pedro daniel cueva maspedro daniel cueva mas

Pedro Daniel Cueva MasPedro Daniel Cueva MasPedro Daniel Cueva MasPedro Daniel Cueva Mas

BACHILLER EN CIENCIAS ECONÓMICAS

“Propuesta de implementación de un Sistema de Contr ol Interno

para la eficiencia y eficacia en las operaciones de l área de caja y

bancos de la empresa comercializadora de hidrocarbu ros MVG

Combustibles SAC”

TESIS

Para optar el Título de:

CONTADOR PÚBLICO

ASESOR:

Dr. CPCC. Antonio Cholán Calderón

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS

TRUJILLO – PERÚ

2012

DEDICATORIA

En primer lugar a JEHOVÁ, el Dios

verdadero, por estar conmigo en

cada paso que doy, cuidándome y

dándome fortaleza para continuar.

A mi querida esposa KETTY, el

regalo más preciado que he recibido

en mi vida, quien con su lealtad y

apoyo incondicional, logró darme los

ánimos necesarios para no rendirme

y continuar hasta la culminación de

mi carrera.

A mis padres: ÁNGEL y NELLY,

quienes supieron inculcarme desde

niño excelentes valores morales. Con

mucho amor y cariño les dedico todo

mi esfuerzo y trabajo.

- i -

AGRADECIMIENTO

Un profundo agradecimiento para el Dr. CPCC. Antonio Cholán

Calderón; quien trabajó a mi lado en calidad de asesor; transmitiéndome, su gran

experiencia adquirida como producto de sus estudios y labores, ayudándome a

elaborar el presente trabajo que ahora se dispone a ser presentado y expuesto.

También se agradece, en gran manera, a la empresa MVG

Combustibles SAC, que permitió la realización de mis prácticas universitarias

dentro de sus oficinas. De ese modo se me dio la oportunidad de adquirir mayor

experiencia en el campo laboral y enriquecer mis conocimientos. Por otra parte, se

le agradece también por la facilitación de información que me brindaron y que me

sirvieron para elaborar este noble trabajo.

PEDRO DANIEL CUEVA MAS

- ii -

PRESENTACIÓN

En cumplimiento con el reglamento de Grados y Títulos de la

Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Trujillo, se ha

elaborado el presente trabajo titulado: “Propuesta de implementación de un

Sistema de Control Interno para la eficiencia y eficacia en las operaciones del área

de caja y bancos de la empresa comercializadora de hidrocarburos MVG

Combustibles SAC,” en la modalidad de Tesis de Investigación con el propósito de

optar el título de Contador Público.

Este material ha sido preparado teniendo en cuenta, no solo el

reglamento de Grados y Títulos; sino también, las leyes laborales, tributarias y de

sociedades para las empresas peruanas.

EL AUTOR

- iii -

ÍNDICE

PÁG.

DEDICATORIA ......................................................................................................... i

AGRADECIMIENTO ................................................................................................ ii

PRESENTACIÓN ................................................................................................... iii

RESOLUCIÓN DE TESIS ...................................................................................... iv

ÍNDICE .................................................................................................................... v

RESUMEN .............................................................................................................. x

ABSTRACT ............................................................................................................ xi

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. xii

I. GENERALIDADES ............................................................................................ 01

1.1 ANTECEDENTES ....................................................................................... 02

1.1.1 El hidrocarburo en el mercado mundial y peruano ............................ 02

1.1.2 Control interno .................................................................................... 03

1.1.3 Eficiencia y Eficacia ........................................................................... 03

1.1.4 Caja y Bancos .................................................................................... 03

1.1.5 MVG Combustibles SAC .................................................................... 05

1.2 REALIDAD PROBLEMÁTICA ..................................................................... 06

1.3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 07

1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................. 08

1.5 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA .............................................................. 08

- v -

1.6 HIPÓTESIS ................................................................................................. 08

1.7 VARIABLES ................................................................................................ 08

1.8 OBJETIVOS ................................................................................................ 09

Objetivo General ......................................................................................... 09

Objetivos Específicos.................................................................................. 09

II. MARCO REFERENCIAL CIENTÍFICO ............................................................. 10

2.1 MARCO TEÓRICO ..................................................................................... 11

2.1.1 El Sistema de Control Interno ............................................................ 11

2.1.2 Eficiencia y Eficacia en el área de caja y bancos............................... 20

2.2 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................. 28

III. MATERIALES Y MÉTODOS ........................................................................... 32

3.1 MATERIAL DE ESTUDIO ......................................................................... 33

3.1.1 Población ....................................................................................... 33

3.1.2 Muestra .......................................................................................... 33

3.2 MÉTODOS Y TÉCNICAS ........................................................................ 33

3.2.1Técnicas de recolección de datos ..................................................... 33

3.2.2 Instrumentos de recolección de datos ............................................. 33

IV. RESULTADOS ................................................................................................ 34

• Balance General ....................................................................................... 35

• Estado de Ganancias y Pérdidas por Función .......................................... 36

- vi -

• Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza ..................................... 37

- Análisis a los estados financieros ....................................................... 38

• Proyección de Caja y Bancos de 2010 al 2015 con un Sistema de

Control Interno ......................................................................................... 40

• Proyección de Caja y Bancos de 2010 al 2015 con un Sistema de

Control Interno ........................................................................................ 40

• Áreas evaluadas del departamento de tesorería ...................................... 41

• Control Existente del departamento de tesorería ..................................... 42

• La implementación de un sistema de control interno es un gasto

y no inversión ........................................................................................... 42

• La costumbre y la experiencia en realizar las operaciones

comerciales es mejor que un sistema de control interno .......................... 43

• Ventas Netas desde 2005 a 2010 ............................................................ 44

• Ventas Netas desde 2005 a 2010 ............................................................ 44

• Variación porcentual en las ventas desde 2005 a 2010 ........................... 45

• Utilidad neta desde 2005 a 2010 .............................................................. 46

• Utilidad neta desde 2005 a 2010 .............................................................. 46

• Variación porcentual de las Utilidades desde 2005 a 2010 ...................... 47

• Principales hechos que contribuyeron a la disminución de las

utilidades desde 2008 a 2010 .................................................................. 48

• Recursos económicos frente a una implementación de sistema de

control interno ........................................................................................... 49

- vii -

• Actitud frente al cambio ............................................................................ 50

- Cuestionario Interno Nº 01 ................................................................. 51

- Entrevista Nº 01 ................................................................................. 53

- Observación ....................................................................................... 56

� PROPUESTA DE FORMATOS APLICABLES PARA EL CONTROL

INTERNO DE CAJA Y BANCOS .............................................................. 59

• Arqueo de Caja ......................................................................................... 60

• Acta de Arqueo de Caja ............................................................................ 61

• Conciliación Bancaria ............................................................................... 62

• Arqueo de caja chica y producto por isla .................................................. 63

• Libro Banco .............................................................................................. 64

• Libro Caja ................................................................................................. 65

• Nota de Ingreso de Caja ........................................................................... 66

• Nota de Salida de Caja ............................................................................. 67

� PROPUESTA DE FLUJOGRAMA PARA EL ÁREA

DE TESORERÍA ....................................................................................... 68

• Flujograma del Área de Tesorería – Proceso de Cobranzas .................... 69

• Flujograma del Área de Tesorería – Proceso de Pagos ........................... 70

V. DISCUSIÓN DE RESULTADOS ..................................................................... 72

- viii -

VI. CONCLUSIONES ........................................................................................... 75

VII. RECOMENDACIONES ................................................................................... 77

VIII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .............................................................. 79

• Referencias Bibliográficas ...................................................................... 80

• Linkografías ............................................................................................ 83

ANEXOS ............................................................................................................... 84

• ANEXO Nº 01. Cuestionario Interno Nº 01 ............................................... 85

• ANEXO Nº 02. Entrevista Nº 01 ............................................................... 88

- ix -

RESUMEN

Un Sistema de Control Interno brinda mayor control y seguridad a la

utilización óptima de los recursos de la empresa y de ese modo, busca la mayor

eficacia y eficiencia en las operaciones que esta realiza. Si una organización de

mediana magnitud no adopta un Sistema de Control Interno adecuado,

exclusivamente en el área de Caja y Bancos, el departamento de Tesorería sufriría

muy pronto y de manera notable los efectos negativos que esta ausencia produce.

Las razones por las cuales no se llevan a cabo en muchas organizaciones pueden

ser muchas; entre ellas: el temor al cambio, la inseguridad, las malas experiencias,

entre otros.

La factibilidad para implementar un Sistema de Control Interno es

posible; siempre y cuando se tomen en cuenta los aspectos necesarios en una

organización. La empresa comercializadora de hidrocarburos MVG Combustibles

SAC, será materia de estudio para el presente trabajo, en donde determinaremos

si la propuesta de implementación de un Sistema de Control Interno resulta en dar

eficiencia y eficacia en las operaciones del área de caja y Bancos. Además de

conocer las razones por las cuales la empresa aun no ha adoptado un Sistema de

Control Interno definido, así mismo, las consecuencias de no hacerlo y la

factibilidad para poder implementarlo.

- x -

ABSTRACT

An Internal Control System provides greater control and security to

the optimal utilization of the resources of the company and in this way, it looks for

the greater effectiveness and efficiency in the operations which it is performed. If

an organization of medium size does not adopt a sound Internal Control System,

exclusively in the area of Cash and Bank, the Treasury department would suffer

very soon and remarkably negative effects that this absence produces. The

reasons why they are not carried out in many organizations can be many; among

them: the fear of change, insecurity, bad experiences, among others.

The feasibility to implement a system of Internal Control is possible;

always and when taken into account the aspects necessary in an organization. The

retailer MVG Combustibles SAC, will be studied for the present work, where we will

determine if the proposal for implementation of an Internal Control System is to

improve the efficiency and effectiveness in operations in the area of cash and

bank. In addition to ascertain the reasons for which the company has not yet

adopted a system of Internal Control defined, as well, the consequences of not

doing so and the feasibility for being able to implement them.

- xi -

INTRODUCCIÓN

Vivimos en una era donde el cambio social, tecnológico, filosófico y

hasta económico son aspectos constantes e indispensables; la competitividad

existente en los mercados empuja a muchas empresas a tomar decisiones

trascendentales y las exigencias por parte de los distintos sectores económicos

que existe en el mercado, obligan a toda organización a revaluar constantemente

sus objetivos, metas, estrategias, procedimientos, filosofías, hasta equipos físicos

y personal.

Sin embargo, pese a esta gran realidad que se impone frente a las

diferentes empresas de nuestro país, existen muchas que se resisten a seguir esta

gran corriente; perdiendo así, no solo activos, sino también muchas oportunidades

de seguir avanzando dentro de este mercado altamente competitivo. Una de estas

empresas es MVG Combustibles SAC, una empresa comercializadora de

hidrocarburos que labora en la ciudad de Trujillo y Lima. Esta empresa, a pesar de

ser una empresa mediana, no cuenta con un Sistema de Control Interno definido.

El propósito del presente trabajo es: Proponer un Sistema de

Control Interno en el área de Caja y Bancos de esta organización; así como

también, conocer las razones por la que la empresa no adopta este Sistema, las

consecuencias de no realizarlo y si es factible su implementación.

- xii -

- 2 -

1.1 ANTECEDENTES

1.1.1 El hidrocarburo en el mercado mundial y peru ano

EL consumo del Petróleo se inicia con la elaboración del betún, o

asfalto como argamasa de ladrillos para las antiguas construcciones

civiles. En América latina, el petróleo les servía de impermeabilizante

para embarcaciones. Y en Asia, los chinos utilizaron el gas del petróleo

para cocinar sus alimentos.

En 1859, el coronel Edwin L. Drake perforó el primer pozo petrolero del

mundo en Estados Unidos. De este preciado combustible se derivan

sustancias como el Kerosene y la gasolina. Otra fracción del petróleo

crudo que sirve como energético es la fracción ligera de los gasóleos, a

la que se le llamó Diesel. El mayor consumidor de estos energéticos es

el automóvil.1

Por otra parte, en la historia de nuestro país también se registra el

consumo de este “oro negro”, el petróleo; el cual era usado como betún

o brea. Y en los tiempos modernos, Perú fue el primer país de

Sudamérica en el cual se hizo la primera perforación en búsqueda de

petróleo en el Norte de este país. En 1866 se consumía en el Perú un

millón de galones de kerosene. En el año 1924 la producción de

1. http://gustato.com/petroleo/historia.html

- 3 -

petróleo de tres empresas sobrepasó el millón de toneladas

(1’051,532); en los años 1937 y 1938, la producción llegó a 2’099,919.2

1.1.2 Control interno

El control interno puede ayudar a las empresas al desarrollo de la

eficiencia y eficacia de sus operaciones comerciales y metas. También

previene de los fraudes y mal uso de los recursos financieros y

económicos. Puede asegurar la información financiera a fin de hacerla

confiable.

1.1.3 Eficiencia y Eficacia

Una empresa, organización, producto o persona, es eficiente cuando es

capaz de obtener resultados deseados mediante la óptima utilización de

los recursos disponibles.

Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas

necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera

organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia.

1.1.4 Caja Y Bancos

Este rubro se encuentra conformado por los siguientes elementos:

2 http://www.osinerg.gob.pe/newweb/uploads/GFH/Historia%20del%20Petroleo %20Peru.pdf

- 4 -

• Efectivo: Comprende liquidez, y que está a disposición inmediata de

la empresa. Muchas veces es utilizado para los pagos corrientes y

menores en el que incurra la empresa.

• Cuenta corriente bancaria: Se refiere a los fondos que son

depositados en una entidad bancaria de los que se pueden disponer

libremente, mediante la simple emisión de un cheque, u otro medio

habilitado.

• Cheques: El cheque es una orden de pago pura y simple librada contra

el banco en el cual el beneficiario tiene fondos depositados a su orden

en una cuenta corriente bancaria, y está autorizado a recepcionarlo sin

necesidad que el girador esté presente.

• Moneda extranjera: Representa la tenencia por parte de

la organización de divisas, las cuales están destinadas a ser utilizadas

en el giro normal de los negocios.

