Materi Kuliah Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)(Melatih dan Mengembangkan Karyawan/Pegawai)

Asran Abdullah

Jurusan Sosiologi

FISIP UNIDAYAN

Memberikan Orientasi Kepada Karyawan/ Pegawai

Merekrut dan memilih karyawan/ pegawai yang berpotensi tidaklah menjamin bahwa mereka akan bekerja secara efektif. Salah satunya karena mereka tidak mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Untuk itu mereka harus diberikan orientasi dan melatih mereka.

Orientasi adalah memberikan informasi latar belakang kepada karyawan/ pegawai baru yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara memuaskan, seperti: informasi tentang peraturan perusahaan/ kantor. Program ini dapat di mulai dari pengenalan singkat secara informal atau dengan kursus formal yang panjang.

Hal-hal yang dilakukan adalah: menjelaskan permasalahan dasar seperti; jam kerja dan hari libur, sifat pekerjaan yang sebenarnya, memperkenalkan dengan para pekerja lain, membuat pekerja itu kenal akan tempat kerjanya, dan membantu mengurangi kegugupan hari pertama. Selain itu hal lain yang diberitahukan adalah; informasi tentang keuntungan karyawan, kebijakan personalia, rutinitas harian, organisasi dan operasional, peraturan keamanan, serta fasilitas yang dimiliki. Paling tidak mereka memperoleh buku panduan.

Jangan meremehkan pentingnya orientasi, karena tanpa informasi dasar seperti peraturan dan kebijakan, maka karyawan dapat melakukan kesalahan dalam waktu yang lama atau bahkan kesalahan yang berbahaya.

Program orientasi saat ini sudah jauh berubah dari diskusi rutin peraturan perusahaan menjadi penekanan misi perusahaan.

Orientasi yang berhasil harus memenuhi 4 hal utama: Karyawan baru harus merasa diterima dan nyaman. Karyawan harus memahami organisasi dalam makna luas (masa lalu, masa kini,

budaya dan visi masa depan). Karyawan harus jelas mengetahui kebijakan dan prosedur mengenai apa yang

diharapkan dalam hal pekerjaan dan berprilaku. Karyawan harus mulai menjalankan proses untuk membiasakan diri dengan cara

perusahaan bertindak dan melakukan banyak hal.

Proses Pelatihanpelatihan mengacu pada metode yang digunakan untuk memberikan

keterampilan yang mereka butuhkan dalam melakukan pekerjaan. Pelatihan adalah tanda dari manajemen yang bagus.

memiliki karyawan yang berpotensi tinggi tidaklah menjamin bahwa mereka akan berhasil. Mereka harus mengerti apa yang anda ingin lakukan dan bagaimana anda ingin mereka lakukan. Bila tidak mereka akan melakukan sesuai dengan cara mereka.

Kontesks Strategis PelatihanDahulu pelatihan hanya menekankan pada keterampilan teknis, namun

sekarang pelatihan juga meliputi hal non teknis, seperti; mengidentifikasi tujuan dan sasaran strategis.

Saat ini, pelatihan juga berperan penting dalam proses manajemen kinerja. Ini berarti melakukan pendekatan terintegrasi dan berorientasi kepada tujuan untuk menugaskan, menilai, melatih, dan memberikan penghargaan pada kinerja karyawan.

Ada 5 langkah proses pelatihan dan pengembangan: Analisis kebutuhan, untuk mengetahui keterampilan kerja spesifik yang dibutuhkan, menganalisis

keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih, dan mengembangkan pengetahuan khusus yang terukur serta tujuan prestasi.

Merencanakan intruksi, untuk memutuskan, menyusun, dan menghasilkan program pelatihan, termasuk buku kerja, latihan dan aktivitas teknis (menggunakan alat).

Validasi, dimana orang-orang yang terlibat membuat sebuah program dengan menyajikannya kepada pemirsa yang dapat mewakili.

Menerapkan program itu, yaitu melatih karyawan yang ditargetkan. Evaluasi dan tindak lanjut, yaitu menilai keberhasilan dan kegagalan program ini.

