nota excel 2007

PENGENALAN

MS OFFICE EXCEL (LEMBARAN /HAMPARAN KERJA)

Apa itu Hamparan Kerja?

Tujuan utama satu hamparan kerja adalah membina dokumen dalam bentuk baris dan lajur seperti

helaian markah pelajar,analisa statik,buku lejer,pernyataan akaun, dan kad masa. Dengan menggunakan

hamparan kerja elektronik, anda boleh menggunakan komputer untuk memasukkan data, menjalankan

pengiraan secara automatik, mencetak atau menyimpan kedalam peranti simpan seperti cakera keras

untuk kegunaan di masa yang akan datang. Microsoft Office Excel 2007 adalah hamparan kerja

elektronik.

Skrin Microsoft Excel menunjukkan dokumen yang mengandungi baris dan lajur.

Anda memasukkan data menggunakan papan kekunci atau lain-lain peranti input. Semasa anda menaip,

data akan dipamerkan dalam monitor dan disimpan secara sementara dalam memori RAM. Apabila

anda simpan dokumen menggunakan arahan Save, data disimpan ke dalam peranti simpan secara kekal.

Ia tidak lagi disimpan didalam kertas, sebagaimana hamparan kerja manual. Jadi anda akan dapat

menjimatkan penggunaan kertas.

Anda boleh menyunting hamparan kerja dengan mudah dengan menaip terus kedalam computer data

yang perlu disunting sahaja. Anda tidak perlu menaip semula data. Inilah keistimewaan hamparan kerja

elektronik, proses menyimpan dan mencetak adalah dua proses yang berasingan.

Keistimewaan lembaran kerja secara elektronik adalah proses menyimpan dan mencetak adalah dua

proses yang berasingan. Pengguna boleh menyunting semula dokumen walaupun telah mencetak.

Contohnya anda boleh menukar satu nilai, menambahkan sempadan, melebarkan jalur, membuang

baris, dan membetulkan ejaan tanpa perlu menaip semua keseluruhan dokumen. Semua perubahan dan

pembetulan dibuat dan disimpan kedalam peranti simpan, seperti cakera keras, memori kilat, CD-RW,

atau disket. Dengan cara ini anda akan dapat menyelamatkan banyak pokok kerana kertas dibuat

daripada pokok. Secara amnya anda dapat membantu mengurangkan kesan rumah hijau.

Siapakah yang mengunakan Hamparan Kerja?

Hamparan kerja digunakan oleh :

Ahli Sejarah

Akauntan

Doctor

Eksekutif Perniagaan

Guru

Ibu ketika membuat bajet

Jururtera

Pegawai bank

Peguam

Pelajar

Pensyarah

Saintis

Sesiapa sahaja yang memerlukan dokuman dalam format baris dan lajur

PERBEZAAN LEMBARAN KERJA MANUAL DAN LEMBARAN KERJA ELEKTRONIK (MS EXCEL)

MENGGUNAKAN KERTAS / HAMPARAN KERJA

MANUAL

MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

Perlu membina / menulis semula senarai nama

pelajar yang baru setiap kali ada penambahan

Hanya buka fail sedia ada yang telah disimpan, dan

menambah maklumat yang dikehendaki.

Memerlukan kalkulator untuk pengiraan Melakukan pengiraan secara automatic ( hanya

memasukkan formula)

Menyusun nama secara manual Menyusun nama dengan mudah tanpa

merosakkan helaian

Sukar untuk menambah lajur / baris sekiranya

tidak cukup ruang

Menambah lajur / baris dengan mudah. Menyisip

lajur dengan menggunakan arahan Insert

Melukis carta secara manual Melukis carta dengan mudah

Microsoft Excel membolehkan anda menguruskan data dengan amat mudah. Tiada lagi membazirkan

kertas, tiada lagi kalkulator dan tiada lagi abacus bagi sesetengah orang.

Microsoft Excel mungkin kelihatan rumit. Sebenarnya, ia akan kelihatan begitu pada peringkat

permulaan. Apabila anda sudah biasa menggunakannya, tidak mungkin anda mahu kembali ke

hamparan kerja manual lagi. Inilah objektif kami, mendedahkan kepada anda bagaimana mudahnya

menggunakan hamparan kerja elektronik.

