CI-Out-of-Office LITE Abwesenheiten unter MS-Exchange® 2010/2013/2016 und Office 365 Cloud®

verwalten und vereinheitlichen

Version 2 © ci solution GmbH 2011-2018

Handbuch Deutsch

Verfasser: ci solution GmbH

31. Juli 2018

berücksichtigt Version 2.0.35

Auszeichnungen des CI-Out-of-Office Manager:

ci solution GmbH Andreas Stäblein Straße 14

97820 Remlingen

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INHALTSVERZEICHNIS

Inhaltsverzeichnis .................................................................................................................................................................................................................... 2 1 CI-Out-of-Office LITE ................................................................................................................................................................................................. 3

1.1 Überblick ........................................................................................................................................................................................................ 3 1.2 Anmerkung ................................................................................................................................................................................................... 4 1.3 System Anforderungen ............................................................................................................................................................................ 4 1.4 Lizenzierung .................................................................................................................................................................................................. 4

2 Installation / Konfiguration - Schritt für Schritt .............................................................................................................................................. 5 2.1 Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE .............................................................................................. 5 2.2 Vorbereitung Exchange / Cloud -- zwingend erforderlich! .................................................................................................. 5

2.2.1 Vorbereitung Exchange / Active Directory ...................................................................................................................................... 6

2.2.2 Vorbereitung Office 365 Cloud / Impersonalisierung................................................................................................................. 8 2.3 Konfiguration der Software .................................................................................................................................................................... 9

2.3.1 Basis-Einstellungen .................................................................................................................................................................................... 9

2.3.2 Einstellung: WebService (Exchange 2010/2013).......................................................................................................................... 10

2.3.3 Cloud-Modus (Office 365 Cloud) konfigurieren.......................................................................................................................... 10

2.3.4 Vorlagen festlegen ................................................................................................................................................................................... 11

2.3.5 Erweiterte Einstellungen (nur in lizensierter Version verfügbar) .......................................................................................... 12

2.3.6 Software auf einem Netzlaufwerk ablegen ................................................................................................................................... 12 3 Verwenden der Software… .................................................................................................................................................................................... 13

3.1 …im Exchange-Modus ............................................................................................................................................................................ 13 3.2 …im Cloud-Modus ................................................................................................................................................................................... 14

4 Mitgelieferte Skripte (VBS-Dateien) & Parameter ....................................................................................................................................... 15 5 Beispiel-Vorlage ......................................................................................................................................................................................................... 16 6 Variablen ....................................................................................................................................................................................................................... 17 7 Fehler und deren Bedeutung ............................................................................................................................................................................... 19 8 Outlook integration .................................................................................................................................................................................................. 21 9 Weitere Sprachen konfigurieren ......................................................................................................................................................................... 22 10 Hintergrundwissen.................................................................................................................................................................................................... 24

10.1 Warum ist keine Installation erforderlich? ..................................................................................................................................... 24 10.2 Ausführungsgeschwindigkeit der Software ................................................................................................................................... 25 10.3 Der technische Ablauf ............................................................................................................................................................................ 25 10.4 Art der OWA Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln ...................................................................................................... 26 10.5 Cloud Servername ermitteln ................................................................................................................................................................ 27

11 Feedback und Kontakt ............................................................................................................................................................................................ 28

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1 CI-OUT-OF-OFFICE LITE

1.1 Überblick

CI-Out-of-Office LITE (CI-OOF-LITE) ist eine Software mit der Abwesenheitsmeldungen („Automatische Antworten“)

zentral gesteuert und durch Vorlagen innerhalb einer Domäne vereinheitlicht werden können. Es ist möglich den

Abwesenheitsstatus (aktiv / inaktiv) sowie die Abwesenheitsmeldung (Out-of-Office Nachricht) eines anderen Benutzers zu

bearbeiten. Dies ermöglicht es z.B. Mitarbeiter(innen) der Personalabteilung, Abteilungsleitern, … die Abwesenheits-

einstellungen anderer Mitarbeiter zu setzen / zu bearbeiten (z.B. im Krankheitsfall). Natürlich kann der Benutzer selbst

seinen eigenen Abwesenheitsstatus verändern und die Abwesenheitsmeldung auf Basis definierter Vorlagen (z.B. für

Urlaub, Schulung, …) setzen.

Die Vorlagen für Abwesenheitsmeldungen können mithilfe von Variablen gestaltet werden. Das ermöglicht eine

unternehmensweite Vereinheitlichung der Abwesenheitsmeldungen bei gleichzeitiger Flexibilität durch dynamische

Variablen und Benutzerdaten aus dem Active Directory (siehe Kapitel 5: Beispiel-Vorlage).

Beispiele für den Einsatz:

• Setzen / bearbeiten des eigenen Abwesenheitsstatus / der eigenen Abwesenheitsnotiz.

• Setzen / bearbeiten des Abwesenheitsstatus / der Abwesenheitsnotiz eines anderen Mitarbeiters z.B. durch die

Personalabteilung im Krankheitsfall.

Funktionen:

• Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen für jede Mitarbeiterin / jeden Mitarbeiten bzw. für jede

beliebige Mailbox oder Verteilergruppe

• Anzeigen und Ändern der Abwesenheitseinstellungen in der Office 365 Cloud

• Einfügen der E-Mail Signatur in die Abwesenheitsnotiz

• Durchführen von Ersetzungen innerhalb der Abwesenheitsmeldungen bzw. der Vorlagen

• Outlook-Integration über Toolbar möglich (Download und Beschreibung unter http://www.ci-solution.com/hilfe-

support.html)

• E-Mail Weiterleitung bei Abwesenheit aktivieren (nur in erweiterter Version mit Lizenz verfügbar).

