Lublin, 9 maja 2008 r.

RIO – II – 601/9/2008

Pan Kazimierz PaterakWójt Gminy Obsza23-413 Obsza

Szanowny Panie Wójcie,

W dniach od 24 stycznia do 26 lutego 2008 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Paweł Rybczyński, Anna Smalec, Krzysztof Sobina, Wojciech Szukała i Krzysztof Bartosik – przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Obsza. Protokół kontroli podpisano 11 marca 2008 r. Po zakończeniu czynności kontrolnych - w dniu podpisania protokołu kontroli - złożył Pan dodatkowe wyjaśnienia dotyczące czterech zagadnień opisanych w protokole kontroli, które zostały przeanalizowane przed wydaniem tego wystąpienia i częściowo – w przypadku zamówienia na roboty dodatkowe przy budowie kanalizacji sanitarnej wraz z przykanalikami dla osiedla mieszkaniowego w Obszy – uwzględnione przy formułowaniu wniosków pokontrolnych.

W toku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości w każdym z badanych tematów, będące wynikiem nieprzestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa bądź błędnej ich interpretacji.

Najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzono w zakresie realizacji wydatków budżetowych, gdzie stwierdzono udzielanie w 2006 r. i w 2007 r. z budżetu gminy dotacji na realizację zadań własnych gminy podmiotom spoza sektora finansów publicznych bez przeprowadzenia otwartych konkursów ofert. Nie dokonywano też kontroli i oceny prawidłowości realizacji zleconych zadań, w wyniku czego jeden z dotowanych podmiotów rozliczył ze środków dotacji przyznanej na krzewienie kultury ludowej koszty wycieczki dla 55 osób na trasie Obsza - Niedzica - Zakopane - Wadowice - Kraków – Obsza, w łącznej kwocie 6.409,50 zł.

W zakresie wydatków inwestycyjnych stwierdzono nieprawidłowości dotyczące opisu warunków udziału w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych,

niejednoznaczne ustalanie zasad wynagrodzenia za wykonane roboty budowlane, a także nieprawidłowe przyjęcie doświadczenia wykonawcy w prowadzeniu robót (warunku podmiotowego), jako jednego z kryteriów oceny ofert. Stwierdzono też przypadki nieprzestrzegania zasady zaciągania zobowiązań pieniężnych do wysokości kwot wydatków ujętych w planie finansowym Urzędu Gminy, w tym m.in. przez zawarcie 24.04.2007 r. umowy na przebudowę chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy, którą przekroczono zaplanowane na ten cel środki o kwotę 67.410,51 zł.

W toku czynności kontrolnych stwierdzono również częściowe niewykonanie wniosków pokontrolnych nr 1.4. i 4.1.4. zawartych w wystąpieniu Nr RIO – II-60/27/2004 z 30 lipca 2004 r., mimo zawiadomienia wójta gminy (pismem Fn. 0911-1/2004 z 30 sierpnia 2004 r.), że zostały lub zostaną wykonane.

Niektóre nieprawidłowości zostały wyeliminowane w toku kontroli, po udzieleniu przez kontrolujących stosownego instruktażu; w tym zakresie nie formułowano wniosków pokontrolnych.

Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz wnioski co do sposobu ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55 poz. 577 z późn. zm.).

W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazuję osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych:

1.1. Niepowierzenie na piśmie skarbnikowi gminy obowiązków i odpowiedzialności w zakresie dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji.

Powierzyć na piśmie skarbnikowi gminy obowiązki i odpowiedzialność w zakresie dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, stosownie do przepisów art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.) – str. 2 protokołu.

1.2. Przeprowadzenie w latach 2006 – 2007 kontroli realizacji procedur kontroli nie we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach organizacyjnych gminy (w 2006 r. kontrolę przeprowadzono w 2 jednostkach, a w 2007 r. w 9 na 10 jednostek.

Przeprowadzać – we wszystkich podległych i nadzorowanych jednostkach – kontrolę realizacji procedur kontroli w zakresie celowości zaciągania zobowiązań

2

finansowych i dokonywania wydatków, stosownie do przepisów art. 187 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – str. 3, 4 protokołu.

1.3. Niezamieszczanie daty na wpływających do Urzędu Gminy dokumentach (w tym na rachunkach, fakturach, deklaracjach na podatek od środków transportowych).

Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji zamieszczać datę wpływu do Urzędu, stosownie do przepisów § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) – str. 15, 45, 65, 77, 81, 86, 87 protokołu.

2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości budżetowej.

2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, przez:- określenie zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania

z kontami księgi głównej,- sporządzenie opisu systemu informatycznego (w tym również systemu

informatycznego, służącego prowadzeniu księgowości podatkowej), zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania; określić wersję wykorzystywanego oprogramowania i datę rozpoczęcia jego eksploatacji, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera,

stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 2 i pkt 3 lit. a i c ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz.694 z późn. zm.),.

Ustalenie i aktualizacja dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z art. 10 ust. 2 tej ustawy - str. 6, 7 i 91 protokołu.

2.2. Przypadki niezachowania chronologii zapisów w dzienniku.Zapisów w dzienniku dokonywać w kolejności chronologicznej, zgodnie

z przepisami art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 8 protokołu.

3

2.3. Niezachowanie zgodności obrotów dziennika za 2006 r. z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej budżetu gminy.

Dokonywać systematycznej kontroli, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, wewnętrznej zgodności zapisów księgowych na kontach syntetycznych budżetu gminy, mającej na celu zapewnienie zgodności między sumą obrotów po stronie Wn i sumą obrotów po stronie Ma w ewidencji księgowej budżetu gminy, a w rezultacie zgodności obrotów dziennika z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej budżetu gminy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 8 protokołu.

2.4. Niewykazanie w zestawieniu obrotów i sald kont księgi głównej Urzędu Gminy obrotów za okres sprawozdawczy i sumy obrotów za okres sprawozdawczy.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządzać zgodnie z wymogami określonymi w przepisach art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w szczególności wykazywać obroty za okres sprawozdawczy i sumę obrotów za okres sprawozdawczy (art. 18 ust. 1 pkt 2 i 3 ) – str. 9 protokołu.

2.5. Nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości budżetowej w 2006 r., w tym:- niesporządzanie sprawozdań jednostkowych dla Urzędu Gminy: Rb-Z „Kwartalne

sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji”, Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności”, a także niesporządzanie miesięcznych sprawozdań jednostkowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień 2006 r. dla Urzędu Gminy,

- niesporządzenie miesięcznych sprawozdań jednostkowych dla Urzędu Gminy oraz sprawozdań zbiorczych Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za październik i listopad 2006 r.

Sporządzać wszystkie wymagane sprawozdania budżetowe (jednostkowe i zbiorcze), stosownie do przepisów § 4 pkt 2 lit. a i b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115 poz. 781 z późn. zm.) za okresy sprawozdawcze wskazane w przepisach § 19 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia. Zbiorcze sprawozdania budżetowe sporządzać na podstawie sprawozdań jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego jako jednostki budżetowej i jako organu, stosownie do przepisów § 6 ust. 1 pkt 3 tego rozporządzenia - str. 11, 12, 42 protokołu.

2.6. Nieterminowe sporządzenie bilansu z wykonania budżetu gminy oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki za 2006 r.

Sprawozdania finansowe sporządzać w terminie 3 miesięcy od dnia, na który zamyka się księgi rachunkowe, stosownie do przepisów § 16 ust. 1 rozporządzenia

4

Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.), zwanego w dalszej części tego wystąpienia „rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.” - str. 12 i 13 protokołu.

3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków:

3.1. Przypadki dokonywania wydatków na podstawie dowodów niesprawdzonych pod względem merytorycznym lub formalno – rachunkowym albo niezatwierdzonych do wypłaty.

Wydatków dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów źródłowych sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez osoby do tego upoważnione, stosownie do postanowień § 3 pkt 1 i § 10 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych, stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 12 Wójta Gminy Obsza z 31 grudnia 2002 r. - str. 14, 15 protokołu.

3.2. Wykazanie w zestawieniu obrotów i sald za grudzień 2006 r. – jednostronnych sald kont rozrachunkowych, tzw. „per salda” (dotyczy kont: budżetu 224 „Rozrachunki budżetu” i Urzędu Gminy 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”).

Na kontach rozrachunkowych wykazywać salda zobowiązań i należności zgodnie z ich rzeczywistym stanem, nie dokonując wzajemnych kompensat, w związku z przepisami art. 7 ust. 3 ustawy o rachunkowości oraz zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - str. 17 - 19 protokołu.

