pemodelan arsitektur enterprise (department maintenance
TRANSCRIPT
Pemodelan Arsitektur Enterprise (Department Maintenance) Di PT Kieivt
Salatiga Menggunakan Enterprise Arsitektur Enterpirse
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada
Fakultas Teknologi Informasi
Untuk memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Oleh:
Octavianus Yudha Prayitno
NIM : 682014004
Program Studi Sistem Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
1. Pendahuluan
PT Kievit Indonesia bergerak di bidang manufaktur produk krimer. Perusahaan
didirikan pada tahun 2003 dan berkantor pusat di Jakarta, Indonesia. Kievit Indonesia
beroperasi sebagai anak usaha dari Friesland Campina, sebuah perusahaan susu yang
berbasis di Amersfoort, Belanda. Strategi dan kebijakan dalam suatu organisasi yang
mumpuni dan mempunyai misi sosial yang mengutamakan pada layanan konsumen.
Perkembangan sistem informasi dan teknologi informasi akan berdampak pada
persaingan yang semakin kompetitif, hal ini berlaku juga di dunia perbisnisan perusahaan
manufaktur, menuntut pihak pengelola untuk membangun dan mengembangkan sistem
informasi dalam membantu aktivitas bisnis dan mencapai tujuan organisasi.
Masing – masing struktur organisasi dalam Department Maintenance Kievit Salatiga
mempunyai tugas sebagai berikut: (1) Manajer mempunyai tugas untuk melakukan
perawatan dan pemeliharaan atas semua mesin selama proses produksi dan juga memiliki
tanggung jawab untuk mengatur seluruh kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan
perawatan segala sarana dan prasarana produksi, (2) Supervisor Maintenance mempunyai
tugas untuk membimbing, mengawasi, memimpin, dan mengontrol pengawasan pekerja
dalam melaksanakan pekerjaan perawatan dan perbaikan sarana perusahaan, (3)
Supervisor Technical Support mempunyai tugas untuk memastikan layanan sistem
komputer untuk pengguna komputer dengan menyediakan keahlian teknis, bantuan, dan
koordinasi proyek yang diperlukan seperti menginstal produk perangkat lunak komputer,
memodifikasi maupun memperbaiki, (4) Supervisor Utility mempunyai tugas untuk
menjaga konstruksi dan pemeliharaan distribusi air dan sistem pengumpulan air limbah
dan juga penyusunan perencanaan pengolahan air limbah, (5) Kepala Engineer
mempunyai tugas untuk pengujian dan penyelidikan bahan di lapangan dan melakukan
monitoring kondisi pekerjaan, (6) Technical Engineer mempunyai tugas untuk
merancang, mengembangkan , memproduksi dan memasang komponen atau sistem
mekanik baru atau yang dimodifikasi.
Sistem Informasi di Department Maintenance Kievit Salatiga masih belum
sepenuhnya terkoordinasi dalam perancanaan yang matang dalam hal hubungan suatu
departemen maka dari itu masih memiliki permasalahan. Dalam pengelolaan sistem
informasi masih kurang terkoordinasi dengan baik karena data atau informasi masih
terpisah – pisah dan belum tersentralisasi untuk setiap departemennya. Belum
terkoordinasi semua sistem informasi di Department Maintenance Kievit Salatiga
menyebabkan beberapa kegiatan menjadi kurang terarah. Seperti kegiatan yang dilakukan
dengan fungsi yang sama di beberapa bagian kerja sehingga menghambat kinerja
pengambilan data informasi dalam suatu derpartemen untuk pencapaian tujuan, selain itu
Department Maintenance Kievit Salatiga belum memiliki dokumen khusus untuk SI/TI
Strategic Plan. Untuk itu sangat penting adanya perencanaan yang baik untuk ke
depannya. Oleh karena itu perencanaan strategis sangat dibutuhkan terutama dalam
bidang SI/TI untuk menunjang keberlangsungan kinerja Department Maintenance Kievit
Salatiga.
Adanya perencanaan strategis sistem informasi memiliki keuntungan dalam
memajukan kebutuhan sistem informasi dan teknologi informasi. Antara lain untuk
mengetahui kinerja dan seluruh aspek yang berkaitan pada PT. Kievit, sehingga bisa
menjadi lebih efektif dan efisian dalam pemrosesan kinerja yang terjadi. Selain itu juga
untuk mengetahui seberapa pentingnya proses bisnis yang terjadi pada PT. Kievit, agar
dapat mengetahui kekurangan – kekurangan yang terjadi, sehingga bisa dibenai dalam
permasalahannya.