Vorteile / Besonderheiten:

• Vereinheitlichung der Abwesenheitsnotizen im Unternehmen – Stichwort: Corporate Identity

• Zentrale Verwaltung

• Keine klassische Installation erforderlich (weder Client- noch Serverseitig). Die Software muss lediglich konfiguriert

und verteilt werden, z.B. über eine Freigabe

• In der Basis-Version kostenlos (siehe auch Lizenzierung)

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1.2 Anmerkung

Achten Sie im weiteren Verlauf des Handbuches auf dieses Hinweiszeichen:

Es weist auf häufige Fehlerquellen und oft gestellte Fragen hin.

1.3 System Anforderungen

• Windows XP und höher (inkl. Windows 7, Windows 8, … und alles was noch kommen mag…)

• Prinzipiell jedes Betriebssystem auf dem .NET Framework 2 oder höher installiert werden kann.

• Mindestens .NET Framework 2.0

• Exchange 2010, Exchange 2013 oder Office 365 Cloud

• Anbindung am Active Directory. Aus diesem werden die Benutzerdaten gelesen.

Ausnahme: Cloud-Modus – Im Cloud-Modus müssen die Benutzerdaten innerhalb der Software gepflegt werden

(siehe Hinweis).

Hinweis zu Cloud-Modus: Es ist möglich mit dem .Net Framework 4.5 und einem zusätzlichen Dienst von Microsoft, sowie

dem Vorhandensein der Powershell Benutzerdaten aus der Cloud zu extrahieren. Die Systemanforderungen erscheinen

uns derzeit noch zu hoch angesetzt, so dass wir uns bewusst dagegen entschieden haben diese Funktionalität zum

jetzigen Zeitpunkt anzubieten.

1.4 Lizenzierung

Den CI-Out-of-Office LITE stellen wir in zwei Varianten zur Verfügung:

1. Die Basis-Version stellen wir „as is“ kostenlos (Lizenzfrei) und ohne telefonischen Support zur Verfügung.

2. Die erweiterte Version mit zusätzlichen Funktionen, wie z.B. E-Mail Weiterleitungen bei Abwesenheit, können

Sie nur mit einer gültigen Lizenz des CI-Out-of-Office Manager nutzen.

3. Die maximale Anzahl von Cloud-Benutzern ist auf 99 begrenzt. Weitere können Sie nur mit einer gültigen

Lizenz (Anzahl der Lizenzen) des CI-Out-of-Office Manager nutzen.

Neben dem CI-Out-of-Office LITE bieten wir mit dem CI-Out-of-Office Manager sozusagen einen „großen Bruder“, als

lizenzpflichtige Software mit spürbar mehr Funktionalität und vollem Support an.

Wir behalten uns das Recht vor, die „Lizenzpolitik“ zukünftig jederzeit ändern zu können. (Das müssen wir erwähnen. Sie

wissen bestimmt wie das ist… ;-)). Eine solche Änderung gilt ausschließlich für neue Versionen/Revisionen. Jede von uns

veröffentlichte kostenlose (lizenzfreie) Basis-Version wird es auch immer bleiben.

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2 INSTALLATION / KONFIGURATION - SCHRITT FÜR SCHRITT

Eines vorweg: Eine „klassische“ Installation (mit Installationsroutine und damit verbundenen Administrator-Rechten) ist

nicht erforderlich. Der CI-Out-of-Office Manager wird lediglich konfiguriert.

Dieses Kapitel zeigt Ihnen die Konfiguration des CI-Out-of-Office LITE Schritt für Schritt. Für den Zugriff auf Exchange oder

auf die Office 365 Cloud muss ein Benutzer mit entsprechenden Rechten angelegt werden, sofern nicht bereits vorhanden.

Auch das wird entsprechend beschrieben. Halten Sie am besten die Reihenfolge der nachfolgend beschriebenen Schritte ,

dann ist die Software in wenigen Minuten startbereit. Es ist wirklich kein Hexenwerk – versprochen.

1. Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE

2. Anlegen eines Benutzers für den Zugriff auf Exchange bzw. auf die Office 365 Cloud

3. Konfiguration der Software

4. Optional: Abwesenheitsvorlagen definieren und anlegen/bearbeiten

5. Optional: Ablage der Software auf einem Netzlaufwerk

2.1 Download und entpacken der Software CI-Out-of-Office LITE

Falls noch nicht erfolgt, laden Sie die Software bitte von unserer Website www.ci-solution.com.

Entpacken Sie die .zip Datei auf Ihrer lokalen Festplatte – idealerweise unter: c:\ci-oof-lite.

(Sie können es später jederzeit im Netzwerk zur Verfügung stellen.)

2.2 Vorbereitung Exchange / Cloud -- zwingend erforderlich!

Der CI-Out-of-Office LITE ermöglicht es den Abwesenheitsstatus eines anderen Benutzers zu bearbeiten, ohne dessen

Anmeldedaten (vor allem dessen Kennwort) zu kennen. Deshalb muss ein „zentraler“ Benutzer mit den erforderlichen

Rechten erstellt werden, über den der CI-Out-of-Office LITE auf die Postfächer bzw. den Abwesenheitsstatus der Benutzer

zugreifen kann.

Wählen Sie bitte das zutreffende Kapitel entsprechend Ihrer Umgebung und führen Sie die notwendigen Schritte durch.

• Kapitel 2.2.1: Vorbereitung Exchange / Active Directory

• Kapitel 2.2.2: Vorbereitung Office 365 Cloud

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2.2.1 Vorbereitung Exchange / Active Directory

Hintergrund zur Kommunikation der Software mit dem Exchange Server

Die Software verwendet zur Kommunikation mit dem Exchange Server einen eigenen Benutzer. Das ist erforderlich, da zum

Lesen und Speichern von Abwesenheitsmeldungen spezielle Rechte benötigt werden (die der „normale“ Benutzer nicht hat).

Wichtig: Sie brauchen für die Kommunikation mit Exchange einen Benutzer, der mindestens „SEND AS“ und „RECEIVE AS“

Rechte für den Exchange Server hat.