3.3. Nieterminowe regulowanie zaciągniętych zobowiązań wobec kontrahentów.Zaciągnięte zobowiązania regulować w terminach wynikających

z przedłożonych faktur lub zawartych umów, stosownie do przepisów art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, nie dopuszczając do powstania zaległości, które mogłyby skutkować zapłatą odsetek za zwłokę - str. 19 protokołu.

3.4. Nieprawidłowe ewidencjonowanie odsetek od należności przypisanych, a niewpłaconych z tytułu dochodów budżetowych.

Naliczone na koniec kwartału odsetki od należności przypisanych, a niewpłaconych, ujmować pod datą ostatniego dnia tego kwartału zapisem:- naliczone odsetki na koniec kwartału:

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

5

Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”, - wyksięgowanie odsetek (należnych, a niezapłaconych) na początku następnego

kwartału:Wn 290 „Odpisy aktualizujące należności”,Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”,

stosownie do przepisów § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. i zasad funkcjonowania tych kont, określonych w załączniku Nr 2 do tego rozporządzenia - str. 20 protokołu.

3.5. Przypadki nieujęcia w księgach rachunkowych Urzędu Gminy 2006 r. wszystkich kosztów dotyczących tego roku.

W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie obciążające ją koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 20, 21 protokołu.

3.6. Nieudokumentowanie wyników - przeprowadzonej na dzień 31.12.2006 r. - inwentaryzacji należności i zobowiązań wykazanych na kontach rozrachunkowych.

Wyniki inwentaryzacji należności i zobowiązań wykazanych na kontach rozrachunkowych odpowiednio udokumentować (w sposób określony w przepisach wewnętrznych), stosownie do przepisów art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 21 protokołu.

4. W zakresie wykonania budżetu:

4.1. W zakresie dochodów budżetowych:

4.1.1.Prowadzenie w latach 2004 – 2007 ewidencji wysłanych upomnień niezgodnie z obowiązującymi przepisami (nie zamieszczano w tej ewidencji rubryk i danych dotyczących: numeru konta zobowiązanego, rodzaju, okresu i kwoty należności oraz daty doręczenia upomnienia).

Ewidencję wysłanych upomnień prowadzić zgodnie z wzorem, stanowiącym załącznik Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.), w związku z § 4 ust. 3 tego rozporządzenia, wskazując w niej m.in. numer konta zobowiązanego, rodzaj, okres i kwotę należności oraz datę doręczenia upomnienia - str. 5 protokołu.

4.1.2.Prowadzenie ewidencji księgowej dochodów z tytułu podatku od środków transportowych oraz dochodów z tytułu podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości od

6

osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej techniką ręczną, niezgodnie ze sposobem jej prowadzenia określonym w obowiązującym w jednostce zakładowym planie kont.

Ewidencję księgową podatków prowadzić w sposób określony w zakładowym planie kont, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a i b ustawy o rachunkowości; rozważyć dostosowanie postanowień przepisów wewnętrznych do przyjętej praktyki – str. 23 protokołu.

4.1.3.Nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej podatków, w tym:- nieoznaczanie kart kontowych podatników nazwą jednostki,- niezamieszczanie na kontach podatników numeru identyfikacyjnego dowodu

księgowego, stanowiącego podstawę zapisu i daty operacji gospodarczej (przypadki),- poprawienie błędnego zapisu korektorem (przypadek),- dokonywanie przypisu na kontach podatników pod datą wydrukowania decyzji

wymiarowych, zamiast pod datą ich doręczenia,- ewidencjonowanie wpłat podatków należnych od osób fizycznych na kontach

podatników niezgodnie z datą faktycznej zapłaty (za datę dokonania zapłaty podatku, w przypadku wpłat podatków dokonywanych u inkasenta, przyjmowano datę rozliczenia inkasenta z zainkasowanych kwot).

Księgi rachunkowe trwale oznaczać nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, zgodnie z przepisami art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać ze wskazaniem m.in. daty dokonania operacji gospodarczej i numeru dowodu źródłowego, na podstawie którego dokonano zapisów, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1 i 2 powołanej ustawy.

Stwierdzone błędy w zapisach księgowych poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Przypisu podatku na koncie podatnika dokonywać pod datą skutecznie doręczonej decyzji wymiarowej, gdyż zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia tej decyzji, stosownie do przepisów art. 21 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.) w związku z § 4 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).

Wpłaty podatków dokonywane przez podatników u inkasentów ewidencjonować pod datą pobrania podatków przez inkasentów, stosownie do przepisów art. 60 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej - str. 23, 35 - 38 protokołu.

7

4.1.4.Przypadki niezachowania zasady powszechności opodatkowania, przez co w latach 2003 – 2007 uszczuplono wpływy budżetowe w podatku od nieruchomości o kwotę co najmniej 8.960 zł, a w podatku rolnym co najmniej o kwotę 444 zł oraz w podatku leśnym w 2007 r. o 20 zł.

Podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, którzy nie wywiązali się z - wynikających z przepisów art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 136 poz. 969 z późn. zm.), art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 z późn. zm.) i art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach o opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121 poz. 844 z późn. zm.) - obowiązków przedkładania deklaracji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości, wzywać do ich złożenia, na podstawie przepisów art. 274a § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niezłożenia deklaracji określić decyzją wysokość zobowiązania podatkowego (również za lata ubiegłe), stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych określonych w art. 70 § 1 tej ustawy.

Jeżeli szkoły publiczne są zarządcami (użytkownikami) gruntów, podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym, pamiętać że placówki te korzystają ze zwolnienia z podatku rolnego na podstawie przepisów art. 12 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku rolnym, przy czym zwolnienie to jest udzielane na podstawie decyzji wydawanej na wniosek podatnika i stosowane od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek (art. 13d ust. 1 i ust. 3 ustawy). W przypadku gdy szkoła nie złoży ww. wniosku, zwolnienie z podatku rolnego nie może być zastosowane.

Opodatkować wymienioną w protokole kontroli osobę fizyczną, na której – stosownie do przepisów art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym – ciąży obowiązek podatkowy w podatku leśnym, z uwzględnieniem okresu przedawnienia prawa do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego, wskazanego w przepisach art. 68 Ordynacji podatkowej – str. 24 – 27, 31, 33, 36 protokołu.

Ponadto rozważyć wystąpienie do Starostwa Powiatowego w Biłgoraju z wnioskiem o zaktualizowanie zapisów w ewidencji geodezyjnej, gdyż z ustaleń kontroli wynika że:- na terenie gminy Obsza nie istnieją: Zbiorcza Szkoła Gminna w Obszy oraz

Państwowe Gospodarstwo Rolne w Tarnogrodzie Zakład Rolny w Obszy, Spółdzielnia Kółek Rolniczych w Obszy ujęte nadal w ewidencji geodezyjnej,

- grunty gminne – ujęte w ewidencji gruntów i budynków jako B „tereny mieszkaniowe”, będące w posiadaniu Spółdzielni Usług Rolniczych w Obszy są zajęte na stację paliw i drogę dojazdową do tej stacji, a z postanowień załącznika Nr 6 „Zaliczanie gruntów do poszczególnych użytków gruntowych” do

8

rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454) w związku z § 68 ust. 3 pkt 1 tego rozporządzenia, wynika, że do terenów mieszkaniowych zalicza się grunty zajęte pod budynki mieszkalne, urządzenia funkcjonalne związane z budynkami mieszkalnymi, a także ogródki przydomowe; oznaczenie B „tereny mieszkaniowe” nie jest więc prawidłowe dla tych gruntów - str. 26, 27, 29, 30 protokołu.

4.1.5.Niesprawdzanie deklaracji podatkowych, o czym świadczy:- opodatkowanie podatników, ujętych pod poz. 6, 8 załącznika Nr IV/6 do protokołu

kontroli na podstawie deklaracji podatkowych, w których podatnicy wykazali powierzchnię gruntów niezgodną z ewidencją geodezyjną,

- opodatkowanie w latach 2003 – 2007 podatnika, ujętego pod poz. 7 załącznika Nr IV/6 do protokołu kontroli, na podstawie deklaracji na podatek od nieruchomości, w których podatnik wykazał użytki rolne do opodatkowania podatkiem od nieruchomości według stawki „grunty pozostałe”, przez co zawyżono należny podatek od nieruchomości o kwotę 2.856 zł, a także nie wyegzekwowano od tych podatników deklaracji na podatek rolny i należnego podatku rolnego w kwocie 863,60 zł,

- opodatkowanie w latach 2005 – 2007 przedsiębiorcy, ujętego pod poz. 8 załącznika Nr IV/6 do protokołu kontroli, na podstawie deklaracji na podatek od nieruchomości, w których podatnik wykazał część gruntów (ujętych w ewidencji gruntów i budynków jako B – „tereny mieszkaniowe”) wg stawki dla „gruntów pozostałych”, mimo że – jak wynika z oględzin nieruchomości, przeprowadzonych w trakcie kontroli - grunty te są zajęte na stację benzynową i drogę dojazdową do tej stacji (należny podatek od nieruchomości zaniżono o 7.076 zł).

