organización de para la educación, ejecutivo la...

ex Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura Consejo Ejecutivo

114a. reunión

114 EX/3 PARIS, 12 de marzo de 1982

Punto 3.2.1 del Orden del Día Provisional

DECIMOTERCER INFORME DE LAS ACTIVIDADES DE LA DEPENDENCIA COMLW DE INSPECCION

(julio 1980 - junio 1981)

r I

RESUMEN

Este informe se presenta al Consejo Ejecutivo con fines de información, de acuerdo con el articulo 11 de los Estatutos de la Dependencia Común de Inspec- ción.

Para reducir las existencias de papel de color, todos los documentos de la 114a. reunión del Consejo Ejecutivo se imprimirán en papel rosa salmón.

INFORME DE LA

DEPENDENCIA COMUN DE INSPECCION

ASAMBLEA GENERAL DOCUMENTOS OFICIALES: TRlGESlMO SEXTO PERIODO DE SESIONES

SUPLEMENTO No. 34 (A/36/34)

NACIONES UNIDAS Nueva York, 1981

NOTA

Las signaturas de los docurnentos de las Naciones Uriidas se componeii de letras mayúsculas y cifras. La mención de una de tales signatiiras indica que se hace referencia a un documento de las ilíaciones Unidas.

[Original: inglés] 112 de agosto de 19811

INDICE

Párrafos Página

1. INTRODUCCION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1

11. ORGANIZACIONES PARTICIPANTES . . . . . . . . . . . 2 - 3 1

111. COMPOSICION DE LA DEPENDENCIA . . . . . . . . . . . 2 - 3 2

IV. SECRETARIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 3

V. PROGRAMADETRABAJO. . . . . . . . . . . . . . . . 7 - 12 3

VI. CONSULTAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 - 15 5

VII. INSTALACIONES DE TRABAJO . . . . . . . . . . . . . 16 5

VIII. INFORMES DE LA DCI . . . . . . . . . . . . . . . . 17 - 89 6

A. Tercer informe SoDre la aplicación de las reformas relativas a la política de personal aprobadas por la Asamblea General en 1974 (J IU/KEP/80 /9 ) . . . . . . . . . . . . . . . . 18 - 23 6

B. Asistencia del sistema de las Naciones Unidas a las instituciones multinacionales regionales de cooperación técnica (JIU/REP/80/10)) . . . 24 - 28 8

C. Evaluación de la Oficina del Coordinador de las Naciones Unidas para el Socorro en Casos de Desastre (J IU/REP/8 0/11) . . . . . . . . . 29 - 35 9

D. Informe sobre contra1 y limitación de la documentación en el sistema de las Naciones Unidas (JI U/FSP/80 /12 ) . . . . . . . . . . . . 36 - 42 11

E. Informe sobre las oficinas subregionales para América Central y Panamá y para el Carioe de la Comisión Económica para América Latina (JI U/W/80 /13 ) . . . . . . . . . . . . . . . 43 - 47 12

P. Informe sobre los métodos para determinar las necesidades en materia de personal (JIU/REP/81/1) . . . . . . . . . . . . . . . . 48 - 51 13

G. Informe sobre la coordinación de actividades en la esfera de información pública entre los miembros dei sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/81/2) . . . . . . . . . . . . . . . . 52 - 58 15

INDICE [continuación)

Párrafos Página

H. Servicios de gestión en el sistema de las Naciones unidas (JIU/REP/81/3) . . . . . . . . 59 - 63 16

1. Procedimientos de construcción de edificios de las organizaciones del sistema de las Naciones Un idas (J 1 U/KEP/8 1/4 ) ........ 64 - 66 17

J. Situación de la evaluación interna en las organizaciones del sistema de las Naciones Un idas (J 1 U/REP/8 i/ 5 ) . . . . . . . . . . . . 67 - 71 19

K. Segundo informe sobre la evaluación en las organizaciones del sistema de las Naciones Un idas (J 1 U/REP/8 1/6 ) . . . . . . . . . . . . 72 - 80 21

L. Informe sobre el establecimiento de prioridades y la identificación de actividades obsoletas en las Naciones Unidas (JIU/REP/81/7) . . . . . . 81 - 89 23

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1. INTRODUCCION

1. En el presente informe, el decimotercero preparado por la Dependencia Común de Inspección (DCI) desde su creación el 1' de enero de 1968, se hace una relación de las actividades de la Dependencia durante el período comprendido entre el 1' de julio de 1980 y el 30 de junio de 1981 - l/

11. ORGANIZACIONES PARTICIPANTES

2. Las organizaciones del Sistema de las Naciones Unidas que participan actualmente en la DCi son las siguientes:

Naciones Unidas y sus Órganos afiliados

Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y Alimentación (FAO)

Organización de Aviación Civil Internacional (OACI)

Organización Internacional del Trabajo (OIT)

Organización Consultiva Marítima Intergubernamental ( K M I

Unión Internacional de Telecoinunicaciones (UIT)

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la y la Cultura (üNESC0)

Unión Postal Universal (UPU)

Organización Mundial de la Salud (OMS)

Organización Meteorológica Mundial (OMM)

Organismo Internacional de Energía Atómica (OIEA)

la

Ciencia

3. Como se menciona en el informe de la DCI a la Asamblea General en su trigésimo quinto período de sesiones, se han creado dos organizaciones que son parte del sistema común de las Naciones Unidas pero no han aceptado aún el estatuto de la DCI y, por lo tanto, no son todavía organizaciones participantes en la Dependencia. Se trata de las siguientes:

Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA)

Organiación Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI)

- l/ Los informes de los años anteriores fueron distribuidos por el Secretario General con las siguientes signaturas: A/C.5/1241, A/C.5/1304, A/C.5/1368, A/C.5/1433 , A/C.5/1515, A/C.5/1598, A/C.5/1676, A/C.5/31/1, A/C.5/32/6, A/C.5/33/5 y A/C.5/34/1; y bcumentos Oficiales de la Asamblea General, trigésimo quinto período de sesiones, Suplemento No. 34 (A/35/34).

-1-

La Asamblea General quizá estime oportuno invitar a los Órganos legislativos de estas organizaciones a que estudien la posioilidad de participar en la DCI, para que los Estados miembros y las secretarías de esas organizaciones puedan aprovechar los servicios de la Dependencia. Además, la participación de esas organizaciones en la DCI realzará el valor de los informes que prepara la Dependencia para todo el sistema.

111. COMPOSICION DE LA DEPENDENCIA

4. Al 30 de junio de 1981, la composición de la Dependencia era la siguiente L/. Sr. Zakaria Sibahi* (República Arabe Siria), Presidente

Sr. Maurice Bertrand** (Francia), Vicepresidente

Sr. MarK E. Allen* (Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte)

Sr. Alexander S. Bryntsev* (Unión de Hepúblicas Socialistas Soviéticas)

Sr. Alfred N. Farde** (Barbados)

Sr. Toman Hutagalung" (Indonesia)

Sr. Mouctapha Ould Khalifa** (Mauritania)

Sr. Julio C. Kodríguez Arias* (Argentina)

Sr. Joseph A. Sawe* (República unida de Tanzanía)

Sr. Earl D. Sohm** (Estados Unidos de América)

Sr. Miljenko Vukovi&** (Yugoslavia)

* El mandato termina el 31 de diciembre de 1982.

** El mandato termina el 31 de diciembre de 1965.

5. De conformidad con el artículo 18 de su estatuto, la Dependencia eligió al Sr. Zakaria Sibahi como Presidente y al Sr. Maurice Bertrand como Vicepresidente para el año civil que finaliza el 31 de diciembre de 1981. En 1980, el Sr. Mark E. Allen y el Sr. Zakaria Sibahi ocuparon los cargos de Presidente y Vicepresidente, respectivamente.

2/ Los inspectores I.N. Kofi Atiase (Gharia) y Sreten Ilic (Yugoslavia) deja- ron d e pertenecer a la Dependencia al expirar su mandato el 31 de diciembre de 1980.

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1 V. SECRETAR1 A

6. siete funcionarios del cuadro orgánico y 11 funcionarios del cuadro de servicios generales.

La secretaría de la Dependencia está compuesta de un Secretario Ejecutivo,

V. PROGRRMA DE TRABAJO

7. De conformidad con el artículo Y del estatuto de la Dependencia, el programa de trabajo para 1981 fue preparado por la Dependencia tras deliberaciones en que participaron todos los Inspectores. El programa de trabajo detallado fue distribuido por el Secretario General de las Naciones Unidas a los Estados Miembros y a las organizaciones participantes en el documento A/36/95.

8. Al preparar el programa de trabajo, los Inspectores tuvieron en cuenta, en la medida de lo posinle, las peticiones y sugerencias de las organizaciones par t i c i pan te s.

