NUEVAS FORMAS DE ORGANIZACIÓN Y DIRECCION DE PERSONAS: Elementos claves para el éxito de la gestión empresarial en el siglo XXI.

Autor: Cesar David Rincón Godoy. Psic. Msc.

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Hablar de las organizaciones y su activo más importante: las personas que mediante su trabajo intelectual, profesional y técnico gestionan el día a día de las operaciones y actividades administrativas que las conforman para alcanzar su razón de ser, en un mundo tan dinámico y cambiante, donde lo que era importante ayer, hoy carece de interés y una nueva oportunidad o amenaza inimaginable se cierne sobre nosotros, nos obliga a ser altamente creativos y estratégicos a la hora de liderar alguna organización y gestionar su talento humano en estos tiempos de incertidumbre.

A lo largo de nuestra experiencia profesional en RRHH, Desarrollo Organizacional y puestos de Dirección hemos visto como las organizaciones han evolucionado de ser estáticas (burocráticas o jerárquicas) a ser dinámicas y altamente competitivas (Horizontales o en Redes) teniendo que adaptar su filosofía de gestión continuamente para poder sobrevivir a las dinámicas sociales y económicas que rigen los mercados nacionales, regionales y globales del siglo XXI.

Estas transformaciones nos plantean un gran reto, que es diseñar una estructura organizativa que encaje con el modelo negocio acorde con su razón de ser – mercado objetivo – y dirigir las personas que la integran, mediante técnicas que nos permitan potenciar la inteligencia racional, emocional y social para desarrollar las competencias para la obtención de los logros de la organización.

¿Cómo afrontar el reto de tener nuestra organización y su gente adaptadas a los tiempos de incertidumbre del siglo XXI?

Para dar respuesta a esta pregunta debemos conceptualizar de manera sencilla y didáctica, los conceptos que las organizaciones modernas y su gestión de talento se fundamentan hoy en día:

1. Filosofía de Gestión (Modelo de negocio) 2. Diseño organizativo (Modelo de Organización) 3. Dirección de Personas ( Modelo de Gestión del Talento) 4. Cultura de crear valor (Pensamiento sistémico) 5. Evaluación y aprendizaje organizacional.

1. Filosofía de gestión ( Modelo de Negocio )

Entenderemos la filosofía de gestión como el ejercicio de reflexionar sobre las dinámicas políticas, económicas, sociales y tecnológicas que interactúan en la gestión interna de nuestra organización (Pública o Privada) y su entorno. Este pensamiento estratégico responde a un mínimo de preguntas sobre cómo estamos posicionados ante la realidad del mercado donde nos desempeñamos:

¿Dónde estábamos ayer?

¿Dónde estamos hoy?

¿Dónde queremos estar mañana?

¿Qué haremos para alcanzar nuestros propósitos?

Generalmente estas preguntas, las reflexionan y responden la alta dirección o accionistas de la organización, mediante el análisis estratégico-situacional de la estrategia o modelo de negocio diseñado para obtener los beneficios de la organización. En este orden de ideas, y conceptualizando lo planteado por Collins y Rukstad (2008) quienes identifican cuatro tipo de declaraciones estratégicas para definir la filosofía de gestión:

• La Misión: describe el propósito de la organización; pretende responder al “por que existimos”

• Los Principios o Valores: establece “en que creemos y como nos comportaremos”

• Una Visión: proyecta “lo que queremos ser” • Plan estratégico: expresa el juego competitivo de la organización,

mediante una exposición de objetivos, alcances o metas de las diferentes unidades de negocios o servicios.

En este mismo orden de ideas, y para ilustrar la aplicación de las declaraciones estratégicas de la organización, les presento el modelo estratégico de gestión empresarial desarrollado por Kaplan y Norton (2008):

Como pueden observar este modelo sistematiza paso a paso los elementos de gestión para obtener los resultados esperados y metas de la organización. Obviamente, y muy importante que resalte ante Uds. ESTOS MODELOS SOLO TIENEN ÉXITO, SI y SOLO SI, EXISTE UN EQUIPO DE PERSONAS COMPROMETIDAS PERSONALMENTE, PROFESIONALMENTE Y ALTAMENTE MOTIVADAS POR LOS LIDERES DE LA ORGANIZACIÓN. Esta afirmación es producto de la experiencia personal y revisión de las experiencias de diferentes organizaciones que han aplicado este modelo y similares para alcanzar sus metas operacionales, económicas y de servicios declarados en sus planes estratégicos.

