Manuali Financiar

2019

1 Përmbajtja 2 Hyrje ....................................................................................................................... 4

3 Buxhetimi................................................................................................................ 4

3.1 Zbatimi i planit vjetor – PV (plani vjetor) .................................................................. 4

3.2 Monitorimi i buxhetit ................................................................................................ 5

3.3 Buxheti i Projekteve të ndryshme ........................................................................... 6

4 Financat ................................................................................................................. 7

4.1 Pagesat .................................................................................................................. 7

4.2 Banka ..................................................................................................................... 7

4.3 Harmonizimi bankar ................................................................................................ 8

4.4 e- Banking .............................................................................................................. 8

4.5 Procedura me E-banking ........................................................................................ 8

4.6 Paraja e gatshme ................................................................................................... 9

4.7 Delegimi në lidhje me paratë e gatshme ............................................................... 10

4.8 Harmonizimi i llogarisë së parasë së gatshme ...................................................... 11

4.9 Shlyerja e borxheve të këqija ................................................................................ 11

4.10 Avanset për shpenzime ........................................................................................ 12

4.11 Llogaritë kontabël të OEK ..................................................................................... 12

4.12 Konfidencialiteti .................................................................................................... 12

5 Parimet e sistemit të kontabilitetit ......................................................................... 12

5.1 Organizimi i projekteve, shoqatave, aktivteteve .................................................... 13

5.2 Vauçerët ............................................................................................................... 13

5.3 Dokumentimi ........................................................................................................ 14

5.4 Plani kontabël ....................................................................................................... 14

5.5 Qendrat e kostos .................................................................................................. 14

5.6 Numrat CC1 ......................................................................................................... 14

5.7 Numrat CC2 and CC3........................................................................................... 14

6 Kontabiliteti për donatorë të ndryshëm ................................................................. 14

7 Raportimi financiar ................................................................................................ 15

7.1 Raportet mujore .................................................................................................... 15

7.2 Kopjet elektronike ................................................................................................. 15

7.3 Raportet në gjysëm vit dhe për nevoja të brendshme dhe të jashtme ................... 15

7.4 Raportet e jashtme – ATK .................................................................................... 15

8 Kontrollet e brendshme ......................................................................................... 15

8.1 Përgjegjësitë ......................................................................................................... 16

8.1.1 Delegimi i përgjësive ............................................................................................ 16

9 Ndarja e Detyrave ................................................................................................. 17

10 Auditimi i jashtëm ................................................................................................. 17

2 Hyrje Oda Ekonomike e Kosovës (OEK) ka përpiluar këtë manual duke respektuar ligjet dhe

rregulloret përkatëse të Kosovës për operacionet financiare aty ku është e aplikueshme

(tatimet, donacionet, deklaratat, kontributet etj). Qëllimi i këtij manuali është që të ketë sisteme

financiare të brendshme të shëndosha, administrim dhe sisteme të kontrollit, siç është

përcaktuar në seksionet e mëposhtme të këtij manuali. Manuali do të rishikohet rregullisht (të

paktën një herë në vit) dhe do të përditësohet nëse konsiderohet e nevojshme.

Manuali do të japë udhëzime për stafin në lidhje me menaxhimin e çështjeve financiare dhe

administrative të lidhura me punën e OEK. Manuali përcakton procedurat që duhet të ndjekin

për menaxhimin e mirë financiar dhe administrativ.

3 Buxhetimi Buxhetimi është pjesa financiare e procesit të planifikimit. Buxheti duhet të jetë në përputhje

me planifikimin e aktiviteteve. Detajet e aktiviteteve dhe operacioneve janë të konsoliduara në

buxhetin e OEK (faza, viti, tremujorët dhe muaji). Linjat buxhetore duhet të jenë realiste dhe

në përputhje me kostot e operimit. Buxheti përgatitet për një vit kalendarik. Buxheti është i

vlefshëm vetëm për vitin për të cilin është miratuar. Nëse ka ndonjë aktivitet që nuk mund të

merret dhe / ose përfundohet në një vit kalendarik të veçantë, atëherë këto duhet të

planifikohen dhe të përfshihen në buxhetin e vitit vijues.

Duke u bazuar në ligjin mbi Odën Ekonomike të Kosovës, LIGJI NR. 2004/7 PËR ODËN

EKONOMIKE TË KOSOVËS Neni 17, Kuvendi i OEK mblidhet së paku një herë në vit dhe

aprovon buxhetin dhe planin e punës. Kuvendi i OEK-së harton dhe miraton programin

afatmesëm dhe afatgjatë të punës, programin financiar dhe raportet për realizimin e tyre.

Buxhetet e miratuara janë të detyrueshme dhe duhet të respektohen. Devijimet +/- 10% të

buxheteve të miratuara lejohen në mënyrë të jashtëzakonshme në konsultim me kryetarin.

3.1 Zbatimi i planit vjetor – PV (plani vjetor)

Ndërsa planifikimi i aktiviteteve nuk është statik, mund të ndodhë që përshtatjet në planifikim

duhet të bëhen.

Sapo të miratohet PV, struktura e buxhetit për kontabilitetin duhet krijuar duke përdorur mjetet

më të fundit të buxhetit. RAP duhet të përgatitet ose ndryshohet në rast të:

• Aktiviteteve të reja, faza e re e aktivitetit ose kontratat e reja

• Ndryshimet në buxhetin e kontratës (zgjatja e kontratës, ndryshimi, buxheti shtesë, reduktimi

i buxhetit)

• Rishpërndarja e buxhetit të përgjithshëm të aktivitetit përgjatë viteve të ndryshme të

kohëzgjatjes / fazës së aktiviteteve

• Riorganizimi i numrave të pjesëve për kontabilitetin e duhur. Pjesët mund të shtohen, por

pjesët ekzistuese nuk duhet të përdoren për qëllime të ndryshme. Ndryshimet duhet të bëhen

brenda qëllimit origjinal.

• Rialokimi i buxheteve ndërmjet linjave kryesore / buxhetore

PV nuk duhet të përgatitet në rast të:

• Ndryshimeve kozmetike (p.sh. ndryshimi i buxhetit në fund të vitit për të përputhur me faktin!)

• Ndryshime të vogla në shpërndarjen e stafit për planifikimin e saktë të shërbimeve

këshillimore për aktivitetet nuk pasqyrohen në PV. Ato mund të modifikohen drejtpërsëdrejti

në sistem, për sa kohë që shuma e këtyre ndryshimeve nuk rezulton në një devijim prej +/-

EUR 5,000 dhe më lart.

Është përgjegjësi e Menaxherit të Financave nën mbikëqyrjen e Sekretarit të Përgjithshëm

për të siguruar që shifrat e buxhetit janë korrekte dhe të azhurnuara. Ndryshime të

rëndësishme në planifikim duhet të reflektohen në një PV të azhurnuar. Sekretari i

Përgjithshëm duhet të fillojë procesin dhe të kontrollojë që shifrat e sakta janë pasqyruar në

raportet përkatëse të variacionit buxhetor.

3.2 Monitorimi i buxhetit

Çdo muaj, Sekretari i Përgjithshëm , Menaxheri i Financave dhe Drejtorët e Departamenteve

duhet të rishikojnë dhe monitorojnë ecurinë e buxhetit kundrejt shpenzimeve. Monitorimi

bëhet nga raportet e gjeneruara direkt nga sistemi i kontabilitetit. Sekretari i Përgjithshëm,

Menaxheri i financave dhe Drejtorët e Departamenteve duhet pastaj të analizojnë variancat

dhe të identifikojnë arsyet për devijime (nëse ka). Këto arsye ndihmojnë në vendosjen e

masave të përshtatshme të korrigjimit. Masat korrektuese të identifikuara duhet të iniciohen

menjëherë në periudhën e ardhshme.

3.3 Buxheti i Projekteve të ndryshme

Për projektet e mandatuara si rezultat i një kontrate me klientin, donatorin apo më një

institucion tjetër i cili angazhon OEK për një aktivitet të caktuar me një buxhet përkatës, duhet

të bashkëngjitet një buxheti i detajuar për tërë kohëzgjatjen e një projekti. Kjo përmban

vlerësime të aktivitetit për të gjithë periudhën e kontratës. Kjo quhet Buxheti i Kontratës (i

njohur gjithashtu si Buxheti i Fazës). Buxheti i kontratës është shumë i rëndësishëm. Ai është

pjesë e një kontrate të detyrueshme ligjore klientin përkatës. OEK duhet të kontrollojë

buxhetin aktual të kontratës në baza vjetore dhe të fillojë rishikimin sipas nevojës. Kjo ndihmon

në planifikimin më të mirë të procesit të buxhetit organizativ. Gjithashtu ndihmon në gjenerimin

automatik të raporteve të monitorimit të buxhetit / realiteteve, si dhe përgatitjen e raporteve

financiare për klientin.