Programa de trabajo de la DCI en relación con la reestructuración de los sectores económico y social del sistema de las Naciones Unidas

9. En 1980, el Consejo Económico y Social y la Asamblea General hicieron suya una propuesta del Comité del Programa y de la Coordinación (CPC) 3/ a efectos de que se invitase a la DCI a participar en la evaluación que realizaría la Asamlea General del grado en que el proceso de reestructuración había comenzado a satisfacer en mayor medida las disposiciones de la Declaración y el Programa de Acción sobre el Establecimiento de un Nuevo Orden Económico Internacional (decisión 1980/1979 del Consejo Económico y Social y resolución 35/9 de la Asamblea General).

10. pedía a la DCI que, al establecer su programa de trabajo para la aplicación de las recomendaciones del CPC, se guiase por las prioridades identificadas en la resolu- ción 35/203. La Asamblea pidió a la DCI que preparase un informe para su trigésimo sexto período de sesiones. Los patrocinadores de la resolución 35/223 en la Quinta Comisión sabían que tal vez la DCI no podría incluir el estudio solicitado en su programa de trabajo para 1981 (A/C.5/35/SR.59, párr. 47). Sin embargo, la DCI pudo ajustar su programa de trabajo de 1981 a fin de hacer frente a algunas de las preocupaciones de la AsamDlea General y, al mismo tiempo, los Inspectores aprooaron un programa provisional sobre reestructuración para los años venideros.

La Asamblea General aprobó posteriormente la resolución 35/223 en la que se

11. Desde 1979 nasta julio de 1981, la DCI completó ocho informes relacionados con aspectos de la reestructuración, según se presentan en la resolución 32/197 de la Asamblea General. El más reciente de estos informes (JIU/W/B1/9, de julio de 1981) - 4/, se refiere a las relaciones entre el Director General de Desarrollo y Cooperación Económica Internacional y otras entidades de la Secretaria de las Naciones unidas.

- 3/ Documentos Oficiales de la Asamblea General, trigésimo quinto período de (A/35/38) , párr. 365 b) .

4/ Distribuido a los miembros de la Asamblea General con la Signatura A/3 6/419.

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12. Para el futuro, la DCI ha formulado planes provisionales a efectos de preparar informes sobre los siguientes temas, en respuesta a los pedidos de la Asamblea General que se han descrito supra.

a) Para el trigésimo sexto período de sesiones (1981) de la Asamlea General:

i) Aplicación por las Naciones Unidas del principio de la distrimción geográfica equitativa del personal (resolución 32/197, anexo, sec. V, párr. 36).

b) Para el trigésimo séptimo período de sesiones (1982) de la Asamlea General:

ii) Estudios sobre las comisiones regionales, que empezarían con un informe sobre la Comisión Económica para Africa (resolución 32/197, anexo, sec. IV);

iii) Evaluación por los gobiernos de sus actividades de cooperación técnica que reciben asistencia del sistema de las Naciones Unidas (resolución 32/197, anexo, secc. VI, párr. 42);

iv) ' Procedimientos utilizados en la Secretaría de las Naciones Unidas para la preparación de conferencias especiales (resolución 32/197, anexo, secc. 111, párr. 17)

v) El Departamento de Cooperación Técnica para el Desarrollo de las Naciones Unidas (resoluci¿n 32/197, anexo, secc. VIII, párrs. 61 c) Y a)*

c) Para el trigésimo octavo periodo de sesiones (1983) de la Asamblea General:

vi) Estudio comparado de los presupuestos de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas (resolución 32/197, anexo, secc. VI, párr. 43)

vii) Coordinadores Residentes (resolución 32/197, anexo, secc. V, párr. 34);

viii) El proceso de programación por países como marco de referencia para las actividades operacionales del sistema de las Naciones Unidas como complemento de un informe presentado por la DCI en 1976 sobre la coordinación y la cooperación a nivel nacional (JIU/REP/76/10);

ix) El Departamento de Asuntos Económicos y Sociales Internacionales de las Naciones Unidas;

x) La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios de Secretaría para Cuestiones Económicas y Sociales;

xi) Evaluación del funcionamiento del mecanismo revisado del Comité Administrativo de la Coordinación para la coordinación entre organismos a nivel de secretaría (resolución 32/197, anexo, cecc. VII).

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d) Para el trigésimo noveno período de sesiones (1984) de la Asamblea Genera 1 :

xii) Un qstudio definitivo se basará en las conclusiones y recomendaciones'de estudios anteriores y examinará las consecuencias sobre las secretarías de las Organizaciones del sistema de las Naciones Unidas de la sección VI11 (Servicios de apoyo de la Secretaría) del anexo a la resolución 32/197 y la sección IV párr. 5 c) de la resolución 33/202, con especial referencia a problemas que no se hayan resuelto en relación con el párr. 64 a) del anexo a la resolución 32/197. Este estudio tendrá en cuenta cualesquiera nuevas decisiones s o m e estas cuestiones que hubiesen adoptado la Asamblea General o los Órganos legislativos de otras organizaciones.

VI. CONSULTAS

13. dos días de duración, a la que asistieron especialistas en evaluación de las organizaciones participantes y del Banco Mundial. En la reunión se examinaron, entre otras cosas, los rasgos que caracterizaban la evaluación de programas y proyectos, la relación entre control del rendimiento y evaluación, la evaluación por los gobiernos de sus activilades de desarrollo y un proyecto de informe de la DCI sobre evaluación en el sistema de las Naciones Unidas. Se convino en que la DCI mantu- viera un centro de intercambio de datos oficiosos sobre evaluación. Se alentó a la DCI a seguir celebrando ese tipo de reuniones oficiosas sobre evaluación.

En enero de 1980, la DCI organizó una reunión oficiosa sobre evaluación, de

14. Se mantuvieron estrechos contactos con la Comisión de la Función Pública Internacional sobre los pragramas de trabajo de las dos unidades, y la Comisión y la DCI están preparando varios informes sobre promoción de las perspectivas de carrera tal como pidió la Asamblea General en la resolución 35/210. dente de la DCI dirigió la palaora a la Comisijn en marzo de 1981.

El Vicepresi-

15. Se mantuvieron contactos por correspondencia con la Junta de Auditores de las Naciones Unidas y en noviembre de 1980 se celebró una reunión entre el Presidente de la DCI y el Comité de Operaciones de Auditoría. algunas de las sesiones del Comité del Programa y de la Coordinación y se mantuvieron contactos oficiosos con la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto.

Iios Inspectores participaron en

VII. INSTALACIONES DE TRABAJO

16. Durante algunos años, la labor de los Inspectores se ha visto entorpecida por las limitaciones de las instalaciones de trabajo que se les asignan en la Sede de las Naciones Unidas. Aunque los Inspectores avisan con bastante antelación de sus visitas.a la Sede, a menudo se le han asignado oficinas que estaban inal emplazadas, haciendo perder a los Inspectores un tiempo considerable en el cumplimiento de sus deberes. encontrado con que sus oficinas no estaban ni adecuadamente preparadas ni provistas de material básico. A menudo ocurre que durante algunos días, no se puede disponer de los servicios de secretaría, a pesar de que la DCI sufraga sus gastos. Los Inspectores consideran que debería señalarse a la atención de la ASaiiiUlea General

En repetidas ocasiones los inspectores han llegado en misión y se han

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esta incapacidad crónica para satisfacer sus necesidades en la Sede, con la espe- ranza de que las medidas que se adopten tengan un poco en consideración la naturaleza de las responsabilidades que deben desempeñar los Inspectores.

VIII. INFORMES DE LA DCI

17. entre julio de 1980 y junio de 1981. se envió cada informe a efectos de la adopción de medidas.

A continuación figuran los resúmenes de los informes publicados por la DCI Se indica asimismo la organización a la que

A. Tercer informe sobre la aplicación de las reformas relativas a la política de personal aprobadas por la Asamblea General en 1974 (JIU/REP/80/9 de agosto de 1980) L/

18. a la Dependencia Común de Inspección que estudiara la aplicación de las disposiciones de esa resolución relativas a la reforma de la política de personal y que la informara al respecto ... En el presente informe, el tercero de la serie de informes sobre la aplicación de las reformas, se trata de atender esa petición. considera que la aplicación de las reformas de la política de personal es una labora a largo plazo. Se han cubierto algunas etapas desde que la Asamblea General aprobó hace más de seis años las principales orientaciones de esa política, pero todavía habrán de transcurrir, sin duda, varios anos para que realmente se decida y se aplique el conjunto de las reformas. túan con arreglo a un proceso de maduración que comprende, en particular, la formu- lación de conceptos y su aceptación, el establecimiento de mecanisinos nuevos y su experimentación, la adopción de medidas transitorias y la adopción de decisiones precisas por la Asamblea General respecto de muchos puntos. Asamblea General son los jalones que marcan las diferentes etapas.