• Caja: Incluye el dinero en efectivo (moneda nacional o extranjera) y los

cheques comunes recibidos de terceros.

• Fondo Fijo: Existen gastos pequeños que no suelen pagarse con

cheque. Para atender a este tipo de gastos, las empresas mantienen un

fondo en efectivo denominado fondo fijo.3

3 http://autorneto.com/negocios/dinero/efectivo-en-caja-y-bancos/

- 5 -

1.1.5 MVG Combustibles SAC

Esta empresa comercial de Hidrocarburos nace el 02 de Setiembre de

1999, teniendo como misión: “Proporcionar combustible a los diferentes

sectores de la sociedad: parque automotor, industrial, minero, agrícola y

otros”; así mismo, tiene como visión: “Ser la empresa líder en la

comercialización de hidrocarburos en todo el norte del país y en la

capital peruana, Lima”.

En sus inicios, se estableció como VG Servicios SAC, operando

solamente en Lima. Sin embargo, tras el fallecimiento de uno de los

hermanos de los dueños Mario Vega Gutiérrez, es que se decide

cambiar su denominación social por MVG Combustibles SAC;

decidiendo establecerse en Trujillo y teniendo como anexo Lima.

Actualmente tiene como Gerente General a Don Hernando Vega

Gutiérrez.

MVG Combustibles SAC, es una empresa nacional que en la actualidad

cuenta con dos establecimientos, siendo la principal en el distrito de

Trujillo – La Libertad y la Sucursal en el distrito de Los Olivos – Lima.

Sus ventas anuales superan el Millón de soles (1’ 000, 000.00 nuevos

soles), generando una multitud de operaciones comerciales, las cuales

se centralizan en la oficina principal de Trujillo.

- 6 -

1.2 REALIDAD PROBLEMÁTICA

La multiplicidad de operaciones contables, de logística y administrativas que

tienen que realizar las empresas comerciales de hidrocarburos debido a la

gran demanda de combustible, exige que cada una de ellas busque utilizar

sus recursos financieros y económicos de manera eficiente y logre la eficacia

de sus metas. Para ello se tiene como gran, necesario y complejo el Sistema

de Control Interno. Este Sistema busca utilizar apropiadamente los diferentes

recursos con las que cuenta la empresa para su respectivo desarrollo: social

económico y financiero. Además minimiza y controla los riesgos con los que

cuenta normalmente una organización.

Muchas empresas de todo rubro han decidido adoptar esta herramienta,

produciendo al debido tiempo resultados favorables. Si bien es cierto, todas

ellas han tenido que invertir miles de dólares para su respectiva

implementación; sin embargo, como el control interno es una inversión, lo

han visto recuperar en poco tiempo, al mismo tiempo que su reputación y

confianza han ido aumentando paulatinamente.

Pero también, existen muchas otras que se resisten al cambio y ven la

implementación de este Sistema como un gran gasto y no como lo que

verdaderamente es: una inversión. Teniendo este prejuicio, los dueños de

estas organizaciones deciden confiar solo en su largo historial de trabajo y

experiencias en la vida. Cifran tanta fe en sus habilidades que ignoran el

- 7 -

análisis neutral del tema: Sistema de Control Interno. En consecuencia, han

visto menguar sus recursos, Utilidades y Ventas.

Esta es la realidad que atraviesan muchas empresas comercializadoras de

hidrocarburos de la ciudad de Trujillo. Precisamente en el área donde más se

debe de tener cuidado, como es el área Caja y Bancos, no se adoptan las

respectivas medidas que aseguren la eficiencia y eficacia en sus

operaciones.

1.3 JUSTIFICACIÓN

Actualmente, existe una gran y creciente demanda de combustible (Diesel,

Gasolina y GLP) por parte de los diversos sectores económicos: Industriales,

Agrícolas, parque automotriz, etc.; llevando a cada Servicentro de

combustibles una multitud de operaciones comerciales que realizar

diariamente. Por lo que se precisa adoptar y modernizar continuamente

Sistemas de controles que aseguren la eficiencia y eficacia de las

operaciones para el logro de sus metas.

La gran mayoría de los dueños de estos Servicentros temen realizar dichos

cambios, en muchos casos por que no logran verlo como una inversión sino

como un gran gasto. Otros solo confían en su experiencia y habilidades para

asegurarse a sí mismos que realmente lo tienen todo controlado.

De ahí que nazca la gran necesidad de explicar y verificar si el implementar

adecuadamente un sistema de control interno resulta en efectos positivos

- 8 -

para el logro de la eficiencia y eficacia de las operaciones, y como materia de

investigación, lo aplicaremos en la delicada área de Caja y Bancos de la

empresa comercial de hidrocarburos MVG Combustibles SAC.

1.4 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿De qué manera la Propuesta de Implementación de un Sistema de Control

Interno producirá eficiencia y eficacia en las operaciones del área de Caja y

Bancos de la Empresa comercializadora de Hidrocarburos MVG

Combustibles SAC?

1.5 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El problema se enfoca al área de Caja y Bancos de la empresa comercial de

Hidrocarburos MVG Combustibles SAC del distrito de Trujillo, quien en la

actualidad no cuenta con un Sistema de Control Interno en dicha área.

1.6 HIPÓTESIS

La Implementación de un Sistema de Control Interno produce eficiencia en la

utilización de sus recursos y eficacia para el logro de sus objetivos y metas

en las operaciones del área de Caja y Bancos de la Empresa MVG

Combustibles SAC.

1.7 VARIABLES

VARIABLE INDEPENDIENTE: Sistema de Control Interno.

VARIABLE DEPENDIENTE: Eficiencia y eficacia en las operaciones del

área de Caja y Bancos.

- 9 -

1.8 OBJETIVOS

Objetivo General

Proponer la implementación de un Sistema de Control Interno que produzca

eficiencia y eficacia de las operaciones del área de Caja y Bancos de la

empresa Comercializadora de Hidrocarburos MVG Combustibles SAC.

Objetivos Específicos

1. Determinar qué motiva a la empresa comercial MVG Combustibles SAC

a optar por no implementar un Sistema de Control Interno referido al área

Caja y Bancos.

2. Determinar las consecuencias de la no implementación de un control

interno en el área de Caja y Bancos de la empresa Nacional MVG

Combustibles SAC.

3. Analizar la factibilidad de una implementación de un Sistema de Control

Interno en el área de Caja y Bancos de la empresa comercial de

hidrocarburos MVG Combustibles SAC.

- 10 -

- 11 -

2.1 MARCO TEÓRICO

2.1.1 El sistema de Control Interno

• Historia.- El Control Interno nace paralelamente con la partida

doble, la cual también es una forma de medida de control. Sin

embargo, hasta fines del siglo XIX no se le veía como un Sistema

digno de recibir Normas y Principios para su respectivo

funcionamiento. Fue para ese entonces que los comerciantes e

inversionistas empezaron a preocuparse por formar y establecer

sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

Los contadores de ese entonces idearon un método de

comprobación interna, la cual era conocida como: "la organización y

coordinación del sistema de contabilidad y los procesos adoptados,

que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta donde

sea posible, práctico y económico el máximo de protección, control

e información verídica".4

Al principio, este tipo de Sistema de Control trajo beneficios

inmediatos a las organizaciones; sin embargo, con el tiempo los

grandes comerciantes e inversionistas cada vez se vieron

imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los

problemas de la empresa, viéndose en la obligación de empezar

4 GONZÁLEZ AGUILAR, Araceli & CABRALE SERRANA, Damaris: “Evaluación del sistema de control

interno en la UBPC Yamaquelles”, 2011.

- 12 -

a delegar funciones dentro de la organización. Para ello, buscaron

crear sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran

fraudes o errores, naciendo junto a esto la necesidad de llevar a

cabo un control sobre la gestión de los negocios, llegando así a la

implementación de sistemas de control como consecuencia del

importante crecimiento operado dentro de las entidades. De este

modo, el Control Interno reemplazó al método de comprobación

interna.

• Clasificación.- El Control Interno se clasifica en:

Control Contable.- Se da cuando los objetivos buscan la eficiencia

de las operaciones contables, al mismo tiempo que se realicen de

acuerdo a las políticas fijadas por la empresa.

Control Administrativo.- Se da cuando los objetivos buscan el

cuidado de los activos y dar razonabilidad y veracidad a los

diversos informes.

• Objetivos.- Dentro de los principales objetivos de implementar un

sistema de control interno5, tenemos:

5 FONSECA LUNA, Oswaldo: “Sistema de Control Interno para Organizaciones”. Edit. IICO, 2011. 1º Edición.

Pág. 42 y 43.

- 13 -

- La eficiencia y la eficacia en las operaciones.

- Confiabilidad de la información financiera.

- Cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

- Asegurar la protección de los Activos.

- Fomentar la práctica de valores institucionales.

• Características.-

- El Sistema de Control Interno no busca índices de desviaciones;

sino la identificación de éstas para su respectiva mejora.

- El Sistema de Control Interno no se concentra en una sola área

de la empresa; sino que busca descentralizarse.

- No proporciona veracidad absoluta ni garantiza el éxito total de

una empresa.

- El control Interno no es algo físico ni estático; es un proceso

continuo.

- El Control interno es una cadena que busca interrelacionar

objetivos específicos para cada área o departamento de la

empresa para convertirla en uno solo.

- 14 -

• Elementos.- El Sistema de Control Interno presenta los siguientes

elementos:6

- De Organización. - Establece los lineamientos a seguir a todos

los trabajadores de las diferentes áreas; así como sus

respectivas responsabilidades.

- De Sistemas y procedimientos.- Establece el mejor sistema

para reportar los informes surgidos en el proceso de control; así

como establecer un manual de procedimientos.

- De Personal.- Guía la búsqueda del personal capacitado y

experimentado para la realización de las funciones que les

correspondan. Continuamente se busca dar capacitación al

personal y brindarles estímulos como logro de su empeño.

- De Supervisión.- Para ello, ha de examinarse los factores

externos e internos del Sistema de Control interno.

6 ESTUPIÑÁN GAYTÁN, Rodrigo: “Control Interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales: Análisis

de informe COSO I y II”. Edit. ECOE Ediciones, 2006. 2ª Edición. Pág. 19 y 20.

- 15 -

Para Abraham Perdomo Moreno, existen tres elementos más que

necesitan ser considerados: 7

- Catálogo de Cuentas.- Vale señalar en este punto la forma de

estructuración y el papel que adopta el catálogo de cuentas en el

Sistema de Control Interno.

- Estados Financieros.- Son necesarios para poder fijar metas,

prioridades y objetivos que dirijan al sistema de control interno.

- Presupuestos y Pronósticos.- Sirven para dar dirección,

prolongación y alcance al sistema de control interno.

• Estructura.- Presenta los siguientes Componentes:

Ambiente de Control.- Comprende aspectos tales como: Principios

éticos que rigen a la Organización, la filosofía de la empresa, el

modo de ver el desarrollo de los trabajos y la forma de organizarse.

Valoración de Riesgos.- Comprende la identificación de los

posibles y existentes riesgos a las que se enfrenta la empresa,

analizando los factores externos e internos que amenacen el buen

funcionamiento de sus operaciones para luego ser administrados. 7 PERDOMO MORENO, Abraham: “Fundamentos de control interno”. Editorial Thomsom, 2005. 9º Edición.

Pág. 3.

- 16 -

Actividades de control.- Este componente se presenta en todas

las áreas y ambientes de la organización. Comprende políticas y

procedimientos para la realización de los objetivos y metas.

Información y comunicación.- La información que debe brindarse

a los trabajadores ha de ser clara, precisa y pertinente. En lo

referente a la comunicación, ha de ser en todas las direcciones

necesarias: horizontal y vertical.

Monitoreo.- Con la ayuda de este componente se busca evaluar y

supervisar cada aspecto del Sistema de control interno, a fin de

determinar fallas y/o debilidades que operen dentro de esta. Estas

deficiencias deben de informarse prontamente a la alta gerencia,

siempre y cuando sean de carácter significativo.8

• Fases del sistema de control.-

Control Previo.- Es aplicado antes que se realice cualquier acto

administrativo, con la finalidad de evitar problemas con anticipación.

Control Concurrente.- Es aplicado durante el proceso de

realización de cualquier acto administrativo, con la finalidad de

adoptar acciones correctivas para el cumplimiento de los objetivos

de la empresa.

8 Norma del Control Interno – Contraloría General de la República

- 17 -

Control Posterior.- Es aplicado después de todo acto

administrativo, con la finalidad de evaluar el cumplimiento de los

logros de los objetivos y metas que la empresa se propuso; y

brindar recomendaciones para corregir deficiencias que impidieron

la facilitación de los cumplimientos de estos.

• Responsabilidad.- El cumplimiento del Sistema de Control Interno

no recae solamente en la alta dirección ni en la junta de

administradores; sino en todo el cuerpo de trabajadores que

conforman la empresa.

También, depende en gran medida de la forma en que cada

trabajador de la empresa ve su respectivo lugar. Si cada uno se

identifica con la empresa velará por el cumplimiento de este

Sistema.

Referente a la alta dirección, su responsabilidad es establecer el

diseño, los procedimientos y su respectivo monitoreo del Sistema

de Control a implantarse. Mientras que el comité de Auditoría

interna busca proporcionar guías para evaluar los controles internos

y proporcionar sugerencias de mejoras.

Finalmente, los demás trabajadores cumplen con los lineamientos

establecidos para el adecuado funcionamiento del Sistema;

reportando información con respecto a todo inconveniente que

- 18 -

surgiese como impedimento a la realización del buen

funcionamiento del sistema de Control Interno.

• Implementación.-

La implementación se sopesará para determinar si conviene su

implementación o no. Si su costo es mayor a los beneficios que se

obtendrán, es mejor buscar una forma más económica de

implementarlo. Pero si su costo es menor que sus beneficios se

procede a aprobar su implementación y ejecutarlo.

Para su respectiva implementación, se debe de tomar en cuenta

aspectos tales como: la estructura organizacional de la empresa, el

tamaño de ésta, los problemas existentes y los requisitos legales

aplicables para su implementación.9

Según los auditores Alberto Mantilla y Sandra Yolima, la

implementación del sistema de control interno conlleva pasos: 10

� Capacitar a la alta gerencia y al personal clave con respecto al

tipo de control que se va a implementar; explicándoles el

porqué de su implementación y el modo cómo se va a realizar.

