceniły 3 osoby.

KARTY OCENY MERYTORYCZNEJ poddane analizie pod kątem zróżnicowania w ocenie:


ZSS-XVI.524.43.20.2018 – oceniana przez 4 osoby, tu kryteria tj.

Doświadczenie oferenta - jeden oceniający przyznał 6pkt, drugi 3 pkt.

Brak uzasadnienia ocen.

ZSS-XVI.524.43.26.2018

Oferta bardzo nisko oceniona, ogólna punktacja na poziomie 0, 1, 2 pkt.

W karcie brak jest uzasadnienia tak niskiej oceny.

Oferta została oceniona przez 3 osoby.

IV.2.3 WYDZIAŁ SPORTU

W ramach analizy otwartych konkursów w Wydziale Sportu analizie poddany został 1 konkurs tj. 19/2019.

Numer konkursu: 19/2019

Zajęcia sportowe dla osób z niepełnosprawnością.

Ogłoszenie ma 8 części:

I. Cel konkursuII. Rodzaj zadania publicznego i wysokość środków przeznaczonych na ich

realizację Dodatkowe informacje dotyczące zadań

III. Warunki i zasady przyznawania dotacjiIV. Tryb i kryteria stosowane przy wyborze oraz termin dokonania ich wyboru V. Termin i warunki realizowania zadaniaVI. Termin składania ofertVII. Informacje dodatkoweVIII. Przetwarzanie danych osobowych.

W części VI. opisano tryb i kryteria stosowane przy wyborze oraz termin dokonania ich wyboru.

Analogicznie jak w innych wydziałach za ofertę pozytywnie zaopiniowaną uważa się każdą, która uzyska średnią liczbę punktów powyżej 51% wynikającą z indywidualnej karty oceny.

Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.


Dodatkowo zawarto informację, że przyznanie przez komisję 0 punktów w jednym z kryteriów jest równoznaczne z nieotrzymaniem dotacji.

W ogłoszeniu wskazano 7 zadań priorytetowych.

5 obszarów kryteriów oceny, analogiczne do każdego z zadań tj.

I. Merytoryczna wartość projektu, w tym liczba beneficjentów, promocja zadania – 0 -50,

II. Przedstawiona kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania (zasadność i realność kosztów, odzwierciedlenie działań merytorycznych w kosztach i ich relacje do kosztów administracyjnych) – 0-30 ,

III. Doświadczenie w realizacji podobnych zadań w poprzednich okresach, w tym poziom realizacji zadań zleconych w poprzednich latach – 0-5,

IV. Rzetelność i terminowość rozliczania otrzymanych środków -0-5, V. Udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na

realizację zadania publicznego oraz wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków – 0-10.

Analizie poddano karty oceny merytorycznej:

9/[19]/[2019] - Organizacja imprez sportowych o zasięgu międzynarodowym

Udostępniony Wzór karty zawiera inne kryteria aniżeli wskazane w ogłoszeniu konkursowym:

I. Merytoryczna wartość projektu możliwość realizacji zadania publicznego (0,00 - 10), jakość wykonania zadania (0,00 - 10), zakres zadania (0,00 - 5), kwalifikacje osób, przy udziale których zadanie będzie realizowane (0,00 - 5), liczba beneficjentów (0,00 - 10), promocja zadania (0,00 - 10),

II. Kalkulacja kosztów przedstawiona kalkulacja kosztów realizacji zadania publicznego w odniesieniu do

zakresu rzeczowego zadania, w tym zasadność i realność kosztów (0,00 - 25) Przeznaczenie min. 30% dotacji na promocję zadania - jeśli nie zachowano minimum, oferent otrzymuje 0 punktów w "kalkulacji kosztów",

odzwierciedlenie działań merytorycznych w kosztach i ich relacje do kosztów administracyjnych (0,00 - 5).

III. Rzetelność i terminowość rzetelność i terminowość rozliczania otrzymanych środków (0,00 - 5).


IV. Doświadczenie

Doświadczenie oferenta w realizacji zadań w danym obszarze, poziom realizacji zleconych zadań w latach poprzednich (0,00 - 5).

V. Udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego oraz wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków (0,00 - 10).

W karcie brak jest uzasadnienia przyznanych punktów.

Oferent wnioskował o 13 300,00, otrzymał 10 000,00.