En su resolución 33/143 de 20 de diciemre de 1978, la Asamblea General pidió

Se

Los profundos cambios necesarios se efec-

Esas decisiones de la

19. Puede considerarse que se han cumplido, al menos parcialmente, las etapas siguientes:

a) La clasificación de los puestos del cuadro Órganico,

b) Una utilización más amplia de las listas de candidatos ("rosters"),

c) El establecimiento de un concurso para el paso del cuadro de servicios generales al cuadro orgánico,

d) Algunas experiencias de contratación externa de funcionarios jóvenes, mediante concurso, en algunos países.

20. lo suficientemente clara como para aplicar un criterio global y una política general. Esto, a su vez, constituirá una base sólida sobre la que edificar más facil- mente una política comprensiva de personal.

El Inspector opina que la cuestión de los métodos de contratación parece estar

21. En consecuencia, en el informe figura un examen crítico de la experiencia obtenida en los concursos realizados

I/ Distribuida a los Miembros A/35/418.

los Últimos anos y, sobre todo, en el primer

de la Asamblea General con la signatura

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concurso para el paso de funcionarios del cuadro de servicios generales al cuadro orgánico. general las medidas de selección mediante concurso de los funcionarios del cuadro orgánico en las categorías inferiores; el tema de la selección de personal del cuadro orgánico de la categoría P-3; la utilización sistemática de las listas de candidatos ('rosters") para la selección de funcionarios de otras categorías del cuadro orgánico; los medios que deoen emplearse y la posible revisión de la estructura de la Oficina de Personal.

En el informe también se estudia la posibilidad de aplicar con carácter

22. A continuación se resumen las principales recomendaciones del informe:

a) Se debería acabar definitivamente con las medidas excepcionales que han permitido pasar del cuadro de servicios generales al cuadro orgánico sin concurso. No se deberían organizar concursos para el paso del cuadro de servicios generales al cuadro orgánico en 1980. del cuadro de servicios generales al cuadro orgánico no debería ser superior a 36. En los concursos ulteriores para el paso del cuadro de servicios generales al cuadro orgánico, el número de puestos disponibles debería ser igual al 30% de la media de los Últimos cinco años del número total de puestos de P-1 y de P-2 que hayan estado disponibles para el nombramiento.

En 1981, el número de puestos disponibles para el paso

D ) La Asamblea General podría examinar la conveniencia de aprooar el principio de que no se podrán designar para puestos de P-1 o de P-2, por ascenso o por contratación en el exterior, más que a los candidatos que nayan aprobado un concurso. Entre el 1' de enero de 1981 y el 31 de diciemre de 1982, habría un período tran- sitorio durante el cuai se organizarían progresivamente concursos en un número suficientemente grande de países. ral, pruebas especiales por grupos ocupacionales y entrevistas orales. Los concursos se organizarían por grupos de países y se prepararía una "lista de reserva" de candidatos aprobados.

Este principio debería aplicarse a más tardar el 1' de enero de 1983.

Estos concursos constarían de una prueba gene-

c) Se deoeria pedir al Secretario General que efectuase un estudio sobre la posibilidad de ampliar a cierto número de puestos de P-3 el método de contratación por concurso, y que examinase en particular si se podría crear una categoría de puestos P-2/P-3, y que informase al respecto a la Asamblea General en 1981.

d) Se deberían acelerar los estudios soore una utilización más sistemática de las listas de candidatos internos y externos para cubrir los puestos de las Categorías P-4 y superiores, teniendo en cuenta: la utilización de dos listas armonizadas, una política de alimentación de la lista de candidatos externos que comprenda planes de publicidad selectiva, un procedimiento especial que permita identificar en el futuro los "candidatos inmediatamente contratables" para ciertas categorías de puestos, etc.

23. El informe se envió el 4 de septieinbre de 198ü al Secretario General de las Naciones Unidas, para que adoptara las disposiciones necesarias, y a los jefes ejecutivos de las demás organizaciones participantes, a título informativo. La Quinta Comisión de la Asamblea General lo examinó conjuntamente con un informe del Secretario General (A/C.S/35/10), dando origen a la aprobación de la resolución 35/210.

B. Asistencia del sistema de las Naciones Unidas a las instituciones multinacionales regionales de cooperación técnica (JTU/REP/80/10, diciembre 1980) g/

24. El sistema de las Naciones Unidas ha invertido recursos considerables en la esfera de la cooperación técnica a nivel global, interregional y, en especial, regional. Es probable que aumenten en el futuro los fondos destinados a estos fines. De ahí que el principal propósito del estudio sea analizar la experiencia del sistema de las Naciones Unidas al ayudar a convertir las instituciones multinacionales regionales de cooperación técnica en vehículos para la creación, adapta- ción, intercambio y transferencia de los conocimientos teóricos y prácticos que necesitan los países participantes para llevar a cabo su progreso social y econó- mico. Sobre la base de estas conclusiones, el Inspector sugiere los medios de intensificar la eficacia de dichas instituciones.

25. La tesis central del informe es que la forma más eficaz de utilizar los recursos para programas regionales del sistema de las Naciones Unidas es destinarlos a apoyar y establecer instituciones multinacionales regionales viables y a reforzar la autosuficiencia colectiva en los programas corrientes de desarrollo. La tesis concomitante es que se debe dar prioridad en materia de asistencia a las instituciones que despierten el mayor interés y dedicación por parte de los países participantes, como garantías máximas de eficacia y autosuficiencia. Ese tipo de instituciones se caracterizan por la autogestión, mediante una junta intergubernamental, y por la autofinanciación, al menos de sus presupuestos principales, mediante con- tribuciones acordadas por los países participantes. Estas observaciones se consideran fundamentales para el éxito de la labor de las instituciones en el marco de la cooperación técnica entre los países en desarrollo.

26. Sobre la base de las conclusiones anteriores de la DCI derivadas del estudio de más de 20 instituciones multinacionales regionales de capacitación que recibían O reciben asistencia de organizaciones del sistema de las Naciones Unidas, el Inspector sugiere que hay varias condiciones decisivas para la viabilidad de cual- quier institución de esa índole: la correspondencia entre sus objetivos y actividades y las necesidades y prioridades de los países participantes; ia formulación adecuada de su estatuto legal y de su sistema de financiación; el tipo de adminis- tración; la calidad de los funcionarios; y su eficacia como instrumento de coopera- ción técnica entre los países en desarrollo. Los principios y orientaciones polí- ticas fruto de la evolución en el decenio anterior del sistema de las Naciones Unidas ofrecen un-marco adecuado de adopción de medidas para lograr el fomento de la autosuficiencia. El que el sistema de las Naciones Unidas asumiera la responsabilidad de iniciar, financiar o administrar las medidas de cooperación internacional sería contrario al principio aceptado de la autosuficiencia y no contribuiría a la cooperación técnica entre los países en desarrollo.

27. Tras un examen de las principales cuestiones de elaboración de políticas en la labor de apoyo del sistema de las Naciones Unidas a las instituciones rnultinaciona- les, y de las consideraciones básicas que deben guiar la creación de esas instituciones, el informe termina con una serie de conclusiones y recomendaciones. Su finalidad es la de aumentar la eficacia de la cooperación técnica multinacional regional mediante la gestión plena de los proyectos por parte de los gobiernos. Dado que la capacitación es un denominador común de la mayoría de las instituciones

6/ Distribuida a los Miembros de la Asamblea General con la signatura A/36/101 y Corr.1.

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multinacionales regionales, se urge a que, para alcanzar el doble oDjetivo de excelencia y rentabilidad, las instituciones se concentren en la capacitación indirecta, la capacitación de profesores, el desarrollo de materiales, métodos y planes de capacitación, y la investigación conexa. Se hace un llamamiento al sistema de las Naciones Unidas para que preste asistencia a las instituciones multinacionale-s regionales para aumentar sus posiDilidades de convertirse en centros y coordinadoras de los arreglos de red y de vinculación. tratan de las condiciones y requisitos previos que deberían regir el apoyo prestado por el sistema de las Naciones Unidas a las instituciones multinacionales regionales. Ese tipo de apoyo debe basarse en un enfoque integrado en que se tenga en cuenta la totalidad de los recursos del sistema en las esferas sustantivas perti- nentes. Se hace tamién un llamamiento al Comité Administrativo de Coordinación para que examine constantemente y aliente todos los esfuerzos entre organizaciones con miras a fortalecer esa acción coordinada.

Varias recomendaciones

28. Este informe se envió el 19 de enero de 1981 al Secretario General de las Naciones Unidas y a los jefes ejecutivos de las demás organizaciones participantes para que adoptasen las disposiciones oportunas.

