pelaksanaan kerja magang
TRANSCRIPT
BAB III
Pelaksanaan Kerja Magang
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
3.1.1 Kedudukan
Dalam melakukan praktik kerja magang, penulis ditempatkan dalam departemen marketing
divisi New Product Development. Kedudukan penulis adalah sebagai Assistant New Product
Development. Dimana posisi tersebut ditugaskan untuk membantu NPD Manager dalam
menyelesaikan tugas-tugasnya. Untuk itu penulis sudah diberikan Key Accountability Areas
atau Tanggung Jawab dengan tugas utama mencakup:
1. New Product Concept Ideation: Menjalankan Ide pengembangan produk baru pada
existing category / brand yang diperlukan oleh perusahaan atau perubahan yang
diperlukan oleh existing Product agar dapat memperluas dan mengembangkan
penjualan secara kontinyu.
2. Implementation on New Product Development Project: Membantu NPD Manager
dalam mengawasi dan mengevaluasi proses pengembangan produk baru pada existing
category / brand dengan departemen-departemen terkait agar new product tersebut
dapat berjalan tepat waktu dan tepat sasaran agar dapat selalu bersaing dengan kondisi
kompetisi di market. Dalam Hal ini mencakup produk lokal dan eksport.
3. Identifikasi dan Assessment New Product Opportunities: Menjalankan Plan Analisa
dan identifikasi peluang serta potensi pasar dan konsumen berdasarkan hasil riset yang
valid sebagai dasar serta melakukan Assessment untuk menilai kelayakan bisnis untuk
pengembangan bisnis perusahaan.
4. Concept & Product Research: Menyusun proposal Research terhadap
pengembangan produk baik untuk konsep produk maupun Prototype baik secara
qualitative dan quantitative.
5. Packaging Design: Membantu NPD Manager dalam melakukan pengembangan
desain packaging produk baru bersama dengan Brand Team dan Pack Development
Team sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan sehingga membantu proses operasional
pengembangan produk.
Gambar 3. 1 Struktur Organisasi dan Kedudukan Penulis
Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021
3.1.2 Koordinasi
Dalam melakukan praktik kerja magang, penulis melakukan koordinasi dengan
Bapak Susilo Hadi selaku NPD Manager dan Pembimbing Lapangan melalui
Whatsapp, email, dan secara langsung.
Gambar 3. 2 Interaksi penulis dengan NPD Manager
Sumber: Dokumen Pribadi Penulis, 2021
3.2 Tugas Yang Dilakukan
Penulis melakukan praktik kerja magang dalam divisi New Product Development di PT. Agel
Langgeng dimulai dari tanggal 1 Maret 2021 s/d 31 Mei 2021. Berikut adalah kegiatan dan
pekerjaan yang dilakukan penulis selama praktik kerja magang:
Tabel 3. 1 Uraian Kegiatan dan Pekerjaan Penulis Selama Magang
No Kegiatan/Pekerjaan Tujuan Koordinasi Frekuensi Hasil
1 Briefing NPD I - Agar penulis mengetahui
secara harfiah apa definisi,
proses kerja, dan eksekusi
kerja NPD sebelum masuk
ke dalam project.
- Penulis diarahkan untuk
melakukan survey pasar
- Penulis diarahkan untuk
memberikan kode numerik
pada trial Product sebelum
launching dan mencoba
trial Product tersebut.
Pak Hadi
(NPD
Manager)
1 Bulan - Penulis mendapatkan
insight baru dari
beberapa resource
mengenai definisi dan
proses berlangsungnya
NPD.
- Penulis mengetahui
bagaimana cara untuk
mengobservasi secara
langsung (Terjun ke
Lapangan) melalui
survey pasar dengan
mengumpulkan
beberapa data produk.
- Penulis memahami
produk tersebut dari
rasa, berat(gr), bentuk
packaging untuk
menilai kelayakan
produk tersebut dan
memberikan saran
untuk evaluasi produk.
2 Briefing NPD II Penulis diarahkan untuk
memastikan dan
memonitor proses NPL
produk sesuai dengan
Timeline.
