p od 02procedimiento de interventorias

PROCEDIMIENTO DE INTERVENTORIAS

CDIGO VERSIN FECHA DE EMISIN PGINA

GOBERNACIN DE ARAUCA P OD - 02 01 15 - 11 - 2007 1 DE 13

1. OBJETIVO

Llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecucin de contratos, logrando la

transparencia en la adjudicacin de contratos, ya sea por cualquier tipo de contratacin

para su normal funcionamiento y ejecucin de los programas y proyectos de la

Gobernacin de Arauca, de acuerdo a lo previsto en las normas vigentes y en lo

estipulado en el respectivo contrato o convenio.

Por lo anterior se cumplen con los siguientes objetivos generales:

Verificar el cumplimiento deL Objeto y de las obligaciones por parte del

contratista, establecidas en el contrato o convenio suscrito con la Gobernacin

de Arauca.

Verificar el cumplimiento de las metas contractuales en las condiciones de

tiempo, costo y calidad solicitados en el contrato.

Verificar el cumplimiento de la normatividad y requerimientos vigentes.

Velar porque las relaciones entre la Gobernacin de Arauca y el Contratista, las

autoridades de control y vigilancia y la ciudadana en general, sean llevadas de

tal forma que se logre un entendimiento permanente entre las partes.

Llevar el control del archivo de supervisin o intervencin con la finalidad de

integrar un expediente claro del desarrollo del contrato.

Reevaluar los proveedores de la Gobernacin de Arauca procurando el

mejoramiento de la calidad en proveedores.

REVIS APROB Nombre Completo Nombre Completo Cargo Cargo Fecha Fecha

COMPROMETIDOS CON LA CALIDAD




2. ALCANCE

Este procedimiento se inicia a partir de la fecha de recibo de la comunicacin escrita por

parte del funcionario competente, al funcionario designado, o del perfeccionamiento del

contrato de interventora respectivo, para el control, seguimiento y apoyo de cualquiera de

los contratos o convenios que se perfeccionen hasta la entrega de los documentos que se

generaron durante la ejecucin del contrato o convenio incluido en ellos.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

BANPROAR: Banco de Proyecto de Arauca.

BIEN: Conjunto de posesiones y riquezas. Bienes de equipo: Los que se utilizan en la

produccin de otros bienes. Bienes (inmuebles/races): Los que no pueden ser trasladados

sin perder su naturaleza. Bienes muebles: los que pueden ser trasladados sin perder su

naturaleza.

Servidor pblico: Se denominan servidores pblicos: a) Las personas naturales que

prestan sus servicios dependientes a los organismos y entidades de que trata este artculo,

con excepcin de las asociaciones y fundaciones de participacin mixta en las cuales dicha

denominacin se predicar exclusivamente de sus representantes legales y de los

funcionarios de los niveles directivo, asesor o ejecutivo o sus equivalentes en quienes se

delegue la celebracin de contratos en representacin de aquellas;

b) Los miembros de las corporaciones pblicas que tengan capacidad para celebrar

contratos en representacin de estas.

CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

ORDENADOR DEL GASTO: En este caso el Gobernador del Departamento o a quien este

designe.

PROYECTO: Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo

determinado y un conjunto de medios necesarios




Trminos de referencia: Son las condiciones mnimas requeridas y exigidas por la ley para realizar el proceso de seleccin y evaluacin adelantar el contrato. Describen las necesidades de la Entidad, as: 1. Objeto del contrato. 2. Caractersticas tcnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la entidad. 3. Presupuesto oficial. 4. Factores de escogencia de la oferta y la ponderacin matemtica precisa, concreta y detallada de los mismos. 5. Criterios de desempate. 6. Requisitos o documentos necesarios para la comparacin de las ofertas, referidos a la futura contratacin. 7. Fecha y hora lmite de presentacin de las ofertas. 8. Trmino para la evaluacin de las ofertas y adjudicacin del contrato. 9. Plazo y forma de pago del contrato. Proveedor: Contratista, persona jurdica o natural que suministra bienes y/o servicios a la Gobernacin de Arauca Contrato. Definicin Ley 80 de 1993: Son contratos estatales todos los actos jurdicos generadores de obligaciones que celebren las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonoma de la voluntad, as como los siguientes: 1. Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago. 2.Contrato de consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora,




gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos. 3.Contrato de prestacin de servicios: Son contratos de prestacin de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad. Estos contratos slo podrn celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningn caso estos contratos generan relacin laboral ni prestaciones sociales y se celebrarn por el trmino estrictamente indispensable. Objeto contractual. Es la necesidad de la Entidad y la actividad que debe adelantar el contratista en virtud del contrato celebrado y debe corresponder a actividades precisas. Interventora/Supervisin: Es el conjunto de funciones desempeadas por una persona natural o jurdica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo tcnico, administrativo y financiero de la ejecucin de contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes y en lo estipulado en el respectivo contrato o convenio Interventor/Supervisor: Persona natural o jurdica designada por la Entidad para ejercer las funciones de supervisin, vigilancia y seguimiento del contrato. Como representante de la entidad y mxima autoridad del contrato, debe desarrollar labores financieras, administrativas, tcnicas, CONTRACTUALES y legales cuyo alcance est indicado en las normas colombianas vigentes en estrecha concordancia con las obligaciones establecidas por la Gobernacin en los contratos a los cuales se les efecta supervisin Y/ INTERVENTORA. Garanta nica: Consiste en plizas de seguros o avales bancarios, que avalan el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, y que debe encontrarse vigente durante los trminos de ejecucin y liquidacin del contrato. En el evento de no constituirse o prorrogarse la garanta nica dentro de los trminos establecidos en el acto o contrato, proceder la declaratoria de caducidad y la entidad pblica podr hacer efectiva tambin la clusula penal. Clusula penal: Cdigo Civil artculo 1592: ""La clusula penal es aquella en que una persona, para asegurar el cumplimiento de una obligacin, se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligacin principal"" * El incumplimiento del contrato slo puede ser declarado mientras este se encuentre vigente. Caducidad: es la estipulacin en virtud de la cual si se presenta alguno de los hechos




constitutivos de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y evidencie que puede conducir a su paralizacin, la entidad por medio de acto administrativo debidamente motivado lo dar por terminado y ordenar su liquidacin en el estado en que se encuentre. Supervisin: Es el conjunto de funciones desempeadas por una persona natural o jurdica, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecucin de contratos o convenios, tendientes a asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en las normas vigentes y en lo estipulado en el respectivo contrato. Seleccin: Actividad posterior a la evaluacin del proveedor, que nos permite hacer la vinculacin a la entidad mediante el suministro de materia prima, insumos o servicios. Evaluacin: Examen inicial del desempeo y capacidad del proveedor para suplir y satisfacer las diferentes necesidades de la entidad, de acuerdo a especificaciones ya establecidas de materia prima e insumos o servicios. Reevaluacin: Certificado del desempeo y capacidad del proveedor para demostrar suplir las diferentes necesidades a la entidad de acuerdo a especificaciones ya establecidas, posterior de la evaluacin




4. FLUJOGRAMA




ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

9.4. SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD

9.5. AUTORIZACIN POR PARTE DEL ORDENADOR

DEL GASTO

9.6. LABORACIN DEL CONTRATO ADICIONAL DE

VALOR

9.7. PERFECCIONAMIENTO

9.8. REGISTRO PRESUPUESTAL

9.9. LEGALIZACIN

9.10. ANTICIPO

9. ADICIONAL DE VALOR

9.1. IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES DE ADICIONAL DE VALOR

9.2. JUSTIFICACIN TCNICA

9.3. ACTUALIZACIN DEL PROYECTO

El titular del contrato y el interventor externo o interno presentan cada una de las nuevas cantidades y/o actividades relacionadas en el balance, para el cumplimiento del objetivo propuesto, justificado tcnicamente de acuerdo a las especificaciones del caso.

Contratista Interventor interno o externo

Documentos que justifican la adicin de valor como: anlisis de precios unitarios de las nuevas actividades, planos, memorias de calculo y especificaciones tcnicas.

Se retoma el proyecto inicial y se ajusta a los cambios surgidos para el cumplimiento del objetivo propuesto.

Al momento de iniciar la ejecucin fisica de las actividades, en el sitio se verifican los datos consignados en el compromiso contratual y los requeridos para el cumplimiento del objetivo propuesto

Contratista Interventor interno y externo

Balance de cantidades y actividades (cuadro de cantidades adicionales).

Interventor interno y externoSecretario de despacho planeacin

Cuadro de presupuesto actualizado y certificacin de planeacin.

La unidad ejecutora procede a elaborar la solicitud de disponibilidad.

Interventor interno Secretario de despacho gobernador Solicitud de disponibilidad

Interventor interno o externo Secretario de despachoGobernador

Documento de solitud de elaboracin de adicional de valor.

El interventor interno y externo, mediante documento justifica los cambios presentados para el cumplimiento del objetivo propuesto y establece el valor y procentaje de las nuevas cantidades y actividades.