9 SANTILLANA GONZALES, Juan Ramón: “Establecimiento de Sistemas de Control Interno: La función de

Contraloría”. Edit. Thomsom, 2005. 2º Edición. Pág. 11.

10

MANTILLA BLANCO, Samuel Alberto & CANTE S., Sandra Yolima: “Auditoría del control interno”. Edit.

ECOE, 2005. 1º Edición. Pág. 46.

- 19 -

� Luego, se procede a crear un plan piloto en un nivel o área

clave de la organización; para luego, de manera paulatina, ir

incorporándose a las demás áreas o departamentos.

� Finalmente, se busca y se consigue consolidar todos los planes

aplicados en las diferentes áreas y departamentos para

integrarlo en un solo Sistema.

• Limitaciones.- Existen muchas falsas expectativas referente a los

logros que se desean conseguir. Hay quienes lo implementan en

sus organizaciones a fin de asegurarles éxito o cambiar su ineficaz

administración por una eficaz; sin embargo, esto es una gran

mentira pues, aunque busca lograr el cumplimiento de los objetivos

y metas trazadas, estas no son eficaces si éstos últimos no fueron

trazadas adecuadamente.11

Por otro lado, el Sistema de control interno también se encuentra

limitado en el hecho que no puede garantizar una certidumbre

absoluta a la información, pues estas son susceptibles a mal juicio

por parte de quienes lo presentan; así como también, en la toma de

decisiones por parte de la alta gerencia.

11

MANTILLA B., Samuel Alberto: “Control Interno. Informe COSO”. Edit. ECOE Ediciones, 2005. 4º edición. Pág. 7.

- 20 -

1.1.2 EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL ÁREA DE CAJA Y BA NCOS

• Objetivos

Para el analista financiero Gustavo Tanaka,12 es importante que

toda organización logre y mantenga cierto grado de liquidez a fin de

poder alcanzar tres objetivos:

� Para sufragar gastos inmediatos o a corto plazo, tales como:

sueldos, insumos, servicios, pequeños gastos, etc.

� Para que cumpla la función de reserva en el caso que la empresa

no reciba los pagos que se le tiene que hacer por parte de los

clientes.

� Para utilizarlos en el aprovechamiento de ofertas u oportunidades

de compra de materiales, insumos y/o productos.

• Elementos

Según el catalogo de cuentas del PLAN CONTABLE GENERAL

EMPRESARIAL, 13 el rubro Caja y Bancos posee los siguientes

elementos:

12

TANAKA NAKASONE, Gustavo: “Análisis de Estados Financieros para la toma de decisiones”. Edit. FONDO EDITORIAL DE LA PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ, 2005. 1º edición. Pág. 214.

13 PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL. Pág. 74.

- 21 -

- Caja

Comprende dinero en efectivo y los cheques que se puedan

recibir como medio de pago u otros.

- Fondos Fijos

Atiende gastos continuos y menores que no pueden ser

cubiertos con los cheques; para ello, la empresa destina cierta

cantidad de efectivo para cubrir costos y gastos.14

- Fondos en Tránsito

Son depósitos que aun se mantienen en movimiento; es decir,

aquellos que todavía no han ingresado a caja o que el banco u

otra entidad aun no los ha contabilizado.

- Cuentas Corrientes en Instituciones Financieras

Son depósitos de dinero efectuados en una entidad bancaria

y/o financiera, que se encuentra a plena disposición del cuenta

corrientista para retirarlo en cualquier momento y en cualquier

lugar donde lo desee, siempre que así se le disponga. 15

También se les conoce como Depósitos a la Vista.

14

SANTILLANA GONZALES, Juan Ramón: “Establecimiento de Sistemas de Control Interno: La función de Contraloría”. Edit. Thomsom, 2005. 2º Edición. Pág. 279.

15 PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL. Pág. 138.

- 22 -

- Otros equivalentes de efectivo

Contiene instrumentos financieros equivalentes de efectivo,

emitidos por instituciones financieras. Entre ellos tenemos a los

certificados bancarios, los cuales son documentos negociables

que acreditan el depósito realizado a un plazo fijo.

- Depósitos de ahorro

Son aquellos que están asociados a una libreta de ahorros para

asegurar su custodia en una entidad financiera o bancaria. Es

de disponibilidad inmediata. Se paga intereses por diferentes

conceptos exigidos por la entidad intermediaria; así como recibir

pago de intereses por parte de esta.16

- Depósitos a Plazo

Son aquellos depósitos de los cuales no se pueden disponer

hasta la fecha de vencimiento del plazo. El pago de intereses es

más alto que los depósitos de ahorro.20

- Fondos sujetos a restricción

Son aquellos fondos que son restringidos por disposición de

alguna autoridad competente o por mandato judicial. Estos

fondos no pueden usarse libremente por el propietario.

16

RUIZ CERDÁN, Nelson: “Por los mercados e instituciones financieras”. 2007, 1º edición. Pág. 136.

- 23 -

• Estado de Origen y Aplicaciones

Este Estado es útil para identificar las posibles situaciones de riesgo

que tiene una empresa, pero su objetivo principal es evaluar la

procedencia y utilización de fondos en el largo plazo.

• Estado Financiero de Flujo de Efectivo

Este Estado informa el flujo de efectivo que se ha producido en un

determinado periodo. De este modo podemos conocer las fuentes

de efectivo que han nutrido la empresa para la realización de sus

gestiones.

Para ello es necesario clasificar los movimientos en actividades:17

� Actividades de Operación

Provienen de la actividad económica principal de la empresa, es

decir de su giro.

� Actividades de inversión

Provienen de las actividades relacionadas con el giro del

negocio, los cuales suelen ser: préstamos que se otorgan, el

cobro de estos, compra de títulos valores, compra de activos

fijos y otros.

17 AMAT, Oriot & PERRAMÓN Jordy: “Normas Internacionales de Contabilidad – NIC Y NIIF”. Edit. Gestión

2000, 2005. 2º Edición. Pág. 121.

- 24 -

� Actividades de financiación

Comprende los recursos en efectivo que se obtienen a fin de

cubrir pagos tales como: los dividendos, los préstamos, el

reembolso de los préstamos y de otras obligaciones.

Según la resolución CONASEV Nº 103-99-EF/94.10, en su artículo 30º

señala que el Estado de flujo de Efectivo, para su respectiva

presentación, tiene 2 métodos de conciliación:18

� Método Directo

En este método, los flujos operativos se toman directamente de

las clases principales de cobros y pagos en efectivo. Este

Estado se presenta luego de conciliar la utilidad neta del

ejercicio con las principales partidas del flujo neto de la

actividad de operación.19

� Método Indirecto

Se concilia el ingreso neto con el flujo neto de efectivo que

proviene de las actividades operativas de un modo indirecto o

18 Resolución CONASEV Nº 103-99-EF/94.10.

19 VAN HORNE James C. & WACHOWIKZ, Jhon Jr.: “Fundamentos de administración financiera”. 2002. 11º Edición. Pág. 177.

- 25 -

independiente. Se ajusta las diferencias encontradas con las

partidas que han incidido en su determinación, pero que no

dieron origen a movimientos de efectivo ni equivalentes.27

• Problemas Básicos

Algunas de ellas son:20

� Efectivo de caja y Fondos fijos

- Que los encargados de fondos fijos, de caja u otros valores

tengan al mismo tiempo la responsabilidad de registrar sus

propias operaciones en los diferentes libros contables.

- Que los reembolsos efectuados para reponer el gasto de

fondo fijo no estén debidamente sustentados.

- No se realizan periódicamente arqueos sorpresivos.

- Se realizan préstamos a nivel personal o social, tomados del

efectivo de caja.

20

MANTILLA B., Samuel Alberto: “Control Interno. Informe COSO”. Edit. ECOE Ediciones, 2005. 4º edición.

Pág. 191 – 194.

- 26 -

- Los comprobantes de salida no tienen la firma del

beneficiario.

� Conciliaciones Bancarias

- No se realizan conciliaciones bancarias. Y si estas se

realizan no son de manera regular.

- Los que se encargan de realizar las conciliaciones bancarias

son los mismos que giran los cheques.

� Revisión de cheques

- Las personas que firman los cheques no tienen la debida

autorización para hacerlo.

- No se avisa a las entidades bancarias que la persona que

tenia la debida autorización para firmar los cheques, ya no es

empleado de la empresa.

- No se custodia bien las chequeras que estén en blanco,

corriendo el riesgo que alguna persona no autorizada lo

manipule.

- 27 -

• Sistema de control

� Arqueo de caja

Es el control más efectivo que una empresa puede realizar al

rubro caja y bancos para verificar que el saldo que este

presenta sea del todo cierto.21 Además de la verificación, busca

determinar qué fallas están ocurriendo y la razón de ellas.

Estos arqueos han de ser firmadas, tanto por el cajero como por

el encargado de realizar dicho arqueo, pudiendo ser un auditor.

� Conciliaciones Bancarias

Este es un procedimiento contable por el cual se busca conciliar

saldos iguales que corresponden a los movimientos de los

libros contables que la empresa mantiene registrado y los

movimientos que el banco u otra entidad financiera registra. Se

recomienda realizarlas cada fin de mes, con la finalidad de

detectar diferencias que suelen darse y realizar sus respectivos

ajustes.

21 MADARIAGA GOROCICA, Juan María: “Manual práctico de auditoría”. Edit. Deusto, 2004. Pág. 78.

- 28 -

2.2. MARCO CONCEPTUAL

- Aplicación de Fondos

Es la actividad que, para cumplir con su respectivo rol, utiliza el capital de

trabajo para generar un incremento en el activo de la empresa. La razón

es porque el efectivo que se agrega al activo llega a inmovilizarse en el

saldo de caja de la empresa, esperando convertirse pronto en origen de

fondos. También puede darse cuando: Uno o más pasivos disminuye, al

final del ejercicio existe pérdida de Utilidades, hay realizaciones de pagos

de dividendos o también reembolso de acciones, así como también si

hubiese retiro de los mismos.

- Arqueo de caja

Consiste en el análisis del efectivo, en un periodo determinado, con la

finalidad de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido. Sirve

también para saber si los controles internos se están llevando

adecuadamente. Es el control más efectivo que una empresa puede realizar

al rubro caja y bancos para verificar que el saldo que este presenta sea del

todo cierto. Además de la verificación, busca determinar qué fallas están

ocurriendo y la razón de ellas. Estos arqueos han de ser firmadas, tanto por

el cajero como por el encargado de realizar dicho arqueo, pudiendo ser un

auditor.

- 29 -

- Caja y Bancos

Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única

diferencia entre ellas es que en caja se contabiliza el dinero que está

físicamente en la empresa, mientras que en bancos se contabiliza el dinero

que la empresa tiene ingresado en los bancos. Comprende los fondos que

se encuentren en poder de la organización y los depositados en bancos con

libre disponibilidad y otros de poder cancelatorio y liquidez similar. Agrupa

los fondos que posee una organización; ya sean estos en forma líquida o

depositados en bancos con la característica de libre disponibilidad.

- Conciliaciones Bancarias

Este es un procedimiento contable por el cual se busca conciliar saldos

iguales que corresponden a los movimientos de los libros contables que la

empresa mantiene registrado y los movimientos que el banco u otra entidad

financiera registra. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual

registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como

son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito,

anulación de cheques y consignaciones, etc. Se recomienda realizarlas

cada fin de mes, con la finalidad de detectar diferencias que suelen darse y

realizar sus respectivos ajustes.

- Control Interno

El sistema de control interno es un plan que presenta métodos y

procedimientos coordinados y medidas adoptadas con el cual la

- 30 -

organización trabaja con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la

confiabilidad de los datos contables. Es un proceso integral que busca

cumplir con los objetivos y metas que la empresa u organización se han

trazado. El Control Interno consta de 5 componentes: Ambiente de control,

Valoración de riesgos, Actividades de control, Información y comunicación y

Monitoreo. Es el Sistema nervioso de la organización de la empresa.

- Eficacia

La eficacia es la capacidad que tiene una organización para alcanzar el

efecto que se espera o se desea tras la realización de una o más acciones

implicadas en sus operaciones comerciales y conexas a esta. La eficacia

logra medir los resultados alcanzados en función de los objetivos que se

han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados

con la visión que se ha definido. En otras palabras, eficacia es efectuar todo

lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos y

va de la mano con la eficiencia de recursos disponibles.

- Eficiencia

La palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados: humanos,

financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc., y los resultados

obtenidos. Aplicado al campo económico, eficiencia es la capacidad de

disponer de los recursos con los que cuenta una empresa para emplearlos

hacia un efecto determinado. Se emplea para medir la capacidad o cualidad

- 31 -

de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento

de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos o también,

maximizando, razonablemente, sus utilidades.

- Hidrocarburo

Los hidrocarburos son compuestos orgánicos formados únicamente por

"átomos de carbono e hidrógeno". La estructura molecular consiste en un

armazón de átomos de carbono a los que se unen los átomos de hidrógeno.

Los hidrocarburos son los compuestos básicos de la Química Orgánica.Los

hidrocarburos, cuyos anillos contienen dobles enlaces conjugados son los

hidrocarburos aromáticos como el benceno. Tanto entre los hidrocarburos

como entre sus derivados existen numerosas sustancias de importancia

industrial, agrícola, y ambiental (combustibles, pesticidas, tóxicos, etc.).

- Origen de fondos

El Origen de Fondos está conformado por los recursos de los que dispone

la empresa para la obtención de efectivo. Toda disminución de un activo

constituye un origen de flujo de fondos. La razón es porque se da una

liberación de efectivo que en un determinado momento estuvo inmovilizado

dentro del activo y que se puede utilizar para otros propósitos. Pero también

puede darse cuando: Se incrementa cualquier pasivo, existe Utilidades

netas después de impuestos, existe depreciación y otros gastos que no son

en efectivo y también se da cuando existe ventas de acciones.

