TR

1

TR

2

TR

3

4

TRBewdley on the leftGores Landing on the right

5

JG

6

JGCrowdfunding is generally collecting funds from many sources (known as the crowd) for a project. These sources could be individuals, organizations, or businesses. 

Kickstarter is possibly the most well known site for crowdfunding. 

There are a few different crowdfunding models, but the one we are using is the sponsorship modelsponsorship model. 

This is for a future project where the sponsor will get something in return, such as a product, marketing, recognition, etc. 

7

JGLibraries can use crowdfunding as a tool to supplement their regular funding or grants

It creates an opportunity for learning as well as reaching out to further involve your local or social media community. 

It brings the community together for a cause.

8

JGAt our Library this is usually free advertising; their name goes in our program guide, we put up signage during the event or program; or similar to OLA conference, we acknowledge them at the event or launch 

9

JG What is the difference? 

A sponsor pays money to be associated with your event and in return they get the opportunity to place their brand, product or service in front of your audience; they are paying for access and opportunity to promote or sell to your patrons. 

A partnership is a mutually beneficial collaboration with typically no financial exchange –A partnership is a mutually beneficial collaboration with typically no financial exchange the key to getting this right is to collaborate with the right partner; it has to be mutually beneficial, where it adds value to your event and value to their business

10

JGAn example in libraries that sparked our project, is the story of a Library in Illinois and a unique promotional piece. 

11

JGThe Northlake Public Library started a crowdfunding campaign to raise $30,000 to purchase a life‐sized Incredible Hulk Statue. 

Hulk was wanted as a promotional tool for their graphic novel collection. 

The campaign raised around $4,000 online, before a gym owner and logistics company stepped in to sponsor the Hulk statue and shipping respectivelystepped in to sponsor the Hulk statue and shipping, respectively. 

12

JGThis crowdfunding campaign turned sponsorship deal was a wild success, and hit all of the goals originally set by the Library. This is a photo from the day that Hulk was unveiled. 

13

TRWe started to look at a different way to generate donations, and other revenue. 

Our library has seen massive organizational growth. For years we were small, and used personal relationships to gather donations, and are now moving towards more of a business model. 

We were once a library that paused for tea together every afternoon and now findWe were once a library that paused for tea together every afternoon, and now find ourselves a thriving facility with the necessary million dollar budget. 

14

TRI think it’s pretty common for a librarian to research what other libraries have done before we make a commitment to go forward with a new project or change the way we do things.  

We also looked at whether we should tackle one project or several projects for the year; depending on what we decided, what would be the best way to go about getting the funds needed

We examined our community: income level; age; number of businesses; number of special events & festivals; the community’s strengths and challenges? What are the important issues

We looked at staffing (along with the interest level of our staff) and the option of applying for grants, what grants we could apply for to get us the help we needed to get started. 

15

We had each of these policies in place, but did take a look at them to ensure they were still pertinent, and we weren’t missing something vital. 

Our library has a Corporate Partnership Policy that was last reviewed in 2005 (The Library does distinguish between sponsorships and partnerships)

A Donor Recognition Policy last reviewed in 2011 (Describes all guidelines for the appropriate public acknowledgement and recognition of financial gifts)appropriate public acknowledgement and recognition of financial gifts)

Naming Policy last reviewed in 2011 (so that the library may honour persons or organizations that have made a mahor financial donation to the Library by naming Library facilities or services in their honour)

16

TRWe examined our competition and decided a new tact was needed. 

The competition comes from all directions. No matter where you turn in our small town, there’s a collection box, or event being promoted. 

While there’s always something interesting and fun to do, it’s difficult to attract new dollars to a project or organization People and businesses are able to be selective with whereto a project or organization. People and businesses are able to be selective with where their dollars and goods are donated. 

17

TR1) Outdoor space2) Acquire a marketing intern; help to develop social media plan (Canada Summer Jobs Grant/YIP Grant)3) Create a partnership strategy for programs and services4) Build capacity to deliver services to its community; specifically focus on funding and exploring other options for additional financial opportunities

18

TR

19

TRBoomers and Beyond was our first successful sponsorship. 

In 2015 the Town of Cobourg Economic Development Department reported that 51% of the Town of Cobourg’s population was aged 55 and over. 

CPL is focused on helping the seniors in our community by creating opportunities for them to becoming socially engaged with other seniors in a safe and inclusive environmentto becoming socially engaged with other seniors in a safe and inclusive environment. 

CPL is providing access to activities that helps prevent isolation, loneliness and depression in our seniors. 

In order to accomplish these goals, we managed to get sponsorship from Cobourg Retirement Residence. 

A weekly Friday morning seniors social club at the library, called Boomers and Beyond, was sponsored. 

This program consists of different weekly information and activity sessions with refreshments that promote health and wellness. 

The residence occasionally supplies refreshments, as well as speakers and activities. They also promote the group to their residents, filling the seats in the room each week. 

