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MANUAL DE AUDITORÍA INTERNA

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Fecha emisión: Diciembre/2009

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA MINISTERIO DE FINANZAS

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ÍNDICE Pág

CAPITULO I

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD

1.1 Ministerio de Finanzas 012

1.2 Objetivos Institucionales 012

1.3 Base Legal de la Entidad 013

1.4 Estructura del Ministerio de Finanzas y Niveles Jerárquicos 015

CAPITULO II

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

2.1 Antecedentes de la Unidad de Auditoría Interna 016

2.1.1 Constitución Legal 016

2.1.2 Naturaleza y fines 016

2.1.3 Misión 016

2.1.4 Visión 017

2.2 Estructura Orgánica y Funcional de la Unidad de Auditoría Interna 017

2.2.1 Ubicación 017

2.2.2 Funciones de la Unidad de Auditoría Interna 017

2.2.3 Organigramas 020

2.2.3.1 Estructural 020

2.2.3.2 Posicional 020

2.2.4 Personal de la Unidad de Auditoría Interna 021

2.2.5 Funciones de los Principales Cargos de Auditoría Interna 021

2.2.6 Definición 027

2.2.7 Alcance 028

2.2.8 Ámbito de Acción 028

2.2.9 Productos que genera 030

2.2.10 Objetivos de la Unidad Auditoria Interna 030

2.3 Código de Ética para Auditores de la Auditoría Interna 031

2.3.1 Honor 031

2.3.2 Independencia 031

2.3.3 Reserva 032

2.3.4 Integridad 032

2.3.5 Confidencialidad 033

2.3.6 Credibilidad y Confianza 033

2.3.7 Cordialidad y buena conducta 033

2.3.8 Expresión Oral 033


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2.3.9 Objetividad e Imparcialidad 033

2.3.10 Neutralidad Política 034

2.3.11 Secreto Profesional 034

2.3.12 Competencia Profesional 034

2.3.13 Compromiso con la Institución y la Patria 034

2.3.14 Conflicto de intereses 035

2.3.15 Rendición de Cuentas 035

2.4 Marco Legal y Normativo 035

2.4.1 General 036

2.4.2 Técnica 037

2.5 Dependencia técnica con la Contraloría General del Estado 038

CAPITULO III

PLANIFICACIÓN ANUAL EN LA AUDITORÍA INTERNA

3.1 Definición 039

3.2 Importancia de la Planificación 039

3.3 Referencias Normativas relacionadas con la Planificación 039

3.4 Tipos de Planificación de Auditoría 041

3.4.1 Planificación Anual de Auditoría 041

3.4.2 Políticas para la formulación del Plan 042

3.4.3 Requerimientos de exámenes 046

3.5 Determinación preliminar de áreas, actividades o proyectos a intervenirse 047

3.5.1 Verificación Preliminar 048

3.5.2 Aspectos a considerarse en la verificación preliminar 048

3.6 Definición de las auditorías o exámenes especiales para el Plan Anual de

Auditoría

050

3.7 Coordinación del Plan de Control con las Direcciones de Auditoría de la

Contraloría General del Estado

050

3.8 Aprobación del Plan de Control 050

3.9 Control y Evaluación del Plan Anual 051

CAPITULO IV

LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

4.1 Orden de Trabajo 053

4.2 Notificación de inicio de la actividad de control 054

4.3 Archivo Permanente 054

4.3.1 Finalidades del archivo permanente 054

4.3.2 Contenido 055


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4.3.3 Estructura 055

4.3.4 Información General 056

4.3.5 Organización de los sistemas operativos 057

4.4 Planificación preliminar 060

4.4.1 Elementos de la planificación preliminar 061

4.4.2 Programa de planificación preliminar 062

4.4.3 Fuentes de información 067

4.4.4 Productos de la planificación preliminar 067

4.4.5 Memorando de la planificación preliminar 067

4.5 Planificación Específica 072

4.5.1 Elementos de la Planificación Específica 073

4.5.2 Productos de la Planificación Específica 074

4.5.3 Productos básicos para el desarrollo de la Planificación Específica 074

4.5.4 Productos básicos elaborados al concluir la Planificación Específica 074

4.5.5 Programa General para la Planificación Específica 075

4.6 Archivo de Planificación 078

4.6.1 Administración de la Auditoría 078

4.6.2 Documentación de la Planificación Preliminar 079

4.6.3 Documentación de la Planificación Específica 079

4.6.4 Documentación de la Supervisión 079

4.7 Estructura del Archivo de Planificación 080

4.7.1 Administración de la Auditoría 081

4.7.2 Planificación Preliminar 082

4.7.3 Planificación Específica 083

4.7.4 Supervisión 084

CAPITULO V

CONTROL INTERNO

5.1 Definición 085

5.2 Objetivos Generales de Control Interno 085

5.3 Elementos del Control Interno 086

5.4 Responsabilidad del Control Interno 089

5.5 Identificación de las transacciones, ciclos o procesos más importantes 089

5.6 Riesgos de Auditoría 090


5.6.2 Clases de Riesgo 090

5.6.2.1 Riesgo inherente 091


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5.6.2.2 Riesgo de Control 091

5.6.2.3 Riesgo de Detección 092

5.6.3 Evaluación del Riesgo 092

5.6.4 Niveles de Riesgo 093

5.6.4.1 Nivel de riesgo no significativo o mínimo 093

5.6.4.2 Nivel de riesgo bajo 094

5.6.4.3 Nivel de riesgo moderado 094

5.6.4.4 Nivel de riesgo alto 094

5.6.5 Determinación del Riesgo Inherente 095

5.6.6 Determinación del Riesgo de Control 097

5.6.7 Evaluación del Riesgo Inherente 097

5.6.8 Evaluación del Riesgo de Control 098

5.6.9 Evaluación del Riesgo de Detección 098

5.6.10 Matriz de Evaluación y Calificación de Riesgos de Auditoría 098

5.6.10.1 Clases de Matriz de Riesgos 102

5.6.10.2 Matriz de Evaluación y Calificación Específica de Riesgos de Auditoría

(Planificación Específica)

102

5.6.11 Factores para la evaluación y Calificación de Riesgos 103

5.6.11.1 Externos 103

5.6.11.2 Internos 104

5.7 Indicadores 108


5.7.2 Finalidades del uso de indicadores en la Auditoría 109

5.7.3 Clases de indicadores 109

5.7.3.1 Eficacia 110

5.7.3.2 Eficiencia 111

5.7.3.3 Economía 112

5.7.3.4 Calidad 112

5.8 Técnicas de Auditoría 113

5.8.1 Clases de Técnicas 114

5.9 Prácticas de Auditoría 117

5.10 Organización de los sistemas operativos 118

5.10.1 Subsecretaría Administrativa del Ministerio 118

5.10.2 Proceso de Administración del Presupuesto General del Estado a cargo de la

Subsecretaría de Presupuesto

120

5.11 Evaluación del Control Interno 121


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5.11.1 Controles básicos 121

5.11.2 Evaluación de Controles Claves 122

5.12 Métodos para Evaluar el Control Interno 123

5.13 Método de Diagramas de Flujo 124

5.14 Evaluación del Control Interno a través de Diagramas de Flujo 126

5.14.1 Simbología en los Flujogramas 129

5.14.2 Técnicas de Diagramación 131

5.15 Método de Descripciones Narrativas 133

5.16 Cuestionario de Control Interno 134

5.17 Combinación de métodos 135

5.18 Selección del Método 135

5.19 Conclusión de la aplicación de los Métodos de Evaluación del Control Interno 137

5.20 Seguimiento de Recomendaciones 137

5.21 Comunicación de Resultados de la Evaluación del Control Interno 138

5.22 Evaluación global de los sistemas de información computarizados 138

5.23 Plan de Muestreo 140

5.23.1 Determinar el propósito de la prueba 140

5.23.2 El universo de la muestra 140

5.23.3 Los procedimientos de Auditoría aplicarse 141

5.23.4 El riesgo, los niveles de precisión aceptables y la posibilidad de error 141

5.23.5 La selección del método de muestreo 141

5.23.6 Documentación del procedimiento de muestreo 141

5.24 Programa de trabajo 142


5.24.2 Propósitos del Programa de Auditoría 143

5.24.3 Responsabilidad del Programa de Auditoría 143

5.24.4 Flexibilidad del Programa 144

5.24.5 Esquematización del Programa de Trabajo 144

5.24.6 Contenido del Programa de Trabajo 146

5.24.7 Contenido Esquemático del Memorando de Planificación Específica 147

CAPITULO VI

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

6.1 Pruebas de Auditoría 153

6.2 Tipos de Pruebas en Auditoría 154

6.2.1 Pruebas Globales 154

6.2.2 Pruebas Sustantivas 155


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6.2.3 Pruebas de Cumplimiento 155

6.2.4 Técnicas para aplicación de las pruebas del Auditor 156

6.2.5 Pruebas con Medición Estadística 156

6.3 Muestreo en Auditoría 157

6.3.1 Objetivos del Muestreo 158

6.3.2 Proceso de Muestreo de Auditoría 158

6.3.2.1 Determinación de los objetivos 158

6.3.2.2 Muestreo de Atributos 159

6.3.2.3 Muestreo de Variables 159

6.3.3 Determinación del Universo y de la Unidad de Muestreo 159

6.3.3.1 El Universo 159

6.3.3.2 Unidad de Muestreo 160

6.3.4 Determinación del tamaño de la muestra 160

6.3.5 Métodos de Selección de la Muestra 161

6.3.5.1 Método de Selección por Probabilidades 161

6.3.5.2 Selección al Azar 161

6.3.5.3 Selección Sistemática 161

6.3.5.4 Por células o estratificado 162

6.3.6 Evaluación de resultados 162

6.3.7 Pruebas sin Medición Estadística 162

6.3.8 Método de Selección Representativa 163

6.3.8.1 Selección Específica 163

6.3.8.2 Selección en bloques 163

6.3.8.3 Selección Casual 164

6.4 Hallazgos de Auditoría 165

6.4.1 Evaluación de los hallazgos 166

6.4.1.1 Por Componentes 166

6.4.1.2 En la Auditoría en su conjunto 166

6.4.2 Requisitos de un hallazgo de Auditoría 168

6.4.3 Atributos del hallazgo 168

6.4.5 Hoja de hallazgos o apuntes 171

6.4.5.1 Formato de hoja de apuntes 171

6.5 Evidencia de Auditoría 172

6.5.1 Clases de evidencia 172

6.5.1.1 Física o natural 172

6.5.1.2 Testimonial 173


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6.5.1.3 Documental 173

6.5.1.4 Analítica 173

6.5.2 Procedimientos para obtener evidencia 174

6.5.3 Atributos de la evidencia 175

6.5.4 Pertinencia de la evidencia de Auditoría 176

6.5.5 Características de la evidencia 177

6.6 Papeles de Trabajo 177


6.6.2 Propósitos de los Papeles de Trabajo 179

6.6.3 Importancia de los Papeles de Trabajo 180

6.6.4 Características Generales 181

6.6.5 Aspectos básicos en la preparación 182

6.6.6 Contenido Básico 185

6.6.7 Optimizar los recursos al preparar Papeles de Trabajo 186

6.6.8 Custodia de los Papeles de Trabajo 187

6.6.9 Marcas de Auditoría 188

6.6.10 Reglas para registrar las marcas 189

6.6.11 Clases de marcas 189

6.6.11.1 Marcas con Significado Uniforme 189

6.6.11.2 Marcas con Significado a criterio del Auditor 190

6.6.12 Referencia de Papeles de Trabajo 190

6.6.12.1 Referencia cruzada 192

6.6.13 Índices de los Papeles de Trabajo 192

6.6.13.1 Estructura de los índices y ordenamiento de los Papeles de Trabajo 193

6.6.14 Papeles de Trabajo de uso general 194

6.6.15 Papeles de Trabajo de uso específico 197

6.7 Verificación de eventos subsecuentes en la auditoria gubernamental 197

6.8 Estructura y contenido del Archivo Corriente 198

6.8.1 Información Resumen y Control 198

6.8.2 Documentación de trabajo 199

6.9 Comunicación de los hallazgos de Auditoría 200

6.8.1 Plazos para la recepción de comentarios sobre los hallazgos 202

CAPITULO VII

LA SUPERVISIÓN EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

7.1 Definición 203

7.2 Objetivos de la Supervisión 204


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7.3 Importancia de la Supervisión 206

7.4 Niveles de Supervisión 206

7.4.1 Auditor General 206

7.4.2 Supervisor 207

7.4.3 Auditor Jefe de Equipo 207

7.5 Dirección de Coordinación de Auditorías Internas C.G.E. 207

7.6 Supervisión en el desarrollo del Examen Especial o Auditoría 208

7.6.1 Supervisión en la Planificación 208

7.6.1.1 Supervisión en la Planificación Preliminar 209

7.6.1.1.1 Programa de Supervisión en la Planificación Preliminar 209

7.6.1.2 Supervisión en la Planificación Específica 210

7.6.1.2.1 Programa de Supervisión en la Planificación Específica 211

7.6.1.3 Evidencia de la Supervisión en la Planificación Específica 213

7.6.2 Supervisión en la Ejecución del Trabajo 213

7.6.2.1 Programa de Supervisión en la Ejecución del Trabajo 214

7.6.2.2 Evidencia de Supervisión en la Ejecución del Trabajo 215

7.6.3 Supervisión en la Comunicación de Resultados 216

7.6.3.1 Programa de Supervisión en la Comunicación de Resultados 217

7.6.3.2 Evidencia de Supervisión en la Comunicación de Resultados 218

CAPITULO VIII

EL INFORME DE AUDITORÍA

8.1 Cualidades del Informe 219

8.2 Importancia del contenido 219

8.3 Completo y suficiente 220

8.4 Utilidad 220

8.5 Oportunidad 220

8.6 Objetividad 220

8.7 Equidad 221

8.8 Calidad convincente 221

8.9 Claridad y simplicidad 221

8.10 Concisión 222

8.11 Tono constructivo 222

8.12 Respaldo adecuado 222

8.13 Responsabilidad en la elaboración del informe 223

8.13.1 Revisión por el Supervisor responsable 223

8.13.2 Revisión por el Auditor General de la Unidad de Auditoría Interna 224


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8.13.3 Revisión por la Contraloría General del Estado 224

8.14 Criterios para la preparación del Informe 224

8.14.1 Ordenar los resultados 224

8.14.2 Consideraciones para la redacción del Informe 225

8.14.2.1 Piense antes de escribir 225

8.14.2.2 Resuma antes de escribir 225

8.14.2.3 Escriba los reportes largo en párrafos cortos 225

8.14.2.4 Escriba imparcialmente 225

8.14.2.5 Ponga cuidado en el orden y el contenido 225

8.14.2.6 Este seguro que su informe no tenga errores mecanográficos ni aritméticos 226

8.14.2.7 Pensamiento claro, preciso y conciso 226

8.14.2.8 Escriba lo más simple posible 226

8.14.2.9 Prefiera usar los verbos en forma activa antes que en forma pasiva 226

8.14.2.10 Use un castellano clásico y una sintaxis correcta 227

8.14.2.11 Evite palabras excesivas y materiales ajenos al tema 227

8.14.2.12 Evita abreviaciones y siglas 227

8.14.2.13 Use términos precisos 227

8.14.3 Borrador del Informe 228

8.14.4 Clases de Informes 228

8.14.4.1 Informe Breve o Corto de Auditoría 228

8.14.4.2 Informe Largo o Extenso de Auditoría 229

8.14.4.3 Informe de Examen Especial 229

8.14.5 Estructura del Informe de Auditoría 229

8.14.5.1 Cuadro resumen de la estructura y contenido de los informes de auditoría de

gestión.

230

8.14.5.2 Cuadro resumen de la estructura y contenido de los informes de examen

especial.

231

8.14.6 Sugerencias para la preparación del Informe de Examen Especial de

operaciones financieras

232

8.15 Síntesis del informe 235

8.16 La Comunicación de Resultados de la Auditoría Interna 235

8.16.1 Comunicación al inicio de la Auditoría Interna o Examen Especial (Notificación

Inicial)

237

8.16.2 Comunicación en el transcurso de la Auditoría o Examen Especial 238

8.16.2.1 Finalidades de comunicar los resultados provisionales 238

8.16.3 Carta de Control Interno 240


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8.16.3.1 Condiciones Reportables y no Reportables 241

8.16.3.1.1 Condiciones Reportables (SAS 60) 241

8.17.3.1.2 Condiciones no Reportables (SAS 60) 242

8.16.4 Comunicación al término de la Auditoría o Examen Especial 243

8.16.4.1 Convocatoria a la Conferencia Final 243

8.16.4.2 Participantes en la Conferencia Final 244

8.16.4.3 Dirección de la Conferencia Final 245

8.16.4.4 Acta de Conferencia Final 245

8.17 Comunicación de Resultados 246

8.17.1 Programa para Comunicar Resultados 246

8.17.2 Efectos de la Comunicación de Resultados del Informe 246

8.18 Registro de las Comunicaciones en el Transcurso de la Auditoría o Examen

Especial

247

8.19 Trámite y aprobación de los informes 248

CAPITULO IX

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

9.1 Propósitos del seguimiento 249

9.2 Seguimiento de las recomendaciones 250

9.2.1 Programa de seguimiento de recomendaciones 250

9.2.2 Ejecución del seguimiento 251

9.2.2.1 Hallazgos del seguimiento 253

9.2.2.2 Clasificación del estado de las recomendaciones 253

9.2.3 Informe y Comunicación de Resultados 253

9.3 Cronograma de Aplicación de Recomendaciones 254

9.3.1 Diseño del Cronograma 255

9.3.2 Importancia de anexar el Cronograma al Informe 256

ANEXOS

1. Programas Tipo de Examen Especial en el Ministerio de Finanzas

2. Formularios

3. Glosario

4. Bibliografía


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SIGLAS Y ABREVIATURAS

AICGE Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado

AIMF Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas

BID Banco Internacional de Desarrollo

BM Banco Mundial

CAF Corporación Andina de Fomento

CEAICGE Código de Ética para Auditores Internos de la Contraloría General del Estado

CESCGE Código de Ética de los Servidores de la Contraloría General del Estado

eSIGEF Sistema Integrado de Gestión Financiera

IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

LME Ley de Modernización del Estado, Privatizaciones y Prestación de Servicios Públicos

LOAFYC Ley Orgánica de Administración Financiera y Control

LOCGE Ley Orgánica de Contraloría General del Estado

LOREYTF Ley Orgánica de Responsabilidades, Estabilización y Transparencia Fiscal

LPSP Ley de Presupuesto del Sector Público

LTAIF Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

LTEE Ley de Transformación Económica del Ecuador

MAFG Manual de Auditoría Financiera Gubernamental

MGAM Manual General de Auditoría Gubernamental

MGCG Manual General de Contabilidad Gubernamental

MPMF Manual de Procesos del Ministerio de Finanzas

NCI Normas de Control Interno

NEAG Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental

NIAI Normas Internacionales de Auditoría Interna

PIB Producto Interno Bruto

RCCGE Reglamento de Cauciones emitido por la Contraloría General del Estado

RLOSCA Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público

RSLME Reglamento Sustitutivo a la Ley de Modernización del Estado y Prestación de Servicios Públicos

RSR Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo

SIAF Sistema Integrado de Administración Financiera

SIGADE Sistema de Gestión de la Deuda

CUR Comprobante Único de Registro

P/T Papel de Trabajo


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CAPÍTULO I

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD

1.1 Ministerio de Finanzas

El Ministerio de Finanzas es el órgano superior de administración financiera del

Gobierno Nacional, dirigido y representado por el Ministro de Finanzas, responsable

de promover la estabilidad económica nacional, aplicar políticas macroeconómicas,

generar equilibrio y sostenibilidad de las finanzas públicas; articular la planificación del

desarrollo económico y social a la disponibilidad de los recursos públicos, sobre la

base de asignaciones y transferencias equitativas, oportunas, transparentes y

descentralizadas.

El Ministerio para el cumplimiento de su misión y responsabilidades está integrado por

procesos sustantivos y estos para su funcionamiento cuentan con procesos directivos,

de apoyo y asesoría.

1.2 Objetivos Institucionales

Los objetivos estratégicos institucionales son los siguientes:

Procurar que las finanzas públicas del país, sean administradas a través de un

moderno y único sistema de información que garantice en términos de

oportunidad, confiabilidad, y transparencia la generación de información y

estadísticas fiscales para la toma de decisiones y la rendición de cuentas a la

sociedad.

Establecer y mantener el Sistema de Contabilidad Gubernamental en el sector

público no financiero que ingrese las operaciones presupuestarias y patrimoniales


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para satisfacer los requerimientos de información gerencial, mediante la emisión

de estados financieros oportunos, confiables y transparentes para la toma de

decisiones.

Administrar los recursos que ingresen a la cuenta Única del Tesoro Nacional de

manera eficiente y oportuna.

Fortalecer la gestión institucional para garantizar una eficiente, eficaz y

transparente administración.

Procurar que la sostenibilidad fiscal se garantice a través del cumplimiento de las

políticas macroeconómicas para una consistente administración de las finanzas

públicas.

Promover la vinculación de la planificación con el Presupuesto a través de la

integración del Presupuesto General el Estado al Plan Nacional de Desarrollo

2007-2010.

Manejar en forma consistente y transparente el endeudamiento público para

garantizar su sostenibilidad.

1.3 Base Legal de la Entidad

Con Decreto expedido por el Congreso Nacional de 3 de noviembre de 1831, se

creó el Ministerio de Hacienda.

Posteriormente el 8 de noviembre de 1831 quedan determinadas las obligaciones

y responsabilidades del Ministerio de Hacienda ubicándole en la categoría de los

Ministerios del Estado.


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En el año 1843, en la Gaceta del Ecuador mediante decreto se autorizó al

Ministerio de Hacienda todo lo relativo a los ingresos y gastos del Tesoro Público;

a la cobranza e inversión de las contribuciones ordinarias, impuestos y rentas.

El 26 de septiembre de 1944 el Ministerio cambia su denominación de Ministerio

de Hacienda al Ministerio del Tesoro.

Más tarde el 29 de noviembre de 1963 el Ministerio del Tesoro pasa a llamarse

Ministerio de Finanzas y luego.

El 10 de agosto de 1998 se agrega a la denominación del Ministerio de Finanzas el

nombre de Crédito Público.

Con Decreto Ejecutivo 366 publicado en Registro Oficial 81 de 19 de mayo de

2000, se cambia la denominación de Ministerio de Finanzas y Crédito Público por

el del Ministerio de Economía y Finanzas.

Actualmente con Decreto Ejecutivo 854 publicado en Registro Oficial 252 de 18 de

enero de 2008, se sustituye el nombre de Ministerio de Economía y Finanzas, por

el de Ministerio de Finanzas.


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1.4 Estructura del Ministerio de Finanzas por Niveles Jerárquicos

MINISTRO

SUBSECRETARÍA GENERAL JURÍDICA

SUBSECRETARÍA GENERAL DE COORDINACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

SUBSECRETARÍA ADMINISTRATIVA

SUBSECRETARÍA GENERAL DE FINANZAS

SUBSECRETARÍA DE PRESUPUESTOS

SUBSECRETARÍA DE TESORERÍA DE LA NACIÓN

SUBSECRETARÍA DE CRÉDITO PÚBLICO

SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSECRETARÍA DE CONSISTENCIA MACROFISCAL

SUBSECRETARÍA DE ESTADO


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CAPÍTULO II


2.1 Antecedentes de creación de la Unidad de Auditoría Interna

2.1.1 Constitución Legal

La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, se crea con Acuerdo

Ministerial 217 de 7 de julio de 1975, publicada en Registro Oficial 844 de 11 de julio

de 1975, con el fin de efectuar auditorías de todas las operaciones, actividades y

programas del Ministerio y de cualesquiera otras entidades y organismos adscritos o

dependientes que no cuenten con una unidad propia de Auditoría Interna.

2.1.2 Naturaleza y fines

La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio, es una unidad asesora, que depende

técnica y administrativamente de la Contraloría General del Estado, su personal

auditor será nombrado, removido o trasladado por el Contralor General del Estado. En

la parte financiera depende del Ministerio de Finanzas, por lo que las remuneraciones

y gastos para el funcionamiento de esta Unidad son cubiertos por el Portafolio al que

sirve y controlan, conforme lo establece la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado.

2.1.3 Misión

Asesorar a las autoridades y servidores(as) del Ministerio de Finanzas, con sujeción a

las leyes y normas de auditoría de general aceptación, en el análisis, desarrollo,

implantación y mantenimiento de los sistemas y procesos institucionales, evaluando el

control interno y verificando que las actividades y operaciones se ajusten a la


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normatividad técnica y legal vigente, a través de una participación activa y preventiva

en el campo de su competencia e informando oportunamente, para fortalecer la

transparencia y coadyuvar al cumplimiento de los objetivos institucionales.

2.1.4 Visión

El accionar de la Unidad de Auditoría Interna, se sustentará en una estructura flexible,

con normas políticas claras y transparentes, aplicando procedimientos modernos de

auditoría, con personal profesional de actitud positiva altamente capacitado y

comprometido con el desarrollo y mejoramiento continuo de su trabajo, para beneficio

del Ministerio rector de la economía del país.

2.2 Estructura Orgánica y Funcional de la Unidad de Auditoría Interna

2.2.1 Ubicación

De conformidad con el Texto Unificado y Compilado de la principal legislación

secundaria del Ministerio de Finanzas, Libro III De la Organización y Administración

del Ministerio, la Unidad de Auditoría Interna de acuerdo a su estructura orgánica, está

ubicada en el nivel asesor y es uno de los Procesos de Apoyo y Asesoría del

Ministerio, no tiene Subprocesos y cuenta con una estructura conformada por equipos

de trabajo según los requerimientos y necesidades.

2.2.2 Funciones de la Unidad de Auditoría Interna

El Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia

Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que controla la

Contraloría General del Estado, emitido con Acuerdo 022 CG de 23 de octubre de

2008, de la Contraloría General del Estado, publicado en Registro Oficial 461 de 6 de


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noviembre de 2008, señala como funciones y atribuciones de las unidades de auditoría

interna, las siguientes:

1 Realizar la evaluación posterior de las operaciones y actividades de la entidad u

organismos que formen parte, a través de las auditorías de gestión y exámenes

especiales, por disposición expresa del Contralor General del Estado o de la

máxima autoridad de la entidad.

2 Evaluar la eficacia del sistema de control interno, la administración de riesgos

institucionales, la efectividad de las operaciones y el cumplimiento de leyes,

normas y regulaciones aplicables.

3. Identificar y evaluar los procedimientos y sistemas de control y de previsión

internos para evitar actos ilícitos y de corrupción que afecten a la entidad.

4. Efectuar el seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones establecidas en

los informes de auditoría, practicados por las unidades de auditorías internas y

externas, sobre la base del cronograma preparado por los servidores(as)

responsables de su aplicación y aprobado por la máxima autoridad.

5. Facilitar mediante sus informes, que la Contraloría General, determine las

responsabilidades administrativas y las responsabilidades civiles culposas, así

como los indicios de responsabilidad penal, conforme lo previsto en los artículos 39

inciso segundo, 45, 52, 53, 66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

del Estado, la que en estos casos necesariamente realizará el control de calidad

correspondiente.

6. Asesorar a las autoridades, niveles directivos y servidores(as) de la entidad, en el

campo de su competencia, y en función del mejoramiento continuo del sistema de

control interno de la entidad a la que sirven


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7. Preparar los planes anuales de auditoría y presentarlos a la Contraloría General

del Estado hasta el 30 de septiembre de cada año. Dichos planes serán

elaborados de acuerdo con las políticas y normas emitidas por este organismo.

8. Preparar semestralmente información de las actividades cumplidas por la Unidad

de Auditoría Interna en relación con los planes operativos de trabajo, la cual será

enviada a la Contraloría General del Estado, para su aprobación.

9. Enviar a la Contraloría General del Estado para su aprobación, los informes de

auditoría y exámenes especiales suscritos por el Jefe de la Unidad de Auditoría

Interna, en el plazo máximo de 30 días laborables después de la conferencia final

de comunicación de resultados, una vez aprobados dichos informes, el Jefe de la

Unidad los remitirá a la máxima autoridad.

10. Cumplir las demás obligaciones señaladas en la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado y su Reglamento.


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2.2.3 Organigramas

2.2.3.1 Estructural

2.2.3.2 Posicional

MINISTRO

AUDITORÍA INTERNA

MINISTRO

AUDITOR GENERAL

AUDITOR SUPERVISOR

- SECRETARIA - AUXILIAR DE

SERVICIOS

EQUIPO DE TRABAJO 1 - Auditor Jefe

- Auditor Integrante

EQUIPO DE TRABAJO 2 – - Auditor Jefe

- Auditor Integrante

EQUIPO DE TRABAJO....n -

- Auditor Jefe - Auditor

Integrante


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2.2.4 Personal de la Unidad de Auditoría Interna La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, está integrado por 20

servidores y servidoras, 18 técnicos y dos administrativos:

- Un responsable Auditor General

- Un auditor (supervisor) Auditor Supervisor

- Dieciséis auditores internos Jefes de equipo e integrantes de los equipos

de auditoría

- Una secretaria Secretaria de la Dirección

- Un técnico Auxiliar de servicios

El personal técnico es nombrado por la Contraloría General del Estado y el

administrativo por el Ministerio de Finanzas.

2.2.5 Funciones de los Principales Cargos de Auditoría Interna

Auditor General

1. Asesorar a las autoridades y servidores(as) con sujeción a las leyes y normas de

auditoría de general aceptación, en el análisis, desarrollo, implantación y

mantenimiento de los sistemas y procesos institucionales en el campo de su

competencia y mejoramiento del control interno;

2. Elaborar el Plan Anual de Auditoría y presentar a la Contraloría General del

Estado;

3. Tramitar requerimientos de exámenes especiales o auditorías solicitadas por el

Ministro de Finanzas, Subsecretarios del Portafolio y autoridades competentes,

para conocimiento del señor Contralor General del Estado;


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4. Coordinar con las autoridades de la Contraloría General del Estado para la

elaboración del plan anual de auditoría;

5. Emitir órdenes de trabajo a base del plan anual y disposiciones emitidas por la

Contraloría General del Estado;

6. Participar conjuntamente con el Jefe de Equipo en la visita previa, cuando el caso

lo amerita;

7. Controlar la ejecución de auditorías o exámenes especiales.

8. Asesorar al Auditor Supervisor, Jefe de Equipo y Operativos, en el desarrollo del

examen o auditoría y en aspectos específicos;

9. Controlar y evaluar la aplicación de las políticas y normas dictadas por la

Contraloría General del Estado en la gestión de la auditoría;

10. Revisar y avalizar los resultados de las auditorías y/ o exámenes especiales de la

gestión administrativa, financiera y económica del Ministerio de Economía y

Finanzas;

11. Legalizar los informes dirigidos al Contralor General del Estado, Ministro de

Finanzas y autoridades del Portafolio;

12. Revisar y legalizar el memorando de antecedentes para remitirlo a la Contraloría

General del Estado;

13. Proporcionar información requerida por autoridad competente;


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14. Participar en reuniones de trabajo con autoridades de la Contraloría General del

Estado;

15. Atender requerimientos de organismos competentes para resolver situaciones de

responsabilidades derivados de los informes de auditoría;

16. Las demás que le asigna la ley, normas secundarias y disposiciones expresas.

Auditor Supervisor

1. Asumir las funciones de Auditor General en caso de ausencia temporal de este;

2. Preparar el Plan Anual de Auditoría de manera conjunta con el Auditor General y

Auditores Internos;

3. Asesorar a las autoridades y servidores(as) con sujeción a las leyes y normas de

auditoría;

4. Revisar los planes específicos de auditoría, programas y cuestionarios de control

interno para la aprobación del Auditor General;

5. Participar conjuntamente con el Jefe de Equipo en la visita previa de los exámenes

especiales;

6. Supervisar las labores de auditoría realizadas por los auditores y sugerir

procedimientos complementarios de acuerdo a las circunstancias;

7. Mantener comunicación permanente con los auditados y autoridades, durante el

proceso de auditoría en coordinación con el Auditor General;


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8. Revisar en conjunto con el Auditor Jefe de Equipo el borrador del informe de la

auditoría y/o examen especial, previó aprobación del Auditor General y

comunicación de resultados y conferencia final;

9. Asistir a la conferencia final de la lectura del borrador del informe conjuntamente

con el Jefe de Equipo

10. Revisar el borrador del memorando de antecedentes; y,

11. Las demás que le asigne el Auditor General.

Auditor Jefe de Equipo

1. Asumir las funciones de Auditor General en caso de ausencia temporal del

Supervisor y Auditor General;

2. Elaborar el plan de trabajo, programas específicos y cuestionarios de control

interno para desarrollar auditorías o exámenes especiales;

3. Efectuar la visita previa conjuntamente con el Auditor Supervisor;

4. Notificar a los auditados al inicio de la auditoría o examen especial y a la

conclusión a la conferencia final con el borrador del informe;

5. Evaluar el sistema de control interno del área, unidad o rubro sujeto a auditoría o

examen especial;

6. Mantener continua comunicación con los auditados en el desarrollo del examen

especial o auditoría, en coordinación con el Auditor Supervisor.


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7. Organizar, asignar y controlar el trabajo específico de los integrantes del equipo de

auditoría;

8. Aplicar programas específicos preparados para el área de estudio.

9. Diseñar papeles de trabajo y obtener evidencia que sustente los hallazgos

obtenidos referente a la auditoría o examen especial;

10. Comunicar por escrito a los auditados los resultados de la auditoría o examen

especial, de manera continua;

11. Redactar el borrador del informe de auditoría con los comentarios, conclusiones y

recomendaciones;

12. Comunicar los resultados del examen especial o auditoría a través de la

conferencia final con el borrador del informe;

13. Elaborar el memorando de antecedentes con los documentos de respaldo y

tramitar a la Contraloría General del Estado, previa revisión;

14. Implementar en el informe las modificaciones realizadas por la Contraloría General

del Estado;

15. Tramitar la emisión del informe definitivo a la Contraloría General del Estado y

autoridades del Ministerio de Finanzas;

16. Entregar al archivo de la Unidad de Auditoría Interna los papeles de trabajo con las

respectivas evidencias, debidamente referenciados y numerados;

17. Conformar grupos de trabajo con auditores de la Contraloría General del Estado;


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18. Presentar sugerencias a Auditor General para la elaboración del Plan Anual de

Auditoría;

19. Efectuar arqueos a los bienes y valores; y,

20. Las demás que le asigne el Jefe inmediato.

Auditor Integrante de Equipo

1. Colaborar con el Jefe de Equipo en la elaboración de los planes de trabajo,

programas específicos y cuestionarios de control interno para desarrollar las

auditorías o exámenes especiales;

2. Notificar a los auditados al inicio de la auditoría o examen especial y a la

conclusión a la conferencia final con el borrador del informe;

3. Evaluar el sistema de control interno, en las áreas asignadas para el estudio;

4. Aplicar los programas específicos preparados para el área de estudio;

5. Revisar y comprobar las operaciones administrativas y financieras ejecutadas en la

unidad auditada, en la parte del proceso que le fue asignado;

6. Elaborar los papeles de trabajo y obtener evidencia que sustente los resultados

obtenidos en el examen;

7. Elaborar la hoja de hallazgos para la formulación de borrador del informe.

8. Mantener en coordinación con el Jefe de Equipo, continua comunicación con los

auditados en el desarrollo del trabajo;


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9. Preparar proyectos de comunicaciones para los servidores(as) sujetos(as) del

examen o auditoría;

10. Participar de manera eventual en la conferencia final de resultados de la auditoría

o examen especial;

11. Presentar el memorando de resultados con comentarios, conclusiones y

recomendaciones del área asignada para su estudio.

12. Entregar al Jefe de Equipo los papeles de trabajo y evidencias debidamente

referenciados;

13. Presentar sugerencias al Auditor General para la elaboración del Plan Anual de

Auditoría,

14. Las demás que la asigne el Jefe de Equipo o Supervisor.

2.2.6 Definición

Del término auditoría interna podemos encontrar numerosas definiciones, las más

empleadas por su contenido y relación con el sector público son las siguientes:

El Reglamento Sustitutivo sobre la Organización, Funcionamiento y Dependencia

Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las Entidades que Controla la

Contraloría General del Estado (2008), dice:

“..La auditoría interna constituye una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización; evalúa el sistema de control interno, los procesos administrativos, financieros, legales, operativos y estratégicos, gestión de riesgos, control y dirección de la entidad…”


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Para el Instituto de Auditores Internos, en su obra Normas Internacionales para el

ejercicio de la auditoría Interna (2003), manifiesta:

“..La auditoría interna, es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno”.

Eroc Kohler, en su obra Diccionario para Contadores manifiesta, a la auditoría Interna

como:

“..La actividad de evaluación interna relativamente independiente, responsable de la revisión de la efectividad de sus registros, de una organización que sirva a la gerencia como un servicio protector y constructivo”.

2.2.7 Alcance

Asesorar a las autoridades del Ministerio de Finanzas en el proceso de control interno,

para prevenir el riesgo en el desarrollo, implantación, mantenimiento de los sistemas y

procesos de la entidad, además, realiza exámenes especiales y auditorías de gestión,

con sujeción a las leyes y normas de general aceptación, mide los resultados de la

gestión del Portafolio, para fortalecer la transparencia y coadyuvar al cumplimiento de

los objetivos y metas institucionales.

2.2.8 Ámbito de Acción

El ámbito de control de la Unidad de Auditoría Interna, corresponde a todas las áreas

organizacionales del Ministerio de Finanzas, las que están divididas en Subsecretarías

y Coordinaciones, las primeras tienen la categoría de procesos y las segundas de

subprocesos, las mismas que se presentan en el siguiente cuadro:


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PROCESOS SUBPROCESOS

DIRECTIVOS : Despacho Ministerial Subsecretaría General de Coordinación

- Coordinación de Endeudamiento y Seguimiento de la Deuda

Pública - Coordinación de Fortalecimiento Institucional - Secretaría General, - Coordinación de Comunicación Social, - Subsecretaría del Litoral

SUSTANTIVOS: Subsecretaría General de Finanzas: 1. Subsecretaría de Consistencia Macro

Fiscal 2. Subsecretaría de Presupuestos 3. Subsecretaria de Contabilidad

Gubernamental 4. Subsecretaria de Tesorería de la Nación 5. Subsecretaría de Crédito Público 6. Subsecretaría de Estado

- Coordinación de Gestión Financiera Pública - Coordinación de Asuntos Sectoriales - Coordinación de Programación Macro Fiscal - Coordinación de Estadísticas y Análisis Micro Fiscal

- Coordinación de Directrices y Políticas Presupuestarias - Coordinación de Administración del Ciclo Presupuestario

- Coordinación de Consolidación y Evaluación de los Estados

Financieros del Sector Público. - Coordinación de Directrices y Normatividad Contable.

- Coordinación Formulación del Presupuesto del Tesoro de la

Nación. - Coordinación Transferencias de Recursos Financieros - Coordinación Generación de Estados Financieros del

Tesoro Nacional. - Coordinación de Operaciones de Tesorería

- Coordinación de Gestión de la Deuda Pública - Coordinación de Operaciones Financieras - Coordinación de Evaluación de Operaciones de Crédito.

APOYO Y ASESORÍA: Subsecretaria Jurídica Ministerial Subsecretaría Administrativa

- Coordinación Jurídica Financiera - Coordinación de Contratación Pública, Administrativa y

Laboral - Coordinación Jurídica Económica – Deuda Pública - Coordinación de Patrocinio

- Coordinación de Recursos Humanos - Coordinación de Recursos Materiales y Servicios de

Seguridad. - Coordinación Financiera Institucional - Coordinación de Tecnología Informática - Coordinación de Planeación de Seguridad para el Desarrollo

Nacional.


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2.2.9 Productos que genera

Plan Anual de Auditoría

Informe de evaluación sobre la ejecución del Plan

Informes de Auditoría Interna (borrador y final)

Memorando de Antecedentes

Informes o Reportes de Consultoría

Actas de participación como observadores en procesos administrativos

Reporte o informe de implementación de recomendaciones

2.2.10 Objetivos de la Unidad de Auditoría Interna

Asesorar a las autoridades, niveles directivos y servidores(as) del Ministerio de

Finanzas, que requieran los servicios profesionales de la Auditoría Interna, con

sujeción a las leyes y normas de auditoría.

Efectuar el control posterior de las operaciones de la entidad conforme a la

normatividad emitida por la Contraloría General del Estado y la aplicable a las

actividades y funciones de la entidad, a fin de determinar la legalidad, eficacia,

eficiencia, efectividad y economía en su ejecución.

Proporcionar alternativas y recomendaciones tendientes a la búsqueda de

soluciones prácticas o de mejoras efectivas, sobre riesgos institucionales o

deficiencias detectadas, con el fin de alcanzar las metas y objetivos de la entidad

para coadyuvar su desarrollo.

Sugerir la implantación y mantenimiento de adecuados controles sobre los

procedimientos administrativos, financieros y técnicos de la entidad, que permitan

la detección oportuna de desvíos, agilidad en la toma de decisiones correctivas y

la observancia del marco normativo vigente.


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Código: MAI-MF-01

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Vigilar el adecuado uso de sus recursos públicos asignados al Ministerio de

Finanzas para el ejercicio de sus funciones.

Promover la capacitación del personal de la Unidad, acorde con las funciones,

responsabilidades y áreas de trabajo, lo que garantizará el desempeño de sus

labores y fortalecerá las acciones de control en todos los campos de gestión de la

entidad.

2.3 Código de Ética para Auditores de la Auditoría Interna El Código de Ética para los Auditores de la Contraloría General del Estado y las

Auditorías Internas Gubernamentales se encuentra publicado en el Registro Oficial

697 de 5 de noviembre de 2002, contiene valores y principios que deberán observar

los auditores en la labor cotidiana, entre otros tenemos los siguientes:

2.3.1 Honor Al Auditor que se le impute el cometimiento de un delito de acción pública, deberá

facilitar la investigación para esclarecer su situación, a fin de dejar a salvo su honra y

la dignidad de su cargo.

2.3.2 Independencia

El Auditor mantendrá total independencia respecto de las instituciones sujetas a

control, así como de las personas y actividades sometidas a su examen. No realizará

labores de auditoría en instituciones en las que hubiere prestado sus servicios durante

los últimos cinco años. Tampoco auditará actividades realizadas por su cónyuge, por

sus parientes comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de

afinidad, ni cuando existiere conflicto de intereses


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Código: MAI-MF-01

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El personal de las Unidades de Auditoría Interna tendrá el máximo grado de

independencia y por lo tanto, no participará en los procesos de administración,

aprobación, contabilización o adopción de decisiones dentro del organismo o entidad

que controla, no realizará además actividades de control previo ni concurrente; se

abstendrá de participar en el ejercicio de sus funciones, en actividades políticas y en

agrupaciones gremiales de las entidades que controla, no deberá estar vinculado con

las operaciones o actividades que están bajo su examen, por tanto estará impedido de

gestionar directa o indirectamente, ventajas, empleos u otros beneficios, para si, su

cónyuge y sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad y segundo de a

afinidad.

En las actividades de toma de inventarios físicos, entrega recepciones, avalúos,

remates, bajas y otros actos similares, su participación si fuere necesaria, se limitará a

observar dichas prácticas, sin aprobar ni firmar los documentos respectivos, pero con

la obligación de informar sobre el particular a la máxima autoridad de la entidad.