C. Evaluación de la Oficina del Coordinador de las Naciones Unidas para el Socorro en Casos de Desastre (JIU/REP/dO/il, octubre de 1980) z/

29. Los desastres constituyen una dura realidad de la vida, especialmente en los países en desarrollo. La prestación de socorro internacional para casos de desastre trata de mitigar esta destrucción, pero a menudo ha estado mal organizada e indebidamente coordinada y no siempre se ha llevado a cabo como una labor administrativa y de desarrollo el mismo tiempo que humanitaria. La Oficina del Coordinador de las Naciones Unidas para el Socorro en Casos de Desastre (ONUSCD) se estableció en 1971 para ayudar a hacer frente a estos problemas. Inspección ha evaluado el programa de la ONUSCD recalcando el periodo 1976 a 1980, en que el personal y las actividades de la Oficina se fortalecieron sustancialmente.

La Dependencia Común de

30. El mandato de la ONUSCD, fijado tras varios años de debate, es movilizar, orientar y coordinar las actividades internacionales de socorro y promover la prevención de desastres y la planificación y preparación para casos de desastre. Ahora bien, la ejecución de este mandato se ha visto entorpecida por su carácter impreciso y p o r la incapacidad de la OHUSCD para desempeñar una función directriz, así como por los problemas inherentes a la determinación de las funciones de las ONuSCD en "otras situaciones" de desastre; la combinación adecuada de labores de coordinación del socorro, preparación para casos de desastre y prevención de desastres; el alcance del papel "operacional"; y la iniciación y terminación apropiadas de sus actividades de socorro (capitulo ir).

31. de 1976 a 1980 (capitulo 111). sido modesta y las otras actividades de coordinación no se han desarrollado en la forma planificada. A pesar de haberse organizado muchas misiones, no se na desarrollado un programa coherente de cooperación técnica ni proyectos importantes.

La ONUSCD ha tenido dificultades para ejecutar su programa durante el período Su participación en la coordinación del socorro ha

La

1/ Distribuida a los miembros de la Asamblea General con la signatura A/36/7 3.

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mayor parte de las actividades previstas de investigación se han aplazado o no se han llegado a realizar y la difusión de información y el patrocinio de reuniones han sido limitados.

32. Se presentan también problemas internos de funcionamiento (capítulo IV). Existen problemas importantes de movimiento del personal y de vacantes; se carece de procedimientos, análisis y controles en materia de administración; el personal existente no se utiliza plenamente debido a un tipo de administración muy centrali- zado; y es preciso revisar los supuestos sobre la dotación de personal, las modali- dades de los viajes, las funciones de las comunicaciones y los arreglos relativos al Fondo Fiduciario.

33. Las relaciones de coordinación han sido más bien inciertas (capitulo v). Otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas no han aceptado la direc- ción de la ONUSCD y se han realizado pocas actividades conjuntas importantes. Los países más expuestos a desastres desearían mayores contactos directos e innovacio- nes procedentes de la ONUSCD, mientras que los países donantes han criticado cada vez más el desempeño de la Oficina. mayor actividad directiva de la ONUSCD en diversas esferas, y los vínculos con las entidades que nacen estudios sobre desastres y los medios de comunicación han sido limitados.

Las organizaciones voluntarias desean una

34. Los inspectores llegan a la conclusión (capítulo VI) de que la ONUSCD na tropezado con muchas dificultades en sus ocho años de vida y que no ha sido muy eficaz ni como centro de coordinación, ni en el cumplimiento de los objetivos de su programa. Sin emargo, una organización de su tipo sigue siendo necesaria y la eficacia de la ONUCCD se podría aumentar de las siguientes formas:

a) Limitando su función a los desastres naturales "SÚbitos" con miras a reforzar su eficcia, dando especial importancia al intercambio de información y a la función catalizadora a fin de subrayar la preparación para casos de desastre y la prevención de desastres;

b) Eliminando el Fondo Fiduciario de la ONUSCD y estableciendo sistemas más estrictos de dotación de personal y una cooperación técnica más estrecha con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD);

c) Prestando informes al Consejo de Administración del PNUD por conducto del Director General de Desarrollo y Cooperación Económica Internacional.

d) Tomando una serie de medidas para lograr una mejor administración de las operaciones de la ONUSCD, incluso la reducción del personal.

Los inspectores ofrecen también una propuesta para mejorar la coordinación en todos los tipos de desastre, en la que la ONUSCD serviría conio secretaría de intercambio de informac+Ón para un comité interinstitucional del Comité Administrativo de Coordinación de Asistencia de Ernergencia, cuyos miembros procederían de Órganos del sistema de las Naciones Unidas interesados en especial en el socorro en casos de desastre.

35. Este informe se envió el 30 de octubre de 1980 al Secretario General de las Naciones Unidas para que adoptase las disposiciones oportunas, y a los jefes ejecutivos de las organizaciones participantes, a título de información.

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D. Informe sobre control y limitación de la documentación en el sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/80/12, diciembre de 1980) g/

36. El volumen cada vez mayor de documentación producida por el sistema de las Naciones unidas plantea graves problemas a los Estados Miembros y a las secretarías. Pese a las numerosas decisiones adoptadas por la Asamblea General y los Órganos legislativos de otras organizaciones de las Naciones Unidas, el proDlema todavía no ha sido resuelto. Esta imposibilidad de impedir el crecimiento de la documentación y su tardía distribución se explica en gran medida por ei hecho de que hasta hace poco las decisiones no eran de carácter obligatorio.

37. Desde 1979, fecha en que el Consejo Económico y Social y la Asamblea General aprooaron resoluciones sobre control y limitación de la documentación, se han logrado resultados positivos, aunque modestos, en la reducción del volumen general de la documentación de las Naciones Unidas. Algunas otras organizaciones han adoptado también recientemente decisiones de carácter obligatorio con miras a reducir el volumen de documentos, mejorar la calidad y lograr que se distribuyan a su debido tiempo.

38. limitación del volumen de la documentación es el Programa y Presupuesto. práctica de utilizar eficazmente este instrumento es aplicar un sistema de cupos, respaldado por la plena autoridad de los jefes ejecutivos.

Los inspectores estiman que el instrumento más eficaz para el control y la Una forma

39. Con miras a mejorar la calidad de los documentos, muchas organizaciones han establecido servicios de control de edición. Estos servicios deben ser reforzados para que puedan cumplir su misión satisfactoriamente. redacción de documentos y de edición es otro medio que puede ayudar a mejorar la calidad de la documentación.

La organización de cursos de

40. Uno de los problemas más graves de la documentación se refiere a la conveniencia de que los documentos se publiquen a su deoido tiempo. La mayor parte de las organizaciones han establecido directrices y formas para la preparación, elabora- ción (es decir, edición, traducción, mecanografiado, publicación, reproducción) y distribución de la documentación previa a las reuniones, en particular plazos para la presentación de documentos a los Servicios de Conferencias y para su distriou- ciÓn. Uno de los fallos de estas directrices y normas suele ser que las dependencias de control de documentos no tienen autoridad para hacer que se respeten.

41. En el informe se hacen Id recomendaciones concretas para el control y la limitación de documentación, diez de ellas dirigidas a Órganos legislativos y ocno a jefes ejecutivos. Entre las recomendaciones más importantes, soore temas no tratados anteriormente, figuran las siguientes:

a) Las organizaciones del sistema de las Naciones unidas que todavía no hayan establecido normas sobre la extensión máxima de los diversos tipos de documentos deberían considerar la posibilidad de establecer esas normas, así como un procedimiento para lograr un control efectivo de su aplicación;

8/ Distribuido a los miembros de la Asamblea General con la signatura A/36/161.

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b) Las normas establecidas por las Naciones Unidas sobre la puntual publica- ción de los documentos merecen la atención de las organizaciones de las Naciones Unidas que todavía no han estaolecido tales normas;

c) Sería conveniente que los Órganos intergubernamentales de las organizaciones de las Naciones Unidas incluyeran regularmente en el orden del día de los períodos de sesiones la cuestión de suprimir la producción de los documentos de publicación periódica que han quedado obsoletos o han perdido su utilidad, y de publicar algunos documentos a intervalos menos frecuentes. Esos Órganos tal vez deseen pedir a sus secretarías que identifiquen tales documentos de acuerdo con su propio criterio;

d) Las organizaciones de las Naciones Unidas, en especial las más grandes, deberían considerar la posibilidad de confiar a uno de sus Órganos intergubernamentales la tarea de revisar la aplicación de las decisiones adoptadas por sus Órganos legislativos sobre el control y la limitación de la documentación;

e) Toda organización debería reforzar su servicio de control de documentos y darle la autoridad necesaria para hacer respetar las normas y procedimientos establecidos. Cuando existan servicios centrales de edición, éstos deoerán estar estrechamente vinculados al control de documentos;

f) Otras organizaciones podr:an considerar la posibilidad de aplicar la norma de las Naciones Unidas en la que se especifica que "para no entorpecer el plan de elaboración de los documentos, una vez presentados a la Dependencia de Control de Documentos sólo se aceptarán correcciones';

g) Las organizaciones de las Naciones Unidas deberían analizar detenidamente los costos que representan el personal de plantilla, el personal supernumerario y los servicios por contrata necesarios para traducir y mecanografiar documentos y, sin sacrificar la calidad básica, seleccionar, según las circunstancias, la solu- ción que sea más rentable.

