Nilde 3.0: funzioni e uso in biblioteca

(ultimo aggiornamento: 2 gennaio 2008)

Mara Guazzerotti*, Marta Zaetta°

*Biblioteca di Economia, Università di Pisa °Biblioteca Area di Ricerca, CNR di Bologna

nilde-tech@area.bo.cnr.it

1Introduzione

2Menù generali (accessibili a tutti)

3. Menù myDD3.1 Richiesta articolo3.2 Richieste in attesa

3.2.1 Cancellazione delle richieste3.3 Articoli ricevuti (sEDD)3.4 Ordini da evadere3.5 Reports

4. Menù myAccount4.1 Modifica account

4.1.1 Sospensione temporanea del DD4.2 Esporta dati

5. Menù myUsers5.1 Aggiungi Utente5.2 Visualizza Utenti5.3 Evadi Richieste Utente

5.3.1 Richiedi in Nilde5.3.2 Richiedi fuori Nilde5.3.3 Consegna direttamente5.3.4 Inevadi

5.4 Reports Utenti

Nilde 3.0: funzioni e uso in biblioteca

(ultimo aggiornamento: 2 gennaio 2008)

Mara Guazzerotti*, Marta Zaetta°

*Biblioteca di Economia, Università di Pisa°Biblioteca Area di Ricerca, CNR di Bologna

nilde-tech@area.bo.cnr.it

NILDE. Network Inter-Library Document Exchange

1. INTRODUZIONE

Nilde è un software che permette alle biblioteche aderenti di gestire un proprio archivio di utenti, oltre che di inviare, di ricevere e di evadere richieste di document delivery, con il vantaggio immediato di una standardizzazione e una contestuale registrazione delle transazioni avvenute. Le richieste presentano dei dati standard sia dal punto di vista della loro composizione, sia, per esempio, per quanto riguarda le denominazioni delle biblioteche coinvolte. La quantità e i contenuti delle transazioni, tra utente richiedente e biblioteca d'appartenenza o tra biblioteca richiedente e biblioteca fornitrice e viceversa, sono rilevati in automatico, senza immissioni manuali di dati in un database separato. Le performance dei vari attori (utente, biblioteca richiedente, biblioteca fornitrice) o di uno stesso attore negli anni, come per esempio gli indicatori del tasso di successo o dei tempi di fornitura, divengono confrontabili, perché misurate con un criterio unico. Tutto ciò grazie a moduli web accessibili da qualunque postazione, mediante login, che facilitano la gestione del servizio, offrendo nel contempo la possibilità di rilevazioni statistiche e di un monitoraggio costante dell’attività di document delivery.

La home page di Nilde (http://nilde.bo.cnr.it/) è dedicata alle biblioteche le quali, per accedere al servizio, devono registrarsi mediante il modulo on line Registrazione (v. più avanti). La registrazione dà diritto ad usufruire del servizio per un periodo di prova di quattro mesi, al termine del quale la biblioteca sottoscriverà il regolamento (consultabile nella sezione MyDocuments).

Il modulo Nilde Utenti (http://nildeutenti.bo.cnr.it/) , invece, è completamente dedicato agli utenti, i quali hanno la possibilità di registrarsi autonomamente oppure di delegare tale operazione alla propria biblioteca. In entrambi i casi, è la biblioteca che validerà la registrazione dell'utente.

Per visualizzare e usare correttamente Nilde sono consigliate versioni di Netscape 6.2.1 o superiori e di Internet Explorer 5.0 o superiori. Le biblioteche fornitrici dovranno fare particolare attenzione alla versione del browser internet usata, perché se inferiore a quelle elencate non sarà loro possibile visualizzare correttamente gli ordini in arrivo.

Il presente manuale descrive le funzionalità di Nilde dedicate alle biblioteche; per conoscere le funzioni riservate agli utenti, consultare il manuale Nilde Utenti.

2. MENU' GENERALI (ACCESSIBILI A TUTTI)

La home page di Nilde è suddivisa in due grandi aree [Fig. 1 Home page di Nilde]. I menu informativi orizzontali, Home, Registrazione, Info, Cataloghi, accessibili a tutti e un menu verticale, Servizi, suddiviso a sua volta, in quattro sottomenu relativi ai servizi per le biblioteche. La zona dei Servizi è chiamata anche “area protetta”, poiché, diversamente da quanto accade per i menu orizzontali, vi possono accedere solo biblioteche registrate, dotate quindi di propri nome utente e password, fatta eccezione per l'ultima sezione, Documents, che contiene la documentazione del servizio e che è quindi accessibile a chiunque.

Fig. 1 Home page di Nilde

Dall’opzione Registrazione è possibile accedere al modulo in linea che permette ad una biblioteca di iscriversi, la prima volta, al servizio, in qualità di biblioteca in prova [Fig. 2 Modulo di registrazione]. La registrazione è obbligatoria. Oltre al proprio indirizzo postale, numero di telefono e fax, codice fiscale e/o partita iva, la biblioteca dovrà indicare il nome del referente per il Document Delivery e il suo indirizzo di posta elettronica, il proprio indirizzo internet, se aderisce ad ACNP o a SBN, il tipo di biblioteca (Università, CNR, Bibliosan, Altro) e l'ambito disciplinare di appartenenza (tecnico-scientifico, biomedico, economico-giuridico, umanistico, architettura e multidisciplinare; in quest’ultima categoria sono classificate le biblioteche centralizzate d'Ateneo e tutte le pubbliche). Queste ultime due categorie (Tipo e Disciplina) permettono di avere delle statistiche sugli scambi effettuati tra biblioteche affini. A registrazione effettuata la biblioteca riceverà conferma, insieme a nome utente e password, mediante i quali le sarà possibile utilizzare tutte le funzioni previste da Nilde.

