pengelolaan jurnal elektronik -...
TRANSCRIPT
PENGELOLAAN JURNAL ELEKTRONIKPADA PERPUSTAKAAN BADAN PENGKAJIAN DAN
PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)
SkripsiDiajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (SIP)
OlehFAUZIAH
NIM: 1110025000013
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAANFAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA1435 H/2014 M
v
ABSTRAK
Fauziah
Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian danPenerapan Teknologi (BPPT)
Penelitian Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajiandan Penerapan Teknologi (BPPT) ada tiga variable yaitu : kebijakan, mekanismepengelolaan jurnal elektronik dan kendala pada perpustakaan tersebut. Jenispenelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif denganinforman yang berjumlah tiga orang yaitu Kepala Perpustakaan, Kepala BagianSub Bidang Otomasi, dan Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan. Teknikpengumpulan data dalam penelitian ini adalah wawancara dan observasi. Hasilpenelitian adalah kebijakan pengelolaan jurnal elektronik yaitu: kebijakanpenghimpunan karya cetak dan karya rekam, kebijakan penerbitan jurnalelektronik di BPPT, kebijakan akses jurnal. Mekanisme pengelolaan jurnalelektronik yang ada di perpustakaan BPPT sudah open access dan mengunakan E-Pubic System adalah open journal system. Mekanisme pengelolaan jurnalelektronik dapat dilakukan oleh penulis dan pustakawan. Kendala dalampengelolaan jurnal elektronik adalah jurnal dari unit kerja dan perekayasa belumdiserahkan ke perpustakaan BPPT, serta kurangnya SDM untuk alih media.
Kata Kunci : Pengelolaan Jurnal, Jurnal elektronik
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah
memberikan rahmat dan hidayahnya, dan tak lupa pula penulis panjatkan kepada
junjungan kita, Nabi Besar Muhammad SAW yang telah membawa umatnya dari
zaman kegelapan menuju zaman terang benderang seperti saat ini. Alhamdulilah
penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Pengelolaan Jurnal
Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
(BPPT)”, sebagai salah satu syarat akademik dalam menyelesaikan studi sarjana
(SI) pada Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora Universitas
Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.
Penulis menyadari penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan dan
masih banyak kekurangan, karena keterbatasan referensi yang digunakan.
Penulisan harapkan saran dan kritik yang membangun bagi penulis untuk
kesempurnaan skripsi ini.
Tak lupa penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
banyak membantu dan mendukung penulis dalam penyusunan skripsi ini,
diantaranya :
1. Bapak Prof. Dr. Oman Fathurahman, M.Hum selaku Dekan Fakultas Adab
dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. Bapak Pungki Purnomo, MLIS selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan FAH
UIN Jakarta.
vii
3. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu
Perpustakaan FAH UIN Jakarta dan pembimbing dosen Pembimbing yang
telah membantu penulis dalam menyusun skripsi dan telah berkenan
memberikan bimbingan dan pengarahannya, serta telah meluangkan waktu,
tenaga dan pikirannya dalam membantu penulis menyelesaikan skripsi ini.
4. Segenap Bapak/Ibu dosen Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan penulis
banyak ilmu dan pengetahuan yang tidak terhingga.
5. Dra. Lucyana Habibie, MM selaku Kepala Bidang Perpustakaan periode Mei
2014, Ramatun Anggraini Kiemas, S.Sos, selaku Kepala Bidang
Perpustakaan, Suci Wulandari, SSos selaku Kepala Sub Bidang Akuisisi dan
Pengolahan Bahan Pustaka, Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM selaku
Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka
6. Kedua orangtua penulis Ibu dan Bapak, yang tidak pernah lelah memberikan
bimbingan dan nasihat kepada penulis untuk tetap semangat menyusun
skripsi ini.
7. Kakak, adik, sepupuku yang membantu dalam skripsi hingga akhir.
8. Teman seperjuangan yang selalu memberikan informasi dan semangat untuk
menyelesaikan skripsi ini yaitu Vivi Alfiah, Heni Suhaeni, Rahayu Oktaviani,
Husnul Khotimah, Dara Rahmita Dewi, Rinda Ayunda dan teman-teman
yang tidak bisa disebutkan satu persatu yang telah membantu dan menemani
penulis selama kuliah.
9. Teman-teman Ilmu Perpustakaan angkatan 2010 yang telah memberikan
semangatnya kepada penulis.
viii
Penulis tidak dapat membalas kebaikan semua pihak yang telah membantu
penulis, semoga Allah SWT dapat membalas dengan pahala dan ridha yang
melimpah amin. Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat. Amin.
Jakarta, 27 Juni 2014
Penulis
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................. ii
LEMBAR PENGESAHAN PANITIAN UJIAN ........................................... iii
LEMBAR PERNYATAAN .............................................................................. iv
ABSTRAK ......................................................................................................... v
KATA PENGANTAR ...................................................................................... vi
DAFTAR ISI ..................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................. xii
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................... xiii
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ..................................................................... 1
B. Batasan dan Rumusan Masalah ............................................ 5
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................ 5
D. Metode Penelitian ................................................................. 6
1. Jenis Penelitian ............................................................... 6
2. Sumber Data ................................................................... 7
3. Informan.......................................................................... 7
4. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 7
5. Teknik Analisa Data ......................................................... 9
E. Definisi Istilah……………………………………………… 9
F. Sistematika Penulisan .......................................................... 10
x
BAB II TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus
1. Pengertian Perpustakaan Khusus .................................. 12
2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus...................... 13
B. Kebijakan ............................................................................ 15
C. Pengelolaan jurnal elektronik
1. Pengertian Pengelolaan…………...….………………… 16
2. Pengertian jurnal elektronik……………………………..17
3. Konseptual Jurnal Elektronik ........................................ 19
4. Jurnal Akses terbuka (Open Acceess Journal) ............... 23
5. E-Public System ............................................................. 29
D. Penelitian Relevan .............................................................. 31
BAB III GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BADAN
PENGKAJIAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI (BPPT)
A. Sejarah Singkat ..................................................................... 34
B. Visi dan Misi ........................................................................ 35
C. Struktur Organisasi ............................................................... 36
D. Kegiatan Perpustakaan ......................................................... 37
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Tahapan Penelitian .............................................................. 46
B. Hasil Penelitian .................................................................... 47
C. Pembahasan ......................................................................... 67
xi
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan .......................................................................... 76
B. Saran. ................................................................................... 77
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 79
LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
xii
DAFTAR TABEL
1. Tabel 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Perpustakaan BPPT.................. 36
2. Tabel 2 Kriteria Informan............................................................................ 46
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1: Transkip Wawancara
Lampiran 2: Lembar Pengajuan Proposal Skripsi
Lampiran 3: Surat Tugas Dosen Pembimbing
Lampiran 4: Lembar Surat Pergantian Judul
Lampiran 5: Lembar Izin Penelitian
Lampiran 6: Unit Kerja
Lampiran 7 : Peraturan Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
Lampiran 8: Tahapan Pengelolaan Jurnal Elektronik
Lampiran 9: Foto-Foto
Lampiran 10 : Daftar Riwayat Hidup
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Saat ini masyarakat menganggap informasi telah menjadi hal yang
sangat penting untuk digunakan dalam kehidupan masyarakat. Dalam
kehidupan sehari-hari informasi terus berkembang mengikuti perkembangan
zaman yang semakin dinamis. Dalam kehidupan bermasyarakat, informasi
berguna untuk mengambil keputusan. Suatu keputusan yang tidak didukung
oleh informasi yang cukup biasanya kurang akurat dan sering tidak dapat
memberikan hasil yang memuaskan. Informasi adalah sesuatu yang
mempengaruhi atau mengubah status pikiran. Dalam jasa informasi, informasi
yang paling sering disampaikan melalui media teks, dokumen atau rekaman,
artinya apa yang mungkin dipahami seseorang yang berasal dari sebuah teks
atau dokumen.1
Perpustakaan dalam ruang lingkup dunia pekerjaan sampai saat ini
masih memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan penelitian dan
pekerjaan di dalam lingkungan yang berada di sekitar perpustakaan tersebut.
Salah satu jenis perpustakaan yang memiliki hasil-hasil karya ilmiah yang
dihasilkan dari para peneliti adalah perpustakaan khusus.
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan sebuah departemen,
lembaga negara, lembaga penelitian, organisasi massa, militer, industri,
1 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Universitas Terbuka, 2010),h. 1.35.
2
perusahaan swasta, BUMN, pusat informasi, bahkan perpustakaan pribadi.2
Lembaga yang dimaksud dapat berupa lembaga-lembaga industri, lembaga
perkantoran (departemen), lembaga penelitian, dan lembaga-lembaga
pemerintahannya.3 Perpustakaan khusus yang terdapat di lembaga penelitian
dan pengembangan berfungsi mengumpulkan dan menyajikan semua bahan
pustaka dalam satu subjek atau lebih untuk menunjang penelitian dan
pengembangan yang dilakukan oleh badan induk.
Perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi selanjutnya
disebut BPPT merupakan salah satu dari perpustakaan khusus. Karya cetak
dan karya rekam yang sudah diterima oleh perpustakaan BPPT dicatat, diolah,
disimpan, didayagunakan, dan dilestarikan sesuai dengan ketentuan
pengelolaan karya cetak dan karya rekam.
Koleksi yang terdapat dalam perpustakaan BPPT ada yang dalam
bentuk grafis dan elektronik. Pengadaan perpustakaan dilakukan sesuai
dengan kebutuhan pemustaka yang berada di lingkungan perpustakaan
tersebut. Diantara koleksi yang dimiliki perpustakaan BPPT terdapat koleksi
yang disebut dengan koleksi intern (local content). Koleksi intern (local
content) adalah hasil karya staf atau karyawan BPPT sendiri yang dihimpun,
diolah dan disimpan pada satu tempat tersendiri di perpustakaan BPPT.
Koleksi yang termasuk ke dalam koleksi intern (local content) dalam
perpustakaan BPPT adalah jurnal elektronik, skripsi, laporan karya ilmiah dan
laporan penelitian lainnya.
2 Karmidi Martoatmodjo, Manajemen Perpustakaan Khusus (Jakarta: UniversitasTerbuka, 1999), h. 1. 3.
3 Sulistyo Basuki, Priodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 89.
3
Jurnal elektronik, sering juga disebut penerbitan elektronik, adalah
jurnal yang dibuat, diterbitkan dan didistribusikan melalui jaringan elektronik
seperti internet. Jurnal elektronik tersedia dalam format elektronik, akan tetapi
penerbit dapat juga menyediakannya dalam versi cetak.4
Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT dilakukan oleh
dua orang yang diantaranya satu dari bagian Sub Bidang Sistem Otomasi
Kepustakaan dan satu dari bagian Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan
Pustaka. Pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT mencakup tidak
hanya jurnal yang berasal dari hasil karya pegawai BPPT saja, tetapi juga
jurnal yang berasal dari instansi lain. Jurnal berisi hasil karya pegawai BPPT,
akan di unggah baik cover, abstrak dan artikel bisa di unduh secara fulltext.
Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi lain hanya sebatas unggah cover
dan data bibliografi jurnal saja, jadi jika ingin mendapatkan informasi yang
ada di dalam jurnal yang diinginkan maka harus datang ke perpustakaan
BPPT, karena perpustakaan tidak menerima soft copy jurnal dari instansi lain,
hal itu terjadi dikarenakan softcopy hanya ada pada pemilik jurnal tersebut dan
perpustakaan BPPT hanya menerima jurnal dalam bentuk tercetak.
Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT menggunakan panduan
penggunaan jurnal elektronik BPPT : modul 2 editor, pedoman penggunaan
jurnal elektronik BPPT : pustakawan, dan panduan penggunaan jurnal
elektronik BPPT untuk penulis.
4 Ekawati Marlina, “Jurnal Elektronik : Keuntungan dan Kerugiannya,” diakses padatanggal 20 April 2014 dari http://www.pdii.lipi.go.id/read/2012/12/30/jurnal-elektronik-keuntungan-dan-kerugiannya.html
4
Perpustakaan BPPT sebagai pusat deposit untuk karya cetak dan karya
rekam akan mencatat, mengolah, menyimpan, mendayagunakan, dan
melestarikan sesuai dengan ketentuan pengelolaan karya cetak dan karya
rekam. Perpustakaan BPPT memiliki kendala dalam pengelolaan jurnal
elektronik antara lain belum menerima seluruh hasil penelitian dari para
perekayasa dan unit kerja dan unit kerja yang ada di perpustakaan BPPT, baik
hard copy maupun soft copy. Selain itu juga memiliki kendala SDM dalam
Sub Bidang Otomasi. Hal ini dikarenakan belum adanya kesadaran dari para
perekayasa dan unit kerja untuk memberikan hasil penelitiannya baik tercetak
maupun soft copy kepada perpustakaan BPPT. Pegawai perpustakaan
seringkali mendatangi para perekayasa dan unit kerja dan unit kerja yang ada
di lingkungan BPPT, agar memberikan hasil penelitiannya baik tercetak
maupun soft copy kepada perpustakaan BPPT, sesuai dengan pemerintah telah
menertbitkan Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya
Cetak dan Karya Rekam yang telah dilengkapi dengan Peraturan Pemerintah
Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan
Karya Rekam.5 Berdasarkan Undang-Undang tersebut maka kebijakan tertulis
yang ada di perpustakaan BPPT adalah Peraturan Kepala Badan Pengkajian
dan Penerapan Teknologi Nomor 116 Tahun 2013 Tentang Serah Simpan
Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan
Penerpaan Teknologi (BPPT) yang di tanda tangani oleh Marzan Aziz
5 Supriyanto, Aksentuasi Perpustakaan dan Pustakawanan (Jakarta : Ikatan PustakawanIndonesia Pengurus DKI Jakarta, 2006) h. 55
5
Iskandar yang menjabat sebagai Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan
Teknologi (BPPT) pada tanggal 29 April 2013. Peraturan tersebut sudah
disosialisasikan tetapi belum semua perekayasa dan unit kerja dan unit kerja
menjalankan peraturan tersebut.
Berdasarkan uraian di atas, peneliti tertarik untuk melakukan
penelitian tentang pengelolaan jurnal elektronik, yang dituangkan ke dalam
skripsi berjudul: “Pengelolaan Jurnal Elektronik pada Perpustakaan
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT)”.
B. Batasan dan Rumusan Masalah
Agar pembahasan pada skripsi ini lebih terarah dan tidak meluas,
maka penulis akan memberikan batasan-batasan masalah yang akan
diteliti, yakni: kebijakan pengelolaan jurnal elektronik, mekanisme
pengelolaan jurnal elektronik dan kendala dalam pengelolaan jurnal
elektronik.
Untuk mempermudah pelaksanaan penelitian ini, penulis
menetapkan rumusan masalah penelitian sebagai berikut:
a. Bagaimana kebijakan yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik
yang diterapkan di lingkungan perpustakaan BPPT?
b. Bagaimana mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang berlaku di
lingkungan BPPT?
c. Kendala apa saja dalam pengelolaan jurnal elektronik?
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah :
6
1. Untuk mengetahui kebijakan yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik
yang diterapkan di lingkungan perpustakaan BPPT
2. Untuk mengetahui mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang berlaku
di lingkungan BPPT
3. Untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik
Manfaat yang diharapkan dari peneliti dalam penulisan ini adalah :
1. Memperluas dan memperdalam pengetahuan penulis tentang pengelolaan
jurnal elektronik di perpustakaan khusus.
2. Memberikan kontribusi pemikiran kepada Perpustakaan BPPT untuk
meningkatkan pengelolaan jurnal elektronik, khususnya pengelolaan jurnal
elektronik
3. Dapat dijadikan bahan evaluasi bagi Perpustakaan BPPT dalam
mengembangkan pengelolaan jurnal elektronik.
D. Metode Penulisan
1. Jenis dan Pendekatan Penelitian
Metode yang digunakan oleh penulis adalah deskriptif. Penelitian
deskriptif adalah penelitian yang bertujuan untuk mendeskripsikan atau
menjelaskan sesuatu hal yang seperti apa adanya.6
Pendekatan penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah
pendekatan kualitatif, yakni data yang berbentuk non angka seperti:
kalimat-kalimat, foto, atau rekaman suara dan gambar.7
6 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.7 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86.
7
2. Sumber Data
a. Data primer adalah data yang diambil langsung, tanpa perantara, dari
sumbernya. Sumber ini dapat berupa benda-benda, situs, atau
manusia.8 Data primer diambil langsung dari hasil wawancara antara
peneliti denganpetugas, dan observasi pengelolaan jurnal elektronik
yang ada di perpustakaan BPPT.
b. Data sekunder adalah data yang diambil secara tidak langsung dari
sumbernya. Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen
(laporan, karya tulis orang lain, koran, majalah).9
3. Informan
Informan adalah orang yang dinilai dapat memberikan informasi
tentang situasi dan kondisi penelitian.10 Penentuan informan ditentukan
dengan mencari pihak yang memahami objek penelitian. Sedangkan yang
menjadi informan berjumlah 3 orang yaitu Kepala Bidang Perpustakaan,
Kepala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, dan Kepala
Sub Bidang Sistem Informasi dan Otomasi Kepustakaan.
4. Teknik Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data penelitian disesuaikan dengan fokus dan
tujuan penelitian. Data yang dikumpulkan berdasarkan:
a. Observasi (Pengamatan)
Pengamatan adalah alat pengumpulan data yang dilakukan dengan
8 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 86.9 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 87.10 Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rosdakarya,
1989), h.90
8
cara mengamati dan mencatat secara sistematik gejala-gejala yang
diselidiki.11 Penulis melakukan pengamatan dan pencatatan secara
sistematis terhadap gejala yang terjadi di perpustakaan BPPT,
khususnya pengelolaan jurnal elektronik.
b. Wawancara
Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu.
Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara
(interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai
(interview) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu.12
Wawancara dilakukan dengan pihak yang ada kaitannya dengan subjek
penelitian ini, yaitu kepada Kepala Bidang Perpustakaan, Kepala Sub
Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka, dan Kepala Sub
Bidang Sistem Informasi dan Otomasi Kepustakaan.
c. Kajian kepustakaan
Kajian pustaka adalah kegiatan mendalami, mencermati,
menelaah, dan mengidentifikasi pengetahuan.13 Kajian pustaka
dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari dari buku atau
pedoman perpustakaan yang berhubungan dengan masalah yang
penulis bahas.
11 Cholid Narbuko dan Abu Achmadi, Metodologi Penelitian (Jakarta: Bumi Aksara,1997), h. 70.
12 Lexy. J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, h. 91.13 Suharsimi Arikunto, Manajemen Penelitian (Jakarta: Rineka Cipta, 2005), h.58.
9
5. Teknik Analisis Data
Setelah data dipeoleh maka langkah selanjutnya adalah mengolah
data melalui beberapa tahapan yaitu:
a. Reduksi data
Reduksi data merujuk pada proses pemilihan, pemfokusan,
penyederhanaan, abstraksi, dan pentransformasian “data mentah” yang
terjadi dalam catatan-catatan lapangan tertulis.14
b. Penyajian data
Setelah data direduksi penulis melakukan penyajian dalam bentuk teks
bersifat naratif.
c. Penarikan kesimpulan
Kesimpulan (conclusion) adalah suatu pernyataan umum dan yang
ingin ditarik dari beberapa kasus, dan menunjukkan pola yang
menggambarkan kesimpulan yang berbeda.15
Data yang diperoleh penulis melalui observasi, wawancara dan kajian
pustaka dicatat dengan rinci, dikelompokkan atau dipilih dan
difokuskan pada hal penting dengan demikian data yang didapat bisa
memberikan gambaran yang jelas.
E. Definisi Istilah
Pengelolaan adalah suatu bentuk proses pelaksanaan kegiatan
kerjasama yang tersusun dengan rapi sesuai dengan prosedur yang dirancang
14 Emzir, Analisis Data (Jakarta: Rajawali Pers, 2011) h. 129.15 Prastya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 106
10
dan diselenggarakan dengan pengawasan dalam rangkaian pekerjaan demi
tercapainya tujuan organisasi.
Jurnal elektronik adalah jenis terbitan berkala yang berbentuk jurnal
dalam bentuk elektonik, yang di dalamnya memuat artikel-artikel dalam
bidang ilmiah yang merupakan hasil penelitian dari para peneliti di lingkungan
BPPT dan artikel-artikel dihasilkan oleh orang yang sesuai dengan
keahliannya.
F. Sistematika Penulisan
Penulis skripsi membagi menjadi lima bab, adapun urutannya yaitu:
BAB I Pendahuluan
Bab ini meliputi latar belakang masalah, batasan dan rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian,
definisi istilah dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Literatur
Bab ini memuat tinjauan literatur yang berkaitan dengan
masalah yang diteliti yakni, berisi: pengertian perpustakaan
khusus, fungsi dan tujuan perpustakaan khusus, kebijakan,
pengertian pengelolaan jurnal elektronik, pengelolaan jurnal
elektronik, konseptual jurnal elektronik, jurnal akses terbuka
(open acceess journal), e-public system, penelitian relevan
BAB III Gambaran Umum Perpustakaan Badan Pengkajian dan
Penerapan Teknologi (BPPT).
Bab ini berisi tentang gambaran umum Badan Pengkajian dan
11
Penelitian Teknologi (BPPT), meliputi: sejarah singkat, visi
dan misi, struktur organisasi perpustakaan, kegiatan
perpustakaan, organisasi manajemen perpustakaan, kegiatan
perpustakaan.
BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini memuat temuan tahapan, hasil dan pembahasan tentang
kajian Pengelolaan Jurnal elektronik Pada Perpustakaan
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
BAB V Penutup
Bab ini meliputi kesimpulan dan saran.
12
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
A. Perpustakaan Khusus
1. Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang didirikan
untuk mendukung visi dan misi lembaga-lembaga khusus dan berfungsi
sebagai pusat informasi khusus terutama berhubungan dengan penelitian
dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan,
institusi, lembaga atau organisasi bisnis, industri, ilmiah, pemerintah, dan
pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi
profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.16
Mulyadi Achmad memberikan definisi perpustakaan khusus
sebagai berikut: Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang
diselenggarakan oleh suatu lembaga khusus yang di luar lembaga yang
telah memuat butir a (perpustakaan umum), b (perpustakaan sekolah), dan
(perpustakaan perguruan tinggi). Lembaga yang dimaksud dapat berupa
lembaga-lembaga industri, lembaga perkantoran (departemen), lembaga
penelitian, dan lembaga-lembaga pemerintahannya.17
Sedangkan menurut Standar Nasional Indonesia perpustakaan
khusus adalah institusi/unit kerja pengelola karya tulis, karya cetak, dan
16 Arif Surachman, “Pengelolaan Perpustakaan Khusus”, artikel diakses pada 4Desember 2014 dari http://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf
17 Sulistyo Basuki, Priodisasi Perpustakaan Indonesia, h. 89.
13
karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang
baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi, misi dan
tujuan instansi induk yang menaunginya.18
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan
khusus adalah perpustakaan yang berada di lembaga pemerintahan atau
lembaga swasta, perpustakaan khusus diadakan sebagai sumber pusat
informasi bagi lembaga induknya dan maka dapat membantu pekerjaan
pegawai dari lembaga tersebut secara profesional berdasarkan sistem yang
baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi,misi dan
tujuan instansi induk yang menaunginya.
2. Fungsi dan Tujuan Perpustakaan Khusus
a. Fungsi Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus ini juga sering disebut dengan perpustakaan
kedinasan. Fungsinya lebih diarahkan sebagai sarana literatur yang
menunjang program kedinasan. Koleksinya sangat khusus sesuai dengan
kebutuhan lembaga kedinasan yang bersangkutan.19 Fungsi sebuah
perpustakaan khusus adalah menyediakan dan mendukung kelancaran
pelaksanaan kegiatan organisasi yang menaungi perpustakaan itu.20
Fungsi perpustakaan khusus tidak jauh berbeda dengan jenis
perpustakaan lain, yaitu sebagai tempat sirkulasi informasi, pendidikan,
pelestarian ilmu pengetahuan dan budaya, pusat dokumentasi dan
18 Standar Nasional Indonesia, Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah, (Jakarta,Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009, 2009)
19 Karmidi Martoatmodjo, Manajemen perpustakaan, h. 1.5.20 Sutarno Ns, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: Yayasan Obor Jakarta, 2003) h. 39.
14
rekreasi.21
Dari beberapa fungsi perpustakaan khusus di atas maka dapat
disimpulkan bahwa fungsi perpustakaan khusus adalah sebagai tempat
penelitian, pengembangan dan selain itu perpustakaan khusus juga
memiliki fungsi untuk menyimpan, mengolah dan untuk melestarikan serta
memberikan informasi kepada para pemustaka perpustakaan yang berada
di lingkungan perpustakaan tersebut.
b. Tujuan Perpustakaan Khusus
Tujuan perpustakaan khusus lazimnya sama yaitu membantu tugas
badan induk perpustakaan bernaung.22 Pembagian tugas lebih lanjut dari
masing-masing perpustakaan akan berbeda. Sebagai contoh, perpustakaan
industri dan badan komersial bertujuan membantu badan induk
menghemat waktu dan uang. Sedangkan tujuan utama dari perpustakaan
khusus adalah untuk mendukung tujuan organisasi.23 Tujuan perpustakaan
secara umum menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan
mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana
pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan
informasi dan bahan bacaan.24
21 Novian, “Mengenal Fungsi Dan Pekerjaan Rutin di Perpustakaan Khusus”, artikeldiakses 26 maret 2014 dari http://novian-r-p-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-37849-PerpustakaanMengenal%20Fungsi%20Dan%20Pekerjaan%20Rutin%20Di%20Perpustakaan%20Khusus.html
22 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan, (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,1993), h. 50.
23 Rachman Hermawan, Etika Kepustakawanan, (Jakarta: CV. Sagung Seto, 2006), h. 4024 Sutarno NS, Perpustakaan dan Masyarakat, (Jakarta: CV. Sagung Seto, Jakarta, 2006),
h. 53.
15
Dari beberapa tujuan perpustakaan khusus di atas di atas maka
dapat di simpulkan bahwa tujuan dari perpustakaan khusus adalah
membantu tugas badan induk perpustakaan bernaung, untuk mendukung
tujuan organisasi serta menghimpun, menyediakan, memelihara, dan
melayani pemustaka yang membutuhkan informasi.
B. Kebijakan
Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar
dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan
cara bertindak (tentang pemerintahan, organisasi); pernyataan cita-cita, tujuan,
prinsip, atau maksud sebagai garis pedoman untuk manajemen dalam usaha
mencapai sasaran.25
Tidak ada suatu kesepakatan bersama dalam mengartikan apakah itu
kebijakan. Montvillof memberikan definisi kebijakan sebagai tindakan yang
akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau institusi
(micropolicies), atau juga dalam tingkat regional, nasional, dan
internasional.26
Kebijakan dipelajari dalam ilmu kebijakan (policy science), yaitu ilmu
yang berorientasi kepada masalah kontekstual, multi disiplin, dan bersifat
normatif, serta dirancang untuk menyoroti masalah fundamental yang sering
25 Kamus Besar Bahasa Indonesia online, diakses pada tanggal 18 Mei 2014 diakses padahttp://kbbi.web.id/bijak
26 Danies Widi Rahmanto, “Kebijakan pengembangan koleksi di badan perpustakaan danarsip daerah provinsi dki Jakarta,” Skripsi S1 Fakultas ilmu budaya, program studi ilmuperpustakaan, Universitas Indonesia, 2011), h.2.
16
diabaikan, yang muncul ketika warga negara dan penentu kebijakan
menyesuaikan keputusannya dengan perubahan-perubahan sosial dan
transformasi politik untuk melayani tujuan-tujuan demokrasi (Lasswell, HD
dalam Kartodiharjo, 2009).27
Dari beberapa definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa
kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi garis besar dan
dasar rencana dari pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara
bertindak yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau
institusi (micropolicies).
C. Pengelolaan Journal Elektronik
1. Pengertian Pengelolaan
Kata “Pengelolaan” dapat disamakan dengan manajemen, yang
berarti pula pengaturan atau pengurusan. Banyak orang yang mengartikan
manajemen sebagai pengaturan, pengelolaan, dan pengadministrasian, dan
memang itulah pengertian yang populer saat ini. Pengelolaan diartikan
sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh
sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai
tujuan tertentu.28
Menurut Oey Liang Lee Manajemen adalah seni dan ilmu
perencanaan pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan
27 Samsul Bakeri, “Kebijakan”, artikel diakses pada tanggal 8 Juni darihttp://pustaka.pu.go.id/new/artikel-detail.asp?id=284
28 Siti Hardyanti Patimah, “Pengelolaan Perpustakaan Sekolah Di Sekolah Dasar NegeriSe-Kecamatan Nanggulan Kabupaten Kulon Progo”, (Skripsi S1 Fakultas Ilmu Pendidikan,Universitas Negeri Yogyakarta, 2012), h. 14.
17
daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.29
Menurut Mary Parker Follet manajemen Adalah sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi.30
Gulick dalam Wijayanti mendefinisikan manajemen sebagai suatu
bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk
memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan dan membuat sistem ini lebih bermanfaat bagi
kemanusiaan.31
Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan
pengelolaan adalah pengaturan suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang
dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja
dalam mencapai tujuan tertentu.
2. Pengertian Jurnal Elektronik
Jurnal merupakan terbitan dalam bidang subjek tertentu dan
diterbitkan oleh suatu badan/instansi/organisasi tertentu. Biasanya jurnal
ini untuk memuat hasil-hasil penelitian (penelitian kecil atau ringkasan
29 Yosua, “Pengertian Manajemen Dan Fungsi Manajemen,” artikel diakses pada tanggal8 Juli 2014 dari http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-manajemen-dan-fungsi-manajemen/
30 Yosua, “Pengertian Manajemen Dan Fungsi Manajemen,” artikel diakses pada tanggal8 Juli 2014 dari http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-manajemen-dan-fungsi-manajemen/
31 Melisa Nafitri , “Manajemen Sanggar Tari Pesona Nusantara di Kabupaten LahatProvinsi Sumatera Selatan” (Skripsi S1fakultas Bahasa Dan Seni, 2012), h. 5.
18
penelitian) dari bidang/subjek tertentu, yang dilkukan oleh badan/instansi
organisasi tersebut.32
Menurut Tresnawan, jurnal elektronik merupakan terbitan serial
seperti bentuk tercetak tetapi dalam bentuk elektronik yang biasanya
terdiri dari tiga format, yaitu teks, teks dan grafik, serta full image (dalam
bentuk”pdf”). Dalam mengembangkan layanan yang baik, perpustakaan
perlu menyediakan jurnal elektronik dalam bentuk online dengan
menghubungkan ke jaringan internet yang merupakan sumber informasi
dari seluruh dunia. Jurnal elektronik sangat bermanfaat bagi penelusur
informasi karena memudahkan pencarian artikel dari satu jurnal atau lebih
secara cepat dan tepat.33
Adapun pengertian electronic journal (e-journal) dalam
“Dictionary of Information and Library Management” ,2006: 65, adalah
“a journal that is transmitted via a computer network”.34 Maksud dari
kalimat tersebut adalah sebuah jurnal yang ditransmisikan melalui jaringan
komputer.
Sedangkan jurnal elektronik menurut kamus kepustakawanan
Indonesia adalah jurnal yang segala aspek (penyiapan, review, penerbitan,
32 Samsul Bakeri, “Kebijakan”, artikel diakses pada tanggal 8 Juni darihttp://pustaka.pu.go.id/new/artikel-detail.asp?id=284
33 Supriyono, Manajemen Jurnal Cetak, Elektronik Dan Bahan Khusus Di PerpustakaanUgm,” artikel diakses pada tanggal 11 April 2014 darihttp://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2010/02/MANAJEMEN - JURNAL-CETAK-DAN-ELEKTRONI-2.pdf
34 Waluhyo, “Jurnal Elektronik Sebuah Fasilitas Untuk Mewujudkan MasyarakatBerbasis Pengetahuan,” artikel diakses pada tanggal 12 April 2014 dari http://untung-waluyo.blog.ugm.ac.id/2012/04/30/e-journal-sebuah-fasilitas-untuk-mewujudkan-masyarakat-berbasis-pengetahuan/
19
dan penyebaran) dilakukan secara elektronik.35
Dengan beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan
bahwa pengertian dari jurnal elektronik adalah sebuah jurnal yang
ditransmisikan melalui jaringan komputer yang berisi artikel-artikel
ilmiah, karya ilmiah yang mempunyai nomor standard dalam bentuk
elektronik yang biasanya terdiri dari tiga format, yaitu teks, teks dan
grafik, serta full image (dalam bentuk “pdf”).
3. Konseptual Jurnal Elektronik
Jurnal elektronik merupakan versi elektronik dari suatu jurnal.
Jurnal elektronik ini berisikan informasi-informasi digital yang berwujud
teks atau gambar.36 Dengan adanya jurnal elektronik maka penerbitan
jurnal ilmiah sudah melalui proses elektronik di mana proses pengiriman,
penerimaan, review sampai proses terbitnya dilakukan online sehingga
memudahkan akses serta menekan biaya penerbitan.
Jurnal yang telah terbit secara online kemudian dapat bergabung
bersama dengan jurnal online yang lain dalam suatu database sehingga
terintegrasi satu sama lain dan dapat mudah diakses teutama dengan topik
atau bidang penelitian yang sama. Hal tersebut memudahkan pengguna
untuk mengakses jurnal secara bersama-sama.
35 Lasa, Hs, Kamus Kepustakawanan Indonesia (Yogyakarta: Pustaka Book Publisher,2009), h. 128.
36 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah (Jakarta: Sagung Seto,2012), h. 83.
20
Proses penerbitan jurnal elektronik, secara berturut-turut adalah
sebagai berikut:37
a. Proses penerbitan
b. Pengumuman
c. Permintaan naskah
d. Pengiriman naskah dari penulis
e. Review
f. Pemberitahuan hasil review
g. Pengiriman perbaikan naskah
h. Pengeditan layout
i. Pencetakan
j. Distribusi
Adapun kelebihan yang online journals adalah sebagai berikut :38
1. Kecepatan (speed), artikel dapat segera diletakkan di web tanpa
menunggu waktu lama lagi.
2. Penelusurannya mudah (easy searchable) merupakan keuntungan
utama dalam format elektronik.
3. Interaktf (interactive), kemudahan dalam mengakses artikel yang
langsung dibaca dan juga dicetak (printed) jika dibutuhkan. Artikel
dapat dikirim melalui e-mail.
4. Aksesibilitas (accecible), akses melalui internet merupakan salah satu
37 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah (Jakarta: Sagung Seto,2012), h. 82.
38 Solihin Arianto, “membangun database e-journal”, “Al-Maktabah V 10, No. 1 (Juli2010) h. 68.
21
cara akses yang berbeda dengan jurnal tercetak. Cara tersebut
memberikan kemudahan mengakses tanpa memerlukan kehadiran fisik
dimana jurnal-jurnal elektronik tersebut disimpan. Kemudian
dipandang sebagai pemecah kendala dalam penelitian yang demokratis
(breaking down the barriers to democratic research). Disamping itu,
beberapa pengguna dapat mengakses jurnal online secara bersamaan.
5. Links, merupakan kaitan antara satu artikel dengan artikel lainnya yang
disitir (hypertext format). Fitur links memungkinkan untuk mengetahui
artikel yang mensitir artikel yang sedang dibaca tersebut. Selain itu
satu judul artikel yang terdapat pada bibliografi satu arikel dapat
dibuka kembali sebagai satu rujukan lain yang berbeda.
6. Nilai tambaha (added value), merupakan kelebihan lainnya dari jurnal
elektronik pengguna animasi, virtual really dan diagram matematik
interaktif (interactive mathematical charts).
7. Mudah (inexpensive). Masalah ini selalu menjadi perdebatan.
Menggunakan jurnal elektronik telah mengurangi biaya sebanyak 70%
dibandingkan dengan membeli jurnal tercetak. Banyaknya jurnal yang
diakses menjadi salah salah satu unsur pemanfaatan. Menggunakan
jurnal elektronik menjadi lebih murah dari pada jurnal tercetak.
8. Fleksibilitas (flexibility). Pengguna jurnal elektronik tidak tergantung
dengan format, printer atau jaringan distribusi yang selalu melekat
dengan jurnal tercetak.
22
Disamping kelebihan-kelebihan jurnal elektronik yang disebutkan di atas,
jurnal elektronik juga memiliki beberapa kekurangan sebagai berikut:39
1. Kesulitan membaca layar computer (difficully reading computer
screens). Kesulitan ini muncul karena pada saat mengakses jurnal
elektronik, pengguna juga pada saat yang sama membuka windows
lainnya. Cara ini juga berpengaruh pada proses unduh dari hasil akhir
pencarian.
2. Sering tidak memasukkan indeks atau abstrak (often not included in
indexing and abstracting services). Pada umumnya artikel yang ada
pada jurnal elektronik menyediakan keduanya, tetapi ada juga yang
tidak melengkapi salah satunya.
3. Pengarsipan (archiving). Beberapa hal yang berkaitan dengan jurnal
elektronik adalah proses penyimpanan data digitalnya. Perpustakaan
perlu menetapkan pilihan apakah akan disimpan sebagai koleksi
tersendiri pada tempat terpisah tau dibiarkan sesuai dengan kebutuhan
pengguna karena bisa diakses kapan saja sepanjang masih dilanggan
oleh perpustakaan.
4. Sitasi yang mudah rusak (perishable citation). Perubahan URL
menjadikan akses ke jurnal elektronik menjadi terganggu bahkan
hilang semuanya.
5. Keasliannya (authenticity). Sumber dan otoritas material secara umum
menjadi perhatian pada akses jurnal elektornik. Kredibilitas pembaca
39 Solihin Arianto, “membangun database e-journal”, “Al-Maktabah V 10, No. 1 (Juli2010) h. 70.
23
jurnal elektronik selalu harus diperhatikan.
6. Mesin pencari mengabaikan file “PDF” (search engine PDF ignore
files). Pengguna perlu memperhatikan format dari atikel jurnal
elektronik. Format yang tersedia merupakan copy dari versi jurnal
tercetak.
4. Jurnal Akses Terbuka (Open access Journal)
Open access atau dapat diterjemahkan sebagai akses bebas sebuah
fenomena masa kini yang berkaitan dengan dua hal : keberadaan teknologi
digital dan akses ke artikel jurnal ilmiah dalam bentuk digital.40
“Open Access Journal” atau jurnal akses terbuka dapat
didefinisikan sebagai jurnal dengan teks penuh (full text) yang tersedia dan
dapat diakses gratis di web/internet.41
Open Access merupakan sebuah fenomena masa kini yang
berkaitan dengan dua hal: keberadaan teknologi digital dan akses jurnal
secara digital yang telah memungkinkan perluasan dan kemudahan akses,
dan kenyataan inilah yang ikut melahirkan Open Access (disingkat OA),
atau lebih tepatnya Gerakan OA (Open Access movement). Secara lebih
spesifik, OA merujuk kepada aneka literatur digital yang tersedia secara
terpasang (online), gratis (free of charge), dan database dari semua ikatan
atau hambatan hak cipta adalah lisensi.42
40 Putu Laxman Pendit, “Perpustakaan Digital dari A sampai Z” (Jakarta: CitaKaryakarsa, 2008), h. 192.
41 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 83.42 Putu Laxmana Pendit, “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, dan
OAIS dan Hubungannya dengan Kemelekan Informasi ,”artikel diakses pada tanggal 8 April 2014
24
Dari beberapa pengertian di atas maka dapat disimpulkan jurnal
akses terbuka adalah jurnal yang memiliki akses terbuka yang jurnalnya
berbentuk digital secara full text dapat diakses gratis di web/internet.
Dengan “Open Access Journal” maka terdapat ketersediaan jurnal
ilmiah secara bebas di internet, pembaca dengan bebas membaca jurnal
tersedia, mengunduh dan mencetak jurnal tersebut. Dengan akses terhadap
banyak jurnal membuka kesempatan seluasnya kepada negara maju untuk
berbagi pengetahuan dengan negara-negara berkembang, demikian juga
sebaiknya, selain itu dengan OAJ pengayaan pendidikan dan penelitian
dapat dipercepat prosesnya. Dalam “Open Access Journal” peneliti dapat
mempublikasikan hasil penelitian mereka dalam jurnal dengan akses
terbuka tanpa dikenai biaya.
Salah satu kendala dengan adanya “Open Access Journal”, yang
masih ada ialah terkait dengan hak cipta. Gerakan akses terbuka adalah
upaya global untuk memberikan akses gratis elektronik untuk literatur
ilmiah, terutama peer-review jurnal. Berdasarkan kategorinya “Open
Access Journal” dapat dibagi sebagai berikut:43
a. Jurnal akses sepenuhnya terbuka.
b. Jurnal dengan artikel-artikel penelitian akses terbuka (hibrida jurnal
akses terbuka).
c. Jurnal dengan beberapa artikel akses terbuka dan akses tertunda
lainnya.
darihttp://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Serba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf
43 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 84.
25
d. Jurnal dengan akses terbuka tertunda (ditunda jurnal akses terbuka).
e. Jurnal memungkinkan diri pengarsipan artikel.
Selain itu, OA juga menghilangkan hambatan yang timbul karena
perizinan sebagaimana yang ada di dalam setiap karya yang dilindungi hak
cipta. Dalam praktiknya, terdapat pula keragamana dalam hal-hal yang
dibebaskan. Misalnya, ada penyedia OA yang tidak peduli apakah berkas
yang diambil dari tempat mereka akan dipakai untuk tujuan komersial atau
tidak. Ada juga penyedia yang melarang karya-karya salinan, sebagian lagi
hanya menyediakan karya orisinil. Namun apapun perbedaannya semua
penyedia OA sepakat bahwa berkas digital yang mereka miliki harus
terbebas dari hambatan harga dan perizinan. Ide tentang OA tidak dapat
dilepaskan dari tiga “gerakan” atau kesepakatan yang melibatkan ratusan
informasi, yaitu:44
a. Budapest Open Access Intiative (Februari 2002)
b. Bethesda Principles (Jumi 2003)
c. Berlin Declaration (Oktober 2003)
Pada dasarnya OA juga tidak dapat dikatakan bertentangan dengan
prinsip hak cipta. Landasan hukum yang digunakan OA biasanya adalah
izin resmi yang diberikan (consent) oleh pengarang memiliki hak cipta,
atau pernyataan bahwa literatur yang bersangkutan adalah milik umum
(public domain). Karena sudah mendapat izin dari pemilik hak cipta, maka
44 Putu Laxmana Pendit, “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, danOAIS dan Hubungannya dengan Kemelekan Informasi ,”artikel diakses pada tanggal 8 April 2014darihttp://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Serba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf
26
sebuah karya yang berstatus OA juga bekerja dengan prinsip kesukarelaan
dari pihak pencipta dan pemegang hak cipta. Fenomena OA juga melihat
hak cipta sebagai hak ekslusif dalam memiliki, menerbitkan dan
menyebarkan sebuah karya. Hak pada umumnya secara otomatis diberikan
dan dipegang oleh pengarang.
Keuntungan Open Access
Menurut open access Scholary Information Sourcebook
(www.openoasis.org) ada beberapa keuntungan dalam penyebaran karya
penelitian dalam bentuk akses terbuka terutama bagi penulis atau peneliti,
bagi institusi, bagi perpustakaan atau pusat informasi, dan publik/umum,
bahkan pelajar.45
a. Bagi penulis/peneliti
Keuntungan bagi penulis/peneliti diantaranya meningkatkan
vasibilitas, tingkat pemanfaatan, dan tingkat dampak (impact).
b. Bagi institusi penelitian / pendidikan
Meningkatkan visibilitas dan ketersediaan di web,
meningkatkan dampak dari suatu penelitian, koleksi dengan akses
terbuka yang dikemas di dalam repositori akan membentuk arsip
penelitian yang lengkap dari sebuah institusi dengan bentuk yang
mudah diakses, menyediakan sarana bagi institusi untuk mengelola
program penelitian dengan lebih efektif.
45 Vika a. Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam PerpustakaanDigital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dari http://www.slideshare.net/kovariansi/akses-terbuka-terhadap-konten-lokal-dalam-perpustakaan-digital
27
c. Bagi masyarakat Umum
Dalam UU no. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik, masyarakat memiliki hak untuk berpartisipasi dan mengawasi
jalannya tata kelola pemerintah (Good Govermence), terutama
informasi yang berkaitan dengan pendanaan, salah satunya pendanaan
untuk pendidikan dan penelitian. Peraturan ini akan lebih optimal
dampaknya dengan adanya kebijakan yang mengharuskan hasil
penelitian yang didanai pemerintah, diterbitkan dalam jurnal ilmiah,
dan tersedia secara bebas dan umum.
d. Bagi pelajar dan mahsiswa
Karenanya secara singkat, keuntungan open access untuk
pelajar/mahasiswa diantaranya:
1) Memudahkan pengerjaan tugas sekolah/kuliah
2) Semua orang memiliki akses, di mana pun dan kapan pun, tidak
terbatasi lokasi akses.
3) Akses terbuka secara tidak langsung telah menambahkan sumber
ilmiah secara gratis yang terakses secara global dan terjamin
kualitasnya oleh proses “peer-reviewed”.
4) Visibilitas yang lebih baik untuk beasiswa, terlebih lagi untuk
pelajar atau mahasiswa yang hendak melanjutkan studi, dan akses
terbuka memberikan sarana untuk mempublikasikan karya ilmiah
dan mudah ditelusur dan dikenali oleh peneliti atau akademisi lain.
Syarat open Access
Ada dua persyaratan agar sebuah karya ilmiah dapat dikatakan
28
sebagai “open access Publication” sebagaimana dinyatakan du Berlin
Declaration On Open access to Knowledge in the Science and Humanities
(Berlin Declaration, 2003), yaitu:46
a. Pengarang atau pemegang hak atas karangan itu harus memberikan
kepada para pembacanya hak akses kepada karyanya yang bersifat
bebas-bea, tak dapat diubah (irrevocable), dan global (worldwide),
termasuk izin membuat salinan, menggunakan, membagikan,
menyebarkan, dan menampilkannya kepada umum, serta membuat dan
menyebarkan karya turunan (derivative) dalam segala bentuk digital
untuk tujuan-tujuan yang dapat dipertanggungjawabkan dan dengan
memperhatikan penghargaan kepada pengarang aslinya. Hak akses ini
juga memungkinkan pembuatan versi cetak dalam jumlah seperlunya
untuk penggunaan pribadi.
b. Versi lengkap dari sebuah karya, dan semua materi tambahannya,
termasuk salinan dari pernyataan pemberian hak di atas, harus
diarahkan (dan dengan demikian siap dipublikasikan) setidaknya
kepada satu online repository yang didukung dan dirawat oleh sebuah
instansi akademik, himpunan cendikiawan, badan pemerintah, atau
organisasi lainnya yang sudah mapan dan selalu mengupayakan
keterbukaan akses, distribusi yang terbatas, interoperability, dan
pengarsipan jangka panjang.
46 Putu Laxman Pendit, “Open Access dan Kepustakawanan Indonesia,” artikel diaksespada tanggal 8 April 2014 dari http://www3.petra.ac.id/library/unggah.php?act=get&id=66
29
5. E-Publishing System
Perangkat lunak yang sering dipakai untuk mengembangkan jurnal
elektronik biasa disebut dengan e-Publishing system. “Open-source
electronic publishing systems”, saat ini sudah tersedia untuk proses
penerbitan jurnal elektronik yang sudah dibuat oleh Public Knowledge
Project-PKP (open journal system), DPubs, ePublishing Toolkist,
GAPworks, Hyperjournal, open access, SOPS, TOPAZ, Scopemed, dan
lainnya.47
Open source software adalah istilah yang digunakan untuk
software yang membuka/membebaskan source codenya untuk dilihat
oleh orang lain dan membiarkan orang lain mengetahui cara kerja
software tersebut dan sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang
ada pada software tersebut.48 Dan yang menarik dan salah satu
keunggulannya adalah bahwa open source software dapat diperoleh dan
digunakan secara gratis tanpa perlu membayar lisensi. Biasanya orang
mendapatkan software ini dari internet.49
Open source software merupakan software yang membuka/
membebaskan source codenya untuk dilihat oleh orang lain dan
membiarkan orang lain mengetahui cara kerja software tersebut dan
sekaligus memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada software
47 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 89.48 godam64, “Penjelasan & Pengertian Open Source Software Dan Free Software,”
diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://www.organisasi.org49 godam64, “Penjelasan & Pengertian Open Source Software Dan Free Software,
“diakses pada tanggal 19 April 2014 dari http://www.organisasi.org
30
tersebut.50
Open Source adalah istilah bagi software yang dapat dimodifikasi
ulang sesuai keinginan penggunanya, dari namanya dari Bahasa Inggris
yang diterjemahkan ke Bahasa Indonesia dapat diartikan bahwa open
source memiliki pengertian sumber terbuka jadi kodenya dapat kita ambil
dan kita kembangkan. 51
Dari beberapa definisi diatas dapat disimpulkan open source
software adalah software yang dapat membuka/membebaskan source
codenya untuk dilihat oleh orang lain dan membiarkan orang lain
mengetahui cara kerja software tersebut dan sekaligus memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang ada pada software tersebut dan selain itu
softwarenya juga dapat di modifikasi ulang sesuai dengan keinginan
penggunanya.
Open-source electronic publishing systems”, saat ini sudah tersedia
untuk proses penerbitan jurnal elektronik seperti yang sudah dibuat oleh
Public Knowledge Project-PKP (open journal system), Digital Publishing
Sistem (DpubS), ePublishing toolkit, GAPworks, Hyperjournal,
OpenACS, SOPS, TOPAZ, Scopmed, dan lainnya.52
Dari beberapa Open Journal System (“ojs”) open source system
software yang paling sesuai dengan kondisi jurnal di Indonesia. Open
Journal System adalah software pengelolaan/manajemen jurnal yang
50 Andgaah, “Open Source dan Proprietary Software” diakses pada tanggal 19 April 2014dari http://andgaa.web.id
51 Ahmad Pram Prayogo Pangestu, “Pengertian OPEN SOURCE”, diakses pada tanggal19 April 2014 http://www.pram-software.com
52 Lukman dan Swistien, Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah, h. 89.
31
dikembangkan oleh Public Knowledge Project dan didanai oleh
pemerintah federal dengan tujuan untuk memperluas dan meningkatkan
akses terhadap penelitian.53 “Ojs” merupakan GNU Public License yang
berarti seluruh salinan dokumennya bebas digunakan dengan tetap
mempertahankan lisensi yang sama.54
D. Penelitian Relevan
Wulan Kulintang tahun 2011, Skripsi UIN Sunan Kalijaga
Yogyakarta. Judul penelitian: Penelitian sistem pengelolaan jurnal
elektronik pada Database Science Direct di Unit Perpustakaan Fakultas
Kedokteran Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan
untuk mengetahui sistem pengelolaan jurnal elektronik, hambatan-
hambatan yang dihadapi, serta usaha-usaha yang dilakukan untuk
mengatasi hambatan dalam sistem pengelolaan jurnal elektronik pada
database Science Direct di Unit Perpustakaan Fakultas Kedokteran
Universitas Gadjah Mada Yogyakarta. Dalam penelitian ini memiliki
pesamaan yaitu metode penelitian yang digunakan adalah metode
kualitatif. Subyek dalam penelitian ini adalah beberapa orang yang sebagai
informan, sedangkan obyek penelitian ini adalah sistem pengelolaan jurnal
elektronik. Sedangkan untuk perbedaannya tempat penelitian, teknik
pengumpulan data. Selain itu penelitian ini juga menggunakan system
53Muhammad S. Alam, “Pengelolaan Jurnal dengan Open Journal System (“OJS”),”Artikel di akses pada tanggal tanggal 2 Maret 2014 dari http://librarian.web.id/pengelolaan-jurnal-dengan-open-journal-system-”“ojs””.html
54 Yulia Dwi Indriani, “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola Publikasi Ilmiah”Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnal elektronik diakses pada tanggal 8April 2014 dari http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/5280/0
32
pengelolaan jurnal elektronik science direct.
Artikel lain di tulis oleh Supriyono, seorang pustakawan
Universitas Gajah Mada. Artikel ini berjudul Manajemen jurnal cetak,
elektronik dan bahan khusus di perpustakaan Universitas Gajah Mada.
Perbedaannya adalah artikel ini membahas tidak hanya manajemen jurnal
elektronik saja tetapi juga membahas tentang jurnal cetak dan bahan
khusus. Tujuannya adalah agar dalam dalam memberikan fasilitas
penunjang berupa penyedia literatur jurnal cetak, elektronik, dan bahan
khusus dalam civitas akademika dapat memenuhi kebutuhan informasi
ilmiah bisa lebih baik lagi. Koleksi ini juga dapat diandalkan menjadi
sumber informasi ilmiah yang keberadaannya masih banyak yang
membutuhkan. Sedangkan untuk pengelolaan jurnal tercetak dan
elektronik dalam keberadaannya ditangani secara profesional agar
informasi yang terkandung dalam jurnal cetak mudah diakses semua orang
dan di samping itu juga melakukan penanganan organisasi bahan khusus
agar bahan khusus ini mudah disajikan untuk para pengguna perpustakaan.
Artikel ini di tulis oleh Untung Raharja, Augury El Rayeb,
Heriyanto. Judul artikel Pengelolaan jurnal elektronik dengan online
Journal System. Perbedaannya adalah artikel ini membahas tentang
pengelolaan jurnal elektronik dengan menggunakan online jurnal system
yang dapat dijalankan secara langsung dan dapat pula berkomunikasi via
e-mail, serta sudah menggunakan database yang baik karena dapat
memberikan dampak yang signifikan terhadap kelangsungan empat pilar
33
E-Learning. Ini merupakan hasil dari penelitian di lingkungan Perguruan
Tinggi Raharja. Tujuannya adalah agar sistem manual digantikan dengan
Open journal system dan hal itu dikarenakan ketika menggunaka sistem
manual hasil-hasil riset yang ada dalam Perguruan Tinggi Raharja tidak
memiliki database terstruktur dan melibatkan personil terkait untuk
mengendalikan alur sistem, serta menggunakan banyak kertas untuk
berkas data dukungannya, sehingga sitem tersebut tentunya tidak berjalan
secara maksimal dengan adanya open journal system maka hasil-hasil riset
yang ada menggunakan database dan dapat terstruktur dengan lebih baik
lagi dan untuk alur sistem sudah dikendalikan oleh open journal system.
34
BAB III
GAMBARAN UMUM PERPUSTAKAAN BPPT
A. Sejarah Perpustakaan BPPT
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) adalah lembaga
pemerintah non-departemen yang berada di bawah koordinasi Kementerian
Negara Riset dan Teknologi yang mempunyai tugas melaksanakan tugas
pemerintahan di bidang pengkajian dan penerapan teknologi khususnya di
Indonesia. Perpustakaan BPPT berdiri pada tahun 1977 dengan nama
Perpustakaan Divisi Advanced Teknologi Pertamina (ATP) yang pada saat itu
merupakan divisi dari perusahaan tambang yakni Pertamina. Proses
pembentukan BPPT bermula dari gagasan Mantan Presiden Soeharto kepada
Prof Dr. Ing. B.J. Habibie pada tanggal 28-Januari-1974. Dengan surat
keputusan no. 76/M/1974 tanggal 5-Januari-1974, Prof Dr. Ing. B.J. Habibie
diangkat sebagai penasehat pemerintah di bidang advance teknologi dan
teknologi penerbangan yang bertanggung jawab langsung pada presiden
dengan membentuk Divisi Teknologi dan Teknologi Penerbangan (ATTP)
Pertamina.
Melalui surat keputusan Dewan Komisaris Pemerintah Pertamina
No.04/Kpts/DR/DU/1975 tanggal 1 April 1976, ATTP diubah menjadi Divisi
Advance Teknologi Pertamina. Kemudian diubah menjadi Badan Pengkajian
dan Penerapan Teknologi (BPPT) melalui Keputusan Presiden Republik
Indonesia No.25 tanggal 21 Agustus 1978. Diperbaharui dengan Surat
Keputusan Presiden No.47 tahun 1991. Dengan kebijakan tersebut
perpustakaan BPPT pun mengalami perubahan nama menjadi Bagian
35
Dokumentasi dan Perpustakaan BPPT. Perpustakaan BPPT semenjak itu
secara struktural berada di bawah Deputi Sarana Teknologi, dan kemudian
pada akhirnya di tahun 1981, perpustakaan tersebut berada di bawah
sekretariat BPPT. Pada tahun 1982, sesuai dengan Keppres No. 31 tanggal 28
Agustus 1982, Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan BPPT mengalami
perubahan struktural yakni di bawah Biro Keuangan dan Sarana-Deputi
Bidang Administrasi.
Pada tahun 1983, dengan dikeluarkannya SK/055/BPPT/IV/1982,
Perpustakaan BPPT berdasarkan Keppres RI No. 47 tahun 1991 dan keputusan
Ketua BPPT No. SK/001/KA/BPPT/1992, maka secara struktural
perpustakaan berada di bawah Pusat Pendidikan dan Pelatihan (PUSDIKLAT)
yang memiliki tugas untuk melaksanakan pengelolaan perpustakaan dalam
rangka mendukung unit-unit kerja di lingkungan BPPT dan menyajikan bahan
pustaka serta pelayanan perpustakaan dan sampai sat ini perpustakaan khusus
BPPT ini berdiri di bawah unit kerja yang dinamakan Pusat Data Informasi
dan Standarisasi yang bertugas melakukan pengumpulan, pengolahan, dan
pelayanan bahan pustaka serta pemasyarakatan hasil kajian terapan teknologi
BPPT.
B. Visi dan Misi Perpustakaan BPPT
1. Visi
Visi perpustakaan BPPT adalah menjadi institusi terdepan di bidang
pelayanan dokumentasi dan informasi ilmiah bidang IPTEK serta
mendukung penyebarluasan dan pemasyarakatan hasil-hasil penelitian.
36
2. Misi
Misi dari perpustakaan BPPT adalah :
Melaksanakan kegiatan pembinaan, penelitian, dan pemberian jasa
dokumentasi dan informasi ilmiah bidang iptek.
C. Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT
Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT mengalami perubahan sejak
tanggal 21 November 2012, yaitu :
Tabel 1 Struktur Organisasi Perpustakaan BPPT
37
D. Kegiatan Perpustakaan BPPT
1. Pembagian kerja Sub Bidang Akuisisi Dan Pengolahan Bahan
Pustaka
Mempunyai tugas melakukan pengadaan dan pengolahan bahan
pustaka serta kegiatan bibliografi dan deposit bahan pustaka. Berikut
adalah tugas sub bidang akuisisi pengolahan bahan pustaka :
a. Menyeleksi buku tercetak yang masuk agar sesuai dengan jumlah
pemesanan maupun hadiah agar tidak terjadi duplikasi
b. Mendata koleksi ke dalam buku besar
c. Memodifikasi serta menyocokkan koleksi baru yang sudah datang
d. Melakukan proses negosiasi dalam hal pengadaan koleksi
e. Menjemput dan mengelola buku yang dihadiahkan oleh para
perpustakaan
f. Melakukan klasifikasi dan katalogisasi berupa menentukan nomor
klasifikasi, melebelkan, dan mengecap buku
g. Mengisi data ke worksheet
h. Membuat bibliografi, indeks, dan abstrak
i. Merencanakan sarana/prasarana dan tata letak perpustakaan
j. Merencanakan anggaran/dana
k. Pengorganisasian dan penempatan pegawai (struktural/fungsional)
l. Mendapatkan terbitan ilmiah yang tidak terdapat melalui jalur
komersial dengan cara pembelian, hadah, pertukaran
m. Berperan sebagai pusat deposit terbitan UPT maupun karya ilmiah
terbitan BPPT
38
n. Menyiapkan bulletin perpustakaan
o. Menerbitkan daftar tambahan koleksi baru
p. Melakukan display buku atau bahan pustaka di rak perpustakaan
q. Menyiapkan brosur atau leaflet informasi peprustakaan
r. Menyusun laporan bulanan atau tahunan kegiatan perpustakaan
s. Bekerjasama dengan perpustakaan khusus yang memiliki kegiatan
peneliti sejenis baik dalam negeri maupun luar negeri untuk
mendapatkan informasi yang diperlukan baik melalui korespondensi
maupun menggunakan internet.
2. Pembagian kerja pengembangan sistem informasi dan otomasi
perpustakaan
Mempunyai tugas menyiapkan pengembangan sistem informasi
dalam rangka mendukung otomasi perpustakaan. Adapun tugasnya adalah:
a. Pengentri data jurnal elektronik
b. Mengoperasikan dan menyediakan sistem temu kembali atau
penelusuran
c. Memfasilitasi pengguna dengan menyediakan sistem-sistem informasi
perpustakaan terbaik
d. Memudahkan pengguna dalam kebutuhannya di perpustakaan
3. Pembagian kerja pelayanan jasa perpustakaan
Mempunyai tugas menyiapkan dan menyajikan bahan pustaka serta
pelayanan jasa perpustakaan. Layanan Perpustakaan BPPT melayani
pemustaka baik anggota (pegawai BPPT/Kemenristek) maupun
masyarakat umum sesuai jam buka perpustakaan. Perpustakaan BPPT
39
mengunakan sistem layanan terbuka. Jam buka perpustakaan Senin-Jumat
: 08.00 - 15.30 WIB. Tiap hari Jum'at, Perpustakaan BPPT tutup pukul :
11.30 - 13.00 WIB.
a. Jasa sirkulasi dan informasi
Jasa sirkulasi adalah layanan peminjaman, pemesanan dan
pengembalian bahan pustaka yang diberikan kepada anggota
perpustakaan. Pada meja informasi, pengunjung dapat meminta
informasi mengenai jasa-jasa yang disediakan perpustakaan, cara
pemakaian fasilitas dan penggunaan katalog online dan selain itu pada
meja sirkulasi juga melakukan kegiatan promosi.
Keanggotaan tersebut memiliki syarat keanggotaan tertentu
yaitu :
a. Keanggotaan hanya bagi pegawai BPPT dan Kantor Menteri Riset
dan Teknologi (KMRT) dan minimal telah diangkat sebagai calon
pegawai negeri dan mempunyai NIP.
b. Mengisi formulir keanggotaan perpustakaan dan diketahui oleh
pimpinan masing-masing (Direktur, Kepala, Biro, Bidang).
c. Menyerahkan 2 lembar pas foto ukuran 3x4
Keanggotaan hanya berlaku selama yang bersangkutan masih
bekerja di BPPT.
Adapun syarat peminjaman dalam perpustakaan ini sebagai
berikut:
a. Setiap anggota diperbolehkan meminjam 3 buah buku selama
1 (satu) bulan.
40
b. Buku yang dipinjam dapat diperpanjang maksimal tiga kali, jika
tidak dipergunakan oleh anggota lainnya. Peminjam datang sendiri
ke perpustakaan, untuk menandatangani daftar perpanjangan buku.
b. Koleksi yang tidak dipinjamkan merupakan koleksi referensi adalah :
Referensi (R), majalah (M), Tesis (T), CD-ROM, serta koleksi intern
BPPT
c. Jasa penelusuran informasi
Jasa penelusuran informasi adalah layanan untuk mencari dan
menemukan kembali bahan pustaka atau informasi yang pernah terbit
atau pernah didokumentasikan baik yang tersedia di perpustakaan
maupun di berbagai pusat-pusat informasi lainnya. Melakukan
kegiatan penelusuran informasi (browsing) informasi yang bersifat
policy, kebijakan, press release melalui situs/ website BPPT,
kementrian riset dan teknologi, Balai IPTEKnet, situs penerbitan
majalah ilmiah dan berbagai situs penerbit.
d. Jasa kesiagaan informasi (Current Awareness Services)
Jasa kesiagaan informasi adalah layanan yang diberikan
perpustakaan kepada para peneliti BPPT untuk dapat mengikuti
perkembangan IPTEK dengan memberikan fasilitas langganan secara
gratis isi majalah ilmiah terbaru sesuai bidangnya.
e. Jasa penyebaran informasi terseleksi (Selected Dissemination
Information / SDI)
Jasa penyebaran informasi terseleksi adalah kegiatan layanan
41
perpustakaan dalam memberikan informasi terbaru yang terseleksi dari
berbagi sumber mengenai perkembangan IPTEK sesuai dengan minat
peneliti.
f. Jasa layanan majalah ilmiah
Memberikan layanan penyediaan artikel majalah ilmiah yang
tersedia di perpustakaan. Kegiatan yang dilakukan bagian majalah
adalah :
1) Mengolah majalah yang telah diolah dari bagian pengadaan
2) Mengelola majalah ilmiah langganan maupun hadiah
3) Majalah yang dicatat lalu di entry ke basis data kemudian
dimasukkan ke box atau kotak tempat penyimpanan majalah
4) Bagian majalah bertanggung jawab atas pembuatan statistik
majalah yang dibaca perbulan, majalah yang dipinjam dan majalah
baru setiap bulannya
5) Mengelola peraturan pemerintah yang terdapat pada Business News
yang terbit 3 kali dalam seminggu
g. Jasa layanan CD-ROM
Memberikan layanan menggunakan CD-ROM yang terdapat di
perpustakaan
h. Jasa akses informasi ke jaringan internet
Menyediakan fasilitas mengakses informasi secara online ke berbagai
pusat informasi dan perpustakaan dalam dan luar negeri.
i. Jasa pelatihan
Memberikan jasa bimbingan dan pelatihan dan pelatihan perpustakaan
42
baik instansi maupun perorangan.
j. Jasa pembuatan Homepage
Menyediakan jasa pembuatan homepage berdasarkan pesanan
k. Jasa koleksi
Perpustakaan BPPT mempunyai beberapa koleksi atau bahan pustaka,
yakni koleksi umum dan koleksi intern yang berisikan tentang laporan
ilmiah hasil penelitian BPPT. Berikut adalah data dari koleksi tersebut:
1) Buku : 14.150 judul
2) Majalah (hadiah) LN/DN : 1.292 judul
3) Majalah (dilanggan) LN/DN : 14 judul
4) Jurnal online BPPT
Layanan jurnal elektronik BPPT ini merupakan layanan
informasi jurnal ilmiah yang dikelola secara bersama oleh unit–unit
kerja di BPPT dengan Perpustakaan BPPT. Layanan ini
menyediakan jurnal ilmiah terbitan BPPT yakni jurnal yang sudah
diterbitkan dalam jurnal tercetak. Jurnal yang ada di BPPT adalah :
a. Jurnal Alami
b. Jurnal Air, Lahan, Lingkungan dan Mitigasi Bencana
c. Jurnal Material, komponen dan konstruksi
d. Jurnal ilmiah teknologi energi
e. Jurnal sistem inovasi
f. Jurnal ij-geostech
g. Jurnal sains dan teknologi Indonesia
43
h. Jurnal air Indonesia
i. Jurnal Hidrosfir Indonesia
j. Jurnal teknologi lingkungan
5) Laporan ilmiah BPPT : 15.845
6) CD Room full text
a. IEEE/IEE
b. Applied Science and Technology
c. Standard : ASTM and ISO Quality
d. Endfleks
e. Food and Drug
f. Omni File
g. Proquest Sience
h. Katalog universitas luar negeri
i. CD Room Yellow Pages
j. Directory Trade and Industry 1997
7) CD musik tradisional nusantara
8) CD teknologi tepat guna
9) Peta : 30 judul
10) Surat kabar (dilanggan) : 8 judul
11) Terbitan BPPT : HAKI, Paten, Standar, Jurnal Terakreditasi, dan
BPPT Press.
12) E-local content : karya ilmiah yang tidak diterbitkan dalam media
44
ilmiah dan bentuknya laporan.
13) E-books terdiri dari berbagai informasi bidang IPTEK dalam
bentuk elektronik dan juga dapat diakses secara full text.
4. Jasa Referensi/Rujukan
Pelayanan referensi merupakan sebagian layanan perpustakaan
yang secara langsung berhubungan dengan pembaca, dalam memberikan
informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan studi atau
riset. Referensi yang ada di BPPT adalah karya ilmiah, jurnal elektronik
BPPT, e-paper BPPT, e-resource BPPT, Wiley, HIS (standar), my library,
Haki BPPT, KIP. Fungsi referensi adalah sebagai berikut :
a. Fungsi penelitian
Petugas referensi dapat mengamati pengunjung, baik dalam hal
kebutuhan informasi yang diperlukan, maupun latar belakang sosial
dan tingkat pendidikannya agar dapat menjawab pertanyaan dengan
cepat.
b. Fungsi informasi
Hal yang terpenting dalam layanan referensi adalah bahwa petugas
referensi dapat memberikan informasi kepada pengunjung, yaitu
memberikan jawaban terhadap pertanyaan singkatmaupun penelusuran
informasi yang luas dan mendetail sesuai dengan kebutuhan pemakai.
c. Fungsi bimbingan
Petugas referensi harus menyediakan waktu serta memberikan
45
bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk menemukan bahan
pustaka yang dibutuhkan, misalnya melalui sarana opac, buku-buku
refrensi, serta bahan pustaka lainnya.
d. Fungsi instruksi
Petugas referensi memperkenalkan kepada pemakai tentang bagaimana
menggunakan perpustakaan yang baik. Selain itu petugas harus
berupaya meningkatkan jumlah pengguna perpustakaan.
e. Fungsi bibliografis
Petugas perpustakaan perlu secara teratur menyusun daftar bacaan atau
bibliografi untuk keperluan penelitian atau pengenalan bacaan yang
baik dan menarik. Bibliografi disusun secara sistematis seperti majalah
abstrak dan indeks, sehingga mudah digunakan.
Tugas pelayanan referensi yang harus dilakukan pustakawan adalah :
a. Memberikan informasi umum, seperti letak ruang kepala perpustakaan
atau rak buku referensi
b. Memberikan informasi khusus, seperti cara penggunaan dokumen dan
jasa konsultasi
c. Membantu penelusuran dokumen
d. Membantu pengunaan katalog baik tercetak maupun katalog online
e. Menerima kunjungan perpustakaan
f. Menyelenggarakan pameran
g. Memberikan bimbingan bagi pemustaka perpustakaan
46
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Tahapan Penelitian
Pada bab ini peneliti akan menjelaskan hasil penelitian yang dilakukan
di perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) tentang
pengelolaan jurnal elektronik. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui
wawancara, observasi, dan kajian kepustakaan. Informan dalam penelitian ini
berjumlah 3 orang. Peneliti memilih informan dengan beberapa kriteria.
Kriteria tersebut adalah informan yang menjabat sebagai Kepala perpustakaan,
ibu Ramatun Anggraini Kiemas, S.Sos, MSc, Kepala Sub Bidang Akuisisi dan
Pengolahan Bahan Pustaka, Ibu Suci Wulandari, SSos, Kepala Sub Sub
Bidang Sistem Otomasi Kepustakaan, ibu Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM
Tabel 2 Kriteria Informan
Nama Jabatan KriteriaRamatun AnggrainiKiemas, SSos, MSc(RAK)
Kepala perpustakaan Orang yangmempunyai kebijakandalam perpustakaan
Eka MeifrinaSuminarsih, SS, MM(EMS)
Kepala Sub BidangSistem OtomasiKepustakaan
Orang yangbertanggung jawabdalam pengelolaanjurnal elektronik
Suci Wulandari, SSos(SW)
Kapala Sub BidangAkuisisi danPengolahan BahanPustaka
Orang yangbertanggung jawabdalam pengumpulanbahan pustaka
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, sedangkan metode
yang digunakan ialah metode deskriptif. Metode deskriptif digunakan untuk
mencari deskripsi yang tepat dari semua keadaan objek yang diteliti.
47
Observasi ini dilakukan selama 1 bulan sejak tanggal 13 Mei hingga 13 Juni
2014.
Pengelolaan jurnal elektronik yang melibatkan beberapa pihak bagian
pengelolaan jurnal elektronik, yang di antaranya Kepala Sub Bidang Sistem
Otomasi Kepustakaan, Kapala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan
Pustaka. Bab ini akan diawali dengan data-data hasil wawancara yang dimuat
dalam bentuk penjelasan dan interpretasi peneliti tentang pengelolaan jurnal
elektronik.
B. Hasil Penelitian
1. Kebijakan Pengelolaan Jurnal Elektronik
Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan pengelolaan jurnal
elektronik memiliki kebijakan yaitu :
a. Kebijakan penghimpunan karya cetak dan karya rekam
Dalam penghimpunan karya cetak dan karya rekam pemerintah
telah menerbitkan Undang-Undang no. 4 tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, yang telah dilengkapi dengan
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 70 tahun 1991
tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam. Selanjutnya berdasarkan
Undang-Undang tersebut maka BPPT menerbitkan kebijakan khusus
secara tertulis dalam rangka penghimpunan karya cetak dan karya
rekam dari kalangan pegawai di lingkungan BPPT. Kebijakan
penghimpunan karya cetak dan karya rekam di lingkungan BPPT
48
tersebut terdapat dalam Peraturan Kepala Badan dan Pengkajian dan
Penerapan Nomor 116 tahun 2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak
dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan
Teknologi (BPPT). Kebijakan ini di tetapkan di Jakarta pada tanggal
29 April 2013 oleh Kepala Badan Pengkajian dan Penerapan
Teknologi (BPPT). Walaupun kebijakan ini sudah di sosialisasikan
kepada pegawai BPPT tetapi masih ada pegawai BPPT yang belum
menjalankan kebijakan yang ada.
b. Kebijakan penerbitan jurnal elektronik di BPPT
Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan pengelolaan jurnal
elektronik memakai e-Publishing system dengan perangkat lunak
“open-source electronic publishing systems”, yang sudah dibuat oleh
Public Knowledge Project-PKP (open journal system). Dari beberapa
open source system software maka open journal system (”ojs”) yang
digunakan dalam kegiatan pengelolaan jurnal elektronik pada
perpustakaan BPPT. Kegiatan pengelolaan jurnal elektronik dengan
menggunakan sistem “ojs” sudah dilakukan pelatihan kepada pegawai
BPPT agar para perekayasa yang menghasilkan karya baru dapat
melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik secara cepat
sehingga jurnal elektronik BPPT bisa lebih terkini tetapi masih ada
perekayasa yang belum bisa melakukan kegiatan pengelolaan jurnal
elektronik dengan menggunakan sistem “ojs”.
49
Dengan memakai “ojs” yang bersifat open access maka BPPT
memberi keuntungan kepada berbagai pihak yaitu :55
1. bagi penulis/peneliti dapat meningkatkan vasibilitas dan tingkat
pemanfaatan, dan tingkat dampak (impact).
2. bagi institusi penelitian/pendidikan dapat lebih meningkatkan
visibilitas dan ketersediaan di web dan meningkatkan dampak dari
suatu penelitian.
3. Bagi masyarakat Umum dengan adanya Undang-Undang no. 14
tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik maka dapat
meningkatkan akses informasi.
4. Bagi pelajar dan mahasiswa akan memudahkan pengerjaan tugas
sekolah/kuliah, dan lain-lain
Jurnal yang dikelola di perpustakaan BPPT adalah jurnal yang
berasal dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Dalam
pengelolaan jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT dan
instansi lain terdapat perbedaan dalam kebijakan pengunggahannya.
Jurnal yang berasal dari pegawai BPPT diunggah dalam bentuk
“pdf” secara full text. Sedangkan jurnal yang berasal dari instansi di
luar BPPT hanya diunggah cover buku, data bibliografi dan
abstraknya saja. Hal itu di karenakan soft copy jurnal hanya dimiliki
oleh pemilik jurnal, dan perpustakaan BPPT hanya menerima jurnal
dari instansi lain dalam bentuk hard cover
55 Vika a. Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam PerpustakaanDigital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dari http://www.slideshare.net/kovariansi/akses-terbuka-terhadap-konten-lokal-dalam-perpustakaan-digital
50
c. Kebijakan akses jurnal
Dalam pengaksesan jurnal elektronik terdapat perbedaan antara
jurnal yang berasal dari jurnal elektronik pegawai BPPT dan jurnal
yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari instansi lain
hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja.
Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT
maka dapat diakses dan diunduh dalam bentuk “pdf” dan secara full
text.
Untuk dapat akses jurnal elektronik yang berasal dari instansi lain
maka dapat akses ke alamat : http://digilib.bppt.go.id/opac/.
Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT
maka jurnal elektronik dapat di akses jurnal dalam bentuk “pdf” dan
secara full text. Agar dapat mengakses maka mengakses ke alamat :
http://ejurnal.bppt.go.id/
2. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik
Pada perpustakaan BPPT Bagian Sub Bidang Otomasi dan
Kepustakaan memiliki SDM berjumlah empat orang, satu orang yang
berlatar belakang pendidikan bidang ilmu perpustakaan dan tiga orang
berlatar belakang pendidikan teknologi informasi komputer. Dalam
kegiatan pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab adalah
Kepala Bagian Sub Bidang Otomasi dan Kepustakaan.
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan
BPPT bisa dilakukan jika seorang pembaca telah terdaftar menjadi penulis atau
51
editor di dalam jurnal elektronik BPPT. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh
manajer jurnal elektronik yaang dipilihnya. Bagi perekayasa dan unit kerja yang
menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk softcopy atau hard copy maka
pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan
bagian sistem otomasi kepustakaan untuk mengelola.
Hasil penelitian di atas menunjukan mekanisme pengelolaan jurnal
elektronik bisa dilakukan oleh penulis dan pustakawan perpustakaan BPPT
apabila seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam
jurnal elektronik BPPT. Mekanisme pendaftaran seorang yang ingin
menjadi penulis pada perpustakaan BPPT maka mengunakan panduan
ringkas pemanfaatan jurnal elektronik BPPT. Panduan ini diperuntukkan
bagi pengguna jurnal elektronik BPPT sebagai pembaca dan penulis.
Registrasi menjadi penulis maka ada dibagian pembaca, hal itu
dikarenakan pembaca merupakan salah satu jenis pengguna jurnal
elektronik BPPT. Adapun menu-menu yang disediakan untuk pembaca
adalah : menu beranda yang memuat semua judul jurnal elektronik yang
ada pada jurnal elektronik BPPT. Menu tentang kami mengenai
penanggungjawab jurnal elektronik BPPT: Perpustakaan BPPT. Menu
registrasi untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis
atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan
ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yaang dipilihnya.
Manajer jurnal elektronik berperan mengatur jurnal dan fungsi staf
editor (bisa juga berperan sebagai editor). Dalam pengelolaan jurnal
elektronik yang menjadi manajer jurnal elektronik adalah seorang
52
pustakawan yang bertugas sebagai penanggungjawab aplikasi dan konten
jurnal elektronik BPPT.
Hal ini dikarenakan pustakawan diberikan tugas dan wewenang
sebagai manajer jurnal elektronik BPPT. Contohnya : Bila seorang penulis
ingin mendaftar pada Jurnal Ilmiah Teknologi Energi, maka penulis hanya
melakukan registrasi untuk menjadi penulis atau editor di dalam jurnal
elektronik.
Jika sudah terdaftar sebagai penulis atau editor dalam jurnal yang
dipilihnya, maka penulis dapat mengunakan jurnal elektronik yang
dipilihnya dengan cara login menggunakan username dan password yang
dimilikinya. Bagi penulis yang terdaftar dapat mengirim tulisannya dengan
memperhatikan menu sebagai berikut :
1. Penyerahan Aktif
Pada menu ini penulis dapat melihat status tulisan yang dikirimnya
atau mengirim tulisan baru.
2. Mengirim tulisan baru
Apabila penulis ingin mengirim tulisan baru maka bisa memilih
memulai penyerahan naskah baru. Dalam mengirim naskah ada
beberapa langkah yang harus dilalui, yaitu : memulai penyerahan
naskah, memasukkan metadata naskah, mengunggah file tambahan
apabila ada file tambahan, misalnya lampiran, yang terpisah dari file
yang telah diunggah, maka dapat dimasukkan dalam menu ini,
mengkonfirmasi penyerahan naskah dan setelah dikonfirmasi maka
akan muncul penyerahan aktif.
53
Bagi perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya
dalam bentuk softcopy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik
juga dapat dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi
kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam
redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah :
a. Journal Manager : mengatur jurnal dan fungsi staf editor (bisa juga
berperan sebagai editor).
b. Editor : mengawasi proses pengeditan; bisa menugaskan submisi
kepada bagian pengeditan untuk menyelesaikan review submisi;
bertanggung jawab dalam pengaturan isi dan penerbitan jurnal.
c. Section Editor : mengawasi review submisi dan kemungkinan
pengeditan submisi yang ditugaskan.
d. Copyeditor : bekerja dengan submisi untuk memperbaiki grammar dan
kejelasan, mengajukan pertanyaan kepada penulis tentang
kemungkinan eror dan memastikan keabsahan bibliografi dan cara
penulisan jurnal.
e. Layout Editor : mengubah submisi yang telah dicopyedit menjadi
tulisan di HTML, “pdf” dan/atau PS file dalam format yang tepat untuk
penerbitan secara elektronik.
f. Proofreader : membaca tulisan untuk tipografi dan memformat eror.
Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan
jurnal elektronik sebagai berikut :
1. Mengembangkan aplikasi
2. Administrator jurnal elektronik
54
3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada
jurnal elektronik
4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak
BPPT.
5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang
dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT.
6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik
Adapun tahapan kegiatan mekanisme pengelolaan jurnal elektronik
yang dilakukan oleh pustakawan adalah :
a. Pustakawan sebagai manajer jurnal dengan menggunakan sistem “
ojs” adalah sebagai berikut :
1. Untuk memulai, maka pustakawan akan memegang kendali admin
jurnal elektronik. Hal ini untuk membantu pengelola jurnal untuk
memelihara dan melakukan back up data jurnal elektronik yang
dimilikinya.
2. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses
ke alamat : http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN
3. Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada
halaman jurnal elektronik. Pada halaman ini terdapat informasi
mengenai :
a. Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer.
b. Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer jurnal elektronik
c. Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal
55
d. Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal
e. Keluar dari ejurnal (log out)
4. Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor/ volume
jurnal elektronik yang baru maka silahkan melakukan klik pada
manajer jurnal, dan menu yang tersedia pada menu halaman jurnal
adalah :
Pada menu ini akan tampil :
» Berkas Penelusuran
Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang file dan
direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan
dimanipulasi secara langsung.
» Bagian Jurnal
Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor
Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan
kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan
ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika
ditambahkan. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan
untuk mengawasi review (peer review) dan/ atau pengeditan
(copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini.
Editor Bagian dibuat dengan cara memilih / klik Editor
Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal
Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu :
1. Judul Bagian*,
56
2. Singkatan*,
3. Syarat dan Ketentuan,
4. Form Review,
5. Pengindeksan (pilih cek list bila diperlukan untuk Naskah
yang diterima oleh bagian jurnal)
6. Pembatasan (cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh
editor dan editor bagian.)
7. Hitung Kata (bila tidak ada batasan maka isi angka 0 )
8. Daftar Isi (cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar
isi terbitan dan atau Hilangkan nama penulis untuk item
bagian dari daftar isi terbitan.
9. Tentang Kami (cek list bila Hilangkan bagian ini dari
Tentang Kami.
10. Editor Bagian
Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah
otomatis ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak,
Editor Bagian akan ditugaskan secara manual, setelah
naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara
otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi Review (peer
review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan
proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat
dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di
Manajemen Jurnal.
57
Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN .
» Form Review
Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan
kepada Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default
yang terdiri dari dua kotak teks terbuka, yang pertama
"untuk Penulis dan Editor", dan yang kedua "untuk
Editor". Form review dapat ditampilkan untuk bagian
jurnal yang spesifik, dan Editor punya pilihan untuk
memilih form mana yang akan digunakan dalam
menugaskan review. Dalam semua kasus, editor punya
opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan
penulis. Untuk membuat Form Review, dapat klik pada
buat form review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu
simpan
» Bahasa
Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti
bahasa default jurnal yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa
pendukung yaitu Bahasa Inggris.
Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di
bawah ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk
menginstal bahasa pendukung tersebut. Selain itu terdapat
headline, email yang disiapkan, dan alat baca.
58
» Setup
Setup ini digunakan untuk mengatur jurnal elektronik.
Menu yang terdapat pada halaman ini adalah :
1. Detail
Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari.
2. Kebijakan
Fokus, peer review, bagian, privasi, keamanan, dan item
tambahan tentang.
3. Penyerahan Naskah
Menu ini merupakan menu memandu penyerahan
naskah.
4. Manajemen
Menu ini untuk mengatur jurnal.
5. Tampilan
b. Peran pustakawan sebagai Editor
Seorang editor akan didaftarkan oleh manajer jurnal elektronik untuk
mendapatkan user name dan password. Setelah memiliki user name dan
password, editor dapat log in. Menu-menu yang terdapat pada Beranda
Editor :
1. Naskah yang Belum Ditugaskan
2. Naskah dalam review
3. Naskah dalam pengeditan
4. Arsip
59
Pada perpustakaan BPPT pustakawan selain menjadi editor juga
menjadi editor bagian. Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan
untuk mengawasi Review (peer review) dan/ atau pengeditan
(copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke bagian ini. Editor
Bagian dibuat dengan mengklik Editor Bagian di bawah Peran di
Manajemen Jurnal.
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh
pustakawan bagian Sub Bidang Otomasi Kepustakaan dengan
menggunakan sistem “ojs” sebagai berikut:
1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakseske
alamat :http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN. Setelah
Login maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik.
2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara
langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk meng-
unggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang
berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas
untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang
yang juga dapat mengantarkan item dengan Tambahan File dalam
bentuk data set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan
memperkaya item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat
bentuk penelitian. Penulis juga dapat melacak kiriman melalui
proses editorial - serta partisipasi dalam copyediting dari
proofreading pada kiriman yang diterima untuk publikasi. Penulis
60
dapat login menggunakan username dan password yang diberikan.
3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke
jurnal melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh
editor. Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log
in. menu-menu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang
belum ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah
yang diterima dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review,
naskah dalam pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk
membuat perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat
pada beranda editor – terbitan. Editor juga memiliki tugas
memberitahu penulis mengenai perkembangan naskah dan
jurnalnya, menu ini disebut menu Beritahu Pengguna. Editor juga
dapat membuat perencanaan terbitan yang akan datang dengan
menu terbitan yang akan datang. Editor juga dapat melihat terbitan
jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan terdahulu.
4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya
adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit
Submissions dari dalam section (misalnya, Artikel, Buku Review,
dan lain-lain). Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika
Artikel itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga
dapat mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor.
5. Setelah dilakukannya proses copyeditors maka selanjutnya akan
dilakukan proses copyeditors. Suntingan copyeditor dikumpulkan
61
untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan
penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan
harapan, dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnal's
bibliografi dan gaya tekstual, berikutnya diedit oleh Layout Editor
untuk mengatur galleys yang akan dipublikasikan dalam format
jurnal. Beberapa jurnal memiliki Section Editor atau Editor yang
berperan sebagai peran ini.
6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout Editor, layot editor merubah
dari hasil copyedited yang sudah dikirim kedalam format HTML,
pdf, tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan
untuk publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat
lunak untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke
Gelley, sehingga Layout Editor harus memiliki akses dan untuk
dapat menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket
galleys (Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open
Office [sumber terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu
[open source] untuk HTML), yang menyajikan artikel pada layar
dengan baik diformat dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal
ilmiah, dan dengan mata untuk penerbitan media baru ini
(konsultasi dengan tata letak yang digunakan oleh penerbit online
lainnya, seperti Highwire Press).
7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format
yang menerbitkan jurnal (seperti penulis), untuk memeriks
62
berkenaan dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan
dipernbaiki oleh Layout Editor.
Bagi jurnal elektronik yang belum terdaftar dalam Pengindeksan
(Metadata Harvesting), maka dapat mendaftarkan Jurnal untuk
Pengindeksan (Metadata Harvesting). Sistem jurnal ini memakai Open
Archives Initiative Protokol untuk metadata harvesting, yang merupakan
standar untuk menyediakan akses pengindeksan dengan baik ke sumber riset
elektronik di skala global.
Untuk mengindeks konten jurnal kedalam sistem terdistribusi global
dari database riset, baca langkah-langkah untuk menjadi kontributor data
dan daftarkan jurnal Anda diPendaftaran Open Archives. Untuk mendaftar,
Anda akan membutuhkan URL untuk
repositori:http://ejurnal.bppt.go.id/index.php/IJG/oai. Setelah itu, Anda
dapat mendaftarkan jurnal Anda di UIUC OAI registry dan OAIster.
Perhatikan jika Administrator Situs Anda sudah mendaftarkan situs ini pada
layanan ini, jurnal Anda akan diindeks secara otomatis dan Anda tidak perlu
mendaftarkan lagi.
Seorang pustakawan yang menjadi manajer jurnal elektronik dapat
melakukan pengindeksan naskah dengan memilih hal-hal berikut terkait
dengan pengindeksan naskah :
1. Disiplin dan Sub Disiplin ilmu
Bermanfaat saat jurnal keluar dari batasan disiplin ilmu dan/atau
penulis menerima item multidisiplin ilmu. Masukkan disiplin ilmu yang
63
relevan untuk jurnal ini.: Contoh: Sejarah, Pendidikan, Sosiologi,
Psikologi, Ilmu Budaya, hukum). Contoh: Sejarah, Pendidikan,
Sosiologi, Psikologi, Ilmu Budaya, hukum)
2. Klasifikasi Subjek
(contoh: klasifikasi Subjek Matematika; klasifikasi Perpustakaan
Kongres)
3. 3. Kata Kunci
Masukkan kata kunci atau topik sebagai petunjuk untuk Penulis:
(contoh: Photosynthesis; Black Holes; Four-Color Map Problem;
Bayesian Theory)
4. Cakupan
Mengacu ke lokasi geospasial, cakupan kronologis atau historis, dan/
atau karakteristik sampel riset. Masukkan istilah-istilah geografis atau
geospasial yang relevan untuk bidang ini. Contoh: Iberian Peninsula;
Stratosphere; Boreal Forest.)
Masukkan istilah-istilah historis atau kronologis yang relevan untuk
bidang ini). (Contoh, European Renaissance; Jurassic Period; Third
Trimester; dll.)
Masukkan karakteristik sampel riset untuk bidang ini. (Contoh: Umur;
jenis Kelamin; Suku; dll.)
5. Tipe (Metode/Pendekatan)
Masukkan tipe riset yang relevan, metode, dan pendekatan untuk
bidang ini. (Contoh: Survey; Wawancara; Analisis Sastra)
64
Selain itu pustakawan juga dapat melengkapi isian identifikasi dengan
pada menu Create Issue dengan cara :
1. Klik Create Issue
2. Lengkapi isian Identifikasi dengan vol, nomor, dan tahun jurnal. Jika
setiap terbitan memiliki judul tertentu, isi judul dan deskripsi tentang
jurnal terbitan tersebut.
3. Upload cover/sampul dengan file image (jpg, png)
Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah
dengan masuk ke dalam http://ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita
dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Apabila
seseorang ingin membaca salah satu artikel dalam ejurnal, maka dapat
langsung memilih jurnal yang diinginkannya. Adapun menu-menu yang
disediakan untuk pembaca adalah :
a. Menu Beranda
Menu ini memuat semua judul ejurnal yang ada pada Ejurnal BPPT
b. Menu Tentang Kami
Menu ini mengenai penanggungjawab Ejurnal BPPT: Perpustakaan
BPPT.
c. Menu Registrasi
Menu ini untuk pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai
penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya.
Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang
dipilihnya. Contohnya : Bila pembaca ingin mendaftar pada Jurnal
65
Ilmiah Teknologi Energi.
d. Menu pencarian
e. Menu pencarian isi journal
Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya
yang terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik
BPPT dan juga dapat mengunduh jurnal yang diinginkan.
Pemustaka dalam akses ke jurnal elektronik juga memiliki beberapa
kendala seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu jurnal di cari
tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, yang belum terbit,
dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan pihak perekayasa dan unit
kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun
hard copy kepada perpustakaan BPPT karena perekayasa dan unit kerja
lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang di cari tidak full text.
Dalam menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam akses
jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi pengelola jurnal elektronik
harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk
menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi
yang dibutuhkan
Hasil wawancara di atas menunjukan dalam menghadapi masalah
pemustaka dalam mengakses jurnal elektronik maka upaya yang dilakukan
untuk menghadapi masalah pemustaka dalam akses jurnal elektronik.
Pengelola jurnal elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan
redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa
66
mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan pemustaka dalam
mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang diinginkan tidak
secara full text maka pustakawan akan menanyakan e-mail pemustaka lalu
dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam bentuk hard copy maka
akan difotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotokopi, jika harus
dikirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim. Untuk biaya fotokopi
dan ongkos kirim bisa secara transfer dan tunai.
3. Kendala Pengelolaan Jurnal Elektronik
Dalam pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT
kendala yang ada dalam pengelolaan jurnal elektronik terdapat beberapa
kendala seperti jurnal dari unit kerja atau perekayasa dan unit kerja yang
belum diserahkan ke perpustakaan BPPT dan kurangnya SDM untuk
kegiatan alih media.
Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam pengelolaan
jurnal elektronik yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti: mengadakan
peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya untuk
mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk
dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit kerja
atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya kepada
pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan jurnal
elektronik.
Apabila terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektornik yang
tidak dapat diselesaikan oleh staf bidang otomasi perpustakaan maka yang
67
bertanggung jawab adalah Kepala Sistem Otomasi Kepustakaan.
Kebijakan tersebut ada di dalam peraturan kepala Badan Pengkajian dan
Penerapan Teknologi (BPPT) Nomor 16 tahun 2013 tentang Serah Simpan
Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian
Teknologi (BPPT) yang dikeluarkan oleh Kepala Badan Pengkajian dan
Penerapan Teknologi (BPPT).
5. Pembahasan
Pada bagian ini peneliti akan menjelaskan secara singkat hasil
penelitian dari bab IV yang membahas tentang kebijakan pengelolaan jurnal
elektronik, mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dan kendala pengelolaan
jurnal elektronik.
1. Kebijakan Pengelolaan Jurnal Elektronik
Dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT terdiri
dari beberapa Kebijakan yang diantaranya:
a. Kebijakan menghimpun karya cetak dan karya rekam
Setiap pegawai BPPT yang memiliki hasil karya wajib menyerahkan
hasil karyanya kepada perpustakaan BPPT. kebijakan nomor 116 tahun
2013 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di
Lingkungan Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT), yang
di keluarkan oleh kepala perpustakaan BPPT.
b. Kebijakan penerbitan jurnal perpustakaan BPPT
Jurnal elektronik yang berada di perpustakaan BPPT yang berasal
68
dari hasil karya pegawai BPPT dan instansi lain. Dalam pengelolaan
jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT dan instansi lain
terdapat perbedaan dalam kebijakan pengunggahan.
Dalam kegiatan pengunggahan jurnal elektronik BPPT ada
perbedaan antara jurnal yang berasal dari perpustakaan BPPT dan jurnal
yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari pegawai BPPT,
diunggah dan diunduh dalam bentuk “pdf” secara full text. Sedangkan
jurnal yang berasal dari instansi di luar BPPT hanya diunggah cover
buku, data bibliografi dan abstraknya saja.
c. Kebijakan akses jurnal
Dalam pengaksesan jurnal elektronik terdapat perbedaan antara
jurnal yang berasal dari jurnal elektronik pegawai BPPT dan jurnal
yang berasal dari instansi lain. Jurnal yang berasal dari instansi lain
hanya dapat diakses cover, data bibliografi, dan abstraknya saja.
Sedangkan untuk jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT
maka dapat diakses dalam bentuk “pdf” dan secara full text.
Untuk dapat akses jurnal elektronik yang berasal dari instansi lain maka
dapat akses ke alamat : http://digilib.bppt.go.id/opac/. Sedangkan untuk
jurnal elektronik yang berasal dari pegawai BPPT maka jurnal
elektronik dapat di akses jurnal dalam bentuk “pdf” dan secara full text.
Agar dapat mengakses maka mengakses ke alamat :
http://ejurnal.bppt.go.id/
69
2. Mekanisme Pengelolaan Jurnal Elektronik
Jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT berasal dari hasil
karya pegawai BPPT dan ada juga jurnal yang berasal dari instansi lain.
Pada perpustakaan BPPT dalam bagian Sub Bidang Otomasi dan
Kepustakaan memiliki SDM berjumlah empat orang, satu orang yang
berlatar belakang pendidikan bidang ilmu perpustakaan dan tiga orang
berlatar belakang pendidikan teknologi informasi komputer. Dalam
pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT yang
memiliki tanggung jawab adalah Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi
Kepustakaan.
Jurnal elektronik yang ada di jurnal elektronik BPPT sudah open
access. Jurnal elektronik BPPT dapat diakses dimana pun dan kapan pun.
Baik jurnal yang berasal dari BPPT atau jurnal elektronik yang berasal
dari luar BPPT. BPPT memakai sistem “ojs” dan pedoman yang
digunakan yaitu pedoman “ojs”yang sudah dimodifikasi sesuai dengan
kebutuhan perpustakaan.
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik bisa dilakukan oleh
penulis dan pustakawan perpustakaan BPPT apabila seorang penulis telah
terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal elektronik BPPT.
Penulis atau editor dapat melakukan registrasi dibagian pembaca, hal itu
dikarenakan pembaca merupakan salah satu jenis pengguna jurnal
elektronik BPPT. menu registrasi untuk pembaca yang ingin mendaftarkan
dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang
70
dipilihnya. Permintaan ini akan ditindaklanjuti oleh manajer jurnal
elektronik yaang dipilihnya.
Manajer jurnal elektronik berperan mengatur jurnal dan fungsi staf
editor (bisa juga berperan sebagai editor), yang menjadi manajer jurnal
elektronik dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah seorang pustakawan
yang bertugas sebagai penanggungjawab aplikasi dan konten jurnal
elektronik BPPT, karena diberikan tugas dan wewenang sebagai manajer
jurnal elektronik BPPT.
Jika sudah terdaftar sebagai penulis atau editor maka dapat
mengunakan dan menyerahkan artikel jurnal elektronik dengan cara login
dengan menggunakan username dan password yang dimilikinya. Bagi
perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya dalam bentuk
soft copy atau hard copy maka pengelolaan jurnal elektronik juga dapat
dilakukan oleh pustakawan perpustakaan bagian sistem otomasi
kepustakaan untuk mengelola. Adapun beberapa peran pustakawan dalam
redaksi jurnal elektronik yang dapat dilakukan adalah : journal manager
dan editor. Selain itu perpustakaan juga memiliki peran dalam pengelolaan
jurnal elektronik sebagai berikut :
1. Mengembangkan aplikasi
2. Administrator jurnal elektronik
3. Penanggung jawab seluruh artikel dan jurnal yang diterbitkan pada
jurnal elektronik
4. Fasilitator dalam pemanfaatan jurnal elektronik untuk jurnal tercetak
71
BPPT
5. Sebagai instruktur dalam plation jurnal elektronik BPPT yang
dibutuhkan oleh pengelolan jurnal BPPT
6. Melakukan pemeliharaan aplikasi dan back up data jurnal elektronik
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh petugas
sistem otomasi perpustakaan dengan menggunakan sistem “ojs” adalah
sebagai berikut :
1. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke
alamat http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan login. Setelah login
maka dapat melakukan pengelolaan jurnal elektronik.
2. Penulis dapat mendaftar dan mengirimkan item ke jurnal secara
langsung ke jurnal melalui situs web. Author diminta untuk meng-
unggah item, serta menyediakan metadata atau informasi yang
berkaitan pengindeksan dengan item, untuk meningkatkan kapasitas
untuk pencarian dan pendarian online untuk jurnal ini. Pengarang yang
juga dapat mengantarkan item dengan tambahan file dalam bentuk data
set, instrumen penelitian, atau sumber teks yang akan memperkaya
item, serta kontribusi untuk lebih terbuka dan kuat bentuk penelitian.
Penulis juga dapat melacak kiriman melalui proses editorial - serta
partisipasi dalam copy editing dari proofreading pada kiriman yang
diterima untuk publikasi. Penulis dapat login menggunakan username
dan password yang diberikan.
72
3. Setelah penulis mengirimkan item ke jurnal secara langsung ke jurnal
melalui situs web maka jurnal selanjutnya akan di kelola oleh editor.
Setelah memiliki user name dan password, editor dapat log in. menu-
menu yang terdapat pada beranda editor : naskah yang belum
ditugaskan dan pada menu ini terdapat informasi naskah yang diterima
dalam sebuah jurnal elektronik, naskah dalam review, naskah dalam
pengeditan, arsip. Editor juga memiliki tugas untuk membuat
perencanaan dan terbitan baru , peran ini dapat dilihat pada beranda
editor–terbitan. Editor juga memiliki tugas memberitahu penulis
mengenai perkembangan naskah dan jurnalnya, menu ini disebut menu
beritahu pengguna. Editor juga dapat membuat perencanaan terbitan
yang akan datang dengan menu terbitan yang akan datang. Editor juga
dapat melihat terbitan jurnal yang telah diterbitkan pada menu terbitan
terdahulu.
4. Setelah dilakukan pengelolaan oleh editor maka proses selanjutnya
adalah section editor. Bagian ini mengelola Editor Review dan Edit
Submissions dari dalam section (misalnya, Artikel, Buku Review, dan
lain-lain). Orang yang bertanggung jawab telah ditetapkan. Jika Artikel
itu sudah diterima untuk publikasi, Bagian yang Editor juga dapat
mengawasi proses editing, yang dilakukan oleh Editor.
5. Setelah dilakukannya proses copy editors maka selanjutnya akan
dilakukan proses copy editors. Suntingan copy editor dikumpulkan
untuk meningkatkan tata bahasa dan kejelasan, bekerja sama dengan
73
penulis untuk memastikan semuanya sudah di sesuai dengan harapan,
dan menjamin kesesuaian dengan aturan jurnal's bibliografi dan gaya
tekstual, berikutnya diedit oleh layout editor untuk mengatur galleys
yang akan dipublikasikan dalam format jurnal. Beberapa jurnal
memiliki section editor atau editor yang berperan sebagai peran ini.
6. Pengelolaan selanjutnya adalah layout editor, layot editor merubah dari
hasil copy edited yang sudah dikirim kedalam format HTML, PDF, dll,
tergantung format yang telah dipilih jurnal yang digunakan untuk
publikasi elektronik. Sistem ini tidak menyediakan perangkat lunak
untuk mengkonversi kata pengolahan format dokumen ke Gelley,
sehingga layout editor harus memiliki akses dan untuk dapat
menggunakan software pihak ketiga untuk membuat paket galleys
(Adobe Acrobat, PDF Creator [open source] atau Open Office [sumber
terbuka] untuk PDF atau Dreamweaver atau Nvu [open source] untuk
HTML), yang menyajikan artikel pada layar dengan baik diformat
dibaca dan tata letak, dalam cara jurnal ilmiah, dan dengan mata untuk
penerbitan media baru ini (konsultasi dengan tata letak yang digunakan
oleh penerbit online lainnya, seperti Highwire Press).
7. Proofreader secara seksama membaca galleys dalam berbagai format
yang menerbitkan jurnal (seperti penulis), untuk memeriks berkenaan
dgn percetakan dan kesalahan format, yang akan dipernbaiki oleh
Layout Editor.
Bagi pemustaka agar dapat akses ke jurnal elektronik BPPT adalah
74
dengan masuk ke dalam http://ejurnal.bppt.go.id, setelah masuk maka kita
dapat memilih menu referensi lalu pilih jurnal elektronik BPPT. Adapun
menu-menu yang disediakan untuk pembaca adalah menu beranda yang
memuat semua judul jurnal elektronik yang ada pada jurnal elektronik
BPPT, menu tentang kami dan menu ini mengenai penanggungjawab
jurnal elektronik perpustakaan BPPT, menu registrasi dimana untuk
pembaca yang ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau editor atau
lainnya dalam jurnal yang dipilihnya.
Adapun yang menjadi kendala dalam akses jurnal elektronik yang
ada di perpustakaan BPPT seperti : mati listrik, jaringan tidak stabil,
selain itu jurnal di cari tidak ada, hal itu dikarenakan jurnal yang sudah
terbit, yang belum terbit, dan bahkan harus cepat terbit belum diserahkan
pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja kepada pihak perpustakaan
baik soft copy maupun hard copy kepada perpustakaan BPPT karena
perekayasa dan unit kerja lupa, beda pengelola jurnal dan jurnal yang
dicari tidak full text.
Upaya pihak perpustakaan untuk menghadapi masalah pemustaka
dalam akses jurnal elektronik. Pengelola jurnal elektronik harus lebih
intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk menerbitkan jurnal
terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan, dan
pemustaka dalam mengakses jurnal yang diinginkan tetapi jurnal yang
diinginkan tidak secara full text maka pustakawan akan menanyakan e-
mail pemustaka lalu dikirim soft copy lewat e-mail. Jika jurnal dalam
75
bentuk hard cover maka akan di fotokopi dan akan dikenakan biaya untuk
fotkopi jika harus di kirim maka akan dikenakan biaya ongkos kirim.
Untuk biaya fotokopi dan ongkos kirim bisa secara transfer atau tunai.
3.Kendala Pengelolaan Jurnal Elektronik
Dalam pengelolaan jurnal elektronik juga terdapat kendala seperti
jurnal dari unit kerja atau perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan
ke perpustakaan BPPT. Selain itu juga kekurangan SDM untuk alih media
karena ada perekayasa dan unit kerja yang menyerahkan hasil karyanya
dalam bentuk hard copy. Dengan demikian hal tersebut menjadi kendala
bagi pihak pengelola jurnal elektronik.
Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam
pengelolaan jurnal elektronik yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti:
mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya
untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan
untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit
kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya
kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan
jurnal elektronik. Jika terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan
dalam pengelolaan jurnal elektronik maka yang bertanggung jawab adalah
Kepala Sub Bidang Otomasi Kepustakaan.
76
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Kebijakan pengelolaan jurnal elektronik perpustakaan BPPT diantaranya:
a. BPPT menerbitkan kebijakan khusus secara tertulis dalam rangka
penghimpunan karya cetak dan karya rekam dari kalangan pegawai di
lingkungan BPPT, terdapat dalam Peraturan Kepala Badan dan
Pengkajian dan Penerapan Nomor 116 tahun 2013 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam di Lingkungan Badan
Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).
b. Pengelolaaan jurnal Perpustakaan BPPT dalam melakukan kegiatan
pengelolaan jurnal elektronik memakai e-Publishing system dengan
perangkat lunak “open-source electronic publishing systems”, yang
sudah dibuat oleh Public Knowledge Project-PKP (open journal
system). Dari beberapa open source system software maka open
journal system (”ojs”) yang digunakan dalam kegiatan pengelolaan
jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT. Jurnal berasal dari hasil
karya pegawai BPPT dan instansi lain. Terdapat perbedaan kebijakan
dalam pengunggahannya yakni untuk jurnal internal jurnal di unggah
secara full text dalam bentuk “pdf” sedangkan jurnal yang berasal dari
instansi lain hanya di unggah cover, abstrak dan dta bibliografinya
saja.
c. Dalam pengaksesan jurnal elektronik juga terdapat kebijakan khusus.
77
Jurnal yang berasal dari instansi lain hanya dapat diakses cover, data
bibliografi, dan abstraknya saja, sedangkan untuk jurnal internal
BPPT dapat diakses secara full text dalam bentuk “pdf”.
2. Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik dapat dilakukan jika seorang
penulis atau editor sudah menjadi anggota dalam jurnal elektronik yang
dipilihnya. Selain itu pengelolaan jurnal elektronik juga dapat dilakukan
oleh staf Sub Bidang Otomasi Kepustakaan. Hal ini dikarenakan masih ada
perekayasa dan unit kerja yang belum bisa melakukan pengelolaan jurnal
elektronik walaupun sudah dilakukakan pelatihan pengelolaan jurnal
elektronik.
3. Terdapat kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik. Kendala tersebut
dihadapi seperti adanya perekayasa dan unit kerja yang belum diserahkan
ke pihak perpustakaan BPPT dan kurangnya SDM untuk alih media
terhadap jurnal yang berbentuk hard copy. Upaya yang dilakukan seperti:
mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya
untuk mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan
untuk dapat melakukan kegiatan alih media, serta mendatangi pihak unit
kerja atau perekayasa dan unit kerja agar menyerahkan hasil karyanya
kepada pihak perpustakaan guna mempercepat mekanisme pengelolaan
jurnal elektronik.
B. Saran
1. Agar kebijakan yang ada dalam perpustakaan BPPT dapat berjalan lebih
baik lagi, maka pihak perpustakaan dapat meningkatkan kegiatan
78
sosialisasi kepada pihak perekayasa dan unit kerja dan unit kerja. Bagi
perekayasa dan unit kerja yang belum menjalankan kebijakan hendaknya
diberi sangsi yang sesuai dengan kebijakan yang belum dijalankan.
Dengan adanya sangsi tersebut diharapkan kebijakan yang telah ditetapkan
dapat dijalankan lebih baik.
2. Untuk lebih meningkatkan pengelolaan jurnal elektronik, pada
perpustakaan BPPT sebaiknya diadakan pelatihan pengelolaan jurnal
elektronik kepada perekayasa dan unit kerja, agar dapat melakukan
pengelolaan jurnal elektronik sendiri secara lebih aktif guna mendukung
pemustaka untuk dapat mengakses jurnal elektronik dengan lebih cepat.
3. Bagi pihak perpustakaan sebaiknya lebih intensif lagi untuk menghubungi
dan mendatangi perekayasa dan unit kerja untuk menyerahkan hasil karya
dari pegawai BPPT. SDM untuk Sub Bidang Otomasi Kepustakaan
ditambah lagi, dan sebaiknya SDM tersebut memang ahli atau berlatar
belakang pendidikan Teknologi Informasi atau Ilmu Perpustakaan.
79
DAFTAR PUSTAKA
Ahmad Pram Prayogo Pangestu. “Pengertian Open Source.” diakses pada tanggal19 April 2014 http://www.pram-software.com
Andgaah. “Open Source dan Proprietary Software.” Artikel diakses pada tanggal19 April 2014 dari http://andgaa.web.id
Arif Surachman. “Pengelolaan Perpustakaan Khusus.” Artikel diakses pada 4Desember 2014darihttp://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf
Cholid Narbuko. Metodologi Penelitian. Jakarta: Bumi Aksara, 1997.
Emzir. Analisis Data. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.
Happy Chandraleka. “Mengenal Open Journal Sistem.” diakses pada tanggal 8April 2014 dari http://thecakrabirawa.wordpress.com
Hermawan Rachman. Etika Kepustakawanan. Jakarta: CV. Sagung Seto, 2006.
Himatro. “Jurnal Elektronik.” diakses pada tanggal 12 April darihttp://himatro.ee.unila.ac.id/jurnal-elektronik/
Karmidi Martoatmodjo. Manajemen Perpustakaan Khusus. Jakarta: Universitas ,1999.
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia. “Kamus Besar BahasaIndonesia online”. diakses pada tanggal 18 Mei 2014 padahttp://kbbi.web.id/bijak
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia. “Panduan PengelolaanJurnal Terbitan Berkala Elektronik”. artikel diakses pada 8 April 2014 darihttp://www.dikti.go.id/files/atur/PanduanPengelolaan-eJournal.pdf
Lasa. HS. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Kanisius, 1994.
Lexy J. Moleong. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: RemajaRosdakarya, 1989.
Muhammad S. Alam, “Pengelolaan Jurnal dengan Open Journal System (“OJS”),”
Novian. “Mengenal Fungsi Dan Pekerjaan Rutin di Perpustakaan Khusus.” artikeldiakses 26 maret 2014 dari http://novian-r-p-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-37849BBPerpustakaanMengenal%20Fungsi%20Dan%20Pekerjaan%20Rutin%20Di%20Perpustakaan %20Khusus.html
80
Prastya Irawan. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA:LAN, 1999.
Putu Laxman Pendit. “Open Access dan Kepustakawanan Indonesia.” artikeldiakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://www3.petra.ac.id/library/unggah.php?act=get&id=66
_______. “Serba Open di Jagat Informasi : Memahami OA, OAI, dan OAIS danHubungannya dengan Kemelekan Informasi.”artikel diakses pada tanggal8 April 2014 dari http://dspace.library.uph.edu:8080/bitstream/123456789/148/2/Putu%20Laxman%20Pendit.Serba%20Open%20di%20Jagat%20Informasi.pdf
Rhayuningsih.F. Pengelolaan Perpustakaan. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.
Sismanto. Manajemen Perpustakaan Digital. Tangerang: Sinar Pamulang Permai,2007.
Sri Ilmiah. dkk. “Pengaruh pemanfaatan koleksi local content terhadap kegiatanpenelitian mahasiswa yang sedang mengerjakan skripsi/ tugas akhir diperpustakaan fakultas ilmu budaya universitas diponegoro semarang.”artikel diakses 14 Februari 2014 http://ejournal-s1.undip.ac.id/index.php/jip
Standar Nasional Indonesia. Perpustakaan Khusus Instansi Pemerintah. Jakarta,Standar Nasional Indonesia (SNI) 7496:2009, 2009. Di akses pada tanggal12 Juni 2014 dari http://eprints.rclis.org/8633/1/Manajemen_Perpustakaan_Khusus.pdf
Sugiono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2012.
Suharsimi Arikunto. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta, 2005.
Sukarman dan Rachmat Najumen (edt). Pedoman Umum penyelenggaraanPerpustakaan Khusus, Jakarta: Perpustakaan Nasional, 2000.
Sulistyo-Basuki. Priodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung: Remaja RosdaKarya, 1994.
Supriyono. “Manajemen Jurnal Cetak, Elektronik Dan Bahan Khusus DiPerpustakaan Ugm.” artikel diakses pada tanggal 11 April 2014 darihttp://prisekip.blog.ugm.ac.id/files/2010/02/MANAJEMEN-JURNAL-CETAK-DAN-ELEKTRONI-2.pdf
Swistien Kustantyana dan Lukman. Manajemen Penerbitan Jurnal elektronik.Jakarta: Sagung Seto, 2012.
_______. Manajemen Penerbitan Jurnal Ilmiah. Jakarta: Sagung Seto, 2012.
81
_______. Manajemen Penerbitan Jurnal elektronik (jurnal elektronik). Jakarta:Sagung Seto, 2012. Indrawan,rully,“isi, format, dan rambu akreditasijurnal” http://rullyindrawan.wordpress.com/ 2008/12/02/ isi-format-dan-
Vika. A Kovariansi, “Akses Terbuka Terhadap Konten Lokal Dalam PerpustakaanDigital,” di akses pada tanggal 9 April 2014 dariHttp://Www.Slideshare.Net/ Kovariansi/Akses-Terbuka-Terhadap-Konten-Lokal-Dalam-Perpustakaan-Digital
Waluhyo. “E-Journal Sebuah Fasilitas Untuk Mewujudkan Masyarakat BerbasisPengetahuan.” artikel diakses pada tanggal 12 April 2014 darihttp://untung-waluyo.blog.ugm.ac.id/2012/04/30/e-journal-sebuah-fasilitas-untuk-mewujudkan-masyarakat-berbasis-pengetahuan/
Yulia Dwi Indriani, “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola PublikasiIlmiah” Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnalelektronik diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://journal.ipb. ac.id/index.php/jpi/article/view/5280/0
_______________. “Open Journal System (“ojs”) Untuk Mengelola PublikasiIlmiah” Jurnal Pustakawan Indonesia, V, 10 No. 2 dalam jurnalelektronik diakses pada tanggal 8 April 2014 dari http://journal.ipb.ac.id/index.php/jpi/article/view/5280/0
Zero-fisip, “Belajar, Berilmu dan Beramal, “ diakses pada tanggal 12 April 2014dari http://zero-fisip.web.unair.ac.id/artikel_detail-68839-DigilibDigilib:%20Ebook%20dan%20Ejournal.html
Transkip Wawancara
Nama : Ramatun Anggraini Kiemas, SSos, MSc (RAK)
Jabatan : Kepala Perpustakaan
Kebijakan pengelolaan jurnal elektronik
1. Adakah kebijakan dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan
BPPT?
Kalo kebijakan pada perpustakaan BPPT ini ada ko.
2. Apakah kebijakan pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT secara
tertulis?
Kebijakan yang ada dalam perpustakaan BPPT itu secara tertulis ya, ada
peraturan serah simpan karya cetak jurnal elektronik yang harus dihimpun,
diolah, disimpan dan dilestarikan. Karena di sini memakai sistem ojs maka
untuk penerbitan jurnal elektronik memakai sistem ojs untuk kebijakan
penerbitan. Dalam mengakses jurnal elektronik juga ada kebijakannya di mana
jurnal yang bisa di akses secara full text itu jurnal yang berasal dari pegawai
BPPT, sedangkan jurnal dari instansi lain tidak bisa di aksessecara full text
3. Jika kebijakan pengelolaan jurnal elektronik secara tertulis, apakah sudah
dijalankan dengan baik oleh para peneliti dan petugas pengelolaan jurnal
elektronik? Siapakah yang memiliki wewenang dalam mengambil kebijakan
dalam pengelolaan jurnal elektronik?
Kebijakan kan memang sudah ada secara tertulis ya, tapi sampai saat ini
kebijakan yang ada belum dijalankan sepenuhnya oleh perekayasa dan unit
kerja, kebijakan tersebut sudah dijalankan pada sebagian perekayasa dan unit
kerja .
4. Bagaimana dengan para peneliti dan petugas pengelolaan jurnal elektronik
yang belum menjalankan kebijakan yang ada?
Kalo untuk sangsi ya bagi perekayasa dan unit kerja yang belum menjalankan
kebijakan ini tidak ada sangsi ko.
5. Apakah kebijakan sudah di sosialisasikan kepada para peneliti dan petugas
pengelola jurnal elektronik?
Kalo kebijakan yang ada pada perpustakaan BPPT si sudah disosialisasikan
ya, jadi sosialisasi tersebut masih dilakukan sampai saat ini, dengan cara pihak
perpustakaan BPPT dateng ke pihak perekayasa dan unit kerja yang ada di
lingkungan BPPT untuk melakukan persentasi. Persentasi tersebut berisi
sosialisasi kalo di perpustakaan BPPT ada kebijakan yang sudah ada secara
tertulis dalam peraturan kepala perpustakaan Badan Pengkajian dan Penerapan
Teknologi (BPPT) nomor 16 tahun 2013 tentang serah simpan karya cetak dan
karya rekam di lingkungan Badan Pengkajian Teknologi (BPPT) dan
kebijakan tersebut dikeluarkan oleh Kepala perpustakaan Badan Pengkajian
dan Penerapan Teknologi (BPPT). Setelah kita persentasi nah perekayasa dan
unit kerja mau menyerahkan hasil karyanya kepada pihak perpustakaan dan
bahkan aetiap menghasilkan hasil karya sudah ada dengan sendirinya
menyerahkan hasil karyanya.
Nama : Suci Wulandari (SW).
Jabatan : Kapala Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan Bahan Pustaka
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik
1. Dari mana sajakah artikel jurnal berasal?
Nah kalo jurnal yang ada di jurnal elektronik BPPT nih ya berasal dari hasil
karya pegawai BPPT nah ada juga jurnal yang berasal dari instansi lain ko.
Untuk mendapatkan jurnal yang dari instansi lain yaitu dengan cara dari
hadiah, tukar menukar antar instansidan permintaan khusus kepada pemilik
jurnal.
2. Bagaimana cara memperoleh artikel untuk jurnal?
Untuk mendapatkan jurnal yang dari instansi lain yaitu dengan cara dari
hadiah, tukar menukar antar instansidan permintaan khusus kepada pemilik
jurnal.
3. Apakah yang di kelola dalam pengelolaan jurnal elektronik berasal dari jurnal
BPPT saja? Jika berasal dari BPPT saja bagaimana jurnal yang berasal dari
luar BPPT?
Kalo jurnal yang dari BPPT itu pengelolaan jurnal elektroniknya di upload,
dan dapat di download bentuk “pdf” dan full text. Kalo dari luar BPPT itu
hanya di upload data bibliografi dan abstraknya saja, jadi ya kalo ada yang
butuh jurnalnya ya tinggal dateng ke perpustakaan BPPT”.
4. Siapakah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jurnal elektronik?
Kalo di bagian pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab si
Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Perpustakaannya, Kepala Bagian Sistem
Otomasi Perpustakaan juga melakukan pengelolaan jurnal elektroniknya ko,
jadi ya ga hanya bertanggung jawab aja
5. Apakah jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT open access
journal?
Jurnal elektronik di BPPT sudah open access jadi ya di mana pun kita sudah
bisa akses kan sudah keterbukaan informasi.
6. Bagaimana cara mengakses jurnal elektronik?
Jurnal elektronik BPPT kan ada digilib BPPT ya, jadi buka aja digilib BPPT,
nah bisa akses dah di mana aja.
7. Adakah pemustaka yang memiliki permasalaan dalam mengakses jurnal
elektronik?
Untuk kendala yang sering dihadapkan oleh pemustaka itu ada, nah kendala
yang sering di hadapkan ya seperti: mati listrik, jaringan tidak stabil, selain itu
jurnal di cari tidak ada , hal itu dikarenakan jurnal yang sudah terbit, belum
terbit dan bahkan harus cepat terbit tetapi jurnalnya belum diserahkan pihak
unit kerja dan perekayasa kepada pihak perpustakaan baik soft copy maupun
hard copy kepada perpustakaan BPPT karena lupa dan beda pengelola jurnal
dan jurnal yang di cari tidak full text.
8. Bagaimana cara menghadapi masalah terhadap pemustaka dalam mengakses
jurnal?
Biasanya si ya cara untuk menghadapi pemustaka dalam akses jurnal yang
diinginkan tapi ga full text, maka pustakawan menanyakan e-mail pemustaka
lalu dikirim soft copy lewat e-mail, nah kalo adanya hard cover maka akan di
fotokopikan dan akan dikenakan biaya untuk fotkopi. Jika harus di kirim ya
biasanya kena ongkir juga dan untuk biaya bisa transfer bisa tunai.
Nama : Eka Meifrina Suminarsih, SS, MM (EMS)
Jabatan : Kepala Sub Bidang Otomasi Kepustakaan
Mekanisme pengelolaan jurnal elektronik
1. Berapa jumlah SDM yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik?
Untuk SDM dalam pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT ada
empat orang.
2. Apakah SDM yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik berlatar
belakang pendidikan di bidang Ilmu Perpustakaan?
yang bertugas dalam pengelolaan jurnal elektronik. Satu orang dari ilmu
peprustakaan dan tiga orang dari tik.
3. Siapakah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan jurnal elektronik?
Kalo di bagian pengelolaan jurnal elektronik yang bertanggung jawab si
Kepala Sub Bagian Sistem Otomasi Perpustakaannya, Kepala Bagian Sistem
Otomasi Perpustakaan juga melakukan pengelolaan jurnal elektroniknya ko,
jadi ya ga hanya bertanggung jawab aja.
4. Apakah jurnal elektronik yang ada di perpustakaan BPPT open access
journal?
Untuk jurnal elektronik di BPPT open access baik jurnal yang berasal dari
perpustakaan BPPT ataupun jurnal yang berasal dari instansi lain.
5. Apakah sistem yang digunakan sudah e-publishing system?
Perpustakaan BPPT pengelolaan jurnalnya pake sistem ojs. Perpustakaan
memakai sistem ojs karena ojs e-Publishing system, dan pedoman
pengelolaannya pake pedoman ojs yang sudah dimodifikasi sesuai dengan
kebutuhan perpustakaan. Untuk sistem ojs sudah diadakan pelatihan kepada
unit kerja dan perekayasa agar pengelolaan jurnal elektronik dapat juga
dilakukan oleh perekayasa dan unit kerja.kan jadinya jurnal elektroniknya bisa
lebih cepat terkini tanpa harus pihak perpustakaan kan yang ngelola semua
jurnal.
6. Apa saja ruang lingkup yang di kelola dalam pengelolaan jurnal elektronik?
Pengelolaan jurnal elektronik perpustakaan BPPT untuk ruang lingkunya ya
sejauh ini si hanya sebatas data bibliografi dan artikel saja ko.
7. Pedoman apa yang digunakan dalam pengelolaan jurnal elektronik?
Perpustakaan BPPT pengelolaan jurnalnya pake OJS karena OJS e-Publishing
sistem, pedoman pengelolaannya pake pedoman ojs yang sudah dimodifikasi
sesuai dengan kebutuhan perpustakaan BPPT.
8. Bagaimana mekanisme pengelolaan jurnal elektronik di perpustakaan BPPT?
Jadi gini ya untuk mekanisme pengelolaan jurnal elektroniknya bisa dilakukan
jika seorang penulis telah terdaftar menjadi penulis atau editor di dalam jurnal
elektronik BPPT. Selain itu staf bidang otomasi perpustakaan juga dapat
melakukan kegiatan pengelolaan jurnal elektronik yang ada di perpustakaan
BPPT.
9. Bagaimana cara mengakses jurnal elektronik?
Mau akses jurnal elektronik tinggal buka digilib BPPT, adapun menu-menu
yang disediakan untuk pembaca adalah menu beranda yang memuat semua
judul jurnal elektronik yang ada pada jurnal elektronik BPPT, menu tentang
kami dan menu ini mengenai penanggungjawab jurnal elektronik perpustakaan
BPPT, menu registrasi dimana untuk pembaca yang ingin mendaftarkan
dirinya sebagai penulis atau editor atau lainnya dalam jurnal yang dipilihnya.
10. Adakah pemustaka yang memiliki permasalahan dalam mengakses jurnal
elektronik?
Ohh kalo masalah dalam akses jurnal ada ko
11. Masalah apa saja yang sering di hadapi oleh pemustaka dalam mengakses
jurnal elektronik?
Kalo kendala dalam akses jurnal elektronik yang sering dihadapi, paling listrik
mati jurnal yang dicari pemustaka ga ada
12. Bagaimana cara menghadapi masalah terhadap pemustaka dalam mengakses
jurnal?
Kalo cara untuk menghadapi pemustaka terhadap masalah yang ada dalam
akses jurnal elektronik untuk mendapatkan informasi ya pengelola jurnal
elektronik harus lebih intensif lagi untuk mengingatkan redaksi jurnal untuk
menerbitkan jurnal terbaru agar pemustaka bisa mendapatkan informasi yang
dibutuhkan.
Kendala pengelolaan jurnal elektronik
1. Apa saja kendala dalam melakukan pengelolaan jurnal elektronik di
perpustakaan BPPT?
Mmm…kendala ya, kalo kendala dalam pengelolaan jurnal elektronik ada, ya
salah satunya kendala seperti ada jurnal dari unit kerja atau perekayasa yang
belom diserahin ke perpustakaan BPPT, butuh SDM dalam alih media. Kalo
kayak gitu kan jadi kendala pihak pengelola jurnal elektronik.
2. Upaya apa saja yang dilakukan petugas pengelolaan jurnal elektronik dalam
menghadapi kendala-kendala dalam melakukan pengelolaan jurnal elektronik?
Upaya untuk menghadapi kendala yang ada dalam perpustakaan BPPT seperti:
mengadakan peralatan alih media yang lebih modern dari sebelumnya jadi ya
mempercepat alih media, melakukan pelatihan petugas perpustakaan untuk
alih media, memberdayakan siswa IT untuk alih media, mendatangi pihak unit
kerja atau perekayasa agar menyerahkan hasil karyanya kepada pihak
perpustakaan
3. Jika terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektronik yang tidak dapat di
selesaikan oleh petugas pengelolaan jurnal elektronik, siapakah yang
bertanggung jawab dan memiliki wewenang dalam menghadapi kendala yang
ada dalam pengelolaan jurnal elektronik?
Jika terdapat masalah dalam pengelolaan jurnal elektornik yang tidak dapat
diselesaikan oleh staf bidang otomasi perpustakaan maka yang bertanggung
jawab adalah Kepala Sistem Otomasi Kepustakaan.
4. Adakah kebijakan dari perpustakaan BPPT dalam menghadapi kendala
pengelolaan jurnal elektronik?
Kebijakan tersebut ada di dalam peraturan kepala Badan Pengkajian dan
Penerapan Teknologi (BPPT) nomor 16 tahun 2013 tentang Serah Simpan
Karya Cetak Dan Karya Rekam di Lingkungan Badan Pengkajian Teknologi
(BPPT) dan di tetapkan di Jakarta pada tanggal 29 April 2013 oleh Kepala
Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT).Untuk kendala yang
sering dihadapi dalam pengelolaan jurnal elektronik adalah pihak unit kerja
dan perekayasa belum menyerahkan hasil karyanya kepada pihak
perpustakaan”.
5. Dari awal adanya jurnal elektronik di perpustakaan BPPT sampai saat ini
kendala apa saja yang sering ada di perpustakaan BPPT?
Untuk kendala yang sering dihadapi dalam pengelolaan jurnal elektronik
adalah pihak unit kerja dan perekayasa belum menyerahkan hasil karyanya
kepada pihak perpustakaan
Lampiran : NOTA DINASNomor : /PDIS/ND/ /III/2014
DAFTAR UNIT KERJA
1. Pusat Teknologi Industri Hankam
2. Pusat Teknologi Industri Proses
3. Pusat Teknologi Manufaktur
4. Pusat Teknologi Industri dan Sistem Transportasi
5. Pusat Pengkajian Kebijakan Peningkatan Daya Saing
6. Pusat Audit Teknologi
7. Pusat Pengkajian Kebijakan Difusi Teknologi
8. Pusat Pengkajian Kebijakan Inovasi Teknologi
9. Pusat Teknologi Farmasi dan Medika
10. Pusat Teknologi Bioindustri
11. Pusat Teknologi Pertanian
12. Pusat Teknologi Agroindustri
13. Pusat Teknologi Sumberdaya Mineral
14. Pusat Teknologi Sumberdaya Lahan, Wilayah & Mitigasi Bencana
15. Pusat Teknologi Inventarisasi Sumber Daya Alam
16. Pusat Teknologi Lingkungan
17. Pusat Teknologi Konversi dan Konservasi Energi
18. Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi
19. Pusat Teknologi Material
20. Pusat Teknologi Pengembangan Sumber Daya Energi
21. Kepala Biro Perencanaan
22. Kepala Biro Keuangan
23. Kepala Biro Umum & Humas
24. Kepala Biro Sumber Daya Manusia & Organisasi
25. Kepala Pusat Pembinaan, Pendidikan dan Pelatihan
26. Kepala BPPT Enjiniring
27. Kepala Inspektorat
28. Kepala Balai Besar Teknologi Energi
29. Kepala Balai Besar Teknologi Kekuatan Struktur
30. Kepala UPT Hujan Buatan
31. Kepala Balai Besar Teknologi Pati
32. Kepala UPT Laboratorium Aero Gas Dinamika dan Getaran
33. Kepala UPT – PSTKP Bali
34. Kepala Balai Teknologi Survei Kelautan
35. Kepala UPT Balai Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika (UPT-BPPH)
36. Kepala Balai Termodinamika Motor dan Propulsi
37. Kepala Balai Pengkajian Dinamika Pantai
38. Kepala Balai Mesin Perkakas, Teknik Produksi dan Otomasi
39. Kepala Balai Rekayasa Disain dan Istem Teknologi
40. Kepala Balai Pengkajian Teknologi Polimer (Sentra Teknologi Polimer)
41. Kepala Balai Jaringan Informasi Ilmu Pengetahuan dan teknologi
42. Kepala Balai Pengkajian Bioteknologi
43. Kepala Balai Inkubator Teknologi
44. Kepala Balai Teknologi Lingkungan
45. Kepala Balai Pengkajian dan Penerapan Teknologi Aero Gas Dinamika dan Getaran
Pengelolaan jurnal elektronik terdapat dua tahapan
1. Tahapan pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh penulis.
Pengelolaan jurnal elektronik pada perpustakaan BPPT juga dapat
dilakukan jika seorang pembaca ingin mendaftarkan dirinya sebagai penulis atau
editor dalam jurnal elektronik dalam jurnal yang dipilihnya. Permintaan ini akan
ditindak lanjuti oleh manajer jurnal elektronik yang dipilihnya. Contohnya : Bila
pembaca ingin mendaftar pada Jurnal Ilmiah Teknologi Energi, maka akan tampil:
Kemudian klik Registrasi
Menu Pencarian
Menu Pencarian Isi Journal
Pada menu ini pembaca dapat menelusur artikel yang diinginkannya yang
terdapat pada seluruh jurnal yang ada pada jurnal elektronik BPPT
Bagi penulis jurnal elektronik yang telah terdaftar sebagai pengguna dalam
sebuah ejurnal, maka bisa login dengan username dan password yang dimilikinya.
Misalnya terdaftar dalam IJ Geostech.
Pada menu awal ini juga tersedia menu :
1. Beranda
Menu ini mengantarkan penulis ke ejurnal secara lengkap
2. Tentang Kami
Menu ini berisi kebijakan dan informasi yang berhubungan dengan jurnal
elektronik, seperti kontak, tim editorial, syarat dan ketentuan jurnal,
penyerahan online, dan lain-lain.
3. Registrasi
Ini merupakan menu untuk mendaftar baru bagi pengguna yang belum
terdaftar dan melakukan edit peran bagi pengguna yang telah terdaftar.
4. Pencarian
5. Terbaru
Menu untuk melihat terbitan jurnal elektronik terbaru
6. Terbaru
Menu ini berisi seluruh volume atau nomor ejurnal yang telah terbit.
Bagi Penulis yang terdaftar dapat mengirim tulisannya dengan
memperhatikan menu sebagai berikut :
1. Penyerahan Aktif
Pada menu ini penulis dapat melihat status tulisan yang dikirimnya
atau mengirim tulisan baru. Tampilan menu ini adalah:
2. Mengirim tulisan baru
Apabila penulis ingin mengirim tulisan baru maka bisa memilih
Memulai Penyerahan Naskah Baru, maka ada beberapa langkah yang harus
dilalui, yaitu :
a. Memulai Penyerahan Naskah.
Setelah di klik maka akan tampil halaman berikut :
Penulis memilih semua pernyataan , lalu pilih Simpan dan Lanjutkan.
b. Mengunggah Naskah
Pada tahapan ini penulis menelusur file yang akan diunggah , sehingga
akan tampil :
c. Memasukkan metadata naskah
Metadata naskah ini terdiri dari :
d. Mengunggah file tambahan
Apabila ada file tambahan , misalnya lampiran, yang terpisah dari file
yang telah diunggah, maka dapat dimasukkan dalam menu ini.
e. Mengkonfirmasi penyerahan naskah.
Setelah dikonfirmasi , maka akan muncul penyerahan aktif. Apabila diklik,
akan tampil data file yang telah diunggah sebagai berikut :
2. Tahapan pengelolaan jurnal elektronik yang dilakukan oleh pustakawan
sistem otomasi kepustakaan.
a. Untuk memulai pekerjaannya maka pustakawan akan mengakses ke alamat
: http://ejurnal.bppt.go.id/ dan melakukan LOGIN
Setelah Login sebagai Manajer Jurnal maka akan muncul pada halaman
ejurnal sebagai berikut (contoh :Indonesia Journal of Geoscience &
Technology)
Pada halaman ini terdapat informasi mengenai :
1. Status artikel yang belum diperiksa oleh editor atau reviewer.
2. Jurnal-jurnal yang diterbitkan oleh manajer juelektronikrnal
3. Melakukan editing profil sebagai manajer ejurnal
4. Mengganti kata sandi yang diberikan oleh admin ejurnal
5. Keluar dari ejurnal (log out)
Apabila ingin melihat, merubah atau membuat nomor/ volume ejurnal
yang baru maka silahkan melakukan klik pada Manajer Jurnal, dan akan tampil
halaman berikut :
Menu-menu yang tersedia pada gambar di atas adalah :
a. Halaman Manajemen
Pada menu ini akan tampil :
» Berkas Penelusuran
Berkas Penelusuran adalah fitur canggih yang memungkinkan file dan
direktori yang terkait dengan jurnal untuk dilihat dan dimanipulasi
secara langsung. Tampilan pada berkas penelusuran adalah sebagai
berikut :
» Bagian Jurnal
Fungsi Bagian Jurnal adalah untuk menambahkan Editor Bagian
ke bagian ini agar naskah secara otomatis ditugaskan kepada Editor
Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan ditugaskan secara manual,
setelah naskah masuk). Jika ditambahkan, Editor Bagian secara
otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi review (peer review) dan/
atau pengeditan (copyediting, layout, dan proofreading) naskah ke
bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan cara memilih / klik Editor
Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal. Tampilan menu Bagian
ini adalah :
Pada bagian ini ada beberapa field yang dapat diisi yaitu :
1. Judul Bagian
2. Singkatan
3. Syarat dan Ketentuan
4. Form Review
5. Pengindeksan (pilih cek list bila diperlukan untuk Naskah yang
diterima oleh bagian jurnal)
6. Pembatasan (cek list bila Item hanya bisa diserahkan oleh editor dan
editor bagian)
7. Hitung Kata (bila tidak ada batasan maka isi angka 0)
8. Daftar isi (cek list Hilangkan judul bagian ini dari daftar isi terbitan
dan atau Hilangkan nama penulis untuk item bagian dari daftar isi
terbitan
9. Tentang Kami (cek list bila hilangkan bagian ini dari tentang kami.
10. Editor Bagian
Tambahkan Editor Bagian ke bagian ini agar naskah secara otomatis
ditugaskan kepada Editor Bagian. (jika tidak, Editor Bagian akan
ditugaskan secara manual, setelah naskah masuk). Jika ditambahkan,
Editor Bagian secara otomatis dapat ditugaskan untuk mengawasi
Review (peer review) dan/ atau pengeditan (copyediting, layout, dan
proofreading) naskah ke bagian ini. Editor Bagian dibuat dengan
mengklik Editor Bagian di bawah Peran di Manajemen Jurnal.
Apabila telah selesai diisi maka silahkan klik SIMPAN .
» Form Review
Form peer review yang dibuat di sini akan ditampilkan kepada
Reviewer untuk dilengkapi, bukan form default yang terdiri dari dua
kotak teks terbuka, yang pertama "untuk Penulis dan Editor", dan yang
kedua "untuk Editor".
Form review dapat ditampilkan untuk bagian jurnal yang
spesifik, dan Editor punya pilihan untuk memilih form mana yang
akan digunakan dalam menugaskan review. Dalam semua kasus, editor
punya opsi untuk memasukkan review yang sesuai dengan penulis.
Untuk membuat Form Review, dapat klik pada buat form
review dengan mengisi judul dan deskripsi, lalu simpan
» Bahasa
Sistem ini dibangun dalam dua bahasa, yaitu Bahasa Indonesia
dan Bahasa Inggris. Pengguna dapat mengganti bahasa default jurnal
yaitu Bahasa Indonesia dengan bahasa pendukung yaitu Bahasa
Inggris.
Jika bahasa yang didukung oleh jurnal tidak terdaftar di bawah
ini, tanya Administrator Ejurnal BPPT untuk menginstal bahasa
pendukung tersebut. Selain itu terdapat headline, email yang disiapkan,
dan alat baca.
» Setup
Setup ini digunakan untuk mengatur ejurnal . Menu yang
terdapat pada halaman ini adalah :
1. Detail
Nama jurnal, ISSN, kontak, sponsor, dan mesin pencari.
Tampilan dan detail yang harus diisi adalah :
Keterangan tampilan di atas adalah :
1.1. Informasi Umum
Field ini diisi informasi umum mengenai ejurnal yang akan
diterbitkan, yaitu :
a. Judul
b. Inisial Jurnal
c. Singkatan Jurnal
d. ISSN Cetak
e. ISSN online (ISSN adalah International Standard Serial
Number) adalah delapan digit nomor yang
mengidentifikasi penerbitan berkala, termasuk
penerbitan berkala elektronik. ISSN dikelola oleh
World Wide Network of National Centres yang
dikoordinasikan oleh International Centre yang
berkedudukan di Paris yang didukung oleh Unesco dan
Pemerintah Perancis. ISSN bisa didapatkan di Website
ISSN). Untuk Indonesia, ISSN Center adalah :
ISSN National Centre for Indonesia
Country code: IDN Centre code: P1
ISSN National Centre for Indonesia
Centre for Scientific Documentation and Information
Indonesia Institute of Sciences
Jl. Jenderal Gatot Subroto 10 Jakarta 12710
Tel: +62-21.573.3465 / +62-21.525.071
Website: http://issn.lipi.go.id/
f. Awalan DOI dan Akhiran DOI (DOI adalah Digital
Object Identifier yang ditugaskan oleh CrossRef dan
dalam format 10.xxxx (contoh: 10.1234).
g. Alamat surat menyurat
1.2. Kontak Utama
Kontak utama ini dapat diisi oleh Redaktur utama,
Redaktur pelaksana, atau Staf administratif. Akan
ditampilkan di homepage jurnal di bawah Kontak, bersama
dengan Kontak Technical Support
1.3. Kontak Technical Support
Posisi ini akan tercantum di halaman Kontak jurnal
sebagai perantara Editor, Penulis, dan Reviewer. Harus
mempunyai pengalaman bekerja dengan sistem dari semua
perspektif peran. Karena jurnal tidak terlalu membutuhkan
support teknis, tugas ini seharusnya dilihat sebagai tugas
paruh waktu. Sebagai contoh, saat Penulis dan Reviewer
menemui kesulitan dengan instruksi atau format file, atau
butuh memastikan bahwa jurnal di backup secara teratur di
server.
1.4. Identifikasi Email
Email yang telah disiapkan dan dikirim oleh sistem
untuk kepentingan jurnal memiliki tanda tangan yang
ditambahkan di akhir. Badan email tersedia di bawah
Manajemen Jurnal untuk pengeditan
1.5. Penerbit
Nama organisasi yang menerbitkan jurnal akan
ditampilkan di Tentang Kami.
1.6. Organisasi Sponsor
Nama organisasi (contoh: asosiasi ilmiah, universitas,
koperasi, dll) yang memberikan sponsor ke jurnal, akan
ditampilkan di Tentang Kami dan bisa ditampilkan dengan
catatan pemberitahuan
1.7. Kontributor
Badan atau organisasi pembantu yang memberikan
bantuan keuangan untuk jurnal akan ditampilkan di
Tentang Kami dan bisa ditampilkan dengan catatan
pemberitahuan.
1.8. Pengindeksan Search Engine
Untuk membantu pengguna dalam menemukan jurnal
pada search engine, masukkan deskripsi singkat tentang
kami dan kata kunci yang relevan (dipisahkan oleh titik
koma).
1.9. Sejarah Jurnal
Teks ini akan ditampilkan di bagian website jurnal
"Tentang Kami" dan dapat digunakan untuk
mendeskripsikan perubahan pada judul, tim editorial, dan
item lain yang relevan dengan penerbitan jurnal.
Perpustakaan BPPT Serpong Ruang Kepala Perpustakaan
Jurnal yang akan di digitalisasi Pengelolaan Jurnal elektronik
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Peneliti lahir di Jakarta tanggal 20 April
1992. Anak ketiga dari empat bersaudara, dari
pasangan Bapak. Abdul Hafiz dan Ibu Raisah.
Peneliti bertempat tinggal di Jl. H. Buang Rt. 001
Rw. 007 No. 80 Kel. Ulujami Kec. Pesanggrahan
Jakarta Selatan.Email: [email protected].
Menyelesaikan pendidikan tingkat SD di SDI
Darunnajah Ulujami pada tahun 2004, kemudina melanjutkan tingkat SMP di Mts.
N. 13 tahun 2007, dan menyelesaikan di MAN 4 Jakarta tahun 2010. Pada tahun 2010
penulis juga pernah menempuh pendidikan non formal di bimbingan belajar Nurul
Fikri untuk mempersiapkan Ujian Nasional dan seleksi perguruan tinggi. Semasa
sekolah penulis pernah aktif menjadi pramuka dan menjadi anggota marching band di
SDI Darunnajah Ulujami. Setelah menyelesaikan sekolahnya, penulis melanjutkan
pendidikannya pada Program Studi (S1) Jurusan Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab
dan Humaniora di Universitas Islam Syarif Hidayatullah Jakarta. Semasa kuliah
penulis pernah PKL di Pusat Penelitian dan Pengembangan Minyak dan Gas Bumi
(PPTMGB) “LEMIGAS” dan menyelesaikan kuliahnya dengan menulis skripsinya
yang berjudul “Pengelolaan Jurnal Elektronik Pada Perpustakaan Badan Pengkajian
dan Penerapan Teknologi (BPPT) ”