- 32 -

- 33 -

3.1 MATERIAL DE ESTUDIO

3.1.1 Población.- Como población tenemos a las Empresas Comerciales de

hidrocarburos del distrito de Trujillo.

3.1.2 Muestra.- Como muestra tenemos al Área de Caja y Bancos de la

Empresa Comercial de hidrocarburos MVG COMBUSTIBLES SAC.

3.2 MÉTODOS

3.2.1Técnicas de recolección de datos

Se utilizaron las siguientes técnicas de recolección de datos:

� Entrevista.

� Observación.

� Documentaria.

3.2.2 Instrumentos de recolección de datos

Se utilizaron los siguientes instrumentos:

� Guía de Entrevista.

� Cuestionario Interno.

� Informes, documentos Internos y Estados Financieros de la empresa.

- 34 -

- 35 -

- BALANCE GENERAL

o Cuadro Nº 01. Balance General

Fuente: Documentos MVG Combustibles SAC

Elaboración: Contador General.

EMPRESA: M.V.G. COMBUSTIBLES S.A.C.

BALANCE GENERAL AL

31 de Diciembre de 2010

(Expresado en Nuevos Soles)

ACTIVO S/. % PASIVO Y PATRIMONIO S/. %

Activo Corriente Pasivo Corriente Caja y Bancos 370,299.71 2.58 Sobregiros Bancarios - Clientes 10,493,789.62 73.06 Tributos por Pagar 145,781.84 1.01 Cuentas por Cobrar Acción.(socios)y personal - Remuneraciones 132,752.71 0.92 Cuentas por Cobrar Diversas - Proveedores 10,414,639.05 72.50 Cuentas por Cobrar Diversas - Crédito IGV. - Cuentas por Pagar Div. 918,887.02 6.40 Cuentas de Cobranza Dudosa - Beneficios Sociales de los Trabajadores 13,107.62 0.09

Mercaderías 136,753.53 0.95 Productos Terminados - Subproductos Desechos y Desperdicios - Productos en Proceso - Materia Primas - Envases y Embalajes - Suministros Diversos - Existencias por Recibir - Provisión Desvalorización de Existencias - Cargas Diferidas 340,428.93 2.37 Total Activo Corriente

11,341,271.79 78.96 Total Pasivo Corriente

11,625,168.24 80.93

Activo No Corriente

Pasivo No Corriente

Inmueb., Maquinaria y Equipo 3,384,185.50 23.56 Cuentas por Pagar Diversas Largo Plazo - 0.15 Depreciación y Amortización Acumulada - 361,241.37 -2.51 Ganancias Diferidas 21, 210.32 Otros Activos - Total Pasivo No Corriente 21, 210.32 0.15

TOTAL PASIVO

11,646,378.56 81.08

Patrimonio Capital 1,499,999.64 10.44 Capital Adicional 572,971.31 3.99 Resultado Acumulados 237,892.53 1.66 Resultado del Ejercicio 406,973.88 2.83

Total Activo No Corriente

3,022,944.13 21.04 Total Patrimonio

2,717,837.36 18.92

Total Activo

S/. 14,364,215.92 100 Total Pasivo y Patrimonio S/. 14,364,215.92 100

- 36 -

Comentario.- El Rubro de cuentas por cobrar representa un 73% del total activo.

Esto significa que corre un gran riesgo de pérdidas en caso de que los clientes no

deseen pagar sus deudas. Por otra parte, las deudas a sus proveedores

representan el 72.50% del total de sus deudas y el importe de Caja y Bancos tan

solo representa el 2.58% de su total de activos, lo que significa que la empresa no

cuenta con los fondos suficientes para poder asumir sus respectivas obligaciones.

- ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS POR FUNCIÓN

o Cuadro Nº 02. Estado de Ganancias y Pérdidas por F unción

EMPRESA: M.V.G. COMBUSTIBLES S .A.C. Estado de Ganancias y Pérdidas por Función Al 31 d e Diciembre de 2010 (Expresad o en Nuevos Soles)

S/. % Ventas Netas (Ingresos Operacionales) 9,076,428.53 100 Otros Ingresos Operacionales - Total Ingresos Brutos 9,076,428.53 100 Costo de Ventas - 8,132,652.46 89.60 Utilidad Bruta 943,776.07 10.40 Gastos Operacionales Gastos Administrativos - 152,517.40 1.68 Gastos de Ventas - 355,874.05 3.92 Utilidad Operativa 435,384.62 4.80 Otros Ingresos (Gastos) Ingresos Excepcionales - Ingresos Financieros 2,674.58 0.03 Cargas Excepcionales - Cargas Financieras - 31,085.32 0.34 Resultado por Exposición a la Inflación (REI) Resultado antes de Partida Extraordinarias, 406,973.88 4.48

y del Impuesto a la Renta. ( - ) Impuesto a la Renta (30%)

- 122,092.16 1.35

Utilidad (Pérdida) Neta del Ejercicio S/. 284,881.72 3.14



- 37 -

Comentario.- Según este cuadro, la empresa tiene un Costo de Ventas del

89.60% del total de Ventas Netas lo que arroja una Utilidad Bruta de 10.40%. Esto

significa que la empresa no está generando suficiente Utilidad como se esperaría

de un 20%. Mientras tanto, sus gastos operacionales y otros exceden en 0.9% al

nivel razonable establecido por la empresa que es de 5% en base a las ventas.

- ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS POR NATURALEZA

o Cuadro Nº 03. Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza



EMPRESA: M.V.G. COMBUSTIBLES S.A. C. Estado de Ganancias y Pérdidas por Naturaleza

31 de Diciembre de 2010

(Expresado en Nuevos Soles)

S/. %

Ventas 9,076,428.53 100.00 Producción Almacenada (o Desalmacenada) Compras - 8,055,428.64 88.75 Variación de Existencias - 77,223.82 0.85 Margen Comercial 943,776.07 10.40

Servicios Prestados por Terceros - 163,718.15 1.80 Valor Agregado 780,057.92 8.59 Cargas de Personal - 139,760.51 1.54 Tributos - 23,998.89 0.26 Excedente (o insuficiencia) Bruta de Explotación 616,298.52 6.79 Cargas Diversas de Gestión - 41,609.70 0.46 Provisiones del Ejercicio - 139,304.20 1.53 Ingresos Diversos Resultado de Explotación 435,384.62 4.80 Ingresos Financieros 2,674.58 0.03 Cargas Financieras - 31,085.32 0.34 Resultado por Exposición a la Inflación (REI) Utilidad (Pérdida) Antes de Particip. e Imptos 406,973.88 4.48 Impuesto a la Renta (30%)

- 122,092.16 1.35

Utilidad (Pérdida) del Ejercicio S/. 284,881.72 3.14

- 38 -

Comentario.- Según este cuadro, las compras de la empresa está representado

en 88.75% del total de ventas netas, lo que genera un Margen Comercial de

10.40% de las ventas netas. También, las Diversas Cargas y provisiones exceden

en 0.9% al nivel razonable establecido por la empresa que es de 5% en base a las

ventas. Lo que significa que hay utilidades que se pierden por estos conceptos.

ANÁLISIS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

ÍNDICES DE LIQUIDEZ Y SOLVENCIA

RATIOS FÓRMULA AÑO 2010 EXPLICACIÓN

PRUEBA ÁCIDA

A. CIRCULAN. - MERCADERÍA

PASIVO CORRIENTE 0.96

Ya que el resultado es menor que 1, esto significa que la empresa no tiene capacidad para atender las obligaciones de pago a corto plazo sin realizar las existencias.

LIQUIDEZ

ACTIVO CIRCULANTE PASIVO CIRCULANTE

0.98 Ya que el resultado es menor que 1, significa que la empresa tiene problemas de liquidez; es decir, no puede afrontar sus deudas a corto plazo.

AUTONOMÍA

PATRIMONIO NETO PASIVO TOTAL 0.23

Puesto que el resultado es menor que 1, significa que la empresa tiene problemas de autonomía y que es dependiente de sus acreedores.

FONDO DE MANIOBRA

ACTIVO CIRCULANTE - PASIVO CIRCULANTE - 283, 896

El fondo de maniobra es negativo, lo cual significa que la empresa tiene problemas financieros a corto plazo, pues no tiene capacidad para devolver sus deudas.

ENDEUDAMIENTO PASIVO TOTAL ACTIVO TOTAL 81%

El 81% de los activos totales es financiado por los acreedores y de liquidarse estos activos totales quedarían un saldo de 19% de su valor, después del pago de las obligaciones vigentes.

ESTRUCTURA DEL CAPITAL

PASIVO TOTAL PATRIMONIO 0.04%

Esto quiere decir, que por cada SOL aportado por los dueños, hay S/. 0.04 que son aportados por los acreedores.

- 39 -

ÍNDICES DE RENTABILIDAD


RENDIMIENTO SOBRE LOS CAPITALES PROPIOS

UTILIDAD NETA x 100 PATRIMONIO 10.48%

Este porcentaje indica que la empresa tiene

capacidad para generar utilidades netas con la inversión de los accionistas y lo que ha generado la propia empresa.

GLOBAL UTILIDAD NETA x 100

ACTIVO TOTAL 1.98%

Esto indica que tiene baja capacidad para obtener utilidades en el uso del total activo.

DEL CAPITAL UTLIDAD NETA x 100

CAPITAL SOCIAL 19%

Por cada S/. 100 de capital aportado se generan S/. 19 de utilidad neta.

RENT. VENTAS UTILIDAD NETA x 100

VENTAS NETAS 3.14% Por cada S/. 100 de ingreso como ventas netas se generan S/. 3.14 de utilidad neta.

MARGEN SOBRE VENTAS

MARGEN COMERCIAL x100 VENTAS 10.40%

Por cada S/. 100 de ingreso como ventas se generan S/. 10.40 de ganancia.

ANÁLISIS DE GESTIÓN


DÍAS DE PAGO A PROVEEDORES

360 x PROVEEDORES COMPRAS 465

Número de días concedidos por proveedores para que la empresa realice sus respectivos pagos.

DÍAS DE COBRO A CLIENTES

360 x CLIENTES VENTAS 416

Indica que la empresa tarda 416 días para realizar el cobro total de sus clientes.

ROTACIÓN DE TESORERÍA

360 x DISPONIBLE COMPRAS 17

Nos indica que la empresa cuenta con 17 días para realizar sus compras cubiertos con el saldo disponible.

- PROYECCIÓN DE CAJA Y BANCOS DE 2010 AL 2015 CON UN SISTEMA DE

CONTROL INTERNO.

o Cuadro Nº 4. Proyección de Caja y Bancos de 2010 al 2015 con un Sistema de

Control Interno.

CONCEPTO 2010 % 2011

Efectivo 1,684 100

Bancos 368,616 100 387,047

TOTAL 370,300

Fuente: Documentos MVG Combustibles SAC Elaboración: Propia.

Comentario.- La proyeccion que se

ha de ser razonable y realista. Dentro de los planes de la Empresa se tiene la

implementacion de un nuevo establecimiento en la ciudad de Trujillo, lo cual

generará gastos. Por lo tanto, es razonable y realista asignarle un incremento

anual de 5% sobre el año anterior.

- PROYECCIÓN DE CAJA Y BANCOS DE 2010 AL 2015 CON UN SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

o Figura Nº 01. Proyección de Caja y Bancos de 2010 a l 2015 con un Sistema de

Control Interno

Fuente: Documentos Elaboración: Propia

CAJA Y BANCOS

200,000

400,000

600,000

800,000

Nu

evo

s So

les

- 40 -

PROYECCIÓN DE CAJA Y BANCOS DE 2010 AL 2015 CON UN SISTEMA DE

Cuadro Nº 4. Proyección de Caja y Bancos de 2010 al 2015 con un Sistema de

2011 % 2012 % 2013 % 2014

1,500 - 11 1,500 - 11 1,500 - 11 1,500

387,047 + 5 425,752 +10 489,615 + 15 587,538

388,547 427,252 491,115 589,038

ombustibles SAC

La proyeccion que se puede realizar para el área de Caja y Bancos,


de un nuevo establecimiento en la ciudad de Trujillo, lo cual


anual de 5% sobre el año anterior.


Figura Nº 01. Proyección de Caja y Bancos de 2010 a l 2015 con un Sistema de

Documentos MVG Combustibles SAC Propia

2010 2011 2012 2013 2014

CAJA Y BANCOS 370,300 388,547 427,752 489,615 587,538

0

200,000

400,000

600,000

800,000+5% +10% +15% +20%


Cuadro Nº 4. Proyección de Caja y Bancos de 2010 al 2015 con un Sistema de

2014 % 2015 %

1,500 - 11 1,500 - 11

538 + 20 734,423 + 25

589,038 735,923

puede realizar para el área de Caja y Bancos,


de un nuevo establecimiento en la ciudad de Trujillo, lo cual



Figura Nº 01. Proyección de Caja y Bancos de 2010 a l 2015 con un Sistema de

2014 2015

587,538 734,423

+25% %

Comentario: En vista de los proyectos inversionistas que mantienen los

accionistas de la empresa MVG combustibles SAC para abrir una nueva estación

más, el aumento anual es de 5% anual

para el primer año el 5%, lo cual signifi

para el último año de esta proyección, el aumento sería de 25% sobre el

anterior, lo que significa un aumento en soles de S/.

proyección con más de medio millón de soles.

- ACTIVIDADES EVALUADAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

o Figura Nº 02. Actividades evaluadas del Departament o de Tesorería.

Fuente: Cuestionario Interno realizado a la Empresa MVG Com bustibles SAC.

Elaboración: Propia

Comentario: Según la

mayor atención son: El manejo adecuado de giro de cheques, la

emisión de los respectivos formatos de caja chica y caja fuerte.

en que se lleva a cabo la Recaudación de fond

chica estén en un nivel regular,

Giro de Cheques

Recibos de Caja

Recaudación de Fondos

Caja Fuerte y Caja Chica

- 41 -

En vista de los proyectos inversionistas que mantienen los


más, el aumento anual es de 5% anual en base al año anterior; correspondiendo

para el primer año el 5%, lo cual significa un aumento en soles de S/. 18, 247. Y

para el último año de esta proyección, el aumento sería de 25% sobre el

, lo que significa un aumento en soles de S/. 146, 885

medio millón de soles.

ALUADAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

Figura Nº 02. Actividades evaluadas del Departament o de Tesorería.

Cuestionario Interno realizado a la Empresa MVG Com bustibles SAC.

Propia

figura Nº 02, las actividades de tesorería que requieren

l manejo adecuado de giro de cheques, la

emisión de los respectivos formatos de caja chica y caja fuerte.

en que se lleva a cabo la Recaudación de fondos, el manejo de caja fuerte y caja

chica estén en un nivel regular, debe asegurarse su eficacia y eficiencia.

Giro de Cheques

Recibos de Caja

Recaudación de Fondos

Caja Fuerte y Caja Chica

Bancos.

REGULARMALO

En vista de los proyectos inversionistas que mantienen los


; correspondiendo

ca un aumento en soles de S/. 18, 247. Y

para el último año de esta proyección, el aumento sería de 25% sobre el año

146, 885. Concluyendo la

ALUADAS DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

Figura Nº 02. Actividades evaluadas del Departament o de Tesorería.

Cuestionario Interno realizado a la Empresa MVG Com bustibles SAC.

de tesorería que requieren

l manejo adecuado de giro de cheques, la creación y

emisión de los respectivos formatos de caja chica y caja fuerte. Aunque el modo

os, el manejo de caja fuerte y caja

su eficacia y eficiencia.

REGULAR BUENO

- CONTROL EXISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

o Figura Nº 03. C ontrol Existente del Departamento d

Fuente: Cuestionario InternoElaboración: Propia

Comentario: La figura Nº 03,

área de Tesorería. Para empezar, la falta de arqueos de caja chica y caja

encuentran en un nivel malo, lo cual puede llevar a robos y extravío de dinero. Por

otra parte, aunque las conciliaciones bancarias presentan un nivel regula

necesita que se le preste

- LA IMPLEMEN TACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN GASTO Y

NO INVERSIÓN.

o Figura Nº 04. La implementación de un sistema de co ntrol interno es un gasto y

no inversión.

Fuente: Entrevista realizada a la Empresa MVG Combustibles SAC.Elaboración: Propia

Arqueo de Caja

Conciliaciones Bancarias

- 42 -

CONTROL EXISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

ontrol Existente del Departamento d e Tesorería.

Cuestionario Interno realizado a la Empresa MVG Combustibles SAC.Propia .

a figura Nº 03, muestra las deficiencias existentes en

área de Tesorería. Para empezar, la falta de arqueos de caja chica y caja


otra parte, aunque las conciliaciones bancarias presentan un nivel regula

necesita que se le preste atención para mejorar su eficacia y eficiencia.

TACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN GASTO Y

Figura Nº 04. La implementación de un sistema de co ntrol interno es un gasto y

Entrevista realizada a la Empresa MVG Combustibles SAC. Propia .

Arqueo de Caja

Conciliaciones Bancarias

71%

29%SÍ

NO

REGULAR MALO BUENO

e Tesorería.

realizado a la Empresa MVG Combustibles SAC.

s existentes en el control del

área de Tesorería. Para empezar, la falta de arqueos de caja chica y caja fuerte se


otra parte, aunque las conciliaciones bancarias presentan un nivel regular,

atención para mejorar su eficacia y eficiencia.

TACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ES UN GASTO Y

Figura Nº 04. La implementación de un sistema de co ntrol interno es un gasto y

NO

BUENO

Comentario: De los 7 accionistas que fueron encuestados, 5 mencionaron que la

implementación de un Sistema de Control Interno

no puede ser efectuado. Sin embargo, los otros 2 accionistas mencionaron que, si

bien implica gasto; genera muchos beneficios, en otras palabras, representa una

inversión que debería ser analizada con más cuidado

- LA COSTUMBRE Y LA EXPERIENCIA EN REALIZAR LAS OPERA CIONES

COMERCIALES ES MEJOR QUE

o Figura Nº 05: L a costumbre y la experiencia en realizar las operac iones

comerciales es mejor que

Fuente: Entrevista realizada a la Empresa MVG Combustibles SAC.Elaboración: Propia

Comentario: De los 7 accionistas que fueron encuestados, 4 prefieren seguir

operando sus actividades según las experiencias y costumbres que han adquirido

con el tiempo antes que apostar por algo nuevo; el cual de seguro, según ellos,

exigirá mucho tiempo aprender. P

reconocen que un buen Sistema de Control Interno contiene maneras, técnicas,

principios y procedimientos que pueden dar mayor eficiencia y eficacia a las

operaciones comerciales de la empresa

43%

- 43 -

De los 7 accionistas que fueron encuestados, 5 mencionaron que la

un Sistema de Control Interno, sí es un gasto considerable que

. Sin embargo, los otros 2 accionistas mencionaron que, si

to; genera muchos beneficios, en otras palabras, representa una

inversión que debería ser analizada con más cuidado por la alta dirección

LA COSTUMBRE Y LA EXPERIENCIA EN REALIZAR LAS OPERA CIONES

COMERCIALES ES MEJOR QUE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

a costumbre y la experiencia en realizar las operac iones

comerciales es mejor que un sistema de control interno.

Entrevista realizada a la Empresa MVG Combustibles SAC. Propia

De los 7 accionistas que fueron encuestados, 4 prefieren seguir



exigirá mucho tiempo aprender. Pero existe el otro grupo de 3 accionistas que



operaciones comerciales de la empresa.

57%43%SÍ

NO

De los 7 accionistas que fueron encuestados, 5 mencionaron que la

, sí es un gasto considerable que

. Sin embargo, los otros 2 accionistas mencionaron que, si

to; genera muchos beneficios, en otras palabras, representa una

por la alta dirección.

LA COSTUMBRE Y LA EXPERIENCIA EN REALIZAR LAS OPERA CIONES

SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

a costumbre y la experiencia en realizar las operac iones

De los 7 accionistas que fueron encuestados, 4 prefieren seguir



ero existe el otro grupo de 3 accionistas que



- VENTAS NETAS DESDE 2005 A 2010.

o Cuadro Nº 5. Ventas Netas desde 2005 a

CONCEP. 2005 % 2006

Ventas 8,334,646 100 8,576,350

TOTAL 8,334,646 8,576,350


Elaboración: Propia.

Comentario.- La empresa presenta un incremento anual promedio en sus ventas

netas de 1.78%. Aunque este porcentaje es positivo, no indica que

necesariamente la empresa marcha bien, pues si notamos, cada año se pierde un

incremento promedio en sus ventas; lo cual indica que, si realizamos una

proyección a fututo, dentro de 2 años la empresa ya no seguirá teniendo este

incremento, lo cual generaría pérdidas.

- VENTAS NETAS DESDE 2005 A 2010.

o Figura Nº 06. Ventas Netas desde 2005 a

Fuente: Documentos


Ventas Netas

7,800,000

8,000,000

8,200,000

8,400,000

8,600,000

8,800,000

9,000,000

9,200,000

Nu

evo

s So

les

- 44 -

E 2005 A 2010.

Ventas Netas desde 2005 a 2010.

2006 % 2007 % 2008 % 2009

8,576,350 +2.9 8,759,712 +2.2 8,909,736 +1.8 9,009,752

8,576,350 8,759,712 8,909,736 9,009,752

ombustibles SAC

La empresa presenta un incremento anual promedio en sus ventas


e la empresa marcha bien, pues si notamos, cada año se pierde un



incremento, lo cual generaría pérdidas.

VENTAS NETAS DESDE 2005 A 2010.

Figura Nº 06. Ventas Netas desde 2005 a 2010.

Documentos MVG Combustibles SAC

Propia.

2005 2006 2007 2008 2009

Ventas Netas 8,334,646 8,576,350 8,759,712 8,909,736 9,009,752

7,800,000

8,000,000

8,200,000

8,400,000

8,600,000

8,800,000

9,000,000

9,200,000

+

+2.9 +2.2 +1.8 +1.2

2009 % 2010 %

9,009,752 +1.2 9, 076,429 +0.8

9,009,752 9, 076,429

La empresa presenta un incremento anual promedio en sus ventas


e la empresa marcha bien, pues si notamos, cada año se pierde un



2009 2010

9,009,752 9,076,429

1.2 +0.8

Comentario.- La empresa

sus ventas; sin embargo, en la figura Nº 06, podemos notar que a partir del año

2006 las ventas anuales no han mantenido el ritmo de sus ventas y durante estos

últimos 5 años no ha podido recuperarlas. Es

ventas, es una de las fuentes principales de ingreso y supervivencia de la

empresa.

- VARIACIÓN PORCENTUAL EN LAS VENTAS DESDE 2005 A 201 0.

o Figura Nº 07. Variación Porcentual

Fuente: Documentos


Comentario: Las Ventas Netas prom

anual. Sin embargo, se puede

las ventas netas han sufrido una variación promedio signi

(Figura Nº 07); lo cual significa que las ventas no aumentan como debería

esperarse; aunque como se pu

positivo cada año.

Variación %

0.5

1.5

2.5

3.5

Po

rce

nta

je

- 45 -

La empresa ha sabido generar buenos ingresos como producto de

sin embargo, en la figura Nº 06, podemos notar que a partir del año


últimos 5 años no ha podido recuperarlas. Esta situación es delicada; pues, las


VARIACIÓN PORCENTUAL EN LAS VENTAS DESDE 2005 A 201 0.

Figura Nº 07. Variación Porcentual en las Ventas desde 2005 a


Propia.

Las Ventas Netas promedio obtenidas hasta el año 2005

anual. Sin embargo, se puede percibir que, desde el año 2005 hasta el año 2010,

ntas netas han sufrido una variación promedio significativa de

); lo cual significa que las ventas no aumentan como debería

esperarse; aunque como se puede apreciar en la Figura Nº 06, todo porcentaje es

2005 2006 2007 2008 2009

Variación % 3 2.9 2.2 1.8 1.2

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

generar buenos ingresos como producto de

sin embargo, en la figura Nº 06, podemos notar que a partir del año


ta situación es delicada; pues, las


en las Ventas desde 2005 a 2010.

edio obtenidas hasta el año 2005, fue de 3%

hasta el año 2010,

ficativa de -0.44%

); lo cual significa que las ventas no aumentan como debería

, todo porcentaje es

2010

0.8

- UTILIDAD NETA DESDE 2005 A 2010

o Cuadro Nº 6. Utilidad Neta d

CONCEPTO 2005 %

Utilidades 315,002 100

TOTAL 315,002

Fuente: Documentos MVG


Comentario.- Las Utilidades Netas que han venido generandose durante estos

ultimos años no reflejan una buena marcha ni una buena gestion por parte del

directorio y de la alta gerencia. Aunque hasta la fecha ningun periodo ha arrojado

pérdidas, sí hay una disminucion e

estar colocando a la empresa en una situacion peligrosa.

- UTILIDAD NETA DESDE 2005 A 2010.

o Figura Nº 08. Utilidad Neta d



Utilidad Neta

050,000

100,000150,000200,000250,000300,000350,000400,000450,000

Nu

evo

s So

les

- 46 -

NETA DESDE 2005 A 2010

Cuadro Nº 6. Utilidad Neta d esde 2005 a 2010.

2006 % 2007 % 2008 % 2009

100 384,150 +22 425,316 +35 326,004 +3.5 297,456

384,150 425,316 335,764

MVG Combustibles SAC

Las Utilidades Netas que han venido generandose durante estos



pérdidas, sí hay una disminucion en el porcentaje de incremento anual que podría

estar colocando a la empresa en una situacion peligrosa.

UTILIDAD NETA DESDE 2005 A 2010.

Figura Nº 08. Utilidad Neta d esde 2005 a 2010.



2005 2006 2007 2008 2009

Utilidad Neta 315,002 384,150 425,316 326,004 297,456

050,000

100,000150,000200,000250,000300,000350,000400,000450,000

+

+21.95 +35.02 +3.49 -5.57

2009 % 2010 %

297,456 -5.6 284,882 -9.68

297,456 284,882

Las Utilidades Netas que han venido generandose durante estos



n el porcentaje de incremento anual que podría

2009 2010

297,456 284,882

-9.56

Comentario.- Las Utilidades Netas que la empresa no ha podido generar, son

considerables. Pasar de generar S/. 425, 316 en el año 2007 a S/. 284, 882 en el

2010 es realmente importante ser examinados. La

analisis de estudio por parte de la alta gerencia o del directorio a fin de tomar las

medidas correspondientes para detener la hemorragia de recursos.

- VARIACIÓN PORCENTUAL DE LAS UTILIDADES DESDE 2005 A 2010.

o Figura Nº 09. Variació

Fuente: Documentos MVG Combustibles SACElaboración: Propia

Comentario: La utilidad promedio obtenida hasta el año 2007, expresada en

porcentaje, fue de 24.60% anual. Sin embargo, se puede percibir que, desde 200

hasta el 2010, las Utilidades Netas han sufrido una variación promedio signif

de -15.00% lo cual significa

hasta el 2007; producto de los gastos e inversiones, aunado a las consecuencias

que genera la falta de un Sistema de Control Interno, las utilidades han

descendido de S/. 425, 316 a S/. 284, 882.

Variación %

Po

rce

nta

je

- 47 -

Las Utilidades Netas que la empresa no ha podido generar, son


2010 es realmente importante ser examinados. La disminucion de estas deben ser



VARIACIÓN PORCENTUAL DE LAS UTILIDADES DESDE 2005 A 2010.

Variació n Porcentual de las Utilidades desde 2005 a

Documentos MVG Combustibles SAC Elaboración: Propia

La utilidad promedio obtenida hasta el año 2007, expresada en


hasta el 2010, las Utilidades Netas han sufrido una variación promedio signif

lo cual significa que las Utilidades no sigue la tendencia que se tuvo



descendido de S/. 425, 316 a S/. 284, 882. (Figura Nº 08).