Bu Ribkah
(PPIC Agel)
& Pak
Wahyu
(Factory
Manager)
1 Bulan - Penulis memahami
proses NPL,
menjalankan fungsi
controlling dalam
manajemen untuk
memastikan setiap
proses NPL berjalan
sesuai dengan SOP dan
tepat waktu, Penulis
dapat menyusun report
mengenai proses NPL
dan kendala yang
dihadapi.
3 Briefing NPD III - Penulis diarahkan untuk
menentukan preferensi
design packaging dari
konsep produk.
-Penulis membuat panduan
design Nutrition Fact
untuk produk.
Pak Hadi
(NPD
Manager) &
Tim
Packaging
Development
1 Bulan - Penulis mengetahui
bagaimana dasar yang
digunakan untuk
menentukan preferensi
sebuah design
packaging
development dan
belajar bagaimana
konsep produk dapat
3.3 Uraian Pelaksanaan Magang
3.3.1 Proses Pelaksanaan dan Implementasi Praktik Kerja Magang
Selama melakukan praktik kerja magang, penulis mendapatkan tugas dan arahan yang
diberikan pembimbing lapangan penulis terkait Departemen Marketing dalam divisi New
Product Development. Berikut adalah uraian kegiatan dan pekerjaan yang dilakukan penulis
selama menjalani praktik kerja magang:
1. Briefing NPD I
Pada awal pertemuan penulis dengan pembimbing lapangan, Pak Susilo Hadi
menjelaskan sedikit tentang New Product Development berdasarkan versinya. penulis diminta
untuk melakukan research dan membuat Summary mengenai NPD. Beliau ingin agar penulis
dapat memahami definisi, proses, eksekusi kerja NPD dengan versi penulis sendiri melalui
Titik Acuan: Principle of Marketing, Kotler & Armstrong. Tujuan dari Briefing ini adalah
untuk membuat penulis secara harfiah mengerti bagian-bagian dari NPD terutama
pengimplementasiannya dalam kasus-kasus tertentu. Summary tersebut telah penulis rangkum
dalam bentuk rangkaian berformat presentasi yang kemudian penulis presentasikan.
Gambar 3. 3 Presentasi NPD
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2021
Kemudian Setelah penulis memahami hal tersebut, penulis diarahkan untuk melakukan
survey pasar dengan metode observasi. Pengamatan yang dilakukan berupa pengumpulan data
tersampaikan ke calon
konsumen. - Penulis mengerti cara
membuat panduan
design penggantian
Nutrition Fact Product
baik dalam bagian
Sachet produk dan
Inner Box Produk.
produk tertentu dari Nama, Harga, Bentuk Packaging, Berat Kemasan, Dan Manfaat Produk.
Penulis diminta hanya fokus untuk melakukan survey pasar untuk produk dengan kategori
“Gummy Multivitamin” dengan konteks Modern Trend (Pasar Modern: Supermarket,
Department Store, Ritel Modern lainnya). Dalam melakukan Survey pasar, penulis pergi ke
beberapa tempat seperti Grand Indonesia (Guardian, Foodhall), Summarecon Mall Serpong
(Farmers), Transmart, Hypermart, Indomart, Alfamart. Referensi tempat tersebut dianjurkan
oleh NPD Manager untuk mendapatkan data produk untuk kategori “Gummy Multivitamin”.
Dalam hal ini tidak ada alasan khusus mengenai anjuran untuk pilihan lokasi yang ditentukan
oleh NPD Manager karena konteksnya adalah untuk mendapatkan data kompetitor perusahaan
apabila ingin mengkomersialkan produk dengan kategori “Gummy Multivitamin” dan melihat
market size produk.
Tujuan Survey Pasar dilakukan adalah sebagai acuan dan menjadi tolak ukur produk
baru terhadap produk kompetitor. Survey pasar membuat kita mengetahui harga jual suatu
produk di tiap tempat punya perbedaan (Meskipun produknya sama) dikarenakan berbagai
faktor seperti perbedaan lokasi, segmentasi, dan biaya produksi. Survey pasar juga menjadi
dasar untuk menentukan harga jual produk baru sebelum produk tersebut Launching. Survey
tersebut memberikan output kepada penulis bahwa observasi data dilakukan tidak hanya
berdasarkan asumsi atau spekulasi data (Produk hanya dilihat secara visual saja dari internet).
