objektif - epsmg.jkr.gov.myepsmg.jkr.gov.my/images/0/00/pengenalan_kik.pdf• perubahan persekitaran...
TRANSCRIPT
OBJEKTIF
Pada akhir bengkel, peserta-peserta akan memahami :
KONSEP KIK
Definisi ; Skop; Falsafah; Objektif; Prinsip Asas; Faedah KIK
PELAKSANAAN KIK
Struktur; Pengiktirafan; Faktor-faktor kejayaan KIK
TEKNIK / ALAT KIK ASAS
PENGENALAN KEPADA KIK
• Pelancaran gerakan budaya kerja cemerlang pada tahun 1980
• Menitikberatkan peranan yang dimainkan oleh pihak pengurusan dan juga kakitangan
PEKELILING KEMAJUAN PENTAKBIRAN AWAM BILANGAN 7 TAHUN 1991 BERTARIKH 1 JULAI 1991
PANDUAN MENGENAI KUMPULAN MENINGKAT MUTU KERJA (KMK)
Selaras dengan perkembangan semasa yang memerlukan perkhidmatan awam berdepan dengan perubahan yang semakin mencabar, KMK telah
ditukar kepada
PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)
BERTARIKH 1 NOVEMBER 2009
Bagi memastikan projek-projek yang dihasilkan memberi penekanan kepada nilai inovasi dan kreativiti. Perkara ini adalah sejajar dengan pelancaran
Tahun 2010 sebagai tahun Inovasi dan Kreativiti Malaysia
• Perubahan persekitaran yang berbeza serta kehendak pelanggan dan stakeholders yang semakin meningkat memerlukan agensi membuat penambahbaikan dalam sistem penyampaian perkhidmatannya.
• Ini dapat dilakukan melalui usaha-usaha inovasi dan kreativiti secara menyeluruh serta merentasi semua semua peringkat anggota dan bahagian.
• Usaha seperti ini dapat merubah dan memperkenalkan cara kerja yang lebih cekap dan berkesan serta menghasilkan output dan outcome yang lebih baik.
PANDUAN MENGENAI KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK)
1 NOVEMBER 2009
PEMBATALAN
6. Panduan ini dikeluarkan bagi menggantikan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 7 Tahun 1991 – Panduan Mengenai Kumpulan Mengikut Mutu Kerja (KMK)
PENGENALAN KONSEP KIK
• DEFINISI
• FALSAFAH
• OBJEKTIF
• FAEDAH
DEFINISI
FALSAFAH
OBJEKTIF
FAEDAH
DEFINISI
• INOVASI
Faedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan
DEFINISI
• KREATIVITI
Kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewujudkan dan
meghasilkan sesuatu yang baru atau dalam bentuk baru melalui
kemahiran imiginasi.
PRASYARAT KREATIVITI
• Mempunyai daya imaginasi yang tinggi
• Berfikiran terbuka
• Mempunyai komitmen yang tinggi,
• Berupaya mengenal pasti masalah
• Bersedia menghadapi risiko
• Menggunakan minda yang kreatif
• Bersedia di kritik dan mengenepikan ego
• Mempunyai motivasi dalaman
PRINSIP DAN KAEDAH KIK
• KIK adalah sepasukan pekerja ( 4 -10 orang)
• KIK bermesyuarat secara tetap
• Pasukan ini mengenal pasti ,memilih ,menganalisa
PRINSIP DAN KAEDAH KIK
• Pasukan ini mengemukan cadangan-cadangan
• KIK melaksanakan keputusan yang telah di persetujui
• KIK membuat pemantauan dan penilaian pelaksanaan projek
• KIK mengambil tindakan membuat penyeragaman dan
meluaskan perlaksanaan projek.
SKOP KIK
• Penyelesaian Masalah (Problem Solving)
• Penambahbaikan (Task Achieving)
• Projek Baharu
PERBEZAAN KIK DENGAN KMK
KIK KMK
Keahlian terbuka atau merentasi semua bahagian
Keahlian terhad kepada anggota dalam bahagian yang sama
Terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan
Terdiri daripada anggota dalam kumpulan sokongan
Penekanan kepada aspek inovasi dan kreativiti selain daripada penyelesaian masalah
Penekanan kepada aspek penyelesaian masalah
Teknik penyelesaian masalah dipelbagaikan
Teknik penyelesaian masalah terhad kepada beberapa alat kawalan kualiti tertentu sahaja
Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses
Tiada teknik penjanaan idea kreatif dan strategi penambahbaikan proses
FALSAFAH KIK
• Konsep pengurusan secara kemanusian
• Konsep pengurusan secara penyertaan
• Merupakan satu mekanisme yang melibatkan pekerja dalam proses
penyelesaian masalah baru
• Menerapkan proses Knowledge –Based dan Creativity Driven
• Memberi tumpuan kepada idea, pembelajaran, perkongsian ilmu dan
penciptaan nilai
• Produk akhir KIK menjurus kepada penghasilan output berkualiti.
OBJEKTIF KIK
• Keupayaan mencipta cara bekerja baru atau menghasilkan inovasi
• Kebolehan menyelesaikan masalah atau membuat penambaikan kerja
• Semangat berkerja secara berpasukan
• Penyemaian dan penerapan nilai serta etika kerja positif
• Penglibatan dan peningkatan komitmen terhadap kerja
• Dorongan kerja yang tinggi
• Kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri sendiri,kumpulan ,organisasi dan negara
• Pengalakan penghasilan idea-idea yang inovatif dan kreatif
• Pewujudan hubungan yang harmoni di antara pihak pengurusan dan pekerja
FAEDAH-FAEDAH KIK
ORGANISASI
• Memperkenalkan sistem dan cara kerja baru
• Menjana kecermerlangan organisasi melalui pendekatan kreativiti, inovasi
dan penciptaan nilai (value creation)
• Memperbaiki sistem,proses dan cara kerja
• Mengeratkan perhubungan di antara pekerja dengan pihak pengurusan
• Memupuk kerjasama di kalangan warga organisasi
• Meningkatkan daya saing organisasi
• Membolehkan organisasi menghasilkan sesuatu sistem penyampaian
perkhidmatan yang berkualiti dan menepati kehendak pelanggan
FAEDAH-FAEDAH KIK
PERKHIDMATAN AWAM
• Memupuk kerjasama antara agensi melalui penyeragaman inovasi atau
penambahbaikan yang di hasilkan
• Menjimatkan kos dan masa keseluruhan operasi perkhidmatan
• Meningkatkan kualiti atau produktiviti perkhidmatan
• Meningkatkan kepuasan pelanggan dan stakehoders
• Meningkatkan imej perkhidmatan awam
FAEDAH-FAEDAH KIK
PEKERJA
• Meningkatkan kemampuan menyelesaikan masalah dan membuat
keputusan
• Memupuk semangat kerjasama dan bekerja dalam satu pasukan
• Menyemai dan menerapkan nilai serta etika kerja positif
• Meningkatkan komitmen terhadap kerja
• Menambah dorongan untuk bekerja dengan lebih dedikasi
• Meningkatkan kesedaran mengenai tanggungjawab terhadap diri
sendiri,kumpulan,organisai dan negara
FAEDAH-FAEDAH KIK
PEKERJA
• Membimbing warga organisasi berfikiran kraetif dan inovatif untuk
menghasilkan inovasi.