LATIHAN MINDA

1. Apakah yang ada dalam hamparan kerja elektronik?

2. Apakah perbezaan diantara hamparan kerja manual dan hamparan kerja elektronik?

3. Namakan satu perisian hamparan kerja elektronik?

4. Bagaimanakah hamparan kerja elektronik dapat menyelesaikan masalah anda?

MENGGUNAKAN KERTAS / HAMPARAN KERJA

MANUAL

MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

MEMULAKAN MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

Sekiranya telah bersedia untuk memulakan MS office Excel 2007. Ikuti langkah berikut :

Klik pada berbutang Start untuk memaparkan menu start.

Klik All Programs

Klik Microsoft Office

Klik Microsoft Office Excel 2007

Kandungan item dalam Microsoft Office. Microsoft Office Excel 2007 dilabelkan

ELEMEN SKRIN MICROSOFT EXCEL

Skrin Microsoft Excel 2007 mempunyai banyak persamaan dengan elemen-elemen dalam skrin perisian

Windows. Setelah Microsoft Office Excel 2007 di klik, paparan seperti di bawah akan dipaparkan.

Satu lembaran kerja dikenali sebagai Sheet.

Ia mengandungi Baris dan lajur. Terdapat juga sel (tempat untuk meletakkan data)

Baris - Dikenalpasti dengan nombor dari 1 hingga 1,048, 576 (1M)

Lajur - Dikenalpasti dengan abjad dari A hingga XFD

Jumlah keseluruhan lajur adalah 16, 348 (16k). Jumlah lajur dalam satu lembaran kerja (sheet) adalah

17,179,869,184 (16T).

Satu fail lembaran kerja dipanggil Book atau dipanggil sebagai Buku Kerja ( Work Book). Satu buku kerja

mengandungi beberapa Helaian Kerja (Work Sheet) atau dipanggil sheet. Pada asalnya terdapat 3

helaian kerja yang disediakan ( Sheet 1, Sheet 2, dan Sheet 3), namun ia boleh ditambah atau dibuang

mengikut keperluan pengguna.

Kekotak Nama (Name Box)

Bebutang Insert Function

Fomular Bar

Secara amnya, skrin Excel adalah sama seperti Window Office yang lain.Tetingkap Excel mempunyai :

Bar Tajuk - Bagi memaparkan nama dokumen serta nama perisian

Bebutang Office - Mengandungi arahan berkaitan dengan fail dokumen.

Bar Menu - Menu yang dipaparkan dalam Tab.

Ribbon - Koleksi arahan yang saling berkaitan berdasarkan Menu yang dipilih. Terdapat

beberapa penambahan yang bersesuaian dengan penggunaan di Excel.

Bebutang Windows - Kawalan untuk tetingkap ( Close, Restore Down, Minimize)

serta bebutang Exit untuk menutup Tetingkap.

Bar Tatal - Mencancang dan mengufuk.

Bar Status - Mengandungi maklumat berkaitan status dokumen Excel yang dibuka.

Terdapat beberapa item yang lain dalam tetingkap MS Excel. Antaranya ialah:

Formula Bar

- Ia digunakan untuk melaksanakan pengiraan secara elektronik. Hanya perlu memasukkan

formula berdasarkan alamat sel yang betul.

Sheet

- Satu lembaran kerja dikenali sebagai Sheet. Secara asalnya terdapat 3 Sheet yang

disediakan. Seperti dalam gambarajah. Namun ia boleh ditambah atau di padam mengikut

keperluan.

Tab Sheet

Untuk Menambah Sheet

MENUTUP MICROSOFT EXCEL

Untuk menutup MS Excel 2007 adalahn :

1. Klik bebutang Office untuk memaparkan menu Office. Menu dipamerkan.

2. Klik bebutang Exit Word.

Atau

1. Klik bebutang Close . Ia terletak disebelah kanan-atas tetingkap.

2. Tetingkap Excel 2007 akan ditutup. Windows akan mempamerkan tetingkap penggesa

meminta untuk menyimpan dokumen sebelum tetingkap ditutup.

3. Klik Yes untuk menyimpan dokumen dan simpan di tempat yang sesuai.Klik No untuk

menutup Word tanpa menyimpan dokumen atau klik Cancel untuk batalkan arahan

menutup Word.

SEL DAN JULAT

SEL

Sel merupakan ruang yang terdapat dalam lembaran kerja atau tempat untuk memasukkan data. Alamat sel akan dipaparkan pada kekotak nama (Name Box) setiap kali sel dipilih. Sel yang dipilih dikenali sebagai sel aktif. Oleh itu alamat bagi sel aktif akan dipaparkan dalam kekotak nama (Name Box).