20

TRThe Seed Library is a free community seed initiative that provides an opportunity for local residents to grown their own healthy, affordable food. With a library card, people can borrow seeds at no charge. Members plant, grow and harvest plants while letting a few plants mature and return to seed. These new seeds are then returned to the library for the next growing season’s collection. 

Through networking we were fortunate to connect to the Villa St Joseph Seed LibraryThrough networking, we were fortunate to connect to the Villa St. Joseph Seed Library Group, who donated seeds to get us started, and also helped with the promotion of the new collection in our library. In the off‐season they are continuing to help us by storing our seed collection until spring. 

21

TROur strategic plan specifically lays out developing our outdoor space. To help our library fulfill its potential as a community hub with the appeal of a Town square, we need to consider making the space outside the library just as attractive as the inside

We have fantastic green space and lawns surrounding our main library, but we want to add an interactive space with more seating. We really want to ensure that we are providing what’s necessary to create a lively gathering placewhat s necessary to create a lively gathering place

Our vision includes concrete pingpong tables, chessboard tables, and interesting – yet comfortable – seating. 

We are looking to create the kind of synergy that attracts people to the library all day long

We are still developing this crowdfunding campaign and hope to launch in Fall 2017. 

22

JGAll of the things we worked on included preparing like crazy. Here are some ways that we did that. 

23

JGStart with an idea to fund, and map out how to promote this campaign. Include all media streams in your plan, including social media, and print materials. 

Write an impactful letter template that can be sent out to potential sponsors, that includes ways that the letter can be tailored to each potential sponsor.  

24

JGIn small or rural libraries, most of the responsibility for leading this effort will fall on the shoulders of the library CEO and the managers – but you should not embark on this alone

Make sure to communicate with your staff so they understand what it is that you are trying to accomplish – encourage ideas, suggestions and participation

Create a project team – one that has clear role expectationsCreate a project team  one that has clear role expectations

Be open to feedback – from staff, board and community

25

JGBe visible ‐ Paper the town with posters! 

Encourage dialogue ‐‐ Scatter your message on social media ‐ Instead of thinking of social media as a campaign, think of it as a conversation, or relationship that you have with the people interested in what you are promoting

Plan activities that call attention to your library’s role in the community and its vitalPlan activities that call attention to your library s role in the community and its vital services

In short. . .spread the word in any way you can. 

26

JG We struggled with using Social Media strategically. Our Social Media presence left something to be desired, with a staff that was stretched thin. 

We were fortunate to be able to get assistance through the YIP grant for four months. This person has been able help us with tuning up our social media streams, as well as develop a roadmap to use going forward. 

27

JG Be prepared to do these things a few times. 

There were points where it felt like we re‐evaluated the projects and/or our stance on a weekly basis. 

28

TRWe had a number of things that worked for us in our campaigns. 

29

TRWith the large number of nonprofits vying for the same dollars the pickings become pretty slim, especially in a small town.  And even though many of the businesses may be our friends and patrons, we can’t expect them to help us out simply out of the goodness of their heart. Libraries need to remember that generic sponsorship proposals won’t make it any further than the recycle bin. Your “Ask” needs to be tailored to their specific needs –libraries need to work at a more professional level these days if we wish to compete with the other non‐profitsthe other non profits.Regardless of your town or city, companies and businesses aren’t looking to sponsor events or programs, they’re looking for marketing opportunities. So you need to know what will appeal to a potential sponsor and then develop your pitch (or ask) from there.Having a specific project rather than a general “give the library stuff ‘cus we’re great” campaign gives you a better chance of attracting their support.

30

TRChamber of Commerce – we attend the Meet & Greet meetings; great for handing out business cards and meeting owners of businesses and Directors of other organizations. We also hosted one of the meetings, which was very successful in bringing a new audience to the Library. 

Rotary – Great opportunity to meet leaders in the community; also learn what’s important in the community – who does Rotary donate to?in the community  who does Rotary donate to? 

Town Meetings – what’s happening in the community; meet department heads and how they can help you (i.e Parks; Maintenance; Finances; Tourism)

31

TRGift baskets for silent auctions/raffles (Rotary; Salvation Army; Northumberland United Way). These baskets were a huge hit and made groups think of the Library in a different way. Letters of support (Police, Seniors Community Centre; Community Training and Development Centre). These letters gave us an edge when we needed to call in the favour later. Donating Space – our Rotary Room – in return we get to be a partner and now we have aDonating Space  our Rotary Room  in return we get to be a partner and now we have a joint program with little effort on our part

32

TR

33

TRKeeping the ask vague: In 2015 we sent general letters, including hand delivery of many, seeking donations of items as well as funds. While we did gather more donations than if we did ‘nothing special’, the response was lackluster at best. It left too much grey area, and too many ‘outs’. It did not connect the business owner to the Library. 

34

TRRogue staff members: Stop the side deals!! 

