pemodelan sistem informasi administrasi proyek …
TRANSCRIPT
180
PEMODELAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI
PROYEK DESAIN INTERIOR
STUDI KASUS: PT. WANG INTERIOR JAKARTA
Agus Umar Hamdani Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
Telp: (021) 5853753 ext.303, Fax: (021) 5853489
E-mail: [email protected]
Abstract
PT. Wang Interior is a company engaged for interior design services. Currently, in the data
processing has still some problems, such as: Every transactions using many documents, several
documents have dual functions, to create documents required a long time and there are no monthly
reports. For that, we required a system that is capable to handling the problems so that services can be
run effectively and eficiently. The purpose this research is to develop a computerized system that
capable to handle problems at this time. In this research, the author use Object-Oriented Analysis and
Design(OOAD) metodology to develop of the system, programming language use Microsoft Visual .Net
2008, Database use MySQL and system testing use the Black Box Testing.
Abstrak
PT. Wang Interior adalah perusahan yang bergerak di bidang jasa desain interior. Saat ini,
dalam hal pengolahan data masih memiliki beberapa masalah, diantaranya: setiap transaksi
menggunakan banyak, dokumen yang digunakan masih memiliki fungsi ganda, pembuatan dokumen
memerlukan waktu yang lama, dan tidak ada pembuatan laporan bulanan. Untuk itu diperlukan sebuah
sistem yang mampu menangani masalah-masalah diatas sehingga pelayanan dapat berjalan secara
efektif dan efisien. Tujuan penelitian ini adalah membangun sebuah sistem yang terkomputerisasi dan
mampu menangani permasalahan yang terjadi saat ini. Pada penelitian ini, penulis menggunakan
metodologi Object-Oriented Analysis and Design(OOAD) untuk pengembangan sistem, bahasa
pemrograman menggunakan Microsoft Visual .Net 2008, software Database menggunakan MySQL dan
pengujian sistem menggunakan Black Box Testing.
Kata kunci: desain interior, sistem informasi, object-oriented analysis and design.
1. PENDAHULUAN
Administrasi adalah sebuah pekerjaan
ketatausahaan atau kegiatan pencatatan, surat
menyurat serta pembukuan yang bertujuan untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan pada
suatu instansi, organisasi ataupun perusahaan
sedangkan pengertian administrasi dalam arti
luas adalah konsep managemen dan konsep
organisasi. Proyek desain interior adalah sebuah
usaha kolaboratif yang sering kali melibatkan
penelitian serta desain yang direncanakan untuk
mencapai tujuan tertentu dengan mengkaji dan
mempelajari desain ruang dalam sebuah
bangunan dengan pertimbangan - pertimbangan
teknis penataan ruang. Sedangkan informasi
merupakan suatu hal yang sangat penting,
informasi sangat mempengaruhi proses
pengambilan keputusan. Untuk menyajikan
informasi yang baik, maka data harus diolah
serta tersimpan dengan baik, untuk terciptanya
pengolahan data dan penyimpanan data yang
baik diperlukan administrasi yang baik. Dengan
kemajuan teknologi seharusnya mempermudah
dalam proses administrasi dari pencatatan,
penyimpanan, pencarian, serta menghasilkan
informasi yang cepat dan akurat. PT. Wang
Interior adalah salah satu perusahan yang
bergerak dibidang jasa desain interior dengan
transaksi pemesanan proyek desain interior yang
cukup banyak. Sehingga menggunakan banyak
dokumen pada setiap transaksinya. Dari
dokumen yang digunakan tersebut timbul
permasalahan diantaranya, Dokumen yang
digunakan untuk penawaran harga proyek
memiliki fungsi ganda yang digunakan juga
sebagai dokumen untuk penagihan, Pembuatan
dokumen memerlukan waktu yang cukup lama,
dan tidak ada pembuatan laporan. Untuk
memecahkan masalah tersebut diperlukan sebuah
Hamdani, Pemodelan Sistem Informasi Administrasi Proyek Desain Interior, Studi Kasus: PT. Wang..
181
sistem informasi administrasi proyek desain
interior yang mampu menangani masalah-
masalah diatas agar pelayanan administrasi dapat
berjalan secara efektif dan efisien.
Adapun permasalahan yang dihadapi antara lain:
a. Dokumen yang digunakan untuk penawaran
harga proyek memiliki fungsi ganda yang
digunakan juga sebagai dokumen untuk
penagihan.
b. Kegiatan administrasi dalam pembuatan
dokumen untuk kebutuhan proyek
memerlukan waktu yang cukup lama.
c. Tidak ada pembuatan laporan bulanan.
