ms sharepoint server 2007 superusers tips

Notes de cours Vincent ISOZ, 2014-08-20 (V7.0 Revision 62)

WSS/MOSS 2007 - Vincent ISOZ 2/283

TABLE DES MATIRES

1. Abstract .................................................................................................................................. 6

2. Liens internet .......................................................................................................................... 7

2.1 Add-ins ............................................................................................................................. 7

3. Bibliographie .......................................................................................................................... 9

4. Sites Internet connus faits avec MOSS ................................................................................ 10

5. Formations ............................................................................................................................ 11

6. Configuration logicielle ........................................................................................................ 12

6.1 Configuration matrielle du serveur ............................................................................... 12

6.2 Machine client ................................................................................................................ 12

6.3 Mthode de travail sous MS Office System ................................................................... 12

6.4 Rsum des autorisations par dfaut .............................................................................. 13

7. Don'ts .................................................................................................................................... 15

8. Piges ................................................................................................................................... 18

9. Trucs et astuces .................................................................................................................... 19

9.1 Insrer une vido sur une page ....................................................................................... 19

9.2 Mise disposition des modles de sites ou pages .......................................................... 21

9.3 Crer une connexion dans une bibliothque de connexion avec Excel et SQL Server

Analysis ................................................................................................................................ 22

9.4 Problmes de ] pour les wiki avec claviers suisses ........................................................ 28

9.5 Problme du bouton des vues perdu ............................................................................... 28

9.6 Connecter un dossier SharePoint en tant que disque rseau .......................................... 29

9.7 Problmes WSS avec activation des boutons ................................................................. 30

9.8 Problmes MOSS avec activation des boutons .............................................................. 31

9.9 Utiliser la Web Part My Links des My Sites dans un site normal.................................. 33

9.10 Activer la recherche SharePoint dans Windows Vista ................................................. 35

9.11 Activer la recherche SharePoint dans Internet Explorer .............................................. 35

9.12 Changer la limite de caractres de la Web Part d'annonces ......................................... 36

9.13 Supprimer le champ Title d'une liste ............................................................................ 36

9.14 Content Type ................................................................................................................ 37

9.14.1 Modle de formulaire Word ultra-local ................................................................ 37

9.14.2 Modle de formulaire Word (content type) local ................................................. 44

9.14.3 Modle de formulaire Word (content type) de collection de site .......................... 52

9.15 Masquer l'option meeting workspace dans les calendriers ........................................... 65

9.16 Dsactiver le My Site ................................................................................................... 66

9.17 Ajouter les extensions de fichiers une bibliothque .................................................. 66

9.18 Back-up en ligne de commande ................................................................................... 70

9.19 Back-up en tche automatique ..................................................................................... 70

9.20 Exporter et importer une Site Collection ...................................................................... 74

9.21 Dure d'affichage du New! ........................................................................................... 76

9.22 Dbloquer l'import de fichiers MS Excel ..................................................................... 76

9.23 Ajouter la QuickLaunch une page Web Part ............................................................. 76

9.24 Supprimer le titre d'une page Web Part ........................................................................ 77

9.25 Afficher des donnes d'une liste sur un autre site avec SPD ........................................ 78

9.26 tendre la limite de capacit de sauvegarde des *.stp .................................................. 92

9.27 Masquer des sites et listes templates ............................................................................ 93

9.28 Crer un Thme WSS ................................................................................................... 93


9.29 Crer des sites templates .............................................................................................. 94

9.30 Crer une master page .................................................................................................. 95

9.31 Comment crer une Empty Master Page ...................................................................... 97

9.32 Modification du DispForm.aspx .................................................................................. 99

9.33 Modification du NewForm.aspx .................................................................................. 99

9.34 Crer une liaison de donnes dans le DispForm.aspx (via parametre URL) ............. 100

9.35 Crer une liaison de donnes dans le DispForm.aspx (via tout type de champ) ........ 101

9.36 Personnaliser la Web Part ToDo (I need to) .......................................................... 109 9.37 Dcoration maligne dans sharepoint .......................................................................... 111

9.38 Crer un scope de recherche simple ........................................................................... 113

9.39 Crer des best bets ...................................................................................................... 117

9.40 Crer un scope de recherche avance ......................................................................... 121

9.41 Personnalisation de la Web Part de recherche............................................................ 126

9.42 Personnalisation de la Page Viewer Web Part ........................................................... 127

9.43 Analyse et exclusion des recherches .......................................................................... 127

9.44 Crer un moteur de recherche par type de fichiers ..................................................... 128

9.45 Personnaliser les mtadonnes de recherche avance ................................................ 129

9.46 Changer la limite de l'upload par dfaut ..................................................................... 132

9.47 Activer l'accs anonyme ............................................................................................. 132

9.48 Dfinir un champ d'une formulaire d'dition en lecture seule .................................... 139

9.49 Activer l'audit des activits ........................................................................................ 142

9.50 Smart Client Authoring (SCA) ................................................................................... 146

