peran humas dalam mendokumentasikan kegiatan …/peran...fakultas ilmu sosial dan ilmu politik...

24

PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN DI PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

(PERIODE BULAN FEBRUARI – APRIL)

Oleh

SRI PURWANTI D.1607088

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang komunikasi Terapan

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010

25

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan zaman yang semakin pesat, telah menuntut insan-

insan didalamnya untuk dapat menjawab segala tantangan yang ada. Seperti

yang kita ketahui, saat ini masyarakat telah kritis dan pintar akan berbagai hal.

Baik itu dalam suatu kegiatan, tindakan-tindakan ataupun kebijakan-

kebijakan. Mudahnya pintu akses untuk mendapatkan berbagai informasi

adalah salah satu alat yang dapat memenuhi segala keinginan-keinginan

publik. Agar dapat membangun kelangsungan suatu lembaga ataupun instansi

maka dibutuhkan Sumber Daya Manusia(SDM) yang memiliki berbagai

keahlian, ketrampilan dan tenaga yang memadai untuk dapat membaca

tantangan dan mampu menghadapi masalah-masalah yang terjadi sehingga

dapat terselesaikan tanpa merugikan pihak lain.

Untuk itu guna menyikapi semua tantangan, permasalahan,

persaingan, serta pelayanan yang ada pada saat ini, mahasiswa program

Diploma III Komunikasi Terapan diberikan suatu sistem pelatihan atau yang

disebut dengan Kuliah Kerja Media. Kuliah Kerja Media ini merupakan

sebagai mata kuliah akhir yang bertujuan untuk mempersiapkan para

mahasiswa Diploma III ketika menghadapi tantangan saat memasuki dunia

kerja. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media(KKM) akan memberikan kesempatan

bagi mahasiswa untuk mengaplikasikan teori serta konsep-konsep yang telah

didapatkan selama masa perkuliahan serta mampu membandingkan antara

26

ilmu yang diperoleh dengan praktek di dunia kerja. Sehingga, dari

perbandingan tersebut, diharapkan mahasiswa mampu beradaptasi dan

bersikap profesional dengan lingkungan tempat bekerja, serta dapat

mengantisipasi masalah-masalah di dalam maupun di luar lingkungan kerja.

Sesuai dengan salah satu fungsi Humas adalah mampu

mengantisipasi masalah-masalah dengan lingkungan luar yaitu masyarakat.

Masyarakat adalah sekelompok orang yang sangat berperan dalam

pembangunan dan kemajuan suatu daerah. Untuk mencakup kemajuan dan

pembangunan daerah, maka dibutuhkan suatu sistem pengelolaan yang dapat

mengatur segala kebutuhan masyarakat yaitu Pemerintahan. Sehingga

masyarakat dapat berjalan dengan tertib sesuai tata aturan yang berlaku.

Dalam proses pengembangannya dibutuhkan berbagai kebijakan,

tindakan serta kegiatan yang bersangkutan dengan kesejahteraan masyarakat.

Maka Pemerintahan Kota Surakarta membentuk suatu badan yang berfungsi

sebagai jembatan komunikasi antara pemerintah dengan masyarakat dan

media. Yaitu bagian Humas dan Protokol Sekretariat Kota Surakarta. Satuan

kerja Perangkat Daerah (SKPD) bagian Humas dan Protokol ini dibentuk agar

segala kegiatan yang dilaksanakan Pemerintah Kota Surakarta dapat berjalan

sesuai rencana dan terjalin kerjasama yang saling menguntungkan.

Humas adalah suatu bagian penerangan bagi Pemerintahan Kota

Surakarta. Salah satu tugas Humas yang tidak boleh dianggap remeh adalah

dalam hal mendokumentasikan berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh

Pemerintah Kota Surakarta. Dokumentasi merupakan suatu alat untuk

mengumpulkan data dari kegiatan yang akan dan saat dilaksanakan suatu

27

kegiatan. Fungsi dari dokumentasi sendiri adalah sebagai bukti telah

terlaksananya suatu kegiatan, serta dapat memberikan kemudahan dalam hal

kearsipan bagi Pemerintahan Kota Surakarta karena telah terlaksananya

beberapa kegiatan.

Tugas dari dokumentasi acara tidak hanya memotret kegiatan, tetapi

juga meliput acara yang telah dilaksanakan. Sehingga dibutuhkan kerjasama

dengan berbagai media massa yang ada. Agar dalam hal pemberitaan kegiatan

dapat tersampaikan dengan baik kepada masyarakat. Serta diharapkan

timbulnya umpan balik atas terlaksananya kegiatan tersebut dari masyarakat.

Peran Humas yang sangat memiliki andil untuk kelangsungan

Pemerintahan Kota Surakarta dirasa sangat menarik untuk dijadikan tempat

Kuliah Kerja Media. Sebagaimana yang kita ketahui, bahwa Humas adalah

sub sistem yang berfungsi dalam hal publikasi kegiatan maupun kebijakan

kepada masyarakat. Sehingga dengan adanya Kuliah Kerja Media ini dapat

memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk lebih mengetahui secara

luas dunia kerja dan mampu memanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

B. Tujuan Kuliah Kerja Media

1. Tujuan Khusus

Tujuan khusus dari pelaksanaan Kuliah Kerja Media ini adalah

sebagai berikut :

a. Memperoleh pengalaman, serta wawasan dalam

melaksanakan berbagai tugas di Pemerintahan Kota

Surakarta.

28

b. Dapat mengetahui tentang langkah-langkah serta tindakan

pemerintah dalam menjalin hubungan dengan media massa.

c. Melatih penulis untuk lebih kreatif, komunikatif serta

bersifat kooperatif dalam menghadapi dan menyelesaikan

tugas-tugas yang diberikan di lingkungan kerja.

d. Dapat Ikut merasakan serta berperan sejauh mana fungsi

humas dibagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah

Kota Surakarta terhadap Pemerintah Kota Surakarta, media

dan masyarakat Surakarta.

e. Dapat mengetahui lebih dalam sejauhmana cara kerja

Humas disetiap kegiatan di bagian Humas dan Protokol

Kota Surakarta dalam mendokumentasikan kegiatan-

kegiatan.

2. Tujuan Umum

Tujuan Umum yang menjadikan penulis melaksanakan Kuliah

Kerja Media adalah :

a) Guna memenuhi syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya

Program Diploma III Komunikasi Terapan, selain itu juga

untuk memenuhi kegiatan proses akhir perkuliahan yang

merupakan salah satu syarat kelulusan, sesuai dengan peraturan

yang berlaku di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

29

b) Untuk menerapkan, mempraktekkan dan membuktikan teori-

teori tentang ilmu kehumasan yang telah didapatkan di bangku

perkuliahan dengan dunia kerja.

c) Penulis ingin mencari pengalaman, memperoleh pengetahuan

dan merasakan bagaimana menghadapi persaingan ilmu serta

keahlian. Sehingga penulis tidak akan merasakan asing disaat

memasuki dunia kerja nantinya.

d) Mampu melatih kreatifitas serta Profesionalitas dalam

menjalankan tugas-tugas yang diberikan sehingga dapat

mempersiapkan diri dalam menghadapi persaingan dunia kerja.

e) Membina hubungan baik antara fakultas dengan

lembaga/instansi dimana penulis melaksanakan Kuliah Kerja

Media.

30

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Definisi Hubungan Masyarakat (Humas)

Istilah “Hubungan Masyarakat” yang disingkat “Humas” sebagai

terjemahan dari istilah Public Relations, di Indonesia sudah benar-benar

memasyarakatkan dalam arti kata telah dipergunakan secara luas oleh

departemen, jawatan, perusahaan, badan, lembaga dan lain-lain organisasi

kekaryaan. Karena Public Relations menyangkut kepentingan setiap

organisasi, baik itu bersifat komersial maupun yang nonkomersial, maka

kehadirannya sangat dibutuhkan.

Diterjemahkannya Public Relations yang merupakan metode

komunikasi dan objek studi ilmu komunikasi itu menjadi hubungan

masyarakat (Humas). Hingga awal tahun 1970-an tercatat tidak kurang dari

dua ribu definisi mengenai Public Relations atau hubungan masyarakat yang

dapat dijumpai dalam buku-buku, majalah-majalah ilmiah, atau berkala-kala

lainnya. Definisi-definisi tersebut diketengahkan oleh para ahli hubungan

masyarakat dengan titik pandangan dari berbagai sudut, ada yang dari sudut

manajemen, sudut ekonomi dan lain-lain.

Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka para

pemraktek hubungan masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The

International Public Relations Associations bersepakat untuk merumuskan

sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua pihak. Definisinya

adalah sebagai berikut :

31

“Public Relations is a management function of a continuing and planned

character, through which public and private organizations and institutions

seek towin and retain the understanding, sympathy and support of those with

whom they are or may be concerned – by evaluating public opinion about

themselves, in order to correlate as far as possible, their own policies and

procedure to achieve, by planned and widespread information, more

productive coorperation and more efficient fulfillment of their common

interest.”

(Hubungan Msayarakat adalah Fungsi manajemen dari ciri yang dijalankan

secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi-organisasi

dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berusaha memperoleh

dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut

pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya – dengan menilai pendapat

umum di antara mereka dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan

kebijaksanaan dan ketatalaksanaan mereka, guna mencapai kerja sama yang

lebih efisien, dengan melancarkan informasi yang berencana dan tersebar

luas). (Onong Uchyana, 2002, hal : 131 - 134)

Sedangkan definisi menurut Institute of Public Relations (IPR)

Menurut kamus IPR terbitan bulan November 1987 : “Praktek humas dan

PR adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan

berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik

dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap

khalayaknya”.

32

Pada Agustus 1978, telah diadakan Pertemuan asosiasi-asosiasi PR

seluruh dunia di Mexico City, dan kemudian menghasilkan pernyataan

mengenai definisi PR sebagai berikut: “Praktek kehumasan adalah suatu seni

sekaligus suatu disiplin ilmu sosial yang menganalisis berbagai

kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan kosekuensi darinya,

memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta

menerapkan program-program tindakan yang terencana untuk melayani

kebutuhan organisasi dan atau kepentingan khalayaknya”. (Frank Jefkins,

1995. Hal: 8 – 9)

Dari sebagian pengertian tentang Public Relations diatas, maka dapat

disimpulkan bahwa Public Relations adalah suatu fungsi manajemen yang

berperan sebagai jembatan komunikasi antara lembaga dengan publik, baik

internal maupun eksternal organisasi. Eksternal organisasi yaitu memberikan

informasi kepada khalayak di luar lingkungan. Sedangkan kedalam yaitu

berupaya memberikan saran-saran kepada publik internal. Serta mampu

menerapkan program-program yang telah direncanakan dan mampu mengatasi

masalah yang akan terjadi. Sehingga akan terbentuk kerjasama dan loyalitas

baik dari publik internal maupun eksternal organisasi.

B. Tujuan Humas

Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan

humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan

dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa ke

dalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya

33

kognisi, afeksi, dan perilaku positif publik terhadap organisasi/lembaga.

Dengan demikian, rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah

sebagai berikut :

a. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi)

Tujuan humas pada akhirnya adalah membuat publik dan

organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan,

kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing.

b. Menjaga dan Membentuk saling Percaya (Aspek Afeksi)

Bila tujuan yang pertama mengarah pada penguatan dan perubahan

pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada

tujuan emosi, yakni pada sikap(afeksi) saling percaya (mutual

confidence).

c. Memelihara dan Menciptakan Kerja Sama (Aspek Psikomotoris)

Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan

terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata.

Mengacu pada tiga tujuan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa

setelah pengetahuan/pikiran di buka, emosi/kepercayaan disentuh maka

selanjutnya perilaku positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali

pada tujuan yang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif terhadap

organisasi lembaga dimana humas berada. (frida Kusumastuti, 2002. Hal : 20

– 22)

34

C. Fungsi Humas

Fungsi merupakan kegunaan untuk mencapai tujuan

organisasi/lembaga. untuk mencapai tujuan suatu lembaga, maka humas

memiliki dua fungsi, yakni fungsi konstruktif dan fungsi korektif.

a) Fungsi Konstruktif

Peranan humas dalam hal ini menyiapkan mental publik untuk menerima

kebijakan organisasi/lembaga, humas menyiapkan “mental” organisasi

lembaga untuk memahami kepentingan publik, humas mengevaluasi

perilaku publik maupun organisasi untuk direkomendasikan kepada

manajemen, humas menyiapkan prakondisi untuk mencapai saling

pengertian, saling percaya dan saling membantu terhadap tujuan-tujuan

publik organisasi/lembaga yang diwakilinya. Fungsi konstruktif ini

mendorong humas membuat aktivitas ataupun kegiatan-kegiatan yang

terencana, berkesinambungan yang cenderung bersifat proaktif. Termasuk

di sini humas bertindak secara preventif (mencegah).

b) Fungsi korektif

Fungsi korektif maksudnya adalah apabila suatu organisasi mengalami

masalah-masalah (krisis) dengan publik, maka disinilah peran humas

dalam mengatasi agar terselesaikannya masalah tersebut.

Sementara menurut Cutlip dan Center mengatakan bahwa fungsi PR

meliputi hal-hal berikut:

35

1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi.

2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan

menyebarkan informasi dari lembaga kepada publik dan menyalurkan

opini publik kepada organisasi.

3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi

untuk kepentingan umum.

4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dan publik, baik

internal maupun eksternal.(Frida Kusumastuti, 2002. Hal, 22-24)

Dari beberapa pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi dari

Humas bagi organisasi adalah pertama, fungsi konstruktif yaitu dengan cara

menunjang kegiatan serta mencapai tujuan dari suatu organisasi, mampu

berkomunikasi baik internal maupun eksternal organisasi, melayani publik sesuai

dengan kebutuhan dan keinginan, dan mampu membina hubungan harmonis.

Sedangkan untuk fungsi kedua adalah fungsi korektif. Fungsi korektif ini berperan

saat suatu organisasi ataupun lembaga telah mengalami masalah-masalah krisis

sehingga humas berperan untuk mengatasi terselesaikannya masalah yang sedang

terjadi.

D. Proses Public Relations

Hubungan Masyarakat menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam

jajaran masing-masing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun

keluar organisasi. Dalam organsasi berusaha menyelenggarakan komunikasi

internal perusahaan. Dan keluar memberikan informasi kepada masyarakat. Maka

36

dengan begitu dibutuhkan proses humas yang tepat dalam menjalankan tugasnya,

yaitu sebagai berikut : (menurut Cutlip dan Center)

1. Fact Finding (Pengumpulan data)

Tahap Fact Finding merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta yang erat

sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan dilakukan. Data harus lengkap dan

keterangan-keterangan yang mentah di olah. Pada fase ini seorang PRO harus

mengadakan perbandingan, pertimbangan dan penilaian. Sehingga akhirnya

diperoleh kesimpulan sampai dimana derajat ketelitian dan derajat kebenaran dari

data yang diperoleh.

2. Planning (Perencanaan)

Dalam tahap ini PRO melakukan penyusunan daftar masalah. Dengan adanya

daftar itu maka akan dapat diambil suatu pemikiran yang cepat untuk

mengatasinya serta menentukan orang-orangnya yang akan menggarap

pelaksanaannya. Perencanaan ini perlu disusun dengan matang, mengingat

kegiatan ini merupakan salah satu tahap yang turut menentukan suksesnya

pekerjaan Humas secara keseluruhan.

3. Communicating (Komunikasi)

Tidak lepas dari perencanaan tentang bagaimana mengkomunikasikan dan apa

yang dikomunikasikan sebenarnya dapat diperoleh dari tujuan yang diharapkan

dapatt dihasilkan dari kegiatan Public Relations. Efektifitas komunikasi selain

ditentukan isi pesan serta teknik penyebaran, ditentukan khususnya oleh

Predisposisi (keadaan mudah terpengaruh) untuk menerima isi tersebut.

37

4. Evaluation (Penilaian)

Setelah fase komunikasi, maka suatu organisasi ingin mengetahui akibat dan

pengaruhnya terhadap publik. Hal ini dilakukan melalui evaluasi. Tujuan

utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan public relations

benar-benar dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau

tidak. Maka, penilaian sangat lah penting, tanpa adanya penilaian tidak akan

diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan public relations yang telah

berlangsung. (Bambang Siswanto, 1985. Hal 15-22)

E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas

Ruang Lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas adalah

meliputi antara lain :

a. Pengumpulan data

Pengumpulan data mempunyai tugas mengumpulkan dan mengolah data

untuk keperluan informasi bagi masyarakat dan lembaga serta informasi

umpan balik dari masyarakat. Dengan rincian tugas :

1. Mengumpulkan data untuk keperluan informasi

2. Mengolah data

3. Menyajikan data sehingga siap digunakan

b. Penerangan

Penerangan mempunyai tugas mempersiapkan pemberian penerangan

kepada masyarakat tentang kebijakan dan pelaksanaan kegiatan lembaga

melalui media massa. Yaitu rincian tugas sebagai berikut :

1) Menyebarkan informasi, dengan jelas :

38

a) Menyediakan dan mengumpulkan bahan informasi

b) Memberikan paket informasi.

c) Memberikan bahan berita (release) baik yang tertulis maupun

foto.