Opodatkowanie podatników, na podstawie niekompletnie wypełnionych deklaracji na podatek od nieruchomości (podatnicy nie załączyli wymaganego załącznika „Dane o nieruchomościach” (ZN-1/A) oraz przypadki opodatkowania podatników na podstawie niekompletnie albo nieprawidłowo wypełnionych deklaracji na podatek od środków transportowych.

Sprawdzać przedkładane deklaracje podatkowe, w celu ustalenia stanu faktycznego, w zakresie niezbędnym do stwierdzenia jego zgodności z przedstawionymi dokumentami, stosownie do przepisów art. 272 pkt 2 i 3 Ordynacji podatkowej. Wyjaśnić różnice pomiędzy ewidencją geodezyjną a ewidencją podatkową w zakresie powierzchni gruntów wykazanej do opodatkowania przez podatników wskazanych w protokole kontroli, mając na uwadze, że – zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2005 r. Nr 240 poz. 2027 z późn. zm.) – podstawę wymiaru podatków stanowią dane zawarte w ewidencji

9

gruntów i budynków, pamiętając, że grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów jako użytki rolne, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, należy opodatkowywać podatkiem rolnym, stosownie do przepisów art. 1 ustawy o podatku rolnym w związku z art. 2 ust. 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Opodatkowanie użytków rolnych niezajętych na prowadzenie działalności gospodarczej - podatkiem od nieruchomości wg stawki jak dla „gruntów pozostałych” - nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa.

Zwracać szczególną uwagę na fakt opodatkowania podatkiem od nieruchomości gruntów i budynków, będących w posiadaniu podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i na stosowane przez te podmioty stawki podatkowe, określone dla tego rodzaju przedmiotów opodatkowania w stosownej uchwale. Zgodnie z ustawową definicją gruntów i budynków związanych z działalnością gospodarczą, zawartą w przepisach art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, za grunty i budynki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej uznaje się grunty i budynki będące w   posiadaniu przedsiębiorcy lub innego podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, z wyjątkiem budynków mieszkalnych oraz gruntów związanych z tymi budynkami, a także gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych, chyba, że przedmiot opodatkowania nie jest i nie może być wykorzystywany do prowadzenia tej działalności ze względów technicznych. Wyłączenie przedmiotów opodatkowania z kategorii przedmiotów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej dotyczy sytuacji, gdy nieruchomość nie jest i jednocześnie nie może być wykorzystywana do prowadzenia tej działalności gospodarczej, a powodem tego jest zdarzenie niezależne od podatnika, dotyczące stanu technicznego nieruchomości.

W przypadku stwierdzenia, że deklarację wypełniono niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, korygować deklarację, dokonując stosownych poprawek, jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku korekty nie przekroczy kwoty 1.000 zł, zgodnie z przepisami art. 274 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej. Podatnikowi doręczać uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, w myśl przepisów art. 274 § 2 Ordynacji podatkowej.

Jeżeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego w wyniku korekty przekroczy kwotę 1.000 zł – wezwać podatnika do jej skorygowania oraz złożenia niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość, stosownie do przepisów art. 274 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. W razie niezłożenia deklaracji – przeprowadzić postępowanie podatkowe i określić decyzją prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej

10

Wystąpić do wskazanych podatników o przedłożenie deklaracji podatkowych (korekt deklaracji) również za lata ubiegłe – z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych, określonego w przepisach art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. W przypadku niewywiązania się z tego obowiązku określić stosowną decyzją – na podstawie art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej – wysokość zobowiązania podatkowego – str. 28 – 35, 46 protokołu.

4.1.6.Nieegzekwowanie deklaracji na podatek od nieruchomości od parafii, ujętej pod poz. 13 załącznika Nr IV/6 do protokołu kontroli, będącej właścicielem nieużytków, zwolnionych z podatku od nieruchomości ustawowo.

Podatników - korzystających ze zwolnień ustawowych w podatku od nieruchomości - wzywać do składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 274 a § 1 Ordynacji podatkowej, w związku z art. 6 ust. 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, pamiętając że grunty stanowiące nieużytki, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, są zwolnione z opodatkowania podatkiem od nieruchomości, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych - str. 33 protokołu.

4.1.7.Nieegzekwowanie od osób odbierających decyzje wymiarowe, a niebędących ich adresatami – adnotacji o zobowiązaniu się do oddania pisma adresatowi (przypadki). Niedoręczenie decyzji wymiarowych w sprawie podatku rolnego wszystkim współwłaścicielom gruntów (przypadek).

W przypadku gdy decyzję wymiarową odbiera osoba niebędąca jej adresatem, zamieszczać adnotację zawierającą zobowiązanie się do oddania pisma adresatowi, mając na uwadze przepisy art. 149 Ordynacji podatkowej oraz zasadę pisemnego załatwiania spraw podatkowych, określoną w przepisach art. 126 Ordynacji podatkowej.

Decyzje wymiarowe w sprawie podatku rolnego doręczać wszystkim współwłaścicielom gruntów, zgodnie z przepisami art. 92 § 1 Ordynacji podatkowej, w myśl których odpowiedzialnymi solidarnie są podatnicy, którym doręczono decyzję ustalającą wysokość zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że doręczanie decyzji podatkowej tylko jednemu współwłaścicielowi, powoduje że nie dochodzi do solidarnej odpowiedzialności tych podatników, którym decyzje podatkowe nie zostały doręczone. Od opisanej zasady istnieje wyjątek wynikający z przepisów art. 3 ust. 6 ustawy o podatku rolnym, tj. gdy użytki rolne albo grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych stanowią gospodarstwo rolne prowadzone w całości przez jednego ze współwłaścicieli (współposiadaczy). W takiej sytuacji zobowiązanie podatkowe ustalane jest w drodze decyzji wymiarowej tylko temu współwłaścicielowi, który w całości prowadzi to gospodarstwo – str. 37, 38 protokołu.

11

4.1.8.Nieprawidłowości w zakresie udzielania ulg i zwolnień ustawowych w podatku rolnym, w tym:- udzielanie ulg żołnierskich, mimo niezebrania - do dnia wydania decyzji w sprawie

udzielenia ulgi żołnierskiej - materiału dowodowego, potwierdzającego fakt rozpoczęcia odbywania służby wojskowej i przewidywanego terminu jej zakończenia przez podatnika podatku rolnego lub członków jego rodziny (materiał dowodowy zebrano po wydaniu decyzji) oraz przypadek udzielenia ulgi żołnierskiej bez zebrania materiału dowodowego potwierdzającego fakt, że osoba powołana do służby wojskowej (syn podatnika) bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała w gospodarstwie rolnym podatnika,

- odebranie od podatników oświadczeń, które nie zostały złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania (przypadki),

- udzielenie zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na utworzenie lub powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego, bez zebrania materiału dowodowego potwierdzającego fakt, że grunty zostały nabyte od osoby niespokrewnionej (przypadek).

Ulgi żołnierskie w podatku rolnym udzielać po zebraniu materiału dowodowego potwierdzającego spełnianie wszystkich przesłanek warunkujących ich przyznanie, w tym fakt rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia odbywania służby wojskowej przez podatnika podatku rolnego lub członków jego rodziny oraz fakt, że osoba powołana do służby wojskowej bezpośrednio przed powołaniem zamieszkiwała w gospodarstwie rolnym podatnika, stosownie do przepisów art. 13a ust. 1 i ust. 2 ustawy o podatku rolnym w związku z art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej.

W przypadku, gdy w postępowaniu podatkowym dowodem potwierdzającym określone fakty jest – złożone na wniosek podatnika – oświadczenie, odbierać je pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej.