9.51 Outlook Web Access Web Part .................................................................................. 151

9.52 Crer une page *.aspx li un fichier XML ditable ................................................. 152

9.53 Changer le compte d'administration des services SharePoint .................................... 157

9.54 Cration d'une Web Part en .Net ................................................................................ 158

9.55 Mode Datasheet avec MS Office 2010 ...................................................................... 163

9.56 Crer une vue regroupant des items bass une proprit choix multiples ............... 165

9.57 Dsactiver la demande d'ouverture des documents et le log-on ................................. 166

9.58 Business Data Catalog (BDC) .................................................................................... 167

10. Gestion des enregistrements ............................................................................................. 178

11. Flux de Travail (Workflow) ............................................................................................. 183

11.1 Types de flux par dfaut ............................................................................................. 183

11.2 Piges courants des flux ............................................................................................. 185

11.3 Dmarrer un flux de travail depuis SharePoint .......................................................... 185

11.4 Surveiller un flux de travail ........................................................................................ 192

11.5 Clore un flux de travail ............................................................................................... 195

11.6 Lancer un flux depuis MS Office ............................................................................... 196

11.7 Crer un flux avec SharePoint .................................................................................... 204

11.8 Dsactiver ou Supprimer un flux ............................................................................... 207

11.9 Crer le flux spcial d'approbation de destruction (disposition approval) ................. 208

11.10 Crer des flux avec SharePoint Designer ................................................................. 211

11.10.1 Crer un flux d'information ............................................................................... 211

11.10.2 Crer un flux d'criture ...................................................................................... 226

11.10.3 Crer un flux de dplacement d'lments .......................................................... 238

11.10.4 Crer un flux de relance .................................................................................... 239

11.10.5 Crer un flux d'inventaire .................................................................................. 248

12. Styles CSS SharePoint ..................................................................................................... 257

13. Dveloppement .Net ......................................................................................................... 282


13.1 Limiter par code et sur vnement les versions majeures et mineures sur toutes les

listes d'un site ..................................................................................................................... 282

14. Abrviations ..................................................................................................................... 283


Il y a de nombreuses marques dposes qui sont nommes dans le prsent support. Plutt que

d'utiliser le symbole du trademark sur chaque occurrence de marque nomme, j'ai choisi

d'utiliser le nom seul uniquement dans un souci d'esthtique ditoriale (ce qui devrait aussi

bnficier au propritaire de la marque), sans aucune intention de violer une quelconque

rglementation ou lgislation.


1. Abstract

Ce support est la suite de celui crit sur MS SharePoint 2003 (et qui ne fut jamais termin). Une grande quantit d'astuces de concepts qui y sont disponibles sont encore valables pour la

version 2007 donc n'hsitez pas vous y rfrer!

Nouvelles versions donc nouveaux schmas (le consultant compltera oralement pendant la formation):

Les trois versions de SharePoint 2007 (le consultant compltera oralement pendant la

formation):


2. Liens internet N'oubliez pas d'aller dans la rubrique Tlchargements de Microsoft dans laquelle il y a

quantit d'lments tlcharger pour SharePoint (modles de sites, Web Parts, guides

d'utilisation, etc.).

Pour tlcharger la dernire version de ce document ainsi que les annexes y relatives (livres

lectroniques sur MS Project, MS InfoPath, XML ainsi que sur SharePoint 2003 et 2007):

http://www.sciences.ch/dwnldbl/divers/telecharger.php3

Excellentes Web Parts gratuites:

http://www.spelements.com

Un super petit gnrateur de script trs pratique lorsqu'on est un fan des Web Parts (code

mettre dans la Web Part de type Formulaire):

http://usermanagedsolutions.com/SharePoint-User-Toolkit/Pages/Easy-Tabs-v5.aspx

Des centaines de vidos de formation sur SharePoint

http://www.sharepoint-videos.com

2.1 Add-ins

Vous pouvez vous rfrer mon ancien livre lectronique sur MS SharePoint 2003 pour avoir

la liste complte des liens (je ne les ai pas recopis ce sont les mmes)

Systme de traduction de pages en temps rel:

http://www.icefire.ca

(prix non communiqu)

Systme de raffinement simplifi de la recherche, de l'auto-completion et de personnalisation

utilisateur des rsultats de recherche:

http://www.surfray.com/

(prix minimum: $4'500.-)

Ventes de Web Parts intressantes concernant les rservations de salles de confrences:

http://www.acar.ch

(prix: $2'790.-)

Socit amricaine qui vend des Web Part trs utiles!:

http://store.bamboosolutions.com

(prix entre $800.- et beaucoup plus par Web Part)

Gestionnaire d'alerte SharePoint comparer avec celui de Bamboo Solutions:

http://www.lightningtools.com/bdc-alert-manager/default.aspx

(prix non communiqu)

Systme de scan direct pour SharePoint:

http://www.darkblueduck.com/products/ScanningEnablerWSS.aspx

(prix: $1'500.-)


Listing de toutes les entreprises et plug-ins existant pour SharePoint 2007:

http://www.sharepointreviews.com

Systme de gnration de graphiques et de tableaux de bord poustouflant pour SharePoint:

https://www.dundas.com/Technologies/SharePoint/index.aspx

(prix: $ 1'999.-)