• Meningkatkan keupayaan mencipta atau memperkenalkan sistem baru
dan penambahbaikan kerja
• Mengalakkan penghasilan idea –idea yang inovati dan kreatif
• Memberi kepuasan dalam bekerja
• Meningkatkan keyakinan mengenai kebolehan dan potensi diri sendiri
• Mengasah bakat kepimpinan di kalangan warga organisasi
PELAKSANAAN KIK
• Mewujudkan struktur KIK
• Menyediakan latihan yang berkesan dan berterusan
• Memberi penghargaan dan pengiktirafan
STRUKTUR DAN PERANAN
STRUKTUR KIK
J/Kuasa
Pemandu
Fasilitator
Ketua Ketua
Ahli Ahli Ahli Ahli
Fasilitator
Ketua Ketua
PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU
• Organisasi boleh menggunakan jawatankuasa sedia ada
seperti jawatankuasa pemandu kualiti dan produktiviti
• Seorang ketua fasilitator boleh dilantik sebagai ahli dalam
jawatankuasa
• Menentukan objektif dan hala tuju KIK
• Menentukan dan melantik fasilitator
• Mendaftar kumpulan dan keahliannya
PERANAN JAWATANKUASA PEMANDU
• Menilai dan memantau keberkesanan Program KIK
• Menyelaras penyeragaman cadangan penyelesaian daripada
Program KIK ke dalam Perkhidmatan Awam
• Mengenalpasti output yang berpotensi untuk tujuan
pendaftaran hak cipta dan pengkomersilan.
PERANAN FASILITATOR
Berhubung dengan semua peringkat pengurusan serta mendapat sokongan dan bantuan mereka:
• Memberi latihan kepada ketua-ketua kumpulan dan membantu melatih
ahli-ahli kumpulan apabila diperlukan
• Mengekalkan suasana yang terbuka dan menyokong
• Memastikan kumpulan menumpukan aktiviti-aktiviti mereka terhadap
projek yang berkaitan dengan kerja mereka.
• Sebagai perantara dalam mengekalkan keharmonian kumpulan.
• Sebagai pakar rujuk kepada kumpulan.
• Mengesan dan memastikan kemajuan kumpulan.
PERANAN KETUA
• Melatih ahli-ahli mengenai teknik penyelesaian masalah/ penambahbaikan/ penciptaan baru dengan bantuan fasilitator di mana perlu
• Bertanggungjawab terhadap kelancaran aktiviti-aktiviti kumpulan dan memupuk semangat kerjasama dan harmoni
• Membantu kumpulan menyimpan rekod dan membuat persediaan bagi persembahan pengurusan
• Mengelola dan mempengerusi mesyuarat dengan teratur
dan berkesan
• Menunjukkan minat dan sokongan kepada kumpulan
• Menggalakan pekerja-pekerja lain menjadi ahli
• Membantu menyelesaikan masalah-masalah ahli
• Menguatkuasakan disiplin bekerja secara berkumpulan
PERANAN AHLI
• Menghadiri mesyuarat secara tetap dan tepat pada waktunya
• Menumpukan usaha menyempurnakan projek kumpulan
• Mengenalpasti projek, menyumbangkan idea, menjalankan kajian, melaksanakan cadangan-cadangan penyelesaian dan penambahbaikan serta memantau keberkesanan pelaksanaan projek
• Mengambil bahagian semasa persembahan pengurusan berdasarkan pembahagian tugas yang telah ditetapkan
LATIHAN
• Latihan memainkan peranan yang penting dalam menentukan keberkesanan dan kejayaan program KIK
• Ahli-ahli KIK perlu dilengkapkan dengan pengetahuan dan kemahiran untuk melaksanakan projek KIK termasuk kemahiran berfikir secara kreatif serta kemahiran menggunakan teknik penyelesaian masalah, alat kawalan kualiti dan kaedah atau strategi penambahbaikan
• Ahli-ahli KIK perlu memahami peranan masing-masing dalam menjayakan aktiviti-aktiviti KIK
PENGLIBATAN FASILITATOR DAN KETUA KUMPULAN
KETUA FASILITATOR
TEMPOH
MESYUARAT KIK
Aktiviti- aktiviti KIK dijalankan melalui mesyuarat yang diadakan secara tetap dan berjadual. KIK harus memberi perhatian kepada beberapa perkara untuk memastikan agar mesyuarat dikendalikan dengan berkesan iaitu:
• Mengadakan agenda mesyuarat
• Menetapkan prosedur/peraturan untuk dipatuhi oleh semua ahli KIK
• Menentukan tujuan yang jelas bagi setiap mesyuarat dan memastikan tempoh mesyuarat yang sesuai/ tidak terlalu lama
• Mengagihkan tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh ahli-ahli KIK
• Menyediakan minit mesyuarat dan melaksanakan keputusan mesyuarat
Kumpulan boleh menggunakan Teknik Percambahan Fikiran semasa mesyuarat
PENGHARGAAN DAN PENGIKTIRAFAN
Pihak pengurusan perlu memberi pengiktirafan kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya memperkenalkan sistem atau cara bekerja baru, inovasi atau penambahbaikan. Ini bertujuan untuk menggalakkan penyertaan pekerja dalam KIK dan seterusnya mengekalkan KIK yang sedia ada. Bentuk pengiktirafan yang boleh diberi adalah seperti berikut:
• Kehadiran pihak pengurusan atasan semasa persembahan projek
• Pemberian Surat/Sijil Penghargaan
• Pemberian Cenderamata/Saguhati
• Pencalonan untuk menerima pingat atau bintang
kebesaran Kerajaan Negeri atau Kerajaan Persekutuan • Merekod persembahan KIK dalam Buku Perkhidmatan
PENGHARGAAN DAN PENGIKTIRAFAN