2.3.3 Reserva

El auditor guardará reserva de los hechos que conociere en el cumplimiento de sus

funciones y cuando se trate de información sujeta a sigilo o reserva, lo utilizará solo

para efectos previstos en la ley.

2.3.4 Integridad

Durante el trabajo y en las relaciones con el personal de la entidad intervenida, deberá

observar las normas de conducta como honradez e imparcialidad.


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2.3.5 Confidencialidad

Deberá ser prudente en el uso y protección de la información adquirida en el

transcurso de su trabajo, no lo utilizará para lucro personal, o de otra manera en

detrimento de los legítimos objetivos de la Contraloría General.

2.3.6 Credibilidad y Confianza

El auditor deberá cumplir con las exigencias éticas de los valores encarnados en los

conceptos de integridad, independencia y objetividad, confidencialidad y competencia

profesional.

2.3.7 Cordialidad y buena conducta

El auditor durante todo el proceso de auditoría, deberá desempeñar sus tareas

observando las reglas de la buena conducta con los servidores(as) públicos y

privados, sin poner en riesgo su independencia y probidad, evitará también cualquier

exceso de atribuciones que genere un clima inadecuado en su labor.

2.3.8 Expresión Oral

El auditor en los actos que demande su intervención oral, mantendrá un ánimo sereno

sin que sus gestos y actitudes den a conocer sentimientos de agresividad o ligereza.

2.3.9 Objetividad e Imparcialidad

En toda labor que realice el auditor, deberá ser objetivo e imparcial, en particular en

sus informes, por tanto las conclusiones deben basarse en las pruebas obtenidas de

acuerdo a las normas de auditoría de la Contraloría General del Estado y las normas

nacionales o internacionales sobre la materia.


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2.3.10 Neutralidad Política

El auditor conservará su independencia con respecto a las influencias políticas, su

trabajo debe realizar con imparcialidad. Aspecto relevante para el auditor, pues los

resultados de la intervención de la Contraloría General del Estado lo utilizan otros

órganos del Estado.

2.3.11 Secreto Profesional

La información obtenida por el auditor en el proceso de la auditoría, no deberá

revelarse a terceros, salvo para cumplir con los preceptos legales que corresponda a

la Contraloría General del Estado.

2.3.12 Competencia Profesional

El auditor tiene la obligación de actuar profesionalmente en su trabajo, no deberá

realizar tareas para las cuales no demuestre la competencia profesional necesaria.

Deberá conocer y observar la condición aplicable a la naturaleza de la auditoría,

contabilidad y gestión financiera, de igual manera conocer los principios y normas que

rigen la entidad examinada.

2.3.13 Compromiso con la Institución y la Patria

Las acciones de un auditor serán orientadas hacia el desarrollo de una eficaz

Administración Pública y al servicio de la comunidad, para ello debe comprometerse

con los intereses de la Contraloría General en salvaguardia del patrimonio público.


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2.3.14 Conflicto de intereses

El Auditor cuando realice un examen en una entidad, cuidará que su actuación no

origine conflicto de intereses, en particular deberá garantizar que dicho examen no

incluya responsabilidades o facultades de gestión que corresponda a los directivos de

la entidad intervenida.

2.3.15 Rendición de cuentas

Deberá rendir cuentas ante la autoridad respectiva por sus acciones, decisiones u

omisiones, que afecten a la colectividad y deberá someterse a la revisión y análisis de

aquellas.

2.4 Marco Legal y Normativo

La Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas para efectuar las auditorías

y exámenes especiales, se sujetará a la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado y las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, Normas de Control

Interno, manuales, políticas, reglamentos entre otras disposiciones emitidas por la

Contraloría General del Estado y demás normas legales y reglamentarias aplicables al

ejercicio de la profesión de auditoría y al funcionamiento de las áreas examinadas.

A continuación se detalla el marco legal y normativo general, técnico e institucional

que regula la ejecución de las actividades de la Unidad de Auditoría Interna del

Ministerio de Finanzas, entre otras las siguientes:


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Código: MAI-MF-01

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2.4.1 General

Ord Descripción N° Decreto

y/o Acuerdo

Fecha N°Registro Oficial

Fecha

1 Constitución de la República del Ecuador

449 2008-10-20

2 Ley Orgánica de Administración Financiera y Control, las contenidas en los Títulos I, II, III, IV y V

337 1977-05-16

3 Ley de Modernización del Estado, Privatizaciones y Prestación de Servicios Públicos por parte de la Iniciativa Privada

349 1993-12-31

4 Reglamento Sustitutivo General de la Ley de Modernización del Estado, Privatizaciones y Prestación de Servicios Públicos por parte de la Iniciativa Privada

581 1994-12-02

5 Ley 13. Ley de Bancos de Información Crediticia

127 2005-10-18

6 Ley para la Transformación Económica del Ecuador

Suplemento 34

2000-03-13

7 Ley Trole II 144 2000-08-13

8 Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública

337 2004-05-18

9 Codificación de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público

184 2003-10-06

10 Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector Público

Suplem.o 505

2005-01-17

11 Normas Técnicas de diseño de reglamentos o estatutos orgánicos de gestión organizacional por procesos

251 2006-04-17

12 Manual General de Contabilidad Gubernamental


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2.4.2 Técnica

Ord. Descripción N° Decr.y/o Acuerdo

Fecha N°Reg Oficial Fecha

1 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE)

595 2002-06-12

2 Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Suplemento 1 2009-08-11

3 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado (LOCGE)

119 2003-07-07

4 Reglamento sustitutivo sobre la organización, funcionamiento y dependencia técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las entidades que controla la Contraloría General del Estado.

A-022 CG 2008-10-23 461 2008-11-06

5 Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades A-026 2006-10-12 386 2006-10-27

6 Reglamento para el control administrativo de los bienes no considerados activos fijos

A-025-CG 1996-09-05 26 1996-09-16

7 Manual de Auditoría Financiera Gubernamental A-016-CG 2001-08-27 407 2001-09-07

8 Manual de Auditoría de Gestión A-031-CG 2001-11-22 469 2001-12-07

9 Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental aplicables y obligatorias en las entidades y organismos del Sector Público sometidas al control de la Contraloría General del Estado:

- Normas relacionadas con el auditor gubernamental

- Normas relacionadas con la planificación de la auditoría gubernamental

- Normas relativas a la ejecución de la auditoría gubernamental

- Normas relativas al informe de auditoría gubernamental

A-019-CG 2002-09-05 Edición Especial 6

2002-10-10

10 Normas de Control Interno que serán aplicadas en las entidades y organismos del Sector Público que se encuentran bajo el ámbito de competencia de la Contraloría General del Estado.

A-020-CG 2002-09-05 Edic. Especial 6

2002-10-10

11 Reglamento sustitutivo al Reglamento de Enajenación de activos Improductivos del Sector Público.

DE-2799 2002-07-02 616 2002-07-11

12 Código de Ética de los servidores de la Contraloría General y del Auditor Gubernamental

A-CG-034 697 2002-11-05

13 Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los Vehículos del Sector Público y de las Entidades de Derecho Privado que disponen de recursos públicos.

A-007-CG 2003-04-02 60

2003-04-11

14 Manual General de Auditoría Gubernamental

A-012-CG 107 2003-06-19

15 Reglamento para el trámite general de emisión y distribución de informes de Auditoría Externa e Interna sin responsabilidades e informes con indicios de responsabilidad administrativa, civil culposa y

A-018 142 2003-08-07


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Código: MAI-MF-01

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penal.

16 Instructivo para el Otorgamiento de Copias de Borradores de Informes de Auditoría Externa y de Auditoría Interna.

A-CG-021 451 2008-10-22

17 Reglamento Sustitutivo para la Elaboración y Trámite de Informes.

A-CGE-025 2009-08-26

18 Reglamento para el registro y control de Cauciones A-015-CG 120 2003-07-08

19 Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría Interna

Vigencia 2004-01-01

20 Reglamento para la selección, reclutamiento y ascensos del personal de la Contraloría General del Estado, mediante el concurso de méritos y oposición

A-006-CG 2009-02-05

2.5 Dependencia técnica con la Contraloría General del Estado

La Unidad de Auditoría Interna de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado reformada y el Reglamento Sustitutivo sobre la Organización,

Funcionamiento y Dependencia Técnica de las Unidades de Auditoría Interna de las

Entidades que controla esta, establece que: dependerá técnica y administrativamente

de la Contraloría General del Estado, el personal auditor será nombrado, removido o

trasladado por el Contralor General del Estado y las remuneraciones y gastos para el

funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna serán cubiertas por las propias

instituciones del Estado a las que ellas sirven y controlan.

Las máximas autoridades de la Unidades de Auditoría Interna, serán de libre

designación y remoción por parte del Contralor General del Estado.


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CAPITULO III

PLANIFICACIÓN ANUAL DE LA AUDITORÍA INTERNA

3.1 Definición

La planificación es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más

apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción.

La planificación es como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que se

desprenden ramas de la organización, la dirección y el control.

La planificación es un proceso continuo, que refleja los cambios del ambiente en torno

a cada organización buscando adaptarse a ellos.

3.2 Importancia de la Planificación

La planificación es importante por constituir la primera fase del proceso de auditoría

y de ella depende la eficiencia y efectividad en el logro de los objetivos propuestos,

utilizando los recursos estrictamente necesarios, considerando alternativas y

seleccionando métodos apropiados para realizar las tareas, por lo cual debe ser

preparada por el Auditor Jefe de Equipo conjuntamente con el Auditor Supervisor.

3.3 Referencias Normativas relacionadas con la Planificación

Las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental, emitidas por la Contraloría

General del Estado, incluyen las normas relacionadas con la planificación de la

auditoría, las cuales entre otros aspectos señalan:


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Código: MAI-MF-01

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El trabajo de auditoría gubernamental debe planificarse adecuadamente,

obteniendo suficiente comprensión de la misión, visión, metas, objetivos

institucionales y controles existentes de gestión, permitiendo al auditor determinar

la naturaleza, duración y extensión de los procedimientos de auditoría a aplicarse,

para que el trabajo resulte efectivo.

La planificación del trabajo de auditoría ayuda asegurar que se preste atención

adecuada a las áreas importantes y a los problemas potenciales del examen,

permite evaluar el nivel de riesgos y programar la obtención de la evidencia

necesaria, aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y oportunidad.

La Norma Internacional para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, 2200

“Planificación del Trabajo”, señala que los auditores internos deben elaborar y registrar

un plan para cada trabajo, que incluya el alcance, los objetivos, el tiempo y la

asignación de recursos.

De esta Norma se desprende la 2201, Consideraciones sobre la Planificación, que

dice:

Al planificar el trabajo los auditores internos deben considerar:

Los objetivos de la actividad que esta siendo revisada y los medios por los cuales

la actividad controla su desempeño.

Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos, operaciones y

los medios por los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel

aceptable.

La eficacia de los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad.

Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión

de riesgos y control de la actividad.


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Código: MAI-MF-01

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3.4 Tipos de Planificación de Auditoría

La Unidad de Auditoría Interna para la ejecución de su trabajo realiza dos tipos de

planificación:

La Planificación General.- Ejecutada para la preparación del plan anual de

actividades de la Unidad de Auditoría Interna a desarrollarse en un año.

La Planificación Específica.- Realizada para cada auditoría o examen especial

considerados en el plan anual de actividades o imprevistos autorizados por la

Contraloría General del Estado, dividida en dos fases:

- Planificación Preliminar

- Planificación Específica.

3.4.1 Planificación Anual de Auditoría

La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de cada una de

las instituciones del sector público, planificarán sus actividades de control,

concentrando sus esfuerzos principalmente en medir la eficacia de la gestión, evaluar

la eficiencia, efectividad y economía en la utilización de los recursos públicos y el

aprovechamiento de los medios para el logro de los resultados. Además para su

preparación se aplicaran criterios de importancia relativa, riesgo y oportunidad y se

efectuará en coordinación con la Contraloría General del Estado.

Para la planificación se considerará el análisis FODA institucional, con el fin de

determinar las partes vulnerables y las fortalezas de la misma.

La identificación de los problemas específicos en la entidad, constituyen el punto de

partida de cualquier proceso de selección. La ocurrencia de actos irregulares en la


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administración de fondos o contratación de personal, así como la detección de gastos

presupuestales, en apariencia excesivos, o la sospecha de áreas improductivas o

menos eficientes, pueden generar la necesidad de examinar tales problemas; máxime

si algunos de ellos pueden agudizarse al ser expuestos en los medios de opinión

pública.

La Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, será responsable de

elaborar la planificación anual de actividades, de acuerdo con las políticas y

lineamientos generales dictados por la Contraloría General del Estado, la que deberá

prever un período para actividades imprevistas que deberán ser debidamente

autorizadas por la máxima autoridad del Órgano Superior de Control.

Las Unidades de Auditoría Interna de conformidad con el artículo 16 de la Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado, presentarán los planes anuales de

control hasta el 30 de septiembre de cada año, para la revisión previa la aprobación

por parte del Contralor General del Estado.

3.4.2 Políticas para la formulación del Plan

La Contraloría General del Estado a fin de orientar las acciones que deben aplicar las

Unidades de Auditoría Interna, para la formulación del Plan Anual de Control, emite en

el mes de junio de cada año, lineamientos y políticas generales para su aplicación, las

que en la mayoría de casos son coincidentes entre un año y otro, con variaciones que

no modifican el objetivo de las mismas y se refieren a lo siguiente:

Sin perjuicio de las atribuciones conferidas a las Unidades de Auditoría Interna en

el Reglamento sustitutivo sobre la organización, funcionamiento y dependencia

técnica de las Unidades de Auditoría Interna que controla la Contraloría General

del Estado, las actividades previstas para su ejecución en el año XX, que formarán

parte del correspondiente plan, estarán orientadas fundamentalmente a: Ejecutar


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exámenes especiales específicos a aspectos administrativos, financieros,

ambientales, de ingeniería o de proyectos; y propiciar asesoramiento a la máxima

autoridad, autoridades y servidores(as) de la entidad en el campo de su

competencia.

Las Unidades de Auditoría Interna de conformidad con lo establecido en el inciso final

del artículo 17 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado, no emitirán dictámenes sobre estados financieros, pero podrán realizar

evaluaciones al sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas.

Para la preparación del Plan Anual de Control se partirá de la Planificación

Estratégica y el Plan Operativo Anual Institucional. Esta información será

complementada con la de los exámenes ejecutados durante los años anteriores,

los pertinentes de realizar en los meses que restan del año en curso y las áreas

críticas determinadas por la Unidad de Auditoría Interna, luego de la evaluación del

riesgo.

Previo a la formulación del Plan Anual de Control, las Unidades de Auditoría

Interna coordinarán con las Direcciones de Auditoría Nacionales, Regionales y

Provinciales de la Contraloría General del Estado, sobre los trabajos a ejecutar,

tratando de cubrir los ámbitos de gestión que a nivel nacional mantienen las

instituciones, con el fin de coadyuvar a la estructuración y aplicación de un sistema

integrado de control.

Las Unidades de Auditoría Interna que tienen ámbito nacional, deberán coordinar

el contenido de sus planes anuales, con las Direcciones Regionales de la

Contraloría, donde se tienen previstas ejecutar actividades de control.


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Del cumplimiento de estas acciones se dejará constancia escrita en el acta de

coordinación del Plan Anual de Control, la que será remitida junto con el plan en

referencia para el trámite de aprobación.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Reglamento sustitutivo sobre

la organización, funcionamiento y dependencia técnica de las Unidades de

Auditoría Interna de las Entidades que controla la Contraloría General del Estado,

la Auditoría Interna no ejercerá el control posterior de las actividades y operaciones

en las entidades adscritas o dependientes, cuando éstas cuenten con una unidad

propia de Auditoría Interna.

Para la formulación del Plan Anual de Control, se considerará un total de 220 días

laborables por servidor(a), destinando un 70% (154 d/l) para las actividades

programadas y el 30% restante (66d/l) para actividades imprevistas. Estos

porcentajes podrán ser modificados con autorización expresa del Subcontralor

General del Estado, para cuyo efecto deberán exponerse las razones debidamente

motivadas con antelación.

En el cálculo del tiempo total que corresponda asignarse a los respectivos

exámenes planificados y de arrastre, se incluirán los días laborables que deban

utilizar los miembros del equipo de trabajo y el jefe de la Unidad de Auditoría

Interna hasta el envío del informe a la Contraloría General del Estado para el

control de calidad y la aprobación respectiva, el que no podrá exceder de un año.

Las asignaciones de tiempo para cada uno de los trabajos, deberán realizarse en

forma objetiva partiendo de los resultados del estudio preliminar, que permita

conocer los aspectos fundamentales del control interno, asociados con los rubros y

componentes planteados en el alcance de los respectivos exámenes de manera

que su ejecución se ajuste a las previsiones establecidas.


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El Plan Anual está constituido por las denominadas acciones de control

planificadas y complementarias. Las acciones planificadas estarán integradas por

los exámenes de arrastre y nuevos exámenes planificados; las acciones

complementarias se ejecutarán con cargo a imprevistos, comprenderán las

actividades siguientes: asesoramiento, planificación, monitoreo y evaluación del

plan anual de control, verificaciones preliminares, trámite de informes de años

anteriores, elaboración del manual específico de auditoría interna y otras

adicionales a las enunciadas, asociadas con el cumplimiento de las demás

funciones atribuidas a las Unidades de Auditoría Interna.

Para definir los alcances correspondientes a las acciones de control, se tendrá en

cuenta lo dispuesto en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

del Estado, respecto a la caducidad de las facultades de control de esta institución.

Se considerarán exámenes de arrastre aquellas acciones de control iniciadas en el

año que están en ejecución o anteriores y que se prevé no serán tramitadas para

aprobación de la Contraloría General del Estado hasta el 31 de diciembre del año

en ejecución y las actividades de control planificadas que no fueron ejecutadas.

Las fechas de inicio de estas actividades en el cronograma del plan anual para el

siguiente año, serán iniciadas obligatoriamente el 2 de enero.

Con la finalidad de lograr el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 26 de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, se definirán alcances que

realmente pueden ser ejecutados con los recursos asignados, dentro de los

tiempos límites establecidos anualmente por la Contraloría.

En casos especiales en los que por la naturaleza o características particulares de

las operaciones, se deba ocupar tiempos mayores a los establecidos en la orden

de trabajo, deberán ser puestos en conocimiento del Subcontralor General para su

respectiva aprobación.


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Para las actividades de control planificadas, se determinará como fecha de corte,

la más cercana a la realización del trabajo, haciendo coincidir en lo posible, con la

finalización de períodos mensuales, semestrales o anuales.

Los Planes Anuales de Control se remitirán para la revisión previa a la aprobación

por parte del Contralor General del Estado hasta el 30 de septiembre de cada año,

de acuerdo al respectivo ámbito de acción; los de las Unidades de Auditoría

Interna de las entidades que tienen su sede en la ciudad de Quito, a la Dirección

de Coordinación de Auditorías Internas de la matriz.

3.4.3 Requerimientos de exámenes

El Auditor General en el mes de junio de cada año, una vez revisadas las políticas

para la preparación del Plan Anual de Control remitidas anualmente por la Contraloría

General del Estado, solicitará por escrito al Ministro y Subsecretarios los

requerimientos de control que requieren la intervención de auditoría, con el fin de

considerarlos en el referido plan, pedidos que serán tabulados para su posterior

análisis sobre la viabilidad de los mismos.

Además, el Auditor Jefe de Equipo en el transcurso de la auditoría o examen especial,

comunicará al Auditor General las áreas críticas determinadas en el desarrollo de su

trabajo, mediante un informe especifico o a través del memorando de avance de

trabajo, que contendrá en detalle la situación encontrada, causas y efectos de la

misma, con las evidencias del caso, para facilitar su revisión e incorporación en el

Plan Anual de Control.

La documentación relacionada con el requerimiento de necesidades de control y las

respuestas con la documentación de respaldo, será recopilada, archivada y registrada

en el formato (Anexo 4) denominado “Requerimientos de auditoría”, por parte de la

Secretaria de la unidad.


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3.5 Determinación preliminar de áreas, actividades o proyectos a

Intervenir

La preparación del Plan Anual de Control partirá del análisis y evaluación de la

Planificación Estratégica, el Plan Operativo Anual institucional y el análisis situacional

FODA; como de la organización, dirección y control interno de las respectivas

unidades o área a examinarse, esta será complementada con la información

relacionada con los exámenes ejecutados durante los años anteriores, los pendientes

de ejecutar en el año en curso, los requerimientos de control de las autoridades y

servidores(as) del Ministerio y las determinadas por el personal de Unidad de

Auditoría Interna, registradas en el formato “Requerimiento de auditoría”

La preselección de las áreas a intervenir, se fundamentará en las políticas para la

formulación del plan que anualmente emite la Contraloría General del Estado, la que

entre otros aspectos determina: tipo de intervención a ejecutar y su aplicación a las

operaciones, actividades, procesos y proyectos que se desarrollan en los diferentes

campos, administrativo, financiero, técnico y el asesoramiento a las autoridades y

servidores(as) del Portafolio.

Los trabajos preseleccionados para el plan serán registrados en el cuadro “Actividades

de Control Preseleccionados” que contendrá el número ordinal, nombre del examen y

área a ser intervenida, fecha de la última intervención o la identificación si el trabajo

es nuevo.

Los trabajos nuevos en que se prevé intervenir y de aquellos que no se dispone de

suficiente información, deberán someterse a una verificación preliminar, a fin de

establecer si justifica o no su ejecución.


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3.5.1 Verificación Preliminar

La Verificación Preliminar es el proceso de recopilación de información y verificación

de hechos o denuncias presentados a la Unidad de Auditoría Interna para su

intervención.

Esta actividad que será ejecutada por los auditores internos designados, quienes

presentarán un informe de los resultados obtenidos, que contendrá su opinión

respecto a sí amerita o no la ejecución de una acción de control.

De considerarse pertinente la realización de una acción de control, el informe incluirá

entre otros aspectos: los objetivos, alcance, personal requerido, tiempo estimado de

ejecución y la oportunidad de su inicio.

El Auditor General, sobre la base del indicado informe dispondrá la inclusión del

trabajo en el Plan Anual de Control.

3.5.2 Aspectos a considerarse en la verificación preliminar

Para iniciar la verificación preliminar de estos hechos, el Auditor General, emitirá un

memorando interno de asignación de trabajo, autorizando su ejecución el cual

contendrá:

Objetivo General de la verificación

Alcance de la misma

Nombre del auditor/res designado

Tiempo estimado para la ejecución del trabajo

Instrucciones especificas sobre el mismo


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En el proceso de verificación preliminar, entre otros procedimientos se aplicarán los

siguientes:

Entrevistar a las autoridades del nivel directivo y servidores(as) responsables de la

ejecución de las actividades en estudio.

Recopilar la información necesaria del área o actividad sujeta a verificación, la que

estará relacionada con:

Naturaleza y características de las operaciones y recursos sujetos a revisión.

Asignación presupuestaria

Indicadores de gestión

Leyes, reglamentos y disposiciones administrativas aplicables

Efectividad de los canales de comunicación

Detalle de deficiencias relevantes sobre el manejo de recursos que

proporcionen los entrevistados

Cambios en los sistemas de personal o de la organización

Últimos exámenes o auditorías realizadas

Registros utilizados

Productos que genera

Más información que oriente la necesidad de una acción de control.

Informe con opinión si amerita o no una acción de control.

Revisar y analizar de manera general la documentación recopilada.

Seleccionar una o dos transacciones y efectuar el seguimiento.

Elaborar los papeles de trabajo indispensables

Preparar el informe de resultados


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3.6 Definición de las auditorías o exámenes especiales para el Plan

Anual de Auditoría

Para definir las actividades que contendrá el Plan Anual de Control, el Auditor General

conjuntamente con el personal de la Unidad, deberá analizar de manera particular

cada uno de los trabajos detallados en el cuadro de “Actividades de Control

Preseleccionados”, a fin de determinar el alcance, objetivos, tiempo estimado para su

ejecución, recursos humanos y número de actividades evitando la inclusión de trabajos

similares o relacionados que pueden unificarse.

3.7 Coordinación del Plan de Control con las Direcciones de Auditoría

de la Contraloría General del Estado

El Auditor General en cumplimiento a las políticas de formulación del plan, coordinará

el contenido del mismo con el personal de las Direcciones de auditoría y Dirección

Regional del Guayas de la Contraloría General del Estado, con esta última, en el caso

que esté previsto realizar actividades de control en la Subsecretaría del Litoral del

Ministerio, a fin definir áreas de trabajo y evitar la duplicación de las mismas.

De las acciones efectuadas para la coordinación del plan de control con personal de

Contraloría General del Estado, se dejará constancia escrita en el documento

denominada “Acta de Coordinación del Plan Anual de Control”, el cual deberá ser

remitido adjunto al Plan Anual de Control, para su aprobación.

3.8 Aprobación del Plan de Control

Definidas las actividades de trabajo, el Auditor General conjuntamente con el personal

asignado para su preparación, procederá a la formulación del Plan Anual de Control,

considerando para ello los porcentajes de tiempo establecidos para las actividades

programadas y las imprevistas, así como el cálculo del tiempo total que debe


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asignarse a cada examen planificado y de arrastre, aspectos que constan en las

políticas de formulación del plan emitidas por la Contraloría General del Estado.

Finalmente, mediante un Acuerdo de aprobación emitido por el Contralor General del

Estado o el servidor(a) delegado(a) para el efecto, se aprueba el Plan Anual de

Control.

3.9 Control y Evaluación del Plan Anual

La evaluación de la ejecución de los planes anuales de control, es una labor

permanente que compete al titular de la unidad de Auditoría interna, cuando se

produzcan desfases o cambios, respecto a la ejecución de las actividades de control

planificadas, por lapsos mayores a treinta días, o cuando las actividades deban ser

suspendidas o suprimidas, oportunamente se comunicarán estas novedades, a la

unidad administrativa que corresponda de la Contraloría General del Estado, según las

normas pertinentes.

Las Unidades de Auditoría interna presentarán a la Dirección de Coordinación de

Auditorías Internas o a las Direcciones Regionales de la Contraloría, de acuerdo al

ámbito, informes semestrales de auto evaluación sobre la ejecución del Plan Anual de

Actividades.


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CAPÍTULO IV

LA PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

La Norma de Auditoría Gubernamental PGA-02 “Planificación de la auditoría

Gubernamental”, establece que la planificación del trabajo de auditoría ayuda a

asegurar que se preste atención adecuada a áreas importantes y a los problemas

potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de

evidencia necesaria aplicando criterios de materialidad, economía, objetividad y

oportunidad.

Al planificar el trabajo de auditoría se tendrá en cuenta, la finalidad del examen, las

características del ente sujeto a control, el informe a emitir y las circunstancias

particulares del caso. Los aspectos que debe considerar el auditor en la planificación

abarcarán:

Conocimiento de la entidad, programa o actividad por auditar. - Implica el

diseño de una estrategia general para entender la forma en que conducen sus

actividades y operaciones, con el propósito de evaluar la importancia de los

objetivos de la auditoría. El auditor debe identificar los elementos claves de la

administración, a fin de obtener un conocimiento general de la organización.

Comprensión de los sistemas de información administrativa, financiera y de

control interno.- Implica el conocimiento de las operaciones de la entidad o

programa por examinar, lo que ayudará al auditor a identificar las áreas

significativas y de riesgo potencial. El plan operativo institucional y el presupuesto

autorizado, son documentos a través de los cuales el auditor toma conocimiento de

los objetivos de la entidad y de las políticas establecidas para alcanzarlos.


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Riesgo e importancia relativa.- Implica que el auditor debe aplicar

procedimientos analíticos en la etapa de planeamiento, para ayudar al

conocimiento de las actividades de la entidad y la identificación de áreas de riesgo

potencial.

Naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.- Implica que el

auditor debe obtener un grado suficiente de comprensión de las actividades de la

entidad auditada para facilitar el planeamiento del examen y desarrollar un eficaz

enfoque del mismo.

Coordinación, dirección, supervisión y revisión.- Esta relacionada con la

revisión del esfuerzo realizado y las decisiones tomadas por el equipo de auditoría

para establecer su propiedad, legalidad y operatividad del plan de auditoría.

La estructura y contenido de los planes, guardará armonía con los objetivos y

lineamientos de la planificación institucional de la auditoría que será aprobada por la

autoridad máxima de control.

La naturaleza y alcance del planeamiento, pueden variar según el tamaño de la

entidad, el volumen de sus operaciones, el conocimiento de la misión, visión, fines,

metas y objetivos institucionales, así como las actividades que ejecuta.

4.1 Orden de Trabajo

Con el Plan Anual de Auditoría ya aprobado los Jefes de las Auditorías Internas,

proceden a designar mediante órdenes de trabajo a los Supervisores, Jefes de Equipo

y Auditores Operativos que se encargarán de efectuar los diferentes exámenes

especiales, estas órdenes de trabajo contendrán entre otras la siguiente información:

Fecha de emisión


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Unidad administrativa a ser examinada

Objetivos generales

El alcance o período a ser examinado

Tiempo planificado para su ejecución

4.2 Notificación de inicio de la actividad de control

Con la Orden de Trabajo, el Jefe de Equipo de Auditoría preparará el oficio de

notificación de inicio de examen, para las autoridades del Ministerio, servidores(as), ex

servidores(as) y demás personas vinculadas con el examen. Este oficio tendrá la

siguiente información:

Nombre del servidor(a)

Fecha de elaboración

Nombre del examen a efectuarse

Objetivos generales que serán los mismos que constan en la orden de trabajo

El nombre de los auditores que intervendrán en el trabajo (Supervisor, Jefe de

Equipo y Operativo)

4.3 Archivo Permanente

El archivo permanente de papeles de trabajo es la base para la planificación y

programación de la auditoría financiera, de gestión o examen especial.

4.3.1 Finalidades del archivo permanente

La finalidad del archivo permanente se resume en los siguientes puntos:

a. Disponer de información histórica de la entidad y del área a examinar.


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b. Recordar al auditor los procesos, actividades, operaciones o hechos que tienen

vigencia en un período.

c. Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de información de las auditorías

realizadas.

d. Conservar papeles de trabajo que serán utilizados durante varios años y que no

requieren ser preparados año tras año, siempre y cuando no se haya operado

ningún cambio.

La mayor parte de la información se obtiene en la primera auditoría, pero es necesario

que en cada auditoría se vaya actualizando la misma.

4.3.2 Contenido

Deberá contener información de interés o de utilidad para la ejecución de la actividad

de control y necesaria para auditorías o exámenes especiales subsiguientes, como

son: la base legal de la entidad, programas y actividades, legislación de aplicación

continua, políticas, procedimientos de la entidad y financiamiento. Este archivo deberá

mantenerse actualizado y organizado mediante un índice que identifique su contenido

y ubicación del documento descrito.

4.3.3 Estructura

La siguiente estructura se aplicará para ordenar la documentación e información del

archivo permanente, la que estará conformada de dos partes:


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4.3.4 Información General

ARCHIVO PERMANENTE

ENTIDAD: ÁREA EXAMINADA:

PARTE I - INFORMACIÓN GENERAL

Contenido Índices

Información General

Identificación de la entidad

Visión, misión, objetivos y metas institucionales.

Descripción de actividades generales de la entidad superior y de la unidad o unidades dependientes en términos específicos.

Descripción de los servicios que presta.

Detalle del FODA: Fortaleza, Oportunidades Debilidades y Amenazas.

Encuestas y opiniones de la prensa sobre la entidad

Ubicación de las oficinas y unidades administrativas.

PA

Información legal

Leyes, reglamentos y normatividad de aplicación general en la entidad

Ley, ordenanza o decreto de creación y las modificaciones, de ser el caso.

Reglamentos expedidos a base de la Ley de creación.

Reglamentos, instructivos y otra normatividad interna o específica.

Manuales de procedimientos e instructivos de la entidad

PB

Estructura Organizacional

Organigrama vigente de la entidad, con las fechas de vigencia y aprobación.

Detalle de las autoridades máximas de la entidad, con los nombres completos, cargo, fecha de nombramiento y período de actuación.

Detalle de los niveles directivos

Detalle de los principales servidores(as), con nombres completos, cargo, fecha de nombramiento y período de actuación.

Detalle de los Cuerpos colegiados de la entidad: Comité de Contratación, Comité de la Deuda, etc., verificar si existen actas de las reuniones de trabajo.

Breve historia de la unidad auditada

PC

Extractos de actas, acuerdos, resoluciones, etc. Emitidos por los cuerpos colegidos que tengan carácter permanente.

PD

Información estadísticas (de haberla) sobre los principales servicios o bienes producidos en los últimos cinco años o los resultados de gestión de la entidad.

PE

Planes de acción de la entidad a corto, mediano y largo plazo PF

Contratos a largo plazo PG

Convenio de préstamo de deuda interna o externa PH

Propiedades inmuebles y gravámenes sobre las mismas PI

Inversiones significativas y su ubicación (diferentes a inversiones en bienes muebles) PJ

Informe del período anterior, con su memorando y síntesis. PK

Elaborado o Actualizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Jefe de Equipo de auditoría

Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



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Código: MAI-MF-01

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4.3.5 Organización de los sistemas operativos

Dependiendo del área, proceso o subproceso, actividad o rubro examinado se

conformará el archivo permanente (segunda parte), de la organización de las unidades

responsables de su ejecución, la información básica que debe contener, para su

demostración se presenta a continuación con los siguientes ejemplos de archivo

permanente:

Subsecretaría Administrativa del Ministerio

ARCHIVO PERMANENTE


SEGUNDA PARTE - ORGANIZACION DE LOS SISTEMAS OPERATIVOS

Contenido Índice

Subsecretaría Administrativa

PX


Manuales de administración financiera y de Contabilidad

Estructura organizativa de la Subsecretaría Administrativa y de las unidades administrativas que la conforman

Procedimientos de control interno

Reportes e informes financieros

Indicadores y parámetros de gestión (eficiencia, eficacia, efectividad, gestión, etc.)

Plan anual de actividades

Resumen de problemas legales y juicios a favor o en contra

Información estadística financiera

Área financiera contable

Descripción del sistema contable, políticas y procedimientos contables especiales (métodos de

reconocimiento de ingresos, capitalización de activos fijos, Préstamos, Proveedores, etc.)

Detalle de los registros contables y plan de cuentas Estados financieros

PXA

Área Sistemas de Presupuesto

Descripción del sistema

- Ingresos

- Egresos

Manual de operaciones

Detalle de registros presupuestarios, catálogos y clasificadores presupuestarios

Presupuesto anual

Resultados de la evaluación presupuestaria

PXB

Área Tesorería



PXC


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

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Detalle de registros de ingresos y egresos

Área de Recursos Materiales



Plan de adquisiciones

Inventarios de Suministros y Materiales, bienes muebles

Inventario de inmuebles y gravámenes sobre las mismas.

Listado de proveedores

Catálogos y listas de precios


Detalle de registros de control de bienes muebles, inmuebles y suministros.

Listados de contratos suscritos

Síntesis o copias de contratos, escrituras, más importantes

PXD

Área de Recursos Humanos

Manual de Procesos

Organigrama posicional del personal de la unidad o área examinada.

Distributivo de puestos

Descripción del personal del área examinada que actuó en el período examinado.

PXE

Área de Tecnología Informática

Detalle de los equipos, software (sistema operativo, aplicaciones) en uso, con el nombre de los responsables

de su administración.

Detalle de registros de control del software y hardware

Manuales de operaciones

Reporte e informes

PXF

0tras Áreas

PXG

Elaborado / Actualizado Por:

Revisado Por: Aprobado Por:

Jefe de Equipo de Auditoría

Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

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Proceso de Administración del Presupuesto General del Estado a cargo de la

Subsecretaría de Presupuestos

ARCHIVO PERMANENTE ENTIDAD: ÁREA EXAMINADA:


Contenido Índices


Administración del Presupuesto General del Estado

PX

Organización de la Unidad

Estructura organizativa de la Subsecretaría de Presupuestos y de las unidades administrativas que la conforman.

Base legal técnica presupuestaria aplicable

Plan de actividades, corto, mediano y largo plazo.

Programación macroeconómica y escenarios presupuestarios plurianuales.

Descripción de las políticas macroeconómica y fiscal,

Descripción de procedimientos, métodos, catálogos y clasificadores presupuestarios, registros y prácticas presupuestarias de los recursos del estado.

Objetivos y metas determinados por la planificación y restricción presupuestaria

Procedimientos de control interno.

Indicadores y parámetros de gestión

PXA

Área de Directrices y Políticas Presupuestarias

Directrices y políticas para la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto general del estado.

Productos que genera la unidad.

Metodologías para las diferentes fases del ciclo presupuestario.

Reportes e informes que se emiten.

Resoluciones Presupuestarias, las más importantes

PXB

Área Administración del Ciclo Presupuestario

Techos de gastos sectoriales e institucionales.

Presupuesto General del Estado y modificaciones.


Programa de ejecución del presupuesto

Consolidación del presupuesto de las entidades que conforman el sector público


Detalle de transferencias recibidas y entregadas

Estado de flujo del efectivo

Estado de ejecución presupuestaria

PXC

Informe de evaluación financiera de la ejecución presupuestaria. PXD

Liquidación presupuestaria PXE



Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

60

4.4 Planificación preliminar

La Planificación Preliminar tiene por objeto obtener o actualizar la información general

sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de identificar

globalmente las condiciones existentes para ejecutar el examen o auditoría. El

Supervisor y Jefe de Equipo de la auditoría a ejecutar, son las personas encargadas

de obtener la suficiente información orientada a validar el enfoque de la auditoría.

El medio para cumplir lo indicado es un memorando interno suscrito por el Auditor

General, que permite designar al equipo de trabajo, a fin de que recopilen la

información del examen especial que se prevé ejecutar, fijar objetivos específicos y

confirmar el alcance.

La planificación preliminar es un proceso que comienza con la emisión del

memorando, para su desarrollo se aplica el programa con los procedimientos

establecidos para este fin, el que tiene por objeto obtener información relacionada con

la entidad o unidad a ser examinada y la evaluación de la estructura del control interno

para acumular información respecto de los controles existentes e identificar las áreas,

actividades, etc., relevantes para efectuar la evaluación del sistema de control interno,

el que culmina con la emisión de un informe o reporte, respaldado en los papeles de

trabajo respectivos, que será puesto a consideración del Auditor General, en este se

determinan los componentes a ser evaluados en la siguiente fase.

Para el desarrollo de la planificación preliminar se utilizan principalmente las técnicas

y prácticas de la entrevista, observación y revisión selectiva de los procesos y la

información de la unidad o área a examinar para obtener o actualizar los datos

importantes relacionados con la misma.

El programa de planificación preliminar será general, aplicable a cualquier tipo, área,

programa o actividad sujeta a auditoría o examen.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

61

4.4.1 Elementos de la planificación preliminar

En la planificación preliminar se fundamentarán las actividades de la planificación

específica, por lo que es importante realizar un estudio de las actividades

desarrolladas por la entidad o unidad a examinar, a fin de obtener un excelente

conocimiento e información, entre otros aspectos de lo siguiente:

Conocimiento de la institución, área, proceso o actividad a examinar y su

naturaleza jurídica.

Conocimiento de la misión, visión, metas y objetivos de la entidad a examinar

Conocimiento de los principales planes, actividades y operaciones.

Informes de avance y evaluaciones realizadas por la propia entidad al

cumplimiento de los planes.

Identificación de las principales políticas y prácticas administrativas, financieras,

técnicas y de operación.

Determinación del grado de confiabilidad de la información financiera,

administrativa y técnica, así como de la organización y responsabilidades de las

principales unidades administrativa.

Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia de los

sistemas informáticos.

Identificación de las fuentes y montos de financiamiento de sus operaciones.

Identificación de las unidades operativas y principales servidores(as).

Conocimiento de los principales indicadores de gestión preparados por la entidad.

Identificación de los riesgos inherentes y de Control

Decisiones de Planificación para las Unidades Operativas

Decisiones preliminares para los componentes

Enfoque preliminar del examen o auditoría.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

62

4.4.2 Programa de planificación preliminar

PROGRAMA DE PLANIFICACION PRELIMINAR Hoja

No.

ENTIDAD: EXAMEN:

CIUDAD:

PROVINCIA: FECHA:

No OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF

P/T

HECHO

POR

FECHA

I Conocimiento del área a examinar y su marco legal

1.1 Programar y confirmar conjuntamente con el Supervisor entrevistas con el titular de la entidad y jefes de las unidades relacionadas, para comunicarles sobre la ejecución de la auditoría e identificar datos, hechos, actividades e información relevante para la misma.

1.2

1.2.1

1.2.2

Actualizar o armar el Archivo Permanente a base de la información disponible en la Dirección de Auditoría Interna, unidades o área a examinar y relacionadas con el proceso en estudio, con: Leyes, reglamentos, decretos, acuerdos y otros documentos relacionados con el funcionamiento de la entidad en general y del área o actividad a examinar. Información sobre la estructura organizacional, organigramas, ubicación física de sus instalaciones, nómina de los servidores(as) y las unidades relacionadas con la actividad a examinar, revisar selectivamente y determinar lo siguiente: Grado de autonomía o centralización de la entidad o área examinada. Restricciones legales existentes para el funcionamiento de la entidad o

actividad. Instalaciones disponibles para la unidad

1.2.3 Obtenga el presupuesto institucional aprobado, correspondiente al período en estudio, reportes CUR de ejecución del gasto del período en cuestión, se solicitará que esta contenga la siguiente información : Acuerdo de aprobación del presupuesto Liquidación presupuestaria sobre la base del alcance del examen. Reportes CUR de la ejecución del gasto del período a examinar, analice el

monto de las reformas presupuestarias. Solicite los informes de evaluaciones presupuestarias, efectuadas por la

entidad y verifique su consistencia, prepare comentarios, así como las conclusiones y recomendaciones. Analice con que periodicidad son efectuadas.

Solicitar el Plan Operativo Anual (POA) del período establecido en el alcance de la auditoría, analice su contenido: visión, misión, políticas, estrategias, metas proyectadas.

Solicitar los índices de gestión y financieros empleados por la entidad, además su interpretación y aplicabilidad, así como los márgenes de fluctuabilidad, establecido por la entidad sujeta a examen.

De no existir los índices en referencia, prepare relaciones que considere importantes para el desarrollo de la entidad, sus resultados considere en la determinación de riesgos.

Revisado por:

Preparado por:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

63

PROGRAMA DE PLANIFICACION PRELIMINAR Hoja No.

ENTIDAD : EXAMEN: CIUDAD : PROVINCIA: FECHA:

No. OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF

P/T

HECHO

POR

FECHA

1.3 Resumir las acciones tomadas para el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los últimos exámenes de auditoría interna y externa, relacionadas con el área examinada.

1.4 Enlistar los documentos e informes que considere útiles para ejecutar la auditoría, clasificados por actividades importantes y áreas o unidades, indicando la fecha de emisión, lugar de archivo y una síntesis de su contenido.

1.5

1.5.1

Efectuar las reuniones o entrevistas concretadas en el punto 1 y considere lo siguiente: Titular de la entidad Exponer el objetivo de la auditoría que inicia, los beneficios para la entidad

y solicite la colaboración necesaria para el desarrollo del trabajo Explicar el proceso de la auditoría a desarrollar, haciendo énfasis en los

productos intermedios y finales a conseguir. Obtener información sobre las principales actividades ejecutadas por la

unidad o áreas respecto al alcance del examen. Indague respecto a la aplicación de las recomendaciones de auditoría

interna y externa. Compruebe algunas aplicaciones significativas. Entregar la notificación inicial con la presentación del equipo de auditoría. Solicitar al titular que comunique formalmente al personal de la entidad

sobre la presencia del equipo de auditoría, para que se facilite la oportuna entrega de información.

