no. rujukan - ftk.uthm.edu.myftk.uthm.edu.my/iso/pdf/psp-03_04102010.pdf · pejabat hep menyediakan...

Click here to load reader

Post on 02-Feb-2018

238 views

Category:

Documents

2 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • No. Rujukan

    Dokumen

    PSP 03

    No. Mukasurat

    01/06

    Edisi 3

    No. Semakan 0

    Tarikh Efektif 02/03/10

    Nama

    Dokumen

    PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

    PERWAKILAN PELAJAR

    Tarikh Pindaan 01/03/10

    KANDUNGAN

    CARTA ALIR

    1.0 Objektif

    2.0 Skop

    3.0 Terminologi/Definisi

    4.0 Tanggungjawab

    5.0 Prosedur Terperinci

    6.0 Rujukan

    7.0 Rekod Kualiti

  • No. Rujukan

    Dokumen

    PSP - 03

    No. Mukasurat

    02/06

    Edisi 3

    No. Semakan 0

    Tarikh Efektif 02/03/10

    Nama

    Dokumen

    PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

    PERWAKILAN PELAJAR

    Tarikh Pindaan 01/03/10

    Carta Alir Pemilihan Majlis Perwakilan Pelajar

    Mula

    Universiti menerima arahan tarikh

    pemilihan dari KPT

    Pejabat HEP menyediakan kertas

    kerja pemilihan

    Mesyuarat Jawatankuasa

    Induk Pemilihan

    Lantikan Petugas Pemilihan

    oleh Urusetia

    Pengisytiharan Pemilihan

    oleh TNC (HEP&A)

    Memohon senarai pelajar berdaftar

    dari PTM

    Cetakan dan agihan borang pencalonan

    dan peraturan pemilihan oleh Urusetia

    (HEP)

    Taklimat kepada Petugas

    Hari Penamaan Calon dan

    Pengumuman Calon

    A

  • No. Rujukan

    Dokumen

    PSP 03

    No. Mukasurat

    03/06

    Edisi 3

    No. Semakan 0

    Tarikh Efektif 02/03/10

    Nama

    Dokumen

    PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

    PERWAKILAN PELAJAR

    Tarikh Pindaan 01/03/10

    A

    Taklimat HEP Bersama

    Calon Bertanding

    Selesai

    Persiapan Teknikal

    Pemilihan oleh Urusetia

    Hari Mengundi

    Pengiraan Undi

    Keputusan Diumumkan

    Pelantikan Exco MPP

  • No. Rujukan

    Dokumen

    PSP - 03

    No. Mukasurat

    04/06

    Edisi 3

    No. Semakan 0

    Tarikh Efektif 02/03/10

    Nama

    Dokumen

    PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

    PERWAKILAN PELAJAR

    Tarikh Pindaan 01/03/10

    1.0 OBJEKTIF

    Prosedur ini disediakan untuk menerangkan proses pengurusan mengadakan Pemilihan Majlis

    Perwakilan Pelajar.

    2.0 SKOP

    Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Hal Ehwal Pelajar bagi menguruskan proses Pemilihan

    Majlis Perwakilan Pelajar.

    3.0 TERMINOLOGI/DEFINISI

    3.1 HEP - Pejabat Hal Ehwal Pelajar

    3.2 PPH - Pejabat Pembangunan & Pengurusan Hartabina

    3.3 TNC(HEP&A)

    - Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)

    3.4 TP(HEP) - Timbalan Pendaftar (Pejabat Hal Ehwal Pelajar)

    3.5 PP(HEP) - Penolong Pendaftar (Pejabat Hal Ehwal Pelajar)

    3.6 PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi)

    3.7 PAB - Pembantu Am Pejabat

    3.8 MPP - Majlis Perwakilan Pelajar

    3.9 PTM - Pusat Teknologi Maklumat

    4.0 TANGGUNGJAWAB

    4.1 Timbalan Pendaftar (HEP) bertanggungjawab untuk:- - Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pemilihan MPP. - Melantik petugas untuk membantu perjalanan pilihanraya. - Mengadakan taklimat untuk petugas. - Mengadakan taklimat untuk calon yang bertanding. - Memantau calon berkempen. - Memantau perjalanan proses pengiraan undi. - Mengumumkan senarai pemenang pemilihan melalui notis.

    4.2 Penolong Pendaftar (HEP) bertanggungjawab untuk:- - Menyediakan kertas kerja. - Mendapatkan senarai pelajar yang mendaftar. - Menguruskan kemudahan tempat dan kelengkapan.