• Menyiarkan gambar KIK yang berjaya dalam buletin, laman web, portal KIK atau di papan kenyataan
• Memberi peluang kepada ahli-ahli KIK yang telah berjaya untuk menyertai konvensyen KIK di peringkat jabatan, negeri, kebangsaan dan antarabangsa
• Lawatan sambil belajar dan/atau mengikuti latihan
• Dijadikan sebagai salah satu petunjuk prestasi utama atau KPI
• Dipertimbangkan sebagai salah satu kriteria penilaian
prestasi tahunan dan kenaikan pangkat
• Lain-lain pengiktirafan yang difikirkan sesuai
STRATEGI UNTUK MENDORONG KREATIVITI DAN INOVASI DALAM PELAKSANAAN KIK
• MENGENAL PASTI POTENSI DIRI – mengetahui kebolehan individu dalam kumpulan KIK supaya dapat mengatasi masalah atau mengambil oeluang yang wujud hasil daripada kreativiti dan inovasi
• UBAH PERSEPSI DIRI – melihat masalah atau peluang daripada pelbagai perspektif. Analisis masalah dan peluang melalui pemecahan/peleraian masalah kepada bahagian yang kecil dan kemudian cari penyelesaian yang sebenar atau terbaik untuknya
• UBAH BUDAYA ORGANISASI – mendorong anggota organisasi menjadi kreatif dan inovatif. Ganjaran hendaklah diberikan kepada anggota yang betul-betul cemerlang dalam mencipta sesuatu yang baru atau unik
• BERANI UNTUK GAGAL – setiap kegagalan atau kesilapan perlu dijadikan sebagai motivasi dan panduan untuk bertindak lebih jauh dalam mencari penyelesaian terbaik
OBJEKTIF KONVENSYEN KIK
• Memberi penghargaan kepada pekerja yang terlibat dengan KIK dengan membuat persembahan
• Membuktikan dan memberikan keyakinan kepada Perkhidmatan Awam bahawa KIK boleh dilaksanakan dalam sektor awam
• Meyakinkan bahawa KIK dapat membantu Perkhidmatan Awam menyelesaikan masalah berkaitan dengan kerja; dan
• Mendapatkan maklum balas mengenai masalah-masalah yang dihadapi dalam melaksanakan KIK dalam sektor awam, bagi tujuan untuk memperkemaskan lagi keberkesanan program KIK
ANUGERAH KIK
• Anugerah KSN
• Anugerah KPPA
• Anugerah KP MAMPU
FAKTOR-FAKTOR MENYOKONG KEJAYAAN PELAKSANAAN KIK
• Sikap yang positif, kesungguhan dan komitmen daripada pihak pengurusan atasan. Ini termasuklah kesediaan pihak pengurusan untuk meluangkan masa dan tenaga dalam pelaksanaan program ini
• Sokongan dan kerjasama daripada semua pringkat terutama fasilitator, ketua pasukan dan dan ahli-ahli KIK
• Pemilihan fasilitator dan ketua kumpulan yang berfikiran kreatif, positif dan terbuka serta mempunyai komitmen yang tinggi kepada KIK
• Penyediaan program latihan yang berkesan
• Pemberian penghargaan dan pengiktiran yang sesuai
FAKTOR-FAKTOR MENYOKONG KEJAYAAN PELAKSANAAN KIK
• Penyediaan kemudahan-kemudahan yang diperlukan oleh Pasukan KIK
seperti alat tulis, multimedia, bilik perbincangan dan lain-lain keperluan
semasa menjalankan projek
• Menganggapkan Program KIK sebagai usaha peningkatan kualiti sistem
penyampaian perkhidmatan jangka panjang
• Menyebar luas dan menjelaskan tentang sumbangan dan kesan
pelaksanaan KIK ke atas peningkatan kualiti, produktiviti dan imej
organisasi kepada semua pihak
• Kebolehan Jawatankuasa Pemandu bagi merancang, melaksana,
menyelaras dan mengambil tindakan terhadap perakuan-perakuan
termasuk tindakan penyeragaman di peringkat jabatan, negeri dan
kebangsaan
FAKTOR KEGAGALAN
• Kekurangan komitmen dan sokongan pengurusan atasan
• Bimbingan fasilitator dan ketua yang lemah
• Kekurangan Latihan
• Tidak bersedia meluangkan masa dan tenaga
• Tiada masa
• Pengurusan hilang kuasa
• Penentangan
• Perkerja rasa diperalat
• Tanggungjawab pengurusan
• Bukan dicipta di sini
• Telah ada Jawatankuasa
• Sikap tidak mahu menolong
PERANCANGAN
DEFINISI KUALITI
Kesesuaian penggunaan (fitness for use)
Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
Menuruti keperluan (confirming to requirement)
Memenuhi keperluan dan harapan pelanggan secara berpatutan (meeting customer’s needs and reasonable expectation)
Darjah kecemerlangan (the degree of excellence) THE OXFORD DICTIONARY
THOMAS H. BARRY
CROSBY
ISHIKAWA
JURAN
PERKARA YANG TIDAK DIGALAKKAN DIBINCANG DALAM PROJEK KIK
1. Dasar Jabatan
2. Perjanjian Kesatuan
3. Perkara mengenai tindakan tatatertib
4. Hal-hal peribadi
5. Gaji dan elaun
6. Belanjawan jabatan
7. Syarat-syarat perkihdmatan
8. Pembahagian tugas
9. Dasar naik pangkat
10. Perkara lain yang tidak ada kaitan dengan masalah kerja
PROSES
MENGENALPASTI (Kumpulan)
PENILAIAN (Kumpulan)
PERLAKSANAAN (Kumpulan)
PERTIMBANGAN DAN KEPUTUSAN
(Pengurusan) PERSEMBAHAN PENGURUSAN
(Kumpulan)
MENGANALISA (Kumpulan)
CADANGAN PENYELESAIAN
(Kumpulan)
PEMILIHAN (Kumpulan)
PROSES
PENDEKATAN
KITARAN PDCA
Plan . Do. Check. Action
APA PDCA?
• Sebagai alat mengawal selia/memantau kemajuan
• Sebagai alat penyelaras usaha penambahbaikan
• Sebagai bukti
APA PDCA?