Solicitar un espacio físico para desarrollar el trabajo planificado. Aplicar el cuestionario relacionado con los componentes de Control Interno

1.5.2

1.5.3

1.6

Jefes de Unidades Administrativas

Seleccionar a los servidores(as) de las unidades administrativas que entrevistará de acuerdo con el objetivo y el alcance de la auditoría

Prepare una agenda con puntos a tratar con cada servidor(a) seleccionado(a), incluya los aspectos de mayor aplicación sobre la planificación de las operaciones, la organización utilizada, el sistema de información gerencial, los procedimientos de control y de evaluación vigente, la administración de los recursos humanos, el manejo de los recursos financieros y la utilización de los recursos materiales, entre oros.

Entrevistar individualmente a los servidores(as) seleccionados(as) guiándose por los puntos incluidos en la agenda.

Exponga los aspectos positivos de la auditoría y solicite el apoyo para ejecutarla eficientemente. Señale la importancia de la participación en reuniones posteriores para informar los resultados del examen.

Solicitar formalmente los documentos generados por el sistema de información que serán examinados.

Aplicar el cuestionario relacionado con los componentes de Control Internos.

Efectué un resumen de las entrevistas y resalte los puntos importantes a considerar en la planificación específica. Tabule los datos y componentes importantes, identificando los que requieren ser verificados en las siguientes fases de la auditoría.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

64


ENTIDAD : EXAMEN:

CIUDAD :

PROVINCIA : FECHA:


P/T

HECHO

POR

FECHA

II

Conocimiento de las principales actividades, operaciones, metas u objetivos a cumplir

2.1

2.1.1 2.1.2

2.1.3

2.1.4 2.1.5

2.1.6

2.1.7

2.1.8

2.1.9

2.1.10 2.1.11

2.1.12

2.1.13

Prepare un resumen de las actividades importantes para el manejo de la unidad o área a examinar y obtenga una comprensión aceptable de las mismas, considere los siguientes puntos: Operaciones más significativas de la unidad, área o actividad. Incertidumbres o contingencias importantes sobre manejo de la entidad o

actividad Nuevos componentes o actividades de la entidad como servicios o

productos, unidades administrativas creadas y otros aspectos. Operaciones significativas definidas como extraordinarias o poco usuales. Nuevos procedimientos de operación y los mecanismos de información a los

usuarios. Problemas de especialización técnica sobre la definición y aplicación de

registros operativos, administrativos y financieros de los diferentes programas.

Grupos de operaciones importantes relacionadas con el área o actividad examinada

Problemas de especialización técnica sobre la definición y aplicación de registros operativos administrativos y financieros de las actividades a examinar.

Presencia de litigios o de requerimientos financieros relevantes de la unidad o actividad

Grupo de operaciones importantes de la unidad o actividad examinada. Funcionamiento de los mecanismos de registro, análisis y control de las

actividades, considerando al sujeto pasivo como un todo. Inspeccione las instalaciones del área o actividad y de ser necesario de las

unidades responsables del manejo específico de las operaciones que puedan segregarse

Analice las circunstancias económicas bajo las cuales se desenvuelve la unidad o actividad examinada, considerando entre otros los siguientes puntos: - Efecto de las condiciones económicas del sector y las políticas

operacionales. - Factores económicos específicos que afecten el manejo de las

operaciones. - Fluctuaciones estaciónales que afectan la obtención de recursos y el

cumplimiento de los objetivos programados. - Cambio en las dimensiones y condiciones financieras de la entidad o

actividad. - Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las operaciones. - Efecto de las acciones externas, como cambios en los métodos de

operación, indicadores financieros y otras condiciones. - Cambios en los métodos de operación para el registro e información de

la ejecución presupuestaria. - Exposición de las operaciones a las fluctuaciones por tipo de cambio de

moneda. - Restricciones vigentes para la entidad o actividad examinada.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

65


ENTIDAD : EXAMEN:

CIUDAD :

PROVINCIA : FECHA:


P/T

HECHO

POR

FECHA

2.2

2.2.1

2.2.2 2.2.3

2.2.4

2.2.5

Entrevistar a los servidores(as) encargados(as) de las actividades inspeccionadas, preferentemente mientras se realizan las operaciones, sobre los siguientes aspectos: Objetivo de la auditoría, informando que laborarán en el mismo horario de la

entidad, la ubicación del personal y el número telefónico. Objetivo de la operación y las principales observaciones en el caso de existir. Últimos reportes preparados, de ser posible, revíselos y registre el lugar de

su ubicación. Asuntos en los que podría colaborar la auditoría para fomentar la eficiencia y

efectividad en las operaciones. Solicitar apoyo para el trabajo, el mismo que se verá evidenciado con la

entrega oportuna de la información y su participación conociendo los resultados y las posibles acciones correctivas.

2.3 Resuma el resultado de las entrevistas e instalaciones por unidad operativa e incluya solo los aspectos relevantes que serían útiles en las siguientes fases de trabajo. De no haber identificado observaciones importantes.

2.4

Indagar e investigar las principales operaciones desarrolladas por la entidad o actividad, a fin de determinar las áreas de riesgo potencial y comprender los motivos que fundamentan las decisiones gerenciales, considerando los siguientes aspectos:

2.4.1

Características específicas de los servicios prestados por la entidad o área examinada a los usuarios.

2.4.2 Características de los usuarios de la información.

2.4.3

Principales métodos de operación utilizados para la entrega de los servicios

2.4.4 Procedimientos y criterios utilizados para la entrega de los servicios

2.4.5 Características de las funciones de la entidad o actividades

2.4.6 A través del sistema presupuestario, determine

Fases significativas del proceso presupuestario Operaciones extraordinarias en manejo de presupuesto Definición de los proyectos de inversión Restricciones en la especialización técnica, en la definición y aplicación

de los registros respecto a la ejecución física y financiera de los programas y proyectos.

Objetivo y limitaciones presupuestarias. Últimos reportes presupuestarios y de gestión. Funciones de registro, análisis y control presupuestario: previo,

concurrente y posterior. Investigue las actividades y funciones desarrolladas por la unidad de

presupuesto y proceda a establecer las áreas consideradas críticas con riesgo potencial y su efecto en el proceso de toma de decisiones


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

66

PROGRAMA DE PLANIFICACION PRELIMINAR Hoja

No.


P/T

HECHO

POR

FECHA

III Identificación de las principales políticas y prácticas contables,

administrativas, técnicas y operativas

3.1 Políticas y practicas relativas a

3.1.1 Políticas y objetivos para el manejo financiero de la unidad o actividad

3.1.2 Prácticas definidas para la administración de los recursos

3.1.3 Estructura financiera y presupuestaria

3.1.4 Proyecciones financieras utilizadas

3.1.5 Sistema de información gerencial utilizado

Dentro de las gestiones presupuestarias deberá observarse:

- Políticas y objetivos para el manejo presupuestario

- Prácticas en la administración presupuestaria

- Estructura presupuestaria y fuentes de financiamiento para la

ejecución del presupuesto.

- Factores exógenos que inciden en la ejecución presupuestaria de

ingresos y gastos.

- Cambios en la gestión presupuestaria por la incorporación de nuevos

procedimientos y métodos de operación.

3.2 Analice las circunstancia económicas bajo las cuales se desenvuelve la entidad o

actividad examinada, considerando los siguientes puntos:

3.2.1 Factores económicos específicos que afectan el manejo de las operaciones.

3.2.2 Fluctuaciones estaciónales que afecten la obtención de recursos y el

cumplimiento de los objetivos programados

3.2.3 Viabilidad y perspectivas futuras para el manejo de las operaciones

3.2.4 Restricciones vigentes para la unidad o actividad examinada.

3.2.5 Efectos de las acciones externas, por ejemplo: cambios en los métodos de

operación, indicadores financieros y otras condiciones.

IV Determinar el grado de confiabilidad de la información financiera,

administrativa y de operación, así como la organización y responsabilidades

de las unidades financiera y administrativa.

4.1 Revisar la estructura y tamaño de la unidad administrativa y financiera de la entidad,

para calificar la integridad y confiabilidad de la información producida y su relación

directa con el volumen y proyección de las operaciones, aplique los siguientes

pasos:

4.1.1 Identificar los servidores(as) responsables de preparar y aprobar las políticas y

procedimientos relacionados con la unidad o la actividad examinada.

4.1.2 Determinar el grado de centralización o descentralización de las actividades

operativas.

4.1.3 Identificar responsabilidades de información definidas para las unidades

operativas, administrativas y financieras.

4.1.4 Cambios recientes en la administración y en la definición de sus

responsabilidades.

4.1.5 Grado de independencia de la gestión presupuestaria y coordinación

departamental con los sistemas de: contabilidad, tesorería y otros.

4.1.6 Determinar el grado de cumplimiento de las responsabilidades operativas en el

diseño de la planificación institucional, aplicación de la planificación estratégica,

presentación de la información contable y actividades relacionadas con la

elaboración, ejecución y evaluación, presupuestarias.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

67

4.1.7 Restricciones legales, facultades privativas y establecimiento de limitaciones a la

gestión presupuestaria institucional.

V Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del

sistema informático

5.1 Obtenga una comprensión global de los sistemas informáticos, en especial sobre:

5.1.1 Naturaleza y alcance del procesamiento automático de datos.

5.1.2 Configuración del procesamiento automático de datos

5.1.3 Configuración del sistema de información

5.1.4 Estructura organizativa de las operaciones del sistema computarizado

5.2 Otra información no considerada

Preparado por:

Revisado por:

4.4.3 Fuentes de información

Archivo permanente de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio.

Archivos de la entidad y de las unidades relacionadas con la actividad examinada.

4.4.4 Productos de la Planificación Preliminar

Aplicado el programa de Planificación Preliminar y con lo resultados obtenidos, se

procederá a elaborar el memorando para conocimiento del Auditor General, el que

contendrá entre otros, el enfoque de la auditoría que se va a ejecutar y los

componentes principales sobre los cuales se realizará la evaluación del control interno

de la unidad a examinarse, el contenido de este documento se describen a

continuación:

4.4.5 Memorando de la Planificación Preliminar

Identificación

Auditoría o examen especial a (Nombre de la entidad, unidad o área a examinar),

período comprendido entre (fecha período)


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

68

Antecedentes

Se hará referencia a la última auditoría realizada por la Contraloría General del

Estado, Unidad de Auditoría Interna, o de firmas privadas de auditoría.

Motivos de la auditoría

Indicará los registrados en la orden de trabajo y hará referencia si es una actividad

planificada que consta en el Plan Anual de Auditoría o es un examen imprevisto

solicitado por la Máxima Autoridad y/o autorizado por el Contralor General del Estado,

para lo cual se citará el documento en el que se inserta la autorización, para efectuar

el examen.

Objetivos de la auditoría

Los que constan en la orden de trabajo

Alcance de la auditoría

El que consta en la orden de trabajo. Los resultados de la evaluación preliminar

pueden incidir en la determinación del alcance, por lo que cualquier sugerencia se

revelará en ese sentido, se describirán las áreas y operaciones a examinar.

Conocimiento de la entidad y su base legal

Se debe obtener información actualizada de la entidad, unidad o área que será

auditada, considerando los siguientes aspectos:

Base Legal.- Se tomará en cuenta el Decreto o Ley de creación de la entidad y

sus reformas.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

69

Principales disposiciones legales.- Constitución, leyes, reglamentos, normas,

manuales, instructivos específicos vigentes relacionados con la entidad y más

disposiciones administrativas, las que serán ubicadas de acuerdo a la importancia

de las mismas.

Estructura orgánica.- Incluirá los principales niveles y la denominación de los

cargos que lo conforman, en lo que se refiere a cada área o Subsecretaría, se

detallarán las distintas unidades que la componen.

Misión y objetivos Institucionales.- Identifique la visión y la misión, los principios,

los objetivos y las metas de la entidad a ser auditada, indicando la fuente de esta

información.

Principales actividades, operaciones.- Describe en forma general las principales

actividades y operaciones.

Servidores(as) principales.- En anexo, se detallarán los nombres, cargos y

período de actuación de los principales servidores(as) y ex servidores(as) de la

entidad sujeta a examen.

Financiamiento.-Se identificará la fuente de ingresos que tenga la institución por

cada ejercicio económico.

Principales políticas administrativas, financieras, presupuestarias y de

endeudamiento

Determinar y describir las principales políticas y prácticas administrativas,

financieras, presupuestarias y de endeudamiento público que mantiene la entidad.

Verificará si se aplican con sujeción a la normatividad vigente.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

70

Grado de confiabilidad de la información financiera, administrativa,

presupuestaria y de endeudamiento.

La estructura orgánica y funcional de las unidades financiera, administrativa,

presupuestaria y de crédito público, pueden revelar un efecto importante respecto

de la integridad y confiabilidad de la información producida y su relación directa

con el volumen y la proyección de las operaciones que se desarrollan en las

actividades de la entidad, así como de las responsabilidades de sus principales

unidades.

Sistemas Informáticos

Obtener una comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de

dependencia de los sistemas informáticos que maneja el Ministerio, incluyendo la

Unidad de Informática.

Puntos de interés para el examen

Identificar los hechos de mayor importancia al momento de revelar la información

de la entidad, que orienten al auditor a determinar las áreas críticas y la

elaboración de los programas que serán aplicados posteriormente.

Transacciones importantes identificadas

Identificar las principales transacciones que de acuerdo a la naturaleza de la

entidad y su importancia relativa, deban considerarse para aplicar procedimientos

sustantivos.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

71

Estado actual de observaciones en exámenes anteriores

Carta de Dictamen.- Identificar las salvedades que constan en el dictamen de la

auditoría anterior y evaluar las incidencias que estas tienen en el período auditado

para que se les vuelva a considerar si el caso lo amerita.

Seguimiento en la aplicación de recomendaciones.- Verificar el cumplimiento

de la implementación de las recomendaciones que constan en los informes

emitidos en el período examinado por la Contraloría General del Estado y las

Unidades de Auditoría Interna.

Identificar los componentes importantes a examinarse en la planificación

específica.-

Se detallarán los componentes identificados como importantes, señalando las

razones de ello.

Matriz de evaluación preliminar del riesgo de auditoría.-

Utilizando una matriz se calificará el riesgo global de la auditoría relacionado con el

área a examinar.

Determinación de materialidad e identificación de cuentas significativas.

Se describirá la forma de su determinación y el porcentaje establecido para

análisis.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

72

Identificación específica.

De las actividades sustantivas no tomadas en cuenta para ser evaluadas en la

aplicación específica.

Los papeles de trabajo de la planificación preliminar se dividen en dos segmentos,

uno referido a la administración de la auditoría y otro para respaldar los resultados

del trabajo. En cada caso deben estar organizados, ordenados e indicados como

un conjunto integrado.

4.5 Planificación Específica

Define la estrategia a seguir en el trabajo de campo, mediante la eficiente utilización

de los recursos. Se basa en la información obtenida en la planificación preliminar, la

que será complementada con la definición de procedimientos sustantivos a ser

aplicados en la ejecución de la auditoría.

La planificación específica tiene como propósito evaluar el control interno para

obtener información adicional; evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y

seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la

fase de ejecución mediante los programas respectivos.

En la planificación preliminar se evalúa a la entidad, como un todo, en cambio, en la

planificación específica se trabaja con cada componente en particular. Uno de los

factores claves es concentrar los esfuerzos de auditoría en las áreas de mayor riesgo

y en particular en las aseveraciones o afirmaciones que es donde el auditor emplea la

mayor parte de su trabajo para obtener y evaluar evidencia.

La aplicación de pruebas de cumplimiento para evaluar el ambiente de control, los

sistemas de registro e información y los procedimientos de control, es el método


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

73

empleado para obtener la información complementaria y calificar el grado de riesgo

tomado al ejecutar una auditoría o examen especial.

La planificación de la auditoría incluirá la evaluación de los resultados de la gestión de

la entidad a examinar con relación a los objetivos, metas y programas previstos.

Las técnicas de mayor aplicación, son las entrevistas, la observación, la revisión

selectiva, el rastreo de operaciones, la comparación y el análisis.

La responsabilidad por la ejecución de la planificación específica está concentrada en

el Supervisor y Jefe de Equipo, no obstante, en el caso de exámenes complejos que

requieran la evaluación de muchos componentes en paralelo, es recomendable la

participación como miembros del equipo de especialistas en disciplinas específicas.

4.5.1 Elementos de la Planificación Específica

Existen varios elementos que servirán de ayuda para el desarrollo de esta fase:

Los objetivos de la auditoría y los reportes del conocimiento de la entidad y de la

evaluación del control interno.

Recopilación de información adicional de acuerdo con las necesidades del

examen.

Matriz de calificación de riesgos de la auditoría o examen a realizar.

Enfoque de la auditoría y selección de la naturaleza y extensión de procedimientos

de auditoría.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

74

4.5.2 Productos de la Planificación Específica

La planificación específica acumula la información obtenida en la planificación

preliminar y emite varios productos intermedios fundamentales para la eficiente y

efectiva ejecución de la auditoría.

4.5.3 Productos básicos para el desarrollo de la Planificación Específica

1. Para uso del Equipo de auditoría son:

Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance previsto,

Plan de muestreo,

Requerimientos de personal técnico o especializado, en la ejecución de la

auditoría, de ser el caso,

Distribución del trabajo y tiempo estimado para realizar el examen ajustándose a lo

establecido en la orden de trabajo.

4.5.4 Productos básicos elaborados al concluir la Planificación Específica:

1. Para uso del equipo de auditoría.

Informe de la planificación específica.

Documento que será aprobado por el Auditor General y contendrá la siguiente

información:

Referencias de la planificación preliminar

Objetivos específicos por áreas o componentes.

Resumen de los resultados de la evaluación de control interno.

Matriz de evaluación y calificación del riesgo de auditoría.


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Código: MAI-MF-01

75

Plan de muestreo de la auditoría o examen.

Programas detallados de la auditoría o examen.

Recursos humanos necesarios

Distribución de trabajo y tiempos estimados para concluir la auditoría o examen.

Recursos financieros

Productos a obtenerse

Papeles de trabajo de la planificación específica.

2. Para uso de la entidad auditada.

Informe de evaluación del control interno a emitirse durante la ejecución de la

auditoría, firmado por el Auditor General.

4.5.5 Programa General para la Planificación Específica

La utilización del programa general de auditoría para la planificación específica,

constituye una guía que permite aplicar los principales procedimientos para evaluar el

control interno de la entidad o área examinada y obtener los productos establecidos

para esta fase del proceso.


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Código: MAI-MF-01

76

PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN ESPECIFICA

Hoja

No. ...

ENTIDAD: EXAMEN: CIUDAD: PROVINCIA: FECHA: No. PROCEDIMIENTOS REF P/T HECHO

POR

FECHA

Objetivo general de la auditoría o examen especial y del reporte de planificación preliminar.

Revisar Información Planificación Preliminar

1. Revise la estrategia de auditoría definida en la planificación preliminar y compárela con el objetivo general de la auditoría, determinando su coherencia.

2. Confirme la estrategia a utilizar en la ejecución de la auditoría y divúlguela entre los miembros del equipo.

3 Determinar los principales componentes a ser evaluados durante la planificación específica de la auditoría.

4 Recopilar la información solicitada en la fase anterior, Planificación Preliminar.

5 Obtener de los servidores(as) y de las unidades responsables, si es del caso, la información adicional solicitada al ejecutar la planificación preliminar, respecto a:

La entidad, las unidades operativas relacionadas y otras instituciones;

Las principales actividades, operaciones e instalaciones;

Las principales políticas y prácticas operativas, administrativas y financieras;

La comprensión global de los sistemas de información computarizados utilizados.

6 Revisar y analizar la información obtenida, para obtener los elementos necesarios para la evaluación de control interno y la planificación de la auditoría. Ordenar P/T y los expedientes respectivos.

Evaluación del control interno

7 Conocimiento y comprensión de los componentes del control interno.

8 Determinar las principales unidades operativas que participan en la actividad o área en estudio.

9 Resuma la estructura organizativa de las principales unidades operativas relacionadas con el manejo de la entidad y sus objetivos básicos.

10 Considere los siguientes factores para ubicar las principales unidades operativas.

Unidades importantes de la entidad relacionadas con sus objetivos.

Si las principales unidades se identifican por la función que realizan.

Riesgos inherentes y ambiente de control

11 Analizar los riesgos inherentes existentes en relación con el ambiente de control de las principales actividades.

12 Documentar la evaluación del riesgo inherente fundamentado en los siguientes criterios: Naturaleza individual de la actividad relevante. Estado actual de los problemas identificados en auditorías e informes de

exámenes especiales. Si los hechos recientes demuestran mayor riesgo en un programa

específico o la situación es generalizada en varios programas o unidades. Manera de anticipar o reaccionar ante los problemas. Actitud del titular de la entidad ante los problemas.


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Código: MAI-MF-01

77

Sistemas de registro e información

13 Identificar y registrar todas las transacciones válidas.

14 Establecer períodos para el registro e información de tal forma que puedan ser analizados comparativamente.

Políticas contables para el registro

15 Resumir la información relevante sobre las políticas administrativas, financieras, técnicas (presupuestarias y de endeudamiento público), dependiendo del caso, para los registros utilizados formalmente.

16 Considerar los siguientes temas para identificar las políticas: Cambios propuestos en las políticas contables, administrativas y técnicas

vigentes; Probabilidad de cambios en las políticas evidenciadas en auditorías

anteriores; Problemas identificados en las políticas evidenciadas en auditorías

anteriores; Naturaleza de los cambios en las normas, procedimientos o en los

pronunciamientos emitidos el último año;

Conocimiento del sistema de registro

17 Indagar, revisar y resumir aspectos importantes que permitan una comprensión adecuada del sistema de registro utilizado para el control de las operaciones.

18 Considerar los siguientes factores para conocer los sistemas de registros e información: Importancia de los tipos de transacciones incluidas en las operaciones

sustantivas de la entidad; Manera en que se inician dichas transacciones; Documento de respaldo, registros financieros, procedimiento de los datos e

información de las actividades sustantivas de la entidad; Proceso empleado para preparar la información financiera, administrativa y

técnica, principalmente las estimaciones y las revelaciones adicionales.

19 Resumir en una lista los informes preparados sobre la gestión técnica, administrativa y financiera, señalando: a. Nombre del documento; b. Número de ejemplares elaborados; c. Detalle de usuarios; d. Período de elaboración; e. Destino e importancia para desarrollar las operaciones.

Sistema de información computarizado

20 Revisar el sistema computarizado utilizado y obtenga una comprensión global del mismo, (Utilice la Guía de Auditoría en Ambientes Computarizados).

21

Procedimiento de control

21.1 Autorización de las actividades, transacciones u operaciones;

21.2 Segregación o separación de funciones, para disminuir las posibilidades de poder ocultar errores e irregularidades en el curso normal de las actividades;

21.3 Diseño y uso de documentos, registros e informes apropiados que promueven el control y la veracidad de las operaciones;

21.4 Dispositivo de seguridad apropiados sobre el acceso y uso de bienes, registros, informes, archivos de datos, programas de cómputo e instalaciones;

21.5 Arqueos e inspecciones independientes en el manejo de los recursos y en la evaluación de las cifras registradas e informadas.

21.6 Reportes periódicos de gestión y financieros producidos por las siguientes unidades:


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

78

22 Operativas:

a.- Planificación y programación de operaciones b.- Producción de bienes c.- Servicios a los usuarios

23 Administrativas:

a.- Administración de recursos humanos b.- Administración financiera c.- Administración de bienes y servicios d.- Administración de documentos y archivos

Preparado por:

Revisado por:

Fecha:

4.6 Archivo de Planificación

Los papeles de trabajo acumulados en la planificación de la auditoría se organizarán

en los siguientes segmentos que serán integrados al concluir la auditoría:

1. Administración de la auditoría

2. Documentación de la Planificación Preliminar

3. Documentación de la Planificación Específica

4. Supervisión

4.6.1 Administración de la Auditoría

Contiene los documentos preparados para programar, organizar, manejar y controlar

la auditoría y el equipo de profesionales, la correspondencia recibida y remitida no

relacionada directamente con hallazgos específicos, el ordenamiento cronológico de

los hechos y los reportes emitidos como producto de la auditoría en las diferentes

fases del trabajo.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

79

4.6.2 Documentación de la Planificación Preliminar

El expediente de papeles de trabajo de la planificación preliminar estará integrado por

el programa aplicado y los documentos organizados con la información obtenida en la

fase.

4.6.3 Documentación de la Planificación Específica

El expediente de papeles de trabajo incluirá el programa de la planificación preliminar,

que incluye la evaluación del control interno en los elementos: ambiente de control y

sistemas de registro e información, así como los programas, cuestionarios o

diagramas específicos para evaluar los procedimientos de control y los papeles de

trabajo producto de su aplicación, incluso el plan específico de auditoría y el informe

de evaluación del control interno.

4.6.4 Documentación de la Supervisión

La supervisión en la auditoría profesional se ha constituido en uno de los elementos

fundamentales del trabajo ejecutado por el equipo de auditores, ya que su aplicación

garantiza la calidad del trabajo, por lo que se dejará evidencia de la labor de

supervisión realizada que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al

trabajo de auditoría.

El expediente de papeles de trabajo de la supervisión estará integrado por el programa

aplicado, las hojas de supervisión y más documentos emitidos u obtenidos en las

labores de supervisión, durante el proceso de la auditoría.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

80

4.7 Estructura del Archivo de Planificación

A continuación se presenta el índice general del archivo de planificación de la

auditoría y específico de cada una de sus partes:

ARCHIVO DE PLANIFICACION

ENTIDAD:

ÁREA EXAMINADA:

FECHA:

INDICE GENERAL

Parte Contenido Índice

I Administración de la auditoría

AD

II Planificación Preliminar

PP

III Planificación Específica

PE

IV Supervisión

SU



Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

81

4.7.1 Administración de la Auditoría

ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN ENTIDAD: ÁREA EXAMINADA:

PARTE I – ADMINISTRACION DE LA AUDITORÍA

Contenido Índice

Administrativa de la auditoría AD

Memorando de asignación de trabajo y recopilación de información para la planificación, modificaciones y actualizaciones

AD1

Orden de trabajo, modificaciones y actualizaciones AD2

Registro de control de los auditores designados para el examen, incluyendo fecha de integración y separación, rúbrica e iniciales utilizadas, días efectivos elaborados, componente o área de auditoría examinada y otra información pertinente. (Anexo …)

AD3

Correspondencia relacionada con la notificación del inicio de la auditoría o examen especial, enviada y recibida de las autoridades, servidores(as), ex servidores(as) y demás personas vinculadas con las operaciones examinadas.

AD4

Correspondencia enviada y recibida de las autoridades, servidores(as), ex servidores(as) y demás personas vinculadas con las operaciones examinadas, relacionadas con la convocatoria a la conferencia final, que incluye las delegaciones.

AD5

Oficio de la Contraloría General del Estado de aprobación del informe de auditoría.

Correspondencia relacionada con el envío del informe final de auditoría, enviada y recibida de las autoridades del Ministerio,

AD6

Correspondencia relacionada con el avance del trabajo de auditoría enviada y recibida del Auditor General y miembros del equipo de auditoría.

AD7

Correspondencia enviada y recibida de la entidad, que no tenga relación directa con el área examinada.

AD8

Correspondencia enviada y recibida de la unidad de auditoría y otras instituciones no relacionadas con los hallazgos

AD9

Otra documentación no incluida en los grupos anteriores AD10

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:


Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

82

4.7.2 Planificación Preliminar

ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN


PARTE II - PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

Contenido Índice

Planificación Preliminar

PP

Informe de resultados de la evaluación preliminar, incluye la matriz de calificación preliminar del riesgo inherente y de control.

PP/1

Programa de auditoría aplicado en la planificación preliminar PP/2

Resultados resumidos de visita previa y entrevistas realizadas con los principales servidores(as) de la entidad y del área examinada, con la documentación de respaldo de la evaluación preliminar.

PP/3

Resumen de la documentación recopilada no incluida en el punto anterior, con la evidencia de la misma.

PP/4

Resumen de las fuentes de información determinadas, identificando su ubicación, la unidad o servidor(a) que lo mantiene:

PP/5

Otra información no señalada en los puntos anteriores. PP/6



Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

83

4.7.3 Planificación Específica

ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN

ENTIDAD:

ÁREA EXAMINADA:

PARTE III - PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

Contenido Índice

Planificación Específica PE

Informe de la Planificación Específica. PE/1

Programa de auditoría aplicado para la planificación específica PE/2

Matriz de evaluación de riesgos de auditoría por componente, o matriz de decisiones, identificación de controles claves, determinación del enfoque de auditoría.

PE/3

Cuestionario o modalidad de evaluación de Control interno. (El índice de la documentación de respaldo podrá contener adicionalmente letras y números secuenciales de identificación).

PE/4

Informe resultante de la evaluación de control interno. PE/5

Plan de muestreo definido para la auditoría PE/6

Programa de trabajo específico para la fase de ejecución de la auditoría PE/7

Papeles de trabajo del seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores de auditoría relacionados con el examen, con la documentación de respaldo.

PE/8

Papeles de trabajo de las pruebas aplicadas, con la documentación de respaldo, que sustente el informe de cada fase.

PE/9

Otra información no señalada en el punto anterior

PE/10

Preparado Por: Revisado Por: Aprobado Por:


Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

84

4.7.4 Supervisión

ARCHIVO DE PLANIFICACION

ENTIDAD:

ÁREA EXAMINADA: PARTE IV – SUPERVISION

Contenido

Índice

Programa de supervisión técnica aplicado durante las fases de la auditoría.

SU/1

Cronograma de visitas al equipo de trabajo y su cumplimiento.

SU/2

Instrucciones específicas y puntos pendientes de revisión del Director.

SU/3

Instrucciones específicas y puntos pendientes de revisión del Supervisor.

SU/4

Instrucciones específicas y puntos pendientes de revisión del Jefe de Equipo.

SU/5

Evaluación del desempeño de los miembros del equipo.

SU/6



Supervisor

Auditor General

Fecha:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

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CAPITULO V

CONTROL INTERNO

5.1 Definición

La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, con relación a conceptos y

elementos del control interno señala que:

“..El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control”.

La Unidad de Auditoría Interna será responsable del control posterior interno ante las

respectivas autoridades y aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a

su ejecución.

5.2 Objetivos Generales de Control Interno

Cada una de las entidades y organismos del sector público tienen una misión que

cumplir, para lo cual establecen los objetivos que esperan alcanzar y las estrategias

para conseguirlos.

Los objetivos pueden ser generales para la entidad como conjunto y específicos para

las unidades organizacionales, proyectos, procesos o actividades dentro de la misma.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

86

Los objetivos se clasifican en tres categorías, en función a aspectos separados del

control interno:

Operacionales.- Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la

entidad: financieros, materiales y humanos.

Financieros.- Referente a la preparación y publicación de reportes y estados

financieros internos y externos, oportunos y de calidad, actualizados y confiables.

Legalidad.- Referente al cumplimiento de disposiciones y normativas que le sean

aplicables.

La consecución de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información

financiera y con el cumplimiento de leyes y regulaciones, depende del grado de

seguridad razonable que proporcione el control interno de la entidad.

La máxima autoridad dispondrá la formulación, aprobación y divulgación de los

objetivos del control interno, tanto para la entidad, como para actividades y proyectos.

5.3 Elementos del Control Interno

Los elementos básicos del control interno son:

Plan de la Organización

Que provea una separación apropiada de responsabilidades funcionales.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

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Sistema de Autorización y Procedimiento de Registro

Para proveer un control financiero razonable sobre los activos, pasivos, ingresos y

gastos. La autorización y los procesos de registro son partes integrantes del control

interno, incluye el control a través de los registros de las operaciones y transacciones

así como la clasificación de los datos de una estructura formal. Es importante limitar el

número de personas que participan en este proceso, fijar la responsabilidad de

autorizar transacciones.

Prácticas Sanas

A seguirse en la ejecución de los deberes y funciones de cada unidad y servidor(a) de

la organización. Si comparamos el desarrollo de un plan de organización y la

concepción del flujo de los procedimientos con un plan estratégico, la adopción de

prácticas sanas se podría equiparar, con las medidas tácticas para la ejecución de un

plan. La efectividad del control interno y la eficiencia en el resultado de las operaciones

dependerán básicamente de la medida en que las prácticas adoptadas sean

adecuadas y aplicadas en el cumplimiento de los deberes y funciones de cada una de

las unidades de la organización.

Personal Apropiado

El funcionamiento del control interno no solo depende del planteamiento efectivo de la

organización y de los procedimientos y prácticas apropiadas, sino también de la

selección de servidores(as) hábiles con experiencia y de un personal capaz de llevar a

cabo los procedimientos prescritos por la administración en forma eficiente y

económica. Es importante que el personal que tiene responsabilidades de custodia o

registro de recursos sea de confianza y posea una amplia experiencia, antes de

contratar los servicios de una persona se debe investigar adecuadamente su

capacidad e integridad.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

88

Evaluación o valoración de riesgos

El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o acción afecte

adversamente a la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo

de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y existencia de la entidad,

así como con la elaboración de estados financieros los que pueden incidir en el logro

de los objetivos del control interno de la entidad.

Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro,

procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de

la gerencia en los estados financieros.

Esta actividad de auto evaluación que debe practicar la Dirección, será verificada por

los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y

procedimientos han sido apropiadamente ejecutados en las distintas áreas y niveles

de la entidad.

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados;

Identificación de los riesgos internos y externos;

Gestión del cambio; y,

Evaluación de los objetivos, de los riesgos y gestión del cambio.

Consecuentemente la entidad debe conocer y abordar los riesgos con los que se

enfrenta, ha de fijar objetivos integrados en las actividades de planificación, ejecución

y control de los procesos, proyectos, etc., para que la organización funcione de forma

coordinada; igualmente debe establecer mecanismos para identificar, analizar y tratar

los riesgos correspondientes.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

89

5.4 Responsabilidad del Control Interno

El control interno es responsabilidad administrativa de cada institución, de conformidad

a lo establecido en el Título II de la Ley Orgánica de la Contraloría General del

Estado, por lo tanto es responsabilidad de la máxima autoridad, niveles directivos y

operativos de la entidad, la implantación y mantenimiento de un sistema de control

adecuado, que promueva la existencia de un control interno sólido y efectivo en sus

diferentes áreas organizacionales, depende de todos los servidores(as) que prestan

los servicios en la Institución.

5.5 Identificación de las transacciones, ciclos o procesos más importantes

En el proceso de comprensión de la estructura del control interno, el auditor evalúa los

controles para cada ciclo de operaciones más significativas.

El Auditor debe documentar los ciclos de transacciones más importantes y las cuentas

que las afectan y diseñar procedimientos de auditoría eficientes para los objetivos del

examen de tal manera que las cuentas más importantes puedan agruparse dentro de

ciclos, para facilitar su revisión.

Como resultado de las entrevistas y otros procedimientos realizados por el Auditor con

el personal auditado, en la medida de lo posible éste debe determinar las cuentas y las

clases de transacciones que proporcionen la mayor información sobre los estados

financieros.

Los ciclos de transacciones más importantes que se presentan en la contabilidad de

los entes gubernamentales y entre ellos el Ministerio de Finanzas son los siguientes:


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

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Nº CICLO Sistema Contable/Cuentas

1 Ingresos Transferencias corrientes recibidas / Recursos de Autogestión /

Préstamos Externos / Préstamos Internos / Ingresos / Cuenta

Corriente Única

2 Compras Existencias / Cuentas por Pagar/ Gastos diversos de gestión /

Caja Bancos

3 Remuneraciones Nómina / Caja –Bancos / Cuentas por Pagar IESS.

4 Activos Fijos Bienes Muebles / Inmuebles / Cuentas por Pagar / Caja Bancos /

Depreciación Acumulada

5 Deuda Pública Prestamos Externos e Internos / Cuentas por Pagar / Caja –

Bancos / Intereses Pagados / Comisiones pagadas

6 Presupuestario Presupuesto General del Estado / Ingresos Cuenta Corriente

Única / Transferencias corrientes instituciones públicas.

5.6 Riesgos de Auditoría

Al ejecutarse la auditoría, no estará exenta de errores y omisiones importantes que

afecten los resultados del auditor, los que estarán expresados en un informe. En tal

razón deberá planificarse la auditoría de modo tal que se presenten expectativas

razonables de detectar aquellos errores que tengan importancia relativa.

5.6.1 Definición

El riesgo de auditoría, es la posibilidad de que un componente, un proceso, una

actividad u otra información administrativa, técnica y operativa sujeta a examen,

contengan errores e irregularidades significativas y no sean detectados en la

ejecución.

5.6.2 Clases de Riesgo

Los riesgos de auditoría pueden ser:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

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5.6.2.1 Riesgo inherente

Es la posibilidad que tiene una actividad, un proceso, un componente, de contener

errores potenciales, antes de verificar la eficiencia del control interno diseñado y

aplicado por la entidad o unidad a ser auditada. Este riesgo tiene relación directa con

el contexto global de una institución e incluso puede afectar a su desenvolvimiento.

Se presentan cuando un error material no se puede evitar que suceda, esto por que no

existen controles compensatorios relacionados que puedan detectar esta situación.

Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente, mayor será la cantidad de evidencia de

auditoría, es decir, un alcance mayor de cada prueba en particular y mayor cantidad de

pruebas necesarias.

5.6.2.2 Riesgo de Control

Es la posibilidad de que un error pudiera presentarse en la ejecución de un proceso o

actividad y éste no sea previsto ni descubierto oportunamente por el sistema de control

interno, diseñado por la organización, incluyendo la Unidad de Auditoría Interna.

Este riesgo si bien no afecta a la entidad como un todo, incide de manera directa en

los componentes.

En términos generales, si los controles vigentes son fuertes, el riesgo de que existan

errores o irregularidades no detectados por los sistemas de control es mínimo; si los

controles son débiles, el riesgo de control será alto, pues los sistemas no estarán

capacitados para detectar los errores o irregularidades que pudieren suceder y la

información procesada tampoco sería confiable.

La combinación de los niveles de riesgo inherente y de control, proporciona la

cantidad y calidad de los procedimientos de auditoría a aplicar.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

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5.6.2.3 Riesgo de Detección

Se presenta al aplicar los procedimientos de auditoría y estos no cumplen con criterios

de calidad que permitan detectar errores o irregularidades importantes, con lo cual el

Auditor puede llegar a la conclusión de que no existen errores materiales cuando en

realidad si los hay.

La palabra “material” utilizada con cada uno de los riesgos citados, se refiere a un

error que debe considerarse significativo cuando se lleva a cabo una auditoría.

5.6.3 Evaluación del Riesgo

La evaluación del riesgo de auditoría es el proceso por el cual a partir del análisis de la

existencia e intensidad de los factores de riesgo, mide el nivel presente en cada caso.

La evaluación de los riesgos en una auditoría o examen especial se realiza en la

planificación preliminar y en la planificación específica.

En la planificación preliminar se evalúa el riesgo global de la auditoría relacionado con el

área a examinar, también se evalúa en forma preliminar el riesgo inherente y el riesgo

de control de cada componente en forma particular.

En la planificación específica se evalúa el riesgo inherente y de control específico

(veracidad – integridad – valuación y exposición) para cada afirmación en particular

dentro de cada componente.

La evaluación del nivel de riesgo es un proceso subjetivo y depende totalmente del

criterio, el buen juicio, capacidad y experiencia del auditor; los resultados constituyen la

base para la determinación del enfoque de auditoría aplicar y la cantidad de satisfacción

de auditoría a obtener.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

93

Por tanto este proceso debe ser realizado cuidadosamente por quienes posean la mayor

experiencia, capacidad y criterio en un equipo de auditoría. (Auditor, Supervisor y Jefe

de Equipo)

Para disminuir lo subjetivo de la evaluación, se puede considerar los siguientes

elementos que combinados constituyen herramienta útiles para la determinación del

nivel de riesgo:

La significatividad del componente (saldos, transacciones)

La importancia relativa de los factores de riesgo

La probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades, básicamente obtenida

del conocimiento de la entidad o área a examinar y de experiencias anteriores.

5.6.4 Niveles de Riesgo

Los niveles de riesgo determinarán la profundidad y alcance de los procedimientos

sustantivos, que deberán aplicarse mediante programas detallados de auditoría. Estos

niveles se pueden medir en cuatro grados posibles:

No significativo o mínimo

Bajo

Medio (moderado)

Alto

5.6.4.1 Nivel de riesgo no significativo o mínimo

Cuando en un componente poco significativo no existiera factores de riesgo y donde

la probabilidad de ocurrencia de errores o irregularidades sea remota.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

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5.6.4.2 Nivel de riesgo bajo

Cuando en un componente significativo existan factores de riesgo pero no tan

importantes, así como la probabilidad de la existencia de errores o irregularidades es

baja.

5.6.4.3 Nivel de riesgo moderado

Cuando en el caso de un componente claramente significativo, donde existen varios

factores de riesgo, como la posibilidad que se presenten errores o irregularidades.

5.6.4.4 Nivel del riesgo alto

Se presenta cuando el componente es significativo, con varios factores de riesgo,

algunos de ellos muy importantes y donde es altamente probable que existan errores o

irregularidades.

TABLA DE VALORACION Y SIGNIFICATIVIDAD

Nivel de

Riesgo

Significatividad Factores de

Riesgo

Probabilidades

de Ocurrencia de

Error

Cumplimiento de los

Controles Claves

Calificación

Porcentual

Mínimo No significativo No existen Remota 96% - 99%

Bajo Significativo Algunos pero

poco importantes

Improbable 76 - 95%

Medio Muy significativo Existen algunos Posible 51- 75%

Alto Muy significativo Varios y son

importantes

Probable 15 - 50%


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

95

El proceso de evaluación tratará entonces de ubicar a cada componente en alguna de

estas categorías. Algunos componentes pueden reunir las tres categorías presentadas

pero no todas del mismo nivel.

Por ejemplo. Los saldos del rubro Anticipos de Sueldos pueden ser muy poco

significativos, pero pueden estar mal controlados con la posibilidad de existencia de

errores, muy probable. No obstante es importante el criterio del auditor quien

determinará el nivel de riesgo que quiere medir.

La evaluación del riesgo de auditoría estará directamente relacionada con la naturaleza,

oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar.

5.6.5 Determinación del Riesgo Inherente

Para evaluar el riesgo inherente es necesario considerar los siguientes factores:

a) Factores Generales:

Son aquellos que afectan a muchas áreas objeto de la auditoría, para examinar estos

factores se agrupan en las siguientes categorías:

1. El medio en que opera el área, es decir, su organización en general, por ejemplo:

la estructura de la Subsecretaría de Presupuestos, la complejidad de su

organización, su adherencia a los objetivos de la Subsecretaría.

2. Ciertas características de las máximas autoridades, por ejemplo. bajo conocimiento

de las actividades de la entidad, alta rotación gerencial o presiones externas sobre

la administración.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

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3. Prácticas presupuestarias deficientes, sistemas que coordinan eficazmente las

funciones de presupuesto, alto índice de transferencias o demora en su ejecución.

4. Grado de atención a las recomendaciones de auditoría interna y externa.

5. Una auditoría interna ineficiente

b) Factores Específicos:

1. El personal administrativo y personal a su cargo. El auditor evaluará

exclusivamente a los administradores y empleados del área sujeta a revisión.

2. Calidad del personal de presupuestos, está debidamente entrenado e informado,

esta característica es un factor que influye significativamente para la determinación

del riesgo inherente.