Berdasarkan gambarajah di bawah :

Nama bagi sel yang aktif merupakan hasil persilangan antara Lajur C dan baris 6. Maka nama sel aktif tersebut adalah C6.

Di dalam Excel :

1. Data nombor disusun secara jajaran- kanan (Cth: No 23456)

2. Data teks disusun secara jajaran-kiri (Cth: Bukit Aman)

Jika ingin menukar jajaran, gunakan arahan dalam Tab Home dalam Ribbon Alignment.

JULAT

Julat merupakan sekumpulan sel. Biasanya ia adalah dalam bentuk segiempat meggunakan ukuran baris X lajur.

MEMILIH JULAT

Terdapat beberapa kaedah unuk memilih julat :

1. Kaedah Seret Dan Lepas

Pilih satu sel.

Klik Kiri tetikus, Jangan dilepaskan dan seret ke mana-mana julat yang dikehendaki

Lepaskan tetikus

2. Kaedah Menggunakan kekunci Shift sebagai sauh (anchor)

Pilih satu sel

Tekan kekunci Shift jangan dilepaskan

Klik mana-mana sel yang dikehendaki menggunakan tetikus.

Lepaskan kekunci shift.

3. Kaedah menggunakan kekunci Shift dan kekunci pandu arah

Pilih satu sel

Tekan kekunci Shift, jangan dilepaskan

Tekan kekunci panah ke bawah sebanyak 3 kali (ikut keperluan)

Tekan kekunci panah ke kanan sebanyak 3 kali (ikut keperluan)

Lepaskan kekunci Shift.

MENAIP / MEMASUKKAN TEKS

Bagi pertama kali memasukkan data, pengguna perlu :

Dwi-klik pada sel yang dikehendaki sehingga muncul titik sisipan. Taip data yang diperlukan

dalam sel yang dikehendaki.

Tekan kekunci Tab untuk bergerak ke sel yang seterusnya atau menggunakan kekunci pandu-

arah.

Titik Sisipan (Dwi-klik pada sel)

MEMFORMAT TULISAN

Untuk memformat tulisan, pengguna perlu menggunakan Ribbon Font dan Alignment yang terdapat di

Tab Home.

Untuk meletakkan symbol currency, meletakkan tanda perpuluhan atau meletakkan symbol peratus

Ribbon Number boleh digunakan.

Formula juga diletakkan dalam Tab menu Home. Pilih mana-mana formula yang diperlukan dalam

Autosum.

MENYIMPAN LEMBARAN KERJA

1. Klik butang Office (Office Button) Di penjuru atas-kiri. Menu Office akan dipaparkan.

2. Klik Save. Kekotak dialog Save As akan dipaparkan.

3. Anda perlu menentukan tempat untuk menyimpan dokumen. Sebagai contoh : Pilih

document sebagai lokasi untuk menyimpan.

4. Taipkan nama dokumen yang akan disimpan pada File Name. Klik butang Save.

5. Sekiranya hendak disimpan dalam folder, bina folder baru untuk menyimpan dokumen. Klik

butang New Folder, folder baru akan dibina dan ubah nama folder kepada nama yang

sesuai (tekan butang f2 untuk ubah nama). Tekan Enter.

6. Klik pada Folder yang dibina. Contoh Folder Latihan Excel. Kemudian klik butang Open

Pilih tempat menyimpan dokumen

7. Setelah Folder dibuka. Tuliskan nama dokumen yang hendak disimpan pada kotak File

Name. Kemudian Klik butang Save.

Pilih folder, pastikan folder yang

hendak digunakan

Taipkan nama dokumen yang hendak

disimpan

MELEBARKAN LAJUR

Dengan menggunakan MS excel, lebar lajur boleh diubah mengikut maklumat yang dimasukkan

agar mencukupi ruang. Kaedah untuk melebarkan lajur boleh dilaksanakan dengan beberapa

cara :

a) Secara manual - Tarik penunjuk tetikus ke saiz yang dikehendaki.

b) Secara Autofit - Dwi-klik tetikus pada garisan sempadan lajur.

c) Arahan column Width - Klik kanan tetikus, pilih arahan Column Width dan taip

saiz yang dikehendaki.

Pilih lajur yang akan dilebarkan.

Bawa penunjuk tetikus ke garisan sempadan di sebelah kanan hingga tanda penunjuk

tetikus berubah kepada tanda . Tarik penunjuk tetikus ke saiz yang dikehendaki.