2) Mengadakan hubungan dengan media massa, yang berupa :

a) Menyiapkan baik lewat pers maupun TVRI/RRI yang

berbentuk berita, wawancara, varia pendidikan, dinamika

pembangunan, siaran pedesaan, apresiasi budaya dan lain-lain.

b) Mengadakan konferensi Pers

c) Mengatur wawancara langsung antara pejabat dengan para

wartawan.

3) Mengadakan pemberian kehumasan yang berupa :

a) Mengadakan temu karya (rapat kerja)

b) Mengadakan temu karya para wartawan dengan para pejabat

4) Membuat dokumentasi kegiatan lembaga, meliputi dokumentasi

foto, rekaman pidato, film movie, sambutan-sambutan, siaran

TVRI dalam bentuk video.

5) Menyelenggarakan pameran

6) Memberikan pelayanan informasi dengan menyajikan berita-berita

dan kliping.

7) Mentranskrip rekaman pidato dan mengarsipkannya.

8) Mengalbumkan foto-foto kegiatan

9) Mengikuti kunjungan kerja pejabat/pimpinan.

39

10) Mengadakan wisata pers (pers tour) ke obyek yang telah

ditentukan.

c. Publikasi

Publikasi mempunyai tugas mengurus publikasi tentang kebijakan dan

pelaksanaan kegiatan lembaga. Berikut perincian tugas dari publikasi :

1) Menerbitkan warta harian, mingguan, majalah bulanan dan folder

(leaflet).

2) Menerbitkan buku kerja.

3) Menerbitkan kalender kerja.

4) Ikut serta menyelenggarakan pameran, antara lain pameran

pembangunan. (A.W.Widjaja, 1986. Hal 57-59)

F. Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi kegiatan

Setiap lembaga maupun organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai

sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannya terlebih dahulu. Seberapa jauh

berhasil atau tidak tergantung dari usaha serta kemampuan pengelola lembaga dan

organisasi itu sendiri, khususnya peranan Humas juga sangat diperlukan. Hal ini

dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan. Dengan adanya devisi

humas diharapkan suatu kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang

telah ditetapkan sebelumnya. Salah tugas humas yang harus diperhatikan dalam

suatu kegiatan adalah Dokumentasi.

Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan

data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya

adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam membuat dokumentasi kegiatan

40

lembaga meliputi dokumentasi foto, rekaman pidato, sambutan-sambutan serta

siaran TVRI dalam bentuk video.

a. Dokumentasi Foto

Kekuatan gambar yang melebihi kata-kata. Foto selalu memberi dampak

otentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistik, orang

biasanya mudah menerima bukti berupa foto daripada kata-kata.

Dalam humas foto, foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan,

berita, iklan,maupun untuk kepentingan arsip/dokumentasi. Oleh karena itu,

humas harus dapat mengusahakan foto yang baik, yakni yang menarik dan

menyolok, terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, “berbicara”

atau mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer yang

profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih. (Frida

Kusumastuti, 2002. Hal 33)

b. Dokumentasi Sambutan-sambutan

Seseorang yang berprofesi humas di lembaga pemerintahan atau

perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa

menulis naskah pidato bagi atasannya.

Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari :

1. Pendahuluan, berisi penjelasan singkat dan latar belakang tentang

tujuan substansi yang dipidatikan supaya terbentuk hubungan

berfikir dengan khalayak pendengar.

2. Inti materi pidato yaitu uraian yang berisi tentang argumentasi

yang mengacu kepada topik pidato yang telah dipilihnya dan

dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.

41

3. Kesimpulan berisi saripati dari keseluruhan materi yang

dipidatokan. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardiant, 2005. Hal 75-

76)

c. Dokumentasi Press Release

Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh

Public Relations dalam suatu organisasi yang disampaikan kepada pengelola

pers/redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk

dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dan Elvinaro

Ardiant, 2005. Hal 54)

Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan kegiatan,

maka press release juga dapat digunakan sebagai data untuk dijadikan bukti

telah terlaksananya suatu acara.

G. KEHUMASAN PEMERINTAH

Humas Pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian

humas di institut pemerintahan dibentuk untuk mempublikasikan atau

mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Memberi informasi secara

teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institut serta

memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan perundang-

undangan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan

masyarakat. Selain keluar, humas pemerintahan dan politik juga harus

memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang

segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi

42

masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan

dilaksanakan, ataupun yang sedang diusulkan.

Seiring dengan tuntutan transparansi dari masyarakat luas sebagai

publik pemerintahan, manfaat humas dalam penyelenggaraan pemerintahan

secara umum telah diterima sejak lama. Bahkan beberapa kalangan

mengatakan, pemanfaatan humas oleh pemerintahan mendahului

penggunaannya oleh nonpemerintahan. Humas dalam pemerintahan dan

politik tidak dapat dilepaskan dari opini publik.

Pemerintahan Indonesia sendiri sejak tahun 1970-an memutuskan

untuk membentuk Bagian Penerangan Masyarakat (merupakan cikal bakal

bagian humas yang sejak tahun 1983 semua kantor Pemda Tk.II dilengkapi

dengan bagian humas ini. Pada tahun 1971 Indonesia membentuk

BAKOHUMAS (Badan Koordinasi Hubungan Masyarakat) yang bertugas

membantu Menteri Penerangan dalam menetapkan kebijakan pembinaan

hubungan yang lancar dan harmonis antara masyarakat dan pemerintah,

mengadakan koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan kerjasama antar-humas

departemen, merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan

sesuai dengan kebijakan pemerintah. Jadi, kepeloporan pemerintah dalam

pelembagaan dan pendidikan humas sangat tinggi.

Tugas pemerintah memang sangat berat, sebab masyarakat yang

dihadapi terdiri dari berbagai publik dengan kepentingannya yang sangat

kompleks pula. Hal ini memang tidak lepas dari “karakteristik” yang melekat

dalam setiap pemerintah, antara lain sebagai berikut :

43

a. Program Pemerintah ditujukan untuk masyarakat luas. Dengan

berbagai latar belakang, karakter, ekonomi, pendidikan yang beragam.

b. Seringkali hasilnya abstrak, yang sulit dilihat dalam waktu dekat,

bahkan dalam jangka yang panjang sekalipun, karena sifatnya yang

integral dan berkesinambungan. Melibatkan generasi ke generasi.

Bahkan program pemerintah cenderung dibayar dengan “harga sosial”

yang tinggi. Program-program pemerintah seringkali tidak dapat

menghindari perlunya “pengorbanan” sosial (masyarakat). Disinilah

perlunya pendekatan khusus untuk melibatkan partisipasi dan

emansipasi masyarakat.

c. Program pemerintah selalu mendapat pengawasan berbagai kalangan,

terutama pers, lembaga swadaya masyarakat(LSM), dan sebagainya.

Mereka sangat berperan dalam proses penyadaran masyarakat

mengenai permasalahan-permasalahan mereka sebagai warga

masyarakat.

Dengan demikian, ada dua sisi yang melatarbelakangi perkembangan

humas pemerintahan. Pertama, adalah sisi pentingnya humas bagi

pemerintahan. Kedua, adalah hambatan-hambatan yang dihadapi oleh

humas pemerintahan. Dua sisi ini pada akhirnya mengakibatkan

penampilan humas pemerintahan yang tersembunyi di bawah berbagai

nama, tugas, wewengan dan dibiayai dari berbagai macam cara yang

berbeda. Kebanyakan humas pemerintah diarahkan untuk hubungan

dengan media, masalah umum, dokumentasi, dan publikasi.

44

BAB III

DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT

DAERAH KOTA SURAKARTA

A. Latar Belakang

Di era globalisasi seperti sekarang ini terjadi lompatan-lompatan besar

kemajuan peradaban, yang berimplikasi terhadap problema dan tantangan

kehumasan. Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang meningkat

pesat harus dipahami sebagai tantangan yang akan selalu menempatkan

peranan kehumasan pada posisinya yang semakin penting.

Upaya untuk melakukan reformasi dan revitalisasi peran kehumasan

sangat penting dan menjadi tuntuan yang mendesak saat ini. Adalah suatu hal

yang tidak menguntungkan, apabila dalam tata informasi tidak memiliki

lembaga yang kompeten untuk menjalankan tugas-tugas kehumasan.

Demikian pula terkait dengan tugas-tugas di bidang keprotokolan

sudah saatnya memperbaiki pola pikir untuk tidak sekedar mengatur dan

mendesain acara-acara resmi keprotokolan, tetapi harus menyentuh

kepentingan publik dan promosi-promosi pengembangan potensi daerah. Pola

pikir keprotokolan harus diubah dan harus siap sedia menampung aspirasi dan

komplain dari masyarakat dapat meningkat partisipasinya dalam

mengembangkan daerahnya.