Fig. 2 Modulo di registrazione

La possibilità per ognuno di inserire i propri dati fiscali rende più agevole la richiesta di pagamento per quelle biblioteche che adottano una tariffa per il "costo articolo" (su base compensativa e solo a fine anno, come previsto dal regolamento).

E’ importante che una biblioteca comunichi l’indirizzo del proprio sito web, il proprio codice ACNP o SBN, o per lo meno l’esistenza di un catalogo in linea, in primo luogo perché sia possibile verificare che chi chiede l’iscrizione sia effettivamente quella data biblioteca, in secondo luogo perché,se

successivamente la biblioteca sceglierà di aderire a Nilde, questo sarà garanzia dell'impegno alla reciprocità degli scambi.

Dall’opzione Info della videata iniziale sono accessibili dati statistici e informazioni dettagliate sulle biblioteche registrate in Nilde [Fig. 3 Informazioni statistiche].

In particolare possiamo trovare i seguenti dati:

1) Un elenco di tutte le biblioteche aderenti, che usano Nilde per inviare ed evadere richieste

2) Un elenco di tutte le biblioteche in prova, ossia di quelle biblioteche che stanno provando il sistema e che non hanno ancora sottoscritto il regolamento

3) Il numero totale degli articoli effettivamente scambiati mediante il sistema

4) Il tempo medio di fornitura degli articoli (tempo medio di giacenza), dal loro invio al momento dell'evasione

5) Il tasso di successo (cioè, la percentuale di ordini evasi rispetto al numero totale)

6) Il numero di biblioteche iscritte per ciascuna tipologia: Università , CNR , Altro, Bibliosan, ACNP, SBN.

Fig. 3 Informazioni statistiche

Mediante l'opzione Cataloghi si accede ad una pagina dove sono elencati tutti i cataloghi delle biblioteche Nilde presenti in ACNP.

3. MENU' myDD

3.1 Richiesta articolo

Per una biblioteca registrata in Nilde che intenda chiedere un articolo è sufficiente collegarsi al sito web http://nilde.bo.cnr.it/, ed aprire il modulo Richiesta articolo. Le verrà chiesto di digitare il proprio nome utente e la propria password, dopodiché potrà scegliere (evidenziandola) la biblioteca a cui inviare la richiesta dall’elenco fornito on line (menu a tendina) e premere sul pulsante Invia. A questo punto compare il modulo on line da riempire con tutti i campi necessari e sufficienti a identificare l’articolo (nome rivista, titolo articolo, autori, anno, volume, fascicolo, pagina iniziale, pagina finale), i campi relativi all’utente per il quale si invia la richiesta (nome utente, e-mail utente), un campo note, un campo per il numero di protocollo della richiesta. Nilde assegna un numero univoco ad ogni richiesta, ma se la biblioteca lo ritiene opportuno, può inserire un proprio numero. Non tutti i campi sono obbligatori, occorrono comunque i riferimenti bibliografici essenziali per individuare l’articolo (es. titolo rivista, anno, volume, pagina iniziale, oppure titolo rivista, anno, autori, titolo articolo). Se si inserisce l’indirizzo e-mail dell’utente questi riceverà copia delle comunicazioni relative all’iter dell’ordine, cioè che la sua richiesta è stata inviata ad un’altra biblioteca, che quest’ultima ha evaso l’ordine, la modalità in cui questo è stato evaso e, nel caso di invio elettronico, la URL a cui collegarsi per scaricare l’articolo [Fig. 4 Una richiesta compilata, non ancora inviata, Fig. 5 Invio ordine].

Se la biblioteca richiedente utilizza il Catalogo ACNP per la ricerca del periodico e della biblioteca a cui inviare la richiesta troverà una facilitazione ulteriore. Una volta trovato il periodico che interessa può cliccare direttamente sull’opzione Doc delivery per ottenere l’elenco delle biblioteche che possiedono il periodico e le loro condizioni di fornitura documenti, oppure può cliccare su Biblioteche e poi sull’icona che indica il document delivery (il simbolino di documento con una freccia sopra, a destra dei dati anagrafici). Se la biblioteca a cui si vuole richiedere l’articolo aderisce a Nilde, in entrambi i modi di visualizzazione sarà presente il link al sistema (Richiedi il documento attraverso <il servizio ILL NILDE>). Cliccando sul link vengono richiesti nome utente e password per accedere all’area richiedenti di Nilde. Avvenuta l’autenticazione si apre il modulo di richiesta articolo in parte già compilato: compare infatti la biblioteca a cui si invia la richiesta e il titolo del periodico in cui si trova l’articolo[Fig. 6- 7 Collegamento Nilde-ACNP].

Fig. 4 Richiesta compilata, non ancora inviata

Fig. 5 Invio ordine

Fig. 6- 7 Collegamento Nilde-ACNP

Se l’articolo da richiedere è presente nella banca dati di spoglio Essper economia http://www.biblio.liuc.it:8080/biblio/essper/spoglio.htm, grazie ad una cooperazione fra il gruppo Essper e il sistema Nilde, è possibile visualizzare l’articolo cercato con tutti gli estremi bibliografici, cliccare sull’apposita icona rossa di una biblioteca del gruppo che possiede il periodico e, previa autenticazione (nome utente e password) Nilde predisporrà l’ordine completo, ad eccezione, ovviamente, dei campi facoltativi (dati utente, nota, numero di richiesta interno alla biblioteca) [Fig 8-9-10 Collegamento Nilde-Essper].