Penyebab masalah tersebut adalah:
a. Kurangnya pemahaman terhadap pembuatan
dokumen.
b. Pengolahan data masih bergantung pada
pengunaan media kertas.
c. Tidak ada rekaman/simpanan data transaksi
yang terjadi.
Akibat dari masalah tersebut adalah:
a. Informasi yang didapat dari dokumen kurang
akurat.
b. Kegiatan administrasi proyek menjadi
terhambat karena pembuatan dokumen yang
tidak praktis dan tidak tepat waktu.
c. Jika tidak ada pembuatan laporan, maka sulit
untuk menghasilkan informasi yang
diinginkan sesuai dengan kebutuhannya.
Dalam memfokuskan masalah yang ada dan agar
tidak menyimpang dari pokok bahasan, maka
batasan masalah hanya akan membahas proses
pemesanan proyek, pembuatan rencana harga
pokok produksi (RHPP), penawaran harga
proyek, perincian harga proyek, daftar belanja
bahan baku, pembayaran biaya kerja, pengiri-
man item pekerjaan ke lokasi proyek, pembuatan
berita acara serah terima pekerjaan, pembayaran
proyek dan pembuatan laporan. Tujuan penulisan
dalam penelitian ini adalah pembuatan aplikasi
yang dapat membantu proses pengolahan data,
pengelolahan dan penyajian informasi
administrasi proyek yang terkomputerisasi.
1.1 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam
suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi operasi organisasi yang
bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari
suatu organisasi untuk dapat menyediakan
kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang
diperlukan untuk pengambilan keputusan.
1.2 Pengertian Analisa dan Perancangan
Sistem Berorientasi Obyek
Konsep Unified Modelling Language (UML)
adalah sebuah bahasa yg telah menjadi standar
dalam industri untuk visualisasi, merancang dan
mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML
menawarkan sebuah standar untuk merancang
model sebuah sistem. Dengan menggunakan
UML kita dapat membuat model untuk semua
jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi
tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem
operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam
bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena
UML juga menggunakan class dan operation
dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok
untuk penulisan piranti lunak dalam bahasa -
bahasa berorientasi objek seperti C++, Java, C#
atau VB.NET. Berikut ini adalah Langkah -
langkah yang dipakai dalam analisa berorientasi
obyek, antara lain:
a. Membuat daftar business process dari level
tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan
proses yang mungkin muncul.
b. Mempetakan use case untuk setiap business
process untuk mendefinisikan dengan tepat
fungsional yang harus disediakan oleh sistem,
kemudian perhalus use case diagram dan
lengkapi dengan requirement, constraints dan
catatan-catatan lain.
c. Berdasarkan use case diagram, mulailah
membuat activity diagram.
d. Definisikan obyek - obyek level atas package
atau domain dan buatlah sequence untuk tiap
alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki
kemungkinan alir normal dan error, buat lagi
satu diagram untuk masing-masing alir.
e. Buatlah rancangan user interface model yang
menyediakan antarmuka bagi pengguna
untuk menjalankan skenario use case.
f. Berdasarkan model-model yang sudah ada,
buatlah class diagram. Setiap package atau
domain dipecah menjadi hirarki class
lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan
lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit
test untuk menguji fungsionalitas class dan
interaksi dengan class lain.
1.3 Pengertian Black-Box Testing
Adalah pengujian yang dilakukan untuk
mengetahui kesalahan fungsionalitas fitur pada
sebuah aplikasi. Sebelum melakukan pengujian
black-box yang harus diperlukan adalah
membuat daftar kebutuhan fungsional dan non-
fungsional untuk mengetahui fitur-fitur mana
yang akan diuji. Salah satu bentuk pengujian
black-box adalah pengujian validasi yang
bertujuan untuk memeriksa apakah setiap fitur
yang ada keluarannya sesuai dengan yang
diinginkan.
Jurnal Sistem Informasi, Volume 5, Nomor 3, Maret 2015, 180-186
182
2. METODOLOGI
Adapun metodologi yang digunakan dalam
penelitian ini adalah sebagai berikut:
2.1. Studi Lapangan
Yaitu pengumpulan data secara langsung ke
lapangan dengan menggunakan teknik
pengumpulan data sebagai berikut :
Observasi
Yaitu mengamati langsung prosedur kerja yang
dilaksanakan bagian administrasi sehingga dapat
diperoleh gambaran mengenai pelaksanaan
prosedur sistem, serta untuk mengetahui sejauh
mana informasi yang dibutuhkan.