Seret penunjuk tetikus ke kanan /

kiri (besar / kecilkan lajur)

MENAMBAHKAN LAJUR

Pengguna boleh memasukkan lajur yang baru ke dalam dokumen. Ini dapat dilaksanakan

Dengan :

Klik pada label nama lajur F

Klik bebutang Insert (Bebutang ini terletak di Tab Home dalam Ribbon Cells)

Klik pada anak panah ke bawah & Pilih Insert Sheet Columns @ Insert Cells

Atau

Klik kanan tetikus pada lajur yang dipilih sehingga dipaparkan sub menu.

Klik arahan Insert. Lajur baru akan ditambah disebelah kiri.

Lajur baru akan ditambah di sebelah kiri lajur PURATA

MEMASUKKAN FORMULA DAN FUNGSI

PENGGUNAAN AUTOSUM

Terdapat 5 arahan yang mengandungi fungsi pengiraan automatik dalam arhan Autosum.

Fungsi yang dimaksudkan ialah Sum, Average, Count Number, Max dan Min.

Sum Digunakan untuk mencari jumlah nilai dalam sel

Average Digunakan untuk mencari purata nilai dari julat sel yang ditentukan

Count Number Digunakan untuk memaparkan bilangan sel yang mengandungi data

Max Digunakan untuk memaparkan nilai tertinggi dari julat sel yang ditentukan

Min Digunakan untuk memaparkan nilai terendah dari julat sel yang ditentukan

Bebutang Autosum boleh digunakan pada Tab Home dalam Ribbon Editting

1. SUM

Bagi mendapatkan jumlah nilai dalam sesuatu sel. Pengguna perlu:

Klik pada sel yang dipilih untuk memasukkan jumlah nilai

Klik pada bebutang Autosum (terletak dalam Tab Home dalam Ribbon Editting @di

Tab Formulas di Ribbon Function Library

Perhatikan fungsi sum dipamerkan. Nilai yang diletakkan ialah =SUM (D4:E4)

Perhatikan bahawa terdapat sempadan bergaris --- dipamerkan dalam D4 dan E4. Ini

bermaksud sel E7 dan F7 akan dijumlahkan.

Format fungsi Autosum adalah seperti berikut :

SUM (number1,*number2+,..)

Rajah : Pilih julat sel yang ingin dijumlahkan

Julat yang dipilih secara automatik adalah betul. Tekan kekunci Enter untuk

mendapatkan nilai jumlah

Hasil tambah sel akan dipaparkan

Rajah : Jumlah dipaparkan dalam sel yang mengandungi fungsi Autosum

*Perhatikan bahawa tanda = digunakan untuk memulakan fungsi. Sekiranya penggunaan

formula matematik ingin dilaksanakan, gunakan simbol ini juga.

Operasi yang boleh digunakan ialah:

= E7-F7 (untuk melaksanakan Operasi Tolak)

= E7*F7 (untuk melaksanakan Operasi Darab)

= E7/F7 (untuk melaksanakan Operasi Bahagi)

Contoh (menjumlahkan nilai): Selain dari

=SUM(E7:F7)

Juga boleh gunakan formula

=E7+F7

MENYALIN FUNGSI ATAU FORMULA

Formula bagi data yang boleh dilaksanakan secara automatic tanpa memasukkan formula

berkali-kali. Caranya ialah menggunakan Fill Handle gerakan sahaja penuding tetikus ke fill

handle sel di bucu bawah kanan.

Berdasarkan gambarajah di bawah. Jumlah bagi sel yang berikutnya boleh dilaksanakan tanpa

memasukkan semula formula. Caranya ialah :

Klik pada sel G7. Bawa tetikus ke bucu bawah kanan sehingga tanda penuding tetikus

berubah kepada tanda tambah (Fill Handle Lihat Rajah dibawah

Jangan dilepaskan. Seret tetikus (penuding) hingga ke sel yang dikehendaki untuk

menyalin formula (contoh gambarajah hingga ke G10). Lepaskan seretan tetikus.

Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan hasil tambah akan dipaparkan secara

automatic.

FUNGSI AVERAGE (PUTRATA)

Mencari Purata

Mulakan Microsoft Office Excel 2007. Buka fail yang diperlukan (berdasarkan

gambarajah di bawah)

Nilai purata akan dimasukkan dalam sel G7. Klik pada sel G7 untuk mengaktifnya

Pastikan Tab Home dipilih, jika tab lain yang dipilih, maka Ribbon Editting tidak akan

dipaparkan.

