peraturan menteri kehutanan103.52.213.225/hukum/simppu-lhk/public/uploads/files/p.63 (2).pdf ·...

- 1 -

PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN

REPUBLIK INDONESIA

NOMOR P.63/Menlhk-Setjen/2015

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP

DAN KEHUTANAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor

P.44/Menhut-II/2010 telah ditetapkan Pedoman Tata

Naskah Dinas Kementerian Kehutanan;

b. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Negara

Lingkungan Hidup Nomor 8 Tahun 2011 telah ditetapkan

Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan

Hidup;

c. bahwa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun

2015 telah ditetapkan Kementerian Lingkungan Hidup

dan Kehutanan dan berdasarkan Peraturan Menteri

Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor P.18/MenLHK-

II/2015 telah ditetapkan Organisasi dan Tata Kerja

Kementerian lingkungan Hidup dan Kehutanan;

d. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Negara

Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi

Nomor 80 Tahun 2012 telah ditetapkan Pedoman Tata

Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

e. bahwa berdaarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud

pada huruf a sampai dengan huruf d, perlu menetapkan

Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian

Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan;

- 2 -

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

Pembentukan Peraturan Perundang-undangan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011

Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5234);

2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik


3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera,

Bahasa dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan


Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik


4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang

Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan;

5. Keputusan Presiden Nomor 121/P Tahun 2014 tentang

Pembentukan Kementerian dan Pengangkatan Menteri

Kabinet Kerja Tahun 2014-2019, sebagaimana telah

diubah dengan Keputusan Presiden Nomor 79/P Tahun

2015;

6. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang

Organisasi Kementerian Negara;

7. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2015 tentang

Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan


Nomor 17);

8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur

Negara Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012

tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi

Pemerintah;

9. Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan

Nomor P.18/MenLHK-II/2015 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Kementerian lingkungan Hidup dan

Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun

2015 Nomor 713).

- 3 -

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN

KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN

TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP

DAN KEHUTANAN.

Pasal 1

Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup

dan Kehutanan merupakan acuan dalam pengelolaan tata

naskah dinas lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan

Kehutanan.

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup

dan Kehutanan sebagaimana tercantum dalam Lampiran

Peraturan Menteri ini.

Pasal 3

Ketentuan lebih lanjut mengenai Pedoman Tata Naskah Dinas

Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang belum

ditetapkan dalam Peraturan Menteri ini, dapat diatur dengan

Peraturan Eselon I sesuai bidang tugasnya.

Pasal 4

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, proses

penyesuaian diselesaikan dalam jangka waktu paling lambat 3

(tiga) bulan sejak Peraturan Menteri ini diundangkan.

Pasal 5

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku :

a. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.44/Menhut-

II/2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

Kementerian Kehutanan; dan

b. Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 8

Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas

Kementerian Lingkungan Hidup;

dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

- 4 -

Pasal 6

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya

dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal 24 November 2015

MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

SITI NURBAYA

Diundangkan di Jakarta

pada tanggal

DIREKTUR JENDERAL

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

WIDODO EKATJAHJANA

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016 NOMOR

Salinan sesuai dengan aslinya

KEPALA BIRO HUKUM,

ttd.

KRISNA RYA

- 5 -

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN

KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR : P.63/Menlhk-Setjen/2015

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN

LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara

melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan

pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah pusat

dan daerah.

Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah

adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi

tata naskah dinas (tata surat, distribusi, formulir dan media), penamaan

lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi,

pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan

lambang negara, lambang instansi dan cap dinas, penggunaan Bahasa

Indonesia yang baik dan benar, tata surat, perubahan, pencabutan,

pembatalan produk hukum serta ralat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh

instansi pemerintah pusat dan daerah telah diatur dalam Peraturan

Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi

Pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Tata Naskah

Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan disesuaikan dengan

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi tersebut dalam Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan

Kehutanan ini.

- 6 -

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan

Kehutanan dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah

dinas pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan

Kehutanan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang

efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas Kementerian

Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

C. Sasaran

1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam

penyelenggaraan tata naskah dinas Kementerian Lingkungan Hidup

dan Kehutanan.

2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur

lainnya dalam lingkup administrasi umum.

3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis

kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian.

4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah

dinas.

5. Berkurangnya tumpang tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata

naskah dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

D. Asas

Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas adalah

sebagai berikut :

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan

efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,

spesifikasi informasi serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang

baik, benar dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk

yang telah dibakukan.

- 7 -

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari

segi isi, format, prosedur, kewenangan dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu

kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan

tepat sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari

penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,

pemberkasan, kearsipan dan distribusi.

E. Pengertian

1. Administasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang

meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan

akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang

meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media

yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata

letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap

dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani

naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada

jabatannya.

6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah non

kementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri

dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi

dan kabupaten/kota.

- 8 -

7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka

Tunggal Ika.

8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Kementerian


F. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan

Hidup dan Kehutanan meliputi :

1. Pendahuluan.

2. Jenis naskah dinas.

3. Format naskah dinas.

4. Penyusunan naskah dinas.

5. Pejabat penanda tangan naskah dinas.

6. Penggunaan kop, logo dan cap dinas dalam naskah dinas.

7. Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.