  • No. Rujukan

    Dokumen

    PSP 03

    No. Mukasurat

    05/06

    Edisi 3

    No. Semakan 0

    Tarikh Efektif 02/03/10

    Nama

    Dokumen

    PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

    PERWAKILAN PELAJAR

    Tarikh Pindaan 01/03/10

    4.3 PT(P/O) bertanggungjawab untuk:- - Mencetak dan mempamer notis pengisytiharan pemilihan MPP. - Mengagihkan Borang Pencalonan dan Peraturan Pemilihan MPP. - Mencetak borang keputusan undi.

    4.4 PAP bertanggungjawab untuk:-

    - Mencetak dan mempamer notis pengisytiharan pemilihan MPP. - Mencetak borang keputusan undi.

    5.0 PROSEDUR TERPERINCI

    Bil Tindakan Pelaksana

    5.1 Menerima arahan tarikh pemilihan dari KPT. TNC(HEP&A)

    5.2 Menyediakan kertas kerja pemilihan. PP(HEP)

    5.3 Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Induk Pemilihan MPP. TP(HEP)

    5.4 Mengeluarkan surat pelantikan staf sebagai petugas melalui

    Dekan / Pusat / Unit / Pejabat di UTHM.

    TP(HEP)

    PT(P/O)

    5.5 Mencetak notis pengisytiharan, borang pencalonan dan

    peraturan pemilihan.

    PT(P/O)

    PAP

    5.6 Mempamerkan notis pengisytiharan pemilihan dan peraturan pemilihan di papan kenyataan.

    PT(P/O) PAP

    5.7 Memohon senarai pelajar yang berdaftar daripada PTM

    mengikut format yang ditetapkan.

    PP(HEP)

    5.8 Mengagihkan borang pencalonan dan Peraturan Pemilihan

    kepada pelajar yang bertanding.

    PT(P/O)

    5.9 Mengadakan Taklimat Pemilihan untuk Petugas. TP(HEP) /

    PP(HEP)

    5.10 Hari penamaan calon. PP(HEP)

    Petugas

    Calon

    5.11 Mengadakan taklimat pemilihan untuk calon-calon yang

    bertanding.

    TP(HEP) /

    PP(HEP)

    Calon

    5.12 Memasukkan nama-nama calon ke dalam sistem e-voting

    mengikut kawasan pemilihan.

    PTM

    TP(HEP)

  • No. Rujukan

    Dokumen

    PSP 03

    No. Mukasurat

    06/06

    Edisi 3

    No. Semakan 0

    Tarikh Efektif 02/03/10

    Nama

    Dokumen

    PROSEDUR PEMILIHAN MAJLIS

    PERWAKILAN PELAJAR

    Tarikh Pindaan 01/03/10

    Bil Tindakan Pelaksana

    5.13 Mencetak borang keputusan undi untuk persiapan teknikal

    pemilihan.

    PT(P/O)

    PAP

    5.14 Menyediakan susun atur tempat pembuangan undi. PPH

    HEP 5.15 Memantau calon berkempen. TP(HEP)

    PP(HEP)

    5.16 Memastikan kemudahan tempat membuang undi dan sediakan

    segala keperluan pemilihan secara e-voting secukupnya.

    PP(HEP)

    PT(P/O)

    5.17 Hari mengundi. HEP

    Petugas

    Calon

    Pelajar

    5.18 Menyemak dan sahkan keputusan jumlah undi setiap calon. HEP

    Petugas

    5.19 Membuat pengisytiharan keputusan pemilihan.

    TNC(HEP&A)

    5.20 Mengumumkan senarai pemenang pemilihan melalui notis.

    TP(HEP)

    5.21 Menyediakan dan hantar laporan kepada Y.Bhg. Naib Canselor,

    UTHM.

    TP(HEP)

    6.0 RUJUKAN

    6.1 Prosedur proses mengundi.

    6.2 AUKU 1971(Pindaan 1975).

    6.3 Kertas kerja.

    6.4 Peraturan pemilihan MPP.

    7.0 REKOD KUALITI

    7.1 Borang Penamaan Calon (satu set).

    7.2 Borang Pembayaran Wang Cagaran.

    7.3 Borang Permohonan Pemulangan Wang Cagaran.

    7.4 Notis Pengisytiharan Pemilihan MPP.

    7.5 Rekod bantahan calon yang bertanding.

    7.6 Notis senarai pemenang pemilihan MPP.