Systme de gestion de projets intgre SharePoint (outre Project Server):

http://www.brightwork.com

(prix: $ 12'500.-)

Logiciel permettant d'intgrer de faon plus adapte les mails MS Outlook avec SharePoint:

http://www.scinaptic.com

(prix: $ 970.- pour 10 utilisateurs)

De nombreux add-ins gratuits avec code source mais rserv plutt un public averti:

http://www.codeplex.com

Convertisseur de fichiers en PDFs automatis et intgr MOSS avec nombreuses options

http://www.adlibsoftware.com

(prix: $950.-)

Meilleur systme de workflow ce jour pour SharePoint d'aprs la majorit

https://www.nintex.com

(prix: $13'500.-)

Calendrier amlior pour grer les rservations des salles de runion et de confrence

http://www.roommanageronline.com

(prix: $1'800.-)


3. Bibliographie

A ce jour sur Microsoft SharePoint 2007 je considre qu'il n'y a qualitativement et

pdagogiquement rien d'utilisable en franais pour les utilisateurs. Pour les livres dans les

autres langues (allemand, anglais par exemple) ce ne sont que des livres pour utilisateurs et

qui ne vont de loin pas au fond des choses dans ce domaine.

Les PDFs de 200 pages et plus ainsi que les vidos que l'on trouve gratuitement sur le web et

sur Youtube sont de bien meilleur qualit tout point de vue!

Microsoft Windows SharePoint 3.0 fr Anwender

ISBN ???

Edition Herdt

80 pages

Remarque : trs bon livre pour les utilisateurs WSS germanophones

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Step by Step

ISBN 0735623635

Editions Microsoft Press

480 pages

Remarque : livre parfait pour les utilisateurs WSS anglophones

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Step by Step

ISBN 0735625336


Penelope Coventry

400 pages

Remarque : excellent livre anglophone pour apprendre les bases du dveloppement avec

SharePoint Designer

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 - Das Handbuch

ISBN 3866451083


633 Pages

Remarque : excellent livre germanophone pour apprendre les bases du dveloppement avec

SharePoint Designer

et Youtube.com + Google.com (les meilleurs amis des informaticiens!).


4. Sites Internet connus faits avec MOSS

Remarque: Certains sites de cette liste pourraient ne plus utiliser SharePoint comme site

internet le jour o vous lirez cette page.

www.ferrari.com

www.adecco.fr

www.energizer.eu

www.kuoni.com

www.nestle.com

www.swatch.com

www.migros.com

www.letemps.ch

http://agriculture.gouv.fr

www.ucb.fr

www.microsoft.com

www.xbox.com

www.renault.com

www.shell.com

www.trustcorgi.com

www.threewill.com

www.accorservices.com

www.alsy.fr

www.oasys.fr

www.bamboosolutions.com

www.icefire.ca

www.swiss.com

www.mpug.com

www.cegos.fr

www.axa-winterthur.ch

www.ifrs.org

et encore beaucoup d'autres ici: http://www.topsharepoint.com


5. Formations

On me demande parfois la liste des formations SharePoint et leur dure... alors voil:

Fondamentaux pour utilisateurs (2j.)

Gestion des utilisateurs, groupes de scurit et audiences (1j.)

Business Intelligence (1j.)

Prsentation de MOSS (1j.)

Gestion des listes (gestion des donnes non-documentaires) (2j.)

Cration et gestion des Workflow (2j.)

Modles de sites SharePoint (2j.)

Gestion du My Site (2j.)

Interoprabilit entre WSS, MOSS et MS Office (2j.)

Utilisation, personnalisation et gestion des Web Parts (2j.)

Personnalisation de SharePoint avec SharePoint Designer (2j.)

Administration de sites ou de collections de sites (2j.)

Cration de formulaires InfoPath lis SharePoint (2j.)

Publication (1j.)

Gestions des bibliothques (gestion documentation) (2j.)

Administration de SharePoint pour informaticiens (19j.)

Dveloppement SharePoint pour informaticiens (10j.)


6. Configuration logicielle 1. Windows 2003 Server (I.I.S. 6 + S.M.T.P. + N.N.T.P. + .Net)

2. Ne pas installer les extensions FrontPage (sinon passer par IIS pour les supprimer) !!!

3. Exchange 2007

4. S.Q.L. Server 2005 SP (de prfrence et en plus sur une machine spare) ou M.S.D.E. (limit 2GB de donne)

5. SharePoint Portal Server 2007 (S.P.S. 2007) avec les Windows. S.P. Services (W.S.S.)

6.1 Configuration matrielle du serveur

1. 2 GB RAM

2. P4

3. Grosse capacit de stockage NTFS

4. Ne pas installer VS. Net sur le serveur (car requiert les ext. FrontPage)

6.2 Machine client

1. Windows XP ou suprieur

2. Office 20071

3. Internet Explorer 7

4. Disque NTFS, FAT, ou FAT 32

5. Autres caractristiques : typiques de Microsoft Office 2007

6.3 Mthode de travail sous MS Office System

1. Mta donnes obligatoires

2. Live collaboration/tracking

1 Office 2003 : utilisateur peut sauver lire le contenu de sharepoint et ne peut pas rpondre directement aux

Workflow dans Outlook. Dans Excel ne peut pas utilisateur Excel server et ne peut pas utiliser les champs

valeurs multiples avec Access. Les content-types et les versions mineures posent problme avec Word 2003.