Dengan membiarkan setiap perkembangan membentuk pencitraan

negatif dan stigmatisasi yang buruk terhadap penyelenggaraan pemerintahan

adalah sebuah kesia-siaan yang secepatnya harus segera diatasi. Dengan kata

45

lain peran humas dan keprotokolan sangat dibutuhkan dengan

membentuk sebuah unit kerja yang tidak hanya sekedar meneruskan informasi

dari pimpinan, atau menanggapi berita-berita sumir mass media, namun lebih

dikembangkan agar lebih proaktif untuk mampu mengemas informasi sesuai

fakta yang benar dan berimbang, sehingga dapat membentuk opini publik

yang proporsional. Penataan peranan kehumasan dan keprotokolan serta para

perangkatnya memerlukan strategi khusus sehingga memungkinkan unit

kehumasan dan keprotokolan dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam

melaksanakan fungsinya dengan memperhatikan prinsip pengorganisasian

dengan membagi habis tugas yang ada. Sehingga setiap pegawai ada

tempatnya dan setiap pegawai pada tempatnya.

Menyikapi situasi demikian, melalui Peraturan Daerah Kota Surakarta

No.6 Tahun 2008 dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah

Kota Surakarta sebagai salah satu perangkat daerah di lingkungan Pemerintah

Kota Surakarta yang ikut serta dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah

berdasarkan prinsip otonomi yang luas, nyata dan bertanggung jawab secara

efektif dan efisien dalam mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum

maupun kesejahteraan masyarakat di bidang informasi dan komunikasi.

B. NAMA UNIT KERJA :

BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERH

KOTA SURAKARTA

46

C. VISI

OPTIMALISASI PELAYANAN UMUM, PEMBERDAYAAN DAN

PERAN SERTA MASYARAKAT DI BIDANG INFORMASI DAN

KOMUNIKASI MELALUI REFORMASI DAN REVITALISASI

PERAN KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN

D. MISI

1) Mengkomunikasikan strategi kehumasan dan keprotokolan secara

efeketif kepada internal maupun eksternal

2) Menyelaraskan implementasi strategi kehumasan dan keprotokolan

3) Menciptakan citra kepemerintahan yang positif

4) Menumbuhkan kepercayaan seluruh elemen masyarakat terhadap

Pemerintah Daerah

E. Lambang Pemerintah Kota Surakarta

47

Arti Lambang :

Warna hijau berarti hidup, warna-warna putih, kuning, merah, dan

hitam melukiskan nafsu diantara beberapa nafsu manusia. Semuanya berarti

hidup harus dapat menguasai nafsunya.

Makna dari lukisan :

a. Perisai mewujudkan lambang perjuangan dan perlindungan.

b. Tugu lilin menyala melukiskan kebangunan dan kesatuan

kebangsaan.

c. Keris melambangkan kejayaan dan kebudayaan.

d. Panah berarti selalu waspada.

e. Jalur mendatar berombak berarti Bengawan Sala.

f. Bintang kanan kiri melukiskan bintang dilangit dan berarti

kesejahteraan.

g. Bambu runcing menggambarkan perjuangan rakyat.

h. Kapas dan padi melukiskan pakaian dan makanan yang berarti :

Do'a kearah kemakmuran.

i. Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti bulan 6, jumlah

16 dari buah padi berarti tanggal 16.

48

j. Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta

dan Sidomukti mengandung arti do'a keluhuran.

24

F. STRUKTUR ORGANISASI

Guna menunjang kinerja di dalam Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, maka dibutuhkan suatu struktur yang mampu

menjalankan tugas tersebut. Yaitu sebagai berikut :

KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

KEPALA SUB BAGIAN PEMBERITAAN KEPALA SUB BAGIAN

PENGUMPULAN DAN

DISTRIBUSI INFORMASI

KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL

Penyusun Naskah I

Penyusun Naskah II

Petugas Dokumentasi II

Petugas Dokumentasi I

Penyusun Kliping

Administrasi Surat

Pengelola Kepegawaian

Pengelola Barang

Caraka

Bendahara Pembantu Pengeluaran Gaji

Pengelola Keprotokolan

Pengemudi Kantor

1

1

G. URAIAN TUGAS

Berdasarkan pada :

PERATURAN WALIKOTA SURAKARTA NOMOR 9 TAHUN

2008 TENTANG PENJABARAN TUGAS POKOK, FUNGSI DAN

TATA KERJA SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA.

1. KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

1) Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas

menyelenggarakan hubungan masyarakat dan keprotokolan, menyusun

perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan

tugas perangkat daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat

daerah, pembinaan dan fasilitasi, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan

pelaksanaan kebijakan pemerinatahan daerah di bidang publikasi,

pengelolaan informasi, analisis media, informasi, acara protokoler dan

pelayanan tamu.

2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut :

a. Menyusun program kerja Bagian Humas dab Protokol berdasarkan

rencana strategis dan program kerja tahunan Sekretariat Daerah;

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta

pemerataan tugas;

c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas;

d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan;

2

2

e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan

hambatan serta memberikan jalan keluarnya;

f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan

kinerja;

g. Membangun tata alir informasi yang sirkular antara pemerintah dan

publik baik secara horisontal, lintas sektor maupun ke masyarakat

melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik;

h. Mengolah dan menganalisa opini publik sebagai bahan perumusan

kebijakan pemerintah kota;

i. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi dan

perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan Pembangunan

Pemerintah Kota;

j. Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas pimpinan;

k. Menyusun acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai

dengan aturan ke protokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara

dan tata penghormatan;

l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah;

m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan

berkala dan tahunan;

n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas;

o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas;

3

3

p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;

q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan;

2. KEPALA SUG BAGIAN PEMBERITAAN

1) Kepala Sub Bagian Pemberitaan mempunyai tugas melakukan penyiapan

perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian tugas

perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan

pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah dan melakukan

pemberitaan di berbagai media yang meliputi penyiapan maskah sambutan

dan makalah, publikasi dan penerbitan serta peliputan.

2) Uraian tugas dimaksud pada ayat (1) adalah sebgai berikut :

a) Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pemberitaan berdasarkan

program kerja Bagian Humas dan Protokol;

b) Membagi tugas kepada bawahan sesuia bidang tugas agar tercipta

pemerataan tugas;

c) Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas;

d) Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan;

e) Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan

hambatan serta memberikan jalan keluarnya;

4

4

f) Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan

peningkatan kinerja;

g) Menghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan

dengan urusan keprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan;

h) Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan serta pedoman dan

petunjuk teknis yang berhubungan dengan perjalanan dinas

pimpinan dan urusan keprotokolan;

i) Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara-upacara, pelantikan,

rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya serta

jadual perjalanan dinas pimpinan;

j) Menyiapkan, mengatur akomodasi dan pengamanan

penyelenggaraan penerimaan Tamu-tamu Negara, Tamu-tamu

daerah dan Tamu Perwakilan Negara Sahabat;

k) Mengatur Persiapan rapat, jamuan, upacara dan kendaraan untuk

tamu yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler;

l) Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan;

m) Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah;

n) Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan

berkala dan tahunan;

o) Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas;

p) Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka

kelancaran pelaksanaan tugas;

5

5

q) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas;

r) Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan;

PENUNJUKAN STAF DALAM JABATAN

1. SUB BAGIAN PEMBERITAAN

No NAMA PANGKAT/ GOL. RUANG

NIP JABATAN

1. SUROSO SIP Penata Muda Tk.I/IIIb

197011191992031001 Penyusun Naskah Sambutan

2. BAMBANG HARJANTO Spd Penata Muda/IIIa

197201171996031002 Penyusunan Naskah Sambutan

3. WIDARMOKO Pengatur Muda Tk.I/IIb

196409041986031017 Petugas Dokumentasi

4. SANDY Pengatur/IIc

195406011978111003 Petugas Dokumentasi

5. WAGIRAN Pengatur Muda/IIa

196701051988031010 Pengemudi Kantor

2. SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI

INFORMASI

No.