2005 2006 2007 2008 2009

Variación % 16.84 21.95 35.02 3.49 -5.57

-20

-10

0

10

20

30

40

Las Utilidades Netas que la empresa no ha podido generar, son


disminucion de estas deben ser



VARIACIÓN PORCENTUAL DE LAS UTILIDADES DESDE 2005 A 2010.

n Porcentual de las Utilidades desde 2005 a 2010.

La utilidad promedio obtenida hasta el año 2007, expresada en


hasta el 2010, las Utilidades Netas han sufrido una variación promedio significativa

que las Utilidades no sigue la tendencia que se tuvo



2010

-9.56

- PRINCIPALES HECHOS QUE CONTRIBUYERON A LA DISMINUCI ÓN DE LAS

UTILIDADES DESDE 2008 A 2010.

o Figura Nº 10 . Principales hechos que contribuyeron a la disminuci ón de las

Utilidades desde 2008 a 2010.

Fuente: Entrevista realizada a la Empresa


Comentario: Los hechos

afectaron significativamente las utilidades de la empresa en los últimos 3 años;

aunque existen otros gastos mayores que también afectan, en esta ocasión nos

referimos a aquellos que no deberían de serlo

sanciones otorgadas a trabajadores, seguido por las multas que SUNAT y otras

intendencias del Estado han cargado sobre la empresa, luego tenemos los robos y

extravíos de documentos y dinero en efectivo y finalmente, los cierr

de establecimiento de 3 días cada uno.

Cierres Temporales

9%

Robos y extravíos.

28%

- 48 -

PRINCIPALES HECHOS QUE CONTRIBUYERON A LA DISMINUCI ÓN DE LAS

DESDE 2008 A 2010.

Principales hechos que contribuyeron a la disminuci ón de las

desde 2008 a 2010.

Entrevista realizada a la Empresa MVG Combustibles SAC.

Propia

hechos especificados en el gráfico Nº 10, son aquellos que



referimos a aquellos que no deberían de serlo. El primer lugar lo ocupa las



extravíos de documentos y dinero en efectivo y finalmente, los cierr

de establecimiento de 3 días cada uno.

Multas

29%

PRINCIPALES HECHOS QUE CONTRIBUYERON A LA DISMINUCI ÓN DE LAS

Principales hechos que contribuyeron a la disminuci ón de las

especificados en el gráfico Nº 10, son aquellos que



. El primer lugar lo ocupa las



extravíos de documentos y dinero en efectivo y finalmente, los cierres temporales

Sanciones

34%

Multas

- RECURSOS ECONÓMICOS FRENTE A UNA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA

DE CONTROL INTERNO.

o Figura Nº 11. Recursos Económicos frente a una

Sistema d e Control Interno.

Fuente: Entrevista realizad


Comentario: La empresa tiene S/. 644, 866.41 a disposición para utilizarlos en

proyectos de inversión. A fin de aplicar un porcentaje a la implementación de este

Sistema, la Junta Administrativa ha designado brindar el 10% para su

implementación; lo que significa que

aproximado de una implementación de Sistema de Control Interno, para la

empresa MVG Combustibles SAC, es de S/. 38, 000; existe S/. 26, 487 que aún

sobraría en caso de alguna variación en los costos de dicha implem

Además de presentar suficientes recursos de personal

0

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

70,000

Recursos Económicos

- 49 -

RECURSOS ECONÓMICOS FRENTE A UNA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA

DE CONTROL INTERNO.

Figura Nº 11. Recursos Económicos frente a una Implementación de

e Control Interno.

Entrevista realizad a a la Empresa MVG Combustibles SAC.

Propia

La empresa tiene S/. 644, 866.41 a disposición para utilizarlos en



implementación; lo que significa que se dispone de S/. 64, 487. Como el costo



sobraría en caso de alguna variación en los costos de dicha implem

Además de presentar suficientes recursos de personal y Tecnológicos.

Recursos Económicos Costo de Implementación

Aprox.


Costo de Implementación Aprox.

RECURSOS ECONÓMICOS FRENTE A UNA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA

Implementación de

La empresa tiene S/. 644, 866.41 a disposición para utilizarlos en



se dispone de S/. 64, 487. Como el costo



sobraría en caso de alguna variación en los costos de dicha implementación.

y Tecnológicos.


Costo de Implementación Aprox.

- ACTITUD FRENTE AL CAMBIO.

o Figura Nº 12. Actitud Frente a

Fuente: Entrevista realizada a l


Comentario: Mediante las encuestas realizadas, se pudo percibir que, d

trabajadores que laboran en la empresa,

implementación de un Sistema de Control Interno en la empresa,

como un Sistema que traerá beneficios y segur

un 40%. Esta actitud negativa es normal en todo trabajador pues implica

adaptabilidad a nuevos cambios.

disconformidad que tienen con esta propuesta. Ellos alegan que prefier

trabajando tal y como hasta hora lo han hecho y no logran percibir las ventajas

que resultarían de su aplicación. Ellos corresponden la mayoría con un 60%.

0

10

20

30

40

50

60

Porcentaje

Po

rcen

taje

- 50 -

ACTITUD FRENTE AL CAMBIO.

Actitud Frente a l Cambio.

Entrevista realizada a l a Empresa MVG Combustibles SAC.

Propia

las encuestas realizadas, se pudo percibir que, d

trabajadores que laboran en la empresa, 9 de ellos están de acuerdo en la

implementación de un Sistema de Control Interno en la empresa,

como un Sistema que traerá beneficios y seguridad para todos;

Esta actitud negativa es normal en todo trabajador pues implica

adaptabilidad a nuevos cambios. Mientras que, los 14 restantes manifiestan la

disconformidad que tienen con esta propuesta. Ellos alegan que prefier



SÍ NO

40 60

las encuestas realizadas, se pudo percibir que, de los 23

de ellos están de acuerdo en la

implementación de un Sistema de Control Interno en la empresa, además de verlo

idad para todos; el cual representa

Esta actitud negativa es normal en todo trabajador pues implica

Mientras que, los 14 restantes manifiestan la

disconformidad que tienen con esta propuesta. Ellos alegan que prefieren seguir



- 51 -

CUESTIONARIO INTERNO Nº 01

La siguiente encuesta se realizó un día Jueves 15 de Setiembre de 2011 en la

oficina de la Empresa MVG COMBUSTIBLES SAC – Trujillo, La Libertad. La

encuesta, realizada por el Sr. DANIEL CUEVA MAS, fue para el Gerente General:

Sr. HERNANDO VEGA GUTIERREZ.

El resumen de la encuesta se presenta a continuación:

- Con referencia al manejo de la caja fuerte de la empresa, sí existe una para la

custodia del efectivo y sus documentos; sin embargo, su clave de acceso no

es de uso exclusivo del cajero, también lo maneja el Gerente General, el

Gerente Financiero y la secretaria. El dinero ingresado en ella permanece

hasta que se efectúe su respectivo depósito; sin embargo, corre el riesgo que

sean extraídos por personas ajenas, pues el sistema de ingreso de dinero a

caja fuerte no es muy seguro.

- Con respecto a la recaudación de fondos, el dinero que se recauda

diariamente es ingresado a la caja fuerte. Cabe señalar que los depósitos a

caja fuerte no son intactos, pues si la empresa necesita realizar gastos fuertes,

utilizan parte o el total de este antes de ser ingresado. No se expiden los

respectivos recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de valores.

- En lo referente a caja chica, no existe un monto fijo para esta. Aunque los

gastos son autorizados por el gerente financiero, no existen formatos definidos

para ellos.

- 52 -

- En cuanto a los arqueos sorpresivos de caja, estos no son realizados ni

tampoco existen formatos apropiados para ello.

- En referencia a los bancos, cada cuenta bancaria que maneja la empresa

están registradas a nombre de esta. Además, cada vez que desean aperturar

una cuenta corriente, estas son estudiadas previamente por la alta dirección,

además de escoger y autorizar al girador de cheques.

- Las chequeras en blanco no son custodiadas en la caja fuerte ni tampoco se

encuentran restringidos los sellos para los cheques. Su uso, en muchas

ocasiones, no mantienen un orden secuencial, tampoco se utiliza el sello

protector para cheques ni se lleva un registro de su uso en los libros auxiliares

de bancos.

- Por último, en referencia a las conciliaciones bancarias, estas son realizadas,

no mensualmente como ha de esperarse; sino mas bien, de manera anual

justo cuando se tiene que realizar la declaración jurada anual. Tampoco se

tienen formatos definidos para efectuarlas. Cuando éstas se realizan, son

efectuadas por el Contador General, persona diferente a quien realiza los

pagos. También se realizan los ajustes necesarios luego de ser elaboradas las

conciliaciones.

- 53 -

ENTREVISTA Nº 01

La siguiente entrevista se realizó un día Lunes 19 de Setiembre de 2011 en la

oficina de la Empresa MVG COMBUSTIBLES SAC – Trujillo, La Libertad. La

encuesta, realizada por el Sr. DANIEL CUEVA MAS, fue para el Contador

General: Sr. JULIO RUGEL OYOLA.

El resumen de la entrevista se presenta a continuación:

- Sobre la primera pregunta de Ingresos de Caja, acerca del acceso al efectivo

por parte de empleados ajenos al encargado del departamento de caja, se

respondió que existen 4 personas que lo tienen.

- Sobre la segunda pregunta, concerniente a si el cajero realiza el cobro a los

clientes, se respondió que eso es afirmativo.

- Sobre la tercera pregunta, concerniente a si el cajero paga cheques con el

efectivo recibido, se respondió que eso también es cierto.

- Sobre la cuarta pregunta, concerniente a si las sucursales realizan diariamente

los depósitos, se contestó que esto ocurre en muchas ocasiones.

- En lo que respecta a la primera pregunta de egresos de caja, acerca de los

pagos que son realizados con cheques, se mencionó que sí se realizan, salvo

los pagos de remuneraciones que son efectuados por medio de caja chica.

- Sobre la segunda pregunta, acerca de la seguridad de los talonarios en

blanco, se dijo que no se encuentran en un lugar seguro.

- 54 -

- Con respecto a la primera pregunta de Caja Chica, sobre los pagos de caja

chica, si están debidamente sustentados, se respondió que sí lo están.

- Con respecto a la segunda pregunta, acerca de si se realizan anticipos de

salarios y sueldos con dinero de caja chica, se dijo que sí existe tal deficiencia.

- En lo referente a la tercera pregunta, acerca de los arqueos de Caja Chica, se

mencionó que éstos no se vienen dando desde el año 2008.

- En lo referente a la cuarta pregunta sobre el encargado de realizar el arqueo

de caja, se dijo que cuando estos se realizan, lo efectúa alguien distinto del

encargado de caja chica.

- Con respecto a la primera pregunta de Conciliaciones Bancarias, acerca de la

frecuencia con las que se realizan, se mencionó que éstas son realizadas de

modo anual.

- Sobre la segunda pregunta, acerca de los reportes de los resultados de las

conciliaciones, se dijo que son reportados al Gerente General y Financiero.

- Con respecto a la primera pregunta de Control Interno, sobre si la empresa

presenta un Sistema establecido de control Interno, se dijo que dicha empresa

no lo presenta.

- Sobre la segunda pregunta, de por qué no se ha implementado un sistema de

control interno, se dijo que la mayoría de la alta gerencia considera dicha

implementación un gasto no recuperable; por otra parte, prefieren laborar

según como la costumbre y la experiencia les han enseñado.

- 55 -

- Sobre la tercera pregunta, sobre como se han afectado las utilidades por la

ausencia de un control interno, se mencionó que éstas han sido perjudicadas.

- Sobre la cuarta pregunta, que solicita cantidades de extravíos y robos, se dijo

que hay 26 denuncias por extravíos o robos de facturas y boletas de venta.

- Sobre la quinta pregunta, acerca de si se repartió memorándums de quejas y

sanciones a trabajadores, se dijo que sí se han repartido, por motivos tales

como: No aplicar las instrucciones, el fiado a los clientes y pérdida de dinero.

- Sobre la sexta pregunta, referente a las ventas anuales, se mencionó que

éstas también se han visto afectadas.

- Sobre la séptima pregunta, acerca del tipo de sanciones que ha recibido la

empresa, se dijo que son principalmente dos: Cierre temporal de

establecimiento y multas.

- Sobre la octava pregunta, acerca de la factibilidad de implementar un Sistema

de control interno en la empresa MVG Combustibles SAC, el Contador

General JULIO RUGEL OYOLA opina que sí le parece factible implementarlo;

pues la empresa cuenta con suficiente recursos económicos, laborales y

tecnológicos para efectuarlo.

- Sobre la novena pregunta, acerca de la actitud por parte de los trabajadores

ante la propuesta de implementación de un sistema de control interno, se

mencionó que la gran mayoría no lo acepta, pues implica realizar grandes

cambios.

- 56 -

OBSERVACIÓN

Mediante este instrumento, se pudo observar las siguientes deficiencias:

ÁREA CAJA

1. Los encargados de efectuar las ventas y de recaudar los ingresos

percibidos no reciben ningún tipo de capacitación, solo se confían en lo

que les enseñan sus demás compañeros que llevan más tiempo laborando.

2. Los vendedores, los cuales actúan como cajeros a la vez, en múltiples

ocasiones no perciben ingresos a pesar que el combustible salió; esto se

debe al fiado que realizan a sus clientes, corriendo el riesgo que no se le

efectúe ningún pago.

3. Los ingresos percibidos por las ventas se mezclan con el dinero de caja

chica.

4. Para dar salida o ingreso de efectivo en caja chica, solo se utiliza un simple

papelito sin firma o sello que autorice su salida o certifique su ingreso. No

se utiliza notas de ingreso o de salida de efectivo.

5. Los pagos correspondientes a sueldos y salarios son pagados con dinero

de caja chica para todo el personal, quedando en muchas ocasiones

empleados sin recibir su correspondiente pago por falta de efectivo en ésta.

- 57 -

6. En la sucursal de Lima no se realiza los depósitos correspondientes en el

banco, en el día en que se efectuaron los ingresos o a más tardar el día

siguiente.

CAJA FUERTE

1. La caja fuerte no se encuentra ubicado en un lugar estratégico, pues está

localizado dentro del departamento de contabilidad, exponiendo la

responsabilidad, en caso de pérdida, a otros empleados ajenos a su uso.