Sofern ein bereits existierender Benutzer über die geforderten „SEND AS / RECEIVE AS“ Rechte verfügt (z.B. ein Benutzer

den Sie für CI-Sign angelegt haben, ein Blackberry-Admin, …) können Sie diesen Benutzer verwenden. Andernfalls folgen

Sie der nachfolgenden Beschreibung um einen solchen Benutzer anzulegen und diesem die erforderlichen Rechte zu

gewähren.

Active Directory Benutzer „oofadmin“ anlegen

Legen Sie einen neuen Benutzer „oofadmin“ im Active Directory an. Legen Sie für diesen Benutzer auch ein Postfach für

Exchange an.

Abbildung 1: Active Directory Benutzer "oofadmin"

Verwenden Sie nicht die Gruppe Domänen-Administratoren. Diese hat unter Exchange das Recht „SEND

AS“ und „RECEIVE AS“ explizit verweigert! Tipp: Gruppe Administratoren

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Impersonalisierung einrichten / Berechtigung für Exchange (2010/2013) gewähren

Falls nicht unter Schritt 1 angelegt, dann legen Sie nun ein Postfach für den eben erstellten Benutzer im Exchange an.

Die Impersonalisierung ermöglicht es einem Benutzer die „Rolle“ eines anderen Benutzers einzunehmen. Dieser Zugriff ist

für die meisten Software-Produkte erforderlich, die auf den Exchange aufbauen.

Öffnen Sie die Exchange Management Shell (Exchange Verwaltungsshell). Führen Sie dort den nachfolgenden

Command (CMD-LET) aus, um den Benutzer oofadmin die erforderlichen Rechten (Impersonalisierung) zu gewähren:

Kopieren Sie den nachfolgenden Befehl. Passen Sie ggf. den Benutzernamen an:

Abbildung 2: Exchange Verwaltungsshell - CMD-LET ausführen

Prüfen Sie den Zugriff über OWA

Geben Sie die Adresse zu OWA inklusive der E-Mail Adresse eines existierenden Postfaches (nicht Ihr eigenes und nicht

das Postfach des oofadmin) im Internet Explorer ein.

Beispiel: https://internerExchangeServer/OWA/donald.duck@entenhausen.de

Melden Sie sich mit dem oofadmin und dessen Passwort an. Ist der Zugriff möglich, dann kann auch der CI-Out-of-Office

LITE auf das Postfach zugreifen. Ist der Zugriff nicht möglich, klappt es auch über die Software nicht.

New-ManagementRoleAssignment -Name:cisolutionImpersonation –Role:ApplicationImpersonation –User:oofadmin

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2.2.2 Vorbereitung Office 365 Cloud / Impersonalisierung

Für den Zugriff des CI-Out-of-Office LITE auf Benutzer innerhalb der Office 365 Cloud wird ein Benutzer mit

Impersonalisierung (Impersonation) benötigt. Im Nachfolgenden erfahren Sie wie ein solcher Benutzer angelegt werden

kann. Hier im Beispiel wird der Benutzer m.buettner (Administrator) verwendet.

Damit der Benutzer (in diesem Fall der Administrator m.buettner) auf alle Mailboxen

zugreifen kann wird eine sog. „ApplicationImpersonation“ Rolle benötigt.

Wechseln Sie unter Administrator -> Exchange in die Exchange-Verwaltungskonsole

Ihres Cloud Accounts.

Wählen Sie nun „Berechtigungen“ (linkes Menü) -> „Administratorrollen“ (oben).

Falls noch keine Rolle für die

Impersonalisierung existiert

legen Sie eine neue Rolle an.

Name: ApplicationImpersonation

(kann beliebig gewählt werden, sollte

idealerweise aussägekräftig sein.)

Beschreibung: optional; kann nicht

schaden…

Rollen: fügen Sie ApplicationImpersonation

hinzu.

Mitglieder: fügen Sie den entsprechenden

Benutzer hinzu.

Der hier angegebene Benutzer wird

von CI-Out-of- Office LITE als für den Zugriff

auf CLoud Benutzer verwendet. Tragen Sie dessen

Zugangsdaten (Benutzername und

Kennwort) in der CI- Out-of-Office LITE

Konfiguration ein.

Abbildung 3: Exchange-

Verwaltungskonsole aufrufen

Abbildung 4: Rolle "ApplicationImpersonation" anlegen

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2.3 Konfiguration der Software

>> Benutzer angelegt? Rechte zugewiesen? Zugriff geprüft? Prima, dann geht es nun an die Konfiguration.

Starten Sie die Datei config.vbs. Es öffnet sich die Konfiguration.

Abbildung 5: CI-Out-of-Office LITE - Konfiguration

2.3.1 Basis-Einstellungen

Die Basis-Einstellungen können Sie in der Regel so verwenden wie angegeben. Änderungen sind selten erforderlich.

Pfad zum Öffnen: (Standard = leer) Wenn leer, dann der Pfad aus dem die Software aufgerufen wurde. Dieser bildet

zusammen mit der Angabe „Vorlagen Ordner“ den absoluten Pfad zu den Vorlagen. Falls diese z.B. auf einem

abweichenden Netzlaufwerk liegen geben Sie hier den Pfad zum OOF LITE Programmverzeichnis ein.

Vorlagen Ordner: (Standard = Vorlagen\) Ordner mit den Abwesenheits-Vorlagen. Bildet zusammen mit

Anzeigename: (Standard = @@displayName) Wert für die Anzeige des Stellvertreters.

Reg-Key: Die Software speichert den zuletzt gewählten Stellvertreter in der Registry (zu finden unter HKCU\Software\VB

and VBA Settings\ci-oof-lite\Optionen). Hier können Sie das bei Bedarf ändern.

GAL-Anzeige: Angabe der einzelnen Spaltenbreiten für die Anzeige der Globalen Adressliste (in Summe 100 %)

Schließe nach Aktivierung: Schließt den Benutzerdialog nach Aktivierung der Abwesenheit.

