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MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS
DEPARTAMENTO DEL META
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JUNIO DE 2009
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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INTRODUCCIÓN El Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar que la gestión administrativa de las entidades y organismos del Estado logren el cumplimiento de la misión y los objetivos propuestos de acuerdo con la normatividad y políticas del Estado. El MECI es concebido como un modelo de gestión que proporciona a los gerentes públicos las herramientas para llevar a cabo su trabajo de manera idónea, transparente y ágil. Los procesos y los procedimientos, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta fácil y permanente, por parte de todos los Funcionarios de La Alcaldía Municipal de San Martín de Los Llanos Meta. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se agrupan las principales actividades que se desarrollan en las diferentes dependencias de La Alcaldía Municipal de San Martín de Los Llanos Meta; la funcionalidad del presente Manual, es permitir que todas las actividades por cada Área, así como, la información relacionada, sean fáciles de entender y además, permitan ser tomados como guía en cualquier proceso de verificación.
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CONTENIDO
1. PROPÓSITO DEL CONTENIDO
Con la implementación del manual de procesos y procedimientos, además de dar cumplimiento a la diferente normatividad se busca racionalizar el uso del tiempo para mejorar el servicio, desarrollar el sistema de indicadores y control de gestión de procesos, crear una secuencia gráfica de la elaboración de procesos administrativos y asistenciales en cada una de las dependencias de la administración y facilitar su identificación mediante la utilización de un código en cada formato; también nos permite describir los procedimientos, procesos y/o rutinas de trabajo; éstas últimas deben ser agrupadas de manera tal, que faciliten las consultas sobre el tema deseado, y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las actividades, así se busca que cada trabajo que se lleve a cabo al interior de la Entidad sea divulgado para su conocimiento.
2. OBJETIVOS
2.1. Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas
al personal y propiciar el equilibrio en el desarrollo de las actividades, permitiendo el ahorro de tiempo y esfuerzos en su realización.
2.2. Servir de medio de orientación para el personal nuevo, facilitando su
incorporación al trabajo; además de ser una herramienta que permita la orientación e información a los usuarios del documento.
2.3. Facilitar la auto evaluación, de manera que nos permita fomentar el
mejoramiento de la productividad y fortalecer el trabajo en equipo, al interior de la Administración Municipal.
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3. ALCANCE El manual contiene todos los procesos desarrollados en las diferentes áreas de la Entidad.
4. PRINCIPIOS
4.1. Perfección
Contempla la posibilidad del mejoramiento continuo y/o cambios en un momento dado, bien sea por decisiones de la administración o situaciones legislativas, con miras a la optimización. 4.2. Eficiencia y Eficacia
El Manual de Procedimientos permite el mejor aprovechamiento de los recursos financieros, humanos y físicos, permitiendo su mejor combinación, con miras al cumplimiento de los objetivos y metas planteados por la Entidad al servicio de la comunidad. 4.3. Unidad y Unificación
La Entidad es un sistema y por lo tanto, las actividades realizadas en cada una de las dependencias, siguen parámetros o directrices únicas y generales; cada proceso, debe aportar un resultado con mirar al cumplimiento de misión, objetivos y metas de la entidad; por eso, las dependencias o áreas de trabajo no son consideradas separadamente si no que mediante los sistemas de coordinación y de información se deben vincular; se considera igualmente, la existencia de responsabilidad asociadas con la de autoridad necesarias de incluir. 4.4. Claridad, Control y Autocontrol El Manual de Procedimientos, tiene un fin didáctico por lo que permite el rápido aprendizaje de la tarea a realizar, además se consideran mecanismos o parámetros de control y autocontrol, que permiten detectar errores y efectuar
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ajustes dentro del proceso en el desarrollo del mismo con el fin de permitir la retroalimentación y mejoramiento continuo.
5. DEFINICIONES 5.1. Proceso Es un conjunto de actividades destinadas a generar valor añadido sobre las entradas para conseguir un resultado que satisfaga planamente los requerimientos del cliente o usuario, (figura 2): 5.1.1. Clasificación de los procesos Proceso asistencial. Es el conjunto de actividades internas y externas de
la prestación del servicio, que tiene como finalidad satisfacer las necesidades de los clientes y de la administración en general, entendido esto en un amplio sentido.
Proceso administrativo. El conjunto de acciones a realizar para la
ejecución de tareas y proyectos, dentro de la actividad normal de dirección y áreas de operación, resultado de la gestión de la administración de recursos y servicios (compra, contratación, selección de personal, control, evaluación, Programación de recursos de gasto e inversión, recobros, contabilidad, etc.).
Dentro de las dependencias de la Administración Municipal, se han adoptado estos dos grandes ejes de procesos (asistencial y administrativo), donde ambos componen la cadena de valor. Dentro de esta clasificación de procesos administrativos y asistenciales se derivan una serie de categorías. No todos los procesos que se llevan a cabo en las organizaciones tienen las mismas
ENTRADAS SALIDAS
PROCESO
Valor agregado
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características, motivo por el que se puede clasificar en función del impacto más o menos directo sobre el usuario final, lo cual es conocido como “Mapa de Procesos”. Al interior de cada una de estas categorías de procesos, se presenta la siguiente clasificación:
PROCESO DEFINICIÓN
Procesos estratégicos Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad y recursos necesario y revisiones por la dirección.
Procesos misionales Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.
Procesos de apoyo Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.
Procesos de evaluación Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.
Con el fin de mejorar continuamente, cumplir con las necesidades de los clientes, la comunidad, mejorar continuamente, buscando que nuestros procesos sean viables, es preciso aplicar la metodología del ciclo Deming o ciclo de la calidad, conocida como (PHVA), figura 3: Planear (P). Establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir
resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la entidad. Hacer (H). Implementar los procesos. Verificar (V). Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y los
productos y/o servicios respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos para el producto y/o servicio, e informar sobre los resultados.
Actuar (A). Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
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METODOLOGIA METODOLOGIA
ASUBSIS
TEMA
CONTROL DE
EVALUACION
PSUBSISTEMA
CONTROL ESTRATEGICO
H SUBSISTEMA
CONTROL DE
GESTION
VSUBSISTEMA
CONTROL DE
EVALUACION
PLANES D
E MEJO
RAMIE
NTO
AUTO
EVALU
ACIO
N
EVALUACION INDEPENDIENTE COMUNICACIÓN
PUBICA
INFORMACION
ACTIVIDADES
DE CONTROL
AMBIENTE DE CONTROL
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
ADMON. DEL
RIESGO
Figura 3
5.2. Procedimiento
Son los pasos que deben seguirse para la realización de un proceso. Debe existir un procedimiento mediante el cual se desarrolla un proceso de manera secuencial e integrada, que conduzca a conformar una organización y un método de trabajo, para el alcance de los objetivos de la entidad; es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. 5.3. Manual de Procedimientos
Por Manual de Procedimientos se puede entender la colección sistemática de todos los procesos realizados al interior de la organización, que le indique a los empleados cuales son las actividades que se deben cumplir y cuál es la mejor forma de realizarlas. Permite además establecer los ejecutores (pudiendo ser dependencias o empleados según sea el procedimiento), las responsabilidades, los tiempos de ejecución, los controles y las formas de utilización general.
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5.4. Actividad Es un conjunto de operaciones o tareas, ejecutadas en un área específica, para realizar un proceso. Generalmente corresponden al desarrollo de los adjetivos específicos y constituyen los procedimientos. Para que no se presente ambigüedades, las actividades serán descritas en forma clara y detallada, paso a paso en el Manual de Procedimientos. (Figura 4)
Figura 4
5.5. Diagrama de flujo
Los diagramas de flujo o de procesos, conocidos también como flujo gramas, son diseños donde se presenta cada proceso en forma gráfica y detallada, establecen los diferentes pasos a dar, así como también, las dependencias que participan para la ejecución y desarrollo de los procedimientos. 5.5.1 Preguntas que se deben responder en el diagrama de flujo a. ¿Qué se hace? Identifica la finalidad, resultado que se obtiene o justificación
de la actividad u operación que se desarrolla. b. ¿Cuándo se hace? Determina el orden o la secuencia del proceso. Fija la
posición exacta de cada paso dentro del proceso. c. ¿Quién lo hace? Detecta que dependencia o personas, desarrollan el proceso. d. ¿Cómo lo hace? Identifica los medios (métodos y técnicas) para realizas la
actividad u operación.
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
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5.5.2. Algunos símbolos utilizados en los diagramas de flujo Proceso. Identifica una actividad u operación que debe desarrollarse
dentro de un procedimiento.
Documento. Representa un documento físico que genera, recibe y procesa (modifica, consulta, revisa). El nombre o código del documento se coloca dentro del símbolo.
Decisión. Representa la bifurcación de un proceso en dos, dependiendo de determinada condición.
Líneas de flujo. Simboliza el sentido o flujo de la información; representa una vía del proceso que conecta a sus elementos.
Conectores. Representa las conexiones entre elementos de un mismo procedimiento. Se utiliza para indicar la continuación del proceso en el diagrama de flujo.
Almacenamiento interno. Simboliza el archivo de la documentación
Procesos alternativos. Indica que dos procesos ocurren a la vez. Quiere decir que son alternativos.
Inicio o final de un proceso.
Se utiliza cuando se ingresa información al sistema
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6. DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
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7. FORMATOS Todos los procesos contienen los siguientes formatos:
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESO: CÓDIGO: VERSIÓN
SUBPROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
RECURSOS:
RESPONSABLE PROCESO:
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ NOMBRE:
REVISO NOMBRE:
APROBÓ NOMBRE:
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
Nombre de la Entidad
Número de veces que se ha modificado el manual
Fecha de entrega y aprobación del manual
Nombre del manual
Logo de la Alcaldía municipal
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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO CÓDIGO
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO BASE LEGAL
ALCANCE RIESGOS
CONTROLES INFORMES
SOPORTES Y FORMATOS SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
TIPO DE PROCESO: Se ingresa el tipo de proceso (Estratégico, Misional, etc.).
PROCESO. Ingresa el nombre del proceso, el cual debe ser conciso y coherente con el proceso a describir.
CÓDIGO. El código debe coincidir con el instructivo de siglas y codificación que se estipule para cada dependencia, y debe conservar orden numérico consecutivo de acuerdo con la metodología definida. Cada área deberá llevar el listado de sus propios procesos con sus códigos consecutivos.
El Código del Proceso, esta conformado por tres partes:
Tipología de la documentación.
TIPO DE DOCUMENTO ABREVIATURA
MANUAL M
PROCESO P
INSTRUCTIVO I
FORMATO F
GUÍA G
PM SG CJ 01 TIPO DE PROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CONSECUTIVO DEL
PROCEDIMIENTO
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PROCESOS ESTRATÉGICOS PE
PROCESOS MISIONALES PM
PROCESOS DE APOYO PA
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL PEC
1. Consecutivo, del cual se debe revisar que no exista duplicación en el número consecutivo.
2. Sigla, dependiendo del tipo de proceso, el proceso, el subproceso y los
procedimientos que genera el documento; basados en el mapa de procesos.
DENOMINACIÓN SIGLA
Direccionamiento y planeación estratégica DPE
Desarrollo Social DS
Comisaría de Familia CF
Obras Públicas OP
Servicios Públicos SP
Cultura y Deportes CD
Hacienda H
Jurídica J
Inspección de Policía IP
Contratación C
Talento Humano TH
Almacén A
Organización Administrativa IEC
Control Interno CI
Control Disciplinario CD1
VERSIÓN: Son las veces que se ha modificado o actualizado el procedimiento; Ej. VERSION 01, corresponde a la primera vez de elaboración del mismo.
RESPONSABLE. Es la persona o dependencia cuya actividad esta relacionada directamente con el desarrollo del proceso. El responsable de un proceso debe cumplir los siguientes requisitos:
Saber. Conocer el funcionamiento del área de trabajo, el tema o variable y los
procesos que va a liderar. Poder. Capacidad para la toma de decisiones y para involucrar al personal en
la mejora del proceso.
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Querer. Asumir voluntaria, comprometida y responsablemente la gestión del proceso.
Son funciones propias del responsable del proceso:
Asegurar que el proceso se desarrolle como esta programado.
Buscar la participación y el compromiso de todas las personas que intervienen en el desarrollo del mismo.
Garantizar el control y la mejora continua del proceso.
Considerar las necesidades de los usuarios.
Asegurar que el producto o servicio final satisface las necesidades del usuario.
Adaptarlo a las necesidades cambiantes de la Empresa y desarrollo organizacional.
Considerar las necesidades cambiantes de la tecnología.
Incluir únicamente las actividades que le proporciones valor agregado al servicio.
Procurar la participación de todos los responsables de un área y proceso, asegurando su compromiso, responsabilidad y satisfacción
Ser flexible, para adaptarse a nuevos requerimientos e incorporar mejoras.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Hace referencia al propósito que persigue el proceso. El objetivo debe ser muy conciso y coincidir con los objetivos de la Entidad.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Señala toda la normatividad que tiene relación con el proceso establecido; Los documentos de referencia son los formatos, anexos, documentos que soportan la actividad descrita. Son documentos estandarizados que se aplican de manera repetitiva cada vez que se desarrolla la misma actividad.
PROCEDIMIENTO: Corresponde a la actividad (es) generales que conforma el proceso de manera secuencial y lógica. Esta información debe ser coherente con el diagrama de flujo funcional y con la descripción del proceso.
ALCANCE: Hace referencia al propósito que persigue el proceso. El objetivo debe ser muy conciso y coincidir con los objetivos de la Entidad.
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RIESGOS: Hace referencia a los eventos negativos que se podrían presentar en la elaboración de los procesos u y/o procedimientos.
CONTROLES: Corresponde a las medidas necesarias que se toman para que los riesgos no se lleven a cabo o para minimizar las consecuencias de los mismos. Igualmente, Señala cada una de las recomendaciones que debe seguir el funcionario encargado de ejecutar el proceso, con el fin de autorregularse y realizar dicha labor de la mejor manera posible.
INFORMES: Hace referencia a los documentos resultantes en la aplicación de los procesos y pueden servir para cumplir con el envió de información especifica a entidades de control y vigilancia, o simplemente para información interna de la Alcaldía.
SOPORTES: Se relacionan los formatos, anexos, documentos que soportan la actividad descrita. Son documentos estandarizados que se aplican de manera repetitiva cada vez que se desarrolla la misma actividad.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Son cada una de las actividades, observaciones, informaciones y reflexiones que se deben tener en cuenta antes o después del proceso, y que hacen más fácil la ejecución del mismo.
TIEMPO: Refleja el tiempo de ejecución estimado de la actividad a desarrollar.
ÍTEM: Esta casilla refleja el número de la actividad que se realiza.
ACTIVIDADES: Es descripción y ampliación escrita de la actividad desarrollada.
RESPONSABLES: Se indica quien es el responsable de la actividad a desarrollar.
FLUJOGRAMA: Es descripción grafica de las actividades del procedimiento.
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y EL MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
CÓDIGO: G M
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: GUÍA PARA EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Determinar la necesidad de actualizar, modificar y/o elaborar el manual de funciones y requisitos o el manual de procesos y procedimientos de la Alcaldía Municipal de San Martín de Los llanos.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política Artículo 209 Ley 87 de 1993 y 489 de 1998 Normas que disponen cambios y /o modificaciones a los procedimientos Decreto 1599 de 2005
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: ENCARGADO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
PROCESO QUE REQUIERA MODIFICACIÓN
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y/O
MODIFICACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: G M PP V2
OBJETIVO: Determinar la necesidad de modificar y/o actualizar los procesos y procedimientos de la Entidad
BASE LEGAL:
Constitución Política Artículo 209
Ley 87 de 1993 y 489 de 1998
Normas que disponen cambios y /o modificaciones a los procedimientos
Decreto 1599 de 2005
ALCANCE: Se efectúan las actualizaciones cuando se requieran al Manual de procesos y procedimientos de las diferentes áreas de la Administración Municipal de San Martín de Los Llanos.
RIESGOS: Por simplificar el proceso se omitan pasos que sean de obligatorio cumplimiento por disposición legal.
CONTROLES: Verificar que el procedimiento tenga relación de necesidad frente a la misión y objetivos y se describan en un manual aprobado por la alta dirección (Comité de coordinación de control interno).
INFORMES: Aquellos que fundamenten el proceso de trabajo interdisciplinario o interdependencia que se desarrollo en el diseño y formulación del procedimiento.
SOPORTES:
Formatos y anexos.
Manual de Procesos y Procedimientos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: La actualización del manual de Procesos y procedimientos debe partir de la iniciativa del Alcalde, jefes de oficinas, de la coordinación y apoyo del grupo directivo, el Equipo MECI y de la oficina de control Interno de la entidad.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 La dependencia interesada presenta la solicitud al comité coordinador de Control Interno.
Dependencia interesada
INICIO
Presentar solicitud al comité
coordinador de Control Interno
Estudiar solicitud de
cambio
Designar grupos de trabajo
Presentar modificación o
actualización
Elaborar acto administrativo
de adopción
Revisar, viabilizar y comunicar
decisión a dependencia
interesada y a Control Interno.
Coordinar la socialización del
nuevo procedimiento
FIN
2
El comité se reúne y estudia la solicitud de cambio o modificación del procedimiento la cual debe estar debidamente sustentada.
Comité de Coordinación de Control Interno
3
Se designan los grupos de trabajo y apoyo de control interno para el diseño del procedimiento y su posterior presentación para aprobación.
Comité de Coordinación de
Control Interno / Área Involucrada
4
La dependencia interesada presenta la modificación, actualización y/o el nuevo procedimiento a consideración del comité coordinador de Control Interno con todos los soportes que lo fundamentan.
Área interesada
5
El Comité de Control Interno revisa, viabiliza y comunica la decisión al área interesada y a la de Control Interno.
Comité de Control Interno
6 Se adopta el procedimiento, mediante acto administrativo.
Alcalde
7
Coordina la socialización del nuevo procedimiento con el jefe del área interesada o que sugirió el cambio, comunica a todo el personal de la entidad.
Representante de la Dirección
Grupo directivo/ área Involucrada
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GUÍA PARA LA ACTUALIZACIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS
CÓDIGO: G M FR V1
OBJETIVO: Realizar los ajustes y modificaciones al manual específico de funciones y requisitos de acuerdo con las necesidades y los movimientos de planta de personal de la Asociación.
BASE LEGAL: Ley 909 de 2004 Ley 87 de 1993 Control Interno
ALCANCE: Inicia con los requerimientos de modificar el manual de Funciones y finaliza con la aprobación del proyecto de modificación.
RIESGOS:
CONTROLES: Revisión al proyecto de modificación del
Manual de Funciones y Requisitos Específicos.
INFORMES: Al director Ejecutivo
SOPORTES Y FORMATOS: Manual de funciones Manual de Procesos y Procedimientos Identificación de cargos Funciones Específicas Requisitos y experiencia
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El resultado de este procedimiento es el Manual ajustado a los requerimientos de los procesos y a la planta de empleos actualizado.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Establecer los requerimientos o necesidad de modificación al manual de funciones y requisitos de la Administración municipal.
Alcalde/ Comité de Coordinación de Control
Interno
INICIO
Analizar si debe redactar
funciones o modificar
requisitos.
FIN
Revisar y firmar proyecto de
modificación al manual
Recibir requerimientos de
modificación al manual
Analizar el contenido del
manual específico de
Funciones y requisitos
vigentes.
Determinar los procedimientos
en los que participa el empleo
Redactar las funciones según
la descripción de actividades
o modificar requisitos
específicos según
requerimiento s legales
2 Analiza si se trata de un empleo que se distribuye, para modificar o redactar las funciones o de modificar los requisitos.
Alcalde/ Comité de Coordinación de Control
Interno
3 Analizar el contenido del manual específico de Funciones y requisitos actual.
Comité de Coordinación de Control Interno
4
Determinar los procedimientos en los que participa el empleo, teniendo el manual de procedimientos para la ejecución de los procesos.
Comité de Coordinación de Control Interno
5
Redactar las funciones conforme a la descripción de las actividades dentro del procedimiento o modifica los requisitos específicos conforme al requerimiento y a la norma (Decreto Ley 909 de 2004) y proyecta la resolución de modificación.
Comité de Coordinación de Control Interno
6 Revisar y aprobar proyecto de modificación del manual de funciones, ordena su numeración y fecha.
Alcalde
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PROCESOS
ESTRATÉGICOS
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PROCESOS DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SECRETARÍA DE GOBIERNO - ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO ESTRATÉGICO
PROCESO:
CÓDIGO: DPESGOC
VERSIÓN: 01
SUBPROCESO:
SECRETARÍA DE GOBIERNO - ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar una eficiente, cálida y oportuna atención a los usuarios y a la comunidad
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Artículo 53 de la ley 190 de 1995
Código Contencioso Administrativo
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES PROCESO: SECRETARIA DE GOBIERNO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN
PROCEDIMIENTO: AUTORIZACIÓN PARA CELEBRACIÓN DE EVENTOS
CÓDIGO: DPESGOC 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para la recepción y trámite de los permisos y autorizaciones de competencia de la Secretaría de manera que permita la prestación del servicio de manera efectiva.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95
Código Contencioso Administrativo.
ALCANCE: Efectuar permisos y autorizaciones para celebración de eventos.
RIESGOS:
Que la solicitud llegue sobre el tiempo para autorizar.
Las reuniones o actividades que se presentan de imprevisto y que no permitan dar una oportuna respuesta.
Que no se alcancen a coordinar y tomar las medidas de apoyo y seguridad que se requieren para la realización del evento.
CONTROLES: Informar a las autoridades de policía para el control de seguridad.
INFORMES: Informe mensual al Alcalde Municipal.
SOPORTES Y FORMATOS:
Permiso
Actuación
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Establecer políticas de orientación e información al usuario en cuanto el tiempo de radicación y entrega de la autorización a través de la Recepción.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepción y registro de solicitud, luego es remitido a la Secretaria.
Recepción
NO
¿La autorización
es inmediata?
SI
Registrar el permiso en el
libro de registros
Autorizar pago del
permiso
Enviar copia (1) al comando
de Policía, (1) Secretaría de
Gobierno
Analizar la solicitud y
viabilizarla
Archivar copias
FIN
Radicar y pasar a
Secretario de Gobierno
INICIO
Recibir y registrar solicitud
Elaborar permiso
Aprobar permiso, previo
pago
Entregar permiso al
interesado
2 Es analizado y se radica en el libro para pasar al despacho del Secretario de Despacho.
Recepción
3 Es analizada por el Secretario de Gobierno
Secretaria de Despacho
4
En varios casos se procede de inmediato a la elaboración del permiso de: Extensión de horario, Rumba Sana, cierre de vía, desfile, eventos en general.
Secretaria de Gobierno
5
Autorización para pago del respectivo permiso según Acuerdo Municipal.
Secretario de Gobierno
6
Firma la autorización y ordena para entrega personal al interesado.
Secretaria
7 Procede a entregarlo personalmente al interesado.
Recepción
8 Envía copia del permiso al comando de Policía.
Recepción
9 Devuelve copia con notificación a la Secretaria de Gobierno
Secretaria
10
Recibe copias, las verifica y Se procede a archivar las copias en las respectivas carpetas.
Secretaria
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN
PROCEDIMIENTO: DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN JURÍDICA.
CÓDIGO: DPESGOC 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar a cada una de las dependencias la consulta de libros, boletines, normas, etc., que tengan que ver con el ejercicio de las funciones de cada una de ellas.
BASE LEGAL:
ALCANCE: Se obtienen las nuevas normas por Internet, fotocopias, diario oficia u otro medio que tengan que ver con el ejercicio de las funciones de cada funcionario.
RIESGOS:
La imposibilidad de consultar un texto que ha sido asignado a otra dependencia.
CONTROLES:
INFORMES: Informe mensual al Alcalde Municipal.
SOPORTES Y FORMATOS:
Actuación
Se lleva un formato para el control de textos prestados por parte de la Secretaria de Gobierno.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Observa expedición de nuevas disposiciones jurídicas de competencia de la administración municipal y ordena obtención del documento.
Secretaria de Gobierno
NO
¿Solicitan
orientación? SI
Registrar el permiso en
el libro de registros
Coordinar
capacitación y/o
socialización
Remitir a todas las
dependencias
FIN
Obtener nueva
normatividad
INICIO
Investigar expedición de
nuevas normas
2 Obtiene las nuevas normas por Internet, fotocopias, diario oficia u otro medio.
Secretaria
3 Ordena remisión de las normas o disposiciones a todas las dependencias que deban conocerlas y aplicarlas.
Secretario de Gobierno
4
El funcionario interesado solicita orientación legal y documentación para resolver las situaciones que se le pudieran presentar en la dependencia, con relación a las nuevas normas.
Funcionario Dependencia
Interesada
5 Consulta verbalmente o físicamente la documentación que reposa en la Secretaria de Gobierno
Funcionario Dependencia
Interesada
6 Si dispone que se efectúen capacitaciones sobre las normas, se deberá coordinar con la Secretaría de Gobierno
Alcalde
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN Y COMUNICACIÓN
PROCEDIMIENTO: INVITACIÓN Y DESARROLLO DE REUNIONES QUE SURJAN DE ACUERDO A LAS FUNCIONES DE
LA DEPENDENCIA.
CÓDIGO: DPESGOC 03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Lograr plasmar los acuerdos que hace cada comité en beneficio de la comunidad y así poder tener bases legales en caso de una reclamación.
Mantener información para aquellas personas que no tengan conocimiento de las actividades realizadas.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95,
Código Contencioso Administrativo artículo 5º, Ley 734 de 2002 artículo 34
Ley 53 de 1985 artículos 12 y 25
Ley 594 archivo general.
ALCANCE: Invitación, desarrollo de reuniones y elaboración de actas consejo de gobierno, consejo de seguridad, fondo de seguridad, comité de seguimiento electoral, comité de atención a población desplazados y otras reuniones que surjan de acuerdo a las funciones de la dependencia.
RIESGOS:
Inasistencia de los miembros que deben asistir a las reuniones que impidan completar quórum.
CONTROLES:
Remisión de invitación y demás documentos que soportan el orden del día con mínimo ocho (8) días de antelación.
impresión y archivo en la respectiva carpeta.
INFORMES:
Informe mensual al Alcalde Municipal, Consejos, Comités, órganos de control u otros que lo soliciten con base en las actas y tramite de las actas realizadas.
SOPORTES Y FORMATOS:
Oficios de invitación
Carpeta de archivo de cada uno de los comités
Acta viabilizada por el Secretaria de Gobierno
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Programación oportuna de las reuniones.
Concertación del orden del día para evitar suspensión de reunión.
Conocimiento previo de los asuntos a tratar para alcanzar mayor efectividad.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Determinación de fecha, lugar, hora y temas a tratar en la reunión.
Secretario de Gobierno
Viabilizar y ordenar su
inclusión para la
próxima reunión
Revisar acta
Radicar invitaciones
FIN
INICIO
Determinar fecha, lugar,
hora y temas a tratar en la
reunión.
Elaborar citaciones y
soportes
Llegada la reunión, tomar
apuntes
Proyectar acta y Pasar a
Secretario de Gobierno
¿Está de
acuerdo? SINO
Proponer ajustes
Verificado quórum en la próxima
reunión, se realiza la lectura y
aprobación del acta
¿Requiere
ajustes?
Efectuar ajustes o
cambios respectivos
Efectuar la recolección
de firmas
SINO
2
Elaboración de citaciones y soportes a quienes deben participar con mínimo diez (5) días de anticipación.
Secretaria
3 Radicación de invitaciones Secretaria
4
Llegada la fecha y hora se desarrolla la reunión en la cual se graba y tomas apuntes necesarios.
Secretaria de Gobierno
5 Proyectar acta. Secretaria de
Gobierno
6 Revisar el contenido del acta, imprimir
Secretaria de Gobierno
7
Una vez revisada y corregida el acta se procede a viabilizarla por el Secretario de Despacho, ordena la inclusión de la misma en el orden del día para la próxima reunión a fin de someterla a aprobación por quienes en ella intervinieron.
Secretario de Gobierno
8
Llegada fecha de reunión y después de verificado el quórum se procede a la lectura y aprobación del acta
Secretaria de Gobierno
9
Si se requiere ajustes, cambios o modificaciones se efectúan y se procede a la recolección de firmas.
Secretaria de Gobierno
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO ESTRATÉGICO
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CÓDIGO: DPESGTM
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
SECRETARIA DE GOBIERNO - TRANSPORTE MUNICIPAL
OBJETIVO DEL PROCESO: Desarrollar los procesos de administración de concesiones y/o elaborar las autorizaciones para la prestación del servicio de transporte público en el Municipio de San Martín de los Llanos.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Decreto – Ley 080 de 1.987
Ley 336 de 1.996
Decreto 170 de 2001 “Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Colectivo Metropolitano, Distrital y Municipal de Pasajeros”.
Decreto 172 de 2001
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: SECRETARIA DE GOBIERNO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO:
CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: SECRETARÍA DE GOBIERNO TRANSPORTE MUNICIPAL
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN POR RESOLUCION DE TABLA DE TARIFAS
CÓDIGO: DPESGTM 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular las tarifas del transporte público, del Municipio para mantener controlado este servicio.
BASE LEGAL:
Decreto – Ley 080 de 1.987
Ley 336 de 1.996
Decretos 170 y 172 de 2001
ALCANCE: Se inicia con la solicitud por parte de la empresa transportadora de la actualización de tabla de tarifas, para el perímetro urbano y para el perímetro rural.
RIESGOS: Que los vehículos de servicio público municipal no puedan prestar este servicio sin las tarifas reglamentarias.
CONTROLES: Se debe verificar que los vehículos estén afiliados y con la documentación al día.
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS: Resolución Administrativa
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recibir la solicitud escrita por la empresa transportadora para la actualización de tabla de tarifas.
Secretaria
La empresa Transportadora
solicita la actualización de tablas
de tarifas
Recibir solicitud de la empresa
Transportadora
En reunión, concretar tarifas a
cobrar
FIN
Archivar copias (1) de
resolución y tarjeta de
operación
Notificar resolución
Elaborar oficio de citación a
reunión al Gerente de la empresa
Transportadora y socios
Expedir resolución con la nueva
tarifa y enviar para firma del
Señor Alcalde
2
Mediante oficio se cita a reunión con el gerente de la empresa de trasporte y socios, para la actualización de tarifas.
Secretaria de Gobierno
3 Ya en reunión se concretan las tarifas a cobrar.
Secretaria de Gobierno
4 Se expide resolución con la nueva tabla tarifaria de operación
Secretaria de Gobierno
5 Firma la Resolución y se lleva para la firma del señor Alcalde.
Secretario de Gobierno
6 Notificación de la Resolución Secretaria
7 Archiva copia de la Resolución y de la tarjeta de operación.
Secretaria
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PROCESOS DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
CÓDIGO:
DPEPGP
VERSIÓN: 01
SUBPROCESO:
PLAN DE GESTIÓN PRESUPUESTAL
OBJETIVO DEL PROCESO:
Establecer mecanismos que sirvan de referencia para precisar los recursos, capacidades y potencialidades con que cuenta el Municipio, de tal manera que permitan enfrentar los problemas y necesidades que se puedan presentar.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Estatuto orgánico de presupuesto artículo 8 del decreto 111 de 1996
Plan de Desarrollo Municipal.
Acuerdo de Presupuesto Estatuto Orgánico Municipal
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO:
Dirección Financiera de Presupuesto Tesorería. Secretario de Planeación.
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ: REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: PLAN DE GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES - POAI
CÓDIGO: DPEPGP 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Programar los proyectos de inversión que se deben ejecutar en una determinada vigencia fiscal, en concordancia con el plan de desarrollo municipal.
BASE LEGAL:
Estatuto orgánico de presupuesto artículo 8 del decreto 111 de 1996
Plan de Desarrollo Municipal.
Acuerdo 029 de 2008, Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal
ALCANCE: Se planifican los proyectos de inversión para la respectiva vigencia Fiscal, de acuerdo al Plan de Desarrollo.
RIESGOS:
No ejecución de procesos de seguimiento, evaluación y control.
No inclusión de los proyectos en el Banco de Programas y proyectos municipal o en el Plan de Desarrollo.
Desfase en las proyecciones de la vigencia anterior.
Incumplimiento en el logro de metas del plan de acción correspondiente a la vigencia anterior.
CONTROLES:
Procesos de seguimiento, evaluación y control frente al Plan Financiero de Inversiones; Banco de Programas y Proyectos.
Plan Indicativo
Seguimiento y evaluación al Plan de Acción anual por dependencias.
INFORMES:
De gestión, seguimiento, evaluación y ajuste del POAI para órganos de control, asesoría, coordinación y decisión a nivel interno y externo.
Planeación oportuna del proceso contractual.
Plan Indicativo
SOPORTES Y FORMATOS:
De seguimiento, evaluación a la gestión y ajuste del POAI.
Evaluación institucional al plan.
Presupuesto y Proyectos de presupuesto
Convocatoria, Acta.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El Plan Operativo anual de Inversiones debe guardar concordancia con el Plan Plurianual de Inversiones del Plan de Desarrollo y con el Banco Municipal de Programas y Proyectos
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Decreto POAI
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Los 3 primeros meses del año, empiezan ejecución del presupuesto basados en el recaudo del presupuesto para cubrir los gastos de inversión o proyecciones.
Dirección Financiera de Presupuesto Tesorería.
Secretario de Planeación
Se empieza la ejecución
del presupuesto primeros
3 meses del año
Realizar ejecución del
Presupuesto.
Preparar el POAI con base en la
meta de inversión establecida
Convocar al Consejo de Gobierno
presidido por el señor alcalde para
estudio
Remitir a Oficina de Planeación y
desarrollo anteproyectos de
presupuesto
FIN
Aprobar el POAI y realizar
modificaciones correspondientes
en el estudio
Realizar el decreto del POAI de la
respectiva vigencia fiscal
2
El primer mes cada dependencia de la Entidad remitirá a la Oficina de Planeación los anteproyectos de presupuesto con base en el Plan de Desarrollo.
Jefes de dependencia
3
Con base en la meta de inversión establecida en el plan financiero, se prepara el POAI, en el cual se deben incorporar la totalidad de los programas y subprogramas que ejecutará el Municipio en la respectiva vigencia fiscal.
Secretario de Planeación Secretario de Gobierno Dirección Financiera de
Presupuesto
4 Convoca al Comité de Hacienda precedido por el señor Alcalde para estudio del POAI
Secretario de Planeación Secretario de Gobierno Dirección Financiera de
Presupuesto Dirección de Impuestos
Almacén Control Interno
5
Convoca al el Consejo de Gobierno quien deberá aprobarlo, y en su estudio podrá hacer las modificaciones correspondientes de conformidad con lo establecido en el plan de desarrollo económico y social
Consejo de Gobierno Alcalde Municipal
6
Ya aprobado por el Consejo de Gobierno, se realiza el decreto del Plan Operativo Anual de Inversiones de la respectiva vigencia fiscal, a más tardar el 10 de septiembre.
Alcalde Municipal
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: PLAN DE GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: AJUSTES DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI
CÓDIGO: DPEPGP 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Armonizar y ajustar el presupuesto y los proyectos de inversión que se deben ejecutar en una determinada vigencia fiscal, en concordancia con el plan de desarrollo municipal.
BASE LEGAL:
Artículos 338 y 345 de la CP.
Leyes 38/89 y 179/94
Estatuto orgánico de presupuesto artículo 8 del decreto 111 de 1996
Plan de Desarrollo Municipal.
Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal
ALCANCE: Incorporar los proyectos gestionados a nivel Nacional, Internacional y Departamental o no Gubernamental, planificándose para la respectiva vigencia Fiscal, de acuerdo al Plan de Desarrollo o el Plan de Ordenamiento Territorial.
RIESGOS:
No cumplir las directrices superiores y falta de gestión para ejecución.
No inclusión de los proyectos en el Banco de Programas y proyectos municipal o en el Plan de Desarrollo.
Desfase en las proyecciones de la vigencia del ente superior.
Incumplimiento en el logro de metas.
CONTROLES:
Procesos de seguimiento, evaluación y control frente al Plan Financiero de Inversiones; Banco de Programas y Proyectos del ente superior.
Plan Indicativo
Seguimiento y evaluación al Plan de Acción anual.
INFORMES:
De gestión, seguimiento, evaluación y ajuste del POAI para órganos de control, asesoría, coordinación y decisión a nivel interno y externo.
Planeación oportuna del proceso contractual.
Supervisión de acuerdo con la Interventoría del orden superior
SOPORTES Y FORMATOS:
CDP o contratos de los entes superiores.
Acuerdo de ajustes al presupuesto
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El Plan Operativo anual de Inversiones debe guardar concordancia con el Plan Plurianual
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De seguimiento, evaluación a la gestión y ajuste del POAI.
Evaluación institucional al plan.
Convocatoria, Acta.
de Inversiones del Plan de Desarrollo y con el Banco Municipal de Programas y Proyectos.
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Una vez se informe oficialmente el traslado del dinero al municipio para los proyectos gestionados, o para destinaciones adicionales, se debe iniciar el estudio de ajuste presupuestal.
Dirección Financiera de Presupuesto Tesorería.
Secretario de Planeación
Se informa oficialmente el
traslado del dinero al
municipio
Iniciar el estudio de ajuste
presupuestal
Convocar al comité de hacienda
para estudio del POAI
FIN
Ajustar el POAI
Expedir certificado concordante el
proyecto con el POAI y/o el PBOT.
2 Convoca al Comité de Hacienda precedido por el señor Alcalde para estudio del POAI
Secretario de Planeación Secretario de Gobierno Dirección Financiera de
Presupuesto Dirección de Impuestos
Almacén Control Interno
3
Realizado el estudio presupuestal y propuesto el ajuste del presupuesto La oficina de Planeación expedirá certificado que es concordante el proyecto con el POAI y/o el PBOT.
Jefes de dependencia
4 En firme la aprobación del ajuste presupuestal, debe ajustarse el POAI.
Secretario de Planeación Secretario de Gobierno Dirección Financiera de
Presupuesto
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
CÓDIGO:
DPEPA
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
PLAN DE ACCIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO:
Definir el contenido del Plan de Acción Municipal teniendo en cuenta los objetivos establecidos en
el plan de desarrollo del Municipio de San Martín de los Llanos.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Estatuto orgánico de presupuesto artículo 8 del decreto 111 de 1996
Plan de Desarrollo Municipal.
Decreto de Adopción del POAI
RECURSOS:
HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO:
Secretario de Planeación Dirección Financiera de Presupuesto Tesorero Oficina Contratación
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: PLAN DE ACCIÓN
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
CÓDIGO: DPEPA 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ser una herramienta de gestión que permita a cada dependencia de la administración orientar estratégicamente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles, hacia el logro de objetivos y metas anuales a través de la ejecución de acciones y proyectos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del plan de desarrollo.
BASE LEGAL:
Ley 388 de 1997.
Ley 400 de 1997.
Ley 140 de 1994.
Ley 152 de 1994
Acuerdo Municipal Plan de Desarrollo
Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia
Código Contencioso Administrativo.
Decreto 072 de 05 de Julio de 2001
Decreto 083 de diciembre de 2002
Decreto 215 de 2004
ALCANCE: o La vigencia anual o Las dependencias orientan sus procesos,
instrumentos y recursos disponibles según sus competencias.
RIESGOS:
Inobservancia del plan de desarrollo, del Plan de Inversión y del Plan financiero.
CONTROLES:
Establecimiento de indicadores de control y seguimiento al Plan trimestral
INFORMES:
De seguimiento, evaluación y ajuste al Plan de Acción
De planeación sobre el consolidado de los planeas de acción vs. Plan de desarrollo.
SOPORTES Y FORMATOS:
Contratos
Metodologías adoptadas por las autoridades de Planeación municipal y departamental para la formulación, seguimiento y evaluación de los planes de acción.
Plan de Desarrollo y manual de funciones
Proyecto plan de acción
Plan plurianual de inversiones, plan de
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Concertación interdependencias para la formulación ejecución y seguimiento del plan.
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desarrollo y plan financiero.
Acuerdos interdependencias de ejecución de planes de acción
Plan de acción de cada dependencia
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Es necesario que el conjunto de la administración, así como cada dependencia, conozcan los objetivos, estrategias y programas del Plan de Desarrollo, para tener conocimiento de los aspectos del Plan en que se va a contribuir, según sea su misión y competencias dentro de la estructura de la administración.
Secretario de Planeación
Elaboración del plan de
acción
Dar a conocer los objetivos,
estrategias y programas del Plan
de Desarrollo
Definir indicadores para
actividades acordadas para medir
su ejecución y cumplimiento
Dar un valor óptimo de
cumplimiento a cada actividad
Definir actividades a realizar en el
año
Nombrar responsable por
dependencia para cada actividad
1
Definir conjunto de recursos
exigidos por la ejecución para
cada actividad
2
Cada dependencia sobre la base de sus competencias, sus responsabilidades en el Plan de Desarrollo y sus instrumentos, procedimientos y recursos, definirá las actividades que realizará durante el respectivo año. Entre estas actividades se incluyen, además de las actividades relacionadas con los programas y proyectos del Plan de Desarrollo, aquellas que le permitan a la dependencia ejercer una mejor gestión, mas ágil, oportuna, transparente y eficiente.
Jefe de Cada Dependencia
3
Cada actividad acordada debe definirse en términos de un indicador sobre la base del cual sea medible su ejecución y cumplimiento. A cada uno de ellos se le puede dar una ponderación diferencial de acuerdo, con su valor estratégico.
Jefe de Cada Dependencia
4
A cada actividad definida en términos de indicador se le debe dar un valor optimo de cumplimiento de igual forma se puede establecer un valor mínimo y otro sobresaliente para incentivar y agilizar la gestión.
Jefe de Cada Dependencia
5
El jefe de cada dependencia podrá nombrar un responsable por actividad para facilitar el proceso de rendición de cuentas. Existirán actividades que requieran la gestión de otras dependencias, por lo cual habrá que proponer algunos acuerdos ínter – dependencias
Jefe de Cada Dependencia
6
Se debe definir el conjunto de recursos que exige la ejecución de cada una de las actividades, ya sean físicos, humanos o financieros. Para estos últimos se debe considerar lo establecido en el Plan Plurianual de inversiones del Plan de Desarrollo y en el Plan Financiero.
Jefe de Cada Dependencia
1
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VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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7
Cada jefe de Oficina debe presentar y sustentar previa consolidación con el Jefe de Planeación el respectivo Plan de Acción ante el Consejo de Gobierno, justificando su importancia de acuerdo con las prioridades establecidas por el Alcalde, las funciones de la dependencia así como sus responsabilidades en el cumplimiento del Plan de Desarrollo.
Jefe de Cada Dependencia y Jefe
de Planeación
FIN
1
Presentar y sustentar previa
consolidación con Secretario de
Planeación el Plan de Acción ante el Consejo de Gobierno
¿Existen actividades
compartidas?
Proponer un acuerdo de
trabajo conjunto que
garantice su realización
SI
NO
Aprobar versión definitiva del plan
del de acción
Acordar periodicidad de
seguimiento y evaluación
8
En el caso de existir actividades compartidas entre varias dependencias que contribuyen al logro de una misma estrategia, estas deben proponer un acuerdo de trabajo conjunto de forma tal que garantice su realización. Estos acuerdos deben ser aprobados por el Consejo de Gobierno.
Jefe de Cada Dependencia
Consejo de Gobierno
9
Una vez realizados los ajustes propuestos por el Consejo de Gobierno e incorporados los acuerdos con otras dependencias, se aprueba la versión definitiva del Plan de Acción, el cual regirá la gestión de la dependencia y sus empleados
Jefe de Oficina
10 El Alcalde acordará con el Jefe de Planeación la periodicidad con que seguirá y evaluará su ejecución.
Alcalde y Jefe de Oficina
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
CÓDIGO:
DPEOT
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
ORDENAMIENTO TERRITORIAL
OBJETIVO DEL PROCESO:
Establecimiento de mecanismos que permitan al municipio, en ejercicio de su autonomía, promover el
ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del
patrimonio ecológico y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en
asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes.
Garantizar que la utilización del suelo por parte de sus propietarios se ajuste a la función social de la
propiedad y permita hacer efectivos los derechos constitucionales a la vivienda y a los servicios
públicos domiciliarios, y velar por la creación y la defensa del espacio público, así como por la
protección del medio ambiente y la prevención de desastres.
Promover la armoniosa concurrencia de la Nación, las entidades territoriales, las autoridades
ambientales y las instancias y autoridades administrativas y de planificación, en el cumplimiento de
las obligaciones constitucionales y legales que prescriben al Estado el ordenamiento del territorio,
para lograr el mejoramiento de la calidad de vida de sus habitantes.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 388 de 1997 Plan de Ordenamiento Territorial vigente del Municipio. Decreto 879 de 1998
Decreto 2201 de 2003
Decreto 1507 de 1998
Ley 902 de 2004
RECURSOS:
HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO:
Alcalde
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Secretario de Planeación
Consejo de Gobierno
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Comunidad Actas, Propuestas de
la comunidad,
Cartografía
PBOT Comunidad
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN Y AJUSTE DEL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
CÓDIGO: DPEOT 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconsideración general o parcial del Plan de Ordenamiento Territorial, en sus objetivos, directrices, políticas, estrategias, metas, programas, actuaciones y normas que, como consecuencia del seguimiento y evaluación de su implementación frente a la evolución de las principales características del ordenamiento físico-territorial del municipio, suponga la reformulación completa del correspondiente Plan, o la actualización o ajuste de sus contenidos de corto, mediano o largo plazo.
BASE LEGAL:
Articulo 28 de la Ley 388 de 1997.
Plan de Ordenamiento Territorial del Municipio de San Martín
Decreto 932 de 2002
ALCANCE: o Toda la Unidad Orgánica o Usos del Suelo. o Normatividad constructiva o Proyectos de corto, mediano y largo
plazo
RIESGOS:
No existir ni obtener el Expediente Municipal
No cumplir con los tiempos definidos en la norma.
No entrar en concertación con la comunidad.
No ser aprobados por la Corporación Autónoma Regional.
CONTROLES:
La Ciudadanía
La Corporación Autónoma Nacional
El Concejo Municipal
INFORMES:
Actas de concertación con la comunidad
De seguimiento, evaluación y ajuste al Plan
Decreto o Acuerdo de Adopción.
SOPORTES Y FORMATOS:
Plan de Ordenamiento Territorial Vigente
Metodologías adoptadas por las autoridades de Planeación, Minivivienda, CORMACARENA.
Plan de Desarrollo Proyecto plan de acción
Plan de inversiones, plan de desarrollo y plan financiero.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Concertación con las comunidades del municipio. Inclusión de una política de Desarrollo sostenible, para lograr una verdadera solución de armonía entre la sociedad, la economía, la política y el medio ambiente
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Revisión técnica, jurídica, económica y financiera del Plan de ordenamiento territorial vigente. Se deben revisar los proyectos y programas que se han proyectado a corto y mediano plazo; para saber si se han ejecutado y los motivos en caso de no haber sido ejecutados. Realizar la revisión de normas urbanas y análisis del crecimiento poblacional y el ajuste con los municipios adyacentes, como las políticas Regionales.
Secretario de Planeación
FIN
Remitir proyecto a entidades que
lo requieren
¿Requiere
ajustes?
Realizar los ajustes sugeridos
SI
Remitir proyecto al concejo
Municipal
Poner en vigencia el
PBOT
Se revisan los programas
proyectados a corto, mediano y
largo plazo
Revisar normas urbanas y
analizar crecimiento poblacional
Definir políticas acordes con el
plan de desarrollo
Determinar decisiones o realizar
estudios
Realizar expediente municipal
conformado con con cartografía
georreferenciada.
Concertar y dar inicio al plan de
ordenamiento
NO
Emitir decreto e iniciar estudio
social
¿Requiere
ajustes?
Realizar los ajustes
sugeridos
SI
NO
Generar el documento definitivo
con la cartograf
2
Realizar el expediente municipal en los aspectos urbano y rural. Tener un catastro urbanístico completo y detallado grafico y alfanumérico, igualmente un inventario de vías rurales y un catastro predial actualizado. Conformar el expediente con cartografía georreferenciada.
Secretario de Planeación , Jefe de Cada Dependencia
3
Definir políticas de desarrollo, usos del suelo, proyectos acorde con el plan de desarrollo, normas urbanísticas acorde con la actividad actual del municipio y las leyes. Ajustes de las divisiones político administrativas en urbano y rural
Secretario de Planeación, Obras
Públicas, Arquitectos e ingenieros
4 Concertar con el Consejo Territorial de Planeación Municipal, para dar inicio al ajuste del Plan de Ordenamiento.
Consejo Territorial de Planeación Municipal
5
Emitir decreto e iniciar estudio social en concordancia y concertación con las comunidades, para definir proyectos, usos del suelo y políticas urbanísticas de infraestructura y superestructura.
Comunidad. Secretario de Planeación
6
Remitir el proyecto a la Corporación autónoma regional, al Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial; y Planeación Departamental.
Secretario de Planeación
7 Realizar los ajustes sugeridos por la Corporación, el Ministerio y Planeación Departamental.
Secretario de Planeación
8 Remitir proyecto de Acuerdo al concejo Municipal
Jefe de Cada Dependencia
9 Realizar los ajustes sugeridos y generar el documento definitivo con la cartograf
Secretario de Planeación
10 Poner en vigencia el PBOT
Alcalde
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
PROCEDIMIENTO: CONCEPTOS DE USOS DEL SUELO
CÓDIGO: DPEOT 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecimiento de mecanismos que permitan al municipio, en ejercicio de su autonomía, promover el ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes.
Garantizar que la utilización del suelo por parte de sus propietarios se ajuste a la función social de la propiedad y permita hacer efectivos los derechos constitucionales a la vivienda y a los servicios públicos domiciliarios, y velar por la creación y la defensa del espacio público, así como por la protección del medio ambiente y la prevención de desastres.
BASE LEGAL:
Ley 388 de 1997
Plan de Ordenamiento Territorial vigente del Municipio.
Decreto 879 de 1998
Decreto 2201 de 2003
Decreto 1507 de 1998
Ley 902 de 2004
ALCANCE: Todo el territorio.
RIESGOS:
Inobservancia del Plan de Ordenamiento Territorial, Código de Usos del Suelo.
CONTROLES:
Administrativos y Policivos
INFORMES:
Certificaciones
Requerimientos
SOPORTES Y FORMATOS:
Código de Usos del Suelo Municipal
Certificados y Requerimientos.
Oficios
Plan de Ordenamiento Territorial
Acuerdos y Leyes Posteriores a la Expedición del PBOT.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Concertación interdependencias para la formulación ejecución y seguimiento del plan.
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Radicación de la Solicitud y traslado a la Secretaría de Planeación
Alcaldía y Secretaria INICIO
Radicar solicitud y traslado
Efectuar el análisis
cartográfico
Realizar visita predial
Analizar predial del inmueble
Efectuar el estudio y
verificación de zonificación
general
¿Predio urbano?
SI
Verificar si es para cambio de
uso o para construír
NO
Verificar si es un predio
urbano o rural.
Efectuar las observaciones al
respecto
¿Georreferenciación
acorde ?
SI
NO
Determinar el uso definitivo
del suelo
Expedir certificación de uso
del suelo
FIN
2
Análisis predial del inmueble al cual se expedirá el uso del suelo ¿Urbano o Rural? Si es urbano se debe tener en cuenta si es para Cambio de Uso del Suelo en la frontera comercial o es para realizar una construcción.
Secretaría de Planeación
3 Análisis cartográfico teniendo en cuenta la georreferenciación del predio en estudio.
Jefe de Cada Dependencia
4
Si la georreferenciación no es acorde con la cartografía del municipio, o no se puede localizar cartográficamente, o es para un proyecto urbanístico se debe realizar visita predial.
Jefe de Cada Dependencia
5
Estudio y verificación de la zonificación general en el Plan de Ordenamiento Territorial y el Código de Usos del suelo, determinándose el uso del suelo definitivo.
Jefe de Cada Dependencia
6
Expedición de la certificación del respectivo Uso del Suelo. Según formato y acorde a la destinación de la solicitud
Jefe de Cada Dependencia
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: DESARROLLO URBANISTICO
PROCEDIMIENTO: DEMARCACIÓN
CÓDIGO: DPEDU 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Orientar e informar al usuario sobre las normas y requisitos necesarios para la solicitud de la licencia de construcción, como primer paso para que el desarrollo del proyecto se realice con base a las normas vigentes del ordenamiento municipal.
BASE LEGAL:
Artículo 23 de la Constitución Política.
Código Contencioso Administrativo.
Ley 388 de 1997.
Decreto 072 de 05 de julio de 2001
Decreto 083 de diciembre 30 de 2002
Decreto 564 de 2006
ALCANCE: Inicia con la solicitud por parte del usuario para construir y finaliza con la expedición de la licencia
RIESGOS:
Información de la solicitud incompleta o errada o no vigente.
Que la visita de inspección ocular no se pueda realizar rápidamente.
CONTROLES:
Verificar que la documentación este completa antes de radicarla.
Localización cartográfica del predio objeto de la solicitud.
Confrontación de la ubicación y verificación de la zona de conformidad con el EOT.
Verificación de posibles afectaciones.
Atención de la solicitud en los plazos señalados, teniendo además en cuenta su naturaleza jurídica y recursos legales.
INFORMES:
Informe de Gestión
Certificación
Actas de concertación si lo define el POT
Actas del Consejo Territorial de Planeación si así lo define el POT.
Los demás informes que sean requeridos
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de solicitud diligenciado por el interesado
Escritura de propiedad del predio
Recibo de impuesto predial vigente.
Formatos de solicitud y Recibo de pago en Tesorería
Desprendible de radicación
Formulario, anexos y Acta de visita
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: En el evento de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la revisión de la asesora jurídica.
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Proyecto de concepto
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Se acerca para solicitar la información relacionada con el servicio y los tramites a realizar.
Coordinador área
FIN
Entregar recibido de la Petición
indicando hora y fecha de la visita
Revisar documentos y formulario
diligenciado
SI
Se solicita información
sobre servicios y trámites a
realizar
Confrontar y verificar documentos
Radicar
Brindar información completa para
facilitar acceso a servicio
NO
¿Documentación
completa?
Informar a usuario que
documentos debe
anexar o cambiar
Diligenciar acta de visita firmada
por quienes intervinieron
Elaborar proyecto de concepto
Realizar ajustes.
Firmar
¿Requiere
ajustes?SI
Entregar documentos a
peticionario
NO
Entregar copia a usuario y a
dependencia competente
Realizar la inspección ocular
Proyectar concepto y enviar a Jefe
de Planeación
¿Interpone
recursos?
NO Absolver recursos
SI
Archivar
2
Brinda la información correcta y completa sobre los tramites y documentos que requiere la prestación el servicio, si existen formularios y informativos al respecto entregará al usuario para facilitar el acceso al servicio
Secretaria
3
En el mismo acto se procede a la confrontación y verificación de información y documentos, si están completos se debe ordenar la radicación si no se le informa al usuario que debe anexar o cambiar y no se radica.
Secretaria
4
Una vez radicada la solicitud se entrega recibido de la petición y/o solicitud al peticionario con la indicación de la fecha y hora de la visita si se requiere.
Secretaria
5 El usuario se acerca a la Oficina De Planeación, la fecha que se haya indicado para revisión de los documentos y formulario diligenciado.
Secretaria Usuario
6 Realizar la inspección ocular, que consiste en la verificación de la información con lo físico.
Auxiliar Administrativo o Jefe de Planeación
7
Se diligencia acta de visita en la que conste las personas que intervienen y siempre se cuidará de que haya un representante del peticionario o el peticionario, se firma por quienes en ella intervinieron y se toman las respectivas fotografías.
Auxiliar o jefe
8
Con base en la información levantada en la inspección ocular y la respectiva confrontación documental se procede a elaborar el proyecto de concepto.
Secretaria
9 Procede a proyectar el concepto y lo pasa para revisión, aval y firma del Jefe de Planeación
Secretaria o auxiliar Administrativo
10 Revisar y firmar o si lo considera pertinente lo devuelve para corrección con la indicación precisa de las correcciones a lugar.
Secretario de Planeación
11 Entregar el documento al peticionario por ventanilla o por notificación; si es de notificación se le informa que proceden los recursos de ley.
Secretaria Notificador
12
Interponer recursos y se inicia procedimiento para absolver recursos; si no interpone recursos entonces pasados cinco días se entiende que queda en firme.
Usuario Interesado
13 Archiva. Secretaria
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: DESARROLLO URBANÍSTICO
PROCEDIMIENTO: LICENCIAS URBANÍSTICAS EN SUS DIFERENTES TIPOS Y MODALIDADES
CÓDIGO: DPEDU 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y verificar el cumplimiento de las normas técnicas y de urbanismo en las construcciones.
BASE LEGAL:
Ley 388 de 1997.
Código de Policía.
Código Contencioso Administrativo.
Decreto 072 de 05 de julio de 2001
Decreto 083 de diciembre 30 de 2002
EOT
Decreto 564 de 2006
ALCANCE: Se controla el cumplimiento de las normas técnicas y de urbanismo en las construcciones en el Municipio de San Martín de los Llanos.
RIESGOS:
Que no se brinde al usuario la orientación adecuada para diligenciamiento de la solicitud.
Que el usuario construya sin la debida licencia de construcción.
CONTROLES:
Programación periódica de visitas especificas para control de construcciones y seguimiento al licenciamiento.
Comprobar que la documentación presentada es verídica.
Localización cartográfica del predio.
Verificación de la zona y reglamentación establecida.
Atención de la solicitud en los plazos señalados, teniendo en cuenta su naturaleza jurídica y recursos legales.
INFORMES:
Informe de Gestión
Los demás informes que sean requeridos
SOPORTES Y FORMATOS:
Requisitos debidamente diligenciados por parte del interesado, acompañado de todos los documentos señalados en el mismo para la obtención de la
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
En caso de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la revisión de la asesora jurídica.
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licencia de construcción.
Formulario de solicitud
Solicitud y anexos, planos, diseños, comunicación y desprendible de radicación
Aviso de Notificación
Asignación de vehículo que facilite efectuar visitas y controles efectivos.
Se debería establecer que cada licenciamiento esté soportado en mínimo tres (3) visitas posteriores, (cimentación, obra negra y los acabados).
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 solicitar la información relacionada con el servicios y los tramites a realizar
Usuario interesado
Entregar desprendible de petición
y/o solicitud
Entregar carpetas; Revisar
documentación y proyecto
SI
Presentar documentación
requerida y planos según
normatividad
Radicar
Brindar información sobre
requerimientos para la prestación
del servicio
NO
¿Documentación
completa?
¿Vecinos se
pronuncian?SI
NO
Revisar diseño urbanístico y
arquitectónico.
Notificar por valla a los vecinos del
predio a construir
Revisar y verificar documentos
¿Proyecto se
ajusta?
Radicar
SI
Realizar ajustes
NO
Viabilizar proyecto
1
1
Se solicita información
sobre servicios y trámites a
realizar
2
Brinda la información correcta y completa sobre los tramites y documentos que requiere la prestación el servicio, si existen formularios y informativos al respecto entregará al usuario para facilitar el acceso al servicio
Secretaria
3
Presentación en la Oficina Asesora de planeación, de la documentación requerida y los planos, de conformidad con el Decreto 546 de 2006.
Interesado
4
Procede a la revisión y verificación de los documentos. Y si están conforme a los requerimientos ordena la radicación de los mismos Si no llena los requisitos los devuelve para que el usuario subsane.
Secretaria
5 Una vez radicada la solicitud se entrega desprendible con el recibido de petición y/o solicitud al peticionario.
Secretaria
6
Una vez radicado el proyecto las carpetas son entregadas al Jefe de Planeación, se procede a la revisión de la documentación y del proyecto.
Secretaria Jefe de Planeación
7
Se efectúa la revisión tanto del diseño urbanístico y arquitectónico, verificándose que se haya adelantado de conformidad con la demarcación.
Jefe de Planeación
8
Si el proyecto no se ajusta a lo establecido en la demarcación, se procede a elaborar una comunicación al solicitante o usuario, indicándole expresamente en que no se ajusta el proyecto.
Jefe de Planeación
9
Una vez se radiquen los ajustes requeridos ó haya ajustado el proyecto. se notifica por valla a los vecinos del predio a construir, si durante el tiempo de ley estos no se pronuncian se viabiliza
Usuario
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10
Transcurrido el término de ley si los vecinos han manifestado inconformidad respecto a la obra a realizar, se atienden pronunciamientos de los notificados y se le informa al usuario o solicitante.
Vecinos usuario interesado
FIN
¿Interpone
recursos?NO
Absolver recursos
SI
Notificar a vecinos y
Archivar
1
Firmar resolución de licencia y
planos (Jefe Planeación)
Entregar copia de pago en
Planeación
1
Proyectar resolución de
licencia, sello y planos
Citar y notificar a propietario
¿Peticionario se
notifica?
Notificar a interesado y
entregar licencia y planos
Archivar
SI
NO
Atender
pronunciamiento
11
Interpone recursos y se inicia procedimiento para absolver recursos; si no interpone recursos entonces pasados cinco días se entiende que queda en firme.
Usuario
12 Estando en firma el acto procede a notificar a los vecinos y ordena su archivo.
Jefe de Planeación
13
Si continua proceso, el usuario se acerca a la Tesorería para sus respetivos trámites y pagos y procede a entregar copia de pago en la Oficina de Planeación.
Auxiliar administrativo Tesorera
14 Procede a Proyectar la resolución de licencia, sello y planos.
Secretaria
15 Se envía al Jefe de Planeación para firma de licencia y Planos.
Secretaria, Jefe de Planeación
16
Una vez firmados tanto los planos como la licencia, se entregan a la auxiliar administrativo, para que cite al propietario y se realice la notificación personal. si pasados cinco (5) días el peticionario no se notifica se debe fijar edicto
Auxiliar Administrativo Notificador
17 Se notifica al interesado y se le entrega la licencia y dos juegos de planos debidamente firmados y sellados.
Notificador
18 Una vez notificado personalmente o por edicto se archiva.
secretaria
19 Se envía al Jefe de planeación y desarrollo para firma de licencia
Usuario interesado
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: DESARROLLO URBANÍSTICO
PROCEDIMIENTO: SUSPENSIÓN DE OBRA E IMPOSICIÓN DE SANCIONES A LOS INFRACTORES
CÓDIGO: DPEDU 03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Crear conciencia en la comunidad de la importancia de cumplir y acatar las normas de ordenamiento que rigen para el Municipio conforme a la ley.
BASE LEGAL:
Ley 388 de 1997.
Decreto 1600 de 2005
Decreto 564 de 2006
Normas sobre disposiciones del EOT
ALCANCE: Se efectúan inspecciones oculares a las obras en construcción y finaliza con la citación y notificación al sancionado.
RIESGOS:
No poder realizar visitas periódicamente por falta de tiempo ó de vehículo.
Que el requerido continúe la construcción a pesar de habérsele suspendido la obra.
Que una vez sea radicada la documentación la solicitud no se pueda atender favorablemente.
No debido proceso de orientación al usuario para diligenciamiento de la solicitud.
CONTROLES:
Efectuar recorridos de control
Realizar la localización cartográfica del predio.
Verificación de la zona y reglamentación establecida.
Aplicación de régimen policivo y sanciones a que haya lugar en caso de requerirse.
INFORMES:
Informe Secretaría de Gobierno y al Despacho del Alcalde
SOPORTES Y FORMATOS:
Actas de visita y requerimientos
Expediente
Acto Administrativo
Notificación
Formato de solicitud diligenciado por el interesado, con los documentos señalados para la obtención de la
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
En caso de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la revisión de la asesora jurídica.
Asignación de vehículo que facilite efectuar visitas y controles efectivos.
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licencia de construcción.
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Se efectúan inspecciones oculares a las obras en construcción, si se detecta alguna anomalía en la construcción, como alguna obra sin licencia ó que no se lleva de conformidad con los planos aprobados, se realiza un requerimiento en la obra a la persona responsable ó quien atienda la diligencia.
Jefe de Planeación y Secretaria
FIN
Informar suspensión de la obra
SI
Efectuar inspecciones
oculares a las obras en
construcción
Efectuar requerimiento al
responsable
NO¿Detecta
anomalías?
Inspeccionar predios y tomar
correctivos
Notificar a sancionado, enviar
para archivo
Firmar acto administrativo e
imponer multas
Revisar y avalar proyecto
1
¿Contravención
es posible?
Informar sobre
documentos a radicar
para aprobar obra
SI
Ajustar construcción a
lo aprobado
NO
1¿Llega a acuerdo?
SI
Sellar la obra
NO
1
1
2 En el mismo acto se le informa a la persona que debe suspender la obra y acercarse al despacho de Planeación.
Jefe de Planeación y Secretaria
3
Cuando la persona se acerca al despacho si lo efectuado en contravención es posible su aprobación se le informa sobre los documentos que debe radicar, para la aprobación de la obra, de lo contrario se le informa al contraventor que no es viable la aprobación, por lo que se hará necesario que se ajuste la construcción a lo aprobado.
Jefe de Oficina
4
Si no se llegara a ningún tipo de acuerdo con el propietario de la construcción, se envía el requerimiento al señor alcalde para que tome las medidas pertinentes y realice el sellamiento de la obra.
Jefe de Planeación Secretaria
Alcalde
5 El alcalde delega a inspector para inspeccionar el predio y tomar correctivos necesarios
Alcalde Municipal e Inspector de Policía
6
Revisa todo lo actuado y avala el proyecto de acto administrativo y pasa para revisión y firma del alcalde municipal.
Jefe de Planeación y Secretaria
7 Firma acto administrativo de sanción e imposición de multas y regresa a oficina de origen.
Alcalde Municipal
8
Cita al sancionado y procede a notificarle, si interpone recursos procede a resolverlos, teniendo en cuenta lo dispuesto para resolver y sino interpone los recurso, estando en firme el acto envía para archivo y seguimiento por parte de la inspección de policía.
Jefe de Planeación y Notificador
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VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: DESARROLLO URBANÍSTICO
PROCEDIMIENTO: CONTROL URBANÍSTICO Y SUSTANCIACIÓN DE FALLOS DE SANCIONES URBANÍSTICAS
CÓDIGO: DPEDU 04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Propender por un adecuado ordenamiento territorial en cumplimiento de normas urbanísticas del orden Nacional y en desarrollo del EOT para el municipio de San Martín de los Llanos.
BASE LEGAL:
Ley 9 de 1989, Ley 388 de 1997.
Ley 810 de 2003.
Código Contencioso Administrativo
Acuerdo 072 de 2001 y 083 de 2002 EOT.
Decreto 1600 de 2005
Decreto 564 de 2006.
ALCANCE: Se efectúa un adecuado control urbanístico al Municipio de San Martín de los Llanos, según lo dispuesto por la normatividad vigente.
RIESGOS: Omisión del control urbanístico y sustanciación de fallos de sanciones urbanísticas. (Si se materializa este riesgo, generaría un desorden en materia urbanística en el municipio y se colocaría al señor Alcalde en riesgo de incurrir en una falta disciplinaria por omisión.)
CONTROLES:
Efectuar los controles establecidos según mandato legal.
INFORMES:
Se presenta informe mensual al Secretario de Gobierno y al señor Alcalde cada vez que este lo requiera.
Se elabora y presenta informe al Señor Alcalde para que de acuerdo a su competencia avoque conocimiento del asunto e inicie el respectivo proceso.
SOPORTES Y FORMATOS:
Licencia de construcción
Oficios de Notificación y Comunicación
Acta de visita
Boleta de citación
Auto avocando conocimiento
Oficios y/o Despacho comisorio
Pruebas y diligencias practicadas
Auto remitiendo expediente y expediente
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: En los términos de la ley 810 de 2003, el conocimiento y tramite de los procesos por infracciones urbanísticas se puede delegar por parte del señor Alcalde, por lo que para descongestionar el despacho del alcalde y darle agilidad a estos procesos.
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Practicar visitas periódicas a las diferentes obras que se adelantan en el municipio en el área urbana y rural y verificar el cumplimiento de requisitos de ley. Cuando la obra visitada esta en regla se deja constancia de tal hecho.
Jefe de Planeación
FIN
SI
Dejar constancia
del hecho
NO
¿La obra está en
regla?
Desglosar documentos y
notificar
Citar y notificar a sancionado
¿Es del caso?
SI
Proferir oficios y
actividades
NO
1
Realizar boleta de
citación
Elaborar informe a alcalde para
que asuma conocimiento
1
Proyectar auto donde Alcalde
avoca conocimiento y comisiona a
Inspector de Policía
Recoger firma de alcalde
Realizar práctica de pruebas
Elaborar despacho
comisorio
Programar y practicar
diligencia de Inspección ocular
Emitir auto donde se ordena remitir
expediente para conocimiento y
fallo
S.G. da Vo.Bo y remite a
Alcalde
Revisar y firmar
¿Interpone
recursos? SI
Resolver recursos
Revisar documentos y
archivar o verificar
cumplimiento
NO
Efectuar visita a obras,
verificar cumplimiento
2
Si en la actividad anterior se encuentra alguna posible infracción, se realiza boleta de citación, para que dentro de las 72 horas se presente el responsable de la obra con la licencia o en su defecto para que rinda diligencia de descargos.
Jefe de Planeación
3 Se elabora informe, dirigido al señor Alcalde, para que éste de acuerdo a su competencia asuma conocimiento.
Jefe de Planeación
4 Proyecta auto mediante el cual el señor Alcalde avoca conocimiento y puede comisionar a Inspección de Policía para la práctica de pruebas.
Secretaria
5 Recoge firma del Alcalde Secretaria
6
Procede a realizar la práctica de pruebas, si es del caso elabora Despacho Comisario a la Inspección de Policía o sino profiere oficios y actividades pertinentes.
Secretaria
7
Se programa y practican la diligencia de Inspección Ocular, acta de la diligencia de descargos, diferentes pruebas documentales y testimoniales que se aportan al expediente. Depende del cronograma de la inspectora
Inspector de policía
8 Una vez adelantada la parte probatoria se emite Auto en el cual se ordena remitir el expediente para conocimiento y proyecto de fallo.
Secretaria
9 Procede a proyectar el fallo para la firma del señor Alcalde
Secretario De Gobierno
10 Pasa proyecto para revisión del Secretario de gobierno y luego de su visto bueno remite a Despacho del Alcalde para su firma.
Jefe de Planeación y Secretario de Gobierno
11 El Alcalde recibe, revisa y firma, envía nuevamente a Oficina de origen.
Alcalde
12 Recibe, desglosa documentos necesarios para la notificación de la providencia y procede a notificar.
Secretaria Y Notificador
13
Cita al sancionado y procede a notificarle, si interpone recursos procede a resolverlos, teniendo en cuenta lo dispuesto para resolver y sino interpone los recursos estando en firme el acto envía para archivo y seguimiento.
Secretaria y jefe de dependencia
14 En firme el acto Procede a revisar documentos y anexar a expediente ordena su archivo, para verificar cumplimiento de lo ordenado.
Secretaria
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
CÓDIGO:
DPEI
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
INFRAESTRUCTURA
OBJETIVO DEL PROCESO:
Viabilizar los proyectos de infraestructura importantes para el desarrollo municipal enmarcados en el
plan de desarrollo, El PBOT y demás normas vigentes.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Estatuto orgánico de presupuesto artículo 8 del decreto 111 de 1996
Acuerdo Municipal de aprobación Plan de Desarrollo.
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretario de Planeación Secretario de Gobierno
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: INFRAESTRUCTURA
PROCEDIMIENTO: DETERMINAR Y FIJAR PROYECTOS A VIABILIZAR
CÓDIGO: DPEI 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar y fijar los proyectos importantes para el desarrollo municipal enmarcados en el plan de desarrollo, El PBOT y demás normas vigentes.
BASE LEGAL:
Ley 388 de 1997.
Ley 400 de 1997.
Ley 140 de 1994.
Ley 152 de 1994
Acuerdo Municipal Plan de Desarrollo
Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia
Código Contencioso Administrativo.
Decreto 072 de 05 de Julio de 2001
Decreto 083 de diciembre de 2002
Decreto 215 de 2004
ALCANCE: Se viabilizan los Proyectos enmarcados en el Plan de desarrollo.
RIESGOS:
Que el proyecto no este contemplado en el plan de desarrollo municipal y PBOT.
Que no exista un predio donde desarrollarlo, o que la adquisición del mismo se demore
Que no existan los recursos económicos suficientes.
Que los predios estén en alto riesgo o protección ambiental.
CONTROLES:
Que el proyecto este contemplado en el plan de desarrollo y/o PBOT.
Que los documentos y estudios técnicos estén completos
Que el proyecto se ajuste a las normativas urbanísticas vigentes.
Que se cumplan los cronogramas de tiempo establecidos.
Que el proceso contractual se efectué con el respectivo orden cronológico y por fases
INFORMES:
Los requeridos por los organismos de control
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de viabilidad debidamente
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: En el evento de atender situaciones que generen
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diligenciado por parte del interesado, acompañado de los documentos señalados en el mismo.
Plan de acción y proyecto de desarrollo físico
conflictos de carácter legal es importante la revisión de la oficina jurídica.
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Confrontar el proyecto de desarrollo físico con el plan de desarrollo municipal y/o PBOT.
Jefe de Planeación
FIN
Realizar y viabilizar proyecto
Formular estudios de necesidad,
oportunidad y conveniencia
¿Requiere
contratar?
Diligenciar documentos
contractuales
SI
Desarrollar procedimiento
contractual, según requerimientos
Iniciar ejecución de contrato y
notificación a interventor
Realizar Inscripción o
señalamiento del proyecto en el
plan de acción.
Determinar decisiones o realizar
estudios
Verificar inscripción del proyecto
en banco de proyectos
Asignar responsables o ejecutar
proyecto por dependencias
NO
Se confronta proyecto con plan
de desarrollo y/o PBOT
2
Verificar la inscripción del proyecto en el banco de proyectos municipales, si se requiere o se inicia el proceso de inscripción. Caso en el cual se aplicara el procedimiento señalado para la inscripción en el banco de proyectos.
Jefe de Planeación
3
Inscripción o señalamiento del proyecto en el plan de acción de la dependencia, con base en lo cual se elabora el cronograma para el desarrollo del proyecto.
Jefe de dependencia
4 Determinación de decisiones a seguir o realizar los estudios pertinentes.
Jefe de dependencia
5
Una vez determinadas las acciones en comité de área se procede a asignar los responsables o la ejecución del proyecto por dependencias y/o equipos de trabajo señalando compromisos, resultados y fechas limite mediante acta.
Alcalde
6
Una vez entregadas las tareas a los miembros del comité se procede a hacer la revisión y viabilización del proyecto por Área de Obras Públicas.
Jefe de dependencia
7
Formula los estudios de necesidad, oportunidad y conveniencia, así como las cantidades de obras y demás aspectos relacionados para contratar o desarrollar el proyecto, siguiendo procedimiento para el efecto.
Jefe de Planeación
8
Si se requiere contratar para la viabilización de este proyecto, se diligencian los documentos de la etapa precontractual y se remiten a Secretaría de Gobierno, que ejecutará el procedimiento para el efecto.
Jefe de Planeación
9
Desarrolla el procedimiento contractual señalado teniendo en cuenta cuantía y modalidad de contrato y notifica de la asignación al interventor para el contrato.
Secretario de Gobierno
10
La ejecución del contrato se inicia con el acta de iniciación, y la notificación del interventor, quien deberá aplicar el procedimiento de Interventoría y remitir copias al comité de área sobre sus actuaciones y decisiones.
Jefe de Planeación
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
CÓDIGO:
DPEDU
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
DESARROLLO URBANÍSTICO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Proveer el futuro desarrollo del municipio mediante el diseño de escenarios alternativos de
desarrollo que fortalezcan el desarrollo del Municipio.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Artículo 23 de la Constitución Política.
Código Contencioso Administrativo
Ley 388 de 1997.
Ley 232 de 1995.
Decreto 072 de 05 de julio de 2001
Decreto 083 de diciembre 30 de 2002 Ajustes
Artículo 11 del Decreto 879 de 1998
RECURSOS:
HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretario de Planeación Secretaria Usuario
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: DESARROLLO URBANÍSTICO
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN AL USUARIO, PARA LA EMISIÓN DE CONCEPTOS TÉCNICOS
CÓDIGO: DPEDU01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Prestar al usuario una orientación específica y detallada de la ubicación y usos de su propiedad con respecto al PBOT y demás normas vigentes que rigen la materia.
BASE LEGAL:
Artículo 23 de la Constitución Política.
Código Contencioso Administrativo
Ley 388 de 1997.
Ley 232 de 1995.
Decreto 072 de 05 de julio de 2001
Decreto 083 de diciembre 30 de 2002 Ajustes
ALCANCE: Inicia con la Orientación a todos los usuarios de la ubicación y usos de su propiedad con respecto al PBOT y finaliza con la firma del acta.
RIESGOS:
No actualización del PBOT
Que la solicitud efectuada no se pueda atender favorablemente.
Información de solicitud incompleta o errada.
Que la visita de inspección ocular no se pueda efectuar rápidamente
No se ha establecido la Oficina Atención Al Usuario
CONTROLES:
Adecuada orientación al usuario para el diligenciamiento de la solicitud y establecimiento de formatos.
verificar que la documentación presentada es verídica.
Localización cartográfica del predio objeto de la solicitud.
Atender la solicitud en los plazos señalados.
INFORMES:
De gestión
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de solicitud debidamente diligenciado por parte del interesado
Documentos señalados en el formato de solicitud (escritura de propiedad del inmueble y recibo de impuesto predial
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
En caso de atender situaciones que generen conflictos de carácter legal es importante la asesoría jurídica.
Entregar la documentación directamente en la oficina de planeación.
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vigente).
NOTA: No todos las actividades de este procedimiento requieren de inspección ocular o visita (pasos 5 y 6 solo aplica para los servicios que requieren de la visita).
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Informar al usuario verbalmente para que cancele en tesorería el valor de la solicitud que desee.
Usuario Secretaria
FIN
Entregar recibo de petición y
fecha de visita o respuesta
Realizar la Inspección ocular
SI
Se informa al usuario el
valor a cancelar para la
certificación
Se recibe al usuario, el recibo de
caja y soportes
Verificar información y
documentos
Radicar
Presentar recibo de pago para
realizar certificación
NO
¿Documentación
completa?
Informar a usuario que
documentos debe
anexar o cambiar
Elaborar acta de visita firmada por
quienes intervinieron
Elaborar proyecto de concepto
Transcribir concepto y remitir a
Planeación para revisión y firma
Solicitar se efectúen
ajustes
¿Requiere
ajustes?SI
Entregar documento o acto
administrativo
NO
Entregar copia a usuario y a
dependencia competente
¿la persona
no firma?
Anotar en el acta los motivos de la
no firma
Informar que el acta será firmada
por dos testigos
SI
NO
Firmar documento
2 El usuario presenta recibo de caja expedido en tesorería para a realizar la certificación.
Usuario Secretaria
3
Verificar información y documentos, si están completos se debe ordenar la radicación, si no se le informa al usuario que debe anexar o cambiar y no se radica.
Secretaria
4
Una vez radicada la solicitud se entrega recibido de la petición o solicitud al peticionario con la indicación de la fecha y hora de la visita si se requiere, o de entrega de la respuesta.
Secretaria
5 Realizar la inspección ocular, que consiste en la confrontación de la información con lo físico.
Auxiliar Administrativo /Secretario de
Planeación
6
Diligenciar acta de visita en la que conste las personas que intervienen y siempre se cuidará de que haya un representante del peticionario o el peticionario, se firma por quienes en ella intervinieron y se toman las respectivas fotografías. En caso de que la persona se niegue a firmar se le preguntan los motivos que aduce para no firmar, los cuales se anotarán en el acta y acto seguido se le informa al peticionario que el acta será firmada por dos testigos a los que les conste que la diligencia se ha realizado en tales términos.
Auxiliar Administrativo o jefe de Planeación
7 Con base en la información levantada en la inspección ocular y la respectiva confrontación documental se elabora el proyecto de concepto.
Auxiliar Administrativo
8
Transcribir el concepto y lo remite al Jefe de Planeación para revisión y firma, quien, si lo considera pertinente lo devuelve para corrección con la indicación precisa de las correcciones a lugar.
Auxiliar Administrativo y/o secretaría
9 Una vez hechos los ajustes, se remite nuevamente al Despacho del Jefe de Planeación para su firma.
Secretaria Jefe de Planeación
10 Llegado el momento de notificación se procede a entregar el documento o acto administrativo y se le informa que proceden los recursos de ley.
Notificador
11 Entrega copia al usuario y envía copia de recibido para la dependencia competente.
Secretaria
NO
1
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
CÓDIGO:
DPEGOP
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
OBJETIVO DEL PROCESO:
Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento y
evaluación de las obras garantizando la mejor calidad de a los habitantes del municipio.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Literal C del numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1.993
Numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1.993
Numeral 3 del artículo 26 de la ley 80 de 1.993.
RECURSOS:
HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO:
Secretario de Planeación Alcalde Municipal Secretario de Gobierno
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: CÁLCULO DE CANTIDAD, PRESUPUESTO DE OBRA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
CÓDIGO: DPEGOP 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Con base en la debida planeación, hacer viable su contratación, determinando con exactitud el presupuesto de la inversión y estableciendo con claridad las etapas consecutivas de evolución del proyecto y describiendo los procesos constructivos.
BASE LEGAL:
Literal C del numeral 5 del artículo 24 de la ley 80 de 1.993
Numeral 12 del artículo 25 de la ley 80 de 1.993
Numeral 3 del artículo 26 de la ley 80 de 1.993.
ALCANCE: Hacer viable la contratación de los proyectos planeados.
RIESGOS:
Que los planos no estén bien detallados o presenten inconsistencias entre los diferentes estudios.
Que haya dificultad para determinar los costos de los insumos, rendimientos de mano de obra y equipos.
Que las especificaciones técnicas no sean fáciles de determinar.
Que no exista el personal especializado o calificado para determinar las especificaciones técnicas de un proyecto.
Que las bases de datos utilizadas para determinar los precios estén erradas.
La no viabilización de los proyectos por parte de los organismos de control.
CONTROLES:
Presentar los estudios del proyecto ante el comité técnico para la revisión, evaluación y complementación de los diseños y estudios.
Contar con mínimo tres bases de datos sobre costos que permitan tener diversos parámetros de referencia en cuanto a precios de insumos y rendimientos de mano de obra y equipos.
Organizar toda la información técnica referente a procesos constructivos, actualizándola periódicamente.
Exigiendo que los estudios técnicos
INFORMES:
Memoria de cálculo de cantidades de obra, Cuadro de cantidades y presupuesto de obra y especificaciones técnicas.
Informe Concepto Técnico
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especializados contengan claramente las especificaciones y normas para su construcción.
SOPORTES Y FORMATOS:
Estudios técnicos o especializados previos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Para ser más efectivo el procedimiento se recomienda la presentación de anteproyectos.
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Examinar en forma completa y detallada los estudios, planos y diseños, con el fin de formar criterios claros y precisos que le permitan adelantar con eficiencia y eficacia las cantidades de obra, especificaciones de construcción y alcance de los estudios para contratos de obra y consultorías.
Jefe de Planeación
Cuantificar cantidades de cada
ítem, de acuerdo a los diseños del
proyecto
Establecer criterios claros para
contrato de obra y consultorías
Listar actividades a desarrollar
¿Hay Ítems no
contemplados ?
SI
Imprimir un análisis de la base
de datos y anexar
NO
1
Asignar valores a cada actividad,
utilizando datos de cartilla SISE y
la Gobernación
Se examinan los estudios,
planos y diseños
2
Listar cada una de las actividades a desarrollar, por capítulos, conservando un orden lógico de ejecución y cada uno de éstos con sus
respectivos ítems o componentes. El cuadro deberá contener número de ítem, descripción, unidad, cantidad, valor unitario y valor total.
Jefe de Planeación
3
Cuantificar cantidades de cada uno de los ítems, de acuerdo a los diseños del proyecto. Esta actividad debe realizarse de manera detallada, cuidando de no repetir tramos, áreas o actividades. Cuando el proyecto se desarrolle por etapas, se recomienda dejar marcado en los planos, por medio de identificación de colores, cada una de las etapas asumidas.
Jefe de Planeación
4
Asignar valores a cada una de las actividades, para lo cual se utilizará la base de datos Cartilla de precios del SISE y cartilla de precio de la Gobernación. Cuando se esté realizando presupuesto para la gobernación del Meta y los ítems no estén contemplados en la cartilla de ellos, es necesario imprimir el análisis unitario que se encuentra en nuestra base de datos o crearlo para anexarlo al presupuesto como soporte. El valor total del presupuesto comprenderá la sumatoria de: Los costos directos que corresponden la sumatoria de los totales de cada ítem. Costos de Administración, Imprevistos y Utilidad el cual estará en un rango del 10% al 25%, dependiendo de la complejidad del proyecto y los impuestos que aplique.
Jefe de Planeación
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5
Realizado el presupuesto se procede a realizar las especificaciones técnicas de cada uno de los ítems del presupuesto. La especificación técnica consiste en redactar detalladamente el proceso constructivo de cada ítem, la cual deberá incluir los materiales a utilizar y sus características, los equipos necesarios, la mano de obra, herramienta, unidad de medida y demás elementos necesarios para la debida ejecución de la actividad.
Jefe de Planeación
FIN
Realizar los análisis unitarios,
cuadro de presupuesto oficial
y especificaciones técnicas
Entregar a dependencia
pertinente
Realizar especificaciones
técnicas de cada ítem
1
Elaborar términos de referencia,
pliegos de condiciones o contratación
directa con Cartilla de precios del
SISE y cartilla de precio de
gobernación
6
Una vez se tengan los análisis unitarios, cuadro de presupuesto oficial y especificaciones técnicas, se deberán entregar a la dependencia pertinente para continuar con el proceso de contratación, elaboración de términos de referencia, pliegos de condiciones o contratación directa con Cartilla de precios del SISE y cartilla de precio de la Gobernación y conforme a las normas que rigen sobre la materia y los procedimientos señalados para el efecto.
Jefe de Planeación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: CONTROL CONTRACTUAL Y DE GESTIÓN PRESUPUESTAL
CÓDIGO: DPEGOP 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar el cumplimiento de todos los contratos y convenios de consultoría y construcción de obras al igual que los contratos de suministros, con base en los términos de referencia o pliegos de condiciones con el fin de cumplir con los parámetros de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad, manteniendo equilibrio económico.
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1.993
Código Sismorresistente
ALCANCE: Cumplir con los parámetros de calidad, eficiencia, eficacia y efectividad, manteniendo equilibrio económico.
RIESGOS:
Que exista discrepancia entre lo diseñado y las condiciones para su ejecución.
Que el contrato se ejecute sin el lleno de los requisitos y exigencias previamente establecidas.
Que exista discrepancia conceptual y técnica entre el consultor o constructor con el interventor durante la ejecución del contrato.
Que el tiempo para la ejecución del contrato no sea suficiente por surgimiento de imprevistos o cronogramas estáticos.
Que para la ejecución de la obra no se hayan contemplado las fases o etapas necesarias para la realización de las actividades básicas programadas.
CONTROLES:
Conformar un comité técnico para la revisión, evaluación y complementación de los diseños, estudios y todas las herramientas necesarias para la correcta ejecución de los contratos.
Verificar el proyecto de contrato cuidando que éste incluya las condiciones técnicas y procedimentales requeridas para la ejecución de la obra.
Hacer seguimiento y control periódicos a los
INFORMES: Los contemplados en el contrato, informes de gestión, registro fotográfico, bitácora de obra y aquellos que requieran las autoridades y/o órganos de control.
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procesos de interventoría.
Analizar, evaluar y acordar la óptima solución de las posibles discrepancias de carácter técnico que se puedan presentar.
Informar a la dependencia competente de los posibles conflictos, inconsistencias, negligencias, omisiones, incumplimientos o inobservancias por parte del interventor en el desarrollo de su labor para asignación de responsabilidad fiscal, disciplinaria u otro.
SOPORTES Y FORMATOS: Contrato de Consultoría o de Obra.
Acta de Iniciación
Cronograma de Actividades Tareas, Responsabilidades y Resultados.
Acta de suspensión de Obra
Acta de Reiniciación de Obra
Acta de Mayores y Menores Cantidades de Obra
Cuadro de Mayores y Menores Cantidades de Obra
Acta de Recibo Parcial de Obra
Cuadro de Recibo Parcial de Obras
Acta de Recibo Final de Obra
Cuadro de Recibo Final de Obras
Acta de Liquidación de Obra
Informes de seguimientos parciales.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Establecer y exigir algunos requisitos mínimos a cumplir por parte de los interventores, en cuanto a calidades y experiencia, efectuando un adecuado proceso de selección.
La Interventoría deberá analizar y afrontar los inconvenientes que se puedan presentar a través de la ejecución de la obra y brindar recomendaciones oportunamente.
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Entrega al Interventor documentos soportes, copia del contrato, copia de propuesta, Manual de Interventoría, este último requisito para interventores externos.
Secretario de Gobierno
Revisar que los requisitos del
contrato se encuentren
perfeccionados
Recibir documentación y
programar desarrollo de
actividades
Verificar información contenida en
los documentos frente a las
condiciones del terreno
1
Examinar contratos y formar
criterios claros y precisos
Se entregan al interventor
los documentos soportes
2 Recibe documentación y programa el desarrollo de la actividad, con anterioridad al levantamiento del acta de iniciación.
Interventor
3 Revisar que todos los requisitos de perfeccionamiento del contrato de obra se encuentren completos para iniciar su ejecución
Interventor
4
Examinar los estudios, planos, diseños, cantidades de obra, especificaciones de construcción, pliegos de condiciones generales, particulares, propuesta, contrato y manuales de procedimientos para contratos de obra e Interventoría, verificar la información técnica contenida en los documentos, frente a las condiciones del terreno a fin de detectar e informar a la alcaldía sobre posibles modificaciones al contrato de obra.
Interventor
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5
Suscribir conjuntamente con el contratista el acta de iniciación de obra, dentro del término establecido y entregar el original en la oficina de secretaria de gobierno.
Interventor
Suscribir con contratista, acta de
iniciación de obra
Verificar cumplimiento de medidas
de seguridad y señalización
Aprobar subcontrato previa
verificación de las condiciones
¿Celebran
subcontratos?
SI
NO
Recibir valla que identifique el
contrato y la obra de acuerdo al
diseño
1
Revisar y concertar el programa
de ejecución de Obra e inversión
Analizar y establecer pautas
generales sobre la organización
dirección y control del proyecto
2
Supervisar idoneidad del personal
técnico que labora en la obra
Controlar actividades de
construcción durante el término de ejecución de la obra
Abrir y llevar bitácora de
actividades
6
Revisar y concertar el programa de ejecución de Obra e inversión presentado en la propuesta de construcción y hacer las observaciones que el contratista debe corregir al momento de suscribir el acta de iniciación de obra. Si hay lugar a ellas.
Interventor
7
Señalar el sitio de colocación y recibir al inicio de las obras, en caso de estar convenido en contrato, la valla que identifique el contrato y la obra de acuerdo con el diseño establecido por la entidad. Así mismo verificar el cumplimento por parte del contratista de todas las medidas de seguridad y señalización requeridas para el desarrollo de la obra durante la ejecución del contrato o término que dure éste y a partir del inicio de la obra.
Interventor
8
Analizar conjuntamente con base en los planos, especificaciones y programas de trabajo, equipo disponible, fuentes de materiales, sitios de botaderos y requisitos de mano de obra, mantenimiento y organización de tránsito, la seguridad de los trabajos y del público en general. Hacer recorrido de la obra y establecer las pautas generales sobre la organización dirección y control del proyecto de construcción.
Interventor y contratista
9
Abrir y llevar una bitácora de las actividades que adelante el contratista donde se registrarán las indicaciones e instrucciones. En esta misma bitácora el contratista solicitará autorización para continuar con las etapas subsiguientes, previa revisión y aprobación por parte de la interventoría de las condiciones que anteceden a la actividad que se pretende adelantar.
Interventor y contratista
10
Controlar al inicio de la obra: localización y replanteo del proyecto, diseño y ubicación de campamentos, sitios de almacenamiento de materiales, etc., durante el término de ejecución de la obra.
Interventoría
11
Supervisar que el personal técnico que labora en la construcción del proyecto sea idóneo y mantener relación diaria del personal y equipo del constructor, de acuerdo con el ofrecido en la propuesta o el requerido para la ejecución de la obra, indicando tipo, estado, horas de servicio, ubicación y clase de trabajo ejecutado. Cuando el contratista celebre subcontratos, estos deben contar con la aprobación de la Interventoría, previa revisión de las condiciones del Subcontrato y del personal y equipo a emplear.
Contratista Interventoría
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12
Verificar el replanteo que el constructor realice con base en las referencias entregadas y revisar su permanencia durante la construcción ordenando la corrección cuando se encuentren diferencias
Interventoría
2
Verificar replanteo que realice el
constructor
Efectuar ensayos y controles de
calidad
¿Contratista
incumple ?
NO
No recibir la obra e informar a
Alcalde
SI
Determinar las necesidades reales
de modificar cronogramas y rendir
informes con soportes
Verificar diariamente la ejecución
por ítems
3
Elaborar, cuadros de reajustes automáticos o revisiones para
cada acta
¿La obra es
aprobada?
Ordenar remoción y
reemplazo de obra
NO
1
1
2
Entregar por escrito o Consignar
en bitácora las órdenes o
sugerencias
Estudiar sugerencias, consultas,
reclamaciones y recursos de
reposición, aclarar por escrito y
dar trámite.
Recibir obra constatando
estado de la misma
SI
13
Efectuar ensayos de laboratorio y control de calidad de materiales, procesos constructivos en cada una de las actividades y controles topográficos de las secciones, localización y nivelación de los elementos estructurales para comprobar el cumplimiento de las especificaciones de construcción. En caso de incumplimiento se abstendrá de recibir la obra correspondiente, informando al alcalde.
interventor
14
Verificar diariamente la ejecución por ítems, tomando las medidas requeridas, constatando la calidad de los materiales utilizados y en general todas las especificaciones técnicas y administrativas pactadas, incluyendo la disposición del recurso humano y el equipo prometido en la propuesta.
interventor
15
Elaborar los cuadros correspondientes a los reajustes automáticos o revisiones de precios para cada una de las actas del contrato, de acuerdo con los índices pactados y remitirlos para revisión por parte de la Dependencia competente y aprobación por parte del Alcalde.
Interventor
16
Ordenar la remoción y el reemplazo de obra mal ejecutada o no aprobada, fijando para el efecto un plazo determinado, mediante anotación en la bitácora, explicando la causa.
Interventor
17
Determinar las necesidades reales de modificar cronogramas, condiciones técnicas o cualquiera de los factores de la obra, rendir los informes respectivos con los soportes necesarios, siempre cuidando el equilibrio contractual y los intereses del bien común.
Interventor
18
Ninguna orden del interventor podrá darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito o consignar en la bitácora sus ordenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los términos del respectivo contrato (Artículo 32, numeral 2, Ley 80/93).
Interventor
19
Es obligación del interventor estudiar sugerencias, consultas, reclamaciones y recursos de reposición del constructor, aclararlas por escrito oportunamente y/o darles el trámite ante la dependencia competente de la alcaldía en los siguientes términos
Interventor
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20
a) Sugerencias y Consultas: De acuerdo con la consulta, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud formulada. b) Reclamaciones: Presentar concepto dentro de los ocho días hábiles siguientes a la fecha de solicitud formulada por la alcaldía. c) Recursos de Reposición: Presentar concepto a la oficina jurídica para resolver el recurso, el cual se resolverá en un término diez días hábiles siguientes a la fecha de la solicitud formulada por la alcaldía.
Interventor
¿Cantidades
no previstas?
Realizar inventario mensual de
obra ejecutada y por ejecutar
NO
3
SI
Controlar permanente la obra para
evitar sobrecostos
Presentar justificación o motivación de
suspensión y realizar seguimiento
para reiniciar las obras
Elaborar Acta de Modificación
para aprobación del alcalde
¿Requiere adición
o prórroga?
SI
Presentar oficio solicitando adición
o prórroga
NO
¿Requiere
suspensión? SI
NO
Estudiar, pactar y aprobar precios no
previstos que surjan
4
Elaborar actas e informes durante el
desarrollo de los contratos hasta su liquidación
4
21
Cuando se presenten mayores o menores cantidades de obra y/o no previstas, la Interventoría debe elaborar el Acta de Modificación para aprobación del alcalde, siempre que no implique adición y/o prórroga del Contrato.
Interventor
22
Realizar inventario mensual de la obra ejecutada y por ejecutar de acuerdo con el objeto contractual, estableciendo un balance de las menores y mayores cantidades y obras no pre-vistas que generan adición y/o prórroga a los contratos. De inmediato requerirá al Contratista para que en tres (3) días hábiles presente el oficio de solicitud de Adición con sus respectivos análisis unitarios y/o Prórroga; con el cual, la Interventoría elaborará el correspondiente documento de solicitud de conformidad con los formatos y, sometiéndolas a consideración y visto bueno del alcalde.
Interventor Contratista
23
Ejercer control permanente para evitar que las obras ejecutadas sobrepasen el Valor Contractual advirtiendo de esto por escrito al Contratista. Estudiar, pactar y aprobar los precios no previstos presentados por el contratista y sus respectivas cantidades de obra, de acuerdo con lo establecido en los cuadros soportes y acordes con los precios del mercado y conservando los presentados en la propuesta inicial.
Interventor
24
Presentar la justificación o motivación necesaria que sustenten la necesidad de suspender el contrato, firmar las actas respectivas, y realizar seguimiento para verificar las condiciones de reinicio de las obras.
Interventor
25
Elaborar las actas e informes que se requieran durante el desarrollo de los contratos hasta su liquidación, de acuerdo con los formatos establecidos para contratos de Obra y consultoría.
Interventor
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26
Requerir al contratista por escrito con plazos perentorios el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitará a la dependencia competente la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato de Obra o consultoría si este no se cumple.
Interventor
4
FIN
Requerir al contratista por escrito
el cumplimiento del contrato 4
¿Obra
defectuosa?
Ordenar el arreglo o
reconstrucción de toda obra o
montaje defectuoso
NO
SI
Adjuntar registro fotográfico
Suscribir acta de liquidación final y
remitir (1) copia a dependencia
respectiva
Elaborar informe final con todas
las especificaciones según programa de obra y su ejecución
total y satisfactoria
Recibir obra constatando estado
de la misma
Informar con pormenores a
dependencia competente y hacer
efectivas garantías contractuales
Presentar evaluación mensual
sobre el cumplimiento del
contratista
Elaborar acta de entrega a
satisfacción para trámite de pagos
2
27
Informar cuando sea necesario imponer al contratista multas, declarar la caducidad o hacer efectiva cualquiera de las garantías contractuales. Adicionalmente presentar informe de evaluación mensual, sobre el cumplimiento del contratista, con el objeto de establecer el valor de las multas, que por causas imputables al contratista se haga acreedor.
Interventor
28
Constatar, una vez recibida la comunicación del contratista sobre la fecha de entrega final de obra, el estado de la misma y ordenar el arreglo o reconstrucción de toda obra o montaje que encuentre deficiente o defectuoso. Si llegare a existir duda sobre resistencia de algún elemento estructural, constatada contra los resultados de las pruebas y ensayos de laboratorio realizados, podrá ordenar la correspondiente prueba.
Interventor
29
El valor total contratado, valor total ejecutado, valor sin ejecutar, pagos realizados. Deberá ir acompañada de la tabla respectiva en la cual se observan todos los ítems ejecutados, los modificatorios, adicionales, reajustes de precios y los datos que exija estatuto contractual vigente. Remitir copia de esta acta a la dependencia respectiva para trámite de pago.
