SISTEM INVENTARIS DISTRIBUSI BARANG FARMASI

SISTEM INVENTARIS DISTRIBUSI BARANG FARMASIPOLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES RI PANGKALPINANGJURUSAN FARMASI2014

MANFAAT INVENTARISASIMenurut Sanderson (2000) Mencatat dan menghimpun data aset yang dikuasai unit organisasi/ departemen.

Menyiapkan dan menyediakan bahan laporan pertanggungjawaban atas penguasaan dan pengelolaan aset organisasi/ negara.

Menyiapkan dan menyediakan bahan acuan untuk pengawasan aset organisasi atau negara.

Menyediakan informasi mengenai aset organisasi /negara yang dikuasahi departemen sebagai bahan untuk perencanaan kebutuhan, pengadaan dan pengelolaan perlengkapan departemen.

Menyediakan informasi tentang aset yang dikuasai departemen untuk menunjang perencanaan dan pelaksanaan tugas departemen.

15432MANAJEMEN INVENTORYGUDANG

SALING BERKAITAN

PENGELOLAAN GUDANG

Jenis-jenis gudang farmasiGudang farmasi atau tempat penyimpanan yang ideal terdiri atas :Gudang transito infungsi gudang ini adalah sebagai ruang penerimaan, administrasi, dan ruang penyimpanan peralatan besar dan kecil Gudang besar gudang besar berfungsi sebagai ruang penyimpanan bahan padat, cair, gas, asam kuat, narkotika, pembalut, alat kedokteran, dan lain-lain. Ruang ini juga sekaligus sebagai ruang administrasiGudang transito outgudang ini terdiri atas:a. ruang penyimpanan alkesb. ruang penyimpanan obatc. ruang penyimpana cairand. ruang penyimpanan gas AKTIVITAS PROSES DI GUDANGMANAJEMEN PERGUDANGANUntuk memaksimalkan produkstifitas dan meminimalkan biayaPenggunaan ruang secara maksimumPenggunaan tenaga kerja dan peralatan yang efektif

Beberapa hal yang perlu diperhatikan

1. Struktur fisik gudang2. Design gudang3. Organisasi pengelola gudang4. Prosedur pengeluaran5. Efisiensi kerja gudang6. Penyimpanan dan kontrol stock 7. Penangan khusus untuk barang yang membutuhkan perhatian stabilitasPersyaratan ruang penyimpanan perbekalan farmasi Accessibility, ruang penyimpanan harus mudah dan cepat diakses Utilities, ruang penyimpanan harus memiliki sumber listrik, air, AC, dan fasilitas lain.Communication, ruangan penyimpanan itu harus memiliki alat komunikasi.Drainage, ruangan penyimpanan harus berada di lingkungan baik dengan sistem pengairan yang baik pula.Size, ruang penyimpanan harus memiliki ukuran yang cukup untuk menampung barang yang ada.Security, ruang penyimpanan aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu.Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penyimpananPenyimpanan < 25C (sejuk) : disimpan dalam ruangan ber-ACPenyimpanan dingin disimpan dalam lemari pendingin (2-8C).Penyimpanan 0C disimpan dalam freezer.Narkotika disimpan dalam lemari narkotika yang mempunyai aturan sesuai dengan ketentuan.Barang mudah terbakar disimpan dalam gudang tahan api yang dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran.Penyimpanan B3 (bahan berbahaya dan beracun)Bahan mudah terbakar, meledak, korosif, karsinogenik. Penyimpanan B3 disertai MSDS (Material Safety Data Sheet).Contoh MSDS :Disimpan di tempat yang aman, terhindar dari benturan fisik, ruangan penyimpanan kering, sejuk, berventilasi cukup, jauh dari tempat berpotensi kebakaran, bebas rokok.Wadah B3 Diberi tanda peringatan : JAUHKAN DARI PANAS, PERCIKAN DAN SEMBURAN API, TIDAK BOLEH DIHIRUP, HINDARI KONTAK DENGAN MATA, KULIT, DAN PAKAIAN, WADAH HARUS TERTUTUP RAPAT, GUNAKAN DALAM KEADAAN VENTILASI CUKUP, CUCI TANGAN SETELAH MENGGUNAKAN ALKOHOL.Distribusi B3 Selama distribusi wadah harus tertutup rapat Jauhkan dari bahaya api dan benturan Selama mendistribusikan alkohol, petugas tidak boleh merokok

Penggunaan B3 Bila akan digunakan sebagai bahan desinfektan, alcohol harus diencerkan sampai 70%Petugas yang mengencerkan alcohol dan menggunakan alcohol sebagai pelarut harus memakai pelindung diri yaitu : sarung tangan karet, masker, jas lab, kacamata pelindung atau pelindung muka dan harus berada di dekat fasilitas air mengalir.Penggunaan oleh medis/paramedis sesuai dengan protap yang berlaku.Penanggulangan kontaminasi Bila terhirup, segera pindahkan penderita ke udara segar. Jika tidak bernafas berikan nafas buatan. Jika kesulitan bernafas berikan oksigen kemudian bawa ke ruang gawat darurat.Bila tertelan, dirangsang untuk muntah oleh petugas medis. Jangan memberikan apapun melalui mulut kepada orang yang tidak sadar.Bila terkena kulit, buka segera pakaian yang terkontaminasi. Cuci kulit dengan sabun atau deterjen yang lembut dan air mengalir paling tidak selama 15 menit. Periksakanlah ke dokter bila terdapat luka iritasi yang bertambah parah. Bila terkena mata, segera basuh dengan air mengalir paling tidak selama 15 menit, sambil dibuka kelopak mata atas dan bawah. Bawa ke ruang gawat daruratSistem administrasi gudang - Buku harian penerimaan - Buku harian pengeluaran - Kartu persediaan - Surat perintah mengeluarkan barang, - Surat bukti barang keluar, - Surat kiriman barang - Daftar isi kemasan/packing list- Berita acara penerimaan barang,- Palaporan: Laporan mutasi, laporan tahunan,- Laporan stock opname - Pencatatan obat ED/rusak - Berita acara pemusnahan obat.

Problem-problem gudang Kurang teliti dalam memeriksa obat Tidak disiplin melakukan pencatatan Tidak disiplin melakukan mutasi barang AC mati Stock obat dengan pencatatan tidak sama.Indikator mutu penyimpanan obat di gudang farmasi Prosentase ketidaksesuaian barang antara di gudang dengan pencatatan :Sample counting. Sampel counting dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pengamatan dilakukan dalam waktu yang sama.TOR (Turn Over Ratio)Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat.Rumus :TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan HPP = Stok awal + pembelian stok akhir. Prosentase stock akhirStock mati Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan.Prosentase Barang yang akan EDPemeriksaan obat yang akan expire date atau kadaluarsa harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya hampir atau sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi.Prosentase stock berlebih Kesesuaian sistem distribusi obat FIFO, FEFOFormula pengelolaan inventory obat