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2.3.2 Einstellung: WebService (Exchange 2010/2013)

Wählen Sie zunächst die Art der Authentifizierung für

Exchange/OWA aus (siehe auch Kapitel 10.4 Art der OWA

Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln)

Benutzer: Tragen Sie hier den eben erstellten Benutzer ein

„oofadmin“ – oder einen anderen Benutzer mit den entsprechenden

Rechten im AD und am Exchange Server.

Passwort: Passwort des Benutzers.

Domain (FQDN): Ihre Domäne als Full-Qulified-Domain-Name

z.B. cisolution.local (wichtig!)

Server: Ihr Exchange Server.

Alias: Über diesen Wert erfolgt der Zugriff auf das Exchange

Postfach. In den meisten Fällen ist @@mail richtig.

Diese Variable wird zur Laufzeit durch den entsprechenden Wert

(des Benutzers) aus dem Active Directory ersetzt. Also im Falle von @@mail beispielweise

durch donald.duck@entenhausen.de. Wenn damit das Postfach identifiziert werden kann,

müssen Sie hier keine Änderung vornehmen. Eine andere Variante könnte z.B. sein: @@givenName.@@sn

Startform: Legen Sie fest welches Formular der Benutzer zu sehen bekommt, bzw. welche Funktionen ihm zur Verfügung

stehen. Zur Auswahl stehen

• Easy: Bearbeitung der eigenen Abwesenheit – kein Zugriff auf andere Mitarbeiter.

• Standard: Zugriff auf andere Benutzer ebenfalls möglich.

• Erweitert (nur in lizenzierter Version): Bietet zusätzlich die Möglichkeit eine E-Mail Weiterleitung bei Abwesenheit

zu aktivieren.

2.3.3 Cloud-Modus (Office 365 Cloud) konfigurieren

Die Software kann entweder im Exchange- oder im Cloud-Modus ausgeführt werden. Eine Kombination ist nicht möglich.

Aktivieren Sie die zunächst die Checkbox „Cloud-Modus“. Nun können die entsprechenden Werte eingegeben werden.

Benutzer: Die Email Adresse (Anmeldename) des Benutzers

mit Impersonalisierungsrechten.

Passwort: Dessen Kennwort

Domain: Ihre Cloud-Domäne

Server: Der Cloud Server. Nicht zwingend erforderlich. Die

Software führt eine Autodiscover durch. Bei

Verbindungsproblemen bitte prüfen und angeben. Siehe auch

Kapitel 10.5 Cloud Servername ermitteln.

Button „Cloud-Benutzer bearbeiten“: Im Cloud-Modus müssen die Benutzerdaten innerhalb der Software gepflegt

werden. Klicken die den Button. Es öffnet sich eine Formular mit dem Sie Ihre Cloud Benutzer anlegen und bearbeiten

können.

Abbildung 6: Konfiguration - Exchange

Abbildung 7: Cloud-Modus Einstellungen

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Es ist zwar möglich mit dem .Net Framework 4.5 und einem zusätzlichen Dienst von Microsoft, sowie dem Vorhandensein

der Powershell Benutzerdaten aus der Cloud zu extrahieren. Die Systemanforderungen erscheinen uns derzeit noch zu

hoch angesetzt, so dass wir uns bewusst dagegen entschieden haben einen automatischen Abgleich zum jetzigen

Zeitpunkt anzubieten. Um diesen Prozess dennoch einfacher zu gestalten ist ein .csv Export/Import aus der Cloud in den

CI-Out-of-Office LITE geplant. Sprechen Sie uns bei Bedarf an.

2.3.4 Vorlagen festlegen

Der CI-Out-of-Office LITE wird mit Basisvorlagen ausgeliefert. Diese dienen vor allem als Beispiel, können aber direkt

eingesetzt werden. Bei der Konfiguration unter „Betreff und Vorlagendefinition“ legen Sie fest, welche Vorlagen dem

Benutzer in der Anwendung zur Verfügung stehen. Die Vorlage wird immer mit einem „Grund der Abwesenheit“

verknüpft. Die Einstellungen sehen Sie in der Nachfolgenden Abbildung.

Abbildung 8: Definition "Grund der Abwesenheit" mit dazugehörigen Einstellungen

Sprache: Je nach ausgewählter Sprache, steht die Vorlage entsprechend in der Anwendung zur Verfügung.

Grund: „Grund der Abwesenheit“ steht dem Benutzer als Auswahl in der Anwendung zur Verfügung.

Stellvertreter: Muss ein Stellvertreter ausgewählt werden?

Signatur: Hier können Sie definieren welche Signatur dem Benutzer zur Auswahl steht und somit in die

Abwesenheitsmeldung eingefügt werden kann. Hierbei können Sie die sog. Wildcard „*“ verwenden. *.txt trifft auf alle

Signaturen zu die mit .txt enden; *_extern.txt auf alle die mit _extern.txt enden.

TXT-Vorlage: Hier wählen Sie die Vorlage für die Abwesenheitsmeldung. Derzeit werden nur Text-Vorlagen unterstützt.

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2.3.5 Erweiterte Einstellungen (nur in l izensierter V ersion verfügbar)

In der lizensierten Version des CI-Out-of-Office LITE stehen

Ihnen erweiterte Funktionen zur Verfügung. Diese können

hier konfiguriert werden.

Änderungen im OOF-Text erlauben: Der Benutzer kann

die Abwesenheitstext vor dem aktivieren bearbeiten.

Signatur automatisch anfügen: Die Signatur (aus Outlook

Signaturen %appdata%\microsoft\signatures) wird

automatisch eingefügt.

Benutzerauswahl (anderer Benutzer) nur für diese Gruppe: Die Auswahl eines anderen Benutzers (um dessen

Abwesenheitsstatus zu bearbeiten) nur Mitgliedern der hier angegebene Active Directory Gruppe erlauben.

2.3.6 Software auf einem Netzlaufwerk ablegen

Die Software muss weder auf dem Server noch auf dem Client installiert werden. Nach der Konfiguration wird das lokale

Verzeichnis einfach auf eine Netzwerk-Freigabe gelegt und kann von dort mit CI-OoF-Lite-Net.vbs gestartet werden.