Pak Susilo Hadi sebagai pembimbing lapangan, menginginkan agar penulis melakukan
observasi dengan terjun langsung ke lapangan (melihat bentuk fisik produk tersebut secara
langsung). Hasil observasi tersebut telah penulis rangkum dalam bentuk Excel Report.
Gambar 3. 4 Survey Report
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2021
Penulis kemudian diarahkan untuk memberikan kode numerik pada trial Product dan
mencoba produk tersebut. Trial Product diberikan kode numerik hanya sebagai bentuk
identifikasi produk saja. Penulis diminta untuk memberikan Feedback dari beberapa kategori
produk. Beberapa indikatornya adalah Bagaimana First Impression dari produk tersebut,
Bagaimana rasa dari produk tersebut, Apakah bentuk kemasan atau packaging menarik,
Konsep produk seperti ini lebih cocok untuk segmentasi yang seperti apa, serta indikator-
indikator lain yang nantinya akan dikembangkan dan dievaluasi bila diperlukan sampai
akhirnya produk tersebut dikatakan sudah layak untuk segera Launching ke dalam pasar.
2. Briefing NPD II
Kegiatan selanjutnya yang dilakukan penulis adalah memonitor dan menjalankan
langsung proses NPL. Koordinasi penulis dilakukan melalui email, whatsapp, dan secara
langsung. Tipe produk baru yang akan dikomersialkan adalah New to the Firm Product (New
Product Lines). Produk ini adalah produk baru yang tidak termasuk dalam portofolio
perusahaan sebelumnya. Ini bukan hal baru di dunia, tetapi hanya untuk bisnis dan
menambahkan lini produk baru ke portofolio yang ada.
Menurut Philip Kotler, New Product Development mempunyai 8 tahapan yakni: Idea
Generation, Idea screening, Concept Development dan testing, Market Strategy Development,
Business Analysis, Product Development, Market Testing, Commercialisation.
Dalam project ini, penulis masuk dalam Project Relaxa Jar Export. Project ini adalah
project ekspor pertama untuk bagian produk baru Relaxa Jar dengan tujuan negara Ghana.
Kemudian penulis diberikan Timeline project new Product launching. Penulis masuk dalam
project ini saat tahap terakhir yakni tahap komersialisasi produk. Produk ini tidak memliki
segmentasi secara khusus sehingga pasarnya secara general saja. Dalam Tahap ini penulis
menerapkan fungsi controlling dalam manajemen untuk memonitor proses NPL yang sedang
berjalan. Penulis mencatat perkembangan dan kendala di setiap kegiatan yang dilakukan.
Penulis juga mencatat apakah setiap prosesnya berjalan sesuai dengan Timeline guide yang
ditentukan dalam Project Relaxa Jar Export. Peranan NPD disini adalah membuat planning
dalam bentuk timeline yang memastikan proses NPD dari awal hingga tahap komersialisasi
dapat berlangsung sesuai dengan target yang telah ditentukan. NPD juga bertanggung jawab
atas kendala-kendala yang dialami dalam setiap proses dari awal hingga akhir.
Gambar 3. 5 Timeline Project Guide Relaxa Jar Export
Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021
Gambar 3. 6 Packaging Material Delivery (Sticker)
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2021
Gambar 3. 7 Packaging Material Delivery (Toples)
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2021
Gambar 3. 8 Packaging Material Delivery (Karton Box)
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2021
Gambar 3. 9 Surat Jalan dan QC PASS
Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021
Penulis memastikan berjalannya proses Delivery Packaging Material seperti Stiker,
Toples, Karton Box sesuai dengan Demand Planner. Penulis juga memeriksa Packaging
Material yang sudah sampai harus sesuai dengan nomor PO, tanggal PO dan tanggal terima,
kuantitasnya juga harus sesuai dengan jumlah material yang sudah dipesan. Setelah itu
dilakukan pengambilan sampel dari Packaging Material yang sudah sampai. Sampel tersebut
digunakan sebagai representatif dari seluruh material yang dikirim untuk dilakukan
pemeriksaan dalam tahapan Quality Control.