Wawancara
Wawancara ini dilakukan dalam rangka
mendapatkan informasi dalam bentuk tanya
jawab kepada orang yang terlibat secara
langsung ke dalam sistem administrasi disana.
Studi Pustaka
Yaitu mempelajari dari berbagai referensi yang
berkaitan dengan topik yang dibahas.
2.2. Analisis Sistem
Yaitu kegiatan yang dilakukan pada tahap ini
yaitu menganalisis, mempelajari dan mengetahui
apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada saat ini
dan siapa saja yang terlibat di dalamnya. Untuk
menganalisis sistem berjalan, penulis
menggunakan tool Activity Diagram.
2.3. Perancangan Sistem
Yaitu merancang/memodelkan sistem secara
rinci berdasarkan hasil analisis dari sistem
berjalan sehingga menghasilkan model baru yang
akan diusulkan disertai dengan rancangan
database dan rancangan aplikasi/program.
2.4. Implementasi Sistem
Yaitu tahap kelanjutan dari kegiatan perancangan
sistem. Wujud dari hasil implementasi ini
nantinya adalah sebuah sistem yang siap untuk
diuji dan digunakan.
2.5. Pengujian Sistem
Yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk
menemukan kesalahan atau kekurangan pada
sistem yang dibuat. Pengujian ini dimaksudkan
untuk mengetahui sistem yang dibuat sudah
memenuhi kriteria yang sesuai dengan tujuan
perancangan sistem tersebut. Di dalam pengujian
sistem ini, penulis menggunakan metode Black
Box Testing.
3. HASIL dan PEMBAHASAN
Wang Interior berdiri pada tanggal 10 oktober
2000 dan merupakan perusahaaan yang bergerak
dibidang jasa desain interior yang hanya
melayani desain interior untuk pelayanan umum
(Public Service), seperti pertokoan dan perkan-
toran. Untuk menunjang banyaknya proses
kegiatan proyek maka diperlukan administrasi
proyek yang membantu proses tersebut.
3.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Untuk menganalisis proses bisnis sistem
berjalan, maka penulis menggunakan diagram
aktivitas (activity diagram) seperti pada gambar
1 sampai gambar 9.
Gambar 1 Activity diagram proses pemesanan proyek
Gambar 2 Activity diagram proses pembuatan rencana harga
pokok produksi (rhpp) proyek
Gambar 3 Activity diagram proses penawaran harga proyek
Hamdani, Pemodelan Sistem Informasi Administrasi Proyek Desain Interior, Studi Kasus: PT. Wang..
183
Gambar 4 Activity diagram pengadaan bahan baku
Gambar 5 Activity diagram pembayaran biaya kerja
Gambar 6 Activity diagram pengiriman pekerjaan
Gambar 7 Activity diagram serah terima berita acara selesai
pekerjaan
Gambar 8 Activity diagram serah terima berita acara selesai
pekerjaan
Gambar 9 Activity diagram pembuatan laporan bulanan
3.2. Pemodelan Sistem
Berdasarkan analisis proses bisnis dan kebutuhan
sistem, penulis kemudian merancang sistem
usulan menggunakan Use Case Diagram. Use
Case Diagram adalah diagram yang menggam-
barkan interaksi antara actor dengan sistem yang
dibuat. Adapun use case diagram didalam sistem
usulan ini terbagi menjadi 3 ( tiga) bagian, yaitu :
use case diagram file master, use case diagram
transaksi dan use case diagram laporan, maka
dibuatlah use case diagram (gambar 10).
3.3. Pemodelan Data
Di dalam penelitian ini, penulis memodelkan
data menggunakan Class Diagram. Class
diagram adalah sebuah diagram yang
menggambarkan beberapa kelas serta paket-
paket yang ada dalam sistem/perangkat lunak
yang sedang kita gunakan. Adapun class diagram
yang terbentuk ditunjukkan pada gambar 13.
Gambar 10 Use case diagram file master
Jurnal Sistem Informasi, Volume 5, Nomor 3, Maret 2015, 180-186
184
Gambar 11 Use case diagram Transaksi
Gambar 12 Use Case Diagram Laporan
Gambar 13 Class diagram
Hamdani, Pemodelan Sistem Informasi Administrasi Proyek Desain Interior, Studi Kasus: PT. Wang..