Completato l’ordine lo si invia con il tasto Invio e si ottiene una videata di conferma contenente il messaggio: Registrazione ordine conclusa correttamente (v. Fig. 5). Contemporaneamente all’invio dell’ordine Nilde spedisce anche due mail di avviso: uno alla biblioteca richiedente con il subject: Richiesta articolo Num. Ordine xxxx contenente i dati essenziali dell’ordine e il numero di archiviazione univoco assegnatogli da Nilde, l’altro mail arriva alla biblioteca destinataria della richiesta, con il subject: Avviso di Nuovo Ordine in Attesa. Num: xxxx contenente il numero assegnato dal sistema, i dati essenziali dell’ordine e l’indirizzo web a cui collegarsi (Nilde) per evadere l’ordine [Fig. 11 Mail di avviso: Ordine inviato, Fig. 12 Mail di avviso: Nuovo ordine in attesa]

Fig. 8-9-10 Collegamento Nilde-Essper

Fig. 11 Mail di avviso: Ordine inviato

3.2 Richieste in attesa

In qualunque momento le biblioteche possono controllare lo stato delle loro richieste in attesa. La biblioteca può accedere ad una tabella contenente le proprie richieste non ancora evase, con i dati più importanti: numero d’ordine, data della richiesta, numero di protocollo della richiesta, rivista, anno, titolo dell’articolo, utente, note, biblioteca a cui è stata inviata la richiesta [Fig 12 Richieste in attesa].

Fig 12 Richieste in attesa

3.2.1 Cancellazione di una richiesta

Dal menù Richieste in attesa la biblioteca può richiedere l'annullamento di una richiesta già effettuata, ossia in attesa. Basterà ciccare sul pulsante Richiesta annullamento relativo alla richiesta che si desidera cancellare. Quando la fornitrice aprirà la propria pagina degli ordini da evadere, vedrà che per quello specifico ordine -evidenziato in rosso- è stato richiesto l'annullamento

Potrà quindi scegliere se annullare effettivamente l'ordine, oppure evaderlo regolarmente. Nel caso di ordine per il quale è stato richiesto l'annullamento, ma nessuna operazione è stata fatta dalla biblioteca fornitrice (né annullarlo, né evaderlo) dopo un periodo di 15 giorni dalla data della richiesta (attenzione: non dalla data di richiesta annullamento),l'ordine verrà annullato automaticamente dal sistema. Di una richiesta annullata non rimane traccia, viene proprio cancellata dal database e non influisce in nessuna statistica. E' per questo che è importante a nostro parere, che l'azione non venga effettuata "soltanto" dalla biblioteca richiedente, ma debba essere fatta consapevolmente da parte di entrambe le biblioteche.

Non è possibile modificare una richiesta in corso d'opera, perché non sappiamo cosa può avere fatto nel frattempo la biblioteca fornitrice: magari può averla stampata subito, fotocopiata, ed averla già pronta per l'invio.

3. Articoli ricevuti (sEDD)

Da questa sezione è possibile ricevere e stampare gli articoli che vengono inviati attravero il sistema di secure Electronic Document Delivery offerto da NILDE stesso. La pagina visualizza la lista degli articoli ricevuti, attraverso il pulsante 'Stampa' si potrà procedere all'operazione di apertura e stampa di ogni singolo documento (Figura 15a e 15b).

Figura 15a Sezione protetta 'Articoli Ricevuti (sEDD)

Figura 15 b Finestra di dialogo per aprire e stampare il documento ricevuto

Una volta avvenuta con successo l'operazione di stampa, l'articolo viene cancellato dal server (Figura 15c).

Figura 15c Cancellazione del file dal server, una volta avvenuta la stampa

NILDE consente di ricevere esclusivamente file in formato TIFF, JPEG e PDF. In quest'ultimo caso il software provvede alla trasformazione in real time del PDF originale (formato testo) in file immagine (hard copy-printed). Per approfondimenti consultare la sezione

3.4 Ordini da evadere

Le biblioteche sono avvertite dell'arrivo di una nuova richiesta (ordine) mediante un apposito mail, dal subject: Avviso di Nuovo ordine in Attesa. Num.: xxx (numero univoco dato da Nilde), contenente i dati dell’ordine (compresa l’eventuale nota) e il link per collegarsi su web a Nilde. E’ sufficiente cliccarci sopra e, previa autenticazione mediante nome utente e password, si può prendere visione degli ordini in attesa [Fig. 13 Ordini da evadere].

Fig. 13 Ordini da evadere

Ovviamente, a prescindere dal mail di avviso, ci si può collegare a intervalli regolari al sito di Nilde per controllare se sono arrivati nuovi ordini, specialmente nel caso di un traffico intenso. Questa possibilità di accedere agli ordini via web è inoltre molto utile nel caso in cui il servizio di DD sia svolto da più persone o nel caso che non si abbia accesso alla posta elettronica, come avviene, di regola, per il personale ausiliario a tempo determinato o per gli studenti collaboratori part-time.La biblioteca fornitrice visualizza dunque una tabella contenente gli ordini da evadere semplicemente cliccando su Ordini da evadere e digitando, su richiesta, il proprio nome utente e la propria password. La tabella sintetica contiene solo il numero d’ordine assegnato da Nilde, la data di invio, il titolo del periodico, l'anno, il nome della biblioteca richiedente, lo stato della biblioteca (se in prova o aderente a Nilde) e il numero delle richieste, rispetto alla settimana in corso, della biblioteca richiedente. Le richieste appaiono in ordine di arrivo, cioè dalle più vecchie alle più recenti, poiché si suppone che questo sia l’ordine con il quale si procederà all’evasione. E’ possibile aprire l’ordine (per stamparlo, p. es.) cliccando sul numero di identificazione. Si apre così una finestra contenente il modulo Evasione ordine, con tutti i dati immessi dalla biblioteca richiedente [Fig. 14 Modulo Evasione ordine: parte da riempire a cura della biblioteca fornitrice].