Pilih arahan Average

Fungsi Average dipaparkan. Julat yang dicadangkan untuk diambil purata akan

ditunjukkan dengan sempadan garisan putus.

Berdasarkan gambarajah di bawah, julat yang dicadangkan adalah E7:G7. Julat ini tidak

tepat kerana sel F4 tidak termasuk dalam nilai yang akan dikira purata.

Oleh itu hanya sel E7:G7 yang dipilih (seret tetikus ke sel yang terlibat sahaja)

Klik pada sel E7 dan seret tetikus ke sel F7 (Pastikan di Formula Bar terpapar alamat

yang betul)

Lepaskan butang kiri tetikus

Tekan kekunci Enter di papan kekunci (keyboard) untuk memasukkan fungsi. Sel H7

akan diaktifkan dan nilai akan dipaparkan.

MENYALIN FUNGSI PURATA

Klik pada sel H7. Bawa tetikus ke bucu bawah kanan sehingga tanda penuding tetikus

berubah kepada tanda tambah ( Fill Handale Lihat Rajah Di bawah


menyalin formula ( Contoh gambarajah hingga ke H10). Lepaskan seretan tetikus.


automatic.

Sekiranya perlu menggunakan arahan matematik yang tidak tersenarai dalam Autosum, maka

arahan More Functions untuk memaparkan arahan yang lain. Biasanya arahan yang biasa

digunakan ada tersenarai dalam More Functions. Jika fungsi tidak tersenarai maka, formula

boleh ditaip secara manual. Pastikan memulakan tanda = sebelum mula menaip formula.

Klik bebutang Autosum. Senarai seperti dalam gambarajah akan dipaparkan. Klik pada

arahan More Function.

Tetingkap Insert Function akan dipaparkan. Seperti dalam gambarajah di bawah. Pilih

mana mana arahan yang diperlukan.

MENYUSUN REKOD/DATA

Rekod / data boleh disusun mengikut abjad menaik atau menurun. Contohnya sebagai guru

perlu menyimpan rekod pelajar. Rekod pelajar boleh disusun mengikut nama dengan susunan

menaik, menyusun rekod mengikut pencapaian pelajar. Mengikut markah tertinggi dan

sebagainya. Susunan rekod secara manual mengambil masa yang lama dan menyukarkan.

Menyusun rekod secara elektronik dapat dilakukan dengan mudah hanya mengklik satu butang

sahaja.

Menyusun Nama Mengikut Abjad

Untuk menyusun nama mengikut abjad menaik atau menurun maka bebutang Sort & Filter

perlu digunakan.

Klik pada Tab menu Home dan klik bebutang Sort & Filter di Ribbon Editting

Setelah pandu arah ke bawah di klik, maka terdapat beberapa senarai arahan yang akan

dipaparkan. (Berdasarkan gambarajah dibawah)

Sort A to Z Digunakan untuk susun abjad dari A ke Z

Sort Z to A Digunakan untuk susun abjad dari Z ke A

Custom Sort Boleh memilih criteria susunan yang dikehendaki

Klik pada arahan Custom Sort untuk memaparkan kekotak dialog Sort

Pada kekotak dialog Sort, pengguna perlu menentukan criteria susunan. Bahagian

pertama memilih lajur criteria susunan. Klik bebutang yang berlabel dalam medan Sort

By. Pilih nama yang sesuai.

Klik pula bebutang berlabel dalam medan Sort On. Pilih yang sesuai Values

Klik pula bebutang berlabel dalam medan Order. Pilih cara susunan yang dikehendaki

(menaik atau menurun)

Menyusun berdasarkan Nombor / Markah

Sort Smallest to Largest Nombor kecil ke besar

Sort Largest to Smallest Nombor besar ke kecil

PENGGUNAAN IF

Penggunaan IF merupakan fungsi yang digunakan untuk menguji data, samada ia mengikut

kriteria yang ditentukan, jika ya ia akan menjalankan perintah, jika tidak ia menjalankan

perintah yang satu lagi. Fungsi IF membenarkan penggunaan perintah bersarang ( atau nested)

iaitu IF dalam IF

Format arahan IF adalah seperti berikut:

=IF(Ujian Logik, nilai jika benar, nilai jika palsu)

Contoh menentukan nilai GRED dalam jadual (contoh gambarajah di bawah)

Klik sel I7 untuk mengaktifnya.