Przy stosowaniu zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów w drodze kupna na utworzenie lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego - dokumentować fakt, że grunty zostały nabyte od osoby niebędącej małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, w myśl przepisów art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym - str. 38, 39 protokołu.

4.1.9.Nieprawidłowości w zakresie udzielania ulg w zapłacie podatków, w tym:- wskazanie nieaktualnej podstawy prawnej decyzji w sprawie udzielenia ulg

w zapłacie podatków,- umorzenie zaległości niezgodnie z wnioskiem podatnika (umorzono zaległości za

2006 r. w sytuacji, gdy podatnik wniósł o umorzenie nieistniejących zaległości za

12

2005 r. oraz umorzono zaległości w podatku rolnym i leśnym pobieranym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, w sytuacji gdy podatnik wnioskował wyłącznie o umorzenie zaległości w podatku rolnym),

- wydawanie decyzji w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę bez zebrania materiału dowodowego, uzasadniającego udzielenie ulgi.

W decyzjach w sprawie ulg w zapłacie podatków zamieszczać wszystkie elementy określone w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, w tym aktualną podstawę prawną (art. 210 § 1 pkt 4 ustawy).

W przypadku złożenia przez podatnika wniosku o umorzenie zaległości podatkowej, która w dniu złożenia wniosku faktycznie nie istnieje, wydawać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, na podstawie przepisów art. 165a § 1 Ordynacji podatkowej

Postępowanie podatkowe prowadzić zgodnie z treścią złożonego wniosku, pamiętając, że w myśl przepisów art. 167 § 1 Ordynacji podatkowej rozszerzenie czy zgłoszenie nowego żądania należy wyłącznie do podatnika (decyzja w sprawie ulgi w zapłacie podatku nie może dotyczyć sprawy, która nie była przedmiotem złożonego wniosku).

Decyzje w sprawie ulg w zapłacie podatków podejmować po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą przesłanki do uwzględnienia wniosku, określone w przepisach art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, tj. ważny interes podatnika lub interes publiczny. Mimo że decyzje w tych sprawach są decyzjami opartymi na swobodnym uznaniu, ich wydanie powinno być poprzedzone zebraniem odpowiedniego materiału dowodowego, pozwalającego na wnikliwą i obiektywną ocenę stanu faktycznego (art. 187 § 1 ustawy) - str. 41 protokołu.

4.1.10. Przypadki niepobrania - przez organ podatkowy - odsetek za zwłokę od nieterminowych wpłat należności podatkowych (nie pobrano należnych odsetek za zwłokę w podatku od nieruchomości w kwocie co najmniej 1.238 zł).

Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej. Jeżeli wpłata dokonana przez podatnika nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę – wpłatę zaliczać proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej. Dokonać rozliczenia wpłat zaległości podatkowych wniesionych – przez podatnika wskazanego w protokole kontroli – bez należnych odsetek za zwłokę – str. 43, 47 protokołu i załącznik Nr IV/16 do protokołu kontroli.

13

4.1.11. Niezebranie materiału dowodowego wyjaśniającego, czy cztery przyczepy wymienione w protokole kontroli podlegają opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych (faktycznie nie zostały opodatkowane).

Zebrać - na podstawie art. 187 Ordynacji podatkowej - materiał dowodowy, wyjaśniający, czy przyczepy wymienione w protokole kontroli podlegają opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych, stosownie przepisów art. 8 pkt 5 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. W przypadku ustalenia, że na podatnikach ciążył w latach poprzednich obowiązek w podatku od środków transportowych - wydać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisów art. 21 § 3 Ordynacji podatkowej, z uwzględnieniem okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego określonego w przepisach art. 70 § 1 tej ustawy - str. 44, 45 protokołu.

4.1.12. Nieprawidłowości przy wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, polegające na:- wydawaniu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych bez uzyskania pozytywnej

opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami Rady Gminy,

- pobieraniu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w roku ich nabycia w nieprawidłowej wysokości.

Zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wydawać po uzyskaniu pozytywnej opinii Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych o zgodności lokalizacji punktu sprzedaży z uchwałami Rady Gminy, stosownie do przepisów art. 18 ust. 3a ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70 poz. 473 z późn. zm.).

W roku nabycia zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych opłaty za korzystanie z tych zezwoleń pobierać w wysokości proporcjonalnej do okresu ich ważności, zgodnie z przepisami art. 111 ust. 8 cytowanej ustawy – str. 49 protokołu.

4.1.13. Niewskazanie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji analitycznej należności z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, a w konsekwencji nieprowadzenie tej ewidencji.

Uzupełnić obowiązujące w jednostce procedury kontroli finansowej, obejmujące procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, w związku z przepisami art. 47 ust. 3 i art. 47 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, uwzględniając art. 94 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.) i Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszone Komunikatem Nr 13 Ministra

14

Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7 poz. 58), a w szczególności standard 3 „Struktura organizacyjna”.

Zaprowadzić do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” ewidencję analityczną należności z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wg dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Prawidłowe prowadzenie ewidencji analitycznej w tym zakresie zapewni możliwość kontroli terminowości wpłat, co – w przypadku opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych – ma szczególne znaczenie, ponieważ stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w przypadku niedokonania opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w terminach wskazanych w przepisach art. 111 ust. 7 tej ustawy zezwolenie wygasa – str. 49, 50 protokołu.

4.1.14. Nierzetelne sporządzenie sprawozdania Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy” za 2006 r., przez:- zaniżenie danych w kolumnie „skutki obniżenia górnych stawek…” w wierszu

„podatek od nieruchomości” o kwotę 7.941,51 zł, w wyniku:a) nieuwzględnienia skutków obniżenia stawki podatku dla budynków mieszkalnych,

należących do osób fizycznych, zwolnionych z tego podatku uchwałą Rady Gminy,b) nieuwzględnienia zmian w podstawie opodatkowania i przyjęcia nieprawidłowej

stawki podatkowej dla budynków mieszkalnych (dotyczy osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej),

- zawyżenie danych w kolumnie „skutki udzielonych ulg i zwolnień, obliczone za okres sprawozdawczy” w wierszu „podatek od nieruchomości” o kwotę 15.986,96 zł, w wyniku przyjęcia dla budynków mieszkalnych górnej stawki kwotowej ustalonej przez Ministra Finansów dla budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, zamiast stawki, przyjętej uchwałą Rady Gminy dla budynków mieszkalnych,

- zawyżenie danych w kolumnie „skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy” w wierszu „podatek rolny” o 100 zł w wyniku ujęcia w tym wierszu:a) skutków umorzenia zaległości w podatku od nieruchomości w kwocie 75 zł,b) skutków umorzenia podatku leśnym w kwocie 25 zł (w wierszu „podatek od nieruchomości” i „podatek leśny” odpowiednio zaniżono dane o te kwoty).

W sprawozdaniu Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy” wykazywać – na podstawie danych księgowości

15

podatkowej – kwoty, stanowiące rzeczywiste skutki obniżenia górnych stawek podatków, udzielonych przez gminę ulg i zwolnień oraz skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 9, 10 i 11 w związku z § 7 ust. 3 „Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego”, stanowiącej załącznik Nr 34 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Przy obliczaniu skutków obniżenia górnych stawek podatkowych (jako różnicy pomiędzy dochodami, jakie gmina mogłaby uzyskać stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie powinna uzyskać stosując niższe stawki uchwalone przez Radę Gminy) – wykazywanych w kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” – uwzględniać wszystkie przedmioty opodatkowania zwolnione z podatku uchwałą Rady Gminy. W kolumnie „Skutki udzielonych ulg i zwolnień…” wykazywać skutki zwolnienia tych przedmiotów opodatkowania, przyjmując do ich wyliczenia stawkę podatku ustaloną w uchwale Rady Gminy.

W kolumnie „Skutki obniżenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy” – wykazywać dane narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego, na podstawie danych księgowości podatkowej, w związku z przepisami § 5 pkt 2 powołanego rozporządzenia.

W kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy” wykazywać kwoty stanowiące skutki w zakresie umorzeń we właściwych wierszach (dotyczących poszczególnych podatków) zgodne z rejestrem przypisów i odpisów oraz decyzjami w sprawie umorzenia zaległości podatkowych.

Sporządzić skorygowane sprawozdanie za 2006 r. (również w formie elektronicznej) oraz przekazać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie Zespół Zamiejscowy w Zamościu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia; załączyć szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO – str. 50-52 protokołu.

