parctica access 2007 - cytex

8/16/2019 Parctica Access 2007 - Cytex

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Prácticas de Informáti Página 1 de13

Práctica 1 de Microsoft Access

1. CONCEPTOS PRELIMINARES

• Base de Datos. Conjunto de datosinterrelacionados sobre un tema o propósito particular.

• Sistema de Gestión de Base de Datos. Sistemaque almacena recupera información de la base de datos.

• Tabla. Colección de datos acerca de un tema en particular. !osdatos de la tabla se representan en formato tabular encolumnas "campos# filas "registros#.

• Consulta. Son preguntas acerca de los datos en su basede datos. !os datos fuente pueden pro$enir de una o $ariastablas. !a consulta re%ne la información solicitada respondeen la Hoja de Respuestas Dinámica. &o almacenan lainformación en un fic'ero.

• Fomulaio. (specifica la manera en que se representan losdatos. !so)

Introducir* cambiar* $er los registros de una base dedatos utili+ando un dise,o personali+ado.

Al abrir un formulario* se recuperan los registrosdeseados de las tablas* los presenta de acuerdo aldise,o. !os formularios se dise,an sobre -A!AS o/IS-AS "C0&S!-AS#.

• In"ome. Se utili+a para presentar los datos de la mejorforma posible en una página impresa* para agrupar registros

mostrar totales subtotales. !os datos los recogen de -A!AS o /IS-AS.

• Ma#o. !ista de acciones conjunta que deseamos que efect%eMicrosoft Access.

• Módulo. 0bjeto de Microsoft Access que contieneprocedimientos escritos en Access Basic.

2. TABLAS

ELEMENTOS DE !NA TABLA


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• Nombe de #am$o) (l nombre de los campos puedeestar formado por un


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máimo de 45 caracteres "letras* n%meros* espacios enblanco o caracteres especiales#. (s con$eniente que losnombres sean significati$os.

• Ti$os de datos% 6ace referencia al contenido caracter7sticas de la información que contiene el campo. !ostipos de datos más utili+ados en ACC(SS son los que aparecenen la siguiente tabla)

TIP !TILI&ACI

Te(to -eto o combinaciones de teto

Memo -eto n%meros de gran longitud.

Num)i#o 8atos num9ricos eceptuandocálculos relacionados con

Fe#*a+,o :ec'as 'oras.

Moneda /alores de Moneda) %til para e$itar elredondeo

Autonum)i#o

&%meros secuenciales eclusi$os"en

incrementos unitarios# que se

Si+No Campos que contienen sólo un$alor posible)

Ob-etoOLE

0bjetos como documentos de


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Permiten seleccionar el conjunto de filas que cumplen unas

determinadas condiciones o criterios* $erlas por pantalla e inclusi$e

modificar los datos que contienen.


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!as consultas tambi9n permiten obtener los resultados con distintos

aspectos con los registros ordenados seg%n interese* as7 como

calcular $alores para cada registro a partir de otros almacenados en

una tabla.

CREACI'N DE CONS!LTAS

Posibilidades del cuadro de diálogo NueaConsulta son)

0ista Dise1o) Permite crear la consulta paso a paso en una$entana de dise,o.

!tili2ando el Asistente) Se acti$a el Asistente para Consultasque permite crear consultas de selección de forma sencilla.

Asistente $aa Consultas de Re"een#ias Cu2adas)Permite crear una consulta particular cuo resultado es la

creación de una tabla con tres campos) uno como

cabecera de columnas* otro como cabecera de filas el

tercero para mostrar una función

Asistente $aa Consultas de Bus#a Du$li#ados) (n este casoel asistente auda a

crear una consulta para buscar datos duplicados en uncampo determinado

Asistente $aa Consultas de Bus#a No3Coin#identes)

Permite crear una consulta para buscar los registros que notengan relación con otros pertenecientes a tablas que est9n

relacionadas.

Cuad/#ula 4BE

Permite establecer las condiciones o criterios de la consulta. Se

compone de $arias filas en las que se especifican los campos a

consultar* las tablas de procedencia de dic'os campos* los

C>I-(>I0S que deben cumplir los campos o cualquier otra condición

de b%squeda.

!a cuadr7cula @( se corresponde con lasiguiente figura)


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Fi5ua 6 7Cuad/#ula 4BE


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8.9.6. E($esiones ló5i#as #on AND : OR

Para que una epresión que inclue el operador A&8 sea

cierta se deben cumplir TODAS las condiciones de la epresión que

inclue el A&8.

Para que una epresión que inclue el operador 0> sea ciertase debe cumplir

AL MENOS UNA de las condiciones de la epresión queinclue el 0>.

5. FORM!LARIOS

!os formularios de Access permiten $isuali+ar los datos con undise,o personali+ado. 0frecen unas prestaciones similares a laHoja de Datos o a l a s Consultas pero aportan una mejorpresentación de cara al usuario final.

TIPOS DE FORM!LARIOS

!os formularios se pueden crear utili+andobásicamente 3 m9todos)

• Mediante un Auto"omulaio que genera un formulariosencillo a partir de un or7gen de filas "por ejemplo unatabla# un dise,o en columnas* u 'oja de datos.