Bagi menentukan nilai Gred di I7:I10. Menggunakan fungsi IF. Menggunakan kriteria seperti

dibawah untuk mendapatkan keputusan.

Nilai >=80 mendapat Gred A

Nilai >=60 mendapat Gred B

Nilai >=50 mendapat Gred C

Nilai >=40 mendapat Gred D

Jika nilai tidak termasuk kriteria Gred F

Taip formula di sel I7. Menaip formula perlu dimulakan dengan tanda =

Taip formula seperti dibawah.

=IF(I7>=180,''A,IF(I7>=160,B,IF(I7>=150,C,IF(I7>140=,D,F))))

Tekan kekunci Enter

Excel akan memaparkan nilai GRED di I7. Apabila sel I7 di klik maka formula yang ditaip

akan dipaparkan di formula bar.

MENYALIN FUNGSI IF

Klik pada I7. Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding tetikus

berubah kepada tanda tambah (Fill Handle )

Jangan dilepaskan. Seret tetikus (penuding hingga ke sel yang dikehendaki untuk

menyalin formula ( Contoh gambarajah hingga ke I10. Lepaskan seretan tetikus.


automatik.

PENGGUNAAN COUNTIF

Fungsi Countif digunakan untuk mengira bilangan sesuatu nilai. Contoh mengira bilangan

pelajar mendapat gred A,B,C,D,E.

Mulakan excel. Buka fail yang berkaitan

Klik sel D12 untuk mengaktifkannya

Taipkan formula countif di sel D12 :

=countif(I7:I10,A)

Tekan kekunci Enter

Excel akan memaparkan jawapan di sel D12 (Berdasarkan rajah di bawah - Bilangan

pelajar yang mendapat Gred A ialah 0)

Taipkan arahan yang sama di sel D13:D15. Contoh arahan adalah seperti di bawah :

*Pastikan mulakan menulis formula dengan tanda =

Sel D13 =countif(I7:I10,A)




Tekan Enter dan jawapan akan dipaparkan ( seperti dalam gambarajah) . Formula akan

dipaparkan di Formula Bar setiap kali sel diaktifkan (di klik)

MEMBINA CARTA

Carta adalah digunakan untuk mempamerkan data. Cara ini adalah lebih jelas dan menarik.

Pembinaan carta secara manual mengambil masa yang lama. Namun dengan penggunaan

Microsoft excel 2007, pembinaan carta adalah lebih mudah, hanya memilih julat dan klik

bebutang yang berkaitan.

Arahan yang berkaitan dengan pembinaan carta terletak di menu Tab Insert dalam Ribbon

Charts.

Rajah : Bebutang yang berkaitan dengan pembinaan carta

Berdasarkan gambarajah diatas, pelbagai jenis carta dapat dibina. Ia adalah:

Carta Turus (Column)

Carta Garis (Line)

Carta Pai (Pie)

Carta Kawasan (Area)

Carta Bertabur (Scatter) dan banyak lagi

MEMASUKKAN CARTA

Carta akan dibina dengan mudah dengan menggunakan Microsoft Excel 2007. Bagi membina

carta ikuti langkah-langkah berikut:

Bina satu jadual bagi mewakili data yang ingin dipaparkan dalam carta.

Data perlu dipilih sebelum jenis carta ditentukan.(Contoh dalam gambarajah di bawah)

Klik Tab Menu Insert dan klik bebutang carta Column di Ribbon Charts

Terdapat beberapa senarai jenis carta yang akan dipaparkan. Boleh memilih mana-mana

yang sesuai

Setelah carta dipilih maka jenis carta akan dipaparkan (dalam gambarajah)

Apabila carta dipaparkan maka secara automatic Tab Menu Design akan dipaparkan.

Sekiranya Tab Menu Design tidak dipaparkan maka dwi-klik pada carta.

Rajah : Tab Menu Design

Klik pada Carta dan Tab Menu Design akan dipaparkan. Klik di Ribbon Chart Layouts dan

pilih mana-mana senarai yang dikehendaki. Chart Layouts merupakan rekabentuk cara

carta akan dipaparkan. Terdapat 11 jenis Chart Layout yang disediakan.