Pelatihan, Belajar dan Motivasipelatihan tidak bermanfaat jika peserta tidak mendapatkan kemampuan atau motivasi untuk

mendapatkan keuntungan darinya. Berkaitan dengan kemampuan, peserta butuh (diantara hal-hal lain) bacaan yang diisyaratkan, keterampilan menulis, dan matematika, dan persyaratan tingkat pendidikan, intelegensia, serta pengetahuan dasar. Seleksi karyawan secara efektif bermanfaat.

pengusaha dapat melakukan beberapa langkah untuk meningkatkan motivasi belajar peserta. Mis: memberikan kesempatan untuk pratek aktif, dan memperbolehkan peserta melakukan kesalahan dan mengeksplor berulang-ulang solusi untuk meningkatkan motivasi dan pembelajaran. Umpan balik termasuk penilaian kinerja secara periodik dan kritik langsung secara berulang-ulang juga penting.Proses Belajar yang berguna, biasanya lebih mudah bagi orang yang ikut pelatihan untuk memahami dan mengingat bahan yang berarti, karena:

Pada awal pelatihan, berikan kilasan singkat bahan yang akan diberikan, mengetahui gambaran keseluruhan akan mempermudah proses belajar.

Gunakan beragam contoh yang telah dipahami. Aturlah informasi sehingga anda menyajikannya secara logis, dan dalam urutan yang jelas. Gunakan hal-hal dan konsep yang telah dipahami oleh orang yang akan dilatih. Gunakan sebanyak mungkin bantuan visual.

Memberikan motivasi kepada orang yang belajar. Berikut adalah beberapa cara untuk memotivasi orang yang dilatih:

Cara belajar paling baik adalah dengan langsung melakukannya. Perbanyak praktek yang nyata. Orang yang dilatih akan belajar sangat baik bila pelatih dengan cepat membuat respon yang benar,

barangkali dengan pujian cepat. Orang yang dilatih akan belajar sangat baik berdasarkan langkah mereka sendiri. Buatlah rasa membutuhkan pelatihan pada orang yang dilatih. (menayangkan kasus-kasus jatuhnya

pesawat). Jadwal juga penting, kurva belajar menurun pada siang hari (tidak efektif).

METODE PELATIHANSaat anda memutuskan untuk melatih karyawan/ pegawai dan apa yang mereka pelajari,

maka anda harus merancang program pelatihan itu.Ada beragam metode yang digunakan untuk menyampaikan pelatihan:

On-The-Job Training Magang Belajar secara informal Job Instruction Training Pengajaran Pelajaran yang terprogram Teknik pelatihan kemampuan membaca dan menulis Pelatihan dengan peralatan Audiovisual Pelatihan dengan simulasi Pelatihan berbasis komputer Sistem pendukung kinerja elektronik Pelatihan jarak jauh berbasis internet

KARYAWAN PELATIHAN UNTUK LEVEL BAWAH

ON-THE JOB TRAININGOn-the-Job Training atau disingkat OJT (pelatihan langsung kerja) adalah meminta

seseorang untuk mempelajari pekerjaan itu dengan langsung mengerjakannya. Jadi setiap karyawan (level bawah/atas) Jenis pelatihan OJT yang paling dikenal adalah metode coaching (membimbing) atau understudy (sambil belajar). Disini, seorang pekerja yang telah berpengalaman atau penyelia yang dilatih ditugaskan untuk melatih karyawan. (mis: karyawan mengamati atasan, calon pimpinan menjadi asisten terlebih dahulu).

Rotasi pekerjaan, dimana seorang karyawan pindah dari satu pekerjaan ke yang lainnya pada interval yang terencana.

Tugas khusus, memberikan pengalaman langsung kepada para eksekutif pada level terendah dalam menyelesaikan tugas-tugas nyata.

Keunggulan OJT: Metode ini relatif tidak mahal Pelatihan berlangsung sambil bekerja Tidak membutuhkan fasilitas di luar kantor

MAGANGMagang adalah merupakan kombinasi dari pelajaran di kelas dan pelatihan langsung di

pekerjaan. (pengajar harus ahli di bidangnya)

BELAJAR SECARA INFORMALproses pengembangan karyawan yang diperoleh bukan program pelatihan format tapi

melalui perangkat informal. Mis: meletakkan peralatan di area kantin agar dapat digunakan oleh karyawan untuk berdiskusi yang ada hubungannya dengan pekerjaan.

JOB INSTRUCTION TRAININGBanyak pekerjaan yang terdiri dari sebuah

rangkaian langkah logis yang diajarkan secara bertahap. Untuk memulainya, buatlah urutan langkah yang dibutuhkan dalam pekerjaan, masing-masing urutan dalam rangkaian yang tepat. Dalam setiap langkah daftarkan “hal penting” yang sesuai bila ada.

PENGAJARANPengajaran merupakan cara yang cepat dan

sederhana untuk memberikan pengetahuan pada sekelompok orang yang akan dilatih.

PELAJARAN YANG TERPROGRAMMedianya dapat berupa buku teks, komputer,

atau internet. Pelajaran yang terprogram (instruksi terprogram) adalah metode belajar sendiri langkah demi langkah. Yang terdiri dari 3 bagian: menyajikan pertanyaan, fakta atau permasalahan, mengizinkan orang untuk memberikan respon dan mendapatkan timbal balik untuk mendapatkan jawaban yang akurat.

Langkah Hal penting

1. Nyalakan mesin

2. Tentukan jarak pemotongan

3. Letakkan kerja di meja potong

4. Dst.

1. Tidak ada2. Baca

skala dengan teliti untuk mencegah kesalahan potong

3. Periksalah apakah kertasnya terjepit dengan kuat.

4. Dst.

TEKNIK PELATIHAN MEMBACA DAN MENULISKetidakmampuan membaca, menghitung dan menulis adalah persoalan serius di

pekerjaan. Respon yang harus dilakukan adalah; pertama, menguji kemampuan dasar calon karyawan. Kedua, menyusun program keterampilan dasar dan program pemberantasan buta huruf

PELATIHAN DENGAN SIMULASIPelatihan simulasi (terkadang disebut pelatihan diruang depan) adalah sebuah

metode dimana orang-orang yang dilatih belajar dengan peralatan yang sebenarnya atau dengan simulasi yang akan digunakan dalam pekerjaan, tetapi sebenarnya mereka dilatih diluar pekerjaan. (pilot)

PELATIHAN BERBASIS KOMPUTERSistem pelatihan ini oleh orang yang dilatih menggunakan sistem berbasis

komputer untuk secara interaktif meningkatkan pengetahuan atau keterampilannya.

SISTEM PENDUKUNG KINERJA ELEKTRONIKorang tidak mungkin mengingat semua yang telah mereka pelajar. Maka suatu

perusahaan/ instansi menggunakan satu jenis atau lebih bantuan pekerjaan yakni adalah sekumpulan instruksi, diagram, atau metode serupa yang tersedia pada tempat kerja untuk membimbing para pekerja. Bantuan pekerjaan sangat baik membantu pekerjaan rumit yang membutuhkan banyak langkah, atau sangat berbahaya melupakan satu langkah. Mis; pilot penerbangan membutuhkan pekerjaan (seperti urutan pekerjaan untuk dilakukan sebelum tinggal landas. Industri motor memberikan bantuan pekerjaan kepada karyawannya dengan diagram; untuk memperlihatkan cara kerja kabel-kabel lokomotif bekerja dan warna kabel yang saling terhubung.

PELATIHAN JARAK JAUH BERBASIS INTERNETPerusahaan saat ini menggunakan beragam metode belajar jarak jauh untuk

pelatihan. Metode belajar jarak jauh diantaranya adalah kursus korespondensi tradisional, teletraining, video konferensi, dan pelatihan berbasis internet.Teletraining, seorang pelatih di lokasi pusat mengajar kelompok-kelompok karyawan di lokasi yang jauh melalui sambungan televisi.Konferensi-video, perusahaan menggunakan video konferensi untuk melatih karyawan yang secara geografis terpisah jauh dari pelatih.Pelatihan melalui internet, program pengajaran berbasis internet semakin populer. Banyak perusahaan memperbolehkan karyawan mereka mengambil kursus on-line.

PENGEMBANGAN MANAJEMENPengembangan manajemen adalah usaha untuk meningkatkan prestasi

manajemen dengan menanamkan pengetahuan, perubahan perilaku, atau peningkatan keterampilan. Pengembangan manajemen menggunakan metode:On-the Job Training, tidak hanya digunakan untuk karyawan non manajer. Metode pelatihan ini meliputi : rotasi pekerjaan, pendekatan belajar sambil dibimbing, dan action learning (belajar bertindak), wawasan riset. (didalam kantor).diluar Kantor: Metode studi kasus, permainan manajemen, seminar diluar, program yang terkait dengan universitas, permainan peran, pelatihan eksekutif.

Langkah Hal penting

1. Nyalakan mesin2. Tentukan jarak pemotongan3. Letakkan kerja di meja potong4. Dst.

1. Tidak ada2. Baca skala dengan teliti untuk

mencegah kesalahan potong3. Periksalah apakah kertasnya terjepit

dengan kuat.4. Dst.