Interventor
30
Realizar informe final el cual debe contener: Antecedentes, Descripción y Diagramación General de la Obra, en sus aspectos técnicos, administrativos, operativos, legales y financieros. Proceso constructivo de la obra, condiciones geológicas, topográficas, estructurales, equipo y materiales utilizados, problemas presentados, soluciones adoptadas, desarrollo de los trabajos en el plazo y avance mensual de las actividades constructivas de acuerdo con el programa de obra.
Interventor
31 Suscribir en conjunto con el contratista el acta de liquidación final del contrato y remitir copia de ésta a la dependencia respectiva.
Interventor
4
3
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO POST CONTRACTUAL
CÓDIGO: DPEGOP 03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Efectuar revisiones periódicas a las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados para verificar que cumplan con las condiciones de calidad brindadas por los contratistas y contar con herramientas que sirvan para promover acciones de responsabilidad contra los contratistas cuando dichas condiciones no se cumplan.
BASE LEGAL:
Artículo 2 de la Constitución Política de Colombia
Ley 80 numeral 4 del artículo 4 de 1.993
ALCANCE: Se verifica a través de un seguimiento y control el total de obras ejecutadas que cumplan las condiciones de especificadas por los contratistas.
RIESGOS:
Que la obra, presente problemas de calidad y/o estabilidad.
Que los insumos suministrados presenten deterioro o mala calidad.
Que los estudios y/o diseños presenten inconsistencias al momento de emplear esta información para el desarrollo o construcción de un proyecto
Que el contratista no efectúe los pagos por concepto de honorarios y demás que se derivaran de la ejecución del contrato.
Que las garantías de estabilidad, calidad de obra y pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones del personal no hallan sido expedidas por una entidad aseguradora legal y confiable.
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CONTROLES:
Realizar revisiones periódicas mínimo cada seis meses durante el término de vigencia de las garantías.
En el caso de encontrar anomalías en las obras ejecutadas realizar los requerimientos necesarios y si es el caso iniciar el proceso para el cumplimiento de las cláusulas de cumplimiento establecidas en las respectivas pólizas.
INFORMES:
De seguimiento y registro fotográfico.
Informe de la calidad de los insumos.
SOPORTES Y FORMATOS:
Acta de visita y seguimiento a la obra e informe fotográfico.
Cuadro de relación de contratos con fechas de recibo y periodo de vigencia de las garantías.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Para los estudios técnicos se recomienda solicitar un informe por parte del constructor al recibo de la información suministrada para el desarrollo de la obra.
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Llevar una relación de las pólizas de estabilidad de los contratos y su vigencia; a partir del Acta de Entrega y Recibo Final hasta el vencimiento de la garantía.
Interventoría
FIN
Se lleva relación de
pólizas de estabilidad de
los contratos y su vigencia
Solicitar concepto o
estudio técnico
NO ¿Detecta fallas?
Realizar visitas y elaborar acta de
evaluación y seguimiento Post
contractual
Elaborar informe técnico con
observaciones y registro
fotográfico
Oficiar para que realice las
reparaciones
¿Es imputable al
contratista?
SI
SI
NO
Iniciar la reclamación
1
1
2
Realizar visitas cada seis (6) meses para verificar el estado de la obra, insumo o servicio hasta el vencimiento de la garantía y elaborar acta de evaluación y seguimiento Post contractual de la obra, de acuerdo con el formato.
Jefe de Planeación
3
Elaborar informe técnico con todas las observaciones y su respectivo registro fotográfico, el cual deberá incluir los problemas presentados y la recomendación respectiva.
Jefe de Planeación
4
De encontrar alguna falla en la que el supervisor y/o interventor no pueda determinar claramente la responsabilidad, se solicitará el concepto o estudio técnico necesario.
Jefe de Planeación
5 El informe de la visita deberá contemplar tanto las cantidades como el tiempo para efectuar las reparaciones.
Jefe de Planeación
6
De ser imputables al Contratista, el día hábil siguiente al término fijado para la inspección, la dependencia respectiva oficiará al Contratista para que realice las reparaciones.
Jefe de Planeación
7
Si dentro del término pactado el responsable de los arreglos no da inicio a los trabajos, la dependencia respectiva lo requerirá nuevamente.
Jefe de Planeación
8
Si el segundo requerimiento no es atendido por el responsable, el supervisor y/o interventor elaborará y presentará un informe a la oficina de Asesoría Jurídica con el fin que se dé inicio a la respectiva reclamación. El Informe debe contener los Análisis de Precios Unitarios y el valor aproximado de las obras en mal estado, de acuerdo a las cantidades de obra anexas a la solicitud.
Jefe de Planeación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, EVALUACIÓN Y/O EMISIÓN DE CONCEPTOS TÉCNICOS A ESTUDIOS Y PROYECTOS REALIZADOS.
CÓDIGO: DPEGOP 04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la de los estudios y diseños de los proyectos adelantados por la administración para el óptimo desarrollo de la infraestructura municipal.
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1.993
Normatividad vigente.
ALCANCE: Se efectúan seguimientos a todos los proyectos realizados por la administración y se emiten conceptos técnicos.
RIESGOS:
Que los estudios y/o proyectos no posean la información completa.
Que la administración municipal no cuente con el personal calificado para la realización y evaluación de los estudios y la emisión de conceptos
CONTROLES:
Presentar los estudios y diseños al comité técnico para su revisión.
Definir exactamente la complejidad de los estudios y diseños para determinar si los pueden realizar funcionarios de la administración o es necesario contratarlos.
INFORMES:
Informe de Conceptos Técnicos, Planos detalles constructivos con sus respectivas especificaciones.
SOPORTES Y FORMATOS:
Acta de visita y seguimiento a la obra e informe fotográfico.
Informe de la calidad de los insumos.
Cuadro de relación de contratos con fechas de recibo y periodo de vigencia de las garantías.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1
Analizar la complejidad de los estudios y diseños para determinar el funcionario que los realizará, evaluará o emitirá el concepto.
Jefe de Planeación
FIN
INICIO
Analizar la complejidad de los
estudios y diseños
Presentar ante comité técnico
Revisar el proyecto y emitir
concepto
Realizar los estudios y diseños
Remitir el trámite de aplicación o
contratación
2
Si el proyecto o estudio lo amerita, presentarlo ante el comité técnico para su evaluación y complementación.
Jefe de Planeación
3
Realizar los estudios y diseños de manera clara y detallada, con los respectivos planos, especificaciones y detalles constructivos.
Jefe de Planeación
4
Cuando se emita concepto, se debe revisar detalladamente el proyecto, con el fin de dar un criterio certero y profesional.
Jefe de Planeación
5
Una vez se tengan los estudios, diseños o conceptos técnicos, se remitirá a la dependencia respectiva para que le de el trámite pertinente de aplicación o contratación.
Jefe de Planeación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA PARA LA EJECUCIÓN DE OBRA PÚBLICA POR GESTIÓN COMUNITARIA.
CÓDIGO: DPEGOP 05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Prestar asesoría técnica y apoyo profesional y logístico a la comunidad en cuanto al desarrollo de proyectos ejecutados por ésta, con el fin de que las obras se ejecuten con calidad, efectividad y eficacia.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia Artículo 2
ALCANCE: Se presta asesoría Técnica y profesional a toda la comunidad que lo requiera para el efectivo desarrollo de las obras.
RIESGOS:
Que el proyecto no cumpla con la finalidad de solución a una necesidad comunitaria.
Que el proyecto no este contemplado dentro del Plan de Desarrollo ó no se ajuste al Plan Básico de Ordenamiento Territorial.
Falta de compromiso de algún sector de la comunidad para la ejecución de la obra.
CONTROLES:
Verificar la necesidad de la comunidad así como la alternativa seleccionada sea la más viable.
Verificar que el proyecto esté contemplado en el Plan de Desarrollo, no sea violatorio del PBOT ni de las normas ambientales vigentes.
Garantizar el compromiso de toda la comunidad involucrada en el proyecto, mediante campañas de sensibilización.
INFORMES:
Informe de seguimiento y control de ejecución a la obra
SOPORTES Y FORMATOS:
Fichas estadísticas EBI y/o BPIN.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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Especificaciones técnicas y Solicitud.
Presupuesto y cantidades de obra
ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Recepcionar las solicitudes de la comunidad y envía a Oficina de Planeación para su conocimiento y trámites pertinentes
Secretaria Despacho
FIN
INICIO
Recibir solicitudes de la comunidad y envía a Planeación
Verificar necesidades y dar
alternativas de solución
Reunir a la comunidad, escuchar propuestas y contrapropuestas
Verificar viabilidad del proyecto
Levantar acta
Brindar soporte técnico y asesoría
al personal que ejecutará el
proyecto
Realizar seguimiento a obras
Elaborar informe técnico de
seguimiento a la obra
2
Verificar que la necesidad se encuentre plenamente identificada y la alternativa de solución sea la mas adecuada y conveniente a nivel comunitario
Jefe Oficina Asesora
3
Verificar que el proyecto sea viable, según lo establecido en el Plan de Desarrollo Municipal, en el EOT y dentro de la normatividad ambiental vigente.
Jefe Oficina Asesora
4
Se debe reunir a la comunidad, escuchar sus propuestas y contrapropuestas de las partes y acordar las respectivas actividades plenas, resultados esperados por quienes intervienen y levantar un acta
Jefe Oficina Asesora
5
Dar soporte técnico y brindar asesoría al personal que ejecutará el proyecto de acuerdo a los compromisos adquiridos en la reunión.
Jefe Oficina Asesora
6 Realizar el seguimiento de las obras, con el fin de garantizar su correcta ejecución.
Jefe Oficina Asesora
7 Elaborar un informe técnico de seguimiento a la obra
Jefe Oficina Asesora
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: TOMAS DE POSESIÓN SOBRE ZONAS DE CESIÓN O APOYO TÉCNICO PARA ADQUISICIÓN DE PREDIOS
CÓDIGO: DPEGOP 07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer límites de propiedades, medir extensiones y dividirlas con el fin de que el municipio las adquiera o le sean cedidas para que la oficina jurídica levante las escrituras de dichos terrenos.
BASE LEGAL:
Constitución política de Colombia Art. 355
Ley 70 de 1979 Art.5
Ley 388 de 1997
Resolución 2555 de 1988
Ley 9 de 1989
Ley 44 de 1990
Ley 136 de 1994
ALCANCE: Inicia de oficio en las urbanizaciones que no cedieron las zonas respectivas y acorde con la normatividad urbanística o la necesidad de la compra y finaliza con Recepción y radicación del Oficio, enviado por el Técnico en contratación.
RIESGOS:
No contar con información adecuada.
Localización inadecuada de los terrenos.
No contar con el equipo necesario para las mediciones
CONTROLES:
Normas vigentes.
Diseños y planos.
Planillas y carteras.
Base catastral IGAC
Información catastral
INFORMES:
Informes solicitados por el jefe de dependencia
Informes para oficina jurídica y avalúos.
SOPORTES Y FORMATOS:
Escrituras y Certificado de tradición y libertad
Planos de los levantamientos topográficos y actas de cesión
Oficio y Acta de visita y/o citación
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Contar con más y mejores medios de transporte. La información de cada proceso debe ingresar en una base de datos con el fin de implementar un (SIG).
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Recibir y radicar Oficio, con el fin de adelantar los tramites de cesión o compra de los predios
Secretaria
FIN
Se recibe y radica oficio
para cesión o compra de
predios
Realizar la visita de acuerdo a la
necesidad
Efectuar el Levantamiento
Topográfico
Realizar estudio jurídico y físico
Realizar el calculo y dibujo
Efectuar calculo de áreas y/o
análisis urbanístico
Adelantar tramites de cesión o
compra de predios
Elaborar plano según datos
tomados
Proyectar acta de cesión
anticipada
Elaborar borrador de la minuta
Entregar plano para avalúo
2
Proyectar y realizar la visita de acuerdo a la necesidad, para de conocerla y programar su respectivo estudio (levantamiento topográfico) Entrevistarse con el propietario e identificación predial.
Jefe de Planeación
3 Hacer el estudio jurídico y físico (Escrituras, planos, certificados de tradición y libertad)
Jefe de Planeación
4 Levantamiento Topográfico: Planimétrico, altimétrico y urbanístico
Jefe de Planeación
5 Calculo y dibujo: transformar los datos tomados en terreno, de forma tradicional o digital.
Jefe de Planeación
6 Elaboración del plano de acuerdo a todos los datos tomados
Jefe de Planeación
7 Calculo de áreas y/o análisis urbanístico Jefe de Planeación
8 Entrega del Plano para Avalúo del predio a comprar o Proyección del acta de cesión anticipada
Jefe de Planeación
9 Elaboración del borrador de la minuta: Consiste en plasmar en dicha minuta los linderos detallados de cada zona a ceder
Secretario de gobierno
10 Oficio al Jurídico en contratación con el fin de adelantar los tramites de cesión o compra de los predios
Técnico de obras
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN:
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA
CÓDIGO:
DPEE
VERSIÓN: 01
SUBPROCESO:
ESTRATIFICACIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO:
El gobierno nacional, regional y local requiere de diagnósticos eficaces que les permitan clasificar de manera positiva a la población desde análisis económicos y sociales, con el objeto de determinar la posición geográfica de los grupos humanos vulnerables, deprimidos y con menores oportunidades de desarrollo con el fin de:
Facturar el cobro de servicios públicos domiciliarios que recibe cada residencia con estrato único
Materializar los criterios de solidaridad y redistribución del ingreso, contemplados en el régimen tarifario.
Aplicar (de manera opcional), la estratificación en el cobro del impuesto predial unificado. Dirigir eficientemente la inversión social y a la población que verdaderamente lo necesita
(sisben, subsidios a las familias, pago diferencial en la educación pública, etc.) Aplicar subsidios a los sectores más favorecidos de la población y recaudar las
contribuciones de los estratos superiores.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 142 de 1994
Ley 505 de 1999.
Ley 732 de 2002
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO:
Secretario de Planeación. Alcalde Municipal
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PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Municipio Cartografía,
Computadores,
Personal experiencia
Base de datos
digital de predios
con datos
catastrales y
estratificados
Física Contribuyente
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: PLAN DE GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: REVISIÓN Y AJUSTE DE LA ESTRATIFICACIÓN
CÓDIGO: DPEE 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Armonizar y ajustar la estratificación que tiene el municipio debido al incremento acelerado urbanístico o por perdida de los archivos digitales o cartográficos que conforman la estratificación adoptada.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1994
Ley 505 de 1999.
Ley 732 de 2002
ALCANCE: Las zonas Urbanas, Rurales o los centros poblados rurales.
RIESGOS:
Insuficiente toma de información.
No ser viabilizada por el DANE.
Falta de experiencia.
CONTROLES:
DANE.
Supeintendencia de Servicios Públicos
Comité permanente de estratificación municipal.
INFORMES:
De seguimiento, evaluación y ajuste para órganos de control,.
Al comité de estratificación.
Supervisión de acuerdo con la Interventoría del orden superior
SOPORTES Y FORMATOS:
Software expedido por el DANE.
Acuerdo de ajustes al presupuesto
De seguimiento, evaluación a la gestión y ajuste del POAI.
Evaluación institucional al plan.
Convocatoria, Acta.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Trabajar con el DANE. Y tener cartografía DANE, no sirve la sectorización del IGAC.
Una vez adoptada por Decreto debe llevarse a la superintendencia de Servicios Públicos
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Realizar un estudio de revisión y verificación de la estratificación, para saber si es viable la revisión
Secretario de Planeación
FIN
Se revisa la estratificación
para saber si es viable la
revisión
Convocar al comité de
estratificación
Iniciar toma de información
Realizar toma de datos internos y
externos de vivienda e identificar
metodología
Realizar estudio de zonas
Cargar variables adicionales y
cruzar la información con catastro
para calculo de la estratificación
Realizar toma d información y
cargarla en software del DANE
Cargar archivos del catastro
(Registros 1 y 2) en software
del DANE
2
Convocar al Comité de estratificación municipal, para concertar el estudio nuevo de estratificación.
Secretario de Planeación
Comité de estratificación municipal
3
Realizar la toma de datos gráficos internos y externos de viviendas, para remitir al DANE y así se defina la metodología que se debe usar.
Jefes de dependencia
4
Una vez definida la metodología, se procede a contratar o al inicio de las labores de toma de información, de la diferentes variables tendientes al calculo de la estratificación
Secretario de Planeación Secretario
de Gobierno Dirección Financiera
de Presupuesto
5
Se realiza estudio de zonas para el proceso de inventario y calificación de viviendas, se definen las zonas con viviendas homogéneas o típicas y las atípicas
Secretario de Planeación
6
Se obtienen, ajustan e implementan los archivos del catastro para los registros 1 y 2, se cargan al software del DANE
Secretario de Planeación
7
Se realiza la toma de información, obteniendo las variables necesarias y suficientes para cargarlas al software DANE
Secretario de Planeación
8
Cargue de las variables adicionales tomadas en terreno de cada uno de los predios con viviendas y cruce de la información con Catastro y ejecución del software para el calculo de la estratificación
Secretario de Planeación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: PLAN DE GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN DE ESTRATIFICACIÓN
CÓDIGO: DPEPGP 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar en las bases de datos gráficas y alfanuméricas y los archivos físicos y digitales el guarismo del estrato de una o más viviendas
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1994
Ley 505 de 1999.
Ley 732 de 2002
ALCANCE: Todas las viviendas urbanas y rurales, incluyendo los centros poblados.
RIESGOS:
Falta de experiencia. Desconocimiento en el proceso de reconocimiento predial y calificación de las construcciones. Desconocimiento de las UAF en la unidad orgánica
No tener el Software.
Falta de cartografía predial.
CONTROLES:
Comité de estratificación Municipal.
DANE
Superintendencia de Servicios Públicos.
Planeación Departamental
INFORMES:
Certificaciones.
Al Comité de estratificación.
Al DANE, a la Secretaria de Planeación Departamental
SOPORTES Y FORMATOS:
Toma de construcción.
Identificación predial
Software del DANE.
De Reclamación.
Convocatoria, Acta.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El Plan Operativo anual de Inversiones debe guardar concordancia con el Plan Plurianual de Inversiones del Plan de Desarrollo y con el Banco Municipal de Programas y Proyectos.
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ÍTEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJO GRAMA
1 Solicitud de estratificación Secretaria del
despacho Alcaldía
FIN
Se realiza la solicitud de
estratificación
Recibir solicitud de estratificación
Certificar el estrato reportado por
el archivo digital
Localizar información en el
software
Realizar visita predial
Ejecutar software para ajuste,
cargue y actualización
Legalizarla a través de licencia de
reconocimiento
¿Encuentra la
información?
SINO
Tomar datos en terreno y cargar
información en software
¿la vivienda es
urbana y nueva?
SINO
Certificar estrato calculado y
reportarlo digitalmente
2 Recepción en la secretaria de a Secretaría de Planeación
Secretario de Planeación
3 Localización en el software por número predial, cédula o identificación del predio
Secretario de Planeación
4 Si esta en el software se certifica el estrato que esta reportado por archivo digital
Secretario de Planeación
5
Si no se encuentra en los archivos digitales, se debe proceder a realizar visita predial, teniendo como base los formatos de calificación e construcción e identificación predial que arroja el software.
Secretario de Planeación
6
Se toman los datos en terreno y se realizan los cargues de información al software, de acuerdo con la mutación que sufrió el predio o la vivienda. Si la vivienda es urbana y nueva, debe procederse a legalizarse a través de una licencia de reconocimiento de construcción acorde al Decreto 564 de 2006
Secretario de Planeación
7 Se ejecuta el software para que ajuste, cargue y se actualice la nueva mutación
Secretario de Planeación
8 Se certifica el estrato calculado y reportado digitalmente.
Secretario de Planeación
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO ESTRATÉGICO
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CÓDIGO:
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: AMBIENTE
OBJETIVO DEL PROCESO: Asesoramiento en el área ambiental y ornato.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 99 de 1993
Decreto 388 de 1997
Ley 1021 (Ley general Forestal)
Decreto 2811 – Código de los Recursos Naturales.
RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS, FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: Agr. MSc. Luis Alfonso Guarín Gutiérrez
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Municipio Comunidad Alcalde
documentación Asistencia Técnica En Medio Ambiente Ornato. Asesoramiento de ordenamiento Territorial y eco ambiental
Asistencia Municipio Comunidad Alcalde
ELABORÓ Luis Alfonso Guarín Gutiérrez
REVISO
APROBÓ
CARGO: Asesor Territorial del Despacho
CARGO: CARGO:
FECHA: Junio 2 de 2009
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: AMBIENTE
PROCEDIMIENTO: ASISTENCIA TÉCNICA EN MEDIO AMBIENTE ORNATO Y ASESORAMIENTO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y ECO AMBIENTAL
CÓDIGO:
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asistencia Técnica En Medio Ambiente Ornato y Asesoramiento de ordenamiento Territorial y eco ambiental del Municipio.
BASE LEGAL:
Ley 99 de 1993
Decreto 388 de 1997
Ley 1021 (Ley general Forestal)
Decreto 2811 – Código de los Recursos Naturales.
ALCANCE: Asesoramiento en el área ambiental y ornato, y PBOT al Municipio de San Martín de los Llanos Meta
RIESGOS:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
Prestar servicios Técnicos de asesoría permanente en la alcaldía municipal, o
por vía electrónica o telefónica,
Asesor Territorial Asesoría Técnica
Recibir solicitudes
Estudiar casos
Emitir conceptos
1 Recepción de solicitudes e inquietudes.
Asesor Territorial
2 Estudio de los casos Asesor Territorial
3 Emisión de conceptos según las solicitudes e inquietudes.
Asesor Territorial
Rendir conceptos solicitados y absolver preguntas e inquietudes relacionadas
con aspectos técnicos, en las diferentes dependencias de la administración
municipal.
Asesor Territorial
Se reciben solicitudes e
inquietudes de conceptos
Analizar situación o tema
Revisar documentación
Elaborar informe
Revisar normatividad
4 Recepción de solicitudes e inquietudes y efectuar un análisis de la situación o tema
Asesor Territorial
5 Leer y revisar la documentación afín al tema
Asesor Territorial
6 Revisar normatividad afín al tema Asesor Territorial
7 Emitir los conceptos correspondientes Asesor Territorial
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Ser representante en las diferentes entidades de orden municipal,
departamental y nacional en referente a lo de su competencia
Asesor Territorial
Representar a la entidad
en diferentes eventos
Recibir solicitud al Señor
Alcalde
Consultar el lugar
Asistir al lugar
8 Recepción de solicitudes al Señor Alcalde
Asesor Territorial
9 Consultar la entidad, ciudad o lugar a desplazarse
Asesor Territorial
10 Representación física Asesor Territorial
Formar parte y participar de los comités, juntas, grupos de trabajo de la
administración municipal cuando sea invitado para emitir conceptos técnicos.
Asesor Territorial
Participación en comités
para emisión de
conceptos técnicos
Recibir solicitud
Revisar estudio de casos
o problemáticas
Emitir conceptos
11 Recepción de solicitudes
Asesor Territorial
12 Efectuar la revisión y estudio de casos o problemáticas.
Asesor Territorial
13 Emitir los conceptos correspondientes
Asesor Territorial
Elaboración del diagnóstico de intervención y/o daño ambiental, sector
urbano y rural
Asesor Territorial
Diagnóstico intervención o
daño ambiental
Recibir solicitud
Efectuar visita al lugar
Elaborar informe
Elaborar diagnóstico
11 Atención de solicitudes
Asesor Territorial
12 Efectuar las visitas a los predios y recolectar la información pertinente.
Asesor Territorial
13 Elaborar el diagnóstico Asesor Territorial
14 Elaborar los informes de campo, debidamente soportados.
Asesor Territorial
Direccionar el programa Aprovechamiento Forestal – Resolución Administrativa N° 2604 Cormacarena –
Acuerdo 010/2004
Asesor Territorial
Atender solicitudes
Efectuar visitas al lugar
Elaborar informes
de campo
Elaborar diagnóstico
Programa de
aprovechamiento forestal
15 Atención de solicitudes
Asesor Territorial
16 Efectuar las visitas a los predios y recolectar la información pertinente.
Asesor Territorial
17 Elaborar el diagnóstico
Asesor Territorial
18 Elaborar los informes de campo, debidamente soportados.
Asesor Territorial
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Estudios de procesos, procedimientos, planes y programas de la Planta de
Beneficio Animal (PBA)
Asesor Territorial Planta de beneficio animal
Observar la planta física
Realizar estudios de
diagnóstico
Realizar
seguimiento
Efectuar otros estudios
Formular PGC
Registrar ante el invima
19 Observación de la Planta física, Talento Humano y Procesos.
Asesor Territorial
20 Realización de Estudios Diagnósticos. Asesor Territorial
21 Formulación del PGC Asesor Territorial
22 Registro ante el INVIMA Asesor Territorial
23 Otros Estudios Asesor Territorial
24 Seguimiento programa INVIMA
Asesor Territorial
Colaboración en procesos, procedimientos, planes y programas de
la Plaza de Mercado
Asesor Territorial
Programas plaza de
mercado
Efectuar observaciones
directas
Estudiar condiciones
actuales
Elaborar
diagnóstico
25 Observaciones directas Asesor Territorial
26 Estudios de las condiciones actuales Asesor Territorial
27 Elaboración Diagnóstico Asesor Territorial
Estudio de la cuenta del Caño Camoa Asesor Territorial Estudio de la cuenta de
caño Camoa
Efectuar observaciones
directas
Estudiar condiciones
actuales
Elaborar
diagnóstico
28 Observaciones directas Asesor Territorial
29 Estudios de las condiciones actuales Asesor Territorial
30 Elaboración Diagnóstico Asesor Territorial
Estudio y Elaboración de Programas ambientales
Asesor Territorial Programas ambientales
Efectuar observaciones
directas
Estudiar condiciones
actuales
Revisar programas y
ejecución de metas
Elaborar el diagnóstico
Verificar cumplimiento del
PDM
31 Observaciones directas Asesor Territorial
32 Estudios de las condiciones actuales Asesor Territorial
33 Elaboración Diagnóstico Asesor Territorial
34 Velar por dar cumplimiento del PDM. En el programa ambiental
35 Revisar los programas y el nivel de ejecución de cada meta. Asesor Territorial
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
SUBPROCESO: AMBIENTE
PROCEDIMIENTO: ASISTENCIA TECNICA EN MEDIO AMBIENTE ORNATO Y ASESORAMIENTO DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL Y ECOAMBIENTAL
CÓDIGO: 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asesoramiento en el Área ambiental y Ornato
BASE LEGAL:
Ley 99/93, Decreto 388/97,
Ley 1021(ley general forestal),
decreto 2811 – Código de los Recursos Naturales
ALCANCE: Aplica a todos los eventos ambientales, Ornato y PBOT.
RIESGOS:
CONTROLES: Secretaria de Planeación que es el Supervisor del contrato
INFORMES: Al Despacho del Alcalde
SOPORTES Y FORMATOS:
Mediciones de campo
Registros fotográficos
Actas de compromisos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Determinar áreas
Caracterización arbórea
Tipificación del daño o estado actual
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
Elaboración de conceptos técnicos, procedentes de consultas del despacho con referencia a: ambiente, Ornato, PBOT, PBA y
afines
Asesor Territorial
Se elaboran conceptos
técnicos
Analizar tema
Consultar biliografía
Emitir conceptos
1 Análisis del tema o documento Asesor Territorial
2 Consulta bibliográfica y normativa Asesor Territorial
3 Emisión concepto Asesor Territorial
Revisión de Documentos, solicitudes y Proyectos relacionados con el medio ambiente,
Ornato y PBOT
Asesor Territorial
Revisión de
documentos
Recibir
Leer
Elaborar propuestas
4 Recepción Asesor Territorial
5 Lectura Asesor Territorial
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6 Elaboración respuestas Asesor Territorial
Proyección de Respuestas de solicitudes, derechos de petición y quejas
Asesor Territorial Proyección de
respuestas
Recibir
Analizar
proyectar propuestas
7 Recepción Asesor Territorial
8 Análisis de documentos Asesor Territorial
9 Proyección respuesta Asesor Territorial
Revisión Agenda Ambiental Asesor Territorial Revisión agenda
ambiental
Leer documento
Analizar
Entregar documento
Efectuar consultas
bibliográficas
Elaborar documento
10 Recepción del documento Asesor Territorial
11 Lectura del documento Asesor Territorial
12 Consultas bibliográficas Asesor Territorial
13 Elaboración físico del documento Asesor Territorial
14 Entrega Asesor Territorial
Revisión del PBOT Asesor Territorial
15 Se sigue la metodología del IGAC Asesor Territorial
Ejecución de las metas PDM Asesor Territorial Ejecución de metas
Determinar indicadores
Medir porcentaje de
ejecución
Elaborar informe
16 Determinación de indicadores temas específicos
Asesor Territorial
17 Medición del porcentaje de Ejecución Asesor Territorial
18 Elaboración Informe Asesor Territorial
Proyección respuestas a entes gubernamentales, administrativos y de control
Asesor Territorial PROYECCIÓN DE
RESPUESTAS
Recibir documentos
Leer y analizar
Elaborar respuesta
Revisar normatividad
19 Recepción de documentos Asesor Territorial
20 Lectura y análisis
Asesor Territorial
21 Revisión documentaria y normativa
Asesor Territorial
22 Elaboración respuesta
Asesor Territorial
Elaboración Programas de Ambiente Asesor Territorial Programas ambientales
Estudiar necesidad
Estudiar problemàtica
Elaborar informe
Efectuar seguimiento
Elaborar objetivos
23 Estudio de necesidad y PDM Asesor Territorial
24 Estudio de la problemática Asesor Territorial
25 Elaboración Objetivos Asesor Territorial
26 Seguimiento de la metodología IGAC Asesor Territorial
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27 Elaboración informe
Asesor Territorial
Elaboración comunicados y/u otros medios de comunicación
Asesor Territorial Elaboración de
comunicados
Determinar necesidad
Proyectar oficio
28 Determinación de la necesidad Asesor Territorial
29 Proyección del oficio Asesor Territorial
Solicitudes de colaboración o ayuda (Gestión Ambiental)
Asesor Territorial Solicita colaboración (GA)
Determinar necesidad
Revisar normatividad
Elaborar informe
Comunicar a
representantes
gubernamentales
30 Determinación de la necesidad Asesor Territorial
31 Revisión normativa Asesor Territorial
32 Comunicación con representantes gubernamentales.
Asesor Territorial
33 Elaboración informes y solicitudes
Asesor Territorial
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PROCESOS
MISIONALES
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PROCESOS DESARROLLO SOCIAL
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO MISIONAL
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
CÓDIGO: PMPDSPP
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO: Contribuir a mejorar la calidad de vida de los niños, niñas, adolescentes, jóvenes y adultos mayores a partir de políticas que tengan en cuenta programas que incidan positivamente en esta población.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
La Ley 1098 de 2006. Código de la Infancia y la Adolescencia.
La Ley 1251 de 2008. Por la cual se dictan normas tendientes a procurar la protección, promoción y defensa de los derechos de los adultos mayores.
La Ley 375 de 1997. se propone promover la formación integral de las y los jóvenes, que contribuya a su desarrollo físico, psicológico, social y espiritual.
La Ley 1145 de 2007. Por medio de la cual se organiza el Sistema Nacional de Discapacidad y se dictan otras disposiciones.
Brújula, cartilla de la Presidencia. Consejería de Programas Especiales y Corporación Día del Niño.
RECURSOS: FÍSICOS Y TALENTO HUMANO
RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretaria de Gobierno y Coordinadora de Programas Sociales.
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
- ICBF - Ministerio de la Protección Social - Gobernación del Meta - Y demás entidades involucradas
- Base de datos - Talento Humano
Ejecución de los programas y proyectos
Mejoramiento de la calidad de vida de la población
Niños, Niñas, Adolescentes, Jóvenes y Adultos Mayores.
ELABORÓ: ELIANA MARÍA VALENCIA REY
REVISO: YANETH MANTILLA BAUTISTA
APROBÓ: YANETH MANTILLA BAUTISTA
CARGO: Coordinadora Programas Sociales
CARGO: Secretaria de Gobierno - Salud
CARGO: Secretaria de Gobierno – Salud
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OFICINA DE PROGRAMAS SOCIALES
CÓDIGO: PMPDSPP01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Coordinar interadministrativamente e intersectorialmente el diseño, elaboración, presentación, ejecución, ajustes, seguimiento y evaluación del contenido programático del sector social de conformidad al Plan de Desarrollo Municipal.
Identificar los programas implementados en el municipio, bajo las directrices del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), del Ministerio de la Protección Social o demás entidades que promueven la calidad de vida de las personas; una vez identificados fortalecerlos, supervisar y retroalimentar su funcionamiento y/o gestionar ampliación de cobertura.
Coordinar con el sector de educación, deporte, cultura, Policía Nacional, representantes de los programas del ICBF, salud municipal y Departamental, actividades articuladas desde los sectores mencionados, logrando así promover y favorecer el desarrollo humano integral.
Gestionar ante los entes gubernamentales programas y proyectos que promuevan la calidad de vida.
Atender requerimientos de información de los organismos de control.
BASE LEGAL:
La Ley 1098 de 2006. Código de la Infancia y la Adolescencia.
La Ley 1251 de 2008. Por la cual se dictan normas tendientes a procurar la protección, promoción y defensa de los derechos de los adultos mayores.
La Ley 375 de 1997. se propone promover la formación integral de las y los jóvenes, que contribuya a su desarrollo físico, psicológico, social y espiritual.
La Ley 1145 de 2007. Por medio de la cual se organiza el Sistema Nacional de Discapacidad y se dictan otras disposiciones.
Brújula, cartilla de la Presidencia. Consejería de Programas Especiales y Corporación Día del Niño.
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“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
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Aportar la información sobre la identificación y selección de beneficiarios de los programas sociales.
Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del área, de conformidad con la ley vigente y las disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten.
ALCANCE: Desarrollar en un 100% las metas propuestas en el sector social del Plan de Desarrollo Municipal, conformidad a lo establecido en el Plan Indicativo Municipal.
RIESGOS:
Las directrices del Ministerio no se acomodan a las características y circunstancias reales del Municipio.
Realizar presentación de informes fuera del tiempo legalmente establecido
Destinación de recursos insuficientes.
Incumplimiento por parte de los contratistas
CONTROLES:
Supervisión e interventoría realizada por la Secretaria de Gobierno.
ICBF
Ministerio de la Protección Social
Oficina de control interno.
Organismos de control a la gestión fiscal y administrativa del Municipio
INFORMES:
Informe Concejo Municipal
Informe a la Administración Municipal.
Informe al ICBF
Informe a la Gobernación del Meta
Informe al Consejo de Gobierno
SOPORTES Y FORMATOS:
Plan de Desarrollo
Formatos estandarizados para el ingreso o retiro de beneficiarios de determinado programa, atendiendo sus directrices.
En todos los casos la ejecución de los recursos estará soportada por el municipio de conformidad al estatuto general de contratación estatal.
TIEMPO:
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Diseñar una ruta de procesos inmersos en el sector social, que discrimine la estructuración de los mismos paso a paso.
Implementar jornadas de evaluación, retroalimentación y rediseño de procesos en el sector social con un equipo intersectorial y moderado por la oficina de control interno.
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El tiempo promedio en la planeación, elaboración, aprobación, así como el desarrollo de los programas y proyectos, se ejecutan de manera gradual, según lo concertado y lo reglamentado en el plan de Acción.
El proceso de contratación será el definido por la Administración Municipal de conformidad a la normatividad vigente y se basará según la necesidad y la asignación de recurso.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
ADULTO MAYOR – Programa de Protección Social al Adulto Mayor (PPSAM)
Cordinadora Programas Sociales
Identificar beneficiarios
Asignación de cupos
por parte del
Ministerio Social
¿Es ingreso?
SI NO
Diligenciar formato
de ingreso
Diligenciar formato
de retiro
¿cupos
disminuyen?
Realizar
seguimiento
Solicitar
información a
funerarias
Identificar
novedades
1 Asignación de cupos por parte del Ministerio Social
2 Identificar beneficiarios en la base de priorización y visa domiciliaria.
3
Diligenciar el formato establecido por el PPSAM para los ingresos, con sus respectivos soportes. Si es un reemplazo diligenciar formato de retiro y su requerimiento.
4
Hacer seguimiento cuando la totalidad de los cupos disminuyen; solicitud de fallecidos a las funerarias para identificar novedades.
Programa Nacional de Alimentación del Adulto Mayor (PNAAM), en la modalidad Ración Preparada (RP)
Cordinadora Programas Sociales
Solicitar lista de beneficiarios
Asignación de cupos
¿Es ingreso?
SI NO
Diligenciar formato
de ingreso
Diligenciar formato
de retiro
Supervisar
funcionamiento
del programa
Identificar beneficiarios y
asignar códigos
FIN
5 Asignación de cupos
6 Solicitar lista de beneficiarios de los potenciales
7 Identificar beneficiarios y asignar el código, si hay ingreso o retiros diligenciar formato
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establecido por el Ministerio de la Protección Social y el ICBF.
8 Supervisar el funcionamiento del Programa
Programa Nacional de Alimentación del Adulto Mayor (PNAAM), en la modalidad Ración Para Preparar (RPP)
Cordinadora Programas Sociales
Diligenciar formato de
ingreso
Asignación de cupos
Reportar al supervisor
Entregar mercados
FIN
9 Asignación de cupos
10 Diligenciar formato de ingreso establecido por el Ministerio y el ICBF
11 Entrega de los mercados y previa firma de recibido en el formato establecido.
12 Enviar reporte al supervisor. Coordinación de actividades en la celebración de la niñez y la recreación y del adulto mayor
Cordinadora Programas Sociales
Conocimiento
lineamientos legales
Coordinar las demás
actividades
relacionadas
Ejecutar proyecto
FIN
Elaborar oficio y
convocar
13 Conocimiento previo de los lineamientos legales para la ejecución de las actividades
14
Elaboración de oficio, convocando representantes con poder de toma de decisiones, para que participen en el diseño y ejecución del proyecto de la niñez y del adulto mayor.
15 Ejecución del proyecto
16
Coordinar y/o apoyar las demás actividades direccionadas por las demás dependencias del ICBF, el Ministerio de la Protección Social, la Gobernación del Meta.
Coordinadora Programas Sociales
Contestación a los requerimientos de información solicitados por los organismos de control o por la Administración Municipal
Coordinadora Programas Sociales
INICIO
Remitir a quien la
requiere
FIN
Dar respuesta a
solicitud
Recibir solicitud
17 Recepcionar la solicitud
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18 Darle respuesta a la solicitud
19 Remitir respuesta a la entidad que solicita la información
Coordinación de diferentes actividades programadas o gestionadas ante las entidades gubernamentales
Coordinadora Programas Sociales
INICIO
Convocar a la
población
FIN
Analizar requerimiento
y dar respuesta
Recibir solicitud
21 Recepción de la solicitud por escrito o telefónicamente
22 Análisis de requerimientos y respuesta a los mismos convocando la población
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VACUNACION SIN BARRERAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO MISIONAL
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
CÓDIGO: PMPDSPP
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN -VACUNACION SIN BARRERAS
OBJETIVO DEL PROCESO: Beneficiar a la población infantil-joven-adulto del municipio.
Supervisar el manejar de la red de frío en entidades públicas y privadas con el fin de garantizar la cadena de frío para que se lleve acabo la inmunización de la población beneficiada.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
La ley 10 de 1.990 en su artículo 12 y la ley 100 de 1.993 asignan las responsabilidades a las Direcciones Locales de Salud.
Resolución 4288 de 1996 del Ministerio de Salud la cual hace referencia a: Promoción, prevención, Vigilancia en Salud Pública, Vigilancia y Control de Factores de Riesgo y conceptos del gasto.
Lineamientos en Gestión del PIC del Ministerio de Salud.
Decreto 3039 del 2007 por el cual se Adopta el Plan de Salud Publica
Ley 715 del 2001 en referencia a Promoción y Prevención y destinación de recursos.
La Ley 11220 de 2007
La Resolución Nº 425 del 11 de Febrero del 2008 por el cual se define la metodología para la elaboración , ejecución , seguimiento evaluación y control del Plan de Salud Territorial y las acciones que integran el Plan de Salud Publica de Intervenciones Colectivas(PIC)
Ley 80 de 1.993 Ley de contratación.
Circular 018 de 2004 del Ministerio de la Protección Social (vigente hasta junio 30 del 2008)
El Acuerdo 117 del Consejo de Seguridad Social en Salud del 1998
La Resolución 412 del 2000 Establece las actividades Procedimientos e Intervenciones de Actividades de Demanda Inducida de Obligatorio Cumplimiento y Adopta las Normas Técnicas y Guías de atención
Circular 001 de 2008 emitida por el Ministerio de Protección Social, establece los lineamientos para la protección y ejecución del Plan de Salud Territorial
El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO: Coordinadora PSP, Coordinadora PAI Municipal, Digitador Paisoft, Vacunadores, Entidades Privadas y Publicas.
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Comunidad
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: PROMOCION Y PREVENCIÓN VACUNACION SIN BARRERAS
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PAI
CÓDIGO: PMPDSPP 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Lograr cobertura del 95%.
Prevenir, controlar y evaluar factores de riesgo generadores de enfermedades inmunoprevenibles.
BASE LEGAL:
Resolución 4288 de 1996 del Ministerio de Salud la cual hace referencia a: Promoción, prevención, Vigilancia en Salud Pública, Vigilancia y Control de Factores de Riesgo y conceptos del gasto.
Decreto 3039 del 2007 por el cual se Adopta el Plan de Salud Publica
Ley 715 del 2001 en referencia a Promoción y Prevención y destinación de recursos.
La Resolución 412 del 2000 Establece las actividades Procedimientos e Intervenciones de Actividades de Demanda Inducida de Obligatorio Cumplimiento y Adopta las Normas Técnicas y Guías de atención
El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud
El Decreto 3039 de 2007 establece el Plan Nacional de Salud Pública, cuyo primer objetivo es mejorar la salud infantil estableciendo, como metas nacionales de salud infantil, lograr y mantener las coberturas de vacunación con todos los biológicos del Programa Ampliado de Inmunizaciones (PAI) por encima del 95%, en niños menores de 1 año (línea de base: polio mielitis, 86,8%; DPT, 86,8%; sarampión, rubéola y paperas, 89,1%, en niños de 1 año. Fuente: PAI, 2005).
En la circular externa 018 de 18 de febrero de2004, se establecen las metas nacionales propuestas en el programa de gobierno para el periodo 2002-2006 en el componente de salud pública, contemplando la reducción de enfermedades inmunoprevenibles, las prevalecientes en la infancia y la mortalidad infantil.
La Resolución 03374 de 2000 por la cual se reglamentan los datos básicos que deben reportar los prestadores de servicios de salud y las entidades aseguradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestado, obligando a todos los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud a enviar la información solicitada y normada por el Ministerio de la Protección Social, la cual obliga al uso del registro individual de prestación de servicios y a mantener actualizadas las bases de datos generados por la prestación de los servicios y a implementar los procesos informáticos a que haya lugar, garantizando la confiabilidad, seguridad y calidad de la información que debe presentar oportunamente al Ministerio de la Protección Social a través de
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los representantes en los diferentes entes territoriales.
Resolución 1896 de noviembre de 2001, mediante la cual se establece la clasificación única de procedimientos en salud, que corresponde a un ordenamiento lógico y detallado de los procedimientos e intervenciones que se realizan en Colombia, identificados por un código y descritos por una nomenclatura validada por los expertos del país, independientemente de la profesión o disciplina del sector salud que los realice, así como del ámbito de realización de los mismos. Para el PAI, establece en la lista tabular los códigos para la recuperación mediante facturación: La Resolución 1535 del 20 de noviembre de 2002 del Ministerio de Salud, considera que se hace necesario emitir un registro adecuado que les permita a padres, madres, cuidadores y trabajadores estar al tanto de la solución de la salud de los niños menores de 5 años, así como realizar el seguimiento al crecimiento y desarrollo de los mismos, resolvió adoptar el carné de salud infantil como documento único nacional.
ACUERDO 0366 DE 2007 Asignación recursos de la Subcuenta de Promoción del FOSYGA para el fortalecimiento del programa ampliado de inmunizaciones (PAI)
Promedio anual de nacimientos menores de 2500g: 58.362 (DANE)
Reducir a 24x100000 la tasa de mortalidad en <5años (30,2)
Para lo anterior se requiere:
Aplicar a todos los niños con factores de riesgo hasta de dos años (2 a 35 meses de edad) vacuna contra neumococo:
Infección por HIV,
Cardiopatía congénita,
Asplenia,
Inmunodeficiencia primaria,
Diabetes mellitus
Inmuno compromiso por Cáncer o por Insuficiencia Renal Crónica o síndrome nefrótico,
Quimioterapia inmunosupresora,
Fístulas de líquido cefalorraquídeo
Enfermedad pulmonar crónica (de más de un mes de evolución)
2. Aplicar a todos los niños que nazcan con un peso inferior a 2500 gramos vacuna contra neumococo y rotavirus.
La Resolución 002783 del 24 de agosto de 2005 por la cual se adopta el certificado de vacunación del adulto.
El anexo técnico, en su aparte 4 del tomo I, ítem 5.3 de la norma técnica para la atención al recién nacido, referente a los cuidados mediatos del neonato, se establece como responsabilidad: “Iniciar esquema de vacunación con aplicación de BCG, anti hepatitis B y anti polio. (Vacunación contra tuberculosis 99.3.1.03, administración de vacuna contra poliomielitis 99.3.5.01, vacunación contra hepatitis B 99.3.5.03)”. En seguida se recuerda la educación que debe ser ofrecida a la madre, entre otras, la inscripción del recién nacido para la valoración de su crecimiento y desarrollo e inicio del esquema de vacunación”. • En su aparte 18 del tomo II está descrita toda la norma técnica para la vacunación y garantía de calidad mediante una óptima cadena de frío, según el esquema del PAI adoptado para el país.
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ALCANCE: Aplica para atender de manera individual, las necesidades de la población infantil-joven-adulto.
RIESGOS:
El no contar con Enfermera Jefe capacitada y con experiencia en el programa, aumenta el riesgo de no cumplimiento de metas y del manejo inadecuado de la red de frio, encargada de supervisar que el programa se este manejando y prestando con calidad en IPS Privadas-Publicas y del Personal Vacunador Extramural.
Proceso de recolección de información deficiente, si no se cuenta con digitador paisoft que maneje el programa.
Realizar presentación de informes fuera del tiempo legalmente establecido, cuando no hay personal contratado.
Las directrices del Ministerio no se acomodan a las características y circunstancias reales de los Municipios, en cuanto a la BCG-MEF- OBSTETRICAS.
El personal debe ser capacitado y con experiencia en vacunación para evitar que se presenten errores programáticos.
El no contar con vehículos y combustible aumenta el riesgo que se presenten casos sospechosos de eventos inmunoprevenibles ya que los niños no se vacunan a tiempo puesto que no se llega al área dispersa.
El personal vacunador que no se actualice en los avances del programa ampliado de inmunizaciones aumenta el riesgo de presentar eventos post vacúnales y errores programáticos.
El no programar el área urbana-rural aumenta el riesgo de no tener control de las veredas y barrios pendientes por visitar dejando población descubierta.
CONTROLES:
Control y análisis a través de los comités de vacunación mensuales con participación de entes que manejen niños-jóvenes-adultos, para la observación y cumplimiento de la normatividad vigente-
Para el desarrollo del programa ampliado de inmunizaciones en las entidades privadas y publica, se debe hacer supervisión el funcionamiento de la red de frio y de esta manera garantizar la inmunización.
Evaluación estadística a través de indicadores de control y de gestión del
INFORMES:
Informe Secretaría de Salud – Programa Ampliado de Inmunizaciones
Informe a la Dirección de Salud Pública para su viabilidad
Informe a la Administración Municipal.
Informe a entes que lo requieran.
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desarrollo del programa que permita identificar el no cumplimiento de metas para la implementación de planes de mejoramiento
Dirección de Vigilancia y Control Departamento.
Dirección de Salud Pública (Programa Ampliado de Inmunizaciones Municipal).
SOPORTES Y FORMATOS:
Conocer la población a vacunar
Manejo del programa de PAISOFT
Manejo de papelería para el registro de los biológicos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Para lograr mantener coberturas útiles es indispensable que el municipio cuente con personal contratado capacitado y con experiencia los doce meses del año, de esta manera beneficiar a la población infantil, joven, adulta, cumplir con la búsqueda de casos sospechosos inmunoprevenibles y/o hacer seguimiento a eventos atribuidos a la vacunación y los mas importante garantizar la vacunación. Se sugiere que para que el municipio logre las coberturas de tétano y BCG, se debe programar acorde a la población teniendo en cuenta el cambio de esquema.
TIEMPO: El tiempo promedio para cumplir con las coberturas programadas será en los doce meses del año, fortaleciendo el programa en las jornadas de vacunación con el fin de vacunar la población que por motivos no se hayan encontrado en el domicilio en área urbana y rural, dando cumplimiento a las metas propuestas por el Ministerio de Protección Social los días programados y visitados teniendo en cuenta que la programación puede variar de acuerdo al clima, estado de vehículos, y estado de salud del personal vacunador, para la planeación, elaboración y aprobación del cronograma en área urbana - rural, así como el desarrollo de las actividades, será acorde al del año anterior teniendo en cuenta las veredas no visitadas, las menos visitadas, y en las que se haya identificad niños-jóvenes-adolescentes-adultos y se ejecutaran de manera gradual. El proceso de contratación será el definido por la Administración Municipal y se basará en las determinaciones de Salud Pública y Vigilancia y Control Departamental con base en la reglamentación del Ministerio de protección Social.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
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1
Planeación y elaboración del cronograma de actividades anual, mensual para el desarrollo del procedimiento determinando los equipos de trabajo y los barrios-veredas a visitar, verificando las áreas que no se han visitado.
Coordinador del Programa Ampliado de
Inmunizaciones Municipal
Vacunadores-Digitador Paisoft
Se planean las actividades
a desarrollar
Entregar biológicos a entidades
públicas y privadas, según su
necesidad
Solicitar biológicos al ente
Departamental
Procesar información de trabajo
diario
Elaborar cronograma de
actividades
Recolectar información,
actualizando el historial vacunal
Revisar el movimiento de
biológicos para evitar pérdidas
Mantener actualizadas las
historias de vacunación en el
programa PAISOFT
Mantener el programa abierto a la
comunidad para evitar
revacunación
1
2 Solicitud de biológicos al ente Departamental para el ente Municipal, teniendo en cuenta la población programada
Coordinador PAI
3
Entrega de biológicos a las Entidades Privada-Publicas, Supervisando las dosis aplicadas, perdidas y existencias revisadas por la Coordinadora PAI Municipal con el fin de controlar perdidas injustificadas de biológicos, entregándose según la necesidad de la Institución de 7:30 am hora en que se abre la red de frio y 3:30pm hora en que se debe guardan biológicos
Coordinadora PAI Auxiliar de Enfermaría encargado de la red de
frio Municipal Entidades Publica-
Privadas
4 Recolección permanente de información con el fin de actualizar la Historia Vacunal de las personas vacunadas y evitar la revacunación
Digitador Paisoft
5 Procesamiento de Información la población vacunada diario con el fin de identificar la calidad de información
Coordinadora PAI Municipal, Digitador
Paisoft Vacunadores
6 Revisión de movimiento de biológicos con el fin de evitar pérdidas injustificadas.
Coordinadora PAI Municipal
7 Supervisar al digitador PAISOFT, con el fin de mantener las historias vacúnales actualizadas y evitar revacunación.
Coordinadora PAI Municipal-Digitar Paisoft-
vacunadores-programa de Vacunación de las
Entidades Privadas - Publicas
8
Mantener el programa de PAISOFT con horario para contribuir con la comunidad, brindando la historia vacunal del menor en caso que se amerite para evitar revacunación
Coordinadora PAI Municipal-Digitar
Paisoft-
9
Supervisar las actividades de vacunación en entidades Publicas- Privadas y Vacunadores con el fin de garantizar la calidad del servicio prestado, orientando e identificando debilidades para evitar errores programáticos
Coordinador PAI Municipal
Entidades Publica-Privada
Vacunadores
10 Supervisar la red de frío de las Entidades Coordinador PAI
FIN
Supervisar la red de frío de las
entidades públicas y privadas
Verificar que se realice el
seguimiento a la cohorte
Realizar jornadas de vacunación
Convocar a entidades y personal
para la ejecución y desarrollo del
PAI
Determinar acciones a seguir.
Realizar seguimiento a la
población Vacunada
Determinar acciones de
mejoramiento en beneficio de la
población
Verificar cumplimiento de las
metas y efectuar planes de
mejoramiento
NO
1
Realizar talleres de actualización
al personal de salud del Municipio
Elaborar informes mensuales
Socializar actividades realizadas y
metas alcanzadas
Dar soluciones a los hallazgos
encontrados y mejorar
continuamente la red de frío
¿Hay
inconvenientes?
SI
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Privadas-Publicas, con el fin de garantizar la conservación adecuada de los biológicos hasta la aplicación del mismo, verificando temperaturas, lavado de nevera y programación preventiva y correctiva de la nevera.
Municipal, Coordinadoras P Y P de las Entidades Privadas-
Publica
11
Supervisar en las Entidades Privadas-Publica y vacunadores el seguimiento a la cohorte con el fin de garantizar a los niños menores de un año las vacunas contribuyendo a evitar los casos inmunoprevenibles por la no vacunación, beneficiando la población infantil
Coordinador PAI Municipal,
Coordinadoras P Y P de las Entidades Privadas-
Publica
12 Realizar jornadas de vacunación Nacionales y Departamentales contribuyendo a la vacunación sin barreras.
Coordinador PAI Municipal, Coordinadoras P Y P de las Entidades Privadas-
Publica
13
Convocatoria periódica de posibles Entidades y personal profesional y administrativo que intervengan en la ejecución y desarrollo del PAI, a la mejora continua
Coordinador PAI Municipio
14 Realizar talleres de actualización al personal de salud del Municipio, con el fin de fortalecer conocimiento y garantizar el servicio prestado.
Coordinador PAI Municipio
15 Realizar seguimiento a la población Vacunada con el fin de identificar eventos atribuidos a la vacunación evitando lesiones irreversibles.
Coordinador PAI Municipio-Vacunadores-
Entidades Publica-Privadas
16
Realizar informes mensuales con el fin de verificar el cumplimiento de metas y/o realizar planes de mejoramiento para cumplir con las metas asignadas.
Coordinador PAI Municipio.
17
Socializar con el Comité de Vacunación las actividades realizadas y las metas alcanzadas, solicitar sugerencia y cumplir compromisos.
Coordinador PAI Municipal
18 Determinar acciones a seguir, para el mejoramiento del programa en beneficio de la población
Coordinador PAI Integrantes del Comité-
Vacunadores
19
Dar soluciones a los hallazgos encontrados por los entes externos Supervisión de Secretaria Departamental para la mejora continua de la red de frío municipal
Alcalde Municipal Secretaria Local de Salud Coordinadora
PSP Coordinadora PAI
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PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN0- SALUD PÚBLICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO MISIONAL
PROCESO:
DESARROLLO SOCIAL CÓDIGO: PMDSPP
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN0- SALUD PUBLICA
OBJETIVO DEL PROCESO: Generar políticas y proyectos que incidan positivamente sobre los factores de orden cultural, social y ambiental que afectan la salud de la comunidad en general.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
La ley 10 de 1.990 en su artículo 12 y la ley 100 de 1.993 asignan las responsabilidades a las Direcciones Locales de Salud.
Lineamientos en Gestión del PIC del Ministerio de Salud.
Decreto 3039 del 2007 por el cual se Adopta el Plan de Salud Publica
Ley 715 del 2001 en referencia a Promoción y Prevención y destinación de recursos.
La Ley 11220 de 2007
La Resolución Nº 425 del 11 de Febrero del 2008 por el cual se define la metodología para la elaboración , ejecución , seguimiento evaluación y control del Plan de Salud Territorial y las acciones que integran el Plan de Salud Publica de Intervenciones Colectivas(PIC)
Ley 80 de 1.993 Ley de contratación.
El Acuerdo 117 del Consejo de Seguridad Social en Salud del 1998
La Resolución 412 del 2000 Establece las actividades Procedimientos e Intervenciones de Actividades de Demanda Inducida de Obligatorio Cumplimiento y Adopta las Normas Técnicas y Guías de atención
Circular 001 de 2008 emitida por el Ministerio de Protección Social, establece los lineamientos para la protección y ejecución del Plan de Salud Territorial
El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO: Auxiliar Administrativo y Coordinador PIC
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN-SALUD PUBLICA
PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PIC
CÓDIGO: PMDSPP 03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Lograr coberturas Representativas en los programas de promoción de la salud y calidad de vida y prevención de la enfermedad, en las cuatro prioridades del Municipio: salud Infantil, Salud Mental, Salud Sexual y Reproductiva y Nutrición.
Prevenir Factores de riesgo generadores de enfermedades epidemiológicas.
Fomentar las capacidades y generar en los individuos y las comunidades la posibilidad de identificar y satisfacer sus necesidades en salud, cambiar o adaptarse al medio ambiente, asumir estilos de vida que reduzcan su vulnerabilidad y desarrollar una cultura saludable.
BASE LEGAL:
Lineamientos en Gestión del PIC del Ministerio de Salud.
Decreto 3039 del 2007 por el cual se Adopta el Plan de Salud Publica
Ley 715 del 2001 en referencia a Promoción y Prevención y destinación de recursos.
La Ley 11220 de 2007
La Resolución Nº 425 del 11 de Febrero del 2008 por el cual se define la metodología para la elaboración , ejecución , seguimiento evaluación y control del Plan de Salud Territorial y las acciones que integran el Plan de Salud Publica de Intervenciones Colectivas(PIC)
Ley 80 de 1.993 Ley de contratación.
El Acuerdo 117 del Consejo de Seguridad Social en Salud del 1998
La Resolución 412 del 2000 Establece las actividades Procedimientos e Intervenciones de Actividades de Demanda Inducida de Obligatorio Cumplimiento y Adopta las Normas Técnicas y Guías de atención
Circular 001 de 2008 emitida por el Ministerio de Protección Social, establece los lineamientos para la protección y ejecución del Plan de Salud Territorial
El decreto 1011 de 2006 por medio del cual se establece el Sistema de Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención de salud del Sistema General de Seguridad Social en
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Salud
ALCANCE: Brindar estrategias de autocuidado a la comunidad por medio de acciones colectivas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad con el fin de mejorar la calidad de vida de la población del municipio de San Martín de los Llanos.
RIESGOS:
Proceso de recolección de información deficiente.
Destinación de recursos insuficiente en la medida que no es proporcional a los diferentes programas.
Las directrices del Ministerio no se acomodan a las características y circunstancias reales de los Municipios.
Demora por parte de la Secretaria de Salud en brindar directrices de algunos eventos y planes operativos a realizar durante el año.
Demora por parte del Ministerio de la Protección Social cuanto a la emisión de Lineamientos PIC.
CONTROLES:
Control y análisis a través de Veedurías en Salud y otros organismos de control para el sector (Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud Y Consejo de Gobierno ) además del control por parte de la Secretaria de salud Municipal.
Cumplimiento de la normatividad vigente para el desarrollo del programa en cada una de sus etapas y en cada instancia.
Evaluación estadística a través de indicadores de control y de gestión del desarrollo del programa que incluya el señalamiento.
Dirección de Vigilancia y Control por parte de la secretaria departamental de Salud.
INFORMES:
Informe Concejo Municipal
Informe Secretaría de Salud Del Meta Dirección de Vigilancia y Control
Informe a la Administración Municipal.
Informe a Organismos de control
Informe al CTSSS
Informe al Consejo de Gobierno
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SOPORTES Y FORMATOS:
Planes de Desarrollo
Plan de Salud Territorial
Proyecto PIC (Perfil Epidemiológico y Plan de inversión)
Certificado de disponibilidad presupuestal de los recursos de SGP.
Planes Operativos Anuales (Anexos 3 y 4).
La ejecución de los recursos estará soportada por el Municipio presentando: Copias de los convenios y/o contratos, Ordenes de servicio, Ordenes de suministro, Certificados de disponibilidad presupuestal, Informes de ejecución de las actividades.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Para la elaboración del Perfil Epidemiológico debe ser Completa brindando herramientas claras y concisas para la toma de decisiones en Salud Publica.
Para la continuidad de los procesos El auxiliar administrativo de la oficina del PIC debe comenzar a laborar a partir del mes de enero de cada año y debe ser personal de planta de la alcaldía municipal.
El personal contratado por la secretaria de salud debería comenzar a laborar a partir de febrero de cada año.
TIEMPO: El tiempo promedio en la planeación, elaboración y aprobación del PIC, así como el desarrollo de los programas y proyectos se ejecutan de manera gradual. El proceso de contratación será el definido por la Administración Municipal y se basará en las determinaciones de Salud Pública y Vigilancia y Control Departamental con base en la reglamentación del Ministerio de protección Social.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Planeación y elaboración del cronograma de actividades por fases para el desarrollo del procedimiento determinando los equipos de trabajo y la información a recolectar
Coordinador PIC
INICIO
Efectuar reunión CTSSS con
presentación de cronograma
Efectuar convocatoria para
concertar cronograma y acciones
con planeación, alcaldía y otras
dependencias
Procesar información de trabajo
diario
Planeación y elaboración
cronograma actividades
Recolectar información
Revisar, viabilizar y ajustar
proyecto de perfil y confrontar con
normatividad vigente
Determinar y definir proyectos a
desarrollar
Sustentar y viabilizar proyecto a
nivel municipal
Elaborar proyecto de perfil con
teniendo en cuenta los aspectos
correspondientes
1
2
Convocatoria a reunión para Concertación de cronograma y acciones con Secretario de Planeación, Alcalde Municipal, y otras dependencias del sector que deban participar, así como órganos de asesoría consulta y decisión. (Veedurías y Consejo de Seguridad Social en Salud Y Consejo de Gobierno)
Coordinador PIC
3
Reunión CTSSS: Llegada, fecha y hora se inicia reunión con la presentación de cronograma y se definen fechas límites, responsables y actividades a seguir.
Coordinador PIC
4 Recolección permanente de información
Auxiliar Administrativo
5 Procesamiento de Información del trabajo realizado a diario
Coordinadora PIC
6
Remisión del Proyecto de Perfil para revisión, viabilización y ajustes que se requieran y confrontación con la normatividad vigente sobre prevención y promoción al Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud y sí existieren otras instancias de control social ciudadano.
Coordinador PIC
7
Determinación y definición de proyectos a desarrollar que comprende diseño del proyecto, y evaluación cualitativa y cuantitativa del mismo teniendo en cuenta indicadores de proceso y estrategias y/o alternativas de ajuste durante la ejecución
Coordinador PIC
8
Elaboración del Proyecto el cual debe contener como mínimo los siguientes aspectos: Introducción, Perfil Epidemiológico Municipal, Análisis de problemas priorizados, Morbilidad Sentida, Objetivos, Estrategias, Metas, Proyectos, Evaluación.
Coordinador PIC
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9
Sustentación y viabilización del proyecto a nivel municipal, previa corrección de Salud Pública Departamental, para luego ser aprobado ante el Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud
Coordinador PIC
FIN
Radicar proyecto para
viabilización ante secretaría de
salud
Efectuar ajustes requeridos por La
Dirección de Salud Pública
Viabilizar proyecto a través de
coordinadores
Radicar viabilidad e iniciar
coordinación para el desarrollo
Determinar acciones a seguir.
Efectuar convocatoria y elaborar
trámite de etapa precontractual de
convenios y otras
Elaborar contratos y convenios,
desarrollar etapa de legalización
Recibir contratos y realizar actas
de iniciación
Seguir el desarrollo de los
proyectos y rendir informes
Verificar cumplimiento y efectuar
terminación de contratos. Remitir
para liquidación
Liquidar contrato ante dirección de
vigilancia y control y realizar acta
de liquidación de contratos; remitir
a salud publica
1
10 Remisión y radicación del proyecto para su viabilización ante la Secretaría de Salud de Meta
Coordinador PIC
11 Efectuar ajustes que requiera La Dirección de Salud Pública del Departamento.
Coordinador PIC
12
La Oficina de Salud Pública viabiliza el proyecto a través de los coordinadores responsables por Municipio para cada uno de los POAS y el Perfil.
Coordinador PIC
13 Determinar acciones a seguir.
Coordinador PIC
14 Elaboración de estudios previos y proceso de la etapa precontractual
Coordinador PIC
15 Tramite de oficios y gestión de la etapa precontractual en la Alcaldía Municipal.
Auxiliar administrativo y/o Coordinador PIC
16
Revisión y/o elaboración de contratos y convenios y notifica a contratistas y desarrolla la etapa de legalización de los mismos. Seguidamente se dará el procedimiento establecido para la contratación.
Asesor Jurídico y/o oficina de contratación
17
Recepción de contratos y realiza actas de iniciación en la cual intervienen el contratista y/o interventor.
Coordinador PIC
18
Inicia el seguimiento al desarrollo de los proyectos y rinde informes generales y evaluativos del programa a los organismos de control.
Coordinador PIC
19
Verificación del cumplimiento del programa y de los proyectos en general y procede a efectuar la terminación de los Convenios y contratos
Coordinador PIC
20 Procede a liquidación de contrato ante. A la vez se realiza Acta de Liquidación del convenio.
Coordinador PIC
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ADMINISTRACION SISBEN MUNICIPAL Y RÉGIMEN SUBSIDIADO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESOS DE APOYO
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
CÓDIGO: PMPDSRS
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: ADMINISTRACION SISBEN MUNICIPAL Y RÉGIMEN SUBSIDIADO
OBJETIVO DEL PROCESO: El SISBEN, constituye un Mecanismo focalizador para el gasto social.
El SISBEN, tiene relevancia constitucional en tanto contribuye, de manera fundamental, a la efectividad de los derechos económicos, sociales y culturales consagrados en la constitución
Mantener actualizada la información para determinar los parámetros de focalización.
Realizar inversión social especialmente mediante la asignación de subsidios
Políticas sobre el sistema de clasificación socioeconómica SISBEN
La denominada ficha de clasificación socioeconómica, es privada para cada individuo y tiene un carácter reservado y por lo tanto no podrá darse a conocer al público, o a las entidades u organismos oficiales, solo podrá mostrarse resúmenes numéricos y estadísticas de su control
Depurar la base de datos del SISBEN y régimen subsidiado, atorgando los beneficios a la población más vulnerable.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política Art. 151, 288, 356,
357
Ley 100 de 1.993.
Acuerdo 23 diciembre de 1.995
Ley 715 de 2002
Acuerdos 77 y 225 del CNSSS
Acuerdo 244 de 2003
Decreto 2357 de 1.995
CONPES Social 040 de 1997
Ley 715 de 1994 Art. 94
Ley 1176 de 2001 Art. 24
Acuerdos 28 y 30 de 1.996.
Resolución 03997 de 1996.
Acuerdo 049 de 1.996.
Resolución 2390 del Min. Salud.
Acuerdo 225 de 2002
Acuerdo 247 de 2003
Decreto 050 de 2002
Decreto 163 de 2004
Acuerdos 262 y 267 de 2004
Resolución 0812 de 2007
CONPES 117
Decreto 4816 de 2.008
RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: TECNICO AREA SALUD
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
-DNP -Ministerio de la Protección Social -CONPES Social
Papelería, medios magnéticos, recursos tecnológicos y físicos
Certificaciones Certificaciones Comunidad
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACION SISBEN
PROCEDIMIENTO: INCLUSION, RETIRO Y ACTUALIZACION SISBEN
CÓDIGO: PMPDSRS01
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer un mecanismo técnico, objetivo, equitativo y uniforme de selección de beneficiarios del gasto social para ser usado por el Gobierno Nacional, Departamental y Municipal.
Permitir la elaboración de diagnósticos socioeconómicos precisos de la población pobre para apoyar los planes de desarrollo social y el diseño y la elaboración de programas y proyectos concretos, orientados a sectores de menores recursos.
Facilitar la clasificación de los postulantes a programas sociales de manera rápida, objetiva, uniforme y equitativa.
Actualizar base de datos como son: documentos, fechas, nombres, apellidos, nacimientos, retiros por cambio Municipio, fallecimientos etc.
BASE LEGAL:
Constitución Política
Ley 100 de 1.993.
Ley 715 de 2001
Acuerdo 77 de 1977
Ley 1176 de 2.007 Art. 94
Decreto 4816 de 2008
CONPES social 117 de 2.008
Artículo 10 de la Resolución 2390 de 1998
Acuerdo 244 de 2003.
ALCANCE: Focalizar la población potencial beneficiaria de programas sociales. Actualización y depuración base de datos del SISBEN. Asignar los subsidios a la población a la objeto.
RIESGOS:
Inadecuada aplicación de la encuesta del SISBEN, lo cual ocasionará una selección de beneficiarios poco confiable.
Que la información suministrada , por parte del cabeza de familia y/o informante calificado no sea confiable
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Mala clasificación dada por el Sistema, teniendo en cuenta las variables establecidas en la ficha de clasificación Socioeconómica
Ausencia del informante calificado al momento de realizar la encuesta en el lugar de residencia.
Virus en la Red.
Reclamaciones inexistentes.
Desactualización de la base de datos del SISBEN.
Listados con duplicidad de datos entre Municipios, inconsistencias en tener personas fallecidas, etc.
CONTROLES:
Control y participación del Comité Técnico del SISBEN.
Depuración de las base del SISBEN Municipal vs. Base de Datos avalada por el Departamento Nacional de Planeación
BASE Actualización del Censo Socioeconómico Municipal de manera oportuna.
Control y análisis a través de veedurías en Salud y otros organismos de control para el sector, además del control por parte del Administrador del SISBEN.
Observación y cumplimiento de la normatividad vigente para el desarrollo del proceso en cada una de sus etapas y en cada una de sus instancias.
INFORMES:
Secretaria Departamental de Salud - Dirección de Aseguramiento
Planeación Nacional y Departamental
Superintendencia Nacional de Salud
Los necesarios para que los Entes de control y del Gestión soliciten en sus diferentes proyectos.
SOPORTES Y FORMATOS:
Solicitud de Ingreso a la B.D. SISBEN
Constancias de desafiliación SISBEN, Régimen Subsidiado y/o Régimen Contributivo del anterior sitio de residencia.
Ficha de clasificación socioeconómica.
Solicitud de retiro por cambio de residencia.
Retiro por fallecimiento soportado por el certificado de defunción.
Solicitud suspensión del SISBEN y/o Régimen subsidiado por afiliación al Régimen Contributivo.
Ficha de Imagen expedida por el área de Sistemas de Información en la cual se encuentra contenida la información necesaria para realizar la base de datos.
Solicitud de actualización de Datos (Documentos de identidad, nombres, nacimientos, etc.).
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Certificado de identificación como beneficiario del SISBEN.
Copia de la Base de Datos.
Actas del Comité técnico SISBEN.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Es conveniente tener actualizada la base de datos SISBEN a fin de entregar subsidios a las personas que realmente estén en el Municipio, sean población vulnerable y que tengan sus datos correctos y a la vez es fuente de consulta para actualizar otras bases de Datos como la del Régimen Subsidiado, Familias en Acción, Adulto Mayor e.t.c.
La información debe ser confrontada con la situación real del usuario
Realizar jornadas de trabajo relacionadas con actualización y verificación de información de manera periódica, como mínimo una cada año.
TIEMPO El tiempo para el desarrollo de los procedimientos de la oficina del son continuos y de permanente ejecución. Para el ingreso y/o retiro de beneficiarios, una vez reunidos los requisitos exigidos, se procederá de inmediato y en el Régimen Subsidiado se ejecutará teniendo en cuenta el reporte de novedades mensuales.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
La persona interesada se acerca a la oficina, con el fin de solicitar el ingreso - retiro o actualización datos de SISBEN, presentando dicha solicitud por escrito”.
Técnico Área salud
FIN
Revisar y atender solicitud,
verificando soportes
Verificar en el sistema que la
persona no esté afiliada en otro
Municipio.
Entregar recibido y programar
visita
Realizar el proceso
inmediatamente en la bases de
datos.
El interesado solicita por
escrito el ingreso, retiro o
actualización
¿Es un ingreso?
SI
NO
Realizar la visita y diligenciar ficha
de Clasificación Socioeconómica
Ingresar al sistema la
información de la ficha
¿Debe registrar
novedades de inclusión
o retiro?
SI
NO
2
Se revisa y atiende dicha solicitud con sus respectivos soportes. (certificación del Presidente JAC, , fotocopia documentos identidad, certificación desafiliación municipio origen o certificación desafiliación EPS)
Técnico Área salud
3 Se revisa en la página www.sisben.gov que estas personas no se encuentren afiliadas en otro Municipio.
Técnico Área salud
4
Se hace entrega el recibí del oficio y se procede a desplazar a la encuestadora a realizar la respectiva visita. Cuando es inclusión y cuando es retiro se realiza el proceso de manera inmediata de la bases de datos.
Técnico área de salud
5
Previamente identificada la vivienda, se diligencia la Ficha de Clasificación Socioeconómica, que contiene 62 preguntas que permiten conocer y medir los niveles de pobreza. Las preguntas corresponden a variables precisas, distribuidas en dos grupos, así: uno que permite la localización, identificación y registro de antecedentes sociodemográficos y el otro que permite la construcción de un indicador resumen de calidad de vida. Se deben llenar la cara A y la cara B.
Encuestador
6
Digita en el sistema la información contenida en la ficha de clasificación Socioeconómica que se diligenció en la visita.
Técnico Área salud
7
Se procede a imprimir el certificado de clasificación de nivel socioeconómico y se entrega al beneficiario a fin de adquiera los beneficios que la ley le concede, los cuales deberá diligenciar en las oficinas correspondientes.
Técnico área de salud
8
Cuando se requiera registrar novedades de ingreso o de retiro del sistema, se efectúa el proceso de verificación y confrontación de información con situación real del usuario. Igualmente se ejecuta el procedimiento antes señalado.
Técnico área de salud
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACION SISBEN MUNICIPAL Y RÉGIMEN SUBSIDIADO
PROCEDIMIENTO: NOVEDADES INCLUSION, RETIRO- REGIMEN SUBSIDIADO
CÓDIGO: PMPDSRS02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Recepcionar las novedades reportadas por las E.P.S’.S. con el fin de actualizar la base de datos.
Mantener depurada la Base de Datos del Régimen Subsidiado, con el fin de evitar cancelar UPC de fallecidos y afiliados a otro Régimen y afiliar en estos cupos a los recién nacidos.
Reportar las inconsistencias corregidas (nombre, documentos de identidad) al consorcio Fiduciario FIDUFOSYGA con el fin que sean avalados por este ente.
BASE LEGAL:
Constitución Política
Ley 100 de 1.993.
Acuerdo 23 diciembre de 1.995
Ley 715 de 2001
Acuerdos 77 y 225 del CNSSS
Acuerdo 244 de 2003
Decreto 2357 de 1.995
Acuerdos 28 y 30 de 1.996.
Resolución 03997 de 1996.
Acuerdo 049 de 1.996.
Resolución 2390 del Min. Salud.
Acuerdo 225 de 2002
Acuerdo 247 de 2003
Decreto 050 de 2002
Decreto 163 de 2004
Acuerdos 262 y 267 de 2004
Resolución 0812 de 2007
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ALCANCE:
Afiliar a toda la población que no se encuentre registrada en ningún Régimen de Seguridad Social en Salud y que como requisito indispensable este en la Base de Datos SISBEN nivel 1 y 2; mediante ampliaciones de cobertura y liberación de cupos por pérdida de la calidad de beneficiario del Régimen Subsidiado.
Tener una Base de Datos actualizada, depurada y libre de inconsistencias reportada por el FIDUFOSYGA.
RIESGOS:
Que la información suministrada por la EPS’S a través del formato de novedad no tenga los documentos soportes como: Registro Civil, Acta de Defunción, Etc.
Que el reporte de novedad no se realice en forma rápida y oportuna.
Alteración en los soportes físicos de la carnetización, con respecto a la firma de recibido de los carné por parte de los beneficiarios y no se radique en la Alcaldía Municipal en las fechas establecidas.
Cancelar recursos a personas que perdieron la calidad de beneficiario del Régimen Subsidiado
Dejar por fuera del Sistema a los recién nacidos, que por Ley son las primeras personas a incluir en el Régimen Subsidiado, cuando sus padres están en la Base de Datos.
Incumplimiento en las acciones que deben realizar las EPS, con respecto a las obligaciones establecidas en la Minuta del Contrato.
Listas con duplicidad en la información o inconsistencias como personas fallecidas, traslados del Municipio no registradas y multiafiliaciones entre EPS Contributivas y Subsidiadas.
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CONTROLES:
Seguimiento, control y evaluación a las EPS’S.
Actualización del Censo Socioeconómico Municipal de manera oportuna.
Observación y cumplimiento de la normatividad vigente para el desarrollo del proceso en cada una de sus etapas y en cada una de sus instancias.
Procesos óptimos de selección de EPS’S mediante actos Públicos.
Evaluación estadística a través de indicadores de control y de gestión del desarrollo del proceso.
Participación de la Asociación de
Usuarios de las EPS’S.
INFORMES:
Ministerio de la Protección Social
Secretaria Departamental de Salud - Dirección de Aseguramiento
Superintendencia Nacional de Salud
Los necesarios para que los Entes de control y del Gestión soliciten en sus diferentes proyectos..
FOSYGA
FIDUFOSYGA
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de Reporte de Novedades
Base de datos
Copia de formulario de Afiliación a la EPS’S
Formato de entrega y recibido de los carnés por parte de los beneficiarios.
Carnés.
Estructura Base de datos Según Resolución 812
Solicitud suspensión del SISBEN y/o Régimen subsidiado por afiliación al Régimen Contributivo.
Medios magnéticos de las novedades
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Los informes de reporte de novedades deberán incluir indicadores de gestión y evaluación.
Las novedades presentadas se tendrán en cuenta para los pagos Bimensuales y al momento de la liquidación final del contrato.
Para la contratación con las EPS es importante tener el concepto previo de la Superintendencia salud acerca de la autorización de las mismas para ejecutar el régimen subsidiado.
Es importante preliquidar bimensualmente para evitar confusiones al término del Contrato.
Realizar una Interventoría seria y con seguimiento permanente, firma que sea avalada por la Secretaria de Salud
Determinar que los carnetizados sean los de la base de datos
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TIEMPO
Una vez recibida las novedades se procede a incorporarlas en la Base de Datos del Régimen Subsidiado.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Recepción mensual del reporte de novedades que deben presentar las EPS’S, sobre los siguientes factores: Carnetización, Egresos, Ingresos, actualización de datos (Documentos de identidad y nombres)
Técnico Área salud
FIN
Verificar carnetización de afiliados
Ingresar información a
la base de datos
Afiliar a personas priorizadas en
reemplazo de las que salen
Entregar informe mensual en
archivo plano de carnetizados
efectivos y novedades reportadas
Se recibe mensualmente
el reporte de novedades
¿Hay recién
nacidos?
NO
SI
¿Hay egreso de
afiliados?
SI
NO
Enviar reporte de novedades
depuradas a FIDUFOSYGA
2 Verificación de la carnetización de nuevos afiliados o de afiliados de continuidad.
Técnico Área salud
3
Ingreso de los recién nacidos, a la Base de Datos del Régimen Subsidiado previo diligenciamiento de la novedad reportada por la EPS’s
Técnico Área salud
4
Afiliación de personas priorizadas como reemplazo de los casos de perdida de calidad de beneficiario del Régimen Subsidiado en el Municipio (Multiafiliación con otras EPS, fallecimiento, retiros voluntarios por cambio de Municipio mediante actos Públicos),
Técnico área de salud
5
Egresos de afiliados; los egresos se suceden por muerte del afiliado, por perder la calidad de afiliados, por múltiples afiliaciones en la misma ARS, en diferente ARS y/o en régimen Contributivo.
Técnico área de salud
6
Entrega mensual en archivo plano de carnetizados efectivos y novedades reportadas en el periodo tanto a la Dirección Departamental de Aseguramiento como a las respectivas EPS’S
Técnico Área salud
7 Reporte de las novedades depuradas al Consorcio FIDUFOSYGA
Interventor
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACION SISBEN MUNICIPAL Y RÉGIMEN SUBSIDIADO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACION REGIMEN SUBSIDIADO
CÓDIGO: PMPDSRS03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar los contratos de Aseguramiento de la población afiliada al Sistema General de Seguridad Social en Salud afiliada al Régimen Subsidiado.
Priorizar a la población pobre y vulnerable para beneficiarlos de los diferentes programas sociales y afiliarlos al Sistema de Seguridad Social en Salud como beneficiarios del Régimen Subsidiado
Dar cumplimiento al clausulado de los contratos de Aseguramiento
BASE LEGAL:
Esta contemplado en la Constitución Nacional de 1.991.
Ley 100 de 1.993.
Acuerdo 23 diciembre de 1.995
Ley 715 de 2002
Acuerdo 77 del CNSSS
Acuerdo 244 de 2003
Acuerdo 225 del CNSSS
Decreto 2357 de 1.995
Acuerdo 28 marzo de 1.996.
Acuerdo 30 marzo de 1.996.
Resolución 0812 de 2007
Resolución número 03997 del 30 de octubre de 1996.
Acuerdo 049 de 1.996.
Resolución 2390 del Ministerio de Salud.
Acuerdo 225 de 2002
Acuerdo 247 de 2003
Decreto 050 de 2002
Decreto 163 de 2004
Acuerdo 262 de 2004
Acuerdo 267 de 2004
Acuerdo 272 de 2004
Resolución 4694 de 2004
ALCANCE:
Continuación de contratos con las Empresas Prestadoras de Salud Subsidiado.
Afiliar a todas las personas que no se encuentran relacionadas en bases de Datos de otras.
RIESGOS:
Falta de especificación de las obligación de las partes contratantes en la descripción de las cláusulas del contrato del Régimen Subsidiado.
Inconsistencias en la aplicación de las normas vigentes.
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
CONTROLES:
Observación y cumplimiento de la normatividad vigente para el desarrollo del proceso en cada una de sus etapas y en cada una de sus instancias.
Procesos óptimos de selección de EPS´S y beneficiarios.
Interventoría.
Aplicación de las Cláusulas del Contrato.
INFORMES:
Ministerio de la Protección Social
Secretaria Departamental de Salud - Dirección de Aseguramiento
Superintendencia Nacional de Salud
Las solicitadas por las entidades de Control
Informes de seguimiento según la Interventoría
SOPORTES Y FORMATOS:
Minuta del contrato remitida por el Ministerio de la Protección Social a los Municipios.
Disponibilidad Presupuestal
Registro Presupuestal
Informes de Interventoría TIEMPO La ejecución de los contratos del Régimen Subsidiado es de un año o según lo establecido por el Consejo de Seguridad Social en Salud.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Para la contratación con las ARS es importante tener el concepto previo de la Superintendencia salud acerca de la autorización de las mismas para ejecutar el régimen subsidiado.
Es importante preliquidar bimensualmente para evitar confusiones al término del Contrato.
Realizar una Interventoría seria y con seguimiento permanente.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Planeación, organización y definición de Acciones. Consulta para continuidad de contratos con EPS’S. Elaboración, ajuste o modificación de contratos. Contratos de continuidad. Se garantiza la continuidad de los afiliados, según los cupos y las fuentes de financiación asignados en los acuerdos del CNSSS, (Rentas Cedidas, Recursos Propios, SGP)
Interventor del contrato
Ajustar o modificar contratos
Registrar y avalar traslados
Actualizar base de datos de
afiliados
Planeación, organización
y definición de Acciones
Realizar los correspondientes
reemplazos cuando se liberen
cupos
1
2 Revisar y avalar los traslados que se hayan presentado en el período.
Técnico área salud
3
Actualizar la base de datos de afiliados del periodo de contratación mediante los reportes de novedades que presentan las ARS (nacimientos, personas fallecidas, cambio de domicilio, traslado al régimen contributivo, dobles afiliaciones etc.)
Técnico área salud/
Interventor
4
Cuando se liberan cupos se realizan los reemplazos correspondientes según normatividad vigente, teniendo en cuenta Nivel 1 y 2 para subsidio total y Nivel 3 para subsidio parcial en el siguiente orden: Recién Nacidos; Beneficiarios priorizados; manteniendo los núcleos familiares.
Técnico área salud/ Interventor.
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Demás prioridades a la luz de la normatividad
5
Contratos de AMPLIACIÓN DE COBERTURA. Determinar los recursos territoriales por fuentes de financiación, que garanticen la ampliación. (Rentas Cedidas, Recursos Propios, SGP.)
Interventor
FIN
Determinar recursos
territoriales
Verificar autorización y aprobación
de las EPS
SI
1
¿Contratos de
ampliación de
cobertura?
NO
Suministrar base de datos a la
EPS
Elaborar y publicar en cartelera
listado de priorizados
Realizar convocatorias de actos
públicos
Realizar el proceso de afiliación
Realizar el aval de los formularios
Revisar base de datos que
entrega la EPS
Tramitar certificados de
disponibilidad para cada contrato
Verificar cumplimiento de
requisitos por parte de las EPS
Diligenciar revisión y,legalización
de contratos
Firmar contratos con las ARS
6
Constatar que las EPS’S con la que se van a contratar estén autorizadas por la Superintendencia Nacional de Salud y que estén inscritas en el Municipio y no superen su capacidad de afiliación.
Interventor.
7 Listado de priorizados de acuerdo a normatividad vigente, publicado en ligares visibles para la comunidad.
Técnico área salud.
8 Suministrar a las EPS’S la base de datos de los priorizados para los Actos Públicos.
Técnico área salud.
9 Realizar las convocatorias de Actos Públicos para la libre elección de EPS’S.
Técnico área salud
10
Se realiza el proceso de afiliación controlando que las EPS’S garanticen la libre elección y que la afiliación se realice utilizando el formulario que contenga los datos exigidos por el Ministerio de Protección Social y la Superintendencia Nacional de Salud.
Técnico área salud.
11 Realizar el aval de los formularios, en el espacio exclusivo para uso del Municipio.
Técnico área salud.
12 Revisión de las bases de datos que entregan las EPS’S.
Técnico área salud.
13
Tramitar para cada contrato, certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro presupuestal y Base de Datos de Afiliados de cada contrato.
Interventor
14
Verificar que la EPS’S cumpla con lo siguiente: a) Que cuente con una red de servicios que disponga: - Los niveles de atención contempladas en el POS-S. -Capacidad de atención en relación con el número de afiliados. -Condiciones de acceso favorables (oportunidad, accesibilidad, geografía, etc.) -Declaración de requisitos mínimos esenciales. Plan anual de Promoción y prevención con su respectiva red. La Póliza de Reaseguro de enfermedades de alto costo. La Póliza de Garantía y Cumplimiento del Contrato.
Interventor
15 Diligenciamiento, revisión y legalización de contratos.
Interventor.
16 Proceder a la firma de los contratos con la ARS Alcalde
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACION SISBEN MUNICIPAL Y RÉGIMEN SUBSIDIADO
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE CONTRATOS
CÓDIGO: PMPDSRS04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Realizar la liquidación de contratos por vigencia vencida para el correcto manejo de los recursos destinados al sector Salud.
Saber exactamente los recursos no ejecutados en el desarrollo del contrato.
BASE LEGAL:
Constitución Política
Ley 100 de 1.993.
Acuerdo 23 de 1995
Acuerdo 244 de 2003
Decreto 2357 de 1.995
Acuerdos 28 y 30 de 1.996.
Resolución 03997 de 1996.
Acuerdo 049 de 1.996.
Acuerdo 247 de 2003
ALCANCE:
Realizar una correcta liquidación de los contratos de Administración de recursos del Régimen Subsidiado de acuerdo a las novedades presentadas y la carnetización radicada en la Oficina.
Tener una Base de Datos actualizada, depurada y libre de inconsistencias reportada por el FIDUFOSYGA.
RIESGOS:
Bajo control del proceso de ejecución del contrato
Ausencia de requerimientos para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales por parte de las EPS’s.
Detectar a tiempo inconsistencia en las base de datos vs. reportes FIDUFOSYGA.
Dificultad en el momento de la liquidación final del contrato.
Carente procesos de depuración de las bases de datos.
CONTROLES:
Observación y cumplimiento de la normatividad vigente para el desarrollo del proceso en cada una de sus etapas y en cada una de sus instancias.
Procesos óptimos de selección de EPS’S mediante actos Públicos y beneficiarios
Evaluación estadística a través de
INFORMES:
Ministerio de la Protección Social
Secretaria Departamental de Salud - Dirección de Aseguramiento
Superintendencia Nacional de Salud
Contraloría Nacional.
Contraloría Departamental
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indicadores de control y de gestión del desarrollo del proceso que incluya el señalamiento de los riesgos y cuellos de botella y remisión de estos informes a los organismos Nacionales y Departamentales de Salud.
Procuraduría.
Informes de seguimiento de la Interventoría
SOPORTES Y FORMATOS:
Guía de formatos de liquidación de contratos emitidas por el Ministerio de la Protección Social.
Bases de Datos.
Acta de liquidación de contratos con cada EPS’S.
Soportes de Preliquidación.
Minuta del contrato
Disponibilidad Presupuestal
Registro Presupuestal
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Para la liquidación de estos contratos es importante tener un informe de los pagos bimensuales realizados, actividades de p y p ejecutadas, reporte de las novedades y carnetización.
Liquidar estos contratos dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del mismo.
TIEMPO La liquidación de los contratos debe hacerse dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del contrato.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Al terminar el tiempo de contrato se debe determinar contrato matriz, número de adiciones realizadas, tipo de recursos y pagos efectuados.
Interventor
Determinar especificaciones y
observaciones del contrato
Verificar número de afiliados y
novedades reportadas por cada
contrato
Tener en cuenta ajustes por año
Se termina el tiempo de
contrato
Realizar conciliación de saldos a
favor y en contra
1
Identificar los saldos provenientes
de la liquidación de contratos
1
2
Se verifica el número de afiliados carnetizados, ingresos, egresos reportados en las novedades por cada uno de los contratos.
Interventor Técnico área salud
3 Tener en cuenta el valor de la UPC-S vigente y causadas (tener en cuenta los ajustes de un año a otro)
Interventor
4
Conciliación de saldos a favor o en contra y reembolso por captación de los mismos. Pagar los saldos que resulten a favor de la EPS’S o reclamar los valores girados en exceso.
Interventor
5
Identificar los saldos provenientes de la liquidación de contratos, según los porcentajes de participación de cada fuente.
Interventor-tesorero
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6
Consignar los saldos del FOSYGA a la subcuenta de la solidaridad, del fondo de solidaridad y garantía; las otras fuentes conservaran su misma destinación y los excedentes permanecerán en los fondos de salud.
Tesorero-interventor
FIN
Consignar los saldos del
FOSYGA
Enviar una relación de la
liquidación de contratos al
Ministerio de Protección Social o
la Secretaría de Salud del
Departamento.
SI
1
¿Contratos no se
liquidan en e
tiempo?
NO
Realizar liquidación unilateral
según Ley 80.
Elaborar acta de liquidación,
según saldos a favor o en contra
del Municipio
Anexar acta de liquidación a
cada contrato con soportes
1
7
Elaborar el acta de liquidación según los saldos a favor o en contra de Municipio y los valores a reintegrar según las fuentes de financiación correspondientes.
Interventor – alcalde municipal
8 Archivar el acta de liquidación anexa a cada contrato con los soportes correspondientes.
Técnico área salud
9
Enviar un resumen o una relación de la liquidación de contratos al Ministerio de Protección Social o a la Dirección de Aseguramiento de la Secretaría de Salud del Departamento.
Técnico área salud
10
Si los contratos no se liquidan a los cuatro meses de la terminación del periodo, procederá a la liquidación unilateral según Ley 80.
Interventor
11
Al terminar el tiempo de contrato se debe determinar contrato matriz, número de adiciones realizadas, tipo de recursos y pagos efectuados.
Interventor
12
Se verifica el número de afiliados carnetizados, ingresos, egresos reportados en las novedades por cada uno de los contratos.
Interventor
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FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL CÓDIGO: PMPDSV
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA
OBJETIVO DEL PROCESO: Mejorar la Calidad de Vida del Pueblo Sanmartinense, con una Vivienda Digna.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Art. 51 CPC, Ley 812 de 2003 Art. 96 Ley 9ª del 1989, Ley 3ª de 1991 Art. 36 Ley 388 de 1997, Res. 610 de 2004, Ley 136 de 1994, DECRETO 975 DE 2004, Acuerdo No. 013 de Julio de 2008 y todas las concordantes en materia de vivienda VIP Y VIS
RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS, FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: Coordinador de Vivienda, Secretario De Planeación, Alcalde Municipal.
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Municipio Comunidad
Documentación Proyecto Formulado
Proyecto Viabilizado
Comunidad Beneficiada
ELABORÓ: Coordinador de Vivienda
REVISO: Secretario de Planeación Municipal
APROBÓ: Señor. ALCALDE
CARGO: Técnico Administrativo, Coordinador de Vivienda de Interés Social
CARGO: Jefe de Despacho Secretaría de Planeación Municipal
CARGO: Alcalde Municipal
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA
PROCEDIMIENTO: PROYECTOS MEJORAMIENTO DE VIVIENDA URBANA
CÓDIGO: PMPDSV01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mejorar la calidad de las viviendas de los habitantes del Municipio de San Martín
BASE LEGAL:
Art. 51 CPC, Ley 812 de 2003.
Art. 96 Ley 9ª del 1989
Ley 3ª de 1991 Art. 36
Ley 388 de 1997, Res. 610 de 2004
Ley 136 de 1994
Decreto 975 de 2004
Decreto 975 de 2004
Acuerdos Municipales y todas las concordantes en materia de vivienda VIP Y VIS
ALCANCE: Población Sisbén 1 y 2 Municipio de San Martin de los Llanos Meta
RIESGOS:
Recursos insuficientes para Cofinanciación,
No Obtención de Elegibilidad de FINDETER
Cierre de Convocatorias Entidad otorgante del Subsidio.
CONTROLES: Rendición de Cuentas Comunidad, Vigilancia Instancias Superiores y disponibilidad de recursos
INFORMES: A Secretaría de Planeación, Alcalde Municipal, Comunidad y Entidades de Control.
SOPORTES Y FORMATOS:
Guía de Formulación y Presentación de Proyectos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Solicitar asistencia y acompañamiento del Ministerio de Vivienda y/o Entidades con experiencia en el ramo, (mediante Convenios de Asociación, cuando no se cuente con recursos para la formulación del Proyecto).
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Efectuar un diagnóstico de la situación de vivienda para los habitantes del municipio de San Martín, evaluando la situación actual.
Oficina de Vivienda
Buscar en el SICE los CUPS y
solicitar plan de compras
Concejo emite concepto con las
facultades
Formular el Proyecto y enviar
copia con soportes a alcalde y
concejo
Analizar censos de población y
determinar cuantas viviendas
necesitan mejoramiento
Disponer de la logística y elaborar
estudio de conveniencia y solicitar
disponibilidad presupuestal
Abrir convocatoria pública de
postulación e indicar requisitos
Se efectúa un diagnóstico
de la situación actual de
vivienda
Elaborar borrador del proyecto de
mejoramiento y remitir a
planeación, jurídica y contratación
SI
NO
Recibir la información de la
comunidad y clasificarla por
sectores
Concejo debate el proyecto
¿Aprueba el
proyecto?
1
1
2
Analizar los censos de población, verificar según las estadísticas del DANE, con las estadísticas del Estudio, cuantas viviendas necesitan Mejoramiento, determinar el déficit de Mejoramiento de Vivienda para el Municipio.
Oficina de Vivienda
3
Disponer de la logística, tiempo y recursos si el Ejecutivo autoriza, elaborar el estudio de conveniencia y solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación
Oficina de Vivienda
4
Buscar en el SICE los CUBS con los respectivos precios indicativos y solicitar a Almacén el Plan de Compras.
Oficina de Vivienda
5
Remitir el borrador del preproyecto de Mejoramiento a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.
Oficina de Vivienda
6
Formular el proyecto; enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.
Secretaría de Planeación
7
El concejo debate el proyecto y determina su aprobación. Emite concepto (Faculta al Ejecutivo para asignar Subsidios en Dinero o en Especie y Celebrar Convenios si es el caso)
Concejo Municipal
8
Abrir convocatoria pública de Postulación por todos los medios de comunicación local, indicando los requisitos según las normas concordantes para mejoramiento de vivienda.
Oficina de Vivienda
9
Recibir la información (Solicitudes de Mejoramiento) y clasificarla por sectores, o barrios, verificando el cumplimiento del lleno de los requisitos establecidos y generar un listado.
Oficina de Vivienda
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10
Efectuar la selección, preclasificación y enviarlo al Ministerio de vivienda, quien efectúa el Cruce respectivo y aprueba la Postulación de las Familias.
Oficina de Vivienda
FIN
Seleccionar y preclasificar; y
enviar al Ministerio de Vivienda
Recibir del Min, Vivienda el listado
oficial de posibles postulantes
Programar visitas a posibles
postulantes
1
Efectuar las visitas a posibles
postulantes y generar los soportes
de las mismas
¿Es viable la
mejora?SI
Elaborar planos y presupuestos
de obra
NO
Presentar proyecto a FINDETER
para que sea elegible
Inscribir el Proyecto en la bolsa de
esfuerzo territorial para subsidios
Recibir Resolución de aprobación
de los Recursos del Gobierno
Nacional y entidades aportantes
Presentar proyecto a FINDETER
para que sea elegible
1
11 Se recibe del Ministerio de Vivienda el listado Oficial de posibles Postulantes y se publica en carteleras.
Oficina de Vivienda
12
Programar y efectuar las visitas a los posibles postulantes. Generar los soportes de las visitas (tomar fotos de la Vivienda: Fachada, Estructura de muros y techo, baños, cocina y tanque), para Determinar si en efecto existe la necesidad.
Oficina de Vivienda
13
En caso de ser viable la mejora de vivienda, se dibujan los planos, se elabora el presupuesto de obra para cada una, teniendo en cuenta los Precios Oficiales para el Municipio, el valor del Subsidio y se determina el valor oficial del Proyecto
Oficina de Vivienda
14 Presentar el Proyecto a FINDETER para obtener la elegibilidad del mismo.
Alcalde Municipal
15
Inscribir el Proyecto en la bolsa de esfuerzo territorial (MINVIVIENDA), para los Subsidios, (Habiendo obtenido la Elegibilidad)
Alcalde Municipal
16
Con la Resolución de aprobación de los Recursos del Gobierno Nacional y demás entidades aportantes (Dpto., Municipio,) se Inicia la Contratación de las Obras (si el Oferente es el Municipio o quien lo represente )
Oficina de Vivienda
17
Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos.
Interventoría
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA
PROCEDIMIENTO: PROYECTOS DECONSTRUCCION DE VIVIENDA NUEVA
CÓDIGO: PMPDSV02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Construcción de Vivienda de Interés Social
BASE LEGAL:
Art. 51 CPC, Ley 812 de 2003.
Art. 96 Ley 9ª del 1989.
Ley 3ª de 1991 Art. 36
Ley 388 de 1997,
Res. 610 de 2004,
Ley 136 de 1994,
DECRETO 975 DE 2004,
Resolución 610 y 975 de MINVIVIENDA,
Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y todas las concordantes en materia de vivienda VIP Y VIS.
ALCANCE: Población Nivel 1 y 2 SISBEN
RIESGOS:
Recursos insuficientes para Cofinanciación,
No Obtención de Elegibilidad de Findeter,
Cierre de Convocatorias Entidad otorgante del Subsidio,
Falta de Recursos para Obras de Urbanismo y Legalización del Predio a Urbanizar
CONTROLES: SUPERVISIONES E INTERVENTORIAS DEL MUNICIPIO
INFORMES: A Secretaría de Planeación, Alcalde Municipal, Comunidad, Entidades de Control Y Entidades Aportantes de Subsidios.
