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GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SOLOLÁ, DELDEPARTAMENTO DE SOLOLÁ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Ingeniero Andrés Lisandro Iboy ChiroyAlcalde MunicipalMunicipalidad de Sololá, del Departamento de SololáSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo reguladoen la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueronnombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales delmismo.

Sin otro particular, atentamente.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Ingeniero Andrés Lisandro Iboy ChiroyAlcalde MunicipalMunicipalidad de Sololá, del Departamento de SololáSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento delo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada,hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado porlos Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para elefecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica,son responsables del contenido y efectos legales del mismo.


Guatemala, 27 de mayo de 2013 Ingeniero Andrés Lisandro Iboy ChiroyAlcalde MunicipalMunicipalidad de Sololá, del Departamento de SololáSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en laliteral k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de suconocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los AuditoresGubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes,de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsablesdel contenido y efectos legales del mismo.


GUATEMALA, MAYO DE 2013

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SOLOLÁ, DEL DEPARTAMENTODE SOLOLÁ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2012

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

Balance General

Estado de Resultados

Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

6. ESTADOS FINANCIEROS

6.1 Balance General

6.2 Estado de Resultados

6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

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126.4 Notas a los Estados Financieros

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODOAUDITADO

10. COMISIÓN DE AUDITORÍA

11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

11.1 Misión (Anexo 1)

11.2 Visión (Anexo 2)

11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3)

11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato(Anexo 4)11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración(Anexo 5)11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con elConsejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuentede Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto(Anexo 8)

1. 2. 3. 4. 5.

Guatemala, 27 de mayo de 2013 Ingeniero Andrés Lisandro Iboy ChiroyAlcalde MunicipalMunicipalidad de Sololá, del Departamento de SololáSu despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los)Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM-0696-2012 de fecha 21 de septiembre 2012 he(hemos) efectuado Auditoría Financiera y Presupuestaria, en la (el) Municipalidadde Sololá, del Departamento de Sololá con el objetivo de evaluar la razonabilidadde la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria deingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31de diciembre de 2012. Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de laMunicipalidad de Sololá, del Departamento de Sololá, la ejecución presupuestariade ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas,actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas deactivo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebasselectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad eimportancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizadose detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales sedescriben a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNOÁrea Financiera

Deficiencia de registros en tarjetas de responsabilidadDeficiencias en compra de combustiblesActivos en mal estado sin gestión de baja de inventarioCuentas de Balance General sin depurarOrden de Compra sin firma del responsable

1.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES YREGULACIONES APLICABLESÁrea Financiera

Deficiente seguimiento para la recuperación de cartera morosa

La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. GregorioSolorzano Rodas (Coordinador) y Lic. Walter Augusto Merida Castillo (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en elinforme de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA

Lic. GREGORIO SOLORZANO RODAS

Coordinador Gubernamental

Lic. WALTER AUGUSTO MERIDA CASTILLO

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas1

Sistema de Auditoría Gubernamental -SAG-

Auditoría Financiera y Presupuestaria

Municipalidad de Sololá, del Departamento de SololáPeríodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de laRepública de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular ycoordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario deagua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración yautorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos yresiduos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulacióndel transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio depolicía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para elfuncionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para laprotección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua yluchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por elOrganismo Ejecutivo.





2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241. El Decreto Número 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del SectorGubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM-0696-2012 de fecha 21 de septiembre 2012 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al BalanceGeneral, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, asícomo la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes,reglamentos y otros aspectos aplicables. 3.1.2 Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable alproceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en lascuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importanciarelativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en elEstado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutadorazonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia yeficacia.





Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdoal Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadorespresupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas ymetodologías aplicables.

Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transaccionesadministrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdoa las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamentesoportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al procesolegal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de laentidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplancon los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y larevisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentadapor los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Sololá, del Departamentode Sololá, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis enlas Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Propiedad, Planta enOperación, Construcciones en Proceso y Bienes de uso Común. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Ventade Bienes y Servicios de la Administración Pública y Transferencias CorrientesRecibidas, y del área de gastos, las cuentas Gastos de Consumo.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Venta de Bienes y Servicios de laAdministración Pública y Transferencias Corrientes Recibidas Del área deEgresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 13 Infraestructura yUrbanismo, 15 Servicios Públicos Municipales y 99 Obras Municipales,considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gastosiguientes: 00 Servicios Personales, 100 Servicios No Personales, 200 Materialesy Suministros, mediante la aplicación de pruebas selectivas.





Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General

De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: BancosAl 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presentadisponibilidades de efectivo por un valor de Q.157,691.40, integrada por lascuentas bancarias como se resume a continuación: Municipalidad de Sololá,Sololá, No. 3-022-00125-0, Q.13,851.06; Municipalidad de Sololá, Cuenta Únicadel Tesoro (Receptora-Pagadora) No.3-022-05696-6; Q.133,840.34, Municipalidadde Sololá, No. 035-2971-0 Q.10,000.00; abiertas en el Sistema Bancario Nacional.Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes a cada cuenta. Fondo RotativoEsta Municipalidad administró un Fondo Rotativo, por un valor aprobado deQ.15,000.00, el cual fue liquidado al 31 de diciembre de 2012. Propiedad Planta en OperaciónAl 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 presenta un saldo deQ.70,477,920.17, integrado por las siguientes cuentas: 1231 Propiedad Planta enOperación Q.12,770,132.57; 1232 Maquinaria y Equipo Q.4,321,374.31; 1233Tierras y Terrenos Q.2,874,947.08; 1234 Construcciones en ProcesoQ.20,529,175.21; 1237 Otros Activos Fijos Q.127,743.19 y 1238 Bienes de UsoComún la Cantidad de Q.29,654,547.40 los saldos de las cuentas según elBalance General, concilian con los registros del Inventario General de laMunicipalidad a esa fecha.





Construcciones en Proceso Al 31 de diciembre de 2012 la Cuenta Contable 1234 Construcciones en Procesoen el Balance General refleja la Cantidad de Q.20,529,175.62. "Ver HallazgoNo. Relacionado con el Control Interno No. 4. Bienes de Uso ComúnAl 31 de diciembre de 2012 la Cuenta Contable 1238 Bienes de Uso Común, en elBalance General refleja la cantidad de Q.29,65,547.40. Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos Gastos Ingreso Venta de Bienes y Servicios de la Administración PúblicaLa Cuenta Contable No. 5140 Venta de Bienes y Servicios de la AdministraciónPública, en el Estado de Resultados, refleja un valor de Q.4,489,176.85. Transferencias Corrientes RecibidasCuenta Contable 5170 Transferencias Corrientes Recibidas, del Estado deResultados, con valor de Q.3,799,516.31. Gastos Gastos de ConsumoCuenta Contable 6110 Gastos de Consumo, del Estado de Resultados, con valorde Q.29,588,738.38. Estado de ResultadosAl 31 de diciembre de 2012 el Estado de Resultado del Ejercicio en el Sistema deContabilidad Municipal Integrada, con un resultado de Q.-20,680,127.92. Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el Ejercicio Fiscal





2012, fue aprobado por el Concejo Municipal, mediante Acta No. 102-2011, defecha 07 de noviembre del año 2011. La Liquidación al Presupuesto de Ingresos yEgresos del Período 2012, Autorizada por el Concejo Municipal mediate Acta No.17-2013 de fecha 28 de febrero de 2013. Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.24,722.300.00, el cual tuvo una ampliación de Q.25,327,379.91,para un presupuesto vigente de Q.50,049,679.91, ejecutándose la cantidad deQ.35,217,118.63 (70%), en las diferentes clases de ingresos especificassiguientes: Ingresos Tributarios Q.929,426.77, Ingresos No TributariosQ.2,100,921.57. Venta de Bienes y Servicios Q.1,044,121.33, Ingresos deOperación Q.3,445,055.52; Rentas de la Propiedad Q.58,738.97. TrasferenciasCorrientes Q.3,799,516.31 y Transferencias de Capital Q.23,839,338.16, esteúltimo rubro representa un 68% de los ingresos percibidos del ejercicio fiscal 2012. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a lacantidad de Q.24,722.300.00, el cual tuvo una ampliación de Q.25,327,379.91,para un presupuesto vigente de Q.50,049,679.91, ejecutándose la cantidad deQ.37,442,553.08 (75%) a través de los programas específicos siguientes: elPrograma 01 Actividades Centrales Q.6,135,402.76, el Programa 11 Mejoramientode las Condiciones de Salud y Ambiente Q.2,867,257.76, el Programa 12Formación Fomento y Difusión de la Cultura Q.897,626.40, el Programa 13Infraestructura y Urbanismo Q.9,061,345.80, el Programa 14 EducaciónQ.1,136,724.29, el Programa 15 Servicios Públicos Municipales Q.4,284,374.15, elPrograma 16 Participación Ciudadana Q.917,125.51, el Programa 17 Mujer,Juventud y Niñez Q.741,691.03, el Programa 18 Fomento EconómicoQ.4,287,944.61 y el Programa 19 Obras Municipales con la cantidad deQ.7,113,060.77, de las cuales el Programa 13. Infraestructura y Urbanismo, conrespecto a la ejecución es uno de los más importantes, por que representa enrelacion a lo ejecutado el 24.20%. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó al 31 de diciembre de 2012, modificacionespresupuestarias por un valor de Q.25,327,379.91, y Transferencias con un Valorde Q.19,574,510.25, verificándose que las mismas fuera autorizada por el ConcejoMunicipal y registrada adecuadamente en Módulo de Presupuesto del SistemaContable.





5.2 Otros Aspectos 5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo severificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazocorrespondiente. 5.2.3 Convenios La Municipalidad de Sololá reportó que al 31 de diciembre 2012, no tieneconvenios vigentes. 5.2.4 Donaciones La Municipalidad de Sololá reportó que durante el ejercicio 2012, no recibiódonaciones de ninguna ONG nacional e internacional. 5.2.5 Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la municipalidad no percibió ingresos en concepto depréstamos. 5.2.6 Transferencias Al 31 de diciembre de 2012, la Municipalidad no reportó transferencias o trasladosde fondos a diversas entidades u organismos. 5.2.7 Sistemas informáticos utilizados por la Entidad

: SICOIN GL.La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del EstadoSe verificó que la Municipalidad publicó y gestionó, eventos terminados





adjudicados 12, finalizados anulados 0 y finalizados decieros 0; en el Sistema deInformación de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominadoGUATECOMPRAS. Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa Municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en elMódulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de InversiónPública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.





6. ESTADOS FINANCIEROS6.1 Balance General





6.2 Estado de Resultados





6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos





6.4 Notas a los Estados Financieros





7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencia de registros en tarjetas de responsabilidad CondiciónAl efectuar la revisión en las Tarjetas de Responsabilidad, al 31 de diciembre de2012; se determino que estas no están actualizadas. CriterioLa Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado dice: instruccionessobre la formación, control y rendición de inventarios de oficinas públicas, indicaque, con el objeto de poder determinar en cualquier momento los útiles a cargo decada empleado, se abrirán tarjetas de responsabilidad, en las cuales debenregistrase detalladamente y con los mismos datos que figuren en el libro deinventarios, los bienes por los cuales responderá cada funcionario o empleadopúblico. Y deberá actualizase en el momento de darse alza o baja de bienes queestán a cargo de cada funcionario o empleado público. Con las firmas respectivascomo se indica en el formato que se encuentra al final de la circular referida. CausaPoca atención de parte del Director de AFIM y encargado de Activos Fijos, parallevar actualizado este tipo de operaciones. EfectoDeficiencia en el control y evaluación de los bienes de activo fijo, que seencuentran en uso de la Municipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal gire instrucciones, al Director de AFIM, para que este instruyaa la persona responsable, para que actualice las tarjetas de responsabilidad de losempleados municipales que tienen a sus cargos activos. Comentario de los ResponsablesEn Acta número 04-2013. Folios 135 y 136 del Libro de Actas en Hojas Moviblesde la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas con cedeen Sololá, de fecha 25 de febrero de 2013. En el Punto Sexto, las autoridades





municipales manifestaron lo siguiente: Con relación a este hallazgo se informa queactualmente se tienen las tarjetas actualizadas en un buen porcentaje ya que seprocedió a codificar los bienes muebles de la municipalidad y actualizar las tarjetasrespectivas, pero se tiene la mayor parte del registro de los bienes como de lastarjetas actualizadas. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo por que las pruebas presentadas en el comentario de losresponsables, plasmadas en el acta correspondiente aceptan esa debilidad decontrol interno y además no presentaron pruebas documentales suficientes paradesvanecer el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ANDRES LISANDRO IBOY CHIROY 2,000.00DIRECTOR DE AFIM EDILZAR ROBELIO GIRON SAPON 2,000.00Total Q. 4,000.00

Hallazgo No. 2 Deficiencias en compra de combustibles CondiciónSe comprobó que la Municipalidad no tiene registros y control interno para el uso ydestino en la distribución de combustibles y lubricantes. CriterioLas Normas Generales de Control Interno Gubernamental en el numeral 2.4Autorización y Registro de Operaciones indica: "Cada Entidad Pública debeestablecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia ycontrol oportuno de las operaciones". Los procedimientos de registro, autorizacióny custodia son aplicables a todos los niveles de organización, independientementede que las operaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal formaque cada servidor público cuente con la definición de su campo de competencia yel soporte necesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a sucargo. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIN- en el punto5.2 Normas de Control Interno y 5.2.7 establece que: "Como parte del controlInterno el alcalde es responsable de que se establezcan los métodos, medidas y





procedimientos de control previo que se consideren convenientes y/o necesariosque sean aplicables a los distintos niveles, para verificar la propiedad, legalidad decada operación". CausaPoca atención por parte del Alcalde Municipal en no tener una normativa y controlinterno del uso de combustibles y lubricantes. EfectoNo existe certeza que los combustibles se estén usando para el desarrollo de lamisión y programas que la Municipalidad desarrolla, sin permitirse una eficientefiscalización del gasto por este concepto. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director del AFIM, para queelabore procedimientos para un control adecuado del consumo de combustibles ylubricantes, además nombrar dentro de esa Dirección a un empleado responsablede la adquisición y entrega de combustibles y lubricantes. Comentario de los ResponsablesEn Acta número 04-2013 Folios 135 y 136 del Libro de Actas en Hojas Moviblesde la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas con cedeen Sololá, de fecha 25 de febrero de 2013. En el Punto Sexto, las autoridadesmunicipales manifestaron lo siguiente: El señor alcalde indica que se estárealizando el manual de uso de Vehículos y Combustibles Municipales para tenerun mejor control tanto en los vehículos municipales como en el uso decombustibles municipal. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo ya que queda a la vista que actualmente no existe elmanual de uso de vehículos y combustibles de la municipalidad según lo indicadoen la referida acta y por no haber presentado la documentación suficiente no sedesvanece el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ANDRES LISANDRO IBOY CHIROY 8,000.00DIRECTOR DE AFIM EDILZAR ROBELIO GIRON SAPON 8,000.00Total Q. 16,000.00





Hallazgo No. 3 Activos en mal estado sin gestión de baja de inventario CondiciónAl efectuar la auditoría de bienes muebles, se detectó que existe, mobiliario yequipo de oficina deteriorados para los cuales no se ha seguido el procedimientoque establece el Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de laAdministración Pública para darles de baja. CriterioEl Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública,Acuerdo Gubernativo 217-94, en el Artículo 1º establece que "Dependencias quetengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse en mal estado,lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para queésta por el conducto correspondiente, solicite a la Dirección de Bienes del Estadoy Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destruccióno trámite de baja correspondiente". CausaNo se ha cumplido con los procedimientos establecidos en el Acuerdo Gubernativo217-94. EfectoEstos bienes en mal estado se encuentran en un lugar inadecuado afectando lautilización de espacios físicos dentro de las oficinas de la Municipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AFIM para que elEncargado de Inventarios, proceda a hacer del conocimiento la existencia demobiliario y equipo de oficina, que se encuentran deteriorados y en desuso, paraque el Concejo Municipal autorice y se proceda al traslado, destrucción o trámitede baja correspondiente. Comentario de los ResponsablesEn Acta número 04-2013 Folios 135 y 136 del Libro de Actas en Hojas Moviblesde la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas con cedeen Sololá, de fecha 25 de febrero de 2013. En el Punto Sexto, las autoridadesmunicipales manifestaron lo siguiente: El Señor Director de la AFIM indica que deconformidad con la actualización y codificación de la tarjetas de responsabilidadde los empleados municipales, se han estado depurando el inventario municipal yque se está utilizando el reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la





Administración para darles de baja y actualizar el inventario municipal con losbienes en buen estado. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo por que las pruebas presentadas en el comentario de losresponsables dan a conocer que actualmente el inventario de los bienes de lamunicipalidad no está actualizado y no presentaron documentos oportunos ysuficientes para desvanecer el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ANDRES LISANDRO IBOY CHIROY 4,000.00DIRECTOR DE AFIM EDILZAR ROBELIO GIRON SAPON 4,000.00Total Q. 8,000.00

Hallazgo No. 4 Cuentas de Balance General sin depurar CondiciónEl Balance General al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 1234 "Construccionesen Proceso", registra un saldo de Q.20,529,175.62, el cual incluye el valor deobras consistentes en bienes de uso común, concluidas y liquidadas, sin que sehayan hecho las reclasificaciones para presentarlas en las cuentas de Activo Fijocorrespondientes. CriterioEl Acuerdo No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, Normas Generales de Controlnterno Gubernamental, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas,en el numeral 5 Normas Aplicables al Sistema de Contabilidad IntegradaGubernamental. Sub numeral 5.5 Registro de las Operaciones Contablesestablece que: "La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas a travésde la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas yprocedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operacionescontables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores decada entidad, deben velar porque el proceso de registro de las etapas dedevengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, correspondaúnicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores,hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenta con ladocumentación de soporte para garantizar la generación de información contable,





presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todoregistro contable que se realice y la documentación de soporte deben permitiraplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría y engeneral el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registroscontables" Sub numeral 5.9 Elaboración y Presentación de Estados Financieros.Indica: "La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de laDirección de Contabilidad del Estado, debe normar los procedimientos para laelaboración y presentación de Estados Financieros. La Dirección de Contabilidaddel Estado y las autoridades superiores de cada entidad en su respectivo ámbito,deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma yfechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por elente rector". CausaNo existen procedimientos de control para la adecuada clasificación de lasoperaciones de activos dentro de las cuentas que conforman el Balance Generalde la Municipalidad. EfectoLa información que presenta el Balance General, en lo que respecta a la cuenta1234, Construcciones en Proceso, es inexacta, ya que incluye valores deproyectos ya finalizados. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito al Director de AFIM, paraque regularice los registros correspondientes a proyectos que se encuentranfinalizados y que están registrados como construcciones en proceso. Comentario de los ResponsablesEn Acta número 04-2013 Folios 135 y 136 del Libro de Actas en Hojas Moviblesde la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas con cedeen Sololá, Departamento de Sololá, de fecha 25 de febrero de 2013. En el PuntoSexto, las autoridades municipales manifestaron lo siguiente: de la cuenta 1234“Construcciones en Proceso” que el momento que existe actualmente es porencontrarse varias obras en proceso las cuales están tratando de depurar estascuentas del Balance General. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo por que las pruebas presentadas en el comentario de losresponsables, aceptan esa debilidad de control interno, asumiendo que estántratando de depurar la Cuenta 1234, Construcciones en proceso y además nopresentaron documentación suficiente y competente, para desvanecer el mismo.





Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ANDRES LISANDRO IBOY CHIROY 4,000.00DIRECTOR DE AFIM EDILZAR ROBELIO GIRON SAPON 4,000.00Total Q. 8,000.00

Hallazgo No. 5 Orden de Compra sin firma del responsable CondiciónEn el proceso de ejecución de la auditoría, de la muestra selecionada en losmeses de febrero marzo junio, septiembre, octubre y noviembre de 2012, severifico que las órdenes de compras no están firmadas ni selladas por losresponsables. CriterioEl Acuerdo No. 09-03 de fecha 08 de julio de 2003, Normas Generales de ControlInterno Gubernamental, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas,en el numeral 2 Normas Aplicables al Sistema de de Administración General. Subnumeral 2.4 Autorización de Registro de las Operaciones, establece que: “Cadaentidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de registro,autorización, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Losprocedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos losniveles de la organización independientemente de que las operaciones seanfinancieras, administrativas u operativas, de tal forma de que cada servidor públicocuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario pararendir cuentas de las responsabilidades inherentes a su cargo". CausaNo existe un adecuado control oportuno, en las órdenes de compra puesto que noestán firmadas y selladas por los responsables. EfectoRiesgo de menoscabo en los intereses municipales y falta de confiabilidad en losprocesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios.





RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito al Director de AFIM, paraque se regularice el proceso de compras y no realicen pagos si no están firmadasni selladas las órdenes de compras por los responsables. Comentario de los ResponsablesEn Acta número 04-2013 Folios 135 y 136 del Libro de Actas en Hojas Moviblesde la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas con cedeen Sololá, Departamento de Sololá, de fecha 25 de febrero de 2013. En el PuntoSexto, las autoridades municipales manifestaron lo siguiente: Con relación a estehallazgo los responsables indicaron que procederá a firmar las órdenes de compraen el momento de que se autorice la compra, d esta manera cumplir con loestablecido en el MAFIN II. El señor Alcalde Municipal y Director de AFIMrespondieron que han realizado las funciones y procedimientos de acuerdo a lasLeyes y normas que regulan la administración financiera municipal sin hacer nadacon mala fe. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo por que las pruebas presentadas en el comentario de losresponsables aceptan esa debilidad de control interno y además no presentaronpruebas suficientes, para desvanecer el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ANDRES LISANDRO IBOY CHIROY 6,000.00DIRECTOR DE AFIM EDILZAR ROBELIO GIRON SAPON 6,000.00Total Q. 12,000.00

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiente seguimiento para la recuperación de cartera morosa





CondiciónDurante el proceso de revisión de la auditoría, se determinó que al 31 dediciembre de 2012, existe morosidad en cuentas por cobrar por concepto de:Servicio de Arbitrios por la cantidad de Q.469,204.49. Servicios de Agua Potablepor la cantidad de Q.170,279.00, y del Impuesto Único sobre Inmuebles (IUSI) porQ.226,280.67; que hacen un total de morosidad de Q.865,764.16. CriterioEl Decreto Número 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala, CódigoMunicipal, artículo 97, reformado el Artículo 27, el Decreto 22-2010, establece ceque: Administración Financiera Integrada Municipal. "Para efectos de cumplir yhacer cumplir todo lo relativo al régimen jurídico financiero del municipio, larecaudación y administración de los ingresos municipales, la gestión definanciamiento, la ejecución presupuestaria y control de los bienes comunales ypatrimoniales del municipio. Cada municipalidad deberá contar con laAdministración Financiera Integrada Municipal, la que organizará acorde a lacomplejidad de su organización municipal. Dicha unidad deberá contar comomínimo con las áreas de tesorería, contabilidad y presupuesto". "Las funciones decada una de dichas áreas serán normadas en el reglamento internocorrespondiente". Articulo 98, reformado por el artículo 28 del Decreto 33-2010,Competencia y Funciones de la Dirección de Administración Financiera IntegradaMunicipal. "La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal tendrálas atribuciones siguiente: h) Recaudar, administrar, controlar y fiscalizar lostributos y, en general, todas las demás rentas e ingresos que deba percibir lamunicipalidad, de conformidad con la ley".El Decreto No. 89-2002 del Congreso dela República de Guatemala, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionariosy Empleados Públicos, artículo 5, literales a) b) y d). El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM- Versión II enel numeral 6.4.4.3, indica: "Programación Financiera. La programación financieracomprende un conjunto de acciones relacionadas con la supervisión, gestión yevaluación de los flujos de entradas y salidas de Fondos de la TesoreríaMunicipal". CausaEl Alcalde Municipal no ha implementado una política y un proceso adecuado en larecuperación de cuentas por cobrar, quedando los saldos pendientes en cadaperíodo fiscal.





EfectoAl no contar con los recursos financieros propios municipales, no se puedenrealizar proyectos de beneficio para el municipio. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Directora de AFIM, para quecoordine procedimientos de cobros a las personas morosas, a fin de recuperarestas cuentas que favorecen los ingresos municipales. Comentario de los ResponsablesEn Acta número 04-2013 Folios 135 y 136 del Libro de Actas en Hojas Moviblesde la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas con cedeen Sololá, de fecha 25 de febrero de 2013. En el Punto Sexto, las autoridadesmunicipales manifestaron lo siguiente: Para el efecto el señor Alcalde Municipal,que se han realizado los procedimientos adecuados para la recuperación de lamorosidad, el Director de la AFIM, indica que se procedió a notificar a los usuariospara que se presenten a cancelar la deuda correspondiente. Pero secomprometen a realizar el procedimiento adecuado para recuperar la carteramorosa lo antes posible. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo puesto que los responsables no presentaron las pruebasdocumentales suficientes y se ha incumplido en los procedimientos adecuadospara la recuperación de la cartera morosa. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, Artículo 39,Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL ANDRES LISANDRO IBOY CHIROY 6,000.00DIRECTOR DE AFIM EDILZAR ROBELIO GIRON SAPON 6,000.00Total Q. 12,000.00

8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Las autoridades municipales le dieron seguimiento y a la vez cumplimiento a lasrecomendaciones dejadas en el informe de Auditoría de Presupuesto del períododel 01 de enero al 31 de diciembre de 2011.





9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe.

No. NOMBRE CARGO PERIODO1 PEDRO SALOJ QUISQUINA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/20122 NORBERTO MELQUIADES POCOP SALOJ SINDICO MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/20123 PEDRO CHIROY RAXTUN SINDICO II 01/01/2012 - 14/01/20124 CARLOS HUMBERTO GUARQUEZ AJIQUICHI CONCEJAL I 01/01/2012 - 14/01/20125 CONSTANTINO ISAAC SANCHEZ MONTOYA CONCEJAL II 01/01/2012 - 14/01/20126 SANTOS SALOJ GUARCAX CONCEJAL II 01/01/2012 - 14/01/20127 ESTEBAN TOC TZAY CONCEJAL IV 01/01/2012 - 14/01/20128 ANTONIA BUCH BEN CONCEJAL V 01/01/2012 - 14/01/20129 MAXIMILIANO JULAJUJ POP CONCEJAL VI 01/01/2012 - 14/01/201210 JOSE AGUSTIN ORELLANA DE LEON CONCEJAL VII 01/01/2012 - 14/01/201211 MIGUEL ANTONIO DE LEON BARRERA SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2012 - 14/01/201212 ESLY GUILLERMO MOGOLLON ARCHILA DIRECTOR AFIM 01/01/2012 - 14/01/201213 FRANCISCO BAQUIN COJ DIRECTOR DMP 01/01/2012 - 14/01/201214 JESUS ADRIAN BARRIOS LINARES AUDITOR INTERNO 01/01/2012 - 14/01/201215 ANDRES LISANDRO IBOY CHIROY ALCALDE MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/201216 JUAN PICH GÜIT SINDICO I 15/01/2012 - 31/12/201217 JENARO YAXON BOCEL SINDICO II 15/01/2012 - 31/12/201218 GENARO ACETUN AJCALON CONCEJAL I 15/01/2012 - 31/12/201219 MARTIN TUY ZET CONCEJAL II 15/01/2012 - 31/12/201220 JULIO TZUREC CUY CONCEJAL III 15/01/2012 - 31/12/201221 ROBERTO BERNABE MENDOZA CHIPIN CONCEJAL IV 15/01/2012 - 31/12/201222 SANTOS MENDOZA PALAX CONCEJAL V 15/01/2012 - 31/12/201223 EMILIO SALOJ POZ CONCEJAL VI 15/01/2012 - 31/12/201224 FRANCISCO JAVIER LAPARRA ARREAGA CONCEJAL VII 15/01/2012 - 31/12/201225 DESIDERIO GONZALEZ Y GONZALEZ SECRETARIO MUNICIPAL 15/01/2012 - 31/12/201226 EDILZAR ROBELIO GIRON SAPON DIRECTOR DE AFIM 15/01/2012 - 31/12/201227 SAMMY ARISTOTELES BARRENO MENCHU DIRECTOR DMP 15/01/2012 - 31/12/2012





10. COMISIÓN DE AUDITORÍAÁREA FINANCIERA

Lic. GREGORIO SOLORZANO RODAS

Coordinador Gubernamental

Lic. WALTER AUGUSTO MERIDA CASTILLO

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto 31-2002 del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29,los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido yefectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firmanen cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.





11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)11.1 Misión (Anexo 1) Somos una Municipalidad democrática que promueve los valores y fortalece laorganización y desarrollo de las comunidades urbanas y rurales, en la línea degestión y autogestión, incidiendo en las decisiones políticas, económicas, socialesy culturales a nivel local y nacional, para mejorar la calidad de vida de lapoblación. 11.2 Visión (Anexo 2) Ser un gobierno municipal moderno, transparente, eficiente, auto sostenible,democrático, representativo de los intereses de la población del municipio, concapacidad técnica, administrativa y financiera para promover la participacióncomunitaria de forma organizada e integral. 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra porel alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universalpara un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de lamunicipalidad y del municipio es el alcalde, quien constituye el jefe del órganoejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administraciónmunicipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberacióny de decisión. El Concejo Municipal, organiza comisiones para el estudio y dictamen de losasuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes:Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; Salud y asistenciasocial; Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; Descentralización,fortalecimiento municipal y participación ciudadana; De finanzas; De probidad ;Delos derechos humanos y de la paz; De la familia, la mujer y la niñez, la juventud,adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social. El Concejo Municipal yel Alcalde cuentan con un Secretario. La Municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para lafunción municipal, siendo las siguientes: Dirección Municipal de PlanificaciónOficina Municipal de la Mujer. Administración Financiera Integrada Municipal.Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además





de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistemaeficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante elConcejo Municipal.





11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)





11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)





11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)





11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el ConsejoDepartamental de Desarrollo (Anexo 7)





11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente deFinanciamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

municipalidad de sololÁ, del departamento de sololÁ ...€¦ · por los funcionarios y empleados...

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