Sigurohuni që shifrat

janë të krahasueshme

nga DD dhe

kontabilisti

kontabilisti

Gjenerimi i shifrave

nga kontabilisti

Rishikoni dhe

Monitoroni buxhetin

kundrejt shpenzimeve

nga DD

Analizat e variancës

nga DD dhe

kontabilisti

Vendosni shkaqet

rrënjësore të

devijimit nga DD dhe

kontabilistit

Identifikoni masat

korrigjuese /

parandaluese nga MF

dhe DD

Zbatimi i masës

korrigjuese nga DD

4 Financat Seksioni i financave përfshinë monitorimin dhe kontrollin e të gjitha pagesave bankare dhe të

parave, buxhetit dhe të gjitha punëve të ndërlidhura rreth buxhetit të aktiviteteve të OEK,

shqyrtimit të kontratave, kërkesave për fonde, monitorimit të partnerëve dhe kontrollit dhe

çështjeve të tjera financiare për të gjitha aktivitetet e OEK.

Paratë e gatshme dhe fondet bankare duhet të pasqyrohen në skemën e llogarive në çdo

kohë. Paratë e organizatës nuk duhet të mbahen në llogari bankare / kuti parash që nuk janë

në emër të OEK ose janë jashtë librave (dmth. Nuk janë pjesë e strukturës së mbajtjes së

llogarive).

4.1 Pagesat

Mjetet për punën e OEK-së realizohen nga kontributet e anëtarëve, arkëtimi i shërbimeve

dhe nga burimet e tjera në pajtim me Statutin e OEK-së. Shuma e kontributit të anëtarëve

dhe kushtet e pagimit caktohen me vendim të Kuvendit të OEK-së në pajtim me ligjin. Për

çdo vit OEK-ja harton dhe miraton planin dhe raportin financiar. Për realizimin e detyrave të

caktuara dhe zhvillimin e aktiviteteve të përbashkëta, për të cilat janë të interesuar një numër

më i madh i anëtarëve të OEK-së në shoqatën e degës ose në njësinë rajonale, anëtarët mund

të mbledhin mjete plotësuese dhe të krijojnë fonde të destinuara, në pajtim me Statutin e

Odës.

Të gjitha pagesat e OEK kontrollohen dhe menaxhohen nga Menaxheri i Financave dhe

Sekretari i Përgjithshëm. Për të qëndruar në përputhje me rregullat e brendshme të OEK, stafi

i angazhuar në aktivitete duhet të ndjekë procedurat dhe dokumentacionin e përcaktuar në

"Dokumentin e Kërkesës për Pagesë" - Shtojca 1. Vetëm pas plotësimit të dokumentacionit,

stafi i angazhuar në aktivitete duhet të dorëzojë pakon. Menaxheri Financiar dhe Drejtoret e

Departamenteve duhet të konfirmojnë vlefshmërinë e dokumentacionit duke bërë kontrollet

dhe balancat e nevojshme pastaj të vazhdojë me përpunimin e pagesës. Pas pagesës e gjithë

paketa duhet të mbahet dhe të dorëzohen në zyrën e DEPARTAMENTIT TË FINANCAVE.

DEPARTAMENTI FINANCAVE rezervon të drejtën për të bërë pyetje në lidhje me kërkesën

për dokumentacionin e pagesës të ofruar nga stafi i projektit/aktivitetit dhe stafi i

projektit/aktivitetit duhet t'i përgjigjet Departamentit të Financiave në kohën e duhur.

OEK kryen pagesa nëpërmjet transfertave bankare në bankë dhe me para në dorë.

4.2 Banka

OEK ka llogarinë kryesore bankare dhe nën-llogaritë e tjera për projekte/aktivitete të ndryshme

dhe për shoqatat të cilat janë të themeluara nën ombrellën e OEK. Parimi i katër syve zbatohet

në të gjitha transferet bankare. Nënshkrimet e OEK për transaksionet bankare janë:

• Sekretari i Përgjitshëm dhe Menaxheri i financave ka autorizim në të gjitha llogaritë bankare

pa asnjë kufizim për transferimin dhe tërheqjen e fondeve.

• Drejtorët e Shoqatave / Menaxherët e Shoqatave kanë autorizim vetëm në llogarinë bankare

të Shoqatës së tyre. Kjo është e mundur vetëm pasi personi i dytë i autorizuar është i përfshirë

në procesin bankar.

Për pagesat nëpërmjet bankës sapo dokumentacioni të jetë kompletuar siç shpjegohet në

nenin 4.1 të këtij dokumenti, në formularin e kërkesës për transfertën bankare kërkohet dy

nënshkrime të autorizuara përmes e-banking ose para dërgimit në bankë për përpunim

manual (vetëm rastet urgjente). Kërkesa për pagesë nëpërmjet transferit bankar duhet të

paguhet brenda shtatë ditëve nga data e pranimit të dokumentacionit të pagesës nga personeli

i projektit/aktvitetit. Nëse dokumentacioni nuk është i plotë, i njëjti do t'i kthehet stafit të

projektit/aktivitetit për përfundimin.

4.3 Harmonizimi bankar

Pjesa më e madhe e fondeve të OEK do të mbahen në llogari bankare. Një pjëse tjetër e

vogël e parave të imta mbahet si para e gatshme për pagesa të shpenzimeve të zyrës. Është

e rëndësishme të sigurohemi që këto janë të sigurta dhe që të gjitha tërheqjet janë autorizuar

nga OEK. Rakordimi (harmonizimi) bankar ndihmon në sigurimin e kësaj. Kjo bëhet duke

harmonizuar diferencën midis bilancit bankar në librat tanë dhe bilancit sipas deklaratës

bankare. Për këtë qëllim, identifikohen transaksionet të cilat nuk përputhën dmth që nuk

paraqiten në librat ose në deklaratën bankare. Harmonizimi është thelbësor për të gjitha

llogaritë bankare dhe duhet të bëhet çdo muaj.

Në fund të çdo muaji, barazimi mujor i llogarive bankare bëhet nga kontabilisti brenda javës

së parë të muajit që vjen. Forma e barazimit të Bankës (Aneksi 10) nënshkruhet nga

Menaxheri i financave. Pasqyrat dhe balancat e bankës shtypen / shikohen si të nevojshme

nëpërmjet e-banking.

4.4 e- Banking

OEK ka krijuar procedurë bankare në e-banking për të gjitha pagesat duke ndarë detyrat më

sa vijon:

• Drejtoret e Departamenteve janë të autorizuar për të verifikuar dokumentet dhe për të kryer

nënshkrimin në kërkesat për pagesë.

• Menaxheri i financave i autorizuar të rishikojë dhe ekzekutojë pagesat në e-banking dhe të

kryejë nënshkrimin e parë në kërkesat për pagesë.

• Sekretari i Përgjithshëm i autorizuar të rishikojë dhe ekzekutojë pagesat në e-banking dhe

të kryejë nënshkrimin e dytë në kërkesat për pagesë.

• Kontabilisti i autorizuar vetëm për të parë transaksionet dhe për të marrë deklarata bankare

nëpërmjet e-banking.

Sekretari i Përgjithshëm , Drejtorët e Departamenteve, Menaxheri i Financave dhe Kontabilisti

kanë qasje në llogaritë bankare të OEK siç përshkruhet më sipër.

Drejtorët e Shoqatave, Menaxherët e Shoqatave kanë qasje vetëm në llogarinë bankare të

shoqatave të tyre përkatës të OEK.

4.5 Procedura me E-banking

Zyra e Financave do të verifikojë kërkesën për pagesë dhe do ti dërgojë te Menaxheri

Financiar për rishikimin përfundimtar. Menaxheri i Financave, pas verifikimit e bënë futjen e

pagesës në e-banking ndërsa Sekretari i Përgjithshëm e bënë aprovimin e ekzekutimit të

pagesave përmes e-banking.