NAMA PANGKAT/ GOL.RUANG

NIP JABATAN

1. ARSO DANARDONO SS Penata Muda/IIIa

198209082006041011 Penyusun Kliping

2. EDY SAMEKTO Penata Muda Tk.I/IIIb

195612231988031004 Pengelola Kepegawaian

3. HARYASTUTI Pengatur/IIc

196108301982032005 Pengadministrasi Surat

4. ENDANG SRI RAHAYU Penata Muda Tk.I/IIIb

195901281985032002 Pengelola Barang

5. SUPADI Pengatur/IIc

195904101981021002 Caraka

6

6

3. SUB BAGIAN PROTOKOL

No. NAMA PANGKAT/ GOL.RUANG

NIP JABATAN

1. EVI MAHANANI AVIANTO, SE Penata Muda/IIIa

197612191996032001 Bendahara Pembantu Pengeluaran Gaji

2. YULI HARSASI Pengatur/IIc

197907211999032002 Pengelola keprotokolan

3. CHRISTIANA ERNY KANTI W,SH Penata Muda Tk.I/IIIb


4. JIWANA TUNGGA DEWI, SE,Msi Penata Muda/IIIa


5. BRM.SURYO PRASETYO Pengatur Muda Tk.I/IIb

198005092005011010 Bendahara Pembantu Pengeluaran Gaji

6. SUTARSO Penata Muda Tk.I/IIIb


7. ANTON SETYO WIBOWO Amd Pengatur Tk.I/IId


8. SARWONO Pengatur Muda Tk.I/IIb


9. THOYIB SUMINAR Pengatur Muda Tk.I/IIb


PENJABARAN TUGAS POKOK

1. SUB BAGIAN PEMBERITAAN NO NAMA TUGAS POKOK 1. SUROSO · Menyiapkan Naskah

sambutan Walikota · Menyiapkan materi

kegiatan siaran dialog interaktif radio

· Menyiapkan materi kegiatan siaran sialog interaktif televisi lokal

· Melaksanakan kegiatan iklan layanan masyarakat melalui media televisi

· Melaksanakan kegiatan

7

7

pelayanan informasi · Membuat spj kegiatan

program kerjasama informasi dengan mass media

· Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan

2. BAMBANG HARJANTO · Menyiapkan naskah Sambutan Walikota

· Melakukan liputan kegiatan Pemerintah kota Surakarta

· Mendokumentasikan dan mengarsipkan kegiatan pemerintah Kota Surakarta

· Melaksanakan kegiatan publikasi pembangunan daerah melalui media cetak dan elektronik

· Membantu pelaksanaan kegiatan jumpa pers


3. WIDARMOKO · Melakukan liputan kegiatan Pemerintah kota Surakarta

· Mendokumentasikan dan mengarsipkan kegiatan Pemerintah Kota Surakarta

· Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi

· Melaksanakan kegiatan publikasi pembangunan daerah melalui media cetak dan elektronik



4. SANDI · Melakukan liputan kegiatan Pemerintah Kota Surakarta

· Mendokumentasikan kegiatan Pemerintah Kota Surakarta

· Melaksanakan kegiatan publikasi pembangunan

8

8

daerah melalui media cetak dan elektronik



5. WAGIRAN · Membantu pelaksanaan kegiatan kehumasan dan keprotokolan melalui sarana mobil operasional


2. SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI No. NAMA TUGAS POKOK 1. ARSO DANARDONO · Melaksanakan kegiatan kliping

· Membuat analisis berita · Membuat dan mendistribusikan

press release · Melaksanakan kegiatan Jateng

Newsroom · Melaksanakan kegiatan

pelayanan informasi · Membuat rencana kinerja

Bagian Humas dan Protokol · Membuat laporan kegiatan

bagian Humas dan Protokol · Melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh atasan 2. HARYASTUTI · Melakukan administrasi surat

masuk dan surat keluar · Mengarsipkan surat masuk dan

surat keluar · Melaksanakan kegiatan

pelayanan informasi · Membantu pelaksanaan kegiatan

rapat · Membantu membuat spj

kegiatan program kerjasama infromasi dengan mass media


3. ENDANG SRI RAHAYU · Melaksanakan administrasi kegiatan pengelolaan barang

· Melaksanakan administrasi

9

9

kegiatan pengelolaan perpustakaan

· Melaksanakan kegiatan pelayanan informasi

· Membantu pelaksanaan rapat · Membantu membuat spj

kegiatan program kerjasama informasi dengan mass media


4. EDY SAMEKTO · Melaksanakan administrasi kepegawaian

· Mengelola kepegawaian · Membuat laporan kepegawaian · Melaksanakan kegiatan

pelayanan informasi · Melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh atasan 5. SUPADI · Melakukan pendistribusian surat

keluar · Melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh atasan

3. SUB BAGIAN PROTOKOL No. NAMA TUGAS POKOK 1. EVI MAHANANI · Melaksanakan tugas Pemegang Kas

· Menyiapkan SPPD · Membuat Spj kegiatan kehumasan

dan keprotokolan · Membuat laporan keuangan · Melaksanakan tugas pelayanan

tamu/keprotokolan · Melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh atasan 2. YULI HARSASI · Membuat laporan kegiatan

keprotokolan · Melaksanakan tugas pelayanan

tamu/keprotokolan · Melaksanakan tugas yang diberikan

oleh atasan 3. CHRISTIANA ERNY

KANTI · Melaksanakan tugas pelayanan

tamu/keprotokolan · Melaksanakan tugas lain yang

diberikan oleh atasan

10

10

4. JIWANA TUNGGA DEWI

· Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan


5. SARWONO · Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan


6. SUTARSO · Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan


7. ANTON SETYO WIBOWO



8. BRM.SURYO PRASETYO


· Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasa

· Melaksanakan tugas bendahara pembayaran gaji

9. THOYIB SUMINAR · Melaksanakan tugas pelayanan tamu/keprotokolan


H. Kegiatan Humas Dan Protokol Sekretariat Kota Surakarta dalam

Pelaksanaan Tugas Mendokumentasikan berbagai kegiatan di Kota

Surakarta

Humas sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda yaitu keluar

memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari

khalayak. Sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008

telah dijabarkan fungsi dari Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta.

Salah satu fungsi Humas yang meningkatkan kualitas Humas dalam

menjalankan kegiatan adalah Dokumentasi. Dengan adanya dokumentasi,

11

11

dapat dijadikan bukti telah terlaksananya suatu kegiatan yang sesuai dengan

harapan dari masyarakat Kota Surakarta.

Pelaksanaan tugas Dokumentasi yang dilakukan Humas dan Protokoler

Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan sambutan-sambutan dalam berbagai acara yang akan

dilaksanakan.

2. Menyiapkan alat-alat untuk melakukan liputan

3. Melakukan liputan di berbagai acara yang telah dilaksanakan

4. Membuat Press release tentang suatu kegiatan maupun tentang

suatu kebijakan

5. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi dan

perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan Pembangunan

Pemerintah Kota.

Berdasarkan pelaksanaan tugas dokumentasi di atas, kegiatan yang

dilakukan Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan penyusunan naskah sambutan Walikota Surakarta untuk

disampaikannya ke berbagai acara dalam rangka menyampaikan

informasi tentang pengembangan pembangunan Kota Surakarta.

2. kegiatan peningkatan kemitraan antara Pemerintah, Media dan

Masyarakat yaitu dengan kegiatan :

a. Jumpa Pers

Jumpa Pers dilakukan waktu akan terselenggaranya

kegiatan hari besar Pemerintahan Kota Surakarta. Sehingga

akan mendapatkan informasi yang akurat bagi wartawan.

12

12

b. Pembuatan Pers Release yaitu tersedianya bahan berita dari

berbagai acara maupun kebijakan oleh Pemerintah Kota

Surakarta, kemudian dimuat diberbagai media cetak.

3. Kegiatan Pembuatan kliping melalui pengguntingan koran

(kliping) dari berbagai berita yang menyangkut tentang Kota

Surakarta. Dan kemudian dijilid, sehingga tersusun kliping. Dari

tersusunnya kliping didistribsikan ke beberapa SKPD lalu kliping

tersebut di analisis dan dikaji permasalahannya. Dari analisis berita

itu maka akan diketahui opini masyarakat.

Proses pendokumentasian yang dilakukan Humas yaitu dengan

mengadakan peliputan acara-acara kegiatan Pemerintahan Kota yang berasal

dari berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintahan Kota Surakarta.

Instansi Pemerintah melaporkan kegiatannya kepada Humas, kemudian

melaksanakan liputan acara kegiatan tersebut dan dilakukan

pendokumentasian dalam bentuk foto maupun dalam bentuk rekaman video.

Disini Humas juga bertugas memberitahukan kegiatan-kegiatan kepada

wartawan yang ada seperti Solo Pos, Suara Merdeka, Joglo Semar, Radar

Solo, Kompas, Jawa Pos. Dari pelaksanaan liputan tersebut kemudian dibuat

press releasenya. Pres release ini disebarluaskan keberbagai media cetak.