6.4 Rsum des autorisations par dfaut

Figure 1 Autorisation des listes (source: Sharepoint 2007 ENI ditions)


Figure 2 Autorisation des sites (source: Sharepoint 2007 ENI ditions)


7. Don'ts

Voici la liste des don'ts sur lesquels nous revenons souvent lors des interventions de conseil

ou de sances de formation:

1. Dans MS SharePoint 2007 il faut charger d'abord les images dans une libraire SharePoint (ou tout autre systme web) avant de pouvoir les utiliser dans les

diffrentes Web Part, listes ou libraires.

2. Les petites annonces ne peuvent pas montrer (sans modifier le code de la page) plus de 255 caractres dans une annonce.

3. Le regroupement de donnes d'une Web Part de type annonces va avoir pour effet de masquer le texte de l'annonce. Pour contourner ce problme il faut crer une vue

complte.

4. On ne peut pas changer l'ordre de saisie des mtadonnes dans un forum MS SharePoint.

5. Les mtadonnes de type Lookup ne marchent (sans add-in) que dans un rgle de hirarchie site sous-site (il n'existe pas de mtadonnes globales plusieurs top level sites dans MS SharePoint 2007)

6. La vue explorateur avec MS Windows Vista et Seven ne permet plus de faire du glisser/dplacer de fichiers dans des dossiers de la mme libraire. Il faut ouvrir la

libraire dans l'explorateur MS Windows pour cela.

7. Il n'est pas possible de mettre des couleurs dans un calendrier, ni de superposer des calendriers MS SharePoint (en transparence) directement dans MS SharePoint. Il n'est

pas possible de mettre des alarmes dans des vnements de calendrier SharePoint

directement dans SharePoint (sans passer par MS Outlook) ni d'inviter des participants

une runion en utilisant un planificateur.

8. Le Meeting Workspace n'envoient pas d'e-mail aux personnes ajoutes dans la liste des participants sans la cration d'alarmes, de workflows ou d'un e-mail manuel (ou

autre bricolage du genre).

9. On ne peut pas lier un vnement d'un calendrier un workspace dj existant sans l'ajout d'une mtadonne.

10. Lors de la suppression d'un Meeting Workspace, SharePoint ne supprime pas le lien dans l'vnement.

11. On ne peut pas regrouper par niveaux (phases) les tches visibles dans l'affichage d'un Gantt.

12. Il n'est pas possible dans SharePoint de figer la ligne de titre dans les vues standards, datasheet ou Gantt et il n'est pas possible galement de changer la position de cette

mme ligne de titre.


13. On ne peut pas avec SharePoint 2007 regrouper toutes les tches assignes de diffrentes sites collections sur un seul site sans passer par du dveloppement.

14. Avec le versionning activ, si on change le nom d'un fichier/document en passant par les proprits cela incrmente la version Mais pas si on passe par le mode explorateur.

15. On ne peut pas contrler les quotas, audiences et scopes dans passer par la Central Administration.

16. On ne peut pas dans les sondages faire des branchements logiques non linaires.

17. Les sondages ne peuvent tre totale anonymes sans passer par du dveloppement.

18. On ne peut pas changer la langue d'un site SharePoint sans acheter un add-in.

19. On ne peut pas crer des alarmes avec des critres avancs bass sur des mtadonnes prcises sans tricher en crant de multiples vues ou sans acheter un plug-in.

20. Il n'est pas possible de glisser directement la pice jointe d'un mail dans une libraire MS SharePoint se trouvant connect dans MS Outlook (il faut passer par un UNC ou

un add-in).

21. Les donnes de contacts (mtadonnes) rajoutes dans MS SharePoint ne seront pas remontes dans le carnet d'adresse li MS Outlook (idem pour les tches et

vnements).

22. Il n'est pas possible d'utiliser directement MS Word 2007 pour rdiger des pages Wiki SharePoint 2007 comme cela est possible avec les blogs SharePoint 2007 (il faut

tricher en faisant un copier/coller du code de page de blog).

23. Il n'est pas possible de crer des styles de textes dans les Wiki sans passer par du CSS.

24. Si l'on envoie une employ un lien vers un fichier celui-ci s'ouvrir en lecture seule. Il faut changer une cl de la base de registre ou en changeant un code de la page pour

que le document s'ouvre en mode d'dition par dfaut (voir whitepaper Microsoft).

25. Lors d'un export d'un fichier *.ics du calendrier MS SharePoint dans MS Outlook il n'y a pas de liaison.

26. Il n'est malheureusement pas possible d'obliger les utilisateurs saisir un commentaire lors de la cration de version de documents.

27. Il n'est pas possible de crer des alarmes dont les critres d'enclenchement se basent sur des vues de type Gantt ou Calendrier.

28. Il n'est pas possible de mlanger des content type de type liste et documents dans une mme bibliothque de donnes.

29. Les workflow crs avec SharePoint Designer doivent tre recrs pour chaque liste (pas de copier/coller ou de modle de workflow possible).


