OSNOVNOŠOLSKA KNJIŽNICA IN

UPRAVLJANJE S PODATKI

Gregor Škrlj, OŠ Prulegregor.skrlj@guest.arnes.si

mailto:gregor.skrlj@guest.arnes.si

OSNOVNA ŠOLA -1-

Javni zavod, ki opravlja javno službo in obsega javno veljavni izobraževalni program.

Za svoje delovanje zbira podatke ter vodi evidence:

• zbirko podatkov o vpisanih učencih, njihovih starših,

• vzgojnih opominih in drugih listinah,

• zbirko podatkov o napredovanju učencev,

• izdanih spričevalih,

• zbirko podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev,

• zbirko podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje.

OSNOVNA ŠOLA -2-

Poleg že omenjenega pa ...

Če se podatkov ne da pridobiti iz obstoječih zbirk, se podatki pridobijo neposredno od posameznika, na katerega se nanašajo, oziroma od staršev učenca.

Starši so dolžni sporočiti šoli vsako spremembo podatkov, hkrati pa imajo pravico do vpogleda v osebne podatke svojega otroka.

Za potrebe pridobivanja podatkov in soglasij staršev ima šola izdelane posebne obrazce in vloge.

Primer obrazca

Šolska knjižnica je del šole (68. člen ZOFVI)

Šola ima knjižnico, ki zbira knjižnično gradivo, ga strokovno obdeluje, hrani, predstavlja in izposoja ter opravlja informacijsko-dokumentacijsko delo kot sestavino vzgojno-izobraževalnega dela v šoli.

Zakon o knjižničarstvu: za potrebe vzgojno-izobraževalnega procesa, za vodenje, obdelavo in izposojo knjižničnega gradiva, je šolska knjižnica vključena v nacionalni bibliografski sistem.

ŠOLSKA KNJIŽNICA

UPRAVALJANJE S PODATKIŠolska knjižnica upravlja podatke oziroma dodatne evidence:

a) za potrebe dela v šolski knjižnici (osebne podatke članov - učencev, staršev, zaposlenih; podatke o izposojenemu gradivu; seznami zamudnikov; podatke o obisku knjižnice, podatke o zastopnikih in založbah; inventarno knjigo; sezname odpisanega gradiva …),

b) evidence za potrebe učbeniškega sklada (evidenco vseh učbenikov in učnih gradiv za 1., 2. razred po avtorju, naslovu, letu izdaje, letu nakupa, nabavni ceni, številu izposoj, številu odkupov, številu odpisov; evidenco izposoj za tekoče šolsko leto z navedbo imena, priimka in razreda uporabnika ter avtorja in naslova učbenika; evidenco odpisa; evidenco nakupov učbenikov ter drugih prejemkov in izdatkov učbeniškega sklada)

c) evidence za potrebe pouka (dnevnik; letne in dnevne priprave na pouk)

d) evidence dejavnosti (evidence za bralne značke; evidence za nacionalne projekte; podatke o uganki meseca; podatke o tekmovanjih …).

OSEBNI PODATKI

Ob vseh nalogah in delu mora šolski knjižničar poznati aktualnozakonodajo, da lahko ravna v skladu s predpisi, ko gre za obdelavo inposredovanje podatkov.

Zelo pomembno je poznavanje zakonodaje s področja varovanjapodatkov, da ve, katere podatke lahko zbira in komu jih lahkoposreduje.

Osebne podatke je namreč treba obdelovati zakonito, pošteno in napregleden način ter le za določene, zakonite namene.

ŠK je del vzajemnega bibliografskega sistema in ustvarja različne podatke: podatke o gradivu, avtorstvu, zalogi, uporabnikih ipd., ki jih nato zbira, obdeluje, hrani in posreduje različnim deležnikom.

Torej v šolski knjižnici, poleg osebnih podatkov članov, zbiramo in obdelujemo tudi podatke o gradivu, ki predstavljajo bibliografske podatke (nastanejo seznami, evidence …).

DRUGI PODATKI

KOMU ZAKAJ KAJ

PODATKI, OBDELAVA, UPORABA -1-

Upravljanje s podatki

• Avtomatizacija poslovanja knjižnice je delno omogočila natančnejše urejanje podatkov.

• Iz enostavnih podatkov oblikovati uporabne informacije (tabele ali grafe).

• Z avtomatizacijo se je poslovanje z vidika shranjevanja in zbiranja podatkov močno olajšalo, je pa vse to povečalo količino ustvarjenih podatkov in dokumentacije na klik.

• Velik izziv zmožnosti upravljanja in obdelava velikih količin podatkov.

• Izziv je povezan tudi z dejstvom, da na šoli uporabljamo več različnih sistemov za zbiranje in obdelavo podatkov, ki medsebojno niso kompatibilni (kar do neke mere predstavlja celo neučinkovitost).

• Torej je kljub IKT še vedno veliko dodatnega dela (dodatne storitve proti plačilu). Še urejamo ročno, saj smo porabniki javnih sredstev.

PODATKI, OBDELAVA, UPORABA -2-

PRIMER -1-

V segmentu izposoje je vsaj enkrat mesečno treba pripraviti sezname oziroma obvestila zamudnikov (člani knjižnice, ki zamujajo z vračilom gradiva iz knjižnice).

Avtomatizirani procesi znotraj sistema, po vnosu potrebnih parametrov (rok poteka, oddelki, kategorije članov ipd.) za pripravo obvestil, sami generirajo ustrezne sezname.

Ob pripravi seznamov je nujno treba upoštevati komu so namenjeni, zato:

1) Izpis za posameznega člana - izpis zadolžnice.

2) Seznami učencev, ki jih posredujemo razrednikom(izpis z oznako I-CG-09: člani in iztekajoči se rok izposoje – brez podatkov o gradivu).

3) Obveščanje staršev (pošta ali e-pošta) – zakonodaja (če sploh obstaja možnost tovrstnega obveščanja, kot to navaja 9. člen Pravilnika o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja ali če je podpisano soglasje oziroma ustrezna izjava, da v šolski knjižnici sploh posedujemo podatke kot je naslov stalnega bivališča ali e-naslov posameznika).

PRIMER -2-

RACIONALNOST ALI …

- Podatke prepisujemo oz. kopiramo iz tabele ali dokumenta v drug program,

- Vsakoletno srečujemo pri vzpostavljanju evidenc prvošolcev (zbrano v dokumentu->ročno vpisujemo v več različnih programov: eAsistent, COBISS in drugo),

- Podatkov in posledično evidenc je vsako leto več…

NEKAJ ZA KONEC

• Vsako šolsko leto se srečujemo z novimi evidencami ter novimi načini in omejitvami pri upravljanju s podatki, še posebej pri zbiranju in posredovanju osebnih podatkov, predvsem tistih, ki se vodijo in hranijo v elektronski obliki.

• Pred nami so še izzivi, s katerimi se bo treba soočiti, predvsem na področju uporabe informacijskih tehnologij, s pomočjo katerih si bomo olajšali upravljanje podatkov ter se ustrezno izobrazili za uspešno pridobivanje oblikovanih, končnih zbirk podatkov.