Setelah informasi disebarluaskan ke pers, maka kegiatan Humas selanjutnya

adalah memonitoring dan mengevaluasi berbagai kegiatan maupun kebijakan

yaitu dengan mengumpulkan berbagai trend isue yang dimuat di surat kabar.

Dalam melakukan kegiatan ini, maka setiap hari terdapat petugas yang

melaksanakan pengklipingan serta menganalisis berita dan mengkaji berbagai

13

13

permasalahannya yang ada. Analisis berita itu kemudian disampaikan ke

pejabat pemegang kebijakan Walikota. Kemudian berdasarkan trend isue

tersebut pejabat akan mengambil kebijakan yang sesuai. Lalu kebijakan

tersebut di sampaikan kepada Diskominfo dan diserahkan kepada Humas

untuk dipublikasikan kepada masyarakat.

14

14

BAB IV

PELAKSANAAN MAGANG

Pelaksanaan kegiatan Kuliah kerja Media (KKM) di Bagian Humas dan

Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang bertempat di jalan Jenderal

Sudirman No.2 Surakarta, telah terlaksana dalam jangka waktu 3 bulan. Yaitu

mulai dari tanggal 1 Februari 2010 sampai dengan tanggal 31 April 2010.

Aktivitas kegiatan Kuliah Kerja Media dengan ketentuan 5 hari kerja dari hari

senin – jum’at. Dimulai dari pukul 07.30 sampai dengan pukul 14.00 WIB.

Selama masa Kuliah Kerja Media, penulis di tempatkan pada bidang

Humas agar sesuai dengan jurusan yang penulis ambil pada program D3

Komunikasi Terapan yaitu Public Relations. Pada Bagian Humas dan Protokol

Setda Kota Surakarta memiliki Humas sub bagian yaitu Subbagian Humas dan

Subbagian Protokol. Dalam Subbagian Humas terbagi menjadi dua bagian yaitu

Bagian Pemberitaan dan Bagian Pengumpul dan Distribusi Informasi. Dengan

penempatan dibidang Humas penulis banyak mendapatkan pengetahuan secara

langsung bagaimana kinerja Bagian Humas di Pemerintahan khususnya di dalam

Pemerintahan Kota Surakarta. Selama menjalankan tugas yang diberikan, penulis

telah mengalami beberapa kesulitan dalam menjalankan tugas pada saat awal

Kuliah Kerja Media. Karena masih membutuhkan waktu untuk beradaptasi

dengan staff yang berada di Bagian Humas dan Protokol. Untuk itu dalam

menjalankan tugas penulis banyak mendapatkan bimbingan dari pegawai Humas.

Kemajuan yang penulis dapatkan selama tiga bulan dalam melaksanakan

Kuliah Kerja Media di Sub Bagian Humas dan Protokol adalah sebagai berikut :

15

15

1. Mengetahui bagaimana cara membuat kliping serta menganalisis berita

dan mengkaji permasalahan berita dari kliping tersebut.

2. Menambah wawasan tentang Pengembangan Pembangunan di Kota

Surakarta yaitu seperti dalam kebijakan yang dilakukan oleh Pemerintahan

Kota Surakarta serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk memajukan

kesejahteraan masyarakat.

3. Mengatahui tentang mekanisme kinerja Bagian Humas dan Protokol Setda

Kota Surakarta.

4. Menambah wawasan dalam hal melakukan peliputan serta dalam hal

mendokumentasikan berbagai acara.

5. Menambah pengetahuan dan lebih mengetahui dalam membuat laporan

tentang pelaksanaan tugas, membuat sambutan di berbagai acara serta

membuat pers release.

Selama melaksanakan tugas Kuliah Kerja Media (KKM), penulis telah

mendapatkan beberapa tugas yang dapat menambah wawasan serta pengetahuan

dalam dunia kerja di Pemerintahan, yaitu sebagai berikut :

1. Mendokumentasikan Sambutan-sambutan :

Ø Mendokumentasikan Sambutan Walikota pada acara “Senam Paru

Massal bersama keluarga Pemkot Surakarta” pada tanggal 5 Februari

2010.

Ø Mendokumentasikan Sambutan Walikota dalam acara “Perayaan Imlek

di Yayasan Tripusaka” pada tanggal 24 Februari 2010. Dalam

sambutan tersebut, Walikota menyatakan bahwa pentingnya saling

16

16

menghargai antar sesama umat beragama. Sehingga akan mampu

mengembangkan Kota Surakarta dalam hal pembangunan Kota.

Ø Mendokumentasikan sambutan Walikota dalam acara seminar dan

lokakarya “Perempuan Cantik, Sehat dan Produktif” pada tanggal 19

Maret 2010, Inti dari sambutan tersebut adalah bahwa kecantikan dari

pribadi setiap wanita adalah yang lebih penting dari pada hanya

mempercantik diri tanpa diimbangi dengan rohani yang baik.

Dalam mendokumentasikan sambutan, penulis terlebih dahulu

akan membuat sambutan. Sebelum diserahkan kepada Walikota, sambutan

terlebih dahulu di perlihatkan kepada pegawai yang bertugas membuat

sambutan. Apakah sudah sesuai atau belum. Kemudian sambutan tersebut

akan diserahkan kepada Walikota melalui staf yang bertugas di bagian

ruang Walikota. Setelah itu sambutan akan didokumentasikan dalam

bentuk file dan disimpan folder. Sehingga dapat dijadikan bukti telah

terlaksananya suatu kegiatan.

Saat membuat sambutan, penulis mengalami beberapa kendala

yaitu dikarenakan belum pernah membuat sambutan dalam acara ke

Pemerinatahan, serta kurangnya pengetahuan tentang Kota Surakarta.

2. Meliput Berbagai acara :

Ø Tanggal 3 Februari 2010, meliput acara “Penyerahan Keputusan

Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil formasi Tahun 2009 dari

Tenaga Honorer”. Dalam penyerahan SK kepada CPNSD itu terdapat

80 orang. Dengan jumlah awal 85 pegawai. Akan tetapi telah

17

17

mengalami penurunan, yaitu disebabkan karena meninggal dunia,

mengunndurkan diri serta tidak memiliki ijazah.

Ø Tanggal 10 Februari 2010, meliput acara Jumpa Pers dalam rangka

menyambut hari jadi Kota Solo yang ke – 265. Saat Jumpa Pers

tersebut, diwakili oleh Sekda Kota Surakarta. Dalam Jumpa pers

tersebut Sekda Kota Surakarta menyebutkan bahwa tema yang diusung

adalah Solo Kreatif – Berbudaya dan Sejahtera. Dengan berbagai

rangkaian acara seperti penghijauan, ziarah ke makam leluhur Pendiri

Kota Solo, Lomba (Macapat, Pidato Bahasa jawa), Bhakti Sosial,

Upacara, Senam, Boyong Kedhaton, Grebeg Sudiro, dan Mauludan.

Ø Tanggal 17 Februari 2010, meliput pameran “Kaligrafi aksara jawa” di

Pendhapi. Dalam acara tersebut berbagai pameran di tunjukkan oleh

Guru Pariwara yaitu dengan 15 karya sendiri sedangkan yang lainnya

bekerjasama dengan murid-murid SD yang berjumlah 45 anak.

Ø Tanggal 17 Februari 2010, meliput acara “Boyong Kedhaton” di

Sepanjang Jalan Slamet Riyadi. Kirab Boyong Kedhaton ini dilakukan

untuk memperingati Hari Jadi Kota Surakarta yang ke-265. Dalam

acara ini diikuti sekitar 3.000 peserta. Kirab Boyong Kedhaton ini

merupakan refleksi yang menggambarkan kepindahan Keraton

Kasunan dari kartasura ke Solo sampai perkembangan Pemerintahan

Sekarang ini.

Ø Tanggal 18 Februari 2010, meliput acara “Kunjungan Kerja

(KUNKER) dari Pemkab Semarang di Bale Tawang Arum. Dalam

acara KUNKER tersebut, Solo menampilkan beberapa perkembangan

18

18

pembangunan Kota Solo. Seperti dalam penertiban Hunian Liar,

Penertiban PKL, serta dalam bidang kesehatan dan pendidikan.

Ø Tanggal 23 Februari 2010, meliput acara “Program Bina Lingkungan

Bank Mandiri (Persero)” di Pasar Legi. Kegiatan yang dilakukan oleh

Bank Mandiri ini adalah sebuah bentuk partisipasi dari Bank Mandiri

untuk memajukan lokasi Pasar yang bersih dan nyaman bagi penjual

dan pembeli saat melakukan transaksi. Maka dari Bank Mandiri telah

memberikan tempat sampah secara gratis. Sehingga akan tercipta

lingkungan yang bersih.

