pengurusan rekod konvensional - pkdkt. · pdf filepencemaran udara terutamanya yang berpunca...
TRANSCRIPT
PENGURUSAN REKOD konvensional Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala ekod yang pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Akta Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].
Dengan kata lain rekod awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan (recorded information) berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.
Kepentingan Rekod Awam
1. Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting mengenai pentadbiran dan sejarah negara.
2. Rekod awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran kebangsaan. 3. Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh kerajaan dan orang ramai. 4. Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta
kepentingan Kerajaan dan individu.
Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan anda untuk menjaga dan memeliharannya. Ini bersesuaian dengan matlamat Kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan Kerajaan.
Tanggungjawab Anda Terhadap Rekod Awam 1. Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan anda perlukan di dalam urusan harian. 2. Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara
sistematik dan dipelihara dengan baik. 3. Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan. 4. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod
yang tidak diperlukan. 5. Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah
ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan dan dimusnahkan.
6. Mempastikan semua rekod bernilai yang telah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan
disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. 7. Meminta kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan
rekod-rekod yang tidak bernilai. 8. Mendapatkan khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-Pegawai Arkib
mengenai cara pengurusan rekod di jabatan anda.
Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan, Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Kerani Rekod perlulah dilantik.
PEMELIHARAN REKOD
Kenapa Rekod Perlu Dipelihara
1. Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai
kekal dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting
sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan,
penyelidik dan generasi akan datang.
2. Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara
dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.
Apa Dia Musuh-Musuh Rekod
Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh faktor-faktor fizikal,
biologikal, kimiawi dan manusia.
1. Faktor Fizikal
Tempat/Simpanan Tempat simpanan yang tidak sempurna adalah merupakan salah satu agen
perosak rekod seperti bangunan yang diperbuat dari kayu dan mudah terbakar,
dimasukki air, serangga serta juga tidak mempunyai sistem peredaran udara
yang baik dan sistem penyimpanan yang tidak teratur.
Cahaya,Suhu dan Kelembapan. Rekod-rekod yang sering terdedah kepada cahaya dan mudah rosak, pecah dan bertukar
warna manakala suhu yang terlalu tinggi menyebabkan rekod mudah berkedut dan hancur. Kelembapan bandingan (relative humidity) yang tinggi pula menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat pada rekod-rekod tersebut.
Habuk Habuk yang terkumpul di tempat simpanan rekod di mana kelembapan bandingannya
tinggi akan menggalakkan pertumbuhan cendawan dan kulat. Butiran-butiran halus
dan tajam pada habuk merosakkan kertas dan rekod yang lain terutama sekali
mikrofilem dan pita magnetik. Habuk juga mengandungi bakteria yang
merbahaya kepada manusia.
Bencana Alam Banjir, peperangan, kebakaran, gempa bumi dan bencana-bencana alam yang lain
adalah juga merupakan agen-agen perosak rekod.
2. Faktor Biologikal
Terdiri daripada binatang/serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan
binatang-binatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan
di tempat simpanan yang tidak terurus, lembap, sesak dan kotor. Kulat dan
cendawan juga merupakan agen perosak rekod.
3. Faktor Kimiawi
Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia
umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya.
Begitu juga dakwat dan bahan-bahan kimia lain yang digunakan ke atas rekod-rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna, bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod. Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang-kilang perindustrian dan kenderaan, di dalam jangkamasa panjang akan mendatangkan kesan buruk ke atas rekod.
3. Faktor Manusia
Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah
berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia Boleh terjadi apabila
rekod-rekod dikendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara
dengan selamat.
Cara-Cara Pemeliharaan Rekod
Tempat simpanan rekod mestilah terdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat
yang mempunyai ciri-ciri berikut :
1. Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.
2. Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air. 3. Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan haba,
sistem semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu rintangan api dan sebagainya. 4. Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat. 5. Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran udara yang baik dengan suhu yang sesuai
iaitu di antara 15ºC-18ºC dan kelembapan bandingannya ialah 55%-65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat hawa dingin, kipas bolehlah digunakan untuk mendapatkan peredaran udara yang sempurna.
6. Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu dengan menggunakan pencuci
hampagas sekurang-kurangnya dua kali seminggu.
7. Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun kemas mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pengesanan kembali rekod-rekod tersebut.
8. Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak
boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.
9. Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati den perlu menggunakan pelekat atau
gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail dengan segera.
Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 dan Surat Pekeliling Am. Bil. 1/1997 iaitu mengenai Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan dan Arahan Perkhidmatan Bab 5, jabatan-jabatan kerajaan
perlu mematuhi peraturan tersebut bagi memastikan rekod-rekod kerajaan dipelihara dengan selamat.
PEMINDAHAN REKOD
Apa Dia Pemindahan Rekod
Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.
Kenapa Rekod Perlu Dipindahkan
1. Mempastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan lebih selamat.
2. Menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah menjimatkan perbelanjaan di samping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.
Meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja disimpan di jabatan. Kumpulan Rekod Yang Boleh Dipindahkan
1. Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas
yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya. 2. Kumpulan-kumpulan rekod peribadi/perkhidmatan kakitangan jabatan kerajaan. 3. Rekod-rekod yang bernilai yang telah mencapai usia lebih dari lima tahun
dari tarikh penutupannya. Keutamaan perlu diberi kepada rekod-rekod yang telah berusia lebih dari dua puluh tahun.
4. Rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan.
5. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semula tarafnya kepada rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
6. Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
Bagaimana Rekod-Rekod Dipindahkan
1. Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod.
2. Mengenalpasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.
3. Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikut siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan.
4. Menyediakan Senarai Pemindahan Rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan sama ada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.
5. Memajukan dua salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.
6. Mendapatkan keputusan penilaian rekod sama ada rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.
7. Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.
8. Mempastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.
9. Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.
Bolehkan Rekod-Rekod Tersebut Dirujuk
1. Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc 79) yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia. Khidmat rujukan ini juga tertakluk kepada 35(1), Akta Arkib Negara 2003.
2. Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksimili dengan memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.
3. Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri. 4. Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula ke Arkib Negara
Malaysia setelah digunakan di dalam tempoh sebulan. Jabatan perlu menghubungi Arkib Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.
Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh tiga bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.
PANDUAN MENGURUS JADUAL PEMIDAHAN REKOD Apa Itu Jadual Pemisahan Rekod Awam
Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.
Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan
bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia bertujuan memudahkan
sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan (disposal) ke atas
rekod-rekod mereka. Dengan adanya jadual Pemisahan Rekod Awam sesebuah Jabatan/Agensi
akan dapat mengetahui dengan mudah persoalan-persoalan berikut :
1. Selama mana sesuatu jenis rekod harus disimpan di Jabatan/Agensi. 2. Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan. 3. Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. 4.
Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sesebuah
Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan
rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas tempoh simpanan rekod
di Jabatan/Agensi Kerajaan dipatuhi dan semua tindakan ke atasnya selesai.
Apa Itu Rekod Awam
Di bawah Akta Arkib Negara 2003, rekod awam ertinya rekod yang diterima secara rasmi
atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau
oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya
dan termasuk rekod mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang
pada permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan
Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta Arkib Negara 1966 [Akta 511].
Apakah Kepentingan Jadual Pemisahan Rekod Awam
1. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan 2. di Jabatan/Agensi Kerajaan. 3. Mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan/sejarah untuk disimpan 4. di Arkib Negara Malaysia sebagai bahan penyelidikan. 5. Memberikan kelulusan kepada Jabatan/Agensi Kerajaan memusnahkan dengan
segera rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.
6. Mengenalpasti rekod-rekod penting Kerajaan. 7. Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat. 8. Mengatasi masalah kesesakan ruang.
Bagaimana Jadual Pemisahan Rekod Awam Disediakan
1. Tindakan Jabatan/Agensi Kerajaan
Melantik Pegawai Rekod Jabatan Mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangan-cawangannya. Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam. Mengumpul maklumat mengenai akta, organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan/Agensi
Kerajaan.
Mengenalpasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan. Mengisi borang Inventori Rekod (Contoh borang boleh didapati dari Arkib Negara
Malaysia).
Mengkaji rekod untuk menentukan nilainya. Mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod. Mendapatkan pengesahan dari Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan. Memajukan 3 salinan borang Inventori Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan. Mengedarkan Jadual Pemisahan Rekod Awam ke bahagian-bahagian untuk
pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.
Mengkaji semula Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah disediakan
setiap lima tahun.
2. Tindakan Arkib Negara Malaysia
Menyediakan draf Jadual Pemisahan Rekod Awam berdasarkan borang Inventori
Rekod yang diterima dari Jabatan/Agensi Kerajaan untuk kajian Jawatankuasa
Inventori/Jadual Pemisahan Rekod Awam Arkib Negara Malaysia.
Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atas Jadual
Pemisah Rekod Awam.
Menyediakan salinan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah diluluskan
untuk simpanan dan edaran Jabatan/Agensi Kerajaan.
Memajukan sesalinan borang Inventori Rekod ke Jabatan/Agensi Kerajaan
untuk simpanan.
Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu tanggungjawab yang
penting dan harus diberi keutamaan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan. Kerjasama
di antara Jabatan/Agensi Kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk
menjayakannya.
PANDUAN PENGURUSAN (PEMUSNAHAN REKOD)
Takrif Pemusnahan Rekod
Pemusnahan Rekod adalah proses akhir dalam pengurusan rekod di mana rekod-rekod yang tidak
bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan
diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.
1. Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi serta tidak mempunyai nilai utama
(primary value) seperti nilai penyelidikan pentadbiran dan perundangan.
2. Rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi.
3. Rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut Jadual Pemisahan Rekod Jabatan
dan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah dipersetujui oleh Arkib Negara Malaysia dan
Jabatan berkenaan.
4. Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun, resit, baucer lejer, jernal dan lain-lain lagi
menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan
150).
Keperluan Pemusnahan Rekod
1. Mengatasi masalah kesesakan ruang pejabat.
2. Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat.
3. Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod.
4. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.
Prosidur Pemusnahan Rekod
1. Pemusnahan Rekod Yang Mempunyai Jadual Pemisahan
Memastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan dimusnahkan setelah
tamat tempoh simpanan yang ditetapkan.
Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang musnah dari rekod-rekod yang masih diperlukan
untuk rujukan.
Memastikan rekod-rekod yang hendak dimusnahkan mempunyai nombor dan tajuk/perkara
seperti yang terdapat di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan Rekod Am
atau borang-borang Inventori Rekod.
Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang dimusnahkan kepada Arkib Negara
Malaysia dalam ukuran meter panjang/padu (ukuran bertimbun).
2. Pemusnahan Rekod yang tidak mempunyai Jadual Pemisahan
Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam senarai
pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.
Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.
Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadangkan musnah oleh Arkib
Negara Malaysia.
Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.
Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang dicadang
musnah menurut Seksyen 25, Akta Arkib Negara Malaysia 2003.
Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada
Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.
3. Pemusnahan Rekod-Rekod Kewangan
Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara menurut
Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150).
Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia.
Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada
Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.
Cara-cara Pemusnahan Rekod
1. Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975.
2. Dibakar atau menggunakan mesin perincih.
3. Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.
Penalti Kerana Melanggar Akta Arkib Negara Malaysia 2003
Pelanggaran peruntukan seksyen 25 Akta Arkib Negara Malaysia akan didenda sebanyak RM5,000
atau 1 tahun penjara atau kedua-duanya sekali menurut Seksyen 25(5) Akta Arkib Negara Malaysia
2003.
PANDUAN PENGURUSAN (RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN)
Apa Itu Rekod Penting Kerajaan
Rekod Penting Kerajaan adalah rekod-rekod yang mengandungi maklumat yang sangat bernilai
bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera Kerajaan serta melindungi kepentingan
Kerajaan dan hak-hak asasi individu.
