pertemuan ke 5

MATERI TUTORIALAUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

(EKMA 4476)

Materi Pertemuan Ke 5Pendekatan Riset Dan Audit

Fungsi SDM

Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.

MODEL, PENDEKATAN, DAN INSTRUMEN RISET AUDIT SDM

Model Audit SDMAgar penerapan audit SDM efektif dan dapat dipertanggung jawabkan, serta dapat memberikan nilai tambah bagi Auditor selaku pelaku dan penanggung jawab audit, maka audit SDM disarankan menggunakan model yang berlandaskan filosofi holistik dan spiritual, aspek strategik, integratif dan berbasis proses bisnis serta berbasis kompetensi. Secara lebih rinci, beberapa landasan tersebut sbb:•Berlandaskan filosofi holistik, artinya manajemen SDM dilihat sebagai suatu keseluruhan, bukan sekedar penjumlahan dari setiap sub sistem SDM yang tercakup didalamnya. •Berlandaskan filosofi spiritual, artinya audit manajemen SDM memiliki tanggung jawab etika, sosial dan tanggung jawab kepada stakeholder (pegawai, pemakai, masyarakat dan pemerintah).



Model Audit SDM (Lanjutan.....)•Berlandaskan aspek strategik, artinya audit SDM mengacu pada pertimbangan keselarasan dan konsistensi praktek manajemen SDM dengan strategi manajemen SDM yang berorientasi pada tuntutan perubahan bisnis.•Berlandaskan aspek integratif, artinya audit SDM mengacu pada integrasi antara setiap sub sistem SDM yang saling mendukung.•Berbasis proses bisnis, artinya audit SDM terkait erat dengan proses bisnis setiap sub sistem SDM melalui audit dengan pendekatan input-proses-output.•Berbasis kompetensi artinya audit SDM tidak terlepas dari tuntutan kompetensi jabatan yang mencakup kompetensi utama, kompetensi generik, dan kompetensi teknis serta selaras dengan area karir jabatan.



Pendekatan Audit SDM Menurut Werther dan Davis, audit SDM memiliki beberapa pendekatan, diantaranya:•Pendekatan Komparatif. Obyek audit dibandingkan dengan suatu standar tertentu yang merupakan kondisi ideal atau kondisi yang diharapkan. •Pendekatan Otoritas Luar. Audit SDM bisa dilakukan oleh/atau mengacu pada pihak luar yang berwenang seperti pemerintah atau asosiasi industri. •Pendekatan Statistik. Dalam pendekatan ini, auditor harus memahami dan menguasai cara atau metode pengambilan sampel sampai dengan pengolahan dan analisis data. •Pendekatan ketaatan terhadap kebijakan dan peraturan. Dalam pendekatan ini, obyek audit dibandingkan dengan kebijakan dan peraturan yang ada, baik kebijakan dan peraturan internal perusahaan maupun eksternal. Dapat juga mengacu pada peraturan perundangan, seperti upah minimum, struktur dan skala gaji, serikat pekerja, keselamatan dan kesehatan kerja.•Pendekatan Management by Objective (MBO). Ini dilakukan untuk membandingkan obyek audit dengan tujuan yang telah ditetapkan. Tujuan ini umumnya terbagi dalam efektivitas dan efisiensi pengelolaan SDM. Author : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA., MM.


Instrumen Riset Audit SDMInstrumen ini biasanya digunakan pada tahap pelaksanaan audit. Beberapa instrumen diantaranya: •Analisis dokumen. Ini dapat dilakukan antara lain dengan meneliti berbagai dokumen terkait pengelolaan SDM perusahaan seperti uraian dan spesifikiasi jabatan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja, SOP rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan, formulir penilaian kinerja.•Wawancara. Ini merupakan cara yang sangat efektif untuk mendapatkan informasi atau mengklarifikasi temuan yang dihasilkan dari analisis dokumen. Wawancara bisa dilakukan terhadap manajer SDM, profesional SDM yang menangani aktivitas manajemen SDM, seperti staf bagian rekrutmen dan seleksi, atau staf yang menangani pelatihan. Wawancara untuk menggali informasi bisa juga dilakukan terhadap manajer lini atau karyawan biasa. Yang harus diperhatikan oleh auditor dalam melakukan wawancara adalah mewawancara orang atau sumber informasi yang tepat yang dapat memberi informasi yang dibutuhkan dalam melakukan audit.



Instrumen Riset Audit SDM (Lanjutan....)• Analisis historis. Analisis ini dapat dilakukan dalam audit SDM, misalnya dengan

membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan, atau jumlah jam pelatihan per orang per tahun selama beberapa tahun terakhir. Berbagai data historis ini bisa didapatkan melalui data sekunder berupa laporan yang ada, atau berupa data primer melalui survey dan atau wawancara.

• Survey. Auditor dapat melakukan survey, misalnya untuk mengetahui tingkat kepuasan kerja karyawan atau survey terhadap manajer lini terhadap efektivitas departemen SDM dalam menjalankan fungsinya terkait pengelolaan SDM. Survey dengan menggunakan kuesioner ini menawarkan beberapa keuntungan, antara lain auditor mendapatkan informasi yang banyak dalam waktu dan biaya yang relatif kecil. Selain itu, informasi dapat dengan mudah ditabulasi dan diolah karena bentuk pertanyaan yang seragam. Meskipun demikian, survey dengan menggunakan kuesioner juga memiliki kelemahan dimana informasi yang diperoleh mungkin tidak mendalam sehingga auditor perlu melakukan klarifikasi atau verifikasi lebih lanjut.