42. El informe se envió el 23 de enero de 1981 al Secretario General de las Naciones Unidas y a los jefes ejecutivos de las demás organizaciones participantes para que adoptasen las medidas oportunas.

E. Informe sobre las oficinas subregionales para América Central y Panamá y para el Caribe de la Comisión Económica para América Latina (JIU/REP/80/13, diciembre de 1980) - 9/

43. En el informe se examina la laoor realizada por las dos principales oficinas subregionales de la Comisión Económica para América Latina. mas de trabajo de las dos oficinas subregionales, su organización y administración y sus relaciones con los gobiernos huéspedes, los organismos especializados, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, los órganos de las Naciones Unidas y los grupos e instituciones regionales y subregionales. Se analiza asimismo el papel de la sede de la Comisión en la descentralización hacia las subregiones y se examinan temas tales como la participación de los gobiernos en el estaolecimiento de prioridades y en la formulación de programas de traoajo, la dotación y la rotación del personal de las oficinas, los problemas administrativos en los lugares de destino exteriores y la necesidad de disponer de personal suficiente para hacer frente a las obligaciones en materia de idiomas, soore todo en la suDregiÓn del Caribe.

Se repasan los progra-

9/ Distribuido a los mbros de la Asamblea General can la signatura A/36/102 y Corr.1. _ . -

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44. El Inspector llegó a la conclusión de que la delegación de autoridad a las oficinas subregionales en asuntos de programación y sustantivos había sido tangiule y real, pero que el excesivo control admininistrativo ejercido anteriormente por la sede la Comisión había debilitado la capacidad de funcionamiento de la oficina del Carioe. En cambio, la descentralización n a b h funcionado de manera satisfactoria en el caso de la oficina de México.

45. Se hacen recomendaciones concretas, entre otras cosas, con respecto al intercambio de ideas y experiencias entre las dos oficinas subregionales; el incremento de la colaboración y los vínculos con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, las agrupaciones subregionales y los ministerios de los gobiernos; el aumento de la participación de los representantes de los gobiernos a nivel de la Comisión al identificar y fijar prioridades para la región, determinar la coimina- ción exacta de proyectos regionales y mundiales que van a apoyar y comprobar las consecuencias financieras de sus propuestas a fin de planificar mejor la satisfac- ción de sus necesidades; las políticas de personal que deben perseguirse; y la delegación de autoridad, sobre todo en la oficina de Puerto Espaiia, en asuntos financieros y de personal.

46. En el informe se llega a la conclusión de que un factor importante para el éxito o el fracaso de las medidas establecidas en la resolución 32/197 de la Asamblea General soore reestructuración del sistema de las Naciones Unidas, por lo que respecta a las comisiones regionales, es la medida de asignación de responsabilidades y autoridad por parte de la Comisión a sus oficinas subregionales. Está en marcha un proceso de descentralización que deoe avanzar dentro de cada comisión para que su trabajo responda debidamente a las necesidades subregionales.

47. El informe fue enviado el 2 de febrero de 1981 al Secretario General de las Naciones Unidas para que adoptase las medidas oportunas y a los jefes ejecutivos de otras organizaciones participantes a título informativo.

F. Informe Sobre los métodos para determinar las necesidades en materia de personal (JIU/REP/81/1, febrero de 1981) - 10/

48. vista de los costos y de la eficiencia administrativa es la determinación de la plantilla necesaria y la distribución del personal entre las dependencias de las secretarías. Los gastos de personal ascienden a un promedio del 70% del total de los presupuestos ordinarios de las organizdciones, lo que en 1960 representó unos 900 millones de dólares EE.UU.

La característica más importante del proceso presupuestario desde el punto de

49. El informe examina los inétodos empleados dentro de las organizaciones para formular las propuestas de dotación de personal, así como el alcance de la informa- ción proporcionada a los jefes ejecutivos y a los Órganos legislativos para permi- tirles evaluar la validez de estas propuestas. Se señalaron cuatro deficiencias:

a) Las dependencias de las secretarías que proponen la dotación de personal no disponen de técnicas suficientemente precisas - mediciones de trabajo, estimaciones analíticas o normas de trabajo - para evaluar sus necesidades en relación con la labor que debe realizarse;

10/ Transmitido a ¡os miembros de la Asamblea General con la signatura A/36/16tr.

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b) Los servicios de gesti6n central podrían desempeñar un papel más activo en la formulación y aplicación de técnicas y procedimientos para evaluar las necesidades de personal;

c) Los análisis de las necesidades de personal se concentran en las propuestas de aumento, sin tener suficientemente en cuenta que también es preciso demostrar que se sigue necesitanao el personal ya existente o identificar las actividades obsoletas o marginales;

'

d) Los Órganos legislativos encargados de decidir sobre las propuestas en materia de personal no disponen siempre de la información necesaria para motivar su decisión.

50. El Inspector propone las medidas siguientes:

a) Las técnicas para determinar las necesidades de personal dentro de las secretarías se deben reforzar, por lo que respecta al trabajo repetitivo, elaDo- rando un sistema de medición del traDaj0 u otros sistemas análogos, y tratándose del trabajo no repetitivo, aplicando la técnica de las "estimaciones analíticas" u otras tecnicas análogas. puestos nuevos sino también a los ya existentes. La aplicación de estos sistemas permitirá adoptar normas de productividad que servirán de guía para la elaboración de las propuestas de dotación de personal. dicamente mediante comparaciones entre los organismos;

Estas técnicas se deberán aplicar no solamente a los

Estas normas deberán verificarse perió-

b) las organizaciones que disponen de servicios de gestión central deoerían garantizar la participación de estos servicios en el proceso de determinación de las necesidades de personal contribuyendo a introducir los sistemas propuestos anteriormente;

C) En sus proyectos de presupuesto, las secretarías deberían proporcionar a los comités de los Órganos legislativos la información necesaria para evaluar mejor las propuestas en materia de personal. Esta inforhiación debería incluir, en las organizaciones con presupuestos por programa, la indicación del costo estimado de cada elemento de programa y/o los meses de trabajo estimados para llevarla a la práctica y, en todas las organizaciones, las estimaciones y normas sobre volumen de trabajo correspondiente a las actividades administrativas y servicios;

d) Los Órganos legislativos también deberían utilizar la información adicio- nal facilitada para determinar si el costo de los elementos del programa es propor- cional a su utilidad, especialmente teniendo en cuenta la competencia con otras solicitudes, y para determinar también si no existen métodos menos costosos para lograr los mismos objetivos;

1

e) La información propuesta se podría insertar en los proyectos de presupuesto sin aumentar su volumen glmal, añadiendo, después de los elementos del programa, los costos estimados y los meses de trabajo requeridos. Si sus Órganos legislativos lo considerasen más adecuado, las organizaciones podrían limitarse a incluir en una primera fase la información relativa a los elementos del programa más importantes, por ejemplo, los que según las estimaciones, excediesen de 100 .O00 dólares EE.UU.

51. El informe se envió el 28 de enero de 1981, para que adoptara medidas al respecto, al Secretario General ae las Naciones Unidas y a los jefes ejecutivos de las demás organizaciones participantes.

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G. Informe sobre la coordinación de actividades en la esfera de información pública entre los miembros del sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/81/2, febrero de 1981) ii/

52. Este informe presenta el contraste entre los aumentos constantes en los gastos en actividades de información pública y la insuficiencia de las medidas emprendi- das, hasta el momento, para reorganizar en forma cacional, y para mejorar los programas y actividades de información pública dentro del sistema de las Naciones Unidas. tilla. Los aumentos constantes de gastos de personal, así como de gastos de viaje, no deja mucho que dedicar a la producción y difusión de material de información pública. permitiría, como resultado, disponer de más fondos para dedicar a las actividades operacionales (productivas) .

La mayor parte de los gastos representa los sueldos del personal de plan-

El empleo más racional de los fondos dedicados a personal y a viajes

53. El Inspector trata por separado, y detalladamente, de la labor del Comité Mixto de Información de las Naciones Unidas, (CMINU) cuya responsabilidad más importante es proyectar y llevar a la práctica las actividades corrientes de la información pública dentro de las Naciones Unidas. Tras naoer analizado la infor- mación recibida de los miembros del CMINU el Inspector pone en duda que el CMINU esté alcanzando su verdadero propósito.