Drejtorët e Shoqatave, Menaxherët e Shoqatave pas verifikimit e bëjnë futjen e pagesës në

e-banking në llogaritë e tyre përkatëse ndërsa Sekretari i Përgjithshëm e bënë aprovimin e

ekzekutimit të pagesave përmes e-banking.

Pasi të kryhet ekzekutimi i pagesave përmes e-banking dhe nënshkruhet nënshkrimi i

miratimit, kërkesa për dokumentat e pagesës do t'i kthehet ZYRËS SË FINANCAVE për vulën

"Paid". Pasi dokumentacioni i pagesës vuloset si "Paid", Kontabilisti duhet të kontrollojë dhe

të rexhistroj dokumentat e pagesës në softuerin e kontabilitetit. Figura më poshtë tregon

rrjedhën e procesit të e-banking.

Pagesat dhe regjistrimet në ebanking

Verifikimi dhe futja e pagesave në ebanking +

nënshkrimi i ebanking

Menaxheri Financiar

Nenshkrimi i dokumenteve për aprovim

në ebanking si dhe ekzekutimi i

pagesave

Drejtorët e

Departamenteve,

Menaxherët e

Projekteve, Sekretari i

Përgjithshëm

Kontrolli i dyfisht dhe futja e

shënimeve në kontabilitet

Kontabilisti

Pagesa nëpërmjet

sistemit në ebanking

4.6 Paraja e gatshme

Zyra e OEK në Prishtinë përdor arkën në para të gatshme në maksimum prej € 500 në dorë

gjatë tërë kohës për çdo aktvitet. Fondet duhet të përdoren për pagesat e vogla në para të

gatshme kur të gjitha format e tjera nuk janë të pranueshme dhe shuma që duhet paguar është

brenda kufijve të legjislacionit të Administratës Tatimore të Kosovës (nën 500 euro). Pagesat

në para të gatshme duhet të kufizohen në një minimum, sipas situatës specifike, në mënyrë

që bilanci i parave të gatshme të mbahet sa më i ulët. Të gjitha paratë duhet të mbahen në

një vend të sigurt (arkë metalike) të mbyllur gjithmonë aty ku vetëm Departamenti i

Administratës/Financave ka qasje në të, prandaj ky departament konsiderohet kujdestari i

parave për secilën arkë të aktivitetit në të cilën ata janë përgjegjës.

Depoinimi në arkë bëhen direkt nga banka në shumën mesatare prej 500 euro për arkë dhe

nga arkëtimet e pagesave për antarsime, nëse ka të tilla.

Pagesat në para të gatshme duhet të paguhen sipas nevojës, në baza ditore. Për pagesat me

para në dorë sapo dokumentacioni të jetë i plotë siç shpjegohet në nenin 3.1 të këtij dokumenti,

personat e autorizuar duhet të bëjë pagesën nga kutia e arkës dhe ta regjistrojë atë në ditarin

e parasë së gatshme - Shtojca 2. Transaksionet në para duhet të regjistrohen menjëherë pasi

të bëhët pagesa.

Pagesa në para mund të jetë rimbursim i shpenzimeve ose paradhënie në para të gatshme.

• Rimbursimi i shpenzimeve duhet të pranohet dhe të përpunohet vetëm pas formularit

të kërkesës për shpenzime - Shtojca 3 jepet së bashku me dokumentacionin mbështetës.

• Në rastin e paradhënies së parave të gatshme për aktivitetet, punonjësi duhet të

nënshkruajë në formularin e avansit - Shtojca 4 dhe të miratohet nga Drejtori i Financave për

të marrë paratë. Pasi që aktiviteti të përfundoj, formulari i kërkesës për shpenzime - Shtojca 3

me dokumentet mbështetëse së bashku me paratë e pashpenzuara duhet të kthehen nga

punonjësi tek Menaxheri i Financave maksimum brenda 10 ditëve pas kthimit të punonjësit

nga misioni.

Në rast të avancit të parave të gatshme për blerje të vogla, parapagimi i parave të gatshme

duhet të barazohet menjëherë sapo blerja të jetë e plotë.

Çdo dhjetë ditë Menaxheri i Financave duhet të kontrollojë balancën midis parave fizike në

arkë dhe bilancit që tregohet në ditarin e parasë së gatshme. Më pas ditari i parave

(nënshkruar nga Menaxheri i Financave dhe personi përgjegjës për arkë) së bashku me

dokumentacionin mbështetës duhet të dërgohet tek Kontabilisti për futje në softuerin e

kontabilitetit. Kontabilisti kryen kontrollin e saldos fillestare, saldos përfundimare dhe

transaksioneve të regjistruara në ditarin e parasë së gatshme kundrej të dokumentacionit

mbështetës. Sekretari i Përgjithshëm apo menaxherët e projekteve specifike (ose një person

tjetër i autorizuar) kryen kontrolle periodike, të paparashikuara të ditarit të parasë së gatshme

dhe arkës, në projektet e tyre përkatëse apo të arkës qendrore të OEKsë, respektivisht.

Paratë e gatshme që tejkalojnë kufirin e specifikuar më lart do të depozitohen në llogarinë

bankare. Tërheqja e parave nga banka bëhet me nënshkrimin e Menaxherit të Financave dhe

Sekretarit të Përgjithshëm .

4.7 Delegimi në lidhje me paratë e gatshme

Me qëllim të rritjes së efikasitetit të operacioneve të aktivitetit, zyra e DEPARTAMENTIT të

FINANCAVE krijon një procedurë për delegimin e arkës për shpenzimet e parasë së gatshme

në nivel aktiviteti.

Është opcionale menaxhimi i shpenzimeve te parave të gatshme ne nivel të aktivitetit,

shoqatës apo departamentit për të paguar me para në dorë përmes arkës në nivel aktiviteti.

Nëse po, Asistenti i Projektit/Aktivitetit do të jetë përgjegjës për arkën në nivel aktiviteti,

përndryshe shpenzimet e parasë së gatshme duhet të menaxhohen nga DEPARTAMENTI

FINANCAVE.

Çdo fillim të muajit Asistenti i Projektit/Aktivitetit i caktuar për të menaxhuar kutinë e arkës për

aktivitetin do të plotësohet deri në një maksimum 500 euro nga DEPARTAMENTI I

FINANCIMIT për shpenzimet e përditshme të parasë që mund të ndodhin gjatë muajit.

Përveç rimbushjes me para të gatshme, Asistenti i Projektit/Aktivitetit duhet të marrë nga

Departamenti i Financës modelin e ditarit të parasë së gatshme - Shtojca 2, me qëllim

regjistrimin e të gjitha transaksioneve në të holla.

4.8 Harmonizimi i llogarisë së parasë së gatshme

Në fund të muajit, barazimi mujor i të hollave (ditar i parasë së gatshme, transaksionet në para

të gatshme të softuerit të kontabilitetit dhe bilanci aktual i parasë) bëhet nga Deapartamenti i

Financave dhe Kontabilisti. Forma e harmonizimit të parasë së gatshme (Shtojca 6)

nënshkruhet nga, Menaxheri i financave i miratuar nga Sekretari i Përgjithshëm.-

Avanset

Personeli i OEK ka të drejtë të marrë parapagim për shpenzimet e lidhura me aktivitetin, si

udhëtimi për biznes, pjesëmarrja në punëtori etj. Një kërkesë për paradhënie duhet të lëshohet

dhe të dërgohet në Departamentin e Financave përmes postës elektronike, të paktën dy ditë

përpara se të lëshohet avansi. Formulari i kërkesës për shpenzime - Shtojca 3 duhet të

plotësohet që shpjegon kostot e pritshme. Vetëm kërkesat e miratuara nga Menaxheri i

Projektit/Aktivitetit (ose i emëruari) dhe nga Sekretari i Përgjithshëm do të merren parasysh

nga Departamenti i Financave. Avancimet mund të bëhen ose në para të gatshme (për shuma

shumë të vogla dhe në raste të jashtëzakonshme) ose transferim bankar në llogarinë e

punonjësve.