• The “Deming Wheel”
• The “Shewhart Cycle”
• Model ‘Planning Cycle’
KAEDAH PDCA BAGI TEMPOH JANUARI HINGGA JUN 2009
Plan •Penubuhan kumpulan •Mengenal pasti projek •Pemilihan projek •Penyediaan pelan tindakan •Menetapkan sasaran •Analisis masalah •Mewujudkan cadangan penyelesaian •Memilih cadangan penyelesaian terbaik
P D C
A
Action •Tindakan penyeragaman
Check •Penilaian •Pemantauan
Do •Uji cuba cadangan •Buat persembahan •Laksana cadangan
JADUAL PERANCANGAN PROJEK
• MILESTONE CHARTS
• GANTT CHARTS
JADUAL PERANCANGAN PROJEK
Kumpulan KIK dikehendaki untuk menyediakan satu Jadual Pelaksanaan Projek yang dikenali sabagai Carta Perbatuan. Langkah-langkah yang terlibat dalam penyediaan Jadual Pelaksanaan Projek tersebut ialah:
• Mengenal pasti segala aktiviti yang perlu dilaksanakan
• Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh permulaan dan penyempurnaan projek
• Mengenal pasti peringkat-peringkat penting bagi mencapai matlamat aktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak dan di awasi
• Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa yang dirancang bagi setiap aktiviti
PENYEDIAAN JADUAL PELAKSANAAN PROJEK
CARTA PERBATUAN
Carta Perbatuan diwujudkan bagi merancang dan melaksanakan projek mengikut minggu dan bulan yang disusun supaya segala perancangan dapat dilaksanakan dengan lancar dan bersistematik
CARTA PERBATUAN
Carta ini diwujudkanbagi merancang dan melaksanakan projek mengikut minggu dan bulan yang disusun supaya segala perancangan dapat dilaksanakan dengan lancar dan bersistematik
MENGENAL PASTI
DEFINISI KUALITI
Kesesuaian penggunaan (fitness for use)
Kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
Menuruti keperluan (confirming to requirement)
Memenuhi keperluan dan harapan pelanggan secara berpatutan (meeting customer’s needs and reasonable expectation)
Darjah kecemerlangan (the degree of excellence) THE OXFORD DICTIONARY
THOMAS H. BARRY
CROSBY
ISHIKAWA
JURAN
PERCAMBAHAN FIKIRAN
• 1 ORANG, 1 PENDAPAT
• Pendapat diminta secara pusingan
• “PASS” – jika TIADA PENDAPAT
• Semua pendapat dianggap betul
• Gunakan undi – pilih pendapat utama
• Kaedah 5W + 1H
DEFINISI MASALAH
• Sesuatu yang tidak kena menyebabkan perkara yang tidak diingini
• Sesuatu yang wujud tidak seperti yang diharapkan
• Yang ‘sepatutnya’ berbeza dengan yang ‘sebenar’
MASALAH KERJA
• Kos berulang
• Kos berlebihan
• Kelewatan
• Pembaziran
• Red tape
• Bottle neck
• Penyelenggaraan lemah
• Mutu perkhidmatan rendah
MENGENAL PASTI PROJEK
• Cadangan daripada ahli-ahli KIK melalui percambahan fikiran
• Cadangan daripada pihak pengurusan
• Cadangan atau maklum balas daripada pelanggan
• Cadangan daripada Stakeholders
• Cadangan daripada pihak lain seperti penemuan audit, laporan dan kajian
• Sumber-sumber lain yang bersesuaian
BAGAIMANA MENGENAL PASTI MASALAH/ PROJEK
• Cara mengenal pasti
Terdapat sisihan yang sepatut dengan yang sebenar
Tahu membezakan masalah, sebab dan petanda
Ada objek dan kesan / ‘defect’
KELEMAHAN MENYELESAI MASALAH
• Terus beri sebab TANPA memahami masalah sebenar
• Tidak dapat membezakan: ANDAIAN dengan FAKTA
• Menyelesai semua masalah sekaligus (shortgun approach)
• Takrifan menjadi sukar
• Terlampau detail
• Isu melompat (butterfly thinking)
PEMILIHAN PROJEK
ASAS PEMILIHAN PROJEK
• Analisis kos kualiti
• Analisis kajian
– Maklum balas pelanggan
– Maklumat warga organisasi
• Penetapan sasaran
• Perubahan peraturan/kehendakl semasa
ASAS PEMILIHAN PROJEK
• Kriteria: KESAN KEPADA
Peningkatan output
Kepuasan pelanggan
Proses membuat keputusan
Penyelesaian masalah
Penjimatan kos
TEKNIK PEMILIHAN
• Pemilihan projek boleh dibuat menerusi satu atau lebih kaedah-kaedah seperti berikut:
Force ranking
Analisis matriks/ faedah
Soal selidik dalam kalangan pekerja atau pelanggan
Analisis SMART (specific, measurable, achievable, realistic and time specific)
Semua projek yang dikenal pasti mestilah disokong dengan data sebenar untuk tujuan pemilihan projek. Projek yang terpilih perlu mendapat persetujuan daripada pihak pengurusan
ANALISA FAEDAH
Tajuk Kemudaratan (3x) Segera (urgency) (x2) Imej (x1) Skor
A 4 (12) 4 (8) 4 (4) 24
B 3 (9) 3 (3) 3 (3) 22
C 2 (6) 2 (2) 2 (2) 12
CONTOH SKALA:
0 1 2 3 4 5
0-1 : RENDAH
2-3 : SEDERHANA
4-5 : TINGGI Paling rendah Paling tinggi
1 10
SKALA
FORCE RANKING
Langkah 1 • Senarai masalah ikut susunan No. 1, 2, 3, 4, 5
Langkah 2
• Kategori masalah ikut Sangat penting, penting dan kurang penting
Langkah 3
• Senaraikan nombor-nombor masalah dalam kategori yang ditentukan
Langkah 4
• Susunkan nombor masalah sehingga mendapat suatu ranking yang tersusun mengikut keutamaan
Sangat penting
Masalah No 2
Masalah No 4
Masalah No 5
Masalah No 1
Masalah No 3
Penting
LANGKAH 2
LANGKAH 3
Masalah No 2
Masalah No 5
Masalah No 4
Masalah No 3
Masalah No 1
Susunan Akhir Mengikut Prioriti Masalah No 2,5,4,3,1
Sangat penting
Penting
PERNYATAAN PROJEK
• Asas pernyataan projek:
Berkaitan dengan prestasi organisasi
Khusus (specific)
Boleh diukur (measurable)
Wujud/ berlaku
Boleh diselesaikan mengikut kemampuan pasukan dalam tempoh yang sesuai
Contoh: Kes kelewatan pmbedahan tinggi di Hospital X
PERNYATAAN PROJEK
Contoh berikut tidak boleh dijadikan sebagai pernyataan masalah:
Penggunaan dewan bedah tidak mempunyai jadual yang sistematik
• Ketiadaan jadual yang sistematik merupakan satu daripada sebab atau punca masalah. Pernyataan masalah yang sebenarnya perlu dinyatakan seperti berikut:
Kes kelewatan pembedahan tinggi
• Salah satu daripada sebab utama mengapa kes kelewatan pembedahan tinggi ialah penggunaan dewan bedah yang tidak mempunyai jadual yang sistematik.
PERNYATAAN BERASASKAN PUNCA MASALAH
PERNYATAAN PROJEK
Pernyataan masalah yang menunjukkan matlamat projek
• Pernyataan ini adlah merupakan cadangan penyelesaian masalah kepada masalah kemalangan melibatkan motosikal/kereta dalam kalangan pelajar universiti meningkat
Ke arah mewujudkan buku vot berkomputer
• Pernyataan masalah ini adalah merupakan objektif kepada projek iaitu kelewatan mengemaskini buku vot.