54. El Inspector considera que el problema fundamental que impide que el CMINU sea completamente eficaz reside en el hecho de que los miembros del sistema que participan en la labor del CMINU raras veces poseen la autoridad para comprometer la participación de sus organizaciones en proyectos comunes, especialmente cuando tienen consecuencias financieras. No siempre asisten todos los miembros del sistema a las reuniones de los períodos de sesiones del CMINU, ni todos aquéllos que asisten están representados siempre por los jefes de los servicios de información. El Inspector considera que para que el CMINU llegue a ser un instrumento eficaz, debería contar con el asesoramiento de un organismo intergubernamental - el Comité del Programa y de la Coordinación (CPC) - en lo que se refiere a medidas comunes. El Inspector considera que los fondos para estas medidas, podrían conseguirse fácilmente como parte de las sumas considerables para actividades de información pÚt3lica que la mayoría de las organizaciones incluyen en sus presupuestos.

55. El Inspector trata también, separadamente y con todo detalle, de la labor del Foro del Desarrollo, publicación que auarca todo el sistema y que se dedica al desarrollo económico y social. El Inspector considera que su estructura, la compo- sición de su Consejo de Redacci6n y su financiación dejan mucho que desear. Inspector propone que el mismo sistema que se usa para financiar otras actividades entre organizaciones, tales como la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto, la üependencia Común de Inspección y la Comisión de Administración Pública Internacional, se use para financiar la edición general, del Foro del Desarrollo, y que todos los miembros del sistema de las Naciones Unidas participen aportando una parte de su presupuesto según una fórmula determinada de anteiiiano. Se debe hacer todo lo posible para asegurar la participación de más &utOres de los paises en desarrollo. La edición general debería contar con la contriDuciÓn

El

11/ Transmitido a los mieinbros de la Asarnnlea General General con la siyna- tura A/36/218.

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regular de los altos funcionarios de las organizaciones, que demostrarían, de esta manera, que reconocen la impo'rtancia de la publicación y del servicio que presta a los intereses de sus propias organizaciones.

56. El capítulo soDre servicios comunes pone de relieve, especialmente, los ejemplos de actividades paralelas de diferentes organizaciones tanto en la sede como en las oficinas exteriores. servicios se ha convertido en una práctica casi normal, que refleja la no coopera- ción sino la competencia, en detrimento del uso eficaz de los recursos.

El Inspector considera que la duplicación de

57. El Inspector considera que si se juntaran algunos recursos para la realización de proyectos determinados de interés para todo el sistema, y una mayor participa- ción de la red de centros de información, se conseguiría una utilización más eficaz de estos recursos.

58. Este informe se envió el 16 de marzo de 1981, para que adoptara medidas al respecto, al Secretario General de las Naciones Unidas, y a los jefes ejecutivos de otras organizaciones participantes para su inforinación.

H. Servicios de gestión en el sistema de las Naciones Unidas . (JIU/REP/81/3, enero de 1981) 12/

59. Para ser eficaz, una organización tan compleja como el sistema de las Naciones Unidas, debe prestar atención constantemente a lo que se hace, cómo se hace y qué se podría nacer mejor. Por esta razón, este informe nace hincapié en los cambios que podrían hacerse en los servicios de gestión tal como funcionan en este momento. El propósito es sugerir cómo hacerlos más efectivos a un costo mínimo.

60. El informe examina la manera en que se han llevado a caDo las mejoras dentro de los servicios de gestión de las Naciones Unidas: organización de los servicios de gestión, de dotación de personal y de gastos, la presentación de informes a los organismos legislativos o administrativos, las relaciones con otras dependencias, los programas y métodos de trabajo, los procedimientos para aprobación y aplicación de las recomendaciones y la producción total. Los Inspectores indicaron que los servicios de gestión variaban mucho en volumen, funcionamiento, responsabilidades, autoridad y posición dentro de la estructura de la Organizacibn. Sus logros han sido, en general, modestos: la mayor parte de las organizaciones no parecían haber dado gran prioridad a los servicios de gestión, de modo que se estaban desperdiciando las oportunidades para mejorar la eficacia de las organizaciones.'

las atribuciones asignadas, la

61. El informe trata de cómo se podrían definir mejor y fortalecer las funciones para mejorar el servicio de gestión. Los Inspectores consideran que un servicio de gestión debería, por una parte, tener la función fundamental y constante de inten- tar mejorar sistemáticamente el servicio de gestión de la organización, y, por otra, poder dar una solución a los problemas específicos a medida que surjan. Sugieren que para mantener la coherencia del esfuerzo central de gestión, deberían emplearse, por lo menos, dos tercios del tiempo disponible en las funciones básicas y continuas. Se examinan las funciones continuas típicas, tales como la racionali- zación de las políticas y procedimientos, el análisis de sistemas, la determinación de las recesidades del personal, el análisis y revisión de la organización, el


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diseño y control de formularios. También se trata de factores tales como el lugar y el tamaño; la participación de los encargados de gestión y del personal de la organización en las medidas para mejorar los servicios de gestión; el interés aportado a estas medidas por el jefe de la organización; la creación de programas de trabajo a largo y a corto plazo, la capacidad, experiencia y preparación conve- nientes para el personal de los servicios de gestión; la evaluación del trabajo de la dependencia y el establecimiento de una relación entre las diferentes dependencias dentro del sistema de las Naciones Unidas.

62. El informe concluye con varias recomendaciones. Se insta a todas ias organizaciones que realicen continuamente funciones importantes para mejorar el servicio de gestión. interés en ese servicio como elemento llamado a desempeñar un papel importante en el mejoramiento de la gestión. Otras recomendaciones se refieren a la continuación de las funciones de los servicios de gestión; las dimensiones y la ubicación de las dependencias de servicio de gestión; las consideraciones en materia de dotación de personal; la participación del personal de una organización en los esfuerzos de mejoramiento de la gestión; la capacitación y perspectivas de carrera del personal de los servicios de gestión, y el fomento de una relación más estrecha entre las dependencias de servicios de gestión de las organizaciones del sistema de las Naciones Un idas.

Se subraya la importancia de que el jefe de la organización demuestre su

63. respecto, al Secretario General de las Naciones Unidas, y a los jefes ejecutivos de las demás organizaciones participantes.

El informe se envió el 11 de marzo de 1981, para que adoptara medidas a¡

1. Procedimientos de construcción de edificios de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/tll/4, febrero de 1981) - 13/

64. Este informe se preparó de conformidad con la resolución 34/233 de la Asamblea General, en que se pidió a la Dependencia Común de inspección que realizara un estudio general de los procedimientos para obtener cotizaciones y abrir licitacio- nes respecto de los proyectos de construcción de las Naciones Unidas, con informa- ción comparativa con respecto a Otras organizaciones del sistema de las Naciones Unidas.

65. Los datos de las organizaciones se reunieron mediante cuestionarios y visitas. Esto permitió a los Inspectores examinar la validez de las prácticas y procedimientos actualmente utilizados. Se solicitó información sobre todos los proyectos de construcción de las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas terminados desde 1970 y cuyo costo hUDiera sido superior d 1 millón de dólares o de los proyectos en marcha que se esperaba que costaran más de 2 millones de dólares. Seis organizaciones (las Naciones Unidas, la Organización Internacional del Trabajo (OIT), la Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT), la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) y la Organización Mundial de la Salud (0M.S)) informaron de 13 proyectos de construcción que reunían esos criterios. Tras un análisis preliminar, los inspectores seleccionaron seis proyectos terminados para efectuar un examen a fondo (tres proyectos de las Naciones Unidas y un proyecto de la OIT, la UNESCO y la OMS respectivamente). Las principales conclusiones y recomendaciones se resumen a continuación.


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a) Casi todos los edificios se diseñaron sin la flexibilidad necesaria para poder adaptarlos posteriormente a las necesidades que fueran surgiendo. El diseño arquitectónico debe permitir ampliaciones y alteraciones durante la vida del edificio. También debe considerarse el rendimiento de los costos del edificio durante toda la vida del mismo.

b) Una de las principales conclusiones del proyecto fue que las organizaciones abandonaron demasiado su responsabilidad respecto del control y la super- visión del diseño y la construcción de los edificios. El principal problema que afectó a la calidad y al costo de las construcciones fue la falta de especiali- zación técnica adecuada dentro de las Organizaciones para que éstas pudieran tratar eficazmente con arquitectos y contratistas de obras. Los Inspectores recomiendan que, antes de la construcción y durante ésta, la organización debe disponer de asesoramiento técnico mediante la formación de un equipo técnico propio o la contratación de una empresa consultora especializada de arquitectos y contratistas de construcción, o combinando a m a s soluciones. En el caso de las Naciones Unidas parece preferible la segunda o la tercera de estas soluciones.

c) Para compensar la falta de especialización técnica en las organizaciones, los arquitectos como norma ejercieron funciones que ioan más allá de las que normalmente cabía esperar de ellos. arquitectos se seleccionaron mediante un concurso oficial. LOS Inspectores recomiendan que en los grandes proyectos los arquitectos se seleccionen mediante concurso internacional. La organización debe retener la responsabilidad de administrar las obras. Los contratos de los arquitectos deoen contener, cuando sea posible, una cláusula explícita sobre su responsabilidad financiera en caso de errores u omisiones.