Pas pagesës së mallrave ose shërbimeve, faturat duhet të dorëzohen në DEPARTAMENTIN

FINANCIAR brenda 10 ditëve pune nga përfundimi i udhëtimit ose aktivitetit. Saldo

përfundimtare ndërmjet paradhënies dhe shpenzimeve do të rregullohet nga Menaxheri i

Financave (Asistenti i Projektit në rast të transaksionit me arkë). Asnjë avans tjetër nuk do të

jepet kur avansi më i hershëm është i papaguar. Avanset e papaguara për çdo personel duhet

të rishikohen në fund të çdo muaji. Hapat duhet të ndërmerren nga Menaxheri i Financave

dhe Menaxheri i Projektit/Aktivitetit në bashkëpunim me Kontabilistin për të rimarrë ose shlyer

çdo avans të vonuar të stafit. Në rast se një punonjës largohet nga organizata pa kthimin e

avansit të tij / saj, këto do të mbulohen nga paga e tij / saj e fundit.

4.9 Shlyerja e borxheve të këqija

Kryetari mund të autorizojë heqjen e borxheve të këqija / paradhënie të pakthyera deri në 500

euro në raste të jashtëzakonshme. Autorizimi duhet të merret para se të ndodhë çregjistrimi.

Vetëm ato borxhe që nuk janë rikuperuar përkundër përpjekjeve të vazhdueshme mund të

shlyhen në këtë mënyrë. Shumat që tejkalojnë 500 euro mund të kryhen vetëm me pëlqimin

me shkrim të Kuvendit. Për secilën shlyerje duhet të përgatitet një vendim përkatës. Kjo duhet

të mbështetet me dokumente dhe shkaqe për mos-inkasim. Dokumentacioni duhet të përfshijë

detajet e borxhit, historinë e rastit dhe përpjekjet e bëra për t'u inkasuar.

4.10 Avanset për shpenzime

Ndonjëherë avansi bëhet për shpenzimve të zyrës, për energji elektrike ose telefon, etj. Këto

nuk duhet të ngarkohen me shpenzime, por regjistrohen si avans i deponuar (pasuri) në libra.

Llogaritë e veçanta duhet të ruhen për secilën kategori të deponimeve. Ripërtëritja e deponimit

duhet të vërtetohet një herë në vit. Kjo duhet bërë më së miri përmes një konfirmimi nga palët

e interesuara. Kur ndërmarrja apo shitësi nuk jep konfirmime, duhet të hulumtohen metoda të

tjera të përshtatshme. Ndonjëherë deponimi bëhet për arkëtimet nga antarësimet e

shoqatave. Personat të cilët janë të autorizuar të bëjnë transakcione me para të gatshme

mund të bëjnë edhe arkëtimet për pagesat e antarsimeve.

4.11 Llogaritë kontabël të OEK

Librat e llogarive duhet të përmbajnë një llogari për fondet kapitale të OEK. Numri i llogarisë

do të duhet përcaktuar në kontabilitet. Bilanci në këtë llogari përfaqëson kapitalin e Zyrës

Qendrore të OEK.

Bilanci nga mjetet tepricë nga antarësia në fund të përiudhës barten tek ky fond. Bilanci

mbyllës nga viti i kaluar duhet të bartet si bilanc fillestar në këtë llogari. Overheads të OEK

bartet tek llogaria e OEK.

Kërkesa për fonde të projekteve të implementuara nga OEK

Në rast se OEK ka një projekt në implementim për të cilën kërkohet të ketë një llogari të

vecantë bankare, plani i rrjedhës së parasë duhet të krijohet për çdo projekt dhe duhet të

dorëzohet në selinë qendrore. Më pas, transferet e fondeve në projekte bëhen nga donatori

në bazë të një formulari të nënshkruar të kërkesës për fonde. Të gjitha projektet në

bashkëpunim me Administratën duhet të dorëzojnë kërkesat e tyre të fondit në baza mujore

te donatorët dhe OEK brenda javës së fundit të çdo muaji. Kërkesa përfshinë buxhetin për

muajt vijues që reflekton aktivitetet e planifikuara. Duhet të përfshihen kërkesat shtesë të

fondeve për pagesat dhe angazhimet e muajit të mëparshëm. Lëshimi i fondeve për projektet

bëhet në baza mujore. Në raste specifike kur fondet janë të nevojshme për shkak të

aktiviteteve që nuk janë planifikuar më parë, është e mundur për kërkesa shtesë të fondeve.

4.12 Konfidencialiteti

Të dhënat e kontabilitetit dhe skedarët shpesh përmbajnë informacion të ndjeshëm /

konfidencial rreth organizatës dhe punonjësve të saj. Këto mbahen në mënyrë të sigurtë.

Punonjësve u sigurohet qasje në vetëm ato dosje që janë relevante për kryerjen e detyrave të

tyre. Auditorët kanë qasje në të gjitha të dhënat dhe të dhënat e OEK, përveç nëse përcaktohet

ndryshe.

Dosjet e kontabilitetit duhet të sigurohen duke përdorur fjalëkalime. Të gjitha dosjet fizike,

duke përfshirë skedarët e kontratës së stafit, duhet të mbahen në DEPARTAMENTIN E

ADMINISTRATËS/FINANCIAR ku stafi i DEPARTAMENTIT është i pranishëm në çdo kohë.

Në rastet kur stafi i DEPARTAMENTIT nuk është në zyrë, zyra duhet të qëndrojë e mbyllur.

5 Parimet e sistemit të kontabilitetit Administrata financiare OEK ndjek parimet e standardeve ndërkombëtare të kontabilitetit dhe

udhëzimet për menaxhimin e aktiviteteve financiare të dhëna nga donatorët. Softueri i

kontabilitetit i miratuar nga OEK është xxxxx. Kontabilisti është personi përgjegjës për

softuerin e kontabilitetit. Kontabiliteti bazohet në parimin e parasë së gatëshme ose/dhe në

bazën e modifikuar të parasë së gatëshme, që do të thotë se shpenzimet dhe të hyrat ndodhin

në momentin kur kemi lëvizje të parasë së gatshme. Transaksionet dhe shpenzimet duhet të

regjistrohen vetëm kur bëhet pagesa. Ekziston një përjashtim për këtë:

• Ndonjëherë, një aktivitet mund të përfundojë dhe faza e projektit përfundoi. Megjithatë,

pagesa do të bëhet vitin e ardhshëm. Në raste të tilla, shpenzimet mund të rezervohen si të

përllogaritura. Kjo bëhet duke debituar shpenzimet dhe kreditimin e të pagueshmeve.

Megjithatë, kjo duhet të bëhet me miratimin paraprak me shkrim të donatorit, nëse kërkohet.

• Ndonjëherë një pjesë e shumës së faturuar ruhet deri në fund të një periudhe garancie. Për

këtë arsye, kontraktori nuk paguhet në mënyrë të plotë menjëherë, edhe pse shpenzimet janë

bërë në vitin aktual. Në raste të tilla, shpenzimet mund të rezervohen në vitin aktual. Ky

prenotim bëhet duke kredituar llogarinë e kontraktuesit. Kur pagesa bëhet në vitin e ardhshëm,

debitohet në llogarinë e kontraktuesit.

Nëse ndodhin rastet e përmendura më lartë, atëherë sistemi i kontabilitetit do ta përdorë

parimin e bazës së modifikuar të parasë së gatëshme.

Skema e llogarive (shpenzimet dhe të ardhurat) të gjeneruara nga Kontabilisti duhet të lidhet

(nëpërmjet softuerit) me linjat e aktivitetit (linjat buxhetore), të cilat do të lejojnë sigurimin e

informacionit të kërkuar, por pa u kufizuar në shpenzimet, angazhimet dhe buxhetin. Pas

pagesave, të gjitha dokumentet e lidhura janë përpunuar nga Kontabilisti dhe kanë hyrë në

llogari.

5.1 Organizimi i projekteve, shoqatave, aktivteteve

Secili projekt, shoqate dhe aktivitet i financuar nga klientët apo donatorët do të kenë buxhetin

e tyre përkatës i cili do të futet në sistem të kontabilitetit. Për secilën prej tyre do të ketë një

planifikim të rrjedhës së parasë së gatshme e cila do të përgatitet nga stafi përkatës i projektit,

departamentit apo shoqatës, ky plan do të aprovohet nga menaxheri financiar në koordinim

me Sekretarin e Përgjithshëm. Pas aprovimit të buxhetit dhe parashikimit të rrjedhës së parasë

së gatshme ato do të hyjnë në sistem sipas kodimit përkatës. Në kontabilitet secili projekt do

të jetë një qendër e kostos për të përcjellë pasqyrën e të ardhurave dhe shpenzimeve, si dhe

pasqyrën e pozitës finanicare. Cdo tre muaj do të përgatiten edhe pasqyrat e konsoliduara

për të gjitha aktivitetet.