Upaya meningkatkan kinerja sistem informasi pada PT. Kievit Salatiga, maka
diperlukan sistem yang dirancang menggunakan metode Enterprise Architecture
Planning, sehingga dapat digunakan untuk mendukung strategi kebijakan dalam
pengembangan sistem berdasarkan kerja konseptual untuk mendukung informasi yang
terorganisir dan terintergrasi. Adapun dari analisis terhadap metode Arsitektur Enterpirse
Planning ini adalah untuk mengetahui sejauh mana proses bisnis yang berjalan,
bagaimana kondisi teknologi informasi yang tersedia, bagaimana juga keamanan dalam
perusahaan tersebut, apakah sudah sesuai standar oleh perusahaan atau belum, dan juga
untuk mengontrol proses bisnis yang berjalan. Manfaat dari penyelesaian masalah di
Departemen Maintenance yaitu adanya standarisasi teknologi informasi yang menunjang,
meningkatkan penyampaian nilai tambah dengan membantu membuat keputusan,
memungkinkan tujuan strategi bisnis melalui keunggulan operasional yang lebih baik
serta mengurangi risiko dan memenuhi keperluan dalam sistem informasi yang digunakan
saat ini.
2. Tinjauan Pustaka Dan Teori
2.1 Penelitian Terdahulu
Penelitian sejenis ini telah dilakukan sebelumnya yang berjudul “Enterprise
Architecture Planning Dalam Penyusunan Perancangan Sistem Informasi Akademik Yang
Terintegrasi (Studi Kasus Amik Dian Cipta Cendika Bandar Lampung)“, membahas
tentang proses Analisa dan Perencanaan SI/TI yang diperlukan oleh organisasi tersebut,
untuk mengetahui seberapa jauh pemanfaatan SI/TI yang telah digunakan pada Amin Dian
Cipta Cendikia di Bandar Lampung. Dalam jurnal tersebut digunakan EAP sebagai salah
satu metode yang berorientasi pada kebutuhan bisnis untuk mengetahui SI/TI yang
dibutuhkan pada organisasi tersebut [1].
Penelitian lain telah dilakukan oleh Rosida yang berjudul “Perencanaan Arsitektur
Enterprise Menggunakan Zachman Framework (Studi kasus PT.PLN Pusat Pemeliharaan
Ketenagalistrikan)“, yang membahas tidak adanya integrasi proses pengolahan data yang
sering terjadi redundasi data. Untuk mengatasinya menggunakan Zachman Framework
dan hasilnya diharapkan blue print SI yang menggambarkan pemodelan bisnis, arsitektur
data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi yang diperlukan pada PLN pada masa depan
[2].
Penelitian telah dilakukan oleh Ridho Taufiq Subagio yang berjudul “ Pemodelan
Arsitektur Enterprise STMIK CIC Cirebon Menggunakan Enterprise Architecture
Planning (Studi kasus STMIK CIC Cirebon)“, dalam membahas kurangnya perencanaan
yang baik dalam proses pengembangannya dan terjadi hanya pada kebutuhan sesaat yang
belum terintegrasi rencananya model arsitektur enterprise menghasilkan rancangan model
SI yang dapat digunakan sebagai acuan dan panduan dalam SI yang terintegrasi di STMIK
CIC Cirebon dengan menggunakan EAP [3].
Penelitian terdahulu ini dipilih karena memiliki keterkaitan dalam penelitian yang
akan dilakukan, karena menggunakan Enterprise Architecture Planing (EAP). Sehingga
dapat digunakan untuk rencana strategis sistem informasi di Departemen Maintenance
Kievit Salatiga. Perbedaan penelitian ini dari penelitian sebelumnya terletak pada tempat
studi kasus, dan penelitian ini berfokus untuk pembuatan perencanaan strategis sistem
informasi untuk pengembangan sistem informasi dan teknologi yang ada pada studi kasus.
2.2 Enterprise Arsitektur Planning
Pengertian enterprise adalah suatu organisasi yang menggunakan teknologi
informasi untuk melaksanakan misinya[4]. Enterprise Architecture Planning merupakan
suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. Metode ini
akan dilakukan proses mendefinisikan arsitektur – arsitektur yang diperlakukan dalam
suatu enterprise dengan menggunakan data atau informasi yang mendukung proses bisnis
serta mencakup rencana implementasinya [3].
Metode Enterprise Arsitektur Planning memiliki beberapa tahapan kegiatan yang
dikelompokan kedalam empat lapisan seperti pada Gambar 1.
Layer 1
Layer 2
Layer 3
Layer 4
Gambar 1. Empat lapisan dalam EAP [5]
Setiap lapisan mencerminkan tahapan – tahapan pengembangan. Setiap komponen
atau fase EAP menjelaskan bagaimana mendefinisikan arsitektur dan perencanan.
Komponen – komponen tersebut terbentuk sebagai layer, dimana setiap layer
mempresentasikan fokus tugas yang berbeda, yaitu:
a. Layer 1 (Permulaan)
Tahap ini terdiri dari penentuan metodologi yang digunakan, siapa yang akan terlibat,
dan tools apa yang akan digunakan. Hasil dari tahapan ini adalah rencana kerja untuk
Perencanaan Arsitektur Enterprise dan komitmen manajemen untuk melanjutkan
keenam tahap berikutnya .
b. Layer 2 (Pemahaman kondisi saat ini)
b.1. Pemodelan bisnis. Tahapan ini mengkompilasi dan membangun suatu basis
pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan bisnis saat ini.
b.2. Sistem dan Teknologi saat ini. Tahapan ini mendefinisikan sistem aplikasi dan
platform teknologi yang ada untuk mendukung bisnis saat ini. Hasilnya berupa
inventaris sistem aplikasi, data, dan platform teknologi yang akan dijadikan dasar untuk
rencana migrasi jangka panjang.