En ninyuno de los proyectos estudiados los

d) Por lo general, las organizaciones delegaron la estimación de los costos y la inspección de la calidad en los arquitectos. responsabilidad directa de las organizaciones y deben ejecutarse con arreglo a uno de los métodos indicados en el párrafs o) supra.

Estas funciones deoen ser

e) Los Inspectores examinaron los contratos usados por las organizaciones. Los Inspectores consideraron que los contratos de precio fijo no sujetos a revisión deben eliminarse, salvo en el caso de obras que duren aproximadamente un año o menos. los contratos de costos más honorarios. Para proteger mejor los intereses de las organizaciones, convendría que los contratos de construcción utilizaran las cláu- sulas uniformes internacionalmente aceptadas o las normas nacionales cuando éstas se hayan elaborado debidamente. Tamnién, siempre que sea posible, se deben prever las fianzas apropiadas para proteger a la organización contra un constratista que no cumpla con SUS obligaciones.

Suelen ser preferioies los contratos de precio fijo sujetos a revisión a

f) Se utilizaron dos tipos principales de procedimientos de licitación: con precalificación y sin precalificación. Los criterios para determinar las ofertas ganadoras variaron y con frecuencia los costos no fueron el Único factor. Los Inspectores recomiendan la aplicación rigurosa de 10s proceaimientos de concurso, cuando sea posible y sobre una base internacional. Hay que prestar más atención para asegurar que participe un número suficiente de contratistas en la licitacihn y que la organización disponga del asesoramiento técnica necesario para evaluar las ofertas.

g) Tanto a los Órganos legislativos como a los jefes ejecutivos les incumben responsabilidades en relación con los proyectos de construcciÓn. Asamblea General de las Naciones Unidas podría confiar concretamente a la Comisión Consultiva en Asuntos Administrativos y de Presupuesto, como parte de sus atribuciones, la función de ocuparse especialmente de todos los proyectos de edificios, ya sea pard.nuevas construcciones o para modificaciones en gran escala, y de informar acerca de ellos prontamente a la Quinta Comisión.

La

h) Los Inspectores observaron que con frecuencia se haDían registrado dife- rencias grandes entre las estimaciones de costos y los costos reales. Esto no es normal en la construcción de edificios. debajo de los costos reales, los Órganos legislativos pueden llegar a aprobar proyectos que no haorían aprobado de haDer conocido el costo real. Hay que prestar mayor atención a la preparación de estimaciones correctas de costos, y con este fin se deben introducir los métodos propuestos en el párrafo b).

Cuando las estimaciones están muy por

66. El informe se envió al Secretario General de las Naciones Unidas el 2 de marzo de 1981, para que adoptara medidas al respecto, y a los jefes ejecutivos de las demás organizaciones participantes, para su información.

J. Situación de la evaluación interna en las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/ü1/5, febrero de 1981) 14/ -

67. La evaluación es un proceso que, tomando en consideración los objetivos de las actividades, trata de determinar en la forma más sistemática y objetiva posible la pertinencia, eficacia e impacto de esas actividades. Los sistemas de evaluación interna tratan de ayudar a maximizar la eficacia de las actividades de una organización proporcionando información analítica soore los resultados a las secretarías y a los Órganos interguoernamentales con el fin de mejorar los programas en carso y futuros. Tamoién proporcionan un control a los órganos intergubernamentales con miras a una utilización eficaz de los recursos y fomentan el interés general de las organizaciones en la evaluación de la experiencia y en la aplicación permanente de la experiencia adquirida a actividades futuras.

68. En 1977, la Dependencia Común de Inspección ( X I ) preparó un informe sobre la evaluación en el sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/77/1, de marzo de 1977) g/ en el que se ooservabd que se estaDan llevando a caoo pocas actividades de evaluación real. Sin emargo, parecía que el interés de la evaluación, que había fluctuado desde el decenio de 1950, se encontraoa en una etapa de "despegue" y varias organizaciones estaban desarrollando sistemas de evaluación interna, como se desprendía del examen de los resúmenes de las actividades de evaluación de 13 organizaciones incluidos en el anexo. En el informe, que posteriormente fue cali- ficado de excelente punto de partida por el Comité Administrativo de Coordinación (E/1978/12 de 31 de enero de 1978), se llegaoa a la conclusión de que la evaluación ofrecía grandes posibilidades de mejorar las actividades, y que era preciso proyre- sar gradualmente hacia una evaluación más sistemática.

69. estructura, los progresos, las actividades y los resultados de sus esfuerzos de evaluación en las organizaciones. El presente informe contiene breves resúmenes de la situación de la evaluación en 23 organizaciones, ya que se han agregado

Durante 1980, la MI1 realizó un examen complementario de la situación, la

14/ Distribuido a los miembros de la Asamblea General con la signatura A/3 8 /g1.

otras 10 organizaciones a las 13 estudiadas en el informe de 1977. En un anexo del informe también se proporciona una bibliografía de los documentos que contienen evaluaciones recientes de las organizaciones. En el informe se incluyen las organizaciones siguientes:

Naciones Unidas

Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF)

Centro de las Naciones Unidas para los Asentamientos Humanos (Háoitat)

Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD)

Centro de Comercio internacional U@lCTAD/GATT (CCI)

Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD)

Programa de las Naciones Unidas para el Medio &miente (PNUMA)

Fonüo de las Yaciones Unidas para Actividades en Materia de PoolaciÓn (FNUAP)

Oficina de-l Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados (ACLJUR)

Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI)

Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO)

Organismo internacional de Energía Atómica (OIEA)

Organización de Aviación Civil Internacional (OACI)

Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA)

Organización Internacional del Trabajo (OIT)

Organización Consultiva Marítima interguoernamental (OCMI)

Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT)

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO)

Unión Postal Universal (WU)

Programa Mundial de Alimentos (PMA)

Organización Mundial de la Salud (OMS)

Organización Meteorológica Mundial (OiW)

Banco Mundial -

15/ Distribuido a los miembros de la Asamblea General con la signatura A/33/225 y Ad.d.1.

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70. dencia de evaluación de la organización, el personal, la ubicación orgánica y el método de evaluación. En los propios resúmenes se exponen los oDjetivos aásicoc y la estructura de la organización, la naturaleza del sisteina de evaluación interna, las actividades y la evolución recientes, y las cuestiones y preocupaciones para el futuro. Cada resumen contiene una evaluación, y en muchas de ellas se nacen sugerencias relativas a los problemas actuales y al desarrollo futuro de la evaluación. Tamién se presentan recomendaciones concretas para que las examinen determinadas organizaciones.

Cada uno de los breves resúmenes contiene información uniforme soore la depen-

71. Este informe se envió el 12 de marzo de 1981 al Secretario General de las Naciones Unidas, para que adoptara medidas al respecto, y a los jefes ejecutivos de otras organizaciones participantes.

K. Segundo informe sobre la evaluación en las organizaciones del sistema de las Naciones Unidas (JIU/REP/81/6 , marzo de 1981) 16/ -

72. Durante 1980, la Dependencia Común de Inspección realizó además, un estudio de los hechos, tendencias y problemas de evaluación en todo el sistema, así como de los adelantos logrados en el establecimiento de sistemas internos de evaluación después de que la DCI hubo realizado su estudio de 1977. En el informe se indica que las actividades de evaluación tienen en el sistema una amplitud mayor que nunca. Se han hecho considerables progresos, pero queda todavía mucho por hacer para asegurar que los sistemas de evaluación interna, nuevos o mejorados, estén firmemente establecidos y se utilicen efectivamente para evaluar cuidadosamente los resultados y mejorar los programas.

13. En la sección 11 se examina la fUerte tendencia que exista, como enfoque básico, una autoevaluación integrada, debido al amplio campo de aplicación, retro- información rápida y reducido costo de esa autoevaluación. No obstante, la mayoría de las organizaciones tienen dependencias centrales de evaluación tan pequeñas (con dos funcionarios o menos) que se pone en peligro la aplicación del sistema.

74. En la sección III se examina la importancia de integrar la evaluación al proceso de adopción de decisiones de las organizaciones, como parte de un esfuerzo general de desarrollo de la gestión. La evaluación ya na demostrado su utilidad para mejorar el diseño de proyectos y programas, pero su vinculación con otras fases del ciclo de administración todavía no es firme.

75. luación debe adaptarse a las situaciones concretas de las organizaciones y deDe concentrarse pragmáticamente en formatos simples y eficaces. Pero en la sección IV se señala que las metodologías no están todavía bien desarrolladas más allá del nivel de proyecto, y que aún se tiende a calificar erróneamente de "evaluaciones" a algunas revisiones más superficiales.