Tylko 1 oceniający.

2/[19/]/[2019]

Jeden oceniający, brak uzasadnienia przyznanej oceny.

16/[19]/[2019]

Oferta otrzymała ocenę negatywną, w karcie przyznano 0 pkt.

Bez wskazania uzasadnienia w karcie.

W zestawieniu pn. Lista nieprzyznanych dotacji przy tej ofercie zawarto komunikat – „Oferta nie spełniła warunków określonych w komunikacie konkursowym”.

Z informacji zawartych w karcie oceny merytorycznej nie wynika dlaczego oferta nie otrzymała dofinansowania.

WYNIKI umieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej pn. Zarządzenie nr 35/2019/P Prezydenta Miasta Poznania w sprawie rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert nr 28/2019 na realizację zadań publicznych w roku 2019. Wskazano załączniki tj.

Zarządzenie Prezydenta Miasta Poznania, Załącznik nr 1 - zestawienie przyznanych dotacji , Załącznik nr 2 - zestawienie nieprzyznanych dotacji , Załącznik nr 3 - oferty odrzucone formalnie .


http://bip.poznan.pl/public/bip/attachments.att?co=show&instance=1056&parent=128252&lang=pl&id=283821




Zamieszczone w BIP zestawienie przyznanych dotacji nie zawiera informacji o przyznanej punktacji.

Zestawienie nieprzyznanych dotacji – zawiera pole uwagi tj.

oferta nie spełniła warunków określonych lub w konkursie nr 28/2019 nie przyznano dotacji z powodu niewystarczających środków

finansowych.

W Zarządzeniu Prezydenta brak jest informacji o komisji, które zamieszczono w zarządzeniach w Wydziale Kultury, w Wydziale Zdrowia i Spaw Społecznych. Ogłoszenie konkursowe mówi o komisji oceny.

IV.3 PODSUMOWANIE WYWIADÓW

W ramach ekspertyzy przeprowadzono w sumie 16 wywiadów.

OFERENCI

W badaniu udział wzięło 10 oferentów, przedstawicieli organizacji pozarządowych, wybranych na podstawie analizy list ofert, którym udzielono/nie udzielono dofinansowania w otwartych konkursach ofert.

Organizacje pozarządowe bardzo chwalą sobie współpracę z pracownikami Urzędu Miasta. Uczestniczą w spotkaniach organizowanych w czasie ogłoszonych konkursów. Wskazują, że bardzo dobrze współpracuje im się z urzędnikami na etapie realizacji oferty.

Regulaminy ogłaszanych konkursów są dla nich zrozumiałe.

Rozmówcy wskazują, że oferenci znają procedurę aplikowania, składania ofert, z kolei procedura oceny ofert nie jest im znana, wiedzą na ten temat niewiele, mają też wątpliwości, czują się niedoinformowani.

Uczestnicy wywiadów wskazywali kwestie takie jak:

obawa do kompetencji członków komisji konkursowych: „Co prawda komisja złożona jest z osób, które mają kwalifikacje, ale nie wiadomo, kto jak ocenia. Czy oceniający jest fachowcem z danej branży - np. oferta nowoczesna, adresowana do młodych ludzi, czy osoba z komisji wie „o co chodzi”, czy jest wystarczająco młoda, żeby rozumieć ofertę, czy oferta z zakresu profilaktyki, którą oceniają osoby bez nawet min. doświadczenia w tej dziedzinie. Wątpliwe jest, że taka osoba próbuje zrozumieć założone cele, rezultaty oferty”.

brakuje oceniających specjalistów: „Jest przykładowo czterech oceniających specjalistów, a wniosków bardzo dużo, trudno by każdy zweryfikował szczegółowo każdą ofertę”.

nie znają składów komisji konkursowych w danym konkursie:Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


„Nazwiska członków komisji oceny powinny być podane przy danej ocenie, powinna być jawność ludzi, żeby móc każdego zapytać, dlaczego tak a nie inaczej ocenił ofertę w kontekście innych ofert”. Z rozmów wynika, że oferenci nie znają trybu działania, powoływania składu komisji do danego konkursu. Informacja o składzie komisji nie dociera do nich, stąd pojawiają się głosy, że warto żeby nazwiska oceniających były podane do publicznej wiadomości (nawet niekoniecznie z informacją kto oceniał ofertę, ale chociażby skład komisji)11.

nie wiedzą jak mogą uzyskać informację o uzyskanej punktacji. „Nie raz prosiliśmy wydział o karty oceny, ale nie wiemy w sumie dlaczego ich nie otrzymaliśmy, nie dopytywaliśmy już potem”.

nie znają uzasadnienia przyznanej oceny:„Karty oceny powinny być zamieszczane w witkacu razem z informacją o rozstrzygnięciu konkursu”.