Penulis kemudian menanyakan hasil pemeriksaan dari Quality Control tersebut dari
unit warehouse. Apabila hasil pemeriksaan tidak layak atau reject, maka secara otomatis
barang tersebut akan diretur atau dikembalikan kepada supplier. Apabila hasil pemeriksaan
layak, maka material tersebut sudah siap untuk digunakan dan hanya menunggu demand dari
unit produksi. Penulis juga membuat report untuk packaging material delivery yang sudah
sampai dalam excel report.
Gambar 3. 10 Project Report
Sumber: Dokumentasi Penulis, 2021
3. Briefing NPD III
Penulis diarahkan untuk menentukan preferensi design packaging untuk konsep
produk. Setiap Konsep produk menghasilkan suatu value yang diberikan untuk konsumen.
Tugas penulis adalah membantu tim packaging development untuk menentukan design
packaging agar konsep dari produk tersebut, valuenya dapat sampai ke target konsumen yang
diinginkan.
Gambar 3. 11 Preferensi Desain Sachet Permen Relaxa Play
Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021
Alternatif-alternatif desain tersebut kemudian diberikan kepada Pak Hadi selaku NPD
Manager. Setelah itu NPD Manager dapat memutuskan untuk menggunakan preferensi desain
yang sesuai untuk komersialisasi produk tersebut. Penulis juga memberikan pendapat ataupun
preferensi desain untuk Sachet maupun Inner Box Relaxa Play. Relaxa sebagai permen wangi
memiliki segmenstasi secara general untuk umum (semua orang bisa masuk ke dalam
segmentasi dan tidak ada segmentasi khusus). Hadirnya Relaxa Play berarti memperbesar
target market baru yakni anal-anak baik laki-laki ataupun perempuan.
Gambar 3. 12 Preferensi Desain Inner Box Relaxa Play
Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021
Penulis juga diarahkan untuk membuat panduan penggantian desain Nutrition Fact
untuk produk (Nutrition Fact untuk bagian Sachet dan Inner box Relaxa Play) dalam bentuk
powerpoint. Nutrition fact berfungsi untuk menunjukan kandungan vitamin dan klaim dari
sebuah produk secara komprehensif.
Gambar 3. 13 Penggantian Nutrition Fact Relaxa Play
Sumber: Dokumen Perusahaan (Confidential), 2021.
3.4 Kendala yang ditemukan
a. Project Relaxa Jar Export: Dalam menjalankan Project ini, kendala yang ditemukan ada
dalam sektor pengiriman. Proses Delivery untuk produk Relaxa Jar terhambat karena memiliki
kendala dalam bagian trading export sehingga mengakibatkan komersialisasi produk harus
ditahan terlebih dahulu. Dalam hal ini, yang sudah terjual barulah ide dan konsep dari produk.
Proses produksi saat ini sudah separuh jalan dan pengiriman menyesuaikan dengan kebijakan
kapasitas untuk kuantitas produk yang dapat diekspor. Kendala yang dialami adalah kendala
eksternal, dimana kendala tersebut di luar area jangkauan perusahaan. Proses produksi yang
terhenti akibat kendala eksternal ini mengakibatkan produk yang akan dikomersialkan di
Ghana tersebut menjadi terhambat.
Menurut UU No.10 tahun 1995 tentang Bea Cukai, ekspor adalah kegiatan menerbitkan barang
dari area pabean, dan barang-barang yang telah diangkut atau akan dipublikasikan dalam
fasilitas transportasi yang akan dikecualikan dari wilayah pabean dianggap telah diekspor
(Creator Media, 2020).
b. Project Relaxa Play: Dalam menjalankan project ini, kendala yang ditemukan adalah
kendala internal. Dari beberapa agenda rapat, penulis mengobservasi akan adanya perubahan
secara terus menerus dari sisi permintaan konsumen yang membuat kapasitas produksi kurang
terkontrol. Kapasitas produksi sangat berpengaruh pada penjualan dan target laba yang telah
ditentukan sebelumnya. Kendala tersebut mengacu pada kematangan Market Research untuk
menganalisa lebih dalam lagi mengenai faktor penyebab terjadinya perubahan demand dari
konsumen.