- 9 -

BAB II

JENIS NASKAH DINAS

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan

pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan

dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi

pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,

penetapan dan penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan

terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar

Operasional Prosedur (SOP) dan surat edaran.

a. Peraturan

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat

kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh satuan

organisasi/unit kerja dalam sebuah instansi pemerintah dan dapat

merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya. Peraturan

bersama merupakan turunan dari peraturan.

b. Pedoman

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat

umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke

dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan

karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.

c. Petunjuk Pelaksanaan

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang

memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan

pelaksanaannya.

d. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah dinas yang

memuat serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai

berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana,

kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.

e. Surat Edaran

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

- 10 -

2. Naskah Dinas Penetapan

Jenis naskah dinas penetapan ada dua macam, yaitu :

a. Keputusan

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang

bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan

pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk :

1) Menetapkan / mengubah status kepegawaian / personal /

keanggotaan / material / peristiwa;

2) Menetapkan / mengubah / membubarkan suatu kepanitiaan /

tim;

3) Menetapkan pelimpahan wewenang.

b. Penetapan Angka Kredit

Penetapan Angka Kredit adalah penetapan angka yang diberikan

pejabat yang berwenang sebagai hasil penilaian kuantitatif dan

kualitatif atas prestasi yang dicapai oleh pejabat fungsional.

3. Naskah Dinas Penugasan

Yang termasuk naskah dinas penugasan ada tiga macam, yaitu :

a. Instruksi

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan

untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat

penting.

b. Surat Perintah

Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang

berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya

yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

c. Surat Tugas

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang


yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan

tugas dan fungsi.

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern

a. Nota Dinas

- 11 -

Nota Dinas adalah naskah dinas intern lingkup unit eselon I atau

eselon II dan unit kerja berlokasi di daerah yang dibuat oleh pejabat

dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan,

pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian kepada

pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa

catatan ringkas, disampaikan dari bawahan kepada atasan atau yang

sejajar, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat

yang dituju.

b. Memorandum

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat

mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan,

saran, pendapat kedinasan. Memorandum disampaikan dari atasan

kepada bawahan.

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam,

yaitu:

Surat Dinas

Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam

menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,

pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau

hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi

yang bersangkutan atau di dalam lingkup Kementerian Lingkungan

Hidup dan Kehutanan.

3. Surat Undangan

Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada

pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri

suatu acara kedinasan tertentu, seperti : rapat, upacara, dan

pertemuan.

C. Naskah Dinas Khusus

1. Surat Perjanjian

Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama

tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk

melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati

bersama.

- 12 -

Surat perjanjian terdiri dari dua macam, yaitu :

a. Perjanjian dalam negeri

Perjanjian dalam negeri adalah kerja sama perjanjian dalam negeri

antar instansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk

kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.

b. Perjanjian internasional

Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

2. Surat Kuasa

Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang

kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain

dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam

rangka kedinasan.

3. Berita Acara

Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses

pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak

dan para saksi apabila diperlukan.

4. Surat Keterangan

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau

seseorang untuk kepentingan kedinasan.

5. Surat Pengantar

Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk

mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.

6. Pengumuman

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang

ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau

perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.

7. Surat Izin

Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan dari pejabat

yang berwenang kepada badan hukum/kelompok perorangan untuk

melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan.

8. Surat Panggilan

Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang

kepada badan hukum/kelompok/perorangan atau pihak lain untuk

menghadap kepada pejabat yang terkait dalam kedinasan.

- 13 -

9. Surat Pernyataan Pelantikan

Surat Pernyataan Pelantikan adalah naskah dinas yang berisi

pernyataan dari seorang pejabat yang menyatakan bahwa seorang PNS

telah dilantik untuk menduduki suatu jabatan sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

10. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas yang berisi

pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang PNS

telah melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

11. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan

Surat Pernyataan Menduduki Jabatan adalah naskah dinas yang berisi

suatu pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang

PNS telah menduduki suatu jabatan sesuai dengan ketentuan yang

berlaku.

12. Laporan

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang

pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

13. Telaahan Staf

Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat

atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu

persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang

disarankan.

14. Formulir

Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah

untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat

dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu

berisi keterangan yang diperlukan.

15. Naskah Dinas Elektronik

Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi

informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam

multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas

elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

- 14 -

BAB III

FORMAT NASKAH DINAS

Format/bentuk naskah dinas berdasarkan jenisnya diatur sebagai berikut :

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok

atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan

dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang

berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan

penugasan.

1. Naskah Dinas Pengaturan

Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan

terdiri atas undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan

bersama, peraturan menteri, peraturan pejabat eselon I, pedoman,

petunjuk pelaksanaan, standar operasional prosedur (SOP) dan surat

edaran.