ARSITEKTUR
TEKNOLOGI
SISTEM DAN
TEKNOLOGI SAAT INI
INI
ARSITEKTUR
APLIKASI
PEMODELAN BISNIS
ARSITEKTUR DATA
INISISASI
PERENCANAAN
RENCANA IMPLEMENTASI / MIGRASI
c. Layer 3 (Rencana Masa Depan)
c.1. Arsitektur Data: Tahapan ini mendefinisikan jenis-jenis data utama yang
diperlukan bagi bisnis.
c.2. Arsitektur Aplikasi: Mendefinisikan jenis-jenis aplikasi yang dibutuhkan untuk
mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.
c.3. Arsitektur Teknologi: Mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk
menghasilkan suatu lingkungan bagi aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi.
d. Layer 4 (Strategi Pencapaian)
Rencana implementasi atau migrasi. Tahapan ini mendefinisikan urutan langkah untuk
mengimplementasikan aplikasi, jadwal untuk implementasi, analisis manfaat atau
biaya, dan mengajukan jalur yang jelas.
2.3 Arsitektur Enterprise
Arsitektur Enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang di dalamnya
termasuk informasi, fungsionalitas lokasi organisasi dan parameter kinerja. Arsitektur
Enterprise menggambarkan rencana untuk mengembangkan sebuah sistem atau
sekumpulan sistem. Arsitektur dapat berarti, seni dan pengetahuan tentang mendesain
sebuah lingkungan bangunan, atau juga bisa dikatakan produk dari sebuah desain.
Untuk membuat sebuah gambaran tentang struktur organisasi, proses bisnis organisasi,
aplikasi sistem informasi, dan infrastruktur teknologi yang mendukung, maka kita perlu
menyatakan dengan menggunakan domain dan aspek ang berbeda-beda, begitu juga
dengan relasi yang terjadi. Beberapa definisi tentang arsitektur dijelaskan sebagai
berikut:
a. Arsitektur adalah pengorganisasian yang fundamental dari suatu sistem yang terdiri
dari beberapa komponen, relasi yang terjadi antara komponen dan lingkungannya, serta
prinsip-prinsip yang digunakan sebagai petunjuk dalam desain dan evolusinya.
b. Arsitektur adalah rancangan dari segala jenis struktur, baik fisik maupun konseptual,
baik nyata maupun maya.
c. Arsitektur memberikan makna pendekatan yang terencana dan terkontrol.
2.4 Model Rantai Nilai (Value Chain)
Konsep ini membagi fungsi – fungsi utama didalam organisasi ke dalam dua
kelompok besar, yaitu aktivitas utama (primary activities) dan juga aktivitas pendukung
(support activities) yang terlihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Value Chain [6]
2.4.1. Aktivitas Utama (Primary Activities)
a. Logistik Masuk (Inbound Logistics) adalah aktivitas atau kegiatan yang dihubungkan
dengan penerimaan, penyimpanan dan penyebaran input atau bahan baku, seperti
penanganan bahan baku, pergudangan, kontrol inventory, jadwal kendaraan dan
pengembalian kepada supplier.
b. Operasional (Operations) adalah kegiatan yang dihubungkan dengan mengubah
input atau bahan baku menjadi bentuk produk akhir, seperti permesinan,
pengemasan, perakitan, perawatan perlengkapan, testing, pencetakan dan yang
lainnya yang berkaitan dengan proses operasi atau produksi.
c. Logistik Keluar (Outbound Logistics) adalah kegiatan yang diasosiasikan dengan
pengumpulan, penyimpanan dan distribusi produk ke pembeli , seperti pergudangan
produk jadi, penanganan material, operasi pengiriman, proses pemesanan dan
penjadwalan.
d. Pemasaran dan penjualan (Marketing and Sales) adalah kegiatan dalam membujuk
atau menarik pembeli untuk membeli, seperti pengiklanan, promosi, tenaga penjual,
kuota dan harga.
e. Pelayanan (Service) adalah kegiatan yang diasosiasikan dengan penyediaan layanan
untuk meningkatkan dan mempertahankan nilai produk, seperi instalasi, perbaikan,
pelatihan dan penambahan produk.
Masing-masing kegiatan atau aktivitas sangat penting, tergantung pada industrinya.
Untuk perusahaan di bidang jasa, pelayanan terhadap pelanggan menjadi sesuatu yang
sangat vital dalam operasi perusahaan tersebut.