SOPORTES Y FORMATOS:
Guía de Formulación y Presentación de Proyectos
Entidades del orden Nacional y Territorial para el Cruce de los Postulantes al Subsidio.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Disponer del Terreno y las Obras de urbanismo, Asignar recursos en cada vigencia para Cofinanciación de los estudios de Formulación y Presentación del Proyecto, Acompañamiento del Ministerio de vivienda.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Efectuar un diagnóstico de la situación de vivienda para los habitantes del municipio de San Martín, evaluando la situación actual.
Oficina de Vivienda
Buscar en el SICE los CUPS y
solicitar plan de compras
Concejo emite concepto con las
facultades
Formular el Proyecto y enviar
copia con soportes de viabilidad a
alcalde y concejo
Analizar censos de población y
determinar déficit de vivienda
nueva
Disponer de la logística y elaborar
estudio de conveniencia y solicitar
disponibilidad presupuestal
Determinar el cierre financiero de
proyecto y garantizar obras de
infraestructura
Se efectúa un diagnóstico
de la situación actual de
vivienda
Elaborar borrador del proyecto de
vivienda nueva y remitir a
planeación, jurídica y contratación
SINO
Presentar proyecto a FINDETER
para obtener elegibilidad
Concejo debate el proyecto
¿Aprueba el
proyecto?
1
1
2
Analizar los censos de población, verificar según las estadísticas del DANE, con las estadísticas del Estudio, cuantas viviendas se necesitan, determinar el déficit de Vivienda Nueva para el Municipio.
Oficina de Vivienda
3
Disponer de la logística, tiempo y recursos (Lote de terreno Urbanizado o disponibilidad presupuestal para ejecutar el Urbanismo) si el Ejecutivo autoriza, elaborar el Estudio de Conveniencia y solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación.
Oficina de Vivienda
4
Buscar en el SICE los CUBS con los respectivos precios indicativos y solicitar a Almacén el Plan de Compras.(si el Municipio es el Oferente o contratante)
Oficina de Vivienda
5
Remitir el borrador del preproyecto a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.
Oficina de Vivienda
6
Formular el proyecto; (-Si el Oferente es el Municipio-, incluye Levantamiento Topográfico del Terreno, Planos de las Viviendas, de Redes de Acueducto y Alcantarillado, de Energía, Vías, Andenes y Sardineles, todos con sus respectivos Presupuestos y Descripción del Proyecto. Disponibilidad de Servicios Públicos (Energía, Acueducto y Alcantarillado), Enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.
Secretarías de Planeación y Obras
Públicas (Si el Oferente es el
Municipio)
7
El concejo debate el proyecto y determina Facultar al Ejecutivo para asignar Subsidios en Dinero o en Especie y Celebrar Convenios si es el caso.
Concejo Municipal
8
Determinar el Cierre Financiero del Proyecto y garantizar las Obras de Urbanismo.
Alcalde Municipal (Oferente del Proyecto)
9 Presentar el Proyecto a FINDETER para obtener la ELEGIBILIDAD del mismo.
Alcalde Municipal (Oferente del Proyecto)
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10
Abrir convocatoria pública de Postulación por todos los medios de comunicación local, indicando los requisitos según las normas concordantes para vivienda de Interés Prioritaria. (VIP)
Oficina de Vivienda Abrir convocatoria pública de
postulación e indicar requisitos
Recibir la información de la
comunidad y clasificarla por
sectores
Seleccionar y preclasificar; y
enviar al Ministerio de Vivienda
1
Recibir del Min, Vivienda el listado
oficial de posibles postulantes
Anexar listado al proyecto de
familias aptas
Inscribir el Proyecto en la bolsa de
esfuerzo territorial para
asignación de recursos
Recibir Resolución de aprobación
de los Recursos del Gobierno
Nacional y entidades aportantes
Iniciar contratación y ejecución de
obras
Finalizada la obra, realizar la
Escrituración y Registro a las
Familias beneficiarias
Verificar que se de el uso
adecuado al subsidio o recursos
1
11
Recibir la información (Solicitudes de Vivienda) y clasificarla, verificando el cumplimiento del lleno de los requisitos establecidos y generar un listado.
Oficina de Vivienda
12
Efectuar la selección, preclasificación y enviarlo al Ministerio de vivienda, quien efectúa el Cruce respectivo y aprueba la Postulación de las Familias.
Oficina de Vivienda
13 Se recibe del Ministerio de Vivienda el listado Oficial de posibles Postulantes y se publica en carteleras.
Oficina de Vivienda
14 Se adhiere al Proyecto el Listado de Familias aptas para Postularse
15
Inscribir el Proyecto en la BOLSA DE ESFUERZO TERRITORIAL (MINVIVIENDA), para la asignación de Recursos. (Subsidios)
Alcalde Municipal
16
Con la Resolución de aprobación de los Recursos del Gobierno Nacional y demás entidades aportantes (DPTO, MUNICIPIO,) se Inicia la Contratación de las Obras (si el Oferente es el Municipio o quien lo represente )
Oficina de Contratación Alcalde Municipal
17
Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos. (interventoría por parte del Municipio y Entidades aportantes de Subsidios)
Secretaría de
Planeación, Vivienda y Obras
18
Terminadas las Viviendas en su totalidad, adelantar trámite de Escrituración y Registro a las Familias beneficiarias del Subsidio
Alcaldía Municipal (Oferente del Proyecto)
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA
PROCEDIMIENTO: PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN EN SITIO PROPIO
CÓDIGO: PMPDSV3
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: CONSTRUIR LOTES URBANIZADOS Y COPAR EL PERIMETRO URBANO
BASE LEGAL: Normas generales sobre el Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Urbana, en especial Ley 3ª de 1991, Decreto 975 de 2004, y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
ALCANCE: Población nivel 1 y 2 del SISBEN que son Propietarios de un Lote y que por falta de recursos no han podido construir su vivienda. Y Empleados o trabajadores afiliados a CCF que tengan los fondos constituidos para ello (Gestión a través de las CCF).
RIESGOS: Que no haya título de propiedad del lote, Falta de Recursos para Obras de Urbanismo, que las familias no tengan ahorro programado (10% del valor de la obra)
CONTROLES: SUPERVISIONES E INTERVENTORIAS DEL MUNICIPIO
INFORMES:
A Secretaría de Planeación Municipal
Al Alcalde y Entidades de Control
SOPORTES Y FORMATOS:
Guía de Formulación y Presentación de Proyectos
Entidades del orden Nacional y Territorial para el Cruce de los Postulantes al Subsidio.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Presentar por separado los Proyectos para Empleados y población informal del SISBEN, pues el primero se tramita con las CCF y el segundo a través del Ministerio. Se pueden realizar Convenios con Entidades con experiencia en Construcción de VIP y VIS. Cuando no existen los recursos para Formulación y Presentación de Proyectos.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN:
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Efectuar un diagnóstico de la situación de vivienda para los habitantes del municipio de San Martín, evaluando la situación actual.
Oficina de Vivienda
Solicitar Disponibilidad
Presupuestal, registro del Banco
de Proyectos, Certificación de
Planeación, Plan de Compras
Concejo emite concepto con las
facultades
Formular el Proyecto y enviar
copia con soportes de viabilidad a
alcalde y concejo
Analizar censos de población y
determinar déficit de construcción
en sitio propio
Recibir la información de la
comunidad y clasificarla por
sectores
Disponer de la logística, tiempo y
recursos
Se efectúa un diagnóstico
de la situación actual de
vivienda
Elaborar borrador del proyecto de
y remitir a planeación, jurídica y
contratación
SINO
Abrir convocatoria pública de
postulación e indicar requisitos
Concejo debate el proyecto
¿Aprueba el
proyecto?
1
1
elaborar estudio de conveniencia
y solicitar disponibilidad
presupuestal
Filtrar la información según el
cumplimiento de requisitos
Clasificar y seleccionar
postulantes al subsidio; generar
listado
2
Analizar los censos de población, verificar según las estadísticas del DANE, con las estadísticas del Estudio, cuantos Lotes Urbanizados hay y determinar el déficit de Construcción en Sitio Propio para el Municipio.
Oficina de Vivienda
3 Teniendo en cuenta el proyecto (construcción en Sitio Propio), elaborar el estudio de conveniencia.
Oficina de Vivienda
4
Solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación, Plan de Compras (si el Oferente es el Municipio)
Oficina de Vivienda
5 Remitir el borrador del preproyecto a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.
Oficina de Vivienda
6 Formular el proyecto; enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.
Secretaría de Planeación y Obras
7
El concejo debate el proyecto y determina su aprobación. Emite concepto (Faculta al Ejecutivo para asignar Subsidios en Dinero o en Especie y Celebrar Convenios si es el caso)
Concejo Municipal
8
Disponer de la logística, tiempo y recursos (Profesionales de las áreas Ingeniería y Arquitectura para Elaborar y Presupuestar el Proyecto, si el Ejecutivo autoriza,
Alcalde Municipal
9 Abrir convocatoria pública indicando los requerimientos, según los requisitos exigidos por el Ministerio y las CCF.
Oficina de Vivienda
10 Recibir la información (Solicitudes de inscripción al Programa) y clasificarla por sectores, o barrios.
Oficina de Vivienda
11
Filtrar la información según el cumplimiento de los requisitos establecidos (Lote Urbanizado, con Título Inscrito en la Oficina de Registro a favor de uno de los Postulantes, Impuesto Predial) en las normas concordantes con VIP y VIS
Oficina de Vivienda
12 Efectuar la selección y clasificación para determinar quienes clasifican y se pueden postular al Subsidio. Generar un listado
Oficina de Vivienda
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13
Realizar el cruce respectivo de los preseleccionados, con el Ministerio de vivienda, y las Cajas de Compensación Familiar (CCF)
Oficina de Vivienda Realizar cruce de
preseleccionados con los entes
competentes
Recibir del Min, Vivienda el listado
oficial de posibles postulantes
Seleccionar y preclasificar; y
enviar al Ministerio de Vivienda
1
Programar visitas a posibles
postulantes
Efectuar las visitas a postulantes
aprobados y generar los soportes
de las mismas
Determinar el cierre financiero del
proyecto y garantizar obras
Presentar proyecto a FINDETER
para obtener elegibilidad
Inscribir el Proyecto en la bolsa de
esfuerzo territorial para gestión
de recursos
FIN
Verificar que se de el uso
adecuado al subsidio o recursos
1
¿Ejecutivo
aprueba?SI
Elaborar y presupuestar el
proyecto
Iniciar contratación de obras con
la ( Resolución de aprobación de
los Recursos del Gobierno
Nacional y entidades aportantes)
14
Se recibe del Ministerio de Vivienda y las CCF el listado de posibles Postulantes, se publica en carteleras el listado Oficial, informando demás documentos faltantes y que este exija.
Oficina de Vivienda
15 Programar visitas a los postulantes aprobados por el Ministerio de Vivienda y las CCF.
Oficina de Vivienda
16 Efectuar las visitas a los postulantes aprobados, Generar los soportes de las visitas (evidencias fotográficas, etc.
Oficina de Vivienda
17 Elaborar y Presupuestar el Proyecto, (por separado Empleados e Informales) si el Ejecutivo autoriza,
Secretaría de Planeación y Obras
18 Determinar el Cierre Financiero del Proyecto y garantizar las Obras de Urbanismo.
Beneficiario del Subsidio
Oferente del Proyecto
19 Presentar el Proyecto a FINDETER y las CCF, para obtener la ELEGIBILIDAD del mismo respectivamente.
Alcalde Municipal (Oferente del Proyecto)
20
Inscribir el Proyecto en La Bolsa De Esfuerzo Territorial (MINVIVIENDA y las CCF), para la Gestión de los Recursos. (Subsidios)
Alcalde Municipal
21
Con la Resolución de aprobación de los Recursos del Gobierno Nacional y demás entidades aportantes (DPTO, MUNICIPIO,) se Inicia la Contratación de las Obras (si el Oferente es el Municipio o quien lo represente )
Oficina de Contratación
Alcalde Municipal
22
Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos. (interventoría por parte del Municipio y Entidades aportantes de Subsidios)
Secretaría de
Planeación, Vivienda y Obras
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO SOCIAL
SUBPROCESO: FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROYECTOS - VIVIENDA
PROCEDIMIENTO: PROYECTOS MEJORAMIENTO DE VIVIENDA RURAL
CÓDIGO: PMPDSV04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: MEJORAR LA CALIDAD DE LAS VIVIENDAS RURALES
BASE LEGAL: Normas generales sobre el Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social Rural, en especial Decreto 973 y 2675 de 2005, y demás normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
ALCANCE: Población SISBÉN 1 y 2 Municipio de San Martín de los Llanos
RIESGOS: Recursos insuficientes para Cofinanciación, Cierre de Convocatorias Entidad otorgante del Subsidio.
CONTROLES: Rendición de Cuentas Comunidad, Vigilancia Instancias Superiores y disponibilidad de recursos.
INFORMES: A Secretaría de Planeación, Alcalde Municipal, Comunidad y Entidades de Control.
SOPORTES Y FORMATOS:
Guía de Formulación y Presentación de Proyectos
Banco Agrario de Colombia
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Solicitar asistencia y acompañamiento del Ministerio de Vivienda y/o Entidades con experiencia en el ramo, (mediante Convenios de Asociación, cuando no se cuente con recursos para la formulación del Proyecto).
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Efectuar un diagnóstico de la situación de vivienda para el Sector Rural del municipio de San Martín.
Oficina de Vivienda
Buscar en el SICE los CUPS y
solicitar plan de compras
Concejo emite concepto con las
facultades
Formular el Proyecto y enviar
copia con soportes a alcalde y
concejo
Analizar censos de población y
determinar cuantas viviendas
necesitan mejoramiento
Disponer de la logística y elaborar
estudio de conveniencia y solicitar
disponibilidad presupuestal
Abrir convocatoria pública de
postulación e indicar requisitos
Elaborar borrador del proyecto de
mejoramiento y remitir a
planeación, jurídica y contratación
SINO
Recibir la información de la
comunidad y clasificarla por
veredas
Seleccionar y preclasificar; y
enviar al Ministerio de Vivienda
Concejo debate el proyecto
¿Aprueba el
proyecto?
1
1
Se efectúa un diagnóstico
de la situación actual de
vivienda Rural
2
Analizar los censos del DANE, con las estadísticas del Estudio, analizar cuantas viviendas necesitan Mejoramiento, Priorizar, determinar el déficit de Mejoramiento de Vivienda Rural para el Municipio.
Oficina de Vivienda
4
Disponer de la logística, tiempo y recursos si el Ejecutivo autoriza, elaborar el estudio de conveniencia y solicitar la Disponibilidad Presupuestal, registro del Banco de Proyectos, Certificación de Planeación
Oficina de Vivienda
5
Remitir el borrador del preproyecto, a Secretaría de Planeación, Asesoría Jurídica y Contratación para su estudio y aprobación.
Oficina de Vivienda
6 Formular el proyecto; enviar copia del mismo al alcalde y Concejo, con los respectivos soportes de viabilidad.
Secretaría de Planeación
7
El concejo debate el proyecto y determina su aprobación. Emite concepto (Faculta al Ejecutivo para asignar Subsidios en Dinero o en Especie y Celebrar Convenios si es el caso)
Concejo Municipal
8
Abrir convocatoria pública de Postulación por todos los medios de comunicación local, indicando los requisitos según las normas concordantes para mejoramiento de vivienda Rural.
Oficina de Vivienda
9
Recibir la información (Solicitudes de Mejoramiento) y clasificarla por sectores, o Veredas, verificando el cumplimiento del lleno de los requisitos establecidos y generar un listado.
Oficina de Vivienda
10
Efectuar la selección, preclasificación y enviarlo al Ministerio de vivienda, quien efectúa el Cruce respectivo y aprueba la Postulación de las Familias.
Oficina de Vivienda
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11 Se recibe del Ministerio de Vivienda el listado Oficial de posibles Postulantes y se publica en carteleras.
Oficina de Vivienda
FIN
Recibir del Min, Vivienda el listado
oficial de posibles postulantes
Programar visitas a posibles
postulantes
1
Efectuar las visitas a posibles
postulantes y generar los soportes
de las mismas
¿Es viable la
mejora?SI
Elaborar planos y presupuestos
de obra
NO
Presentar proyecto al Banco
Agrario para obtener elegibilidad
Inscribir el Proyecto en programa
de vivienda rural del Banco
Agrario
Recibir Resolución de aprobación
de los Recursos del Gobierno
Nacional y entidades aportantes
Realizar seguimiento y control al
uso adecuado de los subsidios
1
12
Programar y efectuar las visitas a los posibles postulantes. Generar los soportes de las visitas (tomar fotos de la Vivienda: Fachada, Estructura de muros y techo, baños, cocina y tanque), para Determinar si en efecto existe la necesidad.
Oficina de Vivienda
13
En caso de ser viable la mejora de vivienda, se dibujan los planos, se elabora el presupuesto de obra para cada una, teniendo en cuenta los Precios Oficiales para el Municipio, el valor del Subsidio y se determina el valor oficial del Proyecto
Oficina de Vivienda
14 Presentar el Proyecto al Banco Agrario para obtener la ELEGIBILIDAD del mismo.
Alcalde Municipal
15
Inscribir el Proyecto en el Programa de Vivienda Rural del Banco Agrario, para los Subsidios, (Habiendo obtenido la Elegibilidad)
Alcalde Municipal
16
Con la Resolución de aprobación de los Recursos del Gobierno Nacional y demás entidades aportantes (DPTO, MUNICIPIO,) se Inicia la Contratación de las Obras (si el Oferente es el Municipio o quien lo represente )
Oficina de Vivienda
17
Seguimiento y control del uso que se dé a los subsidios o el uso adecuado de recursos. (interventoría )
Oficina de Vivienda
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PROCESOS COMISARÍA DE FAMILIA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO MISIONAL
PROCESO: COMISARÍA DE FAMILIA CÓDIGO: PMCF
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO: Velar, proteger y garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes y la familia en general.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución Política De Colombia De 1991
Ley 23 De 1991
Ley 446 De 1998
Ley 640 De 2001
Ley 1098 De 2006
Decreto 4840 de 2007
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLES DEL PROCESO:
COMISARIA DE FAMILIA, TRABAJADORA SOCIAL, PSICOLOGO, AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Protección a los menores maltratados
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO:
CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMISARIA DE FAMILIA
SUBPROCESO: TRAMITE DE QUEJAS E INFORMES EN GENERAL
PROCEDIMIENTO: QUEJAS E INFORMES EN GENERAL
CÓDIGO: PMCF01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Dar trámite a las quejas interpuestas por la ciudadanía del Municipio de San Martín de los llanos en cuanto a la existencia de vulneración, inobservancia o amenaza de derechos de los niños, niñas y adolescentes NNA
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia de 1991
ley 23 de 1991
ley 446 de 1998
ley 640 de 2001
ley 1098 de 2006
decreto 4840 de 2007
ALCANCE Inicia con la recepción de los documentos y finaliza con la radicación en el libro radicador.
RIESGOS:
CONTROLES
El comisario de familia controla los documentos que se reciben
Analizado el documento, el Comisario Inmediatamente determinada la existencia de vulneración, inobservancia o amenaza de derechos de los niños, niñas y adolescentes NNA
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
T-36
Libro radicador
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Recepcionar documentos: los documentos se reciben por el Auxiliar Administrativo, se registra en el formato único diseñado para queja y se solicitan requisitos para apertura de historia.
Auxiliar Administrativo
Se reciben los
documentos
FIN
Realizar el registro final
Analizar documento
Tramitar queja o informe
2
Tramitar queja o informe Analizar el documento por el equipo interdisciplinario y auxiliar administrativo para determinar si el hecho (os) a que se refieren son conductas que vulneran, amenazan e inobservan los derechos de los niños, niñas y adolescentes (NNA). Y la competencia profesional.
Comisaria De Familia Trabajador Social
Psicologo
3
Análisis de documento: Analizado el documento se elaboran los respectivos autos de investigación administrativa de restablecimiento de derechos o remisión por competencia y otras alternativas que pueden ser absteniéndose de iniciar cualquier actuación, proyectar oficios solicitando información complementaria.
Comisario De Familia
4 Registro final en T-36 y libro radicador de historias socio-familiares.
Técnico Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMISARIA DE FAMILIA
SUBPROCESO: CONCILIACIONES
PROCEDIMIENTO: CONCILIACION EN GENERAL
CÓDIGO: PMCF02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Procurar en derecho, la celebración de acuerdos de voluntad, facilitando el acercamiento de las partes en conflicto, para dar solución a asuntos conciliables en materia familiar.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia de 1991
ley 23 de 1991
ley 446 de 1998
ley 640 de 2001
ley 1098 de 2006
decreto 4840 de 2007
ALCANCE: inicia con la audiencia y finaliza con la expedición una copia de la audiencia para el citante y otra para el citado.
RIESGOS:
No haber comunicado la citación en debida forma.
CONTROLES
Repetir las instrucciones para la entrega de la boleta y expedir nueva boleta de citación
INFORMES:
La conciliación debe ser solicitada por las partes. En las áreas del derecho de familia establecidas en la norma.
Asistencia a audiencia
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos de historia de atención
Boleta de citación
Acta de conciliación
Constancia de no acuerdo
Copias de el expediente
Libro de conciliaciones
Libro de constancias de no acuerdo
DOCUMENTACION ASOCIADA
Documentos de apertura de historia.
Boleta de citación.
Libro de citaciones
Libro radicador
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
El comisario de familia controla los documentos que se reciben
Analizado el documento, el Comisario Inmediatamente determinada la existencia de vulneración, inobservancia o amenaza de derechos de los niños, niñas y adolescentes NNA
La conciliación debe ser solicitada por las partes.
En las áreas del derecho de familia establecidas en la norma.
TERMINOS Y DEFINICIONES Conciliación en derecho: mecanismo a través del cual dos o más personas gestionan por si mismas sus diferencias por medio de un tercero neutral y calificado denominado conciliador.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Pasados 3 días hábiles a la audiencias presentan las partes o una de las partes a la audiencia? Si actividad 3, no actividad 2.
Comisario de familia
Solicitante presenta la
queja
FIN
Radicar información en libros
y expedir copias (1) para el
citado, (1) para comisaría
Expedir constancia de
inasistencia
¿partes se
presentan?
NO
NO
SI
SI
¿solicita nueva
audiencia?
Librar segunda
citación a audiencia
Expedir constancia
1
1
¿Hay acuerdo?
NO
SI
Elaborar acta de conciliación
¿Hay acuerdo parcial?
Elaborar acta de conciliación
relacionando aspectos no
conciliados
Elaborar constancia de no
conciliación y orientar a las
partes
Registrar en libro radicador de
historia y archivar
2
Pasados tres (3) días sin que las partes presentaran escusa de su inasistencia se expide la respectiva constancia de la ley 640 de 2001.
Comisario de familia
3
Si solo asiste una de las partes se podrá librar a solicitud de esta, segunda citación de audiencia, previa verificación que el citado fuese debidamente comunicado. En caso de que no solicite se expedirá la constancia de la ley 640 de 2001 pasado los 3 días de que trata la norma.
Comisario de familia
4 Se han comunicado en debida forma: si actividad 6, ver criterio de verificación No.01.
Comisario de familia y Auxiliar Administrativo
5
Si el citado y el citante asisten a la audiencia y hay acuerdo elaborar acta de conciliación y se registra en el libro de conciliaciones.
Comisario de familia y Auxiliar Administrativo
6
Si el citado y el citante asisten a la audiencia y hay acuerdo parcial, elaborar acta de conciliación relacionando los aspectos a los que llegaron a acuerdo y constancia de no acuerdo relacionando los aspectos no conciliados, se registra en el libro de conciliaciones y libro de no acuerdo.
Comisario de familia con respaldo del equipo psicosocial.
7
Si el citado y el citante asisten a la audiencia y no hay acuerdo, elaborar constancia de no conciliación y dar la orientación pertinente a las partes, se registra en el libro de no acuerdo.
Comisario de familia con respaldo del equipo psicosocial.
8 Radicar en libros, expedir una copia para el citante y otra para el citado.
Comisario de familia y equipo psicosocial.
9 Copia informal del acta para archivo de la comisaría.
Auxiliar administrativo
10 Registrar en el libro radicador de historia y archivar las diligencias.
Auxiliar administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMISARIA DE FAMILIA
SUBPROCESO: CONCILIACIONES
PROCEDIMIENTO: FIJACION
CUOTA DE ALIMENTOS CÓDIGO: PMCF03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Las partes a común acuerdo lleguen a conciliación con el fin de garantizar derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia de 1991
Decreto 2737 de 1989, código del menor.
Ley 1098 de 2006
Ley 640 de 2001
ALCANCE: Inicia con la audiencia
RIESGOS:
No elaborar el acta
Que una o las partes no estén de acuerdo con la cuota alimentaria
CONTROLES
Remitir informe autoridad competente
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de historia de atención
Acta firmada
Constancia de atención.
T-36
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: CONDICIONES GENERALES Se da lectura las partes del artículo 24 de la ley 1098 de 2006 de derecho a alimentos para que las partes tengan conocimiento de la importancia y de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.
TERMINOS Y DEFINICIONES Derecho a los alimentos: los niños, las niñas y los adolescentes tienen derecho a los alimentos y demás medios para su desarrollo físico, psicológico, espiritual, moral, cultural y social, de acuerdo con la capacidad económica del alimentante. Se entiende por alimentos todo lo que es indispensable para el sustento, habitación, vestido, asistencia médica, recreación, educación o instrucción, y en general todo lo que es necesario para el desarrollo integral de los niños las niñas y los adolescentes. Los alimentos comprenden la obligación de proporcionar a la madre los gastos de embarazo y parto SIGLAS NNNA: Niños, niñas y adolescentes.
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TE36: Formato de registro historias de atención
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Una vez presentada la queja por el solicitante ante la Comisaría de Familia, siempre que se conozca la dirección del obligado a suministrar alimentos el Comisario fija fecha y cita a audiencia de conciliación.
Auxiliar administrativo Comisario de familia
Solicitante presenta la
queja
FIN
Firmar acta por quienes
intervinieron
Fijar cita y fecha a audiencia
de conciliación
NOSI
¿obligado asiste a
la audiencia?
¿Hay acuerdo?
NO
SI
Elaborar acta con monto de
cuota alimentaria (3)copias
Registrar en libro radicador de
historia y archivar
Remitir informe al juez
Fijar cuota provisional de
alimentos
SI
¿solicitan
enviar informe
al juez?
2
Cuando habiendo sido debidamente citado a la audiencia el obligado no haya concurrido, o habiendo concurrido no se haya logrado la conciliación, fijara el Comisario de Familia fijara cuota provisional de alimentos, pero solo se remitirá informe al juez si alguna de las partes lo solicita dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
Comisario de familia
3
Cuando se logre conciliación se elaborara acta en la que se indica el monto de la cuota alimentaria, lugar y forma de cumplimiento, la persona a quien debe hacerse el pago y demás aspectos que se estimen necesarios para asegurar el cumplimiento de la obligación alimentaria. De el acta se extenderán original y tres (3) copias destinadas así: Original quedara archivada en la historia socio familiar del NNA Dos (2) copias una para cada una de las partes Tercera copia para carpeta de actas de conciliación de la Comisaría de Familia
Comisario de familia
Auxiliar administrativo
4
El acta se firmara por quienes intervinieron en ella, en caso que el obligado a suministrar alimentos se niegue a firmarla se dejara nota en la misma y se solicita firma de un testigo que puede ser un funcionario de la comisaría de familia.
Comisario de familia
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMISARIA DE FAMILIA
SUBPROCESO: CONCILIACIONES
PROCEDIMIENTO: CONFLICTO FAMILIAR
CÓDIGO: PMCF04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Desarrollar acciones preventivas, orientadoras y correctivas o modificación de conductas que propendan por una sana convivencia familiar en el municipio de San Martín de los llanos.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991.
Código nacional de policía.
Ley 1098 de 2006.
ALCANCE: Inicia con la audiencia
RIESGOS:
No elaborar el acta
CONTROLES
Elaborar constancia de atención con la justificación.
En caso de agresiones volver a citar a las partes para una nueva audiencia
INFORMES Y REGISTRO:
Acta firmada
Constancia de atención.
T-36
SOPORTES Y FORMATOS:
REGISTROS Y FORMATOS
Historia de atención
TE36
Libro de citas
Boleta de citación
Acta de audiencia
Oficio remisorio a otra institución
DOCUMENTACION ASOCIADA
CONDICIONES GENERALES
En situaciones de conflicto en donde asisten más de tres personas, fuera del profesional que orienta la atención, deben destinarse como mínimo 2 horas para el desarrollo de la audiencia.
Generalmente para la atención a parejas se requieren como mínimo 45 minutos.
La resolución de los conflictos debe darse por parte de la ciudadanía consultante ya que el profesional que atiende sirve de guía, elemento orientador, de análisis o agente mediador que promueve la resolución del conflicto.
El profesional que orienta la atención debe aplicar los principios de objetividad, imparcialidad, transparencia, probidad y aquellos pertinentes a su profesión.
TERMINOS Y DEFINICIONES Conflicto familiar: situación conyugal que rompe la armonía en las relaciones que se establecen al interior de un grupo familiar, motivadas por diferencias de opinión, afectivas, valorativas, de criterios, de interés, de ideas, de principios, económicas, etc.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Dar apertura a la audiencia contextualizando a los asistentes con relación a la solicitud del servicio, comunicando las reglas de comportamiento en el recinto y el alcance de la intervención por parte de la institución.
Equipo psicosocial
Se da apertura a la
audiencia
FIN
NO
Actualizar datos de actualización y
escuchar a los ciudadanos
NO
SI
¿Se requieren
pruebas?
SI
Generar citación y registrar en
libro de citas para continuar la
audiencia
Notificar medidas interpuestas
(en la misma audiencia)
Practicar las pruebas que se
requieran
Ingresar información en la base de
datos
Realizar la diligencia requerida
Elaborar acta con las
versiones de los asistentes
Elaborar acta con las
versiones de los asistentes y
firmar (asistentes)
¿las partes se niegan
a firmar el acta?
Realizar nota aclaratoria con
la firma de un testigo
Remitir proyectos a otras
entidades
Expedir copias y determinar si
el caso requiere seguimiento
¿se realiza
seguimiento?
Asumir el seguimiento y
generar boleta de citación.
Registrar en libro de citasNO
2 Actualizar los datos de identificación, escuchar las versiones de los ciudadanos, ingresar los datos en la base de datos
Equipo psicosocial
3
Realizar la diligencia requerida, brindado herramientas que faciliten la sana convivencia y el restablecimiento de las relaciones familiares dentro del marco de los derechos valiéndose de estrategias o mecanismos de : confrontación, Asesoría, Generación de espacios de auto-reflexión, Expresión y canalización de sentimientos, Generación de alternativas de resolución, Promoción de toma de decisiones.
Equipo psicosocial
4
De acuerdo a la problemática encontrada y de requerirse pruebas se suspende la audiencia con el fin de practicar las que se ameriten (evaluación psicológica de los NNA, visita domiciliaria, reporte escolar, reporte médico, etc.) generando boleta de citación y registrando en el libro de citas para continuar la audiencia teniendo en cuenta las pruebas adelantadas.
Equipo psicosocial
5
Elaborar el acta correspondiente con las versiones de los asistentes la cual deberá ser firmada por quienes intervinieron en la audiencia y el comisario de familia. Los documentos que se reciban durante la audiencia deben anexarse en la historia social.
Equipo psicosocial y comisaría de familia
6 Se elaboro acta si actividad 5, no ver criterio de verificación No. 01
equipo psicosocial y comisario de familia
7
La medida se notifica en estrados, advirtiendo que es susceptible de recurso de reposición, el cual se informara, que debe ser interpuesto en la misma audiencia
Comisario de familia
8
En caso de que una de las partes se niegue a firmar el acta se realiza nota aclaratoria en el mismo documento con la firma de un funcionario del Despacho como testigo.
Comisario de familia
9 Remitir a otros proyectos o a otras entidades en caso de ser necesario con el fin de complementar la atención
Comisario de familia
10
Expedir copias a las partes y determinar si el caso requiere seguimiento y asumirlo, generar boleta de citación y registrar en el libro de citas.
Comisario de familia. Equipo psicosocial
Auxiliar administrativo
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN:
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMISARIA DE FAMILIA
SUBPROCESO: CONCILIACIONES
PROCEDIMIENTO: VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR CÓDIGO: PMCF05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Procurar la vigencia y permanencia de los lazos afectivos entre los miembros del grupo familiar, ya que no importa si están en el mismo techo existe una relación por frecuencia y cercanía
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 294 de 1996
Ley 575 de 2000
Decreto 652 de 2001
Procedimiento de tutela
Decreto 4840 de 2007
ALCANCE: Inicia con la audiencia
RIESGOS:
N.A
CONTROLES
N.A
INFORMES Y REGISTRO:
Acta firmada
Constancia de atención.
T-36
SOPORTES Y FORMATOS:
TE36
Formato de historia de atención
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
La queja debe presentarse acerca de hechos ocurridos en los últimos treinta (30) días.
Cuando el caso fuese conocido de primera mano por una autoridad diferente de Comisaría de Familia esta deberá levantar un acta o informe que será entregado a Comisaría de Familia para que obre dentro del debido proceso.
Llevar estadística de la población atendida.
TERMINOS Y DEFINICIONES: Violencia intrafamiliar: se entiende toda persona que dentro de su contexto familiar sea víctima de
daño físico o psíquico, amenaza, agravio, ofensa o cualquier otra forma de agresión por parte de otro miembro del grupo familiar, podrá pedir, sin perjuicio de las denuncias penales a que hubiere lugar al Comisario de familia al lugar donde ocurrieren los hechos y a falta de este al juez civil municipal o juez promiscuo municipal, una medida de protección inmediata que ponga fin a la violencia, maltrato o agresión o evite que esta se realice cuando fuera inminente. SIGLAS: VIF: Violencia Intrafamiliar EQUIPO INTERDISCIPLINARIO: Comisario de familia, Psicólogo, Trabajador social EQUIPO PSICOSOCIAL: Psicólogo, Trabajador social.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El interesado presenta la denuncia esta se recibe y tramitara por funcionario competente.
Comisario de familia El interesado presenta la
denuncia
FIN
Recibir y tramitar denuncia
Notificar al agresor de la medida
de protección y citarlo para la
audiencia
Determinar violencia o maltrato
frente a la víctima y emitir medida
de protección
Remitir a la víctima para
valoración medico legal y
sicológica
Establecer gravedad de los
hechos y realizar visita a la victima
Procurar
formulas de conciliación
Decretar y practicar pruebas
requeridas
¿Agresor
comparece?
SI
Se entiende que acepta los cargos
NO
Dictar sentencia
2
Se remite la victima para valoración médico-legal, valoración psicológica (Si los testigos de los hechos son niños estos deben ser atendidos por psicología para su respectiva valoración), para establecer la gravedad de los hechos. Así mismo se realizara visita por el profesional de Trabajo social al domicilio de la víctima y labores de vecindario
Equipo interdisciplinario
3
Realizado lo anterior y determinada la violencia o maltrato frente a la víctima se emitirá medida de protección que puede ser amparo policivo, conminación o desalojo (media extrema).
Comisario de familia
4
Se notifica al agresor de la medida de protección y se citara al agresor para que comparezca a audiencia que tendrá lugar entre los cinco (5) y diez (10) siguientes a la presentación de la petición, la notificación de la citación se hará personalmente por aviso fijado a la entrada de la residencia del agresor
Comisario de familia Auxiliar
administrativo
5
Antes de la audiencia y durante la misma el Comisario procura formulas de solución del conflicto de la violencia intrafamiliar entre el agresor y la victima a fin de garantizar la unidad y armonía familiar y especialmente que el agresor enmiende su comportamiento. En la misma audiencia decreta y practica las pruebas que soliciten las partes y las que de oficio estime conducentes.
Comisario de familia
6
Si el agresor no compárese a la audiencia se entenderá que acepta los cargos formulados en su contra no obstante las partes se pueden excusar de la inasistencia por una (1) sola vez, siempre que medie justa causa (excusa emitida por escrito), si el funcionario encuentra procedente la escusa se fijara audiencia dentro de los cinco (5) días siguientes
Comisario de familia
7
La resolución o sentencia se dictara al finalizar la audiencia y será notificara a las partes en estrados, si alguna de las partes estuviere ausente se notifica mediante aviso, telegrama o por algún otro medio idóneo
Comisario de familia Auxiliar
administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: COMISARIA DE FAMILIA
SUBPROCESO: CONCILIACIONES
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRATIVO DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS
CÓDIGO: PMCF06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Garantizar la permanencia de los derechos de los niños, niñas y adolescentes
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Declaración Universal de los derechos humanos 1948
Declaración de los derechos del niño 1959
Ley 1098 de 2006
Decreto 4840 de 2007
Lineamientos técnicos Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
ALCANCE: Inicia con la audiencia
RIESGOS:
N.A
CONTROLES
N.A
INFORMES Y REGISTRO:
SOPORTES Y FORMATOS:
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
La queja puede ser presentada por cualquier persona natural o jurídica.
Cuando el caso fuese conocido de primera mano por una autoridad diferente de Comisaría de Familia esta deberá levantar un acta o informe que será entregado a Comisaría de Familia para que obre dentro del debido proceso.
Verificación de competencia por factor territorial de lo contrario se remitirá a su lugar de procedencia.
El restablecimiento de un derecho anterior no se impedimento para iniciar segunda petición.
Autoridad competente: lugar donde se encuentre el niño en Colombia.
La declaratoria de adaptabilidad le corresponde exclusivamente al Defensor de Familia.
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El proceso de restablecimiento de derechos tiene una duración máxima de cuatro (4) meses.
TERMINOS Y DEFINICIONES: Restablecimiento de derechos: conjunto de actuaciones administrativas que la autoridad competente debe desarrollar para la restauración de su dignidad e integridad como sujetos de derechos y de su capacidad para disfrutar efectivamente de los derechos que le han sido vulnerados, dentro del contexto de la protección integral y los principios de prevalencia, interés superior, perspectiva de género, exigibilidad del derecho, enfoque diferencial y corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el estado. Protección integral: se entiende por protección integral de NNA el reconocimiento como sujeto de derechos, la garantía y cumplimiento de los mismos, la prevención de su amenaza y vulneración y la seguridad de su restablecimiento inmediato en desarrollo en principio del interés superior. Vulneración: es la situación de daño, lesión o perjuicio que impide el ejerció pleno de los derechos de los NNA. Inobservancia: consiste en el incumplimiento, omisión o negación de acceso a un servicio, o de los deberes y responsabilidades ineludibles que tienen las autoridades administrativas, judiciales actores de SNBF, Sociedad civil, Personas Naturales o extranjeras, de garantizar, permitir o procurar el ejercicio pleno de de los derechos de los niños, niñas o adolescentes nacionales o extranjeros que se encuentran en el territorio colombiano o fuera de el. Amenaza: consiste en toda situación de inminente peligro o de riesgo para el ejercicio de los derechos de todos los niños, las niñas y los adolescentes. SIGLAS ICBF: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar SNBF: sistema Nacional de Bienestar Familiar NNA: niños, niñas y adolescentes EQUIPO INTERDISCIPLINARIO: Comisario de familia. Psicólogo Trabajador social EQUIPO PSICOSOCIAL: PS: Psicólogo TS: Trabajador social
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
INGRESO: Por denuncia, Por oficio Cuando el derecho se encuentre amenazado, vulnerado e inobservado. Cuando es denunciado por representante legal, quien tiene la custodia o directamente el niño.
Comisario de familia Equipo psicosocial
Auxiliar administrativo
Ingresa por denuncia y por
oficio
Verificar y establecer si los hechos
constituyen, vulneración, amenaza
o inobservancia
1
2
Se realiza verificación por equipo interdisciplinario para establecer si los hechos denunciado son constitutivos de vulneración, amenaza o inobservancia de
Equipo interdisciplinario
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derechos
3
En caso negativo se archivan las diligencias con auto motivado. En caso positivo se inicia apertura de historia de atención por parte del equipo psicosocial se hace verificación del cumplimiento del estado de derechos.
Comisario de familia
FIN
Notificar al agresor de la medida
de protección y citarlo para la
audiencia
Realizar auto de apertura de
restablecimiento de derechos
Abrir historia y verificar
cumplimiento de estado de
derchos
SI
¿Asunto
conciliable?SI
Aportar o pedir pruebas y
Practicar pruebas
NO
Emitir fallo
¿Los hechos
denunciados son
constitutivos?
SI
NO
1
Archivar diligencia
con auto motivado
Interponer recursos
Decretar y practicar pruebas
requeridas
CONCILIACION EN
GENERAL
¿las partes
interponen
recurso?
NO
Enviar fallo al Juez
4
Se realiza auto de apertura de investigación administrativa de restablecimiento de derechos, auto que contiene:
- Identificación y citación a responsables.
- Medidas provisionales de urgencia.
- Práctica de pruebas necesarias.
- Citación a implicados en la vulneración.
Comisario de familia Auxiliar
administrativo
5
Si el asunto es conciliable ir a procedimiento de conciliación general. Si es un asunto no conciliable se continúa con el proceso, se da traslado a las partes por cinco (5) días hábiles para aportar o pedir pruebas. Por parte de comisario de familia se decreta la práctica de pruebas y fijación de fecha para práctica de pruebas.
Comisario de familia
6
En audiencia de pruebas y fallo se ordena cierre de la etapa probatoria y se falla inmediatamente mediante resolución motivada, susceptible de recurso de reposición. El fallo debe contener: - síntesis de los hechos. - Examen crítico de las pruebas. - Fundamentos jurídicos de la decisión
Comisario de familia
7
El recurso se debe interponer dentro de la audiencia por quienes comparecieron a la diligencia y por estado a quienes no asistieron.
Comisario de familia Auxiliar
administrativo
8
Si ninguna de las parte interpone recurso de reposición queda ejecutoriado el fallo. Vencido el termino para fallar o para resolverse el recurso de reposición sin haberse emitido la decisión correspondiente, la autoridad administrativa perderá competencia para seguir conociendo del asunto y se remitirá inmediatamente el expediente al juez de familia para que adelante la actuación al proceso respectivo. El juez deberá informar a la Procuraduría General de Nación para que se promueva la investigación disciplinaria que haya lugar.
Comisario de familia
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PROCESOS SERVICIOS PÚBLICOS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESOS MISIONALES
PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS
CÓDIGO: PMSPAAA VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO
OBJETIVO DEL PROCESO:
Asegurar una adecuada y eficiente prestación de los servicios públicos básicos domiciliarios en el Municipio de San Martín.
Garantizar que la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo se presten de manera eficiente y oportuna para beneficio de los usuarios.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución Política Nacional
Ley 142 de 1994
Ley 99 de 1993
Ley 373 de 1997
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: Jef de la Oficina de Servicios Públicos
PROVEEDOR INSUMOS
PRODUCTO SALIDA CLIENTE
RECURSOS ASIGNADOS
ELABORÓ: Ing. Heiner Forero
Rojas REVISO APROBÓ
CARGO: Secretario de Servicios Públicos
CARGO: CARGO:
FECHA: 18 de junio de 2009
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO
PROCEDIMIENTO: FACTURACION DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS
CÓDIGO: PMSPAAA01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la facturación que le permita la operación confiable, segura y eficiente del sistema instalado comprendido este tanto el software como cada una de las personas que intervienen en el proceso utilizado en la Secretaria de Servicios Públicos desde la toma de lectura hasta la distribución y pago oportuno de la factura de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
ALCANCE: El alcance comprende desde el proceso de facturación, Realizada a todos los suscriptores: estratos (1, 2, 3, 4, 5, 6 oficial, comercial e industrial) con el listado de toma de lecturas y finaliza con la inclusión del cobro por mora en la siguiente factura.
RIESGOS:
Daño o fallas en los equipos electrónicos.
Lectura extemporánea y mal tomada.
Posibles demoras por parte de los bancos en reportar los recaudos a la secretaria de servicios públicos.
Que el personal que maneja el programa de facturación procese con algún error o demora la información como recaudos, convenios de pago, refinanciaciones, medidores instalados, actualización de suscriptores, direcciones, en consecuencia los usuarios reciban con errores la factura. Lo cual genera que se incrementen las reclamaciones o PQR.
Que no se cuente con la papelería de impresión a tiempo para la facturación.
Que no se le entregue a tiempo la factura a algunos usuarios, por ende no cancelen la factura.
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CONTROLES:
Revisión adecuada en el momento de imprimir la facturación.
Capacitar y socializar las personas encargadas del sistema de facturación.
Generar listados de Críticas en las lecturas para determinar consumos altos, bajos y negativos y corregir antes de imprimir la factura.
Verificar los recibos de pago antes de entregarlos a cada usuario, para Minimizar los eventos de quejas y reclamos por lectura y/o facturación.
Verificar que la papelería sea la adecuada para dichos recibos (troquelada)
Realizar los controles de los usuarios morosos con el correspondiente listado.
INFORMES:
Listado de usuarios base de facturación.
Informe de Cartera a la oficina de contabilidad del municipio.
Informe de recaudos y subsidios a la oficina de tesorería Municipal.
Informes según resoluciones y cargados a la plataforma SUI de la superintendencia de servicios públicos.
Generar Listado de morosos al contratista externo que realiza el cobro de cartera.
SOPORTES Y FORMATOS:
Manejo de tarifa fija por estratos usos (1, 2, 3, 4, comercial, industrial y oficial).
Listado de usuarios
Facturas
Recibo de pago
Listado de morosos
Órdenes escritas de corte y reconexión
Convenio de pago.
Matricula
Instalación y remplazo de medidores.
Ingresos, Subsidios y aportes a tesorería.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Realizar las críticas necesarias antes de ingresar las lecturas al sistema.
Actualizar el mismo día las diferentes novedades en el sistema con como acuerdos de pago, refinanciaciones, pagos, serie de medidores instalados, cortes, reconexiones, direcciones, estratificación,
Realizar la toma de lecturas máximo en 5 días hábiles.
Realizar la entrega de facturas como máximo en 5 días hábiles.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Planeación y dirección de las actividades comerciales
Secretario de servicios públicos
FIN
Imprimir listado para toma de
lecturas y entregar a operarios
Recibe listado y toma lecturas
Se planean y dirigen las
actividades comerciales
Entregar lecturas a facturación
Efectuar correcciones
Actualizar datos en el sistema
Ingresar recaudos al sistema de
acuerdo a los reportes bancarios
Liquidar e imprimir facturas
Revisar listado de morosos y
diseñar ordenes de corte
Realizar el corte, entregar copia
de la carta
Diligenciar acuerdo de pago
Usuario cancela según acuerdo
de pago
Ordenar reconexión del servicio
Incluir el cobro de la reconexión
en el sistema para la siguiente
factura
Reconectar el servicio
Efectuar precríticas y críticas y
generar listado para nueva toma
de lectura
Entregar facturas a fontaneros por
rutas
Entregar facturas en las viviendas
2 Imprime listado para toma de lecturas y entrega de este a los operarios.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
3 Recibo de listado y toma de lecturas Operarios de servicios públicos/Fontaneros
4 Entrega de lecturas a facturación Operarios de servicios públicos/Fontaneros
5 Realiza precríticas y criticas genera el listado para nueva toma de lectura.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
6 Recibe del Aux. administrativo el listado y realiza las correcciones
Operarios de servicios públicos/Fontaneros
7
Se actualiza en el sistema matriculas nuevas, convenios de pago, refinanciaciones, lecturas y novedades.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
8 Recaudos al sistema de acuerdo a reportes bancarios (diario), subsidios envía a tesorería.
Aux. Administrativo Aux. Administrativo servicios
públicos (2)
8 Liquidación impresión de facturas Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
9 Revisa listado de morosos, Diseña órdenes de corte.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
10 Realiza el corte y trae copia de la carta.
Contratista Externo
11 Diligencia acuerdo de pago con el usuario.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
12 Cancela según el acuerdo Usuario
13 Ordena reconexión del servicio. Secretario de servicios
públicos
14 Realiza la reconexión. Fontanero / Contratista
Externo
15 Incluye el cobro de la reconexión en el sistema para la siguiente factura.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
16 Entrega de facturas a fontaneros por rutas para su distribución.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
17
Entrega de facturas en la vivienda de los usuarios y gestionar ubicando la dirección para la entrega de facturas sobrantes. (Cinco días)
Operarios de servicios públicos/Fontaneros
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO.
PROCEDIMIENTO: PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS POR ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO
CÓDIGO: PMSPAAA02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la atención relacionada con la recepción, revisión, informe, estudio, atención y respuesta de las peticiones, quejas y reclamos que le permita la operación confiable, segura y eficiente del sistema instalado comprendido este tanto el software como cada una de las personas que intervienen en el proceso utilizado en la Secretaria de Servicios Públicos desde la petición hasta la respuesta oportuna al cliente de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
Resolución SSPD 2305 de 2006.
ALCANCE: Aplica a los procedimientos de solicitudes y reclamaciones de los usuarios de Servicios Públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del Municipio de San Martín de los Llanos Meta en cuanto al servicio prestado.
RIESGOS:
Que por no atender las reclamaciones genere problemas de salud publica.
Que por desconocer la problemática de los usuarios se preste un mal servicio.
Mal diligenciamiento por parte de la persona encargada de recibir, conceptuar y digitar en el sistema la información de acuerdo a la visita del usuario conforme a la norma.
Que se generen demoras en la estructuración, validación por ende multas, investigaciones administrativas por no cargar a tiempo al sistema único de información los reportes exigidos por la superintendencia de servicios públicos.
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CONTROLES:
Atender a la mayor brevedad en los términos que establezca la norma.
Atender y diligenciar correctamente en el sistema cada una de las casillas de este formato
Proyectar y direccionar cada una de las reclamaciones en los términos y plazos establecidos por la resolución 2305 de 2006.
Se deberá programar y controlar la actividad que conlleven a la transparencia en la solución.
Diligenciar el Libro Radicado de PQR para su control.
Dar solución a todas las reclamaciones generadas por los usuarios.
Organizar y reportar los informes que genere el ejercicio.
INFORMES
Informe mensual de PQR, al Secretario de Servicios Públicos.
SOPORTES Y FORMATOS:
Atención personalizada.
Toma de datos del usuario
Copias de consignación
Formatos de reclamación
Libro radicador.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Las PQR que se de respuesta y el usuario no reclame su solución se dará la respuesta por edicto en los últimos cinco días del mes para el cierre mensual de esta.
Aplicar el procedimiento general administrativo para peticiones, quejas y reclamos, aplicables a todas las dependencias.
El usuario debe presentar la última factura cancelada para cualquier reclamo.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Planeación y dirección de las actividades de PQR.
Secretario de servicios públicos
FIN
Recibir del usuario la queja o
reclamo y digitarlo en el sistema
Realiza la visita, da cita y toma la
firma del usuario visitado
Entrega formato de visita a
recepción
Se ingresa respuesta de la vista al
sistema
Planeación y dirección de
las actividades de PQR.
Solicitar que traiga lectura del
medidor
Radicar en libro y entregar a
fontanero para que efectúe la
visita
¿usuario queda
satisfecho?
SI
NO
Entregar PQR al usuario y dar
explicación personalizada de la
reclamación
Resolver la no conformidad
2 El usuario presenta su queja o reclamo de servicios públicos, según el caso, en la sección de recepción, se digita.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
3
Se radica en el libro se entrega formato de reclamación, aun operario de servicios públicos (fontanero) para hacer la respectiva visita de la toma de lectura, petición y solicitud.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
4 Recibe el formato, procede hacer la visita y tomar la firma del usuario visitado
Operarios de servicios públicos/Fontaneros
5 Seguimiento y verificación del formato con la visita de la p q r del fontanero a la recepción.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
6 Después se ingresa esta respuesta de visita al sistema, en espera que llegue el usuario para la reliquidación.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
7
Con la previa cita que se le da al usuario se entrega la PQR, para que siga a la sala de sistema con el fin de dar explicación personalizada de la reclamación.
Usuario
8 Se procede a resolver la no conformidad sobre la factura.
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
9 Si el usuario no queda satisfecho con el ajuste de la factura se le solicita que el mismo traiga la lectura del medidor
Usuario
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y CONEXIÓN DE SERVICIOS
CÓDIGO: PMSPAAA03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimiento generales de las actividades que se requieren para el trámite de solicitudes de conexión y acceso de los posibles clientes potenciales de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo del Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
BASE LEGAL:
Constitución política.
Ley 142 de 1.994
Ley 87de 1993
Ley 689 de 2001
Súper intendencia de servios públicos
CRA. Comisión de regulación de agua potable y saneamiento básico.
ALCANCE: Aplica al procedimiento de viabilidad, autorización y conexión de solicitudes de de servicios públicos de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
RIESGOS:
No cumplir ni atender con la cobertura de acueducto, alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
CONTROLES:
Verificar técnicamente la disponibilidad del servicio público en el sector.
Exigir lo dispuesto en la reglamentación de urbanismo y uso eficientemente de los servicios públicos de acueducto alcantarillado y aseo.
INFORMES:
Informe técnico de visita, disponibilidad y verificación de planos.
Informe Mensual de matriculas nuevas.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos 1, 2, 3
Actuación
Recibo de pago
Orden
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Actualizar técnicamente el mismo día el sistema las matriculas nuevas con toda la información posible.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Planeación y dirección de las actividades de solicitudes.
Secretario de servicios públicos
FIN
Orientar sobre los pasos a seguir
para solicitud y requisitos
Hacer visita y Diligenciar formato
(2) de materiales recibidos
Entregar formato diligenciado
oficina de servicios públicos
Autorizar conexión
Radicar y verificar requisitos
¿Cumple
requisitos?SI
NO
¿es un nuevo
suscriptor?SI
Entregar orden para instalaciónNO
Realizar la conexión.
Incluir en el sistema usuarios,
para cobro con base en las tarifas
fijas según la estratificación
Planeación y dirección de
las actividades de
solicitudes.
Diligenciar consignación en
bancos y acuerdo de pago
Realizar orden de instalación e
ingresar al nuevo usuario al
sistema
2 Brindar información, orientación sobre los pasos a seguir para solicitud y requisitos.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
3
Radicación de requisitos (carpeta), revisa y verifica si cumple requisitos: (certificado de estratificación, copia de certificado de libertad y tradición, copia de la cedula de ciudadanía, consignación de los costos de conexión),
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
4 Lleva los documentos y hace visita, diligencia formato (2) de materiales requeridos para la conexión.
Operarios de servicios públicos/Fontaneros
5 Recibe el formato 2 y lo entrega en al oficina de servicios públicos.
Fontanero
6 Autorización de la conexión Secretario de servicios
públicos
7 Diligencia la consignación en bancos, Acuerdo de pago.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
8
Recoge el recibo de pago correspondiente para conexión del nuevo suscriptor, realiza orden de instalación e ingresa el nuevo usuario al sistema.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
9 Entrega al auxiliar (de fontanería) orden para instalación.
Aux. Administrativo servicios públicos
(recepción)
10 Realiza la conexión. Fontanero
11 En el próximo mes incluye en el sistema de usuarios, para cobro con base en las tarifas fijas según la estratificación
Aux. Administrativo servicios públicos
(facturación)
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO
PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE ASEO DE VIAS Y AREAS COMUNES
CÓDIGO: PMSPAAA04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimiento general de las actividades que se requieren para el servicio de barrido y limpieza de vías y áreas públicas, dando cumplimiento a la normatividad vigente. En el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
Decreto 1713 de 2002 “ sobre directrices a tener en cuenta para prestar el servicio de barrido y limpieza de vías públicas”
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
Resolución SSPD 2305 de 2006.
ALCANCE: Inicia con la programación de rutas y micro rutas para efectuar la recolección transporte tratamiento y disposición de residuos sólidos y el aseo de la zona urbana del Municipio de San Martín y finaliza con el seguimiento y control del servicio prestado.
RIESGOS:
Que el carro compactador no cumpla con la programación establecida.
Incapacidades del personal.
Inasistencia del personal encargado para esta labor.
Que los usuarios saquen la basura y poda de patios a lugares públicos.
CONTROLES:
Comunicar a los usuarios la programación establecida para el servicio de aseo de vías.
Realizar la recolección en los días y horas programadas.
Mantener en buen estado los equipos de barrido de vías.
Comunicar las no conformidades de los usuarios a los responsables de realizar la actividad en el sector.
INFORMES:
Registro diario de asistencia del personal que realiza el aseo de vías y áreas publicas.
SOPORTES Y FORMATOS: Registro de asistencia de personal.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Dar instrucciones para realizar labores de recolección y barrido
Secretario de Servicios públicos
FIN
Instrucciones de recolección y
barrido
INICIO
Iniciar labores de barrido por
sectores
Recoger basuras en puntos de
acopio establecidos
Evaluar labor en reunión mensual
Recoger implementos de aseo
Comunicar no conformidades y
correcciones a seguir en la
prestación del servicio
2 recoger implementos de aseo(carretillas, cepillos de barrido
Aux. Serv. Generales
3 Iniciar labores de barrido por sectores en las horas programadas.
Aux. Serv. Generales
4 Recoger basuras en los puntos de acopio establecidos.
Aux. Serv. Generales vehiculo
8 Evaluación de la labor realizada mediante reunión mensual
Secretario de Servicios Públicos
9
Comunicar las no conformidades y las correcciones correspondientes a las personas que realizan la labor para mejorar el servicio
Secretario de Servicios Públicos
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO
PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE RECOLECCION TRANSPORTE Y DISPOSICION FINAL ASEO
CÓDIGO: PMSPAAA05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimiento general de las actividades que se requieren para la recolección transporte tratamiento y disposición final de residuos sólidos, de aseo, dando cumplimiento a la normatividad vigente. En el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
Decreto 1713 de 2002 “ sobre directrices a tener en cuenta para prestar el servicio de barrido y limpieza de vías públicas”
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
Resolución SSPD 2305 de 2006.
ALCANCE: Inicia con la programación de rutas y micro rutas para efectuar la recolección transporte tratamiento y disposición de residuos sólidos y el aseo de la zona urbana del Municipio de San Martín y finaliza con el seguimiento y control del servicio prestado.
RIESGOS:
Que el carro compactador del contratista no cumpla con la programación establecida.
Incapacidades del personal.
Inasistencia del personal encargado para esta labor.
Que los usuarios no saquen la basura de acuerdo a la programación establecida.
CONTROLES:
Comunicación con el contratista para que el carro este en optimas condiciones y preste el servicio normalmente.
Comunicar a los usuarios del servicio la programación establecida.
Realizar la recolección en los días y horas programadas.
Mantener en buen estado los equipos de barrido de vías.
Comunicar las no conformidades de los usuarios a los responsables de realizar
INFORMES:
Registro semanal de toneladas de residuos sólidos dispuestos por parte del contratista.
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la actividad.
SOPORTES Y FORMATOS: Registro de Peso de los residuos solidados domiciliarios recolectados.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Reportar a la secretaria a diario el peso de la bascula
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Dar instrucciones para realizar labores de recolección y barrido
Secretario de Servicios públicos
Instrucciones de recolección y
barrido
INICIO
Iniciar labores de barrido por
sectores
Recoger basuras por diferentes
lugares
Barrido y limpieza de plaza de
mercado
Recoger implementos de aseo
Recoger residuos sólidos de
parque y calles
FIN
Evaluar labor en reunión mensual
Comunicar no conformidades y
correcciones a seguir en la
prestación del servicio
2 recoger implementos de aseo(carretillas, cepillos de barrido
Aux. Serv. Generales
3 Iniciar labores de barrido por sectores
Aux. Serv. Generales
4 Recoger basuras por los diferentes lugares.
Aux. Serv. Generales vehiculo
6 barrido y limpieza plaza de mercado Aux. Serv. Generales
7 Recolección de residuos sólidos del parque y calles.
Aux. Serv. Generales
8 El Jefe de la Oficina de servicios públicos evalúa la labor realizada mediante reunión mensual
Secretario de Servicios Públicos
9 realizar las correcciones correspondientes para mejorar el servicio
Secretario de Servicios Públicos
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PUBLICOS
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y POTAVILIZACIÓN DEL AGUA
CÓDIGO: PMSPAAA06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la calidad del agua relacionada con la potabilización y suministro que le permita la operación confiable, segura y eficiente del sistema instalado comprendido este tanto los equipos dispuestos, con la programación establecida como cada una de las personas que intervienen en el proceso utilizado en la Secretaria de Servicios Públicos desde las pruebas hasta la dosificación oportuna de cloro para la desinfección y soda para estabilizar el PH al agua en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
LEY 9 DE 1979 “Por la cual se dictan medidas sanitarias”
Decreto 2105 de 1983 reglamenta parcialmente el Título II de la Ley 09 de 1979 en cuanto a potabilización del agua.
Resolución 2115 del 22 de junio de 2007.
Resolución 0811 del 5 de marzo de 2008.
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
Resolución SSPD 2305 de 2006.
ALCANCE: Aplica en toda el ares de calidad del agua comprende desde el proceso de análisis, de los resultados obtenidos y finaliza con dosificación oportuna y requerida de cloro para la desinfección y soda para estabilizar el PH del agua que consumen los habitantes del Municipio de San Martín de los Llanos, al 100%.
RIESGOS:
Manejo inadecuado de los químicos por ende posibles intoxicaciones del operario en su manipulación.
Falla del fluido eléctrico y de los equipos a disposición.
Dosificación distinta a la requerida de los químicos aplicados al acueducto.
Inasistencia del funcionario que realiza la actividad.
CONTROLES:
Dotación completa para el manejo de los equipos
Mantener un botiquín de primeros auxilios
Realizar pruebas según lo programado
INFORMES:
Materiales y productos químicos suministrados mensualmente.
Novedades de cada uno de los sistemas
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para la calidad de agua
Capacitación adecuada a los operadores para la potabilización del agua 100%
SOPORTES Y FORMATOS:
Inventario de materiales.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Materiales y productos químicos suministrados mensualmente.
Mantener disponibles los elementos de laboratorio que se requieran para la labor.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Dar instrucciones para garantizar la labor de calidad de agua.
Secretario de servicios públicos
FIN
Se dan instrucciones para
garantizar la labor de
calidad de agua
Iniciar con pruebas de toma de
agua (PH y cloro) cada hora
Realizar las mezclas
Efectuar limpieza general de la
planta
Recibir turno con novedades e
instrucciones
Lavar filtros y realizar
mantenimiento general de la
planta de tratamiento
Lavar tanques de almacenamiento
Visita a la bocatoma y revisión de
la red principal
Recibir programación
2 Recibir la programación establecida con el fin de darle estricto cumplimiento.
Operario Planta tratamiento
3 Recibir turno, con los datos y novedades ocurridas el turno anterior
Operario Planta tratamiento
4 Iniciar con pruebas de toma de agua (PH y cloro) cada hora
Operario Planta tratamiento
5 Realizar las mezclas y garantizar la continua dosificación al la red de acueducto.
6 Limpieza general parte física de la planta (Lavar, patios, baños, laboratorio, etc.)
Operario Planta tratamiento
7 Lavado de filtros y mantenimiento general de la planta de tratamiento
Operario Planta tratamiento
8 Lavar tanques de almacenamiento Operario Planta
tratamiento
9 Visita al sistema y revisión de la red principal
Operario Planta tratamiento
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PÚBLICOS
SUBPROCESO: ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO
PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCION Y FUNCIONAMIENTO DE REDES DE ACUEDUCTO.
CÓDIGO: PMSPAAA07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer los lineamientos generales de los equipos eléctricos y accesorios de las redes de conexión, conducción y distribución de cada una de las estaciones que le permiten a la secretaria ofrecer un excelente servicio de acueducto, así como el control sobre las válvulas de seccionamiento instalados en la red de distribución.
Definir los requerimientos mínimos que debe cumplir para optimizar los recursos con la cual se cuenta en la secretaria de servicios públicos del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, así como los parámetros que se tienen que supervisar y controlar con las diferentes áreas dentro de la secretaria.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
LEY 9 DE 1979 “Por la cual se dictan medidas sanitarias”
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
Resolución SSPD 2305 de 2006.
ALCANCE: Aplica en toda la cobertura del acueducto y alcantarillado comprende desde el proceso de inspección y vigilancia, de las redes de acueducto y alcantarillado y finaliza con la optimización y funcionalidad del sistema de las redes en operación del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, al 100%.
RIESGOS:
Ruptura de redes principales a causa de fenómenos naturales como lluvias y derrumbes.
Ruptura de las redes por parte de personas inescrupulosas
Ruptura de redes debido a su mal estado por causa de su vejez.
Cambio de válvulas en las redes.
CONTROLES:
Realizar la vigilancia con las reparaciones técnicas correspondientes.
INFORMES: Se deja un informe por escrito en la bitácora ubicada en cada estación de bombeo sobre las actividades y novedades realizadas en cada turno.
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Responsabilidad por parte del operario para que realice un buen manejo de las herramientas y equipos instalados.
SOPORTES Y FORMATOS: Planilla generalizada
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Manejar las herramientas y equipos en los horarios establecidos para todas las actividades
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Recibir las instrucciones sobre la programación para la operación de válvulas y circuitos hidráulicos.
Operarios de servicios secretario de servicios
públicos
FIN
Se dan instrucciones sobre
operación de válvulas y circuitos
hidráulicos
Revisar y corregir fugas en la red
de acueducto y alcantarillado
Realizar mantenimiento preventivo
Revisar alcantarillado y efectuar
limpieza
Cumplir el suministro según
programación
Recibir programación
2 Dar cumplimiento al suministro de acuerdo a la programación establecida.
Operarios de servicios públicos/Fontaneros
3 Revisión y corrección de fugas, en la red de acueducto y alcantarillado.
Operarios de servicios públicos/Fontaneros
4 Realiza el mantenimiento correspondiente.
Operarios de servicios públicos/Fontaneros
5
Revisión del alcantarillado y limpieza. Operarios de servicios
públicos/Fontaneros
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PÚBLICOS
SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA SERVICIOS PÚBLICOS
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO SERVICIOS PÚBLICOS
CÓDIGO: PMSPGA01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer los lineamientos generales de los archivos como carpetas y hoja de vida de los suscriptores, que le permiten a la secretaria conservar una base de datos completa de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, así como la correcta clasificación y control sobre los mismos.
Definir los requerimientos mínimos que debe cumplir para responder con los informes requeridos por la administración central como las entidades de control de la secretaria de servicios públicos del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, así como los parámetros que se tienen que supervisar y controlar con las diferentes áreas dentro de la secretaria.
BASE LEGAL:
Pilares de normas aplicadas a los documentos y fundamentos de las políticas archivistas en el país.
Ley 594 de 2000 Ley general de archivos. Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.
Articulo: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental
ALCANCE: Aplica en toda la documentación como registros físicos magnéticos que se generan en la secretaria de servicios públicos comprende desde el proceso de selección clasificación y organización de los documentos de acuerdo a la normatividad vigente en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
RIESGOS:
Que no se entreguen a tiempo los documentos.
Deterioro de la unidad Documental.
Que la persona encargada no se abran carpetas independientes (hoja de vida de suscriptores).
Que no se les de el manejo adecuado a los documentos
CONTROLES:
Documentar un libro radiador con la información del archivo que se está llevando, con la ubicación de los documentos en las carpetas y cajas.
registrar la información en el archivo correspondiente en el servidor. (está en red con las demás usuarios de la secretaria)
La información se separa teniendo en cuenta el tipo de información, para
INFORMES:
Archivo de hojas de vida con todos los documentos de cada suscriptor actualizado en el servidor en XLS.
Archivo de documentos en XLS.
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facilitar su búsqueda.
La persona encargada debe gestionar y actualizar todo el proceso documental.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato diseñado en XLS.
Carpetas
Cajas de archivo
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Además del ingresar la información en el sistema, registrarla en el libro radicador para facilitar su ubicación en caso de que el sistema falle.
La información se organiza por dependencia o entidad para evitar desorganización y facilitar su búsqueda.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Impartir instrucciones sobre la manera ordenar los documentos.
secretario de servicios públicos
FIN
Se dan instrucciones
sobre manera de ordenar
documentos
Sistematizar la información e
ingresarla también en libro
radicador
Foliar y encarpetar documentación
Verificar el año
Revisar información y clasificarla
Es del 2008 hacia atrás, clasificar
correspondencia en recibida y
enviada
Organizar en carpetas y depositar
en cajas.
Marcar las cajas y colocarlas en
los estantes
Recibir de cada oficina documento
a archivar
¿Es del 2009?
NOSI
Guardar información en AZ para
facilitar consulta
2 Recibir de cada oficina la documentación para archivar.
Operarios de servicios
públicos/ Archivo
3 Revisión de información y clasificarla de acuerdo a la necesidad.
Operarios de servicios
públicos/ Archivo
4
Se sistematiza y se ingresa la misma información al libro radicador (control en caso de que el sistema falle) lo cual facilita su búsqueda.
Operarios de servicios
públicos/ Archivo
5 Foliar y encarpetar la documentación de acuerdo a la normatividad vigente.
Operarios de servicios
públicos/ Archivo
6
Verificar el año a que corresponde; si es del 2008 hacia atrás, clasifica la correspondencia en interna externa (recibida y/o enviada) la guarda en carpetas y en cajas y las identifica (según normas de archivos) y si es del 2009 la guarda en AZ, para facilitar su consulta.
Operarios de servicios
públicos/ Archivo
7
Organización de las carpetas y depósito de las cajas en los respectivos estantes.
Operarios de servicios
públicos/ Archivo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PÚBLICOS
SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DE SERVICIOS PUBLICOS
CÓDIGO: PMSPGA02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la administración de la Secretaria de Servicios públicos que le permita cumplir con los compromisos, la reglamentación y legislación vigente con respecto a la administración y operación confiable, segura y eficiente con las obligaciones y requisitos pactados en los contratos con los clientes comprendido este los frutos del entorno cambiante y competitivo en el que se opera y ofrece los servicios públicos como cada una de las personas que intervienen en los procesos utilizados en la Secretaria de Servicios Públicos de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
Comprometer la totalidad de la secretaria de servicios públicos en un proceso de mejora continua de la eficiencia y del nivel de servicio, fijando como meta la satisfacción del cliente.
Mantener un nivel tecnológico permanente avanzado que permita ofrecer una cobertura en el servicio continuo, seguro, confiable y competitivo.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
LEY 9 DE 1979 “Por la cual se dictan medidas sanitarias”
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
Resolución SSPD 2305 de 2006.
ALCANCE: Aplica en toda la cobertura del acueducto y alcantarillado comprende desde el proceso de inspección y vigilancia, de las redes de acueducto y alcantarillado y finaliza con la optimización y funcionalidad del sistema de las redes en operación del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, al 100%.
RIESGOS:
Que se tenga deficiencia en recursos humanos, materiales y elemento para responder ante la necesidad.
Que exista falta de compromiso por parte de los funcionarios para con la secretaria y los usuarios que son los directamente
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afectados de los servicios.
CONTROLES:
INFORMES: Los que la normatividad vigente exija conforme a la prestación de los servicios de acueducto alcantarillado y aseo.
SOPORTES Y FORMATOS:
Gestión de la documentación para la contratación de acuerdo a la normatividad de la contratación estatal, ley 80, 2474, 1150, conforme a los programas y proyectos de la administración, (Estudios previos, invitaciones de prestar propuesta, solicitud de disponibilidades, solicitud de inclusión al plan de compras, Proyectos, Cotizaciones, Interventorias, etc.)
Gestión de Planes, programas, proyectos y control para el desarrollo de la operación y mantenimiento de la infraestructura con respecto a la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo.
Gestión sobre el cumplimiento de las exigencias de los entes de control CRA, CORMACARENA, CONTRALORIA, PROCURADURIA, sistema único de información SUI de la Súper Intendencia de Servicios Públicos etc.
Gestionar el proyecto de presupuesto conforme al plan de gobierno ajustado a la normatividad vigente.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Realizar la selección de personal conforme a los perfiles exigidos conforme a las actividades de la secretaria de servicios públicos.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
ADJUDICACIÓN CONTRATOS
Ejecutar contrato
Se desarrolla el plan de inversión
conforme al plan de desarrollo
Enviar documentación con
soportes a contratación
Recibir adjudicación de la
interventoría del contrato
Consultar información en el SICE
Digitar información para legalizar
contratación
1 Desarrollo del plan de inversión conforme al plan de desarrollo creando carpeta por cada contrato con copia.
Secretario de Servicios Públicos
2
Digitar los documentos que se requieren para realizar la contratación de acuerdo a lo proyectado con la orientación del secretario de servicios públicos.
Auxiliar de Servicios Públicos
3 Consultas de información al sistema de información para la contratación estatal SICE ingresando usuario y contraseña.
Auxiliar de Servicios Públicos
4 Enviar a contratación la documentación soportes y requisitos diligenciados para la contratación.
Secretario de Servicios Públicos
5 Recibir de contratación la adjudicación de la interventoria del contrato y cumplir con la delegación del mismo.
Secretario de Servicios Públicos
ELABORACIÓN DE INFORMES U OFICIOS
FIN
ELABORACIÓN DE
INFORMES U OFICIOS
Enviar informe y oficio a quien lo
requiere
Digitar ingresos de recaudo e
imprimir informe de ingresos el
programa PEGASO
Elaborar oficios de solicitudes
según requerimientos
Generar informe e imprimir
6 Elaborar los oficios de solicitudes según los requerimientos y obligaciones y en el servidor, en la carpeta 9.7.5.
Auxiliar de Servicios Públicos
7
Digitación de ingresos de recaudo e imprime el informe de ingreso se abre el programa PEGASO y se ingresa la información según requerimientos del mismo Genera el informe e imprime
Auxiliar de Servicios Públicos
8 Envía el informe y el oficio a la dependencia correspondiente.
Auxiliar de Servicios Públicos
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ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN:
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: SERVICIOS PÚBLICOS
SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO: CONTRATACION
CÓDIGO: PMSPGA03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los lineamientos y procedimientos generales para la contratación de la Secretaria de Servicios públicos que le permita cumplir con el plan de inversión, necesidades, compromisos, con respecto a la contratación estatal confiable, segura y eficiente con las obligaciones comprendido este la reglamentación y legislación vigente en los procesos utilizados en la Secretaria de Servicios Públicos de acueducto alcantarillado y aseo en el Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
BASE LEGAL:
Ley 142 de 1.994
LEY 9 DE 1979 “Por la cual se dictan medidas sanitarias”
Disposiciones de la Comisión regulación de agua potable y saneamiento básico CRA.
Resolución C.R.A. No 151 y 153 de 2001
Disposiciones de la superintendencia de servicios públicos.
Disposiciones del Ministerio de ambiente y vivienda y desarrollo territorial.
Resolución SSPD 2305 de 2006.
Ley 80, 1150, 2474,
ALCANCE: Aplica en toda la cobertura del acueducto y alcantarillado comprende desde la proyección y finaliza con la adquisición de bienes y servicios acorde a la necesidad del Municipio de San Martín de los Llanos Meta, al 100%.
RIESGOS:
Que se tenga deficiencia en recursos humanos, materiales y elemento para responder ante la necesidad.
Que exista falta de compromiso del personal para con la secretaria de servicios.
CONTROLES: Verificación de los documentos requeridos para la contratación.
INFORMES: Reporte de los documentos contractuales.
SOPORTES Y FORMATOS:
Cotizaciones
Oficio de presentación de la propuesta
Plan de compras
Disponibilidades
Proyecto de inversión (emitido por el banco de proyectos en caso de ser un proyecto de inversión
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Seguimiento según las Leyes y normas vigentes.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
CONTRATOS
FIN
Se verifica plan de inversión y
operación
Ingresar información al SICE
Recibir adjudicación e iniciar
contrato
Digitar información según
requerimientos
Crear carpeta de contratos con
copia
Enviar documentación con
soportes a contratación
1
Verificar el plan de inversión y operación, iniciar la contratación y crear una carpeta de contratos con copia.
secretario de Servicios Públicos
2
Digitar estudios previos, disponibilidades, plan de compras, solicitud de presentación de propuesta de acuerdo a requerimientos.
secretario de Servicios Públicos
3 Ingresar información al programa del SICE ingresado usuario y contraseña.
secretario de Servicios Públicos
4 Enviar a contratación junto con los soportes, y los requisitos de documentación del contratista.
Auxiliar de Servicios Públicos
5 Recibir de contratación la adjudicación e iniciar el proceso contractual.
secretario de Servicios Públicos
ELABORACIÓN DE INFORMES U OFICIOS
FIN
ELABORACIÓN DE
INFORMES U OFICIOS
Enviar informe y oficio a quien lo
requiere
Digitar ingresos de recaudo e
imprimir informe de ingresos el
programa PEGASO
Elaborar oficios de solicitudes
según requerimientos
Generar informe e imprimir
6
Elaborar el informe u oficio según los requerimientos y enviarlo a la dependencia que lo requiera registrando su envío en la carpeta 9.7, subcarpeta 9.7.5
Auxiliar de Servicios Públicos
7
Para efectuar el informe de ingreso se abre el programa PEGASO y se ingresa la información según requerimientos del mismo Genera el informe e imprime (4) copias
Auxiliar de Servicios Públicos
8 Envía el informe y el oficio a las dependencias que lo requieran.
Auxiliar de Servicios Públicos
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PROCESOS OBRAS PÚBLICAS
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO MISIONAL
PROCESO: OBRAS PÚBLICAS CÓDIGO: PMOPGOP VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
OBJETIVO DEL PROCESO: Organizar, dirigir, coordinar y controlar la elaboración, ejecución, seguimiento y evaluación de
las obras y eventos que realice la Administración Municipal, garantizando la mejor calidad y que satisfagan las principales necesidades de la comunidad.
Mantener en perfecto estado de funcionamiento las maquinarias y equipos de la administración, efectuando mantenimientos preventivos y correctivos, garantizando el cubrimiento de maquinaria y equipos en los frentes de trabajo para cumplir satisfactoriamente las actividades efectuadas.
Realizar el seguimiento e interventoría a los contratos de obra y de suministro inherentes a la secretar.
Garantizar la seguridad de las instalaciones a cargo de la Administración Municipal.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 909 de 2004
Decreto 785 de 2005
RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS Y FÍSICOS COMO MAQUINARIA, EQUIPOS
MATERILES, ETC.
RESPONSABLES DEL PROCESO: Secretario De Obras Públicas, Auxiliares Administrativos, Profesional Universitarios, Secretaria, Operarios, Maestro De Obra, Celadores, Auxiliar Servicios Generales, Conductor Mecánico.
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Proveedores Externos Proveedores Internos
Materiales de construcción, Maquinaria y Equipo, Materiales eléctricos, Dotación, combustible,
Realización de obras de construcción, mejoramiento, adecuación, de las diferentes estructuras del municipio (vías, instalaciones de la alcaldía, obras de arte, parques, escuelas)
Obra ejecutada con estándares de calidad
Mantenimiento Preventivo y Correctivo a la Maquinaria
Control al consumo de Combustibles y Lubricantes
La comunidad Funcionarios de la Administración Municipal.
ELABORÓ: YESENIA
MARULANDA REVISO APROBÓ
CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CARGO: CARGO:
FECHA: 18 DE JUNIO DE 2009 FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: OBRAS PÚBLICAS
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: ASESORÍA
PARA LA EJECUCIÓN DE OBRA PÚBLICA POR GESTIÓN COMUNITARIA.
CÓDIGO: PMOPGOP01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Prestar asesoría técnica y apoyo profesional a la comunidad en cuanto al desarrollo de proyectos ejecutados por ésta, con el fin de que las obras se ejecuten con calidad, efectividad y eficacia.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia Artículo 2
ALCANCE: Se presta asesoría Técnica y profesional a toda la comunidad que lo requiera para el efectivo desarrollo de las obras en el Municipio de San Martín de los Llanos.
RIESGOS:
Que el proyecto no cumpla con la finalidad de solución a una necesidad comunitaria.
Falta de compromiso de algún sector de la comunidad para la ejecución de la obra.
Que la obra que esté desarrollando la comunidad no contemple el impacto ambiental por lo que no se puede ejecutar.
CONTROLES:
Verificar la necesidad de la comunidad así como la alternativa seleccionada sea la más viable.
Garantizar el compromiso de toda la comunidad involucrada en el proyecto, mediante actas de compromiso.
Visita a la obra para verificar la situación ambiental del entorno.
INFORMES:
Informe de seguimiento y control de ejecución a la obra
SOPORTES Y FORMATOS:
Actas de compromiso
Especificaciones técnicas y Solicitud.
Presupuesto y cantidades de obra
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepcionar las solicitudes y propuestas de la comunidad y remitir a la Secretaría de obras
Despacho del Alcalde Se reciben solicitudes de la comunidad
FIN
Verificar necesidades y dar
alternativas de solución
Brindar soporte técnico y
asesoría al personal que
ejecutará el proyecto
Realizar seguimiento a obras
Elaborar informe técnico de
seguimiento a la obra
2
Recibir información y Verificar que la necesidad se encuentre plenamente identificada y la alternativa de solución sea la mas adecuada y conveniente a nivel comunitario
Secretario de obras Publicas
3
Dar soporte técnico y brindar asesoría al personal que ejecutará el proyecto de acuerdo a los compromisos adquiridos con la comunidad.
Auxiliar Administrativo y/o operarios
4
Realizar el seguimiento de las obras, con el fin de garantizar su correcta ejecución.
Secretario de Obras públicas
5
Elaborar el acta final de interventoría y el recibido a satisfacción de la comunidad.
Secretario de Obras públicas
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: OBRAS PÚBLICAS
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: CALCULO, CANTIDADES Y PRESUPUESTO DE OBRA
CÓDIGO: PMOPGOP02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cuantificar en forma clara, precisa y ordenada las actividades que componen el proyecto que se pretende realizar, de acuerdo con los diseños elaborados para el proyecto, se obtienen las cantidades de obra, especificación de los materiales que serán utilizados y determinar el costo de acuerdo a los precios establecidos por la Gobernación del Meta, los APU o el estudio de mercados.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia Artículo 2
ALCANCE: Inicia con la solicitud por escrito al alcalde y finaliza con la revisión del presupuesto para adaptarlo al presupuesto existente.
RIESGOS:
Inversión no ajustada a la realidad lo cual lleva sobre costos o inversión inadecuada.
Ausencia de mecanismos que permitan el control de la inversión, tiempos de duración, etc.
El presupuesto asignado para cada obra no sea suficiente, según las especificaciones de la obra.
CONTROLES:
Memoria de cálculo de cantidades de obra
Listado de precios autorizados por la Gobernación del Meta.
Soporte de precios que no aparecen el listado y es necesario solicitarlos en el mercado. (cotizaciones)
Análisis de precios unitarios (APU)
Planos requeridos según la obra
INFORMES:
Presupuesto del proyecto
SOPORTES Y FORMATOS:
Memorias del presupuesto
Presupuesto
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se sugiere ampliar el plazo para la ejecución de las obras, dependiendo su complejidad.
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Análisis de precios unitarios
Planos
Formato de correspondencia recibida
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
La comunidad o persona interesada, pasa la Solicitud por escrito al alcalde municipal de donde se remite a Secretaría de obras públicas.
Despacho del Alcalde
Se reciben solicitudes de la comunidad
FIN
Recibir oficio remisorio y
radicar en
Estudiar la solicitud
Realizar diseño arquitectónico
y estructural
¿Aprueba el
proyecto?
NO
SI
Analizar diseños y elegir
materiales convenientes
Mide, analiza y calcula
materiales conforme a los
diseños.
Calcular valores parciales
Revisar presupuesto para
adaptarlo al existente
3
Recepción del oficio remitido por el señor alcalde y radicar en el formato de correspondencia recibida.
Secretaria de secretaría de obras
4 Estudiar la solicitud y determinar si aprueba o no el proyecto.
Secretario de obras publicas / Alcalde
5
Si el proyecto es aprobado se realiza el diseño arquitectónico y estructural para realizar el presupuesto de obra, conforme al mismo.
Auxiliar Administrativo
6
Revisar y aprobar los diseños arquitectónicos y estructurales y los materiales más convenientes para la construcción del proyecto y solicitar correcciones si las hay.
Secretario de obras públicas
7
Mide, analiza, calcula cantidades de obra (materiales) de conformidad a los diseños aprobados.
Auxiliar Administrativo
8
Calcula los valores parciales y totales de cada uno de los ítems compuestos por materiales, cantidades de obra y costo.
Auxiliar Administrativo
9
Se revisa el presupuesto y se verifica que cumpla con los requerimientos de la comunidad.
Secretario de obras públicas
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: OBRAS
PÚBLICAS SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE OBRAS Y/O SUMINISTROS
CÓDIGO: PMOPGOP 03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Destinar los rubros, contratar al personal idóneo para la ejecución de obras para suplir las necesidades de la comunidad.
BASE LEGAL:
Constitución política de Colombia Art. 355
ALCANCE: Contratar la persona encargada de la ejecución de la obra
RIESGOS:
Contratar con personas no aptas para la ejecución del contrato según sus especificaciones.
Que no se cuente con los recursos necesarios para ejecutar las obras programadas.
CONTROLES:
Consultar disponibilidad de recursos para la ejecución de la obra.
Solicitar al contratista los soportes establecidos para contratación.
INFORMES:
Contrato
SOPORTES Y FORMATOS:
Estudio previo o de conveniencia
Disponibilidad presupuestal
Certificado de planeación
Certificado de almacén
Planos
Presupuesto
Formato de correspondencia recibida
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: ACLARACIÓN: En un contrato suministros se obvian los ítems que tienen que ver con planos, diseños y cantidades de obra
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
La comunidad o persona interesada, pasa la Solicitud por escrito al alcalde municipal de donde se remite a Secretaría de obras públicas.
Secretaria del Despacho del
Alcalde
Se reciben solicitudes de la comunidad, se envía a SOP
FIN
Recibir oficio y radicar
Realizar los APU, cantidades
de obra, planos con el diseño
y el presupuesto
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal
(Presupuesto)
Expedir plan de compras
(Almacén)
Consolidar propuestas o
cotizaciones, evaluarlas y
elegir la más viable
Solicitar documentación a los
contratistas y enviar a
contratación
Elaborar estudio de
conveniencia y consultar ítems
de obra en el SICE
Consolidar disponibilidad, plan
de compras y soportes, enviar
a planeación
Verificar información y expedir
certificado.(Planeación)
Expedir resolución de apertura
a licitación o concurso
(Alcalde)
2 Recepción del oficio remitido por el señor alcalde y radicar en el formato de correspondencia recibida.
Secretaria de secretaría de obras
3 Realizar los APU, cantidades de obra, planos con el diseño y el presupuesto
Auxiliar Administrativo
4 Elaborar el estudio de conveniencia o estudio previo y consulta de los ítems de obra en el SICE
Auxiliar Administrativo
5
Realizar la solicitud de disponibilidad presupuestal y del plan de compras, se arma un consolidado y se pasa a Secretaría de Planeación si el proyecto requiere más anexos, se realizan las solicitudes.
Auxiliar Administrativo
6
Verificar información y expedir el certificado que garantiza que el proyecto hace parte del plan de desarrollo lo envía a presupuesto y almacén
Secretaría de Planeación
7 Pasa al despacho del Alcalde y Asesor jurídico, expida la resolución de apertura de la invitación o concurso
Despacho del Alcalde
8 Se Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y registra su valor en el sistema.
Presupuesto
9 Se expide el plan de compras Almacenista
10
Consolidar propuestas o cotizaciones, evaluarlas ponderando los factores de escogencia que previamente han sido establecidos y elegir la propuesta más viable
Secretario de Obras
11
Solicitar al contratista los documentos, requeridos para contratar, consolidar información y enviar a la oficina de contratación.
Secretaria
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: OBRAS PÚBLICAS
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: EJECUCION DE OBRAS
CÓDIGO: PMOPGOP04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los mecanismos para la ejecución de las obras que desarrolle el Municipio cumpliendo con todas las especificaciones técnicas y demás normas aplicables.
BASE LEGAL:
ALCANCE: Hacer viable la ejecución de las obras contratadas por parte de la Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
RIESGOS: Que los planos no estén bien detallados o
presenten inconsistencias entre los diferentes estudios.
Que las especificaciones técnicas no sean fáciles de determinar.
Factores climáticos que impidan el desarrollo de las actividades de obra de acuerdo a los cronogramas establecidos.
Fallas mecánicas en la maquinaria utilizada para la ejecución de la obra.
CONTROLES:
Hacer un chequeo diario del estado de las maquinas a utilizar antes de iniciar labores, para evitar contratiempos.
Contar con un inventario en obra de los materiales requeridos para evitar sobrecostos o posibles pérdidas.
Contar con los planos aprobados por el interventor para ejecutar la obra de acuerdo a las especificaciones exigidas.
Llevar un registro fotográfico de las actividades realizadas en obra.
Realizar actas de comité de obra en donde se expongan los temas inherentes a la ejecución y se plasmen los cambios que se deban ejecutar en la obra a juicio de las partes
INFORMES:
Memoria de cálculo de cantidades de obra, Cuadro de cantidades ejecutadas
Informes de avance de obra (actas parciales, recibido a satisfacción por parte de la comunidad).
Registro Fotográfico.
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interesadas.
SOPORTES Y FORMATOS:
Contrato de obra debidamente firmado.
Planos aprobados
Registro fotográfico.
Actas de interventoría
Acta de menores y mayores
Informes. (final de interventoría, acta final, actas parciales)
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Sería conveniente llevar una bitácora de obra para efectuar un mejor seguimiento del avance de la obra.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Firmar acta de inicio donde se establece el comienzo y finalización de la obra, la cual debe estar firmada por el interventor y el contratista
Interventor (Secretario de Obras)
Se firma el acta de iniciación
de la obra
FIN
SI
Dar inicio a la ejecución de la
obra
Realizar registros fotográficos
(en toda su ejecución)
Solicitar aplicación de
sanciones
Firmar acta de recibo final
NO
presentar informe de obra y
efectuar la liquidación del
contrato
Elaborar actas e informes,
durante el desarrollo del
contrato
Realizar seguimiento periódico
a la obra durante su desarrollo
Requerir al contratista el
cumplimiento de sus
obligaciones
¿Contratista
incumple?
2 Iniciar ejecución de la obra de acuerdo a los planos, presupuesto y cantidades de obra
Contratista
4 Realizar el registro fotográfico, al inicio y en la medida que la obra avance.
Auxiliar Administrativo/ Secretario de obras
publicas
5
Realizar el seguimiento periódico a la obra mediante actas parciales para dejar plasmados los cambios que se puedan presentar en el transcurso de la ejecución de la obra.
Secretario de obras publicas
6
Elaborar oportunamente todas las actas e informes que se requieran durante el desarrollo de los contratos hasta su liquidación, de acuerdo con los formatos establecidos en el Manual de Procedimientos para contratos de Obra y consultoría.
Interventor (Secretario de Obras)
7
Requerir al contratista por escrito con plazos perentorios el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitará a la dependencia competente la aplicación de las sanciones previstas en el Contrato de Obra o consultoría si este no se cumple.
Interventor (Secretario de Obras)
8
Una vez finalizadas las labores de ejecución de obra, firmar acta de recibo final, presentar informe final de obra y liquidación del contrato.
Interventor (Secretario de Obras)
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: OBRAS PÚBLICAS
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO Y MANEJO DE MAQUINARIA
CÓDIGO: PMOPGOP05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Garantizar el buen uso de la maquinaria al servicio de la Municipio en los distintos frentes y obras contratadas.
Efectuar mantenimiento preventivo y correctivo a la maquinaria de la Municipio, con el fin de mantenerla en óptimas condiciones, para desarrollar las distintas labores en los frentes de obra y en los municipios donde la Municipio preste sus servicios.
BASE LEGAL: NA
ALCANCE: Incluye toda la maquinaria con que cuenta el Municipio de San Martín: Motoniveladora, retroexcavadora, vehículos oficiales, volquetas. Inicia con la recepción de la información sobre los daños que se presenten en las máquinas y finaliza con el arreglo y recibido a satisfacción por parte del operario
RIESGOS:
Uso inadecuado de la maquinaria por parte del operario.
Perdida de repuestos, o la pérdida total de la maquina.
Accidentes de los operarios.
Daños a terceros.
Contaminación ambiental por desechos generados de las maquinas.
La no detección a tiempo de los daños presentados por la maquina.
Que el suministro de los repuestos no se efectúe a tiempo.
Que los repuestos no sean de buena calidad
CONTROLES:
Revisión de los niveles de combustible y lubricantes en general antes del encendido de la máquina.
Revisión del estado general de la maquina (posibles fugas, daños externos).
Informar a tiempo sobre los posibles
INFORMES:
Informe de daños o requerimiento de mantenimiento por parte de los operarios al Secretario de obras públicas.
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daños en la máquina. Verificación de la efectividad del
repuesto suministrado a la máquina
SOPORTES Y FORMATOS:
Informes de daños estado general de las maquinas.
Cotizaciones
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Adquisición de mas maquinaria para mejorar la ejecución de las obras
Gestionar más recursos para el mantenimiento de la maquinaria
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Revisar los niveles de combustible y lubricantes en general de la maquina así como su estado físico (mangueras, llantas, empaques, filtros, parte eléctrica).
Operario.
NO
Solicitar mantenimiento,
mejora o reparación
Controlar el desempeño de la
máquina durante su manejo
SI
Revisar maquinaria para
verificar daño (Técnico)
FIN
Informar daños y contactar al
técnico
Recibir programación
Encender máquina y
trasladarla al frente de obra
según programación
Desmontar la pieza afectada
1
Se revisan los niveles de
combustible y lubricantes en
general
Elaborar informe del estado de
la máquina
¿Requiere
mantenimiento?
¿se presentan
daños?
SI
NO
¿se puede
reconstruir?
SI
NOArreglar pieza dañada y
ensamblar nuevamente
Solicitar cotizaciones
Ejecutar el contrato de
mantenimiento o reparación
de máquina
Certificar cumplimiento y
recibir a satisfacción
1
2 Encendido de la máquina de acuerdo a programación y traslado al frente de obra de ser requerido.
Operario
3
Controlar durante la jornada de trabajo, el desempeño de la máquina para así detectar posibles falencias que se puedan presentar repentinamente y evitar daños severos.
Operario
Elaborar informe del estado de la máquina y de ser necesario, solicitar el mantenimiento, mejora o reparación.
Operario
4 SI se presentan daños, El operario informa los daños presentados por la maquina y se contacta al técnico.
Operario
5 El técnico revisa la maquinaria para verificar el daño
Técnico
6 Se procede a desmontar la pieza afectada de la maquinaria. Si es un daño tecno mecánico se recurre al mecánico para su diagnóstico
Operario
7 Si la pieza afectada se puede reconstruir se procede a su arreglo y se ensambla nuevamente en la máquina
Operario
8
Si es un daño tecno mecánico, se procede a solicitar cotizaciones. Una vez estén completas las cotizaciones se entregan al Secretario de obras públicas para el visto bueno. (Cotizaciones)
Técnico
9
El Secretario de Obras Públicas selecciona la cotización más favorable para el arreglo de la máquina y da su visto bueno para la realizar el proceso de contratación.
Secretario de Obras publicas
10
Se ejecuta el contrato de mantenimiento o reparación de la máquina, y se certifica su cabal cumplimiento, para recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato.
Secretario de Obras publicas
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: OBRAS PÚBLICAS
SUBPROCESO: GESTIÓN DE OBRA PÚBLICA
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE COMBUSTIBLE
CÓDIGO: PMOPGOP06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mantener un control permanente al consumo y suministro de la gasolina, aceite, lubricantes y gas propano de la Maquinaria y vehículos del Municipio.
BASE LEGAL: NA
ALCANCE: Se inicia con un control de tanqueo de gasolina y finaliza con la cancelación del servicio de acuerdo a las actas parciales
RIESGOS:
Perdida de combustible por fallas mecánicas.
No contar con los recursos suficientes para la adquisición o compra de combustibles.
CONTROLES:
Planillas de Control donde los encargados de la maquinaria y equipo registran la cantidad de combustible suministrada.
Verificar las facturas o comprobantes de venta expedidas por la estación de servicio.
INFORMES: Por escrito cuando sea requerido por la Secretaría de Obras.
SOPORTES Y FORMATOS:
Planillas de Control
Facturas
Cuenta de Cobro
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Realiza el control de tanqueo de gasolina, aceite y lubricantes de cada maquinaria, equipos y vehículos. (Planillas de control)
Operario / Secretario de Obras Públicas
Recibir copia(3) de la factura
del tanqueo
Radicar facturas junto con la
cuenta de cobro
Recibir facturas y cancelar de
acuerdo a las actas parciales
Revisar y ordenar el giro
FIN
Se realiza un control de
tanqueo de gasolina, aceite y
lubricantes de cada máquina y
vehículo.
2 Recibe del proveedor la copia de la factura al momento del tanqueo (3) copias
Secretario de Obras Públicas
3 Radicar las facturas junto con la cuenta de cobro en almacén y tesorería
Secretaria
4 Recibe las facturas y cancela el servicio de acuerdo a las actas parciales establecidas en el contrato (teniendo en cuenta el uso)
Secretario de Obras Públicas
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PROCESOS CULTURA Y DEPORTES
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO ESTRATÉGICO
PROCESO:
CULTURA Y DEPORTES CÓDIGO: PECD
VERSIÓN: 02
SUBPROCESOS:
COORDINACIÓN DE DEPORTES , GESTIÓN CULTURAL BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL
OBJETIVO DEL PROCESO: Permitir el acceso a la comunidad a los servicios de la biblioteca e implementar el manejo del software suministrado por el Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional para un mayor control de la Biblioteca Pública Municipal ofreciendo un mejor servicio a la comunidad.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución política de Colombia
Ley 60 de 1993
Ley 397 de 1997
Ley 715 de 2002
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994
Decreto 1860 de 1994
Ley 60 de 1993
RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS (Material Bibliográfico), Tecnológicos
RESPONSABLE PROCESO: COORDINADOR DE CULTURA Y DEPORTES, SECRETARIA DE GOBIERNO, FORMADORES, BIBLIOTECARIO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
COMUNIDAD, DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
MATERIAL BUBLIOGRÁFICO
Usuarios Biblioteca Comunidad
ELABORÓ: REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN:
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: GESTIÓN CULTURAL
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE EVENTOS CULTURALES
CÓDIGO: PECD01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fijar parámetros para la gestión, organización y desarrollo de los eventos culturales a nivel municipal, que establezcan condiciones para que quienes participan puedan informarse, formarse, conocer, comprender y disfrutar de los eventos programados.
BASE LEGAL:
Ley 397 de 1997.
ALCANCE: Aplica para toda la comunidad, inicia con la verificación del evento dentro del programa de Gobierno y termina con el oficio de agradecimiento por la participación y apoyo en el evento.
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
Cronograma de Eventos
presupuesto del evento, cobertura, beneficiarios.
SOPORTES Y FORMATOS:
Folletos, carteles, cronograma de actividades, asignación de funciones, programa final, invitaciones.
Programa de Gobierno, Presupuesto, Soportes legales del Municipio, Archivo del evento, Cotizaciones, propuestas, Diseños, Portafolio de servicios y Listado de Talento Humano.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Elaboración del proyecto con tres (3) meses de anticipación como mínimo cuando el mismo se realice con recursos propios, para eventos cofinanciados con seis (6) meses de anticipación.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Los eventos culturales de la Coordinación de Cultura y Turismo son: el festival de la patilla, torneo de verano de toros coleados
Alcalde Coordinadora de Cultura
Organizar eventos de semana
Santa
Organizar eventos de las Fiestas
de San Pedro
Organizar El gran Concierto
Nacional , 20 de Julio
Se establece el
cronograma de eventos
culturales
Efectuar convocatoria para
organizar eventos
Festival Internacional Folclórico y
Turístico del Llano
2 Concierto mi Llano en Semana santa y torneo de toros coleados. Parando Fiesta de los Espantos
Alcalde Coordinadora de Cultura
3 Concurso Inter Colegiado de Canto Y Baile Del Joropo, Torneo de Toros Coleados fiestas de san pedro.
Alcalde Coordinadora de Cultura
4 El gran Concierto Nacional , 20 de Julio, el torneo de los vientos de toros coleados
Alcalde Coordinadora de Cultura
5 Festival Internacional Folclórico y Turístico del Llano.
Alcalde Coordinadora de Cultura
6 Convocar a todas las fuerzas vivas del municipio para dar organización al evento.
Alcalde Coordinadora de Cultura
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: GESTIÓN CULTURAL
PROCEDIMIENTO: FUNCIONAMIENTO DE LAS ESCUELAS DE FORMACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL
CÓDIGO: PECD02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Promover el acceso a la cultura de todos los habitantes del Municipio de San Martín de los Llanos.