3. Naturaleza de las transacciones del presupuesto general del estado.

4. Sistemas empleados en el área de presupuestos, cuyo riesgo se aumentará

cuando se procesen un gran volumen de transacciones, información de muy

diversa naturaleza y transacciones sometidas a un procesamiento complejo.

5. El número y la importancia de los errores y diferencias que se hayan determinado

en auditorías de años anteriores y que la entidad auditada no haya atendido con

oportunidad.

6. Una última categoría comprende factores de diversa índole, incluye el grado en

que los activos estén expuestos a fraude o malversación.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

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5.6.6 Determinación del Riesgo de Control

El Auditor para determinar el riesgo de control debe evaluar el diseño de los controles

y la efectividad con la que estos operan.

El Auditor determina el riesgo de control para precisar el grado en que los controles

internos permitan evitar o detectar errores importantes, para determinar el riesgo de

control, el auditor debe evaluar el diseño de los controles y la efectividad con que

estos operan.

Es importante conocer si el Auditor decide que no va a evaluar determinados

controles, o después de evaluarlos, concluye que no puede confiar en ellos, el riesgo

de control debe fijarse en su máximo nivel.

Ejemplo Evaluación de Riesgo- Compras/Cuentas por Pagar/Bancos

Objetivos de la Cuenta Riesgo Inherente

Riesgo de Control

Riesgo de Detección

Pruebas Sustantivas

Existencia/Ocurrencia A M B A

Integridad A M B A

Valuación/Calculo A M B A

Presentación en los Estados Financieros

B B A B

5.6.7 Evaluación del Riesgo Inherente

Para las tres afirmaciones se considera alto por las siguientes razones:

No hay un directorio de proveedores y éstos son muchos

En auditorías anteriores se detectaron muchos errores.

Excesiva rotación de personal en el área de compras


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

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Para la cuarta afirmación de la cuenta en los estados financieros, el riesgo se

considera bajo por que los procedimientos para su registro son simples y el personal

del área contable es competente y su rotación es baja.

5.6.8 Evaluación del Riesgo de Control

Para las tres afirmaciones se considera moderado, ya que de acuerdo a la evaluación

de la estructura de control interno aplicada, su nivel de confianza es moderado, por no

existir procedimientos de conciliación entre las cuentas por pagar y bancos.

Para la cuarta alternativa de la cuenta en los estados financieros, se considera bajo

por las razones expuestas en el párrafo anterior.

5.6.9 Evaluación del Riesgo de Detección

Si el riesgo inherente de las tres afirmaciones es alto y el de control es moderado, el

riesgo de detección debe ser bajo para mantener el riesgo de auditoría a un nivel

adecuadamente bajo, puesto que para la presentación en los estados financieros los

riesgos inherente y de control se consideran bajos, el auditor puede aceptar un riesgo

de control más alto y aún así mantener el riesgo de auditoría a un nivel

adecuadamente bajo.

Como el riesgo de detección es bajo para todos los objetivos de la cuenta, excepto la

presentación, será necesario obtener mayor evidencia de auditoría mediante la

aplicación de procedimientos sustantivos.

5.6.10 Matriz de Evaluación y Calificación de Riesgos de Auditoría

La calificación de los riesgos de auditoría, requiere la siguiente información tabulada y

referenciada con los documentos de respaldo.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

99

Componente.- Comprende el sistema o actividad importante evaluado,

determinando las afirmaciones a ser verificadas.

Es la agrupación de hechos que tienen similares características ya que es más

objetivo analizarla como el conjunto de actividades y flujo de transacciones, por

ejemplo: un rubro, sistema, proceso o actividad importante evaluada,

determinando las afirmaciones a ser verificadas.

Nivel de Riesgo.- Calificación del riesgo inherente y de control (A= alto, M=medio

o B= bajo), por cada una de las afirmaciones con la justificación de su calificación.

Fundamentos del Riesgo.- Se define en función al número de factores de riesgo

que afectan el componente.

Controles claves.- Identificación de los controles claves potenciales que

proporcionen satisfacción de auditoría, es decir los procedimientos que permiten

prevenir, detectar y corregir errores potenciales.

Objetivos.- Detallará los principales objetivos que deben integrar los programas de

auditoría.

Pruebas de Cumplimiento

Una prueba de cumplimiento, es la comprobación de que uno o más procedimientos

de control interno estaban en operación durante el periodo auditado.

Incluye la verificación de:

a) Que los procedimientos y sistemas de control están funcionando con eficacia.

b) Que han estado funcionando durante todo el período objeto de la auditoría.

Usualmente no es necesario probar todos los controles identificados en la evaluación

del control interno que contribuyen al logro total o parcial de los objetivos de control del


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

100

ciclo u operación, objeto de la auditoría, la selección y extensión en que se prueban

las técnicas de control dependerá de factores tales como:

La importancia del ciclo con relación a los saldos de las cuentas mostradas en los

estados financieros.

La importancia de un objetivo de control en un ciclo de transacciones

La importancia de un control en particular para el logro de un objetivo de control de

ciclos, y

La amplitud con que se prueba la técnica en otros campos de la auditoría.

La naturaleza y la oportunidad de las pruebas de cumplimiento están relacionadas

entre si. Existen técnicas de control interno que producen evidencia documentada,

pero otros controles como la supervisión de la persona, no dejan rastro de evidencia

documental, en este caso el cumplimiento puede probarse mediante observación

visual directa durante el periodo que se está examinando.

Esta prueba proporciona evidencia de que los controles claves existen y de que son

aplicados efectiva y uniformemente, aseguran o confirman la comprensión de los

sistemas del ente, particularmente de los controles claves dentro de dichos sistemas y

corroboran su efectividad.

La evidencia obtenida respalda las afirmaciones sobre los componentes de un

proceso, actividad o de los estados financieros y en consecuencia nos permite tomar

decisiones para modificar el alcance, naturaleza y oportunidad de las pruebas

sustantivas.

Como regla general, las pruebas de cumplimiento deberán completarse antes de

comenzar las pruebas sustantivas. Lo anterior permite ajustar eficientemente el

alcance de la prueba sustantiva, si la prueba de cumplimiento demuestra que

determinados controles no están operando de hecho lo están haciendo

deficientemente.


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Revisión:

Código: MAI-MF-01

101

Pruebas Sustantivas

Las pruebas sustantivas tienen como objeto obtener evidencias relacionadas con la

existencia, integridad, propiedad, valuación y presentación de la información auditada

y sobre la validez de las afirmaciones.

La característica principal de la prueba sustantiva es que la misma está diseñada para

llegar a una conclusión con respecto al saldo de una cuenta, sin importar los controles

internos sobre los flujos de transacciones que se reflejan en el saldo.

Las pruebas sustantivas incluyen técnicas tales como: confirmaciones, observación

física, cálculo, inspección, investigación, etc. Es importante señalar que una prueba

sustantiva no es necesariamente una verificación detallada o del 100%.

La naturaleza y extensión de las pruebas sustantivas dependerán de la probable

naturaleza y volumen de errores que pudieran ocurrir en los procesos contables de la

entidad, que no fueran descubiertos por las técnicas de control interno empleadas en

la misma, es obvio que a menor cantidad de errores de importancia que pudieran

ocurrir, mayor será la limitación del alcance de las pruebas sustantivas. Por tanto, en

aquellos casos en que la debilidad de los controles internos puedan permitir errores en

los estados financieros, debido a diferentes razones, el número de tales errores

probables y su importancia relativa en conjunto, aunque sean pequeños, podrían

limitar el alcance de las pruebas sustantivas debido al riesgo global limitado de

presentación incorrecta de los estados financieros.


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Código: MAI-MF-01

102

5.6.10.1 Clases de Matriz de Riesgos

Matriz de Evaluación y Calificación Preliminar de Riesgos de auditoría

(Planificación Preliminar)

Su elaboración es obligatoria en el proceso de análisis, en la fase I Planificación

Preliminar, para evaluar o calificar de manera preliminar el riesgo global de la auditoría

o examen especial, considerando los principales componentes o áreas a examinar

respecto al riesgo inherente y de control. (Anexo 1)

Esta matriz nos permite:

1 Identificar los componentes principales que forman parte del área, proceso o

actividad que se está examinando.

2 Calificar el riesgo preliminar, tanto inherente como de control y describir su

fundamento.

3 Identificar los objetivos y procedimientos básicos preliminares de la auditoría o

examen que se va a realizar.

4 Generar información adicional para la evaluación del control interno.

5.6.10.2 Matriz de Evaluación y Calificación Específica de Riesgos de

Auditoría (Planificación Específica)

Esta matriz se prepara en la fase II, Planificación Específica, cuyo objetivo es valorar

el riesgo inherente y de control específico considerando las afirmaciones de eficiencia,

eficacia y efectividad, a fin de determinar y calificar los factores específicos de riesgo,

para lo cual requiere la información tabulada y referenciada con los documentos de

respaldo. (Anexo 2)


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Esta matriz permite:

1. Identificar las afirmaciones como son la eficiencia, eficacia y la calidad.

2. Calificar los niveles de riesgo inherente y de control como consta en el cuadro de

valoración de riesgo, antes citado.

3. Identificar los factores de riesgo inherente y de control.

4. Identificar los controles claves establecidos por la entidad.

5. Definir los objetivos y procedimientos para el programa de auditoría o examen.

La combinación de los niveles de riesgo inherente y de control, proporcionan la

cantidad y calidad de los procedimientos de auditoría aplicarse.

5.6.11 Factores para la evaluación y Calificación de Riesgos

Los riesgos del nivel global de la entidad pueden provenir de factores externos o

internos, los que pueden afectar tanto a los objetivos establecidos como a los

implícitos, riesgos que se incrementan en la medida en que los objetivos difieren

crecientemente del desempeño pasado.

Observando si un objetivo está establecido o es implícito, el proceso de valoración de

riesgos de una entidad puede considerar lo que puede ocurrir, para lo cual es

importante que la identificación de riesgos sea comprensiva y considerar todas las

interacciones significativas de bienes, servicios e información entre una entidad y las

partes externas relevantes.

Factores externos e internos que pueden poner en riesgo a la entidad:

5.6.11.1 Externos

Los avances tecnológicos


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Las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes.

La competencia.

Las nuevas normas y reglamentos.

Los desastres naturales.

Los cambios económicos.

5.6.11.2 Internos

Averías en los sistemas informáticos.

La calidad del personal vinculado y los métodos de entrenamiento y motivación.

Cambios de responsabilidades de la máxima autoridad y directivos.

La naturaleza de las actividades de la entidad y grado de complejidad.

Comité de Auditoría que no actúa o es inefectivo.

Objetivos Globales.- Para determinar:

Si los objetivos de la entidad se expresan en forma clara y completa con la

forma como se prevé conseguirlos.

La eficacia con que se comunica a la alta dirección y al personal de la entidad

los objetivos globales.

Objetivos Específicos asignados a cada actividad.- Para determinar:

La conexión de los objetivos por actividad con los objetivos globales y planes

estratégicos de la entidad

Coherencia entre los objetivos asignados a cada actividad con la relevancia y

características específicas;

Idoneidad de los recursos con relación con los objetivos;

Identificación de los objetivos por actividad para la consecución de los objetivos

generales.


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Ejemplos: factores para evaluar y calificar el Riesgo

El Manual de la Auditoría Financiera (2001) de la Contraloría General, establece los

factores que pueden considerarse para la evaluación y calificación de riesgos de

varias cuentas de los estados financieros, como ejemplos presentamos los

relacionados con los rubros: Existencias y Compras, Cuentas por Pagar, Pagos, esto

por considerarlas de uso frecuente en las intervenciones de la Unidad de Auditoría

Interna del Ministerio.

Existencias

a) Factores de Riesgo Inherente

Control físico de las bodegas.

Control y registro de las existencias.

Variaciones importantes entre los costos reales y presupuestados.

Calidad en los productos o servicios recibidos.

Transacciones significativas registradas al final del período.

Métodos que afectan a la valoración de las existencias.

Presentación de la información contable.

b) Factores de Riesgo de Control

Procedimientos inadecuados en el conteo físico.

Diferencias no registradas establecidas en los inventarios físicos.

Seguridad física de las bodegas.

Registros de bodega que no son confiables.

Sistemas de costos y de existencias.

Cantidades significativas de materiales obsoletos o de poco movimiento.

Variaciones significativas en los costos.


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Identificación de los costos del proyecto.

Existencia de controles de calidad.

Actividades de investigación para mejorar la selección de los productos o servicios.

Bodegas centralizadas o descentralizadas.

Procedimientos de distribución.

Cambios importantes en el precio de los productos.

Disponibilidad oportuna de productos.

Condiciones económicas adversas a la actividad.

Efecto de la inflación en los costos de productos.

Fluctuaciones del tipo de cambio y restricciones monetarias.

Análisis de la composición de las existencias.

Observación de conciliaciones de los registros de inventarios con los del mayor

general.

Bases de valoración de las existencias.

Procedimientos para el corte de compras, recepción, transferencias y despachos

al cierre del período.

Procedimientos aplicados por la entidad o unidad ejecutora para el control de los

resultados reales con los presupuestados.

Controles gerenciales para el seguimiento de los reportes periódicos de las

existencias y de costos de los productos.

Existencia de controles gerenciales para el control de precios de compra,

existencias obsoletas y ajustes de inventarios físicos.

Procedimientos para la preparación de conciliaciones.

Control numérico de los informes de recepción, solicitud de productos y

documentos de despacho.

Seguimiento por parte de los ejecutivos de la empresa sobre los reportes

elaborados.


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Compras, Cuentas por Pagar y Pagos

a) Factores de Riesgo Inherente

El sistema de compras y cuentas por pagar permite el acceso a la base de datos.

Proveedores modifican condiciones de garantías, descuentos o fechas de entrega.

Compromisos significativos de compras pendientes.

Cuentas por pagar canceladas en forma inoportuna.

Adquisiciones a proveedores con dificultades financieras

b) Factores de Riesgo de Control

Compras en exceso

No existe conciliaciones periódicas entre auxiliares de cuentas por pagar con el

mayor general.

No se investigan las diferencias resultantes de las conciliaciones.

Procedimiento de corte de compras al finalizar el período inadecuado.

Numerosos asientos de ajuste.

Nuevas aplicaciones para el control de compras.

Devoluciones importantes a los proveedores.

Variaciones significativas con respecto al presupuesto

Transacciones representativas de compras, bienes y servicios.

Procedimiento de adquisiciones

Forma de licitación

Actividades de compras centralizadas o descentralizadas

Fluctuaciones importantes en los precios de compra.

Adquisiciones en moneda extranjera.

Compras recibidas directamente por los usuarios

Grado de dependencia de uno o más proveedores.

Recepciones parciales de compras.

Condiciones en las que se realizan las compras.


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Escasez de materiales que afectan el desarrollo de los proyectos.

Demora en los pagos que ocasionan cambios en los precios ofertados.

Análisis de la composición de las cuentas por pagar.

Estudio de los asientos de ajustes más representativos.

Base de contabilización de los intereses por pagar.

Métodos de eliminación de cuentas recíprocas.

Preparación de informes gerenciales para el control de las compras, proveedores

principales, litigios en compras, adquisiciones significativas individuales y

descuentos obtenidos.

Seguimiento por parte de las autoridades a dichos reportes.

Comparación de resultados reales con los presupuestados.

Controles periódicos de la secuencia de los informes de recepción

Adecuada segregación de funciones en las unidades de compras y cuentas por

pagar.

Controles adecuados en la unidad de tecnología de información y comunicación.

5.7 Indicadores

Los indicadores permiten a la Administración evaluar las estrategias, procesos y

logros de la acción institucional, pueden ser utilizados para evaluar la entidad como un

todo y también respecto de todas las actividades que se ejecutan para cualquier

función, área, proceso o rubro que se quiere medir.

Si la Administración no encuentra en los bancos de indicadores él o los indicadores

que le permitan valorar los avances y logros de la acción institucional, es necesario

construir su propio indicador o indicadores.

Al evaluar o elaborar un indicador es importante determinar si se dispone de

información confiable y oportuna que permita una comparación entre la situación real y

referencias históricas, similares o programadas.


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5.7.1 Definición

Al indicador se le define como la referencia numérica generada a partir de una o varias

variables, que muestran aspectos del desempeño de la unidad auditada.

Esa referencia al ser comparada con un valor estándar, interno o externo de la

organización, podrán indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la

administración deberá tomar acciones.

Los indicadores son instrumentos que permiten medir, evaluar y comparar,

cuantitativamente y oblicualitativamente las variables asociadas a las metas, en el

tiempo, su propio comportamiento y su posición relativa respecto de situaciones

similares de otras realidades.

5.7.2 Finalidades del uso de indicadores en la Auditoría

El uso de indicadores en la auditoría, permiten medir:

La eficiencia y la economía en el manejo de los recursos

Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados, es

decir la eficacia.

El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes

van dirigidos, es decir la calidad.

Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación con la misión, los

objetivos y las metas planteadas por la organización.

5.7.3 Clases de indicadores

Como los indicadores son los patrones de valoración del comportamiento de las

variables relevantes, las mismas que se desprenden de cada uno de los objetivos


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institucionales, es fundamental determinar las diferentes clases o tipos de indicadores

entre los cuales se pueden precisar los siguientes:

5.7.3.1 Eficacia

Denominados también indicadores de éxito o de impacto, que permiten la valoración

de la eficacia, producto de comparar los objetivos formulados al inicio con los logros

alcanzados en planes, programas y proyectos para conocer si resolvieron los

problemas, si satisfizo las necesidades y en que magnitud.

Los indicadores de eficacia evalúan el grado de cumplimiento de los objetivos

planteados, es decir en que medida el área o la institución como un todo está

cumpliendo con sus objetivos fundamentales, sin considerar necesariamente los

recursos asignados para ello.

Los indicadores de eficacia con relación al servicio prestado, pueden medir la

cobertura del servicio, oportunidad en la ejecución, cantidad de recursos utilizados y

volumen de los gastos:

Ejemplos: Indicadores de Eficacia

Número de usuarios atendidos por servicio / Número potencial de usuarios

por servicio.- Determina el porcentaje de la población potencial para la atención

que tuvo acceso al servicio

Tiempo ejecutado / Tiempo programado.- Determina el grado de cumplimiento

con respecto al tiempo programado.

Recurso utilizado / Recursos planteados.- Determina el volumen de recursos

utilizados frente a lo planeado.

Gastos ejecutados / Gastos programados.- Determina el grado de cumplimiento

de los gastos establecidos frente a lo ejecutado presupuestariamente.


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5.7.3.2 Eficiencia

Conocidos también como de control, de monitoreo, de avances. Permiten valorar el

rendimiento de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener los objetivos con

tiempos y costos registrados y analizados.

Es la utilización racional de los recursos disponibles a un mínimo costo para obtener el

máximo de resultados en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, incluye la

relación de los recursos programados con los realmente utilizados para el

cumplimiento de las actividades.

Miden los costos unitarios, la productividad de los recursos utilizados en una entidad,

en un proyecto, programa, etc.

Ejemplos: Indicadores de eficiencia:

1. Miden la relación entre dos magnitudes:

Producción física de un bien o servicio / Total de Insumos o recursos utilizados

para su ejecución

2. Miden la productividad física relacionando el nivel de actividad:

Número de acciones, beneficios o prestaciones otorgadas / Total Gastos en

bienes y servicios, dotación de personal, horas extraordinarias, etc.

3. Mide el volumen de recursos involucrados con los gastos administrativos

incurridos:

Total de insumos utilizados / Total de insumos adquiridos


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Total de horas disponibles / Total de horas hombre utilizadas

5.7.3.3 Economía

Evalúa la capacidad de una institución para generar y movilizar adecuadamente los

recursos financieros en el logro de la misión institucional. La administración de los

recursos de todo tipo exige siempre el máximo de disciplina y cuidado en el manejo de

la caja, del presupuesto, de la perseverancia del patrimonio y de la capacidad de

generación de los ingresos.

Algunos indicadores de economía de una institución pueden ser:

Capacidad de autofinanciamiento,

Eficacia en la ejecución del presupuesto,

Nivel de recuperación de los recursos colocados en manos de terceros, etc.

Entre otros indicadores de economía que están en uso tenemos los siguientes:

Ingresos propios / Ingresos totales

Porcentaje de recuperación de créditos de corto plazo / Total de porcentajes de

crédito.

Ingresos de operación / Gastos de operación

Total de especies fiscales distribuidas / Total de especies fiscales entregadas a las

instituciones públicas.

Ejemplo: Indicador de Economía

Costo del servicio prestado / Con relación al costo estimado del servicio

5.7.3.4 Calidad

Miden el impacto de nuestros resultados en el cliente o usuario, es decir en el entorno,

lo que puede entenderse como la emisión del logro de los objetivos de la organización


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o del proceso, en términos de participación en el mercado, adaptación a las

necesidades de los clientes, cobertura de necesidades, cumplimiento de lo

programado, competitividad y crecimiento.

La medición de calidad es mediante:

Comparación de un producto o servicio con especificaciones o estándares

establecidos por los usuarios.

Comparación de un producto o servicio con especificaciones o estándares

reconocidos.

Encuestas o cuestionarios para medir la satisfacción de las necesidades del cliente

o usuario.

Los elementos de la calidad se los determina bajo los siguientes factores: oportunidad,

accesibilidad, precisión y continuidad en la entrega del servicio, comodidad y cortesía

en la atención.

Ejemplos: Indicadores de calidad

Número de reclamos recibidos / Total de reclamos atendidos.

Total de entidades públicas atendidas / Total de entidades que solicitaron atención.

5.8 Técnicas de Auditoría

Las técnicas de auditoría son métodos prácticos generalmente aplicados por los

auditores profesionales durante el curso de sus labores.

Es elemental el criterio profesional del auditor, para la utilización y combinación de las

técnicas más adecuadas para obtener las evidencias necesarias y suficientes, las que


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constituyen herramientas prácticas para recopilar la información y evidenciar el

respaldo de sus comentarios, conclusiones y recomendaciones.

A continuación se define las técnicas que pueden ser más utilizadas en este tipo de

auditorías:

5.8.1 Clases de Técnicas

Las técnicas en la auditoría gubernamental se clasifican de manera general a base de

la acción de verificación que se va a efectuar, estas acciones pueden ser: ocular,

escrita, verbal, documental, física, las cuales a su vez se agrupan de la siguiente

manera:

Verificación Técnicas Definición

1. Ocular Comparación

Observación

Revisión selectiva

Es determinar la similitud o diferencias existentes en dos o más hechos u operaciones, con esta técnica se compara las operaciones realizadas por la entidad auditada con los criterios normativos, técnicas y prácticas establecidas. Ejemplo: Establecer el cumplimiento de un procedimiento administrativo

expresado en un Reglamento o norma con la aplicación real. Al establecer la relación del presupuesto autorizado, modificado

con la ejecución total Comprobar que el saldo de la Cuenta de mayor general coincidan con las del mayor auxiliar. Es la verificación ocular que realiza el auditor durante la ejecución de una actividad o proceso, para conocer la forma en que el personal realiza las operaciones en la entidad, entre otros, la observación del flujo de trabajo, documentos, bienes. Ejemplo: observar la toma física de inventarios. Es el examen ocular rápido de ciertas características importantes que deben cumplir las actividades, documentos o informes elaborados por la unidad o área examinada, con el fin de separar y analizar los aspectos que no son normales y que se requiere de una atención especial y evaluación durante la auditoría. Ejemplos: Revisión selectiva de gastos de personal.


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Rastreo

Revisar una relación de desembolsos distinguiendo los de mayor significación por su monto.

Es el seguimiento y control de una operación, dentro de un proceso o de un proceso a otro, para conocer y evaluar su ejecución. Ejemplo: Rastrear un documento de ingreso desde su origen hasta su registro en libros.

2. Escrita Análisis

Conciliación

Confirmación

Tabulación

Declaraciones

Es la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes importantes que conforman una operación, actividad o proceso, a fin de establecer su propiedad y conformidad con criterios de orden normativo, técnico o práctico. Ejemplo: Analizar: saldos de cuentas, movimientos de partidas

presupuestarias. Analizar las partidas de ingreso y egreso de la Cuenta Corriente

Única y plasmarla en un papel de trabajo adjuntando el documento analizado.

Establecer la relación exacta entre dos conjuntos de datos relacionados, separados e independientes.

Ejemplo: Conciliar el saldo de la cuenta bancos con el del Registro Bancario.

Se realiza a través de una comunicación independiente y por escrito de parte de los servidores(as) que participan o ejecutan operaciones y/o de personas ajenas a la entidad auditada para comprobar la autenticidad de los registros y documentos sujetos a examen, así como para determinar la exactitud o validez de una cifra, hecho u operación.

Ejemplo: Confirmar los saldos deudores de cuentas por cobrar a los servidores(as) y ex servidores(as) utilizando el sistema de circularización.

Esta técnica permite agrupar resultados importantes obtenidos en la verificación de áreas, segmentos o elementos examinados que permitan llegar a conclusiones. La tabulación es de mucha utilidad en la presentación de gráficos y proyecciones para una mejor comprensión de los papeles de trabajo.

Consiste en recibir declaraciones testimoniales por escrito a los servidores(as) de la unidad examinada con la finalidad de establecer los hechos. Estas declaraciones pueden ser útiles para revelar situaciones que requieran investigación o para corroborar otras formas de evidencia.

Ejemplo: La pérdida de activos fijos.

3. Verbal Indagación

Mediante conversaciones con los servidores(as) de las áreas auditadas o con personas involucradas en el examen especial o auditoría, es posible obtener información, pero ésta por si misma no constituye evidencia suficiente y competente, por lo que sus resultados deben ser documentados.

Ejemplo: El auditor interrogará al servidor(a) encargado(a) del control de


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Entrevista

Encuesta

asistencia de personal con respecto a la salida del personal sin el registro respectivo, los procedimientos establecidos para su control y el cumplimiento de los mismos.

Entrevista a servidores(as) de la entidad auditada y terceros con la finalidad de obtener información, que requiere después ser confirmada y documentada. Ejemplo: Se aplican en las diferentes fases del proceso de la auditoría, así tenemos: Fase 1 Conocimiento Preliminar, el auditor se entrevista con los

servidores(as) del área a examinar, a fin de tener un conocimiento para programar el desarrollo de la misma

Fase IV de Ejecución que es el desarrollo de la auditoría. Se realizan directamente o por correo, a fin de recibir de los servidores(as) de la entidad auditada o de terceros una información de un universo, a través de cuestionarios aplicados relacionados con las operaciones o actividades examinadas, cuyos resultados deben ser tabulados. Ejemplo: Cuestionario para la evaluación del control interno.

4. Documental Comprobación

Cálculo

Consiste en verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones o actividades realizadas por los servidores(as) relacionados con el estudio. Es la verificación de la evidencia que sustenta una actividad u operación para determinar su legalidad, propiedad y conformidad. Ejemplo: Comprobar que los egresos cuenten con la certificación de fondos, estén de conformidad con las disposiciones legales y los documentos dispongan de la autorización y legalización pertinente. Es la verificación de la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultados presentados en comprobantes, informes, contratos y otros documentos. Ejemplos: Recalcular la retención de impuesto al valor agregado retenida en

las facturas. Efectuar la sumatoria de los descuentos mensuales de anticipos de sueldos de los empleados del Ministerio de Finanzas.

5. Física Inspección Técnica de auditoría calificada como la acción combinada, utiliza varias técnicas de auditoría en su aplicación como: la indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación. Es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos, valores y otros, con el objeto de constatar su existencia, autenticidad y derecho de propiedad. Ejemplo: Examen físico de los bienes de uso que utilizan los servidores(as)

del Ministerio de Finanzas. Inspección de las obras por trabajos de mantenimiento o reparación

realizados en el Ministerio de Finanzas.


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Además de las técnicas indicadas, en la auditoría se conocen otras como las

siguientes:

Técnicas Definición

Investigación Examina acciones, condiciones, acumulaciones y procesamiento de activos y pasivos y todas las operaciones relacionadas con éstos.

Evaluación Es el proceso de arribar a una conclusión de auditoría a base de las evidencias disponibles.

Medición Consiste en medir la eficacia, eficiencia, economía y efectividad de una entidad.

Verificación Asociada con el proceso de auditoría, asegura que las cosas son como deben ser.

5.9 Prácticas de Auditoría

El auditor debe aplicar las técnicas y adicionalmente algunas prácticas de uso

profesional de acuerdo a las circunstancias que ameriten, para reunir las evidencias o

información suficiente, competente y pertinente, que den una base objetiva y

profesional para fundamentar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones

emitidas en el informe, y cumplir con los objetivos de la auditoría, así tenemos:

Prácticas

Definición

Muestreo Estadístico

Se utiliza para determinar la aplicación de procedimientos de auditoría a una proporción inferior al 100% de las operaciones de una entidad, proceso, proyecto, programa o actividad, con el fin de evaluar algunas características del universo o clase, según el caso.

Síntomas Son los indicios de algo que está sucediendo o va ocurrir, que advierten al auditor de la existencia de un área crítica o problema, esta práctica facilita orientar y hacer énfasis en el examen a determinados rubros, áreas u operaciones, de indicios preliminares, para definir las técnicas a utilizar y obtener la evidencia requerida.

Intuición Es la capacidad de respuesta o reacción rápida manifestada por auditores con experiencia, ante la presencia de ciertos síntomas que inducen a pensar en la posibilidad de un hallazgo.

Desconfianza o Sospecha

Consiste en la acción o actitud del auditor para dudar de la veracidad de la documentación o información, que por circunstancias especiales no le otorga el crédito suficiente; la sospecha obliga a que el auditor valide dicha información y obtenga documentación probatoria.

Síntesis o Resúmenes

Permite la preparación resumida de hechos, operaciones o documentos de carácter legal, técnico, financiero, administrativo o de otra índole, para verificar el cumplimiento de los criterios normativos y técnicos importantes.


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5.10 Organización de los sistemas operativos

Dependiendo del área, proceso, subproceso, actividad o rubro examinado, se

conformará el archivo permanente segunda parte, de la organización de las unidades

responsables de su ejecución, la información básica que debe contener se describe

seguidamente, para su demostración se presenta a continuación los siguientes

ejemplos de archivo permanente:

5.10.1 Subsecretaría Administrativa del Ministerio

ARCHIVO PERMANENTE



Contenido Índice

Subsecretaría Administrativa PX


Manuales de administración financiera y de Contabilidad

Estructura organizativa de la Subsecretaría Administrativa y de las unidades administrativas que la conforman.


Reportes e informes financieros.

Indicadores y parámetros de gestión (eficiencia, eficacia, efectividad, gestión etc.)

Plan anual de actividades

Resumen de problemas legales y juicios a favor o en contra.

Información estadística financiera

Área financiera contable PXA

Descripción del sistema contable, políticas y procedimientos contables especiales (métodos de reconocimiento de ingresos, capitalización de activos fijos, Préstamos, Proveedores, etc.)

Detalle de los registros contables y plan de cuentas Estados financieros

Área Sistemas de Presupuesto PXB


- Ingresos

- Egresos


Detalle de registros presupuestarios, Catálogos y Clasificadores Presupuestarios

Presupuesto anual


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Resultados de la evaluación presupuestaria

Área Tesorería PXC



Detalle de registros de ingresos y egresos

Área de Recursos Materiales PXD



Plan de adquisiciones

Inventario de suministros, materiales y bienes muebles

Inventario de inmuebles y gravámenes sobre los mismos.

Listado de proveedores

Catálogos y listas de precios


Detalle de registros de control de bienes muebles, inmuebles y suministros.

Listado de contratos suscritos

Síntesis o copias de contratos, escrituras más importantes

Área de Recursos Humanos PXE

Manual de Procesos

Organigrama posicional del personal de la unidad o área examinada.

Distributivo de puestos

Descripción del personal del área examinada que actuó en el período examinado.

Área de Tecnología Informática PXF

Detalle de los Equipos, software (sistema operativo y aplicaciones) en uso, con el nombre de los

responsables de su administración.

Detalle de registros de control del software y hardware

Manuales de operaciones

Reporte e informes

0tras Áreas PXG

Elaborado / Actualizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:


Supervisor

Auditor General

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5.10.2 Proceso de Administración del Presupuesto General del Estado a cargo

de la Subsecretaría de Presupuestos

ARCHIVO PERMANENTE ENTIDAD: ÁREA EXAMINADA:


Contenido Índices


Administración del Presupuesto General del Estado

PX

Organización de la Unidad PXA

Estructura organizativa de la Subsecretaría de Presupuestos y de las unidades administrativas que la conforman.

Base legal técnica presupuestaria aplicable

Plan de actividades, corto, mediano y largo plazo.

Programación macroeconómica y escenarios presupuestarios plurianuales.

Descripción de las políticas macroeconómica y fiscal,

Descripción de los procedimientos, métodos, catálogos y clasificadores presupuestarios, registros y prácticas presupuestarias de los recursos del estado.

Objetivos y metas determinados por la planificación y restricciones presupuestarias


Indicadores y parámetros de gestión

Área de Directrices y Políticas Presupuestarias PXB

Directrices y políticas para la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación del presupuesto general del estado.


Metodologías para las diferentes fases del ciclo presupuestario.


Resoluciones Presupuestaria (las más importantes)

Área Administración del Ciclo Presupuestario PXC

Techos de gastos sectoriales e institucionales.

Presupuesto General del Estado y modificaciones.


Programa de ejecución del presupuesto

Consolidación del presupuesto de las entidades que conforman el sector público


Detalle de transferencias recibidas y entregadas

Estado de flujo del efectivo

Estado de ejecución presupuestaria

Informe de evaluación financiera de la ejecución presupuestaria. PXD

Liquidación presupuestaria PXE



Supervisor

Auditor General

Fecha:


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5.11 Evaluación del Control Interno

El Auditor Gubernamental obtendrá la comprensión suficiente de la base legal, planes

y organización, así como de los sistemas de trabajo e información de manuales y

sistemas computarizados existentes, establecerá el grado de confiabilidad del control

interno del ente o área sujeta a examen, a fin de: planificar la auditoría, determinar la

naturaleza, oportunidad, alcance y selectividad de la aplicación de los procedimientos

sustantivos y preparar el informe con los resultados de dicha evaluación para

conocimiento de la administración del ente auditado.

La evaluación del control interno, como principal instrumento para asegurar la gestión

institucional, es un proceso permanente que a partir de la información que se obtiene

de varias fuentes se emite un criterio sobre el rendimiento o desempeño de un área,

proceso o actividad del sistema general.

El control interno es un sistema interactivo - multidireccional, se evalúa con

herramientas o mecanismos como auditorías y exámenes especiales, la propia entidad

también puede realizar esta evaluación aplicando verificaciones documentales,

oculares, inspecciones, conciliaciones, entre otros.

Al realizar la evaluación del control interno se debe considerar los controles básicos y

la evaluación del control clave.

5.11.1 Controles básicos

Procedimiento de autorización.- Son medidas para asegurar que sólo las

transacciones legítimas se procesen.


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Procedimiento de registro.- Toda operación que realice una entidad pública debe

registrarse en libros para una adecuada clasificación y exposición conforme a la

naturaleza de la misma.

Procedimiento de custodia.- Orientados a conseguir una custodia correcta sobre

el uso y acceso de los activos y registros, asegurar las instalaciones, la información

y acceso a sistemas informáticos.

Procedimiento de revisión.-Se refiere a la revisión independiente sobre la

ejecución y valuación de las operaciones.

5.11.2 Evaluación de Controles Claves

Todas las entidades poseen en mayor o menor grado, controles que colaboran con la

alta dirección para lograr sus objetivos, en la medida que el Auditor comprenda su

labor se tornarán más eficaces y eficientes.

Controles.- Definición.- Son procesos que permiten prevenir, detectar y corregir

errores potenciales.

Estos controles tienen dos condiciones:

1) Da satisfacción de auditoría relevante, siempre que estén operando efectivamente.

2) Proporcionan seguridad y confianza en otros procedimientos.

La identificación de los controles claves, es un proceso de comprensión del sistema de

información, contabilidad y control, que se efectúa en la etapa de la planificación,

identificando entre los puntos fuertes de control, aquellos que satisfacen el objetivo de

la auditoría.

El estudio y evaluación del control interno se realizará a base del objetivo general de la

auditoría y los objetivos específicos del examen, como se describe a continuación:


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En la auditoría financiera y exámenes especiales se evaluarán los controles

establecidos para proteger los recursos y la integridad de la información financiera;

En la auditoría de gestión se evaluará los sistemas y procedimientos vigentes para

que la entidad ejecute sus actividades en forma eficiente, efectiva y económica, a

fin de cumplir con las metas y objetivos planificados.

El Auditor Gubernamental al evaluar el control interno, tomará en consideración los

componentes de éste como:

Ambiente de Control Interno

Evaluación del Riesgo

Actividades de Control

Sistema de Información y Comunicación

Actividades de Monitoreo o Supervisión

Estos componentes se integrarán en el proceso de gestión y operarán en distintos

niveles de efectividad y eficiencia, a fin de fortalecerlos y dirigir los esfuerzos hacia el

cumplimiento de sus objetivos.

5.12 Métodos para Evaluar el Control Interno

En la fase de la planificación específica, el Auditor evaluará el control interno de la

entidad para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos, determinar

sus falencias, el nivel de confianza en los controles existentes y el alcance de las

pruebas de auditoría que realizará, además seleccionará los procedimientos

sustantivos de auditoría aplicarse en las siguientes fases.

La consideración de los auditores sobre el control interno, incluyen la obtención y

documentación de un entendimiento sobre el mismo, establecido para asegurar el

cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables a la entidad auditada.


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La evaluación del control interno, así como la obtención de la información para la

planificación de la auditoría, se podrán realizar a través de diagramas de flujo,

descripciones narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o se

aplicará una combinación de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar

la evaluación.

La naturaleza de la documentación a utilizar, es totalmente independiente del proceso

general de auditoría y va a depender solo de la forma en que se presenta la

información y del criterio del Auditor. En ciertas oportunidades la realización de un

diagrama puede ser más útil que la descripción narrativa de determinadas

operaciones, en otras y según sea el componente, la existencia de cuestionarios

especiales puede ayudar de manera más efectiva que el análisis de alguna otra fuente

de documentación.

5.13 Método de Diagramas de Flujo

Los Diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las

operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden

cronológico que se produce en cada operación.

Es la representación gráfica de flujo o secuencia de rutinas simples, es una forma de

especificar los detalles algorítmicos de un proceso mediante la esquematización

gráfica para entenderlo mejor, se basan en la utilización de diversos símbolos para

representar operaciones específicas. Se les llama diagramas de flujo porque los

símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de la

operación.

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas

simples, tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades


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involucradas y los responsables de su ejecución; en pocas palabras es la

representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo.

En la elaboración de diagramas de flujo, es importante establecer los códigos de las

distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones y qué

simbología utilizar, sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante

seguir una línea prefijada de simbología, siempre que dentro de los papeles de trabajo

se determine claramente cuál es la simbología que se utilizó y de qué manera se

encuentra encadenada en ese diagrama de flujo.

Para la elaboración de un diagrama de flujo o flujograma se deben observar los

siguientes aspectos:

Los procedimientos deben describirse en forma secuencial a través del sistema

Describir los documentos que tengan incidencia contable y operativa

Demostrar como se llevan los archivos y como se preparan los informes.

Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización.

Identificar el puesto y quien efectúa el procedimiento.

Para identificar los controles principales, el auditor recogerá toda la información

pertinente relacionada con las transacciones, como la documentación y formatos.

Para elaborar y actualizar el flujograma, se obtendrá la información basándose en

entrevistas con el personal de la organización, área administrativa u operativa, sobre

los procedimientos seguidos y en caso de existir, revisando los manuales de

procedimientos.

Los diagramas de flujo permiten al auditor:

Simplificar la tarea de identificar el proceso.


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Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso

normal de las operaciones.

Unificar la exposición con la utilización de símbolos convencionales con las

consiguientes ventajas para el usuario.

Visualizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros o

archivos.

Facilitar la supervisión a base de las características de claridad, simplicidad,

ordenamiento lógico de la secuencia.

Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén

debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el

funcionamiento real.

Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el

grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.

Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan nuestras observaciones

y sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.

5.14 Evaluación del Control Interno a través de Diagramas de Flujo

Para evaluar el control interno utilizando la técnica de diagramas de flujo o

flujogramas, es necesario que el auditor conozca y tenga alguna experiencia en esta

técnica y deberá observar los siguientes pasos:

El levantamiento de la información se efectuará a través de las entrevistas con los

servidores(as) que intervienen en el proceso o sistema, con la descripción

detallada de las actividades que realizan, desde el inicio hasta la terminación del

trámite.

A base de la información que se dispone del sistema, se efectuará el diseño del

flujograma de la situación encontrada.


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Con el flujograma se procederá a comprobar el funcionamiento del sistema en

aquellos pasos que no estén debidamente aclarados, con el objeto de que el

diagrama esté de acuerdo con el funcionamiento real.

Se comprobará el flujograma actual con la normatividad pertinente para determinar

el grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.

5.14.1 Simbología en los Flujogramas

Para utilizar uniformemente esta técnica, es necesario conocer la siguiente simbología:

SIMBOLO DENOMINACIÓN

Operación.- Representa toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información.

Control.- Representa la acción de verificación. Inicio.- En el círculo se indica el número que identifica cada subprograma. En el interior del símbolo se indicará el nombre del sistema o subsistema. Sé lo graficará solo al inicio de la flujogramación de un sistema o subsistema. Operación.- Se refiere a los procesos de un documento o registro. La secuencia numérica indica el orden lógico de las operaciones. Cada operación incluye en su interior un número correlativo insertado en un círculo a través de todo el sistema, al lado derecho de cada operación se explicará brevemente el contenido.

Registro.- Contiene entrada y salida de operaciones, son

libros auxiliares o principales. Dentro del símbolo se indicará el nombre del registro.


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Conector interno.- Relaciona dos partes del flujograma

entre subsistemas. Sirve para referenciar información que ingresa y sale del flujograma, cuando ingresa se grafica al margen izquierdo y cuando sale se debe mencionar el lugar donde continúa el gráfico en el mismo flujo grama.

Frecuencia de tiempo.- Representa una condición de tiempo para la ejecución de las operaciones en días, meses, años. Se grafica al lado izquierdo de la operación. Dentro del símbolo debe precisarse el tiempo.

Línea de referencia.- Representa la circulación de la información hacia otro nivel, normalmente se utiliza para relacionar documentos con el registro, se grafica en sentido horizontal.

Conector externo.- Representa la relación de la información de un proceso entre subsistemas o sistemas. En la parte superior se indica el sistema. En el cuadro inferior izquierdo el subsistema y en el inferior derecho el número de operación que corresponde. Se utiliza cuando es necesaria la transferencia de información de un flujograma.

Finalización.- Se utiliza para indicar la conclusión del flujograma del sistema.

Wincha máquina de sumar.- Representa la cinta de máquina de sumar para indicar comprobación, se debe graficar al lado derecho inferior del documento que ha sido sumado. El flujo debe señalar el destino de la cinta o Wincha.

Demora.- Representa una detención transitoria


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Archivo transitorio.- Representa el almacenamiento de información bajo diversas situaciones: (T) Temporal, (P) Permanente o (X) Destrucción. Las letras o números deben escribirse dentro del símbolo.

Decisión.- En el trámite puede originar distintos cursos

de acción o de decisión. Debe escribirse la numeración correlativa como si fuese una operación más.