2.4.2. Aktivitas Pendukung (Support Activities)
a. Procurement, mengacu pada fungsi pembelian seperti pembelian bahan mentah,
persedian dan jenis-jenis barang lainnya yang dapat dijadikan aset seperti mesin-
mesin, perlengkapan laboratorium, kantor dan bangunan.
b. Technology Development, terdiri dari berbagai kegiatan yang dapat dikelompokkan
ke dalam usaha untuk meningkatkan produk dan proses. Pengembangan teknologi
sangat penting untuk keunggulan kompetitif dalam semua industri.
c. Human Resource Management, pengelolaan sumber daya manusia meliputi kegiatan
rekrutmen, pelatihan, pengembangan SDM.
d. Firm Infrastructure, aktivitas infrastruktur perusahaan terdiri dari sejumlah aktivitas
termasuk pengelolaan umum, perencanaan, keuangan, accounting dan manajemen
kualitas.
2.5 Permodelan Bisnis
Model bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis. Kegunaan model
bisnis adalah menyediakan pengetahuan mengenai bisnis enterprise secara konsisten,
komprehensif, dan lengkap sehingga dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur-
arsitektur dan rencana implementasi. Terdapat tiga langkah kegiatan untuk menyusun
model bisnis awal yaitu:
a. Mendokumentasikan struktur organisasi.
b. Identifikasi dan mendefinisikan fungsi-fungsi bisnis.
c. Mendokumentasikan model bisnis awal kemudian didistribusikan dan dipresentasikan
kepada komunitas bisnis untuk mendapatkan masukan dan komentar.
Tahapan ini dikatakan berhasil jika dihasilkan suatu model bisnis awal yang mampu
mengidentifikasi fungsi-fungsi, deskripsi tiap fungsi, dan unit organisasi.
2.6 Arsitektur Teknologi
Tujuan arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis teknologi
utama yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan yang mendukung aplikasi, pada
arsitektur aplikasi yang disusun sebelumnya, dalam mengelola data dan mendukung
fungsi bisnis. Arsitektur teknologi bukan merupakan analisis kebutuhan detail atau
rancangan jaringan dan perangkat lunak komputasi enterprise, tapi merupakan definisi
dari jenis - jenis teknologi (diacu sebagai platform) yang akan mendukung bisnis dengan
menyediakan lingkungan sharing data.
2.7 Arsitektur Aplikasi
Tujuan arsitektur aplikasi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis aplikasi utama
yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis enterprise.
Arsitektur aplikasi bukan rancangan sistem atau analisis kebutuhan sistem, tapi
merupakan pendefinisian aplikasi apa saja yang dibutuhkan untuk mengelola data dan
menyediakan informasi bagi penggunaan untuk melakukan bisnis. Yang perlu
diperhatikan adalah batasan definisi dari aplikasi itu sendiri. Aplikasi dalam hal ini
adalah mekanisme-mekanisme untuk mengelola data enterprise.
2.8 Rencana Implementasi
Tujuan tahap ini adalah untuk menyusun dan menyiapkan sebuah rencana untuk
pengimplementasikan arsitektur, kadang juga sering disebut dengan strategi migrasi dari
posisi bisnis saat ini menuju visi posisi bisnis di masa depan. Hasil dari tahap ini
merupakan inti Perencanaan Arsitektur Enterprise. Pada tahap ini, model bisnis,
Information Resources Catalog, dan tiga arsitektur yang telah dibuat untuk menghasilkan
sebuah rencana implementasi.
3. Tahapan Penelitian
Tahap penelitian pada gambar 3, dimulai pada penentuan objek studi kasus.
Penentuan objek studi kasus dalam penelitian ini adalah pada Departemen Maintenance
Kievit Salatiga. Pada langkah selanjutnya dilakukan studi literatur terkait bagaimana
pemahaman tentang rencana strategis SI/TI, kemudian bagaimana Enterprise
Architecture Planning sebagai pemodelan arsitektur yang digunakan dalam penelitian ini
sebagai metode yang digunakan dalam penyusunan rencana strategis SI/TI. Langkah
selanjutnya pengambilan data dilakukan dengan cara wawancara dan observasi.
Wawancara dilakukan pada narasumber yang terkait dalam pembangunan renstara SI/TI
dan observasi dilakukan langsung pada tempat studi kasus. Langkah selanjutnya adalah
pembuatan strategi sistem informasi mengunakan Enterprise Architecture Planning
berdasarkan studi literatur. Langkah terakhir adalah penyusunan perencanaan sistem
informasi sehingga dapat menjadi acuan SI/TI untuk Departemen Maintenance Kievit
Salatiga.
Gambar 3. Tahapan Penelitian
Berikut penjelasan dari setiap tahapan penelitian:
1. Penentuan Objek Studi Kasus: Dalam menentukan objek studi kasus kita harus
merumuskan masalah-masalah yang akan kita bahas seperti contohnya Departemen
Maintenance yang memiliki masalah pengkoordinasian dalam setiap departemen.
2. Studi Literatur: Mengidentifikasi bahan-bahan literatur yang relevan dengan penelitian dan
mendokumentasikan keterangan bibliografi yang ditemukan pada tulisan-tulisan yang
terdapat didalam literatur yang telah dibaca sebelumnya.
3. Pengumpulan Data: Dalam kegiatan ini kita mengumpulkan data dengan cara observasi
langsung ke lapangan lalu kita melakukan wawancara terhadap supervisor apa yang kita
butuhkan untuk meneliti masalah dalam objek kasus tersebut.