185
3.4. Perancangan Graphical User Interface
Dari hasil pemodelan sistem diatas, maka
didapatkan rancangan tampilan ditunjukkan pada
gambar 14 hingga gambar 19. Sedangkan hasil
laporan yang dikeluarkan oleh sistem ini dapat
dilihat pada gambar 21 hingga gambar 23.
Gambar 14 Struktur Tampilan Menu Utama
Gambar 15 Rancangan Layar Form Entry Data Pemesan
Gambar 16 Rancangan Layar Form Entry Data Proyek
Gambar 17 Rancangan Layar Form Entry
Pemesanan Proyek
Gambar 18 Rancangan Layar Form Cetak
Berita Acara Serah Terima Selesai Pekerjaan
Gambar 19 Rancangan Layar Laporan Pemesanan
Gambar 20 Script SQL Untuk Membuat Keluaran
Surat Penawaran Harga Proyek
Gambar 21 Script SQL Untuk Membuat Keluaran
Surat Jalan
Jurnal Sistem Informasi, Volume 5, Nomor 3, Maret 2015, 180-186
186
Gambar 22 Hasil Keluaran Surat Penawaran
Harga Proyek
Gambar 23 Hasil Keluaran Surat Jalan
3.5 Pengujian Sistem Menggunakan metode
Black Box Testing
Pengujian ini dilakukan dengan cara pemberian
kuisioner yang berisi pertanyaan kepada
pimpinan, kepala tukang dan staf administrasi
yang ada di PT. Wang Interior Jakarta mengenai
fungsionalitas dari sistem yang dibangun, apakah
sudah sesuai dengan kebutuhan sistem atau
belum.
4. SIMPULAN DAN SARAN
Setelah penulis melakukan pertanyaan tentang
sistem usulan ini kepada pimpinan, kepala
tukang dan beberapa staf administrasi, sebagian
besar mengungkapkan bahwa sistem yang
dibangun ini bisa diterapkan dan sudah sesuai
dengan kebutuhan sistem yang ada di PT. Wang
Interior Jakarta, sehingga penulis dapat menarik
kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan adanya implementasi sistem usulan
ini, maka dokumen yang digunakan dapat
sesuai dengan fungsi serta kegunaannya.
b. Pembuatan dokumen menjadi mudah dan
tidak butuh waktu yang lama, karena dapat
dikerjakan dengan cepat dan akurat
menggunakan sistem usulan, serta adanya
pengurutan data yang sudah terkomputerisasi.
c. Kerangkapan fungsi dokumen dapat
dihindari, karena setiap dokumen dapat
digunakan sesuai fungsinya.
d. Adanya laporan bulanan yang bisa
menghasilkan informasi yang diinginkan
sesuai dengan kebutuhannya.
Saran – saran yang dapat penulis sampaikan pada
bagian administrasi proyek pada PT. Wang
Interior Jakarta untuk kemajuan sistem yang
akan datang adalah sebagai berikut:
a. Agar sistem usulan ini berfungsi dengan baik,
sebaiknya diadakan implementasi sistem
menggunakan bahasa pemrograman.
b. Perlu diperhatikan pula spesifikasi hardware
dan sofware yang mampu mendukung
implementasi dari sistem usulan ini.
c. Perlunya melakukan maintenance hardware
serta software untuk menunjang kelancaran
dari sistem yang baru.
d. Diperlukan audit sistem untuk mengetahui
apakah sistem yang diusulkan ini sudah
sesuai dengan kebutuhan atau belum.
5. DAFTAR RUJUKAN
Ferdinand, Jogiyanto. 2007. Sistem Teknologi
Informasi. Edisi II. Yogyakarta: Andi.
Chrisyanti Dewi, Irra. 2011. Aplikasi Konsep
Dalam Desain Interior. Jakarta: Prestasi
Pustaka.
Amsyah, Zulkifli. 2008. Konsep Dasar Dan Ilmu
Administrasi. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama.
Yuni Sugiarti. 2013. Analisis Dan Perancangan
UML (Unified Modeling Language)
Generated VB.6. Yogyakarta : Graha Ilmu.
Purwanto, Krisna. 2007. Diagram Fishbone Dari
Ishikawa. Surabaya: Purba.
Joey F. George. Object-Oriented System Analysis
And Design. Nevada: Prestige Wizzard.
Nidhra, Srinivas. 2012. Black Box and White Box
Testing Techniques- A Literatur
Review.International Journal 2.