Apakah Tujuan Rancangan Rekod Penting Kerajaan
Rancangan Rekod Penting Kerajaan mempunyai dua tujuan utama iaitu :
1. Mengenalpasti Rekod-rekod Penting Kerajaan.
2. Menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama semasa
kecemasan/bencana.
Apakah Jenis Kecemasan/Bencana Yang Boleh Merosakkan Rekod
Kecemasan/bencana yang boleh menyebabkan kerosakan kepada rekod-rekod adalah seperti berikut
:
1. Kekacauan dan peperangan
2. Kebakaran
3. Kecurian / kehilangan / kerosakan
4. Bencana Alam seperti banjir, ribut, tanah runtuh, gempa bumi dan sebagainya.
Apakah Cara-cara Memelihara Rekod Penting Kerajaan
Cara-cara untuk memelihara Rekod Penting Kerajaan adalah seperti berikut :
“ KONGSI SEJARAH UNTUK NEGARA “ AKRIB NEGARA MALAYSIA
ELEKTRONIK
1. Menyimpan dan memelihara salinan asal Rekod Penting Kerajaan di tempat yang selamat.
2. Membuat salinan keselamatan Rekod Penting Kerajaan dalam bentuk mikrofilem, mikrofis dan
sebagainya.
3. Menyimpan salinan-salinan keselamatan di tempat yang selamat.
GARIS PANDUAN PEMELIHARAAN DAN PENYIMPANAN REKOD ELEKTRONIK SEKTOR AWAM
Tujuan
Dokumen ini bertujuan untuk menyediakan saru garispanduan bagi penyimpanan dan pemeliharaan
rekod atau data elektronik di sektor awam. Ianya bertujuan untuk memberi penjelasan mengenai
perkara-perkara berkaitan dengan penilaian, pemisahan, penyimpanan, pemindahan, pemeliharaan
dan keselamatan rekod-rekod atau data elektronik di jabatan-jabatan kerajaan. Garispanduan ini
ditujukan kepada Pegawai Rekod Jabatan, Ketua-ketua Teknologi Maklumat, Pegawai Sistem
Maklumat dan Pegawai-Pegawai yang melaksanakan tugas pengurusan rekod dan data elektronik di
Jabatan masing-masing.
Latarbelakang
Sama seperti rekod dalam bentuk kertas, rekod elektronik adalah merupakan maklumat yang
dihasilkan atau diwujudkan, diterima atau disimpan secara rasmi dengan menggunakan
kemudahan elektronik. Oleh yang demikian rekod elektronik juga tertakluk kepada penafsiran
Rekod Awam dalam Akta Arkib Negara Malaysia 2003. Rekod-rekod Elektronik ini termasuklah
surat menyurat atau dokumen rasmi yang dihasilkan melalui penggunaan Microsoft Office
seperti pemprosesan perkataan, lembaran kerja, grafik, persembahan, e-mel dan maklumat
dalam bentuk data-data dari pangkalan data.
Rekod atau data elektronik yang masih aktif di mana tindakan masih perlu diambil keatasnya,
boleh disimpan di Jabatan sehingga tindakan keatasnya selesai dan apabila Jabatan tidak
memerlukannya lagi, Jabatan dimestikan menghantar rekod atau data yang tidak aktif dan
mempunyai nilai arkib (archival values) ke Arkib Negara dalam format dan prosedur yang
ditentukan oleh Arkib Negara.
Arkib Negara perlu dirujuk terlebih dahulu sebelum tindakan memusnahkan sebarang rekod
atau data elektronik.
Skop
Garispanduan ini merangkumi perkara-perkara seperti berikut :
Pemindahan Rekod Elektronik ke Arkib Negara Untuk Simpanan Kekal Pemeliharaan dan Rujukan Masa Depan * Penilaian dan Pemisahan Rekod Elektronik
PENILAIAN DAN PEMISAHAN REKOD ELEKTRONIK
1. Penilaian rekod adalah satu proses bagi mengenalpasti rekod-rekod yang penting dan bernilai
arkib yang perlu dipelihara dan disimpan kekal.