4.1.15. Pobranie odsetek za zwłokę od nieterminowo wnoszonych opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego za lata 1999 – 2004 w zaniżonej o 1.384 zł wysokości. Niepodjęcie skutecznych czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności z tytułu użytkowania wieczystego (przypadek).

Od nieterminowo wnoszonych należności gminy pobierać odsetki za zwłokę w wysokości określonej w umowie, a w przypadku braku uregulowania umownego – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 1 i 2 w związku z art. 359

16

§ 1 i 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.). W stosunku do zalegających z regulowaniem należności gminy podejmować konsekwentne czynności zmierzające do ich wyegzekwowania, na podstawie przepisów Części Trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.) – str. 55, 56 protokołu.

4.1.16. Niepodjęcie przez Radę Gminy uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy.

Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 z późn. zm.) – str. 56 protokołu.

4.1.17. Nieoznaczanie ewidencji analitycznej dochodów z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych nazwą jednostki, której dotyczą oraz nazwą księgi rachunkowej. Niewskazywanie w tej ewidencji oraz w ewidencji analitycznej środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu.

Księgi rachunkowe (w tym ewidencję analityczną do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w zakresie należności z tytułu najmu lokali mieszkalnych i użytkowych) oznaczać w sposób trwały nazwą jednostki, której dotyczą oraz nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, stosownie do przepisów art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości.

Dokonując zapisów w księgach rachunkowych wskazywać rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu, w myśl przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 tej ustawy - str. 56, 57, 91, 93 protokołu.

4.1.18. Ustalanie w przesyłanych najemcom fakturach innego - niż wynikający z umowy - terminu płatności oraz doręczanie ich bez potwierdzenia odbioru, co uniemożliwia kontrolę terminowości wpłat.

Faktury wystawiane najemcom lokali użytkowych doręczać za pokwitowaniem ich odbioru, określając w nich termin płatności zgodnie z postanowieniami zawartych umów, w celu umożliwienia sprawowania kontroli nad terminowością dokonywanych wpłat oraz prawidłowego obliczenia ewentualnych odsetek za zwłokę, w związku z przepisami art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 57, 58 protokołu.

17

4.1.19. Niesporządzanie wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem (lokale użytkowe) i dzierżawę.

Sporządzać wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem i dzierżawę i wywieszać je na okres 21 dni w siedzibie urzędu gminy oraz podawać do publicznej wiadomości informację o wywieszeniu wykazów przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Obowiązek ten nie dotyczy oddania nieruchomości w najem na czas oznaczony do 3 miesięcy, chyba że po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, zgodnie z przepisami art. 35 ust. 1a tej ustawy - str. 58 - 60 protokołu.

4.1.20. Wystawianie faktur za dzierżawę nieruchomości gminnych na kwoty niezgodne z kwotami zobowiązań wynikających z zawartej umowy dzierżawy nieruchomości z 4 lipca 2000 r. (z postanowień § 4 ust. 1 i 5 umowy wynika, że strony ustalają czynsz w wysokości równowartości kwoty 150 USD miesięcznie, przy czym kwota czynszu nie obejmuje podatku od towarów i usług, co oznacza, że do kwoty czynszu należało – w wystawianych co miesiąc fakturach – doliczyć należny podatek VAT; w praktyce gmina w wystawianych fakturach określała czynsz w wysokości równowartości kwoty 150 USD łącznie z podatkiem VAT, przez co dzierżawca – zamiast płacić czynsz powiększony o podatek od towarów i usług - płacił jedynie kwotę netto czynszu, od której gmina odprowadzała należny podatek VAT do urzędu skarbowego, a w konsekwencji uszczuplono wpływy budżetowe w latach 2006 – 2007 o kwotę 1.895,01 zł).

Czynsz dzierżawy naliczać zgodnie z postanowieniami zawartych umów. W przypadku błędnego wystawienia faktur, korygować je przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu, zawierającego sprostowanie, wraz z uzasadnieniem, stosownie do przepisów art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości, pamiętając, że – w myśl przepisów art. 22 ust. 1 tej ustawy – dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują.

Wystawić faktury korygujące dzierżawcy wskazanemu w protokole kontroli, ustalić stan rozrachunków z tym podmiotem oraz podjąć czynności zmierzające do wyegzekwowania należności - str. 59, 60 protokołu.

4.2. W zakresie wydatków budżetowych:

4.2.1.Nieprawidłowe naliczenie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych za 2006 rok, w wyniku:

18

- nieuwzględnienia zatrudnionych na czas określony pracowników interwencyjnych przy ustaleniu przeciętnej liczby osób zatrudnionych,

- zwiększenia funduszu z tytułu opieki sprawowanej nad emerytami o 37,5 %, zamiast o 6,25 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczać w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Podstawę naliczenia odpisu powinna stanowić przeciętna, planowana w danym roku kalendarzowym, liczba osób zatrudnionych w zakładzie pracy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie, obejmująca pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony i określony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), stosownie do przepisów § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.), a więc także pracowników interwencyjnych.

W przypadku objęcia opieką socjalną emerytów i rencistów, zwiększać fundusz o 6,25 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki, stosownie do przepisów art. 5 ust. 2 i 5 cytowanej ustawy - str. 62 protokołu.

4.2.2.Nieprzekazanie do 31 maja 2006 r. na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych 75 % równowartości naliczonych odpisów na ten fundusz.

Równowartość dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września, z tym, że do 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75 % równowartości odpisów, zgodnie z przepisami art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - str. 63 protokołu.

4.2.3.Przypadki nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej zrealizowanych wydatków, w tym:- ujęcie diet wpłaconych członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów

Alkoholowych w kwocie 200 zł w dziale 750 „Administracja publiczna”, w rozdziale 75022 „Rady gmin”,

- ujęcie zapłaty faktury VAT za usługi prawnicze w kwocie 24.400 zł – w § 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”.

19

Zrealizowane wydatki ujmować we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej, zgodnie z zasadami klasyfikacji wydatków, określonymi w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107 poz. 726 z późn. zm.) oraz prawidłowo dokonaną dekretacją, w tym:- wynagrodzenie dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów

Alkoholowych ujmować w dziale 851 „Ochrona zdrowia”, w rozdziale 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi”,

- zapłatę za usługi prawnicze ujmować w § 4300 „Zakup usług pozostałych”; § 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe” obejmuje wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia lub umów o dzieło (opodatkowane podatkiem dochodowym) - str. 63, 71 protokołu.

4.2.4.Nieprzestrzeganie zasady zaciągania zobowiązań pieniężnych i dokonywania wydatków do wysokości kwot wydatków ujętych w planie finansowym Urzędu Gminy Obsza, w tym:a) w dziale 926, rozdziale 92605, § 2820, przez:

- zawarcie 5 stycznia 2006 r. umowy dotacji w kwocie 25.500 zł, przekraczając zaplanowane na ten cel środki o kwotę 5.500 zł,

- dokonanie wydatków w dniach: 30 sierpnia 2006 r. - w kwocie 3.000 zł oraz 2 listopada 2006 r. - w kwocie 2.500 zł, w sytuacji, kiedy plan wydatków na te dni był już wykorzystany w 100 %,

b) w dziale 600, rozdziale 60016, § 6050, przez zawarcie 24.04.2007 r. umowy na przebudowę chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy o wartości 99.992,92 zł, przekraczając zaplanowane na ten cel środki o kwotę 67.410,51 zł, ponieważ plan wydatków na ten dzień wynosił 50.000zł, a do tego dnia zaciągnięto już zobowiązania na łączną kwotę 17.417,59 zł.

Zobowiązania pieniężne zaciągać do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 i art. 193 ustawy o finansach publicznych. Korzystając z prawa do zaciągania zobowiązań, przysługującego wójtowi gminy na mocy art. 60 ust. 2 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.), pamiętać o tym, iż prawo to dotyczy zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków, w ramach upoważnień udzielonych przez radę gminy.

Przestrzegać zasady dokonywania wydatków na cele i w wysokościach określonych w uchwale budżetowej i w planie finansowym jednostki, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, stosownie do przepisów art. 35 ust. 1 i art. 138 pkt 3 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy

20

o finansach publicznych - str. 63-64, 65-66, 87-88 protokołu.