BASE LEGAL:
Ley 397 de 1997
Plan de Desarrollo Municipal y Plan de Acción de la dependencia
ALCANCE:
Inicia con una evaluación anual de los
instructores idóneos a contratar en cada disciplina y finaliza con la elaboración de cronogramas para participación en diferentes eventos culturales. En la Academia Municipal se esta enseñando las diferentes áreas como; Arpa, Cuatro, Maracas, Bandola, Canto, Baile del Joropo, el cual hay 8 Instructores de las diferentes modalidades
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES: Evaluación mensual, Informe mensual de actividades.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato publicidad, formato archivo
Formato Informe mensual de actividades
Formato control mensual de cumplimiento de actividades.
Hojas de vida instructores
Documentación para contratación
Cronograma
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Evaluación periódica a las diferentes escuelas de formación.
Seguimiento a las horas de clase.
Buscar al máximo perfiles que se ajusten a las diferentes expresiones culturales y artísticas que se van a dictar.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
En la Academia Municipal se esta enseñando las diferentes áreas como; Arpa, Cuatro, Maracas, Bandola, Canto, Baile del Joropo, el cual hay 8 Instructores de las diferentes modalidades.
Alcalde
Efectuar convocatorias para
ingreso de alumnos
Realizar preselección en las
diferentes modalidades
Realizar convocatoria a entidades
educativas
Se establece el
cronograma para las
diferentes áreas
Seleccionar instructores
Realizar reunión con alumnos y
padres de familia e informar
eventos a realizar
Controlar mensualmente
actividades desarrolladas por
cada instructor
Presentar informe mensual de
actividades
Realizar cronograma para
participación en eventos
2 Se ha contratado 6 instructores, para cada modalidad y un instructor es para el área rural
Alcalde
3 Se hace la convocatoria para las matriculas de los alumnos de la Academia Municipal
Alcalde Coordinadora de Cultura
Formadores
4 Se hace una pre selección a los alumnos de las diferentes modalidades, para saber el nivel rítmico que se encuentran.
Formadores
5
Se hace la convocatoria en los diferentes entidades educativas para la iniciación de clases en la Academia Municipal
Alcalde/ Coordinadora de Cultura
Formadores
6
Se hace una reunión con los alumnos de la academia municipal junto con los padres de familia para, hacerles saber las invitaciones de las eventos a realizaren en el departamento y a nivel nacional.
Coordinadora de Cultura
formadores
7 Control mensual de cumplimiento de actividades a cada instructor.
Coordinadora de Cultura
formadores
8 Los instructores deben Presentar informe mensual de actividades.
Formadores
9 El coordinador de cultura y turismo hace un cronograma para participación en eventos
Formadores
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: GESTIÓN CULTURAL
PROCEDIMIENTO: PARTICIPACIÓN EN EVENTOS MUNICIPALES, DEPARTAMENTALES Y NACIONALES.
CÓDIGO: PECD03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Apoyar las políticas y programas entre la comunidad y las entidades estatales a través de los eventos programados por la Oficina de cultura con el fin de lograr el óptimo desarrollo de la cultura en su conjunto.
BASE LEGAL:
Ley 397 de 1997
ALCANCE: El procedimiento inicia con la realización de la confrontación del evento con las normas legales de nivel local y departamental, el Plan de Desarrollo y Plan de Acción y finaliza con la consecución de medios técnicos para el archivo documental del evento.
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
Invitación previa
Informe escrito sobre requerimientos técnicos.
SOPORTES Y FORMATOS:
Normatividad
Plan de Desarrollo
Plan de Acción
Presupuesto
Formatos de inscripción.
Carta de Invitación
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Elaboración proyectada del presupuesto anual para apoyo a las participaciones, preparación de los grupos a participar en los eventos programados por el municipio.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Confrontación del evento con las normas legales de nivel local y departamental, así como del Plan de Desarrollo y Plan de Acción. como dice en el plan de desarrollo eje estratégico 1 programa 4 meta: posicional al municipio de san martín de los llanos como ciudad cultural por excelencia del departamento del meta mediante la implementación de programas de promoción y divulgación del folclor y la cultura llanera
Alcalde Coordinadora de Cultura
Preparar los grupos artísticos y
culturales
Realizar informe de gastos para
cada evento
Se confronta el evento con
las normas legales de
nivel local
Seleccionar invitaciones más
destacadas
Recibir cotizaciones (autorizadas
por Alcalde)
SI
Recibir pago antes del evento
Conseguir recursos técnicos para
archivo documental del evento
Elaborar invitaciones a
estudiantes
Elaborar y conseguir permisos,
con soportes
¿asisten
menores de
edad?
NO
FIN
2
En cultura y turismo se saca un rublo para, tener en cuenta las invitaciones mas destacadas a nivel departamental, para si sacar presupuesto para los viáticos
Alcalde Coordinadora de Cultura
3 Elaboración de invitaciones a estudiantes.
Alcalde Coordinadora de Cultura
Formadores
4 Preparación de los grupos artísticos culturales, para las invitación a nivel departamental y nacional
Formadores
5 Para cada evento se hace un informe sobre los gastos que se necesitan para los diferentes eventos.
Alcalde Coordinadora de Cultura
Formadores
6 Consecución de cotizaciones previamente autorizadas por el alcalde.
Coordinadora de Cultura
formadores
7
Seguimiento a las cuentas para obtener cheques antes del evento. El Coordinador de los eventos debe tener los documentos al día, para facilitar el pago.
Coordinadora de Cultura
formadores
8
Elaboración y consecución de autorizaciones en caso de asistencia de menores de edad al evento, se anexará fotocopia de la afiliación a un sistema de Salud.
Formadores
9 Consecución de medios técnicos como filmadora y cámara fotográfica para el archivo documental del evento
Formadores
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: COORDINACIÓN DEPORTES
PROCEDIMIENTO: DESARROLLO DE EVENTOS A NIVEL MUNICIPAL Y/O DEPARTAMENTAL.
CÓDIGO: PECD04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: La participación en eventos municipales, departamentales y nacionales tiene como fin ofrecer a los deportistas del municipio la oportunidad de medir su rendimiento y adquirir la experiencia necesaria para cualificar el proceso de desarrollo deportivo, de igual manera se busca posicionar el municipio en los mencionados eventos deportivos.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994
Decreto 1860 de 1994
Ley 60 de 1993
ALCANCE:
RIESGOS:
Escasa participación de los agentes deportivos en la elaboración y aplicación del Plan.
Falta de recursos económicos para el desarrollo del Plan.
No recibir a tiempo la información de las diferentes actividades direccionadas por el IDERMETA, ocasiona malestar a los diferentes licenciados de educación física del municipio.
CONTROLES:
Revisar la programación de los diferentes eventos deportivos a través de las diferentes ligas de los deportes practicados a nivel municipal.
Definir si la participación está contemplada dentro del plan de acción.
Consultar si existe la disponibilidad presupuestal para participar.
Exigir informe sobre la participación a entrenadores y delegados.
INFORMES:
Informes mensuales de actividades deportivas a Secretaría de Gobierno
Informes de actividades al concejo municipal.
Informes de gestión al consejo de Gobierno.
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SOPORTES Y FORMATOS:
Cronogramas de actividades
Convocatoria.
Trámite de la orden de servicio.
Carta de solicitud del transporte.
Comunicado solicitando el permiso escolar.
Formato de permiso de los padres de los participantes.
Actas de préstamo de material para llevar a competencias.
Documento de informe de participación a IDERMETA
Informe del monitor sobre la participación.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
El plan se debe elaborar con la colaboración de los órganos gubernamentales y municipales adicionales a la participación ciudadana, es decir que no es una tarea exclusiva del ente deportivo.
Realizar jornadas de concientización a la comunidad sobre los programas diseñados por la administración en materia deportiva para que genere un mayor impacto en la comunidad.
Realizar una mayor cobertura que beneficie a todas las zonas del municipio, tanto urbanas como rurales.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recibe invitación de los diferentes entes deportivos y la envía a deportes
Despacho alcalde
Determinar viabilidad de la
solicitud
Se recibe la información
de los diferentes entes
deportivos
SI
Solicitar disponibilidad
presupuestal
Analizar información y elaborar
oficio de solicitud de recursos
¿aprueba la
solicitud?
NO
FIN
Aprobado el contrato, asistir al
evento
Elaborar estudio de oportunidad y
conveniencia
Archivar solicitud
2 Recibe la invitación, la analiza y elabora un oficio de solicitud de recursos a secretaria de gobierno
Coordinador de Deportes y Recreación
3
Recibe solicitud, la analiza y determina su viabilidad. Si no la aprueba archiva la solicitud; si la aprueba autoriza la elaboración del estudio previo de oportunidad y conveniencia para participar en el evento.
Secretaria de Gobierno
4 Solicitar disponibilidad presupuestal Coordinador de Deportes y Recreación
5 Elaborar estudio previo de oportunidad y conveniencia.
Coordinador de Deportes y Recreación
6 Inicio al proceso de contratación en etapa contractual.
Coordinador de Deportes y Recreación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: COORDINACIÓN DEPORTES
PROCEDIMIENTO: JUEGOS COMUNALES EN AREAS RURALES Y URBANA.
CÓDIGO: PECD05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fomentar la integración y la participación de la comunidad a través del deporte social comunitario.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994.
Decreto 1860 de 1994.
Ley 60 de 1993.
ALCANCE:
RIESGOS:
Baja participación de los deportistas
Desorganización en la realización de los torneos.
Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos.
Falta de recursos.
CONTROLES:
Establecer y divulgar un reglamento deportivo por el cual se rigen los participantes.
Divulgación e invitación del evento con anterioridad.
Control físico y autorización para el uso de implementos deportivos.
Evaluación del evento por parte de la comunidad y de las autoridades u organismos competentes.
INFORMES:
Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de Gobierno.
Informes al concejo municipal.
Informes de gestión al consejo de gobierno
SOPORTES Y FORMATOS:
Planillas de inscripción
Carnets
Reglamento del torneo
Reglamento interno
Planilla de juego
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es necesario plantear el pago de inscripción con el fin de que los participantes contribuyan a asumir los costos de organización. Jornadas de concientización a la comunidad sobre las actividades a desarrollar para lograr mejor impacto.
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Cuadros de clasificación
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Verificación del proyecto en el plan de acción y en el banco de proyectos.
Coordinador de Deportes y Recreación
Iniciar proceso de
contratación
Se verifica el proyecto en
el plan de acción y banco
de proyectos
Planear y organizar el
evento
FIN
Realizar juegos
Efectuar clausura y
premiación de juegos
Realizar la evaluación del
evento
2 Inicio del proceso de contratación Secretaria de Gobierno
3 Planeación y organización del evento Coordinador de
Deportes y Recreación
4 Realización de los juegos Coordinador de
Deportes y Recreación
5 Clausura y premiación de los juegos. Coordinador de
Deportes y Recreación
6 Evaluación del evento. Coordinador de
Deportes y Recreación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA
Y DEPORTES SUBPROCESO: COORDINACIÓN DEPORTES
PROCEDIMIENTOS
DEPORTE FORMATIVO
CÓDIGO: PECD06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Fomentar la práctica del deporte en niños y jóvenes, con el fin de contribuir en su formación integral.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994.
Decreto 1860 de 1994.
Ley 60 de 1993.
ALCANCE:
RIESGOS:
Baja participación de los deportistas
Desorganización en la realización de los torneos
Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos
Falta de recursos
CONTROLES:
Establecer y divulgar un reglamento deportivo por el cual se rigen los participantes.
Divulgación e invitación del evento con anterioridad.
Control físico y autorización para el uso de implementos deportivos.
Evaluación del evento por parte de la comunidad y de las autoridades u organismos competentes.
INFORMES:
Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de Gobierno.
Informes de actividades al concejo municipal.
Informes de gestión al consejo de gobierno
SOPORTES Y FORMATOS:
Planillas de inscripción
Carnets
Reglamento general del torneo
Reglamento interno
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se sugiere que las instituciones educativas dentro de sus presupuestos incluyan un rubro para la participación de sus deportistas.
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Planilla de juego
Cuadros de clasificación
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Presentación del proyecto a las educaciones deportivas
Coordinador de Deportes y Recreación
Presentar proyecto a
educaciones deportivas
INICIO
FIN
Recibir inscripciones de
los participantes
Realizar congresillo
técnico
Realizar evento
Elaborar cronograma de
actividades
Evaluar el evento
2 Elaboración del Cronograma de actividades y coordinación con las entidades educativas.
Coordinador de Deportes y Recreación
3 Recepción de inscripciones de los participantes a los eventos.
Coordinador de Deportes y Recreación
4 Realización del congresillo técnico. Coordinador de
Deportes y Recreación
5 Realización del evento Coordinador de
Deportes y Recreación
6 Evaluación del evento. Coordinador de
Deportes y Recreación
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: COORDINACIÓN DE DEPORTES
PROCEDIMIENTOS
EJECUCIÓN DE PROGRAMAS RECREATIVOS.
CÓDIGO: PECD07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Fomentar la integración, la participación y el disfrute de la comunidad por medio de actividades recreativas que permitan formar hábitos de aprovechamiento del tiempo libre.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994.
Decreto 1860 de 1994.
Ley 60 de 1993.
ALCANCE:
RIESGOS:
Baja participación de la comunidad
Desorganización en la realización del evento
Riesgos de accidentalidad de los participantes
Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos
Falta de recursos
CONTROLES:
Establecer y divulgar un reglamento deportivo por el cual se rigen los participantes.
Divulgación e invitación del evento con anterioridad.
Control físico y autorización para el uso de implementos deportivos.
Evaluación del evento por parte de la comunidad y de las autoridades u organismos competentes.
INFORMES:
Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de gobierno.
Informes de actividades al concejo municipal.
Informes de gestión al consejo de gobierno
SOPORTES Y FORMATOS:
Planillas de inscripción
Programación de actividades
Actas de entrega de premiación
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Traer la autorización de los padres para participar y el seguro médico.
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Lista de recursos.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Elaboración del programa Coordinador de
Deportes y Recreación
INICIO
FIN
Realizar convocatoria y
abrir proceso de
inscripción
Enviar invitaciones a
grupos de apoyo
Realizar evento
Elaborar cronograma de
actividades
Evaluar el evento
Verificar espacio a utilizar
2 Convocatoria y apertura al proceso de inscripción.
Coordinador de Deportes y Recreación
3 Envío de invitaciones a grupos de apoyo y autoridades.
Coordinador de Deportes y Recreación
4 Realización del evento Coordinador de
Deportes y Recreación
5 Evaluación del evento. Coordinador de
Deportes y Recreación
6 Verificar el espacio a utilizar
Coordinador de Deportes y Recreación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: COORDINACIÓN DE DEPORTES
PROCEDIMIENTOS
CAPACITACIÓN Y FUNCIONAMIENTO ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA
CÓDIGO: PECD08
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Contribuir con el desarrollo motor y la iniciación deportiva en niños en edad escolar, en un espacio extracurricular que le sirva para formar hábitos del aprovechamiento del tiempo libre.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994.
Decreto 1860 de 1994.
Ley 60 de 1993.
ALCANCE:
RIESGOS:
Baja participación de los deportistas
Mala orientación en el proceso de iniciación deportiva.
Falta de actividades complementarias que motiven a los niños a permanecer en el proceso.
Falta de motivación de los padres, hacia los niños para permanecer en el programa.
Daños y pérdidas en implementos y escenarios deportivos.
Falta de recursos.
CONTROLES:
Reuniones con padres de familia para establecer estrategias.
Revisión de los programas y planes de escuelas de formación deportiva.
Visita a los entrenamientos para constatar el desarrollo de los programas.
Reuniones pedagógicas para evaluar el trabajo de los monitores.
INFORMES:
Informes mensuales de actividades deportivas a secretaria de gobierno.
Informes de actividades al concejo municipal.
Informes de gestión al consejo de gobierno
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SOPORTES Y FORMATOS:
Plan anual
Plan mensual
Plan semanal
Registro de asistencia
Actas de reuniones
Formato de solicitud de permiso para las participaciones.
Informes de participación
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Traer la autorización de los padres para participar y el seguro médico.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Elaboración del proyecto Coordinador de Deportes y
Recreación
INICIO
FIN
Enviar a Alcalde para
aprobación
Contratar monitores
Realizar inscripciones
Elaborar proyecto
Desarrollar programas
Evaluar evento
2 Aprobación de por parte del alcalde municipal
Coordinador de Deportes y Recreación
3 Contratación de los monitores Coordinador de Deportes y
Recreación
4 Proceso de inscripción Coordinador de Deportes y
Recreación
5 Desarrollo de los programas Coordinador de Deportes y
Recreación
6 Evaluación del evento. Coordinador de Deportes y
Recreación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: COORDINACIÓN DE DEPORTES
PROCEDIMIENTOS
PRÉSTAMO DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS.
CÓDIGO: PECD09
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Suministrar los implementos deportivos necesarios para la práctica deportiva, recreativa y de la educación física a la comunidad.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994.
Decreto 1860 de 1994.
Ley 60 de 1993.
ALCANCE:
RIESGOS:
Perdida de implementos prestados
No registro del material prestado
Devolución en malas condiciones
Demora en la devolución del material por parte de los usuarios
Cambio del material prestado por otro de menor calidad
CONTROLES:
Registro de las actas de prestamos del material.
Establecer reglamento y darlo a conocer, para el préstamo del material.
Realizar seguimiento en la utilización del material.
Mantener actualizado el inventario de implementos deportivos
INFORMES:
Relación de implementos prestados a la comunidad
Numero de población beneficiada con el servicio.
SOPORTES Y FORMATOS:
Planilla de registro del préstamo de material
Planilla de verificación del estado del material
Inventario de los implementos deportivos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Actualización del inventario Dar de baja al material deteriorado.
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Carpeta con las actas del préstamo de material
Oficios recibidos con la solicitud del préstamo del material por parte del usuario.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recibir la solicitud por escrito del préstamo del material
Coordinador de Deportes y Recreación
INICIO
FIN
Recibir solicitud de préstamo
Dar visto bueno
Preparar material para entrega
Entregar material al usuario
Verificar que el material
devuelto esté en optimas
condiciones
Ingresar material a la bodega
2 Visto bueno Coordinador de
Deportes y Recreación
3 Preparación del material para su entrega.
Coordinador de Deportes y Recreación
4 Entrega del material prestado al usuario responsable.
Coordinador de Deportes y Recreación
5 Devolución y verificación de la entrega del material en óptimas condiciones.
Coordinador de Deportes y Recreación
6 Ingreso del material a la bodega.
Coordinador de Deportes y Recreación
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: COORDINACIÓN DE DEPORTES
PROCEDIMIENTOS
PRÉSTAMO DE EQUIPAMIENTO MUNICIPAL.
CÓDIGO: PECD10
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Posibilitar a la comunidad la utilización de la infraestructura deportiva para la realización de eventos deportivos recreativos y culturales.
BASE LEGAL:
Constitución Política de 1991
Ley 181 de 1995
Ley General de Educación 115 de 1994.
Decreto 1860 de 1994.
Ley 60 de 1993.
ALCANCE:
RIESGOS:
El deterioro por el mal uso de los escenarios
Entrega del escenario en condiciones poco higiénicas.
Daño de la implementación ubicada dentro del escenario.
Utilización del escenario para realizar actividades diferentes a las inicialmente acordadas.
Utilización de las instalaciones durante un tiempo más extenso de lo acordado.
CONTROLES:
Entregar y recibir el escenario por parte de uno de los funcionarios de la Subsecretaría.
Verificación de cada uno de los elementos del escenario.
Supervisión de uno de los funcionarios de la Subsecretaría sobre la actividad realizada en el escenario.
INFORMES:
Programación de horarios para el uso de los escenarios.
Reglamento para el uso de los escenarios deportivos.
Relación del alquiler o préstamo de los escenarios.
SOPORTES Y FORMATOS:
Oficio solicitando el préstamo o alquiler del escenario.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Prestar los escenarios exclusivamente para
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Planilla de registro de préstamo de escenarios deportivos.
Cronograma y horarios de los escenarios deportivos.
Recibos de pago por el alquiler de los escenarios.
los actos deportivos, culturales acordes con su naturaleza.
Fijar tarifas de arrendamiento que garanticen el mantenimiento de los escenarios.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Formulación del reglamento para el uso de los escenarios deportivos.
Secretaria De Gobierno
Se formula el reglamento para
el uso de escenarios
deportivos
FIN
Socializar el reglamento
Recibir oficio de solicitud de
préstamo del escenario
Determinar la conveniencia
del préstamo
Entregar el escenario para la
realización del evento
Supervisar la actividad
realizada
Recibir el escenario
2 Difusión y socialización del reglamento.
Coordinador de Deportes y Recreación
3 Recepción del oficio solicitando el préstamo del escenario
Coordinador de Deportes y Recreación
4 Determinación de la conveniencia del préstamo del escenario.
Coordinador de Deportes y Recreación
5 Entrega del escenario para la realización del evento
Coordinador de Deportes y Recreación
6 Supervisión de la actividad realizada en el escenario
Coordinador de Deportes y Recreación
7 Recepción del escenario Coordinador de
Deportes y Recreación
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BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA
Y DEPORTES SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL
PROCEDIMIENTO: SERVICIO DE BIBLIOTECA
CÓDIGO: PECD11
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Permitir el acceso a la comunidad a los servicios de la biblioteca a fin de promover el fomento y fortalecimiento de los usuarios en la lectura individual y la consulta de libros que requiera.
Implementar el manejo del software suministrado por el Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional para un mayor control de la Biblioteca Pública Municipal, con el fin de un mejor servicio a la comunidad.
BASE LEGAL:
Ley 60 de 1993
Ley 397 de 1997
Ley 715 de 2002
ALCANCE: Se inicia con la solicitud que hace el usuario del material que va a consultar o la información que requiere y finaliza realizando una organización de la colección tanta literatura, colección de referencia y general en la estantería de acuerdo al sistema.
RIESGOS:
La pérdida de materiales Bibliográficos por parte de los usuarios.
Daño del material prestado por parte de los usuarios.
Daño del software de Biblioteca SIABUC, por falta de asistencia técnica personalizada del Ministerio del Cultura.
Daño de los enseres de la Biblioteca, por parte de los usuarios.
Deterioro de las instalaciones por falta de mantenimiento general, por su construcción en madera a la vista.
CONTROLES:
Los mecanismos para establecer que las cosas se cumplan como están previstos en el Código Contencioso Administrativo son regulados por el Secretario de Gobierno quien lleva un registro escrito como sistemático de todas las quejas, peticiones o reclamos que se radican en la Alcaldía. Caso
INFORMES:
Informe sobre existencia de material documental debidamente relacionado.
Informe sobre falencias necesidades de adquisición de material actualizado de acuerdo a la consulta y requerimientos de usuarios.
Los que requieran el Alcalde Municipal, el Ministerio de Cultura, Biblioteca Nacional de
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especial debe darse prioridad en envío.
Llevar por escrito todos los prestamos de los materiales externos e internos de la Biblioteca
Verificación de la entrega de los enseres cuando se ha hecho uso por parte la comunidad ajena a la administración
Colombia, Red Nacional de Bibliotecas Públicas entre otras autoridades.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de préstamo externo
Formatos de estadística interna
Formatos de usuarios por servicio
Formato de préstamo de cajas viajeras
Formatos de seguimientos de visitas de bibliotecas
Carnetización de todos los usuarios de la Biblioteca Pública Municipal.
Fichas bibliográficas para el manejo de los libros que no están incluidos en el software.
Para ser usuario de la Biblioteca Pública Municipal se solicita fotocopia del respectivo documento de identidad, con el fin de incluirlos en el sistema.
Registro de los datos del usuario.
Registros préstamo y salida de material bibliográfico.
Manejo de carpetas de inventario general de la Biblioteca, informes enviados, informes recibidos, carnés de biblioteca, documentación y nombramiento, Ministerio de Cultura y fichas de préstamos de material.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Crear conciencia en los usuarios de la biblioteca para que cuiden y valoren el material bibliográfico con que cuenta el Municipio de San Martín.
Suministro de un botiquín.
Señalización de las áreas y las vías de acceso
Se requiere de una persona de apoyo para el bueno desarrollo y manejo de todas las labores que debe implementar la biblioteca entre ellas (la hora del cuento, lectura personalizada, en voz alta, labores manuales, extensión de biblioteca, el club de amigos de la Biblioteca), proyección de cine, foros entre otras actividades como participación del día del niño, del idioma.
Se requiere de incluir más presupuesto para realizar la extensión de la caja viajera a las veredas, y la realización de actividades propias de la biblioteca en horas de la noche (tertulia literaria, poesía, cuento).
Presupuesto para el mantenimiento general de las instalaciones de la Biblioteca.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El usuario hace la solicitud del material a consultar o solicita información según el requerimiento.
Usuario
Llenar registro de préstamo en
ficha técnica y libro de registro
FIN
Guiar y orientar al usuario y
suministrar el material o
información
Recibir material y verificar
que se encuentre en
buenas condiciones
Usuario solicita material a
consultar o información
Radicar la salida del libro
Suministrar la
copia
¿Requiere
copia?
¿Solicita
préstamo
externo?
NO
SI
NO
SI
Llenar ficha con fecha de
vencimiento y Guardar hasta
la entrega del material
verificar que se encuentre
dentro de la fecha; y devolver
documento soporte
¿Es préstamo
externo?
SI
Realizar control diario de
material consultado, usuarios
atendidos y préstamo externo.
NO
Organizar colecciones
2
Guía y orienta al usuario que hace el requerimiento al sitio o sector del tema a investigar, si lo necesita se le ayuda a la búsqueda de la información y se suministra el materia.
Bibliotecario
3
El usuario hace la consulta y si requiere copia del material lo solicita de igual manera, si va a retirar el material bibliográfico.
Usuario
4
Para el retiro del material además de los señalamientos del numeral 3 se toman como referencia la base de datos del sistema SIABUC (base de datos de la biblioteca) Llena el registro para préstamo tanto en la ficha técnica como en el libro de registro.
Bibliotecario Usuario
5 Se radica la salida del libro de usuarios en el control respectivo, incluyendo los datos del sistema SIABUC
Bibliotecario
6 Se llena ficha con fecha de vencimiento, de acuerdo al reglamento de la biblioteca, para la devolución del material.
Bibliotecario
7 Guarda el documento hasta la entrega del material.
Bibliotecario
8 Devolver el libro o material de consulta. Usuario
9
Se revisa el estado material bibliográfico, si ha sido sacado de la biblioteca verificar que se encuentre dentro de la fecha; y entrega el documento dejado como soporte del préstamo.
Bibliotecario
10 Verificación del estado del material y colocación en el lugar de origen para próximas consultas.
Bibliotecario
11 Realizar estadística del material consultado en biblioteca, usuarios atendidos y usuarios de préstamo externo. (diariamente)
Bibliotecario
12
Organización de la colección tanto literatura, colección de referencia y general en la estantería de acuerdo al sistema DEWEY
Bibliotecario
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL
PROCEDIMIENTO: PROMOCIÓN CULTURAL DE CINE Y CARTELERAS
CÓDIGO: PECD12
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ofrecer una serie de técnicas y orientaciones básicas para realizar cine foros, conferencias, títeres, con el fin específico de facilitar la labor y mejorar las condiciones de las actividades culturales programadas como medida al servicio del público.
BASE LEGAL:
Ley 60 de 1993
Ley 397 de 1997
Ley 715 de 2002
ALCANCE: Inicia realizando una selección para promoción ya sea de cine o carteleras y finaliza con el Montaje de las carteleras.
RIESGOS:
Falta de personal para la realización de las labores.
Falta de material debido al poco presupuesto asignado a la biblioteca.
CONTROLES:
Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes
INFORMES:
Informar mensualmente sobre los eventos que se realizan a la red departamental de bibliotecas.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos de programación mensual y registro de visitas a grupos espontáneos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que la administración apoye más las actividades programadas del cine foro para que haya mayor divulgación a la comunidad.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Determinar si es cine o cartelera lo que se va a presentar
Bibliotecaria
Seleccionar y alquilar video
Se determina que se
va a presentar
¿Es cartelera?
SI
Seleccionar tema de
personajes
Efectuar investigación
bibliográfica del personaje
seleccionado
Efectuar el montaje de las
carteleras
NO
Divulgar la información
FIN
¿Es cine?
SI
Proyectar la película
Elaborar estadística de
asistentes
Elaborar listado de personajes
escogidos
Elaborar cartelera con los
datos del personaje
2 CINE. Selección y alquiler del video Bibliotecaria
3
Divulgación del cine por medio de carteles y altoparlante dando a conocer el titulo de la proyección de video a la comunidad.
Bibliotecaria
4 Realizar la Proyección de la película.
Bibliotecaria
5 Elaborar estadística de los asistentes.
Bibliotecaria
6 CARTELERAS. Selección del tema de personajes de cada mes.
Bibliotecaria
7 Elaboración del listado de personajes escogidos.
Bibliotecaria
8 Realización de una investigación biográfica del personaje elegido (con foto).
Bibliotecaria
9 Elaborar las carteleras que contengan los datos específicos de los personajes elegidos.
Usuario
10 Realizar el Montaje de las carteleras.
Usuario
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA
Y DEPORTES SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL
PROCEDIMIENTOS
PROMOCIÓN CELEBRACIONES IMPORTANTES
CÓDIGO: PECD13
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Conmemorar las fechas importantes como Día del niño, Día de la mujer, Día del campesino etc.)
BASE LEGAL:
Ley 60 de 1993
Ley 397 de 1997
Ley 715 de 2002
ALCANCE: Realizar cronograma de acuerdo a fechas conmemorativas
RIESGOS:
Falta de personal para la realización de las labores.
Falta de material debido al poco presupuesto asignado a la biblioteca.
CONTROLES: Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes
INFORMES: Informar mensualmente sobre los eventos que se realizan a la red departamental de bibliotecas y a mi jefe inmediato
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos de programación mensual y registro de visitas a grupos espontáneos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que la administración apoye más las actividades programadas del cine foro para que haya mayor divulgación a la comunidad.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se realiza un cronograma teniendo en cuenta las fechas conmemorativas a nivel mundial (Día del niño, Día de la mujer, Día del campesino etc.)
Bibliotecaria
Se tienen en cuenta
las fechas
conmemorativas
Consultar bibliografía de
celebraciones
FIN
Elaborar cartelera y realizar
montaje según celebración
Elaborar cronograma según
fechas conmemorativas
Elaborar lista de
acontecimientos y seleccionar
temas
Buscar material escrito y
gráfico
2 Efectuar consulta bibliográfica de celebraciones
Bibliotecaria
3 Elaborar lista de acontecimientos y seleccionar tema del mes.
Bibliotecaria
4 Realizar búsqueda de material escrito y gráfico
Bibliotecaria
5 Elaborar cartelera y realizar montaje según celebración
Bibliotecaria
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CULTURA Y DEPORTES
SUBPROCESO: BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL
PROCEDIMIENTOS
TALLER DE PROMOCIÓN DE LECTURA Y EVENTOS CULTURALES
CÓDIGO: PECD14
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes.
BASE LEGAL:
Ley 60 de 1993
Ley 397 de 1997
Ley 715 de 2002
ALCANCE: Inicialmente se deben recibir inscripciones de personas que van a tomar el taller y finalmente organizar evento según cronograma.
RIESGOS:
Falta de personal para la realización de las labores.
Falta de material debido al poco presupuesto asignado a la biblioteca.
CONTROLES: Verificación de que los eventos se lleven a cabo de acuerdo al cronograma realizado para el mes
INFORMES: Informar mensualmente sobre los eventos que se realizan a la red departamental de bibliotecas y a mi jefe inmediato
SOPORTES Y FORMATOS: Formatos de programación mensual y registro de visitas a grupos espontáneos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que la administración apoye más las actividades culturales programadas
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recibir Inscripciones
Bibliotecaria Se reciben
inscripciones
Seleccionar el material
adecuado
Familiarizarse con la
información y material
seleccionados
Seleccionar grupos y realizar
programación
Alistar material de apoyo
Verificar el espacio a utilizar
1
2 Seleccionar grupo y realizar programación Bibliotecaria
3 Realizar la escogencia del material adecuado y las necesidades específicas del mismo.
Bibliotecaria
4 Leer el material seleccionado a fin de manejar el contenido para asegurar la calidad de la actividad.
Bibliotecaria
5 Alistar material de apoyo para la actividad (lápices, hojas, plastilina y témperas)
Bibliotecaria
6 Verificar el espacio a utilizar
Bibliotecaria
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7
Recibir el grupo programado en la biblioteca y realizar la presentación personal y buscar el contacto con los niños y docentes con el fin de romper el hielo y hacer la actividad más dinámica.
Bibliotecaria
SI
FIN
NO
1
Recibir al grupo programado y
realizar programación
Organizar el grupo y realizar la
presentación del libro
¿el usuario es
estudiante?
Realizar lectura silenciosa
sostenida
Realizar taller de lectura
SI
Realizar taller de lectura
Motivar al grupo y realizar la
lectura del libro
Realizar el cronograma de
eventos
NO
¿Se presentan
eventos especiales?
Efectuar convocatorias de
participación
8
Acomodar el grupo en el espacio reservado para la actividad, y realizar la presentación del libro que se va a trabajar.
Bibliotecaria
9 Realizar ambientación para estimular la imaginación de los participantes e iniciar lectura del mismo
Bibliotecaria
10 Si el usuario son estudiantes se realiza actividad de Lectura silenciosa sostenida
Bibliotecaria
11 Si el usuario no es estudiante realiza taller de lectura eligiendo el libro según su nivel de escolaridad.
Bibliotecaria
12 Crear motivación al interior del grupo. Bibliotecaria
13 Realizar la lectura del correspondiente libro.
Bibliotecaria
14
Si son eventos especiales Realizar cronograma de eventos a realizar (noche de brujas, celebración del día del niño, día de la madre.
Bibliotecaria
16 Realizar convocatorias para participar en estas actividades
Bibliotecaria
1
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PROCESOS DE
APOYO
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PROCESOS DE HACIENDA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO
PROCESO: HACIENDA
CÓDIGO: PAH VERSIÓN: 02
SUBPROCESOS: GESTIÓN PRESUPUESTAL, GESTION TESORERIA GESTION CONTABLE, IMPUESTOS
OBJETIVOS DEL PROCESO:
Asignar los recursos nuevos y reasignar los recursos existentes, según las necesidades de las áreas de la Entidad, teniendo en cuenta el causar un buen uso de los recursos asignados
Dar a conocer las labores realizadas informando a los entes de control la gestión de la Alcaldía en el manejo de los recursos.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución Política Artículo 209
Ley 87 de 1993 y 489 de 1998
Normas que disponen cambios y /o modificaciones a los procedimientos
RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: SECRETARÍA DE HACIENDA
PROVEEDOR INSUMOS
PRODUCTO SALIDA CLIENTE
HACIENDA PUBLICA
RECURSOS ASIGNADOS
ELABORÓ:
REVISO: APROBÓ:
CARGO:
CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
CÓDIGO: PAHGP 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Emitir el documento mediante el cual se certifica la existencia de disponibilidad presupuestal para comprometer los recursos del presupuesto de la administración municipal, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin una vez que esta se afecta.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 Del 22 De Diciembre De 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del
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Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta
ALCANCE: Inicia en la recepción de solicitudes de CDP, finaliza en la expedición del CDP.
RIESGOS: Expedir disponibilidades sin el lleno de requisitos exigidos en el manual de contratación cuando aplique
CONTROLES:
Ejecución de proceso contratación conforme a lo previsto y expedición de disponibilidades dentro del término señalado previo a la iniciación del proceso de contratación.
Verificación y revisión de los soportes que impliquen la afectación presupuestal tales como: errores aritméticos o mal señalamiento del rubro presupuestal, razón por la cual será devuelta dicha solicitud.
Verificar que contengan los soportes requeridos en el manual de contratación como son: Estudio de conveniencia y oportunidad, certificado de registro en el banco de proyectos, certificado de planeación que forma parte del plan de desarrollo (solo para inversión), certificación de plan de compras, consulta SICE.
INFORMES:
Información a nivel interno y externo requeridos sobre ejecución presupuestal a los organismos de control fiscal, control interno, control político y control administrativo, secretarios de despacho, jefes de dependencias u oficinas; que se requieran para su normal comprensión, estudio, análisis o seguimiento
Informe de ejecuciones presupuestales pasivas a la Contraloría del Meta y Contraloría General de la República.
SOPORTES:
Solicitud Disponibilidad presupuestal previamente firmada por el Alcalde, estudio de conveniencia y oportunidad, certificado de registro en el banco de proyectos, certificado de planeación que forma parte del plan de desarrollo (solo para inversión),
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Las solicitudes de disponibilidad se realizarán con la debida antelación teniendo en cuenta los términos legales para la contratación.
Las correcciones a que haya lugar serán realizadas por la dependencia que origina el error.
Los CDP deben ser solicitados por el señor Alcalde que es el ordenador del gasto.
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certificación de plan de compras, consulta SICE.
Los CDP se expiden con una vigencia hasta el 31 de diciembre de cada vigencia
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se recepciona el paquete de cada dependencia solicitada con el lleno de sus requisitos y la con la Solicitud de la Disponibilidad previamente firmada
Auxiliar Administrativo Verificar que el objeto coincida
con el estudio de
conveniencia
Recibir paquete de
cada dependencia
¿Es correcto?
SI
NO
Activar número en sistema y
complementar información
Revisar y firmar
Entregar (1) copia a solicitante
Verificar saldo de apropiación
Emitir disponibilidad
presupuestal
Archivar (1) copia
FIN
2 Se verifica que el objeto del gasto corresponda con la actividad planteada en el Estudio de Conveniencia y oportunidad.
Auxiliar Administrativo
3 Se verifica el saldo de apropiación presupuestal
Auxiliar Administrativo
4
Se activa el número de la disponibilidad en el sistema y se complementa la información de acuerdo a la solicitud.
Auxiliar Administrativo
4 Emite disponibilidad presupuestal expedida por el sistema.
Auxiliar Administrativo
5 Revisa y firma disponibilidad Dirección Financiera
de Presupuesto
6
Ya firmada el Certificado de Disponibilidad Presupuestal entrega la primera copia a la oficina o persona solicitante.
Auxiliar Administrativo
7
Archivar la copia en consecutivo para llevar un control de los documentos expedidos por la dependencia
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE REGISTROS PRESUPUESTALES
CÓDIGO: PAHGP02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Emitir el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no será desviada a ningún otro fin.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martin de los llanos, meta”
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
ALCANCE: Inicialmente, se recibe solicitud del registro presupuestal para determinar pagos y posibles fechas y por último, después de haber entregado a la oficina solicitante se archiva el documento.
RIESGOS: Expedir Registro Presupuestal sin el lleno de requisitos exigidos en el manual de contratación cuando aplique
CONTROLES:
Se verifica que la disponibilidad presupuestal, corresponda al contrato entregado y que coincidan los objetos
Ejecución de proceso contratación conforme a lo previsto y expedición de registros dentro del término señalado.
Verificación y revisión de los soportes que impliquen la afectación presupuestal tales como: errores aritméticos o mal señalamiento del rubro presupuestal, razón por la cual será devuelta dicha solicitud.
Verificar que el contrato este firmado por las partes
Ingresar al sistema correctamente los datos del contratista tomando como base en RUT
INFORMES:
Información a nivel interno y externo requeridos sobre ejecución presupuestal a los organismos de control fiscal, control interno, control político y control administrativo, secretarios de despacho, jefes de dependencias u oficinas; que se requieran para su normal comprensión, estudio, análisis o seguimiento
Informe de ejecuciones presupuestales pasivas a la Contraloría del Meta y Contraloría General de la Republica
SOPORTES:
Contrato firmado
Registro presupuestal
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Los actos administrativos firmados se harán llegar con la debida antelación teniendo en cuenta los términos legales para la ejecución del compromiso.
Las correcciones a que haya lugar serán realizadas por la dependencia que origina el error.
Para la expedición del registro presupuestal será requisito la firma de las partes en el acto administrativo.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se recepciona el paquete del contrato con sus respectivos requisitos
Auxiliar Administrativo
Verificar información y
documentación
Recibir paquete de
Contrato con soportes
¿Es correcto?
SI
NO
Expedir registro presupuestal
Imprimir (2) copias
Entregar (1) copia a solicitante
Revisar y firmar
Emitir registro presupuestal
Archivar (1) copia
FIN
2 Se verifica el valor, objeto, beneficiario, Nit. y número de disponibilidad a afectar.
Auxiliar Administrativo
3
Se procede a la expedición de Registro Presupuestal en el sistema se ingresa el de la disponibilidad en el Software y se complementa la información de acuerdo a la solicitud.
Auxiliar Administrativo
4
El sistema hace el registro correspondiente, asignando el valor de contrato y el nombre del beneficiario
Auxiliar Administrativo
5 Una vez elaborado el Registro Presupuestal se imprime en 2 copias.
Auxiliar Administrativo
6 Revisa y firma Dirección Financiera de Presupuesto
7 Ya firmado el Registro se entrega la primera copia a la oficina solicitante
Auxiliar Administrativo
8
La segunda copia es archivada en consecutivo de acuerdo a la norma de Archivo correspondiente.
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ADICIÓN ESPECÍFICA
CÓDIGO: PAHGP03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Incluir nuevos recursos que se presentan en el presupuesto de rentas y gastos de la entidad para facilitar su ejecución.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de san martín de los llanos, meta”.
ALCANCE: Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes.
RIESGOS: Realizar adiciones presupuestales sin los soportes respectivos
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CONTROLES:
Verificación en los soportes (Convenios, Decretos, Resoluciones, Documentos CONPES, Certificación de Tesorería) de los valores a adicionar
Estudio de los saldos arrojados en el cierre fiscal a Diciembre 31 de cada vigencia
Verificación de los saldos presupuestales de los recursos con destinación específica para su respectiva adición respetando su origen.
Revisión de los saldos presentados en las cuentas por pagar y reservas para adicionarlos como reservas del tesoro o descontarlos como pasivos exigibles.
Probar que el total de ingresos supere la apropiación presupuestal.
Cuando las adiciones se elaboran por Decreto, debe existir la autorización expedida por el Concejo Municipal.
Certificación de disponibilidad de recursos.
Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las adiciones presupuestales.
INFORMES:
Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las adiciones presupuestales.
SOPORTES:
Convenio
Acuerdo , decreto o resolución de adición
Publicación
Ejecución presupuestal actualizada
Certificación de Tesorería
Decretos Acuerdos y/o resoluciones, según el caso.
TIEMPO: Por acuerdo 15 días Por decreto 4 días
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Presenta soporte correspondiente donde conste el valor a adicionar, ya sea convenio, certificación, CONPES, etc.
Secretario dependencia
Se envían copias a tesorería
presupuesto y gobierno
Se reciben soportes
con valor a adicionar
¿Es convenio?
SI
NOAlcalde firma decreto de
adición presupuestal
Incorporar en sistema
Publicar acuerdo y enviar (1)
copia a tesorería presupuesto
y contabilidad
Realizar modificaciones
Elaborar proyecto de
acuerdo con motivos
FIN
Elaborar decreto
¿Se tienen
facultades del
concejo?SI
Incorporar reservas de
compromisos por ejecutar
NO
Presentar proyecto al
concejo
¿Concejo
aprueba?
SI
NO
Enviar acuerdo aprobado
a Alcalde
Alcalde sanciona acuerdo
Incorporar recursos al
presupuesto
2 Si se trata de un convenio o partidas de destinación específica se elabora el decreto.
Dirección Financiera de Presupuesto
3 Firma el Decreto de Adición Presupuestal
Alcalde
4
Envía copia a la Dirección Administrativa de Tesorería, Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria de Gobierno
Alcalde
5 Incorpora en sistema Pegaso Auxiliar Administrativo
6 Realiza las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal
Auxiliara Administrativo
7
Si se tienen facultades se pueden incorporar por decreto las reservas de los compromisos por ejecutar al cierre de la vigencia anterior.
Dirección Financiera de Presupuesto
7
Si no se tienen facultades del Concejo se elabora el proyecto de acuerdo con la respectiva exposición de motivos y los anexos
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Presenta al Concejo el Proyecto de Acuerdo
Alcalde Municipal
9 Estudia debate y aprueba el Acuerdo
Concejo Municipal
10 Envía el Acuerdo aprobado al señor Alcalde
Concejo Municipal
11 Sanciona el Acuerdo Municipal Alcalde
12
Publica el Acuerdo y envía copia a la Dirección Financiera de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad.
Secretaria de Gobierno
13 Incorpora los recursos al presupuesto Municipal en el respectivo software.
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: REDUCCIONES
CÓDIGO: PAHGP04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar reducciones en el presupuesto de Ingresos y gastos acorde con las transferencias recibidas y la proyección del recaudo.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto organico de presupuesto del municipio de san martin de los llanos, meta”
ALCANCE: Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes. Es la disminución que afecta, en la misma cuantía, las partidas en el presupuesto de ingresos y las apropiaciones en el presupuesto
RIESGOS: Realizar reducciones presupuestales sin los soportes respectivos Realizar gastos con una estimación de ingresos que no se va a recaudar, lo que generaría un deficit.
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de gastos.
CONTROLES:
Verificación en los soportes (Convenios, Decretos, Resoluciones, Documentos CONPES, Certificación de Tesorería) de los valores a reducir
Estudio de la ejecución de ingresos para verificar lo programado respecto a lo recaudado.
INFORMES:
Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las adiciones presupuestales.
SOPORTES: Convenio
Acuerdo , decreto o resolución de adición
Publicación
Ejecución presupuestal actualizada
Certificación de Tesorería
Decretos Acuerdos y/o resoluciones, según el caso.
TIEMPO: Por acuerdo 15 días Por decreto 4 días
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se revisa el documento CONPES donde asignan los recursos al Municipio y se verifica con el presupuesto aprobado.
Dirección Financiera de Presupuesto
Se revisa documento
CONPES
Incorporar en sistema
Realizar modificaciones
FIN
Elaborar decreto de reducción
Alcalde revisa y firma
Verificar con presupuesto
aprobado
Identificar sectores y calcular
valor
Analizar comportamiento del
recaudo
Identificar rentas que no se
van a recaudar y calcular el
valor
Se envían copias a tesorería
presupuesto y gobierno
2 Se identifica los sectores en los que debe aplicarse la reducción y se calcula el valor.
Dirección Financiera de Presupuesto
3 Se analiza el comportamiento del recaudo identificando las rentas que definitivamente no se alcancen a recaudar en la vigencia
Dirección Financiera de Presupuesto
Dirección Administrativa de
Tesorería
4 Se calcula el valor que no se va a recaudar Dirección Financiera de Presupuesto
Dirección Administrativa de Tesorería
5 Se elabora el Decreto Realizando la reducción al presupuesto
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Revisa y firma el Decreto de reducción Presupuestal
Alcalde
7 Envía copia a la Dirección Administrativa de Tesorería, Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria de Gobierno
Alcalde
8 Incorpora en sistema Pegaso Auxiliar Administrativo
9 Realiza las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal
Auxiliara Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: TRASLADO
CÓDIGO: PAHGP05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Modificar los recursos que se presentan en el presupuesto de rentas y gastos de la entidad para facilitar su ejecución.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta”
ALCANCE: Aplica para las modificaciones correspondientes al presupuesto municipal teniendo en cuenta los soportes correspondientes.
RIESGOS:
CONTROLES:
Estudio de los saldos arrojados en la ejecución pasiva para su modificación
Verificación de los saldos presupuestales de los recursos a modificar respetando su origen.
Cuando las modificaciones se elaboran por Decreto, debe existir la autorización expedida por el Concejo Municipal cuando con excepción de lo establecido en el artículo 34 del decreto 568 de 2006, donde menciona que las modificaciones
INFORMES:
Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las modificaciones presupuestales.
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al anexo del decreto de liquidación que no modifiquen en cada sección presupuestal el monto total de sus apropiaciones de funcionamiento, servicio a la deuda o los subprogramas de inversión, se harán mediante acto administrativo expedido por el jefe del órgano respectivo. Ratificado por el Estatuto de Presupuesto Municipal Acuerdo 032 de 2008
Certificación de disponibilidad de recursos a trasladar
Acto Administrativo por medio del cual se elaboran las modificaciones presupuestales.
SOPORTES:
Decretos, acuerdos o resoluciones, según el caso.
TIEMPO:
Por acuerdo 15 días
Por decreto 4 días
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Solicitud de traslado presupuestal debido.
Dependencia interesada
Se recibe solicitud de
traslado
SI
Revisar solicitud
¿Es traslado
por acuerdo?
NO
Publicar acuerdo y enviar (1)
copia a tesorería presupuesto
y contabilidad
Elaborar proyecto de
acuerdo con motivos
FIN
Incorporar recursos en
el sistema
Presentar proyecto al concejo
¿Concejo
aprueba?
SI
NO
Enviar acuerdo aprobado
a Alcalde
Alcalde sanciona acuerdo
Incorporar recursos al
presupuesto en el sistema
Verificar ingreso al sistema
2 Analiza la posibilidad de realizar o no traslado presupuestal
Dirección Financiera de Presupuesto
3
Cuando se deban realizar traslados presupuestales por Acuerdo, se debe elaborar el proyecto de acuerdo con exposición de motivos
Dirección Financiera de Presupuesto
4 Presenta al Concejo el Proyecto de Acuerdo
Alcalde Municipal
5 Estudia debate y aprueba el Acuerdo Concejo Municipal
6 Envía el Acuerdo aprobado al señor Alcalde
Concejo Municipal
7 Sanciona el Acuerdo Municipal Alcalde
8 Publica el Acuerdo y envía copia a la Dirección Financiera de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad.
Secretaria de Gobierno
9 Incorpora los recursos al presupuesto Municipal en el respectivo sofware.
Auxiliar Administrativo
10 Verifica el ingreso al sistema acorde con lo establecido en el decreto
Dirección Financiera Presupuesto
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: TRASLADO - PRESUPUESTAL
CÓDIGO: PAHGP06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Modificar una apropiación por traslado de recursos desde otros rubros sin que se aumente el monto total del presupuesto.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
ALCANCE: Se inicia con el estudio del presupuesto de Gastos para determinar cuales son los rubros suficientes y que no se van a ejecutar en el transcurso del año para contra acreditarlos y finalmente se alimenta el sistema para actualizar los saldos presupuestales.
RIESGOS:
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CONTROLES:
Estudio de saldos disponibles para los respectivos traslados
Cuando se elabora el Acto Administrativo debe existir previo certificado de disponibilidad de las apropiaciones a trasladar.
Análisis previo global del presupuesto.
INFORMES:
Acto Administrativo por medio de cual se elabora el traslado presupuestal
SOPORTES:
Decreto o acuerdo según el caso
TIEMPO:
4 días
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se estudia el presupuesto de Gastos para determinar cuales son los rubros suficientes y que no se van a ejecutar en el transcurso del año para contra acreditarlos.
Dirección financiera de Presupuesto
Se estudia
presupuesto de gastos
Determinar rubros a
acontraacreditar
Alimentar el sistema
FIN
Revisar traslados
Efectuar
modificaciones
SI
NO
Imprimir acto administrativo y
enviar a Alcalde para firma
Verificar ingreso al sistema
Elaborar decreto
Administrativo
Enviar borrador a Alcalde para
revisión y aprobación
¿Sugiere
cambios?
2
Se revisan los traslados correspondientes teniendo en cuenta que los créditos y contra créditos arrojen el mismo resultado
Dirección financiera de Presupuesto
3
Una vez determinados los valores se procede a elaborar el Decreto Administrativo y se presenta el borrador para y verificación y aprobación
Dirección financiera de Presupuesto
4 Revisa sugiere algunos cambios se hacen las modificaciones pertinentes.
Alcalde Municipal
5 Ajusta e imprime el Acto Administrativo.
Dirección Financiera de presupuesto
6 Firma acto administrativo Alcalde Municipal
7 Alimentar los sistemas para mantener actualizados los saldos presupuestales.
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8 Verifica el ingreso al sistema acorde con lo establecido en el decreto
Dirección Financiera Presupuesto
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PASIVA
CÓDIGO: PAHGP07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar la ejecución del presupuesto de gastos, haciendo un análisis permanente en donde se refleje el porcentaje de ejecución de cada rubro y así poder facilitar la toma de decisiones.
BASE LEGAL:
Constitución Política Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, Meta.
ALCANCE: Se controla la ejecución presupuestal pasiva, tomando como referencia los exigidos por la contraloría Departamental y el sistema de información Pegaso.
RIESGOS:
CONTROLES:
Verificación de los informes del sistema de información
Se revisa la ejecución presupuestal
INFORMES:
Ejecución Pasiva
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de gastos y se detectan posibles falencia
Se imprime movimiento del rubro
SOPORTES:
Cuadro de Ejecución Pasiva HAS
OBSERVACIÓNES La ejecución presupuestal pasiva CDM 105, se debe presentar mensualmente a la Contraloría Departamental el último día hábil del mes siguiente.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se diseña el cuadro de la ejecución pasiva tomando como referencia los exigidos por la contraloría Departamental y el sistema de información Pegaso
Auxiliar Administrativo
INICIO
Diseñar cuadro de la
ejecución pasiva
Se envían (1) copia a
tesorería y archiva
(1)presupuesto
FIN
Verificar en el sistema
ejecución presupuestal de
gastos
Corregir
diferencias
SI
NO
Imprimir acto administrativo y
enviar a Alcalde y Tesorero
para firma
Enviar a contraloría
Departamental
Imprimir y verificar momentos
presupuestales
¿Hay
diferencias?
Identificar recursos no
ejecutados
Determinar medidas a tomar
Generar ejecución pasiva en
el sistema
2 En el Sistema Pegaso, se verifica La Ejecución Presupuestal de gastos
Auxiliar Administrativo
3
Se imprime y verifica el valor de cada uno de los momentos presupuestales verificando que las adiciones y reducciones del ingreso concuerden con las adiciones y reducciones del gasto, así como la apropiación definitiva.
Auxiliar Administrativo
4
Se verifica las columnas de disponibilidades, compromisos, obligaciones y pagos y se identifican los recursos que no se han ejecutado.
Auxiliar Administrativo
5 Verifica los resultados arrojados en las revisiones anterior y determina las medidas a tomar
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Se imprimen movimiento de los rubros con posibles diferencias, se detectan y se corrigen
Auxiliar Administrativo
7 Cuando confirme el cuadre definitivo se genera la ejecución pasiva en el sistema Pegaso
Auxiliar Administrativo
8 Revisa y firma la ejecución presupuestal, envía al Señor Alcalde y Tesorero para firma.
Dirección Financiera de Presupuesto
9 Firma ejecución presupuestal pasiva CDM 105
Alcalde y Director Administrativo de
Tesorería.
10 Entrega copia al Director Administrativo de Tesorería y archiva una copia en presupuesto.
Auxiliar Administrativo
11 Entrega a Contraloría Departamental la pasiva mensual-
Director Administrativo Tesorería
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: CIERRE PRESUPUESTAL DE LA VIGENCIA
CÓDIGO: PAHGP08
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar los compromisos por ejecutar y las obligaciones por pagar a Diciembre 31 de cada vigencia. Tener Conocimiento del valor total de los recursos ejecutados del presupuesto municipal de la Vigencia, estableciendo las reservas presupuestales y las cuentas por pagar.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
ALCANCE: Inicialmente, se estudia la ejecución presupuestal de gastos a Diciembre 31 de cada vigencia y posteriormente se elabora el acto Administrativo de Constitución de Reservas y cuentas por pagar.
RIESGOS:
Constitución de cuentas por pagar sin disponibilidad y registro.
Constitución de cuentas por pagar para amparar compromisos inexistentes.
Inexistencia o confusión de recursos para cancelación de cuentas.
Constituir reservas presupuestales inexistentes
Constituir reservas presupuestales sin el lleno de requisitos.
CONTROLES: INFORMES:
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Constitución de cuentas por pagar sólo sobre contratos debidamente legalizados y perfeccionados u órdenes previas debidamente aceptadas y cuyos Objetos se hayan desarrollando.
Se deberán especificar claramente que recursos presupuestales y de tesorería se dedicarán para el pago de cuentas por pagar y realizar un PAC para el pago de las mismas
Llevando un estricto control sobre los mencionados recursos.
Listado de Cuentas por Pagar
Listado de reservas presupuestales
SOPORTES:
Actuación
Boletín de recursos del Municipio
Boletín de ingresos pendientes
Operación Matemática
Determinación y Acto administrativo
Borrador de adiciones
Decreto
Determinación y adición de los excedentes Financieros
TIEMPO 15 días
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se revisa la ejecución presupuestal de gastos en las columnas de compromisos por ejecutar
Auxiliar Administrativo INICIO
Revisar ejecución
presupuestal de gastos
FIN
Verificar que existan los
soportes
Revisar y Firmar acto
administrativo
Elaborar acto administrativo
de constitución de reserva y
enviar a Alcalde
Se envían copias a tesorería
presupuesto y gobierno
Revisar ejecución
presupuestal de gastos
Verificar que existan los
soportes
Revisar y Firmar acto
administrativo
Elaborar acto administrativo
de constitución de cuentas por
pagar y enviar a Alcalde
Archivar acto
administrativo
Archivar acto
administrativo
2 Se verifica que efectivamente existan los soportes que correspondan a contratos de bienes o servicios no entregados en su totalidad
Auxiliara Administrativo y Dirección Financiera
de Presupuesto
3 Revisa y elabora el Acto administrativo de Constitución de reserva
Dirección Financiera de Presupuesto
4 Firma el Acto Administrativo Alcalde
5 Remite Acto Administrativo a la Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria de Gobierno, Dirección Administrativa de Tesorería y Contabilidad
Alcalde
6 Archiva el Acto Administrativo Auxiliar Administrativo
7 Se revisa en la ejecución presupuestal de gastos la columna de obligaciones por pagar
Auxiliar Administrativo de presupuesto y
Auxiliar Administrativo de Tesorería
8 Se verifica que efectivamente existan los soportes que correspondan a obligaciones que estén cumplidas y pendientes por girar
Tesorería
10 Se elabora el acto Administrativo de Constitución de Cuentas por pagar
Tesorería
11 Revisa y firma el acto administrativo
Alcalde
12 Archiva Acto Administrativo Director Administrativo de Tesorería
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: CIERRE FISCAL DE LA VIGENCIA
CÓDIGO: PAHGP 09
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar los saldos financieros a Diciembre 31 de cada vigencia descontando las cuentas por pagar y reservas, cheques por cobrar y recursos de terceros. Saber que recursos de capital se generaron al cierre de la vigencia anterior para incorporarlos en la vigencia actual. Establecer si la vigencia fiscal anterior genero superávit o déficit para realizar los respectivos ajustes.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
ALCANCE: Inicialmente, se estudian los saldos por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia, se verifican contra lo efectivamente recaudado y los compromisos adquiridos, se descuentan las reservas y las cuentas por pagar, terceros y cheques en mano, posteriormente se realiza un acta de cierre fiscal, que servirá de soporte para incorporar los recursos de superávit o constituir el déficit.
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
Listado final de superávit fiscal por clase de recursos.
Listado de Rendimiento financieros por cada recurso
Acta de cierre fiscal
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SOPORTES:
Actuación
Relación de saldos bancarios por fuente de financiación
Ejecución presupuestal de ingresos.
Ejecución presupuestal de gasto
Operación Matemática
Determinación y Acto administrativo de cierre fiscal.
TIEMPO 15 días
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se estudian los saldos bancarios por cada uno de los recursos arrojados a Diciembre 31 de cada vigencia en el Boletín de Caja.
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
Se estudian saldos de cada
vigencia
Verificar que estén libres de
afectación
Comparar saldos con recursos
que ingresaron y verificarlos
Determinar y sumar ingresos
pendientes por recaudar
Se envían copias a tesorería
presupuesto y gobierno
Efectuar descuentos
1
Elaborar acta de cierre fiscal y
firmar
2
Se analizan que los saldos bancarios estén libres de afectación por concepto de reservas y cuentas por pagar.
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
3
Igualmente se comparan los saldos de bancos con los recursos que efectivamente ingresaron al presupuesto en la ejecución activa. Se verifica que los recursos apropiados en el gasto coincidan con el apropiado en el gasto y que al realizar el cruce ingreso gasto coincida con los saldos bancarios arrojados.
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
4
También se debe determinar y sumar los ingresos pendientes por recaudar cuando estos ya se encuentran comprometidos (Esto en el caso de los recursos de cofinanciación).
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
5
Finalmente se descuentan las reservas, cuentas por pagar, pagos a terceros, cheques en por cobrar y se obtienen los valores a adicionar como superávit fiscal respetando la destinación del recurso o e su defecto se constituye el déficit.
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
6 Se elabora acta de cierre fiscal y firma Director Administrativo
Tesorería
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7
Con estos resultados se procede a elaborar el borrador del Acto administrativo para la incorporación de los Recursos de Capital al Presupuesto general, teniendo en cuenta las Sugerencias presentadas por el Alcalde y los Secretarios de Despacho. O el proyecto de acuerdo de adición a recursos según sea el caso.
Dirección Financiera de Presupuesto
Revisar, aprobar y firmar
Elaborar acto administrativo y
enviar a Alcalde
Publicar acuerdo y enviar (1)
copia a tesorería presupuesto
y contabilidad
FIN
Presentar proyecto al concejo
¿Concejo
aprueba?SI
NO
Enviar acuerdo aprobado
a Alcalde
Alcalde sanciona acuerdo y
enviar a Secretario de
Gobierno
Incorporar en el sistema
Verificar que ingreso al
sistema coincida con
documento escrto
1
8
Una vez elaborado el borrador de determinación y adición de los recursos del balance se pasa al Alcalde para su revisión y ajustes pertinentes.
Dirección Financiera de Presupuesto
9 Revisa, Aprueba y firma decreto o proyecto de acuerdo para presentarlo al Concejo.
Alcalde
10 Legalización del decreto y envía a Presupuesto
Alcalde
11 Presenta el proyecto de Acuerdo al Concejo para su aprobación
Alcalde
12 Estudia, debate y aprueba el proyecto de acuerdo
Concejo Municipal
13 Envía el acuerdo al despacho del Alcalde Concejo Municipal
14 Sanciona el proyecto de acuerdo y remite a secretaria de gobierno
Alcalde
15 Publica el Acuerdo de Adición y envía copia a Presupuesto, Tesorería y Contabilidad
Secretaria de Gobierno
16
Ya aprobado y firmado el Acto Administrativo se procede a alimentar los sistemas para la actualización de saldos en cada uno de los rubros presupuestales.
Auxiliar Administrativo
17 Verifica que los movimientos ingresados al sistema coincidan con el documento escrito.
Dirección Financiera de presupuesto.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: DISMINUCIONES A REGISTROS
CÓDIGO: PAHGP09
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar las correspondientes reversiones de Registros presupuestales a fin de devolver a la apropiación inicial los recursos no fueron utilizados en su totalidad
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y…..”
Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y…….”
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.”
Decreto 568 de 1996 “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.”
Decreto 027 de 1996 Por el cual “se reglamenta el parágrafo del artículo 44 de la ley 715 de 2001.”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Por el cual “se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
ALCANCE: Llevar un control para identificar cuales Registros no fueron utilizados en su totalidad, para que a través de la reversión puedan regresar estos recurso a la apropiación inicial
RIESGOS: Liquidación errada y se reverse el valor
equivocado
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CONTROLES:
Se lleva un control de los Registros presupuéstales que no son utilizados en su totalidad, para que cada jefe de dependencia allegue las actas de liquidación para su respectiva reversión
INFORMES:
Actualización de la ejecución presupuestal
SOPORTES Y FORMATOS:
Acta de Liquidación de los contratos con saldo a favor del Municipio
Certificado de Registro Presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Elabora un oficio dirigido a todos los Secretarios de Despacho, solicitando que hagan llegar a la Dirección Financiera de Presupuesto las actas de liquidación de lo contratos con saldo a favor del Municipio.
Dirección Financiera de Presupuesto.
Recibir información y verificar
pago y liquidación final
Asignar el número a cada
reversión
FIN
Verificar valores
Digitar en el sistema el
número del registro
Efectuar reducción del registro
Verificar que ingreso al
sistema coincida con
documento escrto
INICIO
Elaborar de solicitud de
liquidación de contratos
Archivar soportes
2 Hace llegar acta de liquidación del contrato a la Dirección Financiera de presupuesto, solicitando la reversión
Dependencia Encargada
3 Verifica el pago y liquidación final de los compromisos en el mes.
Auxiliar Administrativo
4 Determina si el valor total cancelado es inferior al valor del registro
Auxiliar Administrativo
5 Verificar en el Movimiento del rubro y determinar el número de registro presupuestal
Auxiliar Administrativo
6 Se hace la reducción del registro digitando en el sistema Pegaso el número del registro,
Auxiliar Administrativo
7 Se le asigna a cada reversión al final el numero de la misma, la fecha y el valor
Auxiliar Administrativo
8 Verifica la reversión realizada y los soportes respectivos
Dirección Financiera presupuesto
9 Archiva soportes Auxiliar Administrativo.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: DISMINUCIONES A DISPONIBILIDAD
CÓDIGO: PAHGP10
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Devolver a los saldos presupuestales los recursos liberados de acuerdo a las liquidaciones de los contratos y a los registros presupuestales.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y…..”
Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y…….”
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.”
Decreto 568 de 1996 “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación.”
Decreto 027 de 1996 Por el cual “se reglamenta el parágrafo del artículo 44 de la ley 715 de 2001.”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Por el cual “se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
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ALCANCE: Se realizan las disminuciones a las disponibilidades presupuestales teniendo en cuenta la liquidación de los contratos y los registros.
RIESGOS: Que la liquidación del contrato esté mal
elaborada y se reverse el valor equivocado
CONTROLES:
Verificación entre los informes del sistema Pegaso con los del libro de presupuesto que se lleva en Excel.
INFORMES:
Actualización de la ejecución presupuestal
SOPORTES Y FORMATOS:
Número de disponibilidad a reducir
Formato de disminución de la disponibilidad
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Una vez se haya hecho la reducción del Registro se determina el número de la disponibilidad a reducir
Auxiliar Administrativo
Efectuar la reducción,
digitando en el sistema
FIN
Verificar que este acorde con
soportes
Se determina el número de
disponibilidad a reducir
Archivar soportes de la
reversión
2
Ya determinado el número de la Disponibilidad se hace la reducción digitándolo en el sistema pegaso
Auxiliar Administrativo
3 Verifica que la reversión realizada este acorde con los soporte.
Dirección Financiera de presupuesto
4 Archiva soportes de la reversión. Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DECRETO DE CATEGORIZACIÓN
CÓDIGO: PAHGP10
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Fortalecer la descentralización y para la racionalización de gasto público y dar Cumplimiento a lo establecido en el Artículo 2 de la Ley 617 de 2000.
BASE LEGAL:
Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta
ALCANCE: Diligenciar correctamente los informes y radicarlos a tiempo en La Contraloría General De la República.
RIESGOS: Elaborarlo en una fecha posterior a lo
establecido por la Ley (mes de octubre)
CONTROLES:
Verificar que la certificación de la Contraloría General de la República esté acorde con los informes enviados por esta oficina.
Verificar que la certificación expedida por el DANE este acorde con la población proyectada para el Municipio
INFORMES:
Informes para la Contraloría General
Acto Administrativo
SOPORTES Y FORMATOS:
Certificación de la contraloría General de la República
Certificación del número de habitantes expida por el DANE
Impresión
Fotocopias
Informes Archivados
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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No existen formatos
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Presentar el Informe SIDEF anual oportunamente a la Contraloría General de la República
Dirección Financiera de Presupuesto
Enviar al Señor Alcalde para
firma
FIN
Enviar (1)copia al Ministerio
de Hacienda y Crédito Público
Se presenta informe del
SIDEF a Contraloría General
quien expide certificación de
ingresos
Elaborar decreto de
categorización
Archivar (1)copia decreto
con soportes soportes
Recibir certificación de la
contraloría General y del
DANE
Verificar con la Ley 617,
categoría a la que pertenece
el Municipio
Enviar decreto a tesorería,
contabilidad, presupuesto y
gobierno
2
Estar pendiente que la Contraloría General expida la certificación de los ingresos Corrientes de libre destinación y que porcentaje es destinado a funcionamiento.
Dirección Financiera de Presupuesto
3 Recibir la Certificación de la Contraloría General
Auxiliar Administrativo
4
Estar pendiente de que el Departamento Administrativo Nacional de Estadística expida la certificación de la población del Municipio en la vigencia anterior.
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Recibir la Certificación de la Contraloría General
Auxiliar administrativo
6
Una vez recibidas las certificaciones verificar con la ley 617 de acuerdo al número de habitante y a los Ingresos Corrientes de Libre Destinación del Municipio, para establecer en que categoría debe quedar el Municipio.
Dirección Financiera de Presupuesto
7 Elaborar el Decreto de categorización con sus respectivos anexos
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Presentar al señor Alcalde el Decreto de Categorización para firma
Dirección Financiera de Presupuesto
9 Enviar decreto de categorización a la Secretaria de Gobierno, Tesorería, Contabilidad y presupuesto.
Alcalde Municipal
10 Enviar copia del decreto de categorización al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Auxiliar Administrativo
11 Archivar Decreto de Categorización con soportes.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME TRIMESTRAL A CONTRALORÍA GENERAL
CÓDIGO: PAHGP11
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar cumplimiento a la Ley 617 y los Decretos reglamentarios 192 y 735 de 2001, que le asigna la función a la Contraloría General de la República de certificar los ingresos corrientes de libre destinación y establecer la relación entre los gastos de funcionamiento y los ingresos corrientes de Libre destinación.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decretos 192 y 735 de 200 Por el cual “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 617 de 2000.”
Ley 142 de 1993 Por el cual “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.”
Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.”
Resolución 5544 de la Contraloría General de la República Por el cual “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta
ALCANCE: Rendir informes a tiempo a los Entes de Control, correspondientes a los diferentes periodos.
RIESGOS: Al omitir esta información el Municipio no
se podría categorizar, además de las sanciones previstas por la Contraloría
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General de la República.
CONTROLES:
Revisión detallada de los informes
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES:
Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato Ingresos programados
Formato Ingresos Ejecutados
Formato de Gastos Programados
Formato de gastos Ejecutados
Sistema de Rendición de Cuentas
Los establecidos por la Resolución 5544
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Este informe es diligenciado en un sistema magnético llamado SIDEF.
Este informe se debe presentar trimestralmente 15 días hábiles después de vencido el trimestre, en los periodos 03, 06, 09, 12
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar el aplicativo en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización
Dirección Financiera de Presupuesto
Diligenciar formato de
ingresos ejecutados
Se establece comunicación
con La Contraloría General
Verificar aplicativo para
presentar informe
Tomar ejecuciones de
ingresos y gastos
Diligenciar formato de
ingresos programados
1
2
Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a cada trimestre debidamente revisadas
Dirección Financiera de Presupuesto
3
Para el formato de ingresos programados se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el código, recurso y el subrecurso establecidos en el catalogo del SIDEF; además se clasifican con las siguientes columnas: Presupuesto inicial, adiciones, reducciones y presupuesto definitivo.
Dirección Financiera de Presupuesto
4
Para el formato de ingresos ejecutados- se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el recurso y el sub. Recurso del catalogo de cuentas del SIDEF; además se registran los recaudos de la vigencia.
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Para los gastos programación de la vigencia. Se toma como base la
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
ejecución presupuestal de gastos, se codifica teniendo en cuenta el catalogo de recursos, subrecursos y unidades ejecutoras establecidas en el SIDEF, se diligencia el presupuesto inicial, se registran las adiciones, las reducciones, los créditos y los contra créditos para obtener una apropiación definitiva, de igual manera se digitan los valores totales de las disponibilidades por cada uno de los rubros
FIN
Diligenciar ejecución gastos
de la vigencia
Diligenciar gastos
programación de la vigencia
1
Recopilar informes, generar
(15) archivos
Comprimir archivos y enviar a
Contraloría General
Verificar recibido a
satisfacción de Contraloría
General
6
Ejecución gastos de la vigencia. En cada uno de los rubros se analizan todos los comprobantes de pago para clasificarlos en los ítems y columnas establecidas en dicho formato, se deben clasificar por unidades ejecutoras diferenciando entre Administración Central, Concejo y Personera, en este formato se registran los compromisos, obligaciones y pagos para cada uno de los rubros.
Dirección Financiera de Presupuesto
11
Finalmente, se recopilan los informes, del cual se deben genera 15 archivos, los cuales se comprimen y se envían por correo electrónico a la Contraloría General de la República
Dirección Financiera de Presupuesto
12 Verifica que la información haya sido recibida a satisfacción por la Contraloría General
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GETION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL
CÓDIGO: PAHGP12
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar cumplimiento a la Ley 617 y los Decretos reglamentarios 192 y 735 de 2001, que le asigna la función a la Contraloría General de la República de certificar los ingresos corrientes de libre destinación y establecer la relación entre los gastos de funcionamiento y los ingresos corrientes de Libre destinación.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y….”
Decretos 192 y 735 de 200 Por el cual “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 617 de 2000.”
Ley 142 de 1993 Por el cual “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y….”
Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.”
Resolución 5544 de la Contraloría General de la República “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos – Meta.
ALCANCE: Rendir informes a tiempo a los Entes de Control, correspondientes a los diferentes periodos.
RIESGOS: Al omitir esta información el Municipio no se podría categorizar, además de las sanciones previstas por la Contraloría General de la República.
CONTROLES: INFORMES:
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Revisión detallada de los informes
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato Ingresos programados
Formato Ingresos Ejecutados
Formato de Gastos Programados
Formato de gastos Ejecutados
Formato de personal y costos
Sistema de Rendición de Cuentas
Los establecidos por la Resolución 5544
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Este informe es diligenciado en un sistema magnético llamado SIDEF.
Se debe presentar un informe anual a más tardar el 15 de febrero de cada vigencia, como periodo 00
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar el aplicativo en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización
Dirección Financiera de Presupuesto
Se verifica aplicativo con la
Contraloría General
Tomar la información de la
vigencia anterior y revisarla
Diligenciar formato de
ingresos programados
Diligenciar formato de
ingresos ejecutados
Diligenciar información de los
gastos de programación de la
vigencia
1
2 Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a la vigencia anterior debidamente revisadas
Dirección Financiera de Presupuesto
3
Para el formato de ingresos programados. Se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el código, recurso y el subrecurso establecidos en el catalogo del SIDEF; además se clasifican con las siguientes columnas: Presupuesto inicial, adiciones, reducciones y presupuesto definitivo.
Dirección Financiera de Presupuesto
4
Para el formato de ingresos ejecutados. se
analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta el recurso y el subrecurso del catalogo de cuentas del SIDEF; además se registran los recaudos de la vigencia.
Dirección Financiera de Presupuesto
5
Para los gastos programación de la vigencia. Se toma como base la ejecución
presupuestal de gastos, se codifica teniendo en cuenta el catalogo de recursos, subrecursos y unidades ejecutoras establecidas en el SIDEF, se diligencia el presupuesto inicial, se registran las adiciones, las reducciones, los créditos y los contra créditos para obtener una apropiación definitiva, de igual manera se digitan los valores totales de las disponibilidades por cada uno de los rubros.
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6
Ejecución gastos de la vigencia. En cada
uno de los rubros se analizan todos los comprobantes de pago para clasificarlos en los ítems y columnas establecidas en dicho formato, se deben clasificar por unidades ejecutoras diferenciando entre Administración Central, Concejo y Personera, en este formato se registran los compromisos, obligaciones y pagos para cada uno de los rubros.
Dirección Financiera de Presupuesto
1
Diligenciar información
ejecución de gastos de la
vigencia
Diligenciar información
programación pago cuentas
por pagar
Diligenciar información
ejecución cuentas por pagar
Diligenciar información
programación pago reservas
presupuestales
Diligenciar información
ejecución reservas
presupuestales
Diligenciar información Cuadro
del personal y costos
FIN
Recopilar informes, generar
(15) archivos
Comprimir archivos y enviar a
Contraloría General (Email)
Verificar recibido a
satisfacción de Contraloría
General
Enviar en medio físico código
asignado por el SIDEF
7
Programación para pago de cuentas por pagar: Para este informe se diligencian las
columnas de la apropiación disponible, cancelaciones dando como resultado de la apropiación definitiva, además el recurso y el subrecurso.
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Ejecución de Cuentas Por pagar. Se tienen
en cuenta los pagos, los compromisos por ejecutar y las obligaciones por ejecutar
Dirección Financiera de Presupuesto
9
Programación para pago de Reservas Presupuestales. Para este informe se
diligencian las columnas de la apropiación disponible, cancelaciones dando como resultado de la apropiación definitiva, además el recurso y el sub. Recurso.
Dirección Financiera de Presupuesto
10 Ejecución de Reservas Presupuestales. Se
tienen en cuenta los pagos, los compromisos por ejecutar y las obligaciones por ejecutar
Dirección Financiera de Presupuesto
11
Cuadro del personal y costos. Esta
información se recibe del auxiliar administrativo que maneja la nómina y se transcribe en el formato
Dirección Financiera de Presupuesto
12
Finalmente, se recopilan los informes, del cual se deben general 15 archivos, los cuales se comprimen y se envían por correo electrónico a la Contraloría General de la República
Dirección Financiera de Presupuesto
13
Se debe enviar en medio físico la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos de la vigencia con la codificación de la Entidad y el código asignado por el SIDEF.
Dirección Financiera de Presupuesto
14
Verifica que la información haya sido recibida a satisfacción por la Contraloría General y esta pendiente de cualquier aclaración que se requiera.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL- PRESENTACIÓN DE INFORMES ANUALES
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES Y FOSYGA”
CÓDIGO: PAHGP12
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar cumplimiento a la Resolución 5544 de 2003 y la Resolución 5714 de 2006, que le asigna la función a la Contraloría General de la República de control, seguimiento y verificación del uso legal de los recursos del Sistema General de Participaciones
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decretos 192 y 735 de 200 Por el cual “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 617 de 2000.”
Ley 142 de 1993 Por el cual “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.”
Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.”
Resolución 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República Por el cual “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el
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acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
“Resolución Orgánica 5714 de 2006 por medio de la cual se adiciona el artículo 11º y se modifican los artículos 7º, 24º y el Título V de la Resolución 5544 del 17 de diciembre de 2003, y el Anexo respecto de los formatos de rendición de Información sobre el Sistema General de Participaciones y FOSYGA”
ALCANCE: Rendir informes a tiempo a los Entes de Control, correspondientes a los diferentes periodos.
RIESGOS: Al omitir esta información la Contraloría General de la República podrá, según el caso, imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso-Administrativo, Decreto-ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifique, o adicionen y de conformidad con la Resolución Orgánica número 05145 de octubre 11 de 2000 o el acto administrativo vigente en materia sancionatoria.
CONTROLES:
Revisión detallada de los informes
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES: Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.
SOPORTES Y FORMATOS:
Información presupuestal general: Formularios 17, 17A.
Participaciones en Salud: Formularios 18, 18A, 18B, 18C, 18D, 18F, 18H.
Participaciones en Educación: Formularios 24, 24A, 24C.
Participaciones de Propósito General y Asignaciones Especiales: Formularios 25, 25A.
Información complementaria: Formularios 26, 26A, 26B.
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Este informe es diligenciado en unos formato en Excel diseñados por la Contraloría General de la República
Se debe presentar un informe anual a más tardar el 28 de febrero de cada vigencia, en la Gerencia Meta de la Contraloría General de la República
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar los formatos en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización
Dirección Financiera de Presupuesto
Se verifica aplicativo con la
Contraloría General
Tomar la información de la
vigencia anterior revisada del
del sistema General de
Participaciones
Diligenciar Formulario 17
Diligenciar Formulario 17A
Diligenciar Formulario 18
1
Diligenciar Formulario 18A
Diligenciar Formulario 18B
Diligenciar Formulario 18C
2
Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a la vigencia anterior debidamente revisadas, para los recursos del sistema General de Participaciones
Dirección Financiera de Presupuesto
3
Formulario 17, información presupuestal de
ingresos, se diligencian los datos del Sistema General de participaciones, por cada una des las destinación, especificando el valor que corresponde al la última doceava de la vigencia anterior, presupuesto inicial de la vigencia actual, las adiciones y reducciones por CONPES, los rendimientos financieros, los saldos de vigencias anteriores, el presupuesto definitivo y los giros recibidos del nivel nacional.
Dirección Financiera de Presupuesto
4
Formulario 17A, información presupuestal de
Gastos, se diligencian los datos del Sistema General de participaciones, por cada una de las destinaciones especificando el valor del presupuesto inicial, adiciones, reducciones, presupuesto definitivo, compromisos, obligaciones, pagos, reservas y cuentas por pagar.
Dirección Financiera de Presupuesto
5
Formulario 18. Ejecución de ingresos del
Fondo Territorial de salud, se diligencian los ingresos con destinación específica para salud, financiados con recursos de SGP, FOSYGA, ETESA, Rentas Cedidas, Regalías, Recursos propios.
Dirección Financiera de Presupuesto
6
Formulario 18A. Ejecución de gastos del Fondo Territorial de salud, se diligencian los gastos del sector salud, financiados con recursos de SGP, FOSYGA, ETESA, Rentas Cedidas, Regalías, Recursos propios, para cada uno de los momentos presupuestales.
Dirección Financiera de Presupuesto
7
Formulario 18B Reporte De Ejecución De Gastos Del Fondo Territorial De Salud Financiados Con Recursos Diferentes De Los Transferidos Por La Nación.
Dirección Financiera de Presupuesto
8
Formulario 18C Información Contractual Del Régimen Subsidiado, esta información se solicita a la Dirección Local de salud.
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9
Formulario 18D Información Contractual De
Promoción Y Prevención Del Régimen Subsidiado, No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma
Dirección Financiera de Presupuesto
1
Diligenciar Formulario 18D
Diligenciar Formulario 18E
Diligenciar Formulario 18F
Diligenciar Formulario 18G
Diligenciar Formulario 18H
Diligenciar Formulario 18I
Diligenciar Formulario 24
Diligenciar Formulario 24A
Diligenciar Formulario 24B
2
10 Formulario 18E, Información Contractual Del
Régimen Subsidiado, esta información se solicita a la Dirección Local de salud.
Dirección Financiera de Presupuesto
11
Formulario 18F Información Contractual Para
La Atención A La Población Pobre No Cubierta Con Subsidios A La Demanda Y Actividades No Incluidas En El Pos-S, esta información se solicita a la Dirección Local de salud.
Dirección Financiera de Presupuesto
12
Formulario 18G, Distribución Por Municipios
De Los Recursos De Atención A La Población Pobre No Cubierta Con Subsidios A La Demanda Y Actividades No Incluidas En El Pos-S, No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma.
Dirección Financiera de Presupuesto
13
Formulario 18h. Información Contractual Para
La Ejecución De Los Recursos De Salud Pública Del Sistema General De Participaciones, esta información se solicita a la Coordinadora de salud Pública,
Dirección Financiera de Presupuesto
14
Formulario 18I, Información Contractual Para
La Ejecución De Los Recursos De Salud Pública Del Sistema General De Participaciones. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma
Dirección Financiera de Presupuesto
15
Formulario 24. Información Estadística Del
Sector Educativo En Los Niveles Preescolar, Básica Y Media. Se solicita la información a cada una de las instituciones educativas del Municipio.
Dirección Financiera de Presupuesto
16
Formulario 24A. Información Sobre Recursos De Calidad En Educación Del Sistema General De Participaciones Manejados A Través De Los Fondos De Servicios Educativos. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma
Dirección Financiera de Presupuesto
17
Formulario 24B. Información Sobre
Destinación De Recursos Del Sistema General De Participaciones Para La Prestación Del Servicio Educativo Manejados Por Los Departamentos. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma.
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18
Formulario 24C. Información Sobre
Destinación De Recursos Del Sistema General De Participaciones Para La Prestación Del Servicio Educativo Manejados Por Los Municipios Certificados En Educación. No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma
Dirección Financiera de Presupuesto
FIN
Revisa, firma informes, envía
Dirección Financiera de
Presupuesto.
Organizar información en
carpeta y enviar a Contraloría
General (físico y magnético)
Verificar recibido a
satisfacción de Contraloría
General
Diligenciar Formulario 24C
Diligenciar Formulario 25
Diligenciar Formulario 25A
Diligenciar Formulario 26
Diligenciar Formulario 26A
Diligenciar Formulario 26B
2
Diligenciar formatos y oficio
remisorio; enviar al Señor
Alcalde
Archivar informes con la
copia de recibido
19
Formulario 25. Información Sobre Ejecución
Recursos Del Sistema General De Participaciones Para Asignaciones Especiales Y Propósito General. Se toma la información de la ejecución presupuestal de gastos.
Dirección Financiera de Presupuesto
20
Formulario 25A. Información Sobre Ejecución
De Recursos De Las Asignaciones Especiales Para Resguardos Indígenas. . No aplica para el Municipio de San Martín pero se debe colocar la observación y se firma
Dirección Financiera de Presupuesto
21 Formulario 26. Información Sobre Ejecución
Recursos Del Sistema General De Participaciones Para Actividades Ambientales.
Dirección Financiera de Presupuesto
22
Formulario 26A. Reporte De Cuentas
Bancarias En Las Que Se Manejan Los Recursos Del Sistema General De Participaciones. Se solicita la información al Director Administrativo de Tesorería.
Dirección Financiera de Presupuesto
23
Formulario 26B. Informe Sobre Embargos Y
Sentencias Que Afectan Los Recursos Del Sistema General De Participaciones, se solicita la información a la Asesora Jurídica del Municipio.
Dirección Financiera de Presupuesto
24 Se diligencian los formatos y el oficio remisorio, se envía al señor Alcalde para la firma.
Dirección Financiera de Presupuesto
25 Revisa, firma los informes y los envía a la Dirección Financiera de Presupuesto.
Alcalde
26 Se organiza en una carpeta, se legaja y se envía a la Contraloría General de la República en medio físico y medio magnético.
Dirección Financiera de Presupuesto
27 Se adjunta recibido a la copia de la carpeta que se archiva en la oficina de presupuesto.
Auxiliar Administrativo.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORME A CONTRALORÍA GENERAL REGALÍAS
CÓDIGO: PAHGP13
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: La Contraloría General de la República, se pronunciará a través de los informes de auditoría mediante un concepto sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y la gestión desarrollada por los responsables en la administración de los recursos provenientes de las regalías de acuerdo con el plan general de auditoria.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decretos 192 y 735 de 200 Por el cual “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 617 de 2000.”
Ley 142 de 1993 Por el cual “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.”
Ley 617 de 2000 Por el cual “Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la racionalización del gasto público nacional.”
Resolución 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República Por el cual “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión y se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República” TITULO VI
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
“Resolución Orgánica 5714 de 2006 por medio de la cual se adiciona el artículo 11º y se modifican los artículos 7º, 24º y el Título V de la Resolución 5544 del 17 de diciembre de 2003, y
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el Anexo respecto de los formatos de rendición de Información sobre el Sistema General de Participaciones y FOSYGA”
ALCANCE: Rendir informes a tiempo a los Entes de Control, correspondientes a los diferentes periodos.
RIESGOS: Al omitir esta información la Contraloría General de la República podrá, según el caso, imponer sanciones a los responsables, de conformidad con la parte primera del Código Contencioso-Administrativo, Decreto-ley 01 de 1984 y demás disposiciones de carácter legal que lo modifique, o adicionen y de conformidad con la Resolución Orgánica número 05145 de octubre 11 de 2000 o el acto administrativo vigente en materia sancionatoria.
CONTROLES:
Revisión detallada de los informes
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES: Se rinden informes a los entes de control, diligenciando los formatos establecidos, según sea el caso.
SOPORTES Y FORMATOS: 1. Presupuesto aprobado y ejecutado de las regalías por proyecto. (formato No. 19) 2. Niveles de cobertura certificados por la autoridad competente. 3. Relación de contratos por proyecto, especificando: (formato No. 19 - A)
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Este informe es diligenciado en unos formato en Excel diseñados por la Contraloría General de la República
Se debe presentar un informe anual a más tardar el 28 de febrero de cada vigencia, en la Gerencia Meta de la Contraloría General de la República
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se establece comunicación con la Contraloría General de la República para verificar los formatos en que se debe presentar el informe y si este ha sufrido algunas modificaciones o actualización
Dirección Financiera de Presupuesto
Se verifica aplicativo con la
Contraloría General
Tomar la información de la
vigencia anterior revisada para
los recursos de regalías
Diligenciar Formulario 19
1
2
Se toman las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos correspondiente a la vigencia anterior debidamente revisadas, para los recursos de regalías.
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3 Formato No. 19. Presupuesto aprobado y ejecutado de las regalías por proyecto.
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
4
Formato No. 19 – A. Relación de contratos
por proyecto, especificando: Nombre o razón social del contratista y su identificación o NIT. Objeto del contrato, Clase de contrato (servicio, suministros, obra, mantenimiento, etc.), Modalidad de contratación (Licitación, adjudicación Directa, otras.), Valor inicial del contrato, Adiciones al valor del contrato, Término del contrato, Prórroga del contrato, Interventor Técnico, Porcentaje de ejecución, Lugar de ejecución del contrato, Fecha de terminación, Fecha de liquidación.
Dirección Financiera de Presupuesto
Diligenciar Formulario19A
Recibir certificaciones de
coberturas para el Municipio
Sacar fotocopia a las
certificaciones de coberturas
para el Municipio
Solicitar rangos de
contratación
Revisar y firmar informes,
devuelve a presupuesto
1
Sacar fotocopia los rangos de
contratación
Elaborar informe de regalias y
presentarlo al Señor Alcalde
FIN
Organizar información en
carpeta y enviar a Contraloría
General (físico y magnético)
Verificar recibido a
satisfacción de Contraloría
General
Archivar informes con la
copia de recibido
5
Estar pendiente de que el DANE, la Superintendencia de Servicios Públicos, El Ministerio de Educación Nacional y el Ministerio de Protección Social expidan las certificaciones de coberturas para el Municipio.
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Fotocopiar las Certificaciones de Coberturas en Educación, Salud, Agua Potable y Mortalidad Infantil.
Dirección Financiera de Presupuesto
7 Solicitar a Contratación los Rangos de contratación del Municipio para la vigencia anterior.
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Fotocopiar los rangos de contratación de licitación, concurso de meritos con o sin formalidades.
Dirección Financiera de Presupuesto
9 Presentar el informe al Señor Alcalde para su revisión y firma en original y una copia, junto con el oficio remisorio.
Dirección Financiera de Presupuesto
10 Revisa y firma el informe de regalías y devuelve a la Dirección Financiera de Presupuesto.
Dirección Financiera de Presupuesto
11
Se organiza en una carpeta, se folia y se envía a la Contraloría General de la República, Gerencia Meta, en medio físico y medio magnético.
Dirección Financiera de Presupuesto
12 Se adjunta recibido a la copia de la carpeta que se archiva en la oficina de presupuesto.
Auxiliar Administrativa de presupuesto.
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES TRIMESTRALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL
CÓDIGO: PAHGP14
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Por el cual “se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.”
Constitución Nacional
Decreto 359 de 1995 Por el cual “se reglamenta la Ley 179 de 1994.”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de san martin de los llanos, meta
RESOLUCIÓN No 190 de 2004 De noviembre 22"Por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta, su revisión, forma y plazos de presentación por parte de los entes sujetos de control fiscal de la Contraloría Departamental del Meta" y se establecen otras disposiciones
ALCANCE: Dar cumplimiento oportuno a la presentación de los informes ante La Contraloría Departamental, según la normatividad.
RIESGOS: Presentar los informes inoportunamente
causaría sanción para el Municipio.
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CONTROLES:
Se verifican los valores con el cuadre del boletín de caja.
INFORMES:
Ejecución Presupuestal Pasiva CDM 105
Acto Administrativo de Constitución de Reservas Presupuestales
Constitución de Reservas presupuestales CDM 129
Vigencias futuras constituidas CDM 118
Acto Administrativo para compromete vigencia futuras expedida por la corporación pública respectiva.
Decreto de liquidación del Presupuesto
Acto Administrativo de Aprobación del presupuesto y exposición de motivos.
Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal
Actos Administrativos Modificatorios del Presupuesto.
Decreto de categorización.
Metas de superávit primario CDM 113
SOPORTES Y FORMATOS:
Informes para la Contraloría Departamental
Informes impresos
Fotocopias actos administrativos
Informes Archivados
Diskette con Informes
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe presentar el último día hábil des mes siguiente del trimestre anterior, se recopila la información y se entrega a la Secretaria de Despacho Control Interno, quien consolida el informe y lo presenta a la Contraloría Departamental.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Saca fotocopia de la ejecución presupuestal pasiva debidamente firmada.
Auxiliar Administrativo INICIO
Sacar fotocopia a la ejecución
presupuestal
Sacar fotocopia al decreto de
liquidación
Diligenciar el formato CDM
129
1
Sacar fotocopia al estatuto
orgánico
Sacar fotocopia al acto de
constitución de reservas
2 Se saca Fotocopia del Decreto de liquidación del Presupuesto
Auxiliar Administrativo
3 Se Saca Fotocopia del Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal
Auxiliar Administrativo
4 Se saca fotocopia del Acto Administrativo de Constitución de Reservas
Auxiliar Administrativo
5 Se diligencia el formato CDM 129, constitución de Reservas Presupuestales.
Dirección Financiera de Presupuesto
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6 Se saca fotocopia de los Acuerdos que autorizan al señor Alcalde para comprometer vigencias futuras.
Auxiliar Administrativo
Sacar fotocopia al Decreto de
categorización del Municipio.
Sacar fotocopia a acuerdos
para comprometer vigencias
Diligenciar formato CDM 118
Revisar y recoger firma del
Alcalde
Sacar fotocopia a actos de
modificación del trimestre
FIN
Entregar información en medio
físico y magnético a Control
Interno
Consolidar informes y
entregarlos directamente a
Contraloría Departamental
Archivar informes con la
copia de recibido
1
Diligenciar formato CDM 113
Sacar fotocopia al acto de
aprobación del presupuesto
Archivar informes en
carpeta
7 Se diligencia el formato CDM 118 Vigencias futuras constituidas.
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Se saca fotocopia de los Actos Administrativos que modificaron el presupuesto en el trimestre
Auxiliar Administrativo
9 Se saca fotocopia al Decreto de categorización del Municipio.
Auxiliar Administrativo
10 Se diligencia el formato CDM 113 metas de superávit primario.
Dirección Financiera de Presupuesto
11
Se saca fotocopia del acto administrativo de aprobación del presupuesto con la exposición de motivos.
Auxiliar Administrativo
12 Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004
Auxiliar Administrativo
13 Revisa la información, firma y recoge la firma del Alcalde
Dirección Financiera de Presupuesto
14 Se entregan al Secretario de Despacho – Control Interno en medio Físico y Medio Magnético
Auxiliar Administrativo
15
Compila con los informes enviados por las demás dependencias y se radica directamente en la Contraloría Departamental (esto debe ser máximo el último día hábil del mes siguiente de la terminación del trimestre correspondiente).
Secretaria de Despacho – Control
Interno
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES ANUALES A LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL
CÓDIGO: PAHGP15
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Por el cual “se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.”
Constitución Nacional
Decreto 359 de 1995 Por el cual “se reglamenta la Ley 179 de 1994.”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de san martin de los llanos, meta
RESOLUCIÓN No 190 de 2004 De noviembre 22"Por la cual se reglamenta la rendición de la cuenta, su revisión, forma y plazos de presentación por parte de los entes sujetos de control fiscal de la Contraloría Departamental del Meta" y se establecen otras disposiciones
ALCANCE: Dar cumplimiento oportuno a la presentación de los informes ante La Contraloría Departamental, según la normatividad.
RIESGOS: Presentar los informes inoportunamente
causaría sanción para el Municipio.
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
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CONTROLES:
Se verifican los valores con el cuadre del boletín de caja.
INFORMES:
Ejecución Presupuestal Pasiva CDM 105
Acto Administrativo de Constitución de Reservas Presupuestales
Constitución de Reservas presupuestales CDM 129
Vigencias futuras constituidas CDM 118
Acto Administrativo para comprometer vigencia futuras expedida por la corporación pública respectiva.
Decreto de liquidación del Presupuesto
Acto Administrativo de Aprobación del presupuesto y exposición de motivos.
Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal
Actos Administrativos Modificatorios del Presupuesto.
Decreto de categorización.
Metas de superávit primario CDM 113
Informe de distribución de recursos del Sistema General de Participación CDM 133
Informe de gestión anual
Presupuesto Ejecutado con recursos de regalías CDM 135
SOPORTES Y FORMATOS:
Informes para la Contraloría Departamental
Informes impresos
Fotocopias actos administrativos
Informes Archivados
Diskette con Informes
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe presentar el último día hábil des mes siguiente del trimestre anterior, se recopila la información y se entrega a la Secretaria de Despacho Control Interno, quien consolida el informe y lo presenta a la Contraloría Departamental.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Saca fotocopia de la ejecución presupuestal pasiva debidamente firmada.
Auxiliar Administrativo INICIO
Fotocopiar la ejecución
presupuestal pasiva
Fotocopiar decreto de
liquidación del presupuesto
1
Fotocopiar estatuto orgánico
del presupuesto
2 Se saca Fotocopia del Decreto de liquidación del Presupuesto
Auxiliar Administrativo
3 Se Saca Fotocopia del Estatuto Orgánico de Presupuesto Municipal
Auxiliar Administrativo
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
4 Se saca fotocopia del Acto Administrativo de Constitución de Reservas
Auxiliar Administrativo
Sacar fotocopia al Decreto de
categorización del Municipio.
Sacar fotocopia a acuerdos
para comprometer vigencias
Diligenciar formato CDM 118
Revisar y recoger firma del
Alcalde
Sacar fotocopia a actos de
modificación del trimestre
FIN
Entregar información en medio
físico y magnético a Control
Interno
Consolidar informes y
entregarlos directamente a
Contraloría Departamental
Archivar informes con la
copia de recibido
1
Diligenciar formato CDM 113
Sacar fotocopia al acto de
aprobación del presupuesto
Diligenciar el formato CDM
129
Sacar fotocopia al acto de
constitución de reservas
Archivar informes en
carpeta
Diligenciar informe formato
CDM 133,
Diligenciar informe formato
CDM 135
Fotocopiar informe de Gestión
anual
5 Se diligencia el formato CDM 129, constitución de Reservas Presupuestales.
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Se saca fotocopia de los Acuerdos que autorizan al señor Alcalde para comprometer vigencias futuras.
Auxiliar Administrativo
7 Se diligencia el formato CDM 118 Vigencias futuras constituidas.
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Se saca fotocopia de los Actos Administrativos que modificaron el presupuesto en el trimestre
Auxiliar Administrativo
9 Se saca fotocopia al Decreto de categorización del Municipio.
Auxiliar Administrativo
10 Se diligencia el formato CDM 113 metas de superávit primario.
Dirección Financiera de Presupuesto
11 Se saca fotocopia del acto administrativo de aprobación del presupuesto con la exposición de motivos.
Auxiliar Administrativo
12
Se diligencia el informe de Distribución de recursos del Sistema General de Participaciones CDM 133, se toma la información de la pasiva.