Untuk undang-undang dan peraturan pemerintah tidak diatur dalam

ketentuan ini dan telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

a. Peraturan Bersama

1) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Peraturan Bersama terdiri dari :

(1) Lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan

secara simetris, atau logo (untuk non pejabat negara)

yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas,

disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;

(2) Kata PERATURAN BERSAMA dan nama jabatan pejabat

yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(3) Nomor, yang ditulis dibawahnya;

(4) Kata penghubung TENTANG, yang ditulis dengan

huruf kapital;

(5) Judul peraturan bersama, yang ditulis dengan huruf

kapital;

- 15 -

(6) frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakan di

tengah margin;

(7) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan

bersama, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri

dengan tanda baca koma.

b) Konsiderans

Bagian konsiderans Peraturan Bersama terdiri dari :

(1) Kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat

alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang

perlu ditetapkannya peraturan bersama;

(2) Kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat

peraturan perundang-undangan sebagai dasar

pengeluaran peraturan bersama.

c) Diktum

Bagian diktum Peraturan Bersama terdiri dari :

(1) Kata MEMUTUSKAN, yang ditulis seluruhnya dengan

huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan

diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di

tengah margin;

(2) Kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata

Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata

Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata

Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri

dengan tanda baca titik dua;

(3) Nama yang tercantum dalam judul peraturan perundang-

undangan dicantumkan lagi setelah kata Menetapkan,

didahului dengan pencantuman jenis peraturan

perundang-undangan.

d) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh

peraturan bersama, sama dengan ketentuan dalam

penyusunan peraturan yang substansi peraturan diuraikan

dalam pasal-pasal.

- 16 -

e) Kaki

Bagian kaki Peraturan Bersama terdiri dari :

(1) Tempat dan tanggal penetapan peraturan bersama yang

ditulis di sebelah kanan, kemudian dibawahnya adalah

jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan

huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma,

tanda tangan, nama lengkap pejabat yang

menandatangani (ditulis dengan huruf kapital);

(2) Disebelah kiri ditulis jabatan pejabat yang menetapkan

peraturan bersama dan diakhiri dengan tanda koma,

tanda tangan, nama lengkap pejabat yang

menandatangani peraturan bersama, yang ditulis dengan

huruf kapital.

2) Pengabsahan

a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum

digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan

telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh

pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau

administrasi umum;

b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan

sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata :


pada tanggal

DIREKTUR JENDERAL



REPUBLIK INDONESIA,

(NAMA PEJABAT)

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ...NOMOR ...

serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang;

- 17 -

c) Pada penutup untuk pengabsahan dicantumkan kalimat :

Peraturan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.


pengundangan Peraturan Bersama ini dengan penempatannya


3) Hal yang Perlu Diperhatikan

Naskah asli peraturan bersama yang diparaf harus disimpan

sebagai arsip dan yang diedarkan berupa salinan yang

ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum, Kementerian


Format Peraturan Bersama dapat dilihat pada Contoh 1.

b. Peraturan Menteri

1) Susunan

a) Judul

(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis,

nomor, tahun penetapan dan nama peraturan;

(2) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan

isi peraturan;

(3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang

diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca.

Contoh :

PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN

KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR : P.XX/MENLHK-Setjen/2015

TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN

LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN

b) Pembukaan

Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut :

(1) Frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di

tengah margin.

(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di

tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.

- 18 -

Contoh : MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN

KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA,

(3) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang.

(a) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-

pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan

pembuatan peraturan.

(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur

pengaturan lebih lanjut dari peraturan yang lebih

tinggi yang menjadi latar belakang pembuatannya.

(c) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa

peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang

tepat karena tidak mencerminkan tentang latar

belakang dan alasan dibuatnya peraturan.

(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok

pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam

rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan

pengertian.

(e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad

dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali

dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca

titik koma.

(4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat.

(a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan

peraturan perundang-undangan dan peraturan

perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan

perundang-undangan tersebut.

(b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan

sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-

undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.

(c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang

dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan

pencantuman perlu memperhatikan tata urutan

peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya

sama disusun secara kronologis berdasarkan saat

pengundangan atau penetapannya.

- 19 -

(d) Undang-undang, peraturan pemerintah dan peraturan

menteri perlu dilengkapi dengan pencantuman

Lembaran Negara Republik Indonesia dan

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia atau

Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di

antara tanda baca kurung.

(5) Diktum, terdiri dari :

(a) kata MEMUTUSKAN, yang ditulis seluruhnya dengan


diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan

di tengah margin;

(b) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata




dengan tanda baca titik dua.

(c) Nama yang tercantum dalam judul peraturan

perundang-undangan dicantumkan lagi setelah kata

Menetapkan, didahului dengan pencantuman jenis

peraturan perundang-undangan.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh peraturan memuat :

(1) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang

dirumuskan dalam pasal-pasal;

(2) Substansi yang pada umumnya dikelompokkan ke dalam:

(a) Ketentuan Umum;

(b) Materi Pokok yang diatur;

(c) Ketentuan Sanksi Administratif (jika diperlukan);

(d) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan);

(e) Ketentuan Penutup.

d) Kaki

Bagian kaki peraturan terdiri dari :

(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal

penetapan peraturan;

- 20 -

(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis

dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca

koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan,

yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan

gelar.

2) Pengabsahan





administrasi umum.




pada tanggal

DIREKTUR JENDERAL



REPUBLIK INDONESIA,

(NAMA PEJABAT)

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ...NOMOR ...

serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang.

c) Pada penutup untuk pengabsahan dicantumkan kalimat :

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal

diundangkan.

- 21 -


pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya


3) Hal yang perlu diperhatikan

Naskah asli peraturan menteri yang diparaf harus disimpan

sebagai arsip dan yang diedarkan berupa salinan yang

ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum.

Format Peraturan Menteri dapat dilihat pada Contoh 2.

c. Peraturan Eselon I

1) Susunan

a) Judul

(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis,

nomor, tahun penetapan dan nama peraturan.

(2) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan

isi peraturan.

(3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang

diletakkan di tengah marjin, tanpa diakhiri tanda baca.