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3 VERWENDEN DER SOFTWARE…

Starten Sie den CI-Out-of-Office LITE entweder durch direkten Aufruf der ausführbaren Datei ci-oof-lite.exe oder über das

mitgelieferte Skript CI-OoF-Lite-Net.vbs. Verwenden Sie unbedingt letzteres beim Aufruf von einem Netzlaufwerk (siehe

auch Kapitel 2.3.6 Software auf einem Netzlaufwerk ablegen).

3.1 …im Exchange-Modus

Abbildung 9: Vergleich Benutzerdialog „Standard“ und „Easy“ – Easy erlaubt keine Auswahl eines anderen Benutzers

Beim Start wird der Abwesenheitsstatus des angemeldeten Benutzers angezeigt. Der Benutzerdialog „Standard“ erlaubt es

einen anderen Benutzer auszuwählen. Die Abwesenheit wird aktiviert, indem der Zeitraum, der Grund der Abwesenheit (=

Vorlage) sowie ein Stellvertreter (je nach Konfiguration erforderlich) ausgewählt und der Dialog mit OK bestätigt wird.

--- Zu beachten ---

Zeitraum der Abwesenheit: informelle Angabe für die Abwesenheitsmeldung (Ich bin abwesend von … bis …). Es ist nicht

möglich Abwesenheiten (Termine) im Voraus zu planen, da der Exchange-Server dies nicht unterstützt. Ein Benutzer ist

entweder anwesend oder abwesend. Falls Sie hier eine erweiterte Funktionalität suchen, so dass geplante Termine

automatisch zum gegebenen Zeitpunkt in Abwesenheiten umgesetzt werden, dann schauen Sie sich bitte den CI-Out-of-

Office Manager an (http://www.ci-solution.com/produkte/oof-abwesenheitsassistent.html).

Stellvertreter: hierbei handelt es sich um eine informelle Angabe. Es erfolgt keine Weiterleitung der E-Mails.

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3.2 …im Cloud-Modus

Abbildung 10: Benutzerdialog im Cloud-Modus

Beim Start werden alle angelegten Cloud-Benutzer in der Listenansicht dargestellt. Um den Status eines Benutzers

anzuzeigen / zu bearbeiten wählen Sie den Benutzer durch Doppelklick aus (alternativ: Benutzer auswählen und „Out-of-

office Status anzeigen“ klicken).

Die Abwesenheit wird aktiviert, indem der Zeitraum, der Grund der Abwesenheit (= Vorlage) sowie ein Stellvertreter (je

nach Konfiguration erforderlich) ausgewählt und der Dialog mit OK bestätigt wird.

--- Zu beachten ---

Zeitraum der Abwesenheit: informelle Angabe für die Abwesenheitsmeldung (Ich bin abwesend von … bis …). Es ist nicht

möglich Abwesenheiten (Termine) im Voraus zu planen, da die Office Cloud – wie auch der Exchange-Server dies nicht

unterstützt. Ein Benutzer ist entweder anwesend oder abwesend.

Stellvertreter: hierbei handelt es sich um eine informelle Angabe. Es erfolgt keine Weiterleitung der E-Mails.

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4 MITGELIEFERTE SKRIPTE (VBS-DATEIEN) & PARAMETER

Die direkte Ausführung von einem Netzlaufwerk („Verteilung“) unserer Software übernimmt i.d.R. ein Script.

Es ist mit der Standard Einstellung des .NET Framework nicht (nur bedingt) mögliche eine .net exe (ausführbare Datei) direkt

von einem UNC Pfad (Netzlaufwerk) zu starten. Dies würde (teilweise) einen Ausnahmefehler erzeugen.

Siehe auch Kapitel 10 Warum ist keine Installation erforderlich?

Alle Skripte die mit –Net.vbs enden können direkt vom Netzlaufwerk ausgeführt werden,

Mit dem Download erhalten Sie vorgefertigte Skripte, deren Zweck hier erläutert wird.

CI-OoF-Lite-Net.VBS StartScript - Zeigt NUR den angemeldeten Benutzer an. Persönliche Abwesenheiten/Termine

können hier eingestellt werden.

--- SCRIPTE zur Lokalen Ausführung… ---

Debug.VBS startet die Software mit Parameter /debug. Erzeugt ein LOG-File ggf. zum Support.

CONFIG.VBS startet die Software mit Parameter /config. Öffnet die CI-Out-of-Office LITE Konfiguration.

--- Parameter ---

/config Öffnet die Software-Konfiguration

/debug Erzeugt ein Log-File – wichtig bei Support-Anfragen.

(Beispiel: CI-OOF-Lite_20132524140638_m.mueller.log; Sie finden das Log-File im Temp Verzeichnis –

verwenden Sie %temp%)

/server Fixiert den zu verwendenden Server.

/domain eine vom RootDSE abweichende Domain angeben. Beispiel: /domain:dc=cis,dc=local

• /cio – CheckInfoOnlyAndDisable. Aktiviert Weiterleitung nur als Vertreterinformation und last keine Änderung zu.

• /cip – CheckInfoPreSelect. CheckInfoOnly als Vorauswahl. Änderung möglich.

• /uio – UnCheckInfoOnlyAndDisable - Als Vertreterinfo wird ausgegraut und ist nicht klickbar.

• /tls12 – Aktiviert TLS12 Protokoll

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5 BEISPIEL-VORLAGE

Nachfolgend sehen Sie eine einfache „Standard“ Abwesenheitsmeldung bzw. -Vorlage. Diese Vorlage ist auch im

Download enthalten (Vorlagen\Standard.txt).

Vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin von ##ooffrom bis ##oofto nicht im Hause.

Ich bin am ##oofat nicht im Hause.

Ich bin zurück am ##oofback.

Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.