30. Il n'est pas possible d'associer des mtadonnes (colonnes) particulires un dossier (du moins ma connaissance) sans recrer un content de type "dosser" partir de zro

avec des colonnes associes et ensuite d'en faire appel dans une libraire.


8. Piges

Il y parfois quelques petits "piges" avec MS SharePoint lorsque l'on ne pratique pas

rgulirement le produit au niveau utilisateur. Voici les piges les plus frquents dans lesquels

je tombe:

1. L'activation des labels dans les policies d'information ne fonctionne qu'avec MS Word/PowerPoint/Excel 2007 ou ultrieur et il faut activer le "prompt"

obligatoirement pour que ceux-ci s'insrent.

2. Lorsqu'un document est en mode check-out les utilisateurs de type Membres et au-dessus peuvent l'effacer via l'Explorateur Windows sans avoir aucun avertissement.

3. Il n'est pas possible de faire des check-in multiples d'un seul coup sans passer par un add-in.

4. Si une version majeure est rejete l'approbation, elle retourne la version mineure prcdente.

5. Lors de l'activation du check-out il n'est pas possible d'empcher un utilisateur d'craser la version mineure actuelle lors du check-in (en d'autres termes il n'est pas

possible de forcer la cration systmatique de versions mineures).


9. Trucs et astuces

9.1 Insrer une vido sur une page

Une question frquente des Publisher (Wec Content Manager) dans SharePoint 2007 est

comme insrer une vido *.wmv stocke dans SharePoint mme.

La rponse consiste ajouter la Web Part Content Editor:

ensuite de l'diter et de cliquer sur le bouton Source Editor dans le panneau de droite:

d'y mettre le code suivante:


o il faut juste remplacer le /path/to/video.wmv par votre propre vido (3 fois!!!).

Cela donnera le rsultat attendu:

Et revoici le code pour le copier/coller directement depuis le prsent PDF:


9.2 Mise disposition des modles de sites ou pages

Ce n'est pas vraiment une astuce mais une nouveaut de SharePoint 2007. Tout responsable

de site peut maintenant choisir le type de site que les utilisateurs qui ont le droit de crer des

sites pourront voir.

Effectivement, pour cela il suffit d'aller dans les Site Settings et de cliquer sur Page layouty

and site templates:

Vous pouvez alors choisir quels modles de sites (sites templates) les utilisateurs qui ont le

droit de crer des sites pourront utiliser comme modle de base ainsi les modles de page

(pages layouts):


Ainsi, lors de la cration d'un nouveau site ou d'une nouvelle page le choix sera plus ou moins

rduit:

Ce qui est surtout intressant c'est que finalement vous pouvez y laisser seulement les

modles que vous avez cr vous-mme!

9.3 Crer une connexion dans une bibliothque de connexion avec Excel et SQL Server Analysis

D'abord, nous ouvrons MS Excel 2007 et allons dans le ruban Data/From Analysis Services:


On choisit le nom du serveur et on valide par OK:

Nous slectionnez un des cubes et pour l'exemple, nous prenons le fameux cube Adventure

Works fourni par Microsoft:


et nous cliquons sur Next:

et nous appelerons notre connexion myODC. Nous cliquons sur Finish et viens alors la bote

de dialogue suivante:


o nous choisissons Onyle Create Connection et validons par OK. Maintenant, nous

souhaitons exporter la connexion vers SharePoint. Pour cela, nous allons dans le ruban

Data/Connections:

apparat alors la bote de dialogue suivante:

Nous slectionnons notre connexion myODC et cliquons sur Properties. Apparat alors la

bote de dialogue suivante:


et dans l'onglet Definition, nous cliquons sur Export Connection File...:

Il suffit d'enregistrer le fichier myODC.odc soit directement dans SharePoint, soit en local et

dans l'importer dans SharePoint:


Si l'utilisateur clique dessus, alors il aura automatiquement MS Excel qui s'ouvrira avec la

bote de dialogue suivante qui est un grand classique (la suite faisant l'objet d'un cours

MS Excel):

Une autre manire d'ouvrir le fichier de connexion est depuis MS Excel d'aller dans le ruban

Data/Existing Connection:

Il vient alors:


Il suffit de cliquer sur Browse for More... et de taper le lien de la bibliothque de connexion

SharePoint pour rappatrier myODC.odc.

9.4 Problmes de ] pour les wiki avec claviers suisses

Dans les Wiki SharePoint, la fermeture des crochets ne marche pas en faisant Alt+Gr+] avec

les claviers suisses.

Il faut alors passer par le code ASCII en faisant Alt + 93 en faisant les chiffres sur le pav

numrique.

9.5 Problme du bouton des vues perdu

Si dans une liste ou une librairie vous avez perdu le bouton avec les vues (ou l'avez enlev de

manire intentionnelle en personnalisant la Web Part) il est difficile de le rcuprer

The issue may occur when one of two things could have happened:

1. You added a second document library Web Part on your page, but this would be obvious because you would see two Web Parts, one with a dropdown and one

without it.