Dirección Financiera de Presupuesto
13 Se diligencia el formato de presupuesto ejecutado con recursos de regalías CDM 135
Dirección Financiera de Presupuesto
14 Se saca fotocopia al Informe de gestión anual
Auxiliar Administrativo
15 Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004
Auxiliar Administrativo
16 Revisa la información, firma y envía al despacho para firma.
Dirección Financiera de Presupuesto
17 Revisa y firma el informe, y lo envía a la Dirección Financiera de Presupuesto.
Alcalde Municipal
18 se entregan al Secretario de Despacho – Control Interno en medio Físico y Medio Magnético
Auxiliar Administrativo
19
Compila con los informes enviados por las demás dependencias y se radica directamente en la Contraloría Departamental (esto debe ser máximo el último día hábil del mes siguiente de la terminación del trimestre correspondiente).
Secretaria de Despacho – Control
Interno
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: INFORME
ANUAL AL (DNP) PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
CÓDIGO: PAHGP15
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer el monto de los ingresos y gastos de una vigencia con el fin de calcular los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa para la liquidación de los recursos del sistema general de participaciones.
Preparar el informe sobre el comportamiento de las transferencias en el Gasto Social.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decreto 159 de 2002 Por el cual “se reglamenta parcialmente la Ley 715 de 2001.”
ALCANCE: Participar oportunamente en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa, previa presentación de informes respectivos.
RIESGOS:
En caso de omitir estos informes, el Municipio no participaría en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa.
En caso presentar información errónea, la Ley 715 de 2001, en su artículo 96 establece las sanciones para las autoridades que reportan esta información
CONTROLES:
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES:
0 Identificación General del Municipio
A Ejecución de Ingresos
B Ejecución de Gastos de Funcionamiento
C Ejecución de gastos de
D Reporte consolidado de la deuda acumulada del Municipio a 31 de Diciembre
F Indicadores de Inversión Social
J ejecución de gastos en atención a población desplazada
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
K Desarrollo Institucional y Capacidad Administrativa
L Evaluación de Eficacia
R Regalías
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos “0” , A,, B, C, D, F, G, K, L, R. Informe para la distribución de los recursos del SGP.
Oficios
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Se debe diligencia en el aplicativo SICEP diseñado por el Departamento Nacional de Planeación.
Este informe debe ser presentado el 15 de marzo de cada año.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se descarga el aplicativo de la Página del DNP o se solicita en la Secretaria de Planeación Departamental.
Dirección Financiera de Presupuesto
INICIO
Descargar o solicitar aplicativo
al DNP
Solicitar información para el
formato O
Solicitar información para el
formato A
Solicitar información para el
formato B
Solicitar información para el
formato C
Diligenciar información en el
aplicativo SICEP
Solicitar información de deuda
vigencia anterior
1
2
En el l formato “0” se consignan los datos
básicos que permiten identificar al Municipio y a las autoridades Municipales responsables de la presentación del informe.
Dirección Financiera de Presupuesto
3
En el Formato “A” se analizan las rentas y
se clasifican teniendo en cuenta los ingresos tributarios, no tributarios (incluidas las transferencias de la Nación) y los recursos de capital. Especificando los que son de libre Destinación.
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
4
Para el Formato “B” Estos corresponden a
la ejecución de los Gastos de Funcionamiento. Por cada una de las fuentes de financiación y unidades ejecutoras
Dirección Financiera de Presupuesto
6
Una vez recibida dicha información se diligencia el formato B de los gastos de funcionamiento de la Administración central, Concejo y Personera, se relaciona apropiación definitiva, compromisos, obligaciones y pagos.
Dirección Financiera de Presupuesto
7
Para el formato “C”. Inicialmente se toma la
información de la ejecución presupuestal de gastos de inversión se clasifica acorde con los sectores y fuentes de financiación establecidos por el DNP.
Dirección Financiera de Presupuesto
8
Una vez elaborada la clasificación acorde con la codificación del DNP se diligencia en el aplicativo SICEP la apropiación definitiva, los compromisos, obligaciones y pagos.
Dirección Financiera de Presupuesto
9 Se solicita información al Tesorero respecto al servicio a la deuda para la vigencia anterior.
Dirección Financiera de Presupuesto
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
10
Formato D, En este formato se registra la
información referente a la deuda acumulada en los diferentes sectores, desagregada en amortización e intereses, pagos efectuados, saldo de la deuda por cada sector de inversión.
Dirección Financiera de Presupuesto
Diligenciar formato L
Diligenciar los formatos
Diligenciar formato K
Revisar plan indicativo y
establecer nivel de ejecución
FIN
Archivar informes con la
copia de recibido
1
Solicitar información para el
formato D
Solicitar información para el
formato F
Solicitar información para el
formato K
Consolidar informes y entregar
a Alcalde, Tesorería y
contador para revisión y firmas
Ingresar informes al aplicativo
y grabar en medio magnético
Entregar copias (1)DNP,
(1)Planeación Departamental
(1) Archivo Municipio
Elaborar oficio remisorio y
armar (3) carpetas con la
información
11 Formatos F, Para la elaboración de estos
formatos se oficia a las diferentes secretarias que intervienen en estos informes.
Secretaria de Planeación
12 Una vez se tenga la información se transcriben en los formatos correspondientes
Secretaria de Planeación
13
Formato J. Para el diligenciamiento de este
formato se solicita información a las diferentes dependencia que atienden población desplazada
Dirección Financiera de Presupuesto
14 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente
Dirección Financiera de Presupuesto
15 Formato K. Para la elaboración de estos
formatos se oficia a las diferentes secretarias que intervienen en estos informes.
Secretaria de Planeación
16 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente.
Secretaria de Planeación
17
Formato L. Se realiza la revisión al plan
indicativo del Plan de Desarrollo y se establece el nivel de ejecución de cada indicador.
Secretaria de Planeación
18 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente.
Secretaria de Planeación
19
Finalmente se recopila la totalidad de los formatos diligenciados se firman y se entregan al Alcalde, Secretaria de Hacienda y Contador para su revisión y firmas.
Dirección Financiera de Presupuesto
20 Envía carpeta firmada a la dirección financiera de presupuesto.
Dirección Financiera de Presupuesto
21
Se recopila todos los informes, se envían a la carpeta exportar del aplicativo, se comprime esta carpeta y se graba en un medio magnético
Dirección Financiera de Presupuesto
22 Se revisa, folia y organiza en 3 carpetas, donde se anexa el medio magnético. Se elabora oficio Remisorio
Dirección Financiera de Presupuesto
23
Se entrega en el Departamento Nacional de Planeación y la Secretaria de Planeación departamental, se deja una copia para la Administración.
Dirección Financiera de Presupuesto y
Secretaria de Planeación.
24 Se adjunta el recibido a la copia que queda en la dirección financiera de presupuesto y se archiva
Auxiliar Administrativa
1
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ALCALDIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES PRIMER SEMESTRE AL (D.N.P) PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
CÓDIGO: PAHGP16
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer el monto de los ingresos y gastos de una vigencia con el fin de calcular los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa para la liquidación de los recursos del sistema general de participaciones.
Preparar el informe sobre el comportamiento de las transferencias en el Gasto Social.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decreto 159 de 2002 Por el cual “se reglamenta parcialmente la Ley 715 de 2001.”
ALCANCE: Participar oportunamente en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa, previa presentación de informes respectivos.
RIESGOS:
En caso de omitir estos informes, el Municipio no participaría en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa.
En caso presentar información errónea, la Ley 715 de 2001, en su artículo 96 establece las sanciones para las autoridades que reportan esta información
CONTROLES:
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES:
0 Identificación General del Municipio
A Ejecución de Ingresos
B Ejecución de Gastos de Funcionamiento
C Ejecución de gastos de
D Reporte consolidado de la deuda acumulada del Municipio a 31 de Diciembre.
J ejecución de gastos en atención a población desplazada
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos “0” , A,, B, C, D, J. Informe para la distribución de los recursos del SGP.
Oficios
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Se debe diligencia en el aplicativo SICEP diseñado por el Departamento Nacional de Planeación.
Este informe debe ser presentado el 30 de julio de cada año.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se descarga el aplicativo de la Página del DNP o se solicita en la Secretaria de Planeación Departamental.
Dirección Financiera de Presupuesto
INICIO
Descargar o solicitar aplicativo
al DNP
Diligenciar el formato 0
Diligenciar formato A
Solicitar información para el
formato B
Diligenciar el formato C
Diligenciar información en el
aplicativo SICEP
Solicitar información de deuda
vigencia anterior
1
Diligenciar formato B
2
En el formato 0. se consignan los datos básicos que permiten identificar al Municipio y a las autoridades Municipales responsables de la presentación del informe.
Dirección Financiera de Presupuesto
3
En el Formato A. se analizan las rentas y
se clasifican teniendo en cuenta los ingresos tributarios, no tributarios (incluidas las transferencias de la Nación) y los recursos de capital. Especificando los que son de libre Destinación.
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
4
Para el Formato B. Estos corresponden a
la ejecución de los Gastos de Funcionamiento. Por cada una de las fuentes de financiación y unidades ejecutoras.
Dirección Financiera de Presupuesto
5
Una vez recibida dicha información se diligencia el formato B de los gastos de funcionamiento de la Administración central, Concejo y Personera, se relaciona apropiación definitiva, compromisos, obligaciones y pagos.
Dirección Financiera de Presupuesto
6
Para el formato C. Inicialmente se toma la información de la ejecución presupuestal de gastos de inversión se clasifica acorde con los sectores y fuentes de financiación establecidos por el DNP.
Dirección Financiera de Presupuesto
7
Una vez elaborada la clasificación acorde con la codificación del DNP se diligencia en el aplicativo SICEP la apropiación definitiva, los compromisos, obligaciones y pagos.
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Se solicita información al Tesorero respecto a la deuda para la vigencia anterior.
Dirección Financiera de Presupuesto
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
9
Formato D, En este formato se registra la información referente a la deuda acumulada en los diferentes sectores, desagregada en amortización e intereses, pagos efectuados, saldo de la deuda por cada sector de inversión.
Dirección Financiera de Presupuesto
1
Diligenciar el formato D
Diligenciar el formato F
FIN
Archivar informes con la
copia de recibido
Solicitar información para el
formato F
Consolidar informes y entregar
a Alcalde, Tesorería y
contador para revisión y firmas
Ingresar informes al aplicativo
y grabar en medio magnético
Entregar copias (1)DNP,
(1)Planeación Departamental
(1) Archivo Municipio
Elaborar oficio remisorio y
armar (3) carpetas con la
información
10
Formato J. Para el diligenciamiento de
este formato se solicita información a las diferentes dependencia que atienden población desplazada
Dirección Financiera de Presupuesto
11 Una vez se tenga la información se transcriben en el formato correspondiente
Dirección Financiera de Presupuesto
12
Finalmente se recopila la totalidad de los formatos diligenciados se firman y se entregan al Alcalde, Secretaria de Hacienda y Contador para su revisión y firmas.
Dirección Financiera de Presupuesto
13 Envía carpeta firmada a la dirección financiera de presupuesto
Dirección Financiera de Presupuesto
14
Se recopila todos los informes, se envían a la carpeta exportar del aplicativo, se comprime esta carpeta y se graba en un medio magnético
Dirección Financiera de Presupuesto
15 Se revisa, legaja y organiza en 3 carpetas, donde se anexa el medio magnético. Se elabora oficio Remisorio
Dirección Financiera de Presupuesto
16
Se entrega en el Departamento Nacional de Planeación y la Secretaria de Planeación departamental, se deja una copia para la Administración.
Dirección Financiera de Presupuesto y Secretaria de Planeación.
17 Se adjunta el recibido a la copia que queda en la dirección financiera de presupuesto y se archiva
Auxiliar Administrativa
1
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: INFORMES DE PRESUPUESTO INICIAL AL DNP PARA LA DISTRIBUCION DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
CÓDIGO: PAHGP17
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Establecer el monto de los ingresos y gastos de una vigencia con el fin de calcular los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa para la liquidación de los recursos del sistema general de participaciones.
Preparar el informe sobre el comportamiento de las transferencias en el Gasto Social.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decreto 159 de 2002 Por el cual “se reglamenta parcialmente la Ley 715 de 2001.”
ALCANCE: Participar oportunamente en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa, previa presentación de informes respectivos.
RIESGOS: En caso de omitir estos informes, el
Municipio no participaría en la distribución de recursos por concepto de los indicadores de eficiencia fiscal y administrativa.
En caso presentar información errónea, la Ley 715 de 2001, en su artículo 96 establece las sanciones para las autoridades que reportan esta información
CONTROLES:
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES:
0 Identificación General del Municipio
A Ejecución de Ingresos
B Ejecución de Gastos de Funcionamiento
C Ejecución de gastos de
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos “0” , A,, B, C, Informe Del presupuesto inicial programado para cada vigencia
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Se debe diligencia en el aplicativo SICEP diseñado por el Departamento Nacional de Planeación.
Este informe debe ser presentado el 15 de febrero de cada año y solo se relaciona el presupuesto inicial.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se descarga el aplicativo de la Página del DNP o se solicita en la Secretaria de Planeación Departamental.
Dirección Financiera de Presupuesto
INICIO
Descargar o solicitar aplicativo
al DNP
Diligenciar el formato 0
Diligenciar formato A
Solicitar información para el
formato B
Diligenciar el formato C
Diligenciar información en el
aplicativo SICEP
1
Diligenciar formato B
2
En el l formato “0” se consignan los datos básicos que permiten identificar al Municipio y a las autoridades Municipales responsables de la presentación del informe.
Dirección Financiera de Presupuesto
3
En el Formato “A” se toman los datos del Decreto de liquidación, se analizan las rentas y se clasifican teniendo en cuenta los ingresos tributarios, no tributarios (incluidas las transferencias de la Nación) y los recursos de capital. Especificando los que son de libre Destinación.
Dirección Administrativa de
Tesorería y Dirección Financiera de Presupuesto
4
Para el Formato “B” Estos corresponden a la programación de los Gastos de Funcionamiento. Por cada una de las fuentes de financiación y unidades ejecutoras, se toman los datos del Decreto de liquidación del presupuesto.
Dirección Financiera de Presupuesto
5
Una vez recibida dicha información se diligencia el formato B de los gastos de funcionamiento de la Administración central, Concejo y Personera, se relaciona solamente el presupuesto inicial.
Dirección Financiera de Presupuesto
6
Para el formato C, Inicialmente se toma la información de la ejecución presupuestal de gastos de inversión se clasifica acorde con los sectores y fuentes de financiación establecidos por el DNP
Dirección Financiera de Presupuesto
7
Una vez elaborada la clasificación acorde con la codificación del DNP se diligencia en el aplicativo SICEP la apropiación inicial.
Dirección Financiera de Presupuesto
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8
Finalmente se recopila la totalidad de los formatos diligenciados se firman y se entregan al Alcalde, Secretaria de Hacienda y Contador para su revisión y firmas.
Dirección Financiera de Presupuesto
1
FIN
Archivar informes con la
copia de recibido
Consolidar informes y entregar
a Alcalde, Tesorería y
contador para revisión y firmas
Ingresar informes al aplicativo
y grabar en medio magnético
Entregar copias (1)DNP,
(1)Planeación Departamental
(1) Archivo Municipio
Elaborar oficio remisorio y
armar (3) carpetas con la
información
9 Envía carpeta firmada a la dirección financiera de presupuesto
Dirección Financiera de Presupuesto
10
Se recopila todos los informes, se envían a la carpeta exportar del aplicativo, se comprime esta carpeta y se graba en un medio magnético
Dirección Financiera de Presupuesto
11
Se revisa, folia y organiza en 3 carpetas, donde se anexa el medio magnético. Se elabora oficio Remisorio
Dirección Financiera de Presupuesto
12
Se entrega en el Departamento Nacional de Planeación y la Secretaria de Planeación departamental, se deja una copia para la Administración.
Dirección Financiera de Presupuesto y
Secretaria de Planeación.
13 Se adjunta el recibido a la copia que queda en la dirección financiera de presupuesto y se archiva
Auxiliar Administrativa
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: INFORMES INVERSION DE RECURSOS DE REGALIAS Y COMPENSACIONES EJECUTADOS Y PROGRAMADOS
CÓDIGO: PAHGP18
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar cumplimiento a las directrices establecidos por la Dirección Nacional de regalías que permitan dirigir las actividades de seguimiento, control y vigilancia de la correcta utilización de los recursos de Regalías.
Preparar el informe sobre el comportamiento de las transferencias por concepto de regalías.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decreto 416 de 2007, por el cual se reglamenta parcialmente la ley 141 de 1994, ley 756 de 2002 y la ley 781 de 2002 y se dictan otras disposiciones, en su articulo 24
Decreto 4355 de 2005 por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación, artículos, artículo sexto, numerales 15, 16, 17, 18 y 19
Decreto 159 de 2002 Por el cual “se reglamenta parcialmente la Ley 715 de 2001.”
ALCANCE: Recibir oportunamente los giros de regalías y compensaciones de conformidad con lo establecido en el literal a. del articulo 26 del Decreto 416 de 2007.
RIESGOS: La no entrega de la información solicitada en los términos y condiciones previstos en la presente comunicación tendrá como consecuencia la suspensión de los giros de regalías y compensaciones.
CONTROLES:
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES:
Giros de regalías y compensaciones
Modificaciones presupuestales
Cuentas por pagar
Relación de inversiones con regalías
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos “0” , A,, B, C, Informe Del presupuesto inicial programado para cada vigencia
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Se debe diligencia en el aplicativo FUT en el Chip de la Contaduría General.
Este informe debe ser presentado el 15 de marzo y el 31 de julio de cada vigencia.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Verificar con la Dirección Nacional de Regalías los formatos que se deben diligenciar y los soportes que se deben hacer llegar
Dirección Financiera de Presupuesto
Verificar con la Dirección
Nacional de Regalías formatos
y soportes
Sacar copia del presupuesto
de la vigencia fiscal
Sacar copia de la ejecución
presupuestal con corte a 31
de diciembre
Información de inversiones
realizadas con recursos de
regalías
Diligenciar la información del Formulario Único Territorial -
FUT
Recibir certificación de la
entidad bancaria
Sacar fotocopia del POAI
Obtener copia de extractos
bancarios
FIN
Archivar (1)copia del
informe con la copia de
recibido
Consolidar información en
(2)carpetas y enviar a Alcalde
para revisión y firmas
Enviar información a Dirección
Nacional de Regalías (1)
carpeta
2
Copia legible del presupuesto de la vigencia fiscal, con sus modificaciones, en el cual se debe indicar en forma clara y separada, los ingresos e inversiones presupuestados por la entidad territorial, por concepto de regalías y compensaciones.
Dirección Financiera de Presupuesto
3
Copia legible de la ejecución presupuestal con corte a 31 de diciembre, donde se identifiquen, en forma clara y separada, los ingresos percibidos y las inversiones realizadas por la entidad territorial.
Dirección Financiera de Presupuesto
4
Inversiones realizadas con recursos de regalías y compensaciones de acuerdo con el detalle contenido en la categoría regalías del Formulario Único Territorial - FUT
Dirección Financiera de Presupuesto
5
Diligenciamiento de la información correspondiente a ingresos de regalías y compensaciones y registro de inversiones con regalías y compensaciones de acuerdo con el detalle contenido en la categoría regalías del Formulario Único Territorial - FUT
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Copia De los extractos bancarios de las cuentas recaudadoras y giradoras con recursos de regalías y compensaciones.
Dirección Financiera de Presupuesto
7 Certificación emitida por la entidad bancaria de los rendimientos financieros generados
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Fotocopia del Plan Operativo Anual de Inversiones de la Vigencia
Secretaria de Planeación
9
Se recopila la información Física, se verifica y se folia en dos carpetas una para la Dirección Nacional de Regalías y otra para la Alcaldía, se envía al Alcalde para firma
Dirección Financiera de Presupuesto
10 Revisa y firma el informe Alcalde Municipal
11 Se envía a la Dirección Nacional de Regalías Dirección Financiera de
Presupuesto
12 Se archiva copia del informe con el recibido. Auxiliar Administrativa
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: INFORMES
DE EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS A LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CHIP - FUT
CÓDIGO: PAHGP19
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Recolectar información sobre la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y demás información oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales.
Preparar el informe sobre el ejecución presupuestal.
BASE LEGAL:
Decreto 3402 de 2007 “Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 31 de la Ley 962 de 2005 y…”
Artículo 113 y 209 de la Constitución Política.
Ley 962 de 2005 “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. artículo 31”.
ALCANCE: El Formulario Único Territorial es una herramienta para recolectar información sobre ejecución presupuestal de ingresos y gastos, y demás información oficial básica, para efectos del monitoreo, seguimiento, evaluación y control de las entidades territoriales
RIESGOS: El incumplimiento en el reporte oportuno de información de que trata el presente decreto, generará las sanciones disciplinarias a que haya lugar. Para tal efecto, el Contador General de la Nación informará a la autoridad competente el listado de las entidades territoriales que incumplieron, con el fin de que se inicie el respectivo proceso.
CONTROLES: Los informes se revisan y se codifican en hoja de cálculo antes de subirlos al FUT.
INFORMES:
FUT Gastos de inversión
FUT Gastos de Funcionamiento
FUT Ingresos
FUT Reservas
FUT Servicio a la deuda
FUT Cierre presupuestal
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos FUT Gastos de inversión, FUT Gastos de Funcionamiento, FUT Ingresos, FUT Reservas, FUT Servicio a la deuda
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe diligenciar en el Formato Único Territorial disponible en el Consolidador de Hacienda e Información Público-CHIP De la Contaduría General de la Nación. FECHA LIMITE DE PRESENTACION: 30 de Abril, 31 de Julio, 31 de Octubre y 15 de Marzo del Año Siguiente.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se actualizan formularios en línea para el trimestre respectivo.
Dirección Financiera de Presupuesto
INICIO
Actualizar formularios en linea
Codificar ejecución para
fuentes de financiación
Ingresar información al
aplicativo del FUT
Validar información y generar
informe
Corregir las
inconsistencias
Enviar información en línea a
la Contaduría General
NO
1
Verificar informe generado
¿Hay
inconsistencias?
SI
Ingresar al chip y verificar el
recibido
Clasificar ejecución con la
codificación del FUT para
unidades ejecutoras
Ingresar información
información al aplicativo del
FUT
Validar información y generar
informe
Corregir las
inconsistencias
Enviar información en línea a
la Contaduría General
NO
Verificar informe generado
¿Hay
inconsistencias?
SI
Ingresar al chip y verificar el
recibido
Clasificar ejecución con la
codificación del FUT para
sectores de inversión
2
Se toman la ejecución presupuestal de ingresos y se clasifica de acuerdo con la codificación del FUT, por cada una de las fuentes de financiación.
Dirección Financiera de Presupuesto
3
Se ingresa al aplicativo del FUT Ingresos y se diligencia la información correspondiente a los ingresos por cada uno de los rubros y concepto, ingresando la información de apropiación inicial, apropiación definitiva, y total recaudado, por cada una de las fuentes de financiación.
Dirección Financiera de Presupuesto
4 Una vez digitada la información en el FUT, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias en la información
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Se verifican las inconsistencias, se corrigen y se valida nuevamente
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Una vez validada la información se envía en línea a la Contaduría General de la república.
Dirección Financiera de Presupuesto
7 Se entra al Chip y se verifica el recibido de la información.
Dirección Financiera de Presupuesto
8
Se toman la ejecución presupuestal de gastos y se clasifica de acuerdo con la codificación del FUT, por cada una de las fuentes de financiación y Unidades ejecutoras.
Dirección Financiera de Presupuesto
9
Se ingresa al aplicativo del FUT Gastos de Funcionamiento y se diligencia la información correspondiente a los gastos por cada uno de los rubros y concepto, ingresando la información de apropiación inicial, apropiación definitiva, y total recaudado, por cada una de las unidades ejecutoras.
Dirección Financiera de Presupuesto
10 Una vez digitada la información en el FUT, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias.
Dirección Financiera de Presupuesto
11 Se verifican las inconsistencias, se corrigen y se valida nuevamente.
Dirección Financiera de Presupuesto
12 Una vez validada la información se envía en línea a la Contaduría General de la república.
Dirección Financiera de Presupuesto
13 Se entra a la página del Chip y se verifica el recibido de la información.
Dirección Financiera de Presupuesto
14
Se toman la ejecución presupuestal de gastos y se clasifica de acuerdo con la codificación del Fut, por cada una de las fuentes de financiación y Sectores de inversión.
Dirección Financiera de Presupuesto
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15
Se ingresa al aplicativo del FUT Gastos de Inversión y se diligencia la información correspondiente a los gastos por cada uno de los rubros y concepto, ingresando la información de apropiación inicial, apropiación definitiva, y total recaudado, por cada una de las fuentes de financiación y sectores.
Dirección Financiera de Presupuesto
1
Diligenciar el formulario FUT
Reservas
Ingresar información
información al aplicativo del
FUT
Validar información y generar
informe
Corregir las
inconsistencias
Enviar información en línea a
la Contaduría General
NO
Verificar informe generado
¿Hay
inconsistencias?SI
Ingresar al chip y verificar el
recibido
Tomar información del formato
CDM 129-1
Validar información y generar
informe
Corregir las
inconsistencias
Enviar información en línea a
la Contaduría General
NO
Verificar informe generado
¿Hay
inconsistencias?SI
Diligenciar el formulario FUT
CIERRE con datos de la
pasiva
Ingresar al chip y verificar el
recibido
Ingresar información
información al aplicativo del
FUT CIERRE
Validar información y generar
informe
Corregir las
inconsistencias
Enviar información en línea a
la Contaduría General
NO
Verificar informe generado
¿Hay
inconsistencias?SI
Ingresar al chip y verificar el
recibido
FIN
16 Una vez digitada la información en el FUT, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias.
Dirección Financiera de Presupuesto
17 Se verifican las inconsistencias, se corrigen y se valida nuevamente
Dirección Financiera de Presupuesto
18 Una vez validada la información se envía en línea a la Contaduría General de la república.
Dirección Financiera de Presupuesto
19 Se entra a la página del Chip y se verifica el recibido de la información.
Dirección Financiera de Presupuesto
20 Se toma la información del el formato CDM 129-1 Ejecución de reservas presupuestales
Dirección Financiera de Presupuesto
21
Se diligencia el formulario FUT Reservas, ingresando los datos del decreto de constitución de reservas, el valor de la reserva constituida y el valor pagado por cada uno de los sectores de inversión.
Dirección Financiera de Presupuesto
22 Una vez digitada la información en el FUT, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias.
Dirección Financiera de Presupuesto
23 Se verifican las inconsistencias, se corrigen y se valida nuevamente
Dirección Financiera de Presupuesto
24 Una vez validada la información se envía en línea a la Contaduría General de la república.
Dirección Financiera de Presupuesto
25 Se entra a la página del Chip y se verifica el recibido de la información.
Dirección Financiera de Presupuesto
26
Se toma la información de la ejecución presupuestal pasiva a 31 de diciembre de cada vigencia y se clasifica acorde con la codificación del FUT CIERRE, para cada uno de los sectores
Dirección Financiera de Presupuesto
27 Se diligencia el formulario FUT cierre con los datos de la pasiva
Dirección Financiera de Presupuesto
28 Una vez digitada la información en el FUT cierre, se valida la información, donde arroja un informe de las inconsistencias.
Dirección Financiera de Presupuesto
29 Se verifican las inconsistencias, se corrigen y se valida nuevamente
Dirección Financiera de Presupuesto
30 Una vez validada la información se envía en línea a la Contaduría General de la república.
Dirección Financiera de Presupuesto
31 Se entra a la página del Chip y se verifica el recibido de la información.
Dirección Financiera de Presupuesto
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: INFORMES MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO.
CÓDIGO: PAHGP19
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Las entidades territoriales remitirán anualmente en medio magnético los formatos dispuestos para el Marco Fiscal de Mediano Plazo establecidos en la Ley 819 de 2003 a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas a más tardar el 15 de febrero de la vigencia siguiente.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
Resolución 5993 del 17 de septiembre de 2008. Artículo 72.
ALCANCE: Presentar oportunamente los informes requeridos
RIESGOS: Los responsables de rendir información conforme a la presente resolución orgánica que incurran en las causales establecidas en los artículos 100 y 101 de la Ley 42 de enero 26 de 1993 podrán ser sancionados conforme a lo establecido en el Título X de la Resolución Orgánica número 5544 del 17 de diciembre de 2003 y el acto administrativo vigente en materia sancionatoria.
CONTROLES:
INFORMES: Presentación de Informes a La Contraloría General y Min. Hacienda
SOPORTES Y FORMATOS: Movimientos de los rubros de educación calidad, alimentación escolar y gratuidad
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Se debe diligenciar en los formatos diseñados para presentar el resumen del marco fiscal de mediano plazo.
Este informe debe ser presentado el 15 de febrero de cada año. En los formatos diseñados por el Ministerio de Hacienda y
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se envía por medio electrónico únicamente. (En documento Excel).
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Verifica con la Contraloría General de la República los formatos en que debe ser presentada la información y la forma de acceder a ellos.
Dirección Financiera de Presupuesto
Verificar con la Contraloría
General formatos y acceso a
ellos
Buscar en el archivo el marco
fiscal
Diligenciar formato de datos
del Municipio
Diligenciar formato de
proyecciones para cada
vigencia
Verificar cifras con documento
físico del Plan financiero
Verificar cifras con documento
físico del Plan financiero del
Marco Fiscal de Mediano
Plazo.
Diligenciar formato de servicio
Verificar formato de servicios
para cada vigencia
FIN
Archivar (1)copia del
informe con la copia de
recibido
Enviar información a los
correos electrónicos de la
Contraloría General y verificar
recibido
2 Busca en el archivo el Plan Financiero del Marco Fiscal de Mediano Plazo del Municipio.
Dirección Financiera de Presupuesto
3 Diligencia el formato de datos generales del Municipio.
Dirección Financiera de Presupuesto
4 Diligencia el Formato de ingresos proyecciones para cada una de las diez vigencias, por cada concepto.
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Verifica que las cifras totales coincidan con la que se encuentran en el documento físico del Plan financiero.
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Diligencia el Formato de gastos proyecciones para cada una de las diez vigencias.
Dirección Financiera de Presupuesto
7 Verifica que las cifras totales coincidan con la que se encuentran en el documento físico del Plan financiero
Dirección Financiera de Presupuesto
8 Diligencia del Formato de servicio a la deuda para cada una de las diez vigencias.
Dirección Financiera de Presupuesto
9
Verifica que el balance financiero arrojado por la hoja de cálculo coincida con la información consignada en el documento físico del Plan financiero del Marco Fiscal de Mediano Plazo.
Dirección Financiera de Presupuesto
10
Envía informe a los correos electrónicos establecidos por la Contraloría general de la Republica y verifica su recibido.
Dirección Financiera de Presupuesto
11 Archiva el medio magnético en el sistema.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE INFORMES EDUCACION. GRATUIDAD, CALIDAD Y ALIMENTACION ESCOLAR
CÓDIGO: PAHGP20
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Reportar información a la Secretaria de Educación que le permita realizar el seguimiento del uso de los recursos asignados por el Sistema General de Participaciones por conceptos de calidad, alimentación escolar y gratuidad por los CONPES
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Decreto 159 de 2002 Por el cual “se reglamenta parcialmente la Ley 715 de 2001.”
Directiva Ministerial 012 de 2008 establece las orientaciones para el manejo de los recursos del Sistema General de Participaciones- Destinados a la calidad de la Educación, incluyendo los de gratuidad para los estudiantes del SISBEN I y II, en situación de desplazamiento e indígenas.
Circular No. 5 expedida por el Viceministro de Educación Preescolar, Básica y Media del Ministerio de Educación, que establece las orientaciones para manejo de los recursos del Sistema General de Participaciones destinados a financiar la gratuidad para los estudiantes del SISBEN I y II, en situación de desplazamiento, indígenas y con necesidades educativas especiales, incluidos en los recursos de calidad.
ALCANCE: Presentar oportunamente los informes requeridos
RIESGOS:
La falta del reporte de la información e inconsistencias podrá generar sanciones por parte de los entes de control
CONTROLES:
Los informes se comparan los totales de las ejecuciones activas y pasivas.
INFORMES:
Formato No. 3 Calidad
Formato No. 4. Alimentación Escolar
Formato Gratuidad CONPES
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SOPORTES Y FORMATOS:
Movimientos de los rubros de educación calidad, alimentación escolar y gratuidad
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Se debe diligenciar en los formatos diseñados por la Secretaria de Educación Departamental.
Este informe debe ser presentado semestralmente, el 19 de junio y el 20 de diciembre, impreso y medio magnético en documento Excel.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Verifica con la Secretaria de Educación los formatos en que debe ser presentada la información
Dirección Financiera de Presupuesto
Verificar con la Secretaria de
Educación formatos para
presentar informes
Imprimir rubros de calidad
educativa
Diligenciar el Formato No. 3
Verificar gratuidad educativa
SISBEN 1 y 2
Imprimir movimiento del rubro
Verificar estudiantes en
convenio con el ICBF
Diligenciar formato 4 de
alimentación escolar
Diligenciar el formato
FIN
Archivar (1)copia del
informe con la copia de
recibido
Revisar e imprimir los
formatos (informes)
Elaborar oficio remisorio y
enviar a Alcalde para firma
Consolidar información en
(2)carpetas, con medios
magnéticos
Redicar información en
Secretaría de educación
departamental
2 Imprime los movimientos de los rubros de los recursos de calidad Educativa
Dirección Financiera de Presupuesto
3 Diligencia el Formato No. 3, con la información allí solicitada
Dirección Financiera de Presupuesto, Secretaria
de Planeación
4
Verifica en el archivo la Resolución por medio de la cual se realiza la transferencia a las instituciones educativas por concepto de gratuidad a los alumnos que pertenezcan a los niveles 1 y 2 del SISBEN. Junto con los soportes de pago.
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Imprime el movimiento del rubro de los recursos de gratuidad educativa
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Diligencia el formato con la información recopilada.
Dirección Financiera de Presupuesto
7 Verifica los estudiantes atendidos con recursos de alimentación escolar en convenio con el ICBF.
Oficina de Programas sociales
8 Diligencia el formato 4. de alimentación Escolar.
Dirección Financiera de Presupuesto
9 Revisa, imprime los formatos, elabora el oficio remisorio y envía al Alcalde para firma.
Dirección Financiera de Presupuesto
10 Revisa y firma el informe junto con el oficio remisorio y devuelve a presupuesto.
Dirección Financiera de Presupuesto
11 Folia y organiza en dos carpetas con los respectivos medios magnéticos.
Dirección Financiera de Presupuesto
12 Radica el informe en la Secretaria de Educación Departamental
Dirección Financiera de Presupuesto
13 Anexa el recibido con la copia que reposa en la dependencia y se archiva.
Auxiliar Administrativo de Presupuesto.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: INFORMES DE GESTION
CÓDIGO: PAHGP21
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Evaluar en forma periódica el avance en el cumplimiento de la misión y de los objetivos, en las diversas actividades de la Administración, con miras a dar a conocer las labores realizadas y el porcentaje de avance y ejecución del presupuesto municipal en concordancia con el plan de desarrollo.
La Ley 951 de 2005, estableció la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado al separarse de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término del período, según el caso, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.
BASE LEGAL:
LEY 951 DE 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestión
Resolución 5674 de 2005 “Por la cual se reglamenta la metodología para el Acta de Informe de Gestión y se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de 2003”
Ley 489 de 1998, sobre “Democratización y Control Social a la gestión pública”.
ALCANCE “la obligación legal y ética, que tiene un gobernante de informar y explicar al gobernado sobre cómo ha utilizado los recursos que le fueron dados por el pueblo para emplearlos en beneficio del pueblo
RIESGOS:
CONTROLES:
.
INFORMES: Se debe realizar cuando el Alcalde lo solicite, al finalizar una vigencia, al momento de retirarse del cargo o cuando hay cambio de Administración.
SOPORTES Y FORMATOS:
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se solicita mediante oficio la preparación del informe de gestión
Alcalde Municipal
SI
INICIO
Recopilar y organizar
información requerida
Realizar las
modificaciones requeridas
Presentar informe a la
comunidad, cuando se
requiera
Revisar el informe y emitir
concepto
Elaborar y enviar oficio
solicitando preparación del
informe de gestión
Elaborar informe
¿aprueba
informe?NO
Verificar que el informe
cumpla con los parámetros y
enviar al Señor Alcalde
FIN
2
Se recopila y organiza la información requerida para tener cuenta en la elaboración del informe, estructurada en cuatro partes, lo planeado, lo ejecutado, las variables que afectan la gestión, las proyecciones y los indicadores de gestión
Dirección Financiera de Presupuesto
3 Después de recopilada la información, se elabora el informe teniendo en cuenta los requerimientos solicitados
Dirección Financiera de Presupuesto
4 Se revisa si el documento cumple con los parámetros establecidos
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Se presenta al señor Alcalde para su revisión y aprobación
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Revisa y emite concepto respecto a si aprueba o no el informe de gestión presentado.
Alcalde Municipal
7
Si no se aprueba y solo en caso de ser necesario, se realizan las modificaciones pertinentes requeridas por el señor Alcalde.
Dirección Financiera de Presupuesto
8
Si se aprueba el informe, se envía el informe de gestión al señor Alcalde y se presenta a la comunidad en el momento en que lo indique el señor alcalde, cuando se requiera.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DEL PRESUPUESTO EN EL SICE
CÓDIGO: PAHGP22
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Las entidades y particulares que manejan recursos públicos, sin defecto del régimen contractual que apliquen, ya sea la Ley 80 de 1993 o el derecho privado, deben reportar en el Portal del SICE el presupuesto total de la entidad, desagregado en los valores totales de inversión y funcionamiento.
BASE LEGAL:
Decreto número 3512 de 2003, 5 de diciembre de 2003, Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones
LEY 598 DE 2000, (julio 18) , por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y se dictan otras disposiciones.
Decreto No. 003512, de diciembre 5 de 2003, el Gobierno Nacional reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.
Acuerdo 0012 de 2009 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se ordena el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE”.
Acuerdo 0011 de 2007 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE
Acuerdo 0009 de 2006 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, artículo 17.
ALCANCE:
Dar cumplimiento a lo estipulado en el tercer párrafo del Artículo 17 del Acuerdo 0009 de 2006.
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES El último día hábil del mes siguiente al vencimiento de cada trimestre, sin embargo, las modificaciones
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de la ejecución presupuestal a que haya lugar se podrán hacer durante el transcurso del siguiente trimestre. Por ejemplo, la ejecución presupuestal del primer trimestre de 2007 (enero-febrero-marzo) se puede realizar hasta el día 30 de abril. Si se presentan modificaciones, estas se podrán hacer hasta el día 30 de junio.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se toman las ejecución presupuestal de gastos, y se clasifica el total de gastos de funcionamiento, e inversión programados
Dirección Financiera Presupuesto
Ingresar a la página del SICE
link registro del presupuesto
SI
INICIO
Clasificar el total de gastos de
funcionamiento e inversión
Verificar la información
ingresada
Ingresar a la página del SICE
link modificación al
presupuesto y diligenciarla
Revisar el informe y emitir
concepto
¿es una
modificación?
NO
Ingresar valores aprobados de
funcionamiento e inversión
FIN
Verificar registro
trimestral del presupuesto
ejecutado
Ingresar a la página del SICE
ejecución del trimestre
2
Se ingresa al SICE con clave de Ordenador de Gasto, en el Menú SICE, hacer clic en registro del presupuesto
Dirección Financiera Presupuesto
3
Se ingresan los valores aprobados para el presupuesto inicial del Municipio, por concepto de Funcionamiento, e inversión.
Dirección Financiera Presupuesto
4
Trimestralmente se debe registral el presupuesto ejecutado, tomando la información de la ejecución presupuestal pasiva.
Dirección Financiera Presupuesto
5
Se ingresa al Sistema con clave de Ordenador de Gasto, en el Menú SICE, hacer clic en registro del presupuesto y se ingresa la ejecución realizada en el trimestre por funcionamiento e inversión
Usuario SICE
6
Las modificaciones al presupuesto se deben ingresar al sistema a través del menú SICE, clic en modificación al presupuesto, se diligencia el tipo de modificación que se hizo y el número y fecha del acto administrativo.
Dirección Financiera Presupuesto
7
Una vez se registren las cifras de la ejecución presupuestal, pueden ser consultadas por la opción “Consulta del Presupuesto”, para verificar que haya quedado bien reportado.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL MARCO FISCAL DE MEDIANO PLAZO
CÓDIGO: PAHGP23
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: El marco fiscal de mediano plazo tiene como objetivo construir un sendero factible a diez años en el que el comportamiento de los ingresos y de los gastos de la entidad territorial sea tal que garantice el cumplimiento de las normas vigentes de endeudamiento, racionalización del gasto y responsabilidad fiscal.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y…”
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y…”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
Ley 358 de 1997 por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y…”
LEY 550 DE 1999, por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y…”
Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto,
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responsabilidad y transparencia fiscal y…”
ALCANCE: Encaminar las finanzas locales dentro de los límites de las leyes de disciplina fiscal, de manera que signifiquen autonomía fiscal que es uno de los pilares que sustenta el proceso de descentralización y Garantiza la transparencia en el manejo de los recursos públicos y la sostenibilidad de la deuda.
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
Información a nivel interno y externo
Informe de ejecuciones presupuestales pasivas
SOPORTES:
Ejecuciones presupuestales de gastos de las últimas vigencias
Ejecuciones presupuestales de ingresos de las últimas vigencias
Comportamiento histórico de la deuda y proyecciones.
Acuerdos sancionados en la vigencia fiscal anterior
Listado de pasivos exigibles y contingentes
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Se debe presentar al Concejo el primer día del último periodo de sesiones ordinarias, junto con el proyecto de presupuesto.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se buscan en el archivo las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos de las últimas vigencias.
Dirección Financiera de Presupuesto
1
Elaborar diagnóstico
financiero
Realizar proyección de gastos
(a 10 años)
Buscar ejecuciones
presupuestales de ingresos y
gastos ultimas vigencias
Realizar estimación de rentas
(a 10 años)
Elaborar plan financiero
(próximos 10 años)
2 Se elabora el Diagnóstico Financiero de ingresos, gastos y ahorro o déficit consolidado.
Dirección Financiera de Presupuesto
3
Se realiza una estimación de las rentas para los próximos diez años, analizando el comportamiento de las rentas más representativas.
Director Operativo de Tesorería
Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección
Financiera de Impuestos,
4
Se Realiza una proyección de los gastos para los próximos diez años, por cada uno de los componentes de funcionamiento, deuda e inversión.
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Se elabora el Plan Financiero para los próximos 10 años.
Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección
Administrativa de Tesorería
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6 Se somete a consideración del Comité de Hacienda el Plan Financiero
Alcalde Dirección Financiera de
Presupuesto
1
Solicitar el costo fiscal de las
exenciones
SI
Calcular metas de deuda
pública
Establecer metas de superávit
Enviar a comité de Hacienda
¿Comité aprueba?
NO
Analizar resultados fiscales
(vigencia anterior)
1
Elaborar cronogramas de
ejecución
Calcular el costo fiscal de las
exenciones
Analizar información y
complementarla
Solicitar listado demandas y
estimación de sus
pretensiones y pasivos
exigibles y contingentes
Solicitar el listado de Acuerdos
expedidos en la vigencia
anterior
Elaborar listado demandas y
estimación de sus
pretensiones
Elaborar pasivos exigibles y
contingentes
Analizar información y
complementarla
2
7 Aprueba el Plan Financiero para el Municipio. Comité de Hacienda
8 Se establecen las metas de superávit primario. Dirección Financiera de
Presupuesto
9 Se Calculan las Metas De Deuda Pública Y Análisis de su Sostenibilidad, calculando los indicadores de solvencia y sostenibilidad.
Dirección Financiera de Presupuesto
10 Se establecen Acciones Y Medidas Específicas Para El Cumplimiento De Las Metas, Con Cronogramas De Ejecución
Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección financiera de Impuestos,
Director Operativo de Tesorería
11
Con la información de ejecución de ingresos y gastos se Realiza un análisis de los Resultados Fiscales De La Vigencia Fiscal Anterior
Dirección Financiera de Presupuesto
12
Se solicita a la Dirección Financiera de Impuesto el costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios de la vigencia anterior.
Dirección Financiera de Presupuesto
13 Calcula el costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios existentes en la vigencia anterior y lo envía a presupuesto
Dirección Financiera de Impuestos
14
Analiza y complementa la información el costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios existentes en la vigencia anterior para consolidar el documento final.
Dirección Financiera de Presupuesto
15 Se solicita a la asesora Jurídica el listado de demandas en contra del Municipio y la estimación de sus pretensiones.
Dirección Financiera de Presupuesto
16 Se solicita a la Secretaria de Gobierno los pasivos exigibles y contingentes en materia laboral.
Dirección Financiera de Presupuesto
17 Elabora el listado de demandas en contra del Municipio y sus pretensiones lo envía a la Dirección Financiera de presupuesto..
Asesor Jurídico
18
Elabora el listado de los pasivos exigibles y contingentes en materia laboral. Y su valor lo envía a la Dirección Financiera de presupuesto.
Secretaria de Gobierno
19 Analiza y complementa la información para consolidar el documento final.
Dirección Financiera de Presupuesto
20 Solicita al Concejo Municipal el listado de Acuerdo expedidos en la vigencia anterior
Dirección Financiera de Presupuesto
21 Elabora el listado de acuerdos expedidos en la vigencia anterior y lo envía a la Dirección Financiera de presupuesto.
Concejo Municipal
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22
Analiza y complementa la información y calcula el Costo fiscal de las acuerdos sancionados en la vigencia fiscal anterior para consolidar el documento final
Dirección Financiera de Presupuesto
Archivar (2) copias con
la copia de recibido
FIN
Analizar resultados de
indicadores (según
cronograma)
Recibir información y
complementarla
2
Revisar documento
Imprimir borrador del
documento y enviar a alcalde
y comité de hacienda
Consolidar toda la información
y efectuar análisis de
resultados
¿se aprueba?
SI
NO
Imprimir (15) copias del marco
fiscal y anillarlo
Generar informe definitivo y
Elaborar oficio remisorio
Efectuar ajustes
Radicar (13) copias en el
concejo Municipal
23
Analiza los resultados basado en el calculo de los indicadores de gestión presupuestal y de resultados, indicador de 617, e indicadores de desempeño fiscal
Dirección Financiera de Presupuesto
24
Recopila toda la información anterior en los siguientes 10 capítulos: Diagnostico financiero, Plan financiero, Metas de superávit primario, Metas de deuda pública y análisis de su sostenibilidad, Acciones y medidas específicas para el cumplimiento de las metas, con cronogramas de ejecución, Informe de resultados fiscales de la vigencia fiscal anterior, Estimación del costo fiscal de las exenciones, incentivos, descuentos tributarios existentes en la vigencia anterior, Relación de los pasivos exigibles y contingentes, Costo fiscal de las acuerdos sancionados en la vigencia fiscal anterior, Análisis de resultados.
Dirección Financiera de Presupuesto
25 Se revisa el documento, se imprime un borrado y se pasa al alcalde y Comité de Hacienda para su revisión.
Dirección Financiera de Presupuesto
26 Revisa el documento y lo devuelve a la oficina de presupuesto.
Alcalde y Comité de Hacienda
27 Imprime 15 copias del Marco fiscal de Mediano plazo se anillan, se elabora el oficio remisorio y se envía al despacho para firma del oficio.
Dirección Financiera de Presupuesto
28 Firma el oficio y lo devuelve a la oficina de presupuesto.
Alcalde
29 Radica el oficio con 13 copias en el Concejo Municipal.
Dirección Financiera de Presupuesto
30 Se deja una copia en el despacho y otra copia queda en la dirección financiera de presupuesto.
Dirección Financiera de Presupuesto
31 Se archiva el documento con el recibido del Concejo.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROYECTO DE ACUERDO DE PRESUPUESTO MUNICIPAL
CÓDIGO: PAHGP22
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: El adecuado manejo presupuestal sigue siendo uno de los aspectos básicos para el desarrollo de una buena gestión financiera en las entidades territoriales desarrollen procesos de presupuestación acordes a los lineamientos legales, con criterios de eficiencia que optimicen la ejecución de los recursos. No solo es un instrumento fundamental para una buena gestión, también permite garantizar la transparencia en la ejecución de los recursos, hace posible el control político y ciudadano, alimenta del desarrollo de las metas y estrategias del plan de desarrollo, facilita la articulación de sistemas de seguimiento y evaluación, pero en especial debe ser fundamental para que la administración se autocontrole y retroalimente continuamente para establecer la capacidad financiera del municipio y sus posibilidades de ejecución real de los programas y proyectos propuestos.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
Ley 358 de 1997 por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento
LEY 550 DE 1999, por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las
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regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las normas de esta ley.
Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
El capítulo 3 del Título XII de la Constitución Política
ALCANCE: El municipio debe adoptar un sistema presupuestal que garantice la ejecución eficiente y eficaz de sus prioridades de desarrollo económico, social y ambiental y que permita la presentación de resultados concretos de la gestión de la administración local.
RIESGOS:
Proyectar el presupuesto sobreestimando los ingresos
Autorizar u ordenar la utilización indebida, o utilizar indebidamente rentas que tienen destinación específica en la Constitución o en la ley.
Autorizar o pagar gastos por fuera de los establecidos en el artículo 346 de la Constitución Política.
Asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sin contar con las autorizaciones pertinentes.
No incluir en el presupuesto las apropiaciones necesarias y suficientes, cuando exista la posibilidad, para cubrir el déficit fiscal, servir la deuda pública y atender debidamente el pago de sentencias, créditos judicialmente reconocidos, laudos arbitrales, conciliaciones y servicios públicos domiciliarios».
CONTROLES:
INFORMES: Proyecto de Acuerdo de presupuesto
SOPORTES:
Ejecuciones presupuestales de gastos de las últimas vigencias
Ejecuciones presupuestales de ingresos de las últimas vigencias
Comportamiento histórico de la deuda y proyecciones.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se debe presentar al Concejo el primer día del último periodo de sesiones ordinarias, junto con el Marco Fiscal de Mediano Plazo.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Como punto de partida, se debe elaborar el Marco Fiscal de Mediano Plazo. Como parte del mismo se elabora el plan financiero
Dirección Financiera de presupuesto
Enviar oficio a personería y
concejo indicando el valor
1
Elaborar marco fiscal y plan
financiero
Clasificar ingresos
INICIO
En Personería y concejo se
clasifican gastos de
funcionamiento, envía a
almacén
Solicitar costo de los gastos
de personal a Secretaria de
Gobierno
Elaborar proyección de
ingresos
Elaborar costo de la planta de
personal
Elaborar estimación de gastos
generales
Elaborar proyección del
servicio a la deuda
2 Se elabora la proyección de ingresos para la vigencia siguiente, por cada uno de las rentas clasificados acorde con la estructura del Formato Único Territorial, y estableciendo la destinación de cada uno.
Dirección Administrativa de
Tesorería
3 Se clasifican los ingresos acorde con su destinación, estableciendo el total de los ICLD.
Dirección Administrativa de
Tesorería
4 Se envía oficio a la Secretaria de Gobierno y Jefe de Personal para que nos haga llegar el costo de los gastos de personal, los servicios personales asociados a la nomina y los servicios personales indirectos, pensionados, cuotas partes pensiónales y demás gastos relacionados con necesidades de personal
Dirección Financiera de presupuesto
5 Elabora el costo de la plata de personal, desagregado por cada uno de los componentes del gasto, envía a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria de Gobierno
6 Se envía oficio al concejo y personería Municipal indicándoles que valor le corresponde en presupuesto para la próxima vigencia.
Dirección Financiera de presupuesto
7 Clasifica los gastos de funcionamiento acorde con sus necesidades por cada uno de los rubros y los envía a la Dirección financiera de presupuesto.
Concejo y Personería
8 Envía oficio a la Directora operativa de Almacén para que elabore la estimación de los gastos generales de la Administración central.
Dirección Financiera de presupuesto
9 Elabora la estimación de los gastos generales y la envía a Dirección Financiera de Presupuesto.
Directora Operativa de Almacén.
10 Envía oficio a la Dirección Administrativa de Tesorería para que proyecten los gastos por concepto de servicio a la deuda desagregado en amortización e intereses, con su fuente de financiación y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto.
Dirección Financiera de presupuesto
11 Elabora la proyección del servicio a la deuda para las próximas vigencias y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto.
Dirección Administrativa de
Tesorería
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
12 Envía oficio al Secretario de Servicios públicos indicando el valor de los ingresos proyectados por concepto de acueducto, alcantarillado y aseo para la próxima vigencia con el fin de que este realice la distribución en el gasto acorde con sus necesidades y criterios establecidos por la superintendencia de servicios públicos.
Dirección Financiera de presupuesto
1
Analiza, estudia, modifica,
ajusta, corrige y aprueba el
Proyecto de presupuesto
(Comité de Hacienda)
Convocar a reunión al comité
de Hacienda
Solicitar la elaboración del
POAI
Elaborar proyección de gastos
de Secretaría de servicios
públicos
Consolidar la información y
calcular valor a destinar
2
Solicitar a Secretario de
servicios públicos valor de
ingresos proyectados
Elaborar el POAI (secretaría
de planeación) y enviar a
presupuesto
Elaborar proyecto de
presupuesto general del
Municipio
Elaborar proyecto de acuerdo
del presupuesto
13 Elabora la proyección de gastos de la secretaria de servicio Públicos y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto. Y lo envía a Dirección Financiera de Presupuesto.
Secretaria de Servicios Públicos
14 Recopila toda la información solicitada a las diferentes dependencias y calcula el valor que se debe destinar a funcionamiento acorde con los criterios de la ley 617 de 2000.
Dirección Financiera de presupuesto
15 Envía al Secretario de Planeación el valor de los recursos para inversión por cada una de sus fuentes de financiación, y solicita la elaboración de POAI
Dirección Financiera de presupuesto
16 Elabora el POAI con base en los programas, subprogramas y proyectos priorizados por cada dependencia, según el Plan de Desarrollo.
Secretario de Planeación
17 Envía el POAI debidamente a probado a la Dirección Financiera de Presupuesto.
Secretario de Planeación
18 Elabora el proyecto de presupuesto general del municipio, por cada una de las unidades ejecutoras (Concejo, Personería, Administración Central y Servicios públicos), por concepto del gasto (funcionamiento, deuda e inversión).
Dirección Financiera de presupuesto
19 Invita el comité de Hacienda para reunión con el fin de darles a conocer el proyecto de presupuesto general de ingresos y gastos para su aprobación.
Dirección Financiera de presupuesto
20 Analiza, estudia, modifica, ajusta, corrige y aprueba el Proyecto de presupuesto general e ingresos y gastos.
Comité de Hacienda
21 Elabora las Disposiciones generales, que corresponden a aquellas disposiciones que aprueba el Concejo municipal, presupuesto y a iniciativa del Alcalde, para asegurar la correcta ejecución del presupuesto normas sólo rigen para la vigencia correspondiente al presupuesto aprobado.
Dirección Financiera de presupuesto
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22 Presenta al comité de Hacienda del proyecto de Acuerdo de presupuesto general de Municipio, con la respectiva exposición de motivos y el anexo desagregado de ingresos y gastos y el POAI.
Dirección Financiera de presupuesto
Archivar (1)copia del
acuerdo
Objetar acuerdo por
inconveniencia o
ilegalidad
SI
SI
El consejo discute el proyecto
de acuerdo
¿Concejo
aprueba?NO
2
Alcalde adopta mediante
Decreto el proyecto
Publicar y enviar (1) copia a
la Gobernación
Presentar proyecto de
acuerdo del presupuesto al
comité de Hacienda
2
Analiza, estudia, modifica,
ajusta, corrige y aprueba el
acuerdo de presupuesto
(Comité de Hacienda)
Presentar proyecto de
acuerdo del presupuesto al
Concejo Municipal
¿Alcalde sanciona
acuerdo?
Enviar (1) copia a
Dependencias del Municipio
NO
2
SI NO
Enviar al Concejo
Municipal
Remite a Alcalde
¿acepta
objeciones?
1
1
Remite a Alcalde
para sanción
¿Alcalde sanciona
acuerdo?SI
NO
3
23 Revisa, ajusta y aprueba el proyecto de acuerdo de presupuesto con sus anexos
Comité de Hacienda
24 Presenta proyecto de acuerdo al Concejo Municipal en la fecha establecida en el Estatuto municipal de presupuesto
Alcalde Municipal
25 A continuación, el proyecto es discutido en el primer y segundo debate en los términos y condiciones establecidos por el reglamento del Concejo Municipal.
Concejo Municipal
26 El Acuerdo de presupuesto no es aprobado por el Concejo Municipal antes de la fecha máxima establecida en el Estatuto municipal de presupuesto. El Alcalde adopta mediante Decreto el proyecto presentado
Alcalde
27 El Acuerdo es aprobado, en los 5 días hábiles siguientes, se remite al Alcalde para su sanción.
Concejo Municipal
28
Sanciona el acuerdo, lo publica en los 10 días siguientes y lo envía a revisión del Gobernador, en los cinco días siguientes a la sanción.
Alcalde Municipal
29
Envía copia del Acuerdo a Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería, Secretaria de Gobierno y contabilidad
Auxiliar Administrativa Despacho Alcalde
30 Archiva Acuerdo Auxiliar Administrativo
presupuesto.
31 No sanciona el Acuerdo, lo objeta por inconveniencia o por ilegalidad.
Alcalde Municipal
32
Por inconveniencia, lo envía al Concejo Municipal. Si no se encuentra reunido convoca a sesiones extras, por no más de cinco días
Alcalde Municipal
33 El Concejo acepta las objeciones, lo remite de nuevo al Alcalde;
Concejo Municipal
34 No acepta las objeciones, se envía al Alcalde para su sanción en un plazo no mayor de ocho días.
Concejo Municipal
35 Sanciona el Acuerdo, lo publica y lo envía a la gobernación
Alcalde Municipal
36 No sanciona el acuerdo Alcalde Municipal
37 Sanciona el acuerdo Concejo Municipal
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38
Por ilegalidad, envía el proyecto de acuerdo, en los cinco días siguientes al tribunal administrativo, con la respectiva exposición de motivos. Mientras decide el tribunal rige el presupuesto presentado oportunamente por el Alcalde.
Alcalde Municipal
Objetar acuerdo por
inconveniencia o
ilegalidad
NO
Enviar al Tribunal
administrativo
¿acepta
objeciones?
Remite a Alcalde
para sanción
3
SI
Se archiva y continua
rigiendo presupuesto
anterior
Sancionar acuerdo
FIN2
39 Este tribunal deberá pronunciarse en los veinte (20) días hábiles siguientes a su recibo.
Tribunal Administrativo
40
Si considera que las objeciones de legalidad tienen fundamento, el proyecto se archiva y continuará rigiendo el presupuesto del año anterior.
Tribunal Administrativo
41 Considera que no tienen fundamento, lo remite al Alcalde, quien lo debe sancionar en los tres días siguientes a la comunicación.
Tribunal Administrativo
Alcalde
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL DECRETO DE LIQUIDACION DEL PRESUPUESTO
CÓDIGO: PAHGP23
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
En el Artículo 2 de la Ley 617 de 2000 se
establece que los Municipios de
Colombia se clasificarán, atendiendo su
población y sus recursos fiscales como
indicadores de sus condiciones
socioeconómicas
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
Ley 358 de 1997 por la cual se reglamenta el artículo 364 de la Constitución y se dictan otras disposiciones en materia de endeudamiento
LEY 550 DE 1999, por la cual se establece un régimen que promueva y facilite la reactivación empresarial y la reestructuración de los entes territoriales para asegurar la función social de las empresas y lograr el desarrollo armónico de las regiones y se dictan disposiciones para armonizar el régimen legal vigente con las
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normas de esta ley.
Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
El capítulo 3 del Título XII de la Constitución Política,
ALCANCE:
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
Proyecto de Acuerdo de presupuesto
SOPORTES: Acuerdo de presupuesto sancionado y publicado
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Busca en el archivo el Acuerdo del Concejo sancionado y publicados por el cual se aprueba el presupuesto de gastos.
Auxiliar Administrativa
Revisar y firmar, enviar (1) a
Gobierno, presupuesto,
Tesorería y contabilidad
Buscar acuerdo de aprobación
del presupuesto de gastos
Codificar el anexo
Corregir errores de
transcripción
Elaborar plan decreto de
liquidación del presupuesto,
enviar a Alcalde
Ingresar información al
sistema PEGASO
Revisar información y
comparar la con el físico
¿Hay errores?
SI
Corregir, errores
FIN
Se archiva decreto de
liquidación
2 Realiza las corrección de errores aritméticos y de leyenda
Dirección financiera de presupuesto
3 Codifica el anexo que contendrá el detalle del gasto para el periodo fiscal respectivo
Dirección financiera de presupuesto
4 Elabora el Decreto de liquidación del presupuesto y Se presenta al señor Alcalde para revisión y firma
Dirección financiera de presupuesto
5 Revisa, Firma y envía a la Secretaria De Gobierno, Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería y contabilidad.
Alcalde Municipal
6 Ingresa al sistema PEGASO el presupuesto con la codificación, nombre del rubro y apropiación inicial.
Auxiliar Administrativa
7 Revisa la información ingresada al sistema y compara con el documento físico.
Dirección financiera de presupuesto
8 Archiva el decreto de liquidación. Auxiliar Administrativa
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROYECTO DE ACUERDO DE VIGENCIA FUTURAS ORDINARIAS
CÓDIGO: PAHGP24
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Adquirir obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del contrato se lleve a cabo en cada una de ellas con el lleno de los respectivos requisitos.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
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ALCANCE:
RIESGOS: solicitar autorización de vigencias futuras sin el lleno de requisitos.
CONTROLES:
INFORMES: Proyecto de Acuerdo de presupuesto
SOPORTES: Acuerdo de presupuesto sancionado y publicado
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Elabora la proyección de la inversión que se pretende realizar estableciendo que valor es el que se solicita como vigencia futura y que vigencias abarca
Dependencia encargada
Solicitar certificación a
Planeación de ejecución de
proyecto
1
Elaborar proyección de la
inversión
Analizar información y verificar
metas plurianuales
INICIO
Verificar que las vigencias
futuras cuenten con la
apropiación
Verificar concepto del DNP
Planeación certifica que el
proyecto está consignado en
el plan de desarrollo
Verificar que las obligaciones
no excedan la capacidad de
endeudamiento
2 Analiza la información presentada y verifica que, el plazo y las condiciones de las mismas consulte las metas plurianuales del Marco fiscal de Mediano Plazo
Dirección Financiera de presupuesto
3 Verifica que las vigencias futuras que se soliciten cuenten con apropiación de mínimo quince por ciento (15%) en la vigencia fiscal en las que estas sean autorizadas.
Dirección Financiera de presupuesto
4 Verifica que Cuando se trate de proyectos que conlleven inversión Nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del departamento Nacional de Planeación.
Dirección Financiera de presupuesto
5 Solicita al Secretario de Planeación que certifique que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio
Dirección Financiera de presupuesto
6 Certifica que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio
Secretario de Planeación
7 Verifica que obligaciones asumidas por esta modalidad y sus costos futuros no excedan la capacidad de endeudamiento de la entidad.
Dirección Financiera de presupuesto
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8 Verifica que las vigencias futura no excedan el periodo de gobierno del Alcalde a no ser que se trate de proyectos de inversión declarados de importancia estratégica por el Consejo de Gobierno de la Entidad Territorial
Dirección Financiera de presupuesto
1
Verificar que vigencias futuras
no excedan el periodo de
gobierno del alcalde
Consolidar información y
entregar a comité de hacienda
Verificar que vigencias futuras
no se otorgue en el último año
del periodo de gobierno
Comité de hacienda revisa,
ajusta y aprueba el proyecto
Alcalde firma el proyecto y lo
presenta al concejo con los
anexos
El concejo debate y aprueba
el proyecto
Alcalde sanciona y publica el
proyecto
Realizar ajustes en
presupuesto de gastos y
archivar
FIN
9 Verifica que la vigencia futura no se otorgue en el último año del periodo de gobierno.
Dirección Financiera de presupuesto
10 Recopila toda la información junto con el proyecto de acuerdo y la entrega a disposición del comité de Hacienda para su aprobación.
Dirección Financiera de presupuesto
11 Revisa, ajusta y aprueba el proyecto de acuerdo de vigencias futura ordinarias.
Comité de Hacienda Municipal
12 Firma y Presenta al Concejo Municipal el Proyecto de acuerdo de Vigencia futuras con sus anexos.
Alcalde Municipal
13 Debate y Aprueba el proyecto de acuerdo y lo envía al señor alcalde
Concejo Municipal
14 Sanciona, publica, envía copia jurídica de la Gobernación y copia Secretaria De Gobierno, Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería y contabilidad.
Alcalde Municipal
15 Realiza los ajustes en el presupuesto de gastos y Archiva el Acuerdo
Auxiliar
Administrativa.
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PROYECTO DE ACUERDO DE VIGENCIA FUTURAS EXCEPCIONALES
CÓDIGO: PAHGP25
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
En casos excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa y seguridad, entre otros; se podrá autorizar que se asuman obligaciones que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización, y cumpliendo con los requisitos previstos en la ley 819 de 2003.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 617 de 2000 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Ley 136 de 1994 “por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios”
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Decreto 2170 “Por el cual se reglamenta la ley 80 de 1993, se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999”
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “por medio del cual se deroga el acuerdo no. 029 de 2005, y se establece el estatuto orgánico de presupuesto del municipio de San Martín de los llanos, meta
Ley 819 de 2003, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones.
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
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“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
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ALCANCE: Se elabora el proyecto de inversión con los ajustes al presupuesto de gastos, aplica para el Municipio de San Martín de Los Llanos – Meta.
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES: Proyecto de Acuerdo de presupuesto
SOPORTES: Acuerdo de presupuesto sancionado y publicado
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Elabora la proyección de la inversión que se pretende realizar estableciendo que valor es el que se solicita como vigencia futura por cada una de las anualidades.
Dependencia encargada
Solicitar certificación a
Planeación de ejecución de
proyecto
1
Elaborar proyección de la
inversión
Analizar información y verificar
metas plurianuales
INICIO
Verificar si la vigencia requiere
exceder la anualidad
Verificar proyectos
establecidos en el plan de
desarrollo
Planeación certifica que el
proyecto está consignado en
el plan de desarrollo
Verificar que vigencias futuras
excedan el periodo de
gobierno del alcalde
2 Analiza la información presentada y verifica que, el plazo y las condiciones de las mismas consulten las metas plurianuales del Marco fiscal de Mediano Plazo.
Dirección Financiera de Presupuesto
3 Verifica si la vigencia futura requiere exceder la anualidad.
Dirección Financiera de Presupuesto
4 Verifica que las obras o proyectos que corresponden a sectores o programas que estén expresamente establecidos en el Plan de Desarrollo, siempre que correspondan a las competencias de la entidad territorial y se trate de actividades que de no ejecutarse pueden causar inevitablemente la parálisis o afectación de un servicio que se deba satisfacer y garantizar por mandato constitucional.
Dirección Financiera de Presupuesto
5 Verifica que Cuando se trate de proyectos que conlleven inversión Nacional deberá obtenerse el concepto previo y favorable del departamento Nacional de Planeación.
Dirección Financiera de Presupuesto
6 Solicita al Secretario de Planeación que certifique que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio
Dirección Financiera de Presupuesto
7 Certifica que el proyecto u obra que se va a ejecutar este consignado en el Plan de Desarrollo del Municipio
Secretario de
planeación.
8 Verifica que la vigencias futura supere el periodo de gobierno del Alcalde y que se trate de proyectos de inversión declarados de importancia estratégica por el Consejo de Gobierno de la Entidad Territorial
Dirección Financiera de Presupuesto
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9 Solicita al señor Alcalde que reúna al Consejo de Gobierno para declarar de importancia estratégica el proyecto de inversión financiado con vigencias futuras
Dirección Financiera de Presupuesto
1
Solicitar al señor Alcalde
reunión de concejo de
gobierno
Consejo de gobierno revisa,
estudia y analiza proyecto de
inversión y aprueba
Se efectúa reunión de concejo
de gobierno
Comité de hacienda revisa,
ajusta y aprueba el proyecto
Alcalde firma el proyecto y lo
presenta al concejo con los
anexos
El concejo debate y aprueba
el proyecto
Alcalde sanciona y publica el
proyecto
Realizar ajustes en
presupuesto de gastos y
archivar
FIN
10 Cita a reunión al Concejo de Gobierno Alcalde Municipal
11 Revisa, estudia y analiza el proyecto de inversión que se pretende financiar con vigencia futura y emite su aprobación.
Consejo de Gobierno
12 Hacer claridad que Una de las características para ser vigencia futura excepcional es que Se puede otorgar el último año de Gobierno.
Dirección Financiera de Presupuesto
13 Recopila toda la información junto con el proyecto de acuerdo y la pone a disposición del comité de Hacienda para su aprobación.
Dirección Financiera de Presupuesto
14 Revisa, ajusta y aprueba el proyecto de acuerdo de vigencias futura extra ordinarias.
Comité de Hacienda
15 Firma y Presenta al Concejo Municipal el Proyecto de acuerdo de Vigencia futuras con sus anexos.
Alcalde Municipal
16 Debate y Aprueba el proyecto de acuerdo y lo envía al señor alcalde
Concejo Municipal
17 Sanciona, publica, envía copia jurídica de la Gobernación y copia Secretaria De Gobierno, Dirección Financiera de Presupuesto, Dirección Administrativa de Tesorería y contabilidad.
Alcalde Municipal
18 Realiza los ajustes en el presupuesto de gastos y Archiva el Acuerdo
Auxiliar Administrativa de
Tesorería
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
CÓDIGO: PAHGP26
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, circular, formulario, correspondencia interna y externa)
BASE LEGAL: NA
ALCANCE: Recepción oportuna de la correspondencia en la oficina de presupuesto.
RIESGOS: Perdida de las comunicaciones y no dar oportuna respuesta.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Verificar que la correspondencia esté dirigida a la Dirección Financiera de presupuesto.
Auxiliar Administrativo.
Entregar al jefe de
presupuesto
Se recibe
correspondencia
Recibir documento original y
firmar recibido
Verificar que esté dirigida a
Presupuesto
Clasificar la correspondencia
¿es de carácter
informativo?SI
Socializarla a funcionarios
de la dependencia
FIN
NO
Proyectar respuesta
Fotocopiar anexos y
entregar a Jefe de
presupuesto
Archivar
correspondencia
informativa
Revisar y firmar
NO
¿requiere firma
del Alcalde? NO
Enviar para firma
Enviar
correspondencia a
quien lo requiere
Archivar el recibido
2 Recibir el documento original y firmar el recibido.
Auxiliar Administrativo
3 Entrega correspondencia al superior inmediato
Auxiliar Administrativo
4 Revisa y clasifica la correspondencia que es de carácter informativo y la que hay que darle respuesta o adelantar algún trámite.
Dirección Financiero de Presupuesto
5 Socializa con el personal de la dependencia la correspondencia de carácter informativo como circulares y actividades.
Dirección Financiera de presupuesto
6 Archiva correspondencia de carácter informativo
Auxiliar Administrativo
7
Proyecta la respuesta a correspondencia que lo requiera.
Dirección financiera de presupuesto
8 Elabora respuesta a correspondencia Auxiliar Administrativo
9 Saca fotocopia de los anexos requerido para adjuntar al oficio.
Auxiliar Administrativo
10 Revisa y firma correspondencia Dirección Financiera de Presupuesto
11 Cuando se trate de correspondencia que debe ser firmada por el señor Alcalde se envía al Despacho para su firma.
Auxiliar Administrativo
12 Revisa y firma Correspondencia y devuelve a la oficina de presupuesto.
Alcalde Municipal
13 Envía correspondencia y archiva el recibido y soportes. Auxiliar Administrativo
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPESTAL
PROCEDIMIENTO: ARCHIVO DE DOCUMENTACION
CÓDIGO: PAHGP24
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Conservar actualizado y clasificado los documentos recibidos y enviados por la dependencia, teniendo en cuenta las normas y procedimientos que lleva la entidad .
Archivar ordenadamente los certificados de Disponibilidad y Registros Presupuestales
BASE LEGAL:
ACUERDO 42 DE 2002. por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
LEY 594 DE 2000 Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
DECRETO 4124 DE 2004, por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados
ALCANCE: Mantener actualizado y clasificado el archivo en la oficina de presupuesto, teniendo en cuenta las normas y procedimientos que lleva la entidad de acuerdo con la norma correspondiente
RIESGOS: Extraviar información de carácter importantes por desorganización del archivo
CONTROLES:
Revisar y constar en las carpetas que la información este correctamente archivada
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS: Documentación recibida
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se recepciona la documentación recibida y enviada por la dependencia.
Auxiliar Administrativo
Archiva en la carpeta
correspondiente
Se recibe documentación
recibida y enviada
Organizar documentos por
fecha
Organizar documentos por
tema
Señalar carpeta según la
norma
Organizar carpeta según la
norma
Guardar carpeta en la caja
como lo estipula la ley
Enviar a archivo
central
Consultar tablas de retención,
para establecer tiempo
FIN
2
Los Certificados de Disponibilidad y Registros se organizan con los mismos procedimientos que ser relaciona a continuación
Auxiliar Administrativo
3 Una vez realizado el tramite pertinente, se clasifica de acuerdo con el tema
Auxiliar Administrativo
4 Se organiza por fecha, teniendo en cuenta que según la norma debe ser de menor a mayor
Auxiliar Administrativo
5 Se archiva en la carpeta de acuerdo el tema al que corresponda
Auxiliar Administrativo
6
La carpeta debe ser la señalada por la norma y previamente debe ser doblada y sellada para tener un control de los documentos que ella guardará
Auxiliar Administrativo
7
La carpeta se guarda en la caja que estipula la ley, la cual debe estar doblada y posteriormente marcada para conocer los documentos que allí quedaran
Auxiliar Administrativo
8 Se consultan las tablas de retención para establecer el tiempo que deben durar en la dependencia.
Auxiliar Administrativo
9 Se envía al archivo central. Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION PRESUPESTAL
PROCEDIMIENTO: COMITÉ DE HACIENDA
CÓDIGO: PAHGP25
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Actuar como Secretaria Técnica del Comité de Hacienda Municipal
BASE LEGAL:
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.
Acuerdo No. 032 del 22 de Diciembre de 2008, “Por Medio Del Cual Se Deroga El Acuerdo No. 029 De 2005, Y Se Establece El Estatuto Orgánico De Presupuesto Del Municipio De San Martín De Los Llanos, Meta, artículo 13.
ALCANCE: El comité de Hacienda es el órgano de asesoría y consulta del Alcalde en materia Fiscal y Financiera
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
Actas
Plan Financiera
POAI
PAC
Modificaciones presupuestales.
SOPORTES Y FORMATOS:
Actas
Plan Financiera
POAI
PAC
Modificaciones presupeustales
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES El Comité de Hacienda esta integrado por el Alcalde Municipal, quien la presidirá, el Secretario de Hacienda o quien haga sus veces, el Secretario de Planeación, La Directora Financiera de Impuesto, La Directora Financiera de Presupuesto, la Almacenista Municipal , la Contadora Municipal.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias al Comité de hacienda a solicitud del Alcalde
Dirección Financiera de presupuesto
Se convoca a reuniones
ordinarias o extraordinarias
Elaborar orden del día
1
2 Elaborar el orden del día
Dirección Financiera de presupuesto
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3 Verificar el Quórum de los asistentes a la reunión y recoger firma de asistencia
Dirección Financiera de presupuesto
Velar por la aprobación del
PAC
Verificar que se presente a
tiempo el plan financiero
Verificar quorum
Llevar registros del POAI
Se pone a consideración el
proyecto de presupuesto
Presentar proyecto de
acuerdo de vigencias futuras
Consultar tablas de retención,
para establecer tiempo
Poner a consideración el
marco fiscal
Llevar registro sobre
autorización de las
operaciones
Presentar análisis de cierre
fiscal
1
Elaborar actas
Coordinar archivo y control de
las actas del comité
FIN
4 Elaborar las actas sobre el desarrollo de las reuniones del Comité de Hacienda
Dirección Financiera de presupuesto
5
Verificar que el Plan Financiero que presente a tiempo al Comité de Hacienda para que este lo Apruebe, Analice, Modificar y evaluar y recomiende las medidas para su estrito cumplimiento.
Dirección Financiera de presupuesto
6 Velar por la aprobación del Plan Anual mensualizado de de Caja
Dirección Financiera de presupuesto
7
Llevar registro del Análisis, aprobación y conceptos emitidos sobre las implicaciones fiscales del plan operativo anual de Inversiones presentado por el Secretario de Planeación.
Dirección Financiera de presupuesto
8
Entregar al Alcalde el Proyecto de presupuesto Municipal para que se someta a consideración, análisis y aprobación por parte del Comité de Hacienda.
Dirección Financiera de presupuesto
9
Presentar al Comité de hacienda los proyectos de acuerdo de Vigencias futuras ordinarias y excepcionales para su aprobación, de conformidad a lo establecido en la Ley 819 de 2003 y el Estatuto Orgánico de Presupuesto
Dirección Financiera de presupuesto
10 Presentar a consideración del comité de hacienda el Marco Fiscal de Mediano.
Dirección Financiera de presupuesto
11
Presentar al Comité de hacienda los proyectos de modificaciones presupuéstales ya sean por decreto o por acuerdo.
Dirección Financiera de presupuesto
12 Presentar al comité de hacienda el análisis del cierre fiscal generado a 31 de diciembre de cada año.
Dirección Financiera de presupuesto
13
Llevar registro sobre la autorización de las operaciones de crédito público dentro del marco del cupo de endeudamiento
Dirección Financiera de presupuesto
14 Coordinar el archivo y control de las actas del comité
Dirección Financiera de presupuesto
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACION
CÓDIGO: PAHGP26
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Actuar como Secretaria Técnica del Comité de Defensa Judicial y Conciliación.
BASE LEGAL:
Ley 446 de 1998 establece que en las entidades y organismos de derecho público del orden Nacional, Departamental, Distrital y Municipal, así como los entes descentralizados en todos los niveles, deberá integrarse un Comité de Conciliación, conformado por funcionarios del nivel directivo.
Decreto Nacional 1214 de 2000 se prevén las funciones de los Comités de Conciliación, al igual que unas normas orgánicas respecto de su conformación.
Resolución N° 287 de 2008,., se creó el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Municipio de San Martín de los Llanos, Meta.
ACUERDO 001 DE 2008 (Junio 26), «Por la cual se adopta el Reglamento Interno del Comité de de Defensa Judicial y Conciliación de la Alcaldía Municipal de San Martín de los Llanos, Meta
ALCANCE:
Que el Comité de Defensa Judicial y Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.
RIESGOS:
CONTROLES:
INFORMES:
Actas
SOPORTES Y FORMATOS:
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Función asignada mediante acto administrativo.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias al Comité de Defensa Judicial y conciliación.
Dirección Financiera de presupuesto
Velar por la aprobación del
PAC
Se convoca a reuniones
ordinarias o extraordinarias
Verificar que se presente a
tiempo el plan financiero
Verificar quorum
Llevar registros del POAI
Se pone a consideración el
proyecto de presupuesto
Presentar proyecto de
acuerdo de vigencias futuras
Consultar tablas de retención,
para establecer tiempo
Elaborar orden del día
Poner a consideración el
marco fiscal
Llevar registro sobre
autorización de las
operaciones
Presentar análisis de cierre
fiscal
Elaborar actas
Coordinar archivo y control de
las actas del comité
FIN
2 Elaborar el orden del día. Dirección Financiera de
presupuesto
3 Verificar el Quórum de los asistentes a la reunión y recoger firma de asistencia
Dirección Financiera de presupuesto
4 Elaborar las actas sobre el desarrollo de las reuniones del Comité de Hacienda
Dirección Financiera de presupuesto
5 Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité
Dirección Financiera de presupuesto
6
Preparar en coordinación con la Asesora Jurídica un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Dirección Financiera de presupuesto Asesora Jurídica
7
Someter a consideración del Comité la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del Municipio.
Dirección Financiera de presupuesto
8
Verificar que las fichas técnicas que se someterán a consideración del Comité cumplan con los lineamientos y directrices señaladas en el Capítulo anterior.
Dirección Financiera de presupuesto
9 Coordinar el archivo y control de las actas del comité.
Dirección Financiera de presupuesto
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN PRESUPUESTAL
PROCEDIMIENTO: SISTEMA DE INFORMACION PARA LA CONTRATACION ESTATAL
CÓDIGO: PAHGP27
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: La Ley 598 de Julio 18 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
BASE LEGAL:
Decreto 3512 de 2003, 5 de diciembre de 2003, “Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y …”
LEY 598 de 2000, (julio 18) , por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Unico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública y…”
Decreto No. 003512, de diciembre 5 de 2003, el Gobierno Nacional reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.
Acuerdo 0012 de 2009 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se ordena el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE”.
Acuerdo 0011 de 2007 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE
Acuerdo 0009 de 2006 del Comité para la Operación del SICE. Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE
ALCANCE: El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o
RIESGOS:
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entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000 en los términos que reglamenta el presente Decreto.
CONTROLES:
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Administrador del SICE: crear a los ordenadores de gasto, tantos como haya en la entidad, al administrador del Plan de Compras (cuando aplique) y a los funcionarios de Control Interno. Es opcional la creación de usuarios consulta de CUBS
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Ingresar al Sistema de Información para la Contratación Estatal
Dirección Financiera Presupuesto
Realizar el retiro o cambio de
rol en el Sistema cuando haya
lugar
Se ingresa al Sistema de
Información para la
Contratación Estatal
Activar clave y nueva
contraseña
Recibir correo del SICE para
activación de clave y cambio
de contraseña
Asignar el rol que corresponda
FIN
Crear usuario en el menú
SICE e ingresar la
información solicitada
Efectuar el retiro ingresando
al menú SICE, consultando
usuario a retirar
2
En el menú SICE, hacer clic en crear usuario, se diligencia la información allí solicitada creando un login para cada usuario, se asigna una clave temporal, se confirma la clave, se escribe el nombre e identificación del usuario, se digita el correo electrónico del nuevo usuario y se describe el usuario y se hace clic en crear.
Dirección Financiera Presupuesto
3
Se hace clic en volver y se asigna el rol que le corresponda, que puede ser ordenador de gasto, Administrador Plan de compras, Administrador SICE, Representante legal, Control Interno o usuario consulta plan de compras, según el caso.
Dirección Financiera Presupuesto
4 El SICE envía un correo al usuario creado para que active su clave y cambie su contraseña
Dirección Financiera Presupuesto
5 El Usuario creado activa su clave y da una nueva contraseña,
Usuario SICE
6
Estar pendiente al momento de retiro o cambio de cargo de los funcionarios que manejan SICE, para realizar el retiro o cambio de rol en el Sistema.
Dirección Financiera Presupuesto
7
Para el retiro de usuarios, se ingresa al sistema, en el menú SICE se hace clic en consultar usuario se hace clic en el usuario que se va a retira y se selecciona eliminar.
Dirección Financiera Presupuesto
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SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO
PROCESO: HACIENDA CÓDIGO: PAHGT VERSIÓN: 01
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
OBJETIVOS DEL PROCESO:
Recaudar la cartera morosa a favor del Municipio de San Martín de los Llanos Meta.
Acercar a los contribuyentes al la Administración dándoles a conocer la importancia de cumplir con las obligaciones tributarias para las políticas de gestión de calidad en el ámbito tributario.
Facilitar las operaciones de liquidación, pago y generar informes que ayuden la Dirección Administrativa de Tesorería del Municipio a tomar decisiones acertadas y a efectuar una gestión eficaz del uso de los recursos
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política de Colombia Código contencioso Administrativo
Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario Municipal) Decreto 415 de 2003 Decreto 416 de 2003 Decreto 0624 de 1989 Decreto 1421 de 1993 Ley 06 de 1992 Ley 383 de 1997 Ley 788 de 2002 Ley 863 de 2003
Decreto 449 de 2003 Decreto 522 de 2003 Decreto 779 de 2003 Decreto 912 de 2003 Decreto 953 de 2003 Decreto 1100 de 2003 Decreto 1150 de 2003 Decreto 1190 de 2003 Decreto 1338 de 2003 Decreto 3069 de 2003 Decreto 540 de 2004 Decreto Ley 2503 de 1987 Ley 716 de 2001 Ley 815 de 2003
RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: Dirección financiera de Impuestos
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
CONTRIBUYENTES RECURSOS ASIGNADOS
COMUNIDAD CONTRIBUYENTES
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO:
CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO IMPUESTO PREDIAL
CÓDIGO: PAHGT 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Recuperar la cartera vencida y crear conciencia a los contribuyentes frente a las obligaciones que tienen con la administración por concepto de impuestos, multas y sanciones.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia
Código contencioso Administrativo
Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario
Decreto 415 de 2003
Decreto 416 de 2003
Decreto 0624 de 1989
Decreto 1421 de 1993
Ley 06 de 1992
Ley 383 de 1997
Ley 788 de 2002
Ley 863 de 2003
Ley 815 de 2003
ALCANCE: Se verifican las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal para recuperar cartera vencida.
RIESGOS: Ante la falta de cobro por parte de la administración pueden prescribir las obligaciones a cargo de los contribuyentes
CONTROLES:
Relación de la cartera morosa a través de listados y seguimiento vía telefónica y por correo certificado
Seguimiento de los procesos ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
INFORMES: Informe de morosidad que se presenta con el seguimiento a cada uno de los contribuyentes que suscriben Acuerdos de Pago y el procedimiento del saneamiento contable a través de la depuración de cartera
SOPORTES Y FORMATOS:
Listado de deudores morosos
Oficios de requerimientos
Actuación
Factura
Acuerdo de pago
Resoluciones
Recibo de Correo
El Edicto
Auto de mandamiento
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se utiliza para requerimientos persuasivos, acuerdos de pago, liquidaciones oficiales o de aforo y mandamientos de pago, Investigación de bienes ante entidades bancarias, oficina de instrumentos públicos y oficina de Tránsito y Transporte.
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Mandamiento de Pago
Solicitud del contribuyente dentro del término de ley.
Memorial de solicitud de desembargo.
Citación, Notificación, Actas
Certificación del correo
Escrito de excepciones
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Genera el listado de contribuyentes en mora de las obligaciones a cargo de estos.
Dirección financiera de Impuestos
Se genera listado de
contribuyentes en mora
SI
SI
Hacer llegar requerimientos
persuasivos a contribuyentes con
la factura de cobro
¿Notificado paga
directamente?
NO
¿Solicita
plazo?
Determinar acuerdo
de pago
Adelantar investigación de
bienes del contribuyente
Registrar acuerdo de pago en
base de datos determinado
plazos de financiación
1
Depurar información del listado
según los valores y el tiempo de la
deuda y generar un nuevo listado
Elaborar requerimientos
persuasivos y firmar
1
¿Es renuente?
NO
Generar factura para
cancelar en la entidad
bancaria
SI
NO
2
2
Se depura la información suministrada por el listado de acuerdo a los valores y el tiempo de la deuda y se genera un nuevo listado.
Dirección financiera de Impuestos
3 Se elaboran los requerimientos persuasivos y se firman.
Dirección financiera de Impuestos
4
Entrega de los requerimientos persuasivos a los contribuyentes con su respectiva factura de cobro en forma personal o por correo certificado si es del caso.
Dirección financiera de Impuestos
5
Atiende al usuario o contribuyente en donde se presentan tres situaciones como son: El pago de la obligación, Solicitud por parte del contribuyente de plazo para el pago y la renuencia al mismo.
Dirección financiera de Impuestos
6
Cuando es por pago directa de la obligación se genera una factura actualizada para que realice la cancelación del valor adeudado en la entidad bancaria que el contribuyente elija.
Dirección financiera de Impuestos
7
Cuando el contribuyente solicita plazo para el pago se determina la forma de pago, se toman los datos del contribuyente, se le informa que puede pasar al siguiente día a la firma del acuerdo como tal.
Dirección financiera de Impuestos
8
Cuando el contribuyente es renuente al pago de las obligaciones adelanta la investigación de bienes a efectos de continuar con el proceso.
Dirección financiera de Impuestos
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9
Si se llega a un Acuerdo de Pago, este debe ser registrado en la base de datos del impuesto predial o Industria y Comercio Avisos y Tableros, a fin de obtener el Estado financiable del valor adeudado, en el que se determina, fecha de elaboración del Acuerdo de Pago, fecha en que va a ser cancelado, tiempo elegido por el contribuyente para el pago, el cual puede ser (mensual, bimensual, trimestral o semestral), valor del impuesto, valor de la financiación y valor de la cuota fija durante el tiempo escogido por el contribuyente. Acuerdo firmado por el Director Administrativo de Tesorería.
Dirección financiera de Impuestos
Contribuyente firma acuerdo
de pago e inicia sus pagos
según lo acordado
1
1
Proyectar resolución de
declaración del deudor
moroso
Enviar oficios de la investigación a
entidades que contengan datos de
contribuyentes
Notificar personalmente o por correo
certificado al contribuyente
¿Recibe
notificación?
Proferir auto de medidas
previas de embargo y
secuestro
Publicar edicto
NO
SI
Proferir resolución de mandamiento
de pago ordenando citación del
deudor
2
2
10
Proyectar Resolución de declaración de deudor moroso del municipio, y pasar a firma Director Administrativo de Tesorería, si el contribuyente no comparece.
Director Administrativo de Tesorería
11
Se envían los oficios correspondientes a la investigación de bienes del deudor, dirigida a las diferentes entidades bancarias, Oficina de registro de Instrumentos Públicos y Oficina de Transito y Transporte, firmados por el Director Administrativo de Tesorería.
Director Administrativo de Tesorería
12 Se notifica la Resolución personalmente o por correo certificado si no se encuentra el contribuyente.
Director Administrativo de Tesorería
13
Si no se ha podido notificar la Resolución de deudor moroso se hace por Edicto. El cual durará fijado por diez (10) días en lugar visible de la Tesorería.
Director Administrativo de Tesorería
14
Se profiere Auto de medidas previas de embargo y secuestro. Apelable en el efecto devolutivo.
Director Administrativo de Tesorería
15
Resolución de Mandamiento de Pago debidamente motivado en sus consideraciones. En el cual se debe ordenar la citación del deudor de conformidad con lo dispuesto por el artículo 44 del código contencioso Administrativo, decretándose si se considera pertinente por parte de la administración el embargo y secuestro de bienes que se hayan identificado de propiedad del deudor.
Director Administrativo de Tesorería
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
16
El deudor puede solicitar de conformidad con lo dispuesto por la Ley Especial 2651 de 1991, artículo 47, adoptado como norma permanente por la Ley 446 de 1998, artículo 162 y el artículo 519 del Código de Procedimiento Civil, y artículo 839-2 del Estatuto Tributario, que no se le embarguen ni secuestren bienes, a no ser que ya se hubieran dispuesto como medidas preventivas, y puede ser acogida o no por el funcionario, siempre que el deudor preste caución en dinero, o en títulos de deuda pública o en certificados de depósito a término, o en títulos similares constituidos en bancos, corporaciones de ahorro y vivienda y cajas de ahorro, o constituya garantía bancaria o de compañía de seguros, dentro de un término no inferior a cinco (5) días no superior a veinte (20) días hábiles , contados desde la ejecutoria del auto que hubiere decidido aquella solicitud, por el monto que el funcionario fije.
Director Administrativo de Tesorería
Notificado apela ante el
alcalde o superior inmediato
¿Procede
desembargo?
Solicitar exclusión de bienes
del embargo
NO
SI
2
3
Deudor solicita no embargo ni
secuestro de bienes
Deudor presenta
garantías
SI
¿Se acepta
solicitud?
NO
3
3
17
Si la petición le es negada, al ejecutado este puede apelar ante el Alcalde o superior inmediato en el efecto suspensivo (CCA. Art. 55). Se proferirá un auto.
Director Administrativo de Tesorería
18
El deudor podrá solicitar de conformidad con el artículo 838 del Estatuto Tributario que del embargo sean excluidos determinados bienes, por considerar que la medida es excesiva, si el funcionario no ha procedido oficiosamente a la reducción, como es de obligación hacerlo. (El valor de los bienes embargados no puede exceder del doble de la deuda junto con los intereses, si se trata de cuentas embargadas, la cuantía máxima del embargo no puede exceder al valor del crédito que se cobra, más un 50% (C. De P.C. art. 681, y art. 839-2 del E.T.). No tendrá aplicación lo anteriormente indicado cuando se trate de un solo bien, la división mengue el valor de los bienes, cuando la división de los bienes mengue su venalidad y cuando se trate de bienes cuyo remanente se encuentre embargado. (ar. 839-1 del E.T.).
Deudor Dirección
Administrativa de Tesorería
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19
En caso de proceder el desembargo, se proferirá auto mediante el cual se proceda a la Reducción de este. Firmado por Director Administrativo de Tesorería.
Notificar mandamiento de pago
Proferir auto mediante el cual se
reduzca embargo
Proferir resolución de
mandamiento de pago
y notificar al deudor
3
Solicitar cancelación y
levantamiento de medidas
cautelares
Extender acta de constancia de
que no procede recurso en contra
del mandamiento de pago
3
¿Deudor
comparece?
Proferir resolución de aprobación
de excepciones
Proponer excepciones de mérito
NO
SI
Ordenar y practicar pruebas
4
4
20
Desde la práctica de medidas cautelares preventivas o dentro del procedimiento administrativo de cobro el ejecutado puede solicitar la cancelación y levantamiento de las medidas, dentro del término que no podrá ser inferior a cinco (5) días ni superior a veinte (20) días hábiles contados desde la ejecutoría del auto en que se ordene la caución, suma que se considerará embargada para todos los efectos como lo establece el artículo 519 del C. De P.C. Auto apelable en el efecto suspensivo (artículo 55 del C. De P.C.).
Director Administrativo de Tesorería
21 Citación al deudor para la Notificación personal de la Resolución de Mandamiento de Pago.
Auxiliar Administrativo
22 Notificación Personal del deudor de la Resolución de Mandamiento de Pago.
Auxiliar Administrativo y Director Administrativo de
Tesorería
23
Se extiende acta en donde se deja constancia de que en contra del Mandamiento de Pago, no procede recurso alguno. A menos que dentro de la misma Resolución se haya decretado el embargo y secuestro de bienes, caso en el cual esta si es susceptible de recurso de reposición y de apelación en el efecto suspensivo para ante el alcalde.
Director Administrativo de Tesorería
24 Notificación del Mandamiento de Pago por correo.
Secretaria
25
Si el contribuyente comparece dentro del término indicado en el Mandamiento de Pago y propone excepciones que solo podrán ser de mérito. El funcionario ejecutor dentro del mes calendario siguiente a la fecha de presentación del escrito que las propone.
Director Administrativo de Tesorería
26
Presentadas las excepciones el funcionario deberá ordenar y practicar las pruebas del caso, por petición del usuario.
Director Administrativo de Tesorería
27
Proferir Resolución que determina si proceden o no las excepciones. Resolución susceptible únicamente del recurso de reposición, Firmada por la Secretaria de Hacienda.
Director Administrativo de Tesorería
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28
Si las excepciones se encuentran probadas, se ordena el levantamiento de las medidas ejecutivas previas si estas se hubieran decretado, y se ordena la terminación del procedimiento administrativo de cobro.
Director Administrativo de Tesorería
4
5
4
Notificar excepciones
personalmente
Citar para notificación de
resolución de excepciones
Disponer liquidación del
crédito mediante resolución y
procede recurso de reposición
SI
Ordenar levantamiento de
medidas ejecutivas
Extender acta de constancia de
que no procede recurso en contra
del mandamiento de pago
NO¿Excepciones
se aprueban?
¿Excepciones
parcialmente
aprobadas?
SI
NO
4
Suspender parcialmente cobro
coactivo
Elaborar resolución donde se
resuelve recurso de reposición
29
Si no se encuentran probadas las excepciones, o se presentaron extemporáneamente o simplemente no se presentaron, el funcionario ejecutor dispondrá la liquidación del crédito y de los gastos, mediante Resolución que ordena la ejecución y el remate de los bienes embargados cuando la medida se tomo con el Mandamiento de Pago. Resolución que no es susceptible de recurso alguno. Contra esta misma Resolución procede el recurso de reposición en lo pertinente al embargo y secuestro de bienes cuando esta medida no se había tomado con el mandamiento de Pago.
Director Administrativo de Tesorería
30
Si las excepciones son parcialmente aceptadas. Se profiere Resolución en la que el funcionario ejecutor efectúa los ajustes de cuantías correspondientes y toma las medidas de ejecución y remate respecto de los títulos sobre los cuales no resulten probadas las excepciones.
Director Administrativo de Tesorería
31 Citación para la notificación de la Resolución que acoja las excepciones total o parcialmente.
Director Administrativo de Tesorería
32
Notificación de la Resolución de excepciones personalmente. A partir de esta se puede interponer el recurso de reposición dentro del mes calendario siguiente. Recurso obligatorio para agotar la vía gubernativa.
Director Administrativo de Tesorería
33
Se suspende el procedimiento administrativo coactivo, mientras este pendiente el plazo de un (1) mes para interponer el recurso de reposición, por cuanto la providencia no se encuentra debidamente ejecutoriado.
Director Administrativo de Tesorería
34
Se resuelve el recurso de Reposición mediante Resolución motivada. Recurso que procede en el efecto suspensivo. Una vez culminado el proceso queda suspendido por el término de cuatro (4) meses durante el cual el ejecutado demanda ante el Tribunal Administrativo competente y quedará suspendido el remate de bienes hasta tanto no quede debidamente ejecutoriado el acto recurrido. El cual deberá ser firmado por el Director Administrativo de Tesorería.
Director Administrativo de Tesorería
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35
Se levantara el embargo de bienes si este versa sobre bienes que tengan el carácter de inembargables, si el ejecutado o un tercero a nombre de este efectúa la consignación para levantar el embargo, si el embargo resultare excesivo, si se determina que el bien no pertenece a la persona en contra de quien se decretó el embargo, si el ejecutado se le admitió demanda en contra del título ejecutivo y el proceso esta pendiente de fallo por jurisdicción contenciosa administrativa, previa garantía por el valor adeudado, si se encuentran probadas las excepciones propuestas por el ejecutado, si se levanta el secuestro o este no se practica por oposición, si un tercero que no propuso oposición lo hace por incidente dentro de los veinte (20 ) días siguientes y le fue favorable, cuando exista perención del proceso , cuando se cancela la totalidad de lo adeudado antes de rematar el bien, cuando se apruebe el remate, cuando se declare extinguido el procedimiento administrativo de cobro por pérdida total del expediente y cuando el deudor celebre Acuerdo de Pago.
Director Administrativo de Tesorería
Proferir resolución de insolvencia
del deudor
Suspender remate de bienes
hasta que quede ejecutoriado acto
recurrido
4
SI
Determinar razón por la cual se ha
levantado el embargo
Decretar embargo y secuestro de
los bienes
¿Se levanta
embargo?
NO
1
NO
Practicar diligencia de secuestro
Designar secuestre
5
Efectuar posesión del secuestre
Decretar el levantamiento del
secuestro y acuerdo de pago
6
¿deudor paga?
SI
1
Elaborar resolución de
levantamiento de secuestro
36
Se profiere Resolución mediante la cual se declarara la insolvencia del deudor cuando después de la investigación de bienes no se encuentra que este tenga bien alguno.