Z rozmów wynika, że oferenci albo nie pytali, albo karty oceny nie dawały im informacji w tym zakresie. Oferenci są przekonani o wysokiej jakości złożonej oferty:„Nie rozumiem, że w innych miastach podobne oferty otrzymują dofinansowanie, a w Poznaniu nie”.

Oferenci, którzy uzyskali dostęp do karty wskazują, że:

„Karta oceny merytorycznej oferty niewiele mówi. Przykładowo zdarza się rozbieżność w punktacji od 2 punktów od jednego oceniającego do 9 od innego. Niestety nie jest to wyjaśnione”.

„Karta oceny nie jest czytelna i nie jest merytoryczna. Decyzje komisji powinny być uzasadnione. W karcie oceny powinien być wnikliwy komentarz. Nie wystarczy informacja: nie spełniono kryterium – konieczny jest komentarz, w jakim stopniu, dlaczego itp. Jeżeli mamy składać lepsze oferty, poprawiać je za rok to nie wystarczy ocena punktowa. Obecnie to nie wynika z karty oceny. Nie ma informacji jak w przyszłości przygotować ofertę, żeby znalazła się w rankingu wyżej”.

„Karta oceny wniosku powinna być bardziej opisowa niż techniczna. Poszczególne oceny powinny być konkretne - merytoryczne. Ocena powinna odnosić się do bardziej do idei niż do kwestii technicznych np. na ile działanie wpisuje się w cel niż czy cel został właściwie opisany”.

jasności co do przyznanej punktacji nie dają też odpowiedzi urzędników:

„Przykładowo na pytanie „dlaczego oferta nie otrzymała dofinansowania?” jest odpowiedź – „że była dobra, ale zabrakło funduszy, bo wpłynęło więcej wniosków”.

11 Skład komisji jest określony w Zarządzeniu Prezydenta o powołaniu komisji.Projekt finansowany ze środków otrzymanych z NIW-CRSO w ramach Programu Rozwoju Organizacji


Powyższe niejasności przekładają się na opinie typu „Niektóre wnioski przechodzą ze względu na uprzywilejowaną pozycję organizacji wnioskującej - duża organizacja, z dobrymi relacjami w wydziale”.

EKSPERCI – CZŁONKOWIE KOMISJI KONKURSOWYCH

Przedstawiciele organizacji pozarządowych biorący udział w komisjach konkursowych, wskazywali, że:

zbyt duża ilość ofert przypada na jednego oceniającego np. 40-50, które trzeba ocenić w 2-3 dni: „Link do dokumentacji przychodzi w poniedziałek, jest do przeczytania i oceny 40-50 ofert a spotkanie komisji już w środę”.Praca w charakterze członka komisji ma wolontaryjny charakter, oferty oceniane są w tzw. wolnym czasie. Sczytanie, szczegółowa analiza i ocena tak dużej liczby w tak krótkim czasie nie może być realna. Powołani członkowie komisji wskazywali, że czasem musieli zrezygnować z udziału w komisji konkursowej ze względu na konieczność oceny sporej ilości ofert w krótkim czasie.

konieczność zmodyfikowania formuły pracy komisji konkursowej:„Jeśli jest to spotkanie w małym gronie i jest dyskusja to w porządku, ale kiedy ludzi jest dużo, czasu mało, ofert min. 30 to dyskusja jest tak szybka, że nie ma szansy, żeby pochylić się nad każdą ofertą”.Sam przebieg prac komisji oceniany jest jako sprawny i dobrze przygotowany przez urzędników.