2. Pemisahan rekod adalah bertujuan untuk mengasingkan rekod yang aktif dan tidak aktif.
Rekod-rekod yang tidak aktif yang tidak mempunyai nilai arkib boleh dibuat pemusnahan
dengan kelulusan Jabatan Arkib Negara, sementara rekod yang bernilai arkib, dipindahkan ke
Arkib Negara bagi simpanan kekal.
3. Kaedah dan ciri-ciri penilaian rekod elektronik adalah sama seperti penilaian rekod dalam
bentuk kertas. Bagi rekod elektronik, terdapat dua peringkat penilaian yang dilakukan iaitu :
a) Penilaian Isi Kandungan
Kaedah ini mengambil kira nilai kearkiban kandungan sesuatu rekod elektronik yang lazimnya
dinilai dari sudut kepentingan pentadbiran, perundangan, kewangan, sejarah dan nilai
penyelidikan. Hanya rekod-rekod yang mengandungi nilai kearkiban sahaja yang akan
disimpan kekal.
b) Penilaian Teknikal & Pentadbiran
Penilaian teknikal menekankan kepada kesahihan rekod, berasaskan ciri-ciri keselamatan serta
metadata yang lengkap dan jelas. Metadata teknikal menerangkan mengenai sistem data iaitu
struktur pangkalan data, ciri-ciri, lokasi, penggunaan data, kamus data (data dictionary),
bentangan data (record layout), buku kod (code book/table) dan lain-lain maklumat yang
berkaitan dengannya. Sementara metadata pentadbiran menerangkan fungsi, tarikh, kegunaan
dan tujuan rekod diwujudkan. .Hubungkait antara metadata rekod dan rekod tersebut perlu
jelas bagi tujuan rujukan masa hadapan. Maklumat ini samaada disimpan dalam media kertas
atau media elektronik hendaklah dimajukan ke Arkib Negara bersama-sama dengan rekod
tersebut semasa pemindahan dibuat.
4. Penggunaan Jadual Pemisahan Rekod (Record Disposal Schedule)
* Jadual Pemisahan Rekod ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi
sesuatu jenis rekod di agensi kerajaan dan tindakan yang akan diambil keatasnya apabila
tempoh simpanan itu tamat. Ia bertujuan untuk memudahkan sesebuah jabatan kerajaan
menjalankan kerja-kerja pemisahan ke atas rekod-rekod mereka.
* Seperti rekod dalam bentuk kertas, penilaian dan pemisahan rekod elektronik boleh
dilaksanakan melalui Jadual Pemisahan rekod yang disediakan oleh Jabatan dengan kerjasama
Arkib Negara. Walau bagaimanapun, pemakaian Jadual Pemisahan bagi rekod elektronik boleh
dilaksanakan diperingkat awal iaitu semasa sistem dibangunkan dengan memasukkan fungsi
kearkiban rekod elektronik (electronic records archiving) seperti jangka masa simpanan,
pemisahan, pemusnahan dan pengarkiban. Bagi memperolehi keperluan fungsi bagi sistem
kearkiban elektronik ini, Jabatan mestilah terlebih dahulu berbincang dengan Arkib Negara
untuk menentukan struktur data yang perlu ada bagi sistem tersebut.
PEMINDAHAN REKOD ELEKTRONIK KE ARKIB NEGARA UNTUK SIMPANAN KEKAL
1. Adalah menjadi tugas dan tanggungjawab Jabatan-jabatan memastikan rekod dan data elektronik
yang tindakan ke atasnya telah selesai dan dianggap tidak lagi aktif di Jabatan, dipindahkan ke
Arkib Negara.
2. Rekod-rekod elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara untuk simpanan kekal
hendaklah rekod dan data elektronik yang autentik, sahih dan lengkap.