Documento.- Representa el elemento portador de la

información, originado o recibido en el sistema. Debe graficarse el número de copias del documento e identificar su nombre.

Traslado o línea de flujo.- Representa el

desplazamiento teórico de la información, indica el sentido de la circulación.

Conector de página.- Enlaza una parte del proceso con

otra, en una página diferente.

5.14.2 Técnicas de Diagramación

Para utilizar correctamente los símbolos, es preciso contar con técnicas adecuadas

para la representación, como las que se describen a continuación:

1. La dirección del diseño será descendente, sin embargo se utiliza:

a) En sentido horizontal cuando el desarrollo del proceso determina un pase a

otra unidad administrativa o persona, y

b) En sentido ascendente para retroceder en el procedimiento y para pases a otra

unidad funcional.


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2. Las unidades administrativas o personas se encuadran en las columnas.

3. Los símbolos se ubicarán entre las columnas que correspondan a la unidad

involucrada.

4. Para traslado o toma de información se usan líneas rectas, indicándose el sentido

de las flechas.

5. El cruce de líneas debe ser ocasional, en este caso se utilizará como indica la

figura, la media luna señala un puente que no interrumpe la línea principal de flujo.

6. Las uniones de las líneas de proceso se realizará formando un ángulo recto, por

ejemplo:

7. Las acciones conjuntas se representan con doble línea de traslado.

8. La entrada de la línea a los símbolos se efectuará verticalmente o en forma lateral,

por ejemplo:


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9. Varios documentos o copias pueden diagramarse superpuestos y pueden ser

numerados para dirigir la ubicación y sentido de los documentos.

10. La salida de líneas de los símbolos será por la parte inferior o lateral, así:

11. La emisión de formularios se representa con el símbolo de operación y a

continuación el documento

12. La distribución de formularios se representa con líneas de salida que inician cada

uno de los documentos.


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13. La operación o control sobre un solo ejemplar se representa por medio del símbolo

en línea del flujo.

14. Descripciones

Operación, control y demora, efectuar la aclaración en forma sintética junto al

símbolo.

Archivos, indicar en forma sintética el tipo y su ordenamiento.

Alternativa o decisión, indicar el tipo y las alternativas en cada línea de salida.

No No

Si

El documento o formulario, indica la denominación.

En el conector debe numerarse la entrada y salida a otras páginas o

procedimientos con un mismo número o código.


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5.15 Método de Descripciones Narrativas

Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades

del Portafolio, indican las secuencias de cada operación, las personas que participan,

los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una

descripción simple, sin utilización de gráficos.

Este método de descripciones narrativas o cuestionarios descriptivos, se compone de

una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los

diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de autoridad,

de tal manera que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de

ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se

realizan.

Las preguntas deben plantearse en una secuencia lógica, de manera que el Auditor se

documente de los controles de una manera organizada. Por ejemplo:

Para el análisis de informes o reportes de resultados de las actividades realizadas se

debe consultar:

¿Qué informes se producen?

¿Quién los prepara?

¿A base de qué registros se preparan los informes?

¿Con qué frecuencia se preparan estos informes?

¿Qué utilidad se da a los informes preparados?

¿Qué tipo de controles se han implantado?

¿Quién realiza funciones de control?

¿Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles?


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El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una

respuesta amplia de los procedimientos existentes más que respuestas afirmativas o

negativas, que no necesariamente describen procedimientos.

5.16 Cuestionario de Control Interno

El cuestionario de control interno ayuda a comprender y evaluar el control interno a

nivel de la entidad, unidad o actividad, así como a evaluar el riesgo de errores

materiales en la documentación que se facilite. El cuestionario nos proporciona solo en

parte la comprensión sobre el control interno de la entidad que requerimos para

planear la auditoría y para determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los

procedimientos de auditoría, por lo que se debe obtener información a nivel individual

de aplicación o proceso.

Este método consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el

Auditor, los cuales deben contener determinadas preguntas relacionadas con cada

uno de los componentes de control interno, es decir el entorno de control, el proceso

de evaluación de riesgo de la entidad, las actividades de control, los procesos de

información, comunicación y monitoreo, para la entidad o unidad en su conjunto.

El cuestionario debe ser preparado y/o actualizado, por el Auditor Jefe de Equipo y

Supervisor, con suficiente experiencia y conocimiento de la entidad o unidad, para

saber con un alto grado de seguridad, si los factores de riesgo se encuentran

presentes y si se deben considerar factores de riesgo.

Las preguntas a nivel individual de aplicación o proceso, deben seguir la secuencia

del flujo de operaciones del componente analizado, con sus respuestas obtenidas a

través de la indagación con el personal de la unidad administrativa o con la

documentación de sistemas que se facilite, se analiza si esos sistemas resultan

adecuados o no en pos de la realización de las tareas de auditoría.


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Estos cuestionarios pueden estar elaborados de dos formas:

a. La primera de ellas, consiste en elaborar las preguntas de manera que acepten

como única respuesta las alternativas de “SI; NO; NO APLICABLE”. La existencia

de respuesta NO, a priori, indicaría la posibilidad de eventuales fallas o

ineficiencias en los sistemas de control. Estas respuestas generan normalmente

recomendaciones sobre aspectos a mejorar o perfeccionar en los sistemas. Las

respuestas SI, indicarían aquellos controles en los que se podría llegar a depositar

confianza de auditoría.

b. La otra alternativa es la que parte de la realización de preguntas donde su

respuesta no es tan simple como la anterior, sino que implica el desarrollo de

determinados aspectos específicos de control, esta forma de realización, está

orientada a que se describan los controles estándares que deben estar vigentes en

todos los sistemas, se realizan en cada unidad administrativa en particular. A

diferencia del anterior modelo donde se preguntaba si existe o no determinado

control, este cuestionario descriptivo de sistemas, pregunta de qué manera se

realiza determinado control o proceso.

5.17 Combinación de métodos

Ninguno de los métodos por si solos permiten la evaluación eficiente de la estructura

de control interno, pues se requiere la aplicación combinada de métodos. Ejemplo: El

descriptivo con cuestionarios, los diagramas de flujo o flujogramas con cuestionarios.

5.18 Selección del Método

Para la selección del método o métodos es necesario considerar las ventajas y

desventajas que tiene cada uno de ellos, los mismos que constan en el cuadro que se

presenta a continuación:


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VENTAJAS

DESVENTAJAS

CUESTIONARIOS:

Guía para evaluar y determinar áreas críticas. No prevé naturaleza de las operaciones

Disminución de costos. Limita inclusión de otras preguntas

Facilita administración del trabajo

sistematizando los exámenes.

No permite una visión de conjunto.

Pronta detección de deficiencias Las preguntas no siempre abordan todas las

deficiencias.

Entrenamiento de personal inexperto. Que lo tome como fin y no como medio.

Siempre busca una respuesta. Iniciativa puede limitarse.

Permite preelaborar y estandarizar su

utilización.

Podría su aplicación originar malestar en la entidad.

DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS:

Evalúa siguiendo una secuencia lógica y

ordenada.

Necesita de conocimientos sólidos de control

interno.

Observación del circuito en conjunto Requiere entrenamiento en la utilización y

simbología de los diagrama de flujo

Identifica existencia o ausencia de controles. Limitado el uso a personal inexperto.

Localiza desviaciones de procedimientos o

rutinas de trabajo.

Por su diseño específico, resulta un método más

costoso.

Permite detectar hechos, controles y

debilidades.

Facilita formulación de recomendaciones a la

gerencia.

NARRATIVAS O DESCRIPTIVAS:

Aplicación en pequeñas entidades. No todas las personas expresan sus ideas por

escrito en forma clara, concisa y sintética.

Facilidad en su uso. Auditor con experiencia evalúa.

Deja abierta la iniciativa del auditor. Limitado a empresas grandes

Descripción en función de observación directa. No permite visión en conjunto

Difícil detectar áreas críticas por comparación.

Eventual uso de palabras incorrectas origina

resultados inadecuados.


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5.19 Conclusión de la aplicación de los Métodos de Evaluación del Control

Interno.

La utilización de la técnica de descripciones narrativas es muy útil para tomar

conocimiento general de la estructura de determinado proceso. Es una herramienta

usada para evaluar el ambiente de control que resulta engorroso documentar en forma

de diagramas o de cuestionarios y puede ser útil para relevamientos realizados en la

etapa de la planificación de la auditoría.

La realización de diagramas de flujo puede considerar más útil y claro el proceso ya

que en forma simple y gráfica demuestra cómo se realizan determinadas operaciones.

La utilización de cuestionarios implica una tarea previa a cualquier labor de la auditoría

que cada profesional debe realizar. Antes de encarar una labor de auditoría y

habiéndose decidido utilizar la técnica de relevamiento de cuestionarios, se debe

contar con los ejemplares de éstos en forma estándar.

Luego de evaluado el control interno, el auditor está en condiciones de determinar la

extensión y profundidad de las pruebas sustantivas a aplicarse, esta evaluación puede

servir para elaborar o modificar el programa de auditoría.

5.20 Seguimiento de Recomendaciones

Como parte de la evaluación del control interno, el auditor efectuará el seguimiento de

las recomendaciones, para verificar el grado de cumplimiento de las medidas

correctivas propuestas.

Los procedimientos para efectuar el seguimiento de las recomendaciones, se iniciará

en las unidades operativas al planificar un nuevo examen; al revisar el informe del


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examen anterior se analizará las recomendaciones para tabularlas en un papel de

trabajo.

Los procedimientos a realizarse en el campo serán: la verificación del cumplimiento del

cronograma de implantación de las recomendaciones, las entrevistas con la máxima

autoridad y con los servidores(as) responsables del cumplimiento de las

recomendaciones, para exponer el objeto y verificar el alcance del cumplimiento. Se

obtendrá evidencia documentada sobre su cumplimiento y se establecerá en el

informe las responsabilidades pertinentes, en casos de incumplimientos.

5.21 Comunicación de Resultados de la Evaluación de Control Interno

Como producto de la evaluación del control interno, la auditoría gubernamental

requiere la emisión obligatoria de un informe que refleje los resultados de la evaluación

del control interno, mientras se realiza el examen y el sustento de lo expuesto en

papeles de trabajo.

El informe o carta con las novedades relativas al control interno, dirigido a la máxima

autoridad de la entidad, contendrá comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Este documento será discutido en reunión de trabajo con las autoridades y

servidores(as) encargados(as) del cumplimiento de las acciones correctivas.

5.22 Evaluación global de los sistemas de información computarizados.

Los auditores internos por sí o con asistencia de los especialistas de los Sistemas de

Información Computarizados (SIC’s), en la fase de planeamiento determinarán si los

controles relativos al ambiente de los sistemas de información son efectivos y por ende

serán considerados para la evaluación del control interno.


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El uso de la computadora para el proceso de la información, cambia el procesamiento,

almacenamiento y comunicación de los resultados que produce la misma.

La Unidad de Auditoría Interna llevará a cabo los controles sobre la eficacia del

sistema, por otra parte son fundamentales los controles efectuados por los

servidores(as) que tienen bajo su responsabilidad un segmento organizacional,

programa, proceso o actividad, los que deben efectuar auto evaluaciones periódicas al

sistema de control interno.

Los sistemas de información computarizados se generan de acuerdo a los

requerimientos o necesidades establecidas en cada entidad del sector público y será

necesario que la máxima autoridad apruebe un PLAN INTEGRAL INFORMÁTICO, con

sujeción a las disposiciones vigentes, el mismo que será de carácter obligatorio.

Para los sistemas incorporados a su gestión, en cada entidad se elaborará

procedimientos formales y detallados del funcionamiento y operación, la máxima

autoridad o por delegación los directivos y jefes de las unidades administrativas en

coordinación con el jefe de la unidad de Procesamiento Automático de Datos,

establecerán controles de acceso físico y lógico, que estarán únicamente a cargo de

personal autorizado.

La máxima autoridad de cada entidad pública establecerá mecanismos que aseguren

eficiencia, efectividad y economía en el aprovechamiento de los recursos

computarizados, teniendo en cuenta que equipos y programas serán utilizados

exclusivamente en las actividades propias de la institución.


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5.23 Plan de Muestreo

El Plan de Muestreo es utilizado para la selección de un porcentaje o valor

representativo del universo a ser examinado, empleando métodos estadísticos y no

estadísticos.

Es necesario que el equipo de auditoría de acuerdo al grado de riesgo obtenido en la

evaluación de control interno, defina el plan de muestreo acorde con el objetivo

determinado.

Al diseñar el plan de muestreo, deberá considerarse los siguientes factores:

5.23.1 Determinar el propósito de la prueba

Comprende el uso de técnicas de muestreo en pruebas de control que son aplicables

sobre los procedimientos de control interno que generan evidencia documental.

Las pruebas de controles están vinculadas con la determinación de si el control interno

de una entidad viene operando de acuerdo a las políticas establecidas.

Al determinar el propósito de la muestra el auditor indicará con claridad los objetivos

de la prueba de control específico.

5.23.2 El universo de la muestra

La población seleccionada para un examen deberá estar completa y dar al auditor la

oportunidad de cumplir con el objetivo de auditoría establecido.

Generalmente una muestra es la representación de la población de la cual se

selecciona. Al definir la población, el auditor debe identificar la serie completa de

elementos de los cuales puede originarse la muestra, esto incluye:


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Determinar la totalidad de la población

Definir el período cubierto por la prueba

Definir la unidad de muestreo

5.23.3 Los procedimientos de Auditoría aplicarse

Cuando se utiliza métodos de muestreo ya sean estadísticos o no estadísticos el

auditor diseñará y seleccionará una muestra de auditoría, a partir de ahí realizará

procedimientos de auditoría y evaluará los resultados de la muestra, para determinar si

ha existido una desviación en los procedimientos establecidos de control interno y

prever una apropiada y suficiente evidencia de auditoría.

5.23.4 El riesgo, los niveles de precisión aceptables y la posibilidad de error.

Cuando se determina el tamaño de la muestra, el auditor considerará el riesgo del

muestreo, el error tolerable y el error esperado.

5.23.5 La selección del método de muestreo

La selección del método de muestreo a utilizarse queda sujeta al criterio del Auditor,

debiendo seleccionar partidas de muestras del universo que sean representativas.

5.23.6 Documentación del procedimiento de muestreo

El Auditor debe respaldar sus procedimientos de muestreo con los papeles de trabajo

que fueren necesarios, en los cuales debe incluir una descripción del plan de

muestreo, la cantidad y clase de errores que se encontraron en la muestra, el

seguimiento que se realizó de cada error, el número de unidades de muestreo que se

examinaron, si los resultados se consideran aceptables o inaceptables y los resultados

de la evaluación. Cuando el muestreo se realiza mediante la utilización de


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herramientas informáticas, todos los reportes generados por estas deben también ser

incluidos como parte de los papeles de trabajo.

5.24 Programa de trabajo

5.24.1 Definición

El Programa de Auditoría es un enunciado ordenado y clasificado de procedimientos a

ser aplicados en la ejecución de la auditoría, así como la extensión y oportunidad de

su aplicación.

Es el documento que sirve como guía de los procedimientos a ser aplicados durante el

curso del examen y como registro permanente de la labor efectuada. Permite obtener

la evidencia suficiente, competente y pertinente para alcanzar los objetivos

establecidos en la planificación específica y asegura la aplicación de los

procedimientos mínimos, con el fin de alcanzar el grado requerido de calidad de la

auditoría.

Mediante referencia cruzada, asegura que todos los aspectos significativos de control

interno de la entidad hayan sido cubiertos con el objeto de determinar si están

funcionando de conformidad con lo establecido.

Para cada auditoría o examen especial, deberán prepararse programas específicos o

a la medida, que incluyan objetivos, alcance de la muestra, procedimientos detallados

que deben referirse a las técnicas de auditoría específicas que se aplicarán.

El auditor considerará las evaluaciones específicas de los riesgos inherentes y de

control y el nivel requerido de certeza que tendrán que proveer los procedimientos

sustantivos.


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Los programas de auditoría contendrán:

Propósito de la auditoría

Las muestras que se han elegido para examinar,

Los procedimientos que se emplearán, y

Las fuentes de información.

5.24.2 Propósitos del Programa de Auditoría

Los programas son esenciales para cumplir con las actividades de auditoría, sus

propósitos son los siguientes:

Proporcionar a los miembros del equipo, un plan sistemático de trabajo de cada

área o rubro a examinarse.

Responsabilizar a los miembros del equipo por el cumplimiento eficiente del trabajo

a ellos encomendado.

Servir como un registro de la actividad de auditoría interna, evitando obviar la

aplicación de procedimientos básicos.

Facilitar la revisión del trabajo al jefe de equipo y supervisor.

Constituir el registro del trabajo desarrollado, proporcionando evidencia del

mismo.

5.24.3 Responsabilidad del Programa de Auditoría

La elaboración del programa de auditoría es responsabilidad del Supervisor y Auditor

Jefe de Equipo y eventualmente por los miembros del equipo con experiencia, en este

último caso será revisado por el jefe de equipo.

El programa será formulado en el campo a base de la información previa obtenida del:

Archivo permanente y corriente

Planificación preliminar


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Planificación específica

Demás datos disponibles.

La responsabilidad por la ejecución del programa en el campo, la tiene el Auditor Jefe

de Equipo, quien se encargará conjuntamente con el Supervisor de distribuir el trabajo

y velar por su ejecución, además evaluará de manera continua el avance del trabajo,

efectuando oportunamente las revisiones y ajustes según las circunstancias.

5.24.4 Flexibilidad del Programa

El programa de auditoría debe ser flexible, ya que ciertos procedimientos planificados

pueden resultar ineficientes o innecesarios al ser aplicados, debido a las

circunstancias, por tanto el programa debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes a

juicio del Auditor.

Las modificaciones que se deban realizar a los procedimientos del programa, serán

analizadas entre el jefe de equipo y el Supervisor y se hará constar en la hoja de

supervisión respectiva.

La modificación o eliminación de procedimientos se puede justificar cuando se han

eliminado o disminuido algunas operaciones, mejorado los sistemas financieros,

administrativos y de control y se encuentren pocos errores e irregularidades.

5.24.5 Esquematización del Programa de Trabajo

El proceso de preparación de los programas de auditoría a partir de un listado

seleccionado durante la planificación específica, implica la organización de dichos

procedimientos en el orden más eficiente, indicando al personal que es lo que debe

hacerse y determinado el alcance específico del trabajo.


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Para la preparación de los programas de trabajo es importante que se identifiquen las

cuentas, unidades, áreas o actividades relacionadas entre sí, a fin de que los

procedimientos de auditoría sean considerados en su conjunto.

El alcance de aplicación de cada procedimiento y el plan de muestreo seleccionado

deberá ser parte del programa de trabajo, para la definición de estos elementos se

considerará:

Alcance, la planificación específica y objetivos establecidos.

Selección de la Muestra, el alcance definido.

Se debe hacer mención al criterio seguido para la selección de la muestra, la cual se

desarrollará en una cédula de trabajo independiente, en la que se debe incluir el

criterio, cálculos y fuentes de evidencia que se utilizaron para su selección. En el

respectivo programa se debe hacer referencia a ésta cédula.

En este proceso se definen las técnicas y procedimientos de auditoría a seguir en el

estudio de las áreas o cuentas a ser examinadas, en el que se considerará:

a. La obtención de evidencia (información financiera, leyes, reglamentos, normas,

manuales, organigramas, confirmaciones, circularizaciones, contratos, convenios,

documentos, etc.) que servirá para el análisis y/o verificaciones.

b. Un detalle paso por paso del trabajo que se debe efectuar a través de las pruebas

de auditoría, que permitirán obtener evidencia suficiente, competente y pertinente,

para satisfacerse sobre la razonabilidad de las cifras del área o cuenta examinada

o sobre lo adecuado del control interno de un proceso, una actividad, etc. y emitir

la opinión correspondiente.


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5.24.6 Contenido del Programa de Trabajo

El contenido del programa de auditoría es similar a los presentados en la parte de la

planificación preliminar y específica, en general contienen casilleros para la siguiente

información:

Índice: Sirve para identificar el Programa, se ubica en la parte superior derecha y

corresponde al índice del área o cuenta a examinar.

Identificación: Comprende:

El nombre del documento, PROGRAMA DE AUDITORÍA

Nombre completo de la entidad a examinar, ciudad y provincia donde esta

ubicada

Área o Cuenta: Identifica el área o cuenta a examinar

Tipo de Auditoría: Identifica el tipo de auditoría que se va a efectuar.

Período: Identifica el período bajo examen.

Cuerpo del Programa: El cuerpo del programa debe contener:

Nº: Identifica un número correlativo de los procedimientos que se debe seguir

de acuerdo al cuerpo del programa.

Descripción: Se detalla la definición, objetivos y procedimientos:

- Objetivos: Son los objetivos específicos que se desean alcanzar de

acuerdo a la planificación específica.


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- Procedimientos: Son los procedimientos de auditoría que se aplicarán

en el análisis o evaluación del área o cuenta bajo examen, según el tipo

de auditoría y de acuerdo a los objetivos específicos establecidos.

Ref. P/T: Sirve para hacer referencia a los papeles de trabajo en donde se

encuentra el trabajo efectuado, según el procedimiento indicado en el

programa.

Hecho por: Conforme el auditor interno va concluyendo cada prueba de

acuerdo a los procedimientos indicados en el programa, debe firmar en este

espacio.

Fecha: El Auditor Gubernamental debe anotar la fecha en que ha concluido la

prueba simultáneamente después de haber firmado en el espacio de “Hecho

por.”

Revisado por: El Supervisor debe firmar como evidencia de haber revisado el

procedimiento del programa.

Fecha: El supervisor debe anotar la fecha en que efectuó la revisión.

5.24.7 Contenido Esquemático del Memorando de Planificación Específica

a. Motivo de la Auditoría o Examen Especial

Se hará referencia al documento con el cual se emitió la planificación preliminar.


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b. Objetivos específicos por área o componentes

Constarán los objetivos específicos determinados para cada área, componente o

actividad a evaluarse.

c. Alcance de la Auditoría

Será utilizado en el caso de que los resultados de la evaluación del control interno

determinen la modificación del alcance de la auditoría o examen especial.

d. Resultados de la evaluación del control interno

Presentará en forma resumida, las principales desviaciones detectadas en la entidad,

que se iniciará con el seguimiento a la aplicación de recomendaciones del último

informe emitido.

Considerar las deficiencias para establecer los riesgos de auditoría para cada

componente.

e. Evaluación y calificación de riesgos de auditoría

Para la evaluación y calificación de riesgos se deberá:

Conocer los riesgos propios de la actividad, del entorno y la naturaleza propia de la

información.

Considerar lo adecuado del sistema de control interno y probar la eficacia de sus

procedimientos.

Determinar procedimientos sustantivos contenidos en el programa a aplicar, luego

de haber evaluado el Sistema de Control Interno.

Extensión de pruebas sustantivas aplicables a la entidad hacia terceros vinculados.

Además de otros factores generalizados de riesgo de auditoría.


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f. Matriz de Evaluación y Calificación de Riesgos de Auditoría

Para determinar y calificar los factores específicos de riesgo, se elaborara una matriz

por cada área o componente a examinar, la que contiene los hechos importantes que

podrían constituir una desviación con objetivos específicos y procedimientos básicos

para su verificación.

g. Plan de muestreo

El muestreo es el proceso de determinar una muestra representativa que permite

concluir sobre los hallazgos obtenidos en el universo de operaciones que deben

examinarse durante la ejecución de la auditoría o examen especial. La misma que

deberá determinarse de acuerdo a la calificación del riesgo, considerando las

características de los componentes que permitan satisfacerse de la información,

utilizando el método que considere adecuado el Supervisor y Jefe de Equipo.

h. Programas de Auditoría aplicarse en el examen

Se presentarán en anexos para cada componente, en los que constarán los objetivos

específicos; que se relacionan con las afirmaciones de veracidad, integridad y

valuación, los procedimientos de auditoría estarán dados a través de pruebas de

cumplimiento y sustantivas detalladas a la medida, ampliando las que constan en la

matriz y la muestra a examinar.

Los objetivos específicos por áreas, rubros, procesos, actividades y sistemas se

presentarán en los programas de trabajo por cada componente, considerando que

deben cumplir con las afirmaciones de:


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Veracidad.- se verificará si el ente es propietario o posee derechos de los activos

registrados y ha contraído los pasivos contabilizados, si los activos existen, si las

transacciones han ocurrido y si están debidamente autorizadas.

i. Cuestionarios de Control Interno

Se preparan cuestionarios de control interno para cada componente o área, los que

serán elaborados por el Supervisor y Jefe de Equipo, de ser necesario los podrán

elaborar otros profesionales.

j. Recursos humanos

Se hará constar el nombre de los auditores designados en la orden de trabajo y si de

la evaluación de control interno se considera necesario el apoyo de personal técnico

de otras áreas, se identificarán éstos, determinando las actividades que va a realizar y

el tiempo a utilizar.

k. Distribución del trabajo y tiempos estimados

Se hará constar el nombre del auditor, los componentes a ser examinados, el tiempo

que se utilizará en días hombre y en días calendario y el total de días a utilizar. Se

identificarán las actividades que va a realizar el Supervisor.

l. Recursos financieros

Preparar un detalle de los días de viáticos, subsistencias, movilización y transporte,

indicando las fechas de inicio y término de la comisión, se incluirá los procedimientos a

cumplir de conformidad con los programas preparados por el Jefe de Equipo y

Supervisor.


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m. Productos a obtener

Como resultado de la auditoría se preparará el informe de auditoría o examen

especial, síntesis y memorando de antecedentes, si el caso lo amerita.

En el transcurso del examen se darán a conocer a los involucrados en los procesos,

las principales deficiencias que se vayan detectando mediante reuniones de trabajo o

comunicaciones escritas, en cumplimiento a las disposiciones legales pertinentes, las

cuales se documentarán en papeles de trabajo.

n. Firmas

Nombres, firmas y fechas de los servidores(as) que elaboran, revisan y aprueban el

plan.


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CAPITULO VI

EJECUCION DE LA AUDITORÍA

La ejecución del trabajo en el campo, es una Norma de Auditoría que proporciona al

Auditor Interno una base para evaluar la gestión y desempeño de la institución,

obteniendo las evidencias suficientes, competentes y pertinentes, a través de la

selección de la muestra y aplicación de diversas técnicas y herramientas de auditoría,

lo que le permite determinar la veracidad y realidad de los resultados de gestión

obtenidos, medir el desempeño del área o proceso objeto de análisis y determinar los

efectos e impactos que se producen en los resultados de la gestión evaluada.

La ejecución del trabajo comienza con la aplicación de los programas de auditoría,

preparados en la planificación específica, de acuerdo a la realidad de la institución,

unidad o área a examinarse y resultados de la planificación específica, proceso en el

que obtendrá la información, verificará los resultados de las áreas, rubros, cuentas,

procesos y actividades examinadas, identificará los hallazgos, la conclusión que

resume el resultado del trabajo realizado y realizará la comunicación de resultados que

contribuye de forma efectiva a orientar a los servidores(as) responsables sobre las

medidas correctivas a implantar para evitar su reiteración, mejorar la gestión y lograr

sus objetivos.

En esta etapa se ejecuta el plan de auditoría y los procedimientos planificados que son

el medio o instrumento para obtener evidencia comprobatoria, suficiente y adecuada

que respalde la elaboración del informe.

Es importante que el equipo de auditoría mantenga una comunicación continua y

permanente con los servidores(as) responsables de las unidades, durante el trabajo de

campo de la auditoría, a efecto de requerir las informaciones necesarias y solicitar las


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aclaraciones en forma escrita u otra sobre los hallazgos identificados antes de

presentar el informe.

6.1 Pruebas de Auditoría

El Auditor una vez que se ha familiarizado con los sistemas de funcionamiento, el

siguiente paso es cerciorarse de que aquellos estén operando satisfactoriamente,

verificación que puede hacerse a través de pruebas, las que varían en cada examen

y sirve para que el Auditor compruebe la corrección de las operaciones ejecutadas y

los métodos utilizados por la entidad.

El Auditor en el proceso de estudio utiliza las pruebas de auditoría, para obtener

evidencia suficiente y competente, que constituyen elementos de prueba sobre los

hechos que examina y que le permitan aseverar que las operaciones que se incluyen

en los registros y controles sean efectivas y exactas.

Sustentándose en los resultados de la evaluación del control interno, el auditor define,

elabora y ejecuta las pruebas de auditoría que sean necesarias, las que están

orientadas al cumplimiento del objetivo del examen, que es emitir una opinión

profesional, objetiva e imparcial sobre la razonabilidad de la información o sobre la

corrección de las actividades y operaciones.

Estas pruebas de auditoría que son el compendio de la selección y aplicación de las

técnicas y herramientas más adecuadas, dentro de una serie de procedimientos de

auditoría mediante los cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes

para detectar, confirmar o delimitar las posibles incidencias o consecuencias que se

pueden presentar en la entidad, por la ausencia o incumplimiento de ciertos

procedimientos básicos y fundamentales para el correcto funcionamiento del área

auditada.


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El uso de pruebas en los exámenes, implica un cierto riesgo puesto que se requiere

que el Auditor posea un conocimiento suficiente de las técnicas y aplique el debido

cuidado y criterio en su elección.

Al efectuar la definición de pruebas de auditoría, el profesional debe responder por lo

menos a cuatro variables:

¿Qué tipo de pruebas?

¿Cómo probar?

¿Cuánto probar?

¿Dónde probar?

Lo expuesto implica definir la naturaleza, tipo de pruebas aplicar; procedimiento, como

realizar las pruebas; el alcance, cuántas pruebas aplicar, lugar y tiempo asignado,

dónde efectuar las pruebas,

6.2 Tipos de Pruebas en Auditoría

Al desarrollar los procedimientos de auditoría, las pruebas de auditoría son:

1. Pruebas globales de razonabilidad de saldos de estados contables

2. Pruebas sustantivas de validación de saldos

3. Pruebas de cumplimiento de controles de la organización

6.2.1 Pruebas Globales

Éstas instrumentan el mejor manejo de la entidad y sirven para identificar

potencialmente las áreas críticas, donde puede ser necesario un mayor análisis a

consecuencia de existir variaciones significativas.


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6.2.2 Pruebas Sustantivas

Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez y fiabilidad de

la información que generan los sistemas contables y respecto a la exactitud monetaria

de las cantidades reflejadas en los estados financieros, pueden referirse a un universo

de operaciones o una parte del mismo, de una misma característica o naturaleza, que

consolidadas forman parte del saldo de una misma cuenta, pruebas que se ejecutan

cuando se comprueba la efectividad del sistema de control interno de la entidad o

verifica la exactitud de la información cuando se está evaluando su gestión, para lo

cual se emplearán procedimientos de evaluación que se encarguen de comprobar:

La existencia física de los activos y pasivos.

La propiedad de los activos y obligaciones de los pasivos.

La correcta valoración de los activos y pasivos

La adecuada presentación de las cuentas en los estados financieros.

Que ningún rubro haya sido omitido.

Que todas las cuentas de ingresos y egresos se encuentren debidamente

clasificadas y que hayan sido registradas en forma oportuna y correcta

Que todos los hechos económicos estén debidamente clasificados y hayan sido

registrados en forma oportuna y correcta.

6.2.3 Pruebas de Cumplimiento

El propósito de las pruebas de cumplimiento, es el de suministrar al Auditor un grado

razonable de seguridad de que los mecanismos de control existentes en la entidad se

utilizan tal y como se planificaron.

Estas pruebas tienden a confirmar el conocimiento que el Auditor tiene acerca de los

procedimientos y políticas de control interno en la entidad, las que se han obtenido en

la etapa de evaluación del mismo y sirven para verificar su funcionamiento efectivo


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durante el período de permanencia en el campo. A estas pruebas se las conoce

también como los controles de funcionamiento o de conformidad.

Estas pruebas conllevan a:

Que el Auditor no puede mirar todas las operaciones, por lo que realizará una

reconstrucción de los procesos mediante la reejecución es decir va hacia atrás.

Realizar el seguimiento de recomendaciones.

6.2.4 Técnicas para aplicación de las pruebas de Auditoría

Las técnicas también pueden clasificarse según la técnica seguida para determinar

dentro de la revisión selectiva la naturaleza y el tamaño de la muestra y evaluar los

resultados obtenidos de la prueba, en tal sentido, pueden ser sin medición estadística

y con medición estadística.

El Auditor durante el examen especial o auditoría obtiene evidencia confiable,

pertinente y suficiente para darle una base razonable sobre la cual emitirá el informe.

Las pruebas de auditoría que brindan esa evidencia no pueden aplicarse a la totalidad

de las operaciones de la entidad, sino que se restringen a algunos de ellos, este

conjunto de operaciones constituyen una muestra.

6.2.5 Pruebas con Medición Estadística

En este tipo de pruebas, el Auditor lleva a cabo las distintas etapas del proceso de

muestreo, aplicando tablas y fórmulas matemáticas que le permiten obtener precisión

y seguridad en sus apreciaciones.

Para la utilización óptima de las técnicas de muestreo estadístico, es necesario que

existan ciertas condiciones o requisitos que permitan la aplicación de las mismas.


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El tamaño de la muestra surge de la complementación del criterio del Auditor y las

características del universo por examinar, factores que mediante fórmulas

matemáticas determinan el número de elementos para estudio.

La selección de la muestra se efectúa excluyendo la subjetividad del Auditor, para tal

propósito se utilizan distintos métodos que aporta la técnica estadística, para una

mejor comprensión de estos métodos, describimos a continuación algunos aspectos

referentes al muestreo.

6.3 Muestreo en Auditoría

El muestreo puede ser definido como el proceso de inferir conclusiones acerca de un

conjunto de elementos denominados universo o población, a base del estudio de una

fracción de esos elementos llamada muestra.

El Muestreo es la solución al problema de analizar en profundidad una población con

alto número de operaciones o comprobantes, además que resulta costoso examinar al

100% de las partidas dentro de un grupo de operaciones, hasta el grado de detalle.

Para superar esa dificultad el Auditor Interno acude al empleo del muestreo, para la

selección de un porcentaje o un valor representativo del universo examinado, emplea

métodos estadístico o no estadísticos.

El Auditor Interno selecciona frecuentemente algunos movimientos dentro del rubro,

para lo cual puede utilizar su propio criterio profesional, intuición o un criterio

científico.

Al incorporar la técnica del muestreo dentro de sus métodos de trabajo, se presenta

también un factor de Riesgo, que debe ser considerado y evaluado para determinar si

ha de seguir procedimientos más detallados.


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En consecuencia el muestreo de auditoría es aplicable: para pruebas de cumplimiento,

cuando se utilicen técnicas de muestreo para probar los procedimientos de control

interno sobre los cuales el auditor planea confiar, y para pruebas sustantivas, cuando

se utilicen técnicas de muestreo para probar detalles de transacciones y saldos.

Al diseñar una muestra de auditoría, el Auditor tendrá en consideración los objetivos

específicos del examen especial o auditoría, las características de la cuenta o

actividad a examinar, la población de la cual desea obtener la muestra y el tamaño de

ella, las ventajas y desventajas de cada método, el alcance y la naturaleza de la

evidencia que se necesita. Las evaluaciones del riesgo inherente son fundamentales

para determinar el alcance de la evidencia que se requiere.

6.3.1 Objetivos del Muestreo

La aplicación del muestreo en auditoría tiene los siguientes objetivos:

Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos.

Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones y de los saldos

que se incluyen en los registros.

6.3.2 Proceso de Muestreo de Auditoría

Los pasos metodológicos a seguir son:

6.3.2.1 Determinación de los objetivos

Las técnicas de muestro que se utilicen debe ser consistentes con los objetivos de la

prueba de auditoría (¿Qué es lo que se quiere conseguir?).


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El muestreo en auditoría es utilizado para proporcionar evidencia positiva o negativa

sobre los sistemas de la entidad, evidencia de control o sobre transacciones y saldos

específicos, evidencia sustantiva a través de dos técnicas básicas: Muestreo de

atributos y Muestreo de Variables.

6.3.2.2 Muestreo de Atributos.- Se utiliza para estimar el porcentaje de ocurrencia o

no ocurrencia de un evento o circunstancia determinada de un universo. En términos

de auditoría, los atributos probados son generalmente controles o funciones de

procesamiento, el Auditor normalmente utiliza el muestreo de atributos en relación con

las pruebas de cumplimiento para evaluar el grado de cumplimiento de los controles

internos implementados por la entidad.

6.3.2.3 Muestreo de Variables.- Se usa cuando es necesario estimar un rango de

valores para una característica de la población. El muestreo de variables trata de

responder a la pregunta “cuánto más que con que frecuencia”. La principal utilidad del

muestreo de variables en auditoría es en las pruebas sustantivas, para determinar la

razonabilidad de los saldos registrados.

6.3.3 Determinación del Universo y de la Unidad de Muestreo

6.3.3.1 El universo es aquel cuerpo de datos del cual se va a seleccionar una

muestra y su relación con el objetivo de la prueba a efectuarse para una cuenta, área

o actividad. La determinación del universo es posterior a la determinación del objetivo

de la prueba.

Objetivo: Determinar el porcentaje de cumplimiento de los procedimientos prescritos

sobre la autorización de desembolsos.

Universo: Comprobantes de pago que se emitieron durante todo el período que se

está examinando.


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6.3.3.2 Unidad de Muestreo son los elementos individuales que forman el universo.

Ejemplo: Para el caso anterior será cada comprobante de pago.

Cuando el universo no está conformado por partidas relativamente homogéneas,

sujetas a procedimientos de control interno similar, se lo puede estratificar, es decir

dividir al universo en base a unidades relativamente homogéneas a fin de realizar una

selección y pruebas independientes.

6.3.4 Determinación del tamaño de la muestra

Para determinar el tamaño de la muestra el auditor deberá considerar los siguientes

aspectos:

Debe ser aproximadamente similar, en el muestreo estadístico, como en el no

estadístico.

Debe aumentar a medida que aumenta la importancia de la prueba.

Debe aumentar a medida que aumenta el error esperado del universo.

Debe disminuir a medida que aumenta el nivel de error aceptable del universo.

A mayor tamaño de la muestra, menor probabilidad de obtener conclusiones

incorrectas.

Además, para determinar la muestra, el Auditor deberá considerar si el riesgo de

muestreo se reduce a un nivel aceptablemente bajo, mientras más bajo es el riesgo

que esté dispuesto a aceptar el Auditor, mayor necesita ser el tamaño de la muestra

A fin de disminuir los riesgos de muestreo, riesgo de detección en la auditoría, el

Auditor debe diseñar un plan de muestreo de tal forma que produzca una muestra de

tamaño suficiente para reducir el riesgo de muestreo a nivel aceptable y utilizar un


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método de selección adecuado a los objetivos del auditor que permita obtener una

muestra representativa del universo.

6.3.5 Métodos de Selección de la Muestra

6.3.5.1 Método de Selección por Probabilidades

Mediante este método todas las unidades de muestreo del universo, tienen el mismo

grado de probabilidad de ser seleccionadas. Para poder planear y evaluar

estadísticamente una muestra se debe utilizar un método de muestreo por

probabilidades, los métodos utilizados más frecuentemente son:

6.3.5.2 Selección al Azar

Se utiliza tanto para pruebas de atributos como de variables, en este muestreo todas

las unidades que forman el universo tienen la misma probabilidad de ser

seleccionadas en cada extracción, debido a que toman como base el algoritmo para

generar los números aleatorios o randómicos.

Ejemplo: La selección sería preferencial si el auditor al analizar el rubro Anticipos de

Sueldos, optara siempre por seleccionar a determinados servidores(as) del Ministerio

de Finanzas que tuviesen anticipos de sueldos frecuentes.

6.3.5.3 Selección Sistemática

Se escoge una de cada “n" unidades, junto con el punto de partida de un intervalo

inicial seleccionado al azar, el cual debe ser menor que el intervalo, o la selección de

una muestra en base a uno o más intervalos uniformes de muestreo. Un intervalo

uniforme se determina dividiendo el número de partidas del universo por el tamaño


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deseado de la muestra (Universo/ tamaño deseado). La selección sistemática también

es conocida como muestreo secuencial.

Ejemplo: Se desea seleccionar una muestra sistemáticamente de 50 unidades de un

universo de 5000 elementos y se decide usar el intervalo uniforme de- cada 100

elementos (5000/ 50). El Auditor selecciona el punto de partida inicial entre el

elemento 1 y el 100 y cada 100 elementos selecciona las unidades que conformarán la

muestra.

6.3.5.4 Por células o estratificado

En este método el universo de transacciones y/o actividades, son divididas en células

o grupos de igual magnitud y se selecciona al azar un registro de cada cédula, este

método combina los elementos de la selección al azar y la selección sistemática.

Ejemplo: Si la muestra que va a seleccionar el auditor es de 50 unidades, puede

seleccionar 10 elementos y tomar los 4 siguientes de cada uno de ellos (5 en total).

6.3.6 Evaluación de resultados

El Auditor deberá evaluar los resultados de la muestra para determinar si la evaluación

preliminar de la característica relevante del universo se confirma o necesita ser

revisada.

6.3.7 Pruebas sin Medición Estadística

Son aquellas en las que el Auditor se apoya exclusivamente en su criterio, basado en

sus conocimientos, habilidad y experiencia profesional.


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En este tipo de muestreo el tamaño de selección y evaluación de las muestras son

completamente subjetivas, lo que puede dificultar la justificación del fundamento de la

extensión de las pruebas.

Las conclusiones son también objetivas, ya que no pueden trasmitirse a terceros la

cuantificación del grado de seguridad y confianza con que el Auditor ha extraído su

juicio.

Sin embargo de lo indicado, la experiencia ha demostrado que el muestreo

discrecional es un método eficiente y fiable como instrumento para la formulación de

opiniones de auditoría.

Los métodos no estadísticos carecen de la posibilidad de medir el riesgo de muestreo,

para su selección, se utiliza:

6.3.8 Método de Selección Representativa

Las muestras son seleccionadas a base de criterio del Auditor, esperándose que la

muestra resultante sea representativa en relación del universo.

Los métodos más frecuentes son los siguientes:

6.3.8.1 Selección Específica

La selección de cada unidad de la muestra es determinada a base de algún criterio de

juicio, como el valor monetario, posibilidad de error, etc.

6.3.8.2 Selección en bloques

Es la selección de varias unidades en forma secuencial.


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6.3.8.3 Selección Casual

Las unidades de la muestra se seleccionan sin ninguna razón para incluir u omitir

ciertos registros en particular, el Auditor elige los registros de un universo sin

considerar el tamaño, fuente u otras características particulares.

Las condiciones en las que se recomienda su utilización pueden resumirse en las

siguientes:

Como su aplicación resulta más simple y menos costosa, es conveniente en

universos reducidos y heterogéneos, como son en términos generales, los que se

encuentran en instituciones medianas y pequeñas.

Cuando sea necesario emplear con mayor exigencia la apreciación profesional y la

selección de los elementos para que la prueba descanse en la idoneidad del

Auditor.

Cuando se ha optado por esta modalidad, al seleccionar cualquier tipo de muestra,

deberá considerarse en todos los casos:

Las actividades u operaciones significativas.

Aquellas actividades u operaciones sobre las cuales el auditor tuviera alguna

sospecha de error.

Aquellas actividades u operaciones que pueden tener movimiento o gran

repetitividad.

Los dos tipos de muestreo soportan el criterio profesional del Auditor para la

planeación, elaboración y evaluación de una muestra. Se basan en la presunción de

que una muestra revelará información suficiente acerca del universo en su conjunto,

para permitir al auditor llegar a una conclusión sobre el universo.


