1

Beth W. Rackow, MDColumbia University Medical CenterNew York, NY

Participants will:p

Review appropriate use of ICD10 diagnostic codes. 

Understand appropriate procedural coding and specific codes for common PAG procedures.

Compare different ways to code for certain  Compare different ways to code for certain procedures and determine the most effective codes to utilize.

2

Codes condense a lot of information  Medical procedures, diagnoses, and supplies are identified by codes

Cycle from treatment to payment is streamlined

3

Compliance issues:  p

Physician is responsible for the information on every claim that leaves the office.  

Codes and coding rules change every year

To enable fair, timely reimbursement

Only the physician knows what occurred during  Only the physician knows what occurred during the patient encounter. 

To have direct input into the process                of creating and valuing codes

Correct coding implies g pthe selection is:

Most accurate description of “what” and “why”

Supported by documentation documentation 

Consistent with coding guidelines

4

Document whatwas done

Document why it was done

Code for what you document

ICD:  INTERNATIONAL CLASSIFICATION OF 

CPT:  CURRENT PROCEDURAL TERMINOLOGYCLASSIFICATION OF 

DISEASES

Numerical identification of: Disease

Condition

Symptom

State 

TERMINOLOGY

Numerical identification of services provided to patient: Cognitive, Procedural State 

Justifies the provision of services or procedures

Reason for medical care

Material

5

“I don’t really want ya diagnosis. What diseases have you got for under $50?”

Physicians are paid for medical services they y p yprovide 

Clinical need for each service must be justified by a code from ICD‐9/10 CM

ICD‐9/10 code must support level of service reported reported 

All clinically relevant diagnoses should be reported

6

Often more than one diagnosis appliesg pp

Primary diagnosis is the one chiefly responsible for the service(s)

Report other diagnoses that are treated at the encounter

Report coexisting conditions affecting treatment Report coexisting conditions affecting treatment

Do not code a diagnosis no longer applicable!

Report “history of” codes (V10‐V19) if influence treatment

CONVENTION ICD‐9‐CM ICD‐10‐CM

# of codes Approximately 13,000 codes

Approximately 68,000 available codes

# of characters 3‐5 digits in length 3‐7 characters in length

Types of characters First digit can be alpha (V, E) or numeric; digits2‐5 are numeric; most 

d     i

Character 1 is alpha; character 2 is numeric; characters 3‐7 are alpha  icodes are numeric or numeric

Code capacity Limited space foradding new codes

Flexible for adding new codes

Specificity Lacks detail Very specific

Laterality: Right vs Left Lacks laterality Has laterality

7

V and E codes incorporated into main classifications

Injuries classified by by specific site instead of type

Postoperative complications moved to system h tchapters

Combination codes:  single code that describes 2 diagnoses, diagnosis with associated secondary process or complication

ICD‐10‐CM Chapter

Description Code Range

MneumonicDevice

EquivalentICD‐9Codes

2 Neoplasms C00 – D49 Cancer 140 ‐ 239

4 Endocrine, Nutritional and Metabolic Diseases

E00 – E89 Endocrine 240 ‐ 279

14 Disease of the Genitourinary System

N00 – N99 Nephrology 580 ‐ 629

15 Pregnancy, Childbirth and the Puerperium

O00 –O9A Obstetrics 630 ‐ 679

17 Congenital Malformations Q00 –Q99 Q ti bl 740 ‐ 75917 Congenital Malformations,Deformations, and Chromosomal Abnormalities

Q00  Q99 Questionable 740  759

18 Symptoms, Signs, and Abnormal Findings…

R00 – R99 Rule Out 780 ‐ 799

21 Factors Influencing Health Status and Contact with Health Services

Z00 – Z99 Zebras V01 –V91

8

Code format XXX.XXXX

XXX = Category

XXX = Etiology, anatomic site, severity

X = Extension

First character:  always alphabetic letter Second character: always a number Characters 3‐7: alpha or numeric, X as place‐holder

Report the highest number of characters available

N70 – N77 Inflammatory diseases of femalepelvic organs

N80 – N99 Noninflammatory disorders offemale genital tract

N   I t ti   d  t d l N99  Intraoperative and postproceduralcomplications and disorders, notelsewhere classified

9

256 4 Polycystic  ovary syndrome E28 2 256.4 Polycystic  ovary syndrome E28.2

346.4  Menstrual migraine G43.829

939.2  Foreign body in vagina T19.2XXA

626.0 Amenorrhea

▪ Primary amenorrhea   N91.0

▪ Secondary amenorrhea N91.1

▪ Amenorrhea, unspecified N91.2

ICD‐9 Description ICD‐10

6 E d t i i   f  t N8617.0 Endometriosis of uterus N80.0

617.1 Endometriosis of ovary N80.1

617.2 Endometriosis of fallopian tube N80.2

617.3 Endometriosis of pelvic peritoneum N80.3

617.4 Endometriosis of rectovaginal septum and vagina N80.4

617.5 Endometriosis of intestine N80.5

617.6 Endometriosis of cutaneous scar N80.6

617.8 Other endometriosis N80.8

617.9 Endometriosis, unspecified N80.9

10

Abdominal tenderness   0 Unspecified site     (ICD‐9: 789.6x)

