NORTH EAST SCHOOL DISTRICT  

REQUEST FOR PROPOSAL STRUCTURED STRUCTURED CABLING 

 

Issue Date: March 7, 2017   

Proposals Due: MARCH 28, 2017 AT 11:15 AM E.S.T.  

   

1.0  INTRODUCTION  

1.1  North East School District (“District”) issues this Request for Proposals (“RFP”) for structured communications cabling in various school buildings.   The District intends to apply for discounts on the equipment/services listed in this RFP through the federal E‐rate program.  Several criteria and restrictions pertinent to the E‐rate program are included herein and must be met by the successful vendor in order for the proposal to be considered a Qualified Proposal. 

 1.2  Issuing Officer and Technical Contact for Questions and Information 

 Matthew Stark North East School District 50 East Division Street 

North East, PA  16428 814‐725‐8671 ext. 2018 mstark@nesd1.org 

 Prospective Vendors must direct and confine all inquiries and communications concerning this procurement to the Issuing Officer and correspondence should be made via e‐mail.  Although there is no due date for questions, the District encourages prospective Vendors to submit any questions they may have as soon as possible. Questions should include “E‐rate Structured Cabling RFP” in the subject line to ensure that the issuing officer identifies the email as relating to this procurement. 

 The RFP is posted on the USAC website. Vendors are responsible for periodically monitoring the website for any updates relating to this RFP. 

 1.3  Manner and Due Date for Proposals 

 One complete hard copy and an electronic copy of all files comprising the proposal must be included on a CD or USB drive and delivered on or before 11:15 AM E.S.T. on March 28, 2017 addressed to: 

 Matthew Stark Technology Coordinator North East School District 50 East Division Street North East, PA 16428 

 

 

• Both the paper and electronic copies must be identical and labeled, “E‐rate Structured Cabling Proposal.” 

• The Vendor’s name is required to be included on all documents and envelopes. 

• All required Vendor information, certifications and attachments must be included with the paper and electronic versions of the proposal. 

• The Vendor’s price proposal must be contained in a separate envelope clearly marked with the Vendor’s name and indicating that the price proposal is enclosed. 

 The District intends to select the successful Vendor and have the final contract available by April 6, 2017 to be presented to its board for approval at the April 6, 2017 board meeting. Vendors must be available to answer questions as soon as the proposals are opened and to negotiate a contract. 

 1.4  The District will review the proposals for compliance with the procedural requirements set forth 

in Section 5 and may reject any proposal that materially fails to comply.  The District reserves the right to waive non‐material defects. 

 1.5  The District reserves the right to ask clarifying questions of Vendors and to request best and final 

offers upon review of initial proposals. The price of E‐rate eligible services will be most heavily weighted in the review of proposals. 

 1.6  The successful bidder(s) will be advised of selection by the Issuing Officer through the issuance of 

a notification of intention to recommend award, via email.  Any notification of the selection of the successful bidder shall have no legal effect unless and until the parties negotiate a mutually acceptable agreement that is approved by the school board.  Unsuccessful bidders also will be notified via email. 

 1.7   All personnel (contractors and subcontractors) that will be working on this project in the schools 

must observe all security and safety procedures of each school facility and must secure all record checks required by Pennsylvania law which include Act 34 Criminal Record Check, Act 151 Fingerprints, Act 114 Child Abuse History Clearance. 

 On‐site work at the school sites cannot commence until the provider has obtained all relevant certifications, licenses, permits and/or required qualifications for its workers and has presented required documentation for the personnel to work in the District’s locations. 

 1.8  The District is exempt from Pennsylvania Sales and Use Tax and has other federal and state tax 

exemptions afforded to public school entities and/or similar political subdivisions.  This notice shall serve to satisfy any notification required by the provider as to these tax exemptions. Vendors must ensure that their cost proposals specifically include all applicable taxes, fees and surcharges from which the District is not exempt or that is imposed or assessed by Vendor, as required in Appendix A. 

 1.9  Reasons for Disqualification of Proposals 

 If any of the following conditions occur, Vendor’s proposal is automatically disqualified from being evaluated. 

 

1.9.1  Vendor’s proposal is submitted after proposals have been opened and reviewed by the District. 

 1.9.2  Vendor is on Red Light Status with the FCC or is delinquent on a debt to a state or 

federal governmental agency or entity.  

1.9.3  Vendor is not authorized to do business in Pennsylvania.  

1.9.4  Vendor has not been in business for at least 5 years performing services or furnishing equipment required in the bid. 

 1.9.5  Vendor has had an unsatisfactory performance or failure to perform in accordance with 

the terms of one or more contracts with the District within the previous four (4) years of the issuance date of this RFP. 

 1.9.6  Vendor does not have an E‐rate SPIN number. 

 1.9.7  Vendor cannot provide all equipment and services listed in Appendix A. 

 

  2.0  SCOPE OF SERVICES REQUESTED IN THIS REQUEST FOR PROPOSAL 

Network Structured Cabling and Installation 

2.1  Included in this proposal is Appendix A which itemizes the network structured cabling and related components required.  Proposals must include Appendix A, completed in the exact format as Appendix A with all required information, showing per unit prices and percentage of E‐rate eligibility for each component.    