3. Arkib Negara bertanggungjawab memastikan rekod dan data elektronik yang disimpan di Akrib
Negara ini dipelihara sebaik mungkin terutamanya dari aspek teknikal sepertimana semasa
dipindahkan.
Format Pemindahan
Rekod dan data elektronik yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara sebaik-baiknya disimpan
dalam format yang mudah, kos efektif dan tidak dikekang oleh satu-satu sistem komputer
(perkakasan atau perisian).
Arkib Negara menyarankan agar jabatan-jabatan yang memindahkan rekod elektroniknya ke
Arkib Negara untuk simpanan kekal hendaklah memastikan rekod atau data elektronik
dipindahkan dalam format terbuka (open format and platform-independent). Ini kerana rekod
yang disimpan dalam format 'defacto' atau 'uncommon hardware/software' akan menyulitkan
proses pertukaran (conversion) dan penhijrahan (migration) kemudian hari kelak.
Buat masa ini Arkib Negara menerima rekod dan data elektronik dalam format seperti berikut :
Rekod Format Teks tidak
berstruktur
(Unstructured
texts)
Plain American
Standard Code for
Information
Interchange
(ASCII), Unicode Teks Berstruktur
(Structured Texts)
Extensible Markup
Language (XML),
Standardized
General Markup
Language (SGML). Compound
Documents
Portable Document
Format (PDF) Bipmapped Images Tagged Image File
Format (TIFF,
Version 6 and
above), Photo CD
Format (PCD), Joint
Photographic
Experts Group
Format (JPEG,
lossless
compression)
Semua fail pangkalan data dalam ASCII dan
fail data yang hendak di simpan di Arkib
Negara mestilah dipindahkan dalam bentuk
flat files terlebih dahulu dengan ciri-ciri
kawalan berlebihan dibuang kecuali penanda
kepanjangan rekod bagi rekod panjang boleh
ubah (record length indicators for variable
length records) penanda penyahhad elemen
data, medan, rekod atau fail atau tag SGML,
(marks deliminiting a data element, field,
record or file, or SGML tags).
Semua rekod pangkalan data mestilah dalam
format logik yang sama dan setiap elemen
data dalam sesuatu rekod mestilah
mengandungi satu nilai sahaja. Pangkalan
data hubungan (Relational Database) yang
memerlukan pautan dengan fail rujukan
perlu mempunyai kunci primer (primary
keys) untuk membolehkan pautan antara
rekod dalam fail yang berbeza.
Semua maklumat dan deskripsi
tambahan mengenai rekod tersebut
mestilah dikeluarkan daripada
sistem pengurusan pangkalan data
Jabatan dan disimpan bersama
dengan flat files dalam bentuk
berstruktur untuk menjadikan ia
sebagai satu rekod yang lengkap
dan boleh difahami.
Fail teks dalam format seperti
Microsoft Words, Word Perfect atau
teks biasa (plain text) ASCII yang
mempunyai rujukan kepada fail lain
perlu dibuat nota kaki (footnote)
yang mudah difahami. Rekod yang
di encrypt (penyulitan) perlu di
decrypt (penyahsulitan) sebelum
dipindahkan ke Arkib Negara dan
rekod tidak dimampat (compressed)
melainkan setelah mendapat
kelulusan Arkib Negara. Rekod-
rekod terperingkat perlu diturun
taraf sebelum dipindahkan ke Arkib
Negara untuk simpanan kekal
Media Storan Rekod Elektronik
Jabatan boleh memilih untuk menyimpan dan memindah rekod elektronik ke Arkib Negara dalam media
storan seperti berikut:
Pita Magnetik
4mm Pita DAT
Disket 3.5" 1.44Mb
CD-ROM yang mematuhi standard 9600
Bagi mel-elektronik, Jabatan mestilah mematuhi Garispanduan Prosedur Pengoperasian E-mel di Jabatan
Kerajaan dan MyMIS (Malaysian Public Sector Management of Information & Communication Technology
Security Handbook) yang disediakan oleh MAMPU. Sementara e-mel yang mempunyai nilai arkib
hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara mengikut spesifikasi format dan media storan seperti dinyatakan
di atas.