5.2 Vauçerët

Të gjitha transaksionet duhet të regjistrohen duke përdorur një vauçer. Për secilën bankë dhe

transaksion në para OEK "Miratimi për dokumentet e pagesës" - duhet të krijohet dokumenti i

nën-aneksit 1 që përmban numrin unik të vauçerit. Aprovimi për dokumentin e pagesës duhet

të nënshkruhet nga stafi i autorizuar i aktivitetit siç është vendosur në dokumentin e quajtur

"Delegimi i Autoritetit" - Shtojca 5. Kontabilisti duhet të caktojë një numër vouçeri në çdo

aprovim për dokumentin e pagesës. Çdo numër duhet të përmbajë 4 shifrat e fundit të numrit

aktual të aktivitetit.

5.3 Dokumentimi

Ruajtja e dokumentacionit të OEK bëhet për aktivitet. Çdo aktivitet ka dosjen e vet me etiketë

në të, duke përmendur emrin e aktivitetit, muajin dhe llojin e vauçer. Në fund të secilës

periudhë, mbahen deklarata bankare / libri arkës dhe printimi i regjistrimeve duke treguar

transaksionet për atë periudhë.

Të gjitha dokumentet e tjera si raportimi financiar, barazimet bankare dhe barazimi i arkës,

dosjet e personelit të pagave dhe taksat, etj duhet të mbahen gjithashtu në dosjet mujore.

5.4 Plani kontabël

PK ndihmon në krijimin e pasqyrave financiare të duhura dhe të njëtrajtshme si Bilanci i

gjendjes dhe Llogaria e Fitimit dhe Humbjes. PK në softuerin e kontabilitetit xxxx përfshinë

strukturat si për Kontabilitetin Financiar ashtu edhe për Kontabilitetin e Kostos.

Llogaritë e Ledger (Libri Kryesor) shërbejnë si blloqe ndërtimi themelore të pasqyrave

financiare. Secilës llogari të librit i jepet një kod. Kjo quhet kodi i llogarisë. Kodet e llogarisë

janë specifike për aktivitetet. Këto mund të jenë të përcaktuara nga përdoruesi. Sidoqoftë,

këto duhet të mbeten brenda kufijve të kodeve përkatëse të grupit të përcaktuara.

Kodet e grupit janë shtresa tjetër e klasifikimit. Kodet e llogarisë me natyrë të ngjashme janë

grupuar së bashku. Ekzistojnë tre lloje të kodeve të grupit:

Struktura buxhetore

Zyra qendrore OEK krijon buxhetin e zyrës dhe projekteve tjera të cilat pastaj integrohen në

një buxhet të konsoliduar. Kur të raportohen buxhetet e projekteve të zyreve tjera atëherë ato

integrohen në zyrën qendrore. Kjo strukturë duhet të kopjohet direkt në softuerin e

kontabilitetit menjëherë nën tabelën e llogarive. Në fillim të çdo viti softueri i kontabilitetit

përfshirë strukturën e buxhetit duhet të rishikohet dhe kontrollohet për përputhshmëri me librat

e zyrës qëndrore.

5.5 Qendrat e kostos

Qendrat e kostos krijojnë një dimension tjetër të raportimit të shpenzimeve. Ato tregojnë se

për cfarë janë shfrytëzuar mjetet. Softueri i kontabilitetit ofron disa kategori të qendrave të

kostos

5.6 Numrat CC1

Ky është niveli më i lartë dhe raporton shpenzimet në nivel të zyrës qendrore.

5.7 Numrat CC2 and CC3

CC2 dhe CC3 në softuer të kontabilitetit tregojnë kostot në nivel të zyreve lokale.

6 Kontabiliteti për donatorë të ndryshëm OEK pranon donacione prej donatorëve të cilët lëshojnë donacionet direkt tek OEK. Këto

donacione duhet të regjistrohen në të hyrat e vecanta tek donatorët specifik.

7 Raportimi financiar Raportimi financiar përgatitet nga brenda për monitorimin e shpenzimeve lokale të secilit

aktivitet dhe për pajtimin tremujor të buxhetit të përgjithshëm të aktivitetit.

7.1 Raportet mujore

Kontabilisti duhet të hartojë çdo muaj një raport, bazuar në shpenzimet e muajit, një

përmbledhje të shpenzimeve efektive kundrejt buxhetit vjetor dhe fazor. Kjo i lejon secilit

Drejtor të Departamentit, Menaxherit të Projektit/Aktivitetit të monitorojë përdorimin e buxhetit.

Dokumenti i monitorimit të buxhetit duhet paraqitur rreth datës 10 të muajit vijues. Programi i

raporteve të brendshme mujore i cili i dorëzohet drejtorit ekzekutiv, menaxherit të

projektit/aktivitetit, drejtorit të projektit/aktivitetit dhe stafit të projektit/aktivitetit është:

• Raporti i fondeve të administruara, duhet të dërgohet te stafi i projektit/aktivitetit jo më vonë

se 4 ose 5 të çdo muaji.

• Përgjigja nga stafi i projektit/aktivitetit në lidhje me raportin e administruar të fondeve të

aktivitetit duhet të jetë jo më vonë se 6 ose 7 i çdo muaji.

• Raporti i monitorimit të shpenzimeve të aktivitetit (buxheti, shpenzimet dhe angazhimet)

duhet t'i dërgohet Sekretarit të Përgjithshëm, Drejtorit të Administratës/Financave dhe

Menaxherëve të Projektit/Aktivitetit jo më vonë se 8 ose 10 i secilit muaj.

Menaxheri i Projektit/Aktivitetit në bashkëpunim me Departamentin e Financave do të duhet

të shpjegojë çdo devijim më të madh nga buxheti (+/- 10%).

7.2 Kopjet elektronike

Regjistrimet në softuerin e kontabilitetit duhet të mbyllen në tremuaj dhe transaksionet e

mëparshme nuk mund të modifikohen. Korrigjimi duhet të bëhet përmes shënimeve të

korrigjimit në një datë pasuese (vetëm në tremujorin e ardhshëm) me miratimin e menaxherit

të projektit, drejtorit të projektit ose drejtorit ekzekutiv.

7.3 Raportet në gjysëm vit dhe për nevoja të brendshme dhe të jashtme

Kopjet e të gjitha raporteve financiare për gjysëm vit, duhen të paraqiten te Këshilli Mbikqyrës

i cili pastaj njofton Këshillin Drejtues të OEK, ndersa kopjet e të gjitha raporteve financiare për

vit, duhen të paraqiten te Këshilli Mbikqyrës i cili pastaj njofton Kuvendin dhe Këshillin Drejtues

të OEK.

Raporti 57.2: Raport i detajuar i regjistrimeve për periudhën e raportimit

Raporti 57.1: raporti i detajuar i regjistrimeve (vetëm për përdorim të brendshëm) për

periudhën e raportimit

7.4 Raportet e jashtme – ATK

• Raporti për blerjet mbi 500-euro në vit duhet të dërgohet deri më 30 Mars të çdo viti.

8 Kontrollet e brendshme Kontrollet e brendshme të shëndosha janë kritike në kontabilitetin, menaxhimin e financave

dhe zbatimin e përgjithshëm të aktivitetit. Këto kontribuojnë në shfrytëzimin optimal të

burimeve përmes proceseve efikase. Kjo nga ana tjetër çon në transparencë në menaxhimin

financiar, raportim të besueshëm financiar, pajtueshmëri me ligjet dhe kërkesat rregullatore.

Kontrollet e brendshme përfshijnë gjithçka që zbulon dhe administron rreziqet. Një sistem i

mirë kontrolli të brendshëm përfshin kontrolle parandaluese dhe detektive.

Kontrollet parandaluese kanë për qëllim të parandalojnë shembullin e gabimeve ose

mashtrimeve. Dokumentimi i plotë dhe praktikat e autorizimit janë një pjesë e këtyre.

Kontrollet detektive ndihmojnë në identifikimin e rasteve aktuale të gabimeve ose

mashtrimeve. Këto mund të ndihmojnë në humbjen e rrjedhjeve të fondeve / burimeve. Këto

gjithashtu ndihmojnë në ridizajnimin dhe përmirësimin e kontrolleve parandaluese.

Disa nga masat që duhet të merren nën konsideratën në lidhje me kontrollin e brendshëm

janë:

Sekretari i Përgjithshëm , Menaxheri financiar ka përgjegjësinë përfundimtare për përdorimin

e buxhetit.

Menaxheri i projektit/aktivitetit duhet të kryejë kontrolle të rregullta (kontrolli i parave dhe

verifikimi i të gjitha shpenzimeve të rezervuara).

Parimi i katër syve përdoret në të gjitha transaksionet financiare dhe materiale.

Kontabilisti duhet të pajtojë rregullisht asetet efektive (bankë dhe para të gatshme mujore,

inventar vjetor, etj.) me të dhënat e kontabilitetit.

Dokumentet e OEK duhet të mbahen të paktën për 6 vjet në dhomën e arkivuar të mbyllur.

Dokumentet elektronike të OEK duhet të ruhen dhe të ri-ruhen rregullisht.

8.1 Përgjegjësitë

Sigurimi i funksionimit të duhur të kontrolleve të brendshme është përgjegjësi e përgjithshme

e Kryetarit. Sidoqoftë, kjo përgjegjësi u është deleguar Sekretatrit të Përgjithshëm,

Departamentit të Financave dhe Kontabilistit siç kërkohet. Këta individë do të jenë përgjegjës

për hartimin dhe zbatimin e kontrolleve të përshtatshme të brendshme për zyrat e tyre. Kryetari

ka përgjegjësitë e mbikëqyrjes, d.m.th mbikëqyrjen dhe rishikimin e sistemit të kontrolleve të

brendshme.

8.1.1 Delegimi i përgjegjësive

Sekretari i Pergjithshëm ose Departamenti i Administrtës/Financave kanë të drejtë të vendosin

nivelet e autoritetit për stafin e projektit/aktivitetit në aprovimin e kërkesave për shpenzime

dhe miratimin e pagesës së shpenzimeve të aktivitetit. Kjo duhet të regjistrohet në një

dokument të quajtur "Dokumenti i delegimi të përgjëgjësive" Shtojca 5.

Pas kësaj, ky dokument duhet të shpërndahet me për stafin e projektit/aktivitetit dhe të mbahet

në dosjen publike në serverin OEK. Ky dokument duhet të nënshkruhet nga Kryetari.

Dokumenti i delegimit të përgjëgjësive (Shtojca 5) Ky dokument sqaron se kush ka autoritetin

të marrë vendime, të kryejë shpenzime dhe të nënshkruajë kërkesa për pagesa deri në një

prag të caktuar. Dokumenti i Autoritetit të deleguar përfshin udhëzime për detyra të tilla si:

1. Pragjet e nënshkrimit të kontratave

2. Pragu i miratimit të pagesave

3. Pragu i ekzekutimit të pagesës bankare

4. Ai gjithashtu shpjegon procedurën parimore me katër sy për menaxhimin e OEK.

Kjo duhet të rishikohet / azhurnohet rregullisht për të siguruar që mbetet e dobishme

9 Ndarja e Detyrave Kjo është e lidhur me autoritetin e deleguar, por ka për qëllim "parandalimin" pasi synon të

shmang vjedhjet dhe mashtrimet. Puna e një personi duhet të jetë nën rishikimin e një personi

tjetër. Ndarja e detyrave të ndryshme brenda një procesi financiar dhe administrimi mbron ata

që janë të përfshirë dhe eliminon shanset e keqpërdorimit të fondeve dhe pasurive të

organizatës. Për shembull, është e rrezikshme të lejoni një person të porositni disa mallra,

pastaj t'i pranoni ato dhe gjithashtu të autorizoni pagesën pa dikë tjetër të përfshirë në proces.

Me fjalë të tjera, asnjë person nuk duhet të ketë autorizimin të kryejë një transaksion / detyrë

më vete. Kërkesat e menaxherëve të departamenteve/njësive për rimbursim financiar,

pushim, punë jashtë orarit dhe rimbursime të tjera personale gjithmonë duhet të miratohen në

nivelin e menaxherit siç thuhet në delegimin e përgjegjësive - Shtojca 5.

10 Auditimi i jashtëm Auditimi i jashtëm për OEK kryhet në bazë vjetore brenda vitit fiskal. Bazuar në ToR, kontrata

për auditim duhet rënë dakord ndërmjet auditorëve dhe organizatës para fundit të vitit. Koha

e auditimit duhet negociuar dhe zgjidhet brenda tremujorit të parë të çdo viti në vijim.

Në fund të vitit DEPARTAMENTI I FINANCAVE përgatitë të gjithë dokumentacionin e

nevojshëm të aktivitetit për auditimin dhe pajtohet me auditorët në datat e përcaktuara në

kontratë. DEPARTAMENTI FINANCAVE së bashku me stafin i bëjnë të gjithë dokumentet e

aktiviteteve, librat, regjistrimet dhe çdo informacion tjetër përkatës të gatshëm për auditim, të

kërkuar ose siç kërkohet nga auditorët.

Auditorët pas përfundimit të auditimit, si pjesë e ToR-it të tyre, do të kryejnë një vlerësim.

Menaxheri i Financave së bashku me Sekretarin e Përgjithshëm marrin pjesë në protokollin e

diskutimit. Drejtoret e Departamenteve janë përgjegjës për zbatimin e rekomandimeve të

auditimit dhe mund ta delegojnë këtë përgjegjësi te Menaxheri i Financave. Për kërkesat

specifike, mund të krijohen raporte të ndara për aktivitete. Auditorët duhet të ndërrohen në

intervale pesë-vjeçare për të marrë një perspektivë të re në aktivitetet e OEK.

Manuali i prokurimit

2019

Përmbajtja

1 Prokurimi ...................................................................................................................... 3

1.1 Prokurimi i mallrave dhe shërbimeve i ngarkuar me buxhetin e peracioneve ............. 3

1.2 Prokurimi një burimor ................................................................................................ 4

1.3 Procedurat e vlerësimit të tenderit ............................................................................. 4 Publikimi ..................................................................................................................... 4

Procesi i përgatitjes .................................................................................................... 5

Procesi i vendimit ....................................................................................................... 6

2 Kontraktimi dhe monitorimi i organizatave partnere ...................................................... 7 Monitorimi i organizatave partnere .............................................................................. 7

3 Auditimi dhe raportimi i organizatave partnere ............................................................. 7

4 Avanset tek Partnerët ................................................................................................... 7

1 Prokurimi Politika e prokurimit siguron që blerjet të jenë me kosto efektive, procesi është transparent dhe jep vlerën më të mirë për para. Prokurimi i mallrave dhe shërbimeve bëhet në nivelin e projektit, shoqatës apo në nivel të drejtorisë nën drejtimin dhe përgjegjësinë e Menaxherit të Projektit apo Sekretarit të Përgjithshëm. Stafi përgjegjës mund të fillojë procesin e prokurimit për mallra dhe shërbime (material harxhues, pajisje zyre, kontratë shërbimesh, grante etj) vetëm pasi të siguroheni që procedura të ndiqet siç thuhet më poshtë. Këto procedura nuk mund të zbatohen vetëm nëse procedurat e prokurimit të donatorëve ose pikat brenda procedurave të prokurimit të donatorëve janë më të rrepta se procedurat e prokurimit të OEK

1.1 Prokurimi i mallrave dhe shërbimeve i ngarkuar me buxhetin e peracioneve Mallrat ose shërbimet deri në 500 euro mund të blihen pa ndjekur procedurat e tenderit, por gjithmonë duhet të kërkoni çmime dhe oferta konkurruese. Për blerjen e mallrave ose shërbimeve mbi 500 euro deri në 5,000 euro, procedura e prokurimit duhet të ketë të paktën tre oferta të dokumentuara dhe ofertën më të mirë të përshtatshme për tu aplikuar (prokurimi me ftesë). Për blerjen e mallrave ose shërbimeve mbi 5000 euro, procedura e prokurimit bëhet me tender publik, zakonisht publikohet në media të përshtatshme: ofertat mblidhen dhe rekomandohet të jenë jo më pak se tre. Procesi i vlerësimit dhe vendimmarrjes me prokurimin e tenderuar shpjegohet në nenin 8.4. Prokurimi i mallrave dhe shërbimeve i ngarkuar me buxhetin e operacioneve

duke u bazuar ne

deklaraten e krahimist te ofertave

Blerja ne baze te formes se vleresimi te

tenderit

Publik

Vleresimi

‐ Diagrami

1.2 Prokurimi një burimor Prokurimi me burim të vetëm mund të përdoret për blerje shumë specifike, unike të mallrave dhe shërbimeve, kur pasi të vlerësoni ofertën e tregut, gjendet vetëm një ofrues i kualifikuar. Në rast të prokurimit të burimit të vetëm, pala e tretë duhet të përfshihet gjatë procesit. • Për prokurimin me burim të vetëm të ngarkuar në buxhetin e operacioneve për blerjen e mallrave ose shërbimeve mbi 500 euro deri në 5000 euro, një anëtar nga DEPARTAMENTI FINANCA duhet të përfshihet në proces. • Për prokurimin me burim të vetëm të ngarkuar në buxhetin e operacioneve për blerjen e mallrave ose shërbimeve mbi 5000 euro, Sekretari i Përgjithshëm duhet të përfshihet në proces • Në prokurimin me burim të vetëm për blerjen e mallrave mbi 50,000 EUR ose blerjen e shërbimeve mbi 150,000 EUR ose blerjen e mallrave dhe shërbimeve (të kombinuara në një kontratë) mbi 50,000 EUR, duhet të përfshihet një Anëtar i Këshillit Mbikqyrës. Procedura e vetme e prokurimit duhet të justifikohet në memorandumin shoqërues të aprovuar nga Drejtori i Projektit / Menaxheri i Projektit dhe Sekretari i Përgjithshëm.

1.3 Procedurat e vlerësimit të tenderit Për të pasur një proces vlerësimi të drejtë, efektiv dhe transparent të vlerësimit, më poshtë janë hapat që duhet të ndiqen:

Publikimi • Publikimi bëhet përmes gazetave dhe / ose portaleve të reklamave. • Koha e disponueshme nga data e publikimit deri në afatin e fundit për dorëzimin e ofertave duhet të jetë e mjaftueshme (deri në 30 ditë). • Publikimi duhet të përmbajë numrin unik të shtuar dhe të menaxhuar nga projektet. Udhëzime të qarta duhet të jepen në dokumentin e botimit që kandidatët e interesuar duhet të vendosin numrin unik në subjektin e postës elektronike kur kërkojnë dosje të tenderit. • Kandidatët e interesuar duhet të kërkojnë dosje të tenderit (ToR - Specifikimet teknike dhe informacione për ofertuesit - dokumentet e kritereve të pranueshmërisë) 2 përmes emailit të tenderers@oek-kcc.org duke shkruar numrin e publikimit në postë elektronike. Departamenti i Financave duhet të njoftohet për tenderin dhe të informohet për datat në mënyrë që të krijojë rregullin në llogarinë e postës elektronike në mënyrë që kërkesat automatikisht t’i përcillen Menaxherit të Projektit dhe Asistentit të Projektit. Pas marrjes së postës elektronike nga kandidatët e interesuar, Asistenti i Projektit duhet të dërgojë dosjen e tenderit për secilin kandidat të interesuar. • Të gjitha kërkesat e dosjes së tenderit dhe dosja e tenderit dërguar palëve të interesuara duhet të ruhen në mënyrë elektronike në një dosje të quajtur me numrin unik të dosjes së tenderit. • Seanca informuese me kandidatët e interesuar kur është e nevojshme duhet të zhvillohet brenda periudhës midis datës së publikimit dhe afatit për paraqitjen e ofertave. • Pas paraqitjes së dosjes së tenderit dhe seancës informuese, të gjitha pyetjet nga kandidatët e interesuar që kanë të bëjnë me tenderin dhe informacionin për ofertuesit, duhet të renditen në një dokument dhe i njëjti dokument me përgjigje duhet t'u dorëzohet të gjithë kandidatëve të interesuar (gjithashtu kandidatëve të interesuar që nuk parashtroi pyetje). 2 Specifikimet teknike dhe dokumentet e kritereve të pranueshmërisë vendosen në nivelin e projektit në formatin e përshtatshëm të projektit. Për grante / tenderët e investimeve, Lista

e Kontrollit të Zgjedhjes së partnerëve ‐ Nën Aneksi 8.1 dhe 8.2 duhet të jetë i integruar në

proces. • Dorëzimi i ofertave duhet të jetë i kopjuar (një origjinal dhe tre kopje siç kërkohet) në tryezën e recepsionistëve • Pranuesi duhet të sigurohet të identifikojë në listën e paraqitjes së ofertave të gjitha ofertat e marra nga ofertuesit përfshirë nënshkrimin e ofertuesve, datën e dorëzimit dhe kohën. Pranuesi duhet të sigurojë prova për ofertuesit (nënshkruar nga recepsionisti) se oferta e tyre është pranuar.

Procesi i përgatitjes Së pari duhet caktuar anëtarët e panelit për vlerësimin e ofertave teknike dhe financiare. Brenda anëtarëve të panelit, drejtuesi i panelit duhet të jetë nga DEPARTAMENTI FINANCAVE. Drejtuesi i panelit nuk duhet të ketë të drejtë votimi. Drejtuesi i panelit është përgjegjës për të monitoruar procesin e vlerësimit të tenderit dhe ka të drejtë të ndalojë procesin nëse ka parregullsi. Një raport i shkruar në lidhje me parregullsitë e gjetura duhet t'i dërgohet Menaxherit të Projektit, nëse prokurimi ka të bëjë me blerje të mallrave ose shërbimeve të lidhura drejtpërdrejt me projekt përkatës ose Sekretarit të Përgjithshëm kur prokurimi ka të bëjë me blerjet e rregullta të Odës . Eshtë përgjegjësi e Menaxherëve të Projektit ose Sekretarit të Përgjithshëm të vendosin nëse do të vazhdojnë me procesin e vlerësimit të tenderit ose për të ri-tenderuar procesin prej fillimit. Anëtarët e panelit mund të jenë stafi i OEK ose / dhe ekspertë të palëve të treta të njohur me TOR-in e tenderit. Caktimi duhet të bëhet nga Menaxheri i Projektit ose Sekretari i Përgjithshëm. • Numri i anëtarëve të cilëve u lejohet të japin rezultate në panel duhet të jetë 3 ose më shumë (3,5,7) dhe ekspertë të tjerë teknikë të palëve të treta kur është e nevojshme. • Pasi të permbushet afati për dorëzimin e ofertave, drejtuesi i panelit përgatit listën e kompanive / individëve që kanë aplikuar për tender dhe ia dërgon të gjithë anëtarëve të panelit. • Secili anëtar i panelit duhet të shikojë listën me kujdes dhe të sigurojë që nuk ka konflikt të mundshëm të interesit në vlerësimin e ofertave të marra nga kompani / individë të listuar. • Nëse ka konflikt interesi, anëtari i panelit duhet të deklarojë dhe të largojë veten nga paneli. • Në këtë rast, Menaxheri i Projektit ose Sekretari i Përgjithshëm duhet të zëvendësojnë anëtarin e panelit të shkarkuar me anëtarin e ri. Çdo anëtar i panelit duhet të nënshkruajë deklaratën e paanshmërisë dhe dokumentit të konfidencialitetit - Shtojca 7. Procesi i vlerësimit • Anëtarët e Panelit mblidhen dhe fillojnë me kriteret e përshtatshmërisë, vlerësimin e ofertave teknike dhe financiare bazuar në dokumentin e Informacionit për ofertuesit dhe ofertën e ToR. • Një kopje e secilës ofertë u është dhënë anëtarëve të panelit për vlerësim, së bashku me tabelën e pikëve, e cila tregon kriteret e vlerësimit të bazuara në dokumentet e ToR dhe Informacionit për ofertuesit • Vlerësimi i pranueshmërisë bëhet para vlerësimit të ofertës teknike dhe vetëm pasi të bëhet vlerësimi i ofertës teknike nga të gjithë anëtarët e panelit, duhet të hapet oferta financiare. • Të gjitha ofertat teknike dhe financiare duhet të hapen para të gjithë anëtarëve të panelit. • Anëtar i panelit duhet të nënshkruajë formularin që konfirmon se ofertat janë hapur para të gjithë anëtarëve të panelit. • Pas vlerësimit, anëtarët e panelit prezantojnë rezultatin e secilës ofertë në tabelën e pikëve, diskutojnë mbi vlerësimin dhe së bashku dalin me rekomandimin përfundimtar. Të gjithë anëtarët e panelit nënshkruajnë tabelën e pikëve. • Anëtari i panelit kryesor përgatit raportin e vlerësimit duke prezantuar rekomandimin përfundimtar dhe nënshkruan këtë raport.