Some staff were resistant to change and tried to do things as they always had. We made sure that everyone was aware of the crowdfunding project, and why we couldn’t just call up Suzie at the Theatre and ask for tickets for a prize. We brought all of our staff in to work from the same page. This is still an ongoing issue two years later, but is improving the further our sponsorship plans gofurther our sponsorship plans go. 

35

TRWe had a summer student who created an incredibly comprehensive list, but it overwhelmed us with information. We had hoped to be able to show you what was created, but it was so large it couldn’t be made comprehensive in a slideshow. We think maybe giving this to the summer student didn’t work, because the individual didn’t have a good background of what was truly needed, and how these projects would benefit the Library. 

36

TRTime. . .there’s never enough: We completely underestimated how long it would take to compile the research and dig into the project. 

Hence, we’re still working on our outdoor space campaign! 

37

TRUnderestimated Board Input: When we gave info to the Board about our plans, they gave us a re‐direct, considering information that didn’t occur to staff. This set the project back a few months. 

38

JGIt’s very important to spend time on the ask – it might just be the most important thing you spend your time on! 

39

JGSo how do you make your “Ask” stand out from others in the community?Make it personal – in Cobourg, the majority of our potential donors are “real” people; it’s people that we know. For the most part we are not writing to giant corporations or “big” business. So it’s important for us not to be overly formal when we ask for sponsorship, otherwise we will come off sounding false and that could make the ask uncomfortable for both sides.Make it unique – as we have mentioned earlier there is lots of competition in our town forMake it unique  as we have mentioned earlier, there is lots of competition in our town for the sponsorship dollar. Other organizations ask for sponsorships for walks, runs, sporting events; food drives, etc. So we need to be unique, just like the Northlake Public Library did in Chicago with their Incredible Hulk figure. We need to make our “ask” stand out from the others. Something that will get our community excited and also benefits the whole community.

40

JGGo for natural fit asks rather than the outrageous Match the ask with the business. 

We have a number of bakeries in Cobourg, and we approached them to ask for refreshments for programs. 

We asked a local printing company for a discount on our adult summer reading club cardsWe asked a local printing company for a discount on our adult summer reading club cards, and they charged us only half the regular cost. 

For the upcoming outdoor space project we are planning to approach local building supply stores, and contractors, for help. 

41

JG Give ‘em options: Have sponsorship options of all sizes, rather than one‐size‐fits‐all. Welcome donations of everything from small items to BIG MONEY. Small items come in handy for program prizes, and big money comes in handy for everything, and we can use it all. 

42

JGWhat can we do to get our local businesses interested in sponsoring the Library?

43

JGWhat’s in it for them: Recognition and connection with credible brand. Potential advertising and promotional benefits. Contributing to the good of the communityCorporate responsibilitySmall Town Advantage: a business needs to make only a minimal investment to reach the majority of the residents. New businesses are especially interested in sponsorship as part of their launch strategy as they can reach a great many local residents in a very short timeof their launch strategy, as they can reach a great many local residents in a very short time.

44

JGSharing Library’s good and credible reputation and businesses associated with us tend to do well, or see an increase in sales. They tend to a different audience through Library sponsorship. 

For example, we found a small, family‐run business that made incredibly detailed and custom cookies. The Library purchased cookies for events at a discount, and from the word of mouth generated from these events the business was overwhelmed with orders We’reof mouth generated from these events, the business was overwhelmed with orders. We re happy (and sad) to say that the cookie business is so busy that there is now a long waiting list for orders. All from a little bit of giving each other a break. 

45

TRMore than a couple of things!! 

46

TRSome sponsors will take their time to give you an answer. Check in from time to time, but don’t make a pest of yourself. 

For instance, our first ask went out in February and some sponsors responded within days, while some responded well into the summer months. 

47

TRWe recalibrated this project many, many times. We shifted to accommodate these changes, and kept moving forward. Be ready to change your expectations. 

For example, we expected to be able to show you three fully completed projects today, but we have two and one that’s still in the research stages. 

48

TRIf you’re not good with time management, now’s the time to book yourself into a course! 

You need time to:ResearchCheck your policiesKnow what’s going on in your communityCreate the campaignCreate the campaignMeet with people and start creating relationshipsMake a list of potential sponsorsTalk with stakeholders to gather feedback

It will take much more time than you think!

49

TR Prep a package and plan to present to your library board and your municipality. 

You need to do more than just write a letter. 

For instance, make a video, or create a short slideshow that is heavy on images (similar to what we did today). People are very visual and prefer not to read text. 

Keep it short, sweet, and shiny. 

50

TR Prep a package and plan to present to your library board and your municipality. 

You need to do more than just write a letter. 

For instance, make a video, or create a short slideshow that is heavy on images (similar to what we did today). People are very visual and prefer not to read text. 

Keep it short, sweet, and shiny. 

51

TR

52