Layout 9 dipilih, dan hasil carta akan dipaparkan. Carta di bawah boleh diubah mengikut

keperluan. Klik kanan tetikus pada tajuk (Chart Title) atau Axis Title sehingga dipaparkan

sub menu seperti dalam gambarajah. Sub Menu Edit text akan dipilih dan hanya delete

maklumat yang asal.

Setelah maklumat diubah,susun atur juga boleh diubah mengikut kesesuaian.

PENGGUNAAN AUTOFILL

Autofill merupakan satu cara dimana ia boleh melaksanakan senarai nombor bersiri atau

senarai teks bersiri dapat dimasukkan secara automatik. Ia amat mudah kerana pengguna

hanya memasukkan 2 nombor dan excel akan cuba memahaminya dan memasukkan nilai yang

seterusnya secara automatik. Ia boleh dilaksanakan secara mendatar atau menegak.

Terdapat beberapa contoh yang boleh digunakan menggunakan arahan Autofill. Ia adalah :

Memasukkan nombor secara bersiri (nombor yang sama atau gandaan)

Masukkan teks secara bersiri (senarai bulan, hari dll)

1.Masukkan nombor secara bersiri

Masukkan /menyalin nombor yang sama

Masukkan nombor pada sel yang ingin diaktifkan

Klik pada sel C4. Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding

tetikus berubah kepada tanda tambah (Fill Handle )

Jangan dilepaskan. Seret tetikus hingga ke sel yang dikehendaki untuk menyalin

formula (Contoh gambarajah hingga ke C13). Lepaskan seretan tetikus.

Setelah seretan tetikus dilepaskan maka jawapan akan dipaparkan secara

automatik. Tidak perlu menaip semula nombor yang sama. Hanya menggunakan

arahan Fill Handle.

Masukkan bilangan nombor secara teratur atau gandaan

Pengguna dapat memasukkan bilangan nombor secara automatik. Caranya ialah :

Masukkan nilai 1 dan 2 di sel yang berkenaan

Highlightkan kedua-duanya.

Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding tetikus berubah

kepada tanda tambah (Fill Handle )


menyalin formula (Contoh gambarajah di bawah). Lepaskan seretan tetikus.


automaik.

Cara yang sama juga boleh dilaksanakan (menaip formula dan menyalin ke sel

yang berkenaan-penggunaan fill handle) jika ingin melaksanakan pengiraan

gandaan 2,3 dan sebagainya.

Fungsi Autofill ini juga boleh dilaksanakan kepada nombor secara mendatar.

Caranya adalah sama seperti di atas bezanya ialah Fill Handle ditarik ke kanan.

Apabila seretan tetikus dilepaskan, jawapan akan dipaparkan.

2. Masukkan Teks Secara Bersiri

Fungsi Autofill juga dapat dilaksanakan untuk menyenaraikan teks secara bersiri. Contohnya

untuk menyenaraikan hari atau bulan. Ia boleh dilaksanakan secara mendatar atau menegak.

Caranya adalah :

Masukkan teks pada sel yang ingin diaktifkan (contoh gambarajah adalah hari

Monday)

Klik pada sel C2. Bawa tetikus ke bucu bawah-kanan sehingga tanda penuding

tetikus berubah kepada tanda tambah (Fill Handle )


menyalin formula (Contoh gambarajah hingga ke C8). Lepaskan seretan tetikus.


automatik.

Cara yang sama juga dilaksanakan untuk memasukkan senarai bulan secara

melintang.

Hasil dari seretan tetikus yang dilepaskan akan mendapatkan jawapan seperti gambarajah di

bawah ( Cuba beberapa kali untuk memahami penggunaan dengan data yang lain ) :

*Pengunaan Fill Handle hanya dapat dilaksanakan dalam bahasa Inggeris sahaja. Namun

sekiranya ingin diaplikasikan dalam Bahasa Melayu, perlu membina sendiri senarai dalam

Bahasa Melayu. Setelah dibina maka senarai akan dapat dilaksanakan secara automatik.

Caranya adalah seperti di bawah :

Buka lembaran kerja baru

Klik bebutang office

Kemudian klik pada bebutang Excel Option

Kekotak dialog Excel Options akan dipaparkan. Klik pada bebutang Edit Custom List

untuk memaparkan kotak dialog Custom List.

Rajah : Kekotak Dialog Excel Options

Kekotak dialog custom list akan dipaparkan. Dalam ruang Custom List, klik butang New

List

Klik bebutang Add

Dalam ruangan List Entries, perlu ditaipkan item yang hendak ditambah. Contohnya :

Taip Isnin dan tekan kekunci Enter dan masukkan hari yang seterusnya di ikuti dengan

tekan kekunci Enter sehingga lengkap satu senarai data yang ingin dimasukkan.