Contoh :

PERATURAN DIREKTUR JENDERAL

PENGENDALIAN DAERAH ALIRAN SUNGAI DAN HUTAN

LINDUNG

NOMOR : P.85/PDASHL-Set/2015

TENTANG

(JUDUL PERATURAN)

b) Pembukaan

Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut :

(1) Frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di

tengah margin.

(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di

tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.

Contoh :

DIREKTUR JENDERAL PENGENDALIAN DAERAH

ALIRAN SUNGAI DAN HUTAN LINDUNG,

- 22 -

(3) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang.

(a) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-

pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan

pembuatan peraturan.

(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur

pengaturan lebih lanjut dari peraturan yang lebih

tinggi yang menjadi latar belakang pembuatannya.

(c) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa

peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah

kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar

belakang dan alasan dibuatnya peraturan.

(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok

pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam

rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan

pengertian.

(e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad

dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali

dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca

titik koma.

(4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat.

(a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan

peraturan perundang-undangan dan peraturan

perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan

perundang-undangan tersebut.

(b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan

sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-

undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.

(c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang

dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan

pencantuman perlu memperhatikan tata urutan

peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya

sama disusun secara kronologis berdasarkan saat

pengundangan atau penetapannya.

- 23 -

(d) Undang-undang, peraturan pemerintah, dan peraturan

menteri perlu dilengkapi dengan pencantuman

Lembaran Negara Republik Indonesia dan

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia atau

Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di

antara tanda baca kurung.

(5) Diktum, terdiri dari :

(a) kata MEMUTUSKAN, yang ditulis seluruhnya dengan


diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan

di tengah margin;

(b) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata




dengan tanda baca titik dua.

(c) Nama yang tercantum dalam judul Peraturan

Perundang-undangan dicantumkan lagi setelah kata

Menetapkan, didahului dengan pencantuman jenis

peraturan perundang-undangan.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh peraturan memuat :

(1) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang

dirumuskan dalam pasal-pasal;

(2) Substansi yang pada umumnya dikelompokkan ke dalam :

(a) Ketentuan umum;

(b) Materi pokok yang diatur;

(c) Ketentuan sanksi administratif (jika diperlukan);

(d) Ketentuan penutup.

d) Kaki

Bagian kaki peraturan terdiri dari :


penetapan peraturan;


dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca

koma;

- 24 -

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan,


gelar.

(5) Tembusan disampaikan kepada yang berkepentingan.

2) Pengabsahan





administrasi umum.



Salinan sesuai dengan aslinya

Kepala Bagian Hukum (disesuaikan dengan nama

nomenklatur organisasi),

(nama lengkap dan gelar)

NIP. ...........


Naskah asli peraturan yang diparaf harus disimpan sebagai

arsip.

Format peraturan eselon I dapat dilihat pada Contoh 3.

d. Pedoman

1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat

umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan

ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan

dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.

2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang

lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan

pejabat yang berwenang.

- 25 -

3) Susunan

a) Lampiran

Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis

di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan

nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo

dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk non

pejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta

dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan

nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta

ditempatkan secara simetris.

b) Kepala

Bagian kepala pedoman terdiri dari

(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan

dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris

dengan huruf kapital.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari

(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan

tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian

umum;

(2) materi pedoman;

(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan

dan penjabaran lebih lanjut.

d) Kaki

Bagian kaki pedoman terdiri dari

(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan;

(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa

mencantumkan gelar.

Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 4.

- 26 -

e. Petunjuk Pelaksanaan

1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang

memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan

pelaksanaannya.


Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani

petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi

instansi pemerintah.

3) Susunan

a) Lampiran

Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran

peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan

lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk

pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan

tertinggi instansi (untuk non pejabat negara) yang diletakkan

secara simetris di atas serta dicantumkan tulisan lampiran

peraturan, nomor, tentang dan nama pelaksanaan dengan

menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara

simetris.

b) Kepala

Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital

dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan

huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari

(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud

dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup,

pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan

jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,

koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain

yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

- 27 -

d) Kaki

Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari :

(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk

pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan

diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;

(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi

yang berlaku.

Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 5A dan

Contoh 5B.

f. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar operasional prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi

tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan

aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana,

dan oleh siapa dilakukan.

SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional

standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi

pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi

pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.

1) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala standar operasional prosedur (SOP) terdiri

dari:

(1) Kop naskah dinas berisi logo serta nama instansi yang

ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara

simetris;

(2) Tulisan Standar Operasional Prosedur yang

dicantumkan di bawah logo instansi, ditulis dengan

huruf kapital, serta nomor yang ditulis secara simetris

di bawahnya;

(3) Kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah kata

Standar Operasional Prosedur yang ditulis dengan

huruf kapital dan diletakkan secara simetris;

- 28 -

(4) Judul Standar Operasional Prosedur, yang ditulis

dengan huruf kapital secara simetris dan diletakkan di

bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh standar operasional prosedur memuat :

(1) Dasar penetapan standar operasional prosedur;

(2) Pertimbangan ditetapkannya standar operasional

prosedur;

(3) Prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan.

c) Kaki

Bagian kaki standar operasional prosedur terdiri dari :

(1) Tempat dan tanggal penetapan;

(2) Nama jabatan penanda tangan;

(3) Tanda tangan pejabat penanda tangan dan cap instansi;

(4) Nama pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf

kapital;

Format standar operasional prosedur dapat dilihat pada Contoh 6.

g. Surat Edaran

1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.


Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat

edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat

dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi

pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi

surat edaran.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari :

(1) Kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang

negara/logo instansi dan nama jabatan/instansi, yang

ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;

(2) Kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi

surat edaran;

- 29 -

(3) Tulisan SURAT EDARAN, yang dicantumkan di bawah

lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf

kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara

simetris;

(4) Kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah kata surat

edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(5) Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris di bawah kata tentang.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat edaran memuat :

(1) Alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;

(2) Peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain

yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;

(3) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap

mendesak.

c) Kaki

Bagian kaki surat edaran terdiri dari :

(1) Tempat dan tanggal penetapan;

(2) Nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis

dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) Tanda tangan pejabat penanda tangan;

(4) Nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis

dengan huruf kapital;

(5) Cap dinas.

d) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat

dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang

kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.

Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 7A dan 7B.

2. Naskah Dinas Penetapan

Jenis naskah dinas penetapan terdiri dari Keputusan dan Penetapan

Angka Kredit (PAK)

a. Keputusan

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang

bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan

pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:

- 30 -

1) menetapkan/ mengubah status kepegawaian/ personal/

keanggotaan/ material/ peristiwa;

2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;

3) menetapkan pelimpahan wewenang.

Wewenang Penetapan dan Penandatanganan


keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup

tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Susunan

1) Kepala

Bagian Kepala Keputusan terdiri dari :

a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama

jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi

(untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

b) kata KEPUTUSAN dan nama jabatan pejabat yang

menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

d) kata penghubung TENTANG, yang ditulis dengan huruf

kapital;

e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital;

f) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, yang

ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca

koma.

2) Konsiderans

Bagian konsiderans keputusan terdiri dari :

a) Kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/

tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlu

ditetapkannya keputusan;

b) Kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan

perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.

- 31 -

c) Diktum

Bagian diktum keputusan terdiri dari :

(1) Diktum dimulai dengan kata MEMUTUSKAN yang ditulis

dengan huruf kapital dan diikuti kata Menetapkan di tepi

kiri dengan huruf awal kapital.

(2) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah

kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.

(3) Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi

dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan

perundang-undangan.

d) Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh

keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan

peraturan, tetapi substansi keputusan diuraikan bukan

dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan

bertingkat/diktum KESATU, KEDUA, KETIGA dan

seterusnya.

e) Kaki

Bagian kaki keputusan terdiri dari :

(1) Tempat dan tanggal penetapan keputusan;

(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan

huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan,


gelar.

f) Pengabsahan

(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa

sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah,

suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat

diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di

bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang

ditunjuk sesuai dengan substansi keputusan.

- 32 -

(2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan

sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai

dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama

pejabat penanda tangan. Nama jabatan dan nama lengkap

ditulis dengan huruf kapital.

g) Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

h) Hal yang perlu diperhatikan

Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf harus

disimpan sebagai arsip.

Format keputusan dapat dilihat pada Contoh 8A, 8B, dan 8C.

b. Penetapan Angka Kredit (PAK)

Penetapan Angka Kredit (PAK) adalah naskah dinas yang memuat

penyesuaian angka kredit unsur dan sub unsur kegiatan pada

masing-masing jabatan fungsional dan ditetapkan oleh pejabat yang

berwenang.

3. Naskah Dinas Penugasan

a. Instruksi

1) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau

arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas

bersifat sangat penting.



instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala instruksi terdiri dari :

(1) Kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan

tulisan nama jabatan (untuk pejabat nagara) atau logo

instansi dan nama instansi (untuk non pejabat negara)

yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(2) Kata : INSTRUKSI dan nama jabatan pejabat yang

menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

- 33 -

(3) NOMOR Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(4) Kata TENTANG, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(5) Judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(6) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi, yang

ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda

baca koma secara simetris.

b) Alinea Pembuka

Bagian Alinea Pembuka instruksi terdiri dari :

(1) Kata Dalam rangka, yang memuat latar belakang

penetapan instruksi;

(2) Kata Dengan ini menginstruksikan, yang memuat

perintah penetapan instruksi ditujukan kepada siapa.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi.

d) Kaki

Bagian kaki Instruksi terdiri dari :


penetapan instruksi;


dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

e) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang

berkepentingan.

f) Hal yang perlu diperhatikan

(1) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok

sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan

perundang-undangan.

(2) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi

tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B.

- 34 -

b. Surat Perintah

1) Pengertian

Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat

yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai

lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan

tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau

pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,

dan tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat perintah terdiri dari :

(1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama

jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama

instansi (untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;

(2) Kata SURAT PERINTAH, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris;

(3) Nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah memuat :

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat

perintah, dasar memuat ketentuan yang dijadikan

landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa Memberi Perintah, yang

ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris,

diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan

pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada

ditulis kata Untuk disertai perintah-perintah yang yang

harus dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian kaki surat perintah terdiri dari :

(1) Tempat dan tanggal surat perintah;

- 35 -

(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya,

dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat

perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada

setiap awal unsurnya;

(5) Cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat

perintah.

b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada

pejabat/instansi yang terkait.


a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari

kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan

keterangan.

c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat

selesai dilaksanakan.

Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 10A dan 10B.

c. Surat Tugas

1) Pengertian

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang


yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai

dengan tugas dan fungsi.


Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat

yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat tugas terdiri dari :

- 36 -

(1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama

jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama

instansi (untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;

(2) Kata SURAT TUGAS, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(3) Nomor, yang ditulis di bawah tulisan surat tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal sebagai

berikut :

(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar

pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas,

dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan

ditetapkannya surat tugas tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa Memberi Tugas, yang

ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris,

diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan

pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada

ditulis kata Untuk disertai tugas-tugas yang yang harus

dilaksanakan.

c) Kaki

Bagian kaki surat tugas terdiri dari :

(1) Tempat dan tanggal surat tugas;

(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis

dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya,

dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas,

yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal

unsurnya;

(5) Cap dinas.

4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi

yang terkait.

- 37 -


a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom

nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat

selesai dilaksanakan.

Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 11A dan 11B.

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern

a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota Dinas adalah naskah dinas intern lingkup unit eselon I atau

eselon II dan unit kerja berlokasi di daerah yang dibuat oleh

pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan

laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau

penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang

bersifat rutin, berupa catatan ringkas, disampaikan dari

bawahan kepada atasan atau yang sejajar, dan dapat langsung

dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.


Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan

organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala nota dinas terdiri dari :

(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan

organisasi yang ditulis secara simetris di tengah atas;

(2) kata NOTA DINAS, yang ditulis dengan huruf kapital

secara simetris;

(3) kata NOMOR, yang ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti

dengan tanda baca titik;

(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

- 38 -

(6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(7) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka,

isi dan penutup ditulis secara singkat, padat dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat

dan tembusan (jika perlu).

d) Hal yang perlu diperhatikan

(1) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

(2) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

Format nota dinas dapat dilihat pada Contoh 12.

b. Memorandum

1) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat

mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan,

peringatan, saran, pendapat kedinasan. Memorandum

disampaikan dari atasan kepada bawahan.


Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan

instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan

tanggung jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala memorandum terdiri dari :

(1) kop naskah dinas, yang berupa nama instansi/satuan

organisasi ditulis secara simetris di tengah atas, kecuali

memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat

negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara;

(2) kata MEMORANDUM, ditulis di tengah dengan huruf

kapital;

(3) kata NOMOR, ditulis di bawah kata memorandum dengan

huruf kapital;

(4) singkatan Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

- 39 -

(7) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka,

alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat dan jelas.

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama

pejabat serta tembusan jika diperlukan.

c) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama

pejabat serta tembusan jika diperlukan.


a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas instansi.

b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;

Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 13.

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya satu macam, yaitu

surat dinas.

a. Pengertian

Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam

menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,

pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,

atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar

instansi/organisasi yang bersangkutan atau di dalam lingkup

Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.

b. Wewenang Penandatanganan

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,

fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari :

a) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama


(untuk non pejabat negara) secara simetris;

b) Nomor, sifat, lampiran dan hal, yang diketik dengan huruf

awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;

c) Tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas

sejajar/sebaris dengan nomor;

- 40 -

d) Kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama

jabatan yang dikirimi surat;

e) Alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,

dan penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari :

a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri

tanda baca koma;

b) tanda tangan pejabat;

c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf

awal kapital;

d) cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;

e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika

ada).

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.

e. Hal yang perlu diperhatikan

1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat

dinas;

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran

dicantumkan jumlahnya;

3) Hal, berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan

huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda

baca.

Format surat dinas dapat dilihat pada Contoh 14A dan 14B.

3. Surat Undangan

a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada

pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk

menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara,

dan pertemuan.

b. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,

fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

- 41 -

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri dari :

a) Kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama


(untuk nonpejabat negara);

b) Nomor, sifat, lampiran dan hal, yang diketik di sebelah kiri di

bawah kop surat undangan;

c) Tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah

kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) Kata Yth., ditulis di bawah Hal, yang diikuti dengan nama

jabatan dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari :

a) Alinea pembuka;

b) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan

acara;

c) Alinea penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis

dengan huruf awal kapital, tanda tangan dan nama pejabat

ditulis dengan huruf awal kapital.

d. Hal yang perlu diperhatikan

1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang

membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat

undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk

kartu.

3) Lampiran undangan dapat ditandatangani oleh pejabat setingkat

dibawahnya.

Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 15A, dan 15B.

- 42 -

C. Naskah Dinas Khusus

1. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama

tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk

melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati

bersama.

a. Perjanjian Dalam Negeri

1) Pengertian

Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat

maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau

perjanjian kerja sama.


Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam

negeri, baik di pusat maupun di daerah dan ditandatangani oleh

pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

3) Susunan

a) Kepala

Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri

dari :

(1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara

simetris, atau logo (untuk non pejabat negara) yang

diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan

dengan penyebutan nama instansi;

(2) nama instansi;

(3) judul perjanjian; dan

(4) nomor.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat

perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama

penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian

dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

- 43 -

Format surat perjanjian dalam negeri dapat dilihat pada Contoh 16A

dan 16B.

b. Perjanjian Internasional

Proses pembuatan perjanjian internasional diatur sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

2. Surat Kuasa

a. Pengertian

Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang

kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain

dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu

dalam rangka kedinasan.

b. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat kuasa terdiri dari :

a) Kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang

diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) Judul surat kuasa;

c) Nomor surat kuasa.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.