Instrumen Riset Audit SDM (Lanjutan....)• Eksperimen. Eksperimen dapat dilakukan, misalnya

dengan: calon karyawan yang hasil psikotesnya kurang disarankan untuk menilai reliabilitas dan validitas alat tes yang digunakan. Pada prinsipnya, eksperimen dilakukan dengan melibatkan obyek atau kelompok yang mendapat treatment dengan obyek atau kelompok yang tidak mendapat treatment (control group). Dengan demikian, hasil dari tretament tadi dapat dibandingkan antara kedua kelompok tersebut.

Dari lima instrumen riset diatas, umumnya yang paling

sering digunakan oleh peneliti adalah analisa dokumen, survey dengan angket (kuesioner), dan wawancara.


AUDIT FUNGSI PERENCANAAN DAN PENGADAAN SDM

Audit Fungsi Perencanaan SDMPerencanaan SDM merupakan proses sistematis yang dilakukan untuk memperkirakan permintaan dan ketersediaan SDM di masa yang akan datang sesuai dengan perkembangan bisnis perusahaan. Audit fungsi perencanaan SDM akan efektif apabila auditor memahami indikator kunci keberhasilan proses perencanaan SDM, yaitu:

1. Analisa peluang dan ancaman maupun kekuatan dan kelemahan bidang SDM yang tepat.

2. Metode pengukuran dan peramalan kebutuhan yang tepat.3. Sistem Informasi SDM yang terkini dan lengkap.4. Investasi SDM, penerapan pelatihan dan pengembangan SDM yang

tepat.5. Rencana suksesi dan bagan penempatan.



Audit Fungsi Perencanaan SDM (Lanjutan....)Untuk itu, auditor perlu mencermati:

1. Apakah perencanaan SDM terkait proyeksi kebutuhan SDM sudah mempertimbangkan rencana strategis perusahaan?

2. Apakah metode peramalan SDM yang digunakan sudah tepat?

3. Apakah perusahaan memiliki sistem informasi SDM?

Contoh kuesioner audit fungsi perencanaan SDM dapat diklik di sini.



Audit Fungsi Analisa JabatanAnalisa jabatan merupakan proses sistimatis dan tearah dalam rangka pengumpulan dan penganalisaan data mengenai fungsi, tugas, tanggung jawab, hubungan kerja, dan kondisi kerja. Audit ini akan efektif bilamana auditor memahami dan mampu memeriksa, mengevaluasi kelengkapan dan keakuratan data, informasi dengan mengacu pada indikator kunci keberhasilan yaitu :1.Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Analisa Jabatan.2.Ketepatan pemanfaatan sumber data.3.Organisasi pelaksanaan yang tertata.4.Ketepatan metode dan format uraian jabatan.5.Kompetensi analisContoh kuesioner dalam audit fungsi analisa jabatan dapat di klik di sini.



Audit Fungsi RekrutmenDalam rangka pengadaan SDM sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan, auditor perlu memeriksa apakah sistem rekrutmen yang berlaku di perusahaan telah didasarkan pada proses yang seharusnya. Yang berarti juga telah memenuhi seluruh indikator kunci keberhasilan yaitu :1.Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Rekrutmen.2.Ketepatan pelaksanaan e-rekrutmen. 3.Ketersediaan persyaratan jabatan berbasis kompetensi.4.Ketepatan pelaksanaan rekrutmen sesuai tahapan yang seharusnya.5.Ketepatan penggunaan metode dengan mempertimbangkan jabatan yang lowong dan dana yang tersedia.



Audit Fungsi Rekrutmen (Lanjutan.....)Untuk itu, auditor harus mencermati beberapa hal berikut dalam melakukan audit rekrutmen:1.Apakah perusahaan sudah memiliki SOP di bidang rekrutmen?2.Apakah perusahaan sudah memanfaatkan teknologi informasi dalam rekrutmen?3.Apakah persyaratan jabatan sudah dirumuskan secara tepat?

Contoh kuesioner dalam audit fungsi rekrutmen SDM dapat di klik di sini.



Audit Fungsi SeleksiAgar audit fungsi seleksi efektif auditor harus memahami dan mampu memeriksa kelengkapan dan ketepatan sistem seleksi yang berlaku dalam perusahaan dengan mengacu pada indikator kunci keberhasilan yaitu :1.Penetapan selection ratio yang tepat.2.Ketersediaan Standard Operating Procedure (SOP) Seleksi.3.Seleksi adminstratif yang selaras dengan persyaratan jabatan.4.Ketepatan tes pengetahuan umum dan keahlian profesi.5.Ketepatan tes potensi dan kompetensi dengan menggunakan metode dan peralatan tes yang tepat.6.Kelengkapan dan keakuratan tes kesehatan.7.Pertimbangan pengguna.



Audit Fungsi Seleksi (Lanjutan.....)Dalam melakukan audit seleksi, auditor harus memperhatikan:1.Apakah selection ratio yang digunakan sudah tepat?2.Alat tes apa saja yang digunakan, dan apakah sudah tepat?3.Apakah seleksi dilakukan bebas bias?

Contoh kuesioner dalam audit fungsi seleksi dapat di klik di sini.



Kunci Keberhasilan Audit SDMKeberhasilan pelaksanaan audit SDM sangat tergantung pada beberapa faktor kunci, yaitu:1. Model audit, metode pendekatan riset dan instrumen riset

yang digunakan. 2. Kompetensi auditor.

a. Memiliki kompetensi dalam hal prosedur, metode dan tehnik auditb. Memiliki kompetensi dalam hal sistem manajemen dan referensi

dokumenc. Memahami situasi perusahaan d. Memiliki kompetensi dalam hal perundang undangan, aturan yang

berlaku dan persyaratan lainnya di perusahaan3. Dukungan Manajemen Puncak dan kerjasama sinergis

Auditor dengan AuditeeAuthor : Padlah Riyadi., SE., Ak., CA.,

MM.

pertemuan ke 5

Education