Tlf: 33 12 65 45 Kolding-off@bdo.dk www.bdo.dk

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Kolding Åpark 8, 7. sal DK-6000 Aarhus C CVR-nr. 20 22 26 70

ODENSE KOMMUNE Revisionsberetning nr. 2 VEDRØRENDE ÅRSREGNSKABET 2018 Side 8 - 52

BOO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BOO International Limited - et UK-baseret selskab med begræn­ set hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

1 KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR 2018

1.1 INDLEDNING

1.2 REVISIONSPÅTEGNING - KONKLUSION PÅ DEN UDFØRTE REVISION

1.3 REVISIONSBEMÆRKNINGER

1.3.1 GENERELT

1.3.2 REVISIONSBEMÆRKNINGER TIL ÅRSREGNSKABET FOR 2018

1.3.3 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER

1.4 IKKE-KORRIGEREDE FORHOLD

2 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI 2.1 INDLEDNING

2.2 VURDERING AF BÆREDYGTIG DRIFT

2.3 DET LIKVIDE BEREDSKAB

2.4 SAMMENFATNING OG KONKLUSION

3 REVISIONSMETODIK OG -STRATEGI 3.1 VÆSENTLIGHEDSNIVEAU

3.2 DRØFTELSER MED LEDELSEN OM BESVIGELSER

3.3 DEN LØBENDE REVISION

3.4 DEN AFSLUTTENDE REVISION

4 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER 4.1 PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING

4.2 BILAGSBEHANDLING, FUNKTIONSADSKILLELSE OG INTERNE KONTROLLER

4.3 LEDELSESTILSYN

4.4 BEHOLDNINGSEFTERSYN OG GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER

5 FINANSIEL REVISION - BKF

8 8

8

11

11

12

12

12

12 12

12

13

13

13

14

14

14

15

15

15

15

16

17

18 5.1 HOVEDKONTO O - BYUDVIKLING, BOLIG- OG MILJØFORANSTALTNINGER SAMT HOVEDKONTO 2 -

TRAFIK OG INFRASTRUKTUR 18

6 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET 18 6.1 FORRETNINGSGANGE OG SAGSREVISION 18 6.2 SYSTEMANSVARLIGES KONTROL OG ØVRIGE INTERNE KONTROLLER M.V. 19 6.3 VEDERLAG MV. TIL POLITIKERE 20

7 JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION, JF. STANDARD FOR OFFENTLIG REVISION (SOR 6 OG 7) 20

7.1 GENERELT 21 7.2 FORMÅL 21 7.3 REVISIONENS OMFANG OG UDFØRELSE 21 7.4 KOMMENTARER OG ANBEFALINGER 21 7.5 KONKLUSION 22

8 REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER 22

8.1 OMFANG

8.2 DET UDFØRTE ARBEJDE

8.3 FORESPØRGSLER VEDØRENDE DATABESKYTTELSESLOVGIVNINGEN

9 REVISION AF ÅRSREGNSKABET 9.1 ÅRSREGNSKABETS OPBYGNING OG INDHOLD

9.2 FORRETNINGSGANGE FOR REGNSKABSAFLÆGGELSEN

9.3 BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL

9.4 TILSKUD, UDLIGNING OG SKATTER

9.5 REFUSION AF KØBSMOMS

9.6 LØNNINGER OG VEDERLAG ÅRSAFSLUTNING

9.7 KOMMUNAL MEDFINANSIERING AF DE REGIONALE SUNDHEDSOPGAVER

9.8 ANLÆGSVIRKSOMHED

9.9 FORSYNINGSVIRKSOMHED (AFFALDSOMRÅDET ER ORGANISERET I ET A/S)

9.10 INDBERETNING TIL FORSYNINGSSEKRETARIATET MV.

9. 11 BALANCEN

9. 11. 1

9.11.2

9.11.3

9.11.4

9.11. 5

9.11.6

9.11. 7

9.12

9.13

GENERELT

MATERIELLE OG IMMATERIELLE ANLÆGSAKTIVER

FINANSIELLE ANLÆGSAKTIVER

OMSÆTN I NGSAKTIVER

HENSATTE FORPLIGTELSER

GÆLD

EGENKAPITAL

EVENTUAL POSTER

LÅNEOPTAGELSE

1 O REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION

22

23

23

23

23

24

24

24

24

24

25

25

25

25

26

26

26

27

27

28

28

28

29

29

29

10.1 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE ÅRS REVISIONSBEMÆRKNINGER AFGIVET VED REVISON AF SOCIALE

10.1.1

10.1.2

10.1.3

10.2

10.3

10.3.1

10.3.2

10.4

10.5

10.5.1

10.5.2

UDGIFTER OMFATTET AF STATSREFUSION M.V.

AKTIVITETER OG HANDLINGER, DER INGANGSÆTTES/ER IGANGSAT

BESKÆFTIGELSES- OG SOCIALUDVALGET$ TIDS- OG HANDLEPLAN

KONKLUSION PÅ OPFØLGNING AF TIDLIGERE AFGIVNE REVISIONSBEMÆRKNINGER

REVISIONSERKLÆRING VEDRØRENDE DE SOCIALE IT-SYSTEMER

LØBENDE REVISION

FORRETNINGSGANGE OG SAGSBEHANDLING

FORRETNINGSGANGE

PERSONSAGER

AFSLUTTENDE REVISION

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG RESTAFREGNING AF REFUSION

SOCIALT BEDRAGERI

11 FOKUSREVISION

29

29

30

30

30

31

31

31

32

32

32

33

33

11.1 MENTORORDNINGEN

11.1.1 KONKLUSION PÅ MENTORORDNINGEN

11.2 TEGNSPROGSTOLKNING

11.2.1 KONKLUSION PÅ TEGNSPROGSTOLKNING

12 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER OG PÅTEGNEDE OPGØRELSER MV. 12.1 REVISIONSBERETNINGER AFGIVET TIL ODENSE BYRÅD

12.2

12.3

12.4

ØVRIGE REDEGØRELSER AFGIVET TIL ODENSE KOMMUNE

DIALOG MED POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE

PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER

13 LEDELSENS REGNSKABSERKLÆRING

14 REVISORS ERKLÆRING

BILAG 1, BESKÆFTIGELSESMINISTERIET

BILAG 2, BØRNE- OG SOCIALMINISTERIET

BILAG 3, UDLÆNDINGE- OG INTEGRATIONSMINISTERIET

BILAG 4, OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV

BILAG 5, PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER

33

34

34

34

35

35

35

35

35

35

35

36

43

47

51

52

8

Til Odense Byråd

KONKLUSION PÅ REVISIONEN AF KOMMUNENS ÅRSREGNSKAB FOR 2018

1.1 INDLEDNING

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab har den 20. maj 2019 afsluttet revisionen af Odense Kommu­ nes regnskab for året 2018.

I henhold til Lov om kommunernes styrelse og revisionsregulativet for Odense Kommune afgives hermed revisionsberetning om den udførte revision af årsregnskabet.

Revisionen har omfattet siderne 3-37 og 73-79 i "Odense Kommunes Økonomiske regnskab 2018 · En del af årsberetningen" og siderne 9·12 og 48-55 · i "Oversigter til Odense Kommunes regnskab for året 2018".

Hovedtal lene udviser (mio. kr.): Oprindeligt Regnskab

budget Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed ............................ 379,9 449, 1 Resultat af det skattefinansierede område ...................... 3,5 87,9 Resultat af forsyningsvirksomhederne ............................ 0,0 1, 9 Balance Ultimo 2017 Ultimo 2018 Aktiver ................................................................. 18.802 19.594 Egenkapital ............................................................ ·10.145 ·8.872 .. Positive tal= overskudt tìtgcdehovenäer

Negative tal= underskud/gæld Egenkapital = positiv egenkapital angives jf. årsregnskab med "·"

1.2 REVISIONSPÅTEGNING - KONKLUSION PÅ DEN UDFØRTE REVISION

Vi har ved revisionen ikke konstateret forhold af en sådan væsentlighed eller karakter, at det kommer til udtryk i revisionspåtegningen på årsregnskabet, som vi har forsynet med følgende påtegning:

"DEN UAFHÆNGIGE REVISORS REVISIONSPÅTEGNING

Til byrådet i Odense Kommune

REVISIONSPÅTEGNING PÅ ÅRSREGNSKABET

Konklusion Vi har revideret årsregnskabet for Odense Kommune for regnskabsåret 1. januar · 31. december 2018, jf. siderne 3-37 og 73-79 i "Odense Kommunes Økonomiske regnskab 2018 - En del af årsberetningen" og siderne 9-12 og 48-55 - i "Oversigter til Odense Kommunes regnskab for året 2018", der omfatter regnskabsopgøre/se, balance, obligatoriske oversigter, anvendt regnskabspraksis og noter med føl­ gende hovedtal:

• Resultat af ordinær driftsvirksomhed på 449, 1 mio. kr. • Resultat af det skattefinansierede område på 87, 9 mio. kr. • Aktiver i alt på 19.594 mio. kr. • Egenkapital i alt på -8.872 mio. kr.

Årsregnskabet udarbejdes efter kravene i bekendtgøre/se om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.

9

Det er vores opfattelse, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.

Vores konklusion er konsistent med vores revisionsberetning til Byrådet.

Grundlag for konklusion Vi har udført vores revision i overensstemme/se med internationale standarder om revision og de yder­ ligere krav, der er gældende i Danmark, samt standarderne for offentlig revision, idet revisionen ud­ føres på grundlag af bestemmelserne i lov om kommunernes styrelse. Vores ansvar ifølge disse stan­ darder og krav er nærmere beskrevet i revisionspåtegningens afsnit "Revisors ansvar for revisionen af årsregnskabet". Vi er uafhængige af kommunen i overensstemmelse med internationale etiske regler for revisorer (IESBA 's etiske regler) og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, ligesom vi har opfyldt vores øvrige etiske forpligtelser i henhold til disse regler og krav. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion.

Efter vores bedste overbevisning er der ikke udført forbudte ikke-revisionsyde/ser som omhandlet i bekendtgørelse om kommunal og regional revision.

Udover den lovpligtige revision, har vi afgivet erklæringer på projektregnskaber, andre erklæringer, der er pålagt kommunen, samt diverse rådgivningsopgaver. Der henvises til revisionsberetningens bi­ lag, for en detaljeret oplistning af opgaver.

Vi blev af byrådet første gang antaget som revisor for Odense Kommune den 1. januar 2018 for regn­ skabsåret 2018 og har varetaget revisionen i en samlet opgaveperiode på 1 år frem til og med regn­ skabsåret 2018.

Centrale forhold ved revisionen Centrale forhold ved revisionen er de forhold, der efter vores faglige vurdering var mest betydelige ved vores revision af årsregnskabet for regnskabsåret 2018. Disse forhold blev behandlet som led i vo­ res revision af årsregnskabet som helhed og udformningen af vores konklusion herom. Vi afgiver ikke nogen særskilt konklusion om disse forhold.

Sociale udgifter med statsrefusion Sociale udgifter med refusion består hovedsageligt af overførselsindkomster.

Udfra vores professionelle vurdering er revisionen af området for de sociale udgifter med statsrefu­ sion det revisionsområde med størst betydning for den finansielle revision, da der er væsentlige udgif­ ter på dette område, som refunderes af Staten. Odense Kommune er ansvarlig for tilrettelægge/se af forretningsgange og interne kontroller, som sikrer korrekt sagsbehandling af borgernes rettigheder til sociale ydelser, herunder at der udbetales korrekte ydelser, som kan helt eller delvis refunderes af Staten i henhold til gældende love og regler. Vi fokuserede på området, da reglerne på området er komplekse og kræver, at ledelsen i kommunen fastlægger retningslinjer for forretningsgange og sags­ behandling samt overvåger, at disse bliver fulgt.

Vores behandling i revisionen Vores væsentligste revisionshandlinger vedrørende revision af sociale udgifter med statsrefusion har været:

Vi har gennemgået og testet væsentlige forretningsgange og relevante interne kontroller på områder med statsrefusion på det sociale område. Vi har gennemført revision af et antal personsager til afdækning af, om der sker en korrekt udbetaling af sociale ydelser med refusion. Vi har udført vores handlinger i henhold til be­ kendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæg­ ge/se og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesmini­ steriets, Udlændinge - og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder (revisionsbekendtgørelsen). Vi har revideret statsrefusionsskemaerne for 2018.

10

Fremhævelse af forhold vedrørende revisionen Kommunen har i overensstemme/se med kravene i bekendtgørelse om kommuners budget- og regn­ skabsvæsen, revision m. v. medtaget det af Byrådet godkendte årsbudget for 2018 som sammenlig­ ningstat i årsregnskabet for 2018. Disse sammenligningstat har ikke været underlagt revision.

Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser for nødven­ dig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fej/information, uanset om denne skyldes besvigel­ ser eller fejl.

Ved udarbejdelsen af årsregnskabet er ledelsen ansvarlig for at vurdere kommunens evne til at fort­ sætte driften; at oplyse om forhold vedrørende fortsat drift, hvor dette er relevant; samt at udar­ bejde årsregnskabet på grundlag af regnskabsprincippet om fortsat drift, medmindre ledelsen enten har til hensigt at likvidere kommunen, indstille driften eller ikke har andet realistisk alternativ end at gøre dette.

Revisors ansvar for revisionen af årsregnskabet Vores mål er at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet som helhed er uden væsentlig fej/in­ formation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, og at afgive en revisionspåtegning med en konklusion. Høj grad af sikkerhed er et højt niveau af sikkerhed, men er ikke en garanti for, at en re­ vision, der udføres i overensstemmelse med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt standarderne for offentlig revision, jf. bekendtgøre/se om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv., altid vil afdække væsentlig fej/information, når sådan findes. Fej/informationer kan opstå som følge af besvigelser eller fejl og kan betragtes som væ­ sentlige, hvis det med rimelighed kan forventes, at de enkeltvis eller samlet har indflydelse på de økonomiske beslutninger, som regnskabsbrugerne træffer på grundlag af årsregnskabet.

Som led i en revision, der udføres i overensstemme/se med internationale standarder om revision og de yderligere krav, der er gældende i Danmark, samt standarderne for offentlig revision, jf. bekendt­ gørelse om kommuners budget- og regnskabsvæsen, revision mv., foretager vi faglige vurderinger og opretholder professionel skepsis under revisionen. Herudover:

• Identificerer og vurderer vi risikoen for væsentlig fej/information i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udformer og udfører revisionshand/inger som reaktion på disse risici samt opnår revisionsbevis, der er tilstrækkeligt og egnet til at danne grundlag for vores konklusion. Risikoen for ikke at opdage væsentlig fej/information forårsaget af besvigel­ ser er højere end ved væsentlig fej/information forårsaget af fejl, idet besvigelser kan om­ fatte sammensværgelser, dokumentfalsk, bevidste udeladelser, vildledning eller tilsidesæt­ telse af intern kontrol.

• Opnår vi forståelse af den interne kontrol med relevans for revisionen for at kunne udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke for at kunne udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol.

• Toger vi stilling til, om den regnskabspraksis, som er anvendt af ledelsen, er passende, samt om de regnskabsmæssige skøn og ti/knyttede oplysninger, som ledelsen har udarbejdet, er ri­ melige.

• Konkluderer vi, om ledelsens udarbejdelse af årsregnskabet på grundlag af regnskabsprincip­ pet om fortsat drift er passende, samt om der på grundlag af det opnåede revisionsbevis er væsentlig usikkerhed forbundet med begivenheder eller forhold, der kan skabe betydelig tvivl om kommunens evne til at fortsætte driften. Hvis vi konkluderer, at der er en væsentlig usik­ kerhed, skal vi i vores revisionspåtegning gøre opmærksom på oplysninger herom i årsregnska­ bet eller, hvis sådanne oplysninger ikke er tilstrækkelige, modificere vores konklusion. Vores konklusioner er baseret på det revisionsbevis, der er opnået frem til datoen for vores revisi­ onspåtegning. Fremtidige begivenheder eller forhold kan dog medføre, at kommunen ikke længere kan fortsætte driften.

Vi kommunikerer med den øverste ledelse om blandt andet det planlagte omfang og den tidsmæssige placering af revisionen samt betydelige revisionsmæssige observationer, herunder eventuelle betyde­ lige mangler i intern kontrol, som vi identificerer under revisionen.

11

Andre Oplysninger end årsregnskabet og revisors erklæring herom Ledelsen er ansvarlig for Andre Oplysninger. Andre Oplysninger omfatter oplysninger i årsberetningen, som ikke er omfattet af årsregnskabet og vores erklæring herom.

Vores konklusion om årsregnskabet dækker ikke Andre Oplysninger, og vi udtrykker ingen form for konklusion med sikkerhed om disse.

I tilknytning til vores revision af årsregnskabet er det vores ansvar at læse Andre Oplysninger og i den forbindelse overveje, om Andre Oplysninger er væsentligt inkonsistente med årsregnskabet eller vores viden opnået ved revisionen eller på anden måde synes at indeholde væsentlig fej/information. Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er væsentlig fej/information i Andre Oplysnin­ ger, skal vi rapportere om dette forhold.

Vi har ingenting at rapportere i den forbindelse.

ERKLÆRING I HENHOLD TIL ANDEN LOVGIVNING OG ØVRIG REGULERING

Udtalelse om juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevision Ledelsen er ansvarlig for, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overens­ stemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvan­ lig praksis. Ledelsen er også ansvarlig for, at der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltnin­ gen af de midler og driften af de aktiviteter, der er omfattet af årsregnskabet. Ledelsen har i den for­ bindelse ansvar for at etablere systemer og processer, der understøtter sparsommelighed, produktivi­ tet og effektivitet.

I tilknytning til vores revision af årsregnskabet er det vores ansvar at gennemføre juridisk-kritisk revi­ sion og forvaltningsrevision af udvalgte emner i overensstemmelse med standarderne for offentlig re­ vision. I vores juridisk-kritiske revision efterprøver vi med høj grad af sikkerhed for de udvalgte em­ ner, om de undersøgte dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sæd­ vanlig praksis. I vores forvaltningsrevision vurderer vi med høj grad af sikkerhed, om de undersøgte systemer, processer eller dispositioner understøtter skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af de aktiviteter, der er omfattet af årsregnskabet.

Hvis vi på grundlag af det udførte arbejde konkluderer, at der er anledning til væsentlige kritiske be­ mærkninger, skal vi rapportere herom i denne udtalelse.

Vi har ingen væsentlige kritiske bemærkninger at rapportere i den forbinde/se."

1.3 REVISIONSBEMÆRKNINGER

1.3.1 GENERELT

Revisionsbemærkninger vedrørende revisionen af årsregnskabet for 2018, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 1.3.2.

Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis • regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger • der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser • lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom • der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kon­

trolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konsta­ terede mangler

• foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt • udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger ikke er varetaget på en økonomisk hensigts­

mæssig måde.

12

1.3.2 REVISIONSBEMÆRKNINGER TIL ÅRSREGNSKABET FOR 2018

Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger.

1.3.3 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER

Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre væsentlige forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger.

Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kom­ munen i forhold til bemærkningerne, gengivet.

Revisionsberetning nr. 25, side 2, dateret 28. maj 2018 (uddrag):

"Sagsrevisionen på det sociale område - Konklusion på den udførte revision I revisionen af de sociale udgifter har vi fundet fejl og mangler af en sådan væsentlighed og karakter, at det har givet anledning til 7 revisionsbemærkninger.

Vi har ved vores revision fundet fejl og mangler i sagsbehandlingen, særligt på yde/sesamrådet, som vi anser for at være så kritiske, at vi har medtaget en fremhævelse i vores revisorerklæring på statsre­ fusionsopgørelsen vedrørende manglende nøjagtighed og rettidighed i forvaltningen på Beskæftigel­ sesministeriets ressortområde. Vi vurderer, at forholdet har et omfang på dette område, der ikke er foreneligt med god offentlig forvaltning."

Byrådets besvarelse Det fremgår af besvarelse, at revisionsberetningen tages til efterretning med en hel del uddybende kommentarer og igangsatte handlingsplaner på 7 områder, hvor der er afgivet revisionsbemærkninger indenfor.

Konklusion På grundlag af byrådets besvarelse og vores opfølgning anser vi bemærkningerne som afsluttet. Der henvises til afsnit 1 O Revision af de sociale områder, hvor vi nærmere redegør for forløbet.

1.4 IKKE-KORRIGEREDE FORHOLD

I henhold til internationale revisionsstandarder skal vi informere om forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet.

I forbindelse med regnskabsaflæggelsen for 2018 er der ikke konstateret forhold, som ikke er korrigeret i årsregnskabet, idet ledelsen har vurderet dem værende uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet, hvilket vi kan tilslutte os.

2 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI

2. 1 INDLEDNING

Vi har foretaget en overordnet vurdering af kommunens økonomi med udgangspunkt i det realiserede regnskabsresultat for 2018 samt budget 2019.

2.2 VURDERING AF BÆREDYGTIG DRIFT

Vi gør opmærksom på, at vores vurdering af kommunens økonomi er et øjebliksbillede og som tager af­ sæt i en vurdering af bæredygtig drift med udgangspunkt i en vurdering af resultatet for 2018 og bud­ gettet for 2019, hvor der tages udgangspunkt i resultatet af ordinær drift på det skattefinansierede område inkl. renter.

13

Det er vigtigt, at kommunen løbende kan finansiere driftsudgifter med de løbende driftsindtægter. Der bør tilstræbes et positivt resultat for at give plads til afdrag på lån og fremtidige anlægsinvesteringer.

Odense Kommune har i 2018 realiseret et resultat af det skattefinansierede område på 87, 9 mio. kr. mod et oprindeligt budgetteret overskud på 3,5 mio. kr. Resultatet er således 84,4 mio. kr. bedre end det oprindeligt budgetterede, men 11,8 mio. kr. dårligere set i forhold til korrigeret budget.

2.3 DET LIKVIDE BEREDSKAB

Kommunens likviditet pr. 31. december 2018 er kun et øjebliksbillede, og det er vores erfaring, at sal­ doen pr. 31. december også sædvanligvis er atypisk i forhold til den likvide saldo, som kommunen har i løbet af året. Derfor giver den gennemsnitlige kassebeholdning, som opgøres efter kassekreditreglen, også typisk et bedre billede af kommunens likviditet.

Den faktiske bogførte likvide beholdning ultimo 2018 udgør 794,6 mio. kr. mod 795,2 mio. kr. i 2017. I 2018 har kommunen opgjort den gennemsnitlige daglige kassebeholdning i 2018 til 1 .469 mio. kr.

For overslagsårene 2020-2022 er der med de nuværende forudsætninger ikke indregnet en styrkelse af kassebeholdningen, idet der budgetteres med en nedgang i den bogførte kassebeholdning på 644,2 mio. kr. frem mod ultimo 2022, så beholdningen af likvider på dette tidspunkt udgør 150,4 mio. kr.

Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet op­ gjort efter kassekreditreglen altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige dag­ lige kassebeholdning beregnet for de sidste 365 dage ikke må være negativ. Kommunen har i 2018 ef­ terlevet denne bestemmelse.

2.4 SAMMENFATNING OG KONKLUSION

Odense Kommunes aktuelle økonomiske situation er fornuftig vurderet på bæredygtig drift og det li­ kvide beredskab. Kommunen har i 2018 realiseret et resultat af det skattefinansierede område på 87, 9 mio. kr., hvilket er noget bedre end det oprindeligt budgetterede.

Da kommunens overskud er med til at finansiere afdrag på lån og fremtidige anlægsinvesteringer, er det positivt, at Odense Kommune har haft overskud i de seneste år.

Det vedtagne budget for 2019 viser dog, at der i overslagsårene forventes et stort forbrug af kassebe­ holdningen, således at den ved udgangen af 2022 udgør 150,4 mio. kr., hvilket skal holdes op imod de 794,6 mio. kr., som de likvide beholdninger udgør ved udgangen af 2018.

Det er i forlængelse heraf vores vurdering, at kommunen fortsat skal have stor fokus på den økonomi­ ske styring for at sikre, at den ordinære drift kan generere likviditet nok til at dække afdrag på lån samt anlægsinvesteringer, som ikke kan lånefinansieres.

Odense Kommune har med den nuværende kassebeholdning ikke problemer med overholdelse af låne­ bekendtgørelsens regler om, at den gennemsnitlige kassebeholdning altid skal være positiv, ligesom vi ikke har konstateret forhold, der rejser tvivl om going concern.

3 REVISIONSMETODIK OG -STRATEGI

Målet med revisionen af regnskabet er at sætte BDO i stand til at udtrykke en konklusion om, hvorvidt regnskabet i al væsentlighed er udarbejdet i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets krav i Budget- og regnskabssystem for kommuner.

Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretnings­ gange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold mv. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

14

I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde.

Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet.

Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øv­ rigt har vi, i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2018, identificeret områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsregnskabet.

3.1 VÆSENTLIGHEDSNIVEAU

Ved udarbejdelse af revisionsplanen fastlægger BDO et acceptabelt væsentlighedsniveau for at afdække beløbsmæssig væsentlig fejlinformation. Både beløbets størrelse (kvantitativ) og arten (kvalitativ) af fejlinformationen vurderes.

Væsentlighedsniveauet fastlægges for regnskabet som helhed, og væsentlighedsniveauet anvendes både i planlægningsfasen og ved afslutning af revisionen.

I planlægningsfasen har væsentlighedsniveauet betydning for vores bedømmelse af revisionsindsatsen på de enkelte områder. Områder, som beløbsmæssigt er over væsentlighedsbeløbet, skal undergives revision.

Ved afslutningen af revisionen har væsentlighedsbeløbet betydning for, om vi kan afgive erklæring uden forbehold. Knytter en væsentlig fejl sig til en enkelt regnskabspost, kan der blive tale om, at der alene tages forbehold for den konkrete regnskabspost.

Væsentlighedsniveauet er bestemmende for, hvor stor en fejl vi kan acceptere uden at tage forbehold for, om regnskabet er rigtigt.

Med udgangspunkt i Odense Kommunes størrelse har vi anvendt et væsentlighedsniveau på 186 mio. kr.

Herudover tager vi hensyn til den operationelle risiko (politiske risiko), så der på områder med særlig bevågenhed vil være et langt lavere væsentlighedsniveau. Det kunne blandt andet være på følgende områder:

• Vederlæggelse af politikere • Repræsentationsudgifter • Udbetalinger til enkeltpersoner.

Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2018 (beretning nr. 1) af 4. januar 2018.

3.2 DRØFTELSER MED LEDELSEN OM BESVIGELSER

Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at års­ regnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser.

Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgel­ ser af formodede besvigelser.

Vi har i forbindelse med vores revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser.

3.3 DEN LØBENDE REVISION

Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for

15

løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen.

Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområ­ derne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuse­ ret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedu­ rer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sam­ menhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæs­ sig forvaltning af området.

3.4 DEN AFSLUTTENDE REVISION

Den afsluttende revision har til formål at sikre, at det af kommunen aflagte regnskab ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at årsregnskabet i alle væsentlige henseender er rigtigt, dvs. udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse om kommuners budget og regnskabsvæsen, revision mv.

4 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER

4. 1 PRINCIPPER FOR ØKONOMISTYRING

Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet, om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæ­ sen mv. udøves i praksis.

Det er konstateret, at kommunen har sikret, at der løbende sker ajourføring af bilagene, idet der af hvert bilag fremgår seneste ajourføringsdato og datoangivelse for, hvornår næste ajourføring skal ske.

Konklusion Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver ram­ men og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet.

I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomisty­ ring fungerer i praksis.

4.2 BILAGSBEHANDLING, FUNKTIONSADSKILLELSE OG INTERNE KONTROLLER

Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedta­ get i principperne for økonomistyring.

Principperne indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kom­ munen:

• Bilagene kræver alene elektronisk attestation før bogføring og betaling. Dette gælder dog ikke udbetalinger over 100.000 kr., som også kræver forudgående godkendelse af 2 personer (elek­ tronisk anvisning).

• Den ledelsesmæssige kontrol af øvrige bilag er integreret i de budgetansvarliges almindelige le­ delsestilsyn via LIS, ud fra en afvejning og identifikation af risiko og væsentlighed. Det fremgår af principperne, at de budgetansvarlige har pligt til 1 gang årligt at godkende deres respektive områder forhold til en risiko og væsentlighedsvurdering. Endvidere skal der minimum 2 gange årligt udføres et dokumenteret ledelsestilsyn. Ledelsestilsynet består typisk af kontrolindsats mod de identificerede risikoområder, kombineret med løbende budgetopfølgninger og særskilt kontrol via månedlige lønopfølgningsrapporter.

• Økonomi og Effekt udfører kontroller med ændrede betalingsstrømme, herunder i forhold til elektroniske fakturaer, manuelle bilag, ændrede kreditoroplysninger og nemkonti mv.

Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigts­ mæssigt og betryggende.

16

Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kon­ trollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler.

Ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af disse risici. Blandt andet er der kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NEMkonto, budgetansvarliges ledelsestilsyn og anvisning, sy­ stemansvarliges kontroller og kontrol med særligt risikofyldte bilag.

På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag og udvalgte bogføringsenheder.

Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette begrunder vi bl.a. med, at Økonomi og Effekt har etab­ leret et tæt tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Herigennem opsamler Øko­ nomi og Effekt løbende viden om kvaliteten i bilagsbehandlingen, som gør det muligt at reagere hur­ tigt, hvis enkelte bogføringsenheder er bagud med bilagsbehandlingen.

Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenhe­ der var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret.

4.3 LEDELSESTILSYN

Fundamentet for ledelsestilsynet er beskrevet i bilaget "Risikobaseret ledelsestilsyn", som er en del af regler og retningslinjer til principper for økonomistyring.

Kommunen har i 2017 implementeret SAS løsning (LIS) til brug for udførelse af ledelsestilsyn, som er et dynamisk arbejdsredskab for budgetansvarlige og kommende budgetansvarlige, som sikrer indsigten i afdelingens økonomi og risikoområder.

Den budgetansvarlige skal som nævnt 1 gang årligt revurdere/ajourføre og godkende sit område i for­ hold til en risiko og væsentlighedsvurdering, og samtidig skal der som minimum 2 gange årligt udføres et dokumenteret ledelsestilsyn.

Kommentar Godkendelse af risikoområder Ved den løbende revision konstaterede vi, at der af budgetansvarsdatabasen fremgik, at 333 personer skal udføre ledelsestilsyn. Vi konstaterede, at en række budgetansvarlige ikke havde godkendt deres risikoområder - primært i BKF. Som en konsekvens heraf har vi ved den afsluttende revision på ny ind­ hentet oversigt over godkendte risikoområder.

Det er konstateret, forvaltningerne generelt har godkendt deres risikoområder i 2018 på nær BKF, hvor det tidligere oplyst, at BKF forventer, at det nye risikobaserede ledelsestilsyn med godkendte risikoom­ råder er implementeret ved udgangen af juni 2019. Vi har modtaget tids- og handleplan for implemen­ tering af det økonomiske ledelsestilsyn i BKF og vil følge op på implementeringen ved et senere besøg.

Godkendelse af udførte ledelsestilsyn Ved den løbende revision konstaterede vi, at en række ledelsestilsyn ikke var markeret som udført i LIS. Vi har fået oplyst, at implementeringen af SAS ledelsestilsyn ikke var fuldt ud indført i alle forvalt­ ninger, og at ledelsestilsynet i så fald udføres efter tidligere skabelon og beskrivelse.

Vi har ved den afsluttende revision indhentet en ajourført oversigt over udførte ledelsestilsyn.

Vi er bekendt med, at ledelsestilsyn kan være udført, men blot ikke er dokumenteret via LIS, og tillige kan der være nye ledere, som pt. ikke har fået den fornødne instruktion på tidspunktet hvor statistik­ ken er udtrukket.

Det er konstateret, at 51 budgetansvarlige med tilhørende 118 dokumenter i forvaltningerne (udover BKF) mangler at godkende deres udførte ledelsestilsyn/dokumenter. Vi anbefaler, at området følges

17

tæt i de respektive forvaltninger, og at implementeringen af SAS ledelsestilsyn gennemføres fuldt ud i 2019.

Konklusion Det er generelt vores opfattelse, at der udføres ledelsestilsyn, men dog ikke fuldt ud for alle budgetan­ svarlige i henhold til de fastsatte frekvenser. Det er oplyst, at der ugentlig udsendes rykkere i forhold til godkendelse af dokumenter i LIS.

Vi henstiller, at der fortsat er fokus på at sikre, at ledelsestilsynene dokumenteres udført i henhold til de fastsatte frekvenser svarende til hvert halve år.

En fuld implementering af anvendelsen af funktionen i LIS omkring godkendelse af risikoområder og do­ kumenteret udført ledelsestilsyn for hele administrationen vil, efter vores vurdering, medvirke til at sikre et mere ensartet niveau i kommunen, sikre mulighed for central kontrol/ekstern kontrol og sam­ let set dermed give en højere effektivisering omkring forretningsgangen for det risikobaserede ledel­ sestilsyn.

Der henvises i øvrigt til afsnit 5 - finansiel revision BKF.

4.4 BEHOLDNINGSEFTERSYN OG GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER

Vi har foretaget et beholdningseftersyn pr. 18. september 2018, som har omfattet kontrol af tilstede­ værelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering.

Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti.

Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti.

Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fast­ lagte regler og tidsterminer.

Kommentar Frekvenser og afstemningsansvarlige Ved den løbende revision konstaterede vi, at en række statuskonti manglede tilknytning af afstem­ ningsansvarlig og tilhørende frekvens.

Med henblik på at skabe en let tilgængelig kontrolmulighed, sikre fuldstændighed i forhold til et total­ overblik og i forhold til sikring af at statuskontiene afstemmes i løbet af året i forhold til kravene op­ stillet i forretningsgangsbeskrivelsen "Afstemning af forretningsgange", anbefalede vi, at samtlige sta­ tuskonti indgik i oversigten med tilhørende frekvenser i ØS-indsigt.

I forbindelse med den afsluttende revision har vi modtaget tilbagemeldinger fra forvaltningerne, hvor der er foretaget en vurdering af samtlige konti, og hvor det er sikret at relevante konti har fået tilknyt­ tet en afstemningsansvarlig/frekvens.

Kommunens interne kvalitetskontrol I henhold til forretningsgang for afstemning af statuskonti skal statuskonti løbende afstemmes, og der skal tilrettelægges en kvalitetskontrol ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

Ved den løbende revision anbefalede vi, at der blev sat yderligere ledelsesmæssig fokus på, at afstem­ ningerne blev arkiveret i dokumentarkivet i kommunens økonomisystem, og at der fortsat var fokus på, at kvalitetskontrollen blev dokumenteret og udført løbende samt ved regnskabsafslutningen - alt efter statuskontoens karakter i form af væsentlighed, risiko og bevægelser på kontoen i øvrigt.

Vi har ved den afsluttende revision gennemgået forvaltningernes kvalitetskontrol af afstemninger i for­ bindelse med årsregnskabet, og det er generelt vores opfattelse, at kvalitetskontrol med statusafstem­ ninger i forvaltningerne er udført i henhold til kommunens regelsæt.

18

Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide be­ holdninger.

Det er desuden vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter.

De udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser for afstemningsarbejdet er nu fuldt ud implementeret i organisationen og har, efter vores opfattelse, givet gode rutiner omkring afstemningsarbejdet.

5 FINANSIEL REVISION - BKF

5.1 HOVEDKONTO O - BYUDVIKLING, BOLIG- OG MILJØFORANSTALTNINGER SAMT HOVEDKONTO 2 - TRAFIK OG INFRASTRUKTUR

Vi har foretaget finansiel revision på udvalgte områder under områderne Fritid og Kultur samt Drift og Anlæg med fokus på ledelsestilsyn samt foretaget stikprøvevis bilagsrevision i sammenhæng hermed.

Kommentar Ledelsestilsyn i SAS er ikke pt. implementeret i forvaltningen, og ledelsestilsyn udføres derfor med ud­ gangspunkt i tidligere anvendt skabelon via økonomiportalen.

Vi har på den baggrund stikprøvevist efterspurgt dokumentation for udførte ledelsestilsyn for 2018. Der foretages løbende budgetopfølgning, som er et led i ledelsestilsynet, men et samlet dokumenteret ledelsestilsyn er, efter vores opfattelse, først udført i forbindelse med, at vi har efterspurgt dokumen­ tation herfor.

Vores stikprøvevise gennemgang viser desuden, at de foreliggende skabeloner i økonomiportalen er af ældre dato, og ikke løbende har været ajourført og tilpasset i forhold til risikoområder, organisations­ ændringer mv.

Konklusion Vi henstiller, at der sættes yderligere ledelsesmæssig fokus på at ledelsestilsynet udføres og dokumen­ teres halvårligt i overensstemmelse med principper for økonomistyring, og at ledelsestilsynsbeskrivel­ serne tilpasses løbende, herunder fornøden stillingtagen til risikoområder.

Det er oplyst, at forvaltningen forventer, at det nye risikobaserede ledelsestilsyn er implementeret ved udgangen af juni 2019, og vi har efterfølgende modtaget tids- og handleplan for implementering af det økonomiske ledelsestilsyn i BKF.

Vi har ved den stikprøvevise bilagsrevision påset, at de bogførte omkostninger vedrører området, samt at der er foretaget korrekt momsafløftning og at de gennemgåede bilag er korrekt konteret.

Gennemgangen via finansiel revision har ikke givet anledning til yderligere kommentarer.

6 LØN- OG PERSONALEOMRÅDET

6. 1 FORRETNINGSGANGE OG SAGSREVISION

Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2018 til 30. september 2018. Lønrevisio­ nen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryg­ gende.

Ved revisionen har vi undersøgt kommunens forretningsgange mv. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne CPR-numre mv.

19

Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsent­ lig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi ud­ valgt en række lønsager til test af forretningsgangene.

Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: • Park og Vej • Børnepasning • Skoleområdet • Ældreområdet • Det administrative område.

Endelig har vi i 2018 gennemgået lønsager vedrørende kommunens administrative ledelse og et antal sager for personale ansat i løn- og personaleteamet.

I lønsagerne har vi bl.a. påset, • at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev • at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overens-

komst • at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn • at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse • at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats.

Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gen­ nemgåede stikprøver.

6.2 SYSTEMANSVARLIGES KONTROL OG ØVRIGE INTERNE KONTROLLER M.V.

I henhold til principper for økonomi styrings forretningsgang for anvendelse af IT-systemer, skal den sy­ stemansvarlige mindst en gang om året sikre, at der foretages 100% kontrol af de data i et system, der vedrører personer, der er autoriseret til at indberette til systemet. Dette gælder i de tilfælde, hvor medarbejderne har mulighed for at indberette til eget cpr.nr.

Vi har i forbindelse med den afsluttende revision foretaget opfølgning på, hvorvidt ovenstående er ud­ ført og dokumenteret i forhold til følgende udvalgte områder:

• Systemansvarliges kontrol med de 4 IT-forsystemer, som relaterer sig til Iønudbetalin­ ger/ særydelser er udført og dokumenteret

• Dokumentation for, at der sker ledelsesgodkendelse med underskrift på vagtplan i de tilfælde, hvor det er den planlæggende medarbejdere selv, der godkender planlægningen i SD Tjeneste· tid

• Udført og dokumenteret kontrol med ændringer til "livslang livrente" ordning (legalitetskontrol) • Ny etableret kontrol med de ansatte i BMF, som har særlige adgange til lønsystemet.

6.2.1 SYSTEMANSVARLIGES KONTROL

Vi har ved den afsluttende revision modtaget dokumentation/tilbagemelding vedr. it-forsystemerne • SD-tjenestetid • Lara • SmartKlik • TRIO

Det er oplyst, der enten ikke er mulighed for at indberette på eget cpr. nr. eller at de fornødne kon­ troller er udført og risikovurderet. Vedr. SD-tjenestetid henvises til næste afsnit.

Konklusion Gennemgangen giver ikke anledning til kommentarer.

20

6. 2. 2 LEDERGODKENDELSE SD-TJENESTETID

Vi har ved den afsluttende revision foretaget opfølgning på dokumenteret kontrol af medarbejdere, der både har mulighed for at indberette og godkende egne vagtplaner i SD Tjenestetid.

Vi har fået oplyst, at der løbende er blevet ændret i rolleprofilerne, så færre har mulighed for at både indberette og godkende egne vagtplaner. Det er endvidere oplyst, at der i løbet af 2018 har været 94 medarbejdere, som har haft mulighed for både at indberette og godkende egne vagtplaner. Løbende igennem år 2018 og 2019 er antallet af medarbejdere med denne funktion reduceret til, at der pr. 13/3-2019 nu er 21 medarbejdere med denne rolle. Der arbejdes stadig videre med at få reduceret dette yderligere til et minimum.

Konklusion Vi har modtaget dokumentation for en stikprøvevis gennemgang af medarbejdere der i 2018 har haft mulighed for egen indberetningsgang og godkendelsesadgang til SD-tjenestetid. Gennemgangen har ikke givet anledning til kommentarer.

Det er oplyst, at der fremadrettet udføres kompenserende kontroller/ godkendelse via nærmeste leder i alle tilfælde, hvor der ikke hensigtsmæssigt kan etableres systemunderstøttet funktionsadskillelse. Vi bifalder i øvrigt, at antallet af medarbejdere reduceres så vidt muligt.

6.2.3 LIVSLANG LIVRENTE

Det er konstateret, at der ikke er etableret en dokumenteret kontrol og beskrivelse vedrørende æn­ dringer.

Konklusion Vi henstiller, at kontrollen beskrives og udføres, idet der er en forøget risiko med mulighed for ændrin­ ger i betalingsstrømme. Vi vil ved et senere besøg foretage opfølgning herpå.

6.2.4 KONTROL MED ANSATTE I BMF MED SÆRLIGE ADGANGE

Det er konstateret, at der er udført kontrol med ansatte i BMF med særlige adgange. Gennemgangen giver ikke anledning til yderligere kommentarer.

Konklusion Gennemgangen giver ikke anledning til yderligere kommentarer i forhold til kontrol med ansatte i BMF med særlige adgange.

6.3 VEDERLAG MV. TIL POLITIKERE

Vi har undersøgt, om byrådet har truffet beslutning om ændring af vederlæggelse af byrådet i henhold til bekendtgørelsen om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv.

Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsfor­ mænd og byrådsmedlemmer.

Konklusion Gennemgangen af udbetalt vederlag mv. har vist, at udbetalingerne er foretaget i henhold til gæl­ dende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt.

7 JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION, JF. STANDARD FOR OF­ FENTLIG REVISION (SOR 6 og 7)

Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision, juridisk-kritisk revision og løbende forvaltningsrevision.

21

Forvaltningsrevisionen og den juridisk kritiske revision er udført integreret og sideløbende med den fi­ nansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. For 2018 er BPA-området valgt som fokusområde for juridisk-kritisk revision og lovpligtig forvaltningsrevision.

7.1 GENERELT

Det er i de faglige standarder for forvaltningsrevision samt juridisk-kritisk revision fastlagt, at revisor over en 5-årsperiode skal gennemgå en række fast definerede emner som en del af den samlede revisi­ onsproces. En gennemgang af Borgerstyret Personlig assistance, servicelovens § 95 og § 96, i det efter­ følgende kaldet BPA-ordninger, falder ind under ét af disse faste emner, som er Styring af offentlige tilskudsordninger. Gennemgangen af BPA-ordningen opfylder endvidere kravene om, at forvaltningsre­ visionsemnet skal have væsentlige udgiftsbeløb eller have væsentligt administrativ, samfundsmæssig eller politisk betydning for kommunen som helhed.

7.2 FORMÅL

Der er i november og december 2018 gennemført en forvaltningsrevision og juridisk-kritisk revision af Odense Kommunes administration af BPA-ordningen. Fokus har været på at afdække kommunens le­ delse, styring og sparsommelighed i forhold til BPA-ordningernes bevilling, økonomi og opfølgning. Den juridisk-kritiske revision har i den forbindelse haft fokus på, om der er tilrettelagt et styrings­ grundlag, der kan sikre og dokumentere, at kommunen har indgået BPA aftaler i overensstemmelse med gældende regler.

7.3 REVISIONENS OMFANG OG UDFØRELSE

Til brug for udførelsen af juridisk-kritisk revision og forvaltningsrevisionen har BDO foretaget en gen­ nemgang af BPA-områdets relevante styringsdokumenter, herunder eksempelvis strategi- og visions­ plan, kvalitetsstandarder, brugerhåndbog, administrationsgrundlag, instrukser, udmålingsredskaber, økonomisk oversigt mv.

Formålet er at afdække, om der derigennem er gjort de fornødne tiltag til at vurdere, om der tages økonomiske hensyn i bevilling og opfølgning i BPA-ordninger. Materialegennemgangen er efterfulgt af fokusgruppeinterviews med ledere, sagsbehandlere og økonomikonsulenter i kommunens team omkring BPA-ordninger.

Der er ikke foretaget egentlig sagsrevision af sager på området ved denne undersøgelse.

7.4 KOMMENTARER OG ANBEFALINGER

Vores gennemgang har resulteret følgende anbefalinger

1) Det vurderes, at Odense Kommune overordnet set sikrer et hensigtsmæssigt samarbejde på tværs af organisationen. Det indledende møde mellem arbejdsgiverfirmaer og økonomikonsu­ lenten i HR (ÆHF) vurderes i høj grad hensigtsmæssigt. Odense Kommune kan med fordel styrke samarbejdet mellem børne-, voksen- og beskæftigel­ sesområdet, så indsatserne til en familie, der overgår fra børne- til voksenområdet, koordine­ res i højere grad end tilfældet er i dag. Det er oplyst, at Forvaltningen er opmærksom på området, og overgangen fra barn til voksen styrkes ved det allerede igangsatte projekt Sammenhængende Borgerforløb, som er et projekt på tværs af de tre nævnte områder.

2) Der tilbydes i alle BPA-sager ikke decideret en§ 141-handleplan til borgere. Det skal oplyses, at Odense Kommune er forpligtet til at tilbyde§ 141-handleplaner til borgere med en BPA-ord­ ning.

3) Det vurderes, at Odense Kommune overordnet set har en hensigtsmæssig procedure for udmå­ ling og oplysning af sagerne. Odense Kommune kan med fordel arbejde med at udvikle redska­ ber, der støtter rådgiverne i at afklare, hvorvidt borgeren kan varetage rollen som arbejdsleder

22

og -giver samt redskaber, der sikrer en mere standardiseret tilgang til ordningernes aktivitets­ udmåling.

4) Det vurderes, at Odense Kommunes praksis for udmåling af timerammen og deraf følgende til­ skud er hensigtsmæssig og følger gældende regler. Dog kan Odense Kommune med fordel over­ veje niveauet for arbejdsgiverhonoraret, da dette vurderes værende relativt højt sammenlig­ net med andre kommuner.

5) Det vurderes, at Odense Kommunes praksis for økonomisk opfølgning overordnet set er tilrette­ lagt hensigtsmæssig. Vi bemærker dog, at Odense Kommune ikke udarbejder regnskaber for de ordninger, som Odense Kommune varetager lønadministrationen for. Dette er lovbestemt efter bekendtgørelse om udmåling af tilskud til ansættelse af hjælpere og borgerstyret personlig as­ sistance efter serviceloven § 14, stk. 4 og det er BDO's anbefaling, at Odense Kommune tilret­ telægger procedurer, der sikrer, at ovenstående imødekommes.

7.5 KONKLUSION

Forvaltningsrevision Det kan overordnet konkluderes, at Odense Kommune har en hensigtsmæssig organisering og styring af BPA-området, der i tilfredsstillende grad kan sikre en effektiv ledelse, styring og sparsommelig drift af BPA-området. Odense Kommune kan dog med fordel overveje niveauet for arbejdsgiverhonoraret, da dette vurderes værende relativt højt sammenlignet med andre kommuner jf. anbefaling 4.

Juridisk kritisk revision Det kan ligeledes generelt konkluderes, at der er en hensigtsmæssig styring og overvågning af at lovgiv­ ningen følges på BPA området. Det skal dog fremhæves, at Odense Kommune er forpligtiget til at tilbyde§ 141 handleplaner til alle borgere med en BPA-ordning jf. anbefaling 2.

Vi kan endvidere oplyse, at Odense Kommune ikke udarbejder regnskaber for de ordninger, som Odense Kommune varetager lønadministrationen for. Dette er lovbestemt efter bekendtgørelse om udmåling af tilskud til ansættelse af hjælpere og borgerstyret personlig assistance efter serviceloven§ 14, stk. 4. Det er BDO's anbefaling, at Odense Kommune tilrettelægger procedurer, der sikrer, at ovenstående imødekommes jf. anbefaling 5.

8 REVISION AF KOMMUNENS INTERNE IT-KONTROLLER

8.1 OMFANG

Revisionen har omfattet revision af kommunens generelle it-kontroller og udvalgte applikationskontrol­ ler for de it-systemer, der har betydning for kommunens regnskabsføring og regnskabsaflæggelse.

Vi har tilrettelagt revisionen efter et rotationsprincip, således at ikke alle områder revideres i samme omfang hvert år. I 2018 har revisionen omfattet følgende områder:

• Procedurer og kontroller for anskaffelse, ændring og vedligeholdelse af kommunens centrale økonomistyringssystem.

• Adgangssikkerhed til økonomi- og lønstyringssystem, herunder brugeradministration, brugerret­ tigheder, adgangskontrol og systemadministration.

• Adgangssikkerhed for sikkerhedsadministratorer i ØS Indsigt, SD Løn og KMD CICS. • Outsourcing af centrale it-systemer, herunder kommunens egne kontroller samt indhentelse og

vurdering af revisorerklæringer fra it-serviceleverandører. • Udvalgte applikationskontroller i udbetaling på eget cpr. Nr. og retningslinjer for beløb- og

kontoafgrænsning.

Revisionen har desuden omfattet krav i henhold til bekendtgørelse om kommunernes budget- og regn­ skabsvæsen, revision mv. i forhold til it-anvendelsen samt elementer af forvaltningsrevision inden for

23

it-organisation, it-politikker og it-risikovurderinger. Endvidere har revisionen omfattet en opfølgning på konstaterede kontrolmangler fra sidste år.

8.2 DET UDFØRTE ARBEJDE

Vi har foretaget forespørgsler hos it-ledelsen, medarbejdere med ansvar og opgaver inden for it samt systembrugere.

Vi har udført revisionshandlinger i form af inspektioner, observationer og udførelse af kontroller, her­ under gennemgang af modtagne dokumenter og materialer, efterprøvelse af interne it-kontroller og dokumentation herfor samt test af de interne it-kontrollers funktionalitet, hvor dette er relevant.

Vi har baseret revisionen på eksterne revisorerklæringer med høj grad af sikkerhed for de dele af it­ systemerne, som EG A/S, KMD A/S og Silkeborg Data A/S er ansvarlige for i henhold til aftale med kom­ munen.

Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæs­ sige interne it-kontroller, der medvirker til at opretholde informationernes integritet og sikkerheden af data, som it-systemerne behandler i forhold til regnskabsføringen og regnskabsaflæggelsen.

8.3 FORESPØRGSLER VEDØRENDE DATABESKYTTELSESLOVGIVNINGEN

Vi har ikke udført revision med henblik på at sikre, at kommunen overholder databeskyttelseslovgivnin­ gen, men vi har forespurgt kommunen med henblik på at opnå et overblik over området og for at sikre, at der ikke er overtrædelser, der vil have en væsentlig påvirkning på kommunens årsregnskab.

Vi har som led i vores arbejde forespurgt kommunens Databeskyttelsesrådgiver om kommunens arbejde med databeskyttelseslovgivningen, herunder udfordringer, mangler og hændelser siden lovgivningens ikrafttræden i maj 2018. Vi har fået svar på de forespørgsler, vi har stillet og har konstateret, at der ikke er sket den skriftlige rapportering fra databeskyttelsesrådgiveren til kommunens ledelse.

Kommunens svar har ikke givet anledning til bemærkninger, men vi vil opfordre til, at kommunen til stadighed har fokus på området, herunder specielt fokus på:

• At færdigudarbejde en oversigt over databehandlere og sikre, at alle indgåede databehandler­ aftaler har tilhørende instruks for alle relevante leverancer.

• At færdigudarbejde og implementere en proces for kommunens tilsyn med databehandlere.

Såfremt kommunalbestyrelsen ønsker en detaljeret gennemgang af kommunens overholdelse af databe­ skyttelseslovgivningen, vil vi kunne forestå dette, idet en manglende overholdelse af lovgivningen kan have væsentlige konsekvenser.

9 REVISION AF ÅRSREGNSKABET

9.1 ÅRSREGNSKABETS OPBYGNING OG INDHOLD

Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkra­ vene i Økonomi- og Indenrigsministeriets gældende regler.

Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet fra sidste år er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af byrådet. Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen.

24

Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Økonomi- og Indenrigsministeriet.

9.2 FORRETNINGSGANGE FOR REGNSKABSAFLÆGGELSEN

Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre sty­ ringssystemer.

Konklusion Det er vores opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende.

9.3 BUDGET- OG BEVILLINGSKONTROL

Vi har stikprøvevis påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det ved­ tagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter.

Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gæl­ dende regler.

Konklusion Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret væsentlige overskridelser af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler.

9.4 TILSKUD, UDLIGNING OG SKATTER

Tilskuds- og udligningsbeløb er stikprøvevis sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Økonomi- og Indenrigsministeriet, ligesom indtægtsførte skatter er påset i overensstemmelse med de af Skattesty­ relsen foretagne fordelinger og meddelte oplysninger.

Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering og periodisering er i overensstemmelse med kon­ teringsreglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner.

Konklusion Det er vores opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb samt skatter er korrekt optaget i regnskabet.

9. 5 REFUSION AF KØBSMOMS

Vi har ved den afsluttende revision påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gæl­ dende regler.

Konklusion Det er vores opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og korrekt optaget i regnskabet.

9.6 LØNNINGER OG VEDERLAG ÅRSAFSLUTNING

Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet.

25

Det er endvidere påset, at de til Skattestyrelsen afgivne oplysninger om løn mv. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat mv. er afregnet og afstemt. Konklusion De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget.

Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold mv. til Skatte­ styrelsen. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat mv. dokumenteret.

9.7 KOMMUNAL MEDFINANSIERING AF DE REGIONALE SUNDHEDSOPGAVER

Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsdatastyrelsen

Konklusion Det er vores opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet.

9.8 ANLÆGSVIRKSOMHED

Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen.

Konklusion Det er vores vurdering, at kommunens aflæggelse af anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i over­ ensstemmelse med gældende regler og kommunens retningslinjer.

9.9 FORSYNINGSVIRKSOMHED (AFFALDSOMRÅDET ER ORGANISERET I ET A/S)

Forsyningsvirksomhederne skal "hvile i sig selv". Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommu­ nale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter affaldshåndtering, og kommunen har affaldsområdet or­ ganiseret i Odense Renovation A/S.

Kommentar Det er i Budget-og regnskabssystemet præciseret, at kommunen også, når affaldshåndtering er organi­ seret i et kommunalt aktieselskab, skal have registreringer af årets drift af affaldsordningerne og mel­ lemregningen i kommunens regnskab. Disse registreringer har ikke tidligere år indgået i kommunens regnskab, men er i 2018 registeret i det aflagte årsregnskab i overensstemmelse med de autoriserede konteringsregler.

Konklusion Det er herefter vores opfattelse at registreringen af affaldsordningerne og mellemværendet er korrekt optaget i regnskabet for 2018. Det er oplyst, at mellemregningen vil blive primo korrigeret i regnskabet for 2019, og at affaldsordningerne og mellemværende fremadrettet bogføres i driftsregnskabet hen­ holdsvis balancen.

Det er herudover vores vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav, byrådets beslutninger samt at sikre, at de etablerede forretnings­ gange på væsentlige områder, er betryggende i kontrolmæssig henseende samt hensigtsmæssigt tilret­ telagt.

9.10 INDBERETNING TIL FORSYNINGSSEKRETARIATET MV.

De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er omdannet til aktie­ selskaber med 100 % kommunalt ejerskab.

26

I forbindelse med kommunens indberetning i henhold til bekendtgørelse nr. 1212 af 14. oktober 201 O om kommuners indberetninger efter lov om kommuners afståelse af vandforsyninger eller spildevands­ forsyninger for 2018, skal vi i henhold til § 3 i bekendtgørelsen afgive revisionserklæring om rigtigheden og fuldstændigheden af kommunens indberetning i henhold til§ 2 i bekendtgørelsen.

Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter den 31. december 2011.

Konklusion Vi har afgivet erklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet for 2018. Erklæringen er afgivet med følgende forbehold:

"Grundlag for konklusion med forbehold Det er på tidspunktet for afgivelse af denne erklæring ikke aflagt årsrapport for 2018 for forsynings­ selskaberne og årsregnskab for Odense Kommune. Vi har derfor ikke et fuldstændigt grundlag for at udtale os om registreringspligtige uddelinger og vederlag. Vi tager derfor forbehold for den mulige indvirkning heraf.

Konklusion med forbehold Bortset fra den mulige indvirkning af de forhold, der er beskrevet i grundlag for konklusion med for­ behold, er det vores opfattelse, at kommunens indberetning og erklæring for perioden 01.01.2018 til 31.12.2018 er rigtig og fuldstændig i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 1212 af 14. oktober 2010."

Det er vores opfattelse, at området administreres efter reglerne.

9.11 BALANCEN

9.11.1 GENERELT

Vi har ved den afsluttende revision foretaget en række handlinger med henblik på at vurdere, om ba­ lancen giver et retvisende billede af kommunens aktiver og passiver i overensstemmelse med retnings­ linjerne i Budget- og regnskabssystem for kommuner.

Vores gennemgang har omfattet udvalgte poster fra balancen, og vi har blandt andet påset: • at posterne er indregnet og målt i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystem for kom­

muner og kommunens regnskabspraksis • at materielle og immaterielle anlægsaktiver er optaget i overensstemmelse med anlægskarto­

tekets oplysninger, og at til- og afgange er korrekt registeret i anlægskartoteket • at finansielle anlægsaktiver er korrekt værdiansat, herunder at aktier, andelsbeviser og ejeran-

dele i § 60-virksomheder er korrekte i forhold til kommunens ejerandele • at omsætningsaktiver er korrekt indregnet og periodiseret • at likvide beholdninger er korrekt indregnet og periodiseret • at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt • at indregning og måling af hensatte forpligtigelser er sket i overensstemmelse med gældende

regler • at gældsforpligtelser er korrekt indregnet og periodiseret.

9.11.2 MATERIELLE OG IMMATERIELLE ANLÆGSAKTIVER

Vi har gennemgået anlægsaktiverne og vurderet, hvorvidt indregning og måling, herunder nettotilgan­ gen, stemmer overens med den fastlagte regnskabspraksis, og herunder at aktiverne vurderes at være til vedvarende brug.

Vi har stikprøvevis kontrolleret den fysiske tilstedeværelse af de i anlægskartoteket opførte aktiver samt stikprøvevis kontrolleret årets til- og afgang.

Endelig har vi gennemgået afgangen og de foretagne af- og nedskrivninger og påset, at anlægsaktiverne

27

afskrives i overensstemmelse med anvendt regnskabspraksis. De foretagne afskrivninger er efter vores vurdering tilstrækkelige til dækning af årets værdiforringelse, og vi anser vurderingen af anlægsakti­ verne som forsvarlig.

9.11.3 FINANSIELLE ANLÆGSAKTIVER

Vi har gennemgået kommunens finansielle anlægsaktiver særligt med henblik på kontrol af, at de fi­ nansielle anlægsaktiver er korrekt værdiansat, herunder at aktier, andelsbeviser og ejerandele i § 60- virksomheder er korrekte i forhold til kommunens væsentligste ejerandele.

Med henblik på at kontrollere, om der er indtruffet efterfølgende begivenheder frem til afslutningen af revisionen af kommunens regnskab for 2018, har vi indhentet regnskabserklæring underskrevet af le­ delsen. For selskaber, der værdiansættes med udgangspunkt i årsregnskabet for 2017, har vi tillige gennem kommunen indhentet opdateret regnskabsinformation for de pågældende selskaber.

Ledelsen har bekræftet over for os, at man finder værdiansættelsen af de finansielle anlægsaktiver pr. 31.12.2018 i overensstemmelse med kommunens regnskabspraksis, hvilket vi efter vores gennemgang kan tilslutte os.

Kommentar Aktier og andelsbeviser m.v. Kommunens ejerandel i Odense Letbane er i overensstemmelse med Budget- og regnskabssystemets regler indregnet med 144 mio. i regnskab 2018 opgjort på grundlag af selskabets regnskab for 2017. Til orientering kan oplyses, at kommunens ejerandel ifølge selskabets regnskab for 2018 er ændret til -231 mio. kr. Årsagen hertil er blandt andet, at der jf. Odense Letbanes årsregnskab 2018 pr. 31 /12 2018 er foretaget nedskrivning på i alt 611,0 mio. kr.

Tilbagebetalingspligtige ydelser Jf. budget- og regnskabsreglerne i uddrag: "Styring af tilbagebetalingspligtige ydelser skal foregå på andre lang[ ristede udlån og tilgodehavender med modpost på balancekontoen. Eventuelle statslige andele af tilbagebetalingspligtige ydelser regi­ streres under Anden gæld.

Saldoen skal ved regnskabsafslutningen svare til det samlede resttilgodehavende med nedskrivning af forventet tab på tilgodehavenderne. Nedskrivningen kan ved regnskabsårets slutning foretages som en procentdel af de forskellige typer af tilgodehavender baseret på historiske erfaringer og skal kunne dokumenteres. Nedskrivningen foretages direkte på balancen ved at kreditere andre langfristede ud­ lån og tilgodehavender med modpost på balancekanten".

Odense Kommune har først i forbindelse med regnskab 2018 beregnet og registreret de tilbagebeta­ lingspligtige ydelser, og foretaget tilhørende nedskrivninger under Andre langfristede udlån og tilgode­ havender med modpost på Balancekontoen samt registreret statslige andele under Anden gæld.

Korrektionerne er alene foretaget i årsregnskabet for 2018 med tilhørende sammenligningstal for 2017, men ikke i bogføringen, idet denne i 2019 vil blive primo korrigeret.

Vi gør opmærksom på, at ovenstående er korrektioner mellem balancens poster, og derfor ikke har no­ gen likviditets- eller driftsmæssig virkning i 2017 eller 2018.

9.11.4 OMSÆTNINGSAKTIVER

Omsætningsaktiverne består væsentligst af tilgodehavender, periodeafgrænsningsposter og likvide be­ holdninger.

Vi har påset, at mellemværender med pengeinstituttet er optaget til saldiene pr. 31. december og er afstemt med pengeinstituttets noteringer. Vi har indhentet engagementsoversigt fra pengeinstituttet.

28

Vi har gennemgået kommunens debitorer og udsendt saldobekræftelser til en stikprøve af debitorerne. Det er efter gennemgangen af debitorerne vores opfattelse, at debitormassen ikke indeholder væsent­ lige tabsrisici.

Kommentar Mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår Jf. de autoriserede konteringsregler i uddrag: "Mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår Saldoen skal svare til summen af:

• forudbetalte beløb i gammelt regnskabsår vedrørende nyt regnskabsår, • forudindbetalte beløb i gammelt regnskabsår vedrørende nyt regnskabsår.

Tilgodehavender, der eksisterer ved årets udgang, men som først indbetales i nyt regnskabsår skal re­ gistreres på Tilgodehavender i betalingskontrol, mens kort gæld, der eksisterer ved årets udgang, men som først betales i nyt regnskabsår registreres som en forskydning under kortfristet gæld under Anden kortfristet gæld med indenlandsk betalingsmodtager".

Odense Kommune har først i forbindelse med regnskabsafslutningen iagttaget ovenstående regler, og registreret tilgodehavende under Tilgodehavender i betalingskontrol samt under Mellemregninger med foregående og følgende regnskabsår.

Tilgodehavenderne er korrekt registreret i årsregnskab 2018, men dog ikke i bogføringen. Der er alene tale om forskydning mellem aktiver og passiver, som ikke har indvirkning på regnskabsopgørelsen.

9.11.5 HENSATTE FORPLIGTELSER

Hensatte forpligtelser består væsentligst af tjenestemandsforpligtelser og arbejdsskadeforpligtelser.

Vi har gennemgået de væsentligste forpligtelser, herunder kontrolleret årets til- og afgange samt på­ set, at de er optaget i kommunens årsregnskab i overensstemmelse med gældende regler og kommu­ nens regnskabspraksis.

9.11.6 GÆLD

Vi har for de langfristede gældsforpligtelser gennemgået de finansielle dispositioner, herunder de op­ tagne lån. Vi har kontrolleret, at den optagne, langfristede gæld er i overensstemmelse med kreditgi­ vernes noteringer. Herunder har vi foretaget en gennemgang af nye lån.

Vi har for de kortfristede gældsforpligtelser gennemgået afstemningerne og stikprøvevis påset udlig­ ning og afstemning af kreditorer, betalinger i nyt regnskabsår mv.

9.11. 7 EGENKAPITAL

I forbindelse med afstemning af egenkapital er det konstateret, der er difference på 9.591 tkr. mellem modpost skattefinansierede aktiver og balancekontoen. Der er alene tale om en fejlkontering mellem to funktioner, under regnskabsposten egenkapital i balancen. Det er aftalt, at beløbet primo korrigeres i 2019.

Sammenfattende konklusion på revisionen af balancen Det er vores opfattelse, at balancens poster generelt er dokumenteret tilfredsstillende. Kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne.

Vores gennemgang af udvalgte poster bekræfter, at kommunens aktiver og passiver er indregnet i ba­ lancen i overensstemmelse med retningslinjerne i Budget- og regnskabssystem for kommuner og kom­ munens regnskabspraksis.

29

9.12 EVENTUALPOSTER

Eventualposter optages ikke i balancen og omfatter kautions- og garantiforpligtelser samt eventualfor­ pligtelser- og rettigheder.

Vi har gennemgået området, og vi har i den forbindelse modtaget en ledelseserklæring underskrevet af Stadsdirektør og Regnskabschef, blandt andet til bekræftelse af oplysningernes korrekthed og fuld­ stændighed.

9.13 LÅNEOPTAGELSE

Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Økonomi- og Indenrigsministeriets regler på området.

Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger.

Konklusion Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler.

1 O REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION

Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med gældende regler og praksis på området.

Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens om­ fang og resultater.

1 O. 1 OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE ÅRS REVISIONSBEMÆRKNINGER AFGIVET VED REVISON AF SOCI­ ALE UDGIFTER OMFATTET AF STATSREFUSION M.V.

Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold om­ talt i tidligere års revisionsberetninger.

De indsatser, som er iværksat af Odense Kommune i forlængelse af revisionsbemærkningerne, er gengi­ vet nedenfor:

10.1.1 AKTIVITETER OG HANDLINGER, DER INGANGSÆTTES/ER IGANGSAT

Nedenfor fremgår uddrag af en status fra medio 2018 for de tiltag som Beskæftigelses- og Socialforvalt­ ningen har igangsat med henblik på sikre en stabil og betryggende drift.

• Forvaltningen har iværksat et omfattende projekt med handleplaner på alle de områder, hvorpå revisionen har givet anledning til bemærkninger. Handleplanerne følges tæt, og der justeres løbende med faglige initiativer, kvalitetssikring og skærpet tilsyn.

• Forvaltningen udfærdiger løbende en samlet rapport med en oplistning af de resultater, ledel­ sestilsynet har vist, og på tidspunktet for afgivelse af denne beretning har det skærpede tilsyn været gennemført i 3 måneder - fra februar til april 2018.

• På nogle områder har forvaltningen allerede iværksat initiativer, hvis positive effekt afspejles i tilsynet og dermed også i den gennemførte sagsbehandling. Det drejer sig bl.a. om kontakten til arbejdsgiver samt personlige samtaler og korrekt anvendelse af forlængelsesbestemmel­ serne på sygedagpengeområdet i den løbende drift. På ressourceforløb er der nu en periodean­ givelse i forbindelse med iværksættelse. Den store udfordring er fortsat rettidighed i såvel samtaler som tilbud.

30

• Det fremgår af den løbende ledelsesinformation, at antallet af lovpligtige samtaler på tværs af alle målgrupper generelt har været stigende fra september 2017 til april 2018.

10.1.2 BESKÆFTIGELSES- OG SOCIALUDVALGETS TIDS- OG HANDLEPLAN

På baggrund af de ovenfornævnte iværksatte handlinger og processer har forvaltningen aftalt med STAR, at være i mål med de enkelte bemærkninger inden for følgende tidsfrister:

• Revisionsbemærkning vedrørende kontant- og uddannelseshjælp - ultimo 2018. • Revisionsbemærkning vedrørende sygedagpenge - ultimo 1. kvartal 2019. • Revisionsbemærkning vedrørende forsikrede ledige - ultimo 2018. • Revisionsbemærkning vedrørende jobafklaringsforløb - ultimo 1. kvartal 2019. • Revisionsbemærkning vedrørende ressourceforløb - vedrørende samtaleforløbet ultimo 2018. • Revisionsbemærkning vedrørende fleksjob - bemærkning er håndteret. • Revisionsbemærkning vedrørende ydelsesområdet - medio 2019.

10.1.3 KONKLUSION PÅ OPFØLGNING AF TIDLIGERE AFGIVNE REVISIONSBEMÆRKNINGER

På grundlag af byrådets besvarelse, kommunens iværksatte handleplaner, ekstra temarevisioner og or­ dinære ledelsestilsyn samt vores opfølgning kan vi konkludere, at der er iværksat det fornødne med henblik på at sikre et væsentlig løft i sagsbehandlingen og dokumentation i sagerne. Som det fremgår af ovenstående, er fristen på ydelsesområdet sat til medio 2019, og vi følger derfor endeligt op på for­ holdet ved en senere revision.

Den udførte sagsrevision i 2018 har bekræftet, at antallet af fejl i sagerne generelt er kraftigt reduce­ ret, og at der inden for de enkelte sagsområder nu blot er tale om enkeltstående fejltyper, som stadig er fejlagtige, men ikke så kritiske, at de medfører en bemærkning i nærværende revisionsberetning.

10.2 REVISIONSERKLÆRING VEDRØRENDE DE SOCIALE IT-SYSTEMER

I bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlæn­ dinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets ressortområder (revisions­ bekendtgørelsen) er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kom­ munen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Børne- og Socialministeri­ ets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets og øvrige ministeriers ressort­ områder.

Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner.

Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune.

Konklusion Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 1. april 2019 udarbejdede erklæringer for 2018, som kommunen har fået fremsendt fra KMD.

Vi kan oplyse, at revisorerklæringen for KMD-Aktiv efter vores opfattelse fuldt ud dækker kravene i § 26, stk. 2, men at revisorerklæringerne for KMD Dagpenge, KMD Social Pension og KMD Børn og Voksne ikke fuldt ud dækker kravene i § 26, stk. 2.

Vi har gjort KMD opmærksom på foranstående, og det er vores opfattelse, at KMD vil sørge for, at disse krav vil blive indarbejdet i erklæringerne for 2019.

31

10.3 LØBENDE REVISION

10.3.1 FORRETNINGSGANGE OG SAGSBEHANDLING

I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område.

De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overens­ stemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau.

Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de soci­ ale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis.

Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministe­ riets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder.

Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v.

Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kon­ troller og substansrevision.

Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlig­ hed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier:

• nyetablerede sager • sager af væsentlig økonomisk karakter • sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter • sager efter revisors vurdering.

Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sa­ gerne.

Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger mv. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder.

Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornø­ dent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser.

10.3.2 FORRETNINGSGANGE

I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kom­ munen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen.

Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretnings­ gange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for føl­ gende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis:

• Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til ud­ lændinge omfattet af integrationsloven)

• Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension

32

• Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL§§ 41, 42 og 100)

• Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/fleks­ lønstilskud)

• Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige).

Vi har foretaget test af kontroller i en række personsager for at efterprøve kommunens forretnings­ gange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller.

Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse.

For Jobcentret og Ydelseskontoret har kommunen etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvali­ tetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Kvalitetskontrollen udføres løbende og i overensstemmelse med kommunens retningslinjer. Der er ved udvælgelsen af emner til kvalitets­ kontrollen fokus på risikoområder som følge af væsentlige lovændringer, ændringer i forretningsgange, ændringer i personale, tidligere konstaterede fejl og it-systemer mv.

Som supplement til kvalitetskontrollen har kommunen indført en række kontroller, der skal være med til at sikre korrekt kontering i sagerne og dermed korrekt statsrefusion.

Kommunens systematiske kvalitetskontrol og supplerende kontroller har medført, at kommunen gene­ relt har en god dokumentation og journalføring i sagerne, samt at konteringen generelt sker i overens­ stemmelse med gældende regler.

10.4 PERSONSAGER

På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager.

Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk-kritisk revi­ sion inden for følgende områder:

• Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til ud­ lændinge omfattet af integrationsloven)

• Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension • Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser,

SEL§ 100) • Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/fleks­

lønsti lskud) • Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige).

Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler.

Vi vil i øvrigt henlede opmærksomheden på bilag 1, 2 og 3, som er vedlagt beretningen, og som inde­ holder en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang.

10.5 AFSLUTTENDE REVISION

10.5.1 REGNSKABSAFLÆGGELSE OG RESTAFREGNING AF REFUSION

Vi har kontrolleret, at kommunen har afstemt restafregningsskemaerne til bogføringen. Vi har endvi­ dere stikprøvevist undersøgt, om kommunens kontering af udgifter og indtægter vedrørende refusions­ anmeldelserne er korrekt og kommer korrekt til udtryk i regnskabet.

33

Vi har påset, at kommunen har rettet data og registreret tilbagebetalinger, efterbetalinger og finansie­ ringsbeløb mv. efter anvisningerne i bekendtgørelse om finansiering af visse offentlige ydelser, der ud­ betales til kommunerne, Udbetaling Danmark og arbejdsløshedskasserne.

Vi har ligeledes stikprøvevis kontrolleret, om eventuelle refusionsmæssige berigtigelser vedrørende tid­ ligere år er korrekt opgjort og medtaget i refusionsopgørelserne.

Vi har påset, at der ved skattepligtige ydelser er foretaget korrekt afregning af A-skat mv.

Konklusion Det er vores opfattelse, at restafregningsskemaerne er aflagt i overensstemmelse med fagministerier­ nes regler for området samt at kommunens restafregning af refusion på sociale udgifter svarer til bog­ føringen.

10.5.2 SOCIALT BEDRAGERI

I bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlæn­ dinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets ressortområder (revisions­ bekendtgørelsen) er der fastsat et krav om, at vi skal påse, at kommunen har etableret procedurer til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser mod bedre vidende på områder omfattet af denne bekendtgørelse samt for sagsoplysning på Udbetaling Danmarks sagsområde, jf. § 11 i lov om Udbetaling Danmark, og om procedurerne fungerer på betryggende vis.

Vi har ved vores revision påset: • om kommunen har vedtaget politiske eller strategiske retningslinjer. • hvordan kontrollen er organiseret. • om kommunen har en procedure for håndtering af oplysninger mellem afdelinger, fra andre

myndigheder, private samt gennemførte virksomhedskontroller og elektroniske eller manuelle kontroller. Herunder om kommunen har nedsat en kontrolgruppe.

• om kommunen har en procedure for tilbagebetalingskrav.

Konklusion Det er vores opfattelse, at kommunen har etableret en betryggende og hensigtsmæssig forretningsgang til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser.

11 FOKUSREVISION

11. 1 MENTORORDNINGEN

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 13. au­ gust 2018 meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige afrapportering af re­ visionen i 2018 gennemfører en fokusrevision vedrørende mentorstøtte som udvidet forvaltningsrevi­ sion.

Formålet med fokusrevisionen er at efterprøve, om kommunerne har forretningsgange og tilsyns- og kontrolprocedurer, der sikrer:

• at der er opstillet klare mål for mentorstøtten for den enkelte borger, • at der i forbindelse med beslutning om bevilling og udbetaling af mentorstøtte påses og følges

op på, at borgeren modtager en personlig støtte, der understøtter det tilsigtede formål med støtten til den pågældende person,

• at der ved bevilling og udbetaling af mentorstøtte er taget skyldige økonomiske hensyn, og • at der ikke sker en utilsigtet brug og evt. misbrug af mentorordningen.

34

Fokusrevisionen sigter dermed på at belyse, om kommunerne har skriftlige forretningsgange og kontrol­ og tilsynsrutiner, der i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang sikrer, at der administreres i overensstem­ melse med reglerne, at kommunen følger de fastlagte forretningsgange, og at der ikke sker en utilsig­ tet brug af mentorordningen.

Vi har gennemført fokusrevisionen i perioden august/september måned 2018.

11.1.1 KONKLUSION PÅ MENTORORDNINGEN

Det er overordnet vurderingen, at Odense Kommune har betryggende forretningsgange vedrørende mentorom rådet. Vores gennemgang har ikke givet anledning til væsentlige anbefalinger omkring kommunens forret­ ningsgange og kontrol- og tilsynsrutiner. Gennemgang af sagerne viser, at de fastlagte forretningsgange generelt følges.

11.2 TEGNSPROGSTOLKNING

Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering har på vegne af Beskæftigelsesministeriet i mail af 31. au­ gust 2018 meddelt, at Beskæftigelsesministeriet som et supplement til den årlige afrapportering af re­ visionen i 2018 gennemfører en fokusrevision vedrørende tegnsprogstolkning som forvaltningsrevision.

Formålet med fokusrevisionen er særligt at efterprøve om kommunerne har forretningsgange og tilsyns­ og kontrolprocedurer, der sikrer:

• at der i forbindelse med bevilling og udbetaling af tegnsprogstolkning påses, at borgeren mod­ tager en bevilling til en personlig assistance, der understøtter borgerens behov både i omfang og varighed

• at der ved bevilling af tilskud til og udbetaling af tegnsprogstolkning er taget skyldige økonomi­ ske hensyn, og

• at der ikke sker en utilsigtet brug og evt. misbrug af ordningen med tilskud til tegnsprogstolk- ning.

Fokusrevisionen sigter dermed på at belyse, om kommunerne har skriftlige forretningsgange og kontrol­ og tilsynsrutiner, der i nødvendigt og tilstrækkeligt omfang sikrer, at der administreres i overensstem­ melse med reglerne, at kommunen følger de fastlagte forretningsgange og at der ikke sker en utilsigtet brug af tegnsprogsordningen.

Vi har gennemført fokusrevisionen i perioden september måned og oktober måned 2018.

11.2.1 KONKLUSION PÅ TEGNSPROGSTOLKNING

Det er overordnet vurderingen, at Odense Kommune har betryggende forretningsgange vedrørende ord­ ningen med tilskud til tegnsprogstolkning.

Vores gennemgang af enkeltsager og forretningsgange har givet anledning til nedenstående anbefaling:

- at der foreligger en tro og love erklæring i sagerne jf. § 26, stk. 3, i bekendtgørelse om kompensation til handicappede i erhverv m.v. som grundlag for udbetaling af tilskud til tegnsprogstolkning

Kommunen anvender for langt de fleste sager tolkeportalen, hvor det sikres, at der ikke foretages udbetalinger, der ligger ud over den bevilling, der er givet til borgeren. Der er i systemet en indbygget sikkerhed.

35

12 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER OG PÅTEGNEDE OPGØRELSER MV.

12. 1 REVISIONSBERETNINGER AFGIVET TIL ODENSE BYRÅD

Der er ikke i løbet at 2018 afgivet beretninger, ud over nærværende beretning om revisionen af års­ regnskabet.

12.2 ØVRIGE REDEGØRELSER AFGIVET TIL ODENSE KOMMUNE

Der er ikke afgivet øvrige redegørelser til Odense kommune.

12.3 DIALOG MED POLITISK OG ADMINISTRATIV LEDELSE

• Dialog vedrørende løbende revision med forvaltningerne herunder Stabs- og Kontorchef efterår 2018/forår 2019

• Dialog vedrørende afsluttende beretning med Stabs- og Kontorchef m. fl. maj 2019.

12.4 PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER

Der henvises til oversigten i bilagene 4 og 5.

13 LEDELSENS REGNSKABSERKLÆRING

I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har Stadsdirektør og Kontorchef over for os i regnskabser­ klæring bekræftet forhold af væsentlig betydning vedrørende årsregnskabet 2018, hvor vi har vurderet et behov herfor.

Den skriftlige erklæring omfatter oplysninger om pantsætninger og sikkerhedsstillelser, garantistillel­ ser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen, oversigt over ikke-korrigerede forhold samt andre områder, hvor det er vanskeligt at opnå et revisionsbevis.

Den modtagne regnskabserklæring har ikke givet anledning til kommentarer.

14 REVISORS ERKLÆRING

Vi bekræfter, at

• vi opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbestemmelser • vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, som vi har anmodet om.

Vi har iværksat foranstaltninger til sikring af, at BDO lever op til kravene i Bekendtgørelse 965 af 28. juni 2016 om Kommunal og regional revision.

Odense, den 20. maj 2019

Statsautoriseret revisor H~cfj~ Registreret revisor

'° M

011 o cL 011 e ~ e ~ -:¡ ::::, 011 o lii ..., (I¡ ·e (I¡ ..., -~ e _§ ttl 'ü o Ill 011 o

00 .... o N e o 'iii ·s; (I¡ l..

~ ttl 'ü o lii

e (I¡ -:¡ -:¡ (I¡ > l..

~ 011 e ttl E 011 o

I (I¡ e l.. ISl a::i

I-­ LLI ii:: LLI I­ ~ z ~ Ill LLI Ill ...I LLI ~ ¡::: LL.

~ Ill LLI a::i

~ j iii

...... ~ (I¡ -:¡ (I¡ l.. (I¡ ..., ttl ..., lii e o ~ l.. (I¡ > o ..., 011 'iii l.. (I¡ > o (I¡ ·e (I¡ ..., -~ e E l.. fij > I-

lii ..., (I¡ ·e (I¡ ..., lii

e E lii (I¡ lii

ai 011

2 fij~ ~o VIN (I¡..., a::i (I¡ •ttl l.. c. º:}l l.. .e (I¡ ttl on~ e e ttl 011 E ~ gi ... ~ - (I¡ -~~ .... l..

<li E -:¡ o (I¡ lii l....., (I¡ (I¡

~ ï::: ii:~ e 111 o·- ~-= .._ E (I¡ lii > e o o bn¡:; ·- ttl ~5i, (I¡ (I¡ >..., o.E

(I¡ e ::::, E E o ~ (I¡ lii e (I¡ -:¡ o e > ttl e (I¡ e ::::, E E ~

..., (I¡ ·e (I¡ ..., lii 'ë: 'ë lii (I¡ lii

ai 011

~ ~ lii (I¡ a::i

'O o .e a, .a L.. o IL.

'jù z ..... ra :::::!-

'jù z ..... ra :::::!-

'ii7 'ii7 'ii7 z z z

a- a- o M M 'SI' <IJ <IJ <IJ -e:, -e:, -e:, vi vi vi

'ii7 'ii7 'ii7 z z z

'ii7 z

'ii7 z

o o o

M

V, <{ ...J

co <{ ...J

a, 'O ,ra L.. E o "' .,,, ra V,

e o ¡:; -" e :, IL.

M r,... r--: e Ll'l o Ll'l •

~~~ c[;:;E ::::, • ra IL. Ll'l "'

e . OMON •,- r--,... co Ln ~ ~oò ~ CIJ"'JLn lJ"'J :::l • • • LLLnLnOO

"' --, "' --, "' --, "' --, "' --, "' --,

"' "' ·¡¡, ·¡¡, ·¡¡, "' "' ·¡¡, ·¡¡, ·¡¡, --, --, z z z --, --, z z z

o o ~ ~ ~ -sf" -sf" a., a., a., a., a., -o -o -o -o -o vi vi vi vi vi

·¡¡, ·¡¡, ·¡¡, ·¡¡, ·¡¡, ·¡¡, z z z z z z

·¡¡, z

o o o o o o

o

~ ai -o >, V, -o a., ..e on '6 ~

d, on >, a., .,, on E e: o a., a. > on o"' -' -o

~ e: a., a. on "' -o a., on >, V,

E o > .o o o -'·~

.o o ·e o ë: a., V,

N N

ro .µ ·o.. "' -"' co <t -' "'

ro .., ·o.. "' -"' co <t -' .o

on e:--------º 0-MLnO'O-NM-00 ·,¡::¡ t--,.. t--,. r-,.... t--,.. 00 00 00 00 0' 0' "2 r....: oò oå oå cå cò oå oå oÔ oå :::J~~~~LI:Ll"!Lt:Lt:~~ LL Ln Ln Ln t.n Ln Ln Ln Ln Ln t.n

e: 00 ·- °' !i: oô e: '° :J . LL Lr>

e: O~N •,- 00 Ln ~ cò _: e: Lr> Lr> :J • • LL Lr> o::,

e: QM ·- o::, ~ oÓ e: Lr> :J • LL Lr>

e: CNN ....... 00 Ln ~ cô _: e: Lr> Lr> :J • . LL Lr> o::,

e: CNN ..... 00 Ln ~oô-= e: Lr> Lr> :J • • LL Lr> CO

00 M

ro --, ro --, ro --, ro --, ro --,

·e o ïii e (1) o.

·.;:; on

~ ·.;:; (1)

~ e o V,

QJ QJ ..., a.. V,

on e o O 00 0-

ß ~ ~ §~U: LL u, u,

e e e e o a- ON 0T"""00MMM o r-.. ~~ ß ": •...-..- ..... NNN ·- '° tu-;Ln NN N ~oå er-.. er-.. C-q- ::,~ ::,~ ::J ~ ~ r"; "': "': ::, . LL u, LL u, LLoor-,..coa-,. LL u,

o o ca

V, ..., ro V, 'O e ·¡¡; (1) V,

i E Ill .::,t. V, (1) .CJ > -;::; .::,t. ro e (1)

E o > o ....J

ca j

'O:-, Q¡ >< z

ta ï

' :¡:; .... RI ~ VI Q¡ IO •ta c. L. Q¡ 011 e: e: Q¡

E " Q¡ •ta ..., L. VI E 'loo Q¡ VI ..., 'tJ Q¡ e: ·- Q¡ L. - Q¡ 011 ..., e: .!!! ta e: E·- E L. VI Q¡ Q¡ 'tJ ~ L. Q¡ LLI or

39

INDLEDNING

Dette bilag er en særskilt redegørelse til Beskæftigelsesministeriet på baggrund af de særlige rapporte­ ringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetnin­ gen for 2018 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Beskæftigelsesministe­ riets ressortområde.

Bilaget indeholder: • Opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2017 og tidligere år • Den tværministerielle oversigt • Redegørelse for personsagsgennemgang • Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager.

OPFØLGNING PÅ DECISIONSSKRIVELSER FOR 2017 OG EVT. TIDLIGERE

Der fremgår følgende punkter til opfølgning af decisionsskriveisen fra Styrelsen for Arbejdsmarked og rekruttering af 28. februar 2019 "Økonomi Det fremgår af byrådets behandling af beretningen den 20. juni 2018, at kommunen er påvirket med fejlagtige udbetalinger på 26,8 mio. kr. Dette beløb er inklusive tilbagebetaling af refusion til staten. Styrelsen skal bede revisor være særlig opmærksom på, at der sker korrekt afregning af refusion. Revi­ sor bedes omtale status i næste beretning. "

Konklusion Forholdet er afklaret ifm. revisionen 2017 og refusionsmæssige berigtigelser er foretaget i 2017. Vi an­ ser forholdet for afsluttet.

PERSONSAGSGENNEMGANG

I det efterfølgende redegøres for væsentlige fejl og mangler i forhold til den enkelte personsag, der er konstateret ved sagsgennemgangen.

Kontanthjælp, uddannelseshjælp og aktivering

Vi har foretaget gennemgang af 18 personsager

Der er ved gennemgangen konstateret 5 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 sag er ret- og pligt tilbud ikke givet rettidig • I 1 sag er CV ikke opdateret rettidig iht. LAB§ 13 og der er ikke taget stilling til sanktion. Kom­

munen har selv konstateret forholdet i ledelsestilsynet og der er fokus på at CV opdateres samt at der tages stilling til sanktion i den forbindelse. Kommunen vil fortsat have fokus herpå.

• I 1 sag er "min Plan" ikke udarbejdet senest 2 uger efter tilmelding jfr. LAB § 14, stk. 1. Der er tale om en enkeltstående fejl. Borgeren er på vej på barsel

• I 1 sag er der ikke taget stilling til fritagelse for 225-timersreglen ifm. borgerens længereva­ rende sygdom. Kommunen har overfor os oplyst, at der vil blive taget stilling hertil og indbe­ rettet på sagen. Der er tale om en enkeltstående fej l.

• I 1 sag er placeringen ikke korrekt registreret i FASIT. Der er tale om en enkeltstående fejl.

40

Revalidering

Vi har foretaget gennemgang af 1 O personsager

Der er ved gennemgangen konstateret 3 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 2 sager er opfølgningen på det individuelle kontaktforløb foretaget med forsinkelse • I 1 sag er første opfølgning på det individuelle kontaktforløb foretaget med forsinkelse. De ef­

terfølgende opfølgninger er foretaget rettidig.

Fleksjob og Flekslønstilskud

Vi har foretaget gennemgang af 1 O personsager.

Der er ved gennemgangen konstateret 4 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 ud af 5 sager vedr. fleksjob før 1.1.2013 er beregningsgrundlaget ikke tilstrækkeligt doku­ menteret. Kommunen har overfor os oplyst, at der vil blive foretaget en gennemgang af sagen 3 år tilbage. På baggrund af denne gennemgang, vil der blive foretaget korrektion såfremt ud­ betalingen ikke har været korrekt. Forholdet er påset afklaret i forbindelse med den afslut­ tende revision.

• I 1 ud af 5 sager vedr. fleksjob før 1.1.2013 er refusionen beregnet på en lavere løn end den faktisk udbetalte. Kommunen har overfor os oplyst, at der vil ske korrektion heraf. Vi har ved den afsluttende revision for 2018 fulgt op på forholdet, som nu er afklaret.

• I 2 ud af 5 sager vedr. flekslønstilskud er der ikke taget højde for normalløn ved fuldtidsbe­ skæftigelse i en periode i 2018. Fejlen har ikke medført udbetalingsmæssige konsekvenser. Kommunen har overfor os oplyst, at forholdet vedr. manglende oplysninger om "normalløn ved fuldtidsbeskæftigelse" er generelt først indgået i beregning af flekslønstilskud i løbet af 2018. Forvaltningen har oplyst, at man har foretaget stikprøvevise kontrolberegninger, der ikke har givet anledning til amberegninger). Vi har ved revisionen ikke konstateret beregningsmæssige konsekvenser som følge af fejlen, hvorfor der ikke foretages yderligere.

Sygedagpenge

Vi har foretaget gennemgang af 23 personsager.

Der er ved gennemgangen konstateret 7 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/ eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 sag er opfølgningen i et enkelt tilfælde foretaget med forsinkelse. • I 3 sager er flere opfølgninger foretaget med forsinkelse. Der er tidligere år afgivet bemærk­

ning vedrørende opfølgningskadencen på sygedagpengeområdet. Handlingsplan er iværksat og området skal være på plads ved udgangen af 1. kvartal 2019. Vi har ved den afsluttende revi­ sion 2018 fulgt op på forholdet, og kan konstatere, at rettidigheden på området overholdes.

• I 1 sag er begrundelse for forlængelsen mangelfuld. Der er iflg. kommunen tale om en enkelt­ stående fejl. Der har tidligere år været afgivet bemærkning på dette punkt. Handlingsplan er iværksat og området skal være på plads ved udgangen af 1. kvartal 2019. Vi har ved den afslut­ tende revision 2018 fugt op på forholdet, som nu er bragt i orden.

• I 2 sager fremgår det ikke af sagen, at der er taget stilling til, hvorvidt der er mulighed for re­ gres i sagen. Kommunen har overfor os oplyst, at der er igangsat et arbejde omkring optimering af arbejds­ gangen. ift. at sikre, at der gøres regres i de sager, hvor dette er muligt. Vi har ved den afslut­ tende revision 2018 fulgt op på forholdet. Der er ved opfølgningen ikke konstateret fejl

41

Forsikrede ledige

Vi har foretaget gennemgang af 14 personsager

Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 sag er der sket en systemoprettelse. Der er tale om en systemfejl. Borgeren har ikke fået ydelse.

Kommunen har stoppet sagen samt indrapporteret fejlen til IT-leverandøren. • I 1 sag er tilbud ikke givet i overensstemmelse med reglerne herfor. Der er tale om en enkelt­

stående fej l.

Ressourceforløb

Vi har foretaget gennemgang af 19 personsager

Der er ved gennemgangen konstateret 6 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 2 sager indeholder bevillingsskriveisen ikke en slutdato. Kommunen har overfor os oplyst, at fejlen efterfølgende er rettet.

• I 1 sag er bevillingen vedr. befordringsudgifter ikke forlænget. Der er tale om en enkeltstående fejl. Bevillingen er efterfølgende udarbejdet.

• I 2 sager er der fejlagtigt ikke foretaget journalføring i forhold til, hvorfor der ikke er iværksat aktiviteter i sagen

• I 1 sag har der ikke været tilstrækkelig med opfølgning på sagen i 2018

Der er tidligere år afgivet bemærkning vedrørende manglende rettidighed i samtalerne samt mang­ lende periodeafgivelse ved iværksættelse af ressourceforløbet. Handlingsplan er iværksat og området skal være på plads ved udgangen af 2018. Vi har fulgt op på forholdet, og der er ved den afsluttende revision ikke konstateret fejl i de udtagne sager vedrørende rettidighed.

Jobafklaring

Vi har foretaget gennemgang af 16 personsager

Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 sag kan vi se, at sagen ikke behandlet senest 4 uger efter ophør i sygedagpenge jfr. LAB§ 68d stk. 2. Der er tidligere givet bemærkning på denne del af sagsbehandlingen. Kommunen har udarbejdet en handleplan og udfører temarevision på området. Vi har ved den afsluttende revision 2018 fulgt op på forholdet, som nu er bragt i orden.

FRAVALG AF PERSONSAGSGENNEMGANG

Vi har for 2018 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: • Tilskud til udgifter til hjælpemidler og befordringsgodtgørelse mv. (senest revideret i 2017) • Driftsudgifter og mentorstøtte (senest revideret i 2017) • Seniorjob (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) • Servicejob • Midlertidig arbejdsmarkedsydelse og kontantydelse • Hjælp i særlige tilfælde, LAS kap. 10 (senest revideret i 2017)

42

• Beboerindskudslån (senest revideret i 2017) • Personlige tillæg (senest revideret i 2017)

Servicejob, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, kontantydelse er fravalgt, da kommunen ingen sager har på områderne.

Beboerindskudslån, personlige tillæg, hjælp i særlige tilfælde er fravalgt, da der ikke er væsentlige ændringer i lovgivningen. Der er ikke ved tidligere års revision konstateret væsentlige fejl og mangler.

00 .... o N

~ LI.I ci:: LI.I ~ V,

z ~ ...J ~ u o V,

\.!> o I

LI.I z o::: e.i ca N \.!> <( ...J ii5

00 .... o N z o V, > LI.I o::: LI.I ...J <(

ü o V,

z LI.I e e LI.I > o::: LI.I ...J \.!> z ~ \.!> o ...J -, LI.I LL. LI.I e LI.I o::: LI.I

~ V, z o ::i.i:: o::: LI.I

ê; ~ \.!> ¡¡:¡ o::: LI.I

ê; ...J LI.I ci:: LI.I ~ !!! z ~ ~ ~

.... ~ Q¡ ,:¡ •ta ,_ E o Ill ... Q¡ ·e Q¡ ... Ill ë: .s ta "ü o V,

011 o d, e: ,_ ISl ca •Ill c. ,_ ~ 011 e: ta E 011 o

Q¡ e: :::::, E E o ::i.i:: Q¡ Ill e: Q¡ ,:¡ o e: > ta e: Q¡ e: :::::, E E ~

... Q¡ ·e Q¡ ... Ill "ë .s ta "ü o V,

011 o I Q¡ e: ,_ ISl ca

"C ë .s:: a, ..e o... o LL

d, o... t t;

"C ·- ol'Q .E E -a o ,a

ro -,

,iì z

'<iì z

'<iì z

o

o

on o -e " ~

a, "C ,,a o... E o ~ ,a VI

e: o ·,¡:; ~ e: :::, LL

e: o" o ·-o ~ ..., . ,:,;,N .,.; CN ~ :::, . LL Lr\ Lr\

·w ro ro ro ro ro ·w ·w z --, --, --, --, --, z z

'° -q- QJ -o vi

·w z o o

·w z o o

o o o

o N o

IX)

ur, ...J w V,

N '<!' ur, ...J w V,

o o ~ ur, ...J w V,

> E

-o :J a; E ~ 'éi e QJ > -o IS> e ..... ro OJ) e •e L .o,(. QJ

lt!~ Cl D1l

e e e e e e oo~NM~~~~~~N~O~NMOO~....,. -q- -q- ON ON ºº ON ON zNNNNNNNMM'<!''<!''<!'~~~~~~~ ~ ~ ~~ ~ f': ·- N ·- ~ :e; 'V iociociociociociociciociOOociociOOOOOOOOociocioci~ ~ r--: ~ oci !i: ,....: .o,(. •

e~ e~ e IX) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ ~ ~ :J ~ :J ~ CN e~

:J ": .,.; .,.; :J . :J • ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ LL.~ LL.~ LL.~ LL.~ LL.~

ro --,

ëi7 z

o

o

o o

o

a:,

,a .;..:

ï ro ....., :g ~ ""Cl ::i

o

co

o

e: ·- e: E (I¡ ....

QJ ~

""Cl u ,a

:::, -~ (I¡

::9 ·.;:; QJ 'O

o VI e:

a:, rii ~ 'Ci o e: VI

E ,a

o E > L.. o (I¡ -' 'O -' L.. w LLJ V,

46

INDLEDNING

Dette bilag er en særskilt redegørelse til Børne- og Socialministeriet på baggrund af de særlige rappor­ teringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetnin­ gen for 2018 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Børne- og Socialmini­ steriets ressortområde.

Bilaget indeholder: • Opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2017 og tidligere år • Den tværministerielle oversigt • Redegørelse for personsagsgennemgang • Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager

OPFØLGNING PÅ DECISIONSSKRIVELSER VEDRØRENDE 2017 OG TIDLIGERE ÅR

Der fremgår ingen punkter til opfølgning af decisionsskrivelsen fra Børne- og Socialministeriet af 25. februar 2019.

PERSONSAGSGENNEMGANG

Merudgifter SEL § 100

Vi har foretaget gennemgang af 6 personsager

Der er ved gennemgangen konstateret 2 fejl i de udvalgte sager uden udbetalings- og/eller refusions­ mæssig betydning, der kan henføres til:

• I 2 sager er der ikke foretaget opfølgning jf. SEL § 148 stk. 2

FRAVALG AF PERSONSAGSGENNEMGANG

Vi har for 2018 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: • Lov om aktiv socialpolitik§ 107 (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) • lov om aktiv beskæftigelsesindsats § 124 (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) • Dagtilbudsloven § 99 (revideret ifm. statsrefusionsopgørelsen) • Advokatbistand (senest revideret i 2017) • SEL §§ 41 og 42

Personsagsgennemgang på advokatbistand, da området ikke er af væsentlig økonomisk betydning og der ikke tidligere er konstateret fejl.

SEL§§ 41 og 42 er fravalgt, da der ikke tidligere er konstateret fejl.

00 .... o N ... Cli ... •ttJ VI ..e ttJ .:,t. VI e on Cli ... ... ~ Cli "O •ttJ ... E o VI ... Cli ·e Cli ... -~ e 'ë VI e o :;:; ttJ ... on Cli ... e on o

f- 1.LJ ëi2 LLJ .... VI z ~ VI z o

~ l!) LLJ f­ z l!) o

I Cli on e :s e ~ "O ::::)

•ttJ c. ... ~ on e ttJ E on o

I

LLJ l!) z o z ~ o ::::)

M l!) <t ...J ci:i

00 .... o N z o ¡¡:¡ > LLJ a:: LLJ ...J <t u o VI z LLJ o o LLJ > a:: LLJ ...J l!) z ~ l!) o ...J -, LLJ LL LLJ o LLJ a:: LLJ s VI z o :::e:: a:: LLJ

~ f­ l!) VI a:: LLJ > o ...J LLJ ëi2 LLJ f­ !!! z ~ ~ ~

'I""\

~ Cli "O Cli ... Cli ... ttJ ... VI e o .:,t. ... Cli ¡; ... on 'iii ... Cli > o

Cli e ::::, E E o :::e:: Cli VI e Cli "O o e > ttJ e Cli e ::::, E E o :::e::

o o cc

... Cli ·e Cli ... VI

e E VI e o :;:; ttJ ... on Cli ... e on o d, on e :s e ~ "O ::::)

"C o .c. QJ ..e ... o u..

'á7 z

'á7 z

'á7 z 'á7 z

ci, o e ";¡j ..,- e"' <( QJ -o..

'á7 z

o

'á7 z

o

M

QJ "C . ., ... E o "' on ., V'I

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

~ (I) "O vi

o .,., (I) "O vi

o .,., (I) "O vi

o .,., (I) "O vi

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

ºii, z

o o o p

o o o

.,., o o

M

QI -o º'° l.. E o .,, .... QI ·;: (lJ .... -~ e: 1(~ .,, e: o :;; ,a l.. on (lJ .... e: on o I (lJ on e: ~ e: ~ -o ~ º'° c. l.. (lJ on e: i: E (lJ .... ~ ,a QI -o e: ..!!:! on e: ,a E l.. QI -o l.. LL.I

49

INDLEDNING

Dette bilag er en særskilt redegørelse til Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet på baggrund af de særlige rapporteringskrav, som fremgår af bekendtgørelse nr. 1591 af 15. december 2017 om stats· refusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision. Redegørelsen skal ses som et supplement til revisionsberetningen for 2018 vedrørende de sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion på Ud· lændinge-og Integrationsministeriets ressortområde.

Bilaget indeholder: • Opfølgning på decisionsskrivelse vedrørende 2017 og tidligere år • Den tværministerielle oversigt • Redegørelse for personsagsgennemgang • Redegørelse for fravalg af gennemgang af personsager.

OPFØLGNING PÅ DECISIONSSKRIVELSER FOR 2017 OG EVT. TIDLIGERE

Der fremgår ingen punkter til opfølgning af decisionsskrivelsen fra Udlændinge · og lntegrationsministe­ riet af 22. november 2018.

PERSONSAGSGENNEMGANG

I det efterfølgende redegøres for væsentlige fejl og mangler i forhold til den enkelte personsag, der er konstateret ved sagsgennemgangen.

Integrationsprogram

Vi har foretaget gennemgang af 21 personsager.

Der er ved gennemgangen konstateret 7 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 sag er der mangelfuld journalisering omkring erhvervsrettede tilbud mv. • I 1 sag er der ikke taget stilling til sanktionering i forbindelse med borgerens manglende delta·

gelse i tilbud • I 1 sag er der delvis manglende registrering/journalisering vedr. fritagelse for deltagelse i til·

bud under integrationsprogrammet • I 1 sag er der ikke givet erhvervsrettede tilbud i overensstemmelse med bestemmelserne. Bor­

geren har været henvist til jobkonsulenten, men det har ikke været muligt at etablere et til· bud

• I 1 sag er der mangelfuld journalføring i forbindelse med opfølgningerne vedrørende borgerens deltagelse i danskundervisningen.

• I 1 sag er der mangelfuld journalisering omkring årsagerne til ikke rettidig udarbejdelse af inte­ grationskontrakt

• I 1 sag manglende rettidighed i danskundervisning og erhvervsrettede tilbud m.v. samt frita· gelse herfor. Der er borgerens personlig forhold årsager, der kan forklare, at borgeren endnu ikke skal deltage i integrationsprogrammet, men journalføringen heraf er mangelfuld.

På baggrund af vores gennemgang anbefaler vi, at der strammes op på journalføringen i sagerne vedrø­ rende integrationsprogrammet i forbindelse med tilbud, fritagelse for tilbud samt sanktionering. Vi an­ befaler endvidere, at kommunen fortsat er opmærksomme herpå i ledelsestilsynet, handleplaner og temarevisioner.

50

Vi har ved den afsluttende revision 2018 udtaget en ekstra stikprøve og fulgt op på ovennævnte fejl og mangler. Der er ved gennemgangen i den forbindelse ikke konstateret fejl, og kommunen har dermed efterlevet vores anbefalinger og strammet op på områderne.

Integrationsydelse

Vi har foretaget gennemgang af 5 personsager.

Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/ eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 sag foreligger der ikke en bevillingsskrivelse vedrørende integrationsydelse på sagen. For­ valtningen har oplyst, at forholdet vil blive korrigeret. Der er efter vores opfattelse tale om en enkeltstående fej l.

Hjælp i særlige tilfælde

Vi har foretaget gennemgang af 5 Personsager.

Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/ eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

I 1 sag foreligger der ikke dokumentation for, hvad hjælpen er blevet brugt til. Forvaltningen har op­ lyst, at fornøden dokumentation vil blive indhentet. Der er efter vores opfattelse tale om en enkeltstå­ ende fejl.

Repatriering

Vi har foretaget gennemgang af 3 personsager.

Der er ved gennemgangen konstateret 1 fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbeta­ lings- og/ eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til:

• I 1 sag er der udbetalt 513 kr. for lidt i forhold til det bevilligede beløb. lflg. forvaltningen vil beløbet blive berigtiget. Der er tale om en enkeltstående fejl.

FRAVALG AF PERSONSAGSGENNEMGANG

Vi har for 2018 foretaget fravalg af revision af personsager inden for følgende områder: • IGU (senest revideret i 2017) • Danskbonus (ny)

IGU er fravalgt, da der ikke tidligere er konstateret fejl. Danskbonus er fravalgt, da området ikke er af væsentlig økonomisk betydning.

51

BILAG 4, OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV

Projektregnskaber med tilhørende revisionsprotokol Vi har i løbet af regnskabsåret 2018 forsynet følgende projektregnskaber med vores revisionserklæring samt afgivet en revisionsprotokol til tilskudsyderen:

• Projekt "Sammen om nye vaner"

• Projekt "Siemens Gamesa på Lindø"

• Projekt "Jobfirst"

• Projekt "Flexjob med udvikling"

• Den regionale uddannelsespulje

• Projekt "En forebyggende indsats for indvandreres tilknytning til arbejdsmarkedet"

• Projekt "Klippekort - 2016 og overførte midler fra 2016 til 2017"

• Projekt "Styrket informationsindsats om repatrieringsordningen"

• Projekt "Overgangs- og peerstøtte for udsatte grønlændere i Danmark" - 2018

• Jobrotation i Børnehusene i Odense Kommune

• Projekt "OFF 2018"

• Projekt "Til ære for dig"

• Projekt "Styrket indsats mod vold og trusler"

• Projekt "En æressag"

• Puljen til uddannelsesløft

• Projekt "Red liv Odense"

• Projekt "Bedre bemanding 2018"

• Projekt "Metodeprogram"

• Projekt "En mere værdig ældrepleje"

• Regnskabet for MGK FYN for perioden 1. januar til 31. december 2018

Alle projektregnskaber er forsynet med vores erklæring om, at tilskudsopgørelsen efter vores opfat­ telse i al væsentlighed er udarbejdet i overensstemmelse med tilskudsyders tilskudsbrevs bestemmel­ ser samt at tilskuddet er anvendt til det bevilgede formål.

De afgivne revisionsprotokoller er hver for sig ikke omfattet af§ 42b, stk. 1, i Den kommunale Styrel­ seslov og er således ikke udsendt til de enkelte byråds-/kommunalbestyrelsesmedlemmer, men alene fremsendt til tilskudsyder samt kommunens administration.

52

BILAG 5, PÅTEGNEDE OPGØRELSER OG ØVRIGE OPGAVER

Oversigt over revisionspåtegnede opgørelser for 2018

Vi har revideret og påtegnet følgende opgørelser og indberetninger:

• Projekt "Det gode liv i byen, ud i det blå"

• Erklæring vedrørende el og varme 2017

• Takstberegning SEL 109 og 11 O

• EGU 2018

• Stoplov 2018

• Projekt "Kvalificering af skolernes lederskab"

• Projekt "Havørred Fyn 2018"

• Opgørelse Tornehuset 2017

• Opgørelse Tornehuset 2018

• Indberetning LBF 2018

• Momsrefusion

• Regnskabsskema for tilskud til drift af musikskoler

• Refusionsopgørelse vedr. sociale udgifter - statsrefusion

• Refusionsopgørelse vedr. beboerindskud

• Refusionsopgørelse vedr. integration

• Refusionsopgørelse vedr. særligt dyre enkeltsager

Øvrige opgaver Vi har i årets løb ydet kommunen bistand med:

• Tilsyn dagtilbud, hjemmepleje og BPA 2018/2019 • Momstjek • Ekstraordinært tilsyn på Plejecenter Havebæk • Ekstra BPA tilsyn og sparring på BPA området • Tilsyn plejecentre/midl. forløb 2017 /2018/2019 • Genåbning af produktionskøkkener • Tilsyn dagtilbud og hjemmepleje 2017 /2018 • Boldklubben Marienlyst - ekstern undersøgelse

Forinden accept af ovennævnte arbejder har vi særskilt vurderet betydningen heraf for vores uaf­ hængighed.

Det er vores opfattelse, at de udførte opgaver enkeltvis og samlet er udført i overensstemmelse med gældende bestemmelser om revisors uafhængighed.