wątpliwości budzi system punktowania. Oceniający nie wiedzą, dlaczego niektóre pozycje są tak ważne dla Urzędu Miasta, dlaczego podlegają ocenie, np. ocena wkładu własnego: „Czasem właśnie te punkty decydują, o tym czy dana oferta uzyskuje dofinansowanie”. „Czasem mam wątpliwości co do kryteriów ocen, ale nie dopytuję Urzędników, bo oceniam popołudniami w systemie witkac, a po 15.00 nie ma szans na informacje w urzędzie”.„Może możliwe byłoby proszenie - w trakcie oceny merytorycznej - o dodatkowe wyjaśnienia ze strony organizacji pozarządowej”.

bardzo dobrze ocenia się przy pomocy systemu witkac.pl, sztywna punktacja uniemożliwia indywidualną ocenę oferty, bardzo rzadko dopisują swoje komentarze, pomimo, że system witkac.pl daje taką

możliwość,

zdarzało się, że proponowano udział w ocenie ofert w konkursach, które nie leżały w ich kompetencjach,


w zależności od wydziału, oceniający wskazywali, że nie byli szkoleni w zakresie tego, w jaki sposób mają oceniać oferty. Oceniający po prostu otrzymują link do dokumentacji i oferty do oceny. Dopiero w trakcie spotkania komisji wywiązuje się dyskusja na temat ofert, a rozbieżności są uspójniane. Rekomenduje się szkolenie dla oceniających z obsługi systemu witkac.pl. W Wydziale Kultury przed rozpoczęciem oceny ofert na spotkaniu ekspertów, oceniających z kierownictwem i zespołem wydziału omawiane są szczegółowo wszystkie kryteria ocen oraz wszelkie kwestie budzące wątpliwości. Ponadto wydaje się, że:

usprawnieniem pracy komisji konkursowych byłoby wprowadzenie limitów objętości tekstów w częściach opisowych ofert. Bardzo często teksty są zbyt długie, ogólne i nie wnoszą nic do opisu przedstawionego projektu,

możliwość szkolenia dla oceniających stanowiłoby doskonały sposób do weryfikacji oraz podniesienia swoich kompetencji w tym zakresie,

oceniający spoza urzędu nie powinni oceniać kryterium o dotychczasowej współpracy z urzędem, bo jej nie znają, to kryterium w rzeczywistości oceniane jest dopiero podczas obrad komisji. Powinno przejść to do oceny ze strony wydziału.

URZĄD MIASTA

Przeprowadzano rozmowy z pracownikami Urzędu Miasta, zaangażowanymi w procedury oceny i wyboru najkorzystniejszych ofert do dofinansowania. Wskazano, że:

Obrady komisji mają formę otwartej dyskusji. Omawiane są wszystkie wnioski również te, które nie uzyskały wymaganego minimum punktowego.

Wiele organizacji pozarządowych startuje w konkursach ofert, w których przedstawiciele mogliby oceniać, dlatego nie mogą oceniać w danym konkursie, co znacząco ogranicza liczbę kandydatów na członków komisji.

Oceniających oferty jest za mało niż za dużo (zależy od wydziału). Członkowie komisji w większości wydziałów oceniają w charakterze wolontariusza.

Tylko Wydział Kultury zdecydował się na odpłatność. Pozostałe wydziały uznały, że mają na to zbyt ograniczoną pulę środków. Należy wziąć pod uwagę, że środki na wynagrodzenia dla oceniających pomniejszają pulę środków przeznaczonych na dany konkurs.

Oceniający nie są szkoleni. Otrzymują regulamin i wybrane oferty do oceny. Zdarza się, że oceniający dzwonią i pytają, bo mają wątpliwości. Ostatecznie często rozstrzyga się dana ocena na spotkaniu komisji konkursowej. Podczas spotkania członkowie dyskutują i wtedy możliwa zmiana decyzji i oceny.

Kandydaci na oceniających zgłaszając się do komisji wypełniają kwestionariusz, w którym opisują swoje kompetencje. Dalej zapraszani są do pracy ci, którzy zdaniem urzędników mają najwyższe kompetencje do oceny w konkursie.

Często z uwagi na harmonogram konkursu, realizacji zadania oceny muszą być dokonywane w pośpiechu np. w grudniu, „w trudnym miesiącu”. Dlatego w kartach


oceny są tylko punkty, bo brakuje czasu na komentarz „a komisje spotykają się przykładowo w wigilię”.