Kapasitas produksi adalah tingkat yang menyatakan batas kemampuan, penerimaan,
penyimpanan atau output unit, fasilitas, atau output untuk menghasilkan dalam periode waktu
tertentu. Kapasitas produksi menentukan persyaratan modal sehingga mempengaruhi sebagian
besar biaya. Kapasitas produksi menentukan berapa banyak permintaan yang harus dipenuhi
dengan menggunakan fasilitas produksi yang ada (Riadi, 2020).
3.5 Solusi atas kendala yang ditemukan
a. Salah satu faktor PT.Agel Langgeng masuk dalam perdagangan ekspor adalah karena adanya
keinginan untuk memperluas pasar dan menambah keuntungan. Melalui beberapa survey dan
research yang telah dilakukan, Agel melihat adanya potensi permintaan dan peluang untuk
memperluas pangsa pasarnya apabila ikut terjun dalam penjualan ekspor. Kegiatan ekspor yang
dilakukan perusahaan secara umum adalah salah satu strategi untuk bersaing di pasar
internasional. Mengingat Virus Covid-19 berdampak besar secara global, hal tersebut
mempengaruhi sektor impor dan ekspor indonesia secara signifikan. Kegiatan ekspor sendiri
masih bisa dilakukan sesuai dengan kebijakan pemerintah namun terkadang masih menjadi
kendala dari pihak kedua (Negara Lain: Dalam kasus ini adalah Ghana).
Dalam project Relaxa Jar export, Penulis menganggap kendala dari pihak kedua adalah hal-hal
dan faktor eksternal yang tidak bisa untuk dijangkau atau dikontrol langsung oleh perusahaan.
Penulis menekankan agar perusahaan tetap melakukan proses follow-up dari project tersebut
dengan mematangkan perencanaan atau demand planner baru dan memperkuat strategi
pemasaran produk untuk komersialisasi bagian export secara efektif dan lebih matang lagi.
Penulis menyarankan agar perusahaan mempertimbangkan kembali untuk menganalisa
pendekatan metode ekspor mana yang lebih efisien dan menguntungkan. Ekspor yang
dimaksud dapat dilihat dengan pendekatan sebagai ekspor langsung dan ekspor tidak langsung
(Paktanidigital, 2020)
Ekspor langsung adalah pendekatan ekspor yang menjual barang atau produk yang diekspor
melalui perantara (eksportir) yang terletak di negara lain atau negara tujuan ekspor lainnya.
Penjualan dilakukan oleh distributor dan perwakilan Perusahaan. Manfaat ekspor langsung
adalah produksi terpusat di negara asal dan kontrol distribusi terbaik. Celahnya adalah biaya
transportasi yang lebih tinggi, hambatan sales dan proteksionisme skala besar dan
komersialisasi di negara tersebut. Sementara ekspor tidak langsung adalah cara menjual barang
yang diekspor melalui perantara (eksportir) negara asal yang dijual dengan perantara melalui
perusahaan manajemen ekspor. Keuntungan dari ekspor tidak langsung adalah sumber daya
produksi terkonsentrasi dan tidak perlu menangani proses ekspor secara langsung. Celahnya
adalah kontrol dari distribusi yang kurang dan pengetahuan tentang operasi di negara lain
kurang. Selain hal-hal tersebut, perusahan juga dapat memberikan waktu lebih untuk
menyelesaikan masalah internal terlebih dahulu yang dapat atau memungkinkan untuk
dijangkau atau dikontrol.
b. Dalam project Relaxa Play, Untuk mengontrol kapasitas produksi, penulis menganggap
kendala tersebut adalah hal-hal dan faktor internal yang masih bisa dijangkau. Penulis
menyarankan perusahaan untuk menganalisa secara lebih komprehensif perbedaan permintaan
konsumen saat produk baru dikomersialkan hingga produk tersebut bisa ada sampai saat ini,
dengan harapan analisa tersebut dapat menyesuaikan permintaan konsumen yang berubah-
ubah setiap periodenya dengan tidak menekan angka penjualan dan secara efisien dapat
mengontrol kapasitas produksi. Penulis menekankan agar perusahaan dapat memfokuskan
pada perencanaan kapasitas produksi dan market research untuk menganalisa lebih dalam
tentang penyebab atau faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan demand secara berkala
contohnya perubahan perilaku konsumen mempengaruhi niat beli konsumen terhadap produk.