789 

Category for sxs

789.x 

4th digit describes sx

1 right upper quadrant 2 left upper quadrant 3 right lower quadrant 4 left lower quadrant 5 periumbilical    6  i t i        4th digit describes sx

789.xx  

5th digit describes location

6 epigastric        7 generalized     8 other specified site, multiple sites

9 unspecified

Use categories 780‐799 (R00‐R99) as g 7 799 ( 99)provisional diagnoses

Urinary frequency:  788.41      R35.0

Nausea with vomiting 787.01       R11.2

Fi di   b l   i h  di i   Findings, abnormal, without diagnosis 

Abnormal mammogram: 793.80   R92.8

Nonspecific positive culture 795.3 R89.9

(nose, sputum, throat, wound)

11

Descriptions of reasons for patient encounters th  th  di  ill   i     tother than disease, illness, signs, or symptoms

Provide valuable additional information

V01.6  (Z20.2) Contact with or exposure to venereal disease V04.81 (Z23) Need for prophylactic vaccination against influenza

V10 72 (Z85 71) Personal history of Hodgkin’s lymphoma V10.72 (Z85.71) Personal history of Hodgkin s lymphoma V12.51 (Z86.718) Personal history of venous thrombosis and embolism

V 65.3 (Z71.3) Dietary surveillance and counseling V65.5 (Z71.1) Person with feared complaint in whom no diagnosis was made – “worried well”

ICD‐9‐CM9

V65.3 = dietary surveillance and counseling

ICD‐10‐CM

V65.3 = Unspecified occupant of heavy transport vehicle injured in collision with railway train or vehicle injured in collision with railway train or railway vehicle in nontraffic accident

12

ICD‐10 code Explanation

R46 1 Bizarre personal experienceR46.1 Bizarre personal experience

V91.07xD Burn due to water skis on fire, subsequent encounter

V95.42xA Forced landing of spacecraft injuring occupant, initial encounter

V97.33xD Sucked into jet engine, subsequent encounter

W56.21xS Bitten by orca, sequelae

Z63.1 Problems in relationship with in‐laws

Z T  A b h i   ttZ73.1 Type A behavior pattern

Z73.4 Inadequate social skills, not elsewhere classified

Y33 Other specified event, undertermined intent

13

New Codes:

Prepubertal vaginal bleeding

Congenital asymmetric labia majora enlargement

Expanded Codes:

T   i l  t   Transverse vaginal septum 

Longitudinal vaginal septum

ARE THERE OTHER CODES WE NEED???

Code to the highest degree of specificityg g p y Code to the highest degree of certainty Sequence the diagnoses Code only relevant diagnoses Code only what you know to be fact Never code for condition being “ruled out” Never code for condition being  ruled out Link the ICD‐9/10 to the correct CPT‐4

14

“Not documented”means “Not done”

Documentation must support type and level of service reported  (PROCEDURAL reported  (PROCEDURAL CODING…)

NEW:  Coding section of NASPAG websiteg

Crosswalk tables of commonly used ICD‐9 and ICD‐10 codes

ICD‐10 page on ACOG website Free website:  ICD10Data.com CMS website:  http://www cms gov/ICD10 CMS website:  http://www.cms.gov/ICD10

15

“Joyce howJoyce, how much do I charge people when I don’t know what’s wrong

ith th ?”with them?

16

CPT codes are divided into 6 sections:

Evaluation and Management (E/M)

Anesthesiology

Surgery

Radiology

h l d b Pathology and Laboratory

Medicine

Vulva, Perineum, Introitus  (56405‐56821), , (5 4 5 5 )

Vagina  (57000‐57462) Cervix Uteri  (57452‐57800) Corpus Uteri  (58100‐58579) Oviduct/Ovary  (58600‐58770) In Vitro Fertilization  (58970 58976) In Vitro Fertilization  (58970‐58976) Other Procedures  (58999)

Incision, excision, repair, endoscopy/laparoscopy or hysteroscopy, manipulation

17

Type of serviceyp

Codes must accurately reflect reason for encounter

Level of service

Must reflect physician’s work necessary to  Must reflect physician s work necessary to evaluate or treat the patient for a specific diagnosis or presenting problem

18

Includes:

Operation per se 

Local infiltration, topical anesthesia, blocks, etc.