4.2.5.Udzielenie w latach 2006 i 2007 dotacji z budżetu gminy stowarzyszeniom na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu (w 2006 r. w kwocie 25.500 zł i w 2007 r. w kwocie 25.000 zł) oraz z zakresu kultury i ochrony dziedzictwa narodowego (w 2007 r. w kwocie 18.000 zł) bez przeprowadzenia otwartego konkursu ofert i bez złożenia ofert przez dotowane podmioty, co – przy braku opisu powierzonych zadań w treści umów i odesłaniu w tym zakresie do ofert – uniemożliwia ustalenie przeznaczenia dotacji i kontrolę jej wykorzystania.

Przestrzegać zasady powierzania realizacji zadań publicznych, m. in. w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz kultury i ochrony dziedzictwa narodowego – organizacjom pozarządowym oraz podmiotom, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz. 873 z późn. zm.) – po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, stosownie do przepisu art. 11 ust. 2 oraz zgodnie z zasadami określonymi w przepisach art. 13 tej ustawy, chyba, że przepisy odrębne przewidują odmienny tryb zlecania.

Powierzenie realizacji zadania publicznego może nastąpić w innym niż konkurs ofert trybie, jeżeli dane zadania można zrealizować efektywniej w inny sposób określony w odrębnych przepisach, w szczególności przez zakup usług na zasadach i w trybie określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, przy porównywalności metod kalkulacji kosztów oraz porównywalności opodatkowania, zgodnie z przepisami art. 11 ust. 4 powołanej ustawy.

W umowach zawieranych z dotowanymi podmiotami określać m.in. szczegółowy opis zadania, w tym cel, na jaki dotacja została przyznana, zgodnie z przepisami art. 131 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych w związku z art. 16 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. W tym celu, do umów załączać oferty składane przez podmioty, którym udzielono dotacji, wymagane postanowieniami § 1 ust. 1 wzoru umowy - załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207) - str. 64-65, 67 protokołu.

4.2.6.Przyjęcie od podmiotów, którym w latach 2006 i 2007 udzielono dotacji na realizację zadań własnych gminy, sprawozdań końcowych z wykonania powierzonych zadań, zawierających zestawienia faktur (rachunków) sporządzone niezgodnie z obowiązującym wzorem sprawozdania z wykonania zadania publicznego,

Od podmiotów, którym udzielono dotacji, egzekwować obowiązek składania

21

sprawozdania z wykonania zadania publicznego określonego w umowie, na formularzu, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do rozporządzenia w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania, zawierającego w szczególności zestawienie faktur (rachunków), sporządzone zgodnie z częścią II pkt. 3 wzoru sprawozdania, w tym ze wskazaniem, które z wydatków - i w jakiej części - zostały sfinansowane ze środków pochodzących z dotacji - str. 66, 67-69 protokołu.

4.2.7.Niedokonanie kontroli i oceny prawidłowości realizacji zadań zleconych w latach 2006 i 2007 podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowe rozliczenie dotacji udzielonej w 2007r. Stowarzyszeniu Na Rzecz Ochrony Wiejskich Tradycji Ludowych „Zamech” na krzewienie kultury ludowej, w wyniku czego nie kwestionowano wydatków w łącznej kwocie 6.409,50zł, poniesionych na sfinansowanie wycieczki na trasie Obsza - Niedzica - Zakopane - Wadowice - Kraków - Obsza, w tym: kosztów podróży, wyżywienia, noclegów i biletów do zamku w Niedzicy dla 55 osób.

Dokonywać kontroli i oceny realizacji zleconych zadań publicznych, stosownie do przepisów art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a w szczególności: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy oraz prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, mając na uwadze, że jedną z form tej kontroli jest rzetelna weryfikacja sprawozdań z wykonania zadań publicznych składanych przez dotowane podmioty.

W przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem lub niedokonania jej zwrotu w terminie - wydawać decyzję określającą kwotę zwrotu oraz termin, od którego naliczane będą odsetki, zgodnie z przepisami art. 146 ust. 1 w związku z art. 190 ustawy o finansach publicznych. Sankcją wykorzystania dotacji niezgodnie z przeznaczeniem jest wykluczenie prawa otrzymania dotacji przez kolejne 3 lata, licząc od dnia stwierdzenia nieprawidłowego wykorzystania dotacji, w myśl przepisów art. 145 ust. 6 tej ustawy. We wskazanym trybie ustalić kwotę wykorzystanej niezgodnie z przeznaczeniem dotacji i wydać Stowarzyszeniu Na Rzecz Ochrony Wiejskich Tradycji Ludowych „Zamech” stosowną decyzję - str. 66, 68-69 protokołu.

4.2.8.Nieprawidłowości przy wypłacaniu dodatków mieszkaniowych, polegające na:- wypłacaniu dodatku w całości wnioskodawcy, w sytuacji, gdy jest on najemcą lokalu

w budynku stanowiącym własność gminy,- nieterminowym wypłacaniu dodatków.

Dodatki mieszkaniowe wypłacać - w terminie do dnia 10 każdego miesiąca z góry - zarządcy domu lub osobie uprawnionej do pobierania należności za lokal

22

mieszkalny, stosownie do przepisu art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71, poz. 734 z późn. zm.) - str. 69-70 protokołu.

4.2.9.Niepotrącanie i nieprzekazywanie do właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, od wynagrodzenia naliczanego członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

Przestrzegać obowiązku wypłacania wynagrodzeń członkom Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w posiedzeniach tej komisji, po potrąceniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z przepisami art. 13 pkt 6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2000 r. Nr 14 poz. 176 z późn. zm.); przepisy tej ustawy nie przewidują zwolnienia przychodów z tego tytułu od podatku dochodowego. Potrącone zaliczki przekazywać do właściwego urzędu skarbowego - str. 70 protokołu.

4.2.10. Uwzględnienie podatku od towarów i usług przy szacowaniu wartości zamówień publicznych pn.: - „Budowa kanalizacji sanitarnej z przykanalikami dla osiedla mieszkaniowego

w Obszy”, - „Budowa drogi gminnej nr 109555 L Wola Obszańska – Kolonia”, - „Przebudowa chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy”,wskutek czego zawyżono szacunkowe wartości tych zamówień o kwoty – odpowiednio: 32.694,11 zł, 21.526,78 zł oraz 23.367,25 zł, co nie miało jednak wpływu na wybór i stosowanie odpowiednich procedur postępowania.

Wartość zamówienia publicznego ustalać z należytą starannością, jako całkowite szacunkowe wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) – str. 72, 78, 82 protokołu.

4.2.11. Bezpodstawne żądanie od wykonawców – w specyfikacjach istotnych warunków zamówień na: „Budowę kanalizacji sanitarnej z przykanalikami dla osiedla mieszkaniowego w Obszy”, „Budowę drogi gminnej nr 109555 L Wola Obszańska – Kolonia” i „Przebudowę chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy” – dokumentów, które nie były niezbędne do przeprowadzenia postępowania, nie niosły ze sobą żadnych informacji i nie potwierdzały spełniania żadnego z warunków udziału w postępowaniu, w tym:- zaakceptowanego projektu umowy – załącznika do specyfikacji,- umowy regulującej współpracę podmiotów występujących wspólnie.

Od wykonawców żądać wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych

23

do przeprowadzenia postępowania, stosownie do postanowień art. 25 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze, że:- żądanie złożenia razem z ofertą dokumentów zbędnych (np. zaakceptowanego przez

wykonawcę wzoru umowy) lub takich, których zamawiający nie mógł żądać wraz z ofertą jest bezzasadne i narusza wskazany przepis, nie daje bowiem zamawiającemu żadnych podstaw ani możliwości dokonania oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, nie potwierdza też spełnienia wymagań określonych przez zamawiającego dla oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych,

- od wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia można żądać umowy regulującej ich współpracę wyłącznie przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeżeli oferta tych wykonawców została wybrana, stosownie do przepisów art. 23 ust. 4 tej ustawy – str. 72-73, 79, 83 protokołu.