4. Perencanaan Strategis SI: Dalam perencanaan ini kita menggunakan penerapan Enterprise
Architecture Planning (EAP) dalam perumusan model arsitektur enterprise.
5. Penyusunan Perencanaan SI: Untuk menyusun perencanaan SI ini kita merencanakan
anallisa yang telah kita buat yaitu dengan perencanaan EAP untuk memperbaiki
permasalahan dalam studi kasus.
MULAI
Penentuan Objek Studi Kasus
(Department Maintenance PT Kievit Salatiga)
Pengumpulan Data
(Wawancara dan Observasi)
Perencanaan Strategis SI
Department Maintenance PT Kievit Salatiga
Penyusunan Perencanaan SI
Department Maintenance PT Kievit Salatiga
SELESAI
Studi Literatur
(Pemodelan Arsitektur menggunakan Enterprise Architecture Planing)
4. Hasil Dan Pembahasan
4.1. Arsitektur Bisnis
Perancangan Arsitektur Bisnis pada Enterprise Architecture Planning Di Department
Maintenance Kievit Salatiga memiliki aktivitas utama dan juga aktivitas pendukung.
Pendefinisian proses bisnis Department Maintenance digambarkan dengan menggunakan
analisis value chain yang terlihat pada Gambar 4.
Gambar 4. Value Chain Activity Proses Bisnis Department Maintenance
Gambar 4 tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
4.1.1. Aktivitas Utama
a. Inspeksi : aktivitas dimana kegiatan pemeliharaan periodik untuk memeriksa
kondisi komponen peralatan peralatan produksi dan area sekitar peralatan
produksi. Dengan kegiatan pemeliharaan untuk memeriksa kondisi peralatan
melalui penglihatan, perasaan dan pendengaran.
b. Pemeliharaan Berjalan : aktivitas dimana kegiatan pemeliharaan yang
dilaksanakan tanpa menghentikan kerja peralatan.
c. Penggantian Komponen : aktivitas dimana kegiatan pemeliharaan yang berupa
penggantian komponen – komponen yang sudah rusak.
d. Pemeliharaan Berhenti : aktivitas dimana pemeliharaan yang dapat dilakukan
hanya pada saat peralatan produksi berhenti.
4.1.2. Aktivitas Pendukung
a. Pengelolaan Sumber Daya Manusia : aktivitas yang dilakukan untun pengelolaan
kebutuhan sumber daya manusia, rekrutmen, pengawasan dan evaluasi.
b. Pengelolaan Infrastruktur TI : aktivitas yang dilakukan untuk mencapai efektivitas
dari keseluruhan proses TI, kebijakan, data, sumber daya manusia, dan peralatan.
c. Operasi : aktivitas yang dilakukan untuk mengelola secara maksimal penggunan
semua faktor produksi yang ada baik itu tenaga kerja (SDM), mesin, peralatan
maupun aktivitas produksi.
d. Pengelolaan Administrasi : aktivitas yang meliputi kegiatan perencanaan
keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia dan distribusi barang serta
logistik di sebuah organisasi.
Tabel 1. Hubungan Stakeholder dengan Aktivitas Organisasi
Proses bisnis di Department Maintenance pada tabel 1 memiliki beberapa stakeholder
yang memiliki kepentingan terhadap proses bisnis utama dan pendukung yaitu :
1. Department Maintenance, terdiri dari Manajer, Supervisor Maintenance, Supervisor
Technical Support, Supervisor Utility, Kepala Engineer, Techincal Engineer
2. Department Produksi, terdiri dari Manajer Personalia, Manajer Pemasaran, Manajer
Produksi, Manajer Keuangan.
B. Arsitektur Sistem Informasi
Pada tahapan arsitektur sistem informasi dilakukan pendefinisian sistem informasi
yang digunakan di Department Maintenance Kievit Salatiga, disini Department Maintenance
menggunakan aplikasi yang bernama System, Application, and Production (SAP) yang
memiliki modul SAP PM (Plant Maintenance) berikut tools-tools yang digunakan pada
aplikasi SAP PM saat ini :
Tabel 2. Aplikasi Di Department Maintenance PT Kievit Salatiga
No Nama Tools Deskripsi Tools
1 Functional Location - Untuk menelusuri biaya maintenance per lokasi.
- Menelusuri keberadaan suatu equipment terpasang.
- Mengumpulkan data teknis setiap lokasi untuk
dievaluasi.
2 Equipment - Mengevaluasi data aktifitas maintenance dari
objek.
- Mengetahui kondisi atau status suatu equipment.
3 Bill Of Material - Mengetahui komponen-komponen yang terbentuk.
- Menentukan dengan tepat dimana tugas-tugas
pemeliharaan.
4 Work Center - Menentukan orang atau kelompok yang
menjalankan suatu operasi.
- Menentukan jadwal maintenance yang akan
dilaksanakan.
5 Classification & Characteristic - Mengelompokan objek-objek sesuai dengan
fiturnya tersendiri.
