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PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA

Imagine que debe enviar a cada uno de sus empleados una carta o un mensaje de correo electrónico que contiene

información personal salarial y sobre retención de impuestos.

Crear cada carta, mensaje de correo electrónico o sobre individualmente llevaría horas. Para simplificar dicha tarea, cuenta

con la función para combinar correspondencia. Al usar la combinación de correspondencia, todo lo que necesita hacer es

crear un documento que contenga toda la información que es idéntica para todas las copias y agregar algunos marcadores

de posición para la información que es única para cada copia. Word se encarga del resto.

En toda combinación de correspondencia, deberá tener en cuenta tres elementos distintos:

1. El documento principal contiene texto que es idéntico para cada copia y marcadores de posición (campos)

con la información única del destinatario. El documento principal con el que inicia la combinación. El

documento principal es su punto de partida. El documento principal puede ser una carta, un sobre, un correo

electrónico o un cupón. Dicho documento contiene:

Contenido que es idéntico para todas las copias, como el texto del cuerpo principal de una carta modelo. Sólo tiene que escribir el

texto una vez, con independencia de la cantidad de veces que desee imprimir las cartas.

 Marcadores de posición o Campos con la información de cada destinatario. Por ejemplo, en una carta modelo, el bloque de

direcciones y el nombre de saludo serán únicos en cada copia.

2. Cuando realiza una combinación de correspondencia, debe agregar en un documento nuevo la información única de cada

destinatario. En una combinación de correspondencia, la información del destinatario, que es única para cada copia de la

combinación, reemplaza los marcadores de posición o Campos que se han agregado al documento principal. La

información del destinatario, como el nombre de cada persona y la dirección que desea combinar con el documento

principal.

3. Los documentos terminados, que incluyen la información del documento principal más la información única de cada

destinatario.

Comprender estos elementos le permitirá obtener los resultados esperados y deseados de la combinación de

correspondencia. Más adelante en el curso, le brindaremos los detalles acerca de cómo realizar una combinación de

correspondencia. Para ello procedemos de la siguiente forma:

1. Elaboramos y trascribimos en el PC un documento para un destinatario (ver Ilustración 1)2. Configuramos el Documento

a. Damos Clic en el Icono Vista Preliminarb. Clic en Configurar Pagina

i. Establecemos los márgenes 1. Izquierdo 42. Superior 43. Derecho 34. Inferior 3

ii. Establecemos el tamaño del Papel1. Tamaño papel = Carta

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c. Aceptar3. Análisis del Documento escrito para un destinatario

a. Parcelamos la Información Variable, es decir, la información que va a variar en cada una de las cartas del destinatario (Ver Ilustración 2)

b. A cada información variable le damos un Nombre de Campo. Ejemplo, si aparece la palabra Señor, Señora, Señorita el nombre de campo seria Tratamiento o Titulo. Para Luis Carlos el campo Sera, Nombre, para Perea, Apellido y asi hasta cubrir toda la información variable.

c. Se elabora luego la lista de Campos en nuestro ejemplo ver Ilustracion 3 la lista sería esta:1.Titulo2.Nombre3.Apellido4.Direccion5.Ciudad6.Tipo Cuenta7.Numero Cuenta8.Saldo

4. Use el Asistente para combinar correspondencia con el fin de realizar una combinación de correspondencia básica.

a. En el Menú principal, dar Clic en la Opción Correspondenciab. Iniciar Combinación de Correspondenciac. Dar clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondenciad. Aparece a la derecha de la pantalla el asistentee. Paso 1 Seleccione tipo de Documento. Marca la opción carta y clic en siguientef. Paso 2 Como desea configura las cartas. Clic en Documento Actual (El que aparece en pantalla)

y clic en siguienteg. Paso 3 Selecciona los destinatarios. Damos clic en escribir lista nuevah. Clic en Crear, Aparece un Cuadro “Nueva lista de Direcciones”i. Dar clic en la opción personalizar columna. Apare un cuadro “Personalizar lista de Direcciones.j. Comparamos la lista de campos elaborada anteriormente con la del cuadro “Personalizar lista

de Direcciones”k. Eliminamos los campos que no aparecen en nuestra lista, empezando por el ultimo campo, en

este caso eliminamos Direccion de Correo Electronico, y asi sucesivamente hasta que solo queden los campos de nuestra lista, según el ejemplo, solo quedarían, Tratamiento, Nombre, Apellido, Campo dirección 1 y ciudad.

l. Agregamos a esa lista los campos que faltan, esto son Tipo Cuenta, Nro Cuenta, Saldom. Comparamos nuestra lista con la que aparece en pantalla, deben coincidir en nombres y en

numeron. Damos clic en aceptar del cuadro “Personalizar lista de Direcciones”o. Aparece el cuadro “Nueva Lista de Direcciones y empezamos a llenar cada uno de los datos de

cada destinariop. Al terminar los datos de cada uno de los destinatarios, que pueden ser 10, 20, 50 y en nuestro

caso, todos los clientes del Banco, se le da clic en aceptar

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q. El sistema pide el nombre del archivo de datos para ser guardado. En el ejemplo digitamos Datos cliente Bancafe y luego clic en Guardar

r. Aparece el asistente y damos clic en siguiente para llegar al paso 4s. Paso 4. Reemplazar la información variable por los campos correspondientes, en el documento

Actual, (en Pantalla)i. En nuestro Ejemplo damos clic a la izquierda de la palabra Señor

ii. Dar clic en la Opción Mas Elementos. Aparece un cuadro “Insertar Campo de Combinación, Damos clic en el campo Tratamiento para seleccionarlo y

iii. Dar clic en la opción Insertar y luego clic en Cerrar.iv. Borramos con la tecla Suprimir la información variable correspondiente a cada campo

insertado, como Insertamos el campo Titulo, Borramos la palabra Señor. Lo anterior se repite hasta insertar el último campo, como aparece en la Ilustración 5 del ejemplo.

t. Después de insertar todos los campos. Damos clic dos veces en la opción Siguiente del asistente, hasta llegar al paso 6

u. Paso 6. Damos clic En la opción “Editar cartas Individuales”v. Aparece un cuadro “ Combinar en un Documento Nuevos, damos clic en la opción Todos y

Aceptar5. Aparecen las cartas personalizadas. (Ver Ilustración 6, 7, 8)6. Si hay un Error en las cartas personalizadas, no podemos corregirlo en las cartas personalizadas sino en

el Documento Principal (Ver Ilustración 5), para ello damos clic en Cerrar el Archivo (Carta1 o Carta2 o Cartan) donde aparecen las cartas personalizadas, el nos pide guardar el Documento y le decimos que No. E Inmediatamente aparece el documento principal, como aparece en la Ilustración 5. Corregimos el error en este documento, y luego Clic en Editar Cartas Individuales.

7. Las cartas personalizadas se imprimen y se borra el archivo, ¿Por qué?

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ANEXOS

La carta que aparece en la Ilustracion 1 es el documento para un destinatario

Ilustración 1

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Ilustración 2

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Después del análisis de la carta anterior la lista de campos es la que aparece en la Ilustracion 2 “Personalizar lista de direcciones”

Los datos de los destinatarios aparecen en la Ilustracion 3 “Destinatarios de combinar Correspondencia”

Ilustración 4

Ilustración 3

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La carta

Ilustración 5

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Ilustración 6

Ilustración 7

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Ilustración 8

Bibliografia:

01. Ayuda de Microsoft Word