Se está llegando a un acuerdo en el sentido de que la metodología de la eva-

76. La mayoría de los sistemas de evaluación están llegando en estos moinentos a las etapas de retroinformación y presentación de informes que se examinan en la sección V. Se requieren procesos sistemáticos de retroinformación internd, "bancos de memoria" para la evaluación, y procedimientos para las medidas complementarias.

16/ Distribuido entre los miembros de la Asamblea General con el símbolo A/3b/182.

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Los informes iniciales presentados a los órganos rectores han sido bien recibidos y es manifiesto que un buen informe sobre evaluación puede contriDuir a simplificar la labor general de presentación de informes Sobre las actividades.

77. En la sección VI se examina el gran interés existente en una creciente coope- ración con los gooiernos para mejorar sus propias actividades de evaluación que la DCI estudiará por separado en 1981. Tras un proceso prolongado.de análisis y después de celebrar consultas entre organismos, el PNUD también está dispuesto a revisar y fortalecer su sistema de supervisión y evaluación de proyectos sobre el terreno.

78. sión y a que desde un principio se han la evaluación, como se señala en la sección VII, pero el apoyo gloDal es todavía endeble. Los sistemas de evaluación deoen estaDlecerse claramente y los órganos rectores, los jefes administrativos y el personal deDen asumir un firme compromiso de mejorar constantemente la calidad de la evaluación.

El apoyo a la evaluación ha aumentado gracias a que existe una mayor compren- utilizado positivamente los resultados de

79. En la sección VI11 se llega a la conclusión de que, en general, los sistemas de evaluación interna han superado con éxito la primera fase critica de introduc- ción y desarrollo, pero que en la actualidad entran en una segunda etapa crítica de aplicación generalizada. La tarea actual de las organizaciones consiste en reforzar y utilizar eficazmente esos sistemas. Si bien el desarrollo de los sistemas de evaluación seguirá siendo gradual, los próximos afios serán inuy importantes para determinar el valor de la evaluación en el sistema de las Naciones Unidas. El Inspector recomienda que las organizaciones consideren los aspectos siguientes:

- Méritos respectivos de un enfoque de autoevaluación integrada;

- Dotación de suficiente personal de evaluación para satisfacer las necesidades de aplicación del sistema ampliado;

- Ambito del sistema de evaluación y planes de desarrollo, directrices sobre relaciones y desarrollo del sistema integrado de gestión y normas básicas de evaluación;

- Análisis concretos de evaluación, mecanismos y procedimientos de actividades coinplementarias y presentación de informes;

- Medidas actuales y futuras para ayudar a los países en desarrollo en sus actividades de evaluación;

- Medidas (del PNUD) para aplicar un sistema revisado de evaluación de proyectos;

- Programas efectivos de formación para promover el desarrollo de los sistemas de evaluación.

80. El 13 de marzo de 1981, este informe fue enviado, para la adopción de medidas, al Secretario General de las Naciones Unidas y a los jefes ejecutivos de las demás organizaciones participantes.

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L. Informe soDre el establecimiento de prioridades y la identificación de actividades obsoletas en las Naciones Unidas (JIU/KEP/¿1/7, marzo de 1981) - 17/

81. Este informe trata de dos importantes proolemas que durante varios años atra- jeron la atención de los Estados Miembros y que aún no se han resuelto satisfactoriamente. Ellos son:

a) El estaolecimiento de prioridades;

b) La identificación de actividades que se consideran obsoletas, de utiiidad marginal o ineficaces.

82. A juicio del Inspector, una de las principales razones de que no se haya adelantado en la resolución de estos probiemas reside en que aún no se ha completado el establecimiento de un sistema de control sobre los propios programas, junto con un sistema de control estrictamente presupuestario, y tampoco se ha completado la integración de ambos sistemas, ni en las propias Naciones Unidas ni el sistema de las Naciones Unidas en su conjunto. El Inspector trata de evaluar el signifi- cado preciso de la palabra "prioridad". A su juicio, el estaolecimiento de prioridades significa la adopción de decisiones sobre las transferencias de recursos necesarios para introducir cawios sustanciales en los programas de la organización.

83. En este contexto, el Inspector realiza un Dreve análisis de la situación general relativa a las prioridades. El inspector señala que se han introducido cambios en los principales programas de las Saciones Unidas mediante sucesivas adiciones de nuevos programas y no mediante la transferencia de recursos lherados por la eliminación de programas inútiles u oosoletos, cuya identificación por parte de la Secretaría ha resultado casi imposible. El Inspector opina que el "desbroce" de elementos de programas produce algunos resultados, pero no tiene ningún efecto verdadero Soore la política general. El Inspector señala que los Estados Miembros carecen de instrumentos que les permitan establecer prioridades para el presupuesto ordinario de la Organización cuando ejercen sus facultades relativas a la adopción de decisiones en la votación de presupuestos y planes. El Inspector opina que los Estados Miemros tienen aún menas margen cuando se trata de establecer prioridades en relación con fondos extrapresupuestarios y entre los sectores de los cuales son responsables los organismos individuales.

84. El Inspector considera que la identificación de actividades oosoletas, de utilidad marginal o ineficaces es parte del proceso de establecimiento de prioridades. En particular, el Inspector plantea el problema de:

a) La oportunidad en que esas decisiones deben adoptarse, es decir, funda- mentalmente, en el momento en que se examine el plan de mediano plazo y, posteriormente, en el momento en que se examine el presupuesto por programas;

b) ' Los criterios que han de aplicarse para adoptar esas decisiones (importancia de los principales objetivos de los programas, capacidad de la Organización, eficacia de las respectivas unidades de organización);

- 17/ Distribuido a los miembros de la AsamDlea General con el símoolo A/3b/171.

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c) Las herramientas para el diagnóstico, incluyendo, en particular, la pronta presentación a los Estados ivliemoros de información sobre el desempeño de los programas. (El Inspector señala que el actual método de los informes soore el desempeño de los programas proporciona la información cuando ya es demasiado tarde para la adopación oportuna de decisiones. Esto ocurre en una escala tan amplia que, a juicio del Inspector, sería Útil establecer una observación permanente del desempeño de los prograinas, no sólo para vigilarlo, sino tamién a fin de proporcionar oportunamente la información necesaria para la adopción de decisiones. La introducción de una función de ese tipo podría producir importantes economías;)

d) El nivel en el que pueden adoytarse decisiones significativas para elimi- nar algunas actividades y redistribuir los fondos a fin de financiar nuevas actividades de los mismos programas o de otros.

85. En los dos capítulos finales del informe se describen las condiciones en que podría estudiarse la formulación de prioridades en las Naciones Unidas y en el sistema de las Naciones unidas en su conjunto. Como consecuencia de ello, el Inspector formula 16 recomendaciones, todas ellas encaminadas a facilitar las decisiones de la Asamblea General y del Secretario General relativas a las prioridades y a proporcionar una base sólida para la identificación de actividades que podrían reducirse o eliminarse, con la consiguiente redistribución de los fondos.

86. Tres recomendaciones se refieren a la preparación de un conjunto de reglamen- taciones oficiales sobre planificación y programación (según las directrices de la Reglamentación Financiera Detallada o del Estatuto del Personal). intención de que las recomendaciones sistematicen y clarifiquen el proceso para el establecimiento de prioridades y especifiquen la división de facultades entre la Secretaría y los Órganos intergubernamentales. En seis recomendaciones se proponen nuevos procedimientos y métodos que permitirían al Secretario General y a la Asamblea General cumplir mejor con sus respectivas responsaDilidades en el establecimiento de prioridades, de conformidad con criterios documentados, y adoptar medidas para liberar los fondos correspondientes a actividades cuya ejecución es inadecuada (en especial, la transmisión del Plan de Mediano Plazo a todas las Comisiones Principales de la Asamblea General y la adopción de un método de examen del Plan de Mediano Plazo que naga practicable el rechazo de una parte de los subprogramas propuestos) .

Se tiene la

87. En otras cinco recomendaciones se proponen nuevas funciones y mecanismos, tanto en la Secretaría como en los Órganos intergubernamentales. Dichas funciones y mecanismos están encaminados a asegurar que se preste la deoida atención a la resolución de los inevitables conflictos que se suscitarán durante el establecimiento de las prioridades, la identificación de actividades oDsoietas o ineficaces y la reasignación de los recursos.

88. Finalmente, en dos recomendaciones se propone que se estudie una posiaie reorganización del mecanismo intergubernamental relativo al programa y al presupuesto y, particularmente, que se estudie la posibilidad de establecer en las Naciones Unidas un Único comité intergubernamental para que examine los planes, los programas y los presupuestos.

89. Este informe fue enviado el 7 de aDril de 1981 al Secretario General de las Naciones Unidas. principales recomendaciones de este informe y las ha tenido en cuenta al definir su propia posición sobre el problema de las prioridades.

El Comité del Programa y de la Coordinación ya ha examinado las

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organización de para la educación, ejecutivo la...

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