• A tra$9s de Asistentes $aa Fomulaios que dise,an unformulario con un formato estándar de forma rápida. (lAsistente pregunta por el origen de los registros* loscampos* el dise,o el formato que se quiere crea un

formulario basado en esas respuestas.• 8esde la 0ista Dise1o se pueden crear formularios sin

asistente* es decir* se parte de cero se pueden personali+artodos los aspectos.

Obsea#iones%


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Para reali+ar las siguientes prácticas se le recuerda que es

recomendable utili+ar el tutorial la auda de Microsoft Access.


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PR;CTICAG!IADA 6

1. CREACI'N DETABLAS

(n primer lugar se creará una Base de datos en blanco en el

directorio que se considere apropiado. (l nombre de esta base de

datos será ibliotecaB. !a $ista que se obtendrá será la siguiente)

Fi5ua 9 7 0ista ,o-ade Datos

A continuación se creará la tabla


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introducirán los datos con los nombres del campo* tipo de datos

cla$e principal que se muestran en la siguiente figura)


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Fi5ua 8 7 TablaLibos

na $e+ dise,ados los campos el tipo que tendrán los datos de la

tabla* se procede a introducir los datos correspondientes. (n la tabla

!ibrosB creada con anterioridad se deben ingresar los datos que

aparecen en la figura 3. Para ello se debe $ol$er pre$iamente a la

/ista de 6oja de 8atosB.

Fi5ua > 7 Datos de latabla Libos

:inali+ada la creación de la tabla !ibrosB* se creará una nue$a tabla

llamada


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Fi5ua ? 7 Dise1o de tablaAlumnos

Fi5ua @ 7 Datos de tablaAlumnos

2. CONS!LTAS

1# Cea una #onsulta utili2ando elasistente

Para la creación de consultas por medio del asistente deberemos

acceder a la sección;cinta ConsultasB u 0trosB "8epende la $ersión

de 0ffice# de la pesta,a CrearB pinc'ar en el icono de


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Fi5ua 7 Asistente $aa#onsultas

na $e+ aqu7* seleccionaremos la tabla !ibrosB los campos

AutorB* -7tulo del libroB A,oB. -ras pulsar Siuiente! elegiremos

la opción 8etalleB. Se dará por t7tulo


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2# Cea una #onsulta en0ista Dise1o

Para crear una consulta mediante la $ista de dise,o* deberemos

acceder a la sección ConsultasB u 0trosB "8epende la $ersión de

0ffice# de la pesta,a CrearB a'7 pulsar el icono


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na $e+ seleccionados todos los campos deseados se pulsará el

icono marcado con una eclamación roja (jecutarB en la parte

superior i+quierda se mostrará el resultado de la consulta)


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Fi5ua 6 7 Resultado de la e-e#u#iónde la Consulta 9

3# Cea una #onsulta en 0ista Dise1o #on #iteios

Para ello crearemos una nue$a consulta en /ista 8ise,o sobre la tablaAlumnos. Se

elegirán los campos) &ombreB* Apellido PaternoB* Apellido MaternoB CiudadB.

(n la +ona inferior aparece una fila llamada CriteriosB. Para la

columna de Apellido PaternoB se escribirá)


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Fi5ua 69 7 Resultado de Consulta6de Alumnos


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5# Cea una #onsulta en 0ista Dise1outili2ando o$eadoes de #om$aa#ión

Seleccionar la -abla Alumnos los campos Apellido PaternoB*

CiudadB :ec'a de &acimientoB. (n este %ltimo campo* en la fila

llamada 0rdenB* seleccionar "Ascendente# en la fila criterios

escribir) DEF1;F1;1GH como se muestra en la figura

12. (l t7tulo de la consulta seráConsulta2 de Alumnos.

Fi5ua 68 7 !tili2a#ión de o$eadoes de#om$aa#ión en #onsultas

Fi5ua 6> 7 Resultado de Consulta9de Alumnos

# Cea una #onsulta em$leando elo$eado


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escribirá


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(l t7tulo de la consulta será Consulta3 deAlumnos.

Fi5ua 6? 7 Resultado de Consulta8de Alumnos

>eali+ar el mismo proceso introduciendo la condición sin utili+ar eloperador 0rB* tal

como se indica en la introducción teórica de estedocumento.

4# Cea una #onsulta em$leando elo$eado


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Fi5ua 6@ 7 Resultado#onsulta AND


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>epita el proceso pero esta $e+ se establecerá que la condición sea

que los resultados que se muestren se correspondan con aquellos

alumnos cuo apellido paterno sea Mendo+aB sean de MadridB.

(sta consulta recibirá el nombre de Consulta de Alumnos. (l

resultado debe ser el que se muestra a continuación)

Fi5ua 6 7 Resultado Consulta? de Alumnos

Al finali+ar se debe comprobar que la base de datosiblioteca posee)

• 8os tablas) !ibros Alumnos

• Siete consultas)

o Consulta1 de!ibros

o Consulta2 de!ibros

o Consulta1 de

Alumnos o

Consulta2 de

Alumnos o

Consulta3 de

Alumnos o

Consulta5 de

Alumnos o

Consulta de

Alumnos

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