Subsequent to the decision for surgery, one related E/M encounter on the date immediately prior to or on the date of the procedure (includes H&P)

Typical supplies and materials

Immediate postoperative care, dictating operative notes, talking to family and other providers

Writing orders

Evaluating patient in PACU

Typical postoperative follow‐up care

Does not include:

Administration of regional anesthesia or conscious sedation (unless specifically noted)

Care provided for complications, exacerbations, recurrence, or other diseases or injuries

Supplies and materials provided by the physician  Supplies and materials provided by the physician over and above those usually included

Care provided outside the group or by otherspecialtieswithin the same group

19

Pre‐operative Workp Intra‐operative Work Post‐operative Work

Minor procedures

0 or 10 day global period 0 or 10 day global period

Major procedures

90 day global period

Include:

Preoperative:  Same day visits

Intra‐operative: All integral procedures

Supplies usually used

Postoperative: 

d l b l l d d▪ 0 day global: Related visits on same day

▪ 10 day global: Follow‐up visits for 10 days that are related to recovery from surgery

20

Include:

Preoperative: E/M services beginning one day prior

Intra‐operative: 

▪ All usual intra‐operative procedures

▪ Anesthesia administered by surgeon

Postoperative: 

l d d h▪ Complications treated outside the operating or procedure room

▪ Related visits for 90 days

▪ Post‐surgical pain management by surgeon

CPT C d

General Description Global P i dCodes Periods

58561 Hysteroscopic myomectomy 000

58661 Laparoscopy with removal of adnexal structures

010

58120 Dilation and curettage 010

58660-58673(Except 58661)

Laparoscopy, surgical 090

21

Definition:

Two digit numeric codes that indicate a basic service has been altered by particular circumstance 

Purpose:

Identify “excluded” services for Medicare

Provide additional information about  services d dprovided

Complete listing with definition in Appendix A of CPT

22

‐25:  E/M above and beyond the usual pre‐ and post‐procedure care

‐57:  E/M service resulted in initial decision to perform “major” surgery

‐51:  More than one procedure performed at 5 p pthe same session

‐22:  Work of the procedure is substantiallygreater than typically required 

23

Criteria for increased work:

Increased intensity

Increased time

Technical difficulty of procedure

Severity of patient’s condition

h l d l ff d Physical and mental effort required

24

58661:  Laparoscopic removal of adnexal 5 p pstructures

58662:  Laparoscopic fulguration or excision of lesions of ovary, pelvic viscera or peritoneum by any method

56700:  Partial hymenectomy 56700:  Partial hymenectomy 57130: Excision of vaginal septum

25

PROCEDURE:  Exam under anesthesia, ,vaginoscopy, ± removal of vaginal foreign body

You code for which of the following?

1. EUA

 C l 2. Colposcopy

3. Vaginal irrigation

4. EUA, colposcopy/vaginal irrigation

PROCEDURE:  Exam under anesthesia, ,vaginoscopy, ± removal of vaginal foreign body

EUA:  57410 Vaginoscopy?

Irrigation of the vagina  57150 Irrigation of the vagina  57150

Colposcopy of the vagina  57420

Removal of impacted vaginal foreign body 57415 OFFICE:  vaginal irrigation?

26

PROCEDURE:  Bilateral labiaplasty p y

You code for which of the following?

1. Vulvar biopsy

2. Vulvectomy

 P ti l  l t 3. Partial vulvectomy

4. Partial vulvectomy with/without modifier

PROCEDURE:  Bilateral labiaplasty p y

Simple vulvectomy:  56620

Unilateral vs. bilateral?

22 modifier? ‐22 modifier?

27

PROCEDURE:  laparoscopic ovarian p pdetorsion, ± oophoropexy

You code for which of the following?

1. diagnostic laparoscopy

 L   li t d  d 2. Laparoscopy unlisted procedure

3. Other procedure

4. Laparoscopy with modifier

PROCEDURE:  laparoscopic ovarian p pdetorsion, ± oophoropexy

Diagnostic laparoscopy:  49320 Unlisted laparoscopic procedure, oviduct, ovary: 58679ovary: 58679

‐22 modifier Other?

28

PROCEDURE:  Laparoscopic paratubal p p pcystectomy

You code for which of the following?

1. diagnostic laparoscopy

 l   li t d 2. laparoscopy unlisted

3. Other

4. Laparoscopy with modifier

5. Ovarian cystectomy

PROCEDURE:  Laparoscopic paratubal p p pcystectomy

58662:  Laparoscopic fulguration or excision of lesions of ovary, pelvic viscera or peritoneum by any methodperitoneum by any method

OTHER?

29

PROCEDURE:  Excision of obstructing glongitudinal vaginal septum, drainage of hematocolpos, vaginoplasty

You code for which of the following?

1  Excision of vaginal septum 1. Excision of vaginal septum

2. Pelvic exam under anesthesia

3. Vaginoplasty

4. All of the above

PROCEDURE:  Excision of obstructing glongitudinal vaginal septum, drainage of hematocolpos, vaginoplasty

Excision of vaginal septum: 57130 22 modifier ‐22 modifier Unlisted procedure, female genital system  58999

Other?

30

Physicians are paid for services, not visits y p ,or diagnoses

Keep an accurate, legible medical record Provide excellent medical care Get paid for your work!

And SHARE your suggestions about PAG‐relevant ICD‐10 and CPT codes!