In dringenden Fällen wenden Sie sich an ##oofforwarduser

E-Mail: ##oofforwardmail

Telefon: ##oofforwardtelephoneNumber

Viele Grüße

@@givenName @@sn

Die Vorlage verwendet zwei Typen von Variablen: @@-Variablen und ##-Variablen. ##-Variablen löschen die komplette

Zeile, wenn die Variable leer ist und keinen Wert enthält. Eine Übersicht aller Variablen finden Sie in Kapitel 6 Variablen.

Nehmen wir die Zeilen:

Ich bin von ##ooffrom bis ##oofto nicht im Hause.

Ich bin am ##oofat nicht im Hause.

Ich bin zurück am ##oofback.

Beispiel 1

Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über einen Tag von 03.10. – 03.10.2013 (Tag der Deutschen Einheit) ein.

Geht die Abwesenheit über nur einen Tag enthalten die Variablen ooffrom und oofto keinen Wert (diese sind nur bei

mehrtägiger Abwesenheit belegt). Folglich wird die erste Zeile gelöscht, da hier ##-Variablen verwendet wurden.

Lediglich oofat sowie oofback enthalten Werte.

Ergebnis:

Ich bin am 03.10.2013 nicht im Hause.

Ich bin zurück am 04.10.2013.

Beispiel 2

Der Benutzer stellt eine Abwesenheit über mehrere Tage von 24.12. – 26.12.2013 ein.

In diesem Fall sind die Variablen ooffrom und oofto mit Werten belegt, nicht aber oofat. Die erste Zeile bleibt diesmal

stehen, dafür wird die zweite Zeile gelöscht.

Ergebnis:

Ich bin von 24.12.2013 bis 26.12.2013 nicht im Hause.

Ich bin zurück am 27.12.2013.

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6 VARIABLEN

Eine ausführliche Liste der Standard-Variablen finden Sie im Handbuch von CI-Sign (http://www.ci-

solution.com/fileadmin/downloads/ci-sign/handbuch.pdf). Die am häufigsten verwendeten sind:

Vorname @@givenName

Nachname @@sn

Titel/Position @@title

Abteilung @@department

Firma @@company

Straße @@streetAdress

Stadt @@l

PLZ @@postalCode

E-Mail @@mail

Telefon @@telephoneNumber

Fax @@facsimileTelephoneNumber

Mobil @@mobile

Zusätzlich können in CI-Out-of-Office-LITE die folgenden Variablen verwendet werden:

Von @@ooffrom Abwesend von; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit

Bis @@oofto Abwesend bis; belegt bei mehrtägiger Abwesenheit

Am @@oofat Abwesend am; belegt bei eintägiger Abwesenheit

Zurück @@oofback Verwendet bis oder am und addiert einen Tag (nächster Werktag).

Daten des Stellvertreters

Vorname @@oofforwardgivenName

Nachname @@oofforwardsn

Titel/Position @@oofforwardtitle

DisplayName @@oofforwarddisplayName

an @@oofforwarduser gibt den Benutzer an, an den weitergeleitet wird.

Mail @@oofforwardmail

Telefon @@oofforwardtelephoneNumber

Privat @@oofforwardhomePhone

Fax @@oofforwardfacsimileTelephoneNumber

Mobil @@oofforwardmobile

xData1..14 @@oofforwardxData1 bis @@oofforwardxData14

Datum-Variablen Formatieren:

@@oofformatfrom(M'/'d'/'yyyy) @@ooffrom formatieren

@@oofformatto(M'/'d'/'yyyy) @@oofto formatieren

@@oofformatat(M'/'d'/'yyyy) …

@@oofformatback(M'/'d'/'yyyy) …

Die verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten finden Sie unter: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/73ctwf33.aspx

FuncMonthEN(from, MM) Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@ooffrom

FuncMonthEN(to, MM) Gibt den Monat in Englischer Sprache zurück – für @@oofto

FuncMonthEN(at, MM) …

FuncMonthEN(back, MM) …

Formatierungen:

Möglich: from, to, at, back

FuncFormat(from,ddd,en-US) Thu

FuncFormat(from,dddd,en-US) Thursday

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FuncFormat(from,MMM,en-US) Feb

FuncFormat(from,MMMM,en-US) February

FuncFormat(from,ddd,de-DE) Do

FuncFormat(from,dddd,de-DE) Donnerstag

FuncFormat(from,MMM,de-DE) Feb

FuncFormat(from,MMMM,de-DE) Februar

Alle oben aufgeführten Variablen können auch als ##-Variablen verwendet werden, um Zeilen bei leerer Variable zu

löschen (siehe Beispiel in Kapitel 5 Beispiel-Vorlage).

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7 FEHLER UND DEREN BEDEUTUNG

Grundsätzliche Vorgehensweise bei Fehlern

Versuchen Sie einen direkten Zugang zum OWA. D.h. Starten Sie den Internet-Explorer und gehen Sie direkt in das

Postfach: http(s)://ExchangeServer/owa/E-Mail_Adresse_des_Benutzers.

Sollte eine Authentifizierung notwendig sein verwenden Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Benutzers, den Sie

in der Konfiguration des CI-Out-of-Office LITE eingetragen haben!

Ist diese Vorgehensweise erfolgreich klappt auch die Verbindung mit dem CI-OoF-Manager!

Die häufigsten Fehler

Die Suche nach dem Stellvertreter konnte nicht durchgeführt werden. Es besteht keine Netzwerkverbindung

Bitte prüfen Sie die Zugangsdaten des Benutzers in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration.

Prüfen Sie bitte auch die eingestellte Authentifizierung.

Mailbox not found // Die OOF-Einstellungen des Benutzers konnten nicht gelesen werden.

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Ist das Postfach des Cloud-Benutzers initialisiert?

Haben Sie die Impersonalisierung eingerichtet? (siehe Kapitel 2.2.2 Vorbereitung Office 365 Cloud /

Impersonalisierung)

Prüfen Sie bitte die Zugangsdaten Ihres Impersonalisierungs-Benutzers in der CI-Out-of-Office LITE

Konfiguration.

Fehler 401

Postfach initialisiert?