 2.2  Proposals must include a description of the manufacturer's equipment warranty for each 

component listed in Appendix A in the appropriate column.  Descriptions should be specific and include the number of years covered by the warranty.  E‐rate rules allow for a three (3) year manufacturer’s warranty to be included as long as the costs are bundled with the cost of the equipment and not broken out separately.  A three (3) year warranty on all equipment, services, and technical support is required. 

 2.3  The vendor must provide complete documentation in electronic format to support the network 

cabling installations; including a site map for each solution.    2.4  Proposals are required to be a turn‐key, comprehensive solution that addresses all requirements 

set forth in Appendix A rather than a partial solution. 

 

2.5  Subcontractors must be identified in the proposal.  If the successful Vendor would like to use additional subcontractors that were not identified in the proposal/contract, specific approval must be granted in writing by the District. 

 

2.6  Prospective bidders are strongly encouraged to visit all sites prior to submitting a proposal.  A site visit can be scheduled by emailing Matthew Stark at mstark@nesd1.org . 

 

2.7  Additional Requirements for Structured Cabling    

2.7.1  Provide a complete, tested, cable distribution system for data network system (local area network).  The data distribution system shall include fully terminated connections. 

 2.7.2  UTP Cables: UTP cables shall be routed to each data outlet location. 

 2.7.3  Provide specific details consistent with the contract documents as required to complete 

shop drawings for  data  cable systems  including  detailed  documentation for  owner review  and detailed documentation of as‐built conditions. 

 2.8  Structured Cabling Technical Standards 

 2.8.1  EIA/TIA‐569‐A. Commercial Building Standard for Telecommunications Pathways and 

Spaces 

 2.8.2  EIA/TIA‐568‐A.  Commercial Building Telecommunication Standard 

   

 

2.8.3  EIA/TIA ‐TSB 67.   EIA/TIA Telecommunications Systems Bulletin, Additional Transmission Specifications for Unshielded Twisted‐Pair Cabling Systems 

 2.8.4  EIA/TIA‐455‐61. FOTP‐61, Measurement of Fiber or Cable Attenuation Using an OTDR" 

 2.8.5  IEEE 802.3 Carrier Sense Multiple Access with Collision Detection 

 2.8.6  IEEE 802.3ab Gigabit transmission over UTP 

 2.8.7  ANSI/TIA/EIA‐606. “Administration Standard for the Telecommunications Infrastructure 

of Commercial Buildings  

2.8.8  ANSI/TlAIEIA‐607. "Commercial Building Grounding and Bonding Requirements for Telecommunications 

 2.9  Structured Cabling Regulatory Requirements 

 2.9.1  EIA/TIA‐568‐A Commercial Building Wiring Standard 

 2.9.2  EIA/455‐171‐D Standard Test Procedures for Fiber Optic Cables 

 

2.9.3  EIA/TIA ‐4750000‐B Generic Specification for Fiber Optic Connectors  

2.9.4  EIA/TIA‐604‐X Fiber Optic Connector Intermateability Standards (FOCIS) 

 2.9.5  The supplied manufacturer's structured cabling system installation guidelines.                           

 

3.0  E‐RATE REQUIREMENTS  

Vendors submitting proposals under this RFP must agree to meet the following conditions relating to the E‐rate program and be willing to include such requirements in the Vendor’s contract: 

 3.1  Vendor must agree to submit to the SLD a completed Form 473 prior to July 1 of each 

calendar year. This form is available on the SLD’s website at www.usac.org/sl in the Forms section. 

 3.2  Discounted Bills:  Should the District so choose, Vendor must agree to provide discounted bills to 

District which reflect the net charges due to the District after E‐rate discounts have been reflected (also known as the “non‐discount” amount).  The Vendor will then invoice USAC using the Form 474 SPI form for the E‐rate discount amount.  Vendor shall be solely responsible for timely filing invoices with USAC.  Accordingly, Vendor understands and agrees that District will NOT be liable to Vendor and Vendor shall have no recourse against the District for any discounted amount that Vendor submits late to USAC for payment, if USAC refuses to pay the invoice due to late filing. Further, Vendor understands and agrees that District shall not be liable to Vendor and Vendor shall have no recourse against the District for any discounted amount that Vendor submits to USAC for payment if Vendor is at fault for USAC’s refusal to pay.  If the District’s actions or failure to act are responsible for the non‐payment of the Vendor’s invoice with USAC, the District shall not be liable to Vendor and Vendor shall have no recourse against the District for the amount at issue until both the District and the Vendor have exhausted their administrative remedies of appeal to USAC and/or the FCC. 

 3.3  Reimbursement Option: Should District choose to pay for any equipment or services in full, 

Vendor must agree to promptly process the District’s E‐rate reimbursement forms that the District will submit to the SLD in order to receive the E‐rate funds.  Vendor also must agree that upon its receipt of District’s E‐rate reimbursement, Vendor will, in turn, remit full E‐rate reimbursement to the District.  This procedure is required because the SLD does not permit the E‐rate reimbursement check to be mailed directly to the District for FY 2017. 