Director Administrativo de Tesorería
37
Decretar mediante Resolución el embargo y secuestro de los bienes, señalando fecha y hora para llevar a efecto la práctica de la diligencia de secuestro según lo dispuesto por el artículo 682 numeral 1 del Código de procedimiento Civil y 839-2 del Estatuto tributario. Firmado por el Secretaria de Hacienda. Deberá registrarse.
Director Administrativo de Tesorería
38
Designación de secuestre, se hará de la lista de auxiliares de la administración tributaria, si la hay, si no de la lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor categoría del lugar, sino las partes lo harán de común acuerdo.
Director Administrativo de Tesorería
39
Posesión del secuestre, se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del telegrama o del oficio que se le envíe.
Director Administrativo de Tesorería
40 Práctica de la diligencia de secuestro, se hará en la fecha y la hora señalada.
Director Administrativo de Tesorería
41
Mediante Resolución se hará el levantamiento del secuestro si a ello hubiere lugar por pago de la obligación o Acuerdo de Pago.
Director Administrativo de Tesorería
NO
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42
Por auto se ordena el avalúo de los bienes embargados y se notifica al ejecutado personalmente o por correo como se hizo para el mandamiento de pago, pudiendo solicitar el deudor dentro de los diez (10) días siguientes un nuevo avalúo con designación de perito particular designado por el ejecutor de las listas de auxiliares tributarios o lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor jerarquía.
Director Administrativo de Tesorería
Ordenar posesión del perito
Designar perito y notificar por
telegrama
Ordenar avalúo de los bienes
embargados y notificar al
ejecutado
6
Proferir auto de aviso del remate
Proferir Acta de conclusión del
remate
Publicar aviso de remate
Realizar la diligencia de remate
7
43
Se profiere auto para la designación de perito, el cual será notificado por telegrama que se envía a la dirección que figure de la lista de auxiliares como el secuestre.
Director Administrativo de Tesorería
44 En el auto que designe perito se ordena la posesión del mismo.
Director Administrativo de Tesorería
45
Por Auto se da aviso del remate, el cual debe anunciarse por aviso el cual deberá fijarse por el término de diez (10) días hábiles con indicación del despacho que ha ordenado el remate, el lugar y dirección de este, la fecha y hora en que se dará comienzo, los bienes materia de remate, el avalúo, la base de la licitación la cual será del setenta 70% del avalúo por la primera vez, el 50 % por la segunda y el 40% por la tercera, el porcentaje que deberá consignarse que será del 20%, la advertencia de la publicación, el lugar y fecha de expedición y las firmas y sellos del funcionario ejecutor y de quien haga las veces de secretario.
Director Administrativo de Tesorería
46 El aviso de remate se publicará por una (1) sola vez, en periódico de amplia circulación y en emisora local.
Director Administrativo de Tesorería
47
Previo depósito para la postura se lleva a cabo la diligencia de remate y concluida esta se profiere Acta en la que se determinara el despacho ejecutor, el procedimiento
administrativo de cobro y sus partes, el lugar, fecha y hora del remate, las dos (2) últimas ofertas con indicación de los nombres e identificación de los postores, la constancia del anuncio, la identificación del postor rematante, la constancia de la adjudicación, el precio del remate, la constancia de que al rematante se le puso de presente la obligación
Director Administrativo de Tesorería
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48
Se dicta auto de aprobación del remate el cual debe contener, la aprobación del remate, la cancelación de los gravámenes que afectan los bienes rematados, la cancelación del embargo, la cancelación del secuestro, la expedición de copia del acta de remate, la indicación de si los bienes están sujetos a registro para lo cual se debe anexar copia de la escritura, la entrega al rematante por el ejecutado de los títulos de la cosa rematada, la entrega de los bienes rematados, la comunicación de la orden anterior al secuestre, la entrega del producto del remate al municipio hasta concurrencia de su crédito y de los gastos y la entrega del remanente al ejecutado a menos que se encuentre embargado. Auto que es apelable en el efecto suspensivo (C. C. A. Art. 55).
Director Administrativo de Tesorería
1
Dictar auto de aprobación del
remate
FIN
7
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: COBRO COACTIVO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CÓDIGO: PAHGT 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recuperar la cartera vencida y crear conciencia a los contribuyentes frente a las obligaciones que tienen con la administración por concepto de impuestos, multas y sanciones.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia
Código contencioso Administrativo
Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario
Decreto 415 de 2003
Decreto 416 de 2003
Decreto 0624 de 1989
Decreto 1421 de 1993
Ley 06 de 1992
Ley 383 de 1997
Ley 788 de 2002
Ley 863 de 2003
Ley 815 de 2003
ALCANCE: Se verifican las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal para recuperar cartera vencida.
RIESGOS: Ante la falta de cobro por parte de la
administración pueden prescribir las obligaciones a cargo de los contribuyentes.
CONTROLES:
Creación del software para Industria y Comercio, multas y sanciones
Relación de la cartera morosa a través de listados y seguimiento vía telefónica y por correo certificado
Seguimiento de los procesos ante el Instituto Geográfico Agustín Codazzi
INFORMES: Informes de morosidad que se presenta con el seguimiento a los contribuyentes que suscriben Acuerdos de Pago y el procedimiento del saneamiento contable a través de la depuración de cartera.
SOPORTES Y FORMATOS:
Se utiliza para requerimientos persuasivos, acuerdos de pago, Liquidaciones oficiales o de aforo y mandamientos de pago, Investigación de bienes ante entidades bancarias, oficina de instrumentos públicos, oficina de Tránsito y Transporte.
Oficio, Actuaciones, Requerimiento
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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Pliego de cargos, Respuesta Pliego de Cargos
Emplazamiento,
Respuesta emplazamiento.
Formulario, Liquidación de Aforo
Mandamiento de Pago, Citación, Notificación, Resolución.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se hace la verificación de las declaraciones de Industria y Comercio Avisos y Tableros presentadas por los contribuyentes por cada vigencia fiscal, a fin de adelantar mediante cruce de información si el valor liquidado en las declaraciones corresponde al valor real de los ingresos obtenidos por este, por el año inmediatamente anterior.
Directora Financiera de Impuestos
INICIO
SI
Verificar declaraciones de
Industria y Comercio, avisos y
tableros
¿Declaración
coincide?
NO
1
1
Programar visita fiscal al
establecimiento comercial
Elaborar oficio informando al
contribuyente qué personas
asistirán a la visita
Enviar oficio al contribuyente
Realizar visita
Revisar documentos y demás
soportes contables
Levantar acta con copia al
contribuyente indicando
resultados de la visita
Analizar y verificar documentos y
soportes obtenidos en la visita
¿Se abre
proceso?
SI
NO
Archivar diligencias
Proferir requerimiento ordinario
para que el contribuyente
entregue documentos pendientes
1
2
Si se verifica que la declaración no es coincidente con los ingresos obtenidos por el contribuyente se programa una visita fiscal al establecimiento de comercio.
Directora Financiera de Impuestos
3 Mediante oficio se informa al contribuyente que personas asistirán a la visita, señalando para ello fecha y hora.
Directora Financiera de Impuestos
4 Se envía el oficio para la notificación personal al contribuyente.
Directora Financiera de Impuestos
5
En la visita que se adelanta a los establecimientos comerciales se hace con la participación del Tesorero en algunos casos, el Contador y la Secretaria
Directora Financiera de Impuestos
6
Luego de revisar los documentos y demás soportes contables, se levanta un acta en la que se hace indicación de la visita, los documentos e información suministrada de la cual se deja copia al contribuyente.
Directora Financiera de Impuestos
7
Una vez analizados los documentos y soportes obtenidos en la visita, previa verificación de los valores respecto de los cuales se debió efectuar la liquidación, se determina si se abre o no proceso.
Directora Financiera de Impuestos
8 Si no es procedente la apertura del proceso, Mediante Auto se dicta el archivo de las diligencias.
Directora Financiera de Impuestos
9
Si el proceso continúa se profiere requerimiento ordinario, con el fin de que el contribuyente allegue a la Tesorería los documentos que quedaron pendientes en la visita, para lo cual éste deberá dar respuesta dentro de los 15 días siguientes a la notificación del requerimiento.
Directora Financiera de Impuestos
1
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10
Cuando el requerimiento se encuentra debidamente firmado se entrega a la secretaria para que realice la notificación correspondiente.
Auxiliar Administrativo Realizar la correspondiente
notificación del requerimiento
¿Respuesta
oportuna?
NO
SI
Verificar correcta
declaración y archivar
1
Proferir pliego de cargos
imponiendo sanción por no enviar
información
Firmar pliego de cargos
Notificar al interesado
Firmar emplazamiento
Presentar declaración o
corrección y efectuar el pago
1
¿Acepta
obligación?
Proferir emplazamiento
NO
SI
Realizar notificación
correspondiente del
emplazamiento
Firmar pliego de cargos
Registrar en sistema y
archivar
1
Expedir resolución mediante la
cual se impone sanción por no
declarar
Notificación del pliego de cargos
2
11
Si el contribuyente da respuesta oportuna al requerimiento enviando la documentación y se verifica que la declaración de Industria y Comercio fue presentada correctamente se registra archiva el proceso
Directora Financiera de Impuestos
12
En el caso de que el contribuyente no de respuesta oportuna al requerimiento, se profiere un pliego de cargos imponiendo sanción por no enviar información.
Director Administrativo de Tesorería
13 El Pliego de cargos ya elaborado, pasa es firmado por el Director Administrativo de Tesorería
Director Administrativo de Tesorería
14
Cuando el pliego de cargos se encuentra debidamente firmado se entrega a la secretaria para que realice la notificación correspondiente.
Auxiliar Administrativo
15 El contribuyente dentro del término de ley podrá presentar aceptación de la obligación.
Contribuyente
16 En caso de que el contribuyente no de respuesta dentro del término señalado en la ley se profiere emplazamiento.
Director Administrativo de Tesorería
17 El emplazamiento ya elaborado, es firmado por Tesorero.
Director Administrativo de Tesorería
18
Cuando emplazamiento se encuentra debidamente firmado se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.
Auxiliar Administrativo
19
Si el contribuyente da respuesta oportuna al emplazamiento y presenta la declaración o corrección a la declaración y efectúa el pago este es registrado en el sistema y archivado el proceso.
Contribuyente Secretaria
20
Cuando el contribuyente no contesta el emplazamiento se expide Resolución mediante la cual se impone sanción por no declarar.
Director Administrativo de Tesorería
21 El Pliego de cargos ya elaborado, pasa a la firma Tesorero.
Director Administrativo de Tesorería
22
Cuando el pliego de cargos se encuentra debidamente firmado se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.
Auxiliar Administrativo
23 Si el pliego de cargos es contestado Director Administrativo
¿Contribuyente
se presenta?
Expedir resolución mediante la
cual se decreta embargo al
contribuyente
Notificar personalmente o
mediante edicto
NO
SI
2
Decretar mediante resolución el
embargo y secuestro de los
bienes
3
1
Enviar mandamiento de
pago para firma
Realizar la notificación de
aforo
NO
¿Contesta pliego
de cargos?SI
Proferir liquidación de
aforo
NO
Firmar liquidación de aforo
¿Hay
respuesta?
1
1
SI
Proferir mandamiento de
pago
Firmar citación
Elaborar citación para notificar el
mandamiento de pago
Efectuar notificación
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oportunamente y se presenta la declaración y se efectúa el pago correspondiente, éste es registrado en el sistema y se archiva el proceso.
de Tesorería
24 En caso de no tener respuesta al pliego de cargos se proferirá liquidación de aforo.
Director Administrativo de Tesorería
25 Al tener elaborada la liquidación de aforo ésta pasa a la firma la Secretaria de Hacienda.
Director Administrativo de Tesorería
26
Cuando la liquidación de aforo se encuentra debidamente firmada se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.
Auxiliar Administrativo
27
Si dentro del término legalmente establecido no se obtiene respuesta, se profiere Mandamiento de pago. Previa investigación de bienes del contribuyente.
Director Administrativo de Tesorería
28 El mandamiento de pago se pasa a la oficina del Jefe de la dependencia para su firma.
Auxiliar Administrativo
29 Mediante citación se informa al contribuyente para que se acerque a notificarse del Mandamiento de Pago.
Auxiliar Administrativo
30 La citación se pasa a Secretaria de Hacienda para la firma.
Director Administrativo de Tesorería
31 Cuando la citación se encuentra debidamente firmada se entrega a la Secretaria para que realice la notificación correspondiente.
Director Administrativo de Tesorería
Auxiliar Administrativo
32
Si vencido el término para la notificación, luego de enviada la citación y el contribuyente no se presenta se procede a efectuar ésta personalmente y si no se logra, se notifica mediante edicto por el término de 10 días, término en el cual se entiende que el acto queda debidamente notificado.
Director Administrativo de Tesorería
33
Una vez ejecutoriado el Mandamiento de Pago se procede a expedir Resolución mediante el cual se decreta el embargo de los bienes del contribuyente, medido que se adopta en esta etapa, o con el mandamiento de pago.
Director Administrativo de Tesorería
34
Decretar mediante Resolución el embargo y secuestro de los bienes, señalando fecha y hora para llevar a efecto la práctica de la diligencia de secuestro según lo dispuesto por el artículo 682 numeral 1 del Código de procedimiento Civil y 839-2 del Estatuto tributario. Deberá registrarse.
Director Administrativo de Tesorería
35 Designación de secuestre, se hará de la lista de auxiliares de la administración tributaria, si
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la hay, si no de la lista de auxiliares de la justicia del juzgado civil de mayor categoría del lugar, sino las partes lo harán de común acuerdo.
Ordenar avalúo de bienes
embargados y notifica al
ejecutado personalmente o por
correo
Designar secuestre de la lista de
auxiliares del juzgado civil
Efectuar posesión de secuestre
Practicar diligencia de secuestro
Proferir Resolución de
levantamiento del secuestro
Publicar aviso del remate en
periódico de amplia circulación y
emisora local
Proferir auto para designar perito,
quien será notificado por
telegrama
Proferir auto de aviso del remate
con las correspondientes
especificaciones
3
Ordenar posesión del perito
Dar aviso del remate con
indicaciones correspondientes
4
36 Posesión del secuestre, se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del telegrama o del oficio que se le envíe.
Director Administrativo de Tesorería
37 Práctica de la diligencia de secuestro, se hará en la fecha y la hora señalada.
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38 Mediante Resolución se hará el levantamiento del secuestro si a ello hay lugar.
Director Administrativo de Tesorería
39
Por auto se ordena el avalúo de los bienes embargados y se notifica al ejecutado personalmente o por correo como se hizo para el mandamiento de pago, pudiendo solicitar el deudor dentro de los diez (10) días siguientes un nuevo avalúo con designación de perito particular.
Director Administrativo de Tesorería
40
Se profiere auto para la designación de perito, el cual será notificado por telegrama que se envía a la dirección que figure de la lista de auxiliares como el secuestre.
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41 En el auto que designe perito se ordena la posesión del mismo.
Director Administrativo de Tesorería
42
Por Auto se da aviso del remate, el cual debe anunciarse por aviso el cual deberá fijarse por el término de diez (10) días hábiles con indicación del despacho que ha ordenado el remate, el lugar y dirección de este, la fecha y hora en que se dará comienzo, los bienes materia de remate, el avalúo, la base de la licitación la cual será del setenta 70% del avalúo por la primera vez, el 50 % por la segunda y el 40% por la tercera, el porcentaje que deberá consignarse que será del 20%, la advertencia de la publicación, el lugar y fecha de expedición y las firmas y sellos del funcionario ejecutor y de quien haga las veces de secretario.
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43 El aviso de remate se publicará por una (1) sola vez, en periódico de amplia circulación y en radiodifusora local.
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44
Previo depósito para la postura se lleva a cabo la diligencia de remate y concluida esta se profiere Acta en la que se determinara el despacho ejecutor, el procedimiento administrativo de cobro y sus partes, el lugar, fecha y hora del remate, las dos (2) últimas ofertas con indicación de los nombres e identificación de los postores, la constancia del anuncio, la identificación del postor rematante, la constancia de la adjudicación, el precio del remate, la constancia de que al rematante se le puso de presente la obligación
Director Administrativo de Tesorería
Efectuar diligencia de remate
Proferir acta en la que se
determinará el despacho ejecutor,
procedimiento administrativo de
cobro y sus partes
Dictar auto de aprobación del
remate
1 FIN
4
45
Se dicta auto de aprobación del remate el cual debe contener, la aprobación del remate, la cancelación de los gravámenes que afectan los bienes rematados, la cancelación del embargo, la cancelación del secuestro, la expedición de copia del acta de remate, la indicación de si los bienes están sujetos a registro para lo cual se debe anexar copia de la escritura, la entrega al rematante por el ejecutado de los títulos de la cosa rematada, la entrega de los bienes rematados, la comunicación de la orden anterior al secuestre, la entrega del producto del remate al municipio hasta concurrencia de su crédito y de los gastos y la entrega del remanente al ejecutado a menos que se encuentre embargado. Auto que es apelable en el efecto suspensivo (C. C. A. Art. 55).
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERIA
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE RECAUDOS EN CAJA
CÓDIGO: PAHGT03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Captar el pago de los impuestos de predial, industria y comercio y de las diferentes rentas municipales y los recaudos a terceros
Incrementar los ingresos para el municipio y así poder ejecutar el Plan de Desarrollo
BASE LEGAL:
Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario Municipal)
Normas establecidas por la entidad (Recaudos a terceros)
ALCANCE: Aplica, para impuesto predial, de industria y comercio, y otras rentas que el contribuyente, vaya a cancelar.
RIESGOS: Pérdida de dinero recaudado en el
momento de salir a los bancos o en el puesto de trabajo
Descuadres Dinero falso.
CONTROLES:
Manejo de una caja fuerte en donde se guardan los dineros recibidos en el día, se lleva un control en los recibos de pago de acuerdo a un número consecutivo por cada formato.
Se deben adquirir un equipo para detectar dinero falso
Una sola persona debe ser responsable de los recaudos
Aplicación régimen disciplinario por irregularidades o perdida del dinero en poder de quien recauda
Obtención de una póliza.
INFORMES: Reportes de impuesto predial, fedegan, porcicultura ICA y demás rentas municipales, cuadre de caja diario y aquellos consolidados que requieran los entes administrativos y de control.
SOPORTES Y FORMATOS:
Liquidación
Recibos de pago
Consignaciones
Papel impreso predeterminado por el software que utiliza la dependencia
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Revisar convenios con entidades bancarias y llegar a acuerdos de calidad y mejoramiento del servicio
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Solicita información y/o liquidación de impuestos que va a cancelar
Contribuyente
FIN
Contribuyente solicita
información y/o liquidación de
impuestos a cancelar
Entregar formulario al
contribuyente
SI
Verificar diligenciamiento
del formulario
SI
Consignar en las cuentas del
municipio.
Solicitar el ultimo recibo de
pago, nombre del propietario o
cedula catastral
Recibir dinero y confronta el
ingreso con el recibo solicitar firma
y firmar
Consignar en la cuenta
destinada a terceros
SI
Elaborar las consignaciones
¿Cancela impuesto
predial?SI
¿Cancela industria
y comercio?
NO
NO
¿Son otras
rentas?
Solicitar el nombre y el concepto
y determinar el rubro por el cual
se debe generar el ingreso.
Identificar tipo de impuesto,
rubros a afectar, efectuar
la liquidación e informar valor a
cancelar
1
NO
Se entrega (1) copia al
contribuyente
Ordenar recibos originales por
consecutivo y de acuerdo a los
pagos
Sacar resumen diario por cada
impuesto y realizar cuadre de caja
Anexar consignaciones a
reportes diario y entregar para
revisión y ejecución.
¿Recaudos a
terceros?
2
Se le pregunta al usuario el tipo de impuesto que va a cancelar, si se trata de impuesto predial se le solicita el ultimo recibo de pago, o el nombre del propietario o la cedula catastral para identificar el predio y proceder a su liquidación y recaudo. Si se trata de industria y comercio, el contribuyente entrega el formulario diligenciado por el mismo y previa revisión de la dirección financiera de impuestos Si son otras rentas se pregunta el nombre del contribuyente, el concepto por el cual se va a cancelar y se procede a determinar el rubro por el cual se debe generar el ingreso.
Auxiliar Administrativo y
Directora financiera de Impuestos
3
Identifica los tipos de impuestos y rubros a tener en cuenta se hace la respectiva liquidación en el sistema o en el formulario para ingresar al mismo y se le informa al contribuyente el valor a cancelar.
Auxiliar Administrativo
4 Se recepciona el dinero y se confronta el ingreso con el recibo y se firma por el recaudador y por el contribuyente.
Auxiliar Administrativo
5 Se entrega la copia al contribuyente y el original para la dependencia
Auxiliar Administrativo
6
Al finalizar la jornada de recaudos se procede a ordenar los recibos originales por consecutivo y de acuerdo a los diferentes pagos.
Auxiliar Administrativo
7
Se procede a sacar el resumen diario por cada impuesto para realizar el cuadre de caja el cual debe coincidir con el dinero recaudado.
Auxiliar Administrativo
8 Realizado el cuadre de caja se elaboran las consignaciones en las diferentes cuentas bancarias
Auxiliar Administrativo
9
Luego de realizar las consignaciones en los bancos se anexan las consignaciones a los reporte diarios y se entregan para su revisión y ejecución.
Auxiliar Administrativo
10 Los recaudos a terceros van se consignan a la cuenta creada para cada tercero.
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERIA
PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE TRAMITE DE PAZ Y SALVO
CÓDIGO: PAHGT04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Los paz y salvos para contratos, se hace para verificar que el contratante se encuentra al día con el tesoro municipal y pueda contratar con el municipio; este paz y salvo se hace a solicitud de la oficina de Gobierno.
Los paz y salvos de estudios y demás se hace con el fin de verificar que el solicitante del paz y salvo se encuentra al día con la obligación contraída.
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1993
Decretos reglamentarios
Acuerdo 029 del 2008 (Estatuto Tributario Municipal)
ALCANCE: El contribuyente solicita el paz y salvo o certificación, el cual es entregado según se cumplan los requerimientos para tal fin.
RIESGOS:
CONTROLES:
Para los paz y salvos prediales se lleva un consecutivo
Deben ser solicitados para contratar con la Entidad.
INFORMES:
Relación de Registros abiertos
SOPORTES:
Se tiene establecidos los diferentes formatos para cada paz y salvo y certificaciones.
Actuación
Requisitos
Recibo de pago
Paz y Salvo
Archivo
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
El paz y salvo predial se da abierto a solicitud del contribuyente presentando en lo posible el último recibo de pago para verificar que se encuentre al día con la obligación tributaria y para que el contribuyente lo utilice en el tramite que necesita.
Se Expide Inmediatamente.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El contribuyente se acerca a la ventanilla solicitando el paz y salvo
Contribuyente
FIN
Contribuyente solicita paz y
salvo
SI
Expedir recibo de pago de paz y
salvo
Recibir comprobante de pago
Informar requisitos al
contribuyente y verificar si tiene
deuda
Elaborar el paz y salvo y firmar
Seleccionar las copias, con
recibo de pago y archivar
¿Tiene deuda?
NOExpedir recibo de pago de la
obligación que tenga
Recibir comprobante de pago
Entregar paz y salvo con soportes
2
Le informa al contribuyente los requisitos que tiene que cumplir para la elaboración de paz y salvo y a la vez se verifica y se le informa si tiene deuda con el Municipio
Auxiliar Administrativo
3
Entrega los requisitos para la expedición de paz y salvo y se expide recibo de pago de paz y salvo y de impuestos si tiene alguna obligación con el municipio.
Auxiliar Administrativo y contribuyente
4 Se elabora el Paz y salvo Auxiliar Administrativo
5
Una vez elaborado el paz y salvo se procede a firmar por el Director Administrativo de Tesorería
Auxiliar Administrativo y Director Administrativo
de Tesorería
6
Se entrega por ventanilla el paz y salvo con sus respectivos soportes (recibos de caja, paz y salvo de servicios públicos de Acueducto, Alcantarillado aseo y paz y salvo por valorización departamental y certificado de valorización Municipal.
Auxiliar Administrativo de Tesorería y Contribuyente
7
Finalmente selecciona las copias, con su respectivo recibo de pago y por numeración consecutiva procede a archivar.
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERIA
PROCEDIMIENTO: REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL ACTIVA
CÓDIGO: PAHGT 05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar la ejecución del presupuesto de ingresos, haciendo un análisis permanente en donde se refleje el porcentaje de ejecución de cada uno de los rubros y así poder buscar estrategias para reforzar los rubros con menor ejecución.
BASE LEGAL:
Constitución Nacional
Ley 715 de 2001 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.
Decreto 568 de 1996 “ por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgánicas del Presupuesto General de la Nación”
Resolución 0486 de 2003 “Por la cual se reglamenta la rendición de cuenta, su revisión, reunifica la información que se presenta a la Contraloría de Cundinamarca y se dictan otras disposiciones”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Acuerdo Plan de Desarrollo
Presupuesto aprobado
ALCANCE: Se controla la ejecución presupuestal activa, controlando las diferencias en los ingresos, en caso de que los informes no reflejen los mismos valores y se ajustan.
RIESGOS:
CONTROLES:
Verificación de cada uno de los listados con la ejecución activa
INFORMES:
Ejecución Activa
Ejecución porcentual
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En el momento de la elaboración del boletín de caja, se refleja la diferencia y se encuentra el error.
Análisis previo global del presupuesto.
SOPORTES:
Ejecución Activa
Balance de prueba
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se realiza recibo de caja predial, Industria y comercio, otros impuestos, tasas o transferencias y el sistema automáticamente clasifica el código presupuestal y contable de acuerdo al concepto.
Auxiliar Administrativo y
Sistema PEGASO
INICIO
Realizar cierre diario e imprimir
relación por cada código
FIN
Imprimir la activa y conciliar
información
Imprimir la activa mensual
Realizar recibo de caja en el
sistema el cual genera el código
2 Se hace cierre diario y se imprime la relación por cada unos de los códigos presupuestales.
Auxiliar Administrativo y
Sistema PEGASO
3 Se imprime la activa y se concilia el reporte diario por cada uno de los códigos presupuestales.
Director Administrativo de
Tesorería
4 Al fin de mes se imprime la activa Auxiliar
Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTION CONTABLE
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
CÓDIGO: PAHGT06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar un cruce entre los datos contenidos en el extracto bancario con los datos existentes en los libros de banco de la tesorería (SISTEMA PEGASO) con el fin de identificar y reconocer posibles diferencias.
BASE LEGAL:
Decreto 111 de 1996 “Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto”.
Gestión de Secretaria de Hacienda
ALCANCE: Confrontar los movimientos registrados en Sistema Pegaso de cada cuenta bancaria con los extractos para establecer los saldos correctos.
RIESGOS:
CONTROLES:
Registrar oportunamente los ingresos y egresos en libros de bancos (Sistema Pegaso).
Avisar oportunamente al banco sobre cobros no autorizados
Solicitar la oportunidad del banco en los traslados realizados directamente a las cuentas con el fin de que sean reconocidos en el menor tiempo posible en los libros y registros.
Solicitar a los bancos la devolución del 4 x 1000 o gravamen financiero practicado a las cuentas bancarias.
INFORMES:
Libros de Bancos de tesorería (Sistema Pegaso)
Conciliación Bancaria
Extractos Bancarios
Informes de ley solicitados por diferentes entidades de control
SOPORTES Y FORMATOS:
Extractos Bancarios
Libros de Bancos (Sistema Pegaso)
Conciliaciones Bancarias
Notas débito y crédito emitidas por el banco.
Comprobante de ingreso
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Solicitar que los extractos sean enviados a la Dirección Administrativa de Tesorería en un término no mayor a diez días calendario con el fin de que las conciliaciones se realicen oportunamente.
Solicitar que las notas débito y crédito sean enviadas inmediatamente se realice la operación con el fin de que sea reconocida por la tesorería oportunamente.
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Reconocer las operaciones en los libros de bancos (Sistema Pegaso) de manera inmediata
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepciona los comprobantes de Ingreso que emiten las entidades bancarias (recaudadoras) Auxiliar Administrativo
FIN
Recibir comprobantes de Ingreso
emitidos por las entidades
recaudadoras
Revisar Extractos Bancarios
Impresión y cruce de información
de libros
Identificar diferencias entre los
extractos
Radicar Extractos Bancarios
Realizar la conciliación bancaria
Ordenar copias de los
comprobantes con soportes de la
conciliación y archivar
2 Radicación de Extractos Bancarios Emitidos área de Tesorería.
Auxiliar Administrativo
3 Revisión de extractos bancarios de cada cuenta
Auxiliar Administrativo
4 Impresión y cruce de información de los libros de tesorería contra extractos bancarios
Auxiliar Administrativo
5 Identifica las diferencias existentes entre los extractos mediante la conciliación
Auxiliar Administrativo
6 Realiza la conciliación bancaria para archivar en consolidado
Auxiliar Administrativo
7
Ordena adecuadamente las copias de los comprobantes con los soportes de la conciliación para legajarlo en su respectivo archivo
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN Y PAGO DE OBLIGACIONES
CÓDIGO: PAHGT07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Liquidar y girar las obligaciones.
Entregar los cheques girados a los contratistas y obligaciones del municipio.
BASE LEGAL: Acuerdo 032 de 2008 Estatuto de Presupuesto Municipal
ALCANCE: Aplica a la liquidación, giro de cheques y transferencias para el pago a los funcionarios, contratistas, y demás obligaciones del municipio.
RIESGOS: Que la obligación sea liquidada sin los
soportes correspondientes Que la obligación sea por un recurso que
no corresponda
CONTROLES:
Verificar que las obligaciones tengan todos los soportes correspondientes
Verificar la fuente de financiación y la disponibilidad en bancos
Responsable de entrega de cheques solicita al acreedor documento de identidad.
Destinación de sitio para guardar los cheques con llave o caja fuerte y solamente una persona debe ser responsable de la entrega.
Solicitar los soportes correspondientes en caso de reclamar terceras personas.
INFORMES:
L
SOPORTES Y FORMATOS:
Anexos para liquidación de obligaciones
Orden de pago
Cheque
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Se debe presentar con poder autorizado por escrito el retiro del cheque por un tercero.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recibir y revisar soportes para liquidar las ordenes de pago y afectar la obligación presupuestal
Auxiliar de Tesorería
Se reciben soportes para liquidar
ordenes de pago y afectar
obligación presupuestal
Verificar disponibilidad o traslado
de recursos
Girar obligación y afectación
FIN
Revisar y firmar ordenes de pago
y cheques
Entregar cheque al acreedor y
(1)copia de orden de pago
Enviar (1)copia de orden de pago
A Contabilidad
Recibir soporte de pago del
contribuyente y archivar
Archivar orden de pago con
soportes
2 Verificar la disponibilidad de recursos y/o traslado interno de recursos
Director Administrativo Tesorería
3 Giro de la obligación y afectación presupuestal
Auxiliar de Tesorería
4 Revisar y firmar los correspondientes ordenes de pago con sus cheques
Director Administrativo Tesorería y Alcalde
5 Entrega de cheques y una copia de la orden de pago al acreedor
Auxiliar de Tesorería
6 Envío de una copia de la orden de pago a contabilidad
Auxiliar de Tesorería
7 Archivo de orden de pago con sus soportes en el consecutivo correspondiente
Auxiliar de Tesorería
8 Recibir soporte de pago por parte del contribuyente y archivar el formulario
Auxiliar (Recaudo)
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN Y PAGO DE TERCEROS
CÓDIGO: PAHGT08
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Mantener los saldos de terceros y en tránsito para posteriormente determinar su pago
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 …..”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996
ALCANCE: Tener al día todos los depósitos en bancos que se realizan a favor de terceros y así girar oportunamente.
RIESGOS: Que el numero de cuenta bancaria no corresponda al concepto recibido
CONTROLES: Verificar que el Arqueo de caja coincida con lo consignado diariamente.
INFORMES:
Relación de depósitos
SOPORTES Y FORMATOS:
Relación de Depósitos
Relación de saldos en depósitos
Relación de descuentos y retenciones del sistema PEGASO
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se imprime la relación de descuentos y retenciones del sistema Pegaso efectuados a las cuentas liquidada durante el mes por cada concepto
Auxiliar Administrativo
Se ingresa al sistema PEGASO
Imprimir relaciones de descuentos
y retenciones
Imprimir relación de documentos
recaudados por caja durante el
mes
FIN
Revisar libro de bancos
Tomar resumen de nómina
Pagar con cheque o transferencia
electrónica
Elaborar orden de pago y girar
2 Se imprime la relación de papeletas, guías, degüello y timbres recaudados por caja durante el mes
Auxiliar Administrativo
3 Se revisa el libro de bancos para confrontar la información de los reportes
Auxiliar Administrativo
4
Se toma el resumen de nómina para determinar los descuentos que se hacen a los funcionarios como son: Salud, Pensiones y libranzas para giro
Auxiliar Administrativo
5 Se elabora la orden de pago y se gira Auxiliar Administrativo
6 Se Gira vía cheque o transferencia electrónica
Director Administrativo de Tesorería y Auxiliar Administrativo
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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO
PROCESO: HACIENDA
CÓDIGO: PAHGT VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: PRESENTACIÓN DE INFORMES TESORERÍA
OBJETIVO: Dar a conocer las labores realizadas informando a los entes de control la gestión de la Alcaldía en el manejo de los recursos.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 715 de 2001.
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996.
Constitución Política Nacional
Decreto 359 de 1995 Por el cual “se reglamenta la Ley 179 de 1994.”
Resolución 190 del 2004
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: DIRECTOR ADMINISTRATIVO DE TESORERIA
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA – PRESENTACIÓN DE INFORMES
PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORME ANUAL CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
CÓDIGO: PAHGT09
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental del Meta.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Por el cual “se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.”
Constitución Nacional
Decreto 359 de 1995 Por el cual “se reglamenta la Ley 179 de 1994.”
Resolución 190 del 2004
ALCANCE: Dar cumplimiento oportuno a la presentación de los informes ante La Contraloría Departamental, según la normatividad.
RIESGOS: Presentar los informes inoportunamente
causaría sanción para el Municipio.
CONTROLES:
Se verifican los valores sean correctos.
INFORMES:
Ejecución Presupuestal de Ingresos (Activa) CDM-104
Plan Anual mensualizado de caja de la vigencia (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1
Plan Anual mensualizado de caja de cuentas por pagar vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1
Plan Anual mensualizado de caja de reservas
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vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1
Ingresos de libre destinación y destinación especifica de la vigencia fiscal CDM – 117
Vigencias futuras (Ejecución) CDM 118
Estado de tesorería por fuentes y usos CDM 119
Información Cuentas Corrientes y de Ahorro CDM -120
Resumen del servicio a la deuda publica CDM 121 – 1
Estado de la deuda CDM 121 – 2
Constitución de cuentas por pagar de la vigencia CDM 128
Seguimiento a cuentas por pagar CDM 128 - 1
Seguimiento a reservas presupuestales CDM 129 – 1
Transferencia por parafiscales, descuentos, estampillas, y servicios públicos.
SOPORTES Y FORMATOS:
Informes para la Contraloría Departamental
Informes impresos
Copia en medio magnético
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se imprime la activa del Sistema PEGASSO y se exporta a formato Excel para ajustar el formato
Auxiliar Administrativo
Guardar informes y entregar
a Control Interno
Se ingresa al sistema
PEGASO
Imprimir activa y exportar a
formato Excel
Imprimir reportes
FIN
Elaborar informes en los formatos
prediseñados
2
Se imprimen los reportes del sistema PEGASSO que sirven como soportes para diligenciar los diferentes formatos prediseñados por la Contraloría Departamental del Meta
Director Administrativo de tesorería y
Auxiliar Administrativo
3
Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004, son firmados por los funcionarios responsables, y se entregan a control Interno.
Alcalde, Director administrativo de tesorería, contador y jefe de control
interno
MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE LOS LLANOS –META
ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES TRIMESTRALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
CÓDIGO: PAHGT10
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental del Meta.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001. Por el cual “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros.”
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996 Por el cual “se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.”
Constitución Nacional
Decreto 359 de 1995 Por el cual “se reglamenta la Ley 179 de 1994.”
ALCANCE: Dar cumplimiento oportuno a la presentación de los informes ante La Contraloría Departamental, según la normatividad.
RIESGOS: Presentar los informes inoportunamente
causaría sanción para el Municipio.
CONTROLES:
Se verifican los valores sean correctos.
INFORMES:
Ejecución Presupuestal de Ingresos (Activa) CDM-104
Plan Anual mensualizado de caja de la vigencia (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1
Plan Anual mensualizado de caja de cuentas por pagar vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1
Plan Anual mensualizado de caja de reservas vigencia anterior (PAC) Programado CDM 106 y Ejecutado CDM – 106- 1
Vigencias futuras (Ejecución) CDM 118
Información Cuentas Corrientes y de Ahorro CDM -120
Resumen del servicio a la deuda publica CDM 121 – 1
Estado de la deuda CDM 121 – 2
Seguimiento a cuentas por pagar CDM 128 - 1
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
Seguimiento a reservas presupuestales CDM 129 – 1
Transferencia por parafiscales, descuentos, estampillas, y servicios publicos .
SOPORTES Y FORMATOS:
Informes para la Contraloría Departamental
Informes impresos
Copia en medio magnético
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se imprime la activa del Sistema PEGASSO y se exporta a formato Excel para ajustar el formato
Auxiliar Administrativo
Guardar informes y entregar
a Control Interno
Se ingresa al sistema
PEGASO
Imprimir activa y exportar a
formato Excel
Imprimir reportes
FIN
Elaborar informes en los formatos
prediseñados
2
Se imprimen los reportes del sistema PEGASSO que sirven como soportes para diligenciar los diferentes formatos prediseñados por la Contraloría Departamental del Meta
Director Administrativo de tesorería y
Auxiliar Administrativo
3
Los informes son archivados en una carpeta de acuerdo a lo descrito en la Resolución 190 de 2004, son firmados por los funcionarios responsables, y se entregan a control Interno.
Alcalde, Director administrativo de
tesorería, contador y jefe de control interno
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN TESORERÍA
PROCEDIMIENTO: PRESENTACION DE INFORMES MENSUALES CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL META
CÓDIGO: PAHGT11
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las disposiciones señaladas en la Resolución 190 de 2004, emanada de la Contraloría Departamental del Meta.
BASE LEGAL:
Ley 715 de 2001.
Ley orgánica de presupuesto Decreto 111 de l.996
Decreto 359 de 1995 “Por el cual se reglamenta la Ley 179 de 1994.”
ALCANCE: Dar cumplimiento oportuno a la presentación de los informes ante La Contraloría Departamental, según la normatividad.
RIESGOS: Presentar los informes inoportunamente
causaría sanción para el Municipio.
CONTROLES: Se verifican los valores sean correctos.
INFORMES:
Ejecución Presupuestal de Ingresos (Activa) CDM-104
Sistema estadístico Unificado de deuda publica SEUD CDM 121
Resumen del servicio a la deuda publica CDM 121 – 1
Estado de la deuda CDM 121 – 2
SOPORTES Y FORMATOS:
Informes para la Contraloría Departamental
Informes impresos
Copia en medio magnético
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se imprime la activa del Sistema PEGASSO y se exporta a formato Excel para ajustar el formato y se envía por correo electrónico junto con la pasiva y el balance de prueba
Auxiliar Administrativo
Guardar informes y entregar
a Control Interno
Se ingresa al sistema
PEGASO
Imprimir activa y exportar a
formato Excel
Imprimir reportes
FIN
Elaborar informes en los formatos
prediseñados
2
Se imprimen los reportes del sistema PEGASSO que sirven como soportes para diligenciar los formatos prediseñados por la Contraloría Departamental del Meta
Director Administrativo de tesorería
3 Los informes son firmados por los funcionarios responsables, y se entregan a la Contraloría Departamental del Meta.
Alcalde, Director administrativo de
tesorería y contador
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: MATRICULA DE UN ESTABLECIMIENTO
CÓDIGO: PAHI01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Inscribir el establecimiento en la base de contribuyentes de Industria y Comercio, Avisos y tableros.
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta, “Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008, Artículo 95.
ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio, Avisos y Tableros, con establecimiento comercial o no; que ejerzan actividades de forma permanente u ocasional.
RIESGOS: Que el contribuyente no suministre una
correcta información.
CONTROLES:
Revisión minuciosa de los requisitos exigidos, para el Registro del establecimiento
Realizar visitas, al establecimiento, objeto de Inscripción.
INFORMES:
Copia del formato de Registro, con el respectivo Numero de Matriculado y recibido del funcionario.
SOPORTES Y FORMATOS:
Cámara de comercio.
Rut,
Cerificado Uso de suelo,
Concepto de sanidad
Cerificado Bomberil
Sayco y Acimpro si lo requiere
Fotocopia de cedula del propietario y/ o representante legal
Formulario para Registro, debidamente diligenciado
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El solicitante hace entrega de los requisitos solicitados para el Registro de Industria y Comercio
Usuario
SI
El solicitante entrega
requisitos para registro de
industria y comercio
Verificar requisitos y formulario
diligenciado
Efectuar registro en base de datos
y asignar No. de matrícula
FIN
NO¿Información
correcta?
2
Se realiza revisión, al cumplimiento de los requisitos y al diligenciamiento del formato de Registro.
Directora Financiera de Impuestos y /o
Auxiliar
3
Verificada la información suministrada por el contribuyente, si esta correcta se procede a Realizar el respectivo registro en la base de datos y a signarle el Numero de Matricula.
Directora Financiera de Impuestos y /o
Auxiliar
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CÓDIGO: PAHI 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Suministrar al contribuyente un documento actualizado y útil para cualquier trámite; que contiene el tiempo de Registro y su cumplimiento en el pago del Impuesto de Industria y Comercio.
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta,
“Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008
ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio
RIESGOS: Una incorrecta alimentación del Software de Industria y Comercio.
CONTROLES: Revisión y control en la Base de datos de contribuyentes.
INFORMES: Certificación actualizada del Impuesto de Industria y Comercio.
SOPORTES Y FORMATOS: Nombre del propietario y / o representante legal del establecimiento, nombre del establecimiento, Dirección del establecimiento y recibo de pago del valor de la certificación, expedido por la cajera.
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El contribuyente hace entrega de copia del recibo de pago, de la certificación
Usuario
Expedir a certificación
Se recibe copia del recibo
de pago al contribuyente
Revisa información en la base de
datos
Entregar certificación original y en
la copia solicita firma de recibido
FIN
2
Se recibe el comprobante de pago y se procede a revisar la información en la base de datos, para expedir la respectiva certificación.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
3
Se hace entrega de Certificación original al contribuyente y en la copia se solicita recibido de quien reclama el documento.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
Usuario
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: NOVEDADES DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CÓDIGO: PAHI03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Registrar las novedades reportadas, por el contribuyente de Industria y Comercio, avisos y tableros
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta, “Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008
ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio
RIESGOS:
Que el contribuyente suministre una información falsa
Que hayan fallas en la alimentación de la información recibida.
CONTROLES: Realizar visitas al establecimiento, para seguimiento de la novedad presentada.
INFORMES: Reporte de la novedad presentada, copia con recibido del funcionario.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formulario de novedades correctamente diligenciado,
Fotocopia de cedula del nuevo dueño, cuando aplica,
Fotocopia de la cámara de comercio, cuando hay cambio de representante legal y/o propietario, o de razón social
Copia contrato de compraventa cuando es traspaso,
Copia de Defunción, cuando fallece el propietario
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El contribuyente hace entrega del formulario de novedades diligenciado y de los anexos que requiera, según l caso.
Usuario
El contribuyente entrega el
formulario de novedades y
anexos
Actualizar la base de datos con la
información entregada
Entregar copia del reporte al
contribuyente con firma de
recibido
FIN
2 Se recibe el formulario de novedades y se procede a realizar los cambios en la base de datos, para actualizarlos.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
3 Se hace entrega de copia del reporte presentado por el contribuyente, previo recibido del funcionario.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: PRESENTAR DECLARACION DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CÓDIGO: PAHI 04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Obtener un titulo valor, que permite realizar el cobro de cartera, por concepto de Industria y Comercio a determinado contribuyente.
Revisar el contenido de la declaración presentada y alimentar el sistema con dicha información y gravarla, para que posteriormente el contribuyente realice su respectivo pago.
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta,
“Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008
ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio, Avisos y tableros, sobretasa bomberil, intereses y sanciones.
RIESGOS:
teniendo en cuenta que la declaración es voluntaria, puede ocurrir que el contribuyente no registre los ingresos brutos realmente recibidos en determinado periodo
CONTROLES:
Realizar visitas periódicas, para revisar los libros de asientos diarios de venta y llevar un control mas cercano del contribuyente
Solicitar información que nos suministre datos que puedan servirnos para identificar los Ingresos, como es el caso de la Declaración de renta, copia de contratos, proveedores etc.
Cuando el contribuyente presente inconsistencias en su declaración, enviar requerimiento de manera oportuna, para que él sienta que la Administración ejerce funciones de fiscalización y control; así como impone sanciones.
Imponer sanciones según el caso.
INFORMES: Copia de la declaración, presentada, con el respectivo recibido del funcionario.
SOPORTES Y FORMATOS: SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
Formulario de declaración del Impuesto de Industria y Comercio y sus complentarios, totalmente diligenciado y firmado.
Copia de Balance y estado de PyG, si lo requiere.
Copia de liquidación de contratos
Copia del reporte de deducciones que menciona en la declaración.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
El contribuyente hace entrega del formulario de declaración del Impuesto de Industria y comercio y sus complementarios, totalmente diligenciado y firmado; Así mismo hace entrega de los anexos
Usuario
El contribuyente formulario de
industria y comercio, diligenciado
con anexos
Ingresar información a la base de
datos
Entregar copia del reporte al
contribuyente con firma de
recibido
FIN
2
Se recibe el formulario de declaración del impuesto de Industria y Comercio y sus anexos, para Ingresar la información a la base de datos.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
3 Se hace entrega de una copia del reporte presentado por el contribuyente, previo recibido del funcionario.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: ACUERDOS DE PAGO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
CÓDIGO: PAHI 05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recuperar la cartera vencida, por concepto del impuesto, sus complementarios y sancione, así mismo brindar a los contribuyentes facilidades para el pago de su deuda, creando un espacio de acercamiento entre la Administración Municipal y el contribuyente deudor.
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta, “Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008
ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio y sus complementarios
RIESGOS:
Que el contribuyente no pague cumplidamente sus obligaciones pactadas, mediante del acuerdo de pago.
CONTROLES:
Enviar memorando a cada contribuyente, donde se le manifieste la fecha de pago de su obligación
Realizar llamadas periódicas, para recordar el compromiso de pago a cada contribuyente.
INFORMES:
Cada vez que se acerque el contribuyente a realizar el pago, se le suministre el valor de la cuota a pagar.
SOPORTES Y FORMATOS:
Solicitud, escrita por parte del contribuyente donde manifiesta que se le otorgue las facilidades de pago.
Liquidación del valor del impuesto de Industria y comercio y sus complementarios, a financiar.
Fotocopia de cedula del contribuyente
Firma de la garantía, cheques y /o letras
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
El contribuyente hace entrega de la solicitud de facilidades de pago, en la Dirección financiera de impuestos y de los demás requisitos.
Usuario
Se entregan documentos al
director financiero para
aprobación y firma
Notificar a contribuyente la
resolución y entregar (1)copia
El contribuyente entrega solicitud
de facilidades de pago
Explicar las condiciones al
contribuyente y valor de la cuota
inicial
Contribuyente efectúa el pago de
la cuota inicial
FIN
Se proyecta resolución y se recibe
garantía al contribuyente
2
Se recibe la documentación y se le explica al contribuyente las condiciones de la facilidad de pago que se le brinda, llegando aun acuerdo entre las partes, para fijar el valor del la cuota inicial y los pagos mensuales.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
y usuario
3 El contribuyente realiza en caja el pago del valor de la cuota inicial
Usuario
4
Se Proyecta resolución, para revisión y firma del Director Administrativo de tesorería y el solicitante, entrega la garantía, totalmente diligenciada, ya sea: letras y/o cheque.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
5
Se entrega la resolución y los demás documentos al Director administrativo de tesorería para su revisión y firma.
Director Fra de Impuestos y / o Auxiliar
y Director Administrativo de
tesorería
6
Luego se le notifica al contribuyente la resolución y se procede a darle una copia de la misma.
Director Fro de Impuestos
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: REQUERIMIENTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO / O PREDIAL
CÓDIGO: PAHI 06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Obtener de parte del contribuyente, una respuesta en determinado plazo, según la solicitud.
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta,
“Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008
ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio y sus complementarios y el Impuesto predial
RIESGOS: Que el contribuyente no suministre la información solicitada en determinado tiempo.
CONTROLES:
Volver a Enviar el requerimiento, y si es el caso imponer sanción.
INFORMES:
Requerimiento
SOPORTES Y FORMATOS: Información de la base de datos, censos, oficios enviados.
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
El Auxiliar de la Dirección de Impuestos, notifica el requerimiento al contribuyente, entregando el original.
Auxiliar de la Dirección de Impuestos
INICIO
Notificar a contribuyente el
requerimiento (documento
original)
Verificar notificación y espera
respuesta del contribuyente
FIN
2
Se verifica la notificación y se recepciona, a la espera de la respuesta, por parte del contribuyente.
Director Fra de Impuestos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: AUTO DE
ARCHIVO EN IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO Y/O PREDIAL
CÓDIGO: PAHI 07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Archivar el expediente del contribuyente, una vez haya cancelado la totalidad de la deuda.
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta,
“Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008
ALCANCE: Aplica, para impuesto de Industria y comercio y sus complementarios y para el Impuesto predial
RIESGOS:
Que no se revisen las bases de datos, que contienen la información de las rentas por cobrar, antes proceder a dar auto de archivo a un expediente.
CONTROLES:
Revisar por prevención las bases de datos que contienen los valores de las rentas por cobrar.
INFORMES:
Auto de Archivo.
SOPORTES Y FORMATOS:
Base de datos
Auto de archivo
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se solicita al contribuyente el último recibo de pago, de la deuda y se verifica en la base de datos, para constatar que no posee saldos.
Auxiliar de la Dirección de Impuestos
El contribuyente entrega el último
recibo de pago
Verificar en la base de datos que
no posea saldos
Enviar (1)copia al contribuyente
FIN
Elaborar auto de archivo
2
Verificada la base de datos, se procede a elaborar el auto de archivo, para la revisión y firma de la directora financiera de impuestos.
Director Fra de Impuestos
3 Finalmente se envía una copia al contribuyente.
Auxiliar de Impuestos
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: IMPUESTOS
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE IMPUESTO PREDIAL
CÓDIGO: PAHI 08
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Dar a conocer al contribuyente el estado de su cuenta, por concepto de Impuesto Predial a la fecha.
Ilustrar al contribuyente a cerca de la deuda y de las facilidades de pago, para asegurar la captación de estos dineros
BASE LEGAL:
Estatuto de Rentas del Municipio de San Martín de los llanos – Meta,
“Acuerdo No 022 de Diciembre 22 de 2008
ALCANCE: Aplica, para impuesto predial,
RIESGOS:
Fallas en el Software
Aplicación incorrecta de los parámetros
CONTROLES: Revisión y pruebas de las aplicaciones antes de dar a conocer la información a los contribuyentes, para no ir a suministrar una información incorrecta.
INFORMES:
Liquidación, de deuda por concepto de Impuesto predial a la fecha.
SOPORTES Y FORMATOS: Nombre del propietario del predio, nombre del predio Dirección numero de cedula y/o numero de cedula catastral.
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El contribuyente Solicita información y/o liquidación del impuesto predial, sobre su estado de cuenta.
Usuario Contribuyente solicita
información y/o liquidación
Preguntar al usuario sus datos
Buscar e imprimir liquidación y
entregarla
FIN
2
Se le pregunta al usuario el tipo a cerca de los datos como: Nombre del propietario, cedula, ficha catastral, Dirección y/o nombre del predio, para su identificación y se procede a buscar e imprimir la respectiva liquidación.
Directora Financiera de Impuestos, Auxiliar
y /o cajera.
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO
PROCESO: HACIENDA
CÓDIGO: PAHGC VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE
OBJETIVO DEL PROCESO: Mantener actualizado el registro de ingresos y gastos que refleje la realidad económica y financiera del Municipio.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Estatuto Tributario Nacional
Resolución 222 de 2006. Régimen de Contabilidad Pública
RECURSOS: HUMANOS, FINANCIEROS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: SECRETARÍA DE HACIENDA
PROVEEDOR INSUMOS
PRODUCTO SALIDA CLIENTE
HACIENDA PÚBLICA
RECURSOS ASIGNADOS
ESTADOS FINANCIEROS
ENTES DE CONTROL DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD
ELABORÓ
REVISO APROBÓ
CARGO:
CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CÓDIGO: PAHGC01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar un registro, consolidación y control de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de la administración para facilitar el planteamiento y la toma de decisiones en la misma.
BASE LEGAL:
Ley 298 de 1.996
ALCANCE: Se realiza la elaboración de los estados financieros para la presentación a las entidades de control, el análisis a balances y se elaboran los estados financieros; “este procedimiento está a cargo de un contador externo".
RIESGOS:
Demora en la entrega de documentos soportes para la elaboración de los estados financieros en el sistema.
Demora en la entrega de la información.
CONTROLES:
INFORMES:
Información financiera, económica y social
Balance general y estado de la situación económica
DOCUMENTOS Y SOPORTES:
Todos aquellos documentos e informes que soportan la elaboración de los estados financieros.
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
Las entidades con las cuales se consolida el balance general, deben entregar el balance general trimestral en los primeros 12 días siguientes al trimestre para presentar a los organismos de control.
Establecer cronograma y responsables del manejo y entrega de la información.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Elaboración de los estados financieros para la presentación a las entidades de control
Contador
Se elaboran los estados
financieros para presentarlos a los
entes de control
FIN
Solicitar corrección
Elaborar ajustes y corrección de
errores.
Recibir documentos soportes de
todas las áreas
Elaborar las cuentas del nivel
cero del plan general de
contabilidad
¿están bien
diligenciados? SI
Digitar y contabilizar en
el sistema
NO
Realizar análisis a balances y
elabora los estados financieros
2
Recepción de documentos soportes de todas las áreas para verificar y analizar la elaboración de los soportes cuidando su diligenciamiento completo. Estos documentos son: DE TESORERÍA: Ingresos diarios de caja, Consignaciones de bancos, Traslado de fondos, Notas débito (bancarias), Pago de proveedores (cheques de Secretaria), Pago de nomina.
DE PRESUPUESTO: Elaboración de las cuentas del nivel cero del plan general de contabilidad.
Contador
3
Si están bien diligenciados (ingresos diarios de caja, consignaciones bancarias, traslado de fondos, notas débito, pago a proveedores, pago de nóminas) se procede a digitar y contabilizar en el sistema; si no están bien diligenciadas, se devuelve la cuenta o documentos para su corrección a la tesorería.
Contador
4
Elaboración de ajustes y reclasificaciones, depreciaciones, amortizaciones, provisiones de prestaciones sociales, contabilización de indirectos bancarios y corrección de errores.
Contador
5 Realizar análisis a balances y elaborar los estados financieros.
Contador
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: HACIENDA
SUBPROCESO: GESTIÓN CONTABLE
PROCEDIMIENTO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
CÓDIGO: PAHGC02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar los estados financieros según las fechas establecidas por los entes de control.
BASE LEGAL: Ley 298 de 1996
ALCANCE: Se determinan las fechas limites de entrega y periodicidad con los informes deben ser remitidos a los organismos de control previamente firmados por el señor alcalde; el contador entrega personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, dando cumplimiento de los términos señalados.
RIESGOS: Que el sistema llegue a fallar y no haya copia alguna del Software
CONTROLES:
INFORMES: Las impresiones que emite el programa de acuerdo a la necesidad
DOCUMENTOS Y SOPORTES: Los informes que son expedidos por
el software
Estados Financieros
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES Siempre que los informes de los estados financieros sean requeridos por otros organismos de control ( concejo municipal, personería municipal o la misma administración municipal), se envía copia de los informes remitidos a la contaduría general de la nación a menos que el informe se pida por periodos intermedios o distintos a los trimestrales, caso en el cual se sigue el mismo procedimiento pero con corte a la fecha que solicitan TIEMPO: 15 días para su expedición
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Determina las fechas límites de entrega y periodicidad con que tales informes deben ser remitidos a los organismos de control (que generalmente coinciden).
Contador
FIN
INICIO
Verificar y revisar información y
diligenciar formato para
contaduría de la nación
Determinar fechas límites y
periodicidad de entrega de
informes
Alcalde firma los informes
Efectuar cortes trimestrales de la
información financiera
Verificar y validar la información
en el sistema
Rubricar los informes
Enviar a Alcalde para revisión,
viabilización y visto bueno
Entregar informes a quien los
requiera
2 Se efectúan cortes trimestrales de la información financiera al vencimiento del trimestre
Contador
3
Verificar y revisar la información e incluirla en los formatos establecidos por la contaduría general de la nación cuidando de diligenciar cada uno de los otros aspectos de forma dentro del mismo.
Contador
4 Verificar y validar la información en el programa diseñado por la contaduría general de la nación
Contador
5 Procede a rubricar los informes calidad de contador.
Contador
6 Se envían al Despacho del alcalde; El Señor Alcalde revisa y firma los informes.
Alcalde
7
Una vez firmados por el señor alcalde se entregan personalmente los informes, radicándose en las oficinas que los solicitan, cuidando siempre el cumplimiento de los términos señalados para el efecto.
Contador
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PROCESOS DE INSPECCIÓN DE POLICIA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESOS DE APOYO
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
CÓDIGO: PAIP VERSIÓN: 02
SUBPROCESOS: CIVIL DE POLICÍA,
OBJETIVO DEL PROCESO: Fortalecer la autoridad civil de policía de la Administración Municipal, mediante la prevención, promoción y capacitación sirviendo de apoyo en los procesos administrativos, fortaleciendo así la participación comunitaria, la seguridad y para prevenir y reprimir contravenciones e infracciones que permitan mantener el orden público y la protección de la comunidad.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Constitución Política Nacional Ley 142 de 1994 Ley 99 de 1993 Ley 373 de 1997
RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS, FINANCIEROS
RESPONSABLE PROCESO: Inspector de Policía y Transito
ENTRADAS INSUMOS
PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ
REVISO APROBÓ
CARGO: INSPECTOR DE POLICIA
CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE QUERELLAS ORDINARIAS CIVILES DE POLICÍA POR PERTURBACIONES A LA POSESIÓN Y SERVIDUMBRE. TRÁMITE HASTA SENTENCIA
CÓDIGO: PAIP01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Intervención para evitar que se perturbe la posesión, mera tenencia o el ejercicio de una servidumbre que alguien tenga sobre un bien y en caso tal restablecer y preservar la situación que existía en el momento en que se produjo.
BASE LEGAL:
Código Civil Colombiano artículos 762, 775 y 879 a 945;
Código Nacional de Policía (Decreto 1355 de 1970) artículo 19 y siguientes, artículos 125, 126, 127, 128, 129 y 131;
Artículo 18 del Decreto 522 de 1971, Ley 182 de 1948, Ley 16 de 1985,
Decreto 1365 de 1986 y Ley 428 de 1998.
Nueva Ordenanza 14 de 2005.reglamento de policía y convivencia ciudadana para el departamento de Meta.
ALCANCE: Se efectúa para querellas ordinarias civiles de policía por perturbaciones a la posesión y servidumbre.
RIESGOS: Que se presenten causales de nulidad. Desconocimiento del Reglamento de Policía y Convivencia Ciudadana de Meta.
CONTROLES:
notificación al Personero Municipal
recibido
archivo
INFORMES:
Informes a la Personería
Presentación de informes a Alcaldía Municipal
SOPORTES Y FORMATOS:
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepción de Querella con lleno de requisitos art. 99 y presentación personal. Art. 101.
Secretaria
Se presenta la querella,
personalmente
Recepción de Querella con
lleno de requisitos
1
Efectúar reparto y enviar a
Inspección
Radicar y enviar Informe a
Alcaldía1
2 Efectúa reparto y ordena envío a Inspección Secretaria de
Despacho
3 Recepción, radicación en libro e informe a Alcaldía.
Inspector Municipal de Policía
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4 In admisión de la Querella, dentro de 3 días siguientes a su presentación. Art. 102
Inspector Municipal de Policía
SI
Admitir la querella dentro de los
cinco (5) días siguientes si cumple
con todos los requisitos
¿Rechaza
querella?
SI
Rechazar dentro de los cinco
(5) días siguientes a su
presentación
NO
Notificar al personero
Informar no ubicación y
desconocimiento del querellado
2
1
1
Subsanar fallas, dentro del
plazo establecido
¿Inadmite
querella?
NO
Notificar por edicto
Nombrar curador
Notificar y hacer tomar posesión
al curador
Contestar querella
Realizar diligencia de inspección
ocular
5 Subsanar fallas de que adolezca dentro de los tres días siguientes a su presentación. Artículo 102.
Inspector Municipal de Policía
6
Rechazo de la Querella, dentro de 3 días siguientes a su presentación por vencimiento de plazo para presentación, carece de jurisdicción o habiendo sido in admitida, no se subsanó dentro del término establecido. Art. 103.
Inspector Municipal de Policía
7 Admisión de la Querella, dentro de 3 días siguientes a su presentación. Artículo 104.
Inspector Municipal de Policía
8 Traslado, notificación al Personero. Artículo 105 y 64.
Inspector Municipal de Policía
9 Informe sobre no ubicación y desconocimiento del paradero y dirección del Querellado. Código Civil.
Inspector Municipal de Policía
10 Emplazamiento del Querellado. Artículo 67.
Inspector Municipal de Policía
11 Notificación por EDICTO por 5 días. Artículo 67, 68 y 71.
Inspector Municipal de Policía
12 Nombramiento del curador Ad Ítem. Artículo 67.
Inspector Municipal de Policía
13 Posesión del Curador, notificación y traslado a éste.
Inspector Municipal de Policía
14 Contestación de la Querella dentro de los 5 días siguientes a la notificación de auto admisorio. Artículo 106.
Querellado
15
Diligencia de Inspección Ocular. Luego de
3 días de la contestación, dicta auto ordenando esta diligencia que se llevara a cabo dentro de los 5 días siguientes, en el sitio objeto de la litis con las partes que Asistan, el Inspector Municipal de Policía la conducirá de modo que no se prolongue innecesariamente, si faltare tiempo se suspenderá y dispondrá continuarla y terminarla dentro de los 5 días siguientes. Art. 107 y 108.
Inspector Municipal de Policía
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16
Práctica de Inspección Ocular: En ella se decretarán y practicarán las pruebas solicitadas por las partes y las de oficio, dictamen de al menos un perito. Únicamente dentro de esta diligencia se practican pruebas. El Inspector Municipal de Policía podrá limitar la recepción de testimonios y aplazar la diligencia por motivos plenamente justificables, dicho aplazamiento no será mayor de 5 días. Artículos del 107 a 110.
Inspector Municipal de Policía
Conciliar intereses (las partes)
presentando el acuerdo de
conciliación
¿Las partes desean
conciliar?
SI
NO
Dictar sentencia Practicada la
diligencia de Inspección Ocular
Presentar Recursos de
Reposición o Apelación
2
Practicar inspección ocular
practicando pruebas solicitadas
Identificar el inmueble con base
en los datos suministrados
Se efectúa la Intervención de las
partes y alegatos de conclusión
Notificar sentencia
3
17
Dentro de la diligencia se hará Identificación del inmueble con base en dirección, nombre de la Finca y linderos. Artículo 108.
Inspector Municipal de Policía
18
Intervención de las partes y alegatos de conclusión: Practicadas la pruebas se concede la palabra a las partes hasta por un término de 15 minutos; se podrá entregar resumen escrito (No hay lugar a interrogatorio de parte) Art. 112.
Inspector Municipal de Policía
19
Conciliación: En cualquier momento del proceso y antes de proferirse resolución definitiva las partes podrán conciliar sus diferencias presentando ante el Inspector Municipal de Policía el Acuerdo respectivo; se dejará constancia de sus términos en el Acta correspondiente y lo acordado tendrá la misma fuerza que si se hubiere decidido en la misma Resolución. Artículo 114.
Inspector Municipal de Policía
20
Sentencia: Practicada la diligencia de inspección ocular se dictará orden de policía mediante Resolución a más tardar dentro de los 8 días siguientes. Artículos 115, 116 117.
Inspector Municipal de Policía
21
Notificación de la sentencia: Se llevará a cabo respecto a los Artículos 64, 65, 66.
Inspector Municipal de Policía
22
Interposición del recurso de reposición luego de dictada la sentencia o dentro de los dos días siguientes por escrito. Artículos 74 a 76.
Las partes
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23
Si se formula por escrito el recurso se mantendrá en la Secretaría para traslado por un (1) día sin auto; una vez surtido el traslado se decidirá el recurso dentro de los tres (3) días siguientes. Artículo 76
Inspector Municipal de Policía
FIN
Decidir recurso dentro de los tres
(3) días siguientes.
¿Rechaza el
recurso?
3
SI
Enviar oficio remisorio a segunda
instancia
Recibir informe de segunda
instancia
Elaborar auto obedeciendo y
cumpliendo lo resuelto
NO
Notificar a las partes cumplimiento
de sentencia
Notificar por edicto cuando la
comunicación no ha sido personal
Anotar y archivar expediente
24 Interposición del recurso de apelación. Artículo 77.
Las partes
25
Se interpone ante el Inspector Municipal de Policía en el acto de notificación o dentro de los tres (3) días siguientes u oralmente en la diligencia que se profirió, se interpondrá directa co subsidiariamente a la reposición. Artículo 78.
Las partes
26 Rechaza o concede el recurso de Apelación.
Inspector Municipal de Policía
27 Oficio remisorio del expediente a Segunda instancia. Artículo 79
Inspector Municipal de Policía
28 Informe Secretaria Inspección sobre resultado segunda instancia
Inspector Municipal de Policía
29 Auto obedeciendo y cumpliendo lo resuelto por el superior
Inspector Municipal de Policía
30 Notificación a las partes y cumplimiento de la sentencia
Inspector Municipal de Policía
31
En caso de no notificarse personalmente la sentencia dentro de los 3 días luego de su expedición, informe Secretaria Inspección
Inspector Municipal de Policía
32 Notificación por Edicto. Artículos 67 y 68 Inspector Municipal de
Policía
33 Anotación y archivo del expediente Inspector Municipal de
Policía
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITES DE CONTRAVENCIONES COMUNES O NACIONALES DE POLICIA
CÓDIGO: PAIP02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Como función de policía tiene la preservación del orden público en su aspecto material u objetivo, y de manera especial la prevención de hechos que atenten contra la paz y la tranquilidad ciudadana.
BASE LEGAL:
Decreto 1355 de 1970, Decreto Ley 522 de 1971, artículo 18
Decreto Ordenanza 14 de 2005.
Decreto 1836 de 1984 (contravenciones-posesión-tenencia- occipación de hecho
ALCANCE: Prevención total de hechos que atenten contra la paz y la tranquilidad de los habitantes del Municipio.
RIESGOS:
Que se presenten causales de nulidad. Desconocimiento del Reglamento de Policía Y Convivencia Ciudadana de Meta
CONTROLES:
Llevar el Libro diario.
Observa los términos y procedimientos
Acción disciplinaria al empleado responsable de ampliar el procedimiento y cumplir los términos.
INFORMES:
A los diferentes organismos de control
SOPORTES Y FORMATOS:
Archivo principal
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Por tratarse de contravencionales
nacionales generalmente y antes de recepcionar la querella se busca la figura de la conciliación
Este procedimiento tiene un tiempo de evacuación mínimo de 9 días y el máximo sujeto al cumplimiento de los testigos y el contraventor.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepción contravención y remisión a Secretaria Inspección para su reparto.
Auxiliar administrativo
Se recibe la
contravención
FIN
Recibir descargos y practicar
pruebas
Repartir la contravención
Solicitar identificación al
querellante
Radicar en libro radicador
Recibir queja o informe de la
policía
Ratificar al quejoso
Enviar citación al querellado
Dictar fallo y notificar
Elaborar Auto ordenando
ratificación y radicación
Elaborar Auto citando al
Querellado
Expedir boleta de citación
2 Identificar al Querellante solicitándole la cédula de ciudadanía
Inspector Municipal de Policía
3 Se recibe la Queja o informe de la Policía
Inspector Municipal de Policía
4 Auto ordenando ratificación y radicación
Inspector Municipal de Policía
5 Radicación en el libro radicador Inspector Municipal
de Policía
6 Ratificación del Quejoso Inspector Municipal
de Policía
7 Auto citando al Querellado para escucharlo en descargos
Inspector Municipal de Policía
8 Expide boleta de citación al Querellado
Inspector Municipal de Policía
9
Remite boleta al Querellado en original y copia, debe firmar copia para el Proceso
Inspector Municipal de Policía
10 Recibir descargos al Contraventor y se practican las pruebas solicitadas
Inspector Municipal de Policía
11 Fallo y notificación
Inspector Municipal de Policía
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DENUNCIAS POR PÉRDIDAS DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: PAIP03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar a la comunidad el diligenciamiento para la obtención de los documentos personales extraviados
BASE LEGAL: Código Penal
ALCANCE: Prevención total de hechos que atenten contra la paz y la tranquilidad de los habitantes del Municipio.
RIESGOS:
Que no se identifique de manera alguna.
Que no se cumplan los términos y derechos de las partes
CONTROLES: Ampliación de las normas y procedimiento
INFORMES: A los diferentes organismos de control
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato preestablecido.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Tiempo para este procedimiento como límite 1 día
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Brinda orientación al usuario
Secretaria Inspección Se brinda orientación
al usuario
Recibir la denuncia por pérdida de
documentos
Verificar denuncia y firmar
(Inspector)
Entregar original del denuncio al
usuario
2 Recibir la denuncia por pérdida de documentos y se envía al Inspector Municipal de Policía.
Secretaria Inspección
3 El Inspector Municipal de Policía verifica y firma
Inspector Municipal de Policía
4 Entrega original del denuncio al usuario.
Secretaria Inspección
5 Brinda orientación al usuario
Secretaria Inspección
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE LICENCIAS DE TRASTEO DE BIENES MUEBLES.
CÓDIGO: PAIP04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar previo el lleno de requisitos legales a la comunidad el transporte de bienes, muebles y enseres, evitando el abigeato, el hurto, controlando la delincuencia.
BASE LEGAL: Decreto 1344 de 1970
ALCANCE: Se facilita el trasteo de bienes muebles y transporte de semovientes.
RIESGOS: Que no se anexen los documentos legales necesarios
CONTROLES:
Solicita la documentación soporte de ley que se requieran
Acción disciplinaria por omisión
INFORMES: A los diferentes organismos de control
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato preestablecido.
Formato predeterminado, archivo de la copia de la licencia adjuntando copias de las cédulas de ciudadanía del propietario y el conductor, y de la tarjeta de propiedad del vehículo. Para el transporte de semovientes se debe anexar copia de la guía de movilización expedida por el ICA
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Este procedimiento tiene un tiempo de evacuación máximo de un día
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Solicitud verbal y presentación de documentos soporte
Secretaria Inspección
Brindar orientación sobre
actividades a realizar para la
expedición de la Licencia
FIN
Verificar documentos y firmar la
licencia
Entregar licencia en original y
solicitar firma a copia de recibido.
Realizar anotación en la
estadística mensual
Expedir la licencia con base en
documentación anexa
Archivo del documento
Se recibe la solicitud
verbal anexando soportes
2
Orientación al usuario sobre actividades a realizar para la expedición de la Licencia. 1. Recibo de pago de Hacienda. 2. Documentos de propiedad de los bienes a transportar.
Secretaria Inspección
3 Expedición de la licencia; con base en la documentación anexa para cada caso.
Inspector Municipal de Policía
4 Firma de la Licencia previa verificación de documentos.
Inspector Municipal de Policía
5 Entrega al solicitante original y el peticionario firma copia de recibido.
Secretaria Inspección
6 Anotación en la Estadística mensual Secretaria Inspección
7 Archivo Secretaria Inspección
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: CITACIONES Y NOTIFICACIONES A PERSONAS SEGÚN SOLICITUD DE AUTORIDADES JUDICIALES, USUARIOS O COMPETENCIAS DEL DESPACHO.
CÓDIGO: PAIP05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las comisiones solicitadas por las autoridades judiciales y la Fiscalía General de la Nación, C.T.I., fiscalía seccional y fiscalía local, ya sea para la práctica de pruebas, notificaciones o citaciones.
BASE LEGAL:
Título III, artículo 31 y siguientes del Código de Procedimiento Civil.
Código de Procedimiento Penal
Manual de Funciones.
ALCANCE: Se cumplen las citaciones y notificaciones a la comunidad según solicitud de autoridades judiciales o usuarios o competencias del despacho.
RIESGOS: Mal diligenciamiento, extravío, dirección errada o falta de indicarla, que no asista el citado a la notificación.
CONTROLES:
Anotación en el libro diario
Libro radicador.
Se informa a la oficina comitente lo actuado la Imposibilidad de notificarse o no asistencia del citado.
INFORMES: A los diferentes organismos de control
SOPORTES Y FORMATOS:
Anexo formato.
Libro diario
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recibo de telegrama u oficio Secretaria Inspección Se recibe telegrama u
oficio
Notificar personalmente y
entregar fotocopia
FIN
Confirmar notificación
Repetir notificación
Archivar documento
Elaborar Auto ordenando la
notificación
Expedir boleta de citación
¿Se realizó
notificación?
SI
NO
Devolver al Comitente
2 Elaborar Auto ordenando la notificación Inspector Municipal de
Policía
3 Expedición de boleta de citación indicando, fecha y hora para notificaciones, remisión a Oficina A.I.U.
Secretaria Inspección
4 Notificación personal y entrega de fotocopia. Se confirma si la notificación fue realizada, en caso contrario se repite.
Secretaria Inspección
5 Devolución al Comitente Secretaria Inspección
6 Archivo
Secretaria Inspección
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: DILIGENCIAMIENTO DE DESPACHOS COMISORIOS.
CÓDIGO: PAIP06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las comisiones solicitadas por las autoridades judiciales y la Fiscalía General de la Nación, C.T.I., fiscalía seccional y fiscalía local, ya sea para la práctica de pruebas, notificaciones o citaciones.
BASE LEGAL:
Título III, artículo 31 y siguientes del Código de Procedimiento Civil.
Código de Procedimiento Penal
Manual de Funciones.
ALCANCE: Se efectúa el diligenciamiento de despachos comisorios, según solicitud de autoridades judiciales.
RIESGOS:
Mal diligenciamiento de despachos comisorios
Perdida de los documentos
CONTROLES: Archivo general
INFORMES: A los diferentes organismos de control
SOPORTES Y FORMATOS: Libro de despachos comisorios
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Se sugiere que sean los juzgados quienes directamente atiendan la diligencia
Este procedimiento tiene un tiempo de evacuación de 15 días, el cual se encuentra sujeto al cumplimiento de las partes
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recibo del Despacho Comisorio
Secretaria Inspección Se recibe el
Despacho Comisorio
Informar al inspector
Radicar en libro de Despachos
Comisorios.
Elaborar Auto auxiliando la
comisión
Anotar en libro radicador con
fecha y hora
1
2 Informe Secretaria Inspección y pasa al despacho
Secretaria Inspección
3 Elaborar Auto auxiliando la comisión y fijando fecha para diligencia.
Inspector Municipal de Policía
4 Radicación en libro de Despacho Comisorios.
Secretaria Inspección
5 Anotación en libro radicador fecha y hora de la diligencia.
Secretaria Inspección
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
6 Notificación al Auxiliar de la Justicia y Comando de Policía indicando fecha y hora de la realización de la diligencia
Secretaria Inspección
FIN
1
Efectuar posesión de auxiliar de
justicia
Ordenar a cerrajero abrir
SI
Informar objeto de diligencia y el
auto que la decretó
Solicitar relación de bienes
Notificar al Auxiliar de la Justicia y
Comando de Policía
Practicar diligencia, identificar el
inmueble
Llamar a la puerta en varias
oportunidades
¿Se presenta
parte actora?
SI
Dejar constancia escrita y nueva
fecha y hora de diligencia
NO
¿Abren la
puerta?NO
¿Hay
oposición?
SI
¿Se acepta
oposición?NO
Continuar la diligencia
NO
Legalizar bienes a embargar,
entregar a secuestre
Fijar honorarios a secuestre
1
SI
1
Elaborar auto ordenando
devolución al comitente
Anotar en libro radicador de
despachos comisorios
Entregar a apoderado o
despacho comitente
Retirar bienes o hacer entrega
provisional al depositario
7 Posesión del auxiliar de la Justicia Inspector Municipal de
Policía
8 Si no se presenta la parte actora se deja constancia por escrito y señala nueva fecha para la realización de la diligencia
Inspector Municipal de Policía
9 Práctica de la diligencia comisionada en el sitio indicado
Inspector Municipal de Policía
10 Identificación del inmueble (ubicación y linderos), ó muebles características
Inspector Municipal de Policía
11 Llamado a la puerta en varias oportunidades
Inspector Municipal de Policía
12 Si no abren, orden al Cerrajero para abrir la puerta correspondiente
Inspector Municipal de Policía
13 A quien atiende la diligencia se le informa el objeto de la misma y se le hace conocer el auto que la decretó
Inspector Municipal de Policía
14 Solicitud de acuerdo a la diligencia de la parte actora (embargo o secuestro) y relación de bienes
Ejecutante
15 Oposición si existe de la parte Ejecutada Inspector Municipal de
Policía
16
Aceptación o no de la oposición, de acuerdo a los documentos o elementos que la fundamenta y se acepta para terminar la diligencia o no se acepta para continuarla.
Inspector Municipal de Policía
17 Declaración legal de bienes a embargar y secuestrar y entrega al Secuestre
Inspector Municipal de Policía
18 Retiro de bienes o entrega provisional a depositario, de acuerdo a la solicitud de parte o voluntad del Secuestre.
Secuestre
19 Fijación de honorarios al Secuestre y terminación
Secretaria Inspección
20 Auto ordenando la devolución al Comitente
Inspector Municipal de Policía
21 Anotación en el Libro radicador de Despachos Comisorios
Secretaria Inspección
22 Entrega al Apoderado o al Despacho Comitente
Secretaria Inspección
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: VISITAS
Y/O VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES DEL MUNICIPIO.
CÓDIGO: PAIP07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las comisiones solicitadas por las autoridades judiciales y la Fiscalía General de la Nación, C.T.I., fiscalía seccional y fiscalía local, ya sea para la práctica de pruebas, notificaciones o citaciones.
BASE LEGAL:
Ley 232 de diciembre 26 de 1995
Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95
Código Contencioso Administrativo artículo 5º
Ley 734 de 2002 artículo 34
Ley 53 de 1985 artículos 12 y 25
Ley 594 archivo general
Ley 9 de 1979
Decreto No. 079 de 2001
Decreto 1846 de 1996.
ALCANCE: Se realizan jornadas de verificación de cumplimiento de los requisitos en los establecimientos comerciales determinando actividades responsables y acciones a seguir, finaliza con el archivo del formato diligenciado.
RIESGOS:
Que el comerciante no este debidamente informado del tramite a seguir para la instalación de su negocio.
Que los comerciantes no estén dispuestos a cumplir con sus deberes y obligaciones para con el Municipio.
CONTROLES: Registro único empresarial (Cámara de
Comercio Periódicamente se realizan jornadas de
verificación de requisitos para el funcionamiento de los establecimientos comerciales con las respectivas entidades (declaración de impuesto de industria y comercio)
INFORMES:
Informe mensual al Secretario de Gobierno sobre gestión y trámite realizado y otras autoridades y órganos de control que lo soliciten.
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Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
Desarrollo de campañas informativas para incentivar la legalización y/o actualización de requisitos o tramites a los comerciantes
SOPORTES Y FORMATOS:
Existe un formato diseñado el cual es diligenciado
Actas de visita.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se cuenta con un formato ya diseñado el cual es diligenciado en las jornadas periódicas que se hacen en conjunto con el Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, Saneamiento y el equipo de la Secretaría de Gobierno.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Programa con todo el equipo de trabajo la fecha y hora para realizar la jornada de verificación de cumplimiento de los requisitos establecimientos comerciales determinando actividades responsables y acciones a seguir.
Inspector Municipal de Policía
Se programa con todo el
equipo la jornada de
verificación de requisitos
FIN
Determinar actividades,
responsables y acciones a seguir
Programar agenda y coordinar
acciones y actividades
Organizar documentos y apoyo
logístico
Diligenciar formatos y/o actas
Para hacer seguimientos
posteriores
archivar
Desplazarse a los lugares con el
equipo de trabajo y Realizar
jornada de verificación
2 Plasma en la agenda la fecha y hora acordada y coordina con el equipo las acciones y actividades.
Inspector Municipal de Policía
3 Organiza los documentos y apoyo logístico que se necesiten para desarrollo de la jornada.
Secretaria Inspección
4 Llegada la fecha y hora para realizar la jornada se desplaza a los diferentes lugares con su equipo de trabajo
Inspector Municipal de Policía
5
Diligencia los formatos y/o actas, luego se procede a condensar la información para hacer los seguimientos posteriores que se requieran o informar a que lugar se deben dirigir.
Secretaria Inspección
6 Se procede al archivo Secretaria Inspección
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: INSPECCIÓN DE POLICÍA
SUBPROCESO: CIVIL DE POLICÍA
PROCEDIMIENTO: VISITAS APLICACIÓN DE LEY 232 DE 1995
CÓDIGO: PAIP08
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y verificar que los establecimientos comerciales ya existentes y los comerciantes del Municipio estén dando cumplimiento a lo establecido en las normas vigentes.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia
Ley 232 de 1995
Ley 9 de 1979
Código Contencioso Administrativo libro primero
ALCANCE: Lograr que en su totalidad los comerciantes del Municipio de San Martín tengan conocimiento de los requisitos exigidos por la ley
RIESGOS:
Que el comerciante no este debidamente informado del tramite a seguir para la instalación de su negocio.
Que los comerciantes no estén dispuestos a cumplir con sus deberes y obligaciones para con el Municipio.
CONTROLES: Desarrollo de campañas informativas
para incentivar la legalización y/o actualización de requisitos o tramites a los comerciantes
INFORMES:
Informe mensual al Secretario de Gobierno sobre gestión y trámite realizado y otras autoridades y órganos de control que lo soliciten.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato diseñado y diligenciado
Actas de visita
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Se cuenta con un formato ya diseñado el cual es diligenciado en las jornadas periódicas que se hacen en conjunto con el Cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, Saneamiento y el equipo de la Secretaría de Gobierno.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Si realizada la jornada de verificación de cumplimiento de requisitos, hay renuencia en el propietario para cumplir con los requisitos de Ley, se procederá a abrir expediente en cuyo auto se ordenará requerir por escrito al infractor para que en el término de 30 días cumpla con los requisitos que hagan falta.
Inspector Municipal de Policía
FIN
Notificar imposición de multas
sucesivas al establecimiento
¿Detecta
incumplimiento?
NO
SI1
NO
Notificar orden de cierre definitivo
del establecimiento de comercio
¿Establecimiento
cumple?
NO
SI
1
Notificar al establecimiento,
devolver copia con notificación a
la inspección
Enviar requerimiento escrito para
AIOU con copia.
¿Notificado
cumple? SI
1
Notificar orden de suspensión de
las actividades comerciales
archivar el
expediente1
Elaborar Acto Administrativo de
suspensión de actividades del
establecimiento
¿Establecimiento
cumple? SI
Archivar
expediente1
NO
Elaborar oficio de notificación al
establecimiento
archivar el expediente
Se realiza la jornada de
verificación de
cumplimiento de requisitos
Abrir expediente y requerir por
escrito al infractor que cumpla
con los requisitos que hagan falta.
2 Envío de requerimiento escrito para AIOU con copia.
Secretaria Inspección
3 Recibe, registra y entrega a Notificador, y una vez notificado procede a devolver copia con notificación a la Inspección de origen.
Secretaria Inspección CAIU
Notificador
4
Pasados los 30 días se podrá imponer multas sucesivas de 5 salarios mínimos mensuales por cada día de incumplimiento hasta por el término de 30 días calendario, previo aviso notificado al infractor.
Inspector Municipal de Policía de Policía
5
Si el sancionado cumple se procede a archivar el expediente. Sino, entonces mediante acto administrativo el Inspector Municipal de Policía ordena la suspensión de actividades comerciales en el establecimiento, hasta por 2 meses, acto que se notificará al infractor, copia del cual se enviará a la policía para que verifique su cumplimiento.
Inspector Municipal de Policía
6
Si transcurrido el tiempo de sanción antes establecido, el sancionado cumple se procede al archivo. Sino se ordenará el cierre definitivo del establecimiento, acto que se notificará personalmente al afectado, en aplicación al C.C.A
Inspector Municipal de Policía
7
Una vez notificado el propietario y verificado el cierre del establecimiento por parte de la Inspección o de la policía, se procede al archivo del proceso.
Secretario
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PROCESOS DE CONTRATACIÓN
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTRATACIÓN
SUBPROCESO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA
CÓDIGO: PACA01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular el proceso de contratación administrativa de bienes, servicios u obras publicas que requiera contratar la administración municipal para dar solución a una necesidad bajo la MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MINIMA CUANTIA establecida de acuerdo al presupuesto del municipio cuando se trate de contratos inferiores al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.
BASE LEGAL:
Constitución política
Decreto 777 de 1992
Estatuto contractual
Ley 80 de 1993- En su totalidad.
Decreto 2434 de 2006 Reglamenta Ley 80/93 y modifica parcialmente el 2170/2002
Ley 1150 de 2007
Decreto 1170 2008
Decreto 2474 de 2008
Decreto 4828 de 2008
Decreto 4881 de 2008
Decreto 4444 de 2008
Decreto 836 de 2009
Decreto 931 de 2009
Decreto 2025 de 2009
Manual de Contratación
ALCANCE: Se aplica a todas las dependencias de la Administración Municipal que ejecuten presupuesto a través de los diferentes programas, proyectos, eventos y/o actividades cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al diez por ciento 10% de la Menor Cuantía
RIESGOS:
Ordenación del gasto sin existir disponibilidad presupuestal y/o suficiente.
Incumplimiento o mala calidad de los trabajos, productos o servicios adquiridos.
Realización de adquisiciones, servicios o trabajos sin programación previa, PAC.
Falta de planeación en el proceso precontractual (Plan Anual de Compras o Plan de Inversiones).
Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa a la contratación para evitar procesos desiertos y posibles reclamaciones, indemnizaciones o demandas.
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CONTROLES:
Consulta y expedición de la disponibilidad presupuestal, previa a la iniciación del proceso.
Acción fiscal y disciplinaria incluyendo la posibilidad de repetir contra los responsables de la falta.
Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley 80/93 y sus decretos reglamentarios, especialmente el 2170 de 2002.
Exigencia y constitución de las pólizas que amerita el contrato para proteger la entidad.
Consulta de cumplimiento del plan de compras y del plan anual mensualizado de caja-P.A.C. antes de contratar.
Exigencia de certificado de existencia de representación legal para personas jurídicas y registro mercantil para actividades comerciales.
Declaración de no encontrarse inhabilitado o impedido para celebrar contratos.
Consulta de precios y referencias del mercado para determinar presupuesto oficial.
Correcta expedición y aprobación de garantías contractuales exigidas en la póliza única.
INFORMES:
De control fiscal, de control social y aquellos que eventualmente requieran otros organismos de control.
Relación y publicación de contratos celebrados mensualmente en la cartelera municipal,
Informe a la Personera Municipal de la contratación celebrada durante el mes inmediatamente anterior
Informe CDM 108 de la Contraloría Departamental del Meta.
Reporte en el SICE de contratos celebrados en cumplimiento del articulo 1 del Acuerdo Nº 0011 de 2007 expedido por el SICE
SOPORTES Y FORMATOS:
Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere
Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la planta de personal o insuficiencia de personal calificado para la actividad requerida.
Certificado de registro en el plan de compras.
Certificado de registro en el SICE, si el
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Aquellos inconvenientes que se presenten durante la etapa de ejecución del contrato serán responsabilidad directa del Secretaria de Despacho de la dependencia que ejerce la supervisión o Interventoría, quien si considera necesario la intervención del área jurídica deberá informarlo por escrito de manera oportuna y al momento en que se presentan tales inconvenientes, señalando las causas, motivos o razones que los originaron.
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bien, servicio u obra publica a contratar se encuentra codificado hasta el quinto nivel del C.U.B.S.
Concepto de la Secretaría de Planeación y certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Solicitud a presentar propuesta
El interventor o supervisor coordinará los pagos respectivos y demás actuaciones que se deriven, con la debida antelación, con base en lo estipulado en el contrato.
Igualmente el interventor o supervisor será el directo responsable del rendimiento por parte del contratista del pago y acreditación de los aportes al sistema de seguridad social (Art. 27, Decreto 2170 de 2002).
Documentos del Oferente
Carta de Presentación de la Propuesta.
Certificados de Registro de Precios de Referencia y Temporales de los bienes a contratar y servicios u obra publica siempre y cuando se encuentren codificados en su totalidad a nivel de ítems
Formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la función Pública (Para personas naturales o jurídicas).
Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría General.
Cerificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio (si es persona jurídica)
Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
Certificado sobre antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
Fotocopia del Certificado Judicial actualizado.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente Persona Natural o Representante Legal de la Persona Jurídica.
Si es persona natural acreditación de que se encuentra vinculado al Régimen de Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales.
Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento cuando a ello allá lugar
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
ETAPA PRECONTRACTUAL
Expedir constancia de la
compatibilidad del gasto y el
certificado de registro
Solicitar certificación de bienes o
servicios a contratar
Solicitar conceptualización sobre
la compatibilidad del gasto de
contratar
Aprobar y enviar solicitud a
dependencia interesada
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
Expedir certificación del registro
de bienes en el CISE
1
Se inicia con la etapa
precontractual
Elaborar y suscribir estudio de
oportunidad y conveniencia
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Alcalde
para aprobación y firma
Consultar catálogo único de
bienes y servicios CUB
1
Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan
Secretaria interesada o dependencia responsable
2
Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal
Secretaria interesada o dependencia responsable
3
Expide la constancia de la compatibilidad del gasto y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos
Secretaria de Planeación
4 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo
Secretaria interesada o dependencia responsable
5
Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras publicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE
Secretaria interesada o dependencia responsable
6
Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras publicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE
Administrador de Plan de Compras
7
Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma
Secretaria interesada o dependencia responsable
8
Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
9
Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
10 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
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11 Enviaran la solicitud de ofertas a las personas naturales o jurídicas, que consideren necesarias
Alcalde o su Delegado
Inicia etapa conractual
Enviar solicitud de ofertas a
personas naturales o Jurídicas
Recibir propuestas de oferentes,
con soportes documentales
1
Verificar si se requiere
autorización, permisos o licencias
Elaborar minuta del contrato,
asignar consecutivo y enviar a
Despacho del Alcalde
Radicar estudio de oportunidad y
conveniencia y presupuesto oficial
en banco de programas
Verificar cumplimiento de
requisitos por parte del oferente
Consultar en el SICE los CUPS de
bienes o servicios a contratar
Enviar enviar contrato con
soportes a Contratación
Suscribir minuta del contrato y
Entregar copia del contrato al
contratista y solicitar expedición
de pólizas
Solicitar certificado de registro
presupuestad
2
12 Prestación de Ofertas de Acuerdo los requerimiento y soportes documentales de la entidad, previamente establecidos
Proponentes
13
Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares
Secretaria interesada o dependencia responsable
14
Radica el estudio de oportunidad y conveniencia, el presupuesto oficial y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos y de mas documentos que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas en la secretaria de contratación
Secretaria interesada o dependencia responsable
15
Verifica que la contratación a realizar cumpla con los procedimientos establecidos en la etapa precontractual de este proceso
Secretaria de contratación
16
Consulta en el SICE el CUBS, precio indicativo, precios de referencia y/o temporales de los bienes, servicios u obras publicas que se contratara
Secretaria de contratación
ETAPA CONTRACTUAL
17
Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
18 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su delegado y oferente
seleccionado
19 Envía el contrato a la secretaria de Contratación
Secretaria de despacho del
Ordenador del gasto
20 Recibe el contrato con los soportes correspondientes a la etapa precontractual
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
21 Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar
la Secretaria de contratación
22 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
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23 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
Expedir registro presupuestal y
enviar a contratación
Radicar garantía única de
cumplimiento
2
Verificar si se requiere
autorización, permisos o licencias
Suscribir actas de inicio y remitir a
dependencia contratante
Abrir carpeta al proceso
contractual
Expedir acto de aprobación de
garantías y asignación de
interventor o supervisor y enviar a
contratación
Notificar asignación de la
interventoria y entrega (1)copia
del contrato con soportes
Abrir carpeta en cada
dependencia e Iniciar ejecución
del contrato
SI
Analizar solicitud, emitir concepto
técnico y enviar a Alcalde
3
Elaborar aceptación de garantías
y memorando de asignación de
interventor o supervisor; enviar a
Despacho del Alcalde
Revisar documentos del contrato
Registrar contrato en el SICE
¿Requiere adición,
modificación o prórroga?NO
1
24 Radica en la secretaria de contratación la garantía única de cumplimiento cuando a ello de lugar
Contratista
25
Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
26
Expide el acto de aprobación de garantía única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
27 Notifica el acto de asignación de la interventoria o delegado y entrega copia del contrato con los soportes
la Secretaria de contratación
28 Hace apertura de la carpeta al proceso contractual la cual reposara en el archivo de esta dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
29 Revisa documentos del contrato que correspondan a la etapa precontractual y contractual del mismo
Supervisor o delegado
30 Registro del contrato en el SICE en cumplimiento articulo 1 del acuerdo 0011 del 2007 emitido por el SICE
la Secretaria de contratación
31
Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado y contratista
32
Recepciona actas de inicio, de ejecución, recibo y liquidación y las ingresa a las carpetas correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
33 Solicitud de modificación, adición o prorroga con correspondientes soportes entregada al interventor
contratista
34
Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado
interventor o supervisor delegado
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35 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o
su delegado
Realizar acta de recibido de la
obra (según objeto del contrato)
SI
¿Aprueba
solicitud?
Suscribir y enviar la solicitud de
disponibilidad presupuestal a
dependencia interesada
3
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Elaborar aprobación de la
modificación de garantías y enviar
a alcalde para revisión y firma
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Suscribir minuta de modificación y
enviar a Contratación
Expedir acto de aprobación de
garantías y enviar a contratación
Realizar entrada a almacén de los
elementos que se suministran
4
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
Expedir registro presupuestal y
enviar a contratación
Radicar certificado de garantía
única de cumplimiento
NO
1
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Despacho
del Alcalde
Elaborar minuta de modificación y
enviar a Alcalde para revisión y
firma
36
Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera
Secretaria interesada o dependencia responsable
37
Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
38
Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
39 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
40
Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
41 Suscriben la minuta de modificación Ordenador del gasto o
su delegado y contratista
42 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
43 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
44 Radica en la secretaria de contratación el certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento
Contratista
45
Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
46 Expide el acto de aprobación de la modificación de las garantías y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
47 Entrada al Almacén Municipal de los Elementos que suministran
Dirección Operativa del Almacén
48 Acta de Recibo de la Obra por parte de la Comunidad, de acuerdo al objeto del contrato.
interventor o supervisor delegado
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49
Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado
Suscribir acta de recibo final y
remitir a contratación
Ingresar información a la carpeta
correspondiente
4
Suscribir acta de liquidación final
y remitir a contratación
1
Ingresar inforación a la
carpeta correspondiente y
archivar
FIN
50
Recepciona acta de recibo final del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
51
Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado
52
Recepciona acta de liquidación del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTRATACIÓN
SUBPROCESO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA
CÓDIGO: PACA02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular el proceso de contratación administrativa de bienes, servicios u obras publicas que requiera contratar la administración municipal para dar solución a una necesidad bajo la MODALIDAD DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA establecida de acuerdo al presupuesto del municipio, cuando se trate de contratos cuyo valor total sean superiores al diez por ciento (10%) de la menor cuantía y hasta el monto límite de la menor cuantía (280 SMLMV.) según lo dispuesto en el literal b) del articulo 2 de lay 1150 de 2007 y dando cumplimiento al procedimiento establecido en el Art 44 del Decreto 2474 de 2008 y
BASE LEGAL:
Constitución política
Decreto 777 de 1992
Estatuto contractual
Ley 80 de 1993- En su totalidad.
Decreto 2434 de 2006 Reglamenta Ley 80/93 y modifica parcialmente el 2170/2002
Ley 1150 de 2007
Decreto 1170 2008
Decreto 2474 de 2008
Decreto 4828 de 2008
Decreto 4881 de 2008
Decreto 4444 de 2008
Decreto 836 de 2009
Decreto 931 de 2009
Decreto 2025 de 2009
Manual de Contratación Municipio de San Martín
ALCANCE: Se aplica a todas las dependencias de la Administración Municipal que ejecuten presupuesto a través de los diferentes programas, proyectos, eventos y/o actividades cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior a la Menor Cuantía establecida para el Municipio de San Martin de los Llanos.
RIESGOS:
Iniciación de procesos de selección sin estudios técnicos o económicos previos y/o sin contar con las autorizaciones, permisos, licencias, diseños, cálculos, etc.
Ordenación del gasto sin existir disponibilidad presupuestal y/o suficiente.
Incumplimiento o mala calidad de los productos, servicios adquiridos o ejecución de obras.
Realización de adquisiciones servicios u obras sin diseños respectivos o programación previa, PAC.
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Falta de planeación en el proceso precontractual.
Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa al proceso para evitar procesos desiertos y posibles demandas.
CONTROLES:
Consulta y expedición de la disponibilidad presupuestal, previa a la iniciación del proceso.
Acción fiscal y disciplinaria incluyendo la posibilidad de repetir contra los responsables de la falta.
Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley
Exigencia y constitución de las pólizas que amerita el contrato para proteger la entidad.
Consulta de cumplimiento del plan de compras y del plan anual mensualizado de caja-P.A.C. antes de contratar.
Exigencia de certificado de existencia de representación legal para personas jurídicas y registro mercantil para actividades comerciales.
Declaración de no encontrarse inhabilitado o impedido para celebrar contratos.
Consulta de precios y referencias del mercado para determinar presupuesto oficial.
Correcta expedición y aprobación de garantías contractuales exigidas en la póliza única.
INFORMES:
De control fiscal, de control social y aquellos que eventualmente requieran otros organismos de control.
Relación y publicación de contratos celebrados mensualmente en la cartelera municipal,
Informe a la Personera Municipal de la contratación celebrada durante el mes inmediatamente anterior
Informe CDM 108 de la Contraloría Departamental del Meta.
Reporte en el SICE de contratos celebrados en cumplimiento del articulo 1 del Acuerdo Nº 0011 de 2007 expedido por el SICE
SOPORTES Y FORMATOS:
Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere.
Estudios, Diseños, Planos, especificaciones técnicas y presupuesto Oficial, cronograma de obra, licencias y/o
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
El interventor o supervisor deberá remitir un cronograma y/o de modificaciones que se acuerden con el contratista relacionado con cambio de valor o tiempo de ejecución del contrato, a la oficina de asesoría jurídica con o
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autorizaciones Previas (si se requiere
Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la planta de personal o insuficiencia de personal calificado para la actividad requerida.
Certificado de registro en el plan de compras.
Certificado de registro en el SICE, si el bien, servicio u obra publica a contratar se encuentra codificado hasta el quinto nivel del C.U.B.S.
Concepto de la Secretaría de Planeación y certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Pliegos de condiciones
Aviso de Convocatoria Publica
para la elaboración de las minutas correspondientes.
El interventor o supervisor coordinará los pagos respectivos y demás actuaciones que se deriven, con la debida antelación, con base en lo estipulado en el contrato.
Igualmente el interventor o supervisor será el directo responsable del rendimiento por parte del contratista del pago y acreditación de los aportes al sistema de seguridad social
Documentos del Oferente
Carta de Presentación de la Propuesta.