6 Measuring Point - Merupakan data yang berisikan informasi dari
nilai pengukuran suatu objek misalnya temperatur,
tekanan, waktu operasi.
7 Catalog - Digunakan dalam berbagai proses bisnis untuk
menangkap informasi yang terkait dengan sejarah
pemeliharaan
8 Task List - Berisikan daftar tugas pemeliharaan dan urutan
kegiatan pemeliharaan individu yang dilakukan
berulang kali
- Menyiapkan perencanaan perawatan dan
pemesanan komponen
9 Maintenance Plant & Strategy - Perencanaan yang digunakan untuk menghindari
kerusakan peralatan atau kerusakan produksi.
C. Arsitektur Teknologi
Pemanfaatan teknologi di Department Maintenance Kievit Salatiga terlihat pada Tabel 3.
Tabel 3. Pemanfaatan Teknologi di Department Maintenance
No Kelompok Jenis Jumlah
1 Hardware :
PC Core i5 6
Laptop HP Core i5 2
Input Device Scanner, Mouse,
Keyboard
1, 6, 6
Output Device Monitor, Printer 6, 1
Storage Hardisk Eksternal,
Flashdisk
6, 2
Network LAN, Wifi 6, 2
Telepon Fax 3
CCTV 0
2 Software
Operating System Win 7, Win 10 8
Word Operation Ms Word 2007 8
Spread Sheet Ms Excel 2007 8
Security Guard Smadav 8
Pemanfaatan Teknologi Di Department Maintenance ini sudah cukup baik, penunjang
hardware yang tersedia sudah cukup untuk mengatasi aplikasi dan pekerjaan setiap harinya
yang akan dilakukan. Hanya saja diharapkan terdapat CCTV untuk merekam aktivitas yang
ada.
Kondisi jaringan yang dimiliki Department Maintenance PT Kievit Salatiga terlihat
pada Gambar 5 berikut :
Gambar 5. Model Arsitektur Di Department Maintenance PT Kievit Salatiga
Pada gambar 5 menggambarkan kondisi jaringan yang dimiliki Department
Maintenance PT Kievit Salatiga dimana terdapat 2 jaringan yaitu primary dan secondary,
jaringan primary ini untuk jaringan untama sedangkan jaringan secondary untuk jaringan
cadangan, jika terjadi kendala terhadap jaringan primary otomatis digantikan ke jaringan
yang secondary, dan disitu juga terdapat 2 server. Setiap jaringan disana di koneksikan ke
tiap-tiap departemen dan dihubungkan menggunakan kabel fiber optic. Setiap departemen
memiliki HUB untuk menyebar jaringan ke client (komputer, printer, telpon). Dalam
penerapan SI/TI yang digunakan sudah cukup optimal karena dalam penggunaan SI/TI
digunakan secara jelas untuk kebutuhan pengelolaan data-data dan informasi untuk setiap
unit. Dalam penerapan SI/TI beberapa unit sudah bersifat umum dan didefinisikan untuk
masing-masing unitnya. Untuk sumber daya manusia (SDM) TI dalam department
maintenance di PT Kievit ini belum terdapat SDM yang mencukupi untuk menangani secara
teknis sehingga menyebabkan kinerja yang kurang maksimal. Kurangnya pranata komputer
pada beberapa unit kerja juga menghambat tugas pokok dan fungsi organisasi.
Hasil pengamatan dari kondisi yang ada di Department Maintenance PT Kievit Salatiga
sudah menerapkan teknologi informasi yang memadai untuk membantu pengelolaan data dan
informasi, tetapi belum semua fungsi berjalan dengan optimal. Pada tahapan ini akan
diidentifikasi prinsip-prinsip platform teknologi informasi penunjang aplikasi. Prinsip-prinsip
yang dihasilkan berupa usulan hardware dan software dapat dilihat sebagai berikut :
1. Hardware (Perangkat Keras)
- Memiliki kinerja pemrosesan, kecepatan, dan ketetapan yang baik untuk
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
- Memiliki kualitas yang baik dan tidak mudah rusak agar aktifitas bisnis dapat
berjalan dengan baik.
- Hardware yang digunakan mampu mendukung aktifitas bisnis yang berjalan baik
saat ini dan juga mampu beradaptasi dengan software baru yang dibutuhkan disaat
mendatang.
- Menyediakan CCTV untuk merekam aktivitas yang ada.
2. Software (Perangkat Lunak)
- Perangkat lunak harus kompatibel dengan perangkat keras sehingga aplikasi dapat
berjalan dengan semestinya.
- Perangkat lunak dengan minim gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan fisik
maupun kesalahan proses.
- Perangkat lunak yang dapat terintegrasi dengan server maupun aplikasi pendukung
aktifitas bisnis.
- User interface yang mudah dipahami agar pengguna tidak kebingungan saat
memakainya.
- Memiliki aplikasi berbasis web maupun android untuk mendukung mobilitas.
- Memiliki DBMS yang baik dalam pengelolaan data dan backup serta minim
kesalahan maupun kerusakan data.