2. Your user (or yourself) -closed- the Web Part and added it again, leaving the closed Web Part on the page, but hidden. This one is harder to detect, because you only see

the Web Part without the dropdown. You have to remove the Web Part on the page

insert again de hidden Web Part

3. The original Web Part was deleted. Then you have the follow these steps:

a. Navigate to the list or library that is missing the View dropdown


b. Go to Site Actions > Edit Page > Add a Web Part . In the Lists and Libraries section, check the box next to the Public Documents library and click the Add

button.

c. Within the new Web Part, go to Edit > Modify Shared Web Part and change the Toolbar Type to Full Toolbar. Click the OK button.

d. Click the link to Exit Edit Mode and you should have the Full Toolbar for the list/library displayed, but it is still missing the View dropdown menu.

e. Go to Settings > Create View.

f. Choose Standard View (or another one)

g. Name the view, check the Make this the default view box, select the columns to include, and click the OK button.

h. Voila, the View dropdown menu is back on the site.

To completely clean it up, for a list, open in SharePoint Designer and delete the

allitems.aspx view from the Forms folder. For a library, you can go to the Actions menu

and select Open with Windows Explorer. Open the Forms folder (you may need to

show hidden files to see this folder) and delete the allitems.aspx view. If you do not

have access to SharePoint Designer and you are working in a list, you will need to

delete the link on the Quick Launch and add again to point to your new view name.

9.6 Connecter un dossier SharePoint en tant que disque rseau

Drive mapping can be created to any SharePoint document library to facilitate document

management using the standard Windows Explorer applet (rather than the more cumbersome

Internet Explorer (IE) interface.

Use Internet Explorer (IE) to navigate to the desired SharePoint Library. The screen below

shows an example library.

Note the URL for the SharePoint library; the one for the above is:

https://mosse/thesite/thelibrary/Forms/AllItems.aspx

Note that the library must not have an URL with special characters (blank spaces and

others)!

The critical portion of the URL is the part up to the /Forms that you must remove. That is:

https://mosse/thesite/thelibrary

Open up Windows Explorer and select the Tools menu and then Map Network Drive You will see the Map drive dialogue box shown below:


Paste the link in the Folder field and validate with Finish. The job is done!

Various Windows setup issues might interfere with the mapping process. The must know one

is the Windows Vista Hot Fix for WebDav.

9.7 Problmes WSS avec activation des boutons

Here are the details of the issue and the solution:

Created first a tab to appear on Top Link Bar from Site Settings/Look and Feel/Top Link

Bar:

Created the link with absolute URL like http://server:port/site/../pagename.aspx

Then Navigate to the tab from top link bar. See the tab is not highlighted:


Edit the URL from Absolute URL to Relative URL. Removed the server name:

Navigate to the tab from top link bar. Now the tab is highlighted:

9.8 Problmes MOSS avec activation des boutons

The same problem occurs with MOSS but the solution is other:


First, it is not necessary to add the filename like default.aspx to the link if the site is in

the same site collection.

When you type in the link, it won't highlight, but if you use the Browse button next to the

link field:

which presents the Select a link web page dialog' and browse for any available site or page,

that will result in proper highlighting.


In order to browse to other sites in the collection, you need to click the Up button in that

dialog a few times.

This works only for subsites and not for basic pages or Web Part pages for some sites

templates!

9.9 Utiliser la Web Part My Links des My Sites dans un site normal

I've talked to a number of folks in recent months that have wanted to add the links stored in a

user's My Links list in their My Site to other SharePoint pages that weren't in the My Site site

collection. Up until yesterday, I had always thought this would require some custom

programming.

If you aren't familiar with My Links, it's a great place to store those things you might

normally store in your Internet Explorer Favorites or Firefox Bookmarks. The advantage to

using My Links is that they are always available to you anywhere you are logged into

SharePoint. So, if you log in on a different computer, your links are there. And the links can

go anywhere; they don't have to be links to SharePoint locations. Here is a screenshot of how

My Links is usually accessed in SharePoint.

Yesterday, just for fun, I decided to try an experiment; and my experiment worked! I added a

My Links Web Part to my My Site. Then I exported it and saved it to my desktop.

Next I went to the home page of my portal, made the page editable, and clicked on Add a

Web Part for one of the Web Part zones. I closed the Add Web Parts dialog by clicking on

the link at the bottom for the Advanced Web Part gallery and options. This opened the Add

Web Parts Tool Pane in the right-hand side of my browser. At the top I clicked on the down

arrow beside Browse and selected Import.


I browsed to and selected the My_Links.dwp Web Part I had saved to my desktop and clicked

the Upload button.

To finish, I just drug the My Links Web Part where I wanted it on the page and published the

page. All my links were then showing up on the page and as I logged in as different test users,

their links showed up as well, as expected.


9.10 Activer la recherche SharePoint dans Windows Vista

Here are the instructions to add SharePoint Search directly into Windows Vista Desktop:

Click on Start Button

Type Gpedit.msc, Group Policy Editor will open (Click Allow if prompted for elevated

privileges)

Navigate down and expand the following tree nodes: User Configuration/Administrative

Templates/Windows Components/Instant Search.