La oficina asesora juridica procede a la elaboracin del documento adicional de valor para la firma por las partes, previa revisin del cumplimiento de los requisitos anteriores.

Juridica ContratistaSecretario de despacho Gobernador

Documento adicional de valor

Una vez firmado el documento adicional de valor, por las partes el titular del contrato procede al pago de publicacin.

contratista Consignacin

Una vez perfeccionado el adicional de valor se remite a hacienda para la elaboracin del registro presupuestal.

Secretara de Hacienda Consignacin

El titular del contrato presenta la ampliacin de la garanta de acuerdo al nuevo valor asignado.

Juridica Contratista

Polizas Aprobacin de polizas

La oficina asesora juridica una vez legalizado el adicional de valor, remite copia a la unidad ejecutora y hacienda para la elaboracin del respectivo pago de acuerdo a lo establecido en la minuta contractual

Juridica Hacienda ContratistaInterventor interno y externo

Acta de anticipo

3

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10. ADICIONAL DE PLAZO

10.1. IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES DE ADICIONAL DE PLAZO

10.2. JUSTIFICACIN

10.3. AUTORIZACIN POR PARTE DEL ORDENADOR

DEL GASTO

10.4. LABORACIN DEL CONTRATO ADICIONAL DE

PLAZO

10.5. PERFECCIONAMIENTO

10.6. LEGALIZACIN


El titular del contrato y el interventor externo o interno justifican mediante documento los acontecimientos que afectan el cronograma de ejecucin establecido.


Solicitud de adicin de plazo

El interventor interno basado en los argumentos presentados por el contratista y el intreventor externo emite concepto para la elaboracin del adicional de plazo.

Por sitiaciones adversas que afectaan la continuidad de los trabajos y los rendimientos esperados en desarrollo del programa de ejecucin, es necesario incluir un nuevo plazo para cumplir el objetivo propuesto


Documento (acta de comit)

Interventor internoSecretario de despacho Gobernador

Documento de solicitud de adicional de plazo

La oficina asesora juridica procede a la elaboracin del documento adicional de plazo para la firma por las partes, previa revisin del cumplimiento de los requisitos anteriores.

Juridica ContratistaSecretario de despacho Gobernador

Documento adicional de plazo

Una vez firmado el documento adicional de plazo, por las partes el titular del contrato procede al pago de publicacin.

contratista Consignacin

El titular del contrato presenta la ampliacin de la garanta de acuerdo a lo establecido en la minuta contractual.

Juridica Contratista

Polizas Aprobacin de polizas

4

5

Nota: puede existir adicional de plazo de contratos que no tengan interventora externa.




12. PAGOS PARCIALES

12.1. SOLICITUD DEL CONTRATISTA

12.2. PRESENTACIN DE DOCUMENTOS Y

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

12.4. FIRMA DE ACTA DE PAGO PARCIAL

12.5. REVISIN DE ACTAPARCIAL OFICINA

JURIDICA

12.6. APROBACION ACTA PARCIAL POR

ORDENADOR DEL GASTO

12.3. REVISION DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE

DEL INTERVENTORINTERNO Y EXTERNO

12.7. TRAMITE DE PAGODE ACTA PARCIAL


El titular del contrato solicita al interventor externo y/o interno, corte de obra para adelantar el trmite de pago parcial.

Contratista Solicitud del contratista

El titular del contrato con base en el formato establecido para pagos parciales presenta los documentos.

Contratista

El interventor externo verifica cada uno de los soportes presentados por el contratista contemplado en el formato establecido para pagos parciales de acuerdo al tipo de contrato y se remite al supervisor, quien procede a la revisin de los mismos y elaboracin del respectivo informe.

Interventor interno y externo

Copia del contrato PolizasAprobacin de polizasResolucin de nombramiento de interventor Acta de anticipo Acta de inicioSuspenciones, reinicios, modificaciones, adicionales de valor y plazo y ampliaciones y aprobacin de garantas en el evento en el que existanHojas de vida del personal propuesto Bitacora de obraMemorial de cantidades Registro fotograficoPlanos Carteras de topografa Resultados de ensayos de laboratorioSoportes de ejecucin del item ambientalAfiliaciones Pago de seguridad social Aportes parafiscales Pago del FIC de acuerdo a la modalidad de pagoCertificados de garantas, actas de altas y de bajas de acuerdo al tipo de contratoApertura de cuenta Plan de inversin de anticipoRelacin de gastos Certificados de rendimientos financieros y pagosExtractos bancarios Veeduria comunitaria Informe del interventor externo e internoActa de pago parcial