ORGANIZACJE POZARZĄDOWE BIORĄCE UDZIAŁ W KONSULTACJACH PROGRAMU WSPÓŁPRACY

W dniach: 13 czerwca, 11 lipca i 18 lipca 2019 roku w Poznaniu odbyły się warsztaty na temat form współpracy Miasta Poznania z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, jako podstawy wypracowania Rocznego Programu Współpracy Miasta Poznania z Organizacjami Pozarządowymi na 2020 rok.

W warsztatach wzięło udział 48 osób z 36 organizacji.

Spotkanie obejmowało m.in. warsztat w formie word cafe, poświęcony analizie dotychczas stosowanych form współpracy Miasta Poznania z organizacjami pozarządowymi oraz dyskusję na temat rekomendacji do Programu Współpracy na 2020 rok.

Wśród kluczowych kierunków rozwoju współpracy Miasta Poznania z organizacjami pozarządowymi wskazano m.in:

1. usprawnienie komunikacji, w szczególności z uwzględnieniem dostępności wszystkich ważnych informacji w jednym miejscu, dotyczących wszystkich jednostek miejskich w zakresie ich współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz dostępne w Internecie,

2. ujednolicenie zasad współpracy, oceny ofert przez poszczególne wydziały merytoryczne organizujące konkursy ofert na realizację zadań.

W Płaszczyźnie I. analizującej współpracę jednostek samorządu terytorialnego i organizacji pozarządowych w zakresie tworzenia polityk publicznych wskazano m.in. na konieczność:

zapewnienia dostępu w jednym miejscu na stronie www do wszystkich informacji przydatnych dla działaczy społecznych w Poznaniu, ewentualnie stworzenie wyodrębnionej strony www dla organizacji pozarządowych wzorem www.warszawa.ngo.pl,

ujednolicenia systemu informacji na temat szkoleń, konsultacji, ogłaszanych konkursów przez różne jednostki miasta,

udostępnienia informacji o poszczególnych formach współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi, w formie etapów/kroków, np. program współpracy, konsultacje prawa lokalnego,

stworzenia jednego miejsca na otwarte konkursy ofert i wyniki konkursów wszystkich jednostek miejskich na stronie www.


http://www.warszawa.ngo.pl/

W ramach Płaszczyzny II analizującej współpracę jednostek samorządu terytorialnego z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań publicznych wskazano m.in. konieczność:

tworzenia harmonogramu planowanych do ogłoszenia konkursów dla wszystkich jednostek miejskich w jednym miejscu wraz z informacją na temat planowanych kwot dofinansowania,

opracowania i upublicznienia wykazu najczęściej popełnianych błędów w ofertach składanych do wszystkich jednostek Urzędu Miasta Poznania w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

zwiększenia elastyczności założeń konkursów o dofinansowania zadań ze środków Miasta Poznania,

ujednolicenie zasad współpracy z organizacjami pozarządowymi we wszystkich jednostkach miejskich,

rozwoju zlecania usług organizacjom pozarządowym, w tym:o stosowanie kryteriów merytorycznych wyboru ofert, nie tylko ceny,o zapewnienie szerokiego dostępu do informacji o postępowaniach,

ulepszenie systemu oceny ofert, w tym: o zapewnienie wdrożenia systemu wynagrodzeń dla członków komisji

konkursowych we wszystkich jednostkach miejskich,o opracowanie wymogów dotyczących informacji zwrotnej od oceniających dla

aplikujących i zapewnienie stosowania tych wymogów, o zapewnienie dostępu do karty oceny merytorycznej w systemie witkac.pl, o wprowadzenie anonimowości danych aplikującej organizacji w procedurze

oceny ofert.

W ramach Płaszczyzny III. Infrastruktura współpracy, tworzenie warunków do społecznej aktywności, wskazano na konieczność:

wspierania warunków zapewniających większe zaangażowanie osób reprezentujących organizacje pozarządowe we współpracę z miastem, np. dodatkowe punkty za aktywność na rzecz współtworzenia polityk, pracy w Komisji Dialogu Obywatelskiego i PRDPP, przy ocenie projektów, współorganizacji Dnia Organizacji Pozarządowych.

stworzenia systemu rekomendacji dla organizacji pozarządowych za dobrą współpracę z jednostkami miasta, rekomendacje mogłyby być wykorzystywane na potrzeby najmu lokali, zewnętrznych konkursów o dofinansowanie projektów. poręczeń itd.