2. El ingreso del efectivo a caja fuerte se realiza por medio de una ranura

pequeña ubicada en la pared. Esto presenta riesgo de robo por si el dinero

se atasca en medio de la vía que conduce a su interior antes que caiga a

caja fuerte, tal como ha sucedido en otras ocasiones.

3. El ingreso del efectivo a caja fuerte es realizado mediante una sola

persona, sin ningún testigo, y sin depositar alguna nota de ingreso de caja;

exponiendo a la tentación de extraer efectivo a los responsables del uso de

la caja fuerte.

4. Cada vez que alguno de los Gerentes necesita dinero, simplemente abre la

caja fuerte y saca dinero sin dejar alguna nota de salida de caja.

USO DE CHEQUES

1. Existen 4 personas que manejan los cheques: El Gerente General, el

gerente financiero, la secretaria y el cajero.

- 58 -

2. Los cheques en blanco no se encuentran debidamente custodiados, pues

se encuentran dispersados por los 4 escritorios administrativos; quedando

así expuestos al uso indebido de estos.

3. Se giran cheques para préstamo a terceros o pagos personales.

ARQUEOS DE CAJA

1. No se realiza ningún tipo de arqueos sorpresivos; tanto a los encargados de

caja como de caja chica.

2. No existe ningún formato de arqueo de caja chica.

CONCILIACIONES BANCARIAS

1. Las conciliaciones bancarias son realizadas por el personal de contabilidad;

sin embargo, se efectúa de manera anual.

- 59 -

PROPUESTA DE FORMATOS APLICABLES PARA EL CONTROL

INTERNO DE CAJA Y BANCOS

La empresa MVG COMBUSTIBLES SAC, hasta el momento, no cuenta con

formatos definidos para el respectivo control interno del área Caja y Bancos.

Los formatos que se utilizan para realizar las conciliaciones anuales son

propiedad del contador que labora en la empresa ese mismo año. Por eso,

resulta necesario diseñar formatos aplicables para el control interno de ésta

área, para luego ser propuestas a la alta dirección y luego de ser aprobadas

pasar a la utilización de estas lo más antes posible.

Los nuevos formatos comprenden controles tales como:

- Arqueo de caja.

- Acta de arqueo de caja.

- Conciliación bancaria.

- Arqueo de caja chica y producto por isla.

- Libro Banco.

- Movimiento de Caja al mes.

- Nota de ingreso de caja.

- Nota de salida de caja.

- 60 -

- ARQUEO DE CAJA o Cuadro Nº 07. Arqueo de Caja

Fuente: MACHOTES Y FORMATOS Elaboración: Propia.

Comentario.- En la empresa, cada formato de Arqueo de Caja son estructurados

y utilizados por los distintos contadores que laboran en diferentes periodos. No

hay formatos definidos. Es por eso que, se propone implementar este formato de

Arqueo de Caja, que cuenta con la descripción de los conceptos a utilizar en su

realización.

M.V.G. COMBUSTIBLES SAC. FECHA: RUC. 20438687646 HORA:

ARQUEO DE CAJA AL

FONDOS Y CHEQUES RECONTADOS IMPORTE CANTIDAD SUBTOTAL TOTAL S/. S/. BILLETES: 200.00 0.00 100.00 0.00 50.00 0.00 20.00 0.00 10.00 0.00 0.00

MONEDAS: 5.00 0.00 2.00 0.00 1.00 0.00 0.00

FONDOS RECONTADOS 0.00

TOTAL FONDOS RECONTADOS 0.00

RESPONSABLE

ARQUEADO

Vº Bº

DEL FONDO:

POR:

PREPARADO POR:

- 61 -

- ACTA DE ARQUEO DE CAJA

o Cuadro Nº 08. Acta de Arqueo de Caja

Fuente: MACHOTES Y FORMATOS


Comentario.- En la empresa no existe el formato correspondiente a Acta de

Arqueo de Caja. Es por tal motivo que se propone implementar este formato de

Acta de Arqueo de Caja, que cuenta con la descripción de los conceptos a utilizar

en su realización. Cuenta además con las firmas del responsable de tesorería o

caja chica y por la persona que realizó el arqueo, teniendo el Visto Bueno del

Gerente General.

M.V.G. COMBUSTIBLES SAC. FECHA: RUC. 20438687646 HORA: ACTA DE ARQUEO DE CAJA AL____________ SALDO DEL LIBRO CAJA AL__________ S/.0.00 MÁS INGRESO DEL DÍA_________ Facturas 0.00 Boletas de Venta 0.00 0.00 SALDO DEL LIBRO CAJA AL__________ 0.00 FONDOS RECONTADOS Dinero en efectivo 0.00 0.00 FALTANTE/SOBRANTE 0.00 AJUSTE DE REGULARIZACIÓN DEL SALDO DE CAJA 0.00

SALDO DE CAJA SEGÚN AUDITORIA 0.00

Explicación del Faltante o Sobrante:

Al término del Arqueo el responsable de Caja manifestó haber puesto a nuestra disposición todos

los Fondos y valores a su cargo, los mismos que le fueron devueltos al término del mismo, en fe de lo cual firmamos la presente Acta.

RESPONSABLE ARQUEADO Vº Bº DEL FONDO: POR: PREPARADO POR:

- 62 -

- CONCILIACIÓN BANCARIA

o Cuadro Nº 09. Conciliación Bancaria

Fuente: GOLD SYSTEM


Comentario.- En la empresa no existe el formato correspondiente a Conciliación

Bancaria. Es por tal motivo que se propone implementar este formato de

Conciliación Bancaria, que cuenta con la descripción de los conceptos a utilizar en

su realización. Este formato, facilitará el control que debe haber para las distintas

cuentas corrientes de la empresa, a fin de que se realice de un modo ordenado.

CONCILIACIÓN BANCARIA

M.V.G. COMBUSTIBLES SAC. RUC. 20438687646 CONCILIACIÓN BANCARIA AL _________ BANCO _________________ - CTA.CTE. _________________

CONCEPTO SALDO AL

_______ MOVIMIENTOS SALDO AL

_______

DEPÓSITOS CHEQUES S/. S/. S/. S/. Saldo según Estado Bancario 0.00 0.00 0.00 0.00

MENOS:

Cheques Pendientes de cobro 0.00 0.00

Saldo según Libros 0.00 0.00 0.00 0.00

AJUSTE DE REGULARIZACION DE BANC. 0.00 0.00 0.00 0.00

SALDO EN LIBROS. 0.00 0.00 0.00 0.00

OBSERVACIONES:

PREPARADO POR:

- 63 -

- ARQUEO DE CAJA CHICA Y PRODUCTO POR ISLA

o Cuadro Nº 10. Arqueo de Caja Chica y Producto por I sla

Fuente: MVG COMBUSTIBLES SAC Elaboración: Propia.

Comentario.- Este formato ya existe en la empresa, debido a su utilidad diaria.

Sin embargo, carecía de conceptos relevante, las cuales fueron tomadas para su

mejoría. Es por tal motivo que se propone implementar este formato mejorado de

Arqueo de Caja chica y Producto por Isla, que cuenta con la descripción mejorada

de los conceptos a utilizar en su realización.

ARQUEO DE CAJA CHICA Y PRODUCTO POR ISLA M.V.G. COMBUSTIBLES SAC. RUC. 20438687646

Nombres y Apellidos Turno HORA Fecha SUC.

DETALLE I S L A _________

G - 84° G - 90° D - 2 PRECIO/GALON S/. S/. S/.

CARA CARA CARA 1 2 1 2 1 2 LECTURA INICIAL LECTURA FINAL GALONES ( Q ) SOLES ( S/. )

LECTURA MEDIDOR

LIQUIDACIONES DESCRIPCION IMPORTE

LIQUIDACIÓN EFECTIVO VALES CRD. OTROS CHEQUE DESC Total Liquidado

OSERVACIONES

FIRMA DEL VENDEDOR

Vº Bº

- 64 -

- LIBRO BANCO

o Cuadro Nº 11. Libro Banco


Comentario.- En la empresa no existe el formato correspondiente al llenado de

Libro Bancos, siempre que se realiza es solamente para las declaraciones juradas

anuales. Es por tal motivo que se propone implementar este formato de Libro

Bancos, que cuenta con la descripción de los conceptos a utilizar en su realización

y que la empresa necesita conocer. Este formato, facilitará el control que debe

darse para las distintas operaciones bancarias que la empresa maneja en sus

distintas cuentas.

LIBRO BANCO

M.V.G. Combustibles SAC. RUC. 20438687646

Fecha de Hoy

Banco __________ Cta. Cte.________

Saldo inicial

Fecha Nota de Debito o Crédito

Concepto Número de Cheque u Operación Créditos Débitos Saldo

Contable

Saldo Contable

Real

- 65 -

- LIBRO CAJA o Cuadro Nº 12. Libro Caja

Fuente: MVG COMBUSTIBLES SAC


Comentario.- En la empresa no existe el formato correspondiente a Libro Caja.

Es por tal motivo que se propone implementar este formato de Libro Caja, que

cuenta con la descripción de los conceptos a utilizar en su realización. Este

formato, facilitará el control que debe haber para distintos manejos del efectivo y

depósitos o retiros bancarios.

LIBRO CAJA

MOVIMIENTOS DE CAJA DEL MES _______________

M.V.G. COMBUSTIBLES S.A.C.

RUC 20438687646

Corr. Suc. Fech Ch/. Concepto Doc. Cta. Descripcion U$$ Tipo Cam S/. D

Debe H

Haber Saldos

- 66 -

- NOTA DE INGRESO DE CAJA

o Cuadro Nº 13. Nota de Ingreso de Caja

Fuente: MVG COMBUSTIBLES SAC


Comentario.- En la empresa no existe el formato correspondiente a Nota De

Ingreso de Caja. Es por tal motivo que se propone implementar este formato que


formato, dará testimonio de los respectivos depósitos que se realizan a la bóveda

o caja fuerte, asegurando la protección del efectivo.

NOTA DE INGRESO DE CAJA

DÍA:

HORA:

VENDEDOR: __________________________

BILLETES: CANTIDAD

200.00

100.00

50.00

20.00

10.00

MONEDAS: CANTIDAD

5.00

2.00

1.00

0.50

0.20

0.10

TOTAL S/.

SON:

FIRMA DEL VENDEDOR FIRMA DEL RESPONSABLE

DE CAJA

- 67 -

- NOTA DE SALIDA DE CAJA

o Cuadro Nº 14. Nota de Salida de Caja

NOTA DE SALIDA DE CAJA

DÍA:

HORA:

RESPONSABLE DE CAJA:

BILLETES: CANTIDAD

200.00

100.00

50.00

20.00

10.00

MONEDAS: CANTIDAD

5.00

2.00

1.00

0.50

0.20

0.10

TOTAL S/.

SON:

FIRMA DEL RESPONSABLE GERENTE FINANCIERO DE CAJA


Comentario.- En la empresa no existe el formato correspondiente a Nota De

Salida de Caja. Es por tal motivo que se propone implementar este formato que


formato, dará testimonio de las respectivas salidas que se realizan de la bóveda o

caja fuerte, mostrando el destino o uso que se dio a cada retiro.

- 68 -

PROPUESTA DE FLUJOGRAMA PARA EL ÁREA DE TESORERÍA

La empresa MVG COMBUSTIBLES SAC, hasta el momento, no cuenta con un

adecuado Flujograma de tesorería, especialmente para las funciones de cobranza

y pagos. La forma de trabajar en dicho departamento amerita a la experiencia y

costumbre de los trabajadores.

Por eso, resulta necesario diseñar Flujogramas de tesorería aplicables para el

control interno de ésta área, para luego ser propuestas a la alta dirección y luego

de ser aprobadas pasar a la utilización de estas lo más antes posible.

A continuación observaremos 2 Flujogramas del departamento de tesorería

concerniente a:

� Cobranzas.- El cual presenta conceptos tales como: Ventas al contado y al

crédito. Modo de pago en efectivo y en cheque. La respectiva cancelación

del cliente y la posibilidad de no cancelar su deuda.

� Pagos.- El cual seguirá conceptos tales como: La aprobación de los pagos

a realizarse por parte del Gerente Financiero, la evaluación de los fondos

disponibles en efectivo, etc. Si no lo hubiese, se buscará un modo de pago

alternativo para efectuar la respectiva cancelación de ésta. Así mismo,

determinar cuál es el debido control que debe existir para los movimientos

de flujo de efectivo en caja fuerte.

- 69 -

- FLUJOGRAMA DEL ÁREA DE TESORERÍA - Proceso de Cobr anzas

o Cuadro Nº 15. Flujograma del Área de Tesorería - Pr oceso de Cobranzas

Fuente: MONOGRAFÍAS


AL CRÉDITO

EN EFECTIVO

EN CHEQUE

SI NO

MENOR DE

S/. 2, 000 MAYOR DE

S/. 2, 000

AL CONTADO

CAJA CHICA

CAJA FUERTE GERENTE

FINANCIERO

SI NO

FIRMAR LETRA(S) CANCELACIÓN

NO

SÍ

DEPÓSITO LETRA

EN BCO.

MODO DE PAGO

SE ACEPTA

SE ACEPTA

NOTA DE

INGRESO

VENTAS

SE RECHAZA

DEPÓSITO EN

BANCO

SE RECHAZA

SE ACEPTA

TELEGIRO

- 70 -

Comentario.- Las Ventas pueden ser al contado o al crédito. Si fuese al Contado,

tendrá un modo de pago: en efectivo o en cheque. Si fuese en Cheque, el Gerente

Financiero debe aceptarlo. Si fuese al Crédito, el cliente debe firmar una o más

letras. Luego del tiempo otorgado, el cliente debe realizar la respectiva

cancelación. Si el cliente no cumple, la empresa estará en su derecho de exigirla.

- FLUJOGRAMA DEL ÁREA DE TESORERÍA - Proceso de Pagos

o Cuadro Nº 16. Flujograma del Área de Tesorería - Pr oceso de Pagos

Fuente: MONOGRAFÍAS Elaboración: Propia.