Kemudian klik bebutang Add untuk memasukkan senarai ke dalam ruangan Custom

Lists.

Kemudian klik bebutan OK untuk menutup kekotak dialog Custom Lists

Setelah kekotak dialog Custom List ditutup maka kekotak dialog Excel Option akan

dipaparkan semula

Klik bebutang Edit Custom List sekiranya ingin memasukkan senarai item yang lain

(Contohnya nama Bulan dalam bahasa melayu).

Klik bebutang OK jika ingin menutup kekotak dialog Excel Options

MENCETAK LEMBARAN KERJA

Sebelum mencetak sesuatu lembaran kerja, lebih elok sekiranya terlebih dahulu melihat

pralihatnya atau dipanggil Print Preview untuk membuat sebarang pertukaran yang perlu. Print

Preview boleh dilihat dengan cara :

Klik butan Office yang berada di dalam lembaran kerja Excel

Gerakkan penunjuk tetikus ke arahan Print dank e arahan Print Preview. Klik tetikus.

Setelah menu arahan print diklik,paparan akan dicetak

Menu arahan yang terdapat di tetingkap Print Preview :

Print - Untuk mencetak dokumen

Page Setup - Untuk menukar margin mukasurat / mengubah paparan lembaran

Zoom - Untuk membesar dan mengecilkan lembaran kerja

Show Margin - Untuk memaparkan margin mukasurat

*Show Margin

Apabila kekotak Show Margin ditandakan maka,tanda margin akan

dipaparkan.

Tanda garis putus-putus ada lembaran kerja menandakan satu mukasurat. Sekiranya

dokumen telah melebihi garisan putus-putus maka ia perlu diubah supaya apabila

dicetak ia tidak keluar dari mukasurat yang sepatutnya

*Page Setup

Page Setup digunakan untuk mengubah paparan lembaran serta mengubah margin mukasurat.

Terdapat 2 pilihan paparan mukasurat iaitu :

1. Potrait - Paparan secara menegak

2. Landscape - Paparan secara melintang

Apabila butang page setup diklik maka, kekotak dialog Page Setup akan dipaparkan.

Terdapat 4 tab pilihan iaitu Page, Margins, Header / Footer dan Sheet

Pilih Tab Page (untuk mengubah bentuk paparan lembaran)

Pada ruangan Orientation klik mana-mana yang dikehendaki (Potrait / Landscape)

Klik butang OK

Rajah : Kekotak Dialog Page Setup

Pilih Tab Margins (untuk mengubah nilai margin mukasurat)

Setelah tab Margin diklik maka paparan untuk menukar nilai margin akan dipamerkan

dalam kekotak dialog Page Setup. Ubah nilai jika perlu

Print

Setelah dokumen siap dibina, dokumen perlu dicetak untuk dijadikan sebagai rujukan. Ini

bergantung kepada keperluan pengguna.

Klik butang Office yang berada di dalam lembaran kerja Excel

Gerakan penunjuk tetikus ke arahan Print. Klik tetikus.

Setelah arahan Print diklik maka Kekotak Dialog Print akan dipaparkan

Rajah : Kekotak Dialog Print

Sebelum mencetak pengguna perlu memastikan :

o Ruang Name - Pastikan nama pencetak adalah sesuai dengan apa yang di setting di

computer.

Di Opsyen Print range mempunyai dua pilihan iaitu :

All - Untuk mencetak keseluruhan mukasurat bercetak dalam lembaran

Page (s) From To : - Untuk mencetak mukasurat tertentu

Di Opsyen Print What, terdapat 3 pilihan :

Selection - Ingin mencetak julat pilihan sahaja

Active Sheet(s) - Ingin mencetak hamparan aktif

Entire workbook - Ingin mencetak keseluruhan buku kerja

Di Opsyen Copies terdapat Number of copies. Ini boleh digunakan sekiranya ingin mencetak

lebih dari satu salinan. Hanya taipkan berapa salinan yang ingin dicetak.

Setelah semua opsyen yang diperlukan telah dipilih maka hanya tekan butang OK di kekotak

dialog print. Maka dokumen akan dicetak mengikut apa yang ditetapkan dalam kekotak dialog

Print. Lihatlah hasilnya.

nota excel 2007

Documents