Dodatkowo na początku warsztatów osoby uczestniczące w spotkaniach zostały poproszone o wypisanie silnych i słabych stron wynikających ze współpracy reprezentowanych przez nie organizacji. Wśród słabych stron wskazano m.in.

dostępność i przejrzystość informacji na www (z ramienia miasta), brak jednolitej strony, gdzie są opisane krok po kroku jednostki, które wspomagają

organizację pozarządowe, utrudniony dostęp do kart oceny merytorycznej.


III.3.4 OGÓLNE WNIOSKI Z ANALIZY

W wyniku przeprowadzonej analizy zidentyfikowano obszary w ramach których rekomendowane jest wdrożenie usprawnień.

1. Informowanie oferentów

a. Sposób umieszczania w BIP informacji o konkursach ofert, wynikach

BIP to jedyne źródło informacji o otwartych konkursach ofert, wynikach konkursu, powołaniu komisji konkursowej.

Oferenci mają trudność z wyszukiwaniem w BIP wszystkich informacji m.in.

nazwy plików, komunikatów dotyczące otwartych konkursów ofert są różne na poziomie wydziałów, konkursów, np. lista z ofertami, którym przyznano dofinansowanie umieszczana jest jako załącznik nr 1 do zarządzenia nr …./ lista ofert dofinansowanych,

plik pn. Zarządzenie Prezydenta Miasta o rozstrzygnięciu/powołaniu komisji jest jednym plikiem wraz z uzasadnieniem lub też każdy komunikat i uzasadnienie to osobne pliki, różnie nazywane w każdym z wydziałów,

listy z wynikami mają różne wzory/zawierają inne informacje, nazwy plików w BIP zawierające informacje o danym konkursie nie zawsze zawierają

numer konkursu, którego dotyczą.

2. Skonsolidowanie zapisów w zakresie trybu opiniowania ofert i prac komisji konkursowej:

Całość procedury oceny, opiniowania ofert opisana jest w wielu dokumentach, dlatego celem uzyskania informacji dotyczących:

a. naboru ofert do dofinansowania, oferent musi zweryfikować informacje zawarte w:

w Rocznym Programie Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi – na stronie Pozarządowy Poznań,

w Zarządzeniu nr 204/2019 Prezydenta Miasta Poznania w sprawie procedowania przy zlecaniu zadań publicznych, w BIP, Komunikat z marca 2019 roku,

ogłoszeniu konkursowym - BIP lista komunikatów wg daty ogłoszenia konkursu,

b. wyników konkursu, Oferent musi zweryfikować informacje zawarte w:

zarządzeniu Prezydenta Miasta o rozstrzygnięciu konkursu nr …,


uzasadnieniu do ww. do zarządzenia - treści uzasadnień poszczególnych wydziałów są

zróżnicowane. Brak informacji dla oferenta uzasadniających ocenę oferty,

załącznikach do zarządzenia z listą ofert zaopiniowanych pozytywnie, negatywnie. Wzory są różne w zależności od wydziału np. o Wydział Kultury oraz Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych zamieszczają

zestawienie dotacji zgodnie z przyznaną punktacją, umieszczane są listy ofert ocenionych pozytywnie dofinansowanych, ocenionych pozytywnie, ale niedofinansowanych z uwagi na ograniczoną pulę środków finansowych.

o Wydział Sportu umieszcza zestawienie przyznanych i nieprzyznanych dotacji, zestawienie w formacie excel, nie zawiera przyznanej punktacji, z kolei zestawienie nieprzyznanych dotacji zawiera dodatkowe pole uwagi, gdzie wskazywana jest podstawa nieprzyznanej dotacji.

c. składu komisji konkursowych, Oferent musi zweryfikować informacje zawarte w:

Rocznym Programie Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi, Zarządzeniu Prezydenta Miasta o powołaniu Komisji, uzasadnieniu do ww. zarządzenia o wyborze komisji, gdzie wskazane są składy

osobowe, wraz z uzasadnieniem,

Treści ww. uzasadnienia do zarządzenia są zróżnicowane np.

o Wydział Kultury bardzo szczegółowo rozpisuje proces oceny, liczbę ofert ocenianych itp.

o Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych informacje są mniej precyzyjne, brak np. informacji o liczbie ocenianych ofert,

o Wydział Sportu w uzasadnieniu brak nawet informacji o składzie komisji, ocenianych ofertach.