2. Diseño organizativo (Modelo de Organización)

Como punto central de nuestra ponencia esta la importancia que tiene el diseño de la organización como elemento estratégico para gestionar los planes estratégicos, a través de la vinculación de los objetivos estratégicos con los procesos operativos, las actividades administrativas con metas asociadas a las prácticas de trabajo que van ejecutar el equipo humano que trabajan en la organización, y a su vez nos permite medir el desempeño de las personas en la obtención de los rendimientos en la producción de bienes y servicios, beneficios económicos y sociales.

Las características fundamentales que debe tener una organización son las siguientes:

ü Debe reflejar el sistema formal de tareas, actividades y relaciones de autoridad (Estratégico – Táctico – Operacional) que controla la forma como las personas cooperan y utilizan los recursos para alcanzar las metas de la organización.

ü Define los niveles de control, coordinación y motivación de las personas y organización.

ü Involucra los elementos de ambiente, tecnología, procesos y talento humano.

ü Por definición la organización es dinámica, se puede administrar sus cambios a medida de su crecimiento o redefinición.

En este sentido definiremos una organización como un conjunto de sistemas de dirección, personas, procesos y tecnológicos que se relacionan entre si, para alcanzar los objetivos estratégicos de la gestión.

Actualmente nos encontramos con dos tendencias teóricas – prácticas de formas organizativas. La tendencia de ir desechando la visión jerárquica piramidal de las organizaciones, se viene desarrollando a mediados del siglo XX, llamadas formas alternativas de organización básica, las mismas se estructuran de las siguientes formas: Funcionales, Multidivisionales y Matriciales.

Con la llegada del siglo XXI, y la revolución del conocimiento por el desarrollo de las tecnologías de la información (internet, redes sociales, programas de inteligencia artificial, comunidades del conocimiento, globalización de las economías) las organizaciones han desarrollado nuevas tendencias de como estructurarse para estos nuevos tiempos dinámicos y de incertidumbre, como lo previeron Daft y Lewin(1993) ellos plantean que la manera básica de organizarse

deben sufrir cambios para afrontar las dinámicas organizacionales ante la inminente revolución de las organizaciones ante la era del conocimiento, argumentado que las organizaciones deben organizarse tomando en cuenta: Reducción de los niveles jerárquicos, organizaciones basadas en equipos o adhocraticas, basadas en proyectos, basadas o estructuradas en red y organizaciones con limites permeables.

Para finalizar este punto, es indispensables para los gerentes, profesionales y técnicos que trabajan en la función de RRHH, que las organizaciones modernas son dinámicas, y cada día debemos diseñarlas bajo las premisas organizacionales aquí descritas, adaptadas a nuestro plan estratégico, y flexibles para cualquier adaptación a las dinámicas del entorno.

2. Dirección de Personas (Modelo de Gestión del Talento)

Una vez definida la filosofía de gestión y la estructura organizativa, la alta dirección de la organización debe formular la política de gestión del talento de los recursos humanos buscando primordialmente la satisfacción de las personas, en coherencia con los valores corporativos definidos y declarados en el plan estratégico de la organización.

En base a esta premisa, los gerentes o líderes de RRHH deben potenciar, desarrollar y entender que la aplicación de los conceptos como dirección por objetivos, retribución variable, evaluación del desempeño, formación, plan de carrera y promoción son los componentes fundamentales del sistema de gestión del talento en las organizaciones comprometidas con su gente. No podemos dejar a un lado, el elemento clave para el diseño de la organización, como es la descripción, definición y evaluación del puesto de trabajo. Este elemento nos fortalece la definición de las actividades y tares a realizar en los procesos de trabajo, y nos orienta en la valoración del desempeño en las prácticas de trabajo en todos los niveles de la organización.

Un poco para ilustrar esta conceptualización sobre la política de gestión del talento de los recursos humanos, vamos a mostrar un modelo de gestión de personas basado en las premisas antes descritas. Este modelo ha sido desarrollado por un equipo de profesionales y técnicos de trabajan en la industria petrolera de Venezuela, donde orgullosamente hemos conseguido su aplicación con resultados bastante satisfactorios hasta la presente fecha.

Modelo de Dirección Estratégica de Personas

Adicional al modelo de dirección de personas, es importante que tomemos consciencia que para que este modelo funcione, debemos fortalecer la gestión del talento humano, sobre todo en esta época, donde la retención de talento está más asociada a los reconocimientos intangibles como: prestigio profesional dentro de la organización, planes de formación para desarrollar competencias personales, becas de estudio, así como la promoción por mérito al desempeño y conocimiento dentro de la organización, más que las retribuciones en acciones salariales signada por los recursos financieros limitados.

Esta estrategia, la enfoco principalmente al desarrollo de planes de educación y formación como estrategia de retención y motivación para desarrollar y fortalecer los valores intrínsecos de las personas y su proactividad con los miembros de la organización.

Fuente: Plan estratégico de RRHH, PDVSA (2009-2015) Elaboración propia.

4. Cultura de crear valor (Pensamiento sistémico)

Toda organización tiene una cultura, aunque no estemos consciente de ello. La cultura se evidencia en la estructura de la organización, en los procesos organizativos, en el trato con sus proveedores, en el trato con su personal, en sus instalaciones y espacios físicos.

Los valores organizacionales conforman el núcleo de la cultura organizacional. Su función es contribuir a la creación, el desarrollo de la imagen de la organización, tanto a lo interno como a lo externo.

Generalmente los valores organizacionales se enfocan al desarrollo cognitivo, conductual y emocional de las personas que integran la organización, a través de la formación de códigos de conductas socialmente responsables. Lo que hoy día observamos en la mayoría de las empresas como responsabilidad social empresarial o institucional.

Una vez que la organización declara su plan estratégico, establece la organización para ejecutar los objetivos del plan y la alta dirección define e implanta un modelo de gestión del talento de los recursos humanos que integran la organización, y dicho personal a través de una política de formación y educación adquiere competencias técnicas y personales, sumado al esfuerzo de los lideres de la organización en impulsar los valores y principios que desarrollen una cultura organizacional orientada a la responsabilidad social, nos encontramos con el mayor atributo, que podemos obtener de nuestro personal, que es la creación de valor a través del pensamiento sistémico.

Es importante aclarar que el pensamiento sistémico genera en los miembros de una organización una perspectiva diferente del mundo, se dan cambios que suponen el transito del pensamiento lineal (causa- efecto) al pensamiento sistémico (interacciones de todos los elementos). En el pensamiento lineal se percibe a la estructura organizacional como el organigrama o el diseño del flujo de trabajo y los procesos empresariales, sin embargo la visión de estructura en el pensamiento sistémico es muy diferente, en él la estructura es la configuración de interrelaciones entre los componentes claves del sistema. Ello puede incluir la jerarquía y el flujo de los procesos, pero también incluye percepciones y actitudes,

la calidad de los productos, los modos en que se toman las decisiones, y cientos de factores más.

El pensamiento sistémico se apoya de la participación de todos los integrantes de una organización, que aportan la mayor cantidad posible de perspectivas para proponer soluciones y tener una visión del todo. Toda vez que los integrantes de una organización sean capaces de ver las interacciones del sistema organizacional, es posible retroceder en el tiempo e identificar el origen de los problemas que atañen a la organización, ya que con esta perspectiva los cambios generados en una parte del sistema se manifestaran en todos los elementos, permitiendo encontrar los puntos de “apalancamiento” para mejoraran a toda la organización.

Como logramos que nuestra gente desarrolle este atributo de crear valor agregado para apalancar los procesos estratégicos y generen una experiencia satisfactoria entre los miembros de la organización y su población objetivo. Para esto necesitamos que los líderes de la organización asuman ante su personal la posición de mentores en los siguientes elementos de la organización:

ü Procesos (enfoques que toman para ejecutar sus operaciones diarias); ü Organización (enfoque corporativo y colaboración entre grupos de interés); ü Administración del conocimiento (contextualización de los datos y su

exposición a los grupos de interés clave); ü Tecnología (selección de las herramientas apropiadas e implementación

de dichas herramientas); ü Administración del desempeño (capacidad de la organización de medir

sus resultados para mejorar su negocio).

Como lo he señalado en varias ocasiones en la presentación de mi ponencia, Liderazgo, es la clave del éxito en la creación de valor y motivar el pensamiento sistémico de las personas que integran nuestra organización. En este sentido, Liderar consiste en la organización de talentos para materializar una visión y misión inspirada por una intención inspirada en valores. Un líder debe ejercer la autoridad con humildad y firmeza, esta última basada en el peso del puesto que por profesionalidad, responsabilidad y merito el líder obtiene el poder de mando sobre un colectivo de trabajo.

En base al análisis de casos documentados sobre el liderazgo en la creación de valor, y la experiencia personal de haber ejercido cargos de liderazgo en

diferentes organizaciones – públicas y privadas – y como de estudioso del liderazgo como atributo fundamental del aprendizaje personal y organizacional, les voy a señalar, lo que a mi entender son las características que debería tener un Líder o Líderes, tanto en su vida personal como en la vida organizacional:

ü Ser disciplinado: en su oficio, profesión o disciplina. ü Ser analítico: capacidad de síntesis y objetividad. ü Ser creativo: innovador y cuestiona ideas dando alternativas. ü Ser respetuoso: tolerante, capacidad de trabajar en equipo. ü Ser ético: reconocer lo bueno y malo en base a los valores. ü Ser social: comprometido con su entorno.

5. Evaluación y aprendizaje organizacional

El Plan Estratégico de una organización formula sus objetivos tras analizar y comprender las necesidades y expectativas de los grupos de interés y de su entorno, así como el rendimiento interno de la organización y sus capacidades para poder desarrollarlo. En el proceso de formulación se tienen en cuenta la evaluación de debilidades y amenazas, la identificación de ventajas competitivas actuales y futuras, de fortalezas y oportunidades, los aspectos diferenciales y los factores clave relacionados con su actividad. Para lograr sus objetivos estratégicos, la Universidad formula estrategias que se desarrollan mediante planes, programas y/o actuaciones que permiten la consecución de aquéllos, lo que implica necesariamente el establecimiento de un cuadro de indicadores y valores-objetivo a alcanzar, así como de un sistema de medición y análisis, todo en concordancia con el esquema presentado en esta presentación (ver esquema de Kaplan y Norton)

En este sentido, y sobre la experiencia personal, les puedo señalar que lo anteriormente descrito se operativiza a través de las instancias y procedimientos siguientes:

ü Comités Ejecutivos ü Comités de evaluación de desempeño operacional ü Evaluaciones financieras ü Evaluación del talento humano

ü Análisis del entorno externo e interno ü Comités de SGC ü Auditorías

Para finalizar mi intervención en este valioso espacio de discusión e intercambio de ideas, voy hacer unas reflexiones finales a manera de sembrar en Uds., la idea de que todo lo expuesto ha sido aplicado por muchas empresas, asesorados y tutorados por expertos y especialista, así como un grupo ha intentado de manera empírica replicar las mejores prácticas en sus organizaciones, y eso es lo interesante de esta aventura.

Lo importante es que apliquemos nuestros conocimientos como líderes y apalanquemos los planes estratégicos de nuestros negocios, y poder alcanzar nuestras metas profesionales, y los compromisos organizacionales que nos generan valor, conformando de esta manera una ciudadanía organizacional enmarcada en la excelencia y responsabilidad social a lo interno de nuestra organización y con su entorno.

Bibliografía

Ansoff, I.H. (1997) La Dirección estratégica en la práctica empresarial. Addison-Wesley Iberoamericana. Wilmington, Delaware.

Bueno Campos, E. (1996) Organización de Empresas. Estructura, Procesos y Modelos. Ediciones Pirámide, Madrid.

Collins, D. J. y Rukstad, M.G. (2008, Abril) Can You Say What Your Strategy Is? Harvard Business Review: 63-73.

Daft, R. y Lewin, A. (1993) Where are the theories for the new organizational forms? Organization Science 3: 1-6

Grant, R.M. (2006) Dirección Estratégica. Conceptos, Técnicas y Aplicaciones. Thomson Reuters. Editorial Aranzadi, S.A. Navarra, España.

Kaplan, R. S. y Norton, D. P. (2008) The Execution Premium. Integrando la Estrategia y las Operaciones para lograr ventajas competitivas. Harvard Business Press. Ediciones Deusto. Barcelona, España.

Dirección de Recursos Humanos (2009)  Plan estratégico de RRHH (2009-2015) Documento interno. Petróleos de Venezuela S.A. Caracas, Venezuela.