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6.4 Hallazgos de Auditoría

El hallazgo de la auditoría es la recopilación específica de información que obtiene el

auditor interno sobre una operación, actividad, proyecto, unidad administrativa,

condición u otros que se hayan analizado y evaluado y que se considere de interés o

utilidad para los servidores(as) de la unidad o área auditada. El desarrollo de los

hallazgos de auditoría está orientado a áreas críticas que son susceptibles de mejoras.

Los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades

identificadas como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, es el

resultado de una investigación, análisis y comparación. El Auditor debe examinar y

describir una situación mediante la aplicación de las técnicas como la entrevista,

revisión de documentos, etc. y la comparación con la afirmación correspondiente “lo

que debe ser” por medio de suficientes pruebas de auditoría.

Una vez que se cuenta con la evidencia real obtenida por el Auditor durante la

ejecución de la auditoría, los hallazgos deben ser evaluados en función de cada

procedimiento, de cada componente y de la auditoría en su conjunto, considerando si

la evidencia obtenida es importante y confiable.

La evidencia de los hallazgos de auditoría debe ser evaluada en términos de

suficiencia, importancia, confiabilidad y eficacia.

Una vez aplicados y completados los programas específicos de auditoría, la evidencia

de los hallazgos de auditoría deberá ser evaluada en términos de suficiencia,

competencia, confiabilidad, así como de la naturaleza e importancia de las

observaciones identificadas.


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6.4.1 Evaluación de los hallazgos

Los hallazgos se evalúan de la siguiente manera:

6.4.1.1 Por Componentes

Durante la planificación se establecen las fuentes de información que consideramos

necesarias para obtener evidencia suficiente con respecto a las afirmaciones de cada

componente, a base de los resultados alcanzados deben definirse las conclusiones

sobre cada componente y obtener la evidencia acumulada.

Al respecto, para determinar si la evidencia acumulada para un componente específico

es competente y suficiente, ésta dependerá mucho del criterio aplicado, la decisión se

basa en una serie de factores, entre los que se incluyen las respuestas a los

siguientes interrogantes:

¿Han sido adecuadamente tratados todos los riesgos inherentes?

¿La evidencia obtenida es suficiente, competentes y confiable?

¿Proporciona la evidencia una visión coherente sobre la validez de las

¿operaciones importantes examinadas?

¿Resulta suficiente la evidencia para llegar a la conclusión de que no existen otros

riesgos significativos?

¿Resulta suficiente la evidencia para reducir el “riesgo de error” a un nivel

adecuadamente bajo?

6.4.1.2 En la Auditoría en su conjunto


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Los hallazgos se utilizan como herramienta de auditoría y se emplean en un sentido

crítico y están referidos a las desviaciones identificadas durante el examen a ser

presentadas en el informe de auditoría.

Cuando se evalúen los hallazgos de auditoría, debe considerarse si la información y

las condiciones sobre las cuales se preparó el plan de auditoría continúan siendo

apropiadas y por consiguiente si se ha obtenido suficiente información, en especial

debe considerarse que:

La evidencia obtenida es suficiente, competente, confiable y eficaz.

La naturaleza y el nivel de las observaciones están de acuerdo con lo previsto en

la planificación.

Al evaluar los resultados de auditoría en su conjunto, se obtienen conclusiones

globales basadas tanto en las conclusiones parciales, como en el trabajo desarrollado

para cada componente.

Este proceso en general permite:

Revaluar la efectividad de la planificación específica de la auditoría,

particularmente la relevancia del riesgo, a base de la información obtenida durante

la etapa de ejecución.

Analizar si existen inconsistencias en la evidencia de auditoría obtenida, o en las

conclusiones determinadas para los componentes individuales, si se detectan

deben ser investigadas y resueltas.

Comparar los errores acumulados con los criterios de importancia y la propuesta

de corrección o ajustes, cuando fuere apropiado.

Formular una conclusión sobre la auditoría global y su consideración para el

informe.

6.4.2 Requisito de un hallazgo de Auditoría


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Los requisitos que debe reunir un hallazgo de auditoría son:

Debe ser significativo.

Basado en hechos y evidencias precisas documentadas en papeles de trabajo.

Debe ser objetivo.

Debe ser convincente para una persona que no ha participado en la auditoría.

6.4.3 Atributos del hallazgo

Un hallazgo u observación de auditoría, debe satisfacer los siguientes atributos para

tener una verdadera significación en el informe:

Condición.- Lo que es

Criterio.- Lo que debe ser

Efecto.- ¿Cuál es la consecuencia? o impacto ( de manera general

de tipo económico)

Causa.- ¿Por qué sucede?

Las características de estos atributos se describen a continuación:

Condición.- Comprende la situación actual encontrada por el auditor durante el

desarrollo del examen con respecto a una operación, actividad o transacción, cuyo

grado de desviación debe ser demostrada. La condición entendida como lo que es

una apreciación de que no se está logrando satisfactoriamente o se alcanza

parcialmente un objetivo.

Criterio.- Comprende las normas infringidas de carácter legal, operativo o de

control que regula el accionar de la entidad, o las medidas o expectativas con la

cual el auditor mide la condición del hecho o situación. Son las metas que la

unidad auditada está tratando de alcanzar, que se refiere a lo que debe ser.


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En ciertos casos, el criterio puede no estar disponible y debe ser desarrollado por

el Auditor. Por ello, en ausencia de normas u otros criterios con que evaluar y

comparar la condición, el auditor puede considerar aspectos como efectuar,

análisis comparativo, uso de estadísticas o normas técnicas apropiadas.

Causa.- - Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o los motivos

por los cuales no se cumplió el criterio o norma legal y se produce la desviación,

las que pueden ser por desconocimiento del entorno y la entidad, falta de

capacitación y entrenamiento del personal, ausencia de comunicación de

decisiones y políticas, desconocimiento de las normas, negligencia o descuido,

deshonestidad, ausencia o ineficacia del sistema de control interno, falta

inadecuada de supervisión, todo esto responde a la pregunta ¿Por qué sucede o

se produjo?.

Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es

necesaria para el desarrollo de una recomendación constructiva que prevenga la

recurrencia de la condición.

Efecto.- Es el resultado o consecuencia real o potencial cuantitativa o cualitativa

que ocasiona el hallazgo, indispensable para establecer su importancia y

recomendar a la Administración que tome las acciones requeridas para corregir la

condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la

cuantificación del efecto, generalmente representa la pérdida en términos

monetarios, originados por el incumplimiento para el logro de las metas y objetivos

institucionales, se refiere a la consecuencia por la diferencia entre lo que es y lo

que debe ser.

Ejemplo:


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Examen Especial al Pago de Horas Extras

Condición

La Coordinación de Recursos Humanos, no efectúa un control adecuado a los

servidores(as) que laboran horas extras, los fines de semana o feriados y no cuentan

con el registro de asistencia, ciñéndose únicamente a receptar los reportes de la

Guardia Ministerial que no son confiables, por cuanto reportan solo el ingreso y en

otros no existe ni la entrada ni salida de los servidores(as).

Criterio

La Norma de Control Interno 110-08 “ACTITUD HACIA EL CONTROL INTERNO

señala: “La competencia técnica, la honestidad y el esmero que cada servidor(a)

ponga en el cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para

definir los controles preventivos y de detección que deban ponerse en práctica…”

Causa

Esta situación se presenta por cuanto la Coordinación de Recursos Humanos no ha

implementado un registro de control adecuado que permita a la guardia ministerial

efectuar un control efectivo al ingreso y salida de los servidores(as), tampoco ha

exigido que los servidores(as) beneficiarios de las horas extras registren sus tarjetas

en las lectoras de entrada y salida ubicadas en el Portafolio como lo señala el

instructivo interno.

Efecto


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Código: MAI-MF-01

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Lo expuesto ocasiona que el Ministerio no disponga del tiempo real laborado por los

servidores(as) durante la jornada de horas extras y no se pueda determinar la

razonabilidad de los pagos realizados.

6.4.5 Hoja de hallazgos o apuntes

Para proceder organizadamente y no confiar mucho en la memoria se recomienda se

utilice una hoja de apuntes o hallazgos, memorias en las que se irán incluyendo en

forma ordenada los asuntos de acuerdo a su importancia y al plan de informe

preelaborado, en esta hoja se deberá referenciar el papel de trabajo correspondiente

a manera de cita. Este sistema a más de ser una ayuda y guía para la redacción del

informe por parte del auditor, es una herramienta valiosa para la supervisión. La hoja

de apuntes deberá ser elaborada a lápiz, lo que permitirá cualquier enmendadura más

fácilmente.

Como una herramienta para la redacción del informe de auditoría o examen especial

se presenta a continuación el formato de hoja de apuntes o hallazgos

6.4.5.1 Formato de hoja de apuntes

MINISTERIO DE FINANZAS


HOJA DE APUNTES

Auditoría o Examen Especial:

Unidad Administrativa:

Período:

Referencia P/T

Área de hallazgo:

Condición:

Criterio:

Causa:

Efecto:

Conclusión:


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Recomendación:

Puntos de vista de los(as) servidores(as) responsables

Firma Fecha

Preparado por:

Revisado por:

6.5 Evidencia de Auditoría

La evidencia de la auditoría es toda la documentación elaborada u obtenida por el

Auditor durante el proceso de la auditoría, que respalda los resultados, conclusiones y

recomendaciones.

El Auditor durante el proceso de auditoría obtendrá evidencia suficiente, competente y

pertinente, a través de la aplicación de técnicas, pruebas y procedimientos sustantivos

que le permitan fundamentar razonablemente los resultados, conclusiones y

recomendaciones de auditoría, los que constituyen el respaldo del trabajo y del

contenido del informe de examen especial o auditoría.

Las evidencias deben guardar relación con los objetivos de la auditoría y las

afirmaciones de los auditados.

En síntesis, la evidencia de auditoría es el respaldo a los hechos que obtiene el

Auditor durante su trabajo, los que deben ser reales, adecuados, convincentes y

organizados, documentos que sirven para soportar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones.

6.5.1 Clases de evidencia

En términos generales, las clases de evidencias que obtienen el auditor son las

siguientes:

6.5.1.1 Física o natural:


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Es aquella que existe en todo cuanto nos rodea. Se obtiene a través de la inspección u

observación física de los bienes, procesos, procedimientos, registros y documentos

de las actividades ejecutadas por los servidores(as) y/o personas de la entidad

examinada, así como sobre hechos relacionados con el objeto del examen.

6.5.1.2 Testimonial:

Son las pruebas obtenidas que vienen de entrevistas con las partes interesadas,

puede documentarse en forma de notas de entrevista, conversaciones grabadas en

casettes, documentos o declaraciones recibidos en respuesta a indagaciones, el

Auditor debe tener en cuenta que esta evidencia es limitada sino está corroborada por

verificaciones y comprobaciones de los registros, documentos o pruebas físicas.

6.5.1.3 Documental:

Los documentos facilitados por los sistemas de registro, libros diarios, mayores,

reportes, inclusive los procesados en sistemas informáticos, contratos, informes y

otros documentos relacionados con el desempeño de la administración, constituyen la

clase de evidencia más convincente, como medio de protección a los interesados en

los resultados de una auditoría, así como para los auditores.

La mejor calidad de evidencia documental, es decir la basada en documentos

auténticos, es aquella que proviene de fuente externa.

6.5.1.4 Analítica:

Es el juicio profesional del Auditor, acumulado a través de la experiencia y la

aplicación de los procedimientos de auditoría, que le orientan y posibilitan el análisis

de la información y documentación examinada. La evidencia analítica puede originarse


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174

en la verificación de cualquier información, comparación e indagación de sus

componentes, simulaciones, cálculos matemáticos y razonamientos.

6.5.2 Procedimientos para obtener evidencia

El Auditor debe obtener evidencia en la auditoría aplicando los procedimientos y

técnicas como la inspección, observación, interrogatorio, confirmación, cálculo y

procedimientos analíticos a las operaciones e información de la entidad durante el

proceso de auditoría.

La fuente para la obtención puede ser interna (entidad) y externa (fuera de la entidad).

Las evidencias que provienen de la entidad son menos confiables que aquellas

pruebas realizadas por el Auditor o las evidencias obtenidas de las fuentes externas,

estas son más confiables que las evidencias internas.

La calidad de la evidencia y el grado de confiabilidad depende de las circunstancias en

las cuales ésta se obtiene, según la fuente que la origina, como se demuestra en el

siguiente cuadro:

MAYOR CONFIABILIDAD MENOR CONFIABILIDAD

Obtenida con documentos originales. Obtenida los documentos bajo fotocopias.

Proporcionada por terceros o hechos independientes de la propia organización. Ejemplos: confirmación de saldos,

control con resúmenes de saldos enviados por terceros.

Obtenida dentro de la entidad Ejemplo: revisión

de registros y elementos proporcionados por la propia organización.

Obtenida directamente por el auditor. Ejemplo: documentos, inspección física, o

reconstrucción, etc.

Obtenida por conocimiento indirecto. Ejemplo: basada en el trabajo de otras personas,

tales como papeles de trabajo preparados por el ente, trabajo de auditoría interna, etc.

Obtenida bajo condiciones donde las personas pueden hablar libremente.

Obtenidas bajo condiciones comprometedoras. Ejemplo: donde las personas pueden ser

intimidadas.

Obtenida de documentos de respaldo. Obtenida por información oral (indagaciones)


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Obtenidas de niveles jerárquicos altos. Obtenidos del personal de menor jerarquía.

Producida por una estructura de control interno efectivo.

Producida por una estructura de control interno débil.

6.5.3 Atributos de la evidencia

Como atributos de la evidencia el auditor puede considerar los siguientes:

Suficiencia

La suficiencia es la medida de la cantidad (característica cuantitativa) de evidencia de

auditoría. El Auditor obtiene evidencia suficiente, para emitir su opinión sobre las

operaciones o actividades examinadas, que se miden por el tamaño de la muestra que

escoge el Auditor.

La evidencia es suficiente cuando se recolecta de hechos reales, adecuados,

convincentes, útiles y obtenidos en los tiempos adecuados y costos razonables,

La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de una o varias

pruebas, el Auditor adquiere certeza razonable de que los hechos revelados, están

satisfactoriamente comprobados, para proyectarlos con un mínimo riesgo, sin embargo

este riesgo de auditoría no puede reducirse a cero.

Para determinar si la evidencia es suficiente, el Auditor requerirá aplicar el criterio

profesional y de creer conveniente, podrá emplear métodos estadísticos o no

estadísticos o ambos en forma combinada.

Competencia


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Es la medida de la calidad de la evidencia de la auditoría y su relevancia para una

particular afirmación y confiabilidad. La evidencia será más confiable cuando se base

en hechos más que en criterios, hace referencia al carácter cualitativo de la misma.

Se refiere a su validez y confiabilidad. Para evaluar la competencia de la evidencia, el

auditor deberá considerar cuidadosamente si existen razones para dudar de su validez

o integridad, y de ser así, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación

en el informe de auditoría.

El concepto de evidencia relevante, se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es

decir, si la información utilizada para extraer una conclusión tiene una relación lógica y

concreta con respecto a la conclusión.

La evidencia válida significa que las pruebas en que se sustente las mismas sean

fiables.

La evidencia será más confiable cuando se base en hechos más que en criterios.

Ejemplo: Las evidencias obtenidas a través de la observación de inventarios,

confirmación de cuentas a cobrar, brinda la evidencia de auditoría más confiable.

6.5.4 Pertinencia de la evidencia de Auditoría

Se refiere a la relación existente entre la evidencia obtenida y el uso que se le puede

dar.

La información utilizada para demostrar o refutar un hecho será pertinente si guarda

una relación lógica y clara con ese hecho, si no lo hace, será irrelevante y, por

consiguiente no podrá incluirse como evidencia. Cuando estime conveniente, el


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Auditor obtendrá de los servidores(as) de la entidad, declaraciones por escrito

respecto a la pertinencia y competencia de la evidencia que haya obtenido.

6.5.5 Características de la evidencia

La evidencia que obtiene el Auditor debe contener las siguientes características:

Relevancia.- La evidencia es relevante cuando ayuda al Auditor a llegar a una

conclusión respecto a los objetivos específicos de la auditoría.

Autenticidad.- La evidencia es auténtica cuando es verdadera en todas sus

características.

Verificabilidad.- Es el requisito de la evidencia que permite que dos o más

auditores lleguen por separado a las mismas conclusiones, en iguales

circunstancias.

Neutralidad.- Es el requisito que esté libre de prejuicios. Si el asunto bajo estudios

es neutral, no debe haber sido diseñado para apoyar intereses especiales.

Para obtener la cantidad de evidencia necesaria y de calidad, el auditor normalmente

aplica pruebas selectivas o de muestreo estadístico a la información disponible, de

esta manera se puede llegar a conclusiones adecuadas sobre el área o rubro

analizado.

6.6 Papeles de Trabajo

6.6.1 Definición

Los papeles de trabajo son el conjunto de cédulas y documentos preparados u

obtenidos por el auditor durante el proceso de la auditoría, desde la planificación


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preliminar hasta la ejecución de la auditoría, producto de la aplicación de los

procedimientos, las pruebas realizadas y la información obtenida, que sirven para

evidenciar en forma suficiente y competente el trabajo realizado y los resultados de

auditoría obtenidos, revelados en el informe, a través de los comentarios, conclusiones

y recomendaciones.

Además, son todos aquellos documentos que respaldan el informe del Auditor, los

recibidos de terceros ajenos a la entidad, los preparados por la propia entidad y/o

elaborados por terceros en el transcurso del examen hasta el momento de emitir su

informe.

Una de las principales características de los papeles de trabajo es su confidencialidad,

que significa que deberán ser manejados cuidadosamente en todo tiempo ya sea fuera

o dentro de la unidad examinada.

La organización, diseño y contenido de los papeles de trabajo dependerá de la

naturaleza del trabajo, estos pueden estar en forma de papel, cintas, discos,

disquetes, películas u otros medios. Si estos se encuentran en un medio distinto al

papel, el Auditor debe tomar medidas para obtener copias de seguridad, por tanto

pueden considerarse papeles de trabajo la información almacenada en medios

magnéticos como: disquetes, cintas, películas u otros medios.

El Código de Procedimiento Civil, en su artículo 121 párrafo segundo, respecto de los

elementos de prueba, señala textualmente:

"Se admitirá también como medios de prueba las grabaciones magnetofónicas, las radiografías, las fotografías, las cintas cinematográficas, así como también los exámenes morfológicos, sanguíneos o de otra naturaleza técnica o científica. La parte que los presente deberá suministrar al juzgado los aparatos o elementos necesarios para que pueda apreciarse el valor de los registros y reproducirse los sonidos o figuras. Estos medios de prueba serán apreciados con libre criterio judicial, según las circunstancias en que hayan sido producidos.


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Se considerarán como copias las reproducciones del original debidamente certificadas que se hicieren por cualquier sistema”.

Todo esto pone de manifiesto, la necesidad de que la información verbal o de otra

índole obtenida por el Auditor resulte de relevancia, posteriormente debe ser

confirmada por escrito.

Los papeles de trabajo facilitan la delegación de las funciones y al mismo tiempo

proporcionan un medio para el control de su calidad.

6.6.2 Propósitos de los Papeles de Trabajo

Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:

a. Ayudar al Auditor en la planeación y desarrollo de la auditoría.

b. Proporcionar un registro sistemático y detallado de la labor efectuada al llevar a

cabo una auditoría.

c. Proporcionar un registro de información y evidencia obtenida y desarrollada, en

respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones resultantes de la labor

de auditoría.

d. Respaldar el informe del Auditor, el informe debe contener información o datos que

estén respaldados en los papeles de trabajo.

e. Indicar el grado de confianza del control interno, los papeles de trabajo deben

incluir los resultados del examen y evaluación del control interno, así como los

comentarios sobre el mismo.


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f. Servir como fuente de información en el futuro, cuando se necesite algunos días

específicos.

g. Mejorar la calidad del examen, los papeles de trabajo bien elaborados llaman la

atención sobre asuntos importantes y garantizan que se de atención a los

hallazgos más significativos.

h. Facilitar la revisión del informe antes de emitirlo y al Auditor Supervisor la revisión

de los detalles del examen. En el caso de dudas del contenido del borrador del

informe los papeles de trabajo están para responder o aclarar el contenido del

mismo.

i. Facilitar la organización y coordinación de las diferentes fases del proceso de

auditoría que se lleva a cabo.

j. Servir como evidencia de trabajo del auditor y de defensa contra posibles litigios o

cargos en contra.

k. Constituir un elemento para la programación de exámenes posteriores en la misma

entidad o en otras similares, los que incluirán papeles de trabajo que se

denominarán "Asuntos importantes para futuros exámenes", con información y

documentación para ese fin.

l. Permitir Informar a los servidores(as) de la entidad, sobre las desviaciones

observadas y otros aspectos de interés sobre la gestión institucional, lo que se

concretará igualmente en las conclusiones y recomendaciones.

6.6.3 Importancia de los Papeles de Trabajo


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Los papeles de trabajo acumulados durante el desarrollo de la auditoría son

importantes en el desempeño de las funciones de la Unidad de Auditoría Interna, por

las siguientes razones:

Dejan constancia de la solidez y calidad de la evidencia del trabajo realizado por el

Auditor Interno.

Ser fuente de consulta a la que se puede acudir.

Constituyen un precedente para minimizar esfuerzos para auditorías posteriores.

Facilitan la ejecución, su revisión y supervisión del trabajo de auditoría

Determinar la suficiencia del trabajo realizado

Registrar la evidencia obtenida para sustentar su contenido del informe del

examen o auditoría.

Proporcionar elementos de juicio para modificaciones a los procedimientos de

auditoría.

Constituyen el medio de administración, organización y control del trabajo.

6.6.4 Características Generales

La cantidad y contenido de los papeles de trabajo a ser elaborados, dependerán entre

otros factores de:

La naturaleza de la tarea y la clase de auditoría que se va a realizar

La condición del área, programa o unidad a ser auditada


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El grado de seguridad en los controles internos

La necesidad de tener una supervisión y control de la auditoría

La naturaleza del informe de auditoría.

Todo papel de trabajo debe reunir las siguientes características generales:

Claridad.- Debe prepararse en forma nítida, clara, concisa y precisa, sin

enmendaduras; utilizando una ortografía correcta, lenguaje entendible, limitación

en abreviaturas, referencias lógicas, mínimo número de marcas y su explicación

debe permitir su lectura y comprensión, a fin de evitar preguntas o comentarios

que requieran respuestas o seguimiento posterior.

Prontitud.- Su preparación deberá efectuarse con la mayor prontitud posible y en

su elaboración se pondrá el mayor cuidado y esmero para incluir en ellos tan sólo

los datos exigidos por el buen criterio del Auditor.

Exactitud.- Deben incluir toda la evidencia que se requiera para fundamentar la

opinión del Auditor.

Propiedad.- Son de propiedad de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio, la

que adoptará medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.

6.6.5 Aspectos básicos en la preparación

La elaboración de los papeles de trabajo, obedecerá a la objetividad en las

apreciaciones, la conclusión de los comentarios, la precisión de las conclusiones y la

indicación de las fuentes de información utilizada por el auditor, quien al efectuar su

trabajo, debe hacerlo de acuerdo con las normas de calidad profesional y deberá

conceder importancia en su creatividad.

La realización de papeles de trabajo debe ser previamente programada, para que

contenga información útil que sustente el informe; lo que evitará elaborar papeles de

trabajo innecesarios, que disminuye la calidad del conjunto de los mismos y se

desperdician recursos materiales y humanos.


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Aunque la cantidad, tipo y contenido de los papeles de trabajo varían según las

circunstancias, es conveniente que se considere los siguientes aspectos básicos:

a. Todas las tareas realizadas deben estar redactadas de tal forma que se proyecten

con claridad:

El criterio utilizado para determinar el tamaño de la muestra y sección de los

ítems.

Los comprobantes analizados, revisados, verificados o el seguimiento

realizado, evitando expresiones genéricas. Por ejemplo: “Revisado con

documentos” en lugar de “Revisado con orden de compra, factura del

proveedor, informe de recepción valorizado e informe de bodega, de acuerdo al

caso”

b. De encontrarse deficiencias de control interno, de registro de evaluación, de

exposición y otras que merezcan su consideración, se deben redactar los

comentarios en un solo papel de trabajo.

c. Los comentarios desarrollados con sus respectivas recomendaciones, deben

comunicarse a la máxima autoridad, niveles directivos y responsables de las

desviaciones, problemas o defectos detectados, para que adopten las acciones

correctivas.

d. Realizar el seguimiento de las recomendaciones y reportar si se resolvieron las

deficiencias comentadas.

e. Debe considerarse que un papel de trabajo está completo, cuando incluye todos

los datos e información que respalden los comentarios, conclusiones y

recomendaciones del informe y además cuando otro autor al revisarlo llegue a

conclusiones similares.


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f. En el proceso de la auditoría, la información obtenida de manera verbal o a través

de la observación, revisión, verificación de registros y más documentos, debe

anotarse en forma inmediata en papeles de trabajo, con el fin que los datos sean

presentados con la mayor claridad y en forma completa al igual que sus

resultados, pues si solo se retiene mentalmente, se puede cometer errores u

omisiones al momento de su elaboración.

La calidad de los papeles de trabajo es fundamental, por lo que el Auditor al

prepararlos debe evitar al máximo el exceso, es decir medir el trabajo por la calidad y

no por la cantidad, de tal manera que resulten suficientemente completos y detallados

para proporcionar una comprensión global de la auditoría. Algunas condiciones típicas

a evitarse son:

Los que solo transcriben la información disponible en registros técnicos,

administrativos, financieros y técnicos de la entidad.

La acumulación de copias de informes, reglamentos y disposiciones que carecen

de relación directa con las actividades evaluadas o con los hechos materia de la

auditoría.

La inclusión de documentos extensos para relacionar aspectos puntuales, en los

que debe prepararse una síntesis o incluir una referencia a la fuente de

información.

El contenido de los papeles de trabajo de ejercicios anteriores constituye una guía útil

y pueden ser objeto de mejora.

Por otra pare el Auditor antes de preparar un papel de trabajo, debe preguntarse entre

otros aspectos lo siguiente:

¿Es necesario para la auditoría o examen?


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¿Es posible presentar esa información de mejor manera?

¿Para su preparación será necesario algún dato o elemento adicional?

¿Puede ser preparado por personal de la entidad?

¿Puede ser reutilizado en el futuro?

¿Puede incluirse el análisis de asuntos relacionados?

6.6.6 Contenido Básico

El Auditor Gubernamental no solo debe planear y efectuar la auditoría y redactar el

informe respectivo, debe también saber que la naturaleza de su trabajo exige la

elaboración durante el proceso de la auditoría de una documentación completa sobre

los procedimientos y pruebas aplicadas, hallazgos y evidencias con las cuales va a

fundamentar su informe.

El contenido básico de los papeles de trabajo es el siguiente:

Nombre de la entidad, unidad administrativa, proceso, rubro o actividad

examinada de acuerdo con los componentes o segmentos determinados en la

planificación.

Título o propósito del papel de trabajo.

Cada papel de trabajo debe tener un Índice de identificación y ordenamiento.

Fecha de aplicación del o los procedimientos de auditoría.

Referencia al procedimiento del programa de auditoría o la explicación del

objetivo del papel de trabajo.

Período cubierto por la Unidad de Auditoría Interna.

Descripción concisa de la labor realizada y de los resultados alcanzados.

Fuentes de información utilizadas como archivos, registros e informes y

autoridades o servidores(as) que proporcionaron los datos.

Base de selección de la muestra verificada, en los casos aplicables.

Referencia cruzada de datos importantes entre papeles de trabajo.


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Comentarios y conclusiones a las que llegaron.

Descripción del significado de las marcas de verificaciones de auditoría.

Rúbrica e iniciales de la persona que lo preparó y la fecha de conclusión.

Los documentos preparados por la entidad, deben identificarse con ese título

"preparado por la entidad", la fecha de recepción y las iniciales del Auditor que

trabajó con esa información.

Evidencia de la revisión efectuada por el Jefe de Equipo y Supervisor.

6.6.7 Optimizar los recursos al preparar Papeles de Trabajo

La preparación de papeles de trabajo para documentar las acciones y los resultados

de gestión de la entidad o unidad examinada, ocupa gran parte del tiempo

programado para las fases definidas en la planificación específica sobre la auditoría o

examen, a continuación se incluyen sugerencias básicas para reducir el tiempo

invertido en esta labor:

1. Condiciones Generales:

Coordinar el trabajo con la entidad, con el fin de evitar pérdidas de tiempo

mientras se espera que la información sea preparada.

Diseñar programas de auditoría a la medida, que contengan los procedimientos

necesarios.

Ordenar la aplicación de los procedimientos del programa y evitar

interrupciones en el trabajo.

Utilizar técnicas de auditoría asistidas por el computador.

Repetir la preparación de correspondencia, incluyendo solo los cambios y

correcciones menores.

Completar de inmediato los informes y memorandos finales para la entidad o

para papeles de trabajo; no dejarlos para la siguiente jornada.


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Revisar el trabajo realizado inmediatamente después de finalizado; no dejar

para luego.

Utilizar computadores a fin de aumentar la eficiencia del trabajo.

2. Al preparar los papeles de trabajo

Utilizar los informes y datos estadísticos de la entidad, en lugar de preparar

resúmenes propios.

Hacer copias de las partes pertinentes de actas y acuerdos importantes, en

lugar de extensos resúmenes.

Dejar espacios suficientes en los programas de auditoría para agregar

comentarios y procedimientos adicionales, en lugar de preparar otro papel de

trabajo.

Preparar los papeles de trabajo como documentos finales, dejando espacios

suficientes para las referencias, marcas y sobre todo para las conclusiones,

evitando formular borradores de papeles de trabajo.

Concluir respecto a los hallazgos de auditoría no significativos

3. Utilizar el Personal de la Entidad para:

Obtener comprobantes, expedientes, contratos y otros documentos para

inspeccionarlos.

Preparar cartas, memorandos e informes preliminares, excepto cuando hayan

datos confidenciales.

Investigar las causas y el alcance de los errores observados durante la

auditoría.

Adoptar acciones correctivas respecto de las recomendaciones impartidas

durante el desarrollo de la auditoría.

6.6.8 Custodia de los Papeles de Trabajo


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Los papeles de trabajo son de propiedad de la Unidad de Auditoría Interna, de las

auditorías o exámenes especiales practicados, de conformidad con la orden de trabajo

emitida por el Auditor General y de acuerdo al Plan Anual aprobado por la Contraloría

General del Estado o pedidos formulados por las autoridades del Ministerio previo

autorización de la Contraloría.

La Unidad tiene la responsabilidad de mantenerlos organizados y archivados en forma

sistemática, en un archivo activo por el lapso de cinco años y en un archivo pasivo

hasta veinte años, únicamente pueden se exhibidos y entregados por requerimiento

judicial.

El Auditor debe guardar con cuidado y vigilar la integridad de los papeles de trabajo,

debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter

reservado de la información contenida en los mismos.

El Auditor debe conservar los papeles de trabajo ya que son importantes para

auditorías futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios, una

vez concluido el trabajo y debidamente ordenados y referenciados deben ser

entregados al archivo de la Unidad.

6.6.9 Marcas de Auditoría

Las marcas de auditoría son signos o símbolos que utiliza el Auditor en los papeles de

trabajo, para indicar la naturaleza, alcance y el tipo de procedimientos o prueba a

realizar en la ejecución de una auditoría, las cuales facilitan su entendimiento.

Las marcas deberán ser uniformes, simples, distinguibles y claras, de manera que

puedan ser rápidamente descritas por el auditor que ejecuta el trabajo e identificables

por quien lo supervise.


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La explicación o significado de las marcas se hará en cada cédula donde se coloquen

o se detallarán en una cédula exclusiva (plantilla) de marcas, esta deberá archivarse

al final del legajo de papeles de trabajo.

Las marcas de auditoría permiten explicar en forma concisa la aplicación de una

determinada tarea o técnica de auditoría, inherente al trabajo mismo o las tareas de

revisión del trabajo.

6.6.10 Reglas para registrar las marcas

Al registrar las marcas de auditoría debe tenerse presente las siguientes reglas:

Deben ser escritas al margen derecho o izquierdo del dato que ha sido revisado.

Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repetición de la marca en cada

una de ellas, es conveniente utilizar signos de agrupación que los engloben.

El significado de la marca debe ser anotado en forma clara y concisa en la parte

inferior de los papeles de trabajo o hacer referencia al papel de trabajo donde se

explica la misma.

No se debe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes.

Es conveniente escribir las marcas en color diferente al utilizado en el resto del

papel de trabajo.

Debe evitarse recargar el papel de trabajo con el uso excesivo de marcas, ya que

ello crea confusión y dificulta la supervisión.

6.6.11 Clases de marcas

Las marcas de auditoría son de dos clases: con significado uniforme a través de todos

los papeles de trabajo y con distinto significado a criterio del Auditor.

6.6.11.1 Marcas con Significado Uniforme


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Estos símbolos se incluyen en los papeles de trabajo y representan pruebas o

procedimientos de auditoría aplicados a las transacciones u operaciones registradas o

informadas por la entidad. Las marcas con significado uniforme se registran en el lado

derecho de la información verificada y de ser extensa la información se utiliza un

paréntesis rectangular que identifique concretamente la información sujeta a revisión y

en el centro se ubicará la marca.

Los siguientes símbolos han sido aceptados como marcas de auditoría uniforme:

Signo o Símbolo Significado

C Circularizado

C Confirmado

C+ Comprobado sumas

a. Cruzado

a) Conciliado

O Inspección física

Ch Chequeado

Verificado

Tr Transacción rastreada

R Revisado

Rs Revisión selectiva

L Liquidación realizada

N No autorizado

Sumatoria

* Observación

S Documentación sustentatoria

T Tomado de

NE Notas explicativas

6.6.11.2 Marcas con significado a criterio del Auditor

Las marcas que tienen significado a criterio del auditor responsable de ejecutar la

auditoría, se las utiliza para definir en forma resumida el procedimiento, tarea o prueba

aplicada a la información, transacción, dato o actividad examinada.

6.6.12 Referencia de Papeles de Trabajo


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La referencia es un sistema de codificación utilizado para organizar y archivar los

papeles de trabajo.

El objetivo de la referencia es facilitar la identificación y el acceso a los papeles de

trabajo con la finalidad de:

Supervisar

Revisar

Consultar

Demostrar el trabajo realizado

La referencia de los papeles de trabajo debe seguir las siguientes reglas:

Las referencias deben ser escritas en un color diferente al utilizado en el resto del

papel, usualmente en color rojo.

Cuando se usa una referencia alfanumérica se debe utilizar una misma letra para

identificar los papeles de trabajo correspondientes a igual rubro, componente o

ciclo de transacciones, asignando un número correlativo según el orden de archivo

de los papeles de trabajo.

Ejemplo: A-1; A-1.1; A-2…

Es conveniente usar subíndices o quebrados para identificar papeles de trabajo

que pertenecen a un mismo análisis.

Ejemplo: A-1; A-1/1; A-2/3.1…


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Cuando se haya eliminado un papel de trabajo, debe explicarse en la hoja anterior

o siguiente al papel de trabajo retirado que la referencia faltante no fue utilizada.

Ejemplo: A-1; A-1/1; A-1/3 (A-1/2 no fue utilizada)

6.6.12.1 Referencia cruzada

Todos los papeles de trabajo deben ser referenciados, de tal forma que la relación

existente entre ellos sea cruzada, esta práctica es útil ya que tiene por objeto

relacionar información importante contenida en un papel de trabajo con respecto a

otro.

Una práctica común constituye la referencia entre los procedimientos de auditoría

contenidos en los programas y los papeles de trabajo que lo respaldan o la relación de

la información contenida en los papeles de trabajo y las hojas de resumen de

hallazgos.

La utilización de la referencia cruzada debe evitarse en situaciones poco relevantes, la

referencia se realizará mientras se desarrolla el trabajo sin dejar esta actividad para el

momento de preparar el informe de auditoría.

6.6.13 Índices de los Papeles de Trabajo

Los índices de los papeles de trabajo tienen relación con el ordenamiento que se les

debe dar en una auditoría determinada, bien sea en el transcurso de la auditoría o a su

término, lo que permite identificarlos y agruparlos de acuerdo a su naturaleza y a la

relación que tienen entre ellos.

El índice tiene la finalidad de facilitar el acceso a la información contenida en los

papeles de trabajo, por parte de los auditores y otros usuarios, para esto es necesario

crear un índice. Normalmente se escribirá el índice en el ángulo superior derecho de


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cada papel de trabajo, la clave que se utilizará puede ser alfabética, numérica o

alfanumérica.

El índice de los papeles de trabajo específicos puede constar de letras mayúsculas

simples o dobles para las células sumarias y letras seguidas de números correlativos

para los papeles de análisis o auxiliares o algún esquema similar a efecto de asegurar

un ordenamiento uniforme.

Es importante tener un índice del orden de los papeles de trabajo y que todos ellos

contengan referencias cruzadas cuando están relacionados entre sí.

6.6.13.1 Estructura de los índices y ordenamiento de los Papeles de Trabajo.

En la parte relacionada con la estructura y contenido de los archivos para documentar

la auditoría o examen especial, se presenta la metodología definida para identificar los

tipos de archivo o grupos, contenidos e índices a utilizarse en la auditoría. A

continuación se presenta la estructura resumida de los índices y el ordenamiento de

los papeles de trabajo:

Parte Tipos de Archivos

Índices

1. Archivo Permanente:

I II

Información General Organización de los Sistemas operativos

PA, PB, PC. PXA, PXB, PXC ...

2. Archivo de planificación:

I II III IV

Administración de la auditoría Planificación preliminar Planificación específica Supervisión

AD PP PE SU

3. Archivo Corriente:


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I II

Información resumen y de control Documentación del trabajo 1. Información financiera o de gestión

proporcionada por la entidad 2. Documentación por componente analizado:

Sumaria u hoja resumen de hallazgos.

Programa específico de auditoría.

Papeles de trabajo que respaldan resultados

I, II, III... IF ó IG A, B,... Z A1, B1, … Z1 A2/n, B2/n ... Z2/n

6.6.14 Papeles de Trabajo de uso general

Son aquellos que no están relacionados directamente con el componente, cuenta o

actividad en particular, sino con la auditoría en su conjunto. Estos papeles de trabajo

se mantendrán en un archivo temporal mientras se realice el examen, con el propósito

de facilitar su uso y revisión para luego archivarlos en el orden que se sugiere

posteriormente.

Los principales papeles de trabajo de uso general, son preparados por:

a) El Auditor

Plan específico de auditoría

Programa de auditoría

Hoja de asuntos pendientes

Cédulas de ajustes sugeridos

Sugerencias para futuros exámenes

Informes de avance de trabajo y tiempo utilizado

Hoja principal de trabajo

Evaluación de control interno

b) La Entidad


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Registros de control de deuda interna y externa

Registros de prestamos, deuda interna y externa

Registros de control de especies valoradas

Registros presupuestarios

Registros de control de bienes

Registros contables y otros

Estados financieros y Balance de comprobación

Cartas de representación de los servidores(as) de la entidad

Cartas de preguntas a los asesores legales

Detalle de los principales servidores(as) del área examinada

c) Terceros ajenos a la entidad

Reporte de la venta de especies fiscales remitidos por las entidades públicas

Observaciones de las entidades públicas a los procesos examinados

Plan de Inversión Pública, remitido por SENPLADES

Carta de confirmación de compañías de seguros

6.6.15 Papeles de Trabajo de uso específico

Son aquellos que constituyen evidencias de los hallazgos relacionados con cada

componente, cuenta o actividad en particular.

Los principales Papeles de Trabajo de uso específico, son preparados por:

a) Auditores

Cédulas sumarias o de resumen de rubros o componentes

Hojas de comentarios o notas


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Cédulas de análisis específico

Detalle de arqueos

Detalles de recuentos selectivos de: documentos valorados, bienes muebles e

inmuebles, suministros, especies fiscales, etc.

Copias, resúmenes o fotocopias de documentos de importancia

Otros elementos como grabaciones, fotografías, discos de archivo de

computadora, entre otros

b) Entidad

Cuadro de Movimiento de las Subrogaciones de la Deuda

Detalle de saldos de préstamos de la deuda interna y externa, por acreedores.

Detalle de montos de recursos transferidos a las instituciones del sector público

Inventarios de especies valoradas, bienes muebles e inmuebles, etc.

Detalle de los saldos de deuda publica de las Instituciones del sector público, por

antigüedad de saldos

Anexos de la composición de los saldos de las cuentas.

- Conciliaciones bancarias

- Resultados de constataciones físicas

Declaraciones de retención y pago de impuestos y obligaciones de terceros.

Análisis de cuentas deudoras y acreedoras por antigüedad de saldos

c) Terceros ajenos a la entidad

Confirmación de saldos de bancos, deudores y acreedores.

Confirmación de saldos de la deuda interna y externa por parte de las entidades

del sector público

Confirmación de saldos de especies valoradas por parte de las entidades públicas

beneficiarias.


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Código: MAI-MF-01

197

Confirmación de las entidades del sector público de los montos de recursos

financieros recibidos a través de transferencias realizadas por el Ministerio.

Confirmación de bienes de la entidad en poder de terceros y viceversa.

Resúmenes de cuenta

El Archivo Corriente estará dividido en dos partes:

La primera, se refiere a la "Información resumen y de control", cuyo índice se presenta

en números romanos

La segunda, corresponde al archivo de la "Documentación del trabajo" dividida en

varios segmentos, uno por cada componente cuenta o actividad examinada, su índice

constará de letras mayúsculas simples o dobles, para las cédulas sumarias y letras

seguidas de números correlativos para los papeles de análisis.

6.7 Verificación de eventos subsecuentes en la auditoría gubernamental

Los hechos posteriores o subsecuentes a la fecha de corte de un período auditado que

puedan tener efecto sobre los resultados de la auditoría, previo el análisis de su

importancia y pertinencia, serán revelados en el informe, considerando la evidencia

documental existente.

Para propósitos de auditoría, existen hechos posteriores previos a la opinión, es decir,

cuando ocurren entre la fecha del estado de situación financiera y la preparación del

informe final de auditoría, consecuentemente los procedimientos de auditoría, para

identificar los hechos posteriores, deben ser aplicados después de la fecha del estado

de situación financiera. Los hechos posteriores a la opinión, son transacciones o

eventos que suceden después de la emisión del informe de auditoría y deben ser

considerados en la próxima auditoría.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

198

Entre los procedimientos para identificar los hechos posteriores o subsecuentes están:

Antes de la emisión del informe, se deberá estudiar informes internos preparados

por las unidades administrativas de la entidad o unidades ejecutoras.

Revisar los informes financieros recientes y obtener explicaciones sobre hechos

significativos.

Determinar compras, ventas, cobranzas y desembolsos significativos.

Examinar los contratos importantes, órdenes de pago pendientes y restricciones.

Verificar litigios con pronunciamientos adversos para la entidad.

Establecer la existencia de restricciones ambientales que puedan modificar las

características del proyecto o programa.

6.8 Estructura y contenido del Archivo Corriente

A continuación se presenta el índice general y específico de cada parte del archivo

corriente de la auditoría:

6.8.1 Información Resumen y Control

ARCHIVO CORRIENTE ENTIDAD: ÁREA EXAMINADA:

PARTE I - INFORMACIÓN RESUMEN Y DE CONTROL Contenido Índice

Borrador del informe del área o unidad examinada I

Memorando de antecedentes II

Informe de control Interno, si amerita III

Acta de conferencia final de comunicación de resultados del Borrador del Informe de la auditoría o examen especial

IV

Nomina de los dignatarios, servidores(as), ex servidores(as) y más personas vinculadas con el área examinada, que asistieron a la conferencia final, con los datos personales.