D. Analisa Kesenjangan
Berikut ini pada Tabel 4 merupakan gambaran serta analisa kesenjangan yang ada
pada unit-unit di Department Maintenance Kievit Salatiga. Gambaran ini dilihat berdasarkan
3 (tiga) komponen yaitu aplikasi, infrastruktur dan sumber daya manusia.
Tabel 4. Analisa Kesenjangan SI/TI Department Maintenance Kievit Salatiga
No Unit Sumber Daya SI/TI Kondisi Saat Ini Kondisi Yang Diharapkan
1 Loker Aplikasi - Belum ada sistem
informasi sehingga
hanya menggunakan
catatan peminjaman
pakaian.
- Belum ada sistem
informasi yang dapat
mengelola data
peminjaman
pakaian.
- Tidak bisa
memeriksa status
peminjaman apakah
masih aktif atau
tidak.
- Terdapat sistem
informasi yang mampu
mengelola peminjaman.
- Terdapat sistem
informasi yang mampu
memeriksa status
peminjam.
Infrastruktur Sudah ada akses
sidik jari
Terdapat CCTV dan
Infrastruktur penunjang
sistem informasi lainnya.
Sumber Daya
Manusia
Pengawasan
keamanan loker
masih sangat kurang.
Terdapat sumber daya
manusia yang mampu
untuk mengoperasikan
sistem informasi dan
juga mengawasi ruangan
loker.
2 Main
Office
Aplikasi Terdapat sistem
informasi :
- Sistem informasi ini
menghasilkan
informasi daftar
barang kebutuhan.
- Mengetahui kondisi
equpiment saat ini.
- Mengetahui
keberadaan suatu
equipment.
- Menentukan jadwal
maintenance yang
akan dilaksanakan.
Biaya penggantian
sistem agar semakin
canggih
membutuhkan biaya
yang cukup tinggi.
Infrastruktur - Jaringan wifi sering
terputus dan koneksi
lambat.
- Tidak terdapat
CCTV.
- Tidak terdapat
koneksi ke
departemen
produksi.
- Hanya terdapat
jendela untuk
mengoper barang.
- Penambahan koneksi
data dan juga router agar
jaringan stabil.
- Memasang CCTV untuk
merekam aktivitas yang
ada.
- Menambahkan koneksi
HUB agar bisa
terkoneksi.
- Menambahkan akses
keluar pintu secara
langsung.
Sumber Daya
Manusia
Belum ada sumber daya
manusia untuk
mengelola IT yang ada.
Terdapat sumber daya
manusia untuk mengelola IT
3 Ruang
Loker
Equipment
Aplikasi Tidak terdapat sistem
informasi peminjaman
equipment.
Terdapat sistem informasi
yang mengelola
peminjaman
Infrastruktur Terdapat akses sidik
jari.
Terdapat CCTV dan
Infrastruktur penunjang
sistem informasi lainnya.
Sumber Daya Pengawasan Terdapat sumber daya
Manusia peminjaman equipment
masih sangat kurang
manusia yang mampu untuk
mengoperasikan sistem
informasi dan juga
mengawasi ruangan loker.
Kemudian penyusunan tahap rencana implementasi/migrasi disesuaikan berdasarkan
prioritas aplikasi yang telah dipetakan dan penyediaan infrastruktur SI/TI. Tahap penyusunan
rencana implementasi di susun bertahap dalam kurun waktu 5 tahun, dari penyusunan secara
bertahap ini diharapkan dapat memperhitungkan pembiayaan pembangunan SI/TI organisasi.
Berikut ini susunan tahapan rencana implementasi Department Maintenance Kievit Salatiga
dalam kurun waktu 5 tahun pada Tabel 5 Sebagai berikut :
Tabel 5. Rencana Implementasi SI/TI Department Maintenance Kievit Salatiga
Rekomendasi Tahun
1 2 3 4 5
Penyediaan
Infrastruktur
(hardware, software,
dan jaringan)
Pembangunan
Sistem Pendataan
Loker
Pembangunan
Sistem Peminjaman
Equipment
Evaluasi
Penggunaan SI/TI
Manajemen SI/TI
Organisasi agar
saling terkoneksi
Pengembangan
SI/TI
Perencanaan Arsitektur Jaringan sekarang ini membutuhkan modifikasi untuk
memungkinkan Department Maintenance Di PT Kievit Salatiga melakukan proyek
pengembangan teknologi informasi di masa depan. Hal ini dapat ditentukan oleh proses
bisnis apakah membutuhkan teknologi untuk koneksi cepat atau tetap menggunakan
teknologi jaringan yang sekarang dipakai. Permasalahan yang sekarang terjadi pada jaringan
belumnya terkoneksi dan juga seringnya akses internet lambat atau terputusnya jaringan.
Konektivitas perancangan per departemen diperlihatkan pada Gambar 6 yang
dihubungkannya Department Maintenance dengan Departemen Produksi agar saat
pemindahan data tidak dilakukan dengan manual yang masih menggunakan flashdisk
melainlkan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tidak membutuhkan waktu yang lama.
Untuk pengaksesan internet yang sering terputus sebaiknya dilakukan penambahan router per
ruangan dan penambahan kecepatan data.
Gambar 6. Perancangan Arsitektur Jaringan
Dari hasil pendefinisian pada proses bisnis maka pada tahap ini akan diidentifikasi
entitas-entitas bisnis apa saja yang terlibat dalam Department Maintenance Kievit Salatiga
antara lain sebagai berikut :
- Entitas Daftar Peminjaman Loker : Nama Karyawan, Kode Karyawan, Nomer
Loker.
- Entitas Daftar Equipment : Nama Equipment, Kode Equipment, Jumlah Equipment,
Tipe Equipment.
- Entitas Laporan Informasi Jadwal Operasi : Nama Karyawan, Kode Karyawan, Jam
Operasi, Penempatan Operasi.
- Entitas Daftar Lokasi Mesin : Nama Mesin, Kode Mesin, Lokasi Mesin, Merk
Mesin.
- Entitas Monitoring dan Evaluasi : Nama Berita, Nama Karyawan
Kemudian terdapat penyusunan perencanaan daftar aplikasi berdasarkan entitas bisnis
yang telah didefinisikan. Pada tahapan ini akan menghasilkan kandidat-kandidat aplikasi
sebagai pendukung pengelolaan data dan proses bisnis Department Maintenance Kievit
Salatiga sebagai berikut :
- Sistem Peminjaman Loker, berfungsi untuk mengelola dan memeriksa status
peminjaman.
- Sistem Pendataan Daftar Equipment, berfungsi untuk mempeermudah pendataan
equipment agar tidak dilakukan secara manual lagi.
- Sistem Penjadwalan Operasi Maintenance, berfungsi agar jadwal pengoperasian
tidak berantakan dan bisa terlaksana dengan lancar.
- Sistem Daftar Lokasi Mesin, berfungsi untuk mengetahui penempatan lokasi mesin
dengan tepat.
- Sistem Pelayanan Permintaan Informasi, berfungsi untuk pengajuan permintaan
barang sebagai contoh permintaan equipment yang sudah rusak.
- Sistem Laporan Informasi, berfungsi untuk melaporkan informasi yang tersedia gar
bisa di evaluasi secara langsung.
- Perekrutan Staff TI untuk menunjang keberlangsungan departemen dengan memiliki
kemampuan dibidang S1 TI.
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penyusunan perencana strategis sistem informasi di Department
Maintenance Kievit Salatiga maka dapat disimpulkan dari hasil temuan diantaranya adalah
dalam kondisi saat ini Department Maintenance Kievit Salatiga sudah menerapkan sistem
informasi dan teknologi informasi akan tetapi penggunaan dan pemanfaatan sistem informasi
dan teknologi informasi belum berjalan dengan optimal. Dikarenakan belum semua perangkat
departemen dapat terintegrasi. Untuk penggunaa perangkat komputer sudah terkoneksi
dengan layanan internet. Dalam penerapan SI/TI beberapa unit juga masih bersifat umum dan
belum didefinisikan untuk masing-masing unitnya. Untuk sumber daya manusia (SDM) TI
juga masih belum efektif dan optimal, dikarenakan tidak adanya staff TI dalam Department
Maintenance yang masih mengandalkan staff TI luar yang menyebabkan kinerja kurang
maksimal. Kurangnya pranata komputer pada beberapa unit kerja juga menghambat tugas
pokok dan fungsi organisasi. Berdasarkan pengamatan Department Maintenance Kievit
Salatiga belum memiliki dokumen khusus untuk SI/TI Strategic Plan. Diharapkan dengan
adanya penyusunan pernecanaan strategis sistem informasi ini dapat menunjang kegiatan
bisnis organisasi lebih optimal untuk mencapai tujuannya. Selain itu diharapkan juga dapat
menjadi acuan dalam pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi untuk
Department Maintenance Kieivit Salatiga untuk kedepanya.
6. Daftar Pustaka
[1]. Ardhy, Ferly (2014). “Enterprise Architecture Planning (EAP) Dalam Penyusunan
Perancangan Sistem Informasi Akademik Yang Terintergrasi (Studi Kasus: AMIK Dian
Cipta Cendika (DCC) Bandar Lampung)”
[2]. Rosida. (2014). “Perencanaan Arsitektur Enterprise Menggunakan Zachman
Framework (Studi Kasus: PT.PLN (Persero) Pusat Pemeliharaan Ketenagalistrikan)
[3]. Subagio, Ridho Taufiq. (2013). “ Pemodelan Arsitektur Enterprise STMIK CIC Cirebon
Menggunakan Enterprise Architecture Planning (Studi kasus: STMIK CIC Cirebon)“
[4]. Osvald, Gundars. (2001). “Definition Of Enterprise Architecture-Centric Models For
The System Engineer”. TASC, Inc.
[5]. Spewak, Steven. H. (1992). “Enterprise Architecture Planning (Developing a Blueprint
for Data, Application and Techonolgy”. John Wiley & Sons, Inc.
[6]. Porter, Michael. (1985). “Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior
Performance for Analizing Industries and Competitor”, The Free Press.