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GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SANTO TOMÁS CHICHICASTENANGODEPARTAMENTO DE EL QUICHÉ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

Guatemala, 23 de mayo de 2016

SeñorRosendo Jerónimo Salvador CuterezAlcalde MunicipalMunicipalidad de Santo Tomás ChichicastenangoDepartamento de El Quiché Señor (a) Alcalde Municipal: En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Publico y en cumplimiento delo regulado en la literal "k" del artículo 13 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fueraotorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoríarealizado por los auditores gubernamentales; que oportunamente fueronnombrados para el efecto y, quienes de conformidad con el artículo 29 de laprecitada Ley, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

GUATEMALA, MAYO DE 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

MUNICIPALIDAD DE SANTO TOMÁS CHICHICASTENANGODEPARTAMENTO DE EL QUICHÉ

AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIAPERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

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ÍNDICE Página

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1 Base Legal

1.2 Función

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

3.1 Área Financiera

3.1.1 Generales

3.1.2 Específicos

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

4.1 Área Financiera

4.2 Área Técnica

5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROSASPECTOS EVALUADOS

5.1 Información Financiera y Presupuestaria

5.1.1 Balance General

5.1.2 Estado de Resultados

5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos

5.2 Otros Aspectos

5.2.1 Plan Operativo Anual

5.2.2 Plan Anual de Auditoría

5.2.3 Convenios

5.2.4 Donaciones

5.2.5 Préstamos

5.2.6 Transferencias

5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad

5.3 Estados Financieros

5.3.1 Balance General

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5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos yEgresos5.3.4 Notas a los Estados Financieros

6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Hallazgos Relacionados con el Control Interno

Hallazgos Relacionados con el Cumplimiento a Leyes yRegulaciones Aplicables

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍAANTERIOR

8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

9. COMISIÓN DE AUDITORÍA

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS)

Visión (Anexo 1)Misión (Anexo 2)Estructura Orgánica (Anexo 3)Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuentede Financiamiento (Anexo 4)Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración(Anexo 5)Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (ActivoIntangible) (Anexo 6)NombramientoForma Única de EstadísticaFormulario SR1Anexo del Especialista

1. 2. 3.

Guatemala, 23 de mayo de 2016

SeñorRosendo Jerónimo Salvador CuterezAlcalde MunicipalMunicipalidad de Santo Tomás ChichicastenangoDepartamento de El Quiché Señor (a) Alcalde Municipal: El (Los) Auditor (es) Gubernamental (es) designado (s) de conformidad con el (los)Nombramiento (s) No. (s) DAM-0362-2015 de fecha 08 de octubre de 2015, he(hemos) efectuado auditoría financiera y presupuestaria en la Municipalidad deSanto Tomás Chichicastenango, del Departamento de El Quiché, con el objetivode evaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el BalanceGeneral, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria deIngresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. Nuestro examen incluyó la evaluación de la ejecución presupuestaria de ingresosen sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades,proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo,pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, deacuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa delas mismas, y como resultado del trabajo realizado, se detectaron aspectosimportantes a revelar, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera

Deficiencias en el control de formas oficialesDeficiente control de activos fijosFalta de manual para control de combustible

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

Área Financiera

Fraccionamiento en la contratación de serviciosActivos fijos no registrados en Libro de InventarioDeficiencias en control de vehículosDeficiente control interno en el almacénActivos fijos no identificados con número de inventarioVarios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del EstadoActas suscritas en libros no autorizados

La Comisión de Auditoría nombrada se integra por el (los) auditor (es): Lic. JuanFrancisco Bautista Muralles (Coordinador) y Lic. Norman Osbed MazariegosSalazar (Supervisor).

El (Los) hallazgo (s) que contiene (n) el presente informe, fue (fueron) discutido(s)por la comisión de auditoria con las personas responsables.

Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto. Atentamente,

ÁREA FINANCIERA

Lic. JUAN FRANCISCO BAUTISTA MURALLES

Coordinador Gubernamental

Lic. NORMAN OSBED MAZARIEGOS SALAZAR

Supervisor Gubernamental

Contraloría General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de Santo Tomás Chichicastenango, Departamento de El Quiché

Auditoría Financiera y Presupuestaria Período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015

1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del Derecho Público, tiene personalidadjurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para elcumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y deconformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües.

La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercidamediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos yConcejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un períodode cuatro años, pudiendo ser reelectos.

El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes,programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal.

La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado deprestar y administrar los servicios públicos municipales.

Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de laRepública de Guatemala, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 delCongreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias,puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales,ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida,a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio.

Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes:

Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimientodomiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros;administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento dedesechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento;regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales;servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación deáreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales;reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursosnaturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que lesean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.




2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en:

La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido ensus artículos 232 y 241.

El Decreto Número 31-2002. Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones.

El Acuerdo Gubernativo Número 192-2014, Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de Cuentas.

Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales deControl Interno, emitidas por la Contraloría General de Cuentas y NormasInternacionales de Auditoría. Nombramiento DAM-0362-2015 de fecha 08 de octubre de 2015. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera 3.1.1 GeneralesEvaluar la información financiera y presupuestaria contenida en el BalanceGeneral, Estado de Resultados y Estado de Liquidación Presupuestaria deIngresos y Egresos, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2015. 3.1.2 Específicos

Verificar los saldos de las cuentas del Balance General, que por lamaterialidad y naturaleza sean significativos.Verificar los Ingresos y Gastos revelados en el Estado de Resultados.Evaluar que el Presupuesto de Ingresos y Egresos se haya ejecutadoatendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.Evaluar el adecuado cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y otrosaspectos legales aplicables.Evaluar la estructura de control interno, establecida en la entidad.Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado deacuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con losclasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes,reglamentos, normas y metodologías aplicables.




Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos,transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos yverificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicablesy se encuentren debidamente soportados con la documentación legalcorrespondiente.Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido alproceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos ymetas de la entidad.Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadascumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros que lasrigen.

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la revisión selectiva de las operaciones, registros ydocumentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de laentidad, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 dediciembre de 2015, con énfasis en las áreas y cuentas consideradas significativascuantitativamente y, de acuerdo a su naturaleza, determinadas como áreascríticas, incluidas en el Balance General, Estado de Resultados y Estado deLiquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos, como se describe acontinuación:

Del Balance General las cuentas siguientes: Caja, Bancos. Fondos en Avance,Maquinaria y Equipo.

Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas:Transferencias Corrientes del Sector Público, revisando el oportuno registro eingreso bancario.

Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos,del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias de Capital del SectorPúblico de la Administración Central, (Situado Constitucional para Inversión eImpuesto al Valor Agregado (IVA-PAZ) para inversión), muestra de oportunoregistro y depósito bancario.

Del área de Egresos, los Programas siguientes: Del área de Egresos, losProgramas siguientes: 01 Actividades Centrales: Actividad 1 Concejo MunicipalRenglón Presupuestario 062 Dietas para cargos representativos; Actividad 5Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, renglones




presupuestarios: 011 Personal permanente, 211 Alimentos para personas, y 292Útiles de limpieza y productos sanitarios. Programa 11 Salud y Ambiente: Proyecto1 Conservación y Mejoras al Sistema de Agua Potable Municipal, área urbana,Actividades: 02, 04 y 05, renglones presupuestarios 142 Fletes y 173Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso común. Programa 12Red Vial: Proyecto 1 Conservación Y Mejoras a Carreteras y Calles del AreaUrbana y Rural, Actividades 01 y 02, renglones presupuestarios: 142 Fletes, 173Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso común, 262Combustibles y lubricantes y 331 Construcciones de bienes nacionales de usocomún. Los expedientes se detallan en la Cédula de Atributos que se encuentraen los papeles de trabajo del auditor, conforme a la muestra seleccionada que sedetalla en el Memorando de Planificación, considerando los eventos relevantes delos Proyectos, Obras y Actividades, así como de los Grupos de Gasto siguientes:000 Servicios Personales, 100 Servicios no personales, 200 Materiales ySuministros y 300 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles.

Se verificaron los documentos legales que respaldan las modificacionespresupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para losprogramas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el PlanAnual de Auditoría. 4.2 Área Técnica De conformidad con el Acuerdo No. A-033-2013, de fecha 26 de febrero de 2013,de la Contraloría General de Cuentas, se trasladó solicitud a la Dirección deInfraestructura Pública, mediante Oficio OF.DAM-905-2015, de fecha 24 denoviembre de 2015, para auditar el área técnica de los proyectos detallados enlistados adjuntos a dicha providencia, quienes rendirán informe por separado. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOSEVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria 5.1.1 Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Balance Generalque por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: ACTIVOBancosAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta 1112 Bancos, presenta un saldo de




Q326,607.34, integrada por cuatro cuentas bancarias como se resume acontinuación: Cuenta Única del Tesoro (Pagadora), y tres cuentas de Proyectos;abiertas en el Sistema Bancario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables dela municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuenta emitidos por losbancos al 31 de diciembre de 2015. Ver hallazgo de Control Interno No. 1 Propiedad Planta y EquipoMaquinaria y EquipoAl 31 de diciembre de 2015, la cuenta 1232 Maquinaria y Equipo, presenta unsaldo de Q6,263,214.17, según el Balance General. (Ver hallazgos relacionadocon el Control Interno No, 2 y relacionados con el Cumplimiento a leyes yregulaciones aplicables números 2,3,4 y 5). PATRIMONIO Transferencias y Contribuciones de Capital RecibidasLa cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas, destinada ala ejecución de proyectos de inversión física o social, presenta un saldoacumulado de Q171,142,018.19, al 31 de diciembre de 2015. 5.1.2 Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado deResultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Transferencias Corrientes del Sector PúblicoLa cuenta 5172 Transferencias Corrientes del Sector Público, presenta al 31 dediciembre de 2015 un saldo percibido de Q4,900,561.68. 5.1.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal2015, fué aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 10 dediciembre de 2014, según Acta Número 98-2014, Punto Noveno. IngresosEl Presupuesto de Ingresos asignado para el período 2015, asciende a la cantidadde Q36,500,000.00, en el cual se aprobaron modificaciones y ampliaciones por lacantidad de Q10,335,129.07, para un presupuesto vigente de Q46,835,129.07, delos cuales se percibieron la cantidad de Q39,158,671.87 (95.9% en relación del




presupuesto vigente), en las diferentes clases de ingresos vigentes: 10 IngresosTributarios, la cantidad de Q561,881.78; 11 Ingresos No Tributarios, la cantidad deQ930,421.32; 13 Venta de Bienes y Servicios, la cantidad de Q1,658,006.00; 14Ingresos de Operación, la cantidad de Q2,641,561.59; 15 Rentas de la Propiedad,la cantidad de Q45,720.35; 16 Transferencias Corrientes, la cantidad deQ4,900,561.68; y 17 Transferencias de Capital, la cantidad de Q28,420,519.15,esta última Clase la más significativa, ya que representa el 73% del total de losingresos percibidos. El aporte de la Asignación Constitucional y de las asignaciones de leyesespecíficas correspondientes al mes de diciembre de 2015 fueron acreditadas porel Ministerio de Finanzas Púbicas durante el mes de enero del año 2016, por unmonto de Q2,470,821.50, según registros del Sistema de Contabilidad Integradapara Gobiernos Locales -SICOIN GL. El aporte no fue evaluado en el proceso deAuditoría. EgresosEl Presupuesto de Egresos asignado para el período 2015, asciende a la cantidadde Q36,500,000.00, en la cual se aprobaron modificaciones y ampliaciones por lacantidad de Q10,335,129.07, para un presupuesto vigente de Q46,835,129.07, delos cuales se ejecutaron la cantidad de Q40,423,334.62 (86.3% en relación delpresupuesto vigente), en los diferentes programas de egresos vigentes: 01Actividades Centrales, la cantidad de Q9,548,970.29; 11 Salud y Medio Ambiente,la cantidad de Q8,515,246.13, 12 Red Vial, la cantidad de Q12,842,162.94, 13Educación la cantidad de Q3,884,266.12, 14 Cultura y Deportes, la cantidad deQ2,015,464.97, 15 Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de Q3,006,205.71 y 16Orden Público, Seguridad Ciudadana y Asistencia Social, la cantidad deQ611,018.46, de los cuales los Programas 01, 11 y 12 representan el 76.5% deltotal de los egresos ejecutados. La Liquidación presupuestaría del ejercicio fiscal 2015, fue aprobada conformeAcuerdo del Concejo Municipal, según Acta No. 31-2016, punto décimo cuarto defecha 28 de marzo de 2016. Modificaciones PresupuestariasEn el periodo auditado la municipalidad realizó modificaciones presupuestariasmediante ampliaciones, por un valor de Q10,335,129.07, y transferencias por unvalor de Q8,048,236.33verificándose que las mismas están autorizadas por elConcejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto delSistema Contable. 5.2 Otros Aspectos




5.2.1 Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado con las ampliaciones ytransferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo, severificó que se cumplió con presentar el plan inicial a la Contraloría General deCuentas, en el plazo establecido para el efecto. 5.2.2 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de laMunicipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas. 5.2.3 Convenios Los Convenios Suscritos durante el período del 01 de enero al 31 de diciembre de2015, entre la Municipalidad de Chichicastenango y el Consejo Departamental deDesarrollo del Quiché se detallan en el siguiente cuadro:

Nombre de Proyecto Númerode

Convenio

Fecha deConvenio

SNIP Monto delConvenio

QMejoramiento EscuelaPrimaria, Canton AguaViva

014-2015 23/04/2015 136895

400,000.00Mejoramiento CaminoRural, Canton SemejaTercero

015-2015 23/04/2015 136926

200,000.00Mejoramiento CaminoRural, Sector Salon CantonMucubaltzip

016-2015 23/04/2015 136920

200,000.00Mejoramiento CaminoRural, Sector RamosCanton Chucam

017-2015 23/04/2015 136903

200,000.00

TOTAL 1,000,000.00 5.2.4 Donaciones Al 31 de diciembre de 2015, no se percibieron donaciones.




5.2.5 Préstamos Al 31 de diciembre de 2015, no se presenta saldo de préstamo alguno. 5.2.6 Transferencias La Municipalidad efectuó transferencias o traslados de fondos ConsejosComunitarios de Desarrollo, por una cantidad de Q. 8,030,403.50, durante elperíodo 01 de enero al 31 de diciembre de 2015. 5.2.7 Sistemas Informáticos Utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad IntegradaLa Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada de GobiernosLocales (SICOINGL). Sistema de Información de Contrataciones y AdquisicionesSe verificó que la Municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Informaciónde Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, 6concursos, finalizados adjudicados 4 y declarados desiertos 2, según reporte deGUATECOMPRAS generado al 31 de diciembre de 2015. Sistema Nacional de Inversión PúblicaLa Municipalidad cumplió con registrar mensualmente, en el Módulo deSeguimiento Físico y Financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP),el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.




5.3 Estados Financieros 5.3.1 Balance General




5.3.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos




5.3.4 Notas a los Estados Financieros




6. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencias en el control de formas oficiales CondiciónAl evaluar la rendición de cuentas, se estableció que conforme el anexo control deformas y reportes no se liquidaron 711 formas 7B y 500 formas 31-B, mismas queaparecen como existencia en el mes de enero y al 31 de diciembre de 2015 siguenapareciendo como existencia. Conforme Nota de Auditoría No. 1-DAM-0362-2015de fecha 23 de octubre se requirió poner a la vista las formas físicas o el montoingresado en ellas, pero no fue presentado. CriterioLas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, unificadas por AcuerdoNo. A-57-2006, en el numeral 2.7 de las Normas Aplicables a los Sistemas deAdministración General, establece: “Cada ente público, debe aplicarprocedimientos internos o regulados por los entes rectores de los sistemas para elcontrol y uso de formularios numerados, independientemente del medio que seutilice para su producción, sea por imprenta o medios informáticos.” CausaDeficiencia de control interno que no permite el uso, salvaguarda y custodiaefectiva de la documentación que utiliza la entidad para registro de ingresos porparte del Director de Administración Financiera Integrada Municipal y CajeroGeneral. EfectoRiesgo de que las formas hayan sido utilizadas y que el efectivo no se ingrese alas cajas municipales. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y este a su vez al Cajero General, a efecto que seimplemente un control que evidencie el uso cronológico y oportuno de las formas,evitando posibles pérdidas de éstas.




Comentario de los ResponsablesEn Nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Fernando Ogaldez ¿(S.O.A), quien fungió como Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “En la Municipalidad deChichicastenango existe una persona encargada única y exclusivamente para elcontrol de formas 7-B, 31-B y demás formas utilizables en la dependencia a quiense le ha dado prioridad a través de acuerdos municipales (entregados en losinformes previamente solicitados) al control de dichas formas. Por lo que seconsidera ser el responsable directo si en el proceso de inspección realizada seencuentra con anomalías. En su momento también se le ha requerido alencargado los conocimientos de entrega de las formas sin que se entregue uninforme detallado de lo solicitado.” En memorial de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Arnoldo Evelio Méndez Girón,Encargado de Tesorería (cargo funcional Cajero General), manifiesta.”…comparezco respetuosamente y para el efecto le ruego me permita; EXPONER:A.- Que con fecha siete de marzo de dos mil dieciséis, mediante la CÉDULA DENOTIFICACIÓN DE HALLAZGOS, DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA DEMUNICIPALIDADES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS, fuinotificado del contenido del Oficio Número DAM-0362-2015-NOTH-20 de fechasiete de marzo de dos mil dieciséis, en donde la Comisión de Auditoria, meformula un hallazgo relacionado con el Control Interno.- B.- OBJETO DE LACOMPARECENCIA; respetuosamente comparezco ante usted a exponer por estemedio y en los siguientes términos lo referente al hallazgo de Control Internodeterminado por la Comisión de Auditoria; mediante el Oficio No.DAM-0362-2015-NOTH-20 del siete de marzo de dos mil dieciséis, el cual lodetermina textualmente de la siguiente manera; HALLAZGOS DE CONTROLINTERNO-ÁREA FINANCIERA-HALLAZGO No. 1 DEFICIENCIAS EN ELCONTROL DE FORMAS OFICIALES: CONDICIÓN: Al evaluar la rendición decuentas, se estableció que conforme el anexo Control de Formas y Reportes no seliquidaron 711 Formas 7B y 500 Formas 31-B, mismas que aparecen comoexistencia en el mes de enero y al 31 de diciembre de 2015 siguen apareciendocomo existencia. Conforme Nota de Auditoria No. 1-DAM-0362-2015 de fecha 23de octubre se requirió poner a la vista las Formas físicas o el monto ingresado enellas, pero no fue presentado. 1.- Que en conformidad a la NOTA DE AUDITORIANo. 01-DAM-0362-2015 de fecha veintitrés de octubre de dos mil quince, remitidapor el Licenciado Juan Francisco Bautista Muralles, Auditor Gubernamental de laContraloría General de Cuentas, al señor Sebastián Xón Cortez, Alcalde Municipalde la Municipalidad de Santo Tomás Chichicastenango, Quiché, en donde lemanifiesta que existe deficiencia en el Control de Recibos de Ingresos 7-B y 31-B,toda vez que en la Rendición de Cuentas del mes de enero de dos mil quince,aparecen en existencia Recibos con diferentes Series y Numeración, y que en laRendición de Cuentas del mes de septiembre siguen apareciendo los mismos




como existencia, y que por lo anterior solicita instruir a donde corresponda a efectoque en un plazo de dos días, se informe lo siguiente; 1.- Se indique elprocedimiento para la entrega de Recibos a los receptores o gestores de cobrosambulantes. 2.- Se indique a que personas les fueron asignados los recibos queno han sido liquidados. 3.- Se ponga a la vista del suscrito Auditor el efectivocobrado o los recibos que no se han utilizado. 2.- Que el día veintisiete de octubrede dos mil quince, él señor Luis Fernando Ogaldez, Director Financiero de laDirección de Administración Financiera Integrada Municipal de la Municipalidad deSanto Tomás Chichicastenango, me indica personalmente que le firme de recibidala fotocopia de la NOTA DE AUDITORIA No. 01-DAM-0362-2015 de fechaveintitrés de octubre de dos mil quince, y que me entere del contenido de lamisma, lo cual se demuestra con la firma, fecha y hora en que la citada Nota deAuditoria me fuera entregada, en la cual se anexa la fotocopia simple delCONTROL DE FORMAS Y REPORTES ACUERDO NÚMERO A-67-06correspondiente al mes de enero de dos mil quince, haciendo hincapié que enningún momento se me da la instrucción solicitada por el señor AuditorGubernamental. 3.- Se interpreta con todo respeto, que el señor AuditorGubernamental, se basa en la información que contiene el CONTROL DEFORMAS Y REPORTES ACUERDO NÚMERO A-67-06 correspondiente al mesde enero de dos mil quince, para sustentar la información requerida, toda vez queel mismo está firmado y sellado por el Director Financiero, el Alcalde Municipal ypor el Jefe de la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas,en donde tambien se puede establecer que en el mismo no aparece la firma ysello del Cajero General, por la sencilla razón de que él que elaboró dichoCONTROL DE FORMAS Y REPORTES fue el señor Edgar Alfonso RángelQuiñónez, Encargado de Presupuesto. 4.- Mediante documento de fechaveintinueve de octubre de dos mil quince, rindo al señor Luis Fernando Ogaldez,Director Financiero de la Municipalidad de Santo Tomás Chichicastenango, lainformación requerida por el señor Auditor Gubernamental, mediante su NOTA DEAUDITORÍA No. 01-DAM-0362-2015 de fecha veintitrés de octubre de dos milquince, en donde en el numeral 4 del citado informe, le manifiesto, que referente alinforme del CONTROL DE FORMAS Y REPORTES ACUERDO NÚMEROA-67-06 de la Municipalidad de Santo Tomás Chichicastenango, Quiché;correspondiente al mes de Enero de dos mil quince, que fuera rendido a laDelegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, le recalcorespetuosamente, que es de su total conocimiento y dominio que yo, él suscrito,me encontraba de vacaciones durante el mes de enero del año en curso, y quepor consiguiente no fui yo quién elaboró el informe de la depuración delCONTROL DE FORMAS Y REPORTES CORRESPONDIENTE AL MES DEENERO DE DOS MIL QUINCE, por lo cual no podía informar en ese momento delo que no tenía conocimiento, en virtud que desconocía quién lo había elaborado,siendo posteriormente, que él señor Luis Fernando Ogaldez, Director Financiero,me indicara que fue el señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, Encargado de




Presupuesto, quién había elaborado el citado CONTROL DE FORMAS YREPORTES correspondiente al mes de enero del año dos mil quince, con el cualse había rendido cuentas ante la Delegación Departamental de la ContraloríaGeneral de Cuentas. 5.- Con el documento de fecha uno de marzo de dos mildieciséis, enviado al señor José Miguel Larios Panjoj, Director de la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal de la Municipalidad de SantoTomás Chichicastenango, le reporté de manera detallada, la forma como fue quese le dieron al señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, Encargado de Presupuestode la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, los Recibos dela Forma 7-B de la Serie “ B “ a los cuales hace alusión el señor AuditorGubernamental en su NOTA DE AUDITORÍA No. 01-DAM-0362-2015 de fechaveintitrés de octubre de dos mil quince, y en donde también consta que pido quese le requiera la entrega y rendición de cuentas de los mismos, toda vez que elCajero General personal y verbalmente se lo he requerido en múltiples ocasiones,siendo la respuesta negativa, considerando que no tengo autoridad alguna sobreel señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, Encargado de Presupuesto, paraobligarlo a que rinda cuentas y entregue los citados Recibos, por lo que me vi enla necesidad y obligación de tener que acudir a la intervención de los jefessuperiores a efecto le ordenen la entrega de los Recibos de la Forma 7-B antesindicados y los cuales detallo de la manera siguiente; 1).- En el mes de enero delaño dos mil catorce, cuando él señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, seencontraba cubriendo el cargo de Cajero General, en virtud de encontrarse enperíodo vacacional el titular del cargo, procedió ha hacerle entrega al señorEncargado del Rastro Municipal, la cantidad de 100 Recibos de la Forma 7-B de laSerie “ B “, con el rango de numeración del 1,701 al 1,800 los cuales a lapresente fecha están pendiente de entrega y liquidación por el señor RángelQuiñónez. 2).- Con fecha 7 de marzo de 2,014, se le hace entrega al señor EdgarAlfonso Rángel Quiñónez, de 200 Recibos de la Forma 7-B de la Serie “ B “ conlas numeraciones del 15,101 al 15,300 destinados al cobro del expendio delBoleto de Ornato el día domingo 09/03/2,014 en la Receptoría Municipal, de loscuales a la presente fecha no ha hecho entrega de 101 Recibos que comprendenel rango de numeración del 15,200 al 15,300 dicha entrega se demuestra conla fotocopia simple que se adjunta al presente informe, respectivamente.- 3).- Confecha 11 de abril de 2,014, por autorización del señor Luis Fernando Ogaldez,Director Financiero, se le hace entrega al señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez,de 2,000 Recibos de la Forma 7-B de la Serie “ B “, con las numeraciones del 24,001 al 26,000 destinados al cobro de los diversos servicios que presta laMunicipalidad de Santo Tomás Chichicastenango a los usuarios, los cuales secobraron en la Receptoría Municipal durante el transcurso de la Semana Santa,comprendida del 14 al 18 de abril del año 2,014, y de los cuales a la presentefecha aún no ha entregado ni rendido cuentas de 95 Recibos comprendidos entreel rango de la numeración del 24,406 al 24,500 y para demostrar dicha entregade Recibos 7-B al señor Encargado de Presupuesto, se adjunta fotocopia simple




de fecha 11 de abril del año 2,014.- 4).- Con fecha 23 de junio de 2,014, se lehace entrega al señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, de la cantidad de 100Recibos de la Forma 7-B de la Serie “ B “ con el rango de numeración del 35,801 al 35,900 los cuales los requirió para el cobro de destace de ganado mayor ymenor en el Rastro y Mercado de Carnes Municipales de la Villa de Santo TomásChichicastenango, y los cuales a la presente fecha no hace la entrega y rendiciónde cuentas de los citados recibos, para lo cual se adjunta fotocopia simple de laentrega de los mismos al señor Rángel Quiñónez. 5).- Con fecha 29 de septiembrede 2,014, se hace entrega al señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, Encargado dePresupuesto, de la cantidad de 100 Recibos de la Forma 7-B de la Serie “ B “ conel rango de numeración del 49,201 al 49,300 destinados al cobro de destace deganado mayor y menor en el Rastro y Mercado de Carnes Municipales de estalocalidad, y dichos Recibos a la presente fecha, y en su totalidad aún no haentregado ni rendido cuentas el señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, para locual se acompaña fotocopia simple que demuestra la referida entrega de Recibos7-B al aludido, Encargado de Presupuesto. 6).- Con fecha 31 de octubre de2,014, a requerimiento de él, se procede hacer nuevamente entrega al señorEdgar Alfonso Rangel Quiñónez, Encargado de Presupuesto, de la cantidad de100 Recibos de la Forma 7-B de la Serie “ B “, con el rango de numeración del 52,801 al 52,900 siempre destinados al cobro de destace de ganado mayor ymenor en el Rastro y Mercado de Carnes Municipales de la Villa de Santo TomásChichicastenango, y en donde a la presente fecha el señor Edgar Alfonso RangelQuiñónez, no ha entregado ni rendido cuentas de todos estos Recibos 7-B queobran en su poder, se demuestra la entrega que se le hiciera de estos Recibosmediante la fotocopia simple que se adjunta al presente informe.- 6.- Nuevamente,con fecha treinta de marzo de dos mil dieciséis, le expongo por escrito al señorJosé Miguel Larios Panjoj, Director Financiero de la Municipalidad de SantoTomás Chichicastenango, en el inciso C).- Que con fecha uno de marzo de dos mildieciséis, le reporté por escrito al señor Director de la Dirección de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, el caso detallado de los Recibos de la Forma 7-Bde la Serie “ B “ con sus respectivas numeraciones de rango que obran en poderdel señor EDGAR ALFONSO RANGEL QUIÑONEZ, Encargado de Presupuesto,quién a la presente fecha continúa sin hacer la entrega física de 596 Recibos 7-B,y de los mismos no hace la entrega de la Rendición de Cuentas con el montoingresado en ellos. Así mismo en el numeral 2.- Le solicite al señor DirectorFinanciero, que dada la naturaleza y delicadeza del presente caso, este seaelevado al Despacho del señor Alcalde Municipal, para que conozca y resuelva elmismo conforme a lo que considere pertinente y procedente. Y de lo requerido endicho documento, a la fecha no tengo respuesta de lo resuelto al presenterespecto. Agregando también que se hace necesario cumplir con laRECOMENDACIÓN DE LA NOTIFICACIÓN DE HALLAZGOS DE LA DIRECCIÓNDE AUDITORÍA DE MUNICIPALIDADES, de conformidad al Oficio No.DAM-0362-2015-NOTH-20 de fecha siete de marzo de dos mil dieciséis, que




literalmente dice: “ El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director deAdministración Financiera Integrada Municipal y este a su vez al Cajero General, aefecto que se implemente un control que evidencie el uso cronológico y oportunode las formas, evitando posibles pérdidas de éstas. “ Lo cual personalmente loconsidero oportuno y procedente siempre y cuando el Director Financiero respetela autoridad jerárquica y la responsabilidad que recae sobre la persona del CajeroGeneral y no solo se le comprometa, en el sentido de estar ordenando que seentreguen Recibos 7-B o 31-B, y luego no tener la obligación de velar porqueestos sean devueltos al Cajero General. 7.- En cuanto a lo referente a los Recibosde la Forma 7-B de la Serie “ A “ con las Numeraciones 487848, 487849, 797478y 797479, fueron extraviados por el señor César Tomás Ordoñez Panjoj,Ex-Director Financiero de la Municipalidad de Santo Tomás Chichicastenango. 8.-En lo que corresponde a los Recibos de la Forma 7-B de la Serie “ A “ con lasNumeraciones 930976, 991458, 991461, 991462, 991589, 991591, y Serie “ B “con la Numeración 348, estos Recibos fueron utilizados en los meses deDiciembre y Enero, cuando los mismos se quedaron bajo la responsabilidaddirecta del señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, Encargado de Presupuesto,quién asumía las atribuciones, obligaciones y responsabilidades del CajeroGeneral por disposición verbal del señor Luis Fernando Ogaldez, DirectorFinanciero, en virtud que mediante Acuerdo Municipal de Secretaría Municipal, alsuscrito Arnoldo Evelio Méndez Girón, Cajero General, por disposición legal y delseñor Alcalde Municipal, me corresponde mi período vacacional de los primerosdías de diciembre para finales de enero de cada año, siendo esta la causa por lacual el señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, cubría durante ese lapso mi puestode trabajo y por consiguiente las Formas 7-B y 31-B quedaban bajo su directaresponsabilidad. 9.- En relación a los cien ( 100 ) Recibos de la Forma 31-B de laSerie “ E “ de las numeraciones del 970001 al 970100, estos fueron extraviadospor el señor PEDRO JUAN TOL YUL, en conformidad a la denuncia inventariadabajo el número dieciséis guión dos mil once, que consta en la constancia de méritoexpedida por el Infrascrito Secretario del Juzgado de Paz del Municipio deChichicastenango, Departamento de El Quiché; de fecha seis de enero del añodos mil once. 10.- En cuanto a los cien ( 100 ) Recibos de la Forma 31-B de laSerie “ F “ de las numeraciones del 463801 al 463900, estos fueron extraviadospor el señor JOSÉ RIQUIAC POL, Cobrador del Piso de Plaza, según sedemuestra con la Diligencia No. 202-2012 Ref.Of.WOER.DLZ de fecha nueve demarzo de dos mil doce, de la SUB ESTACIÓN 71-21 POLICÍA NACIONAL CIVILDE CHICHICASTENANGO. Según Causa inventariada con el número doscientossesenta y cinco guión dos mil doce a cargo del Secretario, conforme a laconstancia de mérito extendida por el Infrascrito Secretario del Juzgado de Paz delMunicipio de Chichicastenango, Departamento de El Quiché, de fecha dieciséis demarzo del año dos mil doce. Con fecha dieciséis de marzo de dos mil doce,presentó solicitud del trámite administrativo el señor José Riquiac Pol, ante elseñor Edwin Arnoldo Arriaga del Valle, Director Financiero de la Dirección de




Administración Financiera Integrada Municipal de la Municipalidad deChichicastenango, solicitando la respectiva resolución del extravío del Talonariode cien ( 100 ) Recibos de la Forma 31-B, de la Serie “ F “ con las numeracionesdel 463801 al 463900, respectivamente. 11.- En lo concerniente a los trescientos (300 ) Recibos de la Forma 31-B, de la Serie “ G “ con las siguientesnumeraciones del 244701 al 244800, del 259001 al 259100 y del 450401 al 450500, estos Recibos fueron utilizados en los meses de diciembre dos miltrece y enero de dos mil catorce, cuando estos Recibos estaban bajo laresponsabilidad del señor Edgar Alfonso Rángel Quiñónez, Encargado dePresupuesto, quién cubría el cargo y las atribuciones del Cajero General, en virtudde que el suscrito, me encontraba fuera de funciones, por estar en mi períodovacacional. 12.- Acompaño copias simples de los documentos, de los cuales hemencionado en el presente escrito y con los que pretendo demostrar la veracidadde los hechos vertidos en el presente escrito, con el objeto de sustentar misargumentos de justificación y del derecho de defensa que me asiste en el presentecaso. 13.- Adjunto copias de las Actas Números 57-2014 y 54-2015 en dondeconsta que el suscrito, Arnoldo Evelio Méndez Girón, me encontraba durante losmeses de diciembre y enero de los años 2,014 y 2,015 en mi correspondienteperíodo vacacional.” Comentario de AuditoríaSe Confirma el hallazgo para los Señores Luis Fernando Ogaldez (S.O.A) yArnoldo Evelio Méndez Girón, toda vez que los argumentos y documentaciónpresentada confirman la deficiencia y el descontrol en el uso de las formas 7B y31B sin que se compruebe el uso que se les dio a las formas que se encuentranpendientes de liquidar. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 28,383.98ENCARGADO DE TESORERIA ARNOLDO EVELIO MENDEZ GIRON 12,000.00Total Q. 40,383.98

Hallazgo No. 2 Deficiente control de activos fijos CondiciónEn verificación del rubro de Maquinaria y Equipo de Construcción, cuenta 1232.02,se estableció que la Retroexcavadora Caterpillar, 416E, Serie No. CBD01329,




Referencia GM-06157, PIN CAT0416ECCBD-01329, Motor No. G4D09789, comprada en el año 2006, con valor de Q.1,080,000.00, estuvo fuera de lasinstalaciones municipales desde el 5 de noviembre de 2014 hasta el 5 de febrerode 2016, sin que se documentara el motivo de salida y la reparación de dichamáquina, toda vez que fue devuelta sin llenar ninguna forma, ningún registro, y enla evaluación previa de la máquina, se determinó que sigue en mal estado, segúnnotas de fecha 06-02-2016 del Encargado del Convoy Municipal y del Director deRed Vial. Se suscribió el Acta Número 32-2016, Libro l2-17488, de fecha5/02/2016, para dejar constancia de la forma y motivo por el cual salió la máquina,manifestando el Encargado del Convoy, que por instrucciones verbales víatelefónica del Director de Administración Financiera Integrada Municipal,confirmadas telefónicamente por el Señor Alcalde Municipal, la máquina salía parareparación. Se suscribió Acta Número 20-2016 libro L2-30530, de fecha 8 defebrero de 2016, donde comparece El Alcalde Municipal de la actual CorporaciónMunicipal, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal queinstruyó sobre la salida de la máquina y la persona que se llevó la máquina parareparación; sin embargo, lo manifestado por el Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal, confirma que no se documentó la salida de lamáquina, ni se ejerció control sobre la reparación; por su parte, la persona que sellevó la máquina, evadió su responsabilidad manifestando que sólo sirvió deenlace entre la Municipalidad y el taller para la reparación de la máquina, siendoeste Talleres San Martín, ubicado en lote 82 manzana K Chimaltenango, NIT374474-4 propiedad de René Elvidio López Ruano. En la verificación física de lamáquina se constató el número correcto del motor, mismo que se venía anotandocomo No. 54D09789. El predio municipal carece de medidas de seguridad, enconsecuencia al no encontrarse el encargado del convoy municipal, la personaque devolvió la máquina, la descargó en el predio sin mayor obstáculo. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.2 Estructura de Control Interno,establece:“Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva unambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Unaefectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionadoscon: a)controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d)controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controlesde legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados a cada etapa del procesoadministrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa yoperativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidaddelservicio.” Norma 1.6 Tipos de Controles, establece: "Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridadlos diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y




financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, seestablecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control InternoAdministrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el controlprevio,concurrente y posterior." CausaDeficiente control de activos fijos, poca transparencia al impartir órdenes verbalespara el manejo y salida de maquinaria del predio municipal y falta de seguimientoen cuanto a su condición y paradero, por parte de Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal y Encargado del convoy municipal. EfectoRiesgo de pérdida o mal uso de bienes municipales sin que se pueda deducirresponsabilidades por impartir instrucciones verbales y falta de controlesadecuados. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vezal Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado delconvoy municipal, a efecto de girar instrucciones por escrito relacionados a losbienes de la Municipalidad y se implementen controles efectivos para el manejo ycustodia de los activos. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Sebastian Xón(S.O.N)

Cortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “En virtud que almomento de verificación (Física) de los activos fijos (Maquinaria) se determinó porparte de la Auditoria Gubernamental (Contraloría General de Cuentas) que no selocalizó en las instalaciones municipales, la cual se encontraba en reparación, por lo que el Auditor Gubernamental solicito que en el término de dos días sedebía regresar dicha maquinaria a la municipalidad, el Alcalde Municipal, DirectorFinanciero y el encargado de reparar la maquinaria hicieron las gestiones paratrasladar la antes mencionada a la municipalidad en el tiempo que el auditorsolicito, misma que fue revisada por dicho auditor. Dicha maquinaria fue recibidapor el Encargado del Convoy y el Alcalde Municipal Actual a entera satisfacción,por lo que se considera que es lo más importante para la municipalidad. Pues sibien es cierto la Retroexcavadora Caterpillar, 416E, Serie No. CBDO1329,Referencia GM-06157, PIN CAT0416ECCBD-01329, Motor No. G4D09789,comprada en el año 2006 por la Municipalidad de Chichicastenango, salió de lasinstalaciones municipales desde el mes de octubre de 2014 como lo indica elseñor Fabián Sicaján Coy, Jefe Operador, Encargado del Convoy Municipal, perosin conocimiento del suscrito, ya que fueron únicamente instrucciones del Director




Financiero, Luis Fernando Ogaldez, giradas al señor Encargado del ConvoyMunicipal, quien a la vez en ningún momento lo reportó a mi persona comoAlcalde Municipal del periodo 2012-2016, situación que conocí hasta el día cincode enero de dos mil dieciséis, según copia de Informe que se adjunta al presenteexpediente, cuando empecé a realizar el chequeo de los bienes a mi cargo con elobjeto de realizar el acto de transición de autoridades municipales el quince deenero del presente año; situación que me provocó muchas molestias ya que notuve ni el menor conocimiento de esa acción, no obstante pues que reconozco quela responsabilidad era mía como Alcalde Municipal, pero dentro del personalsiempre existen elementos que sobrepasan el límite de sus atribuciones; noobstante todo lo anteriormente manifestado, confirmo que dicha máquinaretroexcavadora ya se encontraba en desuso desde el año dos mil doce pormotivo de encontrarse con desperfectos mecánicos. Y pues en el momento que ElConcejo y Alcalde Municipal al momento de contratar o nombrar a los empleadospúblicos indica las funciones y atribuciones que deben realzar (Acta deNombramiento o Contrato) El Código Municipal en su artículo 92. Empleadosmunicipales. Los derechos, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de losempleados municipales están determinadas en la Ley de Servicio Municipal, losreglamentos que sobre la materia emita el Concejo Municipal, y los pactos yconvenios colectivos que se suscriban de conformidad con la ley. Todo empleadoo funcionario municipal será personalmente responsable, conforme a las leyes, porlas infracciones u omisiones en que incurra en el desempeño de su cargo. Ley deServicio Civil artículo 46. Obligaciones De Los Trabajadores Municipales. Ademásde las obligaciones que determinan las leyes y reglamentos aplicables, sondeberes de los trabajadores municipales, los siguientes: a) Acatar las órdenes einstrucciones que les imparten sus superiores jerárquicos de conformidad con laley, cumpliendo y desempeñando con eficiencia las obligaciones inherentes a suspuestos, y en su caso, responder de abuso de autoridad y de la ejecución de lasórdenes que puedan impartir. f) Aportar su iniciativa e interés en beneficio de ladependencia en la que sirva y de la Administración Municipal en general. h)Desempeñar el cargo para el cual haya sido nombrado, en forma regular y con ladedicación y eficiencia que requiera la naturaleza de éste.” En memorial de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Fabian Sicaján Coy,(S.O.N)

quien fungió como, Jefe Operador de Maquinaria (con cargo funcional Encargadodel Convoy Municipal), manifiesta: “…por este medio comparezco a: EXPONERQue habiendo sido notificado mediante oficio numero DAM GUION CEROTRESCIENTOS SESENTA Y DOS GUION DOS MIL QUINCE GUION NOTHGUION VEINTIUNO (DAM-036-2015-NOYH-21) de fecha siete de marzo de dosmil dieciséis, en la cual se solicita que habiendo determinado un hallazgo por laComisión de Auditoria que corresponde a él Complimiento a Leyes y RegulacionesAplicables para lo cual me manifiesto de la siguiente manera: I) Resulta señoresde la Contraloría General de Cuentas que tal como se hace constar mediante




carta dirigida al señor Alcalde Municipal de Chichicastenango señor ROSENDOJERONIMO SALVADOR CUTERES, con fecha diecinueve de enero de dos mildieciséis en la cual le informe a la corporación sobre que una de las maquinas delConvoy Municipal, la cual es una RETROEXCAVADORA, de la siguienteCaracterísticas; MARCA CATERPILLAR, LINEA 416E, SERIE No. CBD01329, No.De REFERENCIA GM-06157, PIN CAT0416ECCBD01329, MOTOR SERIE NO.54D09789 Y MODELO AÑO 2006. En dicha carta hago una pequeña reseñasobre que dicha maquinaria quedo fuera de servicio desde el día martes 27 deMarzo del 2012, hasta el mes de noviembre del 2014, en el predio MunicipalAnexo al tanque de agua potable Municipal, y resulta que el día Miércoles 5 denoviembre del 2014, llego el Ingeniero Henry Samayoa, con dos Acompañantesinformando que con instrucciones del señor Director Financiero Municipal, El Sr.Luis Ogaldez, retira dicha Retroexcavadora del Convoy Municipal y Procediendodicho retiro de la Maquinaria en un camión blanco con remolque tipo plataforma decolor amarillo; ante la situación procedí a llamar al sr. Sebastián Xon Cortez (exAlcalde Municipal) si él tenía el conocimiento del Retiro de la maquinaria enmención, por lo que el confirmo y autorizo la entrega de la maquinaria al IngenieroHenry Samayoa, para su respectiva Reparación, y hasta la fecha no ha sidoentregada dicha maquinaria, por lo que solicite al señor Alcalde municipal si podíarealizar las gestiones necesarias para poder recuperar la Retroexcavadora ya quecon la anterior administración hicieron caso omiso. II) Resulta que después dehaber hecho la solicitud por escrito al actual Alcalde Municipal sobre laRetroexcavadora, fue contactado al Ingeniero Henry Samayoa para que me hicierala devolución de dicha maquinaria y con fecha cinco de febrero de dos mildieciséis realizo la devolución de la misma tal como se hace constar en el informeque me fuera requerido por la actual administración y en donde hago una pequeñareseña de la salida y la devolución y el estado en que se encuentra actualmente laretroexcavadora, informe que acompaño a la presente. III) Cabe mencionar quecon fecha treinta y uno de diciembre de dos mil quince me fue entregada la tarjetade responsabilidad con número cero cero cero ciento cincuenta y ocho en dondeaparece la retroexcavadora y donde se hace constar que esta descontinuada yque no aparece firmada por mi persona ya que no se encontraba en el prediomunicipal y que no quise firmar. IV) Así mismo manifiesto que debido al descontrolsobre los activos fijos de la municipalidad de Chichicastenango de la anteriorcorporación, y siendo que no era requerido por escrito la salida de la maquinariano me percate del error que cometía, pero que habiendo recibido una ordendirecta de la máxima autoridad quien a su vez era el responsable de la entidadpública que representaba no tome la precaución sobre el bien que tenia bajo mitarjeta de responsabilidad, únicamente obedeci la orden que me fuera requerida yque ha sido reiterada por las personas involucradas en la actas que fueransuscritas para establecer porque salió, como salió, donde estuvo y cuando regresola Retroexcavadora y quienes a su vez han afirmado que dicha orden fuedirectamente requerida por el Ex alcalde Sebastián Xon Cortez para ser entregada




al Ingeniero Henry Samayoa, dichas actas inventariadas con números treinta y dosguion dos mil dieciséis del libro L dos guion diecisiete mil cuatrocientos ochenta yocho de fecha cinco de febrero dos mil dieciséis y el Acta numero veinte guion dosmil dieciséis del libro L dos guion treinta mil quinientos treinta de fecha ocho defebrero de dos mil dieciséis confirman lo manifestado por mi persona y que obrandentro de los registros de los libros de la Contraloría General de Cuentas. V)Dentro de la información que recabe sobre la Retroexcavadora quiero manifestarque dicha retroexcavadora fue adquirida el año dos mil seis, tal como secomprueba mediante la fotocopia del Acta numero cincuenta y siete dos mil seisde fecha dos de agosto de dos mil seis, específicamente en el punto séptimo dedicha acta, la presente la acompaño a la presente; así mismo en el punto séptimodel Acta numero noventa y uno guion dos mil seis de fecha once de diciembre dedos mil seis se acuerda en el punto I designar al Alcalde Municipal comoAdministrador del Convoy Municipal y que dicha administración se realizaraatreves de la Oficina Municipal de Planificación para lo cual se debe autorizar yllevarse un libro de actas, donde consten todos los actos relativos a ordenes detrabajo, y realización de proyectos, así como el consumo de combustible y lasreparaciones, dicha acta la acompaño en fotocopia al presente escrito parademostrar que si bien es cierto que no realice ningún documento sobre la salidade dicha maquinaria, debería de existir un libro de actas donde se haya realizadodicho movimiento; en cuanto al Acta numero cuarenta y tres guion dos mil doce enel punto quinto se establece la nueva compra o arrendamiento de la nuevaRetroexcavadora, misma que a la fecha se desconoce por que cantidad fueadquira ya que cabe mencionar que dentro del control de las tarjetas deresponsabilidad aparece bajo la tarjeta número cero cero cero ciento ochenta ycinco de fecha treinta y uno de diciembre de dos mil quince y en donde no seestablece el valor ni la ubicación de dicha maquinaria, por lo que demuestro que la anterior corporación no contaban con controles adecuados sobre los bienesmunicipales y que eran bajo la responsabilidad de la máxima autoridad, dichaacta y la tarjeta de responsabilidad los acompaño en fotocopia al presente escrito.VI) Continuo manifestando que con el acta numero setenta y dos guion dos mildoce de fecha dieciséis de agosto de dos mil doce en el punto decimo primero sehabía acordado en el punto II se dicho punto designar al Sindico Primero JosueSamuel González Poz, Presidente de la Comisión de Finanzas; al Consejalprimero Manuel Tebelan Calgua, Presidente de la Comisión de urbanismo y a laLicenciada Sebastiana Elizabeth Ventura Peliz, Jueza de Asuntos Municipalesrealizar toda la tramitación y el proceso de la Subasta Publica sobre laRetroexcavadora arriba ya identificada, dicha acta la acompaño en fotocopia a lapresente, con la cual pretendo demostrar que debió de suscribirse acta sobre lasalida de la retroexcavadora pero habiendo revisado todos los libros de actas noexiste registro alguno. Por lo expuesto anteriormente, demuestro que siendoresponsabilidad de la máxima autoridad resguardar los bienes de la entidad querepresenta, y habiendo cumplido con una orden siendo yo un empleado público de




mi máxima autoridad, únicamente cumplí con lo ordenado tal como lo demuestrocon los testimonio que se hacen constar en las actas suscritas por el AuditorGubernamental y que obran dentro del expediente, asi mimso que ladocumentación que se acompaña es únicamente para demostrar que no existíacontrol sobre el manejo de los bienes de la Municipalidad ni manejo y custodia delos activos.” El Señor Luis Fernando Ogaldez fungió (S.O.A), quien como Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, se presentó a la discusión dehallazgos pero no se pronunció ni aporto documentación de descargo para elpresente hallazgo. Comentario de AuditoríaSe Confirma el hallazgo para el Señor Sebastian Xón Cortez, toda vez que(S.O.N)

en sus comentarios indica que reconoce la responsabilidad que le correspondecomo Autoridad, aduciendo que desconocía del caso porque no se le informó yque hay empleados que sobrepasan los límites; asimismo, se confirma para elSeñor Luis Fernando Ogaldez , en vista que se presentó pero no se(S.O.A)

pronunció ni aportó prueba de descargo. Se desvanece el hallazgo para el Señor Fabián Sicaján Coy, toda vez que(S.O.N)

de la evaluación de los comentarios y documentos presentados, se concluye queno hay instrucciones por escrito para delimitar su responsabilidad. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL SEBASTIAN (S.O.N.) XON CORTEZ 6,929.49DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 3,548.00Total Q. 10,477.49

Hallazgo No. 3 Falta de manual para control de combustible CondiciónEn la evaluación del Programa 12 Red Vial, Renglón presupuestario 262Combustibles y lubricantes, se determinó que no se cuenta con un manual onormativo para el procedimiento del gasto y consumo de combustibles,habiéndose evaluado una muestra de pagos por Q.86,525.34; así mismo, no




existe bitácora o controles auxiliares para determinar el consumo por vehículo omaquinaria. CriterioEl Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.2 Estructura de Control Interno,establece:“Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva unambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Unaefectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionadoscon: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d)controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controlesde legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados a cada etapa del procesoadministrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa yoperativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad delservicio.” Norma 1.6 Tipos de Controles, establece: "Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridadlos diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos yfinancieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, seestablecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control InternoAdministrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo,concurrente y posterior." CausaEl Concejo Municipal y el Alcalde Municipal no han implementado Manual y/oreglamento para el uso y consumo de combustible, el Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal no ha diligenciado la elaboración del mismo. EfectoRiesgo de realizar gastos innecesarios y ajenos a la Municipalidad en concepto decombustible por la falta de control. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe velar por la implementación de un manual que regule lacompra, uso y control de combustible y girar instrucciones al Alcalde Municipal yeste a su vez al Director de Administración Financiera Integrada Municipal parallevar un adecuado control y registro de combustible. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Sebastian Xón(S.O.N)

Cortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “En el ejercicio de laadministración edilicia del período 2012-2016 se implementaron una serie de




acuerdos municipales y reglamentos para las diversas funciones y actividades queson competencia municipal, habiéndose establecido para el mejoramiento de lasfunciones administrativas que realizan cada una de las dependencias de lacomuna en beneficio de las comunidades que conforman el municipio deChichicastenango; no obstante que se realizaron muchas adiciones en el aspectoreglamentario, y por el constante trabajo que se realizaba, especialmente en laejecución de los proyectos de desarrollo, no fue posible o no se encontraron losmecanismos y la asesoría correspondiente en cuanto a la implementación de unmanual normativo por el procedimiento del gasto y consumo de combustibles, paralo cual se aplicaron más que todo los mecanismos y controles a cargo del DirectorFinanciero tomando como base el trabajo real que se realizaba a través de losvehículos municipales para no interrumpir el desarrollo, específicamente, en losproyectos de infraestructura que se realizaron para las comunidades de nuestromunicipio, tales como, apertura de caminos, mantenimiento de caminos,preparación y movimiento de tierras para establecer proyectos como escuelas,áreas para salud, educación, recreación y otros. No obstante que no existiómanual o normativo para el procedimiento del gasto consumo de combustibles, lamunicipalidad cuenta con vales y bitácoras del consumo de combustible, loscuales sirven para evidenciar dicho consumo. En Nota sin número, de fecha 11 de abril de 2016, los Señore(as): Josué SamuelGonzalez Poz, Tomasa Emiliana Pajoj Ren de Cortez, Tomás Guarcas(S.O.N)

Ramos, Manuel Tebelan Calgua, Juan Panjoj Mosquit, Mardina(S.O.N) (S.O.N)

Francisca Ramos González de Saquic, Tomás Xiloj Pol, Abisaí de la(S.O.N) (S.O.N)

Cruz Morales, Samuel Peliz Pol, Carlos Leon Mejía, Tomás (S.O.N) (S.O.N) (S.O.N)

Ajanel Xón, Francisco Guarcas Cortez, Sebastian Calel Xon,(S.O.N) (S.O.N)

manifiestan: “En el ejercicio de la administración edilicia del período 2012-2016 seimplementaron una serie de acuerdos municipales y reglamentos para las diversasfunciones y actividades que son competencia municipal, habiéndose establecidopara el mejoramiento de las funciones administrativas que realizan cada una delas dependencias de la comuna en beneficio de las comunidades que conformanel municipio de Chichicastenango; no obstante que se realizaron muchasadiciones en el aspecto reglamentario, y por el constante trabajo que se realizaba,especialmente en la ejecución de los proyectos de desarrollo, no fue posible o nose encontraron los mecanismos y la asesoría correspondiente en cuanto a laimplementación de un manual normativo por el procedimiento del gasto y consumode combustibles, para lo cual se aplicaron mas que todo los mecanismos ycontroles a cargo del Director Financiero tomando como base el trabajo real quese realizaba a través de los vehículos municipales para no interrumpir eldesarrollo, específicamente, en los proyectos de infraestructura que se realizaronpara las comunidades de nuestro municipio, tales como, apertura de caminos,mantenimiento de caminos, preparación y movimiento de tierras para establecerproyectos como escuelas, áreas para salud, educación, recreación y otros. No




obstante que no existieron manual o normativo para el procedimiento del gasto consumo de combustibles, el proceso de control para consumo y pago se realizómediante vales emitidos por el Despacho Municipal exclusivamente para cada unade las actividades municipales desarrolladas a través de los vehículos municipalesen la ejecución de proyectos debidamente programados, presupuestados yverificados y supervisados por medio del personal técnico y capacitado de laDirección de Administración Financiera Integrada Municipal (DAFIM) y la DirecciónMunicipal de Planificación de esta Municipalidad de Chichicastenango, Quiché.” En Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Manuel Tebelan(S.O.N)

Calgua, quien fungió como Concejal Primero, indica: “Quiero manifestar que en elejercicio de la administración edilicia del período 2012-2016 se implementaron unaserie de acuerdos municipales y reglamentos para las diversas funciones yactividades que son competencia municipal, habiéndose establecido para elmejoramiento de las funciones administrativas que realizan cada una de lasdependencias de la comuna en beneficio de las comunidades que conforman elmunicipio de Chichicastenango; no obstante que se realizaron muchas adicionesen el aspecto reglamentario, y por el constante trabajo que se realizaba,especialmente en la ejecución de los proyectos de desarrollo, no fue posible o nose encontraron los mecanismos y la asesoría correspondiente en cuanto a laimplementación de un manual normativo por el procedimiento del gasto y consumode combustibles, para lo cual se aplicaron mas que todo los mecanismos ycontroles a cargo del Director Financiero tomando como base el trabajo real quese realizaba a través de los vehículos municipales para no interrumpir eldesarrollo, específicamente, en los proyectos de infraestructura que se realizaronpara las comunidades de nuestro municipio, tales como, apertura de caminos,mantenimiento de caminos, preparación y movimiento de tierras para establecerproyectos como escuelas, áreas para salud, educación, recreación y otros. Noobstante que no existieron manual o normativo para el procedimiento del gasto consumo de combustibles, el proceso de control para consumo y pago se realizómediante vales emitidos por el Despacho Municipal exclusivamente para cada unade las actividades municipales desarrolladas a través de los vehículos municipalesen la ejecución de proyectos debidamente programados, presupuestados yverificados y supervisados por medio del personal técnico y capacitado de laDirección de Administración Financiera Integrada Municipal (DAFIM) y la DirecciónMunicipal de Planificación de esta Municipalidad de Chichicastenango, Quiché.” En Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el señor Abisaí de la Cruz(S.O.N)

Morales, quien fungió como Concejal Quinto, manifiesta: “En el marco de lasatribuciones generales del Concejo Municipal en el Artículo 35 del CódigoMunicipal, el Concejo Municipal aprobó una serie de acuerdos, reglamentos ynormas para hacer más eficientes la prestación de los servicios municipales.Asimismo, autorizo la creación de nuevas dependencias para prestar un mejor




servicio a la toda la población del municipio. En ese sentido, respetando lasfunciones que la ley establece para el Alcalde Municipal, responsable directo de laadministración municipal y por lo tanto de proponer los diversos mecanismos ymanuales administrativos para una mejor eficiencia de los recursos; asimismo, elManual de Administración Financiera Integrada Municipal indica que la Direcciónde Administración Financiera Integrada Municipal (DAFIM) debe proponer losnormas o procedimientos correspondientes para mejorar y normar los procesoadministrativos y financieros correspondientes al Alcalde Municipal y este a su vezal Concejo Municipal. En tanto esas propuestas no fueron presentadas al ConcejoMunicipal, las dependencias antes mencionadas son la responsables directas delos mecanismos administrativos que establecieron para el uso y control decombustible.” En Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Mario René Avila deLeon, quien fungió como Secretario Municipal, manifiesta: “No corresponde a laSecretaría Municipal la implementación, emisión o aprobación de reglamentos,manuales o normas de aplicación municipal, en su defecto para eso se cuentadentro de la organización con una Unidad de Auditoría Interna y con AsesoríaJurídica, quienes tendrían en su función prestar la asesoría correspondiente alConcejo Municipal o específicamente al Despacho Municipal y de acuerdo a lasrecomendaciones que gira la Contraloría General de Cuentas, asimismo el mismoDirector Financiero no hubiera procedido a cancelar el valor de facturas por elconstante consumo de combustibles y a él se le hicieron las recomendacionesdebidas en su oportunidad; situación que considero no es de ningunaresponsabilidad en Secretaría Municipal, a quien el Código Municipal muyclaramente le establece sus atribuciones que son muy diferentes a la realizaciónde pagos y movimiento financiero dentro de una municipalidad.” En Nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Alberto Ogaldez , quien fungió como Director de(S.O.A)

Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: Tomando en cuentaque en el ejercicio fiscal dentro de los resultados de auditoría, en los hallazgosrelacionados con el Control Interno en el Área Financiera se consignó Por la Faltade Normativa en el Área de Combustibles y Lubricantes lo que generó comorecomendación Gestionar la autorización ante el Concejo Municipal paraimplementar un manual y proceso de control y registro en el rubro de combustiblesy lubricantes y dar instrucciones precisas al personal municipal para que secumpla esta normativa. Esto generó presentar un manual para el control decombustible para que el mismo fuera analizado y aprobado por el ConcejoMunicipal sin embargo el mismo no fue avalado quedando únicamente con uncontrol a través de vales. Adjunto documentación presentada al ConcejoMunicipal.”




Comentario de AuditoríaSe Confirma el hallazgo para los Señores Sebastian Xón Cortez, Josué(S.O.N)

Samuel Gonzalez Poz, Tomasa Emiliana Pajoj Ren de Cortez, Tomás (S.O.N)

Guarcas Ramos, Manuel Tebelan Calgua, Juan Panjoj Mosquit,(S.O.N) (S.O.N)

Mardina Francisca Ramos González de Saquic, Tomás Xiloj Pol, Abisaí (S.O.N)

de la Cruz Morales, Samuel Peliz Pol, Carlos Leon Mejía,(S.O.N) (S.O.N) (S.O.N)

Tomás Ajanel Xón, Francisco Guarcas Cortez, Sebastian Calel(S.O.N) (S.O.N) (S.O.N)

Xon, toda vez que admiten que por el constante trabajo que se realizaba,especialmente en la ejecución de los proyectos de desarrollo, no fue posible o nose encontraron los mecanismos y la asesoría correspondiente en cuanto a laimplementación de un manual normativo para el procedimiento del gasto yconsumo de combustibles, situación que favorece la discrecionalidad en el manejoy consumo de éste. Se desvanece el hallazgo para el Señor Luis Fernando Ogaldez , toda vez(S.O.A)

que cuando él fungió como Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal, se presentó al Concejo Municipal un proyecto de manual para estecontrol y no fue aprobado; asimismo, se desvanece el hallazgo para el SeñorMario René Avila de Leon, en vista que con la información y documentosaportados se evidencia que no le compete esta atribución. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 3, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL SEBASTIAN (S.O.N.) XON CORTEZ 6,929.49SINDICO PRIMERO JOSUE SAMUEL GONZALEZ POZ 5,985.90SINDICO SEGUNDO TOMASA EMILIANA PANJOJ REN DE CORTEZ 5,985.90SINDICO TERCERO TOMAS (S.O.N.) GUARCAS RAMOS 5,985.90CONCEJAL PRIMERO MANUEL (S.O.N.) TEBELAN CALGUA 5,985.90CONCEJAL SEGUNDO JUAN (S.O.N.) PANJOJ MOSQUIT 5,985.90CONCEJAL TERCERO MARDINA FRANCISCA RAMOS GONZALEZ DE SAQUIC 5,985.90CONCEJAL CUARTO TOMAS (S.O.N.) XILOJ TOL 5,985.90CONCEJAL QUINTO ABISAI (S.O.N.) DE LA CRUZ MORALES 5,985.90CONCEJAL SEXTO SAMUEL (S.O.N.) PELIZ POL 5,985.90CONCEJAL SEPTIMO CARLOS (S.O.N.) LEON MEJIA 5,985.90CONCEJAL OCTAVO TOMAS (S.O.N.) AJANEL XON 5,985.90CONCEJAL NOVENO FRANCISCO (S.O.N.) GUARCAS CORTEZ 5,985.90CONCEJAL DECIMO SEBASTIAN (S.O.N.) CALEL XON 5,985.90Total Q. 84,746.19

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera




Hallazgo No. 1 Fraccionamiento en la contratación de servicios CondiciónAl evaluar una muestra de la ejecución presupuestaria de los programas 11 Saludy Medio Ambiente y 12 Red Vial, renglones presupuestarios 142 Fletes y 173Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso común, se determinóque se adquirieron bienes y servicios, en los cuales no se realizó el evento decotización, así como la elaboración del contrato respectivo; no obstante, haberpagado a varios proveedores, según se detalla a continuación:

TECUM,PELIZ,,DIEGO, NIT: 28323440 Renglón 173 Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso común.

EXPEDIENTE No. CHEQUE FECHA FACTURAS VALOR CON IVA

Q.

VALOR SIN IVA

Q.

SERIE NUMERO

5941 6660 26/03/2015 A 13 8,621.25 7,697.54

5942 6661 26/03/2015 A 14 9,500.00 8,482.14

5943 6662 26/03/2015 A 15 9,500.00 8,482.14

6091 7014 22/05/2015 A 17 9,500.00 8,482.14

6092 7017 22/05/2015 A 18 9,500.00 8,482.14

6093 7018 22/05/2015 A 16 9,800.00 8,750.00

6206 7237 18/06/2015 A 20 9,800.00 8,750.00

6207 7234 18/06/2015 A 19 9,800.00 8,750.00

6208 7242 18/06/2015 A 22 9,800.00 8,750.00

6209 7243 18/06/2015 A 21 9,800.00 8,750.00

6225 7288 25/06/2015 A 23 9,600.00 8,571.43

6226 7289 25/06/2015 A 24 9,600.00 8,571.43

6227 7290 25/06/2015 A 25 9,500.00 8,482.14

6228 7291 25/06/2015 A 26 9,500.00 8,482.14

6229 7292 25/06/2015 A 27 9,700.00 8,660.71

6231 7293 25/06/2015 A 28 9,700.00 8,660.71

6236 7294 25/06/2015 A 29 7,803.88 6,967.75

6236 7294 25/06/2015 A 29 1,996.12 1,782.25

6240 7295 25/06/2015 A 30 9,800.00 8,750.00

6453 7752 24/08/2015 A 31 8,500.00 7,589.29

6454 7753 24/08/2015 A 32 8,500.00 7,589.29

6455 7754 24/08/2015 A 33 8,500.00 7,589.29

6456 7749 24/08/2015 A 35 9,700.00 8,660.71

6457 7755 24/08/2015 A 34 8,500.00 7,589.29

6458 7750 24/08/2015 A 36 9,700.00 8,660.71

6499 7818 03/09/2015 A 37 600.00 535.71

6499 7818 03/09/2015 A 37 9,100.00 8,125.00




6755 8245 20/11/2015 A 41 9,500.00 8,482.14

6756 8246 20/11/2015 A 43 9,500.00 8,482.14

Q254,921.25 Q227,608.23

TEBELAN,SUAR,,PEDRO, NIT: 29200172 Renglón 142 Fletes


Q.

VALOR SIN IVA

Q.

SERIE NUMERO

6358 7536 03/08/2015 A 187 9,675.00 8,638.39

6359 7537 03/08/2015 A 185 9,675.00 8,638.39

6360 7538 03/08/2015 A 186 9,675.00 8,638.39

6757 8249 25/11/2015 A 189 9,500.00 8,482.14

6758 8248 25/11/2015 A 188 9,500.00 8,482.14

6781 8273 30/11/2015 A 190 9,500.00 8,482.14

6782 8274 30/11/2015 A 191 9,500.00 8,482.14

6783 8275 30/11/2015 A 192 9,850.00 8,794.64

6784 8276 30/11/2015 A 193 9,850.00 8,794.64

6834 8372 17/12/2015 A 195 9,500.00 8,482.14

6835 8373 17/12/2015 A 194 9,500.00 8,482.14

Q105,725.00 Q94,397.32

TEBELAN,SUAR,,PEDRO, NIT: 29200172 Renglón 173 Mantenimiento y reparación de bienes nacionales de uso

común


Q.

VALOR SIN IVA

Q.

SERIE NUMERO

5838 6524 17/03/2015 A 161 9,500.00 8,482.14

5839 6526 17/03/2015 A 162 9,500.00 8,482.14

5840 6529 17/03/2015 A 163 9,500.00 8,482.14

5841 6531 17/03/2015 A 164 9,500.00 8,482.14

5849 6547 18/03/2015 A 165 9,500.00 8,482.14

5850 6550 18/03/2015 A 166 9,500.00 8,482.14

5851 6553 18/03/2015 A 167 9,500.00 8,482.14

5852 6555 18/03/2015 A 169 9,500.00 8,482.14

5975 6821 23/04/2015 A 175 9,500.00 8,482.14

5976 6824 23/04/2015 A 174 9,500.00 8,482.14

5977 6820 23/04/2015 A 172 9,500.00 8,482.14

5978 6825 23/04/2015 A 171 9,500.00 8,482.14

6042 6881 05/05/2015 A 176 9,800.00 8,750.00

6043 6882 05/05/2015 A 177 9,800.00 8,750.00

6080 7012 22/05/2015 A 181 9,500.00 8,482.14

6088 7013 22/05/2015 A 182 9,500.00 8,482.14

6089 7015 22/05/2015 A 178 9,500.00 8,482.14

6090 7016 22/05/2015 A 179 9,500.00 8,482.14

6377 7565 10/08/2015 A 184 2,540.76 2,268.54




6377 7565 10/08/2015 A 184 2,438.08 2,176.86

6377 7565 10/08/2015 A 184 848.00 757.14

6377 7565 10/08/2015 A 184 2,048.16 1,828.71

6851 8404 29/12/2015 A 196 9,450.00 8,437.50

6852 8405 29/12/2015 A 197 9,450.00 8,437.50

Q198,375.00 Q177,120.54

PELIZ,MACARIO,,TOMAS, NIT: 69109192 Renglón 142 Fletes


Q.

VALOR SIN IVA

Q.

SERIE NUMERO

5573 5853 10/01/2015 B 115 9,500.00 8,482.14

5574 5854 10/01/2015 B 116 9,500.00 8,482.14

5611 6064 28/01/2015 B 117 9,500.00 8,482.14

5612 6067 28/01/2015 B 118 9,500.00 8,482.14

5613 6068 28/01/2015 B 119 9,500.00 8,482.14

5615 6069 28/01/2015 B 120 9,500.00 8,482.14

5616 6070 28/01/2015 B 121 9,500.00 8,482.14

5724 6275 18/02/2015 B 123 9,500.00 8,482.14

5725 6276 18/02/2015 B 128 9,500.00 8,482.14

5726 6277 18/02/2015 B 122 9,500.00 8,482.14

5728 6278 18/02/2015 B 126 9,500.00 8,482.14

5730 6273 18/02/2015 B 127 9,500.00 8,482.14

5731 6274 18/02/2015 B 129 9,500.00 8,482.14

5787 6373 26/02/2015 B 133 9,500.00 8,482.14

5788 6374 26/02/2015 B 131 9,500.00 8,482.14

5789 6375 26/02/2015 B 130 9,500.00 8,482.14

5790 6376 26/02/2015 B 132 9,500.00 8,482.14

5805 6428 09/03/2015 B 134 9,800.00 8,750.00

5806 6430 09/03/2015 B 135 9,800.00 8,750.00

5807 6432 09/03/2015 B 136 9,800.00 8,750.00

5808 6435 09/03/2015 B 137 9,800.00 8,750.00

5828 6488 16/03/2015 B 139 9,500.00 8,482.14

5829 6493 16/03/2015 B 138 9,500.00 8,482.14

5832 6499 16/03/2015 B 141 9,500.00 8,482.14

5833 6502 16/03/2015 B 140 9,500.00 8,482.14

5878 6614 20/03/2015 B 144 9,500.00 8,482.14

5951 6715 17/04/2015 B 147 9,500.00 8,482.14

5953 6717 17/04/2015 B 148 9,500.00 8,482.14

5954 6721 17/04/2015 B 146 9,500.00 8,482.14

5957 6757 20/04/2015 B 145 9,500.00 8,482.14

5958 6758 20/04/2015 B 149 9,500.00 8,482.14

5959 6759 20/04/2015 B 150 9,500.00 8,482.14

6039 6878 05/05/2015 B3 152 9,500.00 8,482.14




6040 6879 05/05/2015 B 153 9,500.00 8,482.14

6041 6880 05/05/2015 B 154 9,500.00 8,482.14

6113 7042 27/05/2015 B 155 9,500.00 8,482.14

6117 7043 27/05/2015 B 156 9,500.00 8,482.14

6123 7044 27/05/2015 B 158 9,500.00 8,482.14

6125 7045 27/05/2015 B 157 9,500.00 8,482.14

6169 7140 09/06/2015 B 159 9,500.00 8,482.14

6170 7141 09/06/2015 B 160 9,500.00 8,482.14

6171 7142 09/06/2015 B 161 9,500.00 8,482.14

6202 7232 17/06/2015 B 162 9,500.00 8,482.14

6203 7233 17/06/2015 B 163 9,500.00 8,482.14

6276 7330 01/07/2015 B 166 9,500.00 8,482.14

6277 7331 01/07/2015 B 164 9,500.00 8,482.14

6278 7332 01/07/2015 B 165 9,500.00 8,482.14

6299 7423 16/07/2015 B 167 9,500.00 8,482.14

6300 7424 16/07/2015 B 168 9,500.00 8,482.14

6301 7425 16/07/2015 B 170 9,500.00 8,482.14

6302 7426 16/07/2015 B 169 9,500.00 8,482.14

6324 7496 28/07/2015 B 171 9,500.00 8,482.14

6382 7570 11/08/2015 B 174 9,500.00 8,482.14

6383 7572 11/08/2015 B 173 9,500.00 8,482.14

6384 7571 11/08/2015 B 172 9,500.00 8,482.14

6450 7735 21/08/2015 B 175 9,500.00 8,482.14

6451 7736 21/08/2015 B 176 9,500.00 8,482.14

6452 7748 24/08/2015 B 177 9,500.00 8,482.14

6498 7817 03/09/2015 A1 178 9,500.00 8,482.14

6500 7819 03/09/2015 B 179 9,500.00 8,482.14

6503 7828 12/09/2015 B 180 9,500.00 8,482.14

6504 7829 12/09/2015 B 181 9,500.00 8,482.14

6599 7978 02/10/2015 B 182 9,500.00 8,482.14

6600 7979 02/10/2015 B 183 9,500.00 8,482.14

6601 7980 02/10/2015 B 184 9,500.00 8,482.14

6608 7996 06/10/2015 B 185 9,500.00 8,482.14

6609 7997 06/10/2015 B 186 9,500.00 8,482.14

6611 8003 14/10/2015 B 189 9,500.00 8,482.14

6612 8004 14/10/2015 B 190 9,500.00 8,482.14

6614 8007 15/10/2015 B 187 9,500.00 8,482.14

6615 8008 15/10/2015 B 188 9,500.00 8,482.14

6660 8074 27/10/2015 B 191 9,500.00 8,482.14

6661 8075 27/10/2015 B 192 9,500.00 8,482.14

6690 8117 05/11/2015 B 193 9,500.00 8,482.14

6691 8115 05/11/2015 B 194 9,500.00 8,482.14

6692 8118 05/11/2015 B 195 9,500.00 8,482.14

6693 8116 05/11/2015 B 196 9,500.00 8,482.14




6694 8119 05/11/2015 B 197 9,500.00 8,482.14

6695 8121 05/11/2015 B 198 9,000.00 8,035.71

6696 8122 05/11/2015 B 200 9,000.00 8,035.71

Q760,200.00 Q678,750.00

TOTALES Q1,319,221.25 Q1,177,876.09

CriterioEl Decreto Número 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contratacionesdel Estado, Artículo 4 Programación de Negociaciones, establece: “Para la eficazaplicación de la presente ley, las entidades públicas, antes del inicio del ejerciciofiscal, deberán programar las compras, suministros y contrataciones que tenganque hacerse durante el mismo.” Artículo 38, reformado por el Decreto Número27-2009, artículo 8 establece: “Cuando el precio de los bienes, obras, suministrosy remuneración de los servicios exceda de noventa mil Quetzales (Q.90,000.00), yno sobrepase los siguientes montos, la compra o contratación podrá hacerse porel sistema de cotización, así: …b) Para el Estado y otras entidades, que no excedade novecientos mil quetzales (Q.900,000.00)…” El Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 del Presidente de la República, Reglamentode la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 55 Fraccionamiento, establece:“Se entiende por fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociación por sumonto, al procedimiento de licitación o cotización, se fraccione deliberadamentecon el propósito de evadir la práctica de cualquiera de dichos procedimientos.” CausaEl Alcalde Municipal el Director de Administración Financiera Integrada Municipal yDirector Municipal de Planificación, no realizaron una adecuada gestión yprogramación de contratación de servicios para la Municipalidad. EfectoRiesgo de utilización de recursos financieros para compras fuera del presupuestoen detrimento de los intereses de la Municipalidad por incumplimiento a lasregulaciones de la Ley de Compras y contrataciones sobre los procedimientospara adquisición de bienes necesarios en la Municipalidad. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vezal Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Director de laOficina Municipal de Planificación, a efecto que en la adquisición de bienes yservicios, se cumpla con todas las formalidades que la ley establece. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor XónSebastian (S.O.N)




Cortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “En virtud que el artículo81 de la ley de contrataciones del estado establece que cualquier funcionario oempleado público que fraccione en cualquier forma la negociación con el objeto deevadir la práctica de la cotización y licitación será sancionada, sin embargo lacontratación de Servicios de Mantenimiento y reparación de bienes nacionales deuso común (Reglón 173) y fletes (Reglón 142) se realizaron en diferentes fechas ya distintos lugares y beneficiarios, lo cual la ley no indica que esta modalidad deejecución de gastos se tipifique como fraccionamiento, Por otro lado cabemencionar que en las reformas a la ley de contrataciones (Decreto 09-2015)específicamente al artículo 81 establece que cuando una misma entidad ejecutorarealice compras en el mismo cuatrimestre cuya suma exceda el monto a partir delcual la cotización publica es obligatoria (Q 90,000.00). El articulo 81(Fraccionamiento) de la Ley de Contrataciones del Estado en ningún momentoEstablece que es prohibido el adquirir servicios en diferentes meses del ejerciciofiscal los cuales son prestados a diferentes lugares y beneficiarios, por lo que enningún momento la municipalidad al contratar los servicios antes mencionados nopretendió evadir el proceso de Cotizar o Licitar, ya que los servicios se fueronadquiriendo de acuerdo a las necesidades y a la disponibilidad Financiera.Además necesidad por el cumplimiento de lo establecido en el Artículo 68 delCódigo Municipal, Competencias Propias del Municipio incisos A), B) y C) ya quelos servicios siempre fueron enfocados al mantenimiento de Rastros, Cementeriosy Recolección, tratamiento y disposición de los desechos sólidos, limpieza yornato, así como el mantenimiento de caminos de acceso, la pavimentación de lasvías públicas urbanas, dichos servicios fueron cumplidos según las necesidadessurgidas a través de la oficina de Servicios Públicos Municipales.” En nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf, de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Fernando Ogaldez ( ), quien fungió como Director deS.O.A

Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “Tomando en cuentaque los trabajos realizados así como los servicios prestados por los proveedoresen mención siempre fueron de cuantía menor debido a que no se podía determinardonde era necesario la prestación de los servicios, lo que generó también laimposibilidad de crear un perfil de proyecto determinado ya que los mismos segeneraban de la necesidad por el cumplimiento de lo establecido en el Artículo 68del Código Municipal, Competencias Propias del Municipio incisos A), B) y C) yaque los servicios siempre fueron enfocados al mantenimiento de Rastros,Cementerios y Recolección, tratamiento y disposición de los desechos sólidos,limpieza y ornato, así como el mantenimiento de caminos de acceso, lapavimentación de las vías públicas urbanas, dichos servicios fueron cumplidossegún las necesidades surgidas a través de la oficina de Servicios PúblicosMunicipales. En virtud que el artículo 81 de la ley de contrataciones del estadoestablece que cualquier funcionario o empleado público que fraccione en cualquierforma la negociación con el objeto de evadir la práctica de la cotización y licitación




será sancionada, sin embargo la contratación de Servicios de Mantenimiento yreparación de bienes nacionales de uso común (Reglón 173) y fletes (Reglón 142)se realizaron en diferentes fechas y a distintos lugares y beneficiarios, lo cual laley no indica que esta modalidad de ejecución de gastos se tipifique comofraccionamiento.” El Señor Martin Ixtuc Tevalan, quien fungió como Director Municipal de(S.O.N)

Planificación, no se presentó a la Discusión de Hallazgos y no envió comentarios opruebas de descargo. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los Señores Sebastian Xón Cortez y Luis(S.O.N)

Fernando Ogaldez ( ), en virtud que los argumentos presentados por los S.O.A

responsables no lo desvanecen debido a que existe una planificación y asignaciónpresupuestaria y siendo servicios para mantenimiento de Rastros, Cementerios yRecolección, tratamiento y disposición de los desechos sólidos, limpieza y ornato,así como el mantenimiento de caminos de acceso, la pavimentación de las víaspúblicas urbanas, es evidente la práctica de fraccionamiento, toda vez que sebenefició a tres proveedores con un monto de Q1,177,686.09 con pagos menoresa Q10,000.00 conforme la muestra que aparece en la condición del hallazgo. Seconfirma el hallazgo para el Señor Martin Ixtuc Tevalan, en virtud de que no(S.O.N)

se presentó a la discusión de hallazgos, ni envió comentarios para sudesvanecimiento y no ejerció su derecho de defensa para desligar suresponsabilidad, en consecuencia el incumplimiento señalado queda firme. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 81, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL SEBASTIAN (S.O.N.) XON CORTEZ 29,446.90DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 29,446.90DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION MARTIN (S.O.N.) IXTUC TEVALAN 29,446.90Total Q. 88,340.70

Hallazgo No. 2 Activos fijos no registrados en Libro de Inventario CondiciónEn inspección física al predio municipal de maquinaria, se estableció queuna Retroexcavadora Caterpillar 416E Referencia GM-11272 Serie No. CBd10152Pin CAT0416EECBD10152, con valor de Q864,000.00, no se encuentra registradaen el libro de inventarios. La máquina fue adquirida por la municipalidad mediante




arrendamiento con opción a compra, según Acuerdo Municipal contenido en Acta43-2012 de fecha 08 de mayo de 2012, en doce pagos de Q.72,000.00 cada uno,a la empresa Corporación General de Tractores, S.A. entre el 10 de mayo de 2012y19 de abril de 2013. CriterioLa Circular Número 3-57 de la Contaduría General de Nación, Departamento deContabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969, en la sección de Adiciones alInventario, establece: “Toda adquisición de bienes no fungibles que ocurra en eltranscurso del año y que constituya aumento al activo, deberá agregarse acontinuación del inventario anterior, previa reapertura del mismo en el libroautorizado, teniendo cuidado de hacerlo en las fechas precisas en que se lleve acabo la adquisición. De cualquier adición que se haga al inventario, deberá darseaviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Dirección deContabilidad del Estado, indicando si la adquisición fue por donación de algunaentidad, si se compró con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas,citando en su caso el número de la Orden de Compra y Pago correspondiente, o sifue por medio del Fondo Rotativo, indicarlo claramente…" CausaDeficiente supervisión por parte del Concejo Municipal, Alcalde Municipal, Directorde Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado de Inventarios al noinstruir y verificar el registro oportuno y control los bienes inventariables. EfectoRiesgo de pérdida de los bienes por no tener registro y control de los mismos, asícomo la utilización de los bienes en trabajos ajenos a la Municipalidad. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, y este a su vez al Encargado deInventarios, a efecto que se actualicen los registros en toda compra de bienespara el adecuado control y resguardo de los mismos. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Sebastian Xón(S.O.N)

Xortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “El Concejo y AlcaldeMunicipal al momento de contratar o nombrar a los empleados públicos indica lasfunciones y atribuciones que deben realizar (Acta de Nombramiento o Contrato).El Código Municipal en su artículo 92. Empleados municipales. Los derechos,obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los empleados municipalesestán determinados en la Ley de Servicio Municipal, los reglamentos que sobre la




materia emita el Concejo Municipal, y los pactos y convenios colectivos que sesuscriban de conformidad con la ley. Todo empleado o funcionario municipal serápersonalmente responsable, conforme a las leyes, por las infracciones uomisiones en que incurra en el desempeño de su cargo. Ley de Servicio Civilartículo 46. Obligaciones De Los Trabajadores Municipales. Además de lasobligaciones que determinan las leyes y reglamentos aplicables, son deberes delos trabajadores municipales, los siguientes: a) Acatar las órdenes e instruccionesque les imparten sus superiores jerárquicos de conformidad con la ley, cumpliendoy desempeñando con eficiencia las obligaciones inherentes a sus puestos, y en sucaso, responder de abuso de autoridad y de la ejecución de las órdenes quepuedan impartir. f) Aportar su iniciativa e interés en beneficio de la dependencia enla que sirva y de la Administración Municipal en general. h) Desempeñar el cargopara el cual haya sido nombrado, en forma regular y con la dedicación y eficienciaque requiera la naturaleza de éste.” En Nota sin número, de fecha 11 de abril de 2016, los señores(as) Josué SamuelGonzalez Poz, Tomasa Emiliana Pajoj Ren de Cortez, Mardina Francisca RamosGonzález, Tomás Xiloj Pol, Samuel Peliz Pol, Carlos Leon(S.O.N) (S.O.N) (S.O.N)

Mejía, Tomás Ajanel Xón, Francisco Guarcas Cortez, Sebastian (S.O.N) (S.O.N)

Calel Xon, que fungieron como Síndicos y Concejales, manifiestan: “El(S.O.N)

volumen de actividades, atribuciones y compromisos de un Alcalde Municipal, delos Síndicos y Concejales en el ejercicio de su función en el Concejo Municipal alfrente de una comuna, es muy compleja, máxime en una jurisdicción tan grande,territorial y poblacionalmente, como la que representa el municipio deChichicastenango, Quiché, razón por la cual, pienso que cada funcionariomunicipal encargado de cierta dependencia, es responsable de las atribucionesque le competen, específicamente en este caso, donde por irresponsabilidad de launidad administrativa, que es la DIRECCION DE ADMINISTRACIONFINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL, junto a sus colaboradores que en estecaso el manual de dicha unidad establece cargos específicos, los cuales son losencargados de registrar o inventariar, los bienes municipales, en este caso noinventariar la máquina Retroexcavadora Caterpillar 416E Referencia GM-11272Serie No. CBd10152 Pin CAT0416EECBD10152, con un valor de Q.864,000.00, lacual fue adquirida por la Municipalidad de Chichicastenango mediantearrendamiento con opción a compra, según Acuerdo Municipal contenido en ActaNo. 43-2012 de fecha 08 de mayo de 2012 en la empresa Corporación General deTractores, S.A. Considerando, lo que establece el Código Municipal en su Artículo9, el Concejo Municipal es un órgano colegiado superior de deliberación y dedecisión de los asuntos municipales… asimismo, indica que El Alcalde Municipales el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas yproyectos autorizados por el Concejo Municipal. El en el Art.52 del códigoMunicipal indica las atribuciones y obligaciones del alcalde están, dirigir laadministración municipal.”




En Notas sin número de fecha 11 de abril de 2016, los Señores Tomas (S.O.N)

Guarcas Ramos, Manuel Tebelan Calgua, Juan Panjoj Mosquit, que(S.O.N) (S.O.N)

fungieron como Sindico y Concejales, manifiestan: “El nombramiento estableceque se practique auditoria Financiera y Presupuestaria por el periodo comprendidodel 1 de enero al 31 de diciembre del año 2016. El hallazgo, se encuentrancomprendidos en una fecha que no corresponde al periodo a auditar comoestablece bien claro en su nombramiento No. DAM-0362-2015, de fecha 08 deoctubre de 2015, emitido por el Director de Auditoria de Municipalidades, en virtudque se hace mención de un acuerdo municipal contenido en Acta 43-2012 defecha 08 de mayo del año 2012, en cual parece una maquinaria que fue adquiridapor la municipalidad mediante ARRENDAMIENTO CON OPCION A COMPRA, endoce pagos de Q72,000.00 cada uno, a la empresa Corporación General deTransportes S,A., entre el 10 de mayo de 2012 y 19 de abril de 2013. Asimismo ental hallazgo no se indica o mas bien se verifico que dicha maquinaria ya halla sidocancelada en su totalidad, para poderla registrarla en el libro de inventarioscorrespondiente, ya que la misma se adquirió mediante arrendamiento con opcióna compra. Además en lo concerniente al proceso de registro, corresponde conforme al MAFIM, le corresponde Alcalde Municipal como Administrador de losbienes municipales, al Director Financiero de Municipal como jefe de la Unidad,girar las instrucciones a quien corresponde la obligación de registrar los bienesadquiridos, y el Alcalde Municipal dar información de esto a donde corresponde deconformidad como lo establece el articulo 53 literal r) del Código Municipal, en elmes de enero de cada año. Y sea el caso de pertenecer al periodo sancionadorlas personas responsables conforme lo establece el MAFIM.” En Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Abisaí de la Cruz(S.O.N)

Morales, que fungió como Concejal V, manifiesta: “En el marco de lo queestablece el Código Municipal en su Artículo 9, el Concejo Municipal es un órganocolegiado superior de deliberación y de decisión de los asuntos municipales…asimismo, indica que El Alcalde Municipal es el encargado de ejecutar y darseguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por elConcejo Municipal. Sigue indicando el Código Municipal en su Artículo 52, quedentro de las atribuciones y obligaciones del alcalde están, dirigir la administraciónmunicipal. En ese sentido , el concejo municipal en el marco de lo que la leyestablece ha respetado las funciones que le corresponden al Alcalde Municipal yha autorizado la contratación del equipo técnico con atribuciones específicas,dentro de ellos a una persona para Inventario, responsable directa de elaborar yconstantemente actualizar los inventarios correspondientes a la municipalidad aefecto de mantener un control y registro eficiente de todos los bienes municipalespara el buen uso de los mismos." En nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Mario René Avila de




León, quien fungió como Secretario Municipal, manifiesta: “En la Municipalidad deChichicastenango, Quiché, existe una organización administrativa en la que cadafuncionario municipal encargado de cada una de las dependencias municipales, esresponsable de las atribuciones que le competen, específicamente en este caso,donde por irresponsabilidad de la unidad administrativa, que es la DIRECCION DEADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL, no procedió aregistrar o inventariar una máquina Retroexcavadora Caterpillar 416E ReferenciaGM-11272 Serie No. CBd10152 Pin CAT0416EECBD10152, con un valor deQ864,000.00, la cual fue adquirida por la Municipalidad de Chichicastenangomediante arrendamiento con opción a compra, según Acuerdo Municipal contenidoen Acta No. 43-2012 de fecha 08 de mayo de 2012 en la empresa CorporaciónGeneral de Tractores, S.A.; habiéndose cumplido como Secretaría de laMunicipalidad en emitir el Acuerdo Municipal y la correspondiente documentaciónque dio lugar a la contratación de arrendamiento con opción de compra de lamáquina Retroexcavadora en mención, de tal manera que la Secretaría Municipal,como dependencia municipal no tiene ninguna jerarquía ni ejerce supervisiónsobre la Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal (DAFIM), entodo caso, se cuenta dentro de la organización con una Unidad de AuditoríaInterna quien tuvo que hacer las observaciones pertinentes en su momento y girarlas instrucciones precisas a través del Despacho Municipal." En Nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Fernando Ogaldez(S.O.A) quien fungió como Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “En el presentehallazgo cabe mencionar que debido a la modalidad de compra que se utilizo en lamunicipalidad para la adquisición de la Retroexcavadora Caterpillar 416E tal comose indica en la Condición descrita (arrendamiento con opción a compra), se utilizóel renglón 154 Arrendamiento de maquinaria, renglón del gasto que no esinventariable en la herramienta Sicoingl debido a que lo toma como un servicio yno en el 327 Maquinaria y equipo para la construcción lo que causo que al cierredel inventario no se reflejara ninguna diferencia. Sin embargo si se hace constarque la maquina adquirida si está cargada en la tarjeta de responsabilidad delseñor Fabian Sicajan Coy, quien es el encargado del convoy municipal con surespectiva descripción y serie para poder identificarla. Además que el proceso deinventario se puede realizar en el sistema realizando las adiciones y ajustescontables correspondientes de tal manera que la misma aparezca en el inventariode la municipalidad.” En Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Miguel EduardoJiménez Luz, quien fungió como Encargado de Inventarios, manifiesta: “En elpresente hallazgo cabe mencionar que debido a la modalidad de compra que seutilizo en la municipalidad para la adquisición de la Retroexcavadora Caterpillar416E tal como se indica en la Condición descrita (arrendamiento con opción a




compra), se utilizó el renglón 154 Arrendamiento de maquinaria, renglón del gastoque no es inventariable en la herramienta SICOINGL, debido a que lo toma comoun servicio y no en el 327 Maquinaria y equipo para la construcción lo que causoque al cierre del inventario no se reflejara ninguna diferencia. Sin embargo si sehace constar que la maquina adquirida si está cargada en la tarjeta deresponsabilidad del señor Fabian Sicajan Coy, quien es el encargado del convoymunicipal con su respectiva descripción y serie para poder identificarla. Ademásque el proceso de inventario se puede realizar en el sistema realizando lasadiciones y ajustes contables correspondientes de tal manera que la mismaaparezca en el inventario de la municipalidad, También les hago mención que yoaún no trabajaba en la municipalidad en el momento de la compra y en ningúnmomento se hizo de mi conocimiento el adjuntar al inventario.” Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo para los Señores Luis Fernando Ogaldez (S.O.A)y Miguel Eduardo Jiménez Lux, en virtud que los comentarios y documentosaportados no lo desvanecen, toda vez que se estableció la compra con el últimopago, según factura MA-11034 de fecha 19 de abril de 2013, por valor deQ72,000.00 de Corporación General de Tractores S.A., que fue emitida enconcepto de Venta de la Retrexcavadora y no como Arrendamiento, misma que nofue ingresada al inventario. Se desvance el hallazgo para los Señores(as) Sebastian Xón Cortez,(S.O.N)

Josué Samuel Gonzalez Poz, Tomasa Emiliana Pajoj Ren de Cortez, Tomás Guarcas Ramos, Manuel Tebelan Calgua, Juan Panjoj Mosquit,(S.O.N) (S.O.N) (S.O.N)

Mardina Francisca Ramos González de Saquic, Tomás Xiloj Pol, Abisaí (S.O.N)

de la Cruz Morales, Samuel Peliz Pol, Carlos Leon Mejía, Tomás (S.O.N) (S.O.N)

Ajanel Xón, Francisco Guarcas Cortez, Sebastian Calel Xon,(S.O.N) (S.O.N) (S.O.N)

Mario René Avila de León, toda vez que en los comentarios argumentan que no escompetencia del Alcalde Municipal, Concejo Municipal y Secretario Municipal, locual es congruente con lo establecido en el Código Municipal, razón por la cual sedesvanece el mismo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 14,191.99ENCARGADO DE INVENTARIOS MIGUEL EDUARDO JIMENEZ LUX 3,000.00Total Q. 17,191.99

Lineas en Blanco Luego de Acción Legal




Hallazgo No. 3 Deficiencias en control de vehículos CondiciónEn inspección física al predio municipal de maquinaria se estableció que trescamiones marca Hino no cuentan con tarjeta ni placa de circulación. Los camionesde detallan a continuación: DESCRIPCION VALOR Q.Un camión, nuevo marca HINO LINES FGTJMUB-BG2vin JHDFG1JMU7XX10916 año 2007 color blanco,chasis JHDFG1JMU7XX10916 motor J08C-F27991 de12 toneladas 3 asientos 420,333.76Un camión nuevo marca Hino Lines FGTJMLTD-BG2,año 2007, color blanco, chasis JHDFG1JMU7XX10917motor J08C-F27992 de 12 toneladas dos ejes, tresasientos 420,333.76Un camión nuevo marca Hino Lines FGTJMB-BG2, año2007, color blanco, chasis JHDFG1JMU7XX10918 motorJ08C-F28012 de 12 toneladas dos ejes, tres asientos 420,333.76

TOTAL 1,261,001.3FUENTE: Libro de inventarios CriterioEl Acuerdo Gubernativo Número 134-2014 reglamento de la Ley del Impuestosobre Circulación de Vehículos Terrestres, Marítimos y Aéreos, Articulo 12,establece: “ Todo vehículo deberá identificarse con las placas de circulación queentregará el Registro al momento de su inscripción. La custodia de las placas asícomo su distribución y el mantenimiento de sus existencias, estará a cargo delRegistro… Artículo 14, establece: “ Los vehículos terrestres portarán dos placasde circulación, una en la parte baja central delantera y otra en la parte trasera, enel lugar más visible.” El Acuerdo Número 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, Norma 1.2 Estructura de Control Interno, establece:“Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar eimplantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambienteóptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectivaestructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a)




controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controlesde detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles delegalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados a cada etapa del procesoadministrativo, de tal manera que se alcance la simplificación administrativa yoperativa, eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad delservicio.” Norma 1.6 Tipos de Controles, establece: "Es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridadlos diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos yfinancieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, seestablecen los distintos tipos de control interno que se refiere a: Control InternoAdministrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo,concurrente y posterior." CausaIncumplimiento de la normativa legal al no gestionarse las placas y tarjetas decirculación de los camiones propiedad de la Municipalidad por parte del Directorde Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado de Inventarios. EfectoRiesgo de utilización indebida de los vehículos propiedad de la Municipalidad ypoca transparencia en la custodia de los bienes al no contarse con ladocumentación y distintivos que regula la legislación aplicable. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vezal Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Encargado deInventarios, a efecto de velar para que todos los bienes de la Municipalidadcuenten con los documentos, registros y distintivos que corresponden. Comentario de los ResponsablesEn nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, Señor Luis Fernando Ogaldez ( , quien fungió como Director deS.O.A)

Administración Financiera Integrada Municipal, y nota sin número de fecha 11 deabril de 2016 del Señor Miguel Eduardo Jiménez Luz, quien fungió comoEncargado de Inventarios, manifiestan: “Respecto a la condición descrita en elpresente hallazgo me permito informar que según el Artículo 98 del CódigoMunicipal y sus reformas, en las funciones generales de la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal (DAFIM), en ninguno de sus incisosse indica que el Director Financiero sea el encargado de gestionar las placas ytarjetas de circulación de los vehículos propiedad de la Municipalidad, más aun sitomamos en cuenta que los vehículos en mención no fueron adquiridos en elejercicio fiscal que está siendo auditado y ni siquiera fueron adquiridos en elperiodo de Gestión de la Corporación Municipal 2012 al 2016. Se tiene




conocimiento que los mismos fueron adquiridos durante el ejercicio fiscal 2006 porlo que se considera que las personas responsables de realizar dichos trámiteseran quienes fungían en los cargos en la fecha mencionada, además se tiene elconocimiento que existe una persona encargada del Convoy Municipal por lo quese considera es el encargado de velar por la actualización de dichosdocumentos.” Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo para los Señores Luis Fernando Ogaldez ( yS.O.A)

Miguel Eduardo Jiménez Lux, en vista de que los comentarios aportados no lodesvanecen, debido a que los camiones circularon en el año 2015, sin las Placasde Circulación que los identifique y no aportan documentación de alguna gestiónde trámite ante la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-, a efectode corregir la deficiencia. En cuanto a la cita del Código Municipal sobre lasfunciones generales de la Dirección de Administración Financiera IntegradaMunicipal, el Artículo 97, menciona que la Dirección de Administración FinancieraIntegrada Municipal, debe tener un control de los bienes comunales ypatrimoniales del municipio. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesDIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 3,548.00ENCARGADO DE INVENTARIOS MIGUEL EDUARDO JIMENEZ LUX 750.00Total Q. 4,298.00

Hallazgo No. 4 Deficiente control interno en el almacén CondiciónEn la Municipalidad de Santo Tomás Chichicastenango, al revisar el área dealmacén se detectaron las siguientes deficiencias: a) El área de almacén nopresenta medidas de seguridad para el resguardo de los bienes, toda vez que elespacio asignado se comparte con la oficina del IUSI y la Oficina del Agua, enconsecuencia ingresan personas a realizar sus gestiones. b) No existen tarjetaskardex o libro de almacén, c) Existen tarjetas de responsabilidad sin la firma de lapersona responsable, d) La impresión de las tarjetas es de mala calidad, lo cualdificulta la verificación de datos, e) Por adición de bienes a los responsables, lastarjetas se cambian cada año debido al diseño de la misma, e) El área de bodega,que básicamente se utiliza para almacenamiento de bienes en desuso, tampoco




presenta medidas de seguridad, toda vez que es un pasillo entre el SalónMunicipal y el Teatro, que se habilita como paso cuando hay eventos, enconsecuencia personas particulares pasan en medio de los bienes. CriterioEl manual de administración financiera integrada municipal, aprobado en Acuerdo86-2015, numeral romano III Marco Operativo y de Gesión, establece: “…10.Almacén. El almacén es el espacio físico en el cual se almacenan y se encuentranbajo custodia: materiales, útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria,mobiliario y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que ser objetode control y resguardo. El Almacén Municipal debe contar con un Encargado,quien será responsable de la custodia y control de los bienes. El uso o manejo delalmacén e inventario se inicia a partir de la adquisición, compra, donación debienes muebles inventariables y bienes fungibles… 10.1 Registro Auxiliar deBienes Fungibles y de Consumo Los Gobiernos Locales deberán llevar un registrode sus artículos fungibles en sus libros o tarjetas kardex autorizados por laContraloría General de Cuentas, separadamente del Libro de Inventario. Lasadquisiciones se operarán únicamente en este tipo de documentos de controlinterno y no es necesario ingresarlos al inventario porque este último contieneúnicamente los bienes de activo fijo. Para registrar el movimiento de artículos deconsumo, tales como medicinas, ropa, víveres, combustibles, lubricantes, etcétera,deberá llevarse control de almacén por el sistema que se considere másconveniente para la dependencia.” CausaEl Alcalde Municipal no ha velado para que existan espacios adecuados para elárea de almacén, el Director de Administración Financiera Integrada Municipal noha diligenciado ni supervisado la forma de llevar los registros por parte de laEncargada de Almacén. EfectoRiesgo de pérdida de suministros o bienes por falta de medidas de seguridad yregistros adecuados. RecomendaciónEl Concejo Municipal debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, y este a su vez a la Encargada deAlmacén, para que se disponga de un espacio adecuado para el almacén y selleven los registros conforme la regulación aplicable. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, Señor Sebastian Xón(S.O.N)




Cortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “El Almacén Municipalcuenta con los formularios respectivos (Recepción de Bienes y servicios) ycontroles auxiliares para la entrega de bienes y suministros. Por otro lado laubicación y espacio del almacén si bien es cierto no son los más adecuados, perosi son funcionales para dicho almacén lo cual a la fecha no se ha determinadoningún inconveniente, con respecto a la ubicación de la bodega únicamente faltala reubicación de los bienes y suministros. La municipalidad está cumpliendo condiferentes requisitos (Ubicación, Espacio, Formularios, Controles Auxiliares y Librode Inventarios) que establece el Manual de Administración Financiera integradamunicipal aprobado con el acuerdo 86-2015 específicamente el numeral romanoIII (Marco operativo y gestión). El Código Municipal en su artículo 92. Empleadosmunicipales. Los derechos, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de losempleados municipales están determinados en la Ley de Servicio Municipal, losreglamentos que sobre la materia emita el Concejo Municipal, y los pactos yconvenios colectivos que se suscriban de conformidad con la ley. Todo empleadoo funcionario municipal será personalmente responsable, conforme a las leyes, porlas infracciones u omisiones en que incurra en el desempeño de su cargo. Ley deServicio Civil artículo 46. Obligaciones De Los Trabajadores Municipales. Ademásde las obligaciones que determinan las leyes y reglamentos aplicables, sondeberes de los trabajadores municipales, los siguientes: a) Acatar las órdenes einstrucciones que les imparten sus superiores jerárquicos de conformidad con laley, cumpliendo y desempeñando con eficiencia las obligaciones inherentes a suspuestos, y en su caso, responder de abuso de autoridad y de la ejecución de lasórdenes que puedan impartir. f) Aportar su iniciativa e interés en beneficio de ladependencia en la que sirva y de la Administración Municipal en general. h)Desempeñar el cargo para el cual haya sido nombrado, en forma regular y con ladedicación y eficiencia que requiera la naturaleza de éste.” En nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Fernando Ogaldez (S.O.A), quien fungió como Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “Referente a los incisosa) Es tarea de la Corporación Municipal asignar el espacio físico adecuado para elresguardo de los bienes y distribuir las dependencias de tal manera que no secomparta con otras oficinas el espacio físico para el almacén. b) Si existentarjetas kardex, pero tal y como lo indica el Manual de Administración FinancieraMunicipal. El encargado de Almacén será el responsable de llevar un registro ensus libros o tarjetas, las cuales si están autorizadas por la Contraloría General deCuentas y que están separadas del Libro de Inventario. c)Es cuestión de actualizarlas firmas y también responsabilidad del Encargado de Almacén velar porque lasmismas estén firmadas. d) Tomando en cuenta que las mismas estánautorizadas es cuestión de iniciativa del encargado de almacén para renovarlas. e)No se tiene en ninguna base legar que las mismas de deben renovarconstantemente, motivo por el cual al cierre del inventario también se actualizan




las tarjetas de responsabilidad de cada uno. f) También constituye al ConcejoMunicipal la responsabilidad de velar porque los bienes en desuso tengan un lugaradecuado. Todo esto no es atribución de la Administración Financiera IntegradaMunicipal. El Almacén Municipal cuenta con los formularios respectivos(Recepción de Bienes y servicios) y controles auxiliares para la entrega de bienesy suministros. Por otro lado la ubicación y espacio del almacén si bien es cierto noson los más adecuados, pero si son funcionales para dicho almacén lo cual a lafecha no se ha determinado ningún inconveniente, con respecto a la ubicación dela bodega únicamente falta la reubicación de los bienes y suministros. Lamunicipalidad está cumpliendo con diferentes requisitos (Ubicación, Espacio,Formularios, Controles Auxiliares y Libro de Inventarios) que establece el Manualde Administración Financiera integrada municipal aprobado con el acuerdo86-2015 específicamente el numeral romano III (Marco operativo y gestión).” En Memorial de fecha 11 de abril de 2016, la Señora Floridalma EuniceMejía Chavez de Calva, quien fungió como Encargada de Almacén, manifiesta:“EXPONGO: Que basada en la CEDULA DE NOTIFICACION DE HALLAZGOS,DE LA DIRECCIÓN DE AUDITORIA DE MUNICIPALIDADES DE LACONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS de fecha 07 de marzo de 2,016, quecontiene HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONESAPLICABLES, DEL AREA FINANCIERA, en donde se me notifica del HALLAZGONo. 4 relacionado con el Deficiente Control Interno en el Almacén. Conforme alCódigo Municipal, el Alcalde Municipal y el Concejo Municipal son los únicos entespara la toma de decisiones administrativas y por consiguiente, en cuantocorresponde a asignar la ubicación, espacio y área física de cada una de lasDependencias administrativas que la integran, son facultad de dichas autoridadesmunicipales y en el caso muy personal no está en mis manos la posibilidad depoder decidir una orden superior que se me da, solamente me abstengo deacatarla, por ser una empleada subalterna, y por consiguiente tratar de cumplir dela mejor manera con mis atribuciones y obligaciones que se me han encomendadorealizar y ejecutar, es lo que con todo respeto le inicio exponiendo distinguidoseñor Auditor Gubernamental, ante lo cual le manifiesto lo siguiente; Que desde elmomento de mi toma de posesión como Encargada de Almacén, mi cargo lodesempeñe bajo las circunstancias ya establecidas por la Encargada de Almacénanterior, por lo que yo solamente me dedique a realizar mi trabajo y a darle elseguimiento con el cual venía funcionando ya de forma preestablecida por laadministración del gobierno municipal anterior y lo cual lo detallo de la siguientemanera: a) El área asignada para la oficina de Almacén, venía ya funcionando enel mismo lugar desde hace ya varios años, donde únicamente se compartía elespacio con el encargado del IUSI, por decisiones del mismo Señor Alcalde y suConcejo Municipal, se autorizó a la Encargada del Agua Potable a formar parte dela misma oficina, por lo que se les hizo ver en forma verbal que la misma no erasuficiente para que funcionaran tres dependencias administrativas en el mismo




lugar, ya que al momento en que se abastecía el Almacén Municipal ya no setenía el espacio suficiente para el resguardo y almacenamiento de los Bienes ySuministros, pero dicha petición no fue tomada en cuenta. Cuando se hicieron lasremodelaciones en las oficinas anexas, se les pidió que por lo menos fuerandivididas las dependencias para que cada una funcionara con exclusividad a suobjeto, pero lamentablemente la respuesta fue de que no se contaban con losfondos para sufragar tales gastos, sabiendo que no tenía yo autoridad alguna solome concrete a tratar de cumplir con mi trabajo, ya que como repito, la toma dedecisiones es parte de la autoridad del Señor Alcalde y su Consejo Municipal. b)En cuanto a las Tarjetas kardex o Libro de Almacén, en varias ocasiones le pedí alseñor Luis Fernando Ogaldez, Director Financiero de la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal de la Municipalidad de SantoTomás Chichicastenango, la implementación de los mismos, ya que erasumamente difícil trabajar solo con solicitudes, porque al momento de querer llevarun control interno eficiente, para luego poder asignar ya sea que fueren Activos,con la necesidad y obligación de cargarlos a las tarjetas de responsabilidad decada funcionario y empleado municipal, ya nadie quería hacerse responsable. Anteriormente se manejaban Solicitudes de Requisición, las que llegaban a traerlos empleados y trabajadores de cada una de las dependencias de laMunicipalidad y posteriormente retornaban a mi persona y como yo era laresponsable y encargada de pedir la autorización a las autoridades municipalescompetentes antes de abastecer el Almacén Municipal, pero por razones queignoro se me ordeno que yo no era la encargada de recoger autorizaciones porescrito de los diferentes insumos y materiales que las diferentes dependenciasadministrativas solicitaban, por consiguiente me vi en la penosa necesidad de yano hacerlo. c) En cuanto a las Tarjetas de Responsabilidad se refiere, al terminarde imprimirse dichas tarjetas, se enviaron a donde correspondía para que estasfueran firmadas por cada uno de los responsables, pero de maneraincomprensible e irresponsable no quisieron hacerse responsables, simplementese negaron a firmar las mismas, por lo cual me limite únicamente a hacerles verque se atuvieran a las consecuencias al momento de que se les presentaranproblemas por negarse a firmar dichas Tarjetas de Responsabilidad, pero aún así,después de advertidas, se negaron de igual manera a firmarlas, siendo esta lacausa por la cual se encuentran las mismas sin las respectivas firmas de laspersonas responsables de hacerlo, lo cual definitivamente no está dentro de miautoridad obligarlas a que las firmen. d) En relación a las Tarjetas deResponsabilidad, no existía dentro de mis funciones y atribuciones que fueranobligaciones de la Encargada de Almacén de llevarlas como parte de susfunciones, ya que esa responsabilidad pertenece directamente a Inventario; perose me ordenó que yo hiciera la tabulación de las mismas, por lo que el primer añosolo las tabule y el encargado de Inventario fue quién las imprimió bajo suresponsabilidad, al momento de hacer las actualizaciones correspondientes,nuevamente se me ordeno que yo actualizara las Adiciones, pero por el periodo de




transición y cambio de gobierno municipal, la Dirección de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal se encontraba muy recargada de trabajo y paraevitar el atraso de las mismas, se me dio a mí como Encargada de Almacén, laorden de imprimirlas, sin tomar en cuenta y en consideración que no contaba conel equipo adecuado para llevar a cabo la impresión de las Tarjetas deResponsabilidad, lo cual prácticamente no es mi responsabilidad. e) Las Tarjetasde Responsabilidad nuevamente se volvieron a imprimir para actualizar lasAdiciones y observaciones que debían registrarse, debido a los percances a losque estuvo expuesta y sometida la Municipalidad de Santo TomásChichicastenango, a consecuencia de las diversas Manifestaciones que fueraobjeto por grupos sociales en desacuerdo con la administración municipal delseñor Sebastián Xón Cortéz, Alcalde Municipal y su Concejo Municipalrespectivamente, dejando como consecuencia la quema, robo y destrucción de losBienes propiedad de ésta Municipalidad. Se trabajó, casi con el mismo formato deCorporaciones Municipales anteriores con los cuales habían trabajado esteaspecto, lo cual se pretendió con la finalidad e interés de no cambiar lainformación ya existente, solamente se cambió el tamaño de la Tarjeta deResponsabilidad, ya que anteriormente se trabajaba en hoja tamaño carta y estaadministración municipal trabajo en hoja tamaño oficio, esto se hizo con elpropósito de que la información que contuviera cada una de las Tarjetas deResponsabilidad, estuviera totalmente completa.f) De igual manera en cuento alos Bienes que se encuentran en la bodega municipal, se solicito en variasocasiones el traslado de los mismos a las bodegas que existen en los graderíos delas instalaciones del Estadio Municipal de Fut bool Tzocomá, pero manifestaronque dicho traslado sería analizado, por lo que se les pedía a los trabajadoresmunicipales de cada oficina no enviar ningún tipo de equipo y mobiliario al mismo,ya que no se tenía la seguridad adecuada y necesaria para el resguardo de losmismo, y que a la vez se debía llevar un procedimiento administrativo para realizarel trasladado de los bienes municipales a la bodega del Estadio Municipal yacitado, o de igual manera para darles de baja, según lo ameritara cada uno de loscasos, y que por consiguiente se evitaran los traslados de tales bienesmunicipales, pero a pesar de ello, por el poco espacio que existe en cada una delas dependencias administrativas de la Municipalidad, ellos optaron por trasladar elequipo en mal estado a las bodegas del Estadio Municipal Tzocomá, sin haberlohecho del conocimiento de los Encargados de Almacén y de Inventario.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los Señores(a) Sebastian Xón Cortez, Luis(S.O.N)

Fernando Ogaldez (S.O.A) y Floridalma Eunice Mejía Chavez de Calva, en vistaque sus comentarios no lo desvanecen, por el contrario, confirman las deficienciasseñaladas de espacio inadecuado que se comparte con otras dos unidades




administrativas, espacio inadecuado para resguardo de bienes en desuso, falta defirmas en tarjetas de responsabilidad y registros con deficiencias; no aportandocumentación donde se hayan realizado gestiones, para corregir esta deficiencia. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en

QuetzalesALCALDE MUNICIPAL SEBASTIAN (S.O.N.) XON CORTEZ 6,929.49DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADAMUNICIPAL

LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 3,548.00

ENCARGADA DE ALMACEN FLORIDALMA EUNICE MEJIA CHAVEZ DECALVA

750.00

Total Q. 11,227.49

Hallazgo No. 5 Activos fijos no identificados con número de inventario CondiciónEn la Municipalidad de Santo Tomás Chichicastenango, al revisar el libro deinventarios y verificación física se estableció que los bienes no están identificadoscon número o código de inventario. CriterioLa Circular Número 3-57 de la Contaduría General de Nación, Departamento deContabilidad, en la sección de Adiciones al Inventario, establece: “…Tarjetas deResponsabilidad. Con el objeto de poder determinar en cualquier momento losútiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetas individuales deresponsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismosdatos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales responde cadafuncionario o empleado público, agregándose al final y por separado el detalle delos artículos que por su naturaleza fungible no hayan sido incluidos en elinventario. Para mayor facilidad en su identificación, todos los objetos senumerarán correlativamente, consignados tales números en inventarios y tarjetas.Al final de la presente Circular se inserta un ejemplo de dichas tarjetas, cuyorayado puede modificarse adaptándolo a las necesidades de cada oficina.” CausaEl Alcalde Municipal no requiere al Director de Administración Financiera IntegradaMunicipal y Encargado de Inventarios que implementen la identificación connúmero de inventario a los bienes de la Municipalidad.




EfectoRiesgo de pérdida ´por carecer de identificación o código de inventario los bienespropiedad de la Municipalidad. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de AdministraciónFinanciera Integrada Municipal y este a su vez al Encargado de Inventario paraque se cumpla con asignar un código a cada bien para su control e identificación. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Sebastian Xón(S.O.N)

Cortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “Los activos fijos(Mobiliario y Equipo) se encuentran físicamente, sin embargo únicamente falta laasignación de su respectivo código el cual es parte del responsable de Inventarios.El Concejo y Alcalde Municipal al momento de contratar o nombrar a losempleados públicos indica las funciones y atribuciones que deben realzar (Acta deNombramiento o Contrato) El Código Municipal en su artículo 92. Empleadosmunicipales. Los derechos, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de losempleados municipales están determinadas en la Ley de Servicio Municipal, losreglamentos que sobre la materia emita el Concejo Municipal, y los pactos yconvenios colectivos que se suscriban de conformidad con la ley. Todo empleadoo funcionario municipal será personalmente responsable, conforme a las leyes, porlas infracciones u omisiones en que incurra en el desempeño de su cargo. Ley deServicio Civil artículo 46. Obligaciones De Los Trabajadores Municipales. Ademásde las obligaciones que determinan las leyes y reglamentos aplicables, sondeberes de los trabajadores municipales, los siguientes: a) Acatar las órdenes einstrucciones que les imparten sus superiores jerárquicos de conformidad con laley, cumpliendo y desempeñando con eficiencia las obligaciones inherentes a suspuestos, y en su caso, responder de abuso de autoridad y de la ejecución de lasórdenes que puedan impartir.f) Aportar su iniciativa e interés en beneficio de ladependencia en la que sirva y de la Administración Municipal en general. h)Desempeñar el cargo para el cual haya sido nombrado, en forma regular y con ladedicación y eficiencia que requiera la naturaleza de éste.” En nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Fernando Ogaldez (S.O.A), quien fungió como Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “En la historia de lamunicipalidad, nadie se ha preocupado por identificar con número de inventario,todos los activos fijos. Sin embargo por recomendación de la Auditoría Interna seinició el proceso de codificación de todos los activos fijos, el cual esta avanzado yaen un 90 % de codificación, sin embargo por el cambio en la CorporaciónMunicipal y el cese de labores en la Municipalidad será cuestión de darle




seguimiento. De esto puede dar el Tomas Enrique, quien en el ejercicio fiscal 2015era el encargado de compras, ya que fue a quien se le asignó la tarea de codificarlos activos fijos.” En Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Miguel EduardoJiménez Luz, quien fungió como Encargado de Inventarios, manifiesta: “En lahistoria de la municipalidad, nadie se ha preocupado por identificar con número deinventario, todos los activos fijos. Sin embargo por recomendación de la AuditoríaInterna se inició el proceso de codificación de todos los activos fijos, el cual estaavanzado ya en un 90 % de codificación, sin embargo por el cambio en laCorporación Municipal y el cese de labores en la Municipalidad será cuestión dedarle seguimiento. De esto puede dar fe Tomas Enrique, quien en el ejercicio fiscal2015 era el encargado de compras, ya que fue a quien se le asignó la tarea decodificar los activos fijos, y quien aún labora para la municipalidad.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para los Señores Sebastian Xón Cortez, Luis(S.O.N)

Fernando Ogaldez (S.O.A) y Miguel Eduardo Jiménez Lux, toda vez que admitenque no se ha corregido la deficiencia, no aportan documentos que evidencieinstrucciones o gestión para cumplir con la identificación de los bienes como loexige la norma citada como criterio. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL SEBASTIAN (S.O.N.) XON CORTEZ 27,717.95DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 14,191.99ENCARGADO DE INVENTARIOS MIGUEL EDUARDO JIMENEZ LUX 3,000.00Total Q. 44,909.94

Hallazgo No. 6 Varios incumplimientos a la Ley de Contrataciones del Estado CondiciónEn verificación a los procesos de cotización, se estableció que de 4 eventos quefueron adjudicados a la empresa Juchu’s, no se publicaron en el Sistema deAdquisiciones y Contrataciones del Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS-, los documentos que se describen en el cuadro siguiente:




PROYECTO CONTRATO

No.VALOR

CON IVAQ.

VALORSIN IVA

Q.

DOCUMENTO NOPUBLICADO

Mejoramiento Escuela primaria

Cantón Agua Viva,

Chchicastenango,

Quiché

NOG 3956458

1-2015 de fecha

29/05/2015

399,495.00 356,691.96 1) Adendum No. 1-2015 del

15-10-2015 por prórroga de

contrato

2) Oficio de remisión de

copia del contrato y adendum a

la Contraloría General de

Cuentas

Mejoramiento camino rural

sector Ramcos Cantón

Chucam, Chichicastenango,

Quiché

NOG 3957349

2-2015 de fecha

29/05/2015

199,970.00 178,544.64 1) Adendum No. 1-2015 del

15-10-2015 por prórroga de

contrato

2) Oficio de remisión de

copia del contrato y ademdum a

la Contrataría General de

Cuentas


sector Salón Cantón

Mucubaltzip,

Chichicastenango,

Quiché

NOG 3957330

3-2015 de fecha

29/05/2015

199,970.00 178,544.64 Oficio de remisión de copia del

contrato a la Contrataría General

de Cuentas


cantón Semejá Tercero,

Chichicastenango,

Quiché

NOG 3957306

4-2015 de fecha

29/05/2015

199,970.00 178,544.64 Oficio de remisión de copia del

contrato a la Contrataría General

de Cuentas

999,405.00 892,325.88

CriterioLa Resolución Número 11-2010, Normas para el Uso del Sistema deContrataciones y Adquisiciones del Estado -GUATECOMPRAS-, Artículo 11,Procedimiento, tipo de información y momento en que debe publicarse, establece:“Los usuarios deben publicar en el sistema GUATECOMPRAS, las operaciones,documentos y comunicaciones de cada concurso, en la forma y oportunidad quese describe e el cuadro siguiente:…

Información a publicar Momento en que debe publicarse

n) Contrato: Es el documento que contiene el precio convenidosuscrito entre el adjudicatario y la entidad compradora

La Unidad Ejecutora Compradora debe asegurar que el contrato,con su respectiva aprobación, así como el oficio que contiene laremisión de éste al Registro de Contratos de la ContraloríaGeneral de Cuentas, se publique en el SistemaGUATECOMPRAS, como plazo máximo al día hábil siguiente de laremisión al referido Registro.

El Artículo 24, Sanciones a los Servidores Públicos por infracciones en lanormativa de uso del Sistema, establece: “Cuando se trate de servidores públicos,la Contraloría General de Cuentas fiscalizará y sancionará, cuando proceda,cualquier infracción que se origine por incumplimiento de esta normativa deconformidad con los artículos 82, 83 y 88 del Decreto número 57-92, Ley deContrataciones del Estado.”




CausaEl Alcalde Municipal y Director de Administración Financiera Integrada Municipalno velaron por la publicación de los documentos descritos en el portal deGUATECOMPRAS. EfectoIncumplimiento a las normativas sobre publicaciones que incide en pocatransparencia en los procesos de cotización. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vezal Director de Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto que sehagan públicos todos los documentos que por regulaciones legales, deban serpublicados. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Sebastian Xón(S.O.N)

Cortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “Respecto a lapublicación de los Adendum, la Resolución Numero 11-2010 normas para el usodel sistema de Contrataciones y adquisiciones del estado –GUATECOMPRAS- Artículo 11 Inciso “n” indica que se debe de publicar el Contrato NO así losAdendum, por lo que se cumplió con las publicaciones de los contratos antesmencionados, quedando pendiente de publicar únicamente los oficios de remisiónde copia del contrato. El Concejo y Alcalde Municipal al momento de contratar onombrar a los empleados públicos indica las funciones y atribuciones que debenrealzar (Acta de Nombramiento o Contrato) El Código Municipal en su artículo 92.Empleados municipales. Los derechos, obligaciones, atribuciones yresponsabilidades de los empleados municipales están determinadas en la Ley deServicio Municipal, los reglamentos que sobre la materia emita el ConcejoMunicipal, y los pactos y convenios colectivos que se suscriban de conformidadcon la ley. Todo empleado o funcionario municipal será personalmenteresponsable, conforme a las leyes, por las infracciones u omisiones en que incurraen el desempeño de su cargo. Ley de Servicio Civil artículo 46. Obligaciones DeLos Trabajadores Municipales. Además de las obligaciones que determinan lasleyes y reglamentos aplicables, son deberes de los trabajadores municipales, lossiguientes: a) Acatar las órdenes e instrucciones que les imparten sus superioresjerárquicos de conformidad con la ley, cumpliendo y desempeñando con eficiencialas obligaciones inherentes a sus puestos, y en su caso, responder de abuso deautoridad y de la ejecución de las órdenes que puedan impartir. f) Aportar suiniciativa e interés en beneficio de la dependencia en la que sirva y de laAdministración Municipal en general. h) Desempeñar el cargo para el cual haya




sido nombrado, en forma regular y con la dedicación y eficiencia que requiera lanaturaleza de éste.” En nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Fernando Ogaldez (S.O.A), quien fungió como Director deAdministración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “Esta es una atribuciónúnica y exclusivamente de la junta de Cotización y/o Junta de Licitación nombradapor la Corporación Municipal, en ningún momento se especifica que seacompetencia y atribución de la Dirección Financiera Integrada Municipal ya que esun proceso completamente Administrativo el cual en todo caso se tendría quedelegar la responsabilidad al área de Secretaría, tomando en cuenta que el actade adjudicación de un proyecto conlleva una acta de aprobación, la cual esatribución del secretario según Artículo 84, Código Municipal, Decreto Número12-2002 Congreso de la República incisos a), b) y el inciso c) donde indica que lecorresponde cuidar por que los empleados cumplan sus obligaciones legales yreglamentarias. No así al Área Financiera, ya que esta dependencia entra a partirde dar cumplimiento al contrato en la parte de las clausulas de la formas de pago.En este proceso se supone que todos los procesos anteriores deben de haber sidocumplidos. Y aún si en este proceso, la Dirección Financiera se percatara que laadjudicación no fue publicada, sería un proceso irreversible ya que el sistema deGuatecompras no permite publicar después de días de la adjudicación de loscontratos. Como segundo aspecto cabe mencionar que en el criterio del presentehallazgo se menciona que los usuarios deben publicar en el sistema deGuatecompras. De lo cual me permito informar que yo como Director Financieronunca fui usuario del sistema de Guatecompras. Ni siquiera tener acceso comocomprador padre ni hijo del mismo.” Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Señor Sebastian Xón Cortez, en virtud de(S.O.N)

que en sus comentarios acepta que lo único que quedó pendiente es lapublicación del oficio de remisión de los contratos, también señala que losempleados son responsables de sus atribuciones conforme a la ley, pero noaporta ninguna instrucción escrita donde se haya designado a alguna personapara realizar la publicación. Se confirma el hallazgo para el Señor Luis FernandoOgaldez (S.O.A), toda vez que sus comentarios confirman la falta de cumplimientode la publicación; además, indica que no es atribución de la Dirección deAdministración Financiera Integrada Municipal, que estuvo a su cargo, pero noaporta documentación donde conste que se haya designado como responsable aalguna persona para realizar las publicaciones en el Sistema de Guatecompras. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado,Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 83, y Reglamento




de la Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Gubernativo Número 1056-92,Artículo 56, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL SEBASTIAN (S.O.N.) XON CORTEZ 17,846.52DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 17,846.52Total Q. 35,693.04

Hallazgo No. 7 Actas suscritas en libros no autorizados CondiciónAl revisar los expedientes de cotización, se estableció que las actas suscritas porapertura de plicas y por adjudicación de eventos, fueron realizadas en hojas sinfolio y en papel membretado de la Municipalidad de Chichicastenango, nocontando con la autorización por parte de la Contraloría General de Cuentas. Loseventos revisados corresponden a los NOG 3956458, 3957306, 3957330 y3957349, siendo los siguientes:

PROYECTOACTA DE

APERTURADE PLICAS

FECHAACTA DE

ADJUDICACION FECHA

MEJORAMIENTO ESCUELAPRIMARIA, CANTON AGUA VIVA,CHICHICASTENANGO QUICHE NOG3956458

No. 1-2015 21/05/2015 No. 1-2015 21/05/2015

MEJORAMIENTO CAMINO RURALSECTOR RAMOS CANTON CHUCAM,CHICHICASTENANGO,QUICHE, NOG3957349

No. 4-2015 22/05/2015 No. 4-2015 22/05/2015

MEJORAMIENTO CAMINO RURALSECTOR SALON CANTONMUCUBALTZIP,CHICHICASTENANGO,QUICHE, NOG 3957330

No. 3-2015 22/05/2015 No. 3-2015 22/05/2015

MEJORAMIENTO CAMINO RURALCANTON SEMEJA TERCERO,CHICHICASTENANGO QUICHE, NOG3957306

No. 2-201521/05/2015

No. 2-201521/05/2015

CriterioEl Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República de Guatemala, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus Reformas Decreto Número13-2013, Artículo 4 Atribuciones, establece: “La Contraloría General de Cuentastiene las atribuciones siguientes: …k) Autorizar y verificar la correcta utilización delas hojas movibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual,electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetas afiscalización…”




CausaEl Alcalde Municipal, Director de Administración Financiera Integrada Municipal yDirector Municipal de Planificación, no velaron para que se autorizara enla Contraloría General de Cuentas, el libro de actas para la Junta de Cotización. EfectoRiesgo que la información contenida en las actas sea fácilmente extraviada omanipulada, a no contar con el libro de actas debidamente autorizado. RecomendaciónEl Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y este a su vezal Director de Administración Financiera Integrada Municipal y Director Municipalde Planificación, a efecto se realicen las gestiones ante la Contraloría General deCuentas para la autorización de los libros correspondientes. Comentario de los ResponsablesEn Nota sin número de fecha 11 de abril de 2016, el Señor Sebastian Xón(S.O.N)

Cortez, quien fungió como Alcalde Municipal, manifiesta: “Con relación a las actassuscritas en libro no autorizados por parte de la Junta de Cotizaciones, esresponsabilidad de dicha junta la cual era la asignada para cumplir con dicharesponsabilidad. El Concejo y Alcalde Municipal al momento de contratar onombrar a los empleados públicos indica las funciones y atribuciones que debenrealzar (Acta de Nombramiento o Contrato) El Código Municipal en su artículo 92.Empleados municipales. Los derechos, obligaciones, atribuciones yresponsabilidades de los empleados municipales están determinados en la Ley deServicio Municipal, los reglamentos que sobre la materia emita el ConcejoMunicipal, y los pactos y convenios colectivos que se suscriban de conformidadcon la ley. Todo empleado o funcionario municipal será personalmenteresponsable, conforme a las leyes, por las infracciones u omisiones en que incurraen el desempeño de su cargo. Ley de Servicio Civil artículo 46. Obligaciones DeLos Trabajadores Municipales. Además de las obligaciones que determinan lasleyes y reglamentos aplicables, son deberes de los trabajadores municipales, lossiguientes: a) Acatar las órdenes e instrucciones que les imparten sus superioresjerárquicos de conformidad con la ley, cumpliendo y desempeñando con eficiencialas obligaciones inherentes a sus puestos, y en su caso, responder de abuso deautoridad y de la ejecución de las órdenes que puedan impartir. f) Aportar suiniciativa e interés en beneficio de la dependencia en la que sirva y de laAdministración Municipal en general. h) Desempeñar el cargo para el cual hayasido nombrado, en forma regular y con la dedicación y eficiencia que requiera lanaturaleza de éste.”




En nota identificada como OFICIO 01/2016 DAFIM/olf de fecha 11 de abril del2016, el Señor Luis Fernando Ogaldez , quien fungió como Director de(S.O.A)

Administración Financiera Integrada Municipal, manifiesta: “De la misma formaque en el hallazgo anterior, tampoco es competencia y atribución de la DirecciónFinanciera Integrada Municipal autorizar libros que sean utilizados en lasdiferentes dependencias de la Municipalidad, esta es una atribución del SecretarioMunicipal según lo estipula el Artículo 84, Código Municipal, Decreto Número12-2002 del Congreso de la República inciso A) el cual literalmente dice: Elaboraren los libros correspondientes, las actas de las sesiones del Concejo Municipal yautorizarlas, con su firma, al ser aprobadas de conformidad con lo dispuesto eneste Código. B) Certificar las actas y resolución del Alcalde o del ConcejoMunicipal. Y un evento de cotización es parte de este proceso.” El Señor Martin Ixtuc Tevalán, quien fungió como Director Municipal de(S.O.N)

Planificación no se presentó a la discusión de hallazgos, tampoco enviócomentarios por escrito, extremo que quedó plasmado en punto sexto del ActaNo. 94-2016 de fecha 11 de abril de 2016. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo para el Señor Sebastian ( Xón Cortez y para el SeñorS.O.N)

Luis Fernando Ogaldez ), ya que sus respuestas se apoyan en las(S.O.A

responsabilidades de los empleados, según el Código Municipal y Ley de ServicioCivil; pero no aportan documentos donde se hayan impartido instrucciones, aefecto de proceder a autorizar las hojas movibles o libros respectivos. Se desvanece el hallazgo para el Señor Martin ) Ixtuc Tevalán, toda vez que(S.O.N

con la información aportada por los otros dos responsables, se concluye que notiene responsabilidad en el incumplimiento señalado en el hallazgo. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con Ley Orgánica de la Contraloría Generalde Cuentas, Decreto 31-2002, Artículo 39, reformado por el Artículo 67 del Decreto13-2013, Numeral 19, para: Cargo Nombre Valor en QuetzalesALCALDE MUNICIPAL SEBASTIAN (S.O.N.) XON CORTEZ 27,717.95DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) 14,191.99Total Q. 41,909.94

7. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de auditoria anterior correspondienteal ejercicio fiscal 2014, con el objetivo de verificar su cumplimiento,estableciéndose que están en proceso de implementación.




8. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, seincluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERÍODO1 SEBASTIAN (S.O.N) XON CORTEZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2015 - 31/12/20152 JOSUE SAMUEL GONZALEZ POZ SINDICO PRIMERO 01/01/2015 - 31/12/20153 TOMASA EMILIANA PANJOJ REN DE

CORTEZSINDICO SEGUNDO 01/01/2015 - 31/12/2015

4 TOMAS (S.O.N) GUARCAS RAMOS SINDICO TERCERO 01/01/2015 - 31/12/20155 MANUEL (S.O.N) TEBELAN CALGUA CONCEJAL PRIMERO 01/01/2015 - 31/12/20156 JUAN (S.O.N) PANJOJ MOSQUIT CONCEJAL SEGUNDO 01/01/2015 - 31/12/20157 MARDINA FRANCISCA RAMOS GONZALEZ

DE SAQUICCONCEJAL TERCERO 01/01/2015 - 31/12/2015

8 TOMAS (S.O.N) XILOJ TOL CONCEJAL CUARTO 01/01/2015 - 31/12/20159 ABISAI (S.O.N) DE LA CRUZ MORALES CONCEJAL QUINTO 01/01/2015 - 31/12/201510 SAMUEL (S.O.N) PELIZ POL CONCEJAL SEXTO 01/01/2015 - 31/12/201511 CARLOS (S.O.N) LEON MEJIA CONCEJAL SEPTIMO 01/01/2015 - 31/12/201512 TOMAS (S.O.N) AJANEL XON CONCEJAL OCTAVO 01/01/2015 - 31/12/201513 FRANCISCO (S.O.N) GUARCAS CORTEZ CONCEJAL NOVENO 01/01/2015 - 31/12/201514 SEBASTIAN (S.O.N) CALEL XON CONCEJAL DECIMO 01/01/2015 - 31/12/201515 LUIS FERNANDO OGALDEZ (S.O.A) DIRECTOR DE ADMINISTRACION FINANCIERA

INTEGRADA MUNICIPAL01/01/2015 - 31/12/2015

16 MARIO RENE AVILA DE LEON SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2015 - 31/12/201517 MARTIN (S.O.N) IXTUC TEVALAN DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/2015 - 31/12/201518 JOSE DAVID MALDONADO ESCOBAR AUDITOR INTERNO 01/01/2015 - 31/12/2015




9. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

Lic. JUAN FRANCISCO BAUTISTA MURALLES

Coordinador Gubernamental

Lic. NORMAN OSBED MAZARIEGOS SALAZAR

Supervisor Gubernamental

GESTIÓN CONOCIDA POR De conformidad con lo establecido en el Decreto No. 31-2002, del Congreso de laRepública, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 29, losauditores gubernamentales nombrados son responsables del contenido y efectolegal del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman encumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.




INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) Visión (Anexo 1) “Ser una Municipalidad que promueva el desarrollo del municipio a través de losbienes y servicios de calidad hacia los ciudadanos por medio de su personalcalificado, competente, solidario, participativo e identificado con las necesidadesdel pueblo. Siendo reconocida a nivel regional, nacional e internacional por laaplicación de sus políticas, así como de su modelo de gestión y administración conorganización y transparencia” Misión (Anexo 2) “Somos una entidad autónoma y moderna que gestiona y administra los diferentesservicios en el ámbito de su competencia, promoviendo el desarrollo del municipioa través de actividades económicas, sociales, culturales y ambientalesque contribuyan a mejorar la calidad de vida y en satisfacción de las necesidadesy aspiraciones de la población utilizando los recursos de manera eficaz y eficiente”




Estructura Orgánica (Anexo 3)




Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato por Fuente deFinanciamiento (Anexo 4)




Reporte de Ejecución de Obras realizadas por Administración (Anexo 5)




Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible)(Anexo 6)




1. Anexo del Especialista

municipalidad de santo tomÁs chichicastenango …contraloria.gob.gt/imagenes/i_docs/informes de...

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