Una vez revisado los documentos soportes se procede a la firma del acta parcial por parte del titular del contrato, interventor externo e interno y secretario de despacho.

contratistaInterventor interno y externo Secretario de despacho

Se remite los documentos soportes y el acta debidamente firmada a la oficina juridica para su revisin y posterior firma

Secretaria de la Unidad Ejecutora Oficina Juridica

Revisados los documentos y firmada el acta por la oficina asesora juridica se remite al despacho para la firma por parte del ordenador del gasto

Gobernador

Firmada el acta parcial por el ordenador del gasto se remite a la oficina asesora juridica donde se remiten los originales al archivo y copia a secretaria de hacienda para tramite de pago.

Oficina juridicacontratista

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13. PAGO FINAL

13.1. SOLICITUD DEL CONTRATISTA

13.2. PRESENTACIN DE DOCUMENTOS Y

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

13.4. FIRMA DE ACTA DE PAGO FINAL POR EL

INTERVENTOR INTERNO Y EXTERNO

13.6. REVISIN DE ACTAFINAL OFICINA JURIDICA

13.7. APROBACION ACTA FINAL POR ORDENADOR

DEL GASTO

13.3. REVISION DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE

DEL INTERVENTORINTERNO Y EXTERNO

13.8. TRAMITE DE PAGODE ACTA FINAL


Contratista Solicitud del contratista

El titular del contrato con base en el formato establecido para pagos finales presenta los documentos soportes.

Contratista

El interventor externo verifica cada uno de los soportes presentados por el contratista contemplado en el formato establecido para pagos finales de acuerdo al tipo de contrato y se remite al supervisor, quien procede a la revisin de los mismos y elaboracin del respectivo informe.

Interventor interno y externo

Una vez revisado los documentos soportes se procede a la firma del acta final por parte del titular del contrato, interventor externo e interno, para la ampliacion de la garantia de acuerdo a lo establecido en la minuta contractual y elaboracin del acta de liquidacin

contratistaInterventor interno y externo

Se remite los documentos soportes, el acta final, la la ampliacin de la garantias y el acta de liquidacin debidamente firmada a la oficina juridica para su revisin, aprobacin de la garantia y posterior firma de las actas.

Secretaria de la Unidad Ejecutora Oficina Juridica

Revisados los documentos y firmada las actas final y de liquidacin y aprobada la garantia por la oficina asesora juridica se remite al despacho para la firma por parte del ordenador del gasto

Gobernador

Firmada el acta por el final y el acta de liquidacin por el ordenador del gasto se remite a la oficina asesora juridica donde se remiten los originales al archivo y copia a secretaria de hacienda para tramite de pago.

Oficina juridicacontratista

El titular del contrato solicita al interventor externo y/o interno, corte de obra para adelantar el trmite de pago final una vez cumplida las obligaciones pactadas en el compromiso contractual.

Secretario del despacho

firmada el acta de recibo final y el acta de liquidacin por parte del titular del contrato, interventor interno y externo se remiten los documentos soportes, el acta final y el acta de liquidacin para la firma por parte del secretario de depacho

13.5. FIRMA DE ACTA DE PAGO FINAL POR EL

SECRETARIO DE DESPACHO

Copia del contrato PolizasAprobacin de polizasResolucin de nombramiento de interventor Acta de anticipo Acta de inicioSuspenciones, reinicios, modificaciones, adicionales de valor y plazo y ampliaciones y aprobacin de garantas en el evento en el que existanHojas de vida del personal propuesto Bitacora de obraMemorial de cantidades Registro fotograficoPlanos Carteras de topografa Resultados de ensayos de laboratorioSoportes de ejecucin del item ambientalAfiliaciones Pago de seguridad social Aportes parafiscales Pago del FIC de acuerdo a la modalidad de pagoCertificados de garantas, actas de altas y de bajas de acuerdo al tipo de contratoApertura de cuenta Plan de inversin de anticipoRelacin de gastosCancelacin de cuenta Certificados de rendimientos financieros y pagosExtractos bancarios Veeduria comunitaria Informe del interventor externo e internoActa de pago final(poliza ampliada y acta de liquidacin, previo cumplimiento de la firma del acta final por parte del interventor interno y externo)Aprobacin de la garantia por parte de la oficina jurica

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5. ANEXOS

No. Nombre Cdigo

01 Certificado reevaluacin del proveedor NA

p od 02procedimiento de interventorias

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