V

Puntos de vista de los asistentes a la conferencia final VI

Correspondencia de los asistentes a la conferencia final, relacionada con el requerimiento y entrega del borrador del informe de la auditoría o examen especial

VII

Hojas de ajustes y reclasificaciones propuestas VIII

Debilidades de control interno IX

Correspondencia enviada y recibida relacionada con los hallazgos de auditoría. X


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

199

Control de tiempo utilizado y explicación de la variación del tiempo en relación con el presupuesto XI

Nota y requerimiento de orden técnico y administrativo, relacionado con la supervisión de la auditoría XII

Índice de carpetas de archivo corriente XIII



Supervisor

Auditor General

Fecha:

6.8.2 Documentación de trabajo

ARCHIVO CORRIENTE

ENTIDAD:

ÁREA EXAMINADA:

PARTE II – DOCUMENTACION DEL TRABAJO

Contenido Índice

1 Información de gestión financiera proporcionada por la entidad IG o IF

2 Documentación por componente examinado

ALTERNATIVA 1

Título del componente

Sumaria u hoja resumen de hallazgos significativos del componente, actividad u operación A

Puntos de interés del componente A1

Programa específico de auditoría aplicado al componente examinado A2

Documentos y papeles de trabajo que respaldan los resultados A3/n

(Para los siguientes componentes se utilizarán las letras B, C, D, etc., manteniendo la misma estructura planteada para el componente A)

ALTERNATIVA 2

Los componentes podrían ser para cada uno de sus rubros, consecuentemente el índice de las cédulas sumarias sería el que consta a continuación; y el de los programas y papeles de trabajo que respaldan los resultados, se identificarían adicionalmente con números correlativos conforme a la estructura definida en la alternativa 1

Título del componente

BANCOS A

INVERSIONES TEMPORALES B

CUENTAS POR COBRAR C

EXISTENCIAS (BIENES, MATERIALES, OTROS) D

PREPAGADOS E

ACTIVOS FIJOS (BIENES DE LARGA DURACION) F

INVERSIONES LARGO PLAZO G

CARGOS DIFERIDOS H

OTROS ACTIVOS I

CUENTAS POR PAGAR AA

OBLIGACIONES BANCARIAS Y FINANCIERAS A CORTO PLAZO BB

PROVISIONES POR PAGAR CC

PRECOBRADOS Y ANTICIPOS RECIBIDOS DD

OTRAS CUENTAS POR PAGAR EE

PRESTAMOS BANCARIOS Y FINANCIEROS A LARGO PLAZO FF

CREDITOS DIFERIDOS GG

PATRIMONIO HH

CUENTAS DE INGRESO Y

CUENTAS DE GASTOS X

CUENTAS CONTINGENTES WW

CUENTAS DE ORDEN ZZ


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

200

Para las cuentas del activo se utilizará una letra y para las cuentas de pasivo dos letras del alfabeto, manteniendo la estructura planteada en la alternativa 1



Supervisor

Auditor General

Fecha:

Los documentos que tienen más de una página serán numerados en forma

ascendente a continuación del índice del papel de trabajo. En cada carpeta se

insertará el detalle de su contenido relacionado con los índices utilizados para facilitar

la ubicación de la información.

Una vez terminada la auditoría y completos los expedientes de papeles de trabajo,

éstos serán numerados en forma consecutiva a partir del grupo relacionado con la

administración de la auditoría hasta concluir con el borrador del informe.

6.9 Comunicación de los hallazgos de Auditoría

Durante el proceso de ejecución de la auditoría, el Supervisor y el Auditor Jefe de

Equipo, deben comunicar oportunamente los hallazgos a las autoridades de la entidad,

servidores(as) auditados(as) y personas involucradas en la misma, estén o no

prestando sus servicios en la entidad, a fin de que en un plazo previamente

establecido, presenten sus aclaraciones o comentarios de manera documentada, la

cual deberá ser evacuada oportunamente y sus resultados deben ser considerados en

el informe respectivo.

Los hallazgos de auditoría se refieren a deficiencias o irregularidades identificadas,

como consecuencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría. Una vez

desarrollado un hallazgo de auditoría y revisado por el Supervisor, el Auditor Jefe de

Equipo debe comunicar este particular a los servidores(as) responsables de la entidad

examinada, con el objeto de:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

201

Ofrecer la oportunidad para que presenten justificativos debidamente

fundamentados.

Facilitar la oportuna adopción de acciones correctivas.

Hacer posible que los auditores dispongan durante el desarrollo del trabajo de

campo, de toda la documentación y evidencia relacionadas con el examen o

auditoría.

Posibilitar que se presente información o evidencia adicional, en los términos y

plazos establecidos de conformidad a lo dispuesto en el Reglamento de la Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Evaluada la información proporcionada con los elementos suficientes que evidencien

las presuntas deficiencias o irregularidades y una vez establecidos los hallazgos de

auditoría, el Auditor Jefe de Equipo para efectos de la comunicación de los mismos

considerará lo siguiente:

Reserva,

Materialidad

Importancia relativa,

Hallazgos vinculados a la participación

Competencia personal de su destinatario,

Redacción de los hallazgos, utilizando un lenguaje sencillo y fácilmente entendible

que refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa, y

Plazo para la recepción de comentarios de la entidad.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

202

Los hallazgos de auditoría a ser comunicados, rebelarán los siguientes atributos: la

situación o hecho detectado (condición); la norma, disposición o parámetro de

medición transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado

(efecto) y la razón que motivó el hecho o incumplimiento establecido (causa), atributos

ya descritos en páginas anteriores.

6.9.1 Plazos para la recepción de comentarios sobre los hallazgos

En el documento que se curse para comunicar los hallazgos, se señalará el plazo

perentorio para la recepción de las aclaraciones o comentarios, el cual será

establecido por el Auditor Jefe de Equipo y Supervisor teniendo en cuenta la

naturaleza del hallazgo, el alcance del examen especial o auditoría y si la persona a la

que se debe dirigir la comunicación labora o no en la unidad auditada, no debiendo ser

menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) días hábiles, según las particularidades de

cada hallazgo.

La comunicación de los hallazgos y la evaluación de las respuestas de la entidad

significan que el Auditor ha concluido con la fase de ejecución de la auditoría y que ha

acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar en el

informe el trabajo efectuado.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

203

CAPITULO VII

LA SUPERVISIÓN EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

La supervisión es un proceso técnico que permite dirigir, evaluar, controlar y conducir

el trabajo de un equipo, desde la planificación hasta la aprobación del informe o

entrega del producto final.

La Norma EAG – 10 “Supervisión de trabajo de la auditoría gubernamental” relativa a

la ejecución de la auditoría gubernamental, señala:

“El trabajo realizado será supervisado en forma sistemática y oportuna durante el proceso de la auditoría para asegurar su calidad y cumplir los objetivos propuestos. La supervisión es un proceso técnico, que consiste en dirigir y controlar la auditoría desde su inicio hasta la aprobación del informe por el nivel de supervisión en una unidad administrativa de control, se aplicará en la planificación, ejecución y elaboración del informe de auditoría y se dejará evidencia de la labor de supervisión desarrollada que permita establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría. El Jefe de Equipo y el Supervisor tendrán la responsabilidad de cerciorarse que el personal encargado de efectuar la auditoría reciba la orientación que garantice la ejecución correcta del trabajo, el logro de los objetivos y la debida asistencia técnica y entrenamiento. “

7.1 Definición

La supervisión en forma general es el arte de trabajar con un grupo de personas,

sobre las que se ejerce autoridad en forma encaminada a obtener de ellas el máximo

rendimiento y eficacia, es un esfuerzo en conjunto para llevar a buen cumplimiento el

trabajo asignado.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

204

En el proceso de la auditoría, la supervisión es la función encargada de participar

activamente en sus aspectos más importantes, así como de vigilar el trabajo de

auditoría realizado por los miembros del equipo, con el propósito de que se cumplan

los objetivos y metas programadas, con sujeción a las disposiciones legales y

normatividad vigente. La supervisión emite un juicio crítico y orientador para el

mantenimiento de la calidad del trabajo y proporciona a los miembros del equipo de

auditoría que lo necesiten el entrenamiento requerido para ejecutar posteriores

trabajos de mayor importancia y dificultad.

Esta es una tarea que exige que el profesional que la realiza, posea conocimientos

sólidos, destreza, capacidad de análisis, sentido común y sobre todo sea ético en sus

actuaciones, por lo que es una labor de gran importancia para la consecución de los

objetivos propuestos.

7.2 Objetivo de la Supervisión

El objetivo esencial de la supervisión, es dirigir y controlar en forma sistemática y

oportuna el trabajo realizado por los integrantes del equipo de auditoría durante todo

el proceso del examen, es decir desde la planificación, trabajo de campo, elaboración

del informe, comunicación de resultados y su análisis con los factores de la unidad

auditada, de acuerdo con la base legal y normativa vigente, observando que se

cumplan los procedimientos establecidos en el programa y de ser necesario realicen

los ajustes al mismo, permitiendo garantizar su calidad profesional a fin de que el

informe final refleje correctamente los resultados de las comprobaciones,

verificaciones e investigaciones realizadas.

Además, debe asegurar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y la calidad

razonable del trabajo realizado por el equipo de auditores.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

205

Una supervisión adecuada debe asegurar y perseguir ciertos objetivos que posibiliten

promover las acciones para ejercerlas de la mejor manera, lograr el éxito deseado en

la realización de las auditorías o exámenes especiales y evaluar la efectividad de su

aplicación, estos objetivos entre otros son los siguientes:

Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión periódica del

trabajo del Auditor, en función de los objetivos planteados.

Fomentar el cumplimiento cabal de las normas de auditoría y la aplicación correcta

de pruebas en los exámenes que se realicen, lo que dará un alto grado de

seguridad sobre la calidad y solidez a las labores de los auditores y sus resultados.

Optimizar el uso del tiempo, dirigiendo eficazmente al elemento humano y

empleando adecuadas técnicas de supervisión que estén de acuerdo con la

calidad profesional y personalidad de los miembros del equipo.

Lograr que las revisiones se desarrollen con la máxima eficiencia, eficacia,

efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a las leyes, normas y políticas

de auditoría gubernamental y más disposiciones normativas relativas a la profesión

emitidas por la Contraloría General del Estado.

Propiciar el adiestramiento y capacitación profesional, mediante seminarios, cursos

y charlas en beneficio del personal de la Unidad de Auditoría Interna, lo que

permitirá el desarrollo profesional de los auditores.

Que los papeles de trabajo soporten correctamente los comentarios, las

conclusiones y recomendaciones incluidos en el informe, de tal forma que éstos

apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva;

además, obtener evidencia suficiente, competente y relevante.

Que se respeten los programas de trabajo aprobados y en caso de modificación de

estos documentos sea debidamente justificada y autorizada.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

206

7.3 Importancia de la Supervisión

La supervisión es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la

función de auditoría, ya que permite controlar las actividades que se realizan en está.

Por esta razón se ha elevado a la categoría de norma a efecto de que se incluya en

forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en las unidades internas de

control.

La supervisión de la auditoría constituye un aspecto de vital importancia, por cuanto

significa la comprobación y seguridad de que las actividades se hayan realizado

cumpliendo con los principios y normas establecidos y permiten evaluar los papeles de

trabajo del examen especial o auditoría emitidos por el equipo de auditores con la

situación real de la entidad auditada.

7.4 Niveles de Supervisión

En la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, la supervisión la ejercerá

en su oportunidad, el Auditor General, Auditor Supervisor y Auditor Jefe de Equipo,

además, se encuentra sujeta a la supervisión que realiza la Contraloría General del

Estado a través de la Dirección de Coordinación de Auditorías Internas.

La supervisión se ejerce en sentido vertical, para efectos de la Auditoría Interna se

establecen los siguientes niveles:

7.4.1 Auditor General

Es responsabilidad del Auditor General, encargarse de orientar la asistencia técnica a

los supervisores y auditores, con el fin de asegurar el logro de metas y objetivos, así

como la calidad del trabajo, durante el proceso de la auditoría o examen especial,

desde la planificación hasta la conclusión del trabajo de auditoría con la emisión del

informe.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

207

7.4.2 Supervisor

El(la) Supervisor(a) es el servidor(a) que dentro de la Unidad de Auditoría Interna

conduce a un grupo de auditores a él encomendado, hacia el cumplimiento de metas y

objetivos y es el directamente responsable de la coordinación, dirección, verificación,

inspección y calidad del trabajo.

Efectuará una supervisión oportuna y adecuada durante el proceso de la auditoría o

examen especial, además orientará y prestará la asistencia técnica requerida que

permita garantizar un trabajo de calidad profesional.

El Supervisor, verificará que la planificación de la auditoría responda a los objetivos

generales fijados inicialmente o a los que se añadieron o modificaron con

posterioridad.

7.4.3 Auditor Jefe de Equipo

El Auditor Jefe de Equipo ejercerá una supervisión adecuada y oportuna sobre el

trabajo de los integrantes del equipo de auditoría, deberá realizar una mayor

supervisión a los operativos con menor experiencia y una menor supervisión a los

operativos con mayor grado de experiencia y capacidad profesional, además, el grado

de supervisión guarda relación directa con el grado de complejidad del trabajo que se

asigna a los integrantes.

El Jefe de Equipo dejará evidencia de la labor de supervisión desarrollada, proceso

que permitiría establecer la oportunidad y el aporte técnico al trabajo de auditoría.

7.5 Dirección de Coordinación de Auditorías Internas CGE. Realizado el control interno de calidad del informe de auditoría, memorando de

antecedentes y síntesis, el Auditor General enviará un ejemplar de este producto a la


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

208

Dirección de Coordinación de Auditorías Internas de la Contraloría General del Estado

para el trámite de revisión. Documentos que una vez revisados por el Supervisor de la

Contraloría y siempre que no existan observaciones, solicitará al Auditor General el

trámite con envío de un ejemplar adicional de los documentos antes citados para su

aprobación. En caso de devolución para modificaciones, dependiendo de su

importancia, el Supervisor de la Contraloría tramitará en forma directa o mediante

oficio suscrito por el Director de la Coordinación de Auditorías Internas.

7.6 Supervisión en el desarrollo del Examen Especial o Auditoría

La supervisión constituye una actividad básica en el proceso de auditoría, la que debe

realizarse por todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo,

su participación activa y oportuna, asegurará un nivel de calidad en su desarrollo y

resultados.

La supervisión debe ejercerse en las siguientes etapas:

Planificación,

Ejecución del trabajo de campo

Preparación del informe

7.6.1 Supervisión en la Planificación

La supervisión en la etapa de planeación de la auditoría o examen especial

comprende:

Análisis del grado de experiencia y capacidad profesional de los auditores que

participan en el trabajo.

La revisión del Plan General de Trabajo, así como la definición de los objetivos que

se persiguen en el examen, con las personas que van a ejecutarlo, para


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

209

asegurarse que se darán los pasos necesarios tendientes a lograr un trabajo de

optima calidad profesional.

En esta etapa se evalúan los alcances de los procedimientos que se van aplicar en

cada una de las áreas, para ajustarlos de acuerdo con la eficiencia del control

interno y con los objetivos del trabajo.

Discusión y fijación del tiempo que utilizará el personal que participe en la auditoría

y de ser del caso los recursos financieros necesarios.

Para efectuar la supervisión en esta etapa, se deberá considerar las fases de la

planificación preliminar y específica que establecen las normas relacionadas con la

planificación de la auditoría gubernamental.

7.6.1.1 Supervisión en la Planificación Preliminar

En esta fase el Supervisor debe promover la eficiencia en el manejo de los recursos y

el logro efectivo de las metas y objetivos, concretándose en un reporte de Planificación

Preliminar que será elaborado en forma conjunta con el Jefe de Equipo para el Auditor

General, que servirá para la validación del enfoque global de la auditoría, sustentado

con el expediente de papeles de trabajo y anexando el programa para evaluar la

estructura del control interno.

7.6.1.1.1 Programa de Supervisión en la Planificación Preliminar

En los programas de supervisión de la auditoría, se incluirá lo relativo a la planificación

preliminar, con los pasos que deben cumplirse en esta fase. El objetivo y los

principales procedimientos que debe realizar el Supervisor en la planificación

preliminar del examen, son:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

210

PROGRAMA DE SUPERVISION

Hoja No. 1

ENTIDAD : EXAMEN: CIUDAD : PROVINCIA: FECHA :

No. OBJETIVOS Y PROCEDIMENTOS REF P/T

HECHO POR

FECHA

OBJETIVO

Garantizar la calidad de la auditoría mediante la aplicación de una correcta y apropiada estrategia para diseñar el enfoque de la auditoría.

PROCEDIMIENTOS

1 Comprobar que la orden de trabajo guarde relación con el Plan Anual, respecto a: objetivos, tipo de examen, alcance, período, componentes o cuentas, tiempo estimado y recursos humanos necesarios.

2 Revisar conjuntamente con el auditor jefe de equipo, el archivo permanente y corriente de papeles de trabajo, para obtener la información a utilizarse en la planificación.

3 Preparar conjuntamente con el Jefe de Equipo el programa para la planificación preliminar, además realizará la visita previa a los servidores(as) responsables y la nómina de los servidores (as) a ser entrevistados.

4 Participar con el jefe de equipo en las entrevistas programadas con las autoridades y servidores(as) responsables, así como en el recorrido por las instalaciones para obtener y actualizar la información general de la entidad y sus actividades.

5 Analizar con el jefe de equipo la información obtenida en la revisión de los archivos, recopilación de información en la entidad y entrevistas a los principales servidores (as); determinar en forma preliminar el enfoque de la auditoría y preparar el Reporte de Planificación.

6 Poner a consideración del Auditor General, el Reporte de Planificación Preliminar para la validación del enfoque global de la auditoría.

PREPARADO POR:

REVISADO POR:

7.6.1.2 Supervisión en la Planificación Específica

Con respecto a la supervisión en la planificación específica, el Supervisor y el Jefe de

Equipo con la información obtenida en la planificación preliminar, prepararán la

planificación específica, cuidando siempre que ésta permita alcanzar las metas y

objetivos de la auditoría o examen especial y de la unidad auditada, así mismo

verificarán que se cumplan con las leyes y normas vigentes.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

211

El programa de supervisión para esta fase, contendrá entre otros los siguientes

elementos:

Objetivos generales de la auditoría y específicos por áreas

Alcance del trabajo en tiempo y en operaciones a examinar relacionados con los

objetivos específicos.

Descripción de las actividades principales y de apoyo

Calificación de los factores de riesgo.

Grado de confianza programado para cada uno de los componentes evaluados.

Programas específicos para aplicar las pruebas sustantivas y el alcance previsto.

Requerimientos de personal técnico y especializado.

Distribución del trabajo y tiempos estimados para concluir el examen, ajustándose

a lo establecido en la orden de trabajo.

Uso de técnicas de auditoría asistidas por el computador.

Síntesis del informe resultante de la evaluación de la estructura de control interno.

7.6.1.2.1 Programa de Supervisión en la Planificación Específica

El programa de supervisión para la planificación específica, contiene el objetivo y los

principales procedimientos que debe aplicar el Supervisor en esta fase, los mismos

que se describen a continuación:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

212


Hoja No. 1


No. OBJETIVOS Y PROCEDIMENTOS REF. P/T

HECHO POR

FECHA

OBJETIVO

Lograr una adecuada organización del trabajo a ejecutarse, a través de procedimientos y alternativas de acción que contribuyan a la consecución de los objetivos de la auditoría en forma eficiente, efectiva y económica.

PROCEDIMIENTOS

1 Elaborar los programas de supervisión a aplicarse en las respectivas fases del proceso de auditoría.

2 Comprobar que el jefe de equipo, identifique a los servidores(as) y ex servidores(as) de la entidad vinculados(as) con el ente o área a examinar y comunicar el inicio del examen de conformidad con la normativa legal vigente.

3 Analizar la información obtenida en la planificación preliminar, para determinar posibles áreas críticas y componentes a ser evaluados.

4 Revisar los programas y cuestionarios elaborados para evaluar la estructura de control interno del área, cuenta, rubro, actividad, entre otros, e instruya respecto de su aplicación.

5 Revisar los resultados de la evaluación del control interno y participar en la redacción del informe respectivo.

6 Analizar y calificar los factores de riesgo que se asume al determinar el enfoque de la auditoría y al establecer la naturaleza, el alcance y la profundidad de los procedimientos aplicarse.

7 Elaborar con el jefe de equipo el plan de muestreo que se aplicará a los componentes, cuentas, actividades a examinar, entre otras.

8 Verificar que los programas de auditoría contengan los procedimientos básicos a ser aplicados.

9 Preparar con el jefe de equipo el Plan Específico de Trabajo, incluyendo todos los elementos necesarios relacionados con la entidad a examinar, los datos para el examen y los recursos humanos, materiales y financieros a utilizar, poniendo especial énfasis en lo siguiente: Si los objetivos generales y específicos del examen están claramente

identificados. Si los tiempos estimados para realizar el trabajo son razonables y

guardan armonía con los estándares establecidos. Si se ha recopilado la información adicional de acuerdo con las

instrucciones constantes en la planificación preliminar. Si se ha efectuado el seguimiento de las recomendaciones de informes

de auditoría o exámenes especiales anteriores. Si las recomendaciones no han sido cumplidas, analizar las causas y comunicar a la administración de unidad para su inmediata implantación.

Revisar el plan específico de trabajo y presentar al Auditor General para su conocimiento y aprobación.

PREPARADO POR:

REVISADO POR:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

213

7.6.1.3 Evidencia de la Supervisión en la Planificación Específica

El Supervisor en las fases de planificación, dejará constancia escrita de su labor

mediante firma o sumilla y fecha en los siguientes documentos:

Reporte de planificación preliminar

Cuestionarios de Matriz de calificación de los factores de riesgo

Plan de muestreo

Programas de auditoría

Informe sobre evaluación de control interno

Programas de supervisión

Igualmente, debe informar al Auditor General los resultados de cada supervisión

realizada y su valoración al final del trabajo.

7.6.2 Supervisión en la Ejecución del Trabajo

En esta etapa el Supervisor debe visitar al equipo de auditores en la unidad en la cual

se está desarrollando el trabajo, comprobar principalmente mediante la revisión de los

papeles de trabajo; que se está cumpliendo la base legal vigente y objetivos de la

auditoría y pondrá énfasis en la identificación de los hallazgos y en la obtención de la

evidencia suficiente y competente para demostrar la veracidad de los resultados

alcanzados en cada componente analizado y en las afirmaciones contenidas en los

reportes o informes de la entidad, asegurándose que esta información respalde de

manera eficiente los comentarios y conclusiones correspondientes.

Analizará los problemas importantes que se encontraron y que deben constar en los

papeles de trabajo, las soluciones que se les dieron y la forma en que los mismos

están registrados y su incidencia en los resultados.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

214

Impulsar en el transcurso del examen la comunicación de los hallazgos significativos a

los servidores(as) y ex servidores(as) responsables de las áreas examinadas para que

adopten los correctivos necesarios y/o obtener sus puntos de vista.

7.6.2.1 Programa de Supervisión en la Ejecución del Trabajo

Los principales procedimientos a cumplir por parte del Supervisor en la etapa de

ejecución del trabajo son:


Hoja No. 1

ENTIDAD : EXAMEN: CIUDAD : PROVINCIA: FECHA : No. OBJETIVOS Y PROCEDIMENTOS REF.

P/T HECHO

POR FECHA

OBJETIVO

Orientar y evaluar el trabajo asignado a los auditores que forman el equipo de trabajo, para lograr que este se realice con independencia y objetividad, de conformidad a lo dispuesto en las leyes, normas y técnicas de auditoría, para lograr cumplir con los objetivos propuestos en la auditoría.

PROCEDIMIENTOS

1 Presentar a la máxima autoridad de la entidad o área a examinar, a los integrantes del equipo de trabajo, así como solicitar la colaboración y facilidades necesarias para el desarrollo de la auditoría.

2 Comprobar que el jefe de equipo, identifique a los servidores(as) y ex servidores(as) de la entidad vinculados con el ente o área a examinar y comunicar el inicio del examen, de conformidad con la normativa legal vigente.

3 Distribuir conjuntamente con el jefe de equipo, las actividades programadas a cada uno de los miembros, de acuerdo a la capacidad y experiencia, asignando las más importantes al jefe de equipo.

4 Elaborar un cronograma de visitas al equipo de trabajo para evaluar las actividades, novedades y avance del trabajo.

5 Conjuntamente con los miembros del equipo, establecer la estructura de los papeles de trabajo para el análisis de los componentes o áreas a examinar, de manera que sean objetivos, que la redacción sea clara y comprensible, que contengan resultados precisos y con referencia a la fuente de información utilizada.

6 Definir el grado de aplicación de los programas de auditoría, controlar que se encuentren reflejados en los papeles de trabajo respectivos y evaluar la evidencia obtenida.

7 Verificar que los hallazgos de auditoría, se encuentren debidamente desarrollados y sustentados, asegurando que la evidencia documentada sea suficiente y competente, que los resultados sean razonables y ciertos.


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

215

8 Verificar que las conclusiones estén documentadas mediante un listado de validación para establecer sí: Todo el trabajo programado está completo. El alcance planificado para la auditoría ha sido evaluado y de ser del caso

modificado en razón de: cambios en los sistemas o actividades; debilidades significativas de control interno, entre otros.

Las conclusiones extraídas de los componentes individuales y de la revisión general de los informes sean coherentes con los respectivos hallazgos desarrollados.

Los informes de gestión o examen especial, estén presentados razonablemente y reflejen apropiadamente los resultados de las actividades y operaciones de la entidad, con sus efectos significativos posteriores.

Los informes de gestión o examen especial cumplan con las disposiciones legales y normativas, expongan los asuntos importantes.

9 Sugerir correcciones o ajustes si fuere del caso, incluir en el informe limitaciones o salvedades, cuando al evaluar los hallazgos de auditoría se concluya que las operaciones se encuentren significativamente distorsionadas.

10

Conjuntamente con el jefe de equipo, comunicar en el transcurso del examen, los hallazgos significativos de auditoría a los servidores(as) y ex servidores(as) responsables de las áreas examinadas, a fin de obtener los puntos de vista de la entidad, documentar las reuniones que realicen.

11 Revisar los asientos de ajuste o reclasificación planteados por el equipo de trabajo, a fin de verificar su exactitud y veracidad, lo mismo se hará con las desviaciones de control interno que precisen corrección inmediata.

12 Disponer y controlar que el auditor jefe de equipo, en el transcurso del examen, redacte el borrador del informe, incluyendo la referencia cruzada entre los papeles de trabajo y el informe.

13 Revisar detalladamente los papeles de trabajo que contengan hechos que a criterio del auditor jefe de equipo, constituyan desviaciones que ameriten establecer responsabilidades administrativas y/o civiles.

14 Solicitar asesoramiento legal en el caso de existir responsabilidad civil y presunción de responsabilidad penal.

15 En los caso de presunción de responsabilidad penal, asegurarse que la evidencia obtenida sea suficiente y competente, que se haya efectuado el requerimiento del faltante y que se cumpla los tramites legales correspondientes.

16 Comprobar que los papeles de trabajo se archiven en forma ordenada.

17 Revisar los avances de trabajo realizados por el jefe de equipo y presentar un reporte mensual de la supervisión al Auditor General.

18 Detallar las instrucciones al Jefe de equipo en las hojas de supervisión y posteriormente verificar su cumplimiento.

PREPARADO POR:

REVISADO POR:

7.6.2.2 Evidencia de Supervisión en la Ejecución del Trabajo

El Supervisor, en el proceso de ejecución, dejará constancia mediante firma o rúbrica y

fecha en que se realizó la comprobación, entre otros, en los siguientes documentos:


Página:



Revisión:

Código: MAI-MF-01

216

Los reportes de avance de trabajo.

Papeles de trabajo

Comunicaciones realizadas por el equipo de trabajo

Estructura del informe

Hojas de supervisión

7.6.3 Supervisión en la Comunicación de Resultados

En el proceso de la auditoría, el Supervisor tendrá presente que en forma constante se

proceda a comunicar los resultados del examen de manera verbal y escrita a la

máxima autoridad, niveles directivos, servidores(as) responsables de la unidad

auditada y demás personas relacionadas con el examen, el Auditor General, de

acuerdo con lo establecido en el artículo 22 del Reglamento a la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado, realizará. Acciones que permitan cumplir procesos en

las siguientes instancias:

Notificación inicial

En la entrevista a los principales servidores(as)

Al informar sobre la evaluación del control interno

Al informar los resultados obtenidos en el transcurso del examen mediante la

lectura del borrador del informe final.

Al presentar oficialmente el informe de auditoría.

La participación del Supervisor en todas estas instancias es importante para que se

cumplan eficientemente los objetivos de la auditoría.


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7.6.3.1 Programa de Supervisión en la Comunicación de Resultados

PROGRAMA DE SUPERVISION Hoja No. 1


No. OBJETIVOS Y PROCEDIMENTOS REF. P/T

HECHO POR

FECHA

OBJETIVO

Asegurar que los resultados de la auditoría sean objetivos y concluyentes e informados oportunamente a los directivos de la entidad, a fin de que las acciones correctivas que se formulen a través de las recomendaciones, superen las deficiencias de carácter financiero y administrativo que se hayan detectado.

PROCEDIMIENTOS

1 Promover reuniones con los directivos y empleados de la entidad examinada, para comunicar los resultados que se van obteniendo, los que serán debidamente documentados.

2 Revisar y validar el contenido y redacción del borrador del informe, asegurándose que éste considere entre otros los siguientes aspectos: Que el informe incluya todos los aspectos de importancia resultantes del examen

y no se consideren aquellos que han sido solucionados en el transcurso del examen.

Que los comentarios contengan el título y los atributos del hallazgo: condición, criterio, causa y efecto, con las respectivas conclusiones y recomendaciones.

Que la redacción y presentación del informe se lo haga con objetividad, precisión, sean concisos, con tono constructivo, importancia relativa, claridad y simplicidad, respaldado con la evidencia necesaria y en forma razonable y oportuna, de modo que sea convincente y facilite a los usuarios su comprensión y promueva la efectiva aplicación de las acciones correctivas.

Que el expediente de papeles de trabajo esté organizado conforme a las disposiciones y normativas vigentes.

Que de existir hechos subsecuentes de importancia relativa, se revelen en el informe.

Que se adjunte al informe únicamente los anexos necesarios. Que se incluya en el informe y memorando de antecedentes, los comentarios

relacionados con los hechos tipificados en el Código Penal y otros delitos; o cuando se haya tramitado un informe o una acta de presunción de responsabilidad penal, este hecho se revele en el informe.

3 Una vez que ha revisado íntegramente el contenido del borrador del informe, validar y autorizar al jefe de equipo, para que efectúe la convocatoria para la comunicación de resultados finales.

4 Participar en la lectura del referido documento y asegurarse que se suscriba el acta correspondiente.

5 Analizar y decidir con el jefe de equipo, la inclusión, eliminación o modificación de algún comentario o información; a base de los criterios vertidos o de la documentación presentada por los servidores(as) de la entidad, a fin de que los resultados contenidos en el informe final sean irrefutables

6 Verificar que el memorando de antecedentes, contenga todos los elementos señalados en el Reglamento Sustitutivo de Responsabilidades y en el presente Manual de auditoría Interna.

7 Entregar el informe final al Auditor General para su aprobación y emisión, adjuntando cuando corresponda, la síntesis y el memorando de antecedentes, así como los archivos de documentos respectivos y vigilar su trámite.

8 Con el jefe de equipo cuantificar los días efectivamente trabajados, considerando los permisos, vacaciones y otros de cada miembro del equipo

PREPARADO POR:

REVISADO POR:


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7.6.3.2 Evidencia de Supervisión en la Comunicación de Resultados

El Supervisor en la fase de comunicación de resultados dejará evidencia en los

siguientes documentos:

Rúbrica en cada una de las hojas del informe, memorando de antecedentes y

síntesis, tanto en los borradores como en los ejemplares oficiales.

Firma en el acta y más documentos que sustenten la comunicación de resultados.

En las hojas y expedientes de supervisión, y

En el formato que evidencia la labor de supervisión denominado: “HOJA DE

SUPERVISIÓN DE TRABAJO” (Anexo 3).


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CAPITULO VIII

EL INFORME DE AUDITORÍA

El informe de auditoría constituye el producto final del trabajo del Auditor

Gubernamental, en este se presentan las observaciones, conclusiones y

recomendaciones, sobre los hallazgos obtenidos en el proceso de la auditoría o

examen especial, así como las opiniones pertinentes de los interesados y cualquier

otro hecho o circunstancia que se juzgue relevante para la comprensión del mismo.

Los auditores internos deben preparar los informes de auditoría por escrito para:

Comunicar los resultados de la auditoría o exámenes especiales, a las

autoridades, servidores(as) y ex servidores(as) de la entidad o área examinada.

Reducir el riesgo de que los resultados sean erróneamente interpretados.

Facilitar el seguimiento de los hallazgos y recomendaciones y verificar que se

hayan adoptado las medidas correctivas apropiadas.

8.1 Cualidades del Informe

La preparación y presentación del informe de auditoría o examen especial, reunirá las

características que faciliten a los usuarios su comprensión y promuevan la efectiva

aplicación de las acciones correctivas. Las cualidades de mayor relevancia se

describen a continuación:

8.2 Importancia del contenido

Los asuntos de los que trata el informe escrito, deben tener suficiente importancia para

justificar su inclusión y la atención de los servidores(as) a los que va dirigido. Deben

evitarse los temas de una importancia relativa menor.


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8.3 Completo y suficiente

El informe debe dar cuenta de todos los aspectos comprendidos y resultantes de la

labor de auditoría, brindando la información necesaria para la adecuada interpretación

de los temas tratados.

Si bien el informe debe ser conciso, contendrá los antecedentes suficientes sobre los

objetivos y alcance del trabajo, la descripción de las observaciones, recomendaciones,

la opinión del auditado y la conclusión u opinión del Auditor Interno, teniendo en

cuenta una perspectiva adecuada.

El Auditor Interno debe partir del supuesto que el lector no tiene conocimiento de la

materia analizada; por lo tanto, el informe explicará suficientemente los hechos o

circunstancias y expondrá sus conclusiones y recomendaciones con claridad.

8.4 Utilidad

Su propósito es generar una acción constructiva, ayudar al auditado, a la entidad y

conduce a la obtención de mejoras que resulten necesarias.

8.5 Oportunidad

Debe emitirse sin retraso a fin de permitir una rápida acción correctiva. La oportunidad

siempre es importante a fin de que promueva mejoras sustanciales en las operaciones

de la entidad o área auditada.

8.6 Objetividad

La objetividad se obtiene brindando información real y libre de distorsión. Las

observaciones, conclusiones y recomendaciones deben expresarse de forma parcial.


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Las observaciones y conclusiones del informe, deben estar sustentadas por evidencia

válida y suficiente, que conste en los papeles de trabajo. Se deben preparar informes

que reflejen la realidad de la mejor manera posible, sin inducir a error, enfatizando sólo

en aquello que necesita atención.

8.7 Equidad

El requisito de equidad se refiere a la necesidad de ser justos e imparciales en las

manifestaciones señaladas en el informe, de manera que los destinatarios estén

razonablemente seguros que el mismo es digno de crédito.

Si en alguno de los trabajos, no es posible llegar a efectuar toda la labor necesaria

para verificar la corrección de la información brindada, se debe señalar la fuente que la

originó e incluir la salvedad necesaria.

8.8 Calidad convincente

Las observaciones se presentarán de manera convincente y las conclusiones y

recomendaciones deberán deducirse lógicamente de los hechos presentados.

Los datos contenidos en el informe, deben ser suficientes a fin de que los auditados

den la importancia a las observaciones y la razonabilidad de las conclusiones y vean la

conveniencia de aceptar las recomendaciones. El Auditor debe estar preparado para

dar pruebas concretas de todas y cada una de las manifestaciones señaladas en su

informe.

8.9 Claridad y simplicidad

Los informes deben ser redactados de manera clara y con un ordenamiento lógico.

Estas características se relacionan directamente con la eficacia de la comunicación.


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Debe evitarse el lenguaje excesivamente técnico y brindar información de apoyo para

la comprensión de los temas complejos. Se debe limitar la repetición de conceptos y

descripciones en la medida que ello contribuya a la comprensión, ya que el informe

puede ser utilizado por otros servidores(as) y no solo por los directamente

relacionados con el examen.

8.10 Concisión

Los informes completos y concisos cuentan con una probabilidad más elevada de

captar la atención y generar acciones eficaces.

Los informes concisos, van a los hechos y evitan detalles innecesarios que confundan

al servidor(a). Para ser más efectivo, el informe será formulado oportunamente

después del trabajo de campo.

8.11 Tono constructivo

Debe buscar una reacción favorable y de aceptación a las conclusiones y

recomendaciones planteadas por el Auditor Interno. Asimismo, se deberá mencionar

cuando sea el caso, los logros más destacados observados en la entidad y las

fortalezas de aquellas áreas o situaciones que así lo demuestren.

8.12 Respaldo adecuado

Todos los comentarios y conclusiones presentadas en los informes, estarán

respaldados con suficiente evidencia objetiva para demostrar o probar lo informado, su

precisión y razonababilidad.


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8.13 Responsabilidad en la elaboración del informe

La obligación de la redacción del borrador del informe, corresponde al Auditor Jefe de

Equipo y Supervisor, compartiendo esta responsabilidad con todos los miembros del

equipo de auditoría, que han intervenido en las actividades, procesos y operaciones, y

la participación de los especialistas no auditores en la parte que se considere

necesario, producto final que será pulido hasta llegar a consideración de los

Directores de Coordinación de Auditorías Internas, de Auditoría de Proyectos y

Ambiental y/o Regional de la Contraloría General del Estado, según corresponda, para

su aprobación.

El Supervisor que revise el informe, cuidará que se revelen todos los hallazgos

importantes, que exista el respaldo adecuado en los papeles de trabajo y que el

contenido de las recomendaciones sea convincente sobre los propósitos de mejorar

las situaciones observadas.

Para que el proceso de revisión del informe de auditoría sea adecuado y se emita un

documento de alta calidad, se establecen tres niveles de revisión:

8.13.1 Revisión por el Supervisor responsable

El Supervisor, es el responsable de que el informe revele todos los aspectos de interés

que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoría o examen especial realizado.

La revisión estará dirigida a que el informe convenza a los servidores(as) responsables

de adoptar acciones en base de las situaciones observadas.


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8.13.2 Revisión por el Auditor General de la Unidad de Auditoría Interna

La revisión del Auditor General estará encaminada a que el informe sea oportuno,

claro, objetivo, imparcial y constructivo, buscando una reacción favorable y de

aceptación a las conclusiones y recomendaciones planteadas por el Auditor Interno.

El Auditor General es el responsable de legalizar con su firma el informe de auditoría.

8.13.3 Revisión por la Contraloría General del Estado

El control de calidad estará a cargo de profesionales expertos de las Direcciones de

Coordinación de Auditorías Internas, Auditoría de Proyectos y Ambiental y/o Regional

de la Contraloría General del Estado, según corresponda, proceso al que será

sometido todo informe para garantizar que su contenido sea de alta calidad y se ajuste

a las políticas y normas de auditoría gubernamental.

8.14 Criterios para la preparación del informe

8.14.1 Ordenar los resultados

Los resultados de la auditoría y la información relevante disponible en la entidad

auditada son diversos, por ello, es posible ordenarlos y presentarlos de varias

maneras atendiendo a las siguientes consideraciones:

Importancia de los resultados.

Partirá de los componentes, ciclos, sistemas o hallazgos generales para llegar a

los específicos.

Según el proceso de las operaciones, actividades y/o funciones.

Utilizará las principales actividades sustantivas y adjetivas.

Combinará los criterios expuestos


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8.14.2 Consideraciones para la redacción del Informe

Para redactar un informe claro y objetivo, debemos tener en cuenta lo siguiente:

8.14.2.1 Piense antes de escribir

Determine el objetivo del informe, los usuarios, la extensión apropiada, haga algunas

notas personales, determine cuanta información va a necesitar, considere hacer una

lista de puntos pendientes por completar.

8.14.2.2 Resuma antes de escribir

Prepare un resumen detallado del contenido del informe. Inicialmente puede ser poco

largo.

8.14.2.3 Escriba los reportes largos en párrafos cortos

La introducción a la exposición del hallazgo, casi siempre puede ser escrita antes de

que los datos hayan sido recopilados y analizados, este procedimiento reduce la

cantidad de escritura dejada para el final de la auditoría, cuando se sienta presionado

por la falta de tiempo.

8.14.2.4 Escriba imparcialmente

Utilice un tono imparcial, enfoque las evidencias objetivamente, cualquier inclinación

reduce la credibilidad de su trabajo, si emite su punto de vista en su trabajo hágalo

frontalmente.

8.14.2.5 Ponga cuidado en el orden y el contenido.

La organización lógica y la presentación de los hallazgos paso a paso, son los


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requerimientos más importantes para lograr el éxito en la redacción del informe.

Si tiene que hacer referencias de una sección a otra, quizás lo que necesite es ordenar

de nuevo. Si no se siente conforme con su informe, seguramente es porque necesita

una revisión.

8.14.2.6 Este seguro que su informe no tenga errores mecanográficos ni aritméticos

Cuide que el informe tenga un formato que luzca atractivo a primera vista, muchos

lectores reaccionan favorablemente al ver un documento que tenga sus páginas

escritas sin errores mecanográficos y aritméticos y que esté bien organizado. Una

escritura desordenada y márgenes inadecuados pueden reducir la buena impresión

respecto a la calidad del informe.

Además, le ayudarán a redactar un informe de calidad y bien estructurado las

siguientes sugerencias:

8.14.2.7 Pensamiento claro, preciso y conciso.

Las ideas vagas y confusas, siempre reflejan inseguridad del auditor, para lograr el

éxito organice sus ideas.

8.14.2.8 Escriba lo más simple posible

Trate de no usar oraciones largas y complejas para redactar los hallazgos, escriba

párrafos cortos (máximo 10 renglones por párrafo), no escriba toda la historia del

hallazgo, cuando deba hacer citas sobre comunicaciones de la entidad, no las

transcriba textualmente, incluya únicamente lo más importante.

8.14.2.9 Prefiera usar los verbos en forma activa antes que en forma pasiva.

Los documentos son más interesantes y efectivos cuando se usa la voz activa,

Ejemplo: "La entidad XX provee servicios" es más objetivo que, "Los Servicios


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provistos por la entidad XX".

8.14.2.10 Use un castellano clásico y una sintaxis correcta.

Esté seguro que los sujetos y los verbos estén satisfactoriamente ubicados al

escribirlos; cuide el singular y los plurales; tenga el mismo cuidado con los

pronombres. Evite los cambios en los tiempos de los verbos, éste es un problema muy

común cuando se presentan datos recopilados en el pasado, pero que se dan a

conocer por primera vez.

8.14.2.11 Evitar palabras excesivas y materiales ajenos al tema.

Elimine las palabras redundantes y frases innecesarias. Alguna vez puede utilizar

repeticiones, para así lograr un mayor efecto, pero no lo haga inconscientemente.

8.14.2.12 Evite abreviaciones y siglas.

Si va a usar una sigla, esté seguro que la primera vez que lo haga, esté incluido el

término completo y con la sigla dentro de un paréntesis. En general las abreviaciones

deben ser omitidas.