PERNYATAAN MASALAH YANG MENUNJUKKAN MATLAMAT PROJEK
PERNYATAAN PROJEK
• Pengawalan pengurusan minyak kenderaan adalah sederhana
• Sistem bayaran bekalan dan perkhidmatan kepada pelanggan adalah baik
PERNYATAAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN (TASK ACHIEVING)
PERNYATAAN PROJEK
Banjir kilat di Bandaraya X disebabkan oleh pemendapan lumpur di Sungai Y
• Pernyataan masalah ini menyalahkan pemendapan lumpur di Sungai Y yang merupakan tuduhan kepada jabatan lain yang bertanggungjawab menguruskan mendapan di Sungai Y
• Sewajarnya pernyataan projek ini adalah seperti:
- Banjir kilat di Bandaraya X kerap berlaku
- Kos penyelenggaraan infrastruktur di Bandaraya X meningkat
PERNYATAAN YANG BERASASKAN KEPADA TUDUHAN, CELAAN DAN MENYALAHKAN PIHAK LAIN
PENJELASAN PROJEK
LATAR BELAKANG Penerangan projek
Definisi
5W + 1H
What
Where
When
Who
Why
How - How many
-How much
Proses kerja boleh digambarkan dalam bentuk carta aliran kerja
ANALISIS PROJEK
ISHIKAWA
Prof. Kaoru Ishikawa
CAUSE Effect
Rajah tulang ikan atau ‘fish bone’ atau ‘cause and effect diagram’ telah diperkenalkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa. Disebabkan oleh itu, ia juga telah dikenali sebagai ‘Ishikawa
Diagram’
KAEDAH
BAHAN/ ALAT
TAJUK
MANUSIA
MESIN
Small bone Find bone
Middle bone
SEBAB AKIBAT
RAJAH SEBAB DAN AKIBAT/ RAJAH TULANG IKAN/ RAJAH ISHIKAWA
KELEWATAN MEMPROSES PENDAFTARAN BORANG SPA 8 PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT
PROSEDUR MANUSIA
BAHAN PERSEKITARAN
Garis Panduan
Tidak Jelas
Kurang Penyeliaan
Kurang Latihan
Sekatan Dalam Penggunaan Komputer
Kerja Berperingkat/ Lewat Memproses Borang
Penyebaran Maklumat
Arahan keselamatan Tidak Dipatuhi
Pemohon
Kakitangan kurang cekap
Tekanan Kerja
Kurang Pengetahuan
Sikap
Arahan Kerja Tidak Jelas
Tidak Menghargai Masa
Penyediaan Senarai/ Laporan
Panduan Kurang Jelas
BTM
Alat Tulis
Mesin Imbas
Penyelenggaraan Komputer dan pencetak lama
Penggunaan dan p embaziran kertas
Gangguan Panggilan Telefon
Tele SPA
Susunan Tidak Harmoni
Susunan Tidak Terkawal
Ruang Tidak Selesa
KELEWATAN MEMPROSES PENDAFTARAN BORANG SPA 8 PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT
PROSEDUR MANUSIA
BAHAN PERSEKITARAN
Garis Panduan
Tidak Jelas
Kurang Penyeliaan
Kurang Latihan
Sekatan Dalam Penggunaan Komputer
Kerja Berperingkat/ Lewat Memproses Borang
Penyebaran Maklumat
Arahan keselamatan Tidak Dipatuhi
Pemohon
Kakitangan kurang cekap
Tekanan Kerja
Kurang Pengetahuan
Sikap
Arahan Kerja Tidak Jelas
Tidak Menghargai Masa
Penyediaan Senarai/ Laporan
Panduan Kurang Jelas
BTM
Alat Tulis
Mesin Imbas
Penyelenggaraan Komputer dan pencetak lama
Penggunaan dan p embaziran kertas
Gangguan Panggilan Telefon
Tele SPA
Susunan Tidak Harmoni
Susunan Tidak Terkawal
Ruang Tidak Selesa
KELEWATAN MEMPROSES PENDAFTARAN BORANG SPA 8 PEGAWAI SEDANG BERKHIDMAT
MANUSIA PROSEDUR
BAHAN PERSEKITARAN
KERJA BERPERINGKAT/ LEWAT MEMPROSES BORANG
KAKITANGAN KURANG
CEKAP
PANDUAN KURANG JELAS
PENYELENGGARAAN KOMPUTER DAN PENCETAK LAMA
GANGGUAN PANGGILAN TELEFON
CTH:
VERIFIKASI DATA
• OBJEKTIF: Menentukan sebab paling mungkin
• KAEDAH:
i. Semak maklumat/ rekod sedia ada
ii. Buat soal selidik
iii. Pemerhatian/ Pengamatan
iv. Temuduga
Faktor: MANUSIA
Punca Analisis Tanggung jawab
Keputusan
Kurang Latihan 1. Menyemak rekod latihan pekerja, pada 25/5/04 bertempat di pejabat HRD, 90 dari 100 orang pekerja belum ikut latihan
2. Menemuduga En. Ahmad pada 25/5/04, di Pejabat HRD dari jam 10 pagi-11 pagi, beliau bersetuju bahawa ramai pekerja belum mengikuti latihan
Abu
Abu
Terima
CONTOH : VERIFIKASI PUNCA MASALAH
Punca Analisis Tanggung jawab
Keputusan
Kurang Latihan 1. Menemuduga pekerja-pekerja pada 26/5/04, dari kedua-dua shif, mereka bersetuju yang mereka tidak pernah mengikuti latihan berkaitan.
Nazri
Terima
Kerja pelbagai
1. Menyemak rekod pembahagian tugas
pada 27/5/04, di Jabatan Pengeluaran, didapati semua pekerja telah diberikan tugas yang khusus.
2. Menemuduga Pengurus pengeluaran En. Bakri pada 27/5/04, di Jabatan Pengeluaran, beliau menyatakan yang pekerja telah diberikan tugas khusus.
Lina
Tolak
Punca Analisis Tanggung jawab
Keputusan
Kurang Latihan 1. Menemuduga pekerja-pekerja pada 26/05/04, dari kedua-dua shif, mereka bersetuju yang mereka tidak pernah mengikuti latihan berkaitan.
Nazri
Terima
Kerja pelbagai
1. Menyemak rekod pembahagian tugas
pada 27/5/04, di Jabatan Pengeluaran, didapati semua pekerja telah diberikan tugas yang khusus.
2. Menemuduga Pengurus pengeluaran En. Bakri pada 27/05/04, di Jabatan Pengeluaran, beliau menyatakan yang pekerja telah diberikan tugas khusus.
3. Menemuduga pekerja-pekerja dari kedua-dua shif pada 28/05/04, majoriti pekerja mengatakan yang mereka telah diberikan tugas yang khusus.
Lina
Suzi
Tolak
Punca Analisis Tanggung jawab
Keputusan
Malas 1. Berdasarkan pemerhatian di semua shift, didapati pekerja-pekerja telah menjalankan tugas dengan baik dan patuh kepada arahan yang diberikan. Sila lihat laporan penyelia bahagian
2. Menemuduga Penyelia En. Azhar pada 27hb Mei 2004. Beliau bersetuju yang pekerja-pekerja rajin dan mempunyai sikap kerja yang positif
Lina
Tolak
Sambil Lewa
1. Semua pekerja mempunyai sikap yang positif terhadap pekerjaan mereka. Pemerhatian dijalankan sepanjang masa dalam semua shift oleh penyelia bertugas.
2. Temuduga telah dijalankan kepada pekerja pada 25-30 hb Mei 2004. Majoriti mereka menyatakan yang mereka minat terhadap pekerjaan mereka.
Suzi
Nazri
Tolak
FAKTOR: MANUSIA PUNCA: KURANG LATIHAN
Pilihan cadangan
Pencadang Baik Buruk Keputusan
1. Adakan
Latihan dengan menggunakan pakar dalaman
Abu
• Murah kerana gaji bulanan •Cepat kerana dalam organisasi •Ada kepakaran kerana lulus dalam bidang berkaitan •Pengalaman praktikal on job training •Bimbingan terus menerus
•Boleh mendatangkan kebosanan
Terima
CADANGAN PENYELESAIAN
Pilihan cadangan
Pencadang Baik Buruk Keputusan
2.Latihan
dijalankan oleh Perunding luar dalam organisasi
Lina
• Ada kepakaran •Cepat kerana tidak perlu keluar pejabat •Mudah mengendalikannya.
•Mahal: Kos RM 3,000.00 sehari
Tolak
3. Menyediakan
Bahan Bacaan
Azlan
•Mudah mengendalikan •Murah kerana kos buku RM500.00
•Membosankan •Salah pemahaman
Tolak
•Ahli-ahli KIK boleh menggunakan pelbagai teknik yang mesti disokong dengan
maklumat serta data yang tepat semasa menyelesaikan masalah atau projek
penambahbaikan
•Pengumpulan data dan maklumat adalah langkah terpenting dalam proses
penyelesaian masalah
•Tanpa data dan maklumat yang diperlukan, atau kekurangan data, tiada
keberkesanan dalam membuat keputusan atau penyelesaian masalah
•Data dan maklumat perlu dikumpulkan bagi tujuan berikut:
•Memahami keadaan sebenar dan menyokong serta memperkukuhkan sesuatu
pendapat
•Menentukan perhubungan antara masalah dan sebab
PENGUMPULAN DATA
Kaedah Pengumpulan Data
Temuduga/temubual
Soal selidik
Pemerhatian/ pemeriksaan
Analisis laporan/ rekod/ dokumen berkaitan
Analisis aduan dan maklum balas pelanggan serta orang ramai
PENGUMPULAN DATA
Sampel
•Ahli-ahli KIK boleh mengumpul data dengan menggunakan sampel
• Sampel melibatkan pengumpulan maklumat dengan mengambil sebahagian kecil
daripada sejumlah besar populasi yang berkaitan
•Bilangan atau peratusan sampel yang dipilih sesuai dengan jumlah populasi
•Jenis sampel yang biasa digunakan (Rujuk Garis Panduan):
PENGUMPULAN DATA
•DIGUNAKAN UNTUK MENGUTIP DATA DENGAN SISTEMATIK DAN SENANG •PENYEMAKAN SEMUA PERKARA YANG DIAMBIL DATA DAPAT DIBUAT DENGAN CEKAP •MEMUDAHKAN PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI
KERTAS/LEMBARAN SEMAK (Check Sheet)
BIL PUNCA Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 JUMLAH
1 E-mel Kurang Penting
69
2 E-mel Tiada Tindakan
96
3 E-mel Tiada Laporan
199
4 Lewat terima E-mel
53
5 Lewat Selesai Aduan/
Pertanyaan
31
LEMBARAN SEMAKAN 1 “ SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN”
Tempoh: (Sebelum Projek)
BIL PUNCA Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 JUMLAH
1 E-mel Kurang Penting
26
5
26
12
69
2 E-mel Tiada Tindakan
25
39
26
6
96
3 E-mel Tiada Laporan
49
47
28
75
199
4 Lewat terima E-mel
15
7
11
20
53
5 Lewat Selesai Aduan/
Pertanyaan
8
2
5
16
31
LEMBARAN SEMAKAN 1 “ SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN”
Tempoh: (Sebelum Projek)
PUNCA Jumlah Kekerapan
Peratus Kekerapan terkumpul
Peratus terkumpul (%)
E-mel Kurang Penting 199
44.42 199 44.42
E-mel Tiada Tindakan 96
21.43 295 65.85
E-mel Tiada Laporan 69
15.40 364
81.25
Lewat terima E-mel 53
11.83
417
93.08
Lewat Selesai Aduan/ Pertanyaan
31
6.92
448
100.00
Jumlah 448 100 - -
LEMBARAN SEMAKAN 1 “ SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN”
Tempoh: (Sebelum Projek)
•Teknik-teknik berikut boleh digunakan untuk menganalisis data: •Analisis Pareto •Rajah Histogram •Carta Kawalan •Carta Turus dan Carta Pai •Lain-lain teknik yang sesuai
ANALISIS DATA
0% 10% 20% 30% 40% 50%
A
B
C
D
E
A
B
E
D
C E-mel Tiada Laporan
E-mel Tiada Tindakan
E-mel Kurang Penting
Lewat Terima E-mel
Lewat Selesai Aduan
CARTA BAR KEKERAPAN KES(SEBELUM PROJEK)
44%
22%
15%
12%
7%
A
B
C
D
E
A
B
E
D
E-mel Tiada Laporan
E-mel Tiada Tindakan
E-mel Kurang Penting
Lewat Terima E-mel
Lewat Selesai Aduan
CARTA PAI KEKERAPAN KES (SEBELUM PROJEK)
C
SASARAN
• Setelah projek dianalisis secara terperinci dan disokong dengan data-data, KIK perlu menetapkan objektif dan sasaran projek
• KIK perlu membuat justifikasi bagaimana penetapan sasaran yang dibuat
• Di antara asas penetapan sasaran adalah seperti berikut:
– Prinsip 80/20 (Analisis Pareto)
– Objektif Organisasi
– Piagam Pelanggan
– Petunjuk Prestasi Utama(KPI)
– Arahan Pihak Pengurusan
ANALISIS PARETO
• Mendapat nama daripada Ahli Ekonomi Itali Vilfredo Pareto
• Rajah Pareto adalah merupakan sejenis graf khusus yang menunjukkan data dalam bentuk turus mengikut susunan menurun
• Menggambarkan sebab-sebab yang mengakibatkan sesuatu masalah.
• Tumpuan kepada sebab-sebab utama
• Mengesahkan sesuatu keputusan dengan membandingkan sebelum dan sesudah tindakan pembetulan diambil. Ketepatan tindakan pembetulan dikenalpasti
• Dikenal pasti sebagai peraturan ‘ 80-20’ iaitu sebilangan kecil aktiviti-aktiviti menyebabkan banyak masalah atau membawa banyak hasil
Vilfredo Pareto, 1848-1923
• Mengkelaskan masalah kualiti mengikut keutamaannya
• Digunakan untuk:
1. Menentukan aspek utama bagi sesuatu masalah
2. Menganggarkan keberkesanan sesuatu pembaikan yang dijalankan
3. Memahami keberkesanan sesuatu pembaikan
4. Mengesahkan keputusan selepas tindakan pembetulan diambil
dengan membandingkan gambarajah sebelum dan selepas tindakan
100
20
0
100
80
0
SEBAB KESAN
80 % Masalah berpunca daripada 20% sumber
PRINSIP PARETO
JURAN
• VITAL FEW :
Penyumbang ketara kepada masalah
• USEFUL/ TRIVIAL/ INTERESTING MANY:
Penyumbang lain/ remeh
PENYEDIAAN BAGI RAJAH PARETO
• Berasaskan data yang dikumpul:
• Ciri-ciri data:
– OBJEKTIF
– KONSISTEN
– REPRESENTATIVE
– BELIEVABLE
• Susun sebab dari tertinggi kepada terendah ( decending order)
• Kumpul data mengenai kekerapan dengan menggunakan Jadual Lembaran Semakan
PENYEDIAN BAGI RAJAH PARETO
• Lukis horizontal (x) dan sebutkan sebab-sebab paling mungkin
• Susun sebab-sebab paling mungkin ikut kekerapan dari tertinggi ke
terendah
• Lukis vertikal axis (y) dan sebutkan peratusan dari 0% hingga 100%
• Lukis graf bar bagi setiap sebab ikut peratusan
• Lukis graf garisan ikut peratusan terkumpul
• Lukis satu garis dari 80% kepada graf garis dan tunjukkan ke arah x-axis
bagi asingkan ‘vital view’ dan ‘trivial many’
PARETO
• Langkah pertama untuk memperbaiki mutu kerja
• Meningkatkan mutu kerja dalam semua aspek
- kecekapan, penjimatan bahan-bahan+ kos, keselamatan, dll
• Mengesahkan keputusan (selepas perbandingan)
Vilfredo Pareto, 1848-1923
RINGKASAN LEMBARAN SEMAK “SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN ”
Tempoh : Sebelum projek
Bil Punca Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Jumlah
1 E-mel kurang
penting 26 5 26 12 69
2 E-mel tiada
tindakan 25 39 26 6 96
3 E-mel tiada
laporan 49 47 28 75 199
4 Lewat terima
E-mel 15 7 11 20 53
5 Lewat selesai
aduan / Pertanyaan
8 2 5 16 31
JADUAL FREKUENSI “SISTEM PENGURUSAN EMAIL ADUAN KURANG BERKESAN ”
Tempoh : Sebelum projek
Punca Jumlah
Kekerapan Peratus
Kekerapan Terkumpul
Peratus Terkumpul (%)
E-mel Kurang Penting 69 15.40 364 81.25
E-mel Tiada Tindakan 96 21.43 295 65.85
E-mel Tiada Laporan 199 44.42 199 44.42
Lewat Terima E-mel 53 11.83 417 93.08
Lewat Selesai Aduan / Pertanyaan
31 6.92 448 100.0
JUMLAH 448 100 - -
CADANGAN PENYELESAIAN
CARTA PARETO SEBELUM PROJEK BAGI TEMPOH 10 MAC – 10 APRIL 2006
Sasaran 81.25%
E – Mel Tiada Laporan
E – Mel Tiada Tindakan
E – Mel Kurang Penting
Lewat Terima E – Mel
Lewat Selesai Aduan
500
450
400
350
300
250
200
150
100
50
0
Bila
nga
n K
ES
• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK mendapatkan alternatif-alternatif cadangan penyelesaian atau penambahbaikkan
• Kekuatan dan kelemahan cadangan perlu dihuraikan satu persatu
• Implikasi kewangan seperti pertambahan tenaga kerja, ruang pejabat dan lain-lain juga dipertimbangkan
• Ahli-ahli KIK perlu memilih cadangan terbaik yang dilakukan melalui teknik-teknik :
– Analisis Pro dan Kontra
– Analisis SWOT
– Analisis Rajah Pokok
– Analisis SMART
– Lain-lain teknik yang sesuai
Cadangan penyelesaian perlu dirujuk kepada Pihak Pengurusan untuk mendapatkan
kelulusan uji cuba
PERKARA PENTING DALAM MEMILIH ALTERNATIF TERBAIK
• Adakah cadangan itu PRAKTIKAL?
• Adakah KOS MUNASABAH ?
• Adakah ia mendatangkan KESAN kepada prosedur dan lain ?
• Adakah ia MUDAH DITERIMA ?
• Berapa lama TEMPOH PELAKSANAAN ?
• Adakah KRITERIA LAIN yang boleh digunakan ?
(khidmat sokongan, risiko, penjimatan, sumber tenaga, wawasan)
RAJAH POKOK
• Objektif :
– Untuk mencapai objektif (sasaran) dengan mengembangkan cara (langkah) secara sistematik supaya :
a) Seluruh masalah dapat dilihat sekali imbas dan dinyatakan dengan jelas
b) Cara (langkah) untuk mencapai objektif (sasaran) dapat dicari
RAJAH POKOK
• Mengembangkan langkah-langkah menyeluruh mengenai projek
• Berguna untuk : – Memahami masalah
– Capai objektif
• Satu alat untuk mencapai keputusan
CADANGAN PENYELESAIAN
Mengurangkan kelewatan proses pemberian taraf
berpencen kepada pegawai kumpulan
pengurusan dan professional daripada 180 hari kepada 120
hari pada Januari 2007
Dokumen tidak lengkap
Sediakan senarai semak
Menyediakan garis panduan JKN Perak
Taklimat dan kursus
Melantik seorang pegawai untuk membuat semakan borang yang
diterima
Sukar mendapat fail
Mengeluarkan memo untuk mendapatkan fail dari unit yang
berkenaan
Membuat tindakan susulan kepada unit yang menjaga fail
Adakan fail sementara dan menyerahkannya semula setelah
urusan selesai
Unit yang menjaga fail perlu membuat maklumbalas
mengenai status fail
PRO AND CON
ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN
A1 A2 A3
B1 B2
C
D
PRO AND CON
KRITERIA PRO KONTRA
KOS Kos turun
Jimat RM 12,000.00 Kos RM 5,500
MASA Proses turun 45% Jimat 4 jam kerja
Pasang mesin baru Shut down : I minggu
MOTIVASI Kurang Tiada
PRO AND CON
• Adakah cadangan itu PRAKTIKAL?
• Adakah KOS MUNASABAH ?
• Adakah ia mendatangkan KESAN kepada prosedur dan lain ?
• Adakah ia MUDAH DITERIMA (tidak rumit)?
• Berapa lama TEMPOH PELAKSANAAN ?
• Adakah KRITERIA LAIN yang boleh digunakan ?
PEMILIHAN ALTERNATIF
FAKTOR ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN
MANUSIA
Penyediaan fail meja yang terkini
Memudahkan kakitangan
memahami tugas-tugas yang akan
dilaksanakan
Kakitangan yang terlibat tidak
mengemaskini fail meja
DITOLAK
Menyediakan jadual pemantauan stor
Pemantauan dapat dilakukan secara
berkala
Jadual pemeriksaan tidak dapat
dilaksanakan kerana tugasan lebih
penting atau luar
DITOLAK
Menetapkan seorang pegawai
untuk menyelia stor
Penyeliaan dapat dilakukan seperti yang dijadualkan
Beban tugas terhadap tugas lain
memerlukan tindakan segera
DITOLAK
Latihan / Kursus / Bengkel
Mendapat pendedahan dan
memahami dengan lebih mendalam tentang tugasan dan organisasi
Kurang berminat untuk mengikuti
latihan yang diberi DITOLAK
PEMILIHAN ALTERNATIF
FAKTOR ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN
MANUSIA
Melantik seorang kakitangan untuk
menyelenggara stor
Dapat memberi tumpuan yang
sepenuhnya terhadap tugasan
Proses kerja tergendala apabila
kakitangan tersebut bercuti atau bertugas di
luar
DITOLAK
Menguatkuasakan peraturan stor
Kakitangan melaksanakan tugas
keluar masuk mengikut peraturan
Tidak semua kakitangan patuh kepada peraturan
DITOLAK
Merekod keluar masuk pita dengan
terperinci
Dapat mengesan pergerakan pita
Kemungkinan berlaku kelalaian dalam merekod
maklumat
DITOLAK
PEMILIHAN ALTERNATIF
FAKTOR ALTERNATIF PRO KONTRA KEPUTUSAN
KAEDAH
Menyediakan pengasing pita
Susunan pita kemas dan rapi
Memerlukan peruntukan yang
banyak untuk membeli pengasing
DITOLAK
Melabelkan pita
Memudahkan pengesanan pita
dengan lebih cepat dan tepat
Pertambahan beban kerja kepada
kakitangan DITOLAK
PELAKSANAAN
• Proses ini melibatkan ahli-ahli KIK berbincang dengan fasilitator mengenai cara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah dipersetujui
• Sekiranya perlu, uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang dipilih
• Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki dicapai
• Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut perancangan Carta Gantt.
PELAKSANAAN
• Komitmen ahli kumpulan dalam melaksnakan tugas masing-masing amat penting dan menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projek
• Setiap ahli harus melaporkan status kemajuan mengenai peranan dan tugas yang dilaksanakan dari semasa ke semasa kepada ketua kumpulan
• Ketua kumpulan hendaklah melaporkan perkembangan/kemajuan pelaksanaan projek kepada fasilitator dan pihak pengurusan
Anggota-anggota organisasi perlu dimaklumkan mengenai uji cuba serta tempoh ia akan dijalankan
PELAKSANAAN
PILIHAN TINDAKAN
PELAN TINDAKAN
• Setiap langkah dan tanggungjawab
• Komunikasi berkesan
• Mekanisme maklum balas dan pemantauan
PENYEDIAAN PELAN
A. Bahagikan cadangan kepada tugasan
B. Sediakan pelan kecemasan
CONTOH : PELAN TINDAKAN
APA SIAPA BILA DI MANA MENGAPA BAGAIMANA
• Kursus Dalaman
• Lawatan sambil belajar
• Tayangan video
CONTOH : PELAN TINDAKAN
APA SIAPA BILA DI MANA MENGAPA BAGAIMANA
• Checklist PT (P/O)
Perkhidmatan Dis 2006 JKN Perak
Proses kerja lebih teratur /
lancar
Edarkan checklist kepada JKN
Perak
• Sediakan garis panduan mengisi borang (PUA 176) peraturan 35 / 36
BSM, Ibu Pejabat KKM
Dis 2006
JKN Perak
Elakkan kesilapan
dalam mengisi borang dan penggunaan format lama
Membuat taklimat
• Melantik seorang pegawai untuk membuat semakan borang yang diterima
Pembantu Tadbir (P/O)
Jan 2006
JKN Perak
Supaya maklumat yang dihantar / diisi
lengkap
Bergantung kepada Ketua Jabatan untuk
melantik PT tersebut
PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN
PENYEMAKAN (CHECK)
Penilaian
• Mengadakan penilaian ke atas pelaksanaan cadangan-cadangan penyelesaian
• Penilaian ini akan menentukan sama ada objektif / sasaran projek tercapai atau tidak
• Method : Melalui pengumpulan data dan analisis (contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cuba
• Setelah penilaian dibuat dengan membandingkan Rajah Pareto sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek, ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula
PENYEMAKAN (CHECK)
Pemantauan
• Memantau pelaksanaan projek untuk tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektif / sasaran projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaian
• Jika terdapat sebarang JURANG PERBEZAAN, kumpulan perlu mengambil tindakan pembetulan sebelum penyeragaman
• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan perluasan / peneragaman pelaksanaan
• Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang telah dilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi. Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos, masa, pembaziran, peningkatan produktiviti dan kualiti, kepuasan hati pelanggan dan sebagainya.
TINDAKAN (ACTION)
Penyeragaman
• Ini adalah merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran P.D.C.A.
• Sekiranya OBJEKTIF DAN SASARAN PROJEK DICAPAI, tindakan penyeragaman boleh dilakukan dengan mengambil langkah-langkah seperti berikut :
– Menyedia atau mengemaskini Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja yang berkaitan
– Mengemaskini Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Standard Operating Procedure dan Dokumen MS ISO
– Mengemaskini Piagam Pelanggan dan Petunjuk Prestasi Utam (KPI) yang berkaitan
– Pihak Pengurusan perlu mengambil tindakan penyeragaman secara menyeluruh ke peringkat daerah, negeri dan kebangsaan mengikut kesesuaian
Tindakan penyeragaman perlu mendapat persetujuan Pihak Pengurusan