4.2.12. Nieprawidłowości dotyczące opisu warunków udziału w postępowaniu oraz dokumentów, jakie mieli dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania tych warunków, stwierdzone w specyfikacjach istotnych warunków zamówień pn.:a) „Budowa kanalizacji sanitarnej z przykanalikami dla osiedla mieszkaniowego

w Obszy”, polegające na żądaniu od wykonawców: - dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu

zamówienia posiadają wymagane uprawnienia – bez wskazania, jaką ilością osób i o jakich uprawnieniach miał wykazać się wykonawca, by zamawiający uznał spełnienie tego warunku,

- wykazu osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z danymi na temat ich kwalifikacji niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności – bez wskazania, jaką ilością osób (lub podmiotów), o jakich kwalifikacjach i o jakim zakresie wykonywanych przez nich czynności miał wykazać się wykonawca, by zamawiający uznał spełnienie tego warunku,

- wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie, przy czym zamawiający:* bezpodstawnie skrócił – z 5 do 3 ostatnich lat – okres, w którym wykonawcy

mieli wykazać się doświadczeniem,* nie określił w żaden sposób ilości i wartości robót, których wykonanie uzna za

spełnienie tego warunku,b) „Budowa drogi gminnej nr 109555 L Wola Obszańska – Kolonia”, polegające na

24

żądaniu od wykonawców: - wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed

wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania – bez wskazania, wykonanie ilu robót i o jakiej wartości zamawiający uzna za spełnienie tego warunku,

- informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników lub liczebności personelu kierowniczego, w okresie ostatnich trzech lat, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, bez wskazania, jaką liczbą zatrudnionych pracowników lub iloma osobami personelu kierowniczego miałby wykazać się wykonawca, by zamawiający uznał spełnienie tego warunku,

- wykazu osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności – bez wskazania, ilości osób (lub podmiotów), ich kwalifikacji i zakresu wykonywanych czynności, którym miał wykazać się wykonawca, by zamawiający uznał spełnienie tego warunku,

- w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - następujących dokumentów: próbek, opisów lub fotografii oraz zaświadczeń podmiotu uprawnionego do kontroli jakości, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym (...) – bez wskazania, jakich konkretnie produktów miały te dokumenty dotyczyć oraz bez wskazania sposobu dokonania oceny tych dokumentów,

c) „Przebudowa chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy”, polegające na żądaniu od wykonawców: - dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą wykonywać zamówienie

posiadają uprawnienia – bez wskazania, iloma osobami i o jakich uprawnieniach miał wykazać się wykonawca, by zamawiający uznał spełnienie tego warunku,

- wykazu wykonanych w okresie ostatnich trzech lat robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie, przy czym zamawiający:* bezpodstawnie skrócił – z 5 do 3 ostatnich lat – okres, w którym wykonawcy

mieli wykazać się doświadczeniem,* nie określił w żaden sposób ilości i wartości robót, których wykonanie uzna za

25

spełnienie tego warunku.W sytuacji, kiedy zamawiający nie opisał tych warunków, ani sposobu dokonywania oceny ich spełnienia, żądanie dokumentów na ich potwierdzenie było bezzasadne, nie zapewniało bowiem możliwości dokonania obiektywnej oceny spełniania warunków przez wykonawców.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawierać opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków wraz z prawidłowo sporządzonym opisem dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, stosownie do przepisów art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy - Prawo zamówień publicznych, przy czym warunki udziału w postępowaniu oraz dokumenty potwierdzające ich spełnianie opisywać w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 i art. 22 ust. 2 tej ustawy.

Żądając od wykonawców dokumentów, o których mowa w przepisach § 1 ust. 2 i ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605) – na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu – opisywać te warunki oraz sposób dokonywania oceny ich spełniania w oparciu o żądane dokumenty, np. żądając od wykonawców:a) dokumentów stwierdzających, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu

zamówienia posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, zgodnie z § 1 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia – wskazywać jaką ilością osób i o jakiego rodzaju uprawnieniach ma dysponować wykonawca, aby zamawiający uznał spełnienie przez wykonawcę tego warunku,

b) wykazu osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nich czynności – na podstawie § 1 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia – wskazywać jaką ilością osób, o jakich kwalifikacjach, doświadczeniu i wykształceniu zamawiający uzna za spełnienie warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

c) wykazu wykonanych robót budowlanych w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentów potwierdzających, że roboty te zostały wykonane należycie – na podstawie § 1 ust. 2

26

pkt 1 rozporządzenia – wskazywać, wykonanie ilu robót, jakiego rodzaju i o jakiej wartości zamawiający uzna za spełnienie tego warunku. Ponadto z przepisów tych wynika, że zamawiający może żądać wykazu robót budowlanych wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed dniem wszczęcia postępowania i nie ma prawa ograniczać wykonawcom tego okresu. Żądanie wykazania się doświadczeniem w okresie krótszym (tj. trzy ostatnie lata) mogło utrudniać uczciwą konkurencję przez to, że uniemożliwiało udział w postępowaniu wykonawcom, którzy prac podobnych do przedmiotu zamówienia nie wykonali w tym okresie, a mogą wykazać się wykonaniem takich zamówień we wcześniejszym, dopuszczalnym przepisami, okresie,

d) informacji na temat przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników lub liczebności personelu kierowniczego, w okresie ostatnich trzech lat, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie – na podstawie § 1 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia – wskazywać, jakie liczby zatrudnionych lub personelu kierowniczego zostaną uznane przez zamawiającego za spełnienie tego warunku.

Żądanie dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, w sytuacji gdy zamawiający tych warunków nie opisał, jest bezzasadne, uniemożliwia bowiem obiektywną ocenę ich spełniania w oparciu o żądane dokumenty. Ustalając warunki udziału w postępowaniu, zamawiający winien określić jednoznaczne, minimalne wymogi dostosowane do wielkości i stopnia skomplikowania zamówienia oraz do realnej sytuacji na rynku potencjalnych wykonawców. Sprecyzowanie konkretnych wymogów odnośnie do poziomu wiedzy i doświadczenia, potencjału technicznego i kadrowego oraz sytuacji ekonomicznej umożliwi zamawiającemu miarodajną ocenę możliwości wykonawcy co do należytego wykonania zamówienia, natomiast opis sposobu dokonania oceny spełniania wymaganych warunków jest niezbędny do dokonania obiektywnej oceny spełniania przez oferentów przystępujących do udziału w postępowaniu o zamówienie, warunków podmiotowych.

Żądając od wykonawców dokumentów wskazanych w przepisach § 3 ust. 1 rozporządzenia - w celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego – wskazywać, czego konkretnie te dokumenty mają dotyczyć oraz opisywać sposób dokonania oceny spełniania wymagań zamawiającego przez zamawiane dostawy, usługi lub roboty na podstawie tych dokumentów – str. 72-73, 79, 83 protokołu.

4.2.13. Przyjęcie przy udzieleniu zamówień pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej z przykanalikami dla osiedla mieszkaniowego w Obszy” oraz „Przebudowa chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy” sprzecznych postanowień dotyczących wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy, polegających na określeniu w formularzu ofertowym – załączniku nr 1 do specyfikacji istotnych warunków

27

zamówienia, co wynika też z § 6 ust. 3 zawartych umów, jako obowiązującej – ryczałtowej formy wynagrodzenia, która z definicji wykluczała możliwość zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy za przedmiot umowy, z jednoczesnym określeniem w § 6 ust. 4 i 5 umowy – zasad wykonywania i rozliczania robót dodatkowych.

Ustalając w umowie o zamówienie publiczne należne wykonawcy wynagrodzenie, co w szczególności dotyczy umów o roboty budowlane, przestrzegać powszechnie ukształtowanych sposobów ustalania wynagrodzeń, mając do wyboru jedną z dwóch form przewidzianych przepisami art. 629 i art. 632 Kodeksu cywilnego, w związku z art. 139 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. wynagrodzenie kosztorysowe – określane na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów lub wynagrodzenie ryczałtowe.

Zasadnicza różnica pomiędzy tymi formami wynagrodzenia polega na możliwości jego podwyższenia, co – w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego – jest dopuszczalne, jeżeli w toku wykonywania przedmiotu umowy zajdzie konieczność przeprowadzenia prac, które nie były przewidziane w zestawieniu prac planowanych, będących podstawą obliczenia wynagrodzenia kosztorysowego, a zestawienie sporządził zamawiający, przy czym - jeżeli zestawienie takie sporządził przyjmujący zamówienie, może on żądać podwyższenia wynagrodzenia tylko wtedy, gdy mimo zachowania należytej staranności nie mógł przewidzieć konieczności prac dodatkowych, stosownie do przepisów art. 630 § 1 Kodeksu cywilnego. Jeżeli jednak strony umówiły się o wynagrodzenie ryczałtowe, przyjmujący zamówienie nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac, a podwyższyć ryczałt lub rozwiązać umowę może wyłącznie sąd, jeżeli wskutek zmiany stosunków, której nie można było przewidzieć, wykonanie przedmiotu umowy groziłoby przyjmującemu zamówienie rażącą stratą, zgodnie z przepisami art. 632 § 1 i 2 tej ustawy – str. 73, 75, 76, 84, 85 protokołu.