Melden Sie sich am betroffenen Postfach über OWA / in der Cloud an.

Hintergrund: Wenn ein Postfach neu erstellt wird ODER noch keine E-Mail eingegangen ist, wird dieses erst

erzeugt, wenn der erste Zugriff darauf erfolgt.

Berechtigung vorhanden?

Ist der Zugriff auf das Postfach über den „oofadmin“ über OWA möglich? Wenn der Zugriff über diesen Weg nicht

möglich ist, kann auch die Software nicht darauf zugreifen. Führen Sie ggf. nochmals das CMDLET aus (siehe Kapitel

Impersonalisierung einrichten / Berechtigung für Exchange (2010/2013) gewähren)

Das CMDLET muss für jeden neu angelegten Benutzer ausgeführt werden! (Exchange Eigenheit… ☺)

Fehler 403 – Der Remoteserver hat einen Fehler zurückgegeben.

Aktivieren/deaktivieren Sie SSL (sichre Verbindung in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration) bzw. stellen Sie

sicher, dass das richtige Protokoll (http oder https) für verwendet wird.

Der Objektverweis wurde nicht auf eine Instanz gelegt.

Aktivieren Sie SSL in der CI-Out-of-Office LITE Konfiguration

Falls SSL aktiviert war, dann deaktivieren Sie das.

(Verwenden Sie sonst http oder https für den OWA Zugriff?) https = SSL ;-)

Bzw. stellen Sie sicher, dass das richtige Protokoll (http oder https) für OWA verwendet wird.

Fehler 500 – interner Serverfehler

Prüfen Sie bitte die Verbindung zum OWA manuell über einen Browser. Wurde ggf. die E-Mail Adresse des

Benutzers geändert?

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8 OUTLOOK INTEGRATION

Auf unserer Homepage www.ci-solution.com finden Sie unter Hilfe & Support eine Toolbar, mit der Sie diese Software

integrieren können. Die Bedienung kann damit also aus Outlook heraus erfolgen. Selbstverständlich ist auch dieses Add-in

zentral konfigurierbar und zu administrieren.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Download der Toolbar.

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9 WEITERE SPRACHEN KONFIGURIEREN

Um weitere Sprachen anzeigen zu können muss die CI-OOF-LITE.XML angepasst werden. Diese liegt im gleichen

Verzeichnis wie auch die CI-OOF-LITE.EXE. Hier haben Sie die Möglichkeit die Sprachauswahl anzupassen um den

Benutzern entsprechend ihrer Sprache die Auswahl zu erkennen.

Hier im Beispiel finden Sie nachfolgend Japanisch und Spanisch.

<Option DefineLanguage1="JP;Japanisch-Japanese-日本の;198" />

<Option DefineLanguage2="ES;Spanisch-Spanish-Español;123" />

Der Aufbau der Zeile ist:

Ländercode (ISO-3166);Text;IconIndex.

Den Iconindex finden Sie in der Konfiguration – Erweiterte Konfiguration – Sprachen

Wählen Sie die Flagge aus, die Sie benötigen, der Index wird angezeigt.

Wollen Sie die Sprachauswahl z.B. für Deutsch und Englisch überschreiben, dann tragen Sie dies folgendermaßen ein:

<Option DefineLanguage1="DE;MeinDeutschText,80" />

<Option DefineLanguage2="EN;MeinEnglischText;64" />

<Option DefineLanguage3="JP;Japanisch-Japanese-日本の;106" />

<Option DefineLanguage4="ES;Spanisch-Spanish-Español;198" />

Für weitere Sprachen Nummerieren Sie „Option DefineLanguageX“ einfach weiter.

Im Anschluss daran starten Sie die Software. Wählen Sie die Sprachen aus… im OOF-Lite Verzeichnis wird nun für jede

Sprache eine XML Datei erzeugt, deren Inhalt nun zu übersetzen ist. Wir machen im Beispiel mit Japanisch weiter, Sie

wiederholen den Vorgang dann für jede Datei.

Alle Übersetzungen werden hier in der ORIGINAL-ENGLISCHEN Sprache herausgeschrieben.

Es liegt nun an Ihnen die zwischen den einzelnen Tags (z.B. <MainForm>TEXT</MainForm>) Texte zu übersetzen. Ob Sie

dies manuell oder automatisch tun liegt hierbei in Ihrem eigenen ermessen.

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Um die Übersetzung zu erleichtern haben wir Ihnen auf unserer Homepage (www.ci-solution.com) unter www.ci-

solution.com/fileadmin/downloads/ci-oof/Translate.xlsx) eine erleichterte Möglichkeit der Übersetzung als Excel-Tabelle

zur Verfügung gestellt. Kopieren Sie also in Spalte A (Werte…) die Daten aus der jeweiligen XML Datei (hier als Beispiel: jp-

frmLogin.xml). In Spalte D (Wert)erscheint der Wert, ohne entsprechende Tags. Der Text ist also „freigestellt“. Sie haben

nun die Möglichkeit die Zeilen zu übersetzen. Tipp: die Google Übersetzung kann Zeilenweise übersetzen. Kopieren Sie

also ggf. die Spalte D (Wert) in den Übersetzer.

In Spalte E (Übersetzt) fügen Sie entweder die Zeilen aus dem Übersetzer ein oder tun dies manuell. In Spalte i (XML Wert

neu) werden Ihnen nun die neuen Wert für die XML Datei angezeigt.

Sofern nicht übersetzt wurde gilt der Standard ENGLISCH.

Kopieren Sie diese und überschreiben Sie die Werte in der jeweiligen XML Datei. Damit haben Sie nun die neue Sprache

implementiert. Diese stehen dann allen Benutzern in der jeweils gewählten Sprache zur Verfügung.

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10 HINTERGRUNDWISSEN

10.1 Warum ist keine Installation erforderlich?

Wir haben es uns zum Ziel gemacht, die Einrichtung unserer Software so einfach wie möglich zu gestalten. In einer

Windows Umgebung, in der normalerweise alles mittels einem Setup installiert und registriert wird, ist es schwer zu

verstehen, warum ausgerechnet wir ein solches Setup nicht anbieten.