 3.4  Vendor must separately itemize the cost of E‐rate eligible and ineligible products and/or services 

on all invoices.  To determine what items are eligible, vendor must contact the equipment manufacturer or contact USAC at 888‐203‐8100. 

 3.5  If Vendor learns of any federal, state or local investigation conducted by any regulatory authority 

or law enforcement authority that could have an adverse impact on the District’s ability to continue to receive the benefit of E‐rate funding, Vendor must notify the District within 30 calendar days of learning of such investigation.  The District reserves the right to cancel the agreement without penalty if the investigation impedes the District’s ability in any way to receive the benefit of E‐rate funding, subject to any investigation of wrongdoing. 

 3.6  Vendor shall maintain all bids, quotes, records, correspondence, receipts, vouchers, delivery 

information, memoranda and other data relating to Vendor’s services and any subcontractors to the District. All such records shall be retained for 10 years following completion of services and/or installation of equipment, and shall be subject to inspection and audit by the District. 

      

 

  3.7  In addition to the foregoing, Vendor must maintain and enforce an internal E‐rate audit process 

that ensures that Vendor complies with all E‐rate program rules and regulations. This process must include the following: 

• Where labor is involved, maintaining detailed, signed individual timesheets 

• Ensuring that ineligible charges are not submitted to USAC 

• Invoicing to USAC that is consistent with the contract and the District’s Form 471 

• Ensuring that services or products are not provided to the District without District’s express  written permission or official purchase authorization 

• Ensuring that District‐approved substitute services or products are prominently noted on invoices submitted to USAC and the District 

• When E‐rate eligible services or equipment are allocated or installed in multiple buildings, support for the allocation consistent with the amount and buildings identified in the Form 471 

• Documenting that E‐rate funded services were provided within the allowable contract period and program year 

• Charging proper FRN(s) 

• Ensuring that invoices and USAC forms are submitted to the District in a timely manner 

• Ensuring that USAC forms are filled out completely, accurately and on time 

• Ensuring that Forms 472 are signed/dated by vendor’s representative in a timely manner 

• Maintaining fixed asset list of E‐rate‐supported equipment provided to the District with detailed information for each item (model number, serial number, product description) and made available to the District in electronic format upon project completion. 

 

                          

 

  4.0  CONDITIONS, CONTRACT and BILLING 

 4.1  The District reserves the right to: 

 • Amend, modify, cancel this RFP or not make an award and to reissue this RFP as a 

new procurement; 

• Modify or add to the requirements contained in this RFP at any time after the issuance of this RFP for compliance by all providers; 

• Increase or decrease the quantities of equipment at the same price listed in the successful contract; or entirely omit an item or group of items to be purchased to reflect actual District needs at the time that orders are placed.  Such additional quantities will be purchased at the price indicated on the contract.  Such modifications are expressly anticipated and included within the scope of this RFP. 

• District intends to award a single contract for all equipment/services in Appendix A; however, the District reserves the right to award a contract for any or all parts of the RFP to one or more service providers. 

• Negotiate terms and conditions to meet requirements consistent with this RFP; 

• Request providers to clarify their RFP proposals; 

• Waive minor defects or any requirement of this RFP that has not been met by any of the bidders that submitted proposals. 

 4.2  Timeline for Purchase of Services 

 The purchase of services will be contingent upon E‐rate approval and a Notice to Proceed or Purchase Order by the District after E‐rate approval has been received. 

 

4.3  Equipment Substitution  

If the model specified in the contract is discontinued by the manufacturer after the award of this contract, the only acceptable substitute will be the manufacturer’s standard replacement in a configuration that meets or exceeds the specifications and operating capabilities of the “as specified” unit.  Further, the substituted equipment must be able to meet the FCC’s Service Substitution Criteria.  The Proposer must agree to cooperate with the District to provide the information necessary to obtain SLD’s approval of a service substitution request. 

  

4.4  Lowest Corresponding Price  

Per FCC  rules, vendors must offer  the Lowest Corresponding Price when  submitting proposals. Lowest Corresponding Price (LCP) is defined as the lowest price that a service provider charges to nonresidential customers who are similarly situated to a particular E‐rate applicant (school, library, or consortium) for similar services. See 47 CFR, Part 54, Section 54.500(f). Service providers cannot charge E‐rate applicants a price above the LCP for E‐rate services. See 47 CFR Section 54.511(b). There  is  a  rebuttable  presumption  that  rates  offered  within  the  previous  3  years  are  still compensatory. 

 4.5  The District reserves the right to extend or abbreviate the contract period if such extension or 

abbreviation is necessary to make the Contract term coincide with an E‐rate “program year” or an extended service end date for an E‐rate program year pursuant to a “service delivery deadline extension,” as those terms are defined by the Federal Communications Commission and/or USAC. 