G. FINANCIERO

SI NO

SI NO

TELEGIRO A

CUENTA DEL

BENEFICIARIO NOTA DE

SALIDA DE CAJA

PAGO A

BENEFICIARIO

MODO DE PAGO

FIRMA DEL

G.FINANCIERO

PAGO A

BENEFICIARIO(S)

PAGOS A REALIZARSE

SE RECHAZA

¿HAY

EFECTIVO

DISPONIB.L

ES?

Aprobación

CHEQUE

- 71 -

Comentario.- Cuando se tenga que realizar algún pago o varios, primero tendrá

que aprobarlo el Gerente Financiero. Si éste aprueba el gasto, tendrá que

evaluarse si hay fondos disponibles en efectivo para efectuarlos. Si no lo hubiese,

se buscará un modo de pago alternativo tales como un telegiro bancario o la

emisión de un cheque. Pero si hubiese efectivo disponible, entonces tendrá que

emitirse una nota de salida de caja que atestigüe que hubo dinero que salió de la

caja fuerte.

En vista de la ausencia de Flujogramas en la empresa MVG Combustibles SAC,

especialmente para las actividades de Tesorería, se ha elaborado las propuestas

de Flujograma de Tesorería presentadas anteriormente.

Estos Flujogramas, que corresponden a las actividades: Proceso de Cobranzas y

de Pagos; busca guiar al personal correspondiente para cada área afectada en

dichos procesos, a fin de que efectúen sus labores de la manera más eficiente.

Por otra parte, estos Flujogramas buscan hacer más conscientes a los

trabajadores de los problemas que experimentan, organizando y detallando

aquellos problemas que dependen de ellos mismos y cuáles de los problemas

pueden ser considerados causas y cuáles efectos.

Si un Flujograma persigue estos objetivos a fin de lograr eficacia y eficiencia de

sus operaciones, es necesario ser considerado prontamente dentro de una

propuesta de implementación de control interno en el área de Caja y Bancos de la

empresa.

- 72 -

- 73 -

Según el cuadro N°06, las Utilidades no han manteni do el ritmo de aumento desde

el año 2008; año en el cual, la alta Gerencia descuida los controles existentes en

el área delicada de Caja y Bancos. Según la figura N°09, la utilidad promedio

obtenida hasta el año 2007, expresada en porcentaje, fue de 24.60% anual; sin

embargo, desde 2008 a 2010 ha sufrido la variación porcentual promedio de -15%

anual; cayendo así, según la figura N°08, de obtene r S/. 425, 316 a S/. 284, 882.

Según el cuadro N°05, las Ventas Netas no han mante nido el ritmo de aumento

desde 2006. Desde aquél año, la empresa presenta un incremento anual promedio

en sus ventas netas de tan solo 1.78%. Según la figura N°07, la variación

porcentual promedio que la empresa presenta hasta 2005, es de +3% anual. Sin

embargo, desde 2006 a 2010 su variación porcentual promedio es de -15% anual.

El cuadro N°01, muestra a la empresa con una deuda a sus proveedores de

S/. 10,414,639.05, las cuales representan el 72.50% del total de sus deudas y el

importe de Caja y Bancos es de tan solo S/. 370,299.71, el cual representa el

2.58% de su total de activos. Todo esto significa que la empresa tiene problemas

de liquidez para asumir sus respectivas obligaciones.

Según el cuadro nº 4, si se implementara un sistema de control interno en el área

de Caja y Bancos, podemos realizar una proyección razonable de ésta de 2010 a

2015. Los datos que obtendríamos serían favorables debido a que se tendría un

fondo fijo de S/. 1,500.00 y un aumento anual de 5% sobre el año anterior. En

2011 se tendría S/. 388, 547, terminando con S/. 734, 423 en el año 2015.

- 74 -

ABRAHAM PERDOMO MORENO, en su libro: “Fundamentos de Control Interno”,

menciona que un control interno en el área de Caja y Bancos, expresado como

“afianzamiento del personal evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robos,

fraudes, desfalcos y abusos de confianza por parte de cajeros”.

De lo anterior se infiere con los resultados obtenidos en la figura N°10, que la

ausencia de un Sistema de Control Interno, expresado en capacitación de

personal del área de Caja y Bancos, sí genera pérdidas monetarias en robos y

extravíos con un 28% del total de hechos generadores de pérdidas; además de

sanciones otorgadas a trabajadores con un 34%, multas con un 29%, y finalmente,

los cierres temporales de establecimiento con un 9%.

Según la figura N°04, el 71% de los miembros encues tados de la Alta Gerencia

consideran la implementación de un Sistema de Control Interno como un gasto;

mientras que un 29% de ésta lo considera como una inversión. Por otra parte,

según la figura N°05, de los mismos el 57% prefiere seguir operando sus

actividades según las experiencias y costumbres que han adquirido con el tiempo,

pero existe el otro grupo de 43% que reconocen que un Sistema de Control

Interno brinda eficiencia y eficacia a las operaciones comerciales de la empresa.

Según la figura N°11, la empresa cuenta con S/. 64, 487.00 a disposición para

utilizarlos en proyectos de inversión. Como el costo aproximado de una

implementación de Sistema de Control Interno necesario para esta área, es de S/.

38,000; existe S/. 26, 487 que aún sobraría en caso de alguna variación en los

costos de dicha implementación.

- 75 -

- 76 -

1. La Propuesta de Implementación de un Sistema de Control Interno en el

área de Caja y Bancos de la Empresa MVG Combustibles SAC produce

eficiencia y eficacia en sus operaciones; porque optimiza la utilización de

los recursos económicos y financieros, y cumple los objetivos y metas

trazadas por la empresa.

2. Lo que motiva a la empresa comercial MVG Combustibles SAC, a optar por

no implementar un Sistema de Control Interno referido al área Caja y

Bancos, es la manera errónea que tiene de ver la implementación de un

Sistema de Control Interno como un fuerte gasto y no como una inversión;

aunado a la preferencia que le brindan a laborar según la experiencia y

costumbre que han adquirido hasta ahora.

3. Las consecuencias que resultan de la no implementación de un control

interno en el área de Caja y Bancos, son básicamente tres: Disminución de

Utilidades, disminución de ventas y pérdida de activos mediante multas,

sanciones y robos, que se verifican en los Archivos existentes de la

empresa.

4. La implementación de un Sistema de Control Interno, en el área de Caja y

Bancos de la Empresa MVG Combustibles SAC es factible; pues se cuenta

con los Recursos necesarios y suficientes para poder realizarlo; tales como:

Recursos Humanos, Financieros, Económicos y Tecnológicos.

- 77 -

- 78 -

1. Implementar, de manera urgente, un Sistema de Control Interno en el área

de Caja y Bancos; que brinde mayor control y seguridad.

2. Asesorar adecuadamente a los miembros de la Alta Gerencia, a fin de

mostrarles los beneficios que resulta de implementar dicho sistema y que

no hay razón para mantener los prejuicios a dicho sistema.

3. Asegurar el control del área Caja y Bancos de la empresa, mediante:

capacitaciones constantes al personal, arqueos sorpresivos de caja chica y

de caja en general; así como también, realizar mensualmente las

conciliaciones bancarias.

4. Analizar con la Alta Gerencia la factibilidad de la implementación de un

Sistema de Control Interno en el área de Caja y Bancos, de una manera

abierta.

- 79 -

- 80 -

• REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Control Interno: La función de Contraloría”. Edit. Thomsom, 2005. 2º

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ciclos transaccionales: Análisis de informe COSO I y II”. Edit. ECOE

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Organizaciones”. Edit. IICO, 2011. 1º Edición.

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"management"”. Edit. UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE VALENCIA,

2005. 1º Edición.

12. TANAKA NAKASONE, Gustavo: “Análisis de Estados Financieros para la

toma de decisiones”. Edit. FONDO EDITORIAL DE LA PONTIFICIA

UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚ, 2005. 1º Edición.

13. RUIZ CERDÁN, Nelson: “Por los mercados e instituciones financieras”.

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14. PLAN CONTABLE GENERAL EMPRESARIAL.

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16. MADARIAGA GOROCICA, Juan María: “Manual práctico de auditoría”.

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17. AMAT, Oriot & PERRAMÓN Jordy; “Normas Internacionales de

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19. VAN HORNE James C. & WACHOWIKZ, Jhon Jr.: “Fundamentos de

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20. MEJÍA GARCÍA, Braulio: “Gerencia de procesos para la organización y el

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(Informe COSO).” Ediciones DÍAZ DE SANTOS, 1997. 1º Edición.

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Y LA ALIMENTACIÓN – FAO: “Fortalecimiento de los sistemas nacionales

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10. http://www.capig.org.ec

- 84 -

- 85 -

ANEXO Nº 01

CUESTIONARIO INTERNO Nº 01

MVG COMBUSTIBLES SAC Funcionario: HERNANDO VEGA GUTIERREZ – Gerente Gene ral. Fecha: 15 de Setiembre 2011

CAJA

SÍ NO 1 ¿Existe una caja fuerte para la custodia del efectivo y sus documentos?

2 La clave, ¿Es de uso exclusivo del cajero, tesorero o Gerente?

3 ¿Se conserva el ingreso del día en la caja fuerte hasta su depósito de el Banco?

4 ¿Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de las cuentas con cheques?

5 ¿Son adecuados los custodios para salvaguardar físicamente el dinero?

RECAUDACIÓN DE FONDOS

SÍ NO

1 ¿Los valores recaudados diariamente son ingresados a caja?

2 ¿Se expiden los respectivos recibos de caja?

3 ¿Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser recibidos para evitar que se cobren en efectivo?

4 ¿Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos?

5 ¿Se listan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia por una persona diferente al cajero antes de entregárselos a este?

- 86 -

RECIBOS DE CAJA

SÍ NO 1 ¿Se expiden los recibos de caja al momento de efectuarse la recepción de

valores?

2 ¿Los recibos anulados son conservados en forma consecutiva?

3 ¿Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte?

4 ¿Se confrontan los valores estipulados en números y letras?

5 ¿Se confrontan los originales con las copias posteriormente?

CAJA CHICA

SÍ NO 1 ¿Existe un fondo fijo para caja menor?

2 ¿Los gastos respectivos son autorizados por funcionarios encargados para tal fin?

3 ¿Existen formatos específicos para relacionar los gastos de caja menor?

4 ¿Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de caja menor?

5 ¿El procedimiento de reembolso de caja menor es suficientemente dinámico para evitar el exceso de fondos o la falta de efectivo?

ARQUEOS

SÍ NO 1 ¿Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos recaudados?

2 ¿Existen formatos apropiados para realizar los arqueos?

3 ¿Existen medidas correctivas cuando se presentan inconsistencias?

- 87 -

BANCOS SÍ NO

1 ¿Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de cheques que se manejan en ella?

2 ¿Son estudiados los servicios prestados por cada uno de los bancos, antes de la apertura de una cuenta corriente?

3 ¿Las firmas giradoras están debidamente autorizadas?

4 ¿Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en blanco?

5 ¿Se encuentran debidamente custodiados los diversos sellos restrictivos?

GIRO DE CHEQUES SÍ NO

1 ¿Se giran en orden secuencial?

2 ¿Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja menor?

3 ¿Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos?

4 ¿Existe más de una firma en el giro de pagos por cheque?

5 ¿Se utiliza sello protector de cheques?

CONCILIACIONES BANCARIAS SÍ NO

1 ¿Se realizan conciliaciones de manera periódica?

2 ¿Se descuentan oportunamente las notas de débito?

3 ¿El funcionario que realiza el pago y el que concilia son diferentes?

4 ¿Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las conciliaciones?

5 ¿Existen formatos definidos para efectuar las conciliaciones?

- 88 -

ANEXO Nº 02

INGRESOS A CAJA

1. ¿Tienen acceso al efectivo otros empleados además del de los

departamentos de caja?

2. ¿Recibe el cajero directamente de los clientes los ingresos por los cobros

efectuados?

3. ¿Paga el cajero cheques con el efectivo recibido?

4. Cuándo las sucursales efectúan cobranzas, ¿Se depositan diariamente en

la misma cuenta de la oficina central?

EGRESOS DE CAJA

1. ¿Se hacen por medio de cheques todos los pagos, salvo los de caja chica?

2. En lo que respecta a los talonarios en blanco ¿Se encuentran en un lugar

seguro?

CAJA CHICA

1. ¿Están los pagos de caja chica debidamente sustentados con sus

respectivos comprobantes?

ENTREVISTA N° 01

MVG COMBUSTIBLES SAC

Funcionario Entrevistado: JULIO RUGEL OYOLA – Conta dor General.

Fecha: 19 de Setiembre 2011

- 89 -

2. ¿Se hacen anticipos de salarios y sueldos con dinero del fondo?

3. ¿Se realizan arqueos de caja chica y con qué frecuencia?

4. ¿Estos arqueos de caja chica son realizados por un empleado

independiente del encargado de su custodia?

CONCILIACIONES BANCARIAS

1. ¿Con qué frecuencia se realiza las conciliaciones bancarias?

2. ¿A quiénes se reporta el resultado de la conciliación?

CONTROL INTERNO

1. ¿Presenta la empresa un Sistema establecido de control Interno?

2. En caso negativo, ¿Por qué no se ha implementado un sistema de control

interno hasta ahora?

3. ¿Cómo cree que sean afectadas las utilidades de la empresa, producto de

no aplicar un sistema apropiado de control interno?

4. ¿Cuántas denuncias por extravíos o robos de facturas y boletas de venta se

presentan por año?

5. ¿Se repartió memorándums de quejas y de sanciones a trabajadores?

¿Cuáles fueron los motivos?

6. ¿Cómo ha disminuido de manera significativa las ventas anuales?

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7. En los últimos años ¿Qué sanciones ha recibido la empresa, producto de la

falta de un sistema de control interno establecido? ¿Cómo afectó a la

empresa tales sanciones?

8. ¿Es factible implementar un Sistema de control interno en la empresa MVG

COMBUSTIBLES SAC?

9. ¿Cuál cree que sea la actitud que adoptarían los trabajadores si se

implementase un Sistema de Control Interno?

pedro daniel cueva maspedro daniel cueva mas

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