Ponadto:

zasady ustalania składów komisji konkursowych nie są dookreślone, na 1 oceniającego przypada bardzo duża liczba ofert, np. 143 ofert do oceny, z uzasadnień do zarządzenia o wyborze ofert, wynika, że składy komisji są

zróżnicowane liczbowo. Od 1-6 osobowych np. o w Wydziale Sportu w jednym z konkursów oceniała 1 osoba, o w Wydziale Zdrowia i Spraw Społecznych – 6 osób ocenia jedną ofertę.


3.Prac komisji konkursowych i kryteriów oceny ofert.

Kryteria oceny merytorycznej są różne w każdym z trzech analizowanych w ekspertyzie wydziałów, np.

występują zróżnicowania w konkursach w ramach jednego wydziału, Wydział Kultury w ramach jednego konkursu ustala różne kryteria do każdego z zadań

priorytetowych tj. 1, 2, 3, 4, 5, 6, w tym konkursie wyszczególniono aż 6 katalogów kryteriów merytorycznych,

Wydział Sportu na kilka zadań priorytetowych w ramach jednego konkursu ma jeden katalog kryteriów wyboru,

brak jest uzasadnień oceny poszczególnych członków komisji konkursowych. w Wydziale Kultury w dwóch konkursach zawarto w karcie oceny pole opinia

eksperta, ale jest to tylko jedna opinia i często nieadekwatna do ocen punktowych, nie uzasadnia przyznanej punktacji przez członków komisji,

zróżnicowana jest też maksymalna liczba punktów do uzyskania, od 80 w Wydziale Kultury, do 100 w Wydziale Zdrowia i Spraw Społecznych, w Wydziale Sportu.

PODSUMOWANIE

Duża ilość dokumentów, informacji dotyczących procedury oceny w wybranym otwartym konkursie ofert, zamieszczanie poszczególnych komunikatów, w tym zarządzeń, uzasadnień dotyczących danego konkursu ofert wyłącznie w BIP, brak w kartach oceny merytorycznej uzasadnień przyznanych ocen wpływa na to, że procedura/etapy oceny ofert w Urzędzie Miasta Poznań nie są znane oferentom. Oferenci:

nie znają składów komisji konkursowych, nie wiedzą:

- jak dobierany jest skład komisji konkursowych, kiedy powoływani są eksperci opiniujący,- jak ich oferty są oceniane, - jak mogą uzyskać dostęp do swojej karty oceny merytorycznej, - co należy w ofercie poprawić, udoskonalić, aby w kolejnym konkursie została lepiej oceniona,- o informacjach zawartych w protokole z posiedzenia komisji konkursowej i możliwości udostępniania protokołu na wniosek organizacji,

nie znają uzasadnienia ocen przyznanej punktacji, wyboru bądź odrzucenia oferty,

mają trudność z wyszukaniem właściwych informacji, komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej.


Z kolei urzędnicy wydziałów merytorycznych organizujących otwarte konkursy ofert biorąc pod uwagę zapisy:

- ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,

- tryb powoływania i zasad działania komisji konkursowych do opiniowania ofert w otwartych konkursach ofert spisaną w Rocznym Programie Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi,

- Zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania w zakresie procedowania przy zlecaniu zadań publicznych w trybie otwartych konkursów ofert,

oraz - harmonogram konkursu,- wskazany w ogłoszeniu termin realizacji zadań publicznych,- niewielkie grono kandydatów na członków komisji konkursowych,

identyfikują trudność związaną z oczekiwaniami co do sporządzania przez członków komisji konkursowych szczegółowych uzasadnień w indywidualnej karcie oceny merytorycznej oferty.

Biorąc pod uwagę dane z powyższej ekspertyzy, wnioski opracowany został zbiorczy Raport wraz ze wskazaniem rekomendacji celem usprawnienia obowiązujących procedur.

*Ekspertyza jest załącznikiem do Raportu pod kątem wprowadzenia nowego rozwiązania w ramach projektu Bank Rozwiązań (BaR). Wypracowywane rozwiązanie dotyczy Procedura oceny ofert i informowania w otwartych konkursach na realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 UDPPW w Mieście Poznania.


pisop.org.pl€¦ · web viewekspertyza. zasady ogłaszania, przeprowadzania i rozstrzygania...

Documents