 

4.6   Vendor shall itemize, price, and invoice separately any materials or services that are ineligible for E‐rate funding. Vendor must include the following information on all invoices to the District for E‐ rate eligible equipment and/or services: 

 • Date of invoice 

• Date(s) of service 

• Funding Request Number (“FRN”) 

• Vendor SPIN 

• Detailed description of services performed and materials supplied that matches District’s contract specifications and Form 471 descriptions of same 

• Clear, concise breakdown of amount(s) to be billed to USAC (discounted portion of eligible charges) and amount(s) to be billed to the District (non‐discounted amount of eligible charges) 

• Invoice on Vendor’s letterhead or on a Vendor‐generated form 

• Proper E‐rate discount percentage as set forth by the applicable FRN and USAC funding commitment decision letter (“FCDL”) 

 4.7  On RFPs for Services involving the furnishing of labor, materials, and/or equipment, while said 

Services are being performed the successful vendor must maintain in full effect the following minimum insurance coverage: 

 4.7.1  Workers' Compensation insurance coverage to be statutory for all of vendors’ employees 

employed at the site of the project, and in case any work is sublet, the vendor shall require the Subcontractor to provide similar Worker’s Compensation for all of the Subcontractors’ employees unless such employees are covered by the protection afforded by the vendor.     

 4.7.2  Bodily Injury and Personal Injury shall be insured at a limit of not less than $1,000,000 for 

each occurrence and $2,000,000 total aggregate liability. 

 4.7.3  Property damage shall be insured at a limit of not less than $500,000 for each occurrence 

and $2,000,000 total aggregate liability.  

 4.7.4  Comprehensive Automobile Liability   insurance shall  be  maintained   in an 

amount not  less  than $1,000,000 for  each  person  and  $1,000,000  for  each  occurrence  of  personal   injury  and  bodily   injury  and  property damage  in amount not less than $500,000 for each occurrence of property damage. 

 4.7.5  Prior to the beginning of the Service, etc., to be performed, a certificate of insurance 

shall be furnished to the School District showing the insurance coverage required above.  The Contractor shall assume full responsibility for loss of life and property, injuries to persons, including all employees of the Contractor or Subcontractors. 

 

4.8  According to 62 Pa.C.S.A. § 3701, the contractor agrees that: 

 4.8.1  In the hiring of employees for the performance of work under the contract or any 

subcontract, no contractor, subcontractor or any person acting on behalf of the contractor or subcontractor shall by reason of gender, race, creed or color discriminate against any citizen of this Commonwealth who is qualified and available to perform the work to which the employment relates. 

  4.8.2  No contractor or subcontractor or any person on their behalf shall in any manner 

 

discriminate against or intimidate any employee hired for the performance of work under the contract on account of gender, race, creed or color. 

 4.8.3  The contract may be canceled or terminated by the government agency and all money 

due or to become due under the contract may be forfeited for a violation of the terms or conditions of that portion of the contract.  

 4.9  The provisions of the Pennsylvania Human Relations Act, Act 222 of October 27, 1955 (P.L. 

744) (43 P.S. Section 951, et. seq.) of the Commonwealth of Pennsylvania prohibit discrimination because of race, color, religions creed, ancestry, age, sex, national origin, handicap or disability, by employers, employment agencies, labor organizations, contractors and others.  The contractor shall agree to comply with the provisions of this Act as amended that is made part of this specification.  Your attention is directed to the language of the Commonwealth’s non discrimination clause in 16 PA. Code 49.101. 

 4.10  No workmen shall be regarded as competent first class, within the meaning of this Act, except 

those who are duly skilled  in their respective branches of  labor, and who shall be paid not  less than such rates of wages and  for such hours work as shall be established and current rates of wages paid for such hours by employers of organized labor in doing of similar work in the district where work is being done. 

 4.11  Where applicable (costs greater than $25,000), the minimum wages shall be paid in accordance 

with provisions of the Pennsylvania Prevailing Wage Act as approved August 15, 1961, Act No. 442, P.L. 987 Section 1‐17 (43 P.S. 165 Section 1‐17), with subsequent amendments thereto, and Federal Minimum Wage Legislation, with subsequent amendments thereto.    In complying with the requirements of these before mentioned laws, the contractor should give special attention to the provisions dealing with the submission and posting of certain specified forms and documents. 

 4.12  All applicable  laws  shall be deemed  to be part of  these  specifications and conditions and any 

resulting contract shall be read and enforced as though they were included.    4.13  All rights and remedies of the School District provided within shall not be exclusive and are  in 

addition to any other rights and remedies provided by law or under the contract.  4.14  In the event a contractor by virtue of his work for the District discovers asbestos, the contractor 

must immediately notify the District and perform no further work in connection with the asbestos. If directed by the District to remove the asbestos, the contractor must take all steps required by all federal, state, and local agencies regarding asbestos removal.  The asbestos removal operations may be the subject of a change order or a supplemental contract to this contract, or a separate contract to another contractor as the District may determine. 

 If a contractor fails to meet the requirements of the federal, state, and local regulations and these specifications related to the discovery, removal, and clean‐up, the contractor shall be subject to immediate termination and the contractor shall be responsible for all costs and expenses related to the removal and cleanup of the asbestos including architect and engineering fees. 

 4.15  When school is in session, work must be completed Monday through Friday from 3pm to 10pm.  

During the summer months when school is not in session, work must be completed Monday through Friday from 7:30am to 4:30pm. 