Por otro lado para el desarrollo del contenido del informe y la estructura de su formato,

deberá observar de manera obligatoria los estándares definidos en el “Reglamento

para la elaboración y trámite de exámenes especiales o informes con indicios de

responsabilidad administrativa, civil y penal”, expedido por la Contraloría General del

Estado con Acuerdo 025 CG, publicado en Registro Oficial 23 de 10 de septiembre de

2009.

8.14.2.13 Use términos precisos.

Prefiera dar un número específico o un porcentaje, a dar solo un término indefinido,

por ejemplo: "varios", "unos cuantos". Esto es importante considerar en la redacción


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del informe, donde una omisión implica una falta de información.

8.14.3 Borrador del informe

El borrador del informe de auditoría, será preparado durante el desarrollo del examen,

con los resultados que deben entregar los miembros del equipo, respaldados, con los

papeles de trabajo y todas las evidencias documentadas obtenidas.

Cuando el Auditor Jefe de Equipo ha concluido la redacción del borrador del informe,

entregará al Supervisor para su revisión, realizará preguntas sobre las modificaciones

recomendadas y tratará de no hacer cambios sin haber entendido el por qué de éstos,

toda vez que si no trata de identificar los errores no podrá evitarlos en el futuro.

Este borrador contendrá las referencias cruzadas específicas a los papeles de trabajo,

con el fin de facilitar la ubicación de los datos e información de soporte de los

comentarios, conclusiones y recomendaciones.

El Auditor Jefe de Equipo y el Supervisor, serán responsables de que se incluyan las

referencias entre los papeles de trabajo y el informe de auditoría.

8.14.4 Clases de informes

8.14.4.1 Informe Breve o Corto de Auditoría

Sin embargo que la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas no

realiza informes de Auditoría Financiera, a manera de ilustración indicamos el

contenido de estos informes.

Cuando se practique una auditoría financiera de la cual los hallazgos no sean

relevantes ni se desprendan responsabilidades, los resultados se podrán tramitar con


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un informe breve o corto, que contendrá el dictamen, las áreas o rubros auditados y

las correspondientes notas. Este informe produce los mismos efectos legales,

administrativos, técnicos y financieros de los informes largos o extensos.

8.14.4.2 Informe Largo o Extenso de Auditoría

Es el documento que preparan los auditores para comunicar los resultados al finalizar

la auditoría, en el constan comentarios, conclusiones y recomendaciones, incluye el

dictamen profesional cuando se trata de auditoría financiera; y en relación con los

aspectos examinados, los criterios de evaluación utilizados, las opiniones obtenidas de

los interesados y cualquier otro aspecto que se juzgue relevante para la comprensión

completa del mismo. El informe sólo incluirá, hallazgos y conclusiones sustentados en

evidencia suficiente, competente y relevante, esta se hallará debidamente

documentada en los papeles de trabajo.

8.14.4.3 Informe de Examen Especial

El informe de examen especial es el producto de la realización del trabajo de carácter

financiero, operacional y técnico, que fue realizado aplicando las normas técnicas y

procedimientos de auditoría, para revelar los resultados obtenidos a través de

comentarios, conclusiones y recomendaciones, de acuerdo a la normatividad vigente.

8.14.5 Estructura del Informe de Auditoría

A fin de disponer de una visión general de la estructura del informe de auditoría y de

examen especial en sus diferentes modalidades, se presenta a continuación un cuadro

que resume la estructura y el contenido de los mismos:


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8.14.5.1 Cuadro resumen de la estructura y contenido de los informes de

Auditoría de Gestión

CONTENIDO AUDITORÍA DE

GESTIÓN

Carátula X

Relación de siglas y abreviaturas utilizadas (en orden alfabético) X

Índice X

Carta de Presentación o envío (Anexo 5) X

CAPITULO I

Enfoque de la auditoría - Información introductoria

Motivo X

Objetivo X

Alcance X

Limitación al alcance X

Enfoque de la auditoría X

Componentes auditados X

Indicadores utilizados X

CAPITULO II

Información de la entidad

Misión x

Visión x

FODA – Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. x

Base Legal x

Estructura Orgánica x

Objetivo de la entidad auditada (Plan Operativo) x

Financiamiento x

Servidores(as) principales del proceso auditado x

CAPITULO III

Resultados Generales de la auditoría

Comentarios con acciones tomadas por la entidad y/o Hechos Subsecuentes, Conclusiones y Recomendaciones, de la entidad o área examinada, relacionados con la evaluación del control interno, que incluye el seguimiento al cumplimiento de recomendaciones y cumplimiento de metas y objetivos institucionales, entre otros.

x

CAPITULO IV

Resultados Específicos por Componentes

Presentación por cada uno de sus Componentes y Subcomponentes, los Comentarios con Acciones tomadas por la entidad y/o Hechos subsecuentes , Conclusiones y Recomendaciones

x

ANEXOS

Nómina de servidores(as) principales x

Movimiento de las cuentas realizadas

Recomendaciones incumplidas si el caso amerita x

Cronograma acordado con los servidores(as) de la entidad para la aplicación de recomendaciones y correctivos. (Anexo 8)

x

Resumen de la Eficiencia, Eficacia y Economía y la comparación de los parámetros e indicadores de gestión.

x

Otros anexos que sean necesarios x

APENDICES

Resultados de los indicadores aplicados x


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8.14.5.2 Cuadro resumen de la estructura y contenido de los informes de Examen Especial

CONTENIDO EXAMEN ESPECIAL

Carátula x

Relación de siglas y abreviaturas utilizadas (en orden alfabético) x

Índice x

Carta de Presentación o envío x

CAPITULO I

Información introductoria

Motivo x

Objetivo x

Alcance x

Limitación al alcance x

Base Legal

Estructura Orgánica

Objetivos de la entidad

Monto de los recursos examinados x

Evaluación del proyecto

Servidores(as) relacionados(as)

CAPITULO II

Resultados del examen

Comentarios con acciones tomadas por la entidad y/o Hechos Subsecuentes, Conclusiones, Recomendaciones, relacionado con la evaluación del control interno, donde se incluirá el seguimiento al cumplimiento de recomendaciones

ANEXOS

Nómina de servidores(as) relacionados(as) con el examen (Anexo 1) x

Recomendaciones incumplidas si el caso amerita (Anexo 2) x

Cronograma de aplicación de las recomendaciones: (Anexo 3) x

Otros anexos que sean necesarios x

En la Auditoría de Gestión los comentarios, conclusiones y recomendaciones se

presentarán por cada uno de los componentes y/o subcomponentes, los que se

referirán a lo siguiente:

a) Comentarios

- Aspectos positivos de la gestión gerencial-operativa y de resultados, que

determinen el grado de cumplimiento de las “E”, eficiencia, efectividad y

economía.


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- Las deficiencias determinando la condición, criterio, causa y efecto y también

cuantificando los perjuicios económicos ocasionados, los desperdicios

existentes, daños materiales producidos, etc.

b) Conclusiones

- Conclusión del Auditor sobre los aspectos positivos de la gestión gerencial-

operativa y sus resultados, así como el cumplimiento de las “E”, eficiencia,

efectividad y economía.

- Conclusión del Auditor sobre el efecto económico y social producido por los

perjuicios y daños materiales ocasionados, también por las ineficiencias.

c) Recomendaciones

- Constructivas y prácticas, proponiendo mejoras relacionadas con la gestión de

la Entidad auditada, con el fin que emplee sus recursos de manera eficiente y

económica y realice sus actividades o funciones con eficiencia.

8.14.6 Sugerencias para la preparación del Informe de Examen Especial de operaciones financieras.

Para la preparación y presentación del informe de examen especial, el “Reglamento

para la elaboración y trámite de exámenes especiales e informes con indicios de

responsabilidad administrativa, civil y penal”, expedido por la Contraloría General del

Estado, con Acuerdo 025 CG, Registro Oficial 23 de 10 de septiembre de 2009, entre

otros aspectos señala lo siguiente:

Los comentarios se desarrollarán de aquellos hechos reportables de cada una de las

áreas, rubros, cuentas, obras, proyectos, contratos, componentes; procesos y


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actividades examinadas, ordenándolas de acuerdo al grado de importancia relativa,

considerando el siguiente orden:

a) Comentario sobre el incumplimiento de las recomendaciones formuladas en los

exámenes especiales o auditorías realizadas por la Contraloría General del Estado

y/o Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, en el que constará la

recomendación incumplida y la opinión de los servidores(as) de la unidad o entidad

respecto a la falta de cumplimiento, de existir un número considerable de

recomendaciones incumplidas, se presentará un anexo al informe.

b) Revelarán las deficiencias de control interno identificadas y no solucionadas en el

transcurso del examen.

Además entre otros aspectos se considerará lo siguiente:

Los comentarios, conclusiones y recomendaciones, deberán ser complementados

con la utilización de gráficos, cuadros comparativos y explicaciones de ser

procedente. No revelarán procedimientos de auditoría.

Los comentarios no incluirán los términos como “a la fecha” o en la “actualidad”,

sino que precisarán la fecha del evento o hecho, su efecto en lo posible será

cuantificado. Las conclusiones y recomendaciones deben guardar relación directa

con lo comentado.

En los comentarios no constarán nombre de los servidores(as) ni de personas

naturales, sino solo la denominación del cargo o función, en el caso de

transcripciones en lugar de los nombres, se pondrá tres puntos suspensivos.

Tampoco se especificara la responsabilidad que podría derivarse del examen.

La opinión de los servidores(as) o terceros, recibidas en el transcurso del examen

deben ser parte integrante del comentario y a continuación el auditor emitirá su

opinión, señalando si lo que incluye en el informe, ratifica o rectifica el criterio de

auditoría.


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Las acciones tomadas por la entidad deben ser consideradas por el auditor para

fortalecer las conclusiones y recopilar mayor evidencia documental para que los

resultados del informe sean irrefutables.

Los hechos posteriores a la fecha del corte de un período auditado, serán

revelados en el informe considerando la evidencia documental y se presentará con

posterioridad a la conclusión, con el subtítulo Hecho Subsecuente, cuando esta

relacionado con el comentario; caso contrario se revelará al final del informe.

Las conclusiones son juicios profesionales de Auditor y se estructurarán

considerando la condición, la causa y efecto del hallazgo, las conclusiones

resumen el resultado del trabajo realizado.

Las recomendaciones se redactarán en oraciones afirmativas y simples, evitando

incluir expresiones como “inmediatamente” o “sin demora” y cualquier otra

imposición de tono impositivo. No sugerirán el cumplimiento de leyes, normas o

reglamentos y estarán numeradas en forma ascendente.

Si del análisis se desprendieren hechos que ameriten la emisión de informes con

indicios de responsabilidad penal, estos no formarán parte del informe general, sin

embargo al final del mismo, antes de la firma del director, se incorporará el

siguiente texto:

Como resultado del análisis a (nombre de cuenta, rubro, proceso, actividad, área,

etc.), por el período comprendido entre el AAAA-MM-DD y el AAAA-MM-DD de

(nombre de la entidad), se emitió un informe independiente, de conformidad con

los artículos 65, 66 y 67 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Cuando en el informe se incluyan anexos, estos tendrán información relacionada con

asuntos tratados en el cuerpo del informe, lo que permitirá aclarar aspectos técnicos y

sustentar hallazgos significativos, generalmente cuadros o detalles.


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Los anexos se utilizarán en caso estrictamente necesario y al mínimo posible, se

sugiere incluir en forma resumida todo el material explicativo dentro de cada

comentario.

8.15 Síntesis del informe

Concluida la auditoría de gestión o examen especial, el Auditor Jefe de Equipo

elaborará la “Síntesis del Informe”, con los resultados principales del informe, para

conocimiento del Contralor General del Estado.

La Norma Ecuatoriana de Auditoría Gubernamental IAG-02 “Contenido y Estructura

del Informe de Auditoría Gubernamental” con relación a este documento señala: “…Si

los informes elaborados por los auditores son demasiado extensos, se realizará una

síntesis de los principales comentarios para una mayor comprensión de los

usuarios…”.

Para el trámite de aprobación de todos los informes de auditoría o examen especial,

se adjuntará “la Síntesis del Informe” en el formulario que ha sido diseñado para

recopilar, simplificar y presentar información objetiva de los resultados obtenidos, para

conocimiento del Contralor General del Estado. (Anexo 8).

8.16 La Comunicación de Resultados de la Auditoría Interna

En el proceso de una auditoría o examen especial, los auditores gubernamentales

mantendrán constante comunicación con los servidores(as), ex servidores(as) de la

unidad administrativa o entidad sujeta a examen y demás personas relacionadas con

las actividades examinadas, dándoles la oportunidad para presentar pruebas

documentadas, así como información respecto de los asuntos sometidos a examen; la

comunicación de los resultados se considera como la última fase de la auditoría; sin

embargo este proceso de comunicación debe ser ejecutado durante todo el proceso

del trabajo.


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Al finalizar el trabajo de auditoría, se dejará constancia de que fue cumplida la

comunicación de resultados parciales y conferencia final de los mismos en los

términos previstos en la ley y normas profesionales sobre la materia.

Las diferencias de opinión entre los auditores gubernamentales y servidores(as) o ex-

servidores(as) de una entidad auditada, o terceros relacionados con el examen en lo

posible serán resueltas en el transcurso de la ejecución del mismo, de persistir éstas,

se dejará constancia de ello en el informe de auditoría.

La labor del trabajo de auditoría no es secreta, es deber del Auditor discutir abierta y

francamente sus hallazgos con los servidores(as) vinculados(as) con las operaciones

examinadas, manteniendo la reserva del caso ante terceras personas que no tienen

ninguna relación con el examen que se efectúa, con excepción de casos específicos

tales como: Fraude perpetrado en menoscabo de los intereses de la entidad, los que

irían en beneficio directo o indirecto de un servidor(a), familiar, tercero o de otro

organismo; desfalcos, entre otros los electrónicos, (comúnmente denominados

hakers), el ocultamiento y/o falsificación de documentos, hechos, datos u otra

información relevante que debido a la poca tecnología de punta que posee nuestro

país para la investigación, sería fácil de obtener en beneficio personal.

Las disposiciones legales pertinentes, reconocen a la comunicación de resultados en

el transcurso del examen, como un elemento muy importante, especialmente al

completar el desarrollo de cada hallazgo significativo y en la conferencia final y por

escrito, a través del informe de auditoría que documenta formalmente los resultados

del examen.

En la fase de ejecución de la auditoría, se redacta el informe final el cual luego de la

revisión y autorización del Auditor General, se comunica por parte del equipo de

auditoría los resultados obtenidos durante todo el proceso a los servidores(as) y ex

servidores(as) de la entidad auditada.


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Tipos de comunicación

8.16.1 Comunicación al Inicio de la Auditoría o Examen Especial (Notificación Inicial)

El Director de Auditoría Interna y Auditor Jefe de Equipo designado, basados en la

orden de trabajo, procederán a comunicar el inicio de la auditoría o examen especial,

a la máxima autoridad de la entidad: Ministro, Viceministro, Subsecretarios y

Coordinadores; a los servidores(as) que se encuentran en funciones, a los ex

servidores(as) y más personas vinculadas con las operaciones a ser examinadas, de

acuerdo con el objetivo y alcance de la auditoría o examen especial, según

corresponda, de conformidad con lo estipulado en los artículos 90 de la Ley Orgánica

de la Contraloría General del Estado, 20 y 21 de su Reglamento y 10 del Reglamento

Sustitutito de Responsabilidades, a la vez se solicitará fijar domicilio para futuras

comunicaciones e indicar su cargo y período de gestión. Considerando las

disposiciones constantes en el Reglamento de Delegación de Firmas de la Contraloría

General del Estado.

Para la comunicación del inicio del examen, el Auditor Jefe de Equipo elaborará la

nómina de los dignatarios, servidores(as), ex servidores(as) y más personas

vinculadas con el examen, la cual previa revisión del Director será entregada a la

Secretaría para que elabore las notificaciones iniciales, en los formatos

preestablecidos (anexos 9 y 10).

Esta comunicación de inicio se la efectuará de manera personal, de ser necesario en

el domicilio de la persona que debe ser notificada y de encontrarse distante se lo

realizará por correo certificado, presumiendo legalmente que el interesado ha recibido

la notificación en el término de 15 días contados desde la fecha de la guía del correo

certificado. Cuando no se conozca su domicilio o no se ha localizado en el domicilio

declarado o se negaren a recibir la notificación, esta se efectuará a través de la prensa


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Código: MAI-MF-01

238

de conformidad a lo establecido en el artículo 21 del Reglamento de la Ley Orgánica

de la Contraloría General del Estado.

De las notificaciones suscritas por el Director de Auditoría Interna y Auditor Jefe de

Equipo, se dejará constancia mediante la firma del destinatario, los oficios de

notificación se emitirán a través de oficio en original y tres copias; dos para el archivo

de Secretaría y una para el Auditor Jefe de Equipo. En el caso de oficio circular de

notificación inicial se emitirá en original y copia y el listado de destinatarios para que

registren su firma.

La comunicación inicial, se complementa con las entrevistas a los principales

servidores(as) de la unidad administrativa o entidad, pues a más de obtener

información, el Auditor puede emitir criterios y sugerencias preliminares para corregir

los problemas que se puedan detectar en el desarrollo de la entrevista.

8.16.2 Comunicación en el transcurso de la Auditoría o Examen Especial

Los resultados de una auditoría o examen especial para que no propicien situaciones

conflictivas y controversias que en muchos casos son insuperables, serán

comunicados en el transcurso del examen por los auditores gubernamentales a los

servidores(as), ex servidores(as) y más personas relacionadas con los hallazgos

detectados, dándoles oportunidad de presentar información escrita o pruebas

documentadas relacionadas con los asuntos sometidos a examen.

8.16.2.1 Finalidades de comunicar los resultados provisionales

Los resultados provisionales de cada parte del examen, se darán a conocer tan pronto

como se concreten, a fin de:

Ofrecer la oportunidad para que presenten justificativos debidamente


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Código: MAI-MF-01

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fundamentados.

Hacer posible que los auditores durante el desarrollo del trabajo de campo

dispongan de toda la documentación y evidencias relacionadas con el examen.

Posibilitar que se presente información o evidencia adicional, en los términos y

plazos previstos en el Reglamento.

Facilitar la implementación de las recomendaciones que de conformidad con el

Artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría “Recomendaciones de Auditoría”

deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio por parte

del titular y servidor(a) responsables del proceso.

Asegurar que las conclusiones resultantes del Examen Especial sean definitivas.

Posibilitar la restitución o recuperación de cualquier faltante de recursos en el

transcurso de la ejecución del Examen.

Identificar los campos en que hay diferencias concretas de opinión entre los

auditores y los servidores(as) de la entidad.

La comunicación de resultados debe ser permanente y no se debe esperar la

conclusión del trabajo o la formulación del informe final, para que la administración

conozca de los temas analizados por parte del Auditor, quien deberá transmitir los

hallazgos tan pronto como haya llegado a formarse un criterio firme debidamente

comprobado y documentado. De igual manera, aquellos hechos que requieren ser

corregidos de manera inmediata, se pondrán en conocimiento de las autoridades

respectivas para que adopten las acciones correctivas inmediatas, luego el Auditor

con las evidencias necesarias, llegará a conclusiones firmes, los auditores dejarán

constancia escrita de la comunicación de resultados

Las discrepancias de opinión, entre los auditores y los servidores(as) de la entidad,

serán resueltas en la medida de lo posible en el curso del examen.

Para la formulación de recomendaciones, se deberá incluir las acciones correctivas

que sean más convenientes, con el fin de solucionar las observaciones detectadas.


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Código: MAI-MF-01

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Al respecto, el párrafo cuarto, del artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado, señala:

“Art. 90.- Notificación Inicial, comunicación de resultados. “En el curso del examen los auditores gubernamentales mantendrán comunicación con los servidores de la entidad, organismo o empresa del sector público auditada y demás personas relacionadas con las actividades examinadas”

8.16.3 Carta de Control Interno

Concluido la evaluación del sistema de control interno de la unidad o área examinada

y con los resultados obtenidos, el Supervisor y Auditor Jefe de Equipo, prepararán la

carta de control interno que contendrá las observaciones detectadas y las acciones

correctivas que se sugieren, está estará dirigida a la máxima autoridad de la entidad y

servidores(as) responsables del proceso, documento que es parte integrante del

informe de auditoría.

Este procedimiento permite a los auditores gubernamentales, comunicarse con la

administración en forma verbal y escrita.

De acuerdo a la Norma 2120.A1 – Evaluación e Información sobre Procesos de

Control, de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría

Interna, establece que a base de los resultados de la evaluación de riesgos, la

actividad de auditoría interna debe evaluar la adecuación y eficacia de los controles

que comprende el gobierno, las operaciones y los sistemas de información de la

organización, la que debe incluir lo siguiente:

Confiabilidad e integridad de la información financiera y operativa

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Protección de activos

Cumplimiento de leyes, regulaciones y contratos.


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Por otra parte el numeral 9 de la guía de consejo para la práctica de esta norma,

sugiere a los auditores internos evaluar la eficacia del sistema de controles de la

organización e informar esa opinión a la alta dirección y al Consejo de Administración

y señala que:

“…El informe del director ejecutivo de auditoría sobre el estado de los procesos de gestión de riesgos y control de la organización debe ser presentado generalmente una vez al año a la alta dirección. El informe debe enfatizar la función crítica que tienen los procesos de gestión de riesgos y control en el logro de los objetivos de la organización…”

8.16.3.1 Condiciones Reportables y no Reportables

Los SAS 55, 60 y 79 determinan que el Auditor, una vez que ha concluido la

evaluación del Control Interno de la entidad, en el transcurso de la ejecución de la

auditoría, entregará a los directivos, un informe de evaluación del control interno, que

contendrá, las Condiciones Reportables (deficiencias importantes) y las Condiciones

No Reportables (deficiencias de poca importancia), estas últimas, en lo posible deben

ser solucionadas durante las labores de campo.

8.16.3.1.1 Condiciones Reportables (SAS 60)

Son asuntos que llaman la atención del Auditor y que en su opinión deben comunicar a

las autoridades de la entidad, en razón de que representan deficiencias importantes en

el diseño y operación del control interno y podrían afectar negativamente la capacidad

de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera

uniforme. Las condiciones reportables se deben comunicar de preferencia por escrito;

sin embargo, cuando la comunicación sea verbal, deberá documentarse en papeles de

trabajo.


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8.16.3.1.2 Condiciones no Reportables (SAS 60)

Son las deficiencias de poca importancia determinadas en la evaluación del control

interno, que no inciden en la marcha de la entidad, en estos casos el Auditor y

Supervisor deben decidir si comunicar por escrito o verbalmente, si utiliza la última

alternativa, deberá documentarse en papeles de trabajo a efecto de evidenciar el

cumplimiento de esta actividad.

El contenido del informe de evaluación del control interno será calificado y aprobado

por el Auditor General para el trámite a la máxima autoridad del ente auditado.

La carta o informe parcial de control interno contendrá la siguiente información:

(Anexo 11)

Fecha.

Destinatario.

Identificación de la entidad auditada.

Identificación del rubro o área que se está examinando.

Referencia de la normatividad aplicada

El objetivo de la evaluación del Control Interno.

Identificación de los responsables de aplicación del control interno y el propósito.

Un párrafo donde se demuestre que se incluyen las desviaciones determinadas en

el examen.

Presentación de los comentarios, conclusiones y recomendaciones

Explicación de que las deficiencias han sido comunicadas a los servidores(as) de

la entidad.

Pedido de exponer sus puntos de vista y adoptar las acciones correctivas para el

cumplimiento de las recomendaciones.

Firma del Auditor General.


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8.16.4 Comunicación al término de la Auditoría o Examen Especial

Para la comunicación de resultados al término de la auditoría o examen especial, se

efectuará las siguientes actividades:

El Supervisor y Auditor Jefe de Equipo, redactarán el borrador del informe que

contendrá los resultados obtenidos a la conclusión de la auditoría o examen

especial, el que incluirá los comentarios, conclusiones y recomendaciones que

estarán sustentados en papeles de trabajo y todas las evidencias obtenidas en el

proceso del estudio.

El Director de Auditoría Interna revisará el borrador del informe y autorizará la

realización de la conferencia final.

El Supervisor y Auditor Jefe de Equipo, prepararán la nómina de los dignatarios,

servidores(as), ex servidores(as) y más personas vinculadas con el examen que

deben ser convocados a la conferencia final, documento que será entregado en

Secretaría para que elabore las convocatorias en los formatos preestablecidos.

Los resultados del examen que constarán en el borrador del informe, serán

comunicados en la conferencia final por los auditores, a los dignatarios de la

unidad o entidad auditada, servidores(as), ex servidores(as) y demás personas

vinculadas con el mismo.

El borrador del informe es provisional y por consiguientes no constituye un

pronunciamiento definitivo ni oficial de la Auditoría Interna, ya que el mismo está

sujeto a cambios o correcciones de acuerdo con los justificativos y evidencias que

hagan llegar los servidores(as) y ex servidores(as) luego de la conferencia final

de resultados.

8.16.4.1 Convocatoria a la Conferencia Final

La convocatoria a la conferencia final del borrador de informe, la realizará el Auditor

General y el Auditor Jefe de Equipo mediante notificación escrita, entregada en el

domicilio, lugar de trabajo o publicación por la prensa, a las máximas autoridades,


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servidores(as), ex servidores(as) y terceros relacionados con la materia de la auditoría

o examen especial practicado, para que asistan de manera personal o por intermedio

de un Delegado. (Anexo 12)

La notificación deberá ser practicada por lo menos con 48 horas de anticipación,

indicando la fecha, día, hora y lugar de la realización de la comunicación de

resultados.

La persona convocada o quien reciba la notificación, firmará la constancia, señalando

la fecha, hora, parentesco o relación con el auditado.

De existir una negativa a recibir la convocatoria, la persona encargada de la

notificación, dejará sentada la observación y procederá de conformidad con lo

estipulado en el artículo 23 del reglamento a la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado, el cual también contempla la notificación a herederos o cuando se

desconozca el domicilio del auditado.

8.16.4.2 Participantes en la Conferencia Final

Serán convocados y participarán en la conferencia final las siguientes personas:

La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado;

Los subsecretarios inmersos en el proceso o su delegado;

Los servidores(as) y/o ex servidores(as) y quienes por sus funciones o actividades

estén vinculados a la materia objeto del examen;

El Auditor General;

El Supervisor que actuó como tal en la auditoría;

El Auditor Jefe de Equipo;

Personal técnico de apoyo que colaboró en el trabajo


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Código: MAI-MF-01

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8.16.4.3 Dirección de la Conferencia Final

La conferencia final de resultados será presidida por el Auditor General, las

discrepancias de criterio se presentarán documentadamente en esta diligencia o en

los tiempos y plazos previstos en los reglamentos y disposiciones legales vigentes, es

decir durante los 5 días posteriores a la conferencia final, mediante comunicación

dirigida al Auditor General, el contenido de la documentación de ser admisible se

agregará al informe, como hecho subsecuente.

Realizada la conferencia final de resultados, el Supervisor y Auditor Jefe de Equipo

redactarán el informe definitivo, considerando los resultados obtenidos de las

observaciones o justificaciones presentadas oportunamente por los servidores(as) y ex

servidores(as) de la entidad, a fin de dejar constancia de las opiniones presentadas en

la lectura del borrador del informe, que será enviado a la Contraloría General del

Estado para su revisión.

8.16.4.4 Acta de Conferencia Final

Para dejar constancia de la realización de la conferencia final, como de la asistencia

de los convocados a la comunicación de los resultados obtenidos, el Supervisor y

Auditor Jefe de Equipo, solicitarán a la Secretaria elabore en original y dos copias, el

acta de conferencia final, documento que entre otros contendrá, lugar, fecha, hora,

documento con el cual se realizó la convocatoria respectiva y la identificación de los

participantes, con indicación del nombres y apellidos, cargo, firma y cédula de

ciudadanía.(Anexo 13)

Concluida la conferencia final de resultados, el Auditor Jefe de Equipo dará lectura al

Acta de Conferencia final y solicitará a los asistentes la suscripción de la misma. En

caso existir negativa a suscribir el acta por parte de alguno de los presentes, el Jefe de

Equipo sentará la razón para tal hecho.


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Cuando en la diligencia existan personas que concurrieron en calidad de delegados o

de aquellos servidores(as) o ex servidores(as) que no asistieron a la conferencia final,

se nombrará un Secretario Ad-Doc para que deje sentada la razón de esta institución.

8.17 Comunicación de Resultados

8.17.1 Programa para comunicar resultados

La comunicación de resultados se realizará a base del borrador del informe en ésta

participarán los principales servidores(as) de la entidad, para ello se dispondrá de los

siguientes datos:

Nombre y cargo de las personas que participarán

Lugar, fecha y hora en que se realizará

Estructura del borrador del informe de auditoría o examen especial a utilizar como

agenda de la reunión

Convocatoria formal a la máxima autoridad, servidores(as), ex servidores(as) y

terceros relacionados con el informe

Nombre de los auditores que participan en la reunión.

Estrategia a seguir durante la comunicación, identificando las funciones que

cumplirán los miembros del equipo que participan en ésta.

Acta de la conferencia final o documento que evidencie la realización de la

diligencia.

8.17.2 Efectos de la Comunicación de Resultados del Informe

La comunicación de resultados de la auditoría o examen especial, por lo regular

genera la presentación de comentarios, opiniones y/o documentos que requieren de


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revisión y mejora del borrador de informe, actividad que es de responsabilidad del

Auditor Jefe de Equipo y Supervisor.

El borrador del informe pasa a conocimiento del Supervisor, quien de considerar

necesario incluye las opiniones y documentos presentados por los participantes en la

comunicación de resultados.

El Supervisor una vez terminada la revisión e incluidos los ajustes, dirige al Auditor

General el informe para el trámite, revisión, impresión y aprobación.

8.18 Registro de las Comunicaciones en el Transcurso de la Auditoría o

Examen Especial

El expediente de papeles de trabajo de la auditoría o examen especial incluirá, un

registro cronológico que detalle: fecha de envío de las comunicaciones, objetivo de las

misma, nombres de los servidores(as) a los(as) que se dirige la comunicación,

documentos ofrecidos por la administración y los pendientes de entrega y otros

aspectos relevantes que aseguren efectividad en la comunicación. (Anexo 14)

El Auditor interno deberá considerar las opiniones expresadas por los servidores(as) a

fin de fortalecer o confirmar sus conclusiones y recopilar mayor evidencia documental

para que los resultados contenidos en el informe de auditoría sean irrefutables.

Por otra parte incluirá un registro que contendrá la relación de los servidores(as), ex

servidores(as) y más personas vinculadas al área examinada notificados(as) de la

ejecución de la auditoría, convocados y asistentes a la conferencia final de los

resultados, documento que entre otros aspectos contendrá el número ordinal,

nombres y apellidos, cargos, respaldos de la notificación inicial, convocatoria y acta de

conferencia final (Anexo 15)


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Este documento anexo al Informe final será remitido a la Dirección de Planificación,

Evaluación y Control o Dirección Regional de la Contraloría General del Estado, según

corresponda, para su revisión.

8.19 Trámite y aprobación de los informes

Los informes generados por las Unidades de Auditoria Gubernamental, serán

tramitados en los plazos establecidos en la ley y los reglamentos correspondientes, los

mismos que desde la emisión de la orden de trabajo de la auditoría, hasta la

aprobación del informe como regla general no excederán de un año.

Los informes, el memorando de antecedentes y la síntesis, una vez suscritos por el

director de la Unidad de Auditoría Interna, serán remitidos para el trámite de

aprobación al Despacho del Contralor General del Estado o su delegado.

Una vez recibido el oficio de identificación de la aprobación del informe, se prepararán

los memorandos internos para proceder a la distribución de los ejemplares del informe

a las máximas autoridades de la entidad inmersas en el proceso.


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Código: MAI-MF-01

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CAPITULO IX

SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

Los auditores efectuarán el seguimiento sobre la implementación de las

recomendaciones, las acciones correctivas aplicadas y la determinación de las

responsabilidades establecidas en la entidad.

La auditoría gubernamental no será completa si no se concretan y materializan la

implantación de las recomendaciones en beneficio de la entidad, con lo cual el informe

de auditoría generará valor agregado.

9.1 Propósitos del seguimiento

El seguimiento de recomendaciones se realizará con el propósito de:

a. Comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios,

conclusiones y recomendaciones presentadas en el informe y efectuará el

seguimiento luego de tres meses de recibido el informe aprobado.

b. Realizar una comprobación luego de transcurrido un año de haber concluido la

auditoría, de acuerdo al grado de deterioro de las 3 “E” y de la importancia de los

resultados presentados en el informe de auditoría.

c. Determinar las responsabilidades por los daños materiales, perjuicio económico

causado y comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los

activos.


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Código: MAI-MF-01

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9.2 Seguimiento de las recomendaciones

Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría o examen especial realizado,

los auditores internos y en su ausencia los auditores externos que ejecutaron la

auditoría, deberán realizar el seguimiento correspondiente, sobre la implementación

de las recomendaciones, para su ejecución se aplicará el proceso de auditoría descrito

en los capítulos anteriores.

El seguimiento de recomendaciones de auditoría, aplicable a las unidades

administrativas o áreas intervenidas por la Auditoría Interna o por la Contraloría

General del Estado, tiene el propósito de asegurar que las recomendaciones

formuladas en los informes de auditoría y las recomendaciones de carácter preventivo,

una vez comunicadas a las autoridades y servidores(as) responsables, sean

ejecutadas oportunamente para lograr los beneficios esperados producto de este

trabajo, con el fin de mejorar la eficiencia, eficacia y economía de la administración.

El Auditor Jefe de Equipo y Supervisor con el cronograma de aplicación de las

recomendaciones y la documentación obtenida, llevaran a cabo las siguientes

actividades:

9.2.1 Programa de seguimiento de recomendaciones

La planificación de las actividades para el seguimiento de recomendaciones, sigue un

proceso similar al descrito en el Capítulo III, Planificación de la auditoría o examen

especial, el programa específico para el seguimiento de recomendaciones se presenta

a continuación.


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PROGRAMA PARA SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

Hoja

No.

ENTIDAD : EXAMEN:

CIUDAD :

PROVINCIA : FECHA :

No.

OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF. P/T

HECHO POR

FECHA

1 Obtener del archivo de la Unidad de Auditoría Interna lo siguiente: Cronograma de aplicación de recomendaciones y correctivos Nombres y números de oficios de envío de los informes de los

diferentes destinatarios.

2

Verificar en la unidad administrativa respectiva la recepción del documento y determinar las acciones adoptadas, entre otras: Oficios o memorandos remitidos a los servidores(as)

responsables del cumplimiento de las recomendaciones. Firma o sumilla de recepción de estos documentos por

parte de los responsables del cumplimiento de las recomendaciones.

Determinar las acciones adoptadas por cada uno de ellos, recomendación por recomendación

Solicitar la documentación que evidencie las medidas correctivas tomadas y de cumplimiento de las recomendaciones.

3 Elaborar con la información obtenida un cuadro de las recomendaciones que identifique las acciones adoptadas, los resultados obtenidos y la situación real de cada una de ellas, a fin de establecer las Recomendaciones cumplidas, no cumplidas, cumplidas en forma parcial, y las no aplicables

4 Analizar y verificar la documentación obtenida y evaluar los resultados, dejando constancia en los papeles de trabajo.

5 Investigar las recomendaciones no cumplidas y las parcialmente cumplidas, para determinar las razones de su no cumplimiento, con los responsables de las mismas, dejando constancia de esta acción

6 Realizar otros procedimientos de acuerdo a las circunstancias con el fin de establecer la situación real de las recomendaciones

7 Elaborar el informe de seguimiento de recomendaciones y entregar al auditor General de la Unidad de Auditoría

PREPARADO POR:

REVISADO POR:

9.2.2 Ejecución del seguimiento

El programa de seguimiento de recomendaciones es igual que otro examen, incluyen

las pruebas y procedimientos de auditoría y la preparación de los papeles de trabajo


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con la evidencia suficiente, competente y pertinente, así como las hojas resumen de

los hallazgos significativos por cada recomendación.

El seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones como parte del proceso de

auditoría debe realizarse para obtener la evidencia a través de:

Las pruebas sustantivas que tratan de obtener esa evidencias referida a la

información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la exactitud y

la validez de la información financiera auditada.

Las pruebas de cumplimiento que tratan de obtener evidencias de que se están

cumpliendo y aplicando correctamente los procedimientos de control interno

existentes. Una prueba de cumplimiento, es el examen de la evidencia disponible

de que una o más técnicas de control interno están en operación o actuando

durante el período auditado. Estas pruebas tratan de obtener evidencia de que los

procedimientos de control interno en los que el auditor basa su confianza en el

sistema, se aplican en la forma establecida.

9.2.2.1 Hallazgos del seguimiento

Los hallazgos del seguimiento de la implementación de las recomendaciones, es la

información obtenida por el Auditor Interno como resultado del análisis y evaluación

del cumplimiento o no de las recomendaciones de los informes de auditoría, a través

de la aplicación de las pruebas y procedimientos de auditoría.

Con los resultados obtenidos del estudio se preparará una matriz del estado real de

las recomendaciones, clasificadas en función a su aplicación en: cumplidas, no

cumplidas, parcialmente cumplidas y no aplicables, información básica para elaborar

los hallazgos de las recomendaciones examinadas.


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9.2.2.2 Clasificación del estado de las recomendaciones:

Recomendaciones cumplidas. Corresponde a las recomendaciones que han sido

cumplidas por la entidad o unidad responsable de su implementación.

Recomendaciones no cumplidas. Se refiere a las que no fueron consideradas

por la entidad, que deberán ser investigadas a profundidad para determinar las

causas de su incumplimiento y el grado de responsabilidad de las autoridades o

servidores(as) a cargo de su implementación y control. El Jefe de Equipo de

Auditoría y el Supervisor procederán a determinar las responsabilidades que el

caso amerite.

Recomendaciones cumplidas parcialmente. Son aquellas que se encuentran en

proceso de ejecución, inconclusas y aquellas que solo cuentan con la disposición

de cumplimiento de las autoridades de la entidad, por ejemplo: la disposición del

Ministro a los Subsecretarios y de estos últimos a los Coordinadores o

responsables de su ejecución. Recomendaciones que deberán ser investigadas a

profundidad para determinar las causas de su incumplimiento.

Recomendaciones no aplicables. Aquellas que no pueden ser aplicadas por

cuanto las disposiciones legales y reglamentarias que regían los procesos

administrativos, financieros y técnicos examinados y que en el momento que se

efectúo la auditoría y emitió el informe estaban vigentes, fueron reformadas

modificando o eliminando procedimientos.

9.2.3 Informe y Comunicación de Resultados.

El informe de seguimiento de recomendaciones y la comunicación de los resultados

obtenidos se ejecutará considerando las especificaciones descritas en el Capítulo VI

Comunicación de Resultados de la Auditoría y en otros del examen especial, por


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tanto el informe será considerado en su elaboración y trámite como un examen

especial.

En aquellos casos que el seguimiento de recomendaciones se efectúa como parte de

la evaluación del control interno de una auditoría o examen especial, para verificar el

grado de cumplimiento de las medidas correctivas propuestas, los resultados

obtenidos se incluirán en la carta de la evaluación de control interno, descrito en el

Capítulo VI Comunicación de Resultados de la Auditoría y se cumplirá con el

procedimiento de comunicación normal de cualquier informe de auditoría.

Si el seguimiento de recomendaciones forma parte del informe no necesitará realizar

una comunicación de resultados independiente, ya que formará parte del capítulo de

control interno que se dará lectura al momento de la comunicación de los resultados

de la auditoría o examen especial.

9.3 Cronograma de Aplicación de Recomendaciones

La labor del Auditor, no termina con la entrega del informe de auditoría con el detalle

de las deficiencias existentes, si no que debe proponer las soluciones a través de las

recomendaciones y colaborar con la entidad auditada para que proceda a su inmediata

implantación.

Las recomendaciones brindarán a los servidores(as) la posibilidad de que adopten las

medidas correctivas pertinentes, introduzcan mejoras en los procedimientos de trabajo

y contribuyan a fortalecer el control interno del ente o área examinada.

Durante el proceso de una auditoría o examen especial, se formulará una matriz de

implantación de recomendaciones que será discutida con los servidores(as)

responsables de su cumplimiento y las autoridades de la entidad, en esta se

establecerá su grado de aplicación, el tiempo y recursos necesarios. (Anexo 6)


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La máxima autoridad de la entidad, dispondrá y vigilará el cumplimiento de las

recomendaciones y designará a un líder para que dirija la implementación, a base del

cronograma que será elaborado por los servidores(as) responsables de su aplicación.

El Supervisor y Auditor Jefe de Equipo pueden colaborar en su diseño para asegurar

el cumplimiento de las recomendaciones.

9.3.1 Diseño del Cronograma

El diseño del cronograma, consiste en elaborar un plan de trabajo que permita

determinar el procedimiento de implantación de las recomendaciones del informe de

auditoría, conjuntamente con los servidores(as) responsables de la entidad.

Será importante incluir en casos determinados, información respecto a la bondad de

las medidas a implantarse, para minimizar los obstáculos y las resistencias al cambio

que presenten quienes se vean afectados por los nuevos procedimientos de trabajo.

Esta labor la cumplirá el Supervisor y Auditor Jefe de Equipo conjuntamente con los

servidores(as) de la entidad, una vez concluida la lectura del borrador del informe y

dentro de los 5 días hábiles siguientes a dicha diligencia.

Este plan de trabajo comprende lo siguiente:

Designar los servidores(as) responsables de implantar cada una de las

recomendaciones, así como las fechas de inicio y conclusión.

Analizar conjuntamente las recomendaciones y determinar las fechas máximas de

iniciación y terminación de la implantación de las mismas.

Determinar el tipo de recursos necesarios para su implantación, de ser necesario.

Formar equipos de trabajo responsables por actividad, cuando sea necesario.

Programar reuniones periódicas de evaluación de avances, análisis de problemas

y toma de acciones correctivas.


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Nombrar dentro de los servidores(as) de la entidad auditada, un responsable de la

implantación de las recomendaciones, un líder, quien se encargará periódicamente

de verificar el cumplimiento de los objetivos esperados por la implantación de las

recomendaciones y si el caso lo amerita sugerir correctivos inmediatos para

acelerar este proceso.

Firmar el plan propuesto, por todos los participantes.

En la elaboración del cronograma detallado de ejecución, se incluirán las actividades a

llevarse a cabo y la secuencia de su realización, así como las fechas de inicio y

terminación y presentación de informes de avance de trabajo.

Las fechas determinadas para la implantación de las recomendaciones, tendrán su

vigencia a partir de la suscripción del cronograma de aplicación de las

recomendaciones y la carta de compromiso por parte de la máxima autoridad de la

entidad auditada, mediante el cual acepta implantar las recomendaciones en los

plazos establecidos. (Anexo 7 )

Este documento firmado por la máxima autoridad de la entidad deberá adjuntarse al

cronograma de implantación de las recomendaciones.

9.3.2 Importancia de anexar el Cronograma al Informe

La importancia de anexar el cronograma de aplicación de las recomendaciones al

informe de auditoría es:

Conocer los(as) servidores(as) de la entidad, responsables de la implantación de

las recomendaciones.

Lograr el compromiso de los(as) servidores(as) de la entidad, de implantar las

recomendaciones en el tiempo acordado, al momento de elaborar el cronograma.

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