Fig. 14 Modulo Evasione ordine: parte da riempire a cura della biblioteca fornitrice

Una volta che l'articolo richiesto è stato predisposto per l'evasione dell'ordine(cioè sono state effettuate le fotocopie o, in presenza di specifiche licenze, l'articolo è stato digitalizzato) è sufficiente aprire e completare questo modulo. E’ possibile immettere o correggere i dati bibliografici, nel caso che questi siano incompleti o erronei, sono invece campi obbligatori il numero di pagine inviate, il nome dell’operatore, e il tipo di operazione, cioè la modalità di evasione, da scegliersi fra: Nilde, fax, posta, Ariel, inevaso, altro. Se si opta per l’invio in formato digitale (tipo di operazione: Nilde) occorre inserire il nome e il percorso del file contenente l’articolo. In ciò si è aiutati dalla funzione Sfoglia che permette di trovare il file nel nostro PC e, cliccandoci sopra, di inserire percorso e nome nell’apposito campo, senza doverlo digitare manualmente. E' possibile inviare esclusivamente file di tipo TIFF, JPEG, PDF. Prima di effettuare l'invio elettronico del documento è fortemente consigliata la consultazione della sezione “Help Licenze” (http://nilde.bo.cnr.it:/index.php?st=105) offerta da NILDE per supportare le biblioteche nella rapida verifica delle restrizioni sul DD imposte dagli editori sul materiale digitale.

Con Invio si conclude l’ordine, appare una finestra riassuntiva con tutti i dati dell’evasione e se si è dimenticato di completare qualche campo obbligatorio, come il nome dell’operatore o il numero di pagine, comparirà il messaggio relativo che invita a riempire il campo dovuto. Quando tutto è in regola compare il messaggio: Operazione completata regolarmente. Contestualmente Nilde invia un mail di avviso alla biblioteca richiedente con subject: Invio

articolo relativo all’ordine N. xxxx. [Fig. 15 Mail di avviso: Invio articolo]

Fig. 15 Mail di avviso: Invio articolo

Il mail informa la biblioteca richiedente sulle modalità con cui riceverà l’articolo, per posta, fax, ecc., a seconda del tipo di evasione. Nel caso che l’invio sia avvenuto in formato digitale il mail contiene un link alla sezione protetta “Articoli Ricevuti sEDD”, dalla quale è possibile effettuare la stampa del documento inviato.Se l’esito della richiesta è negativo (ordine “inevaso”) la biblioteca riceve il seguente avviso:Spiacenti, ma non è stato possibile soddisfare la Vostra richiesta.

Nel mail sono presenti tutti i dettagli dell’ordine, compresa la Nota (che conterrà eventualmente le motivazioni della mancata evasione, inserite dalla biblioteca fornitrice), e la seguente informazione, rispetto ai vincoli imposti dalla normativa sul Diritto d’Autore, a tutela della biblioteca fornitrice:

La Biblioteca si impegna ad attenersi alla vigente normativa sul Diritto d'Autore (Legge n. 633 del 22/4/1941 e successive modifiche e integrazioni) e, in particolare, garantisce: che il materiale è richiesto per conto di un utente accreditato della Biblioteca (dipendente dell'ente, docente, ricercatore o studente universitario) che ne farà esclusivo uso personale per scopi di studio o di ricerca; di conservare solo ed esclusivamente una copia cartacea degli articoli, distruggendo ogni eventuale copia elettronica ricevuta.

Nel caso in cui non sia possibile inviare l’articolo (tipo invio inevaso), la biblioteca deve indicare il motivo scegliendo tra i seguenti:1) riferimento bibliografico errato2) rivista/volume non posseduti3) fascicolo/volume non disponibile4) l'articolo supera il 15% del fascicolo/volume5) la richiesta supera il limite massimo di richieste settimanali previste1) copre il caso più comune: il riferimento fornito dal richiedente è incompleto, oppure i numeri di pagina/volume/anno sono errati, e non c'è alcun modo di risalire al riferimento vero2) copre il caso di errore di consultazione dei cataloghi fatto dal richiedente3) copre il caso di lacune non segnalate, oppure di materiale temporaneamente non disponibile (per esempio in rilegatura, etc..) e tutti gli altri casi per i quali la biblioteca fornitrice possiede manon è in grado di fornire il documento4) quando la dimensione del documento richiesto violerebbe il limite previsto dalla legislazione per poter fornire le fotocopie5) copre il caso in cui la biblioteca richiedente supera il limite massimo di richieste settimanali previsto dal regolamento di Nilde.

IMPORTANTE: è strettamente raccomandato l’utilizzo del tipo invio “altro” solo nel caso in cui l’articolo sia stato fornito dalla biblioteca con modalità d’invio diverse da quelle previste (nilde, ariel…); quando invece l’articolo non è fornito, il tipo invio DEVE essere necessariamente ”inevaso”, specificando una delle cinque tipologie di inevasione previste.

Una volta (in)evaso, l’ordine scomparirà dalle tabelle delle Richieste in attesa (per la biblioteca richiedente) e degli Ordini da evadere (per la biblioteca fornitrice), mentre entrerà nell’elenco dei Reports di entrambe le biblioteche, dove sarà sempre possibile prendere visione dei dettagli degli ordini inviati o ricevuti.

3.5 Reports

Mediante questa funzione le biblioteche possono ottenere elenchi dettagliati delle richieste inviate o ricevute, suddivise per anno (2001, 2002, 2003, 2004, 2005...) e ordinate, a scelta, secondo i seguenti criteri: generale, per biblioteca, per mese, per rivista, per utente [Fig. 16 Reports].

Fig. 16 ReportsI reports sono creati dinamicamente ossia forniscono dei dati in tempo reale, costantemente aggiornati. Sono di due tipi: sintetici e di dettaglio.Ogni report, infatti, può essere visualizzato attraverso due step successivi: prima il report sintetico, all’interno del quale è possibile ciccare sui diversi elementi al fine di ottenere il dettaglio delle singole richieste. Il report “Generale” (è l’unico che non rimanda al suo dettaglio) fornisce una visione globale del DD della biblioteca: il totale degli ordini inviati e ricevuti, il totale degli articoli forniti e ricevuti, la differenza articoli, il tasso di successo, il tempo medio di giacenza, il totale delle pagine fornite e ricevute, la modalità di ricezione o spedizione degli articoli (Fig. 17 Reports: Generale).

Fig. 17 Reports: Generale

I reports per biblioteca e mese, invece, visualizzano rispettivamente l'elenco delle biblioteche con cui si sono intrattenuti scambi o dei mesi (a seconda dell'ordinamento prescelto) e accanto a questi compare il bilancio delle transazioni effettuate, cioè per ogni biblioteca (o mese) il totale degli ordini e articoli forniti , di quelli ricevuti e della loro differenza [Fig. 18 Reports: per biblioteca].

Nei reports per biblioteca è possibile personalizzare la visualizzazione dei dati forniti ordinando l'elenco delle biblioteche per tipo, per provincia o per quantità di articoli o ordini forniti o ricevuti.

Infine i reports per rivista e per utente ne visualizzano l'elenco e indicano il numero di ordini inviati e il numero di articoli ricevuti, per monitorare la situazione.In tutti i casi, cliccando sui dati numerici visualizzati nelle diverse colonne dei reports si ottiene la visualizzazione dei dettagli delle richieste, comprendenti dati quali: numero d'ordine assegnato da Nilde, biblioteca fornitrice, data della richiesta, data di evasione, tipo di evasione, modalità di fornitura dell'articolo...

Fig. 18 Reports: per biblioteca

4. MENU' myAccount

Il menù my Account permette la gestione del proprio profilo su Nilde, e l'export dei propri dati.

4.1 Modifica account

Modifica Account permette di modificare i dati della propria biblioteca quali numero di telefono, fax, indirizzo web, referente, password e costo articolo. Ad ogni modifica,la biblioteca riceve un e-mail di conferma [Fig. 19 Modifica account].

Per costo articolo si intende il prezzo dell'articolo (in Euro) nel caso di eventuali compensazioni a fronte di forte squilibrio tra biblioteca e biblioteca nel numero di documenti richiesti e ricevuti, rilevabile a fine anno (si veda il regolamento).Il costo articolo deve essere necessariamente della forma: euro[.centesimi], per esempio 1; 1.5; 1.45; 2.00; ma non 2,3 (è necessario il "punto"). La sezione Condizioni di fornitura è dedicata alle sole le biblioteche non ACNP. E' un campo testuale nel quale ogni biblioteca può indicare le propriecondizioni. La compilazione di questi due campi, si riflette sul modulo "Richiesta articolo" (del menù di Nilde: my DD -> Richiesta articolo). Al momento della richiesta la biblioteca richiedente deve accettare (se specificate nel nuovo campo Condizioni di fornitura, oppure nell'analogo

campo previsto in ACNP) le condizioni di fornitura della biblioteca fornitrice. Inoltre si impegna a pagare alla biblioteca fornitrice la somma di euro x (se specificata) per l'articolo in caso di scompensi rilevati a fine anno. Al momento della richiesta, l'accettazione delle regole di fornitura e l'impegno al pagamento dell'articolo vengono esplicitate nelle email che sia la biblioteca richiedente che la biblioteca fornitrice ricevono.

Fig. 19 Modifica account

Inoltre, non è possibile inserire "scaglioni di prezzi", per esempio costi differenziati a seconda del numero di pagine spedite o del tipo di invio. Questo per due motivi:- è scientificamente provato che il numero medio di pagine per articolo è 10 pagine. A riprova di ciò, basta considerare che British Library e Inist applicano una tariffa a forfait per articolo e non più, come era qualche anno fa, a scaglione; è quindi obbligatorio che la biblioteca ripensi alle eventuali tariffe di rimborso in termini di costo a forfait per articolo, indipendentemente dal numero di pagine, col vantaggio di semplificarsi tutte le conseguenti procedure amministrative;- nella filosofia che ha ispirato il progetto del software Nilde, uno dei punti cardine è che Nilde semplifica le modalità dei pagamenti inter-biblioteca. Il report di Nilde "Biblioteca" (dal menù di Nilde: myDD -> Reports ->

selezionare Anno e Tipo=Biblioteca) serve proprio a tale scopo, poichè visualizza sia il numero degli articoli richiesti che il numero degli articoli forniti e la loro differenza (ultima colonna del report).Sarà molto semplice pertanto, per le biblioteche che opteranno per la richiesta di pagamento a compensazione alla fine dell’anno solare, far conoscere anticipatamente gli eventuali costi che potranno essere addebitati per le richieste in eccesso.

IMPORTANTE: è obbligatorio che le biblioteche rendano pubblica la loro adesione al regolamento di Nilde (in particolare l’adesione al punto D del regolamento sulla reciprocità degli scambi) esplicitando le condizioni di fornitura che intendono attuare. “L’omogeneità delle condizioni di fornitura, realizzata con l’adesione a poche regole chiare, è uno degli obiettivi di Nilde. Poter contare su una procedura certa, non variabile di caso in caso, facilita il lavoro e abbrevia i tempi del bibliotecario” (P. Breda, Criticità di un modello non uniforme all’interno di Nilde. Esperienze e proposte). Nel caso in cui la biblioteca aderisca ad ACNP, si raccomanda che questa espliciti le sue condizioni di fornitura su ACNP (e Nilde provvederà a prelevarle direttamente da lì); altrimenti, le condizioni di fornitura devono essere inserite utilizzando l’apposito campo previsto nel menù Modifica account.

Non è possibile, invece, modificare l'indirizzo e-mail con il quale si è registrati su Nilde. Bisogna eventualmente richiederlo ai gestori di Nilde (nilde@area.bo.cnr.it). Si consiglia di non effettuare variazioni temporanee, ma di comunicare il cambiamento solo nel caso in cui la persona referente al DD si effettivamente mutata. Per sostituzioni temporanee, consigliamo di procedere nel seguente modo: quando viene effettuata una "richiesta articolo", si aggiunga nel campo "e-mail utente" l'indirizzo del sostituto (così sarà informato dell'arrivo degli articoli che ha richiesto) e soprattutto, si controlli giornalmente in Nilde se ci sono nuovi "ordini da evadere"!

4.1.1 Sospensione temporanea del DD

La sezione Modifica account permette inoltre di inserire in maniera autonoma eventuali periodi di sospensione temporanea del DD, compilando due appositi campi: "inizio sospensione del DD" e "fine sospensione del DD" [Fig. 20 Sospensione DD]Esempio: la biblioteca A sospende il proprio DD. Se la biblioteca B tenta di inoltrare una richiesta alla biblioteca A durante il suo periodo di sospensione, nella schermata "Richiesta articolo" apparirà scritto in rosso: ATTENZIONE: DD sospeso dal ... al .... NON E' POSSIBILE INOLTRARE LA RICHIESTA e non sarà effettivamente possibile inviare alla biblioteca A nessuna richiesta. Se invece la data è anteriore di 10 giorni all'inizio del periodo di sospensione, la biblioteca B vedrà un messaggio di avviso: ATTENZIONE: DD sospeso dal ...al ... ma le sarà consentito inviare la richiesta alla biblioteca A.Se la data di richiesta è posteriore alla fine del periodo di sospensione oppure è anteriore ma più di 10 gg, allora non succederà nulla. Questo significa che non occorre preoccuparsi , una volta finito il periodo di sospensione, di tornare nuovamente in Modifica account per togliere le 2 date (in quanto la loro presenza sarà ininfluente).

In questo modo, oltre che non far accumulare richieste nei giorni di sospensione, si ottiene che i dati forniti dall'indicatore "Tempo di giacenza" non risultano falsati dalla chiusura temporanea del servizio.

IMPORTANTE: si consiglia di specificare il periodo di sospensione a partire dai giorni "effettivi" in cui non saranno evase nuove richieste.

Fig. 20 Sospensione DD

4.2 Esporta Dati

Cliccando su Esporta Dati si ottiene una finestra con l’elenco dei tipi di dati esportabili e le istruzioni, passo per passo, per trasferire questi dati in un file Excel, o in un database tipo Access, manipolabile ed utilizzabile a seconda delle esigenze delle biblioteche [Fig. 21: Esporta Dati].

Si possono creare Dump delle biblioteche richiedenti e Dump delle biblioteche fornitrici, contenenti i dati di ciascuna biblioteca, cioè tipo, provincia, nome, e-mail, città, CAP, indirizzo, telefono, fax, codice ACNP.

Si possono creare anche i Dump degli ordini relativi alle richieste ricevute ed alle richieste effettuate, contenenti i dati delle richieste, cioè numero di richiesta Nilde, nome della biblioteca fornitrice/richiedente, data di

ricevimento ordine e data di evasione, modalità di evasione, nome dell’operatore, titolo della rivista, autore dell’articolo, titolo dell’articolo, anno, volume, pagina iniziale e finale, numero totale di pagine, numero del fascicolo, utente, numero di protocollo della richiesta.

Per creare ed esportare questi dati occorre per prima cosa scegliere il tipo di estrazione dal database Nilde (cliccando su Dump1, Dump2, ecc.), poi, quando il file è pronto, effettuare il download cliccando su dumpfile. Si ottiene così un file di testo .txt. Assegnare il nome desiderato a questo file mediante l’opzione Salva con nome del browser usato. Aprire quindi il file di testo con il programma Excel, avendo cura di impostare l’opzione Tipo file su Tutti i file. Eseguire l’importazione guidata del file scegliendo come delimitatore il punto e virgola e come qualificatore di testo le virgolette. I dati così salvati in Excel sono disponibili per i vari usi della biblioteca, p. es. per statistiche sulle biblioteche fornitrici o richiedenti, sugli utenti, sui titoli di periodici più richiesti, in quest’ultimo caso anche con ricadute sulla politica degli acquisti o degli abbonamenti della biblioteca.

Fig. 21: Esporta Dati

La semplicità d’uso e la ricchezza di dettagli dei dati estraibili dal database Nilde permette di ottenere informazioni omogenee in maniera automatica, senza dover ricorrere a database diversi da biblioteca a biblioteca, da aggiornare manualmente ad ogni transazione.

5. MENU' myUsers

Il menù myUsers serve a gestire le comunicazioni della biblioteca con i propri utenti e, per prima cosa, permette di creare un archivio di utenti. Tuttavia, Nilde si presta ad essere utilizzato anche senza la gestione di un archivio di utenti. Il sottomenu myUsers può infatti essere totalmente ignorato dalla biblioteca.La creazione dei nuovi utenti può avvenire in due modalità diverse:

- l'utente effettua la registrazione su Nilde Utenti inserendo i propri dati anagrafici e la biblioteca provvede a validarli, rendendo l'utente attivo

- la biblioteca effettua la registrazione inserendo i dati anagrafici dell'utente e comunicandogli l'avvenuta registrazione.

5.1 Aggiungi Utente

Dal questa sezione è possibile accedere al modulo di registrazione utente che permette alla biblioteca la creazione del proprio archivio di utenti. I campi obbligatori sono Nome, Cognome, Username e indirizzo E-mail; gli altri, contrassegnati da un asterisco, sono facoltativi.E' necessario che lo username sia una stringa alfanumerica composta al massimo da 8 caratteri. Per mantenere una certa uniformità si consiglia di comporlo con la prima lettera del nome più le restanti lettere del cognome, fino ad esaurimento caratteri [Fig. 22 Aggiungi utente].

Esempio:

utente: Marta Zaetta username: mzaettautente : Mara Guazzerotti username: mguazzer

Essendo lo username un campo chiave, è necessario sia unico anche per utenti appartenenti a biblioteche diverse.Nel caso in cui lo username inserito fosse già in uso, il sistema provvede a segnalarlo.Se, per esempio, esistessero più utenti Marta Zaetta si consiglia di registrarli come mazaetta, marzaett, martzaet e così via.

Fig. 22 Aggiungi utente

Prima di effettuare la registrazione il sistema controlla la sintassi dei campi inseriti e la presenza di tutti i campi obbligatori. In caso di incongruenza con i dati richiesti gli errori sono segnalati e il form viene riproposto, altrimenti viene visualizzata una schermata con il dettaglio dell'account e il messaggio “operazione conclusa correttamente”[Fig. 23 Conferma aggiungi utente].

Fig. 23 Conferma aggiungi utente

A registrazione effettuata utente e biblioteca riceveranno una mail di conferma con il dettaglio dell'account registrato più la password, generata casualmente dal sistema.

5.2 Visualizza Utenti

Da Visualizza Utenti la biblioteca può accedere a tutte le informazioni registrate. Qui compare infatti la lista completa di tutti gli utenti appartenenti alla biblioteca stessa [Fig. 24 Visualizza utenti].Questa sezione offre, inoltre, la possibilità di modificare l'account di un utente, di eliminarlo oppure di renderlo attivo nel caso in cui il processo di registrazione sia stata iniziato dall'utente stesso.

L'operazione di modifica apre una finestra che propone un form simile a quello della prima registrazione. Gli accorgimenti da manterere sono gli stessi. A operazione avvenuta, sarà inviata una mail di conferma alla biblioteca e una mail per conoscenza all'utente, entrambe con il nuovo dettaglio dell'account (escusa la password che è l'unico campo non modificabile dalla biblioteca).L'operazione di eliminazione serve a cancellare dal database tutte le informazioni sull'utente e viene effettuata solo nel caso in cui l'utente non abbia mai fatto richieste.Nel caso in cui l'utente abbia richiesto almeno un articolo invece, verrà semplicemente disabilitato.

Fino a quando la biblioteca non decide di riabilitarlo (il tasto elimina diventa riabilita nel momento di disabilitazione) l'utente non potrà accedere alle funzioni di Nilde Utenti.Questa finta eliminazione è necessaria per non perdere la relazione tra ordini registrati e utente richiedente, da eliminare.E' da notare che nel caso in cui l'utente abbia degli ordini pendenti, ossia non ancora chiusi, nemmeno la disabilitazione è possibile.Il sistema provvede a informare la biblioteca con il messaggio:”L'utente non può essere disabilitato perchè ha delle richieste pendenti”. Sarà necessario quindi provvedere a chiudere gli ordini in attesa, e poi disabilitare.Se l'utente si registra autonomamente (attraverso l'apposito link del modulo Nilde Utenti), il suo nome apparirà nella sezione Visualizza utenti contrassegnato dallo stato "pallino giallo". Ciò indica che il nuovo registrato è in attesa di essere autorizzato dalla biblioteca cui ha dichiarato di appartenere la quale, previa verifica dell'anagrafica inserita, lo può autorizzare attraverso il tasto Abilita.

Fig. 24 Visualizza utenti

5.3 Evadi Richieste Utente

Così come il menù myDD -> Ordini da evadere visualizza la lista e permette di gestire gli ordini arrivati dalle altre biblioteche, la sezione Evadi richieste utente, visualizza la lista delle richieste effettuate da tutti gli utenti della biblioteca, in attesa di essere gestite o in attesa di risposta [Fig. 25 Evadi richieste utente].

L'ID Ordine Utente di ogni richiesta è cliccabile e apre una finestra che visualizza un form modificabile contenente i riferimenti bibliografici inviati dall'utente. Le eventuali modifiche apportate vengono registrate al momento dell'evasione dell'ordine, cliccando su una tra le quattro opzioni presentate [Fig. 26 Tipologie di gestione delle richieste degli utenti]:

− Richiedi In Nilde− Richiedi Fuori Nilde− Consegna Direttamente− Inevadi

Il tasto Chiudi provvede solo a chiudere la finestra e non salva alcuna modifica.

Fig. 25 Evadi richieste utente

Fig. 26 Tipologie di gestione delle richieste degli utenti5.3.1Richiedi In Nilde

Se nei riferimenti bibliografici inviati dall'utente è presente l'ISSN, il sistema presenta due liste: quella di tutte le biblioteche Nilde in ACNP che posseggono la rivista, con l'indicazione del posseduto e delle eventuali lacune, e la lista completa di tutte le biblioteche Nilde. Se l'ISSN non è presente verrà presentata solo la seconda [Fig.27 Richiedi in Nilde].

Dopo la scelta della biblioteca, viene proposto l'usuale form di Nilde “Richiesta Articolo” modificabile, con tutti i riferimenti inseriti dall'utente. Da qui in poi la richiesta segue l'usuale gestione in Nilde: gli ordini compaiono anche in Richieste in attesa sotto il menù myDD e quando saranno evasi dalla fornitrice la biblioteca riceverà la mail di invio articolo. Si noti che l'id di identificazione dell'ordine nella sezione Richieste in attesa del menù myDD (ID Ordine), segue una numerazione differente rispetto alla registrazione degli ordini in Nilde Utenti (ID Ordine Utente in Evadi richieste Utente), per questo quando un ordine utente viene richiesto all'interno della rete Nilde, nello stato della richiesta (in Evadi richieste utente) compare l'indicazione: “IN ATTESA N ID Ordine xxx”, dove xxx è il numero identificativo che compare in Richieste in attesa, ossia l'ID Ordine. Questo al fine di facilitare l'identificazione dell'ordine tra le due sezioni.

La biblioteca a cui è stata inviata la richiesta può evaderla utilizzando le modalità descritte nel menu 3.3, ogni articolo potrà essere quindi evaso nella modalità Nilde, Fax, Posta, Ariel, Altro, oppure potrà essere inevaso. In quest'ultimo caso la biblioteca potrà reiterare nuovamente la richiesta

dell'articolo (in Nilde, fuori) fino a quando non sarà soddisfatta. Nel caso in cui la biblioteca fornitrice fornisca il documento, la biblioteca ricevente potrà ultimare la richiesta dell'utente cliccando sul tasto “Consegna” (o “Inevadi”, per esempio nel caso in cui l'articolo ricevuto non sia quello richiesto).

Nel momento in cui l'ordine viene chiuso, sia come inevaso sia come consegnato, il sistema invia una mail all'utente e memorizza atomaticamente la data di consegna. Se l'articolo è stato evaso come Nilde, la biblioteca riceve il link alla URL dove risiede il pdf e il link alla pagina Evadi richieste utente con l'indicazione del numero d'ordine interessato. Quindi deve provvedere a cliccare il tasto Consegna per avvertire l'utente, eventualmente inserendo spiegazioni nel campo Comunicazioni all'utente.

5.3.2 Richiedi Fuori Nilde

Nilde 3 offre la possibilità di gestire i casi in cui l'articolo cercato non sia presente nelle biblioteche della rete Nilde. Viene presentata una casella di testo dove va inserito il nome della biblioteca a cui si effettua la richiesta. Quando un articolo è in “attesa fuori Nilde”, presenta la possibilità di richiederlo in Nilde, fuori o di inevaderlo, mentre se è in “attesa in Nilde” tali operazioni sono negate. Questo perchè la gestione delle richieste fuori circuito, in quanto esterne, non può essere controllata dal sistema.Il servizio vuol offrire solo una gestione completa del ciclo di vita dell'ordine.

5.3.3 Consegna Direttamente:

Questa opzione compare solo se la richiesta utente non è mai stata trattata e serve per chiudere l'ordine comunicando all'utente che il documento richiesto è presente nella biblioteca stessa. Una volta che l'articolo viene richiesto in Nilde o Fuori, non sarà possibile chiuderlo direttamente.

5.3.4 Inevadi

La biblioteca richiedente decide di chiudere l'ordine come inevaso. Esiste un campo note che permette di registrare le spiegazioni di inevasione.Il campo è obbligatorio.

Nel momento in cui la biblioteca richiedente consegna o inevade, l'ordine, questo scompare dalla lista, in quanto ordine chiuso e non più trattabile. Sarà visibile alla sezione Reports utenti.

Fig.27 Richiedi in Nilde

5.4 Reports Utenti

La sezione Reports utenti, visualizza la lista degli ordini chiusi, effettuati da tutti gli utenti della biblioteca.Cliccando su ogni ID Ordine Utente si può visualizzare il dettaglio della richiesta che presenta il ciclo di vita dell'ordine.Questa sezione è ancora del tutto prototipale, in piena fase di sviluppo.