3) Kaki

Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal,

bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para

pihak yang berkepentingan dan dibubuhi meterai.

Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 17.

3. Berita Acara

a. Pengertian

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses

pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para

pihak dan para saksi apabila diperlukan.

b. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala berita acara terdiri dari :

a) Kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan

secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) Judul berita acara;

- 44 -

c) Nomor berita acara.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari :

a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para

pihak yang membuat berita acara;

b) Substansi berita acara.

3) Kaki

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan

penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para

pihak dan para saksi.

Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 18.

4. Surat Keterangan

a. Pengertian

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau

seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai

dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat keterangan terdiri dari :

a) Kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi

diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) Judul surat keterangan;

c) Nomor surat keterangan.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang

menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan

tujuan diterbitkannya surat keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal,

bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang

membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak

pada bagian kanan bawah.

Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 19.

- 45 -

5. Surat Pengantar

a. Pengertian

Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk

mengantar/menyampaikan barang atau naskah.


Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai


c. Susunan

1. Kepala

Bagian kepala Surat Pengantar terdiri dari :

a. kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan

secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b. nomor;

c. tanggal;

d. Nama jabatan/alamat yang dituju;

e. tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris ditulis

dengan huruf kapital.

2. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri

dari :

a. nomor urut;

b. jenis yang dikirim;

c. banyaknya naskah/barang;

d. keterangan.

3. Kaki

Bagian kaki surat pengantar terdiri dari :

a. pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi :

1) nama jabatan pembuat pengantar;

2) tanda tangan;

3) nama dan NIP;

4) cap jabatan/instansi.

b. penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi :

1) nama jabatan penerima;

2) tanda tangan;

3) nama dan NIP;

4) cap instansi;

- 46 -

5) nomor telepon/faksimile;

6) tanggal penerimaan.


Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap : lembar pertama untuk

penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 20.

6. Pengumuman

a. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau

perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.


Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang

mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala pengumuman terdiri dari :

a) Kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang

ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

b) Tulisan PENGUMUMAN dicantumkan di bawah logo instansi,

yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor

pengumuman dicantumkan di bawahnya;

c) Kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah pengumuman

ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) Rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf

kapital secara simetris di bawah tentang.

2) Batang Tubuh

Batang tubuh Pengumuman hendaknya memuat :

a) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;

b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;

c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

3) Kaki

Bagian kaki pengumuman terdiri dari :

a) Tempat dan tanggal penetapan;

b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan

huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

- 47 -

c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;

d) Nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

e) Cap dinas.


1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan

kepada kelompok/golongan tertentu.

2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat

cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 21.

7. Surat Izin

a. Pengertian

Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan dari pejabat

yang berwenang kepada badan hukum/kelompok perorangan untuk

melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan.


Surat izin dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan

tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala surat izin terdiri dari :

a) Kop naskah dinas;

b) Tanggal surat;

c) Tulisan : SURAT IZIN yang diletakkan secara simetris ditulis

dengan huruf kapital;

d) Nomor surat izin

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat izin terdiri dari isi surat izin (diberikan

kepada, keperluan dan ketentuan).

3) Kaki

Bagian kaki surat izin terdiri dari :

nama jabatan;

a) Tanda tangan;

b) Nama pejabat yang memberi izin dan NIP;

c) Cap instansi dan tembusan.

Format surat izin dapat dilihat pada Contoh 22.

- 48 -

8. Surat Panggilan

a. Pengertian

Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang

kepada badan hukum/kelompok/perorangan atau pihak lain untuk

menghadap kepada pejabat yang terkait dalam kedinasan.


Surat panggilan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai


c. Susunan

1) Kepala


b) Tanggal surat;

c) Tulisan SURAT PANGGILAN yang diletakkan secara simetris

ditulis dengan huruf kapital;

d) Nomor surat

2) Batang Tubuh, terdiri dari :

a) Identitas pegawai yang dipanggil (nama, NIP, pangkat/gol.

ruang, jabatan dan unit organisasi);

b) Identitas pejabat yang akan meminta keterangan (nama, NIP,

pangkat/gol. ruang, jabatan dan unit organisasi);

c) Waktu menghadap : hari, tanggal, waktu/jam dan tempat.

3) Kaki, terdiri dari :

a) Nama jabatan;

b) Tanda tangan;

c) Nama pejabat yang memanggil dan NIP;

d) Cap instansi dan tembusan.

Format surat panggilan dapat dilihat pada Contoh 23.

9. Surat Pernyataan Pelantikan

a. Pengertian

Surat Pernyataan Pelantikan adalah naskah dinas yang berisi

pernyataan dari seorang pejabat yang menyatakan bahwa seorang

PNS telah dilantik untuk menduduki suatu jabatan sesuai dengan



Surat Pernyataan Pelantikan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat

sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

- 49 -

c. Susunan

1) Kepala


b) Tulisan SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN yang diletakkan

secara simetris ditulis dengan huruf kapital;

c) Nomor surat

2) Batang Tubuh:

a) Nama pejabat yang membuat pernyataan, NIP, pangkat/gol.

ruang dan jabatan;

b) Nama pejabat yang dinyatakan dilantik, NIP, pangkat/gol.

ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.

3) Kaki

a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun;

b) Kata Yang Membuat Pernyataan;

c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan tembusan.

Format Surat Pernyataan Pelantikan dapat dilihat pada Contoh 24.

10. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

a. Pengertian

Surat pernyataan melaksanakan tugas adalah naskah dinas yang

berisi pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa

seorang PNS telah melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan

yang berlaku.


Surat pernyataan melaksanakan tugas dibuat dan ditandatangani

oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala


b) Tulisan SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS yang

diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital;

c) Nomor surat.

2) Batang Tubuh


ruang dan jabatan;

- 50 -

b) Nama pejabat yang dinyatakan melaksanakan tugas, NIP,

pangkat/gol. ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.

3) Kaki



c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan tembusan.

Format Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas dapat dilihat pada

Contoh 25.

11. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan

a. Pengertian

Surat Pernyataan Menduduki Jabatan adalah naskah dinas yang

berisi suatu pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa

seorang PNS telah menduduki suatu jabatan sesuai dengan



Surat pernyataan menduduki jabatan dibuat dan ditandatangani

oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung

jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala


b) Tulisan SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN yang

diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital;

c) Nomor surat

2) Batang Tubuh


ruang dan jabatan;

b) Nama pejabat yang dinyatakan melaksanakan tugas, NIP,

pangkat/gol. ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.

3) Kaki



c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan

tembusan.

Format Surat Pernyataan Menduduki Jabatan dapat dilihat pada

Contoh 26.

- 51 -

D. Laporan

1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang

pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.

3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam

huruf kapital dan diletakkan secara simetris.

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh laporan terdiri dari :

1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan,

serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;

2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor

yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang

dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;

3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan;

4) Penutup, yang merupakan akhir laporan.

c. Kaki

Bagian kaki Laporan terdiri dari :

1) Tempat dan tanggal pembuatan laporan;

2) Nama jabatan pejabat pembuat laporan, yang ditulis dengan

huruf awal kapital;

3) Tanda tangan;

4) Nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

Format Laporan dapat dilihat pada Contoh 27.

E. Telaahan Staf

1. Pengertian

Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau

staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan

dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

- 52 -

2. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala telaahan staf terdiri dari :

1) Judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas;

2) Uraian singkat tentang permasalahan.

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari :

1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang

persoalan yang akan dipecahkan;

2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan

data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang

dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang

akan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan

landasan analisis dan pemecahan persoalan;

4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan

akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya,

pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat

dilakukan;

5) Kesimpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan

pilihan cara bertindak atau jalan keluar;

6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas

saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang

dihadapi.

c. Kaki

Bagian kaki telaahan staf terdiri dari :

1) Nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf

awal kapital;

2) Tanda tangan;

3) Nama lengkap;

4) Daftar lampiran.

Format telaahan staf dapat dilihat pada Contoh 28.

- 53 -

F. Formulir

Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah

untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam

bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi

keterangan yang diperlukan.

1. Bentuk formulir antara lain : lembar disposisi, kartu tamu, dan lain-lain.

Format kartu tamu dapat dilihat pada Contoh 29.

2. Piagam

Format/bentuk Piagam adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat, terdiri dari : kop surat, tulisan PIAGAM

PENGHARGAAN nomor, pejabat yang menetapkan, jenis piagam

penghargaan.

b. Batang tubuh, terdiri dari : nama, alamat (identitas yang menerima

piagam penghargaan) dan subtansi pemberian piagam.

c. Kaki surat, terdiri dari : tempat, tanggal, bulan dan tahun, nama

jabatan, tanda tangan dan nama pejabat yang menandatangani

piagam, NIP dan disebelah kiri bawah pasfoto (bila diperlukan).

Format Piagam dapat dilihat pada Contoh 30.

3. Sertifikat

Format/bentuk sertifikat adalah sebagai berikut :

a. Kepala surat, terdiri dari : kop surat, tulisan SERTIFIKAT nomor,

pejabat yang menetapkan.

b. Batang tubuh, terdiri dari : nama, alamat (identitas yang menerima

sertifikat), waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan serta subtansi

pemberian sertifikat.

c. Kaki surat, terdiri dari : tempat, tanggal, bulan dan tahun, nama

jabatan, tanda tangan dan nama pejabat, NIP dan disebelah kiri

bawah pasfoto (bila diperlukan).

Format sertifikat dapat dilihat pada Contoh 31.

G. Naskah Dinas Elektronik

Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi

yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia

elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik

diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

- 54 -

BAB IV

PENYUSUNAN NASKAH DINAS

A. Persyaratan Penyusunan

Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,

padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam

penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.

1. Ketelitian

Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan

kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,

kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.

Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam

mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.

2. Kejelasan

Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.

3. Singkat dan Padat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan

benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).

4. Logis dan Meyakinkan

Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan

gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis

dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga

memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.

5. Pembakuan

Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku

sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format

maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan

memperlancar pemahaman isi naskah dinas.

B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas

Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama

naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau

nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengidentifikasi

bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala

nama instansi digunakan untuk mengidentifikasi bahwa naskah dinas

ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara.

- 55 -

Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut :

1. Nama jabatan

Kertas dengan kepala nama jabatan dan lambang negara digunakan

untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh pejabat negara.

Kepala nama jabatan berturut-turut terdiri dari gambar lambang negara

dan nama jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak

di atas secara simetris. Perband

peraturan menteri kehutanan103.52.213.225/hukum/simppu-lhk/public/uploads/files/p.63 (2).pdf ·...

Documents