• Wir brauchen es nicht! Und Sie brauchen es auch nicht!

Mittlerweile haben die meisten Unternehmen einen WSUS (Windows Software Update Service), bzw. einen anderen Update

Service im Einsatz mit dem sichergestellt ist, dass unsere einzige Systemvoraussetzung

• .net Framework 2 oder höher.

auf allen Clients zur Verfügung steht. (Das wären dann schon die ersten 30 Megabyte, die wir Ihnen nicht noch einmal

verkaufen müssen.)

Sollten Sie einen WSUS nicht einsetzen besteht über eine Gruppenrichtlinie eine weitere Möglichkeit der Verteilung. Weitere

Informationen finden Sie in unserem Support-Bereich. Das Einrichten einer solchen Gruppenrichtlinie dauert ca. 5 Minuten!

Nachdem also .net Framework installiert ist sind alle Komponenten die wir verwenden automatisch bereits installiert.

Wir verwenden lediglich Standardkomponenten (Textfelder, Kalender, Listen usw.). Das muss nicht heißen, dass unsere

Benutzeroberfläche (GUI) deshalb schlechter aussieht oder funktionale Einschränkungen hat. Wir behaupten das Gegenteil!

Der Vorteil davon ist, dass wir keine Zusatzkomponenten registrieren müssen.

• Dies wiederum hat den Vorteil, dass wir keine Administrator-Rechte benötigen.

Nachdem wir nicht bei jeder neuen Revision ein riesiges Setup erstellen müssen (das dann auch auf verschiedene Webserver

zum Download geladen werden muss), von dem Sie also nur einige Megabyte benötigen würden und wir dies jedesmal

aufs Neue testen müssten, sparen wir hier Manpower, die sich ganz einfach auf den Preis niederschlagen würde.

Aber: Der Preis ist nicht das Ausschlaggebende. Glauben Sie uns: Wenn Sie ein Setup bräuchten, dann bekommen Sie auch

eines! (Beispielsweise muss unser ci-Mail-Policy über ein solches Setup installiert werden).

Die „Verteilung“ unserer Software übernimmt i.d.R. ein Script, da die Standard Einschränkung einer .net Exe (ausführbare

Datei) von einem UNC Pfad (Netzlaufwerk) nicht möglich ist und ein Ausnahmefehler die Software an der Ausführung

hindert.

Der Aufruf per Script hat zudem noch folgende Vorteile. Durch den Aufruf wird die „Clientseite“ mit der „Serverseite“

abgeglichen. Was Sie davon haben? Egal ob 10 oder 10.000 PC-Systeme:

• Ihre Software ist immer aktuell!

Wenn Sie also auf eine neue Version oder Revision umstellen, dann wird diese Datei einfach auf dem Netzlaufwerk

ausgetauscht. Es ist kein „Setup“ am PC erforderlich.

• Wir glauben, mit Ihren anderen Setup’s haben Sie schon genug Arbeit.

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10.2 Ausführungsgeschwindigkeit der Software

Das Einlesen und damit der Start der Software ist von der Netzwerk-Verbindungs-Geschwindigkeit abhängig. In einer

Gigabit Umgebung wird die Software demnach wesentlich schneller starten und Abfragen absetzen können, als in einer

VPN Verbindung mit 2 Megabit. Beachten Sie dies vor allem bei automatischen Abläufen.

10.3 Der technische Ablauf

Ein Client startet beispielsweise eine Verknüpfung auf dem Desktop oder die ci-oof-lite.vbs.

1.) Ausführbare Dateien und Konfigurationsdatei vom

Server Synchronisieren

2.) Software starten

3.) Vorlagen ggf. von

Netzlaufwerk einlesen

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10.4 Art der OWA Authentifizierung (Client-Zugriff) ermitteln

Die Art der Authentifizierung für OWA wird für den Zugriff durch den CI-Out-of-Office LITE benötigt und ist in der

Software-Konfiguration anzugeben. Welche Art der Authentifizierung Ihr Exchange Server verwendet entnehmen Sie am

besten direkt der Exchange Konfiguration. Die nachfolgende Abbildung zeigt Ihnen wo Sie diese Einstellung finden.

Abbildung 11: Art der Authentifizierung für OWA in der Exchange Server Konfiguration ermitteln

Sie finden diese Einstellung in der Exchange Verwaltungskonsole unter:

Serverkonfiguration -> ClientAccess (oder Clientzugriff) -> owa -> Eigenschaften -> Authentifizierung

Für Sie ist wichtig zu wissen, ob der Server eine „Formularbasierte Authentifizierung“ oder die „Integrierte Windows-

Authentifizierung“ verwendet. Dies muss bei der Konfiguration von CI-Out-of-Office LITE angegeben werden.

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10.5 Cloud Servername ermitteln

Melden Sie sich mit einem Administrator-Benutzer an Ihrem Cloud-Account an. Hier im Beispiel wird der Benutzer

m.buettner verwendet.

Abbildung 12: Cloud Anmeldung > Einstellungen > Optionen

Wechseln Sie auf Outlook und wählen Sie rechts das Symbol für die Einstellungen. Wählen Sie „Optionen“. Wählen Sie auf

der nächsten Seite „Einstellungen für den Zugriff über POP oder IMAP…“.

Verwenden Sie den Servername für POP. In diesem Besipiel: outlook.office365.com

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11 FEEDBACK UND KONTAKT

Wenn Sie Fragen, Kritik oder Anregungen haben erreichen Sie uns gerne unter:

E-Mail: info@ci-solution.com

Telefon: +49 (0) 9369 / 980-441

Fax: +49 (0) 9369 / 980-443

Über ein positives Feedback würden wir uns ebenfalls freuen und hoffen, dass diese Software Sie in Ihren Vorstellungen

unterstützen wird.

Mit freundlichen Grüßen

ci solution – Team