Certificados de Registro de Precios de Referencia y Temporales de los bienes a contratar y servicios u obra publica siempre y cuando se encuentren codificados en su totalidad a nivel de ítems
Formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la función Pública (Para personas naturales o jurídicas).
Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría General.
Cerificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio (si es persona jurídica)
Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio.
Certificado de inscripción, calificación y clasificación en la cámara de comercio (RUP)
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
Certificado sobre antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
Fotocopia del Certificado Judicial actualizado.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente Persona Natural o Representante Legal de la Persona Jurídica.
Si es persona natural acreditación de que se encuentra vinculado al Régimen de Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales.
Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al
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Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento cuando a ello allá lugar
Pago y/o Publicación del Contrato
Y los demás documentos que se soliciten en os pliegos de condiciones
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
ETAPA PRECONTRACTUAL
Expedir constancia de la
compatibilidad del gasto y el
certificado de registro
Solicitar certificación de bienes o
servicios a contratar
Solicitar conceptualización sobre
la compatibilidad del gasto de
contratar
Expedir certificación del registro
de bienes en el CISE
Se inicia con la etapa
precontractual
Elaborar y suscribir estudio de
oportunidad y conveniencia e
identificar CUBS
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Alcalde
para aprobación y firma
Consultar CUBS y precio
indicativo
1
1 Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan
Secretaria interesada o dependencia responsable
2 Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal
Secretaria interesada o dependencia responsable
3 Expide la constancia de la compatibilidad del gasto y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos
Secretaria de Planeación
4 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo
Secretaria interesada o dependencia responsable
5 Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras publicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE
Secretaria interesada o dependencia responsable
6 Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras publicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE
Administrador de Plan de Compras
7 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma
Secretaria interesada o dependencia responsable
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8 Suscribe y enviar la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
Suscribir y enviar solicitud a
dependencia interesada
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
1
Verificar si se requiere
autorización, permisos o licencias
Emitir concepto sobre la viabilidad
y el contenido jurídico del proyecto
y enviar a dependencia interesada
Radicar en contratación estudio
de oportunidad y conveniencia
con soportes
Publicar proyecto de pliego de
condiciones
2
Elaborar proyecto de pliegos de
condiciones y enviar a Jurídica
Elaborar y publicar en el SECOP
aviso de convocatoria
Recibir observaciones
presentadas
9 Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
10 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
11 Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares
Secretaria interesada o dependencia responsable
12 Elaborara el proyecto de pliegos de condiciones y envío al área jurídica para su revisión y concepto jurídico sobre el proyecto de pliegos de condiciones
Secretaria interesada o dependencia responsable y secretaria de contratación
13 Conceptúa sobre la viabilidad y el contenido jurídico del proyecto de pliegos de condiciones y se envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
Área Jurídica
14 Radica en la Secretaria de Contratación el estudio de oportunidad y conveniencia, el Proyecto de Pliegos de Condiciones y todos los documentos enunciados en la etapa precontractual que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas
Secretaria interesada o dependencia responsable
15 Elaboración y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP
Secretaria de contratación
16 Publicación del proyecto del pliego de condiciones cuando menos a cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura
Secretaria de contratación
17 Recepciona las observaciones presentadas y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.
Secretaria de Despacho Ordenador
del Gasto
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18 Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto para su revisión y firma.
Secretaria interesada o dependencia responsable
Publicar en el SECOP las
respuestas a las observaciones
presentadas
Suscribir y enviar para
suscripción en el SECOP a
contratación
Resolver observaciones y enviar a
despacho de la alcaldía
Suscribir y enviar para publicación
en el SECOP a contratación
2
Publicar respuestas a las
observaciones presentadas
Publicar en el SECOP el acto de
apertura y pliegos definitivos
Determinar contenido del pliego
de condiciones definitivo
Suscribir acto y enviar para
suscripción en el SECOP
Recibir observaciones a los
pliegos y enviar a dependencia
interesada
SI
Resolver observaciones y enviar a
despacho del alcalde
3
Proyectar acto de apertura del
proceso y enviar a despacho del
alcalde
Presentar manifestación de
intereses
Realizar audiencia de conciliación
de oferentes (cuando se requiera)
NO
1
¿Requiere modificación
de estudios y
documentos?
19 El ordenador del gasto o su delegado suscribe y envía para la publicación en el SECOP a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto
20 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones
Secretaria de contratación
21 Determinan el contenido del pliego de condiciones definitivo
Dependencia responsable y secretaria de
contratación
22 Proyecta el acto de apertura del proceso y envía a .la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
23 Suscribe el acto de apertura y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Ordenador Del gasto o su delegado
24 Publica en el SECOP del acto de apertura y pliegos definitivos
Secretaria de contratación
25 En caso de que se requiera la modificación de estudios y documentos previos con posterioridad al acto de apertura Prg. 2 Art 3 Dto 2474/08
Secretaria interesada o dependencia responsable
26 Presentación de manifestación de intereses.
Proponentes
27 Audiencia de conciliación de oferentes (cuando se requiera)
Ordenador del gasto o su delegado
28 Recepciona las observaciones presentadas a los pliegos de condiciones definitivos y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.
Secretaria de Despacho Ordenador
del Gasto
29 Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto para su revisión y firma.
Secretaria interesada o dependencia responsable
30 El ordenador del gasto o su delegado suscribe y envía para la publicación en el SECOP a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto
31 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivos
Secretaria de contratación
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32 Expide adendas en caso de ser requeridos
Ordenador del gasto o su delegado
Inicia etapa conractual
Elaborar minuta del contrato,
asignar consecutivo y enviar a
Despacho del Alcalde
Notificar acto de adjudicación
Publicar respuestas en el SECOP
Resolver observaciones y enviar
respuesta a contratación
SI
¿Requiere
adendas?
Publica en el SECOP las adendas
3
Recibir ofertas de los proponentes
Entregar propuestas al comité
evaluador
Cerrar convocatoria
Publicar informe de evaluación en
el portal único de contratación
Recibir observaciones al informe
de evaluación y enviar al comité
evaluador
4
El comité evaluador evalúa las
ofertas y elabora informe
Publicar informe de evaluación en
el SECOP
NO Expedir adendas
¿Adjudica el
proceso?
SINO
Declara desierto el proceso
Publica en el SECOP el acto de
adjudicación o declaración de
desierta
Enviar enviar contrato con
soportes a Contratación
Suscribir minuta del contrato
1
33 Publica en el SECOP las adendas Secretaria de contratación
34 Presentación de ofertas Proponentes
35 Recepción de ofertas Secretaria del despacho del ordenador del gasto
36 Cierre de convocatoria Funcionario indicados en pliego de condiciones
37 Entrega al comité evaluador las propuestas presentadas en el cierre de la convocatoria
Secretaria del despacho del ordenador del gasto
38 Recibe y Realiza la evaluación de las ofertas presentadas dentro del termino establecido en el pliego de condiciones
Comité evaluador
39 Traslado de informe de evaluación a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Comité evaluador
40 Publicación del informe de evaluación en el portal único de contratación
Secretaria de contratación
41 Recepciona las observaciones presentadas al informe de evaluación y las envía al comité evaluador
Secretaria de Despacho Ordenador del Gasto
42 Resuelve observación del informe de evaluación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Comité evaluador
43 Publicación de respuestas en el SECOP
Secretaria de contratación
44 Adjudica o declara desierto el proceso Ordenador del gasto o su delegado
45 Notificación del acto de adjudicación
Proponente
46 Publica en el SECOP el acto de adjudicación o declaración de desierta en el SECOP
secretaria de contratación
ETAPA CONTRACTUAL
47 Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
48 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su delegado y oferente
seleccionado
49 Envía el contrato a la secretaria de Contratación
Secretaria de despacho del Ordenador del gasto
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50 Recibe el contrato con los soportes correspondientes a la etapa precontractual
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
Elaborar aceptación de garantías
y memorando de asignación de
supervisor o interventor
4
Entregar copia del contrato al
contratista y solicitar expedición
de pólizas
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Expedir certificado de registro
presupuestal y enviar a
contratación
Suscribir actas de inicio y de
ejecución y remitir a contratación
Abrir carpeta al proceso
contractual
Expedir acto de aprobación de
garantías y asignación de
interventor o supervisor y enviar a
contratación
Notificar asignación de la
interventoria y entrega (1)copia
del contrato con soportes
Publicar acta de inicio y actas
ejecución en el SECOP
Revisar documentos del contrato
Registrar contrato en el SICE
Enviar contrato con soportes a
Contratación
Radicar garantía única de
cumplimiento
Publicar contrato en el SECOP
5
51 Publica el contrato en el SECOP Secretaria de contratación
52 Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar
la Secretaria de contratación
53 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
54 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
55 Radica en la secretaria de contratación la garantía única de cumplimiento cuando a ello de lugar
Contratista
56 Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
57 Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
58 Notifica el acto de asignación de la interventoria o delegado y entrega copia del contrato con los soportes
la Secretaria de contratación
59 Hace apertura de la carpeta al proceso contractual la cual reposara en el archivo de esta dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
60 Revisa documentos del contrato que correspondan a la etapa precontractual y contractual del mismo
Supervisor o delegado
61 Registro del contrato en el SICE en cumplimiento articulo 1 del acuerdo 0011 del 2007 emitido por el SICE
la Secretaria de contratación
62 Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP
interventor o supervisor delegado y contratista
63 Publica acta de inicio y las actas ejecución en el SECOP
la Secretaria de contratación
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64 Solicitud de modificación, adición o prorroga con correspondientes soportes entregada al interventor
contratista
SI
Analizar solicitud, emitir concepto
técnico y enviar a Alcalde
¿Requiere adición,
modificación o prórroga?NO
2
5
SI
¿Aprueba
solicitud?
Suscribir y enviar la solicitud de
disponibilidad presupuestal a
dependencia interesada
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Suscribir minuta de modificación y
enviar a Contratación
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
Expedir registro presupuestal y
enviar a contratación
Radicar certificado de garantía
única de cumplimiento
NO
2
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Despacho
del Alcalde
Elaborar minuta de modificación y
enviar a Alcalde para revisión y
firma
Publicar en el SECOP acta de
modificación o prórroga
6
65 Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado
interventor o supervisor delegado
66 Aprueba o niega la solicitud
Ordenador del gasto o su delegado
67 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera
Secretaria interesada o dependencia responsable
68 Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
69 Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección
Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
70 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
71 Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
72 Suscriben la minuta de modificación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Ordenador del gasto o su delegado y
contratista
73 Publica en el SECOP la acta de modificación, adición o prorroga la que se requiera
la Secretaria de contratación
74 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
75 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
76 Radica en la secretaria de contratación el certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento
Contratista
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77 Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
Realizar acta de recibido de la
obra (según objeto del contrato)
Elaborar aprobación de la
modificación de garantías y enviar
a alcalde para revisión y firma
Expedir acto de aprobación de
garantías y enviar a contratación
Realizar entrada a almacén de los
elementos que se suministran
6
Suscribir acta de recibo final y
remitir a contratación
Publicar acta en el SECOP e
Ingresar información a la carpeta
correspondiente
Suscribir acta de liquidación final
y remitir a contratación
2
Publicar en el SECOP e
Ingresar información a la
carpeta correspondiente y
archivar
FIN
78 Expide el acto de aprobación de la modificación de las garantías y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
79 Entrada al Almacén Municipal de los Elementos que suministran
Dirección Operativa del Almacén
80 Acta de Recibo de la Obra por parte de la Comunidad, de acuerdo al objeto del contrato.
interventor o supervisor delegado
81 Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP
interventor o supervisor delegado
82 Recepciona acta de recibo final del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
la Secretaria de contratación
83 Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado
84 Recepciona acta de Acta de liquidación del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
la Secretaria de contratación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTRATACIÓN
SUBPROCESO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO: LICITACIÓN PUBLICA
CÓDIGO: PACA03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Regular el proceso de contratación administrativa de bienes, servicios u obras publicas que requiera contratar la administración municipal para dar solución a una necesidad bajo la modalidad de LICITACION PUBLICA a través de contratos superiores al monto limite de la menor cuantía, que realicen las diferentes dependencias del Municipio o ejecuten el presupuestos a través de los diferentes programas, proyectos , eventos y/o actividades en general y dando cumplimiento al procedimiento establecido en el Art 14 del Decreto 2474 de 2008 que reglamenta la ley 1150 de 2007
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia
Decreto 777 de 1992
Estatuto contractual
Ley 80 de 1993- En su totalidad.
Decreto 2434 de 2006
Ley 1150 de 2007
Decreto 1170 2008
Decreto 2474 de 2008
Decreto 4828 de 2008
Decreto 4881 de 2008
Decreto 4444 de 2008
Decreto 836 de 2009
Decreto 931 de 2009
Decreto 2025 de 2009
Manual de Contratación
ALCANCE: Se aplica a todas las dependencias de la Administración Municipal que ejecuten presupuesto a través de los diferentes programas, proyectos, eventos y/o actividades cuando el valor del contrato por celebrar sea superior a la Menor Cuantía establecida para el Municipio de San Martin de los Llanos.
RIESGOS:
Iniciación de procesos de selección sin estudios técnicos o económicos previos y/o sin contar con las autorizaciones, permisos, licencias, diseños, cálculos, etc.
Ordenación del gasto sin existir disponibilidad presupuestal y/o suficiente.
Incumplimiento o mala calidad de los productos, servicios adquiridos o ejecución de obras.
Realización de adquisiciones servicios u obras sin diseños respectivos o programación previa, PAC.
Falta de planeación en el proceso precontractual.
Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa al proceso para evitar procesos desiertos y posibles
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demandas.
CONTROLES:
Consulta y expedición de la disponibilidad presupuestal, previa a la iniciación del proceso.
Acción fiscal y disciplinaria incluyendo la posibilidad de repetir contra los responsables de la falta.
Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley
Exigencia y constitución de las pólizas que amerita el contrato para proteger la entidad.
Consulta de cumplimiento del plan de compras y del plan anual mensualizado de caja-P.A.C. antes de contratar.
Exigencia de certificado de existencia de representación legal para personas jurídicas y registro mercantil para actividades comerciales.
Declaración de no encontrarse inhabilitado o impedido para celebrar contratos.
Consulta de precios y referencias del mercado para determinar presupuesto oficial.
Correcta expedición y aprobación de garantías contractuales exigidas en la póliza única.
INFORMES:
Comunicación de apertura del proceso de licitación publica a la Cámara de Comercio durante los primeros cinco días de cada mes.
De control fiscal, de control social y aquellos que eventualmente requieran otros organismos de control.
Relación y publicación del proceso de licitación publica en el Portal Único de Contratación SECOP.
SOPORTES Y FORMATOS:
Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere.
Estudios, Diseños, Planos, especificaciones técnicas y presupuesto Oficial, cronograma de obra, licencias y/o autorizaciones Previas (si se requiere
Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la planta de personal o insuficiencia de
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
El interventor o supervisor deberá remitir un cronograma y/o de modificaciones que se acuerden con el contratista relacionado con cambio de valor o tiempo de ejecución del contrato, a la oficina de contratación, para elaboración de las minutas correspondientes.
El interventor o supervisor coordinará los pagos respectivos pagos y demás actuaciones que se deriven, con la debida antelación, con base en lo estipulado en el contrato.
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personal calificado para la actividad requerida.
Certificado de registro en el plan de compras.
Certificado de registro en el SICE, si el bien, servicio u obra publica a contratar se encuentra codificado hasta el quinto nivel del C.U.B.S.
Concepto de la Secretaría de Planeación y certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Pliegos de condiciones
Aviso de Convocatoria Publica
El tiempo promedio en el desarrollo de este procedimiento de contratación en las etapas pre y contractual es de sesenta (60) días hábiles. Aclarándose que no incluye las etapas preparatorias, de ejecución del contrato y poscontractual, las cuales no dependen del área de contratación, sino de cada una de las dependencias ejecutoras.
Para todos los efectos es importante entender que proceso de elaboración del contrato es máximo de tres días y de legalización del mismo el tiempo que el contratista demore en cumplir los requisitos de esta fase más dos días para la aprobación de pólizas.
Documentos del Oferente
Carta de Presentación de la Propuesta.
Certificados de Registro de Precios de Referencia y Temporales de los bienes a contratar y servicios u obra publica siempre y cuando se encuentren codificados en su totalidad a nivel de ítems
Formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la función Pública (Para personas naturales o jurídicas).
Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría General.
Cerificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio (si es persona jurídica)
Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio.
Certificado de inscripción, calificación y clasificación en la cámara de comercio (RUP)
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
Certificado sobre antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
Fotocopia del Certificado Judicial actualizado.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente Persona Natural o Representante Legal de la Persona Jurídica.
Si es persona natural acreditación de que se encuentra vinculado al Régimen de Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales.
Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de
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Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento cuando a ello allá lugar
Pago y/o Publicación del Contrato
Y los demás documentos que se soliciten en os pliegos de condiciones
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
ETAPA PRECONTRACTUAL
Expedir constancia de la
compatibilidad del gasto y el
certificado de registro
Solicitar certificación de bienes o
servicios a contratar
Solicitar conceptualización sobre
la compatibilidad del gasto de
contratar
Expedir certificación del registro
de bienes en el SICE
Se inicia con la etapa
precontractual
Elaborar y suscribir estudio de
oportunidad y conveniencia e
identificar CUBS
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Alcalde
para aprobación y firma
Consultar CUBS y precio
indicativo
1
Suscribir y enviar solicitud de
disponibilidad a dependencia
interesada
1 Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan
Secretaria interesada o dependencia responsable
2 Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal
Secretaria interesada o dependencia responsable
3 Expide la constancia de la compatibilidad del gasto y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos
Secretaria de Planeación
4 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo
Secretaria interesada o dependencia responsable
5 Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras publicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE
Secretaria interesada o dependencia responsable
6 Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras publicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE
Administrador de Plan de Compras
7 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma
Secretaria interesada o dependencia responsable
8 Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
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9 Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
1
Verificar si se requiere
autorización, permisos o licencias
Emitir concepto sobre la viabilidad
y el contenido jurídico del proyecto
y enviar a dependencia interesada
Radicar en contratación estudio
de oportunidad y conveniencia
con soportes
Suscribir aviso de convocatoria y
publicar
2
Elaborar proyecto de pliegos de
condiciones y enviar a Jurídica
Elaborar aviso de convocatoria en
el SECOP y enviar al despacho
del Alcalde
Remitir comunicación a la cámara
de comercio y (1) copia
acontratación
Publicar en el SECOP
comunicado enviado a cámara de
comercio
10 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
11 Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares
Secretaria interesada o dependencia responsable
12 Elaborara el proyecto de pliegos de condiciones y envío al área jurídica para su revisión y concepto jurídico sobre el proyecto de pliegos de condiciones
Secretaria interesada o dependencia responsable y secretaria de contratación
13 Conceptúa sobre la viabilidad y el contenido jurídico del proyecto de pliegos de condiciones y se envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
Área Jurídica
14 Radica en la Secretaria de Contratación el estudio de oportunidad y conveniencia, el Proyecto de Pliegos de Condiciones y todos los documentos enunciados en la etapa precontractual que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas
Secretaria interesada o dependencia responsable
15 Remite la comunicación a la cámara de comercio sobre la licitación publica que se pretende realizar y envía copia de este comunicado a la Secretaria de Contratación para la publicación en el SECOP
Ordenador del gasto o delegado
16 Publica en el SECOP el comunicado enviado a la cámara de comercio
Secretaria de contratación
17 Elaboración el aviso de convocatoria en el SECOP y envía al Secretaria de Despacho del Ordenador del Gasto para su revisión y firma
Secretaria de contratación
18 Suscribe el aviso de convocatoria y publica según lo dispuesto en el Parágrafo 2 del Art 8 del Dec.2474 de 2008
Ordenador del gasto o delegado
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19 Publica aviso en el SECOP Secretaria de Contratación
Recibir observaciones
presentadas y enviar a
dependencia interesada
Resolver observaciones y enviar a
despacho de la alcaldía
Suscribir y enviar para publicación
en el SECOP a contratación
2
Publicar respuestas a las
observaciones presentadas
Publicar en el SECOP el acto de
apertura y pliegos definitivos
Determinar contenido del pliego
de condiciones definitivo
Suscribir acto y enviar para
suscripción en el SECOP
SI
Proyectar acto de apertura del
proceso y enviar a despacho del
alcalde
Recibir de oferentes la solicitud de
audiencia de aclaración de pliegos
NO
1
¿Requiere modificación
de estudios y
documentos?
Publicar aviso en el SECOP
Publicar proyecto de pliego de
condiciones
Realizar audiencia para revisión
de asignación de riesgos
Publicar acta de audiencia de
asignación de riesgos
3
20 Publicación del proyecto del pliego de condiciones cuando menos a diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura
Secretaria de contratación
21 Recepciona las observaciones presentadas y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.
Secretaria de Despacho Ordenador
del Gasto
22 Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto para su revisión y firma.
Secretaria interesada o dependencia responsable
23 El ordenador del gasto o su delegado suscribe y envía para la publicación en el SECOP a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto
24 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones
Secretaria de contratación
25 Audiencia para revisión de la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva.
Ordenador del gasto o su delegado , dependencia responsable y secretaria
de contratación
26 Publicara el acta de audiencia de asignación de riesgos
Secretaria de Contratación
27 Determinan el contenido del pliego de condiciones definitivo
Secretaria interesada y secretaria de contratación
28 Proyecta el acto de apertura del proceso y envía a .la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
29 Suscribe el acto de apertura y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Ordenador Del gasto o su delegado
30 Publica en el SECOP el acto de apertura y pliegos definitivos
Secretaria de contratación
31 En caso de que se requiera la modificación de estudios y documentos previos con posterioridad al acto de apertura Prg. 2 Art 3 Dto 2474/08
Secretaria interesada o dependencia responsable
32 Solicitan Audiencia de Aclaración de Pliegos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas de oficio o a solicitud de cualquier persona que haya realizado observaciones a los borradores de los pliegos o participado en la audiencia de revisión de riesgos.
Oferentes y/o Proponentes
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33 Audiencia de aclaración de pliegos Ordenador del gasto o su delegado, dependencia responsable y secretaria
de contratación
Publicar en el SECOP las
respuestas a las observaciones
presentadas
Suscribir y enviar para
publicación en el SECOP a
contratación
Publicar acta de audiencia de
aclaración de riesgos
Resolver observaciones y enviar a
despacho del alcalde
Realizar audiencia de aclaración
de pliegos
Recibir observaciones
presentadas a los pliegos
definitivos y enviar a dependencia
interesada
SI
¿Requiere
adendas?
Publica en el SECOP las adendas
3
Recibir ofertas de los proponentes
Entregar propuestas al comité
evaluador
Cerrar convocatoria
Publicar informe de evaluación en
el portal único de contratación
Recibir observaciones al informe
de evaluación y enviar al comité
evaluador
4
El comité evaluador evalúa las
ofertas y elabora informe
Publicar informe de evaluación en
el SECOP
NO Expedir adendas
34 Publicara el acta de audiencia de asignación de riesgos
Secretaria de Contratación
35 Recepciona las observaciones presentadas a los pliegos de condiciones definitivos y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.
Secretaria de Despacho Ordenador del Gasto
36 Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto para su revisión y firma.
dependencia responsable
37 El ordenador del gasto o su delegado suscribe y envía para la publicación en el SECOP a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto
38 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al pliego de condiciones definitivos
Secretaria de contratación
39 Expide adendas en caso de ser requeridos
Ordenador del gasto o su delegado
40 Publica en el SECOP las adendas Secretaria de contratación
41 Presentación de ofertas Proponentes
42 Recepción de ofertas Secretaria del despacho del ordenador del gasto
43 Cierre de convocatoria
Funcionario indicados en pliego de condiciones
44 Entrega al comité evaluador las propuestas presentadas en el cierre de la convocatoria
Secretaria del despacho del ordenador del gasto
45 Recibe y Realiza la evaluación de las ofertas presentadas dentro del termino establecido en el pliego de condiciones
Comité evaluador
46 Traslado de informe de evaluación a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Comité evaluador
47 Publicación del informe de evaluación en el portal único de contratación por un termino de cinco (5) días hábiles
Secretaria de contratación
48 Recepciona las observaciones presentadas al informe de evaluación y las envía al comité evaluador
Secretaria de Despacho Ordenador del Gasto
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49 Resuelve observación del informe de evaluación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Comité evaluador
Inicia etapa conractual
Elaborar minuta del contrato,
asignar consecutivo y enviar a
Despacho del Alcalde
Notificar acto de adjudicación
Publicar respuestas en el SECOP
Resolver observaciones y enviar
respuesta a contratación
¿Adjudica el
proceso?
SINO
Declara desierto el proceso
Publica en el SECOP el acto de
adjudicación o declaración de
desierta
Enviar enviar contrato con
soportes a Contratación
Suscribir minuta del contrato
1
4
5
1
Elaborar aceptación de garantías
y memorando de asignación de
supervisor o interventor
Entregar copia del contrato al
contratista y solicitar expedición
de pólizas
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Expedir certificado de registro
presupuestal y enviar a
contratación
Expedir acto de aprobación de
garantías y asignación de
interventor o supervisor y enviar a
contratación
Recibir contrato con soportes
Radicar garantía única de
cumplimiento
Publicar contrato en el SECOP
50 Publicación de respuestas en el SECOP
Secretaria de contratación
51 Adjudica en Audiencia Publica o declara desierto el proceso
Ordenador del gasto o su delegado
52 Publica en el SECOP el acta de Audiencia Publica de adjudicación o declaración de desierta en el SECOP
secretaria de contratación
ETAPA CONTRACTUAL
53 Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
54 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su delegado y oferente
seleccionado
55 Envía el contrato a la secretaria de Contratación
Secretaria de despacho del
Ordenador del gasto
56 Recibe el contrato con los soportes correspondientes a la etapa precontractual
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
57 Publica el contrato en el SECOP Secretaria de contratación
58 Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar
la Secretaria de contratación
59 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
60 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
61 Radica en la secretaria de contratación la garantía única de cumplimiento cuando a ello de lugar
Contratista
62 Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
63 Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
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64 Notifica el acto de asignación de la Interventoría o delegado y entrega copia del contrato con los soportes
la Secretaria de contratación
Suscribir actas de inicio y de
ejecución y remitir a contratación
Publicar acta de inicio y actas
ejecución en el SECOP
Registrar contrato en el SICE
Abrir carpeta al proceso
contractual
Notificar asignación de la
interventoria y entrega (1)copia
del contrato con soportes
Revisar documentos del contrato
5
6
SI
Analizar solicitud, emitir concepto
técnico y enviar a Alcalde
¿Requiere adición,
modificación o prórroga?NO
2
SI
¿Aprueba
solicitud?
Suscribir y enviar la solicitud de
disponibilidad presupuestal a
dependencia interesada
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Suscribir minuta de modificación y
enviar a Contratación
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
NO
2
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Despacho
del Alcalde
Elaborar minuta de modificación y
enviar a Alcalde para revisión y
firma
65 Hace apertura de la carpeta al proceso contractual la cual reposara en el archivo de esta dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de contratación
66 revisa documentos del contrato que correspondan a la etapa precontractual y contractual del mismo
Supervisor o delegado
67 Registro del contrato en el SICE en cumplimiento articulo 1 del acuerdo 0011 del 2007 emitido por el SICE
la Secretaria de contratación
68 Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP
interventor o supervisor delegado y contratista
69 Publica acta de inicio y las actas ejecución en el SECOP
la Secretaria de contratación
70 Solicitud de modificación, adición o prorroga con correspondientes soportes entregada al interventor
contratista
71 Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado
interventor o supervisor delegado
72 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o su delegado
73 Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera
Secretaria interesada o dependencia responsable
74 Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
75 Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
76 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
77 Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
78 Suscriben la minuta de modificación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Ordenador del gasto o su delegado y contratista
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79 Publica en el SECOP la acta de modificación, adición o prorroga la que se requiera
la Secretaria de contratación
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Expedir registro presupuestal y
enviar a contratación
Radicar certificado de garantía
única de cumplimiento
Publicar en el SECOP acta de
modificación o prórroga
Realizar acta de recibido de la
obra (según objeto del contrato)
Elaborar aprobación de la
modificación de garantías y enviar
a alcalde para revisión y firma
Expedir acto de aprobación de
garantías y enviar a contratación
Realizar entrada a almacén de los
elementos que se suministran
6
Suscribir acta de recibo final y
remitir a contratación
Publicar acta en el SECOP e
Ingresar información a la carpeta
correspondiente
Suscribir acta de liquidación final
y remitir a contratación
2
Publicar en el SECOP e
Ingresar información a la
carpeta correspondiente y
archivar
FIN
80 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
81 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
82 Radica en la secretaria de contratación el certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento
Contratista
83 Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
84 Expide el acto de aprobación de la modificación de las garantías y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
85 Entrada al Almacén Municipal de los Elementos que suministran
Dirección Operativa del Almacén
86 Acta de Recibo de la Obra por parte de la Comunidad, de acuerdo al objeto del contrato.
interventor o supervisor delegado
87 Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP
interventor o supervisor delegado
88 Recepciona acta de recibo final del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
la Secretaria de contratación
89 Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado
90 Recepciona acta de Acta de liquidación del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
la Secretaria de contratación
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTRATACIÓN
SUBPROCESO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO: CONTRATACION DIRECTA
CÓDIGO: PACA04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Seleccionar contratistas mediante el procedimiento excepcional de Contratación Directa, sin necesidad de convocatoria pública, siempre y cuando se trate de alguno de los siguientes casos: Urgencia manifiesta; contratación de empréstitos; contratos interadministrativos; los contratos para el desarrollo científicas y tecnológicas; cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado, para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión; o para la ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales y para el arrendamiento y adquisición de inmuebles.
BASE LEGAL:
Constitución política
Decreto 777 de 1992
Estatuto contractual
Ley 80 de 1993- En su totalidad.
Decreto 2434 de 2006 Reglamenta Ley 80/93 y modifica parcialmente el 2170/2002
Ley 1150 de 2007
Decreto 1170 2008
Decreto 2474 de 2008
Decreto 4828 de 2008
Decreto 4881 de 2008
Decreto 4444 de 2008
Decreto 836 de 2009
Decreto 931 de 2009
Decreto 2025 de 2009
Manual de Contratación
ALCANCE: Aplica a la selección de contratistas mediante el procedimiento excepcional de contratación directa, siempre y cuando se trate de alguno de los casos expresamente señalados por la ley, sin necesidad de convocatoria pública. Inicia con la justificación de la contratación y termina con la adjudicación de la propuesta
RIESGOS:
Ordenación del gasto sin existir disponibilidad presupuestal y/o suficiente.
Incumplimiento o mala calidad de los servicios adquiridos.
Realización de adquisiciones, servicios o trabajos sin programación previa, PAC.
Falta de planeación en el proceso precontractual (Plan Anual de Compras o Plan de Inversiones).
Ausencia de capacitación y asesoría legal, técnica y procedimental previa a la contratación para evitar procesos desiertos y posibles reclamaciones, indemnizaciones o demandas.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
CONTROLES:
Consulta y expedición de la disponibilidad presupuestal, previa a la iniciación del proceso.
Acción fiscal y disciplinaria incluyendo la posibilidad de repetir contra los responsables de la falta.
Interventoría y/o supervisión del contrato en los términos de la Ley 80/93 y sus decretos reglamentarios, especialmente el 2170 de 2002.
Exigencia y constitución de las pólizas que amerita el contrato para proteger la entidad.
Consulta de cumplimiento del plan de compras y del plan anual mensualizado de caja-P.A.C. antes de contratar.
Exigencia de certificado de existencia de representación legal para personas jurídicas y registro mercantil para actividades comerciales.
Declaración de no encontrarse inhabilitado o impedido para celebrar contratos.
Consulta de precios y referencias del mercado para determinar presupuesto oficial.
Correcta expedición y aprobación de garantías contractuales exigidas en la póliza única.
INFORMES:
De control fiscal, de control social y aquellos que eventualmente requieran otros organismos de control.
Relación y publicación de contratos celebrados mensualmente en la cartelera municipal,
Informe a la Personera Municipal de la contratación celebrada durante el mes inmediatamente anterior
Informe CDM 108 de la Contraloría Departamental del Meta .
Reporte en el SICE de contratos celebrados en cumplimiento del articulo 1 del Acuerdo Nº 0011 de 2007 expedido por el SICE
SOPORTES Y FORMATOS:
Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere
Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la planta de personal o insuficiencia de personal calificado para la actividad requerida.
Certificado de registro en el plan de compras.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Aquellos inconvenientes que se presenten durante la etapa de ejecución del contrato serán responsabilidad directa del Secretaria de Despacho de la dependencia que ejerce la supervisión o Interventoría, quien si considera necesario la intervención del área jurídica deberá informarlo por escrito de manera oportuna y al momento en que se presentan tales inconvenientes, señalando las causas, motivos o razones que los originaron.
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Certificado de registro en el SICE, si el bien, servicio u obra publica a contratar se encuentra codificado hasta el quinto nivel del C.U.B.S.
Concepto de la Secretaría de Planeación y certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Solicitud a presentar propuesta
El interventor o supervisor coordinará los pagos respectivos y demás actuaciones que se deriven, con la debida antelación, con base en lo estipulado en el contrato.
Igualmente el interventor o supervisor será el directo responsable del rendimiento por parte del contratista del pago y acreditación de los aportes al sistema de seguridad social (Art. 27, Decreto 2170 de 2002).
Documentos del Oferente
Carta de Presentación de la Propuesta.
Certificados de Registro de Precios de Referencia y Temporales de los bienes a contratar y servicios u obra publica siempre y cuando se encuentren codificados en su totalidad a nivel de ítems
Formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la función Pública (Para personas naturales o jurídicas).
Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría General.
Cerificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio (si es persona jurídica)
Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
Certificado sobre antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
Fotocopia del Certificado Judicial actualizado.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente Persona Natural o Representante Legal de la Persona Jurídica.
Si es persona natural acreditación de que se encuentra vinculado al Régimen de Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales.
Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.
Registro Presupuestal
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Póliza de cumplimiento cuando a ello allá lugar
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
ETAPA PRECONTRACTUAL
Expedir constancia de la
compatibilidad del gasto y el
certificado de registro
Solicitar certificación de bienes o
servicios a contratar
Solicitar conceptualización sobre
la compatibilidad del gasto de
contratar
Expedir certificación del registro
de bienes en el SICE
Se inicia con la etapa
precontractual
Elaborar y suscribir estudio de
oportunidad y conveniencia e
identificar CUBS
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Alcalde
para aprobación y firma
Consultar CUBS y precio
indicativo
1
Suscribir y enviar solicitud de
disponibilidad a dependencia
interesada
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
1
Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan
Secretaria interesada o dependencia responsable
2
Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal
Secretaria interesada o dependencia responsable
3 Expide la constancia de la compatibilidad del gasto y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos
Secretaria de Planeación
4 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo.
Secretaria interesada o dependencia responsable
5
Solicitara al administrador del plan de compras que certifique que bienes, servicios u obras públicas que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de .la entidad en el SICE.
Secretaria interesada o dependencia responsable
6
Expide la certificación que corresponda sobre si los bienes, servicios u obras públicas que se pretenden adquirir, se encuentra registrados en el plan de compras de la entidad en el SICE.
Administrador de Plan de Compras
7
Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma.
Secretaria interesada o dependencia responsable
8
Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable.
Ordenador del gasto o su delegado
9
Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
10 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable.
la dirección financiera de presupuesto
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11 Solicitud de ofertas a las personas naturales o jurídicas, que consideren necesarias
Alcalde o su Delegado
Inicia etapa conractual
Enviar solicitud de ofertas a
personas naturales o Jurídicas
Recibir propuestas de oferentes,
con soportes documentales
1
Verificar si se requiere
autorización, permisos o licencias
Elaborar minuta del contrato,
asignar consecutivo y enviar a
Despacho del Alcalde
Expedir acto Administrativo de
justificación de la contratación
directa
Enviar contrato con soportes a
Contratación
Suscribir minuta del contrato
Entregar copia del contrato al
contratista y solicitar expedición
de pólizas
Solicitar certificado de registro
presupuestad
2
Expedir registro presupuestal y
enviar a contratación
Radicar garantía única de
cumplimiento
Verificar si se requiere
autorización, permisos o licencias
Elaborar aceptación de garantías
y memorando de asignación de
interventor o supervisor; enviar a
Despacho del Alcalde
12 Prestación de Ofertas de Acuerdo los requerimiento y soportes documentales de la entidad, previamente establecidos
Proponentes
13
Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares
Secretaria interesada o dependencia responsable
14
Expedirá Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa.(En los caso que se según el Art 77 del Decreto 2474 de 2008 se requiera )
Ordenador del gasto o su delegado y oferente
seleccionado
ETAPA CONTRACTUAL
15
Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
16 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su
delegado y oferente seleccionado
17 Envía el contrato a la secretaria de Contratación
Secretaria de despacho del Ordenador del gasto
18 Recibe el contrato con los soportes correspondientes a la etapa precontractual
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
19
Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar
la Secretaria de contratación
20 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
21 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
22 Radica en la secretaria de contratación la garantía única de cumplimiento cuando a ello de lugar
Contratista
23
Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
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24
Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
2
Suscribir actas de inicio y remitir a
dependencia contratante
Abrir carpeta al proceso
contractual
Expedir acto de aprobación de
garantías y asignación de
interventor o supervisor y enviar a
contratación
Notificar asignación de la
interventoria y entrega (1)copia
del contrato con soportes
Abrir carpeta en cada
dependencia e Iniciar ejecución
del contrato
SI
Analizar solicitud, emitir concepto
técnico y enviar a Alcalde
3
Revisar documentos del contrato
Registrar contrato en el SICE
¿Requiere adición,
modificación o prórroga?NO
1
SI
¿Aprueba
solicitud?
Suscribir y enviar la solicitud de
disponibilidad presupuestal a
dependencia interesada
NO
1
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Despacho
del Alcalde
25 Notifica el acto de asignación de la interventoría o delegado y entrega copia del contrato con los soportes
la Secretaria de contratación
26 Hace apertura de la carpeta al proceso contractual la cual reposara en el archivo de esta dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
27 Revisa documentos del contrato que correspondan a la etapa precontractual y contractual del mismo
Supervisor o delegado
28
Registro del contrato en el SICE en cumplimiento articulo 1 del acuerdo 0011 del 2007 emitido por el SICE ( En los casos que se requiera
la Secretaria de contratación
29
Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado y contratista
30
Recepciona actas de inicio, de ejecución, recibo y liquidación y las ingresa a las carpetas correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
31 Solicitud de modificación, adición o prorroga con correspondientes soportes entregada al interventor
contratista
32
Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado
interventor o supervisor delegado
33 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o su
delegado
34
Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera
Secretaria interesada o dependencia responsable
35 Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
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36
Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
1
Realizar acta de recibido de la
obra (según objeto del contrato)
3
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Elaborar aprobación de la
modificación de garantías y enviar
a alcalde para revisión y firma
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Suscribir acta de recibo final y
remitir a contratación
Suscribir minuta de modificación y
enviar a Contratación
Expedir acto de aprobación de
garantías y enviar a contratación
Realizar entrada a almacén de los
elementos que se suministran
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
Expedir registro presupuestal y
enviar a contratación
Radicar certificado de garantía
única de cumplimiento
Elaborar minuta de modificación y
enviar a Alcalde para revisión y
firma
Ingresar información a la carpeta
correspondiente
Suscribir acta de liquidación final
y remitir a contratación
Ingresar inforación a la
carpeta correspondiente y
archivar
FIN
37 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
38 Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
39 Suscriben la minuta de modificación Ordenador del gasto o su delegado y contratista
40 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
41 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
42 Radica en la secretaria de contratación el certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento
Contratista
43
Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
44 Expide el acto de aprobación de la modificación de las garantías y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
45 Entrada al Almacén Municipal de los Elementos que suministran
Dirección Operativa del Almacén
46 Acta de Recibo de la Obra por parte de la Comunidad, de acuerdo al objeto del contrato.
interventor o supervisor delegado
47
Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado
48
Recepciona acta de recibo final del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de contratación
49
Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado
50
Recepciona acta de liquidación del contrato y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de contratación
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PROCESO: CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO: CONCURSO DE MÉRITOS
CÓDIGO: PACA05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer el proceso de selección para contratación de consultores o proyectos, constituyendo la conformación de lista de precalificados mediante convocatoria pública, permitiendo establecer experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes.
BASE LEGAL: Ley 80 de 1.993 Ley 1150 de 2007 y sus Decretos
reglamentarios Decreto 4881 de 2008 Decreto 4828 de 2008 Decreto 2474 de 2008
Decreto 4444 de 2008
Decreto 836 de 2009
Decreto 931 de 2009
Decreto 2025 de 2009
Manual de Contratación
ALCANCE: Aplica Alcaldía Municipal de San Martín - Meta, Inicia con la necesidad del servicio y finaliza la adjudicación y ejecución con sus respectivos controles.
RIESGOS:
Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte del contratista.
Del equilibrio económico
CONTROLES:
Revisión del Contrato
Análisis de propuestas
Supervisión del contrato.
Constitución de las pólizas.
Consulta de cumplimiento del plan de compras y del plan anual mensualizado de caja, antes de contratar.
Declaración de no encontrarse inhabilitado o impedido para celebrar contratos.
INFORMES: Informes de Supervisión, con una periodicidad de acuerdo a la duración del contrato.
SOPORTES Y FORMATOS:
Estudio de Conveniencia y Oportunidad, diseños, presupuesto y licencias s i se requiere
Certificación del Secretario de Gobierno de la no existencia o insuficiencia de recurso humano en la
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Aquellos inconvenientes que se presenten durante la etapa de ejecución del contrato serán responsabilidad directa del Secretaria de Despacho de la dependencia que ejerce la supervisión o interventoría, quien si considera necesario la
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planta de personal o insuficiencia de personal calificado para la actividad requerida.
Certificado de registro en el plan de compras.
Certificado de registro en el SICE, si el bien, servicio u obra publica a contratar se encuentra codificado hasta el quinto nivel del C.U.B.S.
Concepto de la Secretaría de Planeación y certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Solicitud a presentar propuesta
intervención del área jurídica deberá informarlo por escrito de manera oportuna y al momento en que se presentan tales inconvenientes, señalando las causas, motivos o razones que los originaron.
El interventor o supervisor coordinará los pagos respectivos y demás actuaciones que se deriven, con la debida antelación, con base en lo estipulado en el contrato.
Igualmente el interventor o supervisor será el directo responsable del rendimiento por parte del contratista del pago y acreditación de los aportes al sistema de seguridad social (Art. 27, Decreto 2170 de 2002).
Documentos del Oferente
Carta de Presentación de la Propuesta.
Certificados de Registro de Precios de Referencia y Temporales de los bienes a contratar y servicios u obra publica siempre y cuando se encuentren codificados en su totalidad a nivel de ítems
Formato único de hoja de vida del Departamento Administrativo de la función Pública (Para personas naturales o jurídicas).
Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo con artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría General.
Cerificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio (si es persona jurídica)
Certificado de Matricula Mercantil de la Cámara de Comercio
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)
Certificado sobre antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación.
Fotocopia del Certificado Judicial actualizado.
Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Oferente Persona Natural o Representante Legal de la Persona Jurídica.
Si es persona natural acreditación de que se encuentra vinculado al Régimen de Seguridad Social en Pensión, Salud y Riesgos Profesionales.
Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino
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transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, la acreditación solo se anexará por las personas jurídicas que los integran.
Registro Presupuestal
Póliza de cumplimiento cuando a ello allá lugar y publicación
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
ETAPA PRECONTRACTUAL
Expedir constancia de la
compatibilidad del gasto y el
certificado de registro
Solicitar certificación de bienes o
servicios a contratar
Solicitar conceptualización sobre
la compatibilidad del gasto de
contratar
Expedir certificación del registro
de bienes en el SICE
Se inicia la etapa
precontractual
Elaborar y suscribir estudio de
oportunidad y conveniencia e
identificar CUBS
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Alcalde
para aprobación y firma
Consultar CUBS y precio
indicativo
1
Suscribir y enviar solicitud de
disponibilidad a dependencia
interesada
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Conformar comité asesor
1
Elabora y suscribe el estudio de oportunidad y conveniencia que incluye presupuesto oficial e identificación de CUBS que correspondan
Secretaria interesada o dependencia responsable
2 Conforma el Comité Asesor (Art 58 Decreto 2474/2008)
Ordenador del Gasto
3
Solicita a la secretaria de planeación que conceptúe sobre la compatibilidad del gasto de contratar, con el plan de desarrollo municipal y el certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos Municipal
Secretaria interesada o dependencia responsable
4 Expide la constancia de la compatibilidad del gasto y el certificado de registro en el banco de programas y proyectos
Secretaria de Planeación
5 Realizar la consulta del catalogo único de bienes y servicios CUBS y el precio indicativo del Servicio a contratar
Secretaria interesada o dependencia responsable
6
Solicitara al administrador del plan de compras que certifique si el servicios que se pretende contratar se encuentre registrado el plan de compras de la entidad en el SICE
Secretaria interesada o dependencia responsable
7 Expide la certificación del Plan de Compras.
Administrador de Plan de Compras
8
Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma
Secretaria interesada o dependencia responsable
9
Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
10
Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
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11 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
1
Verificar si se requiere
autorización, permisos o licencias
Publicar aviso en el SECOP
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
Elaborar proyecto de pliegos y
enviar a Jurídica
Emitir concepto de viabilidad y el
contenido jurídico del proyecto de
pliegos de condiciones y enviar a
dependencia interesada
Radicar en contratación estudio
de oportunidad y conveniencia
con soportes
Suscribir aviso de
convocatoriapara la presentación
de manifestaciones de interés y
requisitos
Elaborar aviso de convocatoria en
el SECOP y enviar al despacho
del Alcalde
2
Publicar proyecto de pliego de
condiciones
Recibir observaciones al pliego y
enviar a dependencia interesada
Resolver observaciones y enviar
respuesta a despacho del alcalde
Publicar en el SECOP las
respuestas a las observaciones
Suscribir y enviar para
suscripción en el SECOP a
contratación
Oferente presenta expresión de
intereses para participar en el
concurso de méritos
12
Verificara si para la celebración o ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos y licencia de autoridades y funcionarios o particulares
Secretaria interesada o dependencia responsable
13
Elaborara el proyecto de pliegos de condiciones y envío al área jurídica para su revisión y concepto jurídico sobre el proyecto de pliegos de condiciones
Dependencia responsable y secretaria de contratación
14
Conceptúa sobre la viabilidad y el contenido jurídico del proyecto de pliegos de condiciones y se envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
Área Jurídica
15
Radica en la Secretaria de Contratación el estudio de oportunidad y conveniencia, el Proyecto de Pliegos de Condiciones y todos los documentos enunciados en la etapa precontractual que se requieran para la contratación del bien, servicios u obras publicas
Secretaria interesada o dependencia responsable
16
Elaboración el aviso de convocatoria en el SECOP y envía al Secretaria de Despacho del Ordenador del Gasto para su revisión y firma
Secretaria de contratación
17
Suscribe el aviso de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés y requisitos habilitantes para la lista corta de precalificados
Ordenador del gasto o delegado
18 Publica aviso en el SECOP
Secretaria de Contratación
19 Publicación del proyecto del pliego de condiciones
Secretaria de contratación
20 Recepciona las observaciones presentadas y las envía a la secretaria o dependencia interesada para proyectar respuesta.
Secretaria de Despacho Ordenador
del Gasto
21
Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto para su revisión y firma.
Secretaria interesada o dependencia responsable
22 El ordenador del gasto o su delegado suscribe y envía para la publicación en el SECOP a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto
23 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones
Secretaria de contratación
24 Presentación de Expresión de Intereses de Participar en el concurso de Meritos
Oferentes
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25 Efectuar la verificación de requisitos habilitantes
Comité Asesor y/o Evaluador
3
El comité evaluador verifica
requisitos de habilitantes
Realizar evaluación de la lista
corta de oferentes y enviar al
Despacho del alcalde
2
Recibir observaciones
presentadas por los oferentes
Enviar informe a contratación para
publicación en el SECOP
Publicar informe en el SECOP
Proyectar acto de apertura del
proceso y enviar a despacho del
alcalde
SI
Suscribir acto de apertura y
devolver a contratación
Alcalde decide recursos de
reposición, notificar y publicar en
el SECOP
Determinar el contenido de
pliegos definitivos
NO
¿Interpone
recursos?
Resolver observaciones (Comité
asesor)
Publicar respuestas a las
observaciones
Conformar lista corta mediante
acto administrativo
Publicar en el SECOP acto
administrativo conformación de la
lista corta
Publica en el SECOP el acto de
apertura de pliegos definitivos
Realizar invitación a presentar
propuestas
Los oferentes presentan las
propuestas
26
Trasladar evaluación de la conformación de la lista corta a la Secretaria de Despacho del Ordenador del Gasto o su delegado
Comité Asesor y/o Evaluador
27
Dar Traslado del Informe de evaluación a la Secretaria de Contratación para su publicación en el SECOP
Ordenador del Gasto o su delegado
Publicara el Informe el SECOP Secretaria de Contratación
28 Recepción de las observaciones presentadas
Secretaria de Despacho Ordenador
del Gasto
29 Recibe y resuelve las observaciones presentadas y las envía a la secretaria del despacho del ordenar del gasto.
Comité Asesor
30 Publica las respuestas a las observaciones presentadas al informe
Secretaria de contratación
31 conformación de lista corta (Acto Administrativo)
Ordenador del Gasto
32 Publicación del Acto Administrativo de conformación de Lista corta en el SECOP (Art 66 del Decreto 2474/08)
Secretaria de Contratación
33 Interposición de recursos (Art 7 Ley 80/93)
oferentes
34 Decisión del Recurso de reposición , Notificación y Publicación en el SECOP
Ordenador del Gasto
35 Determinan el contenido del pliego de condiciones definitivo
dependencia responsable y secretaria de contratación
36
Proyecta el acto de apertura del proceso y envía a .la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
37 Suscribe el acto de apertura y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Ordenador Del gasto o su delegado
38 Publica en el SECOP el acto de apertura y pliegos definitivos
Secretaria de contratación
39 Realizara invitación a presentar propuesta a los integrantes de la lista
Ordenador del Gasto o su Delegado
40 Presentación de las Propuestas Oferentes
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41 Recepción de ofertas Secretaria del despacho del ordenador del gasto
Inicia etapa conractual
Elaborar minuta del contrato,
asignar consecutivo y enviar a
Despacho del Alcalde
Publicar respuestas en el SECOP
Resolver observaciones y enviar
respuesta a contratación
3
Recibir ofertas de los proponentes
Entregar propuestas al comité
evaluador
Cerrar convocatoria
Publicar informe de evaluación en
el portal único de contratación
Recibir observaciones al informe
de evaluación y enviar al comité
evaluador
4
El comité evaluador evalúa las
ofertas y elabora informe
Publicar informe de evaluación en
el SECOP
Enviar enviar contrato con
soportes a Contratación
Suscribir minuta del contrato
Realizar audiencia de apertura y
revisión de la oferta económica
Publicar acta de audiencia pública
en el SECOP
42 Cierre de convocatoria Funcionario indicados en
pliego de condiciones
43 Entrega al comité evaluador las propuestas presentadas en el cierre de la convocatoria
Secretaria del despacho del
ordenador del gasto
44 Recibe y Realiza la evaluación de las ofertas presentadas dentro del termino establecido en el pliego de condiciones
Comité evaluador
45 Traslado de informe de evaluación a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Comité evaluador
46 Publicación del informe de evaluación en el portal único de Contratación
Secretaria de contratación
47 Recepciona las observaciones presentadas al informe de evaluación y las envía al comité evaluador
Secretaria de Despacho Ordenador
del Gasto
48
Resuelve observación del informe de evaluación y envia a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Comité evaluador
49 Publicación de respuestas en el SECOP
Secretaria de contratación
50
Audiencia pública de apertura y revisión de la oferta económica, definición del alcance de los servicios y definición del proceso (artículos 66 y 71 Decreto 2474/08)
Ordenador del gasto o su delegado
51 Publica en el SECOP el acta de Audiencia Publica de adjudicación o declaración de desierta en el SECOP
secretaria de contratación
ETAPA CONTRACTUAL
52
Elabora minuta del Contrato, asigna numero consecutivo y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
53 Suscriben la minuta del contrato Ordenador del gasto o su
delegado y oferente seleccionado
54 Envía el contrato a la secretaria de Contratación
Secretaria de despacho del
Ordenador del gasto
55 Recibe el contrato con los soportes correspondientes a la etapa precontractual.
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
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56 Publica el contrato en el SECOP Secretaria de contratación
5
Elaborar aceptación de garantías
y memorando de asignación de
supervisor o interventor
Entregar copia del contrato al
contratista y solicitar expedición
de pólizas
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Expedir certificado de registro
presupuestal y enviar a
contratación
Expedir acto de aprobación de
garantías y asignación de
interventor o supervisor y enviar a
contratación
Radicar garantía única de
cumplimiento
Publicar contrato en el SECOP
4
Suscribir actas de inicio y de
ejecución y remitir a contratación
Publicar acta de inicio y actas
ejecución en el SECOP
Abrir carpeta al proceso
contractual
Notificar asignación de la
interventoria y entrega (1)copia
del contrato con soportes
Revisar documentos del contrato
SI
¿Requiere adición,
modificación o prórroga?
NO
1
57
Entrega copia al contratista del contrato suscrito, para la expedición de las pólizas correspondientes cuando a ello allá lugar
la Secretaria de contratación
58 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
59 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
60 Radica en la secretaria de contratación la garantía única de cumplimiento cuando a ello de lugar
Contratista
61
Elabora la aceptación de las garantías y memorando de asignación de interventor o supervisor y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
62
Expide el acto de aprobación de de garantías única de cumplimiento y memorando de asignación de interventor y/o supervisor y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
63 Notifica el acto de asignación de la interventoria o delegado y entrega copia del contrato con los soportes
la Secretaria de contratación
64 Hace apertura de la carpeta al proceso contractual la cual reposara en el archivo de esta dependencia
Auxiliar Administrativa de la Secretaria de
contratación
65 Revisa documentos del contrato que correspondan a la etapa precontractual y contractual del mismo
Supervisor o delegado
66
Suscriben las actas de inicio y de ejecución, se remitirán cada una de ellas a la Secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP
interventor o supervisor delegado y contratista
67 Publica acta de inicio y las actas ejecución en el SECOP
la Secretaria de contratación
68
Solicitud de modificación, adición o prorroga con los correspondientes soportes entregada al interventor (en caso de requerirse).
contratista
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69
Analiza la solicitud presentada por el contratista, emite concepto técnico y si lo considera técnicamente viable lo comunica a su Ordenador del gasto su delegado
interventor o supervisor delegado
7
Analizar solicitud, emitir concepto
técnico y enviar a Alcalde
SI
¿Aprueba
solicitud?
Suscribir y enviar la solicitud de
disponibilidad presupuestal a
dependencia interesada
Anexar estudios previos y enviar a
presupuesto
Suscribir minuta de modificación y
enviar a Contratación
Expedir certificado de
disponibilidad presupuestal y
enviar a dependencia interesada
NO
1
Elaborar solicitud de disponibilidad
presupuestal y enviar a Despacho
del Alcalde
Elaborar minuta de modificación y
enviar a Alcalde para revisión y
firma
6
Solicitar certificado de registro
presupuestal
Expedir registro presupuestal y
enviar a contratación
Radicar certificado de garantía
única de cumplimiento
Publicar en el SECOP acta de
modificación o prórroga
Elaborar aprobación de la
modificación de garantías y enviar
a alcalde para revisión y firma
70 Aprueba o niega la solicitud Ordenador del gasto o
su delegado
71
Elabora la solicitud de disponibilidad presupuestal y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del gasto para revisión y firma. Cuando el Objeto de la Solicitud lo requiera
Secretaria interesada o dependencia responsable
72
Suscribe y enviara la solicitud de disponibilidad presupuestal a Secretaria interesada o dependencia responsable
Ordenador del gasto o su delegado
73
Envía la solicitud de disponibilidad presupuestal con los estudios previos que se requieran a la Dirección Financiera de Presupuesto
Secretaria interesada o dependencia responsable
74 Expide el certificado de disponibilidad presupuestal y envía a la Secretaria interesada o dependencia responsable
la dirección financiera de presupuesto
75
Elabora minuta de modificación y envía a la secretaria del despacho del Ordenador del Gasto para la revisión y firma
Secretaria de contratación
76 Suscriben la minuta de modificación y envía a la secretaria de contratación para la publicación en el SECOP
Ordenador del gasto o su delegado y
contratista
77 Publica en el SECOP la acta de modificación, adición o prorroga la que se requiera
la Secretaria de contratación
78 Solicita el certificado de registro presupuestal a la dirección financiera de presupuesto
La Secretaria de contratación
79 Expide el registro presupuestal y envía a La Secretaria de contratación
la dirección financiera de presupuesto
80 Radica en la secretaria de contratación el certificado de modificación de la garantía única de cumplimiento
Contratista
81
Elabora la aprobación de la modificación de las garantías y envía a la Secretaria de despacho del Ordenador del gasto para la revisión y firma.
la Secretaria de contratación
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82 Expide el acto de aprobación de la modificación de las garantías y envía a la secretaria de contratación
Ordenador del gasto o su delegado
Realizar acta de recibido de la
obra (según objeto del contrato)
6
Suscribir acta de recibo final y
remitir a contratación
Suscribir acta de liquidación final
y remitir a contratación
1
Publicar en el SECOP e
Ingresar información a la
carpeta correspondiente y
archivar
FIN
Expedir acto de aprobación de
garantías y enviar a contratación
83
Se suscribe el Acta de recibo final del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma para la publicación en el SECOP
interventor o supervisor delegado
84
Recepciona acta de recibo final del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
la Secretaria de contratación
85
Se suscribe el Acta de liquidación del contrato y la remiten a la secretaria de contratación a mas tardar el día hábil siguiente a la suscripción de la misma
interventor o supervisor delegado
86
Recepciona acta de Acta de liquidación del contrato se publica en el SECOP y la ingresa a la carpeta correspondiente a cada proceso del archivo físico de la dependencia
la Secretaria de contratación
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PROCESOS JURÍDICA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESO DE APOYO
PROCESO: JURÍDICA
CÓDIGO: PAJ
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
CONCEPTOS JURÍDICOS
OBJETIVO DEL PROCESO: Absolver las inquietudes de carácter jurídico de acuerdo con las solicitudes presentadas y Desarrollar estrategias efectivas para resolver quejas, investigar sus causas y dar la solución de acuerdo a la solicitud.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución política de Colombia
Códigos: Contencioso Administrativo, Civil y Procedimiento, Laboral y Procedimiento, Penal y Procedimiento, Comercial, etc.
Ley 80 de 1993 y Decretos reglamentarios
Ley 643 de 2001 y Decretos reglamentarios
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: SECRETARIA DE GOBIERNO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ: REVISO: APROBÓ:
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: JURÍDICA
SUBPROCESO: CONCEPTOS JURÍDICOS
PROCEDIMIENTO: DERECHO DE PETICIÓN
CÓDIGO: PAJ01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Es un derecho fundamental según nuestra Constitución Política. Cosiste en el derecho que tienen todos los habitantes del territorio de hacer peticiones RESPETUOSAS a las autoridades del país y a obtener pronta respuesta. Las peticiones pueden hacerse por cualquier medio eficaz para comunicar el pensamiento: por escrito impreso, por video, por mensaje verbal telefónico, por teléfono en comunicación simultánea, por medio magnético, por medio electrónico, por comunicación verbal presencial etc. En algunos casos especiales las autoridades pueden exigir que determinadas peticiones se hagan por escrito. Si el peticionario manifesté no saber escribir, de su petición verbal se debe levantar acta.
El derecho de petición, desde el punto de vista del interés que con él se persigue, puede ser: en interés general y en interés particular.
BASE LEGAL:
Artículos 23, de la Constitución Política
Decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo) articulo 5 y siguientes.
ALCANCE: Es una actividad o conjunto de actividades que se realizan, encaminadas a dar respuesta a las peticiones, quejas y reclamos de los ciudadanos y los resultados requeridos para la prestación del servicio, De Interés Particular: Solicitud de una persona encaminada a
RIESGOS:
Ese retardo injustificado es motivo de sanción disciplinaria, pues incurren en causal de mala conducta los servidores públicos que sin razones válidas incumplen los términos para resolver o contestar una petición. El derecho de petición está consagrado en la Constitución Política de
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lograr la protección y eficacia de los derechos individuales termino 15 días. De Interés General: Es una forma de participación en la función pública orientada a que un ciudadano o una comunidad intervengan planteando iniciativas encaminadas a que se adopte una iniciación a fin de solventar una necesidad en materia económica, cultural o social, termino 15 días, De Consulta: Se solicita a una entidad su opinión, parecer o criterios sobre una determinada materia relacionada con su competencia 30 días hábiles, De Información: Se busca que la autoridad explique o de a conocer como ha actuado en un caso concreto, 10 días hábiles. De Copias: Se solicita la expedición de copias de documentos que reposen en la entidad. 10 días hábiles, De acceso a expedientes: Solicitud encaminada a que se le permita a una persona el acceso a un expediente y obtener copias y certificaciones de los mismos, 3 días hábiles.
Colombia como fundamental, es decir, que hace parte de los derechos de la persona humana y que su protección judicial inmediata puede lograrse mediante el ejercicio de la acción de tutela.
Que no exista información suficiente para dar respuesta.
CONTROLES:
Los mecanismos para establecer que las cosas se cumplan como están previstos en el Código Contencioso Administrativo son regulados por el Secretario de Gobierno quien lleva un registro escrito como sistemático de todas las quejas, peticiones o reclamos que se radican en la Alcaldía. Caso especial debe darse prioridad en envío.
Proyectar respuesta dentro del término establecido
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
En este momento para efectos de peticiones quejas y reclamos no se tienen formatos establecidos, como
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Como sugerencia, concepto u orientación que deberían adoptarse algunos formularios o
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quiera que aunque la Ley lo autoriza es importante establecer que muchas de las peticiones las elevan los ciudadanos de manera verbal, evento en el cual no se requiere formalidad alguna como quiera que el derecho de petición se puede ejercer por cualquier medio.
Solicitud
Actuación y solicitud
Petición
Copia queja, proyecto respuesta y anexos
Copia de respuesta con notificación.
formatos para los eventos y en los casos que esta permitido por la Ley, para ahorrar tiempo y gestión.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Recepciona queja, verifica que cumpla con los requisitos del artículo 5º del C. C. A., radica y remite a Secretaria de Gobierno.
Recepcionista
NO
¿Incumple
requisitos?
SI
Oficiar solicitando
corrección de fallas
Verificar cumplimiento de
requisitos
INICIO
Recibir queja y radicar
1
2
Las peticiones escritas deberán contener: La designación de la autoridad a la que se dirigen. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, con indicación de los documentos de identidad y sus direcciones. Objeto de la petición. Las razones en que se apoya. La relación de documentos que se acompañan. La firma del peticionario, cuando fuere el caso
Secretario de Gobierno
3
Si observa incumplimiento de alguno de los requisitos esenciales señalados en el C. C. A. oficiará al peticionario para que subsane las fallas de que adolece, cuando ello fuere pertinente señalarle un plazo máximo de 2 meses al requerimiento. Rechaza la solicitud cuando sea presentada en forma irrespetuosa, desobligante, utilizando amenazas impropias, insultos, ofensas, provocación o actitudes similares.
Secretario de Gobierno
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4
Si la queja corresponde a Secretaria de Gobierno el Secretario de Gobierno analizara que los términos no se encuentren vencidos, y proyectará respuesta, revisando documentos respectivos
Secretario de Gobierno
FIN
1
Analizar que los términos no
estén vencidos
NO
1
¿Es
irrespetuosa?
Rechazar la solicitud
Enviar respuesta con anexos a
Alcalde para firma y
aprobación definitiva
¿Es de su
competencia?
SI
SI
NO
Notificar al peticionario
enviando respuesta
2
Enviar respuesta con anexos
a jurídica
Oficiar a dependencia
competente para que proyecte
respuesta técnica
Proyecta respuesta técnica
Proyectar respuesta
2
1
5
Procede a proyectar respuesta si es de su competencia y si no, ordena mediante oficio a dependencia competente para resolver
Secretaria de Gobierno
6 Procede a proyectar respuesta adjuntando documentos del caso.
Jefe dependencia
7
Envía respuesta con anexo y radica en la oficina Jurídica de la Administración quien la revisa y envía al despacho del Alcalde para revisión y firma definitiva.
Jefe dependencia
8 Revisa y envía al despacho del Alcalde para firma definitiva.
Oficina Jurídica
9 En el despacho del Alcalde este lo firma y lo envía a su secretaria para la notificación.
Despacho del Alcalde
10
Notificación: Procede a notificar al
peticionario, enviándole la respuesta, las informaciones o documentos requeridos, a la dirección indicada o Mediante Oficio se cita a los peticionarios o quejosos para que se notifiquen personalmente de la decisión según el caso, o se les envía la respuesta con el funcionario asignado para tal fin o por correo certificado.
Despacho del Alcalde
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: JURÍDICA
SUBPROCESO: CONCEPTOS JURÍDICOS
PROCEDIMIENTO: EMISIÓN Y VIABILIZACIÓN DE CONCEPTOS JURÍDICOS
CÓDIGO: PAJ 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: En virtud a una de las competencias de la Oficina en cuanto prestar el servicio de asesoría jurídica a las diferentes dependencias de la Alcaldía que así lo requieran y en relación con las materias a su cargo las resolverán, procurando y estableciendo unidad de criterio jurídico a nivel institucional.
BASE LEGAL:
Constitución Política Artículo 23
Código Contencioso Administrativo articulo 25 y siguientes.
ALCANCE: La actividad se inicia cuando Dependencia del nivel directivo eleva la solicitud de concepto jurídico o consulta a la Secretaría de Gobierno, que a su vez puede ser incoada igualmente por cualquier ciudadano pero teniendo en cuenta que el tema objeto de consulta sea competencia de la Oficina.
RIESGOS:
Alto nivel de concentración y solicitudes de conceptos y viabilización de los mismos que pueden generar dilación, demora e inoportunidad en la resolución de éstos.
CONTROLES:
Solicitud de conceptos con mínimo ocho días hábiles de anticipación a la fecha en que deba emitirse respuesta.
Solicitud de viabilización con mínimo tres (3) días hábiles a la fecha de respuesta.
Los mecanismos para establecer que las cosas se cumplan como están previstos en el Código Contencioso Administrativo son regulados por el Asesor Jurídico Externo quien lleva un registro escrito como sistemático de todas las consultas o viabilización de conceptos jurídicos solicitados por las dependencias de la Administración Municipal o cualquier ciudadano, igualmente se lleva un archivo especial para la viabilización de los
INFORMES:
Se rinden informes a los organismos de control como la Personería Municipal de Manta, el despacho del Alcalde, La Procuraduría Provincial, La Fiscalía General de la Nación y todos los demás organismos de orden Municipal, Departamental y Nacional que así lo requieran.
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conceptos jurídicos.
SOPORTES Y FORMATOS:
En este momento para efectos de peticiones de la viabilización y trámite de los conceptos jurídicos no se tienen formatos establecidos, evento en el cual no se requiere formalidad alguna.
Actuación y solicitud
Delegación de funciones
Solicitud, normas y documentos.
Copia respuesta
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Cuando surjan dudas jurídicas sobre algún asunto que deban resolver las demás oficinas de la Administración Municipal, las envíen a la Secretaría de Gobierno.
En cuanto a viabilización de conceptos que deba expedir otra dependencia debe ser claro que la responsabilidad es solidaria.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Interesado radica concepto o solicitud. Cuando es una dependencia de la entidad el trámite será igual.
Recepción
Analizar solicitud y vencimiento de
términos
El interesado radica el
concepto o solicitud
Radicar concepto o solicitud y
enviar al despacho del secretario
NO
¿Es una consulta
interna? SI
informar la fecha en que
se dará respuestaEnviar a Asesor Jurídico
Registra respuesta con los
soportes o documentos
requeridos
Devolver (1)copia de recibido a
secretario de despacho
Emitir concepto jurídico, revisar y
firmar
Registrar y notificar del concepto
jurídico a solicitante o peticionario
Archivar respuesta (1) copia
previa firma de recibido del
peticionario
FIN
2 Radica e ingresa solicitud a despacho del Secretario
Recepción
3
Lectura del asunto y de acuerdo al tema estudia si la Secretaría de Gobierno es la competente para absolver el concepto jurídico puesto a consideración por parte de la dependencia de la administración solicitante, en el evento de que la solicitud de concepto provenga de un ciudadano particular se verifica cuidadosamente que la viabilidad del concepto sea de carácter administrativo, que la consulta jurídica sea pertinente a la función pública que cumple la Administración Municipal, en caso que el tema sea complejo y requiere mas tiempo para su resolución se entregara directamente por el Secretario de Gobierno al Asesor Jurídico externo para que el de curso y respuesta al mencionado asunto. Estos conceptos a los particulares no son obligatorios para el solicitante.
Secretaria de Despacho
4 Reparto al Asesor Jurídico para que proyecte concepto.
Secretaria de Despacho
5
De Consulta: Se solicita a una entidad su
opinión, parecer o criterios sobre una determinada materia relacionada con su competencia.
Secretaria de Despacho
6 Procede a proyectar la emisión del concepto jurídico, revisa y firma.
Secretario de Gobierno
7
Registra respuesta con los soportes o documentos requeridos, de igual manera con los particulares pero haciendo la salvedad que frente a los particulares los conceptos no son obligatorios y entrega a Recepcionista.
Secretaria
8
Notificación: Registra y envía el concepto
jurídico a la Oficina solicitante o al peticionario según el caso para que se notifiquen personalmente o por correo certificado.
Recepción
9 Una vez efectuada la notificación, devuelve a Secretaría de Despacho copia recibido o notificación
Recepción
10
Una vez notificado el concepto jurídico con la copia del recibido debidamente firmado por el peticionario, se le entrega a Secretaría de Gobierno para a archivar la respuesta.
Secretaria
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: JURIDICA
SUBPROCESO: CONCEPTOS JURÍDICOS
PROCEDIMIENTO: REPARTO QUERELLAS
CÓDIGO: PAJ 03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Celeridad procesal y Derecho al debido proceso.
BASE LEGAL:
Ley 57 de 1905
Decreto 992 de 1930
Código Nacional de Policía
Código Civil
ALCANCE: Inicia con la recepción de la querella y finaliza cuando esta es radicada en la Inspección
RIESGOS:
Que no se dé el trámite dentro del marco legal.
CONTROLES: Verificar que el Auxiliar entregue los autos en las respectivas Inspecciones de Policía.
INFORMES: De gestión al señor Alcalde.
SOPORTES Y FORMATOS:
Registro
Radicación en los respectivos libros y copia del auto firmado por quien recibe.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que se cite correctamente la dirección.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepción de Querella, radicación y envío a Secretaria de Gobierno
Secretaria de despacho
Radicar en libro de quejas y
querellas y el de la Inspección
Revisar y firmar
Se recibe querella, radicar
y enviar a secretaria de
gobierno
Analizar tipo de querella y
repartirla
Elaborar auto y enviar a
despacho del alcalde
Entregar a inspección, junto
con el libro
Devolver libro de reparo con
firma de recibido
FIN
2 Analiza tipo de querella y efectúa reparto correspondiente.
Secretario de Gobierno
3 Elabora correspondiente auto y se devuelve a despacho para su firma.
Secretaria de despacho
4 Revisa, firma y devuelve a secretaria. Secretario de Gobierno
5 Recibe, radica en libro de quejas y querellas y el de la Inspección.
Secretaria
6 Efectuar entrega final a las inspecciones, junto al libro correspondiente.
Secretaria
7 Recibe reparto, registra y entrega a auxiliar para su entrega final a al Inspección.
Auxiliar
8 Devuelve libro de reparto a secretaria, quien verifica la entrega con firma de recibido.
Secretaria
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PROCESOS DE TALENTO HUMANO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO
PROCESO: TALENTO HUMANO CÓDIGO: PATH
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el desarrollo del Talento Humano del Municipio de Manta, buscando su satisfacción, compromiso y competitividad.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 909 de 2004
Decreto 785 de 2005
Ley 1010 de 2006
Decreto 1227 de 2005
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: SECRTERARIA DE HACIENDA – SECRETARIA DE GOBIERNO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN APORTES CORRESPONDIENTES A NOMINA DE FUNCIONARIOS
CÓDIGO: PATH01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar los aportes de ley correspondientes a la nomina de Funcionarios del Municipio.
BASE LEGAL: Ley 100 de 1993. Por el cual “se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones”
ALCANCE: Liquidación oportuna de aportes de ley correspondientes a la nomina de funcionarios del Municipio de Manta.
RIESGOS:
Que se pague después de la fecha.
Deben entregarse con el tiempo necesario para el trámite de pago.
CONTROLES: Listados generados por el sistema Verificación del valor en números y letras
INFORMES:
Relación de anomalías durante el periodo respectivo
La nomina mensual
SOPORTES Y FORMATOS:
Listados de EPS, AFP y ARP Parafiscales (Caja de Compensación, SENA, ESAP, ICBF e Institutos Técnicos).
Cheque
Planillas
Comprobante del Sistema
Formato de Planilla integrada (SOI, PILA, PLANILLA INTEGRADA BANAGRARIO)
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Digitar las novedades en el sistema o programa (formato Excel)
Secretaria de Hacienda
INICIO
FIN
Generar las autoliquidaciones de
la nomina
Imprimir pre nómina y revisar
Digitar las novedades en el
sistema o programa
¿Requiere
ajustes?
Realizar ajustes
NO
SI
Radicar y elaborar disponibilidad,
registro presupuestal y
comprobante de pago
Generar egreso, desprendibles de
pago y elaborar cheques
Generar disponibilidad y registro
presupuestal para aportes a
seguridad social y parafiscales
Generar novedades, liquidar en
planilla integrada, y realizar pago
electrónico en Banagrario
Generar comprobante de egreso
Archivar los documentos
2 Generar las autoliquidaciones de la nomina para Seguridad Social (EPS, AFP Y ARP),
Secretaria de Hacienda
3 Imprimir pre nómina y revisar que todas las novedades estén incorporadas.
4
Cuando se ha verificado que está bien se radica la planilla de nómina para firmas, se elabora la disponibilidad, registro presupuestal y comprobante de pago.
Secretaria de Hacienda
5 Se generan el egreso, los desprendibles de pago y elaboración de cheques.
Secretaria de Hacienda
6
Se genera la disponibilidad y registro presupuestal para el pago a aportes a seguridad social y parafiscales.
Secretaria de Hacienda
7
Se generan las novedades en la planilla integrada de Banagrario, se liquida la planilla integrada y se realiza el pago electrónico.
Secretaria de Hacienda
8
Se genera el comprobante de egreso y se procede a archivar los documentos en su respectiva carpeta.
Secretaria de Hacienda
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN Y PAGO CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS
CÓDIGO: PATH02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Transferir a las entidades beneficiarias los valores de las cesantías anuales causadas y cancelación de los intereses de cesantías a todos los empleados públicos y oficiales de la entidad.
BASE LEGAL:
Ley 50 de 1990. Por el cual “se introducen reformas al Código Sustantivo del Trabajo y se dictan otras disposiciones.”
Régimen Laboral Colombiano y demás normas de los empleados públicos.
ALCANCE: Liquidación y Pago de cesantías e intereses de cesantías a los funcionarios de la entidad, dentro de los límites de tiempo establecidos por la ley.
RIESGOS:
Retraso en el pago de cesantías e intereses.
Pago de un día de salario por cada día de retrazo en la consignación de cesantías.
Doble contabilización de valores.
CONTROLES:
Revisión preliminar de liquidación.
Responsabilidad Fiscal y Disciplinaria y Acción de Repetición contra los funcionarios que originaron intereses de mora y/o pago de mayores valores o sanciones.
INFORMES: Se contemplan informes especiales.
SOPORTES Y FORMATOS:
Listados
Disponibilidad y Registro Presupuestal
Formularios
Comprobante de Egreso
Autoliquidación de aportes.
Planillas
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Revisar las bases salariales a tener en cuenta para la liquidación: salario, prima de navidad, prima de vacaciones. Al igual establecer los días laborados en el año, por cada funcionario afiliado al fondo privado.
Secretaria de Hacienda
Se revisan las bases
salariales a tener en
cuenta para la liquidación
FIN
Actualizar la base de datos en
Excel
Liquidar en la base de datos
(Excel) cesantías e intereses de
cesantías
Elaboración de disponibilidad y
registro presupuestal para el pago
de cesantías
Diligenciar formularios de
cesantías por cada fondo
Elaborar e imprimir la orden de
pago, comprobantes de egreso y
giro de cheques
Cancelar cesantías en cada banco
autorizado
Generar comprobante de egreso
Archivar resoluciones,
comprobantes y anexos
Imprimir listados
Revisar y dar visto bueno
Recibir disponibilidad y registro
presupuestal
Establecer los días laborados en
el año
2 Actualizar la base de datos en Excel con los factores salariales correspondientes.
Secretaria de Hacienda
3
Liquidación en la base de datos de Excel de las cesantías causadas anuales e intereses de cesantías a cada funcionario afiliado a un fondo privado de cesantía.
Secretaria de Hacienda
4 Impresión de listados. Secretaria de Hacienda
5 Revisa y dar visto bueno a la liquidación.
Secretaria de Hacienda
6 Elaboración de disponibilidad y registro presupuestal para el pago de cesantías.
Secretaria de Hacienda
7 Recepción de disponibilidad y registro presupuestal
Secretaria de Hacienda
8 Diligenciamiento de los formularios de cesantías por cada fondo, de acuerdo a la información de los listados.
Secretaria de Hacienda
9
Elaboración e impresión de la orden de pago, comprobantes de egreso y giro de cheques.
Secretaria de Hacienda
10 Cancela cesantías en cada uno de los bancos autorizados.
Secretaria de Hacienda
11 Archiva las resoluciones, comprobantes y documentos anexos.
Secretaria de Hacienda
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: CONCESIÓN DE VACACIONES
CÓDIGO: PATH03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconocer el derecho a los funcionarios de disfrutar de quince (15) días hábiles de descanso remunerado por cada año de servicio, de conformidad con el estatuto de personal, el reglamento interno y/o las disposiciones legales vigentes.
BASE LEGAL:
Decreto Ley 1333 de 1986, art. 296
Decreto Ley 3135 de 1968, art. 8º, 9º, 10º
Decreto 1848 de 1969, art. 43
Decreto Ley 1045 de 1978, Art. 8 a 27
Decreto Ley 2150 de 1995
ALCANCE: Cronograma de vacaciones teniendo en cuenta el derecho de los funcionarios de disfrutar de descanso remunerado por cada año de servicio.
RIESGOS:
Periodos inadecuados para el disfrute por necesidades del servicio.
Acumulación de mas de dos (2) periodos vacacionales
CONTROLES:
Seguimiento a programación de vacaciones de conformidad con flujos de trabajo.
Aplazamiento de vacaciones.
Acumulación de Vacaciones.
INFORMES:
Informe que rinde a la Secretaría de Gobierno, una vez realizado el cronograma de vacaciones.
El informe consolidado será enviado al Alcalde discriminado por dependencia, los nombres, cargos y periodos programados de vacaciones.
SOPORTES Y FORMATOS:
Plan anual de vacaciones
Resolución de concesión de vacaciones
Documentos de aplazamiento, suspensión o reconocimiento y pago de vacaciones
Anteproyecto del Plan Anual de Vacaciones
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Que a nivel institucional se respete el tiempo de vacaciones de los empleados para lograr mayor índice de productividad y le permita alcanzar mejor calidad de vida.
Las vacaciones podrán aplazarse por necesidad del servicio antes de iniciarse, de lo cual se dejará constancia escrita en la hoja de vida.
Las vacaciones se podrán pagar en dinero, sólo en los casos contemplados por las normas legales vigentes, para lo cual se expedirá resolución motivada.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Solicitud al inicio de cada año programación de vacaciones de los empleados por dependencias la cual debe ser radicada a más tardar el 20 enero de cada año
Secretaria o Aux. Administrativo
Comunicar periodo asignado para
tomar vacaciones, recibir
inquietudes y observaciones y
realizar ajustes
Radicar programación a más
tardar el 20 enero de cada año
Firmar resolución y pasar para
novedades de nomina
Elaborar anteproyecto del Plan
Anual de Vacaciones
Proyectar resolución reconociendo
periodo vacacional y enviar para
aval del Secretario de Gobierno
Comunicar fecha de comienzo de
las vacaciones
Al inicio de cada año se
solicita la programación
de vacaciones
Concertar y viabilizar anteproyecto
con jefes de oficina
Coordinar quince días antes con
el jefe de oficina el inicio del
disfrute de las vacaciones
1
2
Radicación de listados en la Secretaría de Gobierno y elaboración de anteproyecto del Plan Anual de Vacaciones teniendo en cuenta dar prioridad a quien tiene vacaciones acumuladas
Secretaria o Aux. Administrativo
3
Comunicar a todos los funcionarios sobre el periodo asignado para tomar sus vacaciones, para que estos formulen sus inquietudes y observaciones respecto del mismo y realización de ajustes
Secretaria o Aux. Administrativo
4 Concertación y viabilización de ante proyecto con Jefes de oficina.
Secretario de Gobierno
5
Quince días antes de causarse las vacaciones se coordina con el jefe las solicitudes de vacaciones para iniciar tramite, si es necesario avisa al jefe inmediato de la persona para recordarle el disfrute a que tiene derecho el empleado.
Secretaria o Aux. Administrativo
6
Proyectar la resolución reconociendo el periodo vacacional y si fuere necesario en la misma designando su reemplazo por el termino del mismo, en el término de un (1) día
Secretaria o Aux. Administrativo
7 Pasa a revisión y aval por parte del Secretario de Gobierno
Secretario de Gobierno
8
Firma la resolución (8) días antes a la fecha de comienzo de disfrute de las vacaciones. Y pasa para novedades de nomina.
Secretario de Gobierno
9
Realizar la comunicación como mínimo con seis (6) días de anticipación a la fecha de comienzo de disfrute de las vacaciones.
Secretaria o auxiliar Administrativo.
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10
Notificación de resolución al funcionario, archivar original en la hoja de vida del funcionario, pasar a Tesorería a efectos que se realice la orden de pago con cinco (5) días de antelación a la fecha de iniciar a disfrutar del periodo vacacional.
Aux. Administrativo Tesorera
FIN
Archivar documentos
Realizar orden de pago
¿Requiere
reemplazo?
NO
Comunicar al funcionario
asignado, nombrado o encargado
para reemplazo
SI
Verificar desarrollo normal del
periodo de vacaciones
Verificar reintegro al vencimiento
del periodo vacacional
¿Funcionario
se reintegra?
SI
NO
Proceder según lo señalado en
las normas vigentes sobre
inasistencia laboral
Funcionario se reintegra
SI
Notificar al funcionario y archivar
en la HV, enviar (1)copia a
tesorería para la orden de pago
1
11
Comunicación a funcionario asignado, nombrado o encargado para reemplazo, si se requiere remisión para la dependencia respectiva.
Secretaria
12
Verificar que el periodo de vacaciones se desarrolle normalmente y que el reemplazo designado asuma las funciones de conformidad con el procedimiento respectivo, según la forma de provisión elegida.
Secretaria de Despacho
13 Expedición de certificación para el disfrute de las vacaciones del funcionario.
Secretaria
14
En caso de requerirse suspensión de vacaciones por motivo contemplados en las normas legales vigentes, el Jefe inmediato del empleado oficiará con mínimo tres (3) días de anticipación a la fecha de iniciarse el disfrute o de iniciarse la suspensión señalando la fecha en la cual se inicia el periodo del disfrute o si por necesidad del servicio se requiere el pago, copia de lo actuado debe quedar en la hoja de vida del funcionario.
Secretarios o Jefes de Oficina
15
Se proyecta resolución de suspensión y pago y se efectúan los pasos señalados en los numerales 6, 8 al 12, informa al funcionario respectivo la suspensión de vacaciones dependiendo la necesidad del servicio y ordena su reintegro mediante anotación en la hoja de vida de los días que quedan pendientes para disfrute o se deban pagar.
Secretario de Gobierno
16
Verificar que el funcionario se reintegre debidamente al vencimiento del periodo vacacional o de la suspensión o reportar inasistencia para proceder conforme a lo señalado en las normas vigentes sobre inasistencia laboral.
Secretario de Gobierno
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: LICENCIA POR MATERNIDAD O ENFERMEDAD
CÓDIGO: PATH04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconocer al funcionario (a) el tiempo para recuperarse en caso de enfermedad y/o el tiempo de empatía madre-hijo en caso de maternidad.
BASE LEGAL:
Decreto Ley 2400 de 1968, Art. 20
Decreto Reglamentario 1950 de 1973, Art. 70
ALCANCE: Tiempo requerido de incapacidad, y las formas de cubrir las vacantes en el término requerido.
RIESGOS: Proliferación de Incapacidades para evitar declaratoria de invalidez Periodos inadecuados para el disfrute por necesidades del servicio.
CONTROLES: Verificación de causas reales y solicitud de evaluación a Comisión Regional de Evaluación de Invalidez.
INFORMES: Dictamen medico (o acto de adopción, en caso de licencia por adopción de menores de siete (7) años)
SOPORTES Y FORMATOS:
Formatos de incapacidad generados por la EPS.
Incapacidad Médica
Formato u Oficio
Actuación
Proyecto de resolución
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Se debe hacer entrega de la licencia dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes.
El pago de la licencia se tramitará con fundamento en la resolución de reconocimiento de la misma, la cual será el soporte de la orden de pago respectiva, obedeciendo a los procedimientos adoptados por la EPS a la cual se encuentre afiliado el (la) funcionario (a) respectivo (a).
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Recepción dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la expedición del certificado de la EPS a que se encuentra afiliado (a) el funcionario (a) en el que se dictamine el día de inicio de la licencia de maternidad o incapacidad médica según el caso.
Aux. Administrativo
FIN
Precisar el tiempo de incapacidad,
comunicar al Alcalde
Archivar documentos
Determina forma de cubrir la
vacante que se genere así como
la persona que se asigne.
Verificar reintegro al finalizar la
licencia o incapacidad autorizada
¿Funcionario
se reintegra?
NO
Proceder según lo señalado en
las normas vigentes sobre
inasistencia laboral
SI
¿Requiere
reemplazo?
NO
SI
Indicar la persona que deba
asumirlo
Elaborar acto administrativo
de encargo 1
1
Se recibe de la EPS certificado
de la licencia de maternidad o
incapacidad médica
Informar al jefe inmediato del
incapacitado
2
Precisar el tiempo requerido de incapacidad, ya sea de oficio o a solicitud de parte y comunicar al Alcalde la situación y las posibles formas de cubrir las vacantes en el término de radicación del documento o certificado y en caso extremo del conocimiento de la situación que pueda generar la incapacidad.
Aux. Administrativo
3 Determina la forma de cubrir la vacante que se genere así como la persona que se asigne.
Alcalde
4
Informa sobre la incapacidad al Jefe inmediato del incapacitado para lo pertinente y si requiere encargo indicar la persona que deba asumirlo.
Secretario de Gobierno
5 Ordena la elaboración del acto administrativo de encargo y ejecuta el trámite previsto para dichos actos.
Secretario de Gobierno
6
Verificar que el (la) funcionario (a) se reintegre al finalizar la licencia o incapacidad autorizada o reportar inasistencia para proceder conforme a lo señalado en las normas vigentes sobre inasistencia laboral.
Superior Inmediato
7
Iniciar los tramites legales para declarar la invalidez del funcionario en los casos de que transcurran los ciento ochenta (180) días continuos de licencia por enfermedad general, o la prorroga de ciento ochenta (180) días más por enfermedad profesional, la incapacidad persista de conformidad con los dictámenes de los médicos de la EPS respectiva y la Comisión Regional de Evaluación de Invalidez.
Secretario de Gobierno
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN
CÓDIGO: PATH05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Promover, mantener e incrementar la idoneidad de los empleados y trabajadores del municipio, mediante el desarrollo de planes, programas y actividades de capacitación de los mismos.
BASE LEGAL:
Ley 443 de 1998 y Ley 909 de 2004
Decreto Reglamentario 1567 de 1998 además de las disposiciones que reglamenten a ley 909 de 2004
ALCANCE: Se programan eventos de capacitación para todos los funcionarios de la Entidad.
RIESGOS: Parcialización de recursos de capacitación hacia solo un grupo de funcionarios.
CONTROLES:
La elaboración del Plan de Capacitación debe concebir la integralidad de funcionarios de la entidad, consultando las reales necesidades en cada una de las áreas y funcionarios.
Registro y Control de los asistentes a los eventos de capacitación programados y constancia de las asistencias en las hojas de vida de los funcionarios.
INFORMES:
ACTIVIDADES PROGRAMADAS O POR DESARROLLAR. Mensualmente o con la periodicidad u ocasión requeridas el Secretario de Gobierno comunicará al Alcalde las actividades programadas en el mes o período respectivo.
DE EVALUACIÓN. Como mínimo trimestralmente el Secretario de Gobierno presentará al Alcalde informe de evaluación de los programas y eventos de capacitación desarrollados en el periodo y las sugerencias para su mejoramiento.
DE RESULTADOS DE LOS EVENTOS DE CAPACITACIÓN EXTERNOS. Una vez terminados los eventos de capacitación programados por otras entidades a los que asistan delegados del Municipio, presentarán informe al Secretario de despacho sobre los logros y conocimientos adquiridos.
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SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de estudio para cada funcionario
Plan Anual de Capacitación
Resolución
Publicación
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Cada funcionario debe presentar fotocopia de títulos obtenidos o de estudios realizados actuales.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Establecer políticas para el desarrollo y actualización del personal y dar directrices para la realización del Plan anual de Capacitación
Alcalde y Secretario de Gobierno
FIN
Consolidar la información
recolectada
Determinar las necesidades de
capacitación del personal
¿Requiere
ajustes?
NO
Someter a consideración para
aprobación
SI
Analizar el Plan proyectado
Elaborar el Plan anual de
Capacitación
Efectuar ajustes
Adoptar mediante resolución el
Plan anual de Capacitación
Coordinar la difusión, ejecución,
evaluación y actualización del
Plan Anual de Capacitación
Se establecen políticas y
directrices para el desarrollo y
actualización del personal
2
Determinar las necesidades de capacitación del personal por oficinas tomando para ello las siguientes modalidades: cursos, experiencia, pasantías, visitas e intercambios institucionales. Para ello usará encuestas, entrevistas, evaluaciones del desempeño o recomendaciones de los superiores inmediatos y demás herramientas que permitan determinar las reales necesidades de los funcionarios para mejorar el desempeño.
Secretario de Gobierno
3
Consolidar la información y de conformidad con las directrices y los recursos existentes realizar el Plan anual de Capacitación y que comprende dos aspectos fundamentales que son: forma y fondo; en los de forma: se establece condiciones de acceso a los programas del mismo, los requisitos a llenar y los niveles de autorización, la población objetivo y la aprobación de participación en los eventos programados; en los de fondo: la determinación del programa a desarrollar, el objetivo a alcanzar, sistema de evaluación entre otros; y elaboración del proyecto del Plan y remitir a Despacho del Alcalde.
Secretario de Gobierno Secretaria de
Despacho
4 Analizar el Plan proyectado, ordenar los ajustes necesarios y someter a consideración para aprobación.
Alcalde
5 Adoptar mediante resolución el Plan anual de Capacitación.
Alcalde
6 Coordinar la difusión. Ejecución, evaluación y actualización del Plan Anual de Capacitación.
Secretario de Gobierno
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: NOMBRAMIENTO ORDINARIO
CÓDIGO: PATH06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Proveer empleos públicos de libre nombramiento y remoción con vacancia definitiva
BASE LEGAL:
Decreto Ley 1333 de 1968
Decreto Ley 2400 de 1968
Ley 909 de 2004 y decretos reglamentarios
Ley 190 de 1995
ALCANCE: Analizar las formas posibles de provisión, bien sea mediante nombramiento ordinario, traslado o encargo. En estos dos (2) últimos casos seguir los procedimientos correspondientes establecidos en el presente manual.
RIESGOS:
Que se posesione a persona que no cumpla requisitos.
Provisión sin existir recursos presupuestales
CONTROLES:
Verificación de datos reportados en hoja de vida por parte de Secretario General y de Gobierno.
Aplicación de régimen disciplinario y contencioso administrativo y/o penal según el caso para quien posesione sin el lleno de requisitos.
Formato de control de requisitos.
Certificado de disponibilidad presupuestal
INFORMES:
A la Comisión Nacional del Servicio Civil, en caso de nombramientos en cargos de Carrera Administrativa, los cuales deberán aplicar el procedimiento establecido en la Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato establecido por el gobierno nacional.
Formato de comunicación sobre antecedentes. Requisitos generales para vinculación.
Formato contentivo de la
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: La vacancia definitiva en empleos de libre nombramiento y remoción se da en los siguientes casos: Renuncia regularmente aceptada al titular anterior; declaratoria de insubsistencia; por muerte del titular; declaratoria de vacante en caso de abandono del cargo;
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información sobre declaración juramentada de bienes y rentas
Formato acta de posesión Actuación, Verificación Manuales y hojas de Vida, Proyecto Decreto
despido del cargo como resultado de un proceso disciplinario; por retiro del servicio civil con pensión de jubilación o vejez; por revocatoria del nombramiento o declaratoria de nulidad del mismo; por traslado o ascenso del titular anterior o por invalidez absoluta del empleado que lo desempeña.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Comunicar al Alcalde, sobre la vacante y las posibilidades de provisión.
Secretario de Gobierno
Determinar requisitos del cargo a
proveer
Señor Alcalde decide al
funcionario y la forma de provisión
Alcalde Revisa y Firma acto de
Nombramiento
Oficiar contenido de la resolución
al seleccionado (firma original y
recibe copia)
Designar la persona seleccionada
para provisión del cargo
Elaborar Proyecto de Decreto de
nombramiento y pasar a
despacho del Alcalde
Seleccionado entrega requisitos
en el plazo establecido
SI
1
¿Seleccionado
se presenta?
NO
Designar a otra
persona
Se informa la vacante y
posibilidades de provisión
Recibir oficio de aceptación del
interesado e informar requisitos
¿Designado
acepta?
SI
NO
2 El señor Alcalde decide al funcionario y la forma de provisión
Alcalde
3 Mediante el fundamento legal determina los requisitos para el cargo a proveer.
Secretario de Gobierno
4 Designar la persona seleccionada para provisión del cargo
Alcalde
5 Elaborar proyecto de Decreto en original y copias y pasar a despacho Alcalde una vez revisado y avalado
Secretario de Gobierno
6 Revisa y Firma acto de Nombramiento
Alcalde
7
Comunica el contenido de la resolución, mediante oficio haciendo firmar el original y entregando una copia de la misma. En el mismo acto se le hará saber al designado que tiene diez (10) días hábiles a partir de la comunicación para manifestar por escrito la aceptación o rechazo de la nominación, de lo contrario se entenderá rechazada.
Secretario de Gobierno
8
Recepcionar el oficio de aceptación y comunicarle al interesado que requisitos debe diligenciar para tomar posesión del cargo (FUHV, declaración juramentada de bienes y rentas, y demás formatos relacionados con la vinculación), lo cual igualmente deberá hacerse en los siguientes diez (10) días hábiles a la fecha de aceptación, a menos que por solicitud del interesado y mediante justa causa el Alcalde prorrogue por escrito éste plazo hasta por treinta (30) días. En caso de no producirse respuesta alguna o de ser negativa se comunicará al Alcalde para que se designe una nueva persona.
Designado Secretario de Gobierno
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9
Verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos por el estatuto de personal de la entidad y/o normas vigentes y concertar con el Alcalde la posesión del designado cuando éste haya acreditado la totalidad de los requisitos exigidos y diligenciar el formato de acta respectiva.
Secretario de Gobierno
1
Abrir carpeta para el nuevo
funcionario anexando soportes
Realizar la inducción general al
nuevo funcionario
Realizar inducción especifica
Efectuar ingreso a seguridad
social, nomina y demás
requerimientos legales.
Verificar el cumplimiento de todos
los requisitos
Tomar juramento y dar posesión
al designado y firmar
FIN
10
Tomar juramento y dar posesión al designado, firmar el libro de actas de posesión, hacerla firmar del posesionado.
Alcalde
11
Disponer la apertura de carpeta para el nuevo funcionario anexando formato único de hoja de vida y sus respectivos soportes (antecedentes disciplinarios y judiciales), copia de la resolución de nombramiento, oficio de aceptación y acta de posesión.
Secretaria
12
Adelantar proceso de inducción general presentándole estatutos, reglamentos, dependencias y funcionarios y relacionándolo con el jefe inmediato.
Secretario de Gobierno
13 Realizar inducción especifica en el cargo al nuevo funcionario.
Jefe Directo
14
Adelantar los tramites necesarios para el manejo de riesgos profesionales, salud, pensión, caja de compensación familiar y cesantías de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes y según la elección realizada por el nuevo funcionario; así como para actualización de nómina , expedición de carnés y presentación oficial del funcionario en caso de ser necesario por relacionarse con otras entidades.
Secretaria
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ALCALDIA MUNICIPAL
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: CONCESIÓN DE PERMISOS
CÓDIGO: PATH07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Reconocer a los funcionarios el derecho a ausentarse del trabajo hasta por tres (3) días, mediando justa causa, y percibiendo la remuneración normal del empleo
BASE LEGAL:
Decreto Ley 1333 de 1968
Decreto Ley 2400 de 1968, art. 21
Decreto Reglamentario 1950 de 1973, Art. 74
ALCANCE: Autorizar o negar permisos a funcionario según estos lo requieran.
RIESGOS: Generar descoordinación y atraso en la Gestión Administrativa.
CONTROLES: Registro de permisos por empleado
INFORMES: Los presentados por la Secretaría de Gerencia Humana
SOPORTES Y FORMATOS: Formato de solicitud de permiso diligenciado en original y copia
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Solicitar el permiso ante el superior inmediato en el formato establecido para el efecto, indicando los días solicitados y el motivo, con soportes requeridos.
Funcionario interesado
Analizar la solicitud y ver si es
viable
Recibir solicitud en el formato
establecido
NO
No se dar el visto bueno negar
el permiso
SI
Dar el visto bueno y otorgar el
permiso previo cumplimiento de
especificaciones
¿Se concede
el permiso?
Archivar solicitud en la hoja
de vida del funcionario.
Verificar reintegro del funcionario
un a vez termine el permiso
FIN
¿Funcionario
se reintegra?
NO
SI
Se solicita el permiso al
jefe inmediato
Proceder según lo señalado
en las normas vigentes sobre
inasistencia laboral
2 Analizar la solicitud y ver si es justa causa la solicitud del permiso o calamidad domestica
Secretario de Gobierno
3
Otorgar o negar el permiso directamente, con su visto bueno, si este es igual o inferior a medio (1/2) día. Cuando es de un (1) día, requerirá del visto bueno del jefe inmediato y remite a la Secretaria de Gobierno Si es superior a un día (1) y hasta tres (3) se dará el visto bueno si lo considera viable y pasará a la Secretaría de Gobierno quien colocará las observaciones pertinentes y remitirá al Despacho del Alcalde para su aprobación o rechazo.
Jefe Inmediato Secretario de
Gobierno
4
Autorizar o negar según sea el caso, firmando la solicitud y disponer su comunicación al Superior inmediato, al interesado y a la Secretaría de Gobierno, para control en la hoja de vida.
Alcalde
5 Archivar solicitud en la hoja de vida del funcionario correspondiente
Secretaria de Despacho
6
Verificar que el funcionario se reintegre inmediatamente termine el permiso. Si éste no se presenta informará para proceder conforme a lo señalado en las normas vigentes sobre inasistencia laboral.