Sekiranya Jabatan mempunyai format dan media storan rekod dan data elektronik berlainan daripada
spesifikasi seperti dinyatakan di atas, Jabatan hendaklah terlebih dahulu memaklumkan dan berbincang
dengan Arkib Negara.
Dokumentasi
Sebelum rekod atau data elektronik dipindahkan ke Arkib Negara, Jabatan mestilah menyediakan
metadata yang lengkap berhubung dengan rekod dan data tersebut. Maklumat ini penting bagi
membolehkan para penyelidik mentafsir dan memanupulasi data atau rekod elektronik pada masa
hadapan.
Metadata yang wujud dalam pengurusan rekod elektronik Jabatan hendaklah dipindahkan ke Arkib
Negara bersama-sama dengan rekod atau data elektronik di dalam fail yang berasingan mengikut
spesifikasi format yang sama seperti rekod elektronik.
Bagi rekod-rekod elektronik yang termasuk dalam Jadual Pemisahan rekod Jabatan yang perlu
dipindahkan ke Arkib Negara, tetapi tidak dapat dipindahkan atas sebab-sebab keperluan pentadbiran,
maka tindakan seperti berikut hendaklah di ambil oleh Jabatan :
Memastikan ruang simpanan untuk rekod elektronik seperti pita magnetik, cakera padat, kaset
dan lain-lain disimpan dalah suhu antara ± 18ºC dan R.H. 45% ± 5.
Mengamalkan penyemakan secara rambang ke atas semua media storan bagi menyemak jika
terdapat kehilangan data dan seterusnya mengenalpasti sebab-sebab kehilangan data. Pada
lazimnya media storan hendaklah diperbaharui dari semasa ke semasa bagi mengatasi keusangan
(degradation).
Membuat perancangan teliti bagi tindakan penghijrahan maupun peralihan data sebelum perisian
dan perkakasan menjadi usang (obsolete)
Memastikan semua metadata dan dokumentasi sistem bagi rekod tersebut yang wujud dalam
bentuk kertas atau fail elektronik disimpan dan dipelihara dengan baik.
PEMELIHARAAN DAN RUJUKAN MASA DEPAN
1. Melihat kepada perkembangan pesat teknologi pengkomputeran, adalah mustahil untuk Arkib
Negara memelihara dan menyimpan rekod-rekod elektronik dalam sistem dan format
sepertimana semasa ia diwujudkan. Ini kerana terdapat sistem dan format yang diguna pada
masa lalu, tetapi tidak boleh lagi digunapakai pada masa kini.
2. Oleh itu, dari aspek pemeliharaan, rekod yang wujud secara elektronik atau digital tidak
semestinya terus disimpan dan dipelihara dalam bentuk elektronik sepanjang hayatnya. Bagi
tujuan pemeliharaan kekal, Arkib Negara mungkin perlu memindahkan rekod elektronik ke
dalam media storan yang mempunyai jangka hayat terjamin dan boleh diakses pada masa
hadapan seperti mikrofilem.
3. Bagi tujuan ini, Arkib Negara sentiasa membuat penyelidikan, kajian perbandingan amalan-
amalan terbaik dan terkini di seluruh dunia untuk disesuaikan dengan perubahan teknologi dan
keperluan tempatan.
Penggunaan Garis Panduan
Penggunaan GARISPANDUAN PENYIMPANAN DAN PEMELIHARAAN REKOD ELEKTRONIK
SEKTOR AWAM ini adalah tertakluk kepada perubahan dan akan dikemaskini dari semasa ke
semasa. Sebarang perubahan akan dimaklumkan. Sebarang pertanyaan hendaklah dimajukan
kepada Pengurusan Rekod Elektronik dan Teknologi Maklumat, Arkib Negara Malaysia atau
hubungi :
e-mel : [email protected]
Tel : 03-62010688 samb. 5925
Fax : 03-62013702