4.2.14. Brak kontrasygnaty skarbnika gminy na umowach w sprawach zamówień publicznych pn.:- „Budowa kanalizacji sanitarnej z przykanalikami dla osiedla mieszkaniowego

w Obszy”,- „Budowa drogi gminnej nr 109555 L Wola Obszańska – Kolonia”,- „Przebudowa chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy”,oraz na aneksie z 2 stycznia 2007r. do umowy Nr 3/06 o prowadzenie rachunków bankowych, zawartej 2 stycznia 2006r., zwiększającym wysokość opłat rocznych

Umowy i inne dokumenty potwierdzające czynności prawne mogące spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych przedkładać skarbnikowi gminy lub osobie przez niego upoważnionej, celem ich kontrasygnaty, stosownie do przepisów

28

art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym – str. 75, 80, 85, 89 protokołu.

4.2.15. Nieprawidłowe ustalenie – jako jedno z kryteriów oceny ofert (o wadze 10 %) w postępowaniach o udzielenie zamówień pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej z przykanalikami dla osiedla mieszkaniowego w Obszy” i „Przebudowa chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy” – doświadczenia w prowadzeniu robót o podobnym zakresie, które odnosiło się do właściwości wykonawcy, a nie do przedmiotu zamówienia.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisywać przyjęte kryteria wyboru ofert wraz z podaniem sposobu oceny ofert, stosownie do przepisu art. 36 ust. 1 pkt 13 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze, że kryteria te nie mogą dotyczyć warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 36 ust. 1 pkt 5 tej ustawy.

Przyjmując do oceny ofert inne oprócz ceny kryteria, odnosić je do przedmiotu zamówienia, zgodnie z przepisami art. 91 ust. 2 w związku z art. 2 pkt 5 ustawy - Prawo zamówień publicznych, pamiętając, że - stosownie do przepisów art. 91 ust. 3 tej ustawy - nie mogą one dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej, tj. właściwości stanowiących warunki udziału w postępowaniu, określone na podstawie art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy. Kryteria oceny ofert (przedmiotowe) nie mogą więc wynikać z (podmiotowych) warunków udziału w postępowaniu, tym samym dokumenty, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia tych warunków, nie mogą służyć do dokonywania oceny ofert – str. 73-74, 83 protokołu.

4.2.16. Niezawarcie w kosztorysie inwestorskim na budowę drogi gminnej nr 109555 L Wola Obszańska – Kolonia wszystkich wymaganych elementów.

W kosztorysie inwestorskim zawierać wszystkie elementy wskazane w przepisach § 7 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno – użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389) – str. 78 protokołu.

4.2.17. Niezamieszczenie na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia pn. „Przebudowa chodnika przy drodze powiatowej i gminnej w Obszy”.

Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczać na stronie internetowej informacje o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), siedzibę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru,

29

a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, stosownie do przepisów art. 92 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych - str. 85 protokołu.

4.2.18. Udzielenie 2 stycznia 2006 r. zamówienia na prowadzenie obsługi bankowej budżetu gminy bez stosowania przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych mimo, że łączna wartość tej usługi w okresie 3 lat, na jaki tego dnia zawarto umowy (54.000 zł), przekraczała wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6.000 euro.

Przestrzegać obowiązku zlecania zadań na zasadzie wyboru najkorzystniejszej oferty oraz zawierania umów, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane – na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do przepisów art. 35 ust. 4 oraz art. 138 pkt 5 w związku z art. 189 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Zamówień publicznych udzielać wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych, w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia przygotowanego i przeprowadzonego w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, z zastosowaniem jednego z trybów postępowania wskazanych w art. 10, stosownie do przepisów art. 7 ust. 1 i 3 tej ustawy, pamiętając, że przepisów ustawy nie stosuje się wyłącznie w przypadkach wskazanych w jej art. 4, w tym przy udzielaniu zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro, zgodnie art. 4 pkt 8 ustawy – str. 88-89 protokołu.

5. W zakresie mienia komunalnego.

5.1. Prowadzenie ewidencji analitycznej w zakresie gruntów bez podziału na podgrupy i rodzaje. Przypadki niezamieszczania w ewidencji analitycznej pozostałych środków trwałych, danych pozwalających na ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe.

W ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” wskazywać podgrupę i rodzaj, do którego - zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.) - zaklasyfikowano dany grunt, stosownie do przepisów art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.).

Ewidencję analityczną do konta 013 „Pozostałe środki trwałe” prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi

30

w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. - str. 92, 93 protokołu.

5.2. Niezgodność zapisów na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” ze stanem wynikającym z ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta na 31 grudnia 2006 r.

Zapewnić zgodność danych wykazanych w ewidencji syntetycznej na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” z ewidencją analityczną prowadzoną do tego konta, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości - str. 93, 94 protokołu.

6. W zakresie zadań zleconych i realizowanych w ramach porozumień:

6.1. Nieopracowanie – przez wójta gminy - planu finansowego dla Urzędu Gminy i planu finansowego w zakresie dochodów i wydatków z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami na 2006 r.

Opracowywać plan finansowy dla Urzędu Gminy, stanowiący - stosownie do przepisów art. 20 ust. 4 ustawy o finansach publicznych - podstawę gospodarki finansowej tej jednostki, ujmując w nim wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych, stosownie do przepisów art. 186 ust. 3 i 4 tej ustawy.

W terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej, opracowywać plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie, przyjmując jako podstawę dla tego planu kwotę dotacji przyznanych na ten cel w danym roku budżetowym oraz wielkość dochodów związanych z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa, stosownie do przepisów art. 186 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych - str. 96 protokołu.

6.2. Wypłacenie członkom komisji wyborczych diet i zwrotu kosztów przejazdu publicznymi środkami komunikacji na podstawie list wypłat niezaakceptowanych przez przewodniczących właściwych komisji.

Osobom wchodzącym w skład komisji wyborczych wypłacać diety oraz  zwrot kosztów przejazdu publicznymi środkami komunikacji na podstawie rachunków, oświadczeń i poleceń wyjazdu służbowego akceptowanych przez przewodniczącego albo, z jego upoważnienia, przez zastępcę przewodniczącego właściwej komisji, stosownie do przepisów § 4 w związku z §§ 2 i 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 września 2004 r. w sprawie należności pieniężnych przysługujących komisarzom wyborczym, członkom komisji wyborczych i osobom powołanym w skład inspekcji w wyborach do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw oraz trybu udzielania im dni wolnych od pracy (Dz. U. Nr 208

31

poz. 2125 z późn. zm.) – str. 97, 98 protokołu.

7. W zakresie rozliczeń finansowych jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi:

7.1. Nieegzekwowanie w 2007 r. od kierowników gminnych jednostek organizacyjnych obowiązku przekazywania wójtowi gminy wymaganych sprawozdań, w tym od: - kierowników gminnych jednostek oświatowych miesięcznych sprawozdań

jednostkowych Rb-27S za lipiec, sierpień, wrzesień, październik i listopad oraz sprawozdań Rb-Z i Rb-N za III i IV kwartał;

- od kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej miesięcznych sprawozdań jednostkowych Rb-27S w II półroczu 2007 r. oraz sprawozdań Rb-Z i Rb-N za III i IV kwartał;

- od kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej sprawozdań Rb-Z i Rb-N za III i IV kwartał

- kierownika Gminnego Ośrodka Kultury i Oświaty w Obszy kwartalnych sprawozdań Rb-Z oraz Rb-N.

Egzekwować od kierowników jednostek organizacyjnych gminy obowiązek sporządzania i przedkładania wójtowi gminy jednostkowych sprawozdań Rb-27S, Rb-Z i Rb-N, zgodnie z przepisami § 4 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, za okresy sprawozdawcze wskazane w przepisach § 19 ust. 1 i 2 tego rozporządzenia, a w przypadku Gminnego Ośrodka Kultury i Oświaty (sprawozdania Rb-Z i Rb-N) zgodnie z przepisami § 1 ust. 3 pkt 5, § 2 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 113, poz. 770) – str. 98, 99 protokołu.

Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania tego wystąpienia.

Jednocześnie informuję, że – stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – jest Pan zobowiązany zawiadomić Izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania – w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Test Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub dyskietką) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą zawiadomienie o wykonaniu

32

wniosków jest zagrożone karą grzywny, w myśl przepisów art. 27 tej ustawy.

Do wiadomości:Rada Gminy Obsza.

33