Superior Inmediato
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: TALENTO HUMANO
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO: RETIRO DEL SERVICIO DE FUNCIONARIOS
CÓDIGO: PATH08
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Protocolizar el retiro del servicio de empleados públicos de libre nombramiento y remoción tomando en cuenta las causales establecidas en las normas legales vigentes sobre la materia.
BASE LEGAL:
Disposiciones legales vigentes
ALCANCE: Se identifican causales de retiro de los funcionarios y se efectúan los mismos teniendo en cuenta los correspondientes soportes.
RIESGOS:
Que el funcionario retirado no entregue a cabalidad su puesto de trabajo.
Retiro por causa equivocada o sin ocurrir la misma.
CONTROLES:
No pago de prestaciones hasta no verificar que el funcionario se encuentre a paz y salvo con la entidad y acciones disciplinaria y fiscal por posibles daños causados a la entidad por obstruir o dificultar sus labores.
Verificación previa de causal y certificaciones de las personas o entidades competentes en los casos necesarios
INFORMES:
Además de las comunicaciones contempladas en el proceso se rendirán los siguientes informes:
PROCURADURÍA POR DESPIDO. El secretario de Gobierno informará, una vez expedida la resolución de destitución, a la Procuraduría General de la Nación sobre la sanción impuesta con la pena accesoria respectiva.
VACANTES EXISTENTES
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de relación de vacantes existentes
Actuación y resolución
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Determinar la ocurrencia de una causal de retiro del servicio: Por voluntad del alcalde, en caso de ser un
empleo de libre nombramiento y remoción. Por renuncia regularmente aceptada, Por supresión del empleo, Por invalidez absoluta (previa certificación de la EPS correspondiente), Por edad, o por retiro con
derecho a pensión de jubilación, según datos de la hoja de vida y/o la entidad de seguridad social a la cual esta afiliado el funcionario, Por muerte, Por destitución o Por abandono del cargo, en los casos en que el funcionario se
ausente por tres (3) o más días hábiles continuos del empleo sin causa alguna, o cuando vencidos los términos de encargos, licencias, comisiones, permisos, u cualquier otra situación administrativa, no se reintegren al servicio, de conformidad con las normas legales.
Alcalde Secretario de
Gobierno
Disponer los términos y
condiciones en que se haga el
retiro
Determinar la causal
Revisar actos administrativos
¿Es correcto?
NO
Efectuar ajustes necesarios
SI
Proyectar los actos
administrativos según la causal
Imprimir y enviar copias al
despacho de Alcalde.
Se determina la
ocurrencia de una causal
de retiro del servicio
1
2
Disponer los términos y condiciones en que se haga el retiro y ordenar proyectar los actos administrativos a que hubiese lugar.
Secretario de Gobierno
3
Proyectar los actos administrativos de retiro así: En los casos de insubsistencia: resolución o
decreto.
En caso de renuncia: resolución o decreto
aceptando la misma. Por supresión de empleo: comunicación
especificando acto administrativo de supresión e informando vigencia.
Por invalidez: resolución motivada con
fundamento en dictamen de EPS y/o Comisión de calificación de Invalidez.
Pensión de jubilación o retiro forzoso:
resolución motivada. Por muerte: resolución motivada declarando
vacante el cargo. Por destitución: resolución imponiendo
sanción, incluyendo pena accesoria de inhabilidad para ejercer funciones públicas. Por abandono del cargo: resolución
declarando vacante definitiva por abandono del cargo. Pasarlos para revisión a la Secretaria de Gobierno quien realiza ajustes necesarios e imprimir copias, para ser enviados al Despacho del Alcalde.
Secretaria de Despacho
Secretario de Gobierno Alcalde
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4
Desarrollar procedimiento para elaboración de Actos Administrativos de competencias del Despacho del Alcalde y radicar en la Secretaria de Gobierno
Secretaria de Despacho
FIN
Elaborar Actos Administrativos de
competencias y radicar en
Secretaria de Gobierno
Notificar el retiro al funcionario,
(solicitar firma) y entregar paz y
salvo
Coordinar entrega del puesto de
trabajo y los elementos
devolutivos a cargo del funcionario
retirado
Introducir la novedad de nómina y
la desafiliación a seguridad social
1
Archivar (1)copia del acto
administrativo en HV del
funcionario
Verificar que el funcionario
retirado haya entregado todos los
elementos devolutivos a su cargo
5
Notificar el acto administrativo haciendo firmar el original y archivar en la hoja de vida del funcionario copia del acto administrativo y entrega formato de paz y salvo de retiro como requisito para tramite y pago de liquidación.
Secretaria
6
Coordinar con el Jefe inmediato del funcionario retirado, la entrega del puesto de trabajo y los elementos asignados para su uso y/o custodia, los carnés y demás símbolos de identificación de funcionarios de la entidad. Verificar que el funcionario retirado haya entregado todos los elementos devolutivos a su cargo.
Secretario de Gobierno Jefe de almacén
7
Introducir la novedad de nómina para el respectivo mes y tramitar la desafiliación de salud, pensión, riesgos profesionales, cooperativas, entre otras.
Secretaria de Despacho
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PROCESOS DE ALMACÉN
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO
PROCESO: ALMACÉN
CÓDIGO: PAA
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO: ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS., ADQUISICION DE BIENES.
OBJETIVO DEL PROCESO: Controlar, registrar y preservar en óptimas condiciones los recursos del Municipio, de manera que cumplan con los requisitos establecidas para tal fin.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Ley 598 de julio 18 de 2000.
Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002.
Resolución No. 5339 de mayo 08 de 2002.
Ley 1150 de 2007.
Decreto reglamentario 2474 de 2008.
RECURSOS: FISICOS.
RESPONSABLE PROCESO: DIRECTORA OPERATIVA – ALMACEN.
PROVEEDOR INSUMOS
PRODUCTO SALIDA CLIENTE
NECESIDAD DE COMPRA
RECURSOS ASIGNADOS
ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
ELABORÓ
REVISO APROBÓ
CARGO:
CARGO: CARGO:
FECHA:
FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.
PROCEDIMIENTO: ELABORACION DEL PLAN DE COMPRAS Y REGISTRO EN EL SICE.
CÓDIGO: PAA01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar a la entidad el Plan General de Compras para la vigencia fiscal del año, basado en las necesidades de adquisición de bienes, servicios y obra para el normal funcionamiento de la administración municipal y que el plan de compras se registre en el SICE.
BASE LEGAL:
Ley 598 de julio 18 de 2000.
Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002.
Resolución No. 5339 de mayo 08 de 2002.
Ley 1150 de 2007.
Decreto reglamentario 2474 de 2008.
ALCANCE: Contar con una herramienta para controlar y garantizar que los recursos presupuestales asignados se ejecuten con oportunidad y eficiencia durante la vigencia fiscal.
RIESGOS: Que las dependencias de la administración municipal no presenten sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en el tiempo establecido por la dependencia encargada del diligenciamiento del formato a subir y por lo tanto queden por fuera del registro del plan de compras en el SICE.
CONTROLES:
Proponer los ajustes necesarios por defecto o por exceso al plan de necesidades; ajustarlo a los consumos promedio, eliminar elementos cuya adquisición se pueda aplazar sin causar traumatismo en las actividades del área interesada, teniendo en cuenta los recursos asignados en la Ley de Presupuesto en el rubro adquisición de bienes.
Priorizar y programar la adquisición de los bienes y servicios en el transcurso de la vigencia fiscal, de conformidad con la disponibilidad de recursos, para la ejecución del plan de compras de bienes. Programar las adquisiciones según las siguientes modalidades de contratación: Mínima Cuantía, Menor Cuantía, Licitación Pública o Concurso de Méritos.
INFORMES:
Informes para el comité de compras de la administración municipal.
Hoja impresa que genera el SICE, que relaciona que el plan de compras fue registrado exitosamente.
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Definir los cronogramas para las adquisiciones tomando en consideración entre otros los siguientes criterios: Que se ejecuten con oportunidad los recursos durante la vigencia fiscal; que los proveedores con quienes se celebren contratos para la adquisición de bienes y servicios, dispongan del plazo suficiente para la entrega de los elementos antes de finalizar la vigencia fiscal.
Minimizar el número de procesos de contratación de manera que se cumplan con eficiencia las actividades de las áreas y funcionarios vinculados directa ó indirectamente en este proceso.
Dar prioridad a los procesos de contratación de los bienes que hayan presentado mayor demanda, así como de aquellos cuya entrega involucre trámites de importación o similares.
Presentar el contenido del Plan de Compras y sus anexos al comité de compras, para su aprobación.
El registro del plan de compras aprobado para la vigencia fiscal correspondiente se deberá registrar en el SICE, el plazo para su registro es hasta el 31 de enero de cada vigencia fiscal.
SOPORTES Y FORMATOS:
Requerimientos escritos por parte de cada una de las dependencias de la administración municipal, en donde solicitan la inclusión en el plan de compras de cada vigencia, la adquisición de bienes, servicios y obra.
Hoja impresa que genera el SICE, que relaciona que el plan de compras fue registrado exitosamente.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Es importante priorizar en los bienes, servicios, obras que se desean desarrollar de acuerdo al presupuesto con que se cuente para la vigencia fiscal correspondiente, de esta manera el Plan de Compras será ajustada a la realidad.
Reducir el número de procesos de contratación de manera que se cumplan con eficiencia y eficacia las actividades programadas por cada una de la áreas de esta manera el proceso administrativo podrá cumplir sus objetivos.
Registrar en el SICE el plan de compras
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aprobado, antes del 31 de enero de cada vigencia fiscal.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Verificar existencias de bienes en las dependencias.
Almacenista Se verifica la existencia de
bienes en cada
dependencia
FIN
Analizar necesidades reales de
cada dependencia
Solicitar pedido anual por cada
dependencia
Enviar necesidades a almacén
Consultar disponibilidad de
recursos
El comité de compras Analiza y
estudia el plan de compras
Determinar necesidades y
elaborar relación
Descargar formato para el registro
del plan de compras del SICE.
Registrar plan de compras en el
Portal del SICE
¿Requiere
ajustes?SINO
Aprueba el plan de
compras
Efectuar ajustes o
modificaciones
Imprimir hoja que genera el SICE
(registro exitoso)
Priorizar necesidades
Clasificar por grupos los bienes a
adquirir
Consultar CUBS y precio
indicativo
Consolidar la información
Elaborar proyecto del plan de
compras
Convocar a comité de compras
Presentar el plan de compras al
comité
Diligenciar el formato del plan de
compras
2 Al iniciar la vigencia fiscal solicite el pedido anual por cada dependencia.
Almacenista
3 Determinar las necesidades y elaborar relación.
Jefe de dependencia
4 Envíe relación al almacén Almacenista
5 Consulte a presupuesto la disponibilidad de recursos.
Almacenista
6 Priorice necesidades según su importancia.
Almacenista
7 Analice las necesidades reales de cada dependencia.
Almacenista
8 Clasifique por grupos los bienes a adquirir.
Almacenista
9 Consulta de CUBS y precio indicativo Almacenista
10 Consolide toda la información Almacenista
11 Elabore proyecto del plan de compras Almacenista
12 Convoque a comité de compras Almacenista
13 Presente el plan de compras y póngalo a consideración del comité.
Almacenista
14 Estudia el plan de compras Comité de compras
15 Apruebe el plan anual Comité de compras.
16 Descarga formato para el registro del plan de compras del SICE.
Almacenista
17 Diligencia el formato del plan de compras.
Almacenista
18 Registra el plan de compras antes del 31 de enero de cada vigencia fiscal.
Almacenista
19 Imprime hoja que genera el SICE, que relaciona que el plan de compras fue registrado exitosamente.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION DEL PLAN DE COMPRAS.
CÓDIGO: PAA02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Certificar que la adquisición de bienes, servicios o la obra publica, se encuentran incluidos en el plan de compras inscrito en el SICE de la respectiva vigencia fiscal.
BASE LEGAL:
Ley 598 de julio 18 de 2000.
Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002.
Resolución No. 5339 de mayo 08 de 2002.
Ley 1150 de 2007.
Decreto reglamentario 2474 de 2008.
ALCANCE: Contar con una herramienta que permita controlar y garantizar que los bienes, servicios y obra pública, están incluidos en plan de compras registrado en el SICE por parte de la entidad para la respectiva vigencia fiscal.
RIESGOS:
Que las dependencias de la administración municipal adelanten la contratación de bienes, servicios y obras, sin haber solicitado que se les expida la certificación de que el objeto a contratar se encuentra incluido en el plan de compras de la vigencia fiscal.
CONTROLES:
Para la expedición de la certificación del plan de compras, la dependencia interesada deberá solicitar por escrito a la dirección operativa de almacén, se expida la correspondiente certificación de que el bien, servicio, obra pública se encuentra registrado en el plan de compras de la entidad.
De no encontrarse registrado en el plan de compras, la dependencia interesada solicitara la inclusión en el plan de compra de la entidad.
INFORMES:
Certificaciones del plan de compras con la fecha establecida debidamente.
SOPORTES Y FORMATOS:
Certificaciones del plan de compras con la fecha establecida debidamente.
Solicitud de la expedición del plan de compras o si fuera el caso solicitud de inclusión en el plan de
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Es importante que antes de expedir una certificación del plan de compras se revise el plan de compras de registrado en el SICE, con el fin de determinar que el bien, servicio, obra pública se encuentra inscrito, de lo contrario la solicitud será de inclusión
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compras registrado en el SICE. en el plan de compras, para realizar la correspondiente modificación en el SICE.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Revisar que la cuenta contenga estudio de conveniencia y oportunidad, consulta de CUBS, precio indicativo, certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos, cuando sean financiados con recursos de Inversión, solicitud de disponibilidad y la solicitud de expedición de la certificación del plan de compras.
Dependencia interesada
Revisar que la cuenta
tenga todos los
requerimientos
Entregar cuenta a dependencia
interesada
Revisar en el plan de compras
registrado en el SICE si se
encuentra inscrito
Solicitar inclusión en el plan de
compras
Modificar el plan de compras
registrado en el SICE
Expedir certificación del plan de
compras
Anexar (1)copia original a la
cuenta de la dependencia
solicitante
¿se encuentra
inscrito?
NO
SI
Expedir certificación del plan de
compras
1
Archivar copia de la
certificación del plan de
compras y la solicitud
FIN
2
Se procede a revisar en la base de datos del plan de compras registrado en el
SICE, si el bien, servicio, obra pública se encuentra inscrito.
Almacenista
3 Si se encuentra inscrito se procede a la expedición de la certificación del plan de compras.
Almacenista
4
Si no se encuentra incluido en el plan de compras, la dependencia interesada deberá solicitar por la inclusión en el plan de compras.
Dependencia interesada
5
Una vez incluido se procede a expedir la certificación del plan de compras y se modificara el plan de compras registrado en el SICE.
Almacenista
6 Una vez expedido el plan de compras, se procede anexar copia original a la cuenta de la dependencia solicitante.
Almacenista
7 La cuenta es entregada a la oficina interesada para que sea enviada a la oficina de presupuesto.
Almacenista Dependencia
interesada
8
Copia original de la certificación del plan de compras y la solicitud de la expedición o inclusión en el mismo, se archivan en la carpeta de certificaciones del plan de compras que reposa en la dirección operativa de almacén.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES.
PROCEDIMIENTO: ENTRADAS DE ALMACEN POR COMPRA DE ELEMENTOS.
CÓDIGO: PAA03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y registrar la entrada de elementos al almacén verificando que cumplan con las exigencias establecidas en el contrato, dando lugar a la expedición del Comprobante de Entrada de almacén.
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1993 Art. 21
ALCANCE: Efectuar los procesos de recepción física de los elementos devolutivos y de consumo, adquiridos según contratación realizada, verificando cantidades, valor, especificaciones técnicas y requisitos exigidos en el contrato, en todo caso se trate de entradas físicas directamente en el almacén municipal.
RIESGOS:
No tener la factura debidamente legalizada.
Los elementos no hayan llegado completos.
Que los elementos no estén en buen estado.
Que los elementos no cumplan con las especificaciones técnicas y requisitos exigidos en el contrato.
CONTROLES:
Recibir la factura debidamente diligenciada y con la fecha clara.
No se podrá expedir la entrada de almacén sino coinciden con la fecha de la factura.
Verificar que los elementos se encuentren en buen estado, si no informar al proveedor para su respectivo cambio.
Verificar el tiempo de tiempo de ejecución del contrato, tiempo durante el cual el proveedor deberá entregar los elementos.
INFORMES:
Informar sobre la entrada de almacén de los elementos al despacho del alcalde y a la dependencia que solicito los elementos.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de entrada de almacén.
Factura original y fotocopia de la
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Que el proveedor cuando entregue el suministro de los elementos a la oficina de
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factura.
Fotocopia del pago de seguridad social del proveedor (salud, pensión, riesgos profesionales).
almacén, factura de venta con la fecha debidamente diligenciada, para iniciar el proceso de ingreso. De igual forma se le solicita la fotocopia del pago de seguridad social del proveedor (salud, pensión, riesgos profesionales).
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepción de factura de venta con la fecha debidamente diligenciada.
Almacenista Se recibe factura
de venta
FIN
Confronte factura con el contrato
Anexar original del comprobante a
la cuenta de pago
Autorizar entrada de bienes
Entregar cuenta a tesorería
Realizar verificación física de los
elementos
Elaborar comprobante de entrada
en programa PEGASO
Archivar copia del
comprobante de entrada de
almacén y fotocopia de la
factura
Elaborar actas de liquidación del
contrato con soportes para
legalización
Envía copia del paquete a
contratación
2 Autorice entrada de bienes. Almacenista
3 Confronte factura con el contrato. Almacenista
4 Realice verificación física de los elementos.
Almacenista
5 Elabore comprobante de entrada de almacén en el programa de PEGASO.
Almacenista
6
Archive copia original del comprobante de entrada de almacén con la fotocopia de la factura en el archivo de entradas de almacén de la oficina de la dirección operativa de almacén.
Almacenista
7 Anexe original del comprobante de entrada de almacén a la cuenta de pago.
Almacenista
8
Elabora las respectivas actas de liquidación del contrato (compraventa, suministro), recopilando todos los documentos necesarios para el paquete para su legalización.
Almacenista
9 Envía el paquete al despacho del alcalde para su autorización de pago respectivo.
Alcalde
11 Entregue cuenta a tesorería. Almacenista
10 Envía copia original del paquete a la oficina de contratación para su archivo.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES.
PROCEDIMIENTO: ENTRADAS DE ALMACEN POR DONACION.
CÓDIGO: PAA04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Controlar y registrar la entrada de elementos al almacén que provienen de donación por parte una persona natural o jurídica, ya que por voluntad propia, transfieren sin costo alguno, el dominio de un bien a favor del Municipio y este lo acepta.
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1993
Procedimientos contratación
ALCANCE: Efectuar los procesos de recepción física de los elementos devolutivos y de consumo, que provienen de donación, por parte de una persona natural o jurídica, verificando cantidades, valor, especificaciones técnicas, en todo caso se trate de entradas físicas directamente en el almacén municipal.
RIESGOS:
Que se entreguen al almacén municipal los elementos objeto de donación, sin haberse firmado previamente la resolución de aceptación de la donación por parte de las intervinientes.
Que no lleguen completos los elementos contenidos en la resolución de aceptación de donación.
Que los elementos donados no estén en buen estado.
Que los elementos no cumplan con las especificaciones técnicas contenidas en la resolución de aceptación de donación.
CONTROLES: o Revisar cuidadosamente la resolución planteada para la donación de los elementos por parte de persona natural o jurídica en la que se describe quien es el donante, los elementos donados, su valor, que deberá ser verificada por el almacenista antes de ser firmada por el representante legal.
INFORMES:
Resolución original de aceptación de donación debidamente firmada por los intervinientes, la cual reposara junto con la entrada de almacén en el archivo de entradas de almacén de la dirección operativa de almacén.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
SOPORTES Y FORMATOS:
Resolución original de aceptación de donación.
Formato de entrada de almacén.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Se revisara que la resolución de donación, contenga las cantidades, especificaciones técnicas y valor de los elementos establecidos en la misma.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Se recibe la resolución de donación por parte de la persona natural o jurídica que hará la donación de los elementos a la alcaldía municipal, para su revisión jurídica.
Despacho del Alcalde y asesora jurídica
Se recibe resolución de
donación
FIN
NO
Recibir elemento y revisar
especificaciones técnicas
Informar a la aseguradora
Efectuar revisión jurídica y firmar
resolución de aceptación
SI
Elaborar comprobante de entrada
en programa PEGASO
Archivar copia de resolución
de aceptación y comprobante
de entrada
¿son bienes
devolutivos?
2
Después de que se firma la Resolución de aceptación de la donación de los elementos, se recibe el elemento y se revisa especificaciones técnicas, cantidad en el almacén.
Almacenista
3 Elaboración del comprobante de entrada de almacén en el programa de PEGASO.
Almacenista
4
Archive copia original de la resolución de aceptación de donación junto con el comprobante de entrada de almacén que reposara en el archivo de entradas de almacén de la oficina de la dirección operativa de almacén.
Almacenista
5
Si son bienes devolutivos deberá informarse a la aseguradora para que sean ingresados en póliza previalcaldias o automóviles de la entidad.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES.
PROCEDIMIENTO: SALIDAS DE ALMACÉN ELEMENTOS DE CONSUMO
CÓDIGO: PAA05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar a tiempo los elementos necesarios a las diferentes dependencias de la administración, para el buen funcionamiento de estas, con el fin de que estas puedan realizar sus actividades sin ningún tropiezo.
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1993
Resolución No 08 de 1962 Contraloría General de la República
Resolución No 12 de 1964 Contraloría General de la República
Resolución Reglamentaria No 2287 Bis de 1963 Contraloría General de la República
Circular No 381 de 1960 Contraloría General de la República
Circular No 397 de 1964 Contraloría General de la República
Circular No 415 de 1964 Contraloría General de la República
ALCANCE: Ya verificados los elementos de consumo se debe realizar la correspondiente salida de almacén.
RIESGOS:
No realizar a tiempo la salida de almacén.
Que la orden de salida no tenga el destino correspondiente.
CONTROLES:
Antes de realizar la salida de almacén en el sistema PEGASO, se deberá realizar la revisión física de los elementos a los cuales se pretende realizarse salida de almacén.
Diligenciar correctamente en el sistema PEGASO la salida de almacén de los elementos.
INFORMES: o Libro radicador en donde se encuentran
registradas las salidas de almacén realizadas.
Carpeta que contiene las salidas de almacén generadas en el sistema Pegaso, debidamente firmadas por la persona que recibe y la almacenista municipal.
SOPORTES Y FORMATOS:
Certificado de salida de almacén generado en el sistema PEGASO, firmado por la persona que recibe, y por quien entrega.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Que los funcionarios no retiren los elementos del almacén sin autorización de la Jefe de almacén, o del señor alcalde para que no haya descontrol.
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El proveedor no deberá entregar elementos a la personas distintas, al jefe del almacén, ya que este debe realizar el tramite correspondiente para la salida de almacén.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Elabora la solicitud de elementos por escrito.
Jefe de dependencia Se elabora solicitud
escrita de elementos
FIN
Verificar existencia de elementos
solicitados
Organizar pedido
Remitir solicitud a almacén
Firma el comprobante
Elaborar comprobante de salida
de almacén en el programa
PEGASO.
Descarga del inventario de bienes
en depósito.
Entregar pedido
Recibir pedido y firmar recibido en
comprobante de salida
Registrar en el inventario de cada
dependencia
Archivar copia del
comprobante de salida de
almacen
2 Remite las solicitudes al almacén. Jefe de dependencia
3
Verifica la existencia de los elementos y determine: a) autorización entrega total si hay existencias, b) Autoriza entregar parcialmente si no hay existencias.
Almacenista
4 Organiza el pedido. Almacenista
5 Elabora el comprobante de salida de almacén en el programa PEGASO.
Almacenista
6 Firma el comprobante. Almacenista
7 Entrega el pedido. Almacenista
8 Recibe el pedido. Jefe de dependencia
9 Firma el recibido en el comprobante de salida de almacén.
Jefe de dependencia
10 Descarga del inventario de bienes en depósito.
Almacenista
11 Registra en el inventario de cada dependencia en caso de ser bienes devolutivos.
Almacenista
12 Archiva copia del comprobante de salida de almacén.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: MANEJO DE INVENTARIOS.
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS.
CÓDIGO: PAA06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Facilitar los bienes necesarios a las diferentes dependencias de la administración, para el buen funcionamiento de estas, con el fin de que estas cuenten con los equipos de cómputo, muebles y demás elementos que le permiten el desarrollo normal de sus actividades, estos bienes entran a formar parte del inventario de cada una de las dependencias a los cuales son asignados.
BASE LEGAL:
Resolución No 04 de 1960 Contraloría General de la República
Ley 80 de 1993
Decreto número 62 de 1996 emanado del ministerio de justicia
Resolución No 08 de 1962 Contraloría General de la República
Resolución No 12 de 1964 Contraloría General de la República
Resolución Reglamentaria No 2287 Bis de 1963 Contraloría General de la República
Circular No 381 de 1960 Contraloría General de la República
Circular No 397 de 1964 Contraloría General de la República
Circular No 415 de 1964 Contraloría General de la República
ALCANCE: Ya verificados los elementos devolutivos se realizara la asignación a la dependencia para la cual fueron adquiridos, quedando incorporados al inventario de la misma.
RIESGOS:
Que la dependencia para la cual se adquirieron los elementos devolutivos, no devuelva debidamente firmada la copia del inventario mediante la cual le fueron asignados los nuevos elementos
CONTROLES:
Antes de realizar la entrega de los elementos devolutivos, se deberán revisar los bienes y una vez entregados firmar la copia del inventario actualizado.
INFORMES: Copias del inventario en donde firma el almacenista y el funcionario al cual le fueron entregados los elementos devolutivos.
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SOPORTES Y FORMATOS:
Formato de inventario de control por cada una de las dependencias.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Que los funcionarios no retiren los elementos devolutivos de almacén, sin antes haber realizado la verificación física de los elementos y la firma del inventario de control mediante el cual se le incorporan los elementos al inventario.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Ingresa pedido de elementos devolutivos al almacén.
Almacenista Se ingresa pedido de
elementos devolutivos a
almacén
FIN
Registrar pedido en inventario del
funcionario responsable
Verificar asignación del pedido
Firmar inventario y enviar a
almacén
Archivar copia original
Ingresar información al sistema
y ubicar al funcionario
Enviar inventario a funcionario
responsable
Verificar inventario con el físico
entregado
2 Verificar la asignación del pedido. Almacenista
3
Ingresar al sistema y ubicar al funcionario a quien se le entregara.
Almacenista
4 Registre pedido en el inventario del funcionario.
Almacenista
5 Imprima copia del inventario de control.
Almacenista
6 Envíe inventario a funcionario responsable.
Almacenista
7 Verifique inventario con el físico entregado.
Funcionario responsable
8 Firme inventario. Funcionario responsable
9 Envíe original al almacenista. Funcionario responsable
10 Archive copia original
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: MANEJO DE INVENTARIOS.
PROCEDIMIENTO: BAJAS DEFINITIVAS DE ALMACEN
CÓDIGO: PAA07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad retirar de los inventarios de la entidad, los elementos que han sido entregados a funcionarios, por encontrarsen en estado de inservibles.
BASE LEGAL:
Resolución No 04 de 1960 Contraloría General de la República
Ley 80 de 1993
ALCANCE: Permite retirar del inventario por desgaste o deterioro físico, los elementos no son útiles para el servicio al cual se han destinado y tampoco son susceptibles de adaptación o reparación
RIESGOS:
Que el funcionario el cual tiene a cargo un elemento en uso y en buen estado, quiera dar de baja por inservible un elemento que cumple con las condiciones para continuar prestando un servicio.
CONTROLES:
La forma para dar de baja un elemento en servicio, que ya no cuenta con las condiciones de prestar el servicio para el cual hubo de ser adquirido, se realiza mediante una baja por inservible, se realizara por acto administrativo, indicando las razones por las cuales se realizo la baja.
Cuando se trate de bienes inservibles, la solicitud de declaratoria, debe acompañarse de una descripción sobre las condiciones del elemento devolutivo, que hacen necesario su retiro del servicio.
INFORMES: o Solicitud motivada de funcionario
responsable del respectivo bien según los inventarios, informando el deterioro o daño del bien.
o Acta de verificación física y contable del almacenista.
SOPORTES Y FORMATOS: o Solicitud motivada de funcionario
responsable del respectivo bien según los inventarios, informando el deterioro o daño del bien.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es importante resaltar que toda baja definitiva de bienes muebles requiere autorización previa y expresa del Jefe de Almacén, quien mediante acto administrativo firmado por el alcalde, indica
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o Acta de verificación física y contable del almacenista.
o Resolución de baja, firmada por el alcalde.
las razones de la baja y el destino que se le debe dar al bien.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Solicitud motivada de funcionario responsable del respectivo bien según los inventarios, informando el estado del bien.
Funcionario responsable
Se recibe solicitud
motivada del funcionario
responsable
FIN
Verificar existencia de elementos
solicitados
Recibir elementos en almacén y
realizar acta de reclasificación
según características
Realizar inspección ocular
acompañado de control interno
Preparar proyecto de resolución
de baja definitiva
Descargar inventarios en el
sistema
Organizar elementos dados de
baja en la bodega
Enviar proyecto con soportes a
Alcalde
Recibir resolución de baja
definitiva y firmar
Archivar copia de la
resolución y soportes
Elaborar acta de la verificación
física de los elementos
Elaborar comprobantes de baja
por inservibles
2 Realice inspección ocular con el acompañamiento de control interno.
Almacenista Jefe de control
Interno
3 Elabore acta de la verificación física de los elementos.
Almacenista Jefe de control
interno
4
Se recibe el elemento en el almacén y se realiza acta de reclasificación, de acuerdo con las características, cantidades, valores y estado del bien, cuando fue dado de alta en los inventarios y al ser recibido en el almacén para tramitar la baja.
Almacenista
5 Elabore comprobantes de baja por inservibles.
Almacenista
6 Descargue de inventarios en el sistema.
Almacenista
7 Prepare proyecto de resolución para dar la baja definitiva.
Almacenista
8 Lleve resolución, junto con soportes al alcalde para la firma.
Almacenista
9 Firme resolución. Alcalde
10 Organice elementos dados de baja en la bodega.
Almacenista
11 Archive copia de la resolución, junto con los soportes que motivaron dar de baja.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: MANEJO DE INVENTARIOS.
PROCEDIMIENTO: BAJAS POR HURTO O ROBO.
CÓDIGO: PAA08
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad descargar del inventario del almacén los elementos que han sido sustraídos por persona diferente sin culpa o dolo al responsable de ellos.
BASE LEGAL:
Resolución No 04 de 1960 Contraloría General de la República
Ley 80 de 1993
ALCANCE: Permite realizar el procedimiento mediante el cual se descarga del inventario elementos que han sido hurtados.
RIESGOS:
Que la dependencia a la cual se le haya presentado caso de hurto o robo, no haya el realizado la denuncia ante la autoridad competente
CONTROLES: Realizar inventario físico cada seis (06) meses, en junio y diciembre de cada año, con el fin de verificación del mismo.
INFORMES:
El funcionario responsable presenta denuncia y comunica por escrito al alcalde.
Autorización mediante resolución de la baja respectiva.
SOPORTES Y FORMATOS:
Denuncia.
Resolución de autorización de la baja.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es deber de los funcionarios públicos velar por el cuidado de los elementos entregados bajo inventario, ya que han sido dispuesto para el desempeño de las actividades propias de cada una de las dependencias.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El funcionario responsable presenta denuncia ante la autoridad competente.
Funcionario responsable
El funcionario responsable
presenta denuncia
FIN
Verificar existencia de elementos
solicitados
Recibir la resolución de baja y
descargar elementos sustraídos
del inventario de almacén
Enviar comunicación escrita con la
denuncia a Alcalde
Autorizar mediante resolución
motivada la baja
2 Comunica de manera escrita al alcalde de lo sucedido, anexando la respectiva denuncia.
Funcionario responsable
3
Autoriza mediante resolución motivada la baja respectiva.
Alcalde
4 Recibe la resolución de baja Almacenista
5 Descarga del inventario de almacén los elementos que han sido sustraídos.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: MANEJO DE INVENTARIOS.
PROCEDIMIENTO: BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR.
CÓDIGO: PAA09
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad descargar de los inventarios los elementos cuya pérdida o desaparición hubiere ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor, como catástrofes de tipo natural, incendios, etc.
BASE LEGAL:
Resolución No 04 de 1960 Contraloría General de la República
Ley 80 de 1993
ALCANCE: Permite realizar el procedimiento mediante el cual se descarga del inventario elementos que han desaparecido por caso fortuito o fuerza mayor.
RIESGOS: Que la dependencia a la cual se le haya presentado el caso fortuito, no entregue informe de los elementos que hayan sido objeto de desaparición de fuerza mayor.
CONTROLES: Realizar visitas de inspección ocular con el fin determinar si el informe de solicitud de baja por caso fortuito o fuerza mayor, realmente se presento debido a esta situación.
INFORMES:
El funcionario responsable debe presentar informe de los hechos ocurridos de la fuerza mayor o caso fortuito que dio origen a la perdida de los elementos.
Autorización mediante resolución de la baja por siniestro o caso fortuito.
SOPORTES Y FORMATOS:
Informe del funcionario relacionando los elementos que se perdieron debido a caso fortuito o fuerza mayor.
Resolución de autorización de la baja.
Informe a la aseguradora, de los hechos ocurridos.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es deber de los funcionarios públicos velar por el cuidado de los elementos entregados bajo inventario, ya que han sido dispuesto para el desempeño de las actividades propias de cada una de las dependencias.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
El funcionario responsable presenta un informe donde relaciona los elementos que fueron objeto de caso fortuito o fuerza mayor.
Funcionario responsable
Se presenta informe de
relación de elementos objeto
del caso
FIN
Informar a la aseguradora
Recibir la resolución de baja y
descargar elementos que se
perdieron en el caso de fuerza
mayor
Levantar acta de inspección y
anexar informe del funcionario que
presentó el caso
Realizar inspección ocular y
verificar lo ocurrido
Alcalde Autoriza mediante
resolución motivada la baja
2
Realiza inspección ocular con el fin de verificar lo ocurrido, verificando con la relación de los bienes objeto del caso fortuito o fuerza mayor.
Almacenista
3
Se levanta acta de la inspección ocular, al cual se anexa el informe del funcionario que presento el caso de fuerza mayor.
Almacenista
4
Informa a la aseguradora con el fin adelantar reclamación por siniestro de los elementos perdidos por catástrofes de tipo natural o incendios.
Almacenista
5 Autoriza mediante resolución motivada la baja respectiva.
Alcalde
6 Recibe la resolución de baja Almacenista
7 Descarga del inventario de almacén los elementos que se perdieron en el caso de fuerza mayor.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: MANEJO DE INVENTARIOS.
PROCEDIMIENTO: BAJAS POR PERDIDA DE BIENES EN PODER DEL PERSONAL
CÓDIGO: PAA10
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Tiene como finalidad descargar del inventario del almacén los elementos que han sido perdidos en poder del personal.
BASE LEGAL:
Resolución No 04 de 1960 Contraloría General de la República
Ley 80 de 1993
Decreto número 62 de 1996 emanado del ministerio de justicia
Resolución No 08 de 1962 Contraloría General de la República
Resolución No 12 de 1964 Contraloría General de la República
Resolución Reglamentaria No 2287 Bis de 1963 Contraloría General de la República
Circular No 381 de 1960 Contraloría General de la República
Circular No 397 de 1964 Contraloría General de la República
ALCANCE: Permite realizar el procedimiento mediante el cual se descarga del inventario elementos que han extraviado los funcionarios, los cuales se han asignados para el desarrollo de sus funciones.
RIESGOS: Que el funcionario al cual se le haya presentado caso de extravío de los elementos que están bajo su cuidado, no haya presentado informe escrito al alcalde de lo sucedido.
CONTROLES: Se debe realizar inventarios de control a las dependencias con el fin de verificar las existencias físicas de los elementos asignados a los funcionarios para el desempeño de sus funciones.
INFORMES: El funcionario que extravíe elementos que le han sido asignados para el desarrollo de sus labores debe informar por escrito lo sucedido al alcalde municipal.
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SOPORTES Y FORMATOS: Informe escrito por parte del funcionario encargado.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es deber de los funcionarios públicos velar por el cuidado de los elementos entregados bajo inventario, ya que han sido dispuesto para el desempeño de las actividades propias de cada una de las dependencias.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 El funcionario responsable informa por escrito al alcalde.
Funcionario responsable
Informar por escrito al
Señor Alcalde
FIN
Dar de baja los elementos
perdidos
Alcalde ordena investigación
¿Se establece
culpabilidad?SI
NO
Determinar el valor de los bienes
Descontar al funcionario el valor
de los elementos perdidos
Tomar medidas disciplinarias
y administrativas
2 Ordena la investigación respectiva. Alcalde
3 Si se establece culpabilidad tomar las medidas disciplinarias y administrativas del caso.
Alcalde
4 Informa al almacenista la decisión para que determine el valor de los bienes.
Alcalde
5
Ordenar a la tesorería que se descuente de la remuneración del empleado el valor de los elementos perdidos.
Alcalde
6 Autoriza al almacenista para que de de baja los elementos en cuestión.
Alcalde
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.
PROCEDIMIENTO: RENDICION DE CUENTAS.
CÓDIGO: PAA11
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar a la contraloría en lo correspondiente a la programación plan anual de compras (formato CDM 107) y la ejecución plan anual de compras (formato CDM 107-1) en el tiempo establecido.
BASE LEGAL:
Ley 598 de julio 18 de 2000.
Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002.
Resolución No. 5339 de mayo 08 de 2002.
Ley 1150 de 2007.
Decreto reglamentario 2474 de 2008.
ALCANCE: Contar con una herramienta que permita entregar una información veraz de la programación del plan de compras y la ejecución del plan de compras de la respectiva vigencia fiscal.
RIESGOS:
Que la información del plan de compras no se consolide dentro del tiempo establecido para su entrega a la contraloría.
CONTROLES:
Que los formatos del plan de compras, se diligencien antes del tiempo de su radicación, para que sean anexados al informe que debe presentar la administración municipal a la contraloría departamental.
INFORMES:
Informe a la contraloría departamental de la programación del plan de compras (formato CDM 107) de la vigencia fiscal respectiva.
Informe a la contraloría departamental de la ejecución del plan de compras del I, II, III y IV trimestre de cada vigencia fiscal. (formato CDM 107-1).
SOPORTES Y FORMATOS:
CMD 107 Programación anual plan de compras entregado a la Contraloría Departamental del Meta.
CMD 107-1 Ejecución Plan anual de compras por I, II, III y IV trimestre, entregado a la Contraloría Departamental del Meta.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Es importante que los formatos se diligencien con anterioridad para que sean radicados en el tiempo establecido por la contraloría departamental.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Establece el formato a diligenciar, formato CDM 107.
Almacenista
Solicitar firma del Señor Alcalde
Radicar (2) formatos originales y
la información en medio
magnético, para informe a la
contraloría departamental
Se establecen los
formatos a diligenciar para
rendición de informes
FIN
Diligenciar el formato CDM 107 y
firmar
Diligenciar el formato CDM 107-1
y firmar, estableciendo el trimestre
a rendir
Radicar (2) formatos originales y
la información en medio
magnético, para informe trimestral
a la contraloría departamental
Solicitar firma del Señor Alcalde
2
Diligencia el formato CDM 107 programación anual del plan de compras y se firma, con relación al plan de compras registrado en el SICE.
Almacenista
3 Se recoge la firma del ordenador del gasto. Almacenista
4
Se radican dos formatos originales del CDM 107 debidamente firmados y la información en medio magnética, a la dependencia encargada de la recolección de la información y consolidación del informe a la contraloría departamental, que se radica hasta el último día hábil del mes de febrero de cada vigencia fiscal.
Almacenista
5 Establece el formato a diligenciar, formato CDM 107-1.
Almacenista
6
Diligencia el formato CDM 107-1 ejecución plan anual plan de compras y se firma, dependiendo el trimestre a rendir I, II, III o IV, según sea el caso.
Almacenista
7 Se recoge la firma del ordenador del gasto. Almacenista
8
Se radican dos formatos originales del CDM 107-1 debidamente firmados y la información en medio magnética, a la dependencia encargada de la recolección de la información y consolidación del informe a la contraloría departamental, dependiendo el trimestre a reportar que tendrían corte a (marzo, junio, septiembre, diciembre) de la vigencia fiscal respectiva.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.
PROCEDIMIENTO: BALANCE DE ALMACEN (FORMATO CDM 112).
CÓDIGO: PAA12
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Presentar a la contraloría lo correspondiente al balance de almacén (formato CDM 112).
BASE LEGAL:
Ley 598 de julio 18 de 2000.
Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002.
Resolución No. 5339 de mayo 08 de 2002.
Ley 1150 de 2007.
Decreto reglamentario 2474 de 2008.
ALCANCE: Contar con una herramienta que permita entregar una información veraz y confiable del balance de almacén (formato CDM 112) de la correspondiente vigencia fiscal.
RIESGOS:
Que la información del balance de almacén a rendir de una vigencia fiscal no coincida con la información de contabilidad.
CONTROLES: Que el formato de balance de almacén, se diligencien antes del tiempo de su radicación, para que sean anexados al informe que debe presentar la administración municipal a la contraloría departamental.
INFORMES:
Informe a la contraloría departamental del formato de balance de almacén (formato CDM 112) de la vigencia fiscal respectiva.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato CMD 112 Balance de almacén.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Es importante que los formatos se diligencien con anterioridad para que sean radicados en el tiempo establecido por la contraloría departamental.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Establece el formato a diligenciar, formato CDM 112 Balance de almacén.
Almacenista
Confrontar con contabilidad para
verificar información
Solicitar firma del Señor Alcalde
Radicar (2) formatos originales y
la información en medio
magnético, para informe a la
contraloría departamental
Se establece el formato
CDM12 para balance de
almacén
FIN
Diligenciar el formato CDM 112 y
firmar
2 Diligencia el formato CDM 112 balance de almacén y se firma.
Almacenista
3 Se confronta con contabilidad para verificar la información.
4 Se recoge la firma del ordenador del gasto.
Almacenista
5
Se radican dos formatos originales del CDM 112 debidamente firmados y la información en medio magnética, a la dependencia encargada de la recolección de la información y consolidación del informe a la contraloría departamental, que se radica hasta el último día hábil del mes de febrero de cada vigencia fiscal.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.
PROCEDIMIENTO: CONTRATO DE COMODATOS
CÓDIGO: PAA13
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
El objetivo del contrato de comodato es entregar a la otra (comodatario) gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie después de terminado el uso.
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1993 en el articulo 2.
Ley 1150 de 2007.
Decreto reglamentario 2474 de 2008.
Acuerdo municipal.
ALCANCE:
La administración municipal a través de los comodatos puede entregar bienes muebles e inmuebles para el usufructo de otro que prestara un beneficio de la comunidad, pero la propiedad seguirá comodante.
RIESGOS:
Que el comodatario no quiera restituir el bien, objeto del contrato de comodato.
CONTROLES:
Dentro de los contratos de comodatos, estén claramente definidos: el objeto, la localización de los bienes, uso autorizado, obligaciones del comodatario, valor de los bienes, estado de los bienes, duración del contrato, que deberán quedar contemplados dentro del comodato.
INFORMES:
Relación de los contratos de comodatos precarios, firmados para cada una de las vigencias fiscales.
SOPORTES Y FORMATOS:
Contratos de comodatos precarios originales.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
El contrato de comodato precario radica en que el bien deberá ser restituido cuando así lo solicite por escrito el comodante, es decir que no hay un tiempo preestablecido de duración del contrato si no que su duración va a estar condicionada a la voluntad del Comodante, es decir la persona que entrega el bien o los bienes.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 La entidad interesada del comodato, solicita por escrito al alcalde municipal, el comodato de los bienes.
La entidad interesada.
¿Da elementos
en comandato?
NO
No autoriza el comodato,
informar a la entidad y
archivar
La entidad interesada solicita por
escrito al Señor Alcalde el
comodato de los bienes
FIN
Efectuar revisión Jurídica y
solicitar firma del señor Alcalde
Alcalde Analiza la solicitud y
solicita verificación de los
elementos
Autorizar el comodato
Ubicar los elementos, verificar
estado de conservación y
determinar y sul valor
Informar resultado de la
inspección al señor alcalde
SI
Proyectar el comandato y enviar a
revisión jurídica.
Entregar (1)copia original a
comodatario, con firma de
recibido
Archivar copia en almacén
2 Analiza la solicitud y solicita verificación de los elementos.
Alcalde
3 Ubica los elementos, inspeccionando su estado de conservación, determinando el valor de los mismos.
Almacenista
4 Informa el resultado de la inspección ocular de los elementos, al alcalde municipal.
Almacenista
5 Toma la determinación de dar los elementas en comodato o no.
Alcalde
6 Si autoriza el comodato, se proyecta el mismo y pasa a revisión jurídica.
Almacenista
7 Una vez revisado jurídicamente, es firmado por el alcalde.
Alcalde
8 Hacerlo firma por el comodatario y se le entrega una copia original.
Almacenista
9 Se archiva una copia original en la dirección operativa de almacén.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: ADQUISICION DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS.
PROCEDIMIENTO: EXPEDICION DE POLIZAS.
CÓDIGO: PAA14
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
El objetivo de la adquisición de las pólizas es que la entidad asegurare los bienes muebles, inmuebles, maquinaria, equipos electrónicos y vehículos con los que cuentan, contra los diferentes riesgos por hurto, daño o pérdida que puedan generar un detrimento patrimonial para la entidad
BASE LEGAL:
Ley 80 de 1993 en el articulo 2.
Ley 1150 de 2007.
Decreto reglamentario 2474 de 2008.
ALCANCE:
La administración municipal debe contar con la póliza de automóviles y previalcaldias, para el amparo de los bienes de propiedad del municipio, con el fin de que ante un siniestro estén amparados y puede realizarse la reclamación correspondiente y por lo tanto una indemnización por los daños causados.
RIESGOS:
Que el municipio no adquiera la póliza de automóviles y previalcaldias, y ante un siniestro no exista ningún bien amparado y se presente detrimento patrimonial.
CONTROLES:
Revisar el tiempo de vigencia de la póliza para que ningún bien mueble e inmueble, vehículos, se encuentre desamparado y ante de un siniestro se cuente con la debida póliza que ampare los daños o las perdidas que puedan generar un detrimento patrimonial.
INFORMES:
Póliza original debidamente firmada, por el ordenador del gasto y la empresa aseguradora que le expidió.
SOPORTES Y FORMATOS:
Póliza original debidamente firmada, por el ordenador del gasto
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
La expedición de las pólizas es algo prioritario e inaplazable, ya que se deben
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y la empresa aseguradora que le expidió.
contratar con una compañía de seguros legalmente establecida, los amparos contra los diferentes riesgos a que están sometidos los diferentes bienes muebles, inmuebles y vehículos que pertenecen al municipio, o de los cuales es legalmente responsable.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Se elabora estudio de conveniencia, junto con los demás documentos necesarios en el paquete.
Almacenista
SI
Surtir proceso de contratación
Se elabora un estudio de
conveniencia y se anexan
documentos requeridos
FIN
NO
Revisar pólizas y verificar que
estén incluidas las
especificaciones
Realizar proyecto de pliego de
condiciones
Supervisar contrato de seguros
Realizar reclamación
¿se presenta
algún siniestro?
SI
¿se presentan
inclusiones?
NOAdelantar trámites de inclusión
ante la entidad aseguradora
2 Se realiza el proyecto de pliego de condiciones.
Almacenista Secretaria de Despacho -
Contratación
3
Se surte el proceso de la modalidad de contratación de acuerdo a la ley y los decretos reglamentarios vigentes de la ley de contratación estatal.
Secretaria de Despacho -
Contratación
4
Una vez adjudicado y expedidas las pólizas por la aseguradora a la cual se le adjudico el contrato, se revisaran para verificar que los bienes muebles, inmuebles y vehículos estén incluidos, y que las fechas de vigencia de la póliza correspondan al tiempo establecido en el contrato.
Almacenista
5 Realizara la supervisión del contrato de seguros.
Almacenista
6 Estará atenta de realizar cualquier reclamación al llegarse a presentar un siniestro.
7
Adelantar trámites de inclusión ante la entidad aseguradora si se llegasen a presentar inclusiones de bienes inmuebles, muebles, vehículos y demás adquisición que realice el municipio.
Almacenista
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ALMACÉN
SUBPROCESO: MANEJO DE INFORMACION.
PROCEDIMIENTO: MANEJO Y ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
CÓDIGO: PAA15
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: El buen manejo de la correspondencia permite que la dependencia cuente con la información necesaria y que pueda aprovecharla en cualquier momento; es importante desde que recibe hasta que se archive la información.
BASE LEGAL:
Ley 594 de 2000.
ALCANCE: La administración municipal debe contar con un manejo adecuado de la información que recibe, radicándola y archivándola de manera adecuada.
RIESGOS:
Que la información que llega a la dependencia no sea radicada y no sean archivadas de manera adecuada.
CONTROLES:
Que la información se radica en la dependencia.
Se archiven de acuerdo a la fecha.
INFORMES:
Relación de los contratos de comodatos precarios, firmados para cada una de las vigencias fiscales.
SOPORTES Y FORMATOS:
Conjunto de documentos archivados de manera cronológica y ordenada.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: El archivo es el conjunto de documentos, o sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por la entidad publica, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Radica información Dependencia interesada La dependencia interesada
radica la información
Recibir y radicar información
Tramitar requerimiento del oficio
Archivar de acuerdo a la ley
de archivo
FIN
2 Recibe y radica diligenciando fecha y hora del recibo de la información.
Almacenista
3 Tramite el requerimiento del oficio Almacenista
4 Una vez tramitada la solicitud se archiva de manera de acuerdo a la ley de archivo.
Almacenista
5 Los documentos que son informativos, se archivan de manera inmediata.
Almacenista
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PROCESOS DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE APOYO
PROCESO: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
CÓDIGO: PAOA
VERSIÓN: 02
SUBPROCESOS: ARCHIVO, DESPACHO DEL ALCALDE=CORRESPONDENCIA, ACTUALIZACIÓN PAGINA WEB
OBJETIVO DEL PROCESO: Permitir el acceso a la comunidad a los servicios de la biblioteca e implementar el manejo del software suministrado por el Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional para un mayor control de la Biblioteca Pública Municipal ofreciendo un mejor servicio a la comunidad.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS (Material Bibliográfico)
RESPONSABLE PROCESO: BIBLIOTECARIO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
TODAS LAS AREAS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO ORGANIZACIONAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CÓDIGO: PAOA01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Sugerir medidas para la adecuada organización de los archivos de Gestión en las distintas dependencias de la Administración Municipal, para garantizar su correcta clasificación y conservación.
BASE LEGAL:
Pilares de normas aplicadas a los documentos y fundamentos de las políticas archivistas en el país.
Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112.Ley 594 de 2000 Ley general del archivos.
Articulo: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental
ALCANCE: Se clasifican y organizan los documentos de acuerdo a la normatividad.
RIESGOS:
Inadecuada clasificación y archivo de los documentos
Perdida de documentos
Deterioro de la unidad Documental
CONTROLES:
Contar con los elementos adecuados (carpetas, etc.)
Tener debidamente foliada la documentación de acuerdo a la clasificación.
Adecuado archivo de los documentos, condiciones ambientales adecuada del deposito de archivo
Mantener bases en medio magnético de la documentación tramitada en cada dependencia, especialmente la contratación.
INFORMES:
Informe al alcalde y comité de archivo municipal y demás entidades Gubernamentales que las soliciten.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato Tabla de Retención Documental
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
La transferencia de documentos debe estar relacionada en medio magnético y físico de acuerdo a su clasificación, foliada
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en documentos originales.
Nombrar un funcionario que se dedique exclusivamente al archivo general de la Administración Municipal, de tal forma que se facilite la recepción de la correspondencia documental de cada una de las dependencias y por lo tanto quede asequible y aplicable.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Foliar y encarpetar la documentación de acuerdo a la normatividad vigente.
Auxiliar Administrativo
Verificar y controlar estado de
conservación de documentos
FIN
Foliar y encarpetar la
documentación
Registrar información en
el sistema
Se recibe y selecciona
documentación para
archivar
Organizar y colocar en los
respectivos estantes.
¿Encuentra
inconsistencias?
SI
NODevolver documentos
señalando inconsistencias
NO
¿Hay
anomaías?
SI
Reportar inquietudes e
informar anomalías al comité
de archivo
2 Registrar en el sistema de la base de datos archivística la documentación
Auxiliar Administrativo
3
Si encuentra Inconsistencias procede a informar a la dependencia correspondiente y hacer devolución de la documentación, señalando claramente las inconsistencias
Auxiliar Administrativo
4
Verificar y controlar el estado de conservación de los documentos y reportar inquietudes, informar anomalías que pudieren presentarse en cuanto a la conservación de los mismos al Despacho del Alcalde y al Comité de Archivo.
Auxiliar Administrativo
5 Organización y depósito de los documentos en los respectivos estantes.
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: DESARROLLO ORGANIZACIONAL
SUBPROCESO: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
CÓDIGO: PAOA02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes dependencias de la Administración Municipal frente a la responsabilidad que tienen en la organización, presentación y difusión de sus archivos.
BASE LEGAL:
Pilares de normas aplicadas a los documentos y fundamentos de las políticas archivistas en el país.
Ley 594 de 2000, Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95,112
Ley general del archivos Articulo: 24 Obligatoriedad de las Tablas de Retención Documental
ALCANCE: Determinar el tiempo de Retención documental de los ciclos archivísticos Archivo de Gestión: son los documentos que reposan en cada una de las dependencias por un tiempo límite. Archivo Central: Son los documentos que se ubican en el deposito por un tiempo determinado de acuerdo a su valor documental estos cuando pierden su valor pasan al archivo Histórico.
RIESGOS:
Préstamo de documentos originales para consulta.
Perdida o deterioro de la unidad Documental
CONTROLES:
Registro de fecha, hora y nombre de la persona que solicita la información.
Acción disciplinaria para funcionarios negligentes en el manejo del archivo.
INFORMES:
Informe al archivo General de la Nación sobre las Tablas de Retención Documental.
SOPORTES Y FORMATOS:
Formato Tabla de Retención Documental (Este formato se debe diligenciar con cada una de las dependencias, para saber que unidades documentales elaboraban en su dependencia y cuanto tiempo debe permanecer en el archivo de Gestión)
Formato préstamo de documentos
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
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Formato préstamo documentos internos
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Consultar con cada una de las dependencias para determinar que unidades documéntalas elaboraban en su oficina.
Auxiliar Administrativo
Verificar convenciones para
determinar disposición final
FIN
Clasificar documentación de
acuerdo a la serie y sub serie
(código)
Determinar tiempo de
Retención documental
Se consultan las unidades
documentales por
dependencia
Poner a consideración de
comité de archivo para
aprobación y ejecución
Determinar tradición
documental para clasificación
y señalización
2
Se clasifica la documentación de acuerdo a la serie y sub. serie documental presentada por cada dependencia (código)
Auxiliar Administrativo
3
Determinar el tiempo de Retención documental de los ciclos archivísticos como son archivo de Gestión, archivo Central e histórico. Archivo de Gestión: son los documentos que reposan en cada una de las dependencias por un tiempo límite. Archivo Central: Son los documentos que se ubican en el deposito por un tiempo determinado de acuerdo a su valor documental estos cuando pierden su valor pasan al archivo Histórico.
Auxiliar Administrativo
4
Luego se determina la tradición documental si es original o copia. Para su respectiva clasificación y señalización.
Auxiliar Administrativo
5
Por ultimo verifica las convenciones para determinar la disposición final como son: Conservación total, eliminación, Microfilmación y selección.
Auxiliar Administrativo
6 En este paso se pone a consideración del comité de archivo para su aprobación y ejecución.
Auxiliar Administrativo
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO: TRAMITE INTERNO DE CORRESPONDENCIA
CÓDIGO: PAOA03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Recibir Adoptar efectivamente la recepción y trámite de la correspondencia buscando una manera que permita mejorar la prestación del servicio, dando respuesta lo más pronto posible.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95,
Código Contencioso Administrativo.
Ley 734 de 2002
ALCANCE: Inicia con la recepción de la correspondencia y finaliza
RIESGOS:
No dar trámite adecuado y eficaz a la correspondencia, por múltiples ocupaciones.
Sanciones disciplinarias
Perdida del documento recibido
CONTROLES:
Al recibir la correspondencia se radica con firma de la persona que recibe, fecha y hora.
Llevar un adecuado registro de correspondencia recibida.
INFORMES: Entregar informe al Señor Alcalde de las actividades y tareas realizadas durante la semana.
SOPORTES Y FORMATOS:
Actuación y carpeta de archivo
Libro radicador
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
Se debe estipular un software de archivo y correspondencia.
Establecer y adecuar la planta física para la recepción y trámite de la correspondencia.
Dar cumplimiento a la normatividad en lo que respecta al archivo
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Recepción de la correspondencia Auxiliar Alcaldía
Entregar a dependencia que
corresponda
Recibir copias de los oficios
entregados
NO
Tramitar correspondencia
FIN
Revisar, analizar y radicar
correspondencia
Se recibe la
correspondencia
Archivar copia (1)
¿Pertenece a
la Oficina?
SI
2 Revisa, analiza y radica correspondencia, pasa al despacho para el conocimiento del Secretario de Despacho
Auxiliar Alcaldía
3
Si se reparte se entrega la petición al funcionario para su trámite correspondiente y una vez tramitada la petición y corregida la respuesta procede a la firma del Alcalde.
Alcalde
4 Entregarlo al usuario ó destinatario quien devuelve la copia con el respectivo soporte de recibido.
Auxiliar Alcaldía
5
Se recibe las copias de los oficios entregados para ser descargados en el libro de control de correspondencia entregada y para ser archivada.
Auxiliar Alcaldía
6 Entrega la copia con la constancia de recibido. Archivar la copia en la carpeta correspondiente.
Auxiliar Alcaldía
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO: EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES Y OTROS
CÓDIGO: PAOA04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para la recepción y trámite de la correspondencia de la oficina de manera que permita una mejor prestación del servicio.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95, Código Contencioso Administrativo.
Ley 734 de 2002
Ley 53 de 1985
Ley 594 de 2000
ALCANCE: Se efectúa la expedición de certificaciones y constancias solicitadas por quien las necesite.
RIESGOS:
Que no se encuentre el documento soporte para expedir la certificación (hojas de vida, contratos, etc.).
No certificar una información solicitada dentro del plazo solicitado, lo cual acarrearía algunas sanciones disciplinarias dependiendo del tipo de información.
CONTROLES:
Llevar libro radicador de recepción y salida de correspondencia.
Establecer reglamento para el trámite de correspondencia y certificaciones
Tener una base de datos sistematizada que permita hacer el seguimiento rápido y eficaz a la tramitología de la correspondencia.
INFORMES: Informe al despacho del Alcalde, entes de control y entidades que lo requieran.
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SOPORTES Y FORMATOS:
Actuación, formatos y bases de datos.
Libro radicador,
Recibo de pago expedido por Tesorería de acuerdo a acto administrativo.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Toda la correspondencia, solicitudes y certificaciones deben ser registradas en el libro radicador.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Solicitar certificación verbalmente o por escrito, previa cancelación en la Tesorería, en caso de ser necesario la cancelación.
Solicitante
interesado Solicita
certificación verbalmente o por
escrito
Entregar documento al
solicitante en original (1)copia
para el archivo
FIN
Solicitar información a la
oficina de archivo
Verificar archivos físicos
Recibir solicitud, verificando
recibo de pago
Elaborar certificación
conforme a lo solicitado
2 Recepción de solicitud escrita de constancias o certificaciones, verificando recibo de pago.
Secretaria de Despacho
3 Solicitar la información necesaria a la oficina de archivo
Secretaria de Despacho
4 Verificar archivos físicos para poder diligenciar la certificación.
Secretaria de Despacho
5 Elaborar la certificación de acuerdo a la información requerida.
Secretaria de Despacho
6
Entrega de documento solicitado en original al solicitante y copia para el archivo.
Secretaria de Despacho
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO: RESPUESTAS A SOLICITUDES Y DERECHO DE PETICION
CÓDIGO: PAOA05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para la recepción y trámite de la correspondencia dirigida al señor alcalde.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículos 23, 29, 95, Código Contencioso Administrativo.
Ley 734 de 2002, Ley 53 de 1985 y Ley 594
ALCANCE: Se efectúa la elaboración y entrega de respuestas a las solicitudes y derechos de petición, dirigidos al despacho
RIESGOS:
Que no se encuentre el documento soporte para realizar la respuesta
No responder los oficios dentro del plazo solicitado o especificado en las normas, lo cual acarrearía algunas sanciones disciplinarias dependiendo del tipo de información.
CONTROLES:
Llevar libro radicador de recepción y salida de correspondencia.
Tener una base de datos sistematizada que permita hacer el seguimiento rápido y eficaz a la traumatología de la correspondencia.
INFORMES: Informe al despacho del Alcalde, entes de control y entidades que lo requieran.
SOPORTES Y FORMATOS:
Actuación, formatos y bases de datos.
Recibo de pago expedido por Tesorería de acuerdo a acto administrativo.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Toda la correspondencia, solicitudes y certificaciones deben ser registradas en el libro radicador.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Solicitar cualquier tipo de información o acto, verbalmente o por escrito, previa cancelación en la Tesorería, en caso de ser necesario la cancelación.
Solicitante
Interesado solicita información
verbalmente o por escrito
Entregar documento al
solicitante en original (1)copia
para el archivo
FIN
Solicitar información a la
oficina de archivo o
dependencia involucrada
Verificar archivos físicos
Recibir solicitud, verificando
recibo de pago
Elaborar documento conforme
a lo solicitado
2 Recepción de solicitud escrita. Secretaria de
Despacho
3
Solicitar la información necesaria a la oficina de archivo (secretaria de Gobierno), u otra dependencia según el caso.
Secretaria de Despacho
4 Verificar archivos físicos para poder elaborar la respuesta.
Secretaria de Despacho
5 Elaborar el documento acuerdo a la información requerida.
Secretaria de Despacho
6
Entrega de documento con las respuestas a lo solicitado en original al solicitante y copia para el archivo.
Secretaria de Despacho
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ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO: COORDINACION Y PROGRAMACION DE CITAS, JUNTAS Y REUNIONES
CÓDIGO: PAOA06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer y adoptar el reglamento interno para coordinar y programar cada una de las citas, juntas y reuniones con el Alcalde Municipal.
BASE LEGAL:
Constitución Política de Colombia, artículos 23, 95, Código Contencioso Administrativo.
Ley 962 de 2005
ALCANCE: Se efectúa la Coordinación y programación de los eventos y reuniones en las que participe el Alcalde Municipal, así como diligenciamiento de la Agenda del alcalde en cuanto a Atención al público.
RIESGOS:
Que no se encuentre la agenda del Alcalde Municipal ya programada.
La aparición de un caso fortuito o de fuerza mayor por la que no se pueda realizar la reunión o junta y no se de aviso en el momento.
CONTROLES:
Llevar agenda sistemática y escrita.
Tener un plan de acción en el momento de realizar la programación y desarrollo de actividades públicas en las que participe el Alcalde Municipal
INFORMES: Informe al despacho del Alcalde, entes de control y entidades que lo requieran.
SOPORTES Y FORMATOS:
Actuación, formatos y bases de datos.
Solicitudes escritas de eventos e invitaciones al Alcalde Municipal.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Todas las reuniones, citas, congresos y actos públicos deben ser registrados en la agenda mensual o cronograma de actividades del Alcalde Municipal.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Solicitar de forma verbal o escrita un encuentro con el Alcalde Municipal, especificando lugar, hora y datos para cualquier información.
Solicitante
Interesado solicita reunión con
el Señor Alcalde
Coordinar la Secretaria de
Gobierno la organización de
cualquier tipo de reunión.
FIN
Revisar agenda y/o
cronograma de actividades
Verificar con el Señor Alcalde
la confirmación y/o
programación de la solicitud
Recibir solicitud escrita o
verbal, con especificaciones
Elaborar documento conforme
a la información suministrada
por el Señor Alcalde
¿La respuesta
es afirmativa?
SI
NO
Entregar documento al
solicitante en original (1)copia
para el archivo
2 Recepción de solicitud escrita o verbal.
Secretaria de Despacho
3
Realizar la revisión de la agenda y/o cronograma de actividades para verificar la posibilidad de la asistencia.
Secretaria de Despacho
4 Verificar con el Alcalde Municipal la confirmación y/o programación de cada solicitud.
Secretaria de Despacho
5 Elaborar el documento acuerdo a la información suministrada por el Alcalde Municipal.
Secretaria de Despacho
6
Entrega de documento con las respuestas a lo solicitado en original al solicitante y copia para el archivo.
Secretaria de Despacho
7
En Caso de ser afirmativa la respuesta se comienza a coordinar con la Secretaria de Gobierno la organización de cualquier tipo de reunión, junta o acto público, en el que se necesite de su apoyo.
Secretaria de Despacho
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EDICIÓN DEL LA PAGINA WEB MUNICIPAL
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
SUBPROCESO: MANTENIMIENTO PÁGINA WEB
PROCEDIMIENTO: EDICIÓN DEL LA PAGINA WEB MUNICIPAL
CÓDIGO: PAOA07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación
BASE LEGAL:
Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, Agenda de Conectividad y Ministerio de Comunicaciones.
DECRETO NUMERO 1151 DE 2008, (abril 14), por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones
Guía de Información a Recopilar para Publicar en el Sitio Web de la Alcaldía
La Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003, que introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública
El Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005, que precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública.
El Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, que fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC.
Resolución Administrativa No. 487 del 16 de julio de 2008, Por medio de la cual se crea el Comité de Gobierno en Línea Territorial en el Municipio de San Martín de los Llanos, Meta, dentro de la Estrategia de Gobierno en liena.
ALCANCE: Mejorar la provisión de servicios a los ciudadanos y las empresas; Fortalecer la
RIESGOS: Publicar en la página Web información falsa, incoherente, ofensiva, incompleta, etc.
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transparencia del Estado y la participación ciudadana; Mejorar la eficiencia del Estado.
CONTROLES:
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
SUGERENCIAS Y OBSERVACIONES
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Ingresa a la página Web del Municipio www.sanmartin-meta.gov.co
Dirección Financiera Presupuesto
Para publicar información
nueva como Editor, se
selecciona el canal, se hace
clic en añadir Ítem
Para nuevos integrantes el comité
Gel-t se les capacita de la forma
como se debe subir la información
para publicar.
Ingrese al sistema de
publicación de contenidos
Verifique en cada uno de los
canales si hay información en
el estado por aprobar.
Se ingresa a la página
Web del Municipio
Selección del menú
información por aprobar, se
marca con x en aprobar y
luego ir.
Ingresa al canal, revisa que
información realizar ajustes y
correcciones y publica la
información.
Verificar información
ingresada
¿requiere
ajuste?
SI
NO
2 Ingrese al sistema de publicación de contenidos http://www.sanmartin-meta.gov.co/apc-aa/admin/
Dirección Financiera Presupuesto
3
Ingrese el nombre el usuario y contraseña.
Dirección Financiera Presupuesto
4 Verifique en cada uno de los canales si hay información en el estado por aprobar.
Dirección Financiera Presupuesto
5
Se ingresa al canal, hacemos doble clic en la información a pública y se revisa que efectivamente la información sea entendible, agradable, de fácil lectura, vigente, relevante, creíble y completa, se realizan ajuste y correcciones y se publica la información.
Usuario SICE
6
Para publicar información nueva como Editor, se selecciona el canal, se hace clic en añadir Ítem, se ingresa la información a publicar acompañada de una imagen y se hace clic en publicar, para que pase al estado por aprobar.
Dirección Financiera Presupuesto
7
Selección del menú información por aprobar, se marca con una x la lo que se quiere publicar, hacemos clic en aprobar y luego en la palabra ir.
Dirección Financiera Presupuesto
8
Se ingresa a la página Web del municipio para verificar como quedo la noticia, en caso se requerir algún ajuste se ingresa con el mismo procedimiento y se modifica.
Dirección Financiera Presupuesto
9
Para los nuevos integrantes el comité Gel-t se les da una breve explicación de la forma como se debe subir la información para publicar.
Dirección Financiera Presupuesto
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PROCESOS DE
EVALUCACÓN Y
CONTROL
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PROCESOS DE CONTROL INTERNO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO: PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL
PROCESO: EVALUACIÓN Y CONTROL CÓDIGO: PEC CI VERSIÓN: 01
PROCEDIMIENTOS: AUDITORIA OPERACIONAL, PLAN DE MEJORAMIENTO ORGANIZACIONAL, FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL
OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo permita la autoprotección para garantizar una función administrativa transparente, eficiente y una alta contribución al cumplimiento de la finalidad social del Estado.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia. Articulo 3° y el parágrafo único del artículo 9° de la Ley 87 de 1993. Decreto 2145 de 1999. Decreto 1599 de 2005. NTCGP1000:2004 NTC ISO 19011:2002 Guía MECI 2008
RECURSOS: HUMANOS, FÍSICOS, TECNOLOGICOS
RESPONSABLES PROCESO: SECRETARIA DE DESPACHO CONTROL INTERNO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
Todas las áreas y procesos de la administración Municipal del orden territorial y Gubernamental
Manual de Procesos y Procedimientos Manual de funciones
-Planeación de auditorías -Informes de auditorias -Formular planes de mejoramiento -Evaluación y seguimiento a los planes de mejoramiento -Justiciar las alarmas generadas del
-Plan de Auditoría
Informe de -Auditoría
-Capacitaciones
-Informes trimestrales
Todas las dependencias de la Administración Municipal.
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SICE -Informe de Control Interno Contable -Confrontar la implementación del MECI 1000:2005 -Instaurar los informes ante entes gubernamentales
ELABORÓ: NOMBRE: CARGO: FECHA:
REVISO: NOMBRE: CARGO: FECHA:
APROBÓ: NOMBRE: CARGO: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO: AUDITORÍA INTERNA
CÓDIGO: PEC CI 01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Determinar si las políticas, planes, normas y procedimientos se cumplen, mediante la aplicación del examen y evaluación del sistema de control interno.
BASE LEGAL:
Artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia.
Articulo 3° y el parágrafo único del artículo 9° de la Ley 87 de 1993.
Decreto 2145 de 1999.
Decreto 1599 de 2005.
NTCGP1000:2004
NTC ISO 19011:2002
ALCANCE: Inicia con la planificación de la auditoría y finaliza con el informe definitivo, revisado y aprobado.
RIESGOS: No realizar una adecuada auditoria por falta de colaboración de los funcionarios
CONTROLES: Establecer planes de sensibilización.
INFORMES: Informe de Auditoria
SOPORTES Y FORMATOS:
Cuestionario o formato de auditoria de Control Interno.
Papeles de trabajo
Informe de auditoria
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Establecer el control interno como un sistema, del cual hacen parte todos los funcionarios de la Administración Municipal e igualmente son responsables.
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Planifica y abarca actividades que van desde las disposiciones iniciales para tener acceso a la información necesaria hasta los procedimientos que se han de seguir al examinar tal información.
CONTROL INTERNO
Se planifican las actividades
desde las disposiciones iniciales
hasta los procedimientos
Planear todas las actividades a
desarrollar
1
Elaborar oficio de notificación de la
auditoria a la dependencia a
auditar
2
De acuerdo a la auditoria se planean las actividades que correspondan.
CONTROL INTERNO
3 Elabora oficio de notificación de la auditoria a la dependencia a auditar.
CONTROL INTERNO
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4
Diseña programa de auditoria (general o Especifico) por áreas, procesos, ciclos o actividades según aplique, determinan la muestra, prepara el papel de trabajo para el diseño muestral, identificando el área auditada, periodo sujeto de examen y referencia del papel de trabajo.
CONTROL INTERNO
Diseñar programa de auditoria
general o específico
Evalúa los resultados de las
pruebas
1
Aplicar pruebas de control
Formular recomendaciones
conforme a los resultados de la
auditoria.
Analizar las evidencias y
explicaciones adicionales, revisar
hallazgos
FIN
firmar el informe definitivo de
auditoria
SI
Ejecuta las correcciones o
modificaciones
preparar las conclusiones y
recomendaciones finales
Efectuar reunión con responsable
de dependencia auditada y
Levantar acta con con planes de
mejoramiento.
¿Hay
observaciones?
NO
¿Hay
correcciones ?
SISI
Efectuar las
correcciones
Elaborar oficio de remisión del
informe definitivo de auditoria
Revisa informe definitivo de
auditoria
¿Esta de
acuerdo?
NO
SI
Suscribir informe de auditoria
Elaborar oficio de remisión para
revisión y aprobación
Aprobar informe con firmas y
Archivar (1) copia
5
Aplicación de pruebas de control (entrevista, observación e inspección), pruebas analíticas (implican la comparación de lo realizado con la experiencia del auditor), pruebas de detalle (Confirmación, inspección física, comprobación y cálculos)
CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO
6 Evalúa los resultados de las pruebas, la evidencia y validación de conclusiones y recomendaciones
CONTROL INTERNO
7
Se Formulan las recomendaciones conforme a los resultados de la auditoria.
CONTROL INTERNO
8
Respecto del borrador del informe se hace el análisis de las evidencias y explicaciones adicionales, se revisan los hallazgos, asegurando que estos se encuentren sustentados en los papeles de trabajo, en caso de existir observaciones se ejecutan las correcciones o modificaciones. Se armoniza el informe y se preparan las conclusiones y recomendaciones finales
CONTROL INTERNO
9
Se realiza reunión con el responsable del área auditada para leer y analizar los resultados de la auditoria y en caso de ser necesario se levanta un acta con el fin de que se haga un plan de mejoramiento.
CONTROL INTERNO
10
De no existir correcciones u otras modificaciones, firmara el informe definitivo de auditoria, en el número de ejemplares que sean necesarios para ser remitidos a las instancias correspondientes.
CONTROL INTERNO
11 Elabora oficio de remisión del informe definitivo de auditoria, y lo envía al responsable del área auditada.
CONTROL INTERNO
13
Revisar y aprobar informe con firmas de responsable del área y control interno, archivar (1) copia.
CONTROL INTERNO
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: PLAN DE MEJORAMIENTO CDM 115
CÓDIGO: PEC CI 02
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Hacer seguimiento periódico durante el año, a las acciones programadas en los planes de mejoramiento suscritos por la Administración Municipal de San Martín de los Llanos a la Contraloría Departamental del Meta, con el fin de verificar su cumplimiento o avance. Realizar seguimiento a cada área que permita a los responsables de los procesos mejorar la efectividad de los mismos, facilitando la solución de problemas y aplicación de medidas correctivas y planes de mejoramiento.
BASE LEGAL: Ley 87 de 1993. Guía básica de las oficinas de control
interno (Consejo Asesor del Gobierno Nacional)
Decreto 2145 de 1999. Decreto 1599 de 2005.
ALCANCE: Inicia con la elaboración del plan de mejoramiento y finaliza con la presentación del informe de resultados o avances.
RIESGOS: Incumplimiento y falta de colaboración y compromiso de los funcionarios de la Administración Municipal.
CONTROLES: Establecer planes de sensibilización que involucren a todos los funcionarios y los comprometan con la entidad, además hacer seguimiento a los compromisos que se incluyeron dentro del plan de mejoramiento
INFORMES: Informe de Resultados
SOPORTES Y FORMATOS:
Planes de Mejoramiento.
Programa.
Informe
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Establecer unos requisitos previos, definidos por el encargado del control Interno, quien realizará seguimiento y formulará las recomendaciones, verificando que se acaten las sugerencias hechas por los entes de control externo.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Consulte carpeta de planes de mejoramiento.
CONTROL INTERNO se consultan los planes
de mejoramiento
Ejercer el papel de facilitador en
generación de soluciones
Rendir informe a la Contraloría
Departamental del Meta
Realizar seguimiento a cada
hallazgo encontrado
FIN
Elaborar programa de
seguimiento y verificación
Elaborar y presentar informe de
resultados en formato en
formato CDM 1151-1
Archivar (1) copia con firma
de recibido por parte de la
contraloría
2
Acompaña en generación de soluciones y ejercen el papel de facilitador.
CONTROL INTERNO
3
Elabora programa de seguimiento y verificación de acuerdo con las recomendaciones y el plan de mejoramiento.
CONTROL INTERNO
4
Hacer seguimiento, verificación a cada hallazgo que pertenece a las diferentes dependencias de la Administración Municipal.
CONTROL INTERNO
5
Elaborar, digitar y presentar informe de resultados de avances en formato CDM 1151-1
CONTROL INTERNO
6
Rendir informe a la Contraloría Departamental del Meta el cual va con el vito de representante legal y Control Interno.
ALCALDE CONTROL INTERNO
7 Archivar copia con recibido de la Contraloría Departamental del Meta.
CONTROL INTERNO
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO: FOMENTO DE LA CULTURA DEL CONTROL
CÓDIGO: PEC CI 03
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Crear conciencia en los servidores de la ALCALDIA de San Marin de los Llanos, con capacitaciones durante el año sobre la importancia de crear en ellos cultura, participación y conocimiento del control interno, trabajo en equipo para la adopción de prácticas de autocontrol hacia el cumplimento de la misión de la entidad.
BASE LEGAL:
Ley 87 de 1993.
Decreto 2145 de 1999.
Decreto 1599 de 2005.
ALCANCE: Inicia con la elaboración de la programación y finaliza con la realización de las charlas.
RIESGOS:
Desinterés de los funcionarios
Inasistencia a las actividades
Resistencia al cambio
CONTROLES: Se establecen estrategias de ambientación, motivación y divulgación además se socializa la programación estableciendo las responsabilidades, fechas, actividades y frecuencia.
INFORMES: Informe de Resultados
SOPORTES Y FORMATOS:
Normatividad vigente
Guía de la Función Pública
Programas. ( Teleconferencias y Charlas)
Ayudas didácticas.
Diagnóstico.
Programación (cronograma)
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Entender el control interno como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Establecer estrategias de ambientación: motivación, divulgación, etc. Y elaborar la programación.
CONTROL INTERNO
Se establecen estrategias
de ambientación
Elaborar programación
Realizar programas de
motivación
Divulgar la información
Preparar temas de
capacitación
seleccionados.
FIN
Elaborar ayudas
didácticas
Realizar capacitación de
acuerdo al cronograma
Elaborar informe inicial
con el cronograma
Elaborar ayudas
didácticas
Elabora informe mensual
Preparar charlas de
interiorización y
compromiso
Realizar diagnóstico de
necesidades
Elaborar la programación
mensual
2 Consecución y/o elaboración de ayudas didácticas
CONTROL INTERNO
3 Se Realizan programas de motivación acerca del control Interno
CONTROL INTERNO
4
Se utilizan los medios de divulgación y comunicación: carteleras, carteles, mensajes Teleconferencias, Capacitación, correos, etc.
CONTROL INTERNO
5 Elaborar el informe inicial con el cronograma
CONTROL INTERNO
6 CONOCIMIENTO: Realizar diagnóstico de necesidades en las oficinas.
CONTROL INTERNO
7 Elaborar la programación mensual. CONTROL INTERNO
8 Elaboran ayudas didácticas CONTROL INTERNO
9 Preparar temas de capacitación seleccionados.
CONTROL INTERNO
10 Realizar capacitación de acuerdo con cronograma.
CONTROL INTERNO
11 Elabora informe mensual. CONTROL INTERNO
12
INTERIORIZACIÓN Y COMPROMISO: Prepara charlas de interiorización, afianzamiento, compromiso en la cultura de control, autocontrol y realiza las charlas.
CONTROL INTERNO
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
CÓDIGO: PEC CI 04
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Realizar cuatrimestralmente, la evaluación del sistema de control interno contable en la alcaldía de San Martín de los Llanos – Meta, con el fin de hacer las recomendaciones para el mejoramiento, a través de los informes de evaluación.
BASE LEGAL:
Ley 87 de 1993.
Resolución 196 de 2001
Resolución 190 de 2004
Resolución 357 de 2008.
ALCANCE: Perfeccionar las falencias de los estados financiaos.
RIESGOS:
Desinterés de los funcionarios
Inasistencia a las actividades
Resistencia al cambio
CONTROLES: Se establecen estrategias de ambientación, motivación y divulgación además se socializa la programación estableciendo las responsabilidades, fechas, actividades y frecuencia.
INFORMES: Aplicativo SHIP de Control Interno Contable
SOPORTES Y FORMATOS:
Estados Financieros
Aplicativo SHIP
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Apropiarse del control interno contable como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Bajar y actualizo el aplicativo del SHIP Control Interno Contable con mi respetiva clave.
CONTROL INTERNO
Se ingresa al sistema y baja y
actualiza el aplicativo del chip
control interno contable
Evaluar información financiera y
contable del municipio y verificar
soportes
Imprimir los resultados validados
Consultar normatividad en la
página de la Contaduría General
SI
FIN
Elaborar un archivo plano
Archivar (1) copia de la
información enviada
Ingresar a la página de la
contaduría con la clave de
acceso
Diligenciar el aplicativo en el
archivo plano y enviar
¿El aplicativo
no valida?
Si
Buscar el error y corregirlo
NO
NO
Enviar información por correo
certificado a la Contaduría
General
¿Existen
hallasgos?
Corregir hallazgos
2 Elaboro un archivo plano CONTROL INTERNO
3
Se consulta normatividad de control interno contable de la Contaduría General de la Nación.
CONTROL INTERNO
4
Evalúo la información financiera y contable de la administración Municipal de San Martín verificando soportes.
CONTROL INTERNO
5
Entro a la página de la Contaduría General de la Nación con la respectiva clave al aplicativo del SHIP.
CONTROL INTERNO
6 Procedo a diligenciar el aplicativo en el archivo plano.
CONTROL INTERNO
7 Elaborado se envía el aplicativo. CONTROL INTERNO
8
Si no valida el aplicativo hay que buscar el error e intentarlo de nuevo.
CONTROL INTERNO
9
Ya validado la información se procede a imprimir los resultados validados
CONTROL INTERNO
10
Enviar a la Contaduría General de la Nación. un correo certificado los resultados
CONTROL INTERNO
11 Archivar copia de informe del correo del enviado.
CONTROL INTERNO
12 Proceder a corregir si existen hallazgos.
CONTROL INTERNO
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CÓDIGO: PEC CI 05
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Evaluar y hacer seguimiento durante el año, a la gestión del Municipio de San Martín De los Llanos, con el fin de establecer acciones que permitan el mejoramiento continuo de la gestión institucional.
BASE LEGAL: Ley 87 de 1993. Art. 12
ALCANCE: Se evalúa el del plan de acción de todas las dependencias del Municipio de San Martín de Los Llanos, y se realiza el respectivo informe.
RIESGOS: No recibir a tiempo la información
CONTROLES: Se establecen estrategias de ambientación, motivación y divulgación además se socializa la programación estableciendo las responsabilidades, fechas, actividades y frecuencia.
INFORMES: Informe de Resultados a los entes gubernamentales
SOPORTES Y FORMATOS:
Plan de Desarrollo.
Planes de Acción.
Información de avance del Plan de Desarrollo.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Entender el control interno como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.
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ALCALDIA MUNICIPAL
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 02 FECHA APROBACIÓN: Junio 25 de 2009
“UNIDOS POR UN GOBIERNO SOCIAL”
Carrera 5 No. 4 -75 B. Fundadores Teléfonos: 6484257- Fax: 6488367 www.sanmartin-meta.gov.co - Email: [email protected]
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Solicite consolidados de planes de acción a secretaria de Planeación.
CONTROL INTERNO Se solicitan los consolidados a
Secretaría de Planeación
Consultar planes de acción de
cada dependencia
Recibir información y analizarla
FIN
Elaborar el informe inicial con el
cronograma
Confrontar planes de acción con
la evaluación
Verificar la existencia de
indicadores
Elaborar informe de solicitud de
avances del Plan de Desarrollo
Firmar solicitud y enviar a
secretaría de Planeación
Responder solicitud y devolver a
Control Interno
Evaluar la respuesta
Elaborar el informe y enviar
2 Responda solicitud de control interno.
SECRETARIA DE PLANEACION
3 Analice de información. CONTROL INTERNO
4 Consulte planes de acción de cada secretaria.
CONTROL INTERNO
5 Elaborar el informe inicial con el cronograma
CONTROL INTERNO
6 Verifique la existencia de indicadores.
CONTROL INTERNO
7 Elabore informe de solicitud de avances del Plan de Desarrollo.
CONTROL INTERNO
8 Firma solicitud. CONTROL INTERNO
9 Responda solicitud de Control Interno
SECRETARIA DE PLANEACION
10 Evalúe respuesta CONTROL INTERNO
11 Confrontar planes de acción con la evaluación.
CONTROL INTERNO
12 Digita y envía informe. CONTROL INTERNO
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL INFORME EJECUTIVO ANUAL
CÓDIGO: PEC CI 06
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Elaborar anualmente en la Oficina de Control Interno del Municipio de San Martín de los Llanos – Meta, el informe ejecutivo anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno, para presentar al Consejo Asesor de Gobierno Nacional en materia de control interno, a más tardar el 16 de febrero de cada año.
BASE LEGAL:
Ley 87 de 1993, Art. 12
Decreto 2145 de 1999.
ALCANCE: Perfeccionar las falencias de los estados financiaos.
RIESGOS:
Desinterés de los funcionarios
Inasistencia a las actividades
Resistencia al cambio
CONTROLES:
Confrontación de la Información
Verificación de Información
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
Circulares de la Función Publica
Instructivo para la evaluación
Encuesta referencial
Informe de auditorias anteriores
Planes de Mejoramiento
Informes de evaluación
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Apropiarse del control interno contable como una oportunidad de mejoramiento continuo y no como un detector de errores.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Consultar normatividad vigente. Control Interno Se consulta la
normatividad vigente
Determinar la población objetivo
Digitar información en el programa
encuesta referencial.
Imprimir copias de encuesta
referencial
FIN
Elaborar informe, conforme a la
normatividad
Archivar (1) copia de la
información enviada
Ordenar información por niveles
Obtener la calificación e imprimir
encuesta
Obtener un programa de
evaluación
Instalar programa en el
computador
Aplicar encuesta al equipo de
evaluadores
Importe la información del
programa
Consolide información en el
programa
Consultar archivos de auditoria y
preparar cuerpo del informe
Consultar la información, digitarla
e imprimirla
Enviar informe al Ordenador del
gasto para visto bueno
Firmar informe y devolver a
control interno
Enviar informe al concejo asesor
del Gobierno Nacional
2 Obtenga programa de evaluación. Control Interno
3 Instale programa en computador. Control Interno
4 Imprima copias de la encuesta referencial por niveles de la organización.
Control Interno
5 Determine población objetivo por niveles en las distintas dependencias.
Control Interno
6 Aplique encuesta a equipo de evaluadores.
Control Interno
7 Ordene información por niveles. Control Interno
8 Digite información en el programa encuesta referencial.
Control Interno
9 Consolide información en el programa. Control Interno
10 Importe la información del programa. Control Interno
11 Obtenga calificación según la Matriz del programa.
Control Interno
12 Imprima encuesta referencial, matriz de evaluación y demás soportes.
Control Interno
13
Consulte archivos de auditoria evaluaciones. Control Interno
14 Prepara cuerpo de informe. Control Interno
15 Consolide la información. Control Interno
16 Digite la in formación y imprima. Control Interno
17
Conforme informe de acuerdo a la normatividad. Control Interno
18 Envíe informe al Ordenador del gasto para visto bueno.
Control Interno
19 Firme informe del Ordenador del gasto Alcalde
20 Envía informe firmado a secretaria de despacho de control interno
Alcalde
21 Envíe informe al Consejo Asesor del Gobierno Nacional
Control Interno
22 Enviar informe por correo certificado. Control Interno
23 Archivar copia de informe con el sello de enviado.
Control Interno
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACION DEL RIESGO
CÓDIGO: PEC CI 07
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Asesorar durante el año a todas las dependencias de la Administración Municipal de San Martín de los Llanos, para que através de la valoración y administración de los riesgos, la entidad cumpla con los objetivos proporcionales escritos.
BASE LEGAL:
Ley 87 de 1993.
Decreto 1537 de 2001
Decreto 2145 de 1999.
Decreto 1599 de 2005.
ALCANCE: Se estudia la normatividad vigente con respectivo a la administración de riesgos y se realiza el respectivo seguimiento.
RIESGOS:
CONTROLES: Verificación de los riesgos, confrontación con procesos.
INFORMES:
SOPORTES Y FORMATOS:
Guía de Administración de riesgos.
Matriz de valoración de riesgos.
Manual de procedimientos.
Manual de Funciones.
Estructura orgánica
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES:
ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1 Estudie normatividad vigente respeto a la administración de riesgos.
Control interno Se consulta la
normatividad vigente
Verificar la existencia de mapas de
riesgos
Actualizar mapa de riesgos
Elaborar plan para ejecutar la
actividad
Presentar plan al Señor Alcalde
1
NO SI
¿Hay mapas de
riesgos?
Coordinar la elaboración
1
2
Verifique que la existencia de los mapas de riesgos y determine a) actualizar mapa de riesgos si existe, b) coordinar la elaboración si no existe.
Control interno
3 Elabore plan para ejecutar la actividad
Control interno
4 Presente plan al Alcalde Control interno
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5 Convoque al comité coordinador del sistema de control interno.
Alcalde 1
Convocar al comité de
coordinación del sistema de
control interno
Exponer el plan al comité
FIN
Conformar equipos de trabajo por
dependencia
Aprobar el plan
Convocar a grupos por
dependencias para la capacitación
Elaborar mapa de riesgos y plan
para el manejo del riesgo
Presentar mapa de riesgos al
Señor Alcalde
Convocar al comité de control
interno
Proyectar acto administrativo para
adopción del mapa de riesgos
1
Realizar las capacitaciones
Elaborar cronograma de
capacitación
Entregar matriz de valoración y
establecer plazo para entrega de
la información
Recibir del equipo de trabajo las
matrices diligenciadas
Verificar información y
consolidarla
Presentar el mapa de riesgos con
los planes de manejo
Aprobar el mapa de riesgos y los
planes de manejo
Enviar a Acalde para aprobación y
firma
Socializar el mapa y el plan para
manejo del riesgo
6 Exponga el plan al comité Alcalde
7 Aprueben plan Comité Coordinador del
Sistema de Control Interno
8 Elabore cronograma de Capacitación Control interno
9
Convoque a grupos por dependencias para recibir capacitación
Control interno
10 Realice Capacitaciones Control interno
11 Conforme equipos de trabajos por dependencias
Control interno
12
Entregue matriz de valoración, instruya a equipos y establezca el plazo para entregar la información.
Control interno
13
Realicen la recolección, consolidación de la información y elaboración del plan para manejo de riesgos.
Equipo de trabajo
14 Entregue matrices diligenciadas con el plan a jefe de control interno
Equipo De Trabajo
15
Verifique la información Control Interno
16 Consolide la información Control Interno
17 Digite mapa de riesgos y plan para el manejo del riesgo
Control Interno
18 Presente mapa al Alcalde Control Interno
19 Convoque al comité coordinador del sistema de control interno.
Alcalde
20 Exponga mapa de riesgos y plan para manejo de riesgos
Alcalde
21 Apruebe mapas y plan para manejo de riesgos.
Comité Coordinador del Sistema de Control
Interno
22 Proyecte acto administrativo para adopción de mapas.
Control Interno
23 Lleve al Alcalde para la firma Control Interno
24 Firma Alcalde
25
Socialice el mapa y el plan para manejo del riesgo
Control Interno
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PROCESOS DE CONTROL DISCIPLINARIO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
TIPO DE PROCESO:
PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL
PROCESO: CONTROL DISCIPLINARIO
CÓDIGO: PEC CD
VERSIÓN: 02
SUBPROCESO:
RÉGIMEN DISCIPLINARIO
OBJETIVO DEL PROCESO: Proteger la función pública al interior del Municipio de San Martín de Los Llanos, adelantando las funciones relacionadas con los funcionarios, determinando su posible responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas sancionables.
SOPORTE LEGAL Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Constitución Política
Ley 734 de 2002
Ley 200 de 1995 a las investigaciones que se hayan iniciado en vigencia de dicha Ley.
RECURSOS: HUMANOS Y FÍSICOS
RESPONSABLE PROCESO: SECRETARIA DE GOBIERNO
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTO SALIDA CLIENTE
ELABORÓ REVISO APROBÓ
CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
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DESCRIPCIÓN DE PROCESOS
PROCESO: CONTROL DISCIPLINARIO
SUBPROCESO: RÉGIMEN DISCIPLINARIO
PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN RÉGIMEN DISCIPLINARIO
CÓDIGO: PEC CD01
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Aplicar las normas que se cobijan a los funcionarios públicos con relación al control interno disciplinario, ya sea por oficio o a solicitud de la Personería municipal.
BASE LEGAL:
Constitución Política
Ley 734 de 2002
Ley 200 de 1995 a las investigaciones que se hayan iniciado en vigencia de dicha Ley.
ALCANCE: La actividad se inicia cuando cualquier ciudadano, o cualquier autoridad pública de Oficio, o la Personería Municipal en ejercicio de su poder preferente remiten a la Secretaría de Gobierno una queja contra cualquier funcionario de la administración exceptuando al Alcalde Municipal o el Personero Municipal.
RIESGOS: Incumplimiento o violación de sus procedimientos.
CONTROLES: Informe Personería.
INFORMES: Para efectos del proceso se rinden informes a los organismos de control como la Personería Municipal, La Procuraduría Departamental o la Procuraduría General de la Nación.
SOPORTES Y FORMATOS:
Queja ciudadana u oficiosa
Expediente disciplinario
Auto o acto administrativo
Notificación
Se lleva un registro de trámite en cada proceso.
Se lleva un archivo individual de cada proceso.
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES: Para efectos de investigaciones disciplinarias y diligencias preliminares no es legal ni procedente adelantar las investigaciones en formatos.
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLES FLUJOGRAMA
1
Recibe queja ya sea de manera escrita o verbal contra los funcionarios de la administración diferentes al Alcalde o Personero
Auxiliar Administrativo
Se recibe la queja ya sea
de manera escrita o verbal
Leer queja y Verificar si procede o
no la apertura de indagación
preliminar disciplinaria
Efectuar Indagación preliminar y
determinar si constituye falta
disciplinaria
1
Efectuar indagación
preliminar
Informar al denunciado su
derecho a defensa
SI
Decretar apertura de
investigación disciplinaria
¿Requiere
investigación
disciplinaria?NO
¿Abre
indagación?NO
Analizar procedencia y
remitir a Inspección de
policía
SI
1
¿Constituye falta
disciplinaria? SI
1
NO
Citar a indagación preliminar y
practicar pruebas
Archivar auto de
apertura
1
2
Lectura de la queja o informe oficioso y de acuerdo al tema se verifica conforme a los factores que determinan la competencia si procede o no la apertura de indagación preliminar disciplinaria.
Secretario de Gobierno
3
Analizara la procedencia de proferir o no resolución de apertura de investigación preliminar e igualmente verificar si no se encuentra impedido para conocer de la investigación, si efectivamente el funcionario contra el que se dirige la queja es disciplinable o no y remitirá a Inspección Municipal de Policía para que esta lleve a cabo la parte Instructiva del Proceso
Secretario de Gobierno
4
Indagación preliminar: la procedencia de la
investigación disciplinaria se ordenará una indagación preliminar, para verificar la ocurrencia de la conducta, determinar si es constitutiva de falta disciplinario si de ha actuado al amparo de una causal de exclusión de responsabilidad o identificar o individualizar el autor de la falta. La indagación preliminar es por el término de seis meses, y ordena práctica de pruebas conducentes al esclarecimiento de los hechos o escuchar en versión libre al disciplinado. No podrá extenderse a hechos distintos del que fue objeto de denuncia.
Inspector de Policía
5
Mediante Oficio se informa al funcionario contra el que se inicia la investigación preliminar que tiene derecho a ejercer su derecho de defensa, y se cita a indagación preliminar, Se practican las pruebas mencionadas en el auto de investigación preliminar.
Inspección Municipal de Policía
6
Una vez practicadas las pruebas y antes de finalizar los seis meses de indagación preliminar se profiere auto ordenando el archivo de la Investigación preliminar o se decreta la apertura de investigación disciplinaria la cual debe ser notificada al disciplinado. La indagación preliminar culminará con archivo definitivo o auto de apretura.
Inspector Municipal de Policía
NO
1
1
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7
Investigación Disciplinaria: Se iniciará
investigación disciplinaria con fundamento en la información recibida o en la indagación preliminar, se identifique al posible autor o autores de la falta disciplinaria. El auto que ordena abrir la investigación contendrá: Identidad del posible autor o autores. Pruebas cuya práctica se ordena.
Orden de incorporar a la actuación los antecedentes disciplinarios del investigado
certificación de la entidad a la cual el investigado esté o hubiese estado vinculado
constancia del sueldo devengado para la época de la realización de la conducta y su última dirección.
Orden de informar y de comunicar la decisión.
Inspección Municipal de Policía
Realizar la evaluación
Iniciar investigación disciplinaria
Informar y comunicar decisión al
investigado
¿Suspensión
provisional?
SINO
Ordenar la suspensión provisional
del servidor público
¿Formula pliego de
cargos?
SINO
Notificar personalmente al
investigado o apoderadoArchivar
actuación
Proferir auto ordenando abrir
investigación disciplinaria. (con
soportes)
1
1 2
8
Notificación. De dicho auto se notificará al
investigado, dejando constancia en el expediente. Informándole los derechos que asisten.
Secretario de Despacho
9
Suspensión Provisional: Durante la
investigación disciplinaria o el juzgamiento de faltas gravísimas o grave, siempre y cuando se evidencie serios elementos de juicio que permitan establecer que la permanencia en el cargo, función o servicio posibilita la interferencia del autor de la falta en el trámite de la investigación o permite que continúe cometiéndola o que la reitere; el investigador podrá ordenar motivadamente la suspensión provisional del servidor público por un término de 3 meses, prorrogable hasta por otro tanto.
Secretario de Gobierno
10
Evaluación: Vencido el término de
investigación el funcionario mediante acto motivado, evaluará el mérito de las pruebas recaudadas y formulará pliego de cargos u ordena el archivo de la actuación. Archivo Definitivo: Si se da lo establecido
en el Art. 73 y 156 inciso 3º de la Ley 734 se procederá al archivo definitivo que hará tránsito a cosa juzgada. Pliego de Cargos: cuando esté
objetivamente demostrada la falta y exista prueba que comprometa la responsabilidad del investigado se formulará pliego de cargos que se notificará personalmente al investigado o a su apoderado, sino se verifica la notificación personal se designa defensor de oficio a quien se le notifica contra esta decisión no procede recurso.
Secretario de Gobierno
1
2
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11 Una vez notificado personalmente el investigado tiene diez días para presentar descargos
Investigado o apoderado
FIN
Presentar descargos
¿Se solicitan
pruebas?SI
NO
Ordenar y practicar
pruebas
Proferir fallo
Notificar al investigado y al
quejoso y, comunicar a entes de
control
1
2
12
Si se solicitan pruebas, el investigador entrará a ordenar su práctica si son conducentes, una vez practicadas se corre traslado al investigado para alegatos por cinco días.
Inspector Municipal de Policía
13 Proferirá fallo dentro de los veinte días siguientes al vencimiento del termino para presentar alegatos
Secretario de Gobierno
14 Se produce fallo sancionando o absolviendo al sindicado y ordenando su notificación.
Secretario de Gobierno
15 Se notifica del fallo al investigado y se comunica del mismo al quejoso. Se informa a los organismos de control.
Secretario de Gobierno