Procesi i vendimit • Raporti i vlerësimit të panelit i nënshkruar nga anëtarët e panelit dhe dokumentacioni tjetër përkatës rishikohet nga Menaxheri i Projektit ose Sekretari i Përgjithshëm i cili merr vendimin përfundimtar, miraton dhe nënshkruan rekomandimin e panelit ose, nëse nuk pajtohet, e dërgon atë në panel për sqarim ose rishikim.

Procesi i komunikimit • Pas miratimit të Menaxherit të Projektit ose Sekretarit të Përgjithshëm, anëtari i panelit kryesor informon kompanitë në lidhje me rezultatet e vlerësimit. • Kompanitë që kanë paraqitur ofertën duhet të informohen vetëm përmes postës elektronike dhe të paktën në gjuhën angleze. • E-maili duhet të jetë i shkurtër dhe i thjeshtë si për fituesin, ashtu edhe për ata që nuk fituan. • Asnjë rezultat i detajuar i pikëve nuk duhet të sigurohet për kompanitë që kanë paraqitur ofertën dhe asnjëherë të mos përfshijnë anëtarët e panelit në email. Vetëm informacione të përgjithshme mund të sigurohen. • Lejohen negociatat me kompaninë fituese. • I gjithë dokumenti i procesit të vlerësimit duhet të mbahet nën dosjen e fituesve në DEPARTAMENTIN E FINANCAVE • Edhe në rastet kur një dokument i humbur ose i papranueshëm i gjendet ofertës së fituesit dhe fituesi është informuar tashmë për dhënien e kontratës, tenderi duhet të anulohet. Kjo duhet të vlejë për të gjitha tenderët brenda OEK.

Kontratat e nënshkruara Të gjitha kontratat e nënshkruara të OEK duhet të ruhen në DEPARTAMENTIN E FINANCAVE. Cdo kontratë e rregullt dhe kornizë duhet të ketë Fletën e Monitorimit të Kontratave – shtojca 7 në varësi të nëse kontraktori është kompani ose individ (pa numër fiskal), ToR i nënshkruar nga ofruesi i shërbimit. Marrëveshje sipas kontratës kornizë përveç vetë dokumentit të nënshkruar duhet të përmbajë Fletën e Monitorimit të Kontratave. Kontratat e nënshkruara mund të ndërpriten ose zgjaten përmes postës elektronike për sa kohë në email përmendet numri i kontratës dhe përmbajtja e saj njihet nga të dy palët. Ndryshimi i shumave të kontratave të nënshkruara dhe ToR i saj ka nevojë për ndryshim të kontratës dhe ai duhet të nënshkruhet nga të dy palët. Maksimumi i 10% të shumës totale të kontratës mund të rritet me ndryshimin e kontratës.

Procedurat shtesë të prokurimit Kur blini materiale (harxhuese, stacionare, furnizime) brenda OEK, pavarësisht se cila është vlera, duhet të zbatohet parimi i katër syve prandaj duhen dy nënshkrime (në faturë ose aprovim për dokumentin e pagesës). Nënshkrimi i stafit që ka bërë blerjen dhe nënshkrimin e stafit (dikush nga DEPARTAMENTI FINANCA) që konfirmon mallrat janë vendosur në ambientet e OEK. Kur blini shërbime, pavarësisht se cila është vlera, duhet të vendoset një kontratë ose marrëveshje midis OEK dhe ofruesit të shërbimit (individ ose kompani). Tarifat e negociatave për ekspertin afatshkurtër (konsulentët) duhet të merren me mençuri sipas dokumentit OEK "Udhëzues për tarifat e negociuesve" - Aneksi 19. Këshilltarët duhet të prezantojn numrin fiskal personal për të realizuar marrëveshje kontraktuale me OEK. OEK është përgjegjëse për blerjen e pajisjeve të projektit të përcaktuara në buxhet në emër dhe për llogari të donatorëve, në përputhje me dispozitat e kontratës dhe marrëveshjen e projektit. Faturat duhet t'i adresohen OEK. Në mungesë të kushteve kontraktuale të kundërta, pajisjet do të mbeten pronë e donatorëve. Vendimet në lidhje me shitjen e pajisjeve të projektit duhet të merren në marrëveshje me donatorët.

2 Kontraktimi dhe monitorimi i organizatave partnere Puna me organizatat partnere përfshin një sërë ndërlikimesh. Sistemet e kontrollit dhe kontabilitetit të një partneri ka të ngjarë të ndryshojnë ndjeshëm nga sistemi OEK. Prandaj, OEK ka krijuar një mekanizëm të zgjedhjes dhe monitorimit të partnerëve për të siguruar përdorimin efektiv të fondeve të OEK.

Monitorimi i organizatave partnere Analiza e monitorimit të projektit (variancës) - bëhet në nivelin e zyrtarit të projektit duke përdorur mjete specifike të projektit sipas natyrës së projektit. • Vizitat në terren - ndihmojnë në krijimin e një lidhje ndërmjet progresit operacional dhe financiar, si dhe për të fituar besimin e partnerit në menaxhimin e përgjithshëm të fondeve dhe aktiviteteve të projektit. Ato duhet të bëhen në mënyrë periodike nga stafi i projektit (personeli financiar i OEK duhet të marrë pjesë kohë pas kohe në vizitat në terren), ose auditori i jashtëm në varësi të përcaktimit të kontratës nga ana financiare. • Personeli i OEK duhet të monitorojë çdo lloj devijimi midis buxhetit dhe shpenzimeve gjatë zbatimit të kontratës. Çdo devijim duhet të ketë miratim ose marrëveshje nga autoriteti kontraktues / projekti OEK

3 Auditimi dhe raportimi i organizatave partnere Raporti i zbatimit të projektit duhet të dorëzohet periodikisht në format të ndryshëm siç kërkohet nga marrëveshja e projektit dhe kontratës. Raportet financiare - Raporti i Buxhetit / Shpenzimeve me shpjegime për devijimet në lidhje me kontratën. Për kontratat e vendosura me opsionin "fletë disbursimi" - të gjithë dokumentet e lidhur duhet të sigurohen. Për kontratat e krijuara me opsionin “auditor i jashtëm” - raporti i auditimit duhet të sigurohet specifik për kontratat ndërmjet OEK dhe partnerit. Raporti Përfundimtar i Projektit - është dhënë në formate të ndryshme bazuar në aktivitetet e projektit. Bazuar në rezultatin e monitorimit dhe raporteve të përmendura më lart, duhet të bëhet alokimi i paradhënieve nga llogaritë e paradhënies në llogaritë e shpenzimeve për partnerin përkatës. Në rast të granteve jo të caktuara ose mbështetje buxhetore, pikat e mësipërme nuk janë të zbatueshme.

4 Avanset tek Partnerët Pasi të nënshkruhet kontrata midis OEK dhe partnerit, pagesa e parë (kësti) për partnerin zakonisht paguhet paraprakisht në mënyrë që partneri të fillojë me zbatimin e projektit. Këto pagesa janë regjistruar paraprakisht në librat e projektit. Më vonë, partneri duhet të paraqesë raportin e shpenzimeve. Raporti i shpenzimeve pastaj rishikohet dhe miratohet nga zyrtari i projektit në fjalë. Në këtë kohë, "Formulari” duhet të përgatitet dhe aprovohet nga personeli përkatës i projektit, e njëjta formë duhet të dorëzohet në DEPARTAMENTIN E FINANCES. Më pas, Kontabilisti bën regjestrimit në sistem duke shpërndarë paradhëniet nga llogari paradhënie në llogaritë e shpenzimeve për partnerin përkatës. Formulari i dorëzimit duhet të mbështetet me prova dhe të ruhet në nivelin e projektit. Kësti i fundit duhet të të paguhet vetëm pasi të nënshkruhet raporti përfundimtar i dorëzimit, raporti financiar përfundimtar dhe / ose raporti i auditimit