Double click Custom Instant Search Internet Search Provider and choose to Enable.

Enter Search SharePoint for String and

http://msw/searchcenter/pages/search_results.aspx?s=Intranet&k=%w

for URL and click OK. Close Group Policy Editor.

Reboot or run the following command in a command window Gpupdate /force.

Note: You can change Intranet to any Word! Vista currently only supports a single search

scope!

9.11 Activer la recherche SharePoint dans Internet Explorer

The following registry file can be used to add MOSS search to the list of IE7/8 search

providers ... so you can access it from the top right search box.

Put this in a *.reg file:

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Internet Explorer\SearchScopes\Intranet]

"DisplayName"="Search Intranet"

"URL"=http://xxxx/searchcenter/pages/search_results.aspx?k={searchTerms}&s=Intranet

Or manually:


9.12 Changer la limite de caractres de la Web Part d'annonces

Pour changer le nombre de caractres limite de la Web Part d'annonces il faut changer

l'attribut Limit Len= se trouvant dans le code de celle-ci et qui ne peut tre chang qu'en

ditant la page dans SharePoint Designer.

Par dfaut la limite est 250. vous de changer cette valeur comme dsir.

9.13 Supprimer le champ Title d'une liste

Pour cela, il faut activer dans la liste ou la libraire l'option Allow management of content

types.

Cliquez ensuite sur le nom du Content Type par dfaut. Vous y trouverez ses spcifications

locales la liste ou libraire dont le champ Title!!!

Si vous cliquez dessus vous aurez l'option:

Vous validez par OK et le travail est termin!

Vous pouvez ensuite dsactiver nouveau l'option Allow management of content types.

Normalement le champ Title restera quand mme masqu.


9.14 Content Type

9.14.1 Modle de formulaire Word ultra-local

Nous allons voir ici comment crer un modle de document Word (avec des champs

interactifs de formulaires (Quick Parts) qui sont publis en bidirectionnel dans une colonne

(mtadonne) de la bibliothque de ce mme modle (bien qu'on ne soit normalement plus

cens utiliser Word mais plutt InfoPath... mais passons...).

Attention!!! Ce que je vais montrer ci-dessous n'est faisable qu'avec Word (du moins sans

coder ou sans bricoler fortement) tant donn que ni Excel, ni PowerPoint, ni Project, ni

Visio, ni OneNote n'ont de Quick Parts. Par ailleurs c'est la pire mthode des trois que nous

allons voir et malheureusement la plus utilise dans les entreprises ce jour car les personnes

responsables de SharePoint dans les entreprises sont mal formes au produit (ou pas forme

du tout...)

Voyons donc un tout petit exemple comprenant qu'une seule colonne (mtadonne) et donc

qu'un seul champ de formulaire Word (Quick Part) de ce que l'on entend par "modle unltra-

local".

Pour cela, vous crez d'abord une bibliothque SharePoint comme l'habitude et pas besoin.

Dans le cas prsent, nous appellerons cette bibliothque Centre de documents2 ( vous de

choisir si vous voulez du versionning ou non et un modle vierge ou non dans le bouton

Nouveau cela n'a aucune importance ce niveau l de notre discours):

2 Ne pas oublier que normalement il ne faut pas mettre d'espaces, ni d'accents ou autres caractres spciaux


Nous y crons dans la bibliothque rsultant:

une simple colonne (mtadonne) locale qui servira d'exemple test lmentaire (manip

habituelle et standard):


typiquement:

et la colonne devrait alors apparatre dans la bibliothque aprs validation:

Ensuite, uploadez-y votre modle Word *.dotx se trouvant sur un disque rseau ou local vide

ou contenant dj votre mise en page d'entreprise (peu importe):

Vous aurez alors (entre temps j'ai masqu les colonnes inutiles pour l'exemple et mis en

deuxime position notre colonne servant pour l'exemple):


Cliquez ensuite sur le modle pour l'ouvre en mode modification:

vous verrez alors dj que, malheureusement, cela ouvre l'original et non une instance du

modle ce qui est dj le premire problme des "modles locaux":


Une fois le document ouvert, allez dans le menu Insertion et cliquez sur Quick Part et

Proprits de document, vous y verrez alors notre colonne (mtadonne) SharePoint que vous

pourrez insrer mme le document:

ce qui donnera (aprs avoir ajout manuellement une petite lgende devant):

et enregistrez et fermez le tout ce qui vous ramnera dans la bibliothque:


Maintenant, si vous duquez vos collgues/employs ouvrir le document en mode

modification en cliquant dessus et qu'ensuite vous leurs expliquez qu'ils peuvent saisir les

informations directement dans les champs de formulaire Word comme on peut le voir ci-

dessous:

et ensuite qu'ils doivent passer par un Fichier/Enregistrer-sous (puisque cette mthode

n'ouvre pas une instance du modle mais l'original pour rappel...) de mettre un nom leur

fichier:


et qu'ils ne doivent pas oublier de changer le type de Fichier avant d'enregistrer (encore un

autre dfaut de l'approche par un modle ultra-local):

et de valider par Enregistrer ensuite, nous avons alors aprs avoir ferm Word:


et comme nous pouvons le voir, la donne saisie dans Word est bien remonte dans

SharePoint.

Si nous venions modifier la saisie prcdente directement dans SharePoint, sachez qu'elle

nous trouverions alors la valeur mise jour de suite aprs l'ouverture du document!

9.14.2 Modle de formulaire Word (content type) local

Cette deuxime approche est un peu plus propre que la prcdente mais elle reste toutefois

une mauvaise stratgie pour les grandes organisations.

Pour l'exemple, nous allons rester avec la mme bibliothque.

Nous allons d'abord dans les paramtres de la bibliothque:


pour aller cliquez sur Advanced Settings et mettre Yes l'option Allow management of

content types:

et on valide par OK pour ensuite descendre sur la page et cliquez sur le content type (modle)

Document qui vient d'apparatre:


Nous arrivons alors sur la page suivante o il faudra cliquer sur Advanced Settings:

Nous arrivons alors sur:


Choisissez l'option Upload a new document template (sinon quoi vous ne pourrez ensuite

insrer les Quick Parts) et allez chercher sur votre disque local ou rseau le mme modle

qu'avant:

Validez par OK et retournez de suite aprs nouveau dans Advanced Settings:


Vous aurez alors:

Cliquez sur Edit Template et le document va s'ouvrir:


Ajoutez-y une lgende et la mme Quick Part que dans le cas de l'exemple de modle ultra-

local:

et enregistrez puis fermez. Puis cela vous ramnera nouveau sur la page d'avant o il faudra

valider par OK:


et ensuite si vous revenez dans votre bibliothque vous verrez qu'en cliquant sur

New/Document (bon nous aurions pu changer le nom du bouton car c'est hyper simple

faire):

vous aurez alors une amlioration significative dj par rapport aux modles ultra-locaux: il

s'agit maintenant vraiment d'une instance du modle qui s'est ouvert et non l'original:


et si nous faisons une saisie dans le champ:

et que nous enregistrons les paramtres sont dj bons (pas besoin de rechanger le type de

fichier comme c'tait le cas avec le modle ultra-local):

Mais cette mthode n'est pas efficace pour deux raisons:

1. Les mtadonnes (colonnes et donc in extenso les champs de formulaires) associes sont locales la bibliothque ce qui est une mauvaise stratgie de gouvernance de

l'information car le content type ne pourra pas par extension tre utiliss sur plusieurs

sites de la collection de site.

2. Si nous avons des dizaines de modles, nous ne pouvons exiger aux responsables de ces mmes modles d'apprendre les content type et de pouvoir y accder pour pouvoir

les mettra jour. Il faudrait que tous les fichiers modles de bases soient centraliss

dans une mme bibliothque et donc facilement modifiables par la mme occasion.

Donc voyons comment faire cela:


9.14.3 Modle de formulaire Word (content type) de collection de site

Nous allons d'abord crer une bibliothque que nous appellerons Modles d'entreprise toute

simple sans rien de particulier:

Ensuite nous allons dans les paramtres du site (suppos tre le top level site):

Pour crer cette fois la ou les colonnes de site qui seront dans le formulaire Word en cliquant

sur Site columns:

Sur la page qui apparat nous cliquons sur Create pour crer une nouvelle mtadonne de site:


et nous faisons encore une fois une simple colonne de site de type texte:

et nous validons par OK. Ensuite, nous allons crer un content type en retournant dans les

paramtres du site:


Nous cliquons sur Site content types et nous allons en crer un en cliquant sur Create:

nous l'appellerons Lettre:


Nous validons par OK pour aller de suite ajouter la colonne de site cre prcdemment en

cliquant sur Add from existing site columns:


et nous ajoutons la colonne cre prcdemment (vous pourrez bien videmment l'utiliser

pour plusieurs content type):


Nous validons par OK et cliquons de suite sur Advanced settings:


et nous allons rechercher le modle vierge ou contenant dj une mise en page se trouvant sur

le disque local ou rseau en cliquant sur Upload a new document template:

et nous validons par OK. Nous retournons ensuite dans la bibliothque Modles d'entreprise

pour aller dans ses paramtres:

et cliquer sur Advanced Settings:


et autoriser l aussi on active la gestion des content type:

et on valide par OK pour un peu plus bas cliquer sur le lien qui va nous permettre d'aller

cherche notre content type:


Donc nous allons chercher le content type Lettre:

et nous validons par OK. De retour dans notre bibliothque, nous crons un document partir

de ce content type:


Quand le document est ouvert ajoutez-y le Quick-Part correspondant la colonne de site cre

prcdemment:

et enregistrez ce document en tant que modle dans la bibliothque:

Ensuite, nous retournons dans les paramtres du site et dans les site content type:


et nous y cherchons notre content type Lettre et cliquons dessus:

et nous cliqouons sur Advanced Settings:


et dans le champ Enter the URL of an existing document template, nous allons remplacer

ce qui s'y trouve:

par le lien du modle que nous venons de crer dans la bibliothque Modles d'entreprise:


et nous validons par OK. Maintenant il n'y a plus qu' tester en allant ajouter ce content type

dans notