Official Booklet

"We are what we repeatedly do. Excellence,

then, is not an act, but a habit."

- Aristotle

Ser miembro de un OC es una de las experiencias más desafiantes y

gratificantes que ofrece AIESEC para el desarrollo y crecimiento personal y

profesional de sus miembros. Cada evento que realizamos es un paso más

cerca a nuestra misión como organización, solo si éste es sostenible y si ayuda

a posicionar nuestra marca en el mercado, dándonos a conocer y así

impactar más vidas y repartir más experiencias, generando esos líderes y agentes de cambio que necesita nuestra sociedad.

“Leaders are more powerful role

models when they learn than when

they teach”

- Rosabeth Moss Kantor

Generalmente lo primero que hace un OCP es conformar un buen equipo, que no solo cuente con

integrantes a los que se les pueda delegar diferentes responsabilidades, sino también que hagan las tareas

asignadas de manera eficiente y buscando la excelencia en cada una de sus acciones.

Al comenzar el equipo, este debe entender su finalidad. Cuando tienen claro el objetivo y el por qué del

equipo, pueden empezar a realizar sus funciones. Es muy importante que en este punto se tengan muy claros

el MoF y los Key Performance Indicators, KPls del equipo, ya que a partir de ellos se estructuran los diferentes

roles que debe haber dentro del OC. El equipo debe ponerse de acuerdo en cuánto tiempo de trabajo

promedio por semana necesitarán para realizar sus funciones; es necesario que conozcan qué

habilidades/competencias puede desarrollar cada integrante.

Con los puntos anteriores claros se pueden entrar a mirar los recursos humanos disponibles,

Dependiendo del tipo de evento y de la duración del OC se pueden generar diferentes curvas de

aprendizaje. Pero la constante en los OCs siempre será una curva de aprendizaje corta y rápida, entonces

para posiciones como finanzas o relaciones externas es preferible una persona que tenga conocimientos

básicos en dicha áreas de trabajo.

La gestión de recursos humanos en

un OC es esencia para el

cumplimiento de la meta pro-

puesta; un buen manejo de

equipo y de los diferentes perfiles

dentro de él, van a permitir una

mejor experiencia y mayor

eficiencia al ser parte del OC.

Aprovechar los recursos

Aprovechar los recursos

Las dos primeras semanas después de la

confirmación del OC son cruciales, ya que una

no adecuada curva de aprendizaje puede

generar dificultades en cualquier planeación. El

primer paso que se debe dar tanto por el OCP

como por los miembros del equipo es conversar con personas que hayan ocupado esos cargos

en ocasiones anteriores y pueden ayudar a

centrar las expectativas sobre las futuras

funciones.

El OCP se debe cerciorar de que cada uno de

sus miembros tenga el conocimiento necesario

para ocupar su posición. Y dado el caso que no,

deberá buscar alguien que pueda descargar

ese conocimiento lo antes posible.

El equipo

Después de la selección de las personas que van

a conformar el OC y de una revisión de los

conocimientos necesarios, viene una de las

partes más importantes para que un equipo sea

eficiente: lograr que trabajen de manera unida,

apoyándose cada uno con el otro.

Hay 3 puntos importantes para lograr que un

equipo sea más productivo:

El Team Building es uno de los momentos cruciales para

lograr la conformación del equipo. Es un espacio fuera,

alejado de todo trabajo y de esparcimiento, pero con

actividades específicas que van a colaborar a estrechar

los vínculos. Ésta actividad debe ser también realizada en

las primeras semanas de trabajo, ya que mientras exista

una consciencia del otro como equipo, trabajarán

mucho mejor.

Es otra de las herramientas que pueden permitirles

conocer el estado actual de su equipo, no solo respecto

a las funciones, sino a nivel personal. Les permite mirar el

nivel actual de estrés o ánimo en su equipo y poder

tomar acciones para evitarlo, por ejemplo, con un

teambuilding o un soporte más efectivo.

Y aunque la comunicación interna debe ser constante

dentro del equipo, un OnetoOne debe tener un propósito

específico ya sea revisar el estado del miembro en el

equipo o hacer un checklist de las actividades que faltan

por llevar a cabo

El Feedback es una actividad crucial a la hora de tomar

la posición de líder y lograr que una persona crezca; no

solo debe ser de la manera adecuada, la cual es de

manera amable y siempre buscando el crecimiento de la

persona, sino también enfocado en un objetivo claro, ya

sea que la persona mejore en una función específica o

en un aspecto personal que puede afectar a la

integración del equipo.

La comunicación es la herramienta más

valiosa en un trabajo en equipo.

Una buena comunicación evita que se

presenten reprocesos y garantiza que su

público reciba adecuadamente la infor-

mación. Cómo se comunica, cuáles medios

y estrategias son los más adecuados para su

evento, son algunas de las cosas que podrán

aclarar con este documento.

Imagen del evento vs. Identidad del OC

Es importante entender la diferencia de estos,

porque si bien la consolidación de una

imagen y concepto para el OC es libre, la

imagen del evento en ocasiones tiene una

imagen que ya está estipulada, que no puede

cambiar según el concepto del OC.

Mucho menos si se trata de un evento externo.

¿Qué eventos tienen la imagen definida?

- Global Village

- EPIC

- IPS

- TTT&TTS

Los logos estandarizados, como el del Global

Village, son a nivel nacional y no pueden

cambiarse para producir piezas gráficas o

campañas.

En eventos con público externo a AIESEC no se

permitirán temáticas a partir del OC.

Si el evento es interno, se permiten conceptos

para los OCs y a partir de sus temáticas generar

piezas.

Aquí vemos el ejemplo de los awards realizados

en el segundo semestre del año 2013 en el

comité:

-Evento: Awards.

-OC: Marvel.

-Temática: superhéroes del comité ( (para los videos, premios y tarjetas).

Elección de la temática o el concepto

No se trata sólo de elegir un nombre. Como OC,

tienen la responsabilidad de crear una

campaña con un tema específico sobre el cual

investiguen y se vea reflejado en el desarrollo de

las diferentes estrategias para el evento.

En eventos internos como los Awards, Papalitos y

Zonalitos, es fundamental el concepto. Debe ser

original, bien pensado, por eso los invitamos a

revisar los referentes. Es importante apropiarse

del tema y aterrizarlo mediante sus piezas

gráficas.

Algunos tips para la elección:

• Somos un público joven, el concepto debe

ser creativo y fácil de aterrizar.

• Lo simple genera recordación.

• La creatividad exige salirse de la zona de

confort.

• Los referentes son fundamentales y les

debemos dar el crédito respectivo.

• Utilicen temas fáciles, que la gente entienda

y fácilmente pueda apropiarse de ellos.

Elección de la temática o el concepto

Si tu evento no tiene un logo estipulado, te

presentamos algunos aspectos que debes tener en

cuenta:

• Creen una paleta de colores que represente su

concepto y elijan tres que sean principales.

• Su paleta debe incluir colores básicos como el

negro, el blanco o el gris.

• Elijan tipografías libres de derechos y que se

adapten a su concepto.

• Contrasten los colores para que sus piezas

tengan una visualización agradable.

Conozcan la diferencia entre un logo y un símbolo:

Logo:

Símbolo:

Los medios y canales para publicitar el

evento

No basta simplemente con que tengan la

información o la imagen adecuada. La

elección de un canal apropiado les permitirá

impactar más a su público.

Para la realización de formularios de inscripción,

votaciones, encuestas o cualquier tipo de

formato de Podio, se harán únicamente a

través del blog interno del comité. Deben

contactar al encargado de Comm, para crear

el espacio que necesitan en el blog.

Deben crear el evento en Facebook, eligiendo

en la privacidad “Por invitación”. Allí podrán

enganchar al público a través de estrategias

que generen fidelización de los asistentes y que

les permita estar enterados de cada paso.

Elección de la temática o el concepto

Clarifiquen sus ideas. Definan la identidad con todo el OC antes de comunicarla.

Definan su público y piensen en una estrategia que lo enganche.

Realicen seguimiento de la comunicación que se está haciendo.

Lleven un guion de la comunicación para que sepan qué han comunicado y qué puede

faltar.

Establezcan etapas para su campaña. No es lo mismo estar en la etapa de expectativa que

estar en una etapa de desarrollo agresivo.

Se vale ser creativos!

Definan un eslogan, palabra, frase o incluso autor que sea un sello en lo que hagan y

utilizarlo constantemente.

Comuniquen para “seducir” al público no para rogarle o incluso exigirle que asista.

Mantengan de su lado herramientas gratuitas y fáciles de manejar como Mailchimp,

Mindomo, Podio, Drive, entre otras.

Comuníquenlo como les gustaría que se los contaran.

La estrategia permite que el público se apropie

del evento y de la temática de manera tan natural que incluso proponga sus ideas.

Mercadeo para jóvenes

Aquí explicamos cómo manejar un evento

cuando está dirigido a jóvenes o está

relacionado de alguna forma con este

mercado. Es decir, cuando el público objetivo

son jóvenes externos (Global Village, Youth to

Care, Youth to Business), o cuando se realizan

estrategias para enganchar jóvenes con

nuestros programas (OC Recruitment, eventos

para OGX, entre otros).

A continuación les presentamos algunos pasos

que se deben seguir y algunos tips para llegar

de manera efectiva a éste mercado:

Es fundamental que comprendan la razón del evento o del OC. Por qué lo hacen, para

qué y qué objetivo tiene.

Una vez identificada la razón de creación del OC o evento, tracen objetivos claros

relacionados con el mercado joven. Por

ejemplo, número de asistentes al evento,

número de personas inscritas en algún

programa, personas que conocieron o se

engancharon con el evento.

Identifiquen el mercado al que desean llegar, es decir qué jóvenes, entre qué edades, de qué

universidades, de qué carreras y con qué

intereses.

Deben crear las estrategias para éste mercado, teniendo en cuenta las normas de la

organización. Estrategias para alcanzar los

objetivos, entendiendo el mercado juvenil. Por

ejemplo, identificar la universidad a la que

llegarán o los perfiles de los jóvenes a los que

buscan atacar. De esta forma se pueden crear

estrategias enfocadas por perfiles o por

universidades. Estas estrategias deben estar

alineadas con el mercado y sus tendencias.

Para todo el material gráfico y promocional, trabajen en sinergia con el material del MC (en

caso de que haya), por ejemplo, con

reclutamiento de membresía y de intercambios,

Global Village, entre otros. Alineen el material

según colores, tipografía, entre otras cosas.

Cuando tengan claras las estrategias, se deben plantear metas, según los objetivos del

evento. Por ejemplo, hacer stands para tener X

número de inscritos, crear material promocional

para llegar a X número de estudiantes, enviar

correos institucionales para llegar a X número de

estudiantes de determinada carrera.

Ya teniendo estos asuntos claros pueden comenzar el acercamiento a los estudiantes, sea

mediante el evento o las actividades del OC.

Para esto es fundamental que entiendan el

mensaje que desean entregar y lo hagan de la

manera más simple. Así, es necesario que

tengan conocimiento básico de la organización,

de los programas y que sepan venderlos.

(Conozcan todos los programas porque no

sabemos cuando podamos necesitar dicha

información).

Al hacer un evento o tener contacto con externos, AIESEC está entregando una promesa.

(Irse de intercambio y hacer un impacto social,

desarrollarse personal y profesionalmente, entre

otras cosas). Es fundamental que esa promesa

sea alineada con lo que podemos entregar y no

crear falsas expectativas.

Entreguen la promesa que dieron al mercado, garanticen que esto se haga de manera

adecuada. Por ejemplo, si prometen un evento

relacionado con responsabilidad social para

jóvenes, garanticen que la temática si sea la

promocionada, si prometen diez nacionalidades

en un Global Village hagan que esto si se

cumpla.

Relaciones externas construye público que

entiende y soporta nuestra misión y visión como

organización. Debe estar enfocado en esta-

blecer relaciones fuertes con stakeholders que

apoyen no solo un evento sino nuestra causa

como tal.

Para acercarnos a una empresa para solicitar

una donación o patrocinio, existen ciertos

criterios que debemos tener en cuenta. Las

reglas básicas son:

Para la segmentación nacional el equipo de BD (business development) no tiene una lista de

empresas definidas. Se entienden como

segmentación nacional todas aquellas empresas

que tengan más de 200 empleados. Si quieren

contactar una empresa de segmentación

nacional deben informar primero a su vice-

presidente de relaciones externas para recibir

asesoría sobre el proceso.

Criterios para acercarse a una

empresa

Se deben seguir unos pasos específicos para acercarse a cualquier empresa.

Si se vende uno de nuestros productos o se recibe una donación en dinero utilizando alguna

empresa de segmentación nacional, las

responsabilidades y el dinero recibido se dividen

entre LC y MC.

Si no seguimos las políticas de business development podremos ser multados por el MC.

Identifiquen la diferencia entre una

donación y una subvención:

- El certificado de donación sólo puede ser

otorgado en caso de que la empresa nos

haga una donación ya sea en dinero o en

especie, lo haga únicamente a cambio del

certificado de donación.

- Si nos dan una donación en especie, a

cambio de esto nosotros, AIESEC Rosario,

damos a la empresa:

Un espacio durante el evento (stand).

Publicidad durante el evento (flyers, promoción previa al evento, pendón oficial del

evento, publicidad a través de nuestra

membresía y/o redes sociales, entre otros).

Esto se denomina una subvención. Por lo cual no

se puede ofrecer certificado de donación.

Si ignoramos esta información y no entendemos

el correcto uso de estos dos términos, podemos

incurrir en problemas fiscales: ¿Como cuáles?

Evasión de impuestos.

Como causa de esa evasión de impuestos podemos generar problemas en nuestra

organización a nivel nacional

¡Para tener en cuenta!

Aunque el certificado de donación dice que es

hasta por el 30%, no significa que sea por el 30%

del valor que donen a la organización, este valor

lo determina la DIAN. De esta manera, los

invitamos a seguir los siguientes pasos:

No entreguen convenios que indiquen que se dará el certificado a las empresa si estamos

pactando un convenio de subvención.

Si se ofrece el certificado de donación, este debe ser revisado previamente por el

vicepresidente de relaciones externas.

Todos los convenios de subvención deben ser revisados previamente por el vicepresidente de

relaciones externas.

El convenio solo lo debe firmar el presidente del comité local.

Argumenten su venta

El argumento con el cual llegamos a una

compañía define el éxito de esa negociación.

Debemos estar conscientes de que todo lo que

nosotros hacemos tiene un valor, y que les

estamos ofreciendo beneficios de alta calidad a

las compañías que deciden aliarse con nosotros.

La posibilidad de penetrar el mercado de los jóvenes, específicamente jóvenes con el mejor

talento, formados por AIESEC. Por medio de

nosotros podrán acceder a talento nacional e

internacional de las mejores universidades.

Posicionamiento: AIESEC permite a las

compañías tener acceso físico y virtual para

promocionar sus productos o programas

logrando tener presencia de marca.

¿Qué ofrecemos?

Responsabilidad social: las compañías pueden

encontrar en AIESEC la oportunidad de crear e

innovar en sus proyectos de responsabilidad

social, por medio de donaciones, innovación en

proyectos y co-creación de proyectos que

muestren su compañía con intereses en apoyar

el liderazgo joven y en crear una ciudad, un

mundo y sobre todo un país más sostenible.

De estos tres puntos principales se puede

desglosar muchos más, adaptándolo a cada

evento, lugar, asistentes, entre otras caracterís-

ticas.

¿Cómo cerrar una venta?

Para cerrar una venta de manera exitosa

debemos tener técnica de ventas y

conocimiento del producto.

- Técnica de ventas: sentir pasión por el

producto, dar buenos argumentos y transmitir el

mensaje. Encuentren su propio estilo.

- Conocimiento del producto: qué beneficios

ofrecemos, qué características. Encontrar el

punto de equilibrio entre esos dos aspectos es

la clave para cerrar una venta. Ser un gran

vendedor no es suficiente y solo conocer el

producto tampoco, debemos tener ambas.

Aunque seas el mejor vendedor si no sabes

qué estás ofreciendo, no se va a transmitir

el mensaje.

Puedes conocer el producto muy bien, sus

beneficios y todas las características, pero sin

técnica de ventas ese posible aliado no sabrá

cuales son los pasos a seguir.

¿Por qué el producto? ¿Por qué ese evento? ¿Cuál es su relevancia?

Descripción del producto/evento.

¿Qué hace este producto/evento único?, experiencias pasadas y endorsement letters

(recomendaciones) de otros patrocinadores.

Product supply: cómo se hará el delivery de los beneficios para ambas partes.

Sean efectivos: si se preparan, la gente lo notará y aumentarán sus posibilidades de éxito.

Conocer a quién vamos a llegar, nos permite

personalizar la propuesta de venta y beneficios

puntuales.

Conozcan más a fondo sus prospectos: deben ser proactivos y definir las características de los

candidatos a convertirse en sus clientes. Esto se

llama perfilar. El tema es encontrar toda esta

información antes de hacer contacto. Aquí vale

la pena aclarar que lo que ofrecemos no es

para todos.

¿Qué debemos tener claro?

Estrategias para vender

Al realizar la primera llamada tienen la

oportunidad de encontrar ciertos datos que les

hacían falta para complementar la información

conseguida en su investigación previa. Ahora

bien, si consiguen una cita es señal de que la

persona tiene interés en verlos. ¿Saben cuál es

la razón? Averígüelo en la entrevista que

programen.

Presten atención a los detalles: “Cállese y venda” es el título de uno de los best sellers del

tema ventas. En él, el autor Don Shehaan

aconseja a los lectores que “cierren la boca” y

aprendan a escuchar, para luego hacer

preguntas inteligentes que ayuden a determinar

por qué un prospecto puede llegar a ser un

futuro cliente.

Los vendedores (en su mayoría) sufren de un

problema: hablan, hablan y hablan. Gran error.

Lo que tienen que hacer es ir al grano y decir las

cosas como son. Si ceden la palabra, a cambio

el comprador les dará la bitácora de vuelo, es

decir, cómo quiere que le vendan paso a paso.

No solo se enfoquen en la necesidad, también

es necesario conocer las expectativas.

Para ello, una vez más debes preguntar para

saber qué es lo que la gente espera de ti a

cambio del dinero que van a pagar, el

patrocinio que van a proporcionar o la

donación que quieren realizar. Te lo tienes que

ganar.

Cumplan lo que prometan: si se atrevieron a ofrecer algo con tal de llevarse la venta, más les

vale que lo cumplan. De lo contrario, no lo

hagan. Si mienten o exageran, al final esto les

costará más que no cerrar el trato. Una mentira

lleva a otra mentira. Es una bola de nieve que

crece y se estrella. En caso de que no puedan

resolver todo el problema que les plantean,

aclaren o den opciones, como hacer alianzas

con otras empresas para alcanzar el objetivo.

Trabajen sus preguntas inteligentes: si acuden a una cita sin prepararse puede significar dos

cosas: son expertos en ventas o no saben que

están cometiendo un grave error. Hay que

definir cuáles son las preguntas inteligentes que

les ayudarán a constatar, validar, verificar y

aclarar toda la información recibida. La finalidad

es cerrar un negocio hoy, pero también

proyectar futuras alianzas.

Cobrar es parte de vender: todo lo que hacemos tiene un valor, y al ofrecer una alianza

con beneficios para ambas partes no tenemos

porqué sentirnos intimidados o avergonzados a

la hora de cobrar

Por eso, un ejemplo de pregunta inteligente es la

siguiente: ¿dispones del dinero para cumplir con

las obligaciones de pago que te propongo? No

hay nada peor que un cliente que no les pueda

pagar. Esto es parte del perfil, así que tienen que

confirmarlo desde un principio. Pedir por pedir,

vender por vender, se convierte en un problema.

Se vale diversificar: No pongan todos los huevos en una sola canasta. Es genial tener un

muy buen aliado, pero ¿qué va a pasar cuando

se vaya o ya no los necesite? Regla: un solo

comprador no debe representar más del 20% del

total de sus ventas, patrocinios o donaciones. De

ser así, se enfrentarán a una gran presión y es ahí

cuando se presentan los errores.

Parte de la planeación de un evento incluye la

utilización de recursos materiales, humanos,

físicos, virtuales y monetarios.

No todo evento debe dar ganancias, de hecho

las organizaciones y las personas deben ser

conscientes de dónde pueden perder para

apalancar otros espacios en los que se pueda

ganar aún más.

Aunque las ganancias o elución de las pérdidas

no sean necesarios, conocer los resultados del

evento de forma previa sí lo es. De ahí la

importancia del presupuesto, un documento

que contemple esa planeación del recurso

económico durante el evento. A continuación

algunos consejos para un correcto presupuesto,

no son pasos que se desarrollan en un orden

específico, pero sí son necesarias para ejecutar

con éxito este soporte de la administración del

dinero.

Soliciten a gestiones pasadas el presupuesto,

tanto lo planeado como lo ejecutado, en lo

posible tengan exactamente los dos

anteriores a su evento.

Hagan una lista de necesidades que

contemple hasta el más mínimo detalle de

materiales, transporte, locación, etc. Detalles

como prever sombrillas por si llueve, pueden

llegar a ser importantísimos para el éxito del

evento.

Contrasten la lista de necesidades con los

presupuestos pasados, identifiquen la lista de

cosas innecesarias o que sean susceptibles a

ser adquiridas en préstamo con el comité

local o la oficina nacional.

Obtengan una cotización de todo lo que

necesitan: Dentro de los gastos existen

algunos que tienen mayor relevancia que

otros, de allí que la cotización debe ser más

formal, una carta o un correo. Los otros

pueden ser simplemente que vayan al

supermercado y analicen los precios,

consulten por internet o mercado libre.

Es necesario que realicen diferentes

cotizaciones para los gastos principales y

entreguen la lista de necesidades a la gestión

de ER. Así podrán analizar dentro del banco

de aliados y convenios que pueden

concretar sin gasto alguno o con descuentos

y privilegios.

Les presentamos algunos ejemplos:

Locación (auditorios, fincas, salones de

reuniones, discotecas): dada la importancia

de este rubro requiere de varias cotizaciones

por correo o escrito de la persona

responsable en la otra empresa, analizar

lugares utilizados anteriormente, entre otros.

Transporte: analicen desde la gestión de ER,

qué tipos de convenios se tienen.

Una vez terminado el presupuesto, deben

analizar cuánto se necesita para iniciar

operaciones y solicitarlo ante el respectivo

responsable, normalmente es el responsable de

caja menor.

Los presupuestos por simples que sean deben ser

entregados al vicepresidente de finanzas del

comité local y contar su aprobación. Existe

dentro del área de finanzas una coordinación

responsable de dar soporte a los comités

organizadores, es clave que se acerquen a ella

para que encuentren alternativas de dismi-

nución de costos y diversificación de productos

dentro del evento.

Es obligatorio acercarse al vicepresidente al

terminar el presupuesto, para poder empezar a

ejecutar y pedir el dinero adelantado en caja

menor.