Ø Tanggal 24 Februari 2010, meliput acara Pelantikan RT dan RW

Kecamatan Laweyan Di diamond. Saat acara pelantikan RT dan RW di

Diamond Walikota menegaskan, bahwa pentingnya kerjasama dari

berbagai kalangan masyarakat, agar semakin memajukan Kota

Surakarta dalam hal pembangunan. Sehingga akan mampu

mensejahterakan masyarakat Kota Solo.

Ø Tanggal 26 Februari 2010, meliput acara “Kunjungan Kerja

(KUNKER) dari Cirebon dan Subang” di Bale Tawang Arum. Pada

acara ini, Pemerintahan Solo menampilkan perkembangan Kota Solo

dalam pembangunan Pasar serta Tata Ruang Kota.

Ø Tanggal 3 Maret 2010, meliput acara “Ucapan Terima Kasih dari

Walikota kepada Peserta Solo Batik Carnival” di Loji Gandrung. Pada

acara ini, Walikota mengucapkan Terima kasih atas segala kreatifitas

anak Bangsa, karena telah mampu membawa nama Kota Solo dimata

19

19

dunia dalam acara parade chingay di Singapura. Banyak masyarakat

Singapura terpesona dengan pentas yang dilakukan oleh peserta SBC.

Ø Tanggal 5 Maret 2010, meliput acara “Penerimaan Kunjungan Kerja

DPRD Kabupaten Jember ke Kota Surakarta di Ruang rapat

Sekretariat Daerah. Pada acara ini Pemerintahan Solo menampilkan

perkembangan Kota Solo dalam pembangunan Pasar serta Tata Ruang

Kota.

Ø Tanggal 6 Maret 2010, Meliput Acara “Temu Wicara Bersama

Walikota Surakarta, Menpera dengan Real Estate Indonesia (REI) di

Pendhapi Kota Surakarta”. Pada acara ini, Walikota menerangkan

berbagai pembangunan yang dilakukan oleh Pemerintah Kota

Surakarta. Seperti Mesin untuk KPPT, pembangunan rumah susun di

Mojosongo bagi masyarakat yang selalu terkena banjir.

Ø Tanggal 8 Maret 2010, Meliput acara “Penempatan Gedung Baru

Kejaksaan di Kepatihan”. Pada acara ini yaitu membicarakan tentang

penempatan gedung baru, karena gedung yang lama sudah tak layak

huni.

Ø Tanggal 12 Maret 2010, Meliput Acara “Study Banding DPRD Bekasi

Ke Pemerintahan Kota Surakarta”. Pada acara ini Pemerintahan Solo

menampilkan perkembangan Kota Solo dalam pembangunan Pasar

serta Tata Ruang Kota dan Penertiban Hunian Liar.

Ø Tanggal 18 Maret 2010, Meliput Acara “Welcome Dinner” dengan

Himpunan Psikologi Indonesia (HIMPSI). Acara ini adalah

20

20

pembukaan dari acara HIMPSI, karena pertemuan HIMPSI saat itu

bertempat di Solo.

Ø Tanggal 20 Maret 2010, Meliput acara “Temu Ilmiah Nasional dan

Kongres XI HIMPSI” di Hotel Sunan. Ini adalah bagian dari acara

HIMPSI. Dalam acara ini, HIMPSI juga melaunching buku terbaru

tentang Psikologi.

Ø Tanggal 25 Maret 2010, Meliput Acara Kunjungan Kerja dari

Pemerintahan Kota Serang di Bale Tawangarum. Pada acara ini

Pemerintahan Solo menampilkan perkembangan Kota Solo dalam

pembangunan Pasar serta Tata Ruang Kota dan Penertiban Hunian

Liar.

Ø Tanggal 27 Maret 2010, Meliput acara “MUSRENBANGKOT”

(Musyawarah Perencanaan Pembangunan Kota) di Pendhapi Kota

Surakarta. Dalam acara ini, berbagai kalangan masyarakat di undang

untuk membicarakan Pembangunan Kota Solo. Serta untuk

mengeluarkan berbagai solusi yang sesuai dengan keinginan

masyarakat.

Ø Tanggal 31 Maret 2010, Meliput acara “HARSIARNAS (Hari

Penyiaran Nasional)” di depan Monumen Pers. Acara ini adalah

pembukaan akan pencanangan serta pembukaan pameran

HARSIARNAS. Dalam acara pembukaan ini, dilambangkan dengan

pemukulan kentongan Soro Gugah oleh Walikota.

Ø Tanggal 1 April 2010, Meliput acara “Welcome Dinner

HARSIARNAS” di Loji gandrung. Ini adalah sebagian acara dari

21

21

HARSIARNAS. Untuk menumbuhkan rasa silaturrahmi antara

Pemerintah dengan Media penyiaran.

Ø Tanggal 7 April 2010, Meliput acara “BPMKS (Bantuan Pendidikan

Masyarakat Kota Surakarta)” di Pendhapi kota Surakarta. Acara ini

diawali dengan pembagian kartu BPMKS kepada warga yang berhak

mendapatkan. Setelah itu Walikota memberikan pengarahan kepada

warga bahwa bantuan BPMKS akan dibuka sampai waktu yang tidak

ditentukan. Untuk warga yang mendapatkan bantuan BPMKS adalah

warga kota Solo, dan warga yang bersekolah di Negeri ataupun

Swasta. Dengan adanya kebijakan ini diharapkan tidak ada lagi anak

yang tinggal di Kota Solo tidak bersekolah. Dalam penyerahan kartu

BPMKS di simbolkan dengan penyerahan dari Walikota kepada anak

sekolah. Seperti Antik Setiasih dari SMPN 6 yaitu memperoleh kartu

platinum, dan Fita Dita Milana dari SDN Kecamatan Serengan.

Ø Tanggal 9 April 2010, Meliput acara “Netralitas PNS Kota Surakarta

terhadap Pemilukada” di Halaman Balaikota Surakarta. Sebagai bentuk

netralnya PNS terhadap Pemilukada adalah dengan diterbangkannya

merpati putih serta balon.

Ø Tanggal 15 April 2010, Meliput acara “Kunjungan Kerja DPRD

Kabupaten Bener Meriah Provinsi Aceh”. Pada acara ini Pemerintahan

Solo menampilkan perkembangan Kota Solo dalam pembangunan

Pasar serta Tata Ruang Kota dan Penertiban Hunian Liar.

Ø Tanggal 20 April 2010, Meliput Acara “Kunjungan Kerja PKK dari

Samarinda”. Pada acara ini lebih menerangkan tentang Kota Ramah

22

22

Anak. Maksud dari Ramah Anak adalah terpenuhinya hak-hak anak

yaitu anak harus hidup, anak harus berkembang, terlindungi, dan ikut

berpartisipasi. Sedangkan Solo belum bias disebut sebagai Kota layak

Anak, karena Solo sekarang baru menuju Solo Kota Layak Anak.

Langkah-langkah untuk mengembangkan Kota Layak Anak adalah

dengan memajukan dalam bidang kesehatan untuk mendukung anak

sehat seperti Rumah Sakit Ramah Anak, Puskesmas Ramah Anak.

Dalam Bidang Pendidikan untuk mendukung anak bebas buta aksara

serta gerakan wajib belajar. Bidang Perlindungan Anak untuk

mendukung anak “Anak bebas dari Permasalahan Sosial”. Dan yang

terakhir adalah bidang Partisipasi anak yaitu dengan terbentuknya

wadah anak di Kota Surakarta, Kecamatan, dan Kelurahan.

Ø Tanggal 29 April 2010, Meliput acara “Solo Menari” di depan Solo

Square. Dalam acara pembukaan ditampilkan tarian Ramayana.

Setelah melakukan berbagai peliputan, maka hasil dari liputan

tersebut akan disimpan kedalam komputer dalam bentuk folder dan

diberi nama sesuai dengan acara yang telah terlaksana. Sehingga akan

lebih memudahkan dalam mencari data dan sebagai bentuk bukti telah

terlaksananya suatu kegiatan.

3. Mendokumentasikan Press Release :

Ø mendokumentasikan Press Release tentang Penyerahan Surat

Keputusan Kepada CPNSD di Bale Tawang Arum.

Adapun isi dari release tersebut adalah :

23

23

Sekretaris Daerah Kota Surakarta, Budi Soeharto, secara

simbolis menyerahkan SK Pengangkatan CPNSD bagi 80 Tenaga

Harian Lepas di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta, di Bale

Tawang Arum. Budi Soeharto menyerahkan SK pengangkatan kepada

Palupy Kusumaningsih dan Agus Irawan selaku wakil dari para

penerima SK.

Awalnya, terdapat 85 orang yang akan diangkat menjadi

CPNSD. Akan tetapi, setelah diseleksi, hanya 80 THL saja yang dapat

diangkat. Sebanyak 5 THL terpaksa tidak dapat diangkat dikarenakan

berbagai alasan. Alasan tersebut antara lain, tidak memiliki ijazah,

meninggal dunia, dan mengundurkan diri. Satu orang diantaranya tidak

diangkat sebab tidak mendapatkan gaji dari APBN/APBD yang

merupakan salah satu syarat pengangkatan THL menjadi CPNSD.

Dari 80 THL yang diangkat, sebanyak 28 orang menjadi tenaga

strategis, sementara 52 lainnya sebagai tenaga administrasi. Setiap

CPNSD diberikan 2 SK, yaitu SK penugasan dan SK pengangkatan.

Untuk sistem penggajian, akan didasarkan pada Surat Perintah

Melaksanakan Tugas (SPMT).

Dalam sambutannya, Sekda mengharapkan kepada semua

pegawai yang diangkat untuk dapat bersikap sesuai norma dan

mematuhi sistem yang ada karena sudah bukan lagi sebagai THL.

Selain mematuhi norma dan sistem, mereka juga diharapkan untuk

meningkatkan kinerja sehingga dapat memberikan pelayanan kepada

masyarakat secara profesional.

24

24

Ø Mendokumentasikan Press Release tentang Launching Program

BPMKS (Bantuan Pendidikan Masyarakat Kota Solo).

Isi dari release tersebut adalah :

Pemerintah Surakarta berusaha membebaskan seluruh warga

Kota Surakarta dari kebodohan. Upaya tersebut dilakukan dengan

dikeluarkannya program Bantuan Pendidikan Masyarakat Kota

Surakarta (BPMKS). Tujuan program tersebut untuk mewujudkan

wajib belajar (wajar) sembilan tahun bagi yang terpaksa putus sekolah

karena faktor ekonomi. Acara launching program BPMKS

diselenggarakan pada hari kamis (8/4) oleh Walikota Joko Widodo

bertempat di Pendhapi Gedhe Balaikota Surakarta. Dalam

sambutannya, Walikota menerangkan, bahwa BPMKS diambilkan dari

anggaran APBD Kota Surakarta tahun ini. Dan pelayanan bagi warga

yang ingin menperoleh kartu BPMKS akan dibuka sampai waktu yang

tidak ditentukan. Oleh karena itu masyarakat tidak perlu khawatir.

Dalam program BPMKS terdapat tiga kategori yang diberikan

kepada siswa di Surakarta dalam bentuk sebuah kartu yakni gold,

silver dan platinium. Kartu gold diperuntukkan bagi warga Solo yang

tidak mampu di tingkat SD, SMP hingga SMA/SMKN dan swasta.

Sementara kartu platinium diperuntukkan bagi warga Surakarta tingkat

SD hingga SMP ditambah dengan anak-anak usia wajar sembilan

tahun yang putus sekolah dan ingin kembali melanjutkan sekolah.

Sedangkan, kartu silver diperuntukkan bagi warga Surakarta yang

tidak mampu ditingkat SD sampai SMPN. Sebagai symbol telah

25

25

terlaksananya acara launching BPMKS ini, maka di lakukan foto

bersama Walikota dengan siswa.

Untuk memperoleh data dalam membuat Press Release adalah

dengan melakukan liputan pada suatu acara. Kemudian Press Release

dibuat dan didokumentasikan dalam bentuk file. Setelah itu Press

Release akan dikirim melalui fia email ke Pemprov Jateng yaitu

dengan alamat sebagai berikut www.JatengProv.go.id.

4. Mendokumentasikan Kliping :

Pada hari-hari kerja, setiap hari penulis melakukan tugas pembuatan

kliping. Kliping adalah pengguntingan berita dari berbagai koran

seperti Jawa Pos, Radar Solo, Suara Merdeka, Solo Pos, dan Kompas.

Setelah kliping selesai dibuat, maka langkah selanjutnya adalah

mendistribusikan kliping kesetiap SKPD. Seperti diruang kerja

Walikota, Wawali, Sekda, Dinas Hukum dan Ham, Diskominfo, DPU,

Bapeda, dan BKD. Akan tetapi pada bulan April telah mengalami

perubahan dalam mendistribusikan kliping, seperti Diskominfo dan

DPU tidak lagi menerima kliping. Akan tetapi DINKES dan Bagian

Organisasi meminta untuk dikirimi kliping. Dalam mendistribusikan

kliping tidak boleh melibihi dari jam 9. Agar kliping dapat diterima

disemua SKPD.

Setelah mendistribusikan kliping maka langkah selanjutnya

adalah menganalisis berita dari kliping yang telah dibuat hari kemarin

dan mengkaji permasalahan yang paling dominan. Dalam

26

26

mendokumentasikan kliping, maka dibuat file dengan ketentuan setiap

minggu akan dibuat laporan yang berisi tentang analisa berita.

Kemudian diambil langkah-langkah yang tepat untuk menyelesaikan

masalah tersebut. Maka dari adanya dokumentasi kliping ini dapat

dijadikan alat untuk mengetahui seberapa besar peranan Pemerintahan

Kota Surakarta dalam menjalankan berbagai kebijakan yang sesuai

dengan kesejahteraan masyarakat.

Selama 3 bulan penulis menjalankan Kuliah Kerja Media,

penulis telah banyak mendapatkan pengalaman dalam kegiatan serta

tugas yang dberikan. Seperti dalam hal meliput, menganalisis berita,

membuat sambutan dan membuat press release.

27

27

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan judul penulis yaitu mendokumentasikan kegiatan di

Pemerintah Kota Surakarta (periode bulan Februari sampai dengan bulan

April), penulis dapat menarik kesimpulan yaitu sebagai berikut :

1. Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta memiliki

peran aktif sebagai suatu bagian penerangan untuk

memberikan informasi kepada masyarakat. Sehingga akan

terjalin komunikasi yang efektif antara Pemerintah Kota

Surakarta dengan masyarakat.

2. Bagian Humas juga berperan dalam menjalin kerjasama

dengan berbagai media yang terdapat di kota Surakarta.

3. Dalam mendokumentasikan berbagai kegiatan, Humas

memiliki fungsi yaitu

a. membuat sambutan untuk Walikota

b. memberikan informasi kepada media

c. mendokumentasikan acara dengan melalui foto

ataupun berupa rekaman

d. membuat Pers release

e. menyebarkan pers release ke media elektronik

maupun media cetak

28

28

f. membuat kliping dari berita yang telah tercetak di

koran, kemudian di analisis dan dikaji permasahan

yang paling mendominasi. Dan setelah itu dicermati

serta di cari solusi yang tepat atas opini publik apabila

kegiatan tersebut sudah tepat atau dirasa kurang

sesuai dengan keinginan masyarakat.

B. SARAN

1. Saran untuk Bidang Humas dan Protokol Sekretariat Daerah

Kota Surakarta

Selama melaksanakan Kuliah Kerja Media di Bagian Humas dan

Protokol Setda Kota Surakarta, penulis menjadi paham tentang pentingnya

peranan pegawai yang kompeten dibidangnya. Sehingga akan mampu

menyelesaikan tugas-tugas yang harus segera diselesaikan. Dan saran

penulis untuk memajukan kinerja didalam Bagian Humas dan Protokol

Setda Kota Surakarta adalah pertama, meningkatkan kualitas Sumber

Daya Manusia yaitu dengan selalu memberikan latihan serta

memperhatikan setiap pekerjaan yang sedang dilaksanakan. Yang kedua,

dapat bekerjasama dalam bentuk tim. Jadi antara satu dengan yang lainnya

saling dapat bekerjasama dalam menjalankan tugas. Ketiga, meningkatkan

sarana prasarana yang berupa komputer, camera, dan lain sebagainya. Dan

yang terakhir adalah dengan memberikan motivasi kerja kepada para

pegawai seperti salah satunya dengan bagi karyawan yang aktif akan

diberikan award dari Walikota.

29

29

2. Saran untuk Program D3 FISIP Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Saran penulis bagi Program D3 Komunikasi Terapan FISIP adalah

lebih menekankan sarana prasarana untuk dimanfaatkan sesuai dengan

kebutuhan seperti dalam hal praktek. Untuk menunjang pelaksanaan

praktek dapat berjalan lancar maka sangat dibutuhkan sarana yang

memadai. Serta memperbanyak praktek, agar mahasiswa lebih paham serta

mampu mengaplikasikan berbagai tantangan di dalam dunia kerja

nantinya. Sehingga benar-benar menjadikan mahasiswa yang kompeten

sesuai dengan bidangnya.

peran humas dalam mendokumentasikan kegiatan …/peran...fakultas ilmu sosial dan ilmu politik...

Documents