Relaxa Play memiliki target segmesntasi yang berbeda dengan Relaxa sebagai permen wangi
pada umumnya. Segmentasi Relaxa Play fokus pada anak-anak. Sedangkan Relaxa sebagai
permen wangi dari awal tidak memfokuskan untuk segmentasi tertentu. Dengaan adanya
spesifikasi target market yang diinginkan dari produk, bagian market research harus lebih
mengoptimalkan konsep alternatif yang bisa digunakan agar lebih unik dan faktor-faktor
lainnya seperti persepsi orang tua dengan memerhatikan kandungan vitamin dan klaim dari
produk. Faktanya orang tua tidak suka dan melarang jika anaknya membeli produk dengan
manis yang berlebihan. Menurut penulis, hal tersebut dapat di jawab dengan cara memfokuskan
klaim yang ingin diberikan ke konsumen. Contohnya dengan menitikberatkan selogan produk
misalnya “Relaxa Play, Gummy Multivitamin” agar lebih mudah diingat dan merubah persepsi
orang tua yang berpikir bahwa permen gummy punya tingkat kemanisan yang tinggi. Selogan
tersebut diharapkan menjadi solusi untuk persepsi orang tua yang tidak suka dan melarang
anaknya jika membeli permen Relaxa Play karena menganggap permen gummy memiliki
tingkat kemanisan yang tinggi dan tidak sehat. Produk Relaxa Play merupakan produk yang
baru bagi perusahaan namun bukanlah hal yang baru di Indonesia. Penulis juga melihat
persepsi orang-orang mengenai permen ‘Gummy’ di Indonesia. Ketika mendengar kata permen
‘Gummy’, orang-orang cenderung memvisualisasikan “Yupi” (Salah satu kompetitor dalam
pasar permen) sebagai produk yang merepresentasikan permen ‘Gummy’. Hal tersebut juga
menjadikan tugas tambahan bagi tim marketing untuk membuat persepsi orang tentang permen
‘Gummy’ tidak hanya “Yupi”. Perencanaan kapasitas produksi juga memiliki peran penting,
yang digunakan untuk menentukan seberapa banyak perusahaan yang dapat menghasilkan
tingkat produksi untuk memenuhi permintaan atau konsumen pasar. Tujuan primer dari
perencanaan kapasitas adalah menyediakan manajemen dengan menggunakan kerangka kerja
analisis untuk merancang strategi kapasitas yang efektif. Perencanaan kapasitas biasanya
didasarkan pada permintaan dimasa mendatang. Apabila permintaan barang dapat diprediksi
atau diperkirakan menggunakan tingkat ketepatan yang cukup, maka penentuan kebutuhan
kapasitasnya secara langsung dapat dilakukan. Dengan adanya perencanaan kapasitas produksi
yang baik pada perusahaan, maka perusahaan dapat memilih dan menentukan perencanaan
kapasitas yang efektif menggunakan pempertimbangan dari beberapa unsur perencanaan
kapasitas, yaitu jumlah tenaga kerja, mesin, dan fasilitas fisik lainnya (Riadi, 2020).
Menurut Buffa (2006), berikut ini adalah tahapan pelaksanaan proses perencanaan kapasitas
produksi:
- Membuat forecasting demand untuk jangka panjang, termasuk dampak dari teknologi, analisa
kompetitor dan hal lainnya.
- Mengulas Forecasting hingga pengimplementasiannya dalam bentuk kebutuhan fisik.
- Membuat struktur pilihan untuk kapasitas secara terencana yang berhubungan dengan
kebutuhan.
- Membuat analisa faktor sebab-akibat dari pengaruh ekonomi apabila menjalankan sebuah
Planning.
- Memutuskan untuk eksekusi rencana yang telah dibuat.
Dengan melakukan perencanaan kapasitas produksi yang lebih matang, perusahaan
dapat mengontrol kapasitas produksi, yang mana perencanaan tersebut diharapkan tidak
menekan angka penjualan dan secara efisien dapat mengontrol kapasitas produksi itu sendiri.