  

4.16  All rubbish and debris resulting from work on this contract and/or materials deposited on the 

 

site by others during the period of this contract shall be removed and legally disposed of by the contractor who shall keep each project area and the entire site clean and all public rights‐of‐way clear at all times.  No burning of combustible materials will be permitted on the site.  In the event that these conditions are not maintained, the owner reserves the right to return the site to acceptable condition, at the contractor's expense.  The contractor shall comply with all applicable laws and ordinances governing the removal and disposal of debris, rubbish and trash on and off the project area and shall commit no trespass on or off public property in any operation due to or connected with this is project.  

4.17   A bid bond, from a surety company legally authorized to do business in the Commonwealth of Pennsylvania, a certified check, bank cashier’s check or trust company treasurer’s check in the amount of no less than ten percent (10%) of the total stated bid must accompany the bid and shall be made payable to and retained by the District as liquidated damages if the bid or any part thereof is accepted by the District and the Bidder fails to carry out all of the provisions of the bid. 

 4.18  The vendor shall provide a performance bond and a labor and material bond, each in the amount 

of 100% of the contract price, before the award of the contract.  (Sections 756 and 757 of the Public School Code of 1949, as amended, and the Public Works Contractors Bond Law of 1967).   

 4.19  Instructions for Non‐Collusion Affidavit      4.19.1  This Non‐Collusion Affidavit is material to any contract awarded pursuant to  

    this bid.  According to the Pennsylvania Antibid‐Rigging Act, 73 P.S. ss 1161 Et.      Seq., governmental agencies may require Non‐Collusion Affidavits to be      submitted together with bids 

   4.19.2  This Non‐Collusion Affidavit must be executed by the member, officer or 

employee of the bidder who makes the final decision on prices and the amount quoted in the bid. 

   4.19.3  Bid rigging and other efforts to restrain competition, and the making of false 

sworn statements in connections with the prosecution.  The person who signs the Affidavit should examine it carefully before signing and assure himself or herself that each statement is true and accurate, making diligent inquiry, as necessary, of all other persons employed by or associated with the bidder with responsibilities for the preparation, approval or submission of the bid. 

   4.19.4  In the case of a bid submitted by a joint venture, each party to the venture must 

be identified in the bid documents, and an Affidavit must be submitted separately on behalf of each party. 

   4.19.5  The term “complementary bid” as used in the Affidavit has the meaning 

commonly associated with that term in the bidding process, and includes the knowing submission of bids higher than the bid of another firm, any intentionally high or noncompetitive bid, and any other form of bid submitted for the purpose of giving a false appearance of completion. 

     4.19.5  Failure to file an Affidavit in compliance with these instructions will result in 

disqualification of the bid.   

NON‐COLLUSION AFFIDAVIT 

 

State of    ________________________  :          Contract/Bid No. ___________________________  

     s.s. 

County of  _______________________  : 

 

I state that I am___________________ of _____________________________ 

                    (Title)                                      (Name of my firm) 

and that I am authorized to make this affidavit on behalf of my firm, and its owners, directors, and 

officers.  I am the person responsible in my firm for the price(s) and the amount of this bid. 

I state that: 

(1) The price(s) and amount of this bid have been arrived at independently and without consultation, communication or agreement with any other contractor, bidder or potential bidder. 

(2) Neither the price(s) nor the amount of this bid, and neither the approximate price(s) not approximate amount of this bid, have been disclosed to any other firm or person who is a bidder or potential bidder, and they will not be disclosed before bid opening. 

(3) No attempt has been made or will be made to induce any firm or person to refrain from bidding on this contract, or to submit a bid higher than this bid, or to submit any intentionally high or noncompetitive bid or other form of complementary bid. 

(4) The bid of my firm is made in good faith and not pursuant to any agreement or discussion with, or inducement from, any firm or person to submit a complementary or other noncompetitive bid. 

(5) _________________, its affiliates, subsidiaries, officers, directors       (Name of my firm) 

and employees are not currently under investigation by any governmental agency and 

have not in the last four years been convicted or found liable for any act prohibited by 

State or Federal law on any jurisdiction, involving conspiracy or collusion with respect to 

bidding on any public contract, except as follows: 

 

 

I state that _____________________________  understands and  

                      (Name of my firm) 

acknowledges that the above representations are material and important, and will be relied on by 

North East School District in awarding the contract(s) for which this bid is submitted.  I understand 

and my firm understands that any misstatement in this affidavit is and shall be treated as 

fraudulent concealment from North East School District of the true facts relating to the submission 

of bids for this contract. 

                        

           

__________________________________________ 

      (Official Signature and Company Position) 

 

Sworn to and subscribed before me 

This_________day of _____________, ________. 

   

 

  _____________________________ 

Notary Public 

  My commission expires: 

 

  _____________________________ 

   

 

5.0  INFORMATION TO BE INCLUDED IN PROPOSAL  

In addition to the other information required to be provided, Vendor also will include with their proposal responses to the following questions: 

 5.1  Provide a description of the nature and scope of your firm’s business endeavors, including history 

of company. 

 5.2  Provide a description of your firm’s previous and ongoing relationship, if any, with the District. 

 5.3  Provide proof that the Vendor and all subcontractors are authorized to do business in 

Pennsylvania.  

5.4  Provide the names and contact information of at least 5 current Pennsylvania K‐12 clients of similar size to the District that can attest to the quality of work provided by your company using or procuring similar goods and/or services as requested in this RFP. 

 5.5  Provide a description of the firm’s experience with the federal E‐rate program. 

 5.6  Provide federal Tax ID Number, E‐rate SPIN Number, and FCC Registration Number (FCCRN). 

 5.7  Provide certification that the Vendor currently is not subject to the Red Light Rule and will notify 

the District if they are placed on Red Light Status with the FCC.   Further, provide a certification that the Vendor’s principals are presently debarred, suspended, proposed for debarment, declared ineligible, or voluntarily excluded from participation, by any Federal department or agency, from transactions involving the use of Federal funds. Where Vendor is unable to certify to any of the Statements in this certification, Vendor shall attach an explanation to their offer. 

 5.8  Provide contact name and contact information for person authorized to negotiate terms and 

conditions.  

5.9  Provide contact name and contact information where questions related to the proposal can be directed with statement certifying that this person (or his/her authorized representative) will be available in February 2017 – April 2017 in order to assist with the completion of the District’s E‐ rate applications, as requested. 

 5.10  Provide copy of terms and conditions for proposed contract. 

 5.11  Pennsylvania Right‐to‐Know Law 

 Vendor is required to clearly identify any specific information that they deem as proprietary and request to be withheld from public view.  Vendor must provide one copy of its redacted proposal with all proprietary information omitted.  District intends to comply with the Pennsylvania Right to Know law concerning requests for release of documents regarding this procurement, including the release of proposals after bid opening.  Per E‐rate regulations, price of winning bid is not confidential information. 

 

6.0  EVALUATION  

In accordance with applicable state law, 24 P.S. Section 8‐807.1, the District is required to select the proposal of the “lowest responsible bidder” in the event that the District decides to award a contract. 

 In order for a bidder to be eligible to be considered a “responsible” bidder, the bidder must meet the following: 

 6.1  Submit a timely proposal and not be disqualified under Section 1.8. 

 6.2  The proposal must include all of the required information in Section 5. 

 6.3   Information submitted in response to Section 5.5 must confirm the bidder is familiar with and 

experienced with the federal E‐rate program. 

 6.4  Bidder must indicate their willingness to be bound by the terms of the RFP. 

 6.5  A bidder that opts to submit a proposal for an alternative manufacturer has submitted required 

documentation that satisfies the requirements of Section 2.2.  

6.6    In accordance with Pennsylvania legal precedent, upon investigation by the District, the bidder must be found to be have the financial responsibility, integrity, efficiency, industry, experience, promptness, and ability to successfully carry out this particular undertaking. 

 

APPENDIX A  

LIST OF EQUIPMENT AND SERVICES 

 All applicable taxes, fees, shipping and surcharges from which the District is not exempt or that is imposed or assessed by Vendor must be shown or they will not be paid by the District.  Vendors must submit a total, all‐inclusive price per drop for each school in Excel format. The equipment list must be itemized and include the manufacturer's name, model #, quantity and price. Installation should NOT be quoted by the hour. The total cost of the project will be the price used during bid evaluation.  All MDF and IDF locations are to include Cat 6 (or greater) Patch Panels. A “drop price” is to include the Cat 6 (or greater, depending on distance and data transfer rate) structural cable, network jack, wall plate, surface mount box (if necessary), surface mount raceway and accessories (if necessary), above ceiling cable management (including cable tray, “J” hooks, hangers, clamps, and other hardware), and installation of these listed items. 

 The following schools are included in this RFP: 

 

  NORTH EAST HIGH SCHOOL – 1903 Freeport Road, North East, PA 16428 

Estimated # of drops:  315  NORTH EAST MIDDLE SCHOOL – 1903 Freeport Road, North East, PA 16428 

Estimated # of drops:  475 

 NORTH EAST INTERMEDIATE / PRIMARY SCHOOL – 1903 Freeport Road, North East, PA 16428 

Estimated # of drops:  514  

 

 

Alternate bid will be used in the event that the proposed base network replacement bids above far exceeds budgeted and 

erate grant amount.  Base bid goal is to achieve 10 gbps data speed throughout entire district.  Alternate bid goal is to 

achieve 10 gbps data speed to access points (1 per classroom) plus 1 gbps data speed to labs and other existing data 

drops.  There is no alternate bid for the middle school. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bid Submittal Form  

Board of Directors 

North East School District 

Administration Office 

50 East Division Street 

North East, PA 16428 

 

                  Attention:  Mr. Jeffrey A. Fox, CPA 

                Board Secretary‐Business Manager 

                        Reference:   Network Structured Cabling Upgrade Project           

                           Bid Opening:  March 28 , 2017; 11:15 A.M. 

 

Dear Mr. Fox: 

I (We) the undersigned, as Bidder, hereby declares that he has examined the site of the work and informed himself fully in regard to 

all conditions pertaining to the place where the work is to be done; that he has examined the plans and specifications for the work 

and contractual documents relative thereto; and has read all special provisions furnished prior to the opening of bids; that he has 

satisfied himself relative to the work to be performed.  

 The Bidder proposes and agrees, if this proposal is accepted, to contract with the North East School District, in the form of contract 

specified, to furnish all necessary materials, equipment, machinery, tools, apparatus, means of transportation, and labor necessary to 

and to complete  

 Network Structured Cabling Upgrade Project  

 in full and complete accordance with the shown, noted, described and reasonably intended requirements of the plans, specifications 

and contract documents, to the full and entire satisfaction of the North East School District, with a definite understanding that no 

money will be allowed for extra work except as set forth herein.  

 It is agreed that the description under each item, being briefly stated, implies, although it does not mention, all incidentals and that 

the prices stated are intended to cover all such work, materials and incidentals as constitute Bidder's obligations as described in the 

specifications and any details not specifically mentioned, but evidently included in the contract shall be compensated for in the item 

which most logically includes it.  

 The quantities for bid items listed on the proposal sheets are estimated quantities only for the purpose of comparing bids.  Any 

difference between these estimated quantities and actual quantities required for construction shall not be taken as a basis for claims 

by the Contractor for extra compensation.    

The undersigned further agrees that, in case of failure on his part to execute the said contract and the bonds within ten (10) 

consecutive calendar days after written notice being given of the award of the contract, the check or bid bond in the amount of ten 

percent (10%), and the monies payable thereon, shall be paid into the funds of the North East School District as liquidated damages 

for such failure; otherwise, the check or bid bond accompanying this proposal shall be returned to the undersigned.  

 

 

 

 

 

 

Bid Quotations:             

Starting Date (contingent upon E‐rate approval):  __________________  (Date must be stated.) 

Ending Date (contingent upon E‐rate approval):    __________________  (Date must be stated.) 

                               

                  E‐Rate Eligibility 

Network Structured Cabling and Installation                        In‐Eligible  Eligible  Total  

Elementary Center Structured Cabling             $__________$__________$__________ 

Middle Schoool Structured Cabling                    $__________$__________$__________ 

High School Structured Cabling                          $__________$__________$__________ 

Total District Structured Cabling Project                    $__________$__________$__________ 

 

Alternate Network Structured Cabling and Installation            In‐Eligible  Eligible  Total  

Elementary Center Structured Cabling   

  Access Point 10 GBPS                $__________$__________$__________ 

  Computer Lab Drops 1 GBPS              $__________$__________$__________ 

  Classroom and Other Drops 1 GBPS            $__________$__________$__________ 

Middle Schoool Structured Cabling  (no alternate bid)     

High School Structured Cabling                           

  Access Point 10 GBPS                $__________$__________$__________ 

  Computer Lab Drops 1 GBPS              $__________$__________$__________ 

  Classroom and Other Drops 1 GBPS            $__________$__________$__________ 

 

Deviation to Specifications: 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Name of Company:  ________________________ 

Signed By:    ________________________ 

Name:     ________________________ 

Title:        ________________________ 

Address:    ________________________ 

      ________________________ 

Date:      ________________________ 

1. In the High School, the Room 301 IDF switch is placed on a shelf and the cable is run openly to each computer. Would you like a cabinet in that room, or just a wall mounted bracket with a patch panel? Also, would you like new cabling run in raceway, or would you prefer it to be run as is-open and loose?

Answer: Wall mounted bracket with a patch panel. Run in raceway. 2. In the Intermediate School, like question 1, would you like a wall mounted bracket for new cabling or cabinet for Administrative Office area?

Answer: Walll mounted bracket 3. In the Intermediate School, for each pod that has fiber, would you like to see surface mount boxes for your Cat6/6A cabling or a wall mount bracket and patch panel? Answer: wall mount bracket and patch panel 4. Can you distribute a floor plan or Excel document for each school showing distribution of cabling in each room? This allows for accurate cable estimation. Answer: Floor plans can be provided upon request. See updated 470 for a more detailed layout of network ports. 5. Can you confirm that cold air return is run through ducts in all schools, or more specifically that ceiling air space (plenum) is not used for cold air return? Answer: All cable runs should be Plenum rated. 6. Can we be guaranteed that we would be able to remove old cabling at the time of installation of new cabling? This is crucial for efficiency’s sake and using existing conduits and pathways. If we have to maintain existing cable plant while installing new cabling, then labor and material would be higher in cost and quantity. Essentially I am asking if we will be able to install new cabling during the summer break. Answer: You can remove old cable at the time of installation of new cabling 7. Since alternate bids are calling for 6A for wireless and 6 for classrooms and labs, what is the quantity of wireless access points in each school?

Answer: One access point per classroom, or what I have labeled as a “new run location” in the updated 470. Access point drop would be a terminated cable in the ceiling. These would be new runs, with no need for wall plates or raceway in the classroom, no need for additional patch cables, and without removal of old cable. See updated 470 for details about new classroom runs.

8. This one I asked you and you said that we were to provide pricing for switch side patch cords, but can you clarify that in Addendum for the sake of other contractors?

Answer: For all drops that are replacing existing drops, “drop price” should include (2) Category 6 patch cables. 

NESD E‐Rate Network Cable Upgrade 2017‐18

Middle School

NEW RUNS

100‐ Faculty 200 ‐ Faculty 300 ‐ Faculty PC Lab

101 201 301 Library

102 202 302 Library PC Lab

103 203 303 Tech Ed

104 204 304 Home Ec

105 205 305 Art Room

106 206 306 Band Room

107 207 Science ‐ 300 Band Storage

Science ‐ 100 Science ‐ 200 Chorus

Weight Room

Admin Office

Cafeteria

Gym‐ Outside Hallway

39 NEW PULLS TOTAL

EXISTING PORTS

Tech Office 12 Ports

Library Comm Closet ‐ 136 ports

6th Grade Comm Closet ‐ 105 Ports

8th Grade Comm Closet ‐ 183 Ports

436 EXISTING PORTS

475 TOTAL PORTS ‐Middle School

High School

NEW RUNS

101 201 Principals Café

102 202 Office Café Conference

103 203 301 401

104 204 302 402

105 205 Guidance

106/07 206/7 303

108 208 304

109 209 Band

Library 210

Library 2 211

114 212

115 213

116 214

117 215

PC Lab 216

200A

200B

200C

TOTAL NEW RUNS ‐ 45

EXISTING RUNS

301‐ 24

Mainenance Office ‐ 24

Library 25

Closet East Rack ‐ 139

Closet West Rack ‐ 58

TOTAL EXISTING RUNS ‐ 270

TOTAL NETWORK DROPS HIGH SCHOOL ‐ 315

Elementary School

NEW RUNS

Computer lab Pool Office Title 1 k‐6

401 INT Admin Office Title 2 k‐7

402 Board Room Title 3 101

403 Library Davis Lab 102

404 Kitchen Davis Office 103

405 300 Title 4 104

504 301 Title 5 105

505 302 B.O. Conf 106

506 303 K‐1 107

507 304 K‐2 201

508 305 K‐3 202

501 306 K‐4 203

502 307 K‐5 204

503 308 205

406 Art 206

407 Music 207

408

62 NEW RUNS

EXISTING RUNS

Business Office 24

Comm Closet 48

K4 ‐ 18

Davis Lab 54

EC Office 21

106‐ 22

202 ‐ 18

301‐18

303‐16

306‐21

308‐18

401‐21

404‐20

408‐30

501‐27

505‐19

508‐21

INT LAB ‐ 36

452 EXISTING DROPS

ELEMENTARY TOTAL NETWORK DROPS ‐514

BusinessManager

CopyRoom

Superintendent

Super-intendentSecretary

Conference

OfficeCafe

Storage

AdministrationOffice

DavisPrimary

Computer Lab

LargeGroup

Instructional

Stage

Health Suite

DavisPrimaryOffice

CopierRoom

Reading

TitleMath

SpecialEducatio

n

Sto

Music

Art Room

Kiln Sto Sto

3rd GradeCommons

4th GradeCommons

5th GradeCommons

Media Center

WorkRm

FacultyRm

BoardRm

CommRm

2nd GradeCommons

1st GradeCommons

KindergartenCommons

Gymnasium

Cafeteria

Kitchen

Receiving

PoolSto

FilterRm

IntermediateOffice

Sto Sto

North EastElementary Center

50 East Division StreetNorth East, PA 16428

K-1

K-3 K-2

K-5K-4

K-6 K-7

102

103 104105

106

107

101 205

207

208 201

202

203

204

STO

Reading

Reading

Speech

302 301

303

304 305 306 307

308

300

IntermediateComputer

Lab

401

408

407

402

403 404 405

406

Sto

Sto

503

504 505 506

507

508

502

501

Boys Locker

Girls Locker

Girls Locker

Boys Locker

Storage

Upstairs / Boiler Room

D

C

B

A

4 3 2 1

D

C

B

A

4 3 2 1

W

3

W

1

W

2

W4

W5

Up

Up

D

C

B

A

4 3 2 1

D

C

B

A

4 3 2 1

North East Middle School1903 Freeport Rd

North East, PA 16428

NORTH EAST SCHOOL DISTRICTNORTH EAST MIDDLE SCHOOL

NEHS REV 0 FLOOR PLAN – 88,560 sq ft – EST 1991 2/11/10 DRAWN BY: mjs

Second Floor Classrooms

Dow

n

Dow

n

200A 200B 200C

201 202 203 204 205

206 / 207

208209

210211212213

214

215

216

A.D.Office

PC LAB100C

101 102 103 104 105

106 / 107

108109LIBRARY114

115

116

117

S

301

302

Nurse

GUID

OFFICE

P

VP

305BAND ROOM

OFFSTORAGE STORAGE

STAGE

AUDI

CAFE

KITCHEN

DISH RM

303304

CONF RMH.C.OFF

STO

O

WIF

WIC402 401

SUPP

OFF

STO

STO

KILN

GYM

STO

TRAIN

BOYS L.R. GIRLS L.R.

Up

E

Up

EUp

North EastHigh School1901 Freeport Rd

North East, PA 16428NORTH EAST SCHOOL DISTRICT

NORTH EAST HIGH SCHOOL

NEHS REV 0 FLOOR PLAN – 127,500 sq ft – EST 1979 9/22/09 DRAWN BY: mjs

E

Up

WeightRm

WrestlingRm

CardioRm

BoilerRm

STO

MECH

BasementFreightElev Roll-Up Door