PENANGANAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA Disarikan Oleh: Rochmanijar Setiady

A. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar ialah semua surat yang di kirimkan atas nama suatu organisasi kepada pihak lain. Ada 3 faktor di lakukannya surat keluar, antara lain:

1. Ingin memberitahukan sesuatu hal yang penting kepada pihak lain, 2. Merupakan jawaban surat yang di terima sebelumnya, dan 3. Merupakan kebutuhan.

Sekarang kita akan membicarakan langkah-langkah dalam penanganan surat keluar secara umum.

B. Menyiapkan Surat Keluar

Surat-surat tertentu tidak boleh di tandatangani sekretaris atas nama pimpinan. Surat-surat tersebut misalnya surat pernyataan simpati, janji untuk bertemu atau pembatalan janji, ucapan selamat atau ucapan turut berduka cita, dan surat untuk pejabat tinggi. Apabila surat semacam ini di tandatangani oleh sekretaris, pengaruhnya akan kurang baik. Dengan demikian, surat-surat semacan ini harus di tandatangani sendiri oleh pimpinan.

Langkah-langkah yang dapat di lakukan sekretaris dalam upaya menyiapkan surat keluar antara lain menyiapkan konsep, mengetik konsep surat tersebut, memeriksanya, dan melakukan pemisahan surat. Setelah itu, surat di mintakan tanda tangan kepada pimpinan.

1. Pembuatan Konsep Surat (draft)

Konsep surat (draft) adalah kegiatan merancang isi dan bentuk surat sebagai bahan tertulis dengan menggunakan manual yang akan di ketik dengan rapi kemudian di kirimkan ke alamat yang di tuju. Pembuatan konsep surat dapat di lakukan oleh pimpinan/atau atasan atau sekretaris/konseptor.

a. Konsep surat pimpinan/atasan

Konsep surat yang dibuat oleh pimpinan/atasan secara langsung berupa lenbaran konsep surat dan di serahkan kepada sekretaris.

Sekretaris mendapatkan lembar konsep yang di buat oleh pimpinan. Dalam hal ini konsep sudah jadi, baik isi maupun bentuk surat. Apabila terjadi kesalahan sebaiknya gunakan paraf koreksi sehingga konsep benar-benar siap untuk di ketik.

b. Konsep surat sekretaris/konsektor

Konsep surat di buat oleh sekretaris atas intruksi/perintah dari pemimpin. Kemudian, hasil konsep surat yang di buat oleh sekretaris di serahkan kepada pimpinan untuk di koreksi kembali. Setelah naskah surat dikoreksi, maka naskah surat di kembalikan kepada sekretaris untuk diketik dan dikirimkan kepada pihak yang setuju.

2. Pengertian Konsep Surat

Konsep suratyang telah mendapat persetujuan dan telah di paraf oleh pimpinan, selanjutnya di serahkan kepada juru ketik untuk segara di ketik.

3. Pemeriksa Surat Sebaiknya seorang sekretaris memeriksa semua surat yang keluar, apakah isi surat sudah cocok dengan alamat si pengirim pada amplop atau belum.

4. Pemisahan Surat Pemisahan surat di lakukan untuk memisahkan surat yang di tandatangani sendiri dengan surat yang di buat oleh pimpinan dan harus di tandatangani oleh pimpinan.

5. Penandatanganan Surat Setelah surat diketik, maka sebaiknya di periksa kembali kebenarannya, apakah masih ada kesalahan, maka surat di berikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.

C. Pengiriman Surat

Di kantor yang besar, biasanya persiapan untuk mengirim surat dilakukan oleh bagian sentral surat-menyurat. Di kantor yang lebih kecil, kemungkinan sekretaris sendiri yang harus mengelem, menimbang, dan membubuhi prangko. Sebaiknya seorang sekretaris harus mempunyai persediaan prangko yang cukup untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Di samping itu, seorang sekretaris juga hanya memiliki tarif pos berisi daftar bermacam-macam cara pengiriman (pos udara, laut, kilat).

Surat di kirim ke dalam maupun ke luar instansi tersebut. Pengiriman surat ke dalam instansi menggunakan buku ekspedi intern dan pengiriman surat keluar instansi dengan menggunakan buku ekspendesi ekstern.

Untuk surat intern harus di cantumkan dengan jelas alamat dan bagian orang yang di tuju. Bila surat bersifat pribadi atau rahasia, maka sebaiknya di masukkan ke dalam amplop dengan tulisan Khusus Pimpinan atau Rahasia, contoh Lihat Tabel 1: Buku ekspedisi Intern.

Bila mengetik amplop untuk di kirim, alamat di ketik pada bagian kanan bawah amplop dan nama kota di tulis dengan huruf besar. Biasanya, nama daerah juga perlu di cantumkan sebab banyak nama kota yang sama di daerah yang berlainan.

Tabel 1 BUKU EKSPEDISI INTERN

No Urut Tanggal Surat Dikirim kepada Nomor Surat Nama Penerima

Paraf & Tgl diterima

Tabel 2 (Tata Cara Pengisian Lembar)

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No Urut Tangal Surat Dikirim Kepada Nomor surat

Paraf & Tgl diterima

Lajur Buku Agenda Surat Keluar

BUKU AGENDA KELUAR

Tgl Pengiriman

Surat

No. Urut

No/Kode. Index

Dikirim kepada

Tgl & No.

Kode Surat

Keluar

Lampiran Ringkasan Isi Pokok Surat

Tgl, Diteruskan

Kepada Ket.

Lajur Buku Agenda Tunggal BUKU AGENDA TUNGGAL

No. Urut

Tanggal Pengiriman

No Agenda

Dikirim Kepada

surat Diteruskan ke. Keterangan

Tanggal Nomor Lampiran Perihal

NB : Buku agenda tunggal adalah buku yang di gunakan untuk mencatat surat masuk dalam unit tertentu.

Lajur Buku Agenda Kembar BUKU AGENDA KEMBAR

No Urut

Tanggal Terima

Nomor Agenda

Terima Dari

Dikirim Kepada

Surat Diteruskan ke Keterangan

Tanggal Nomor Lampiran Perihal

NB : Buku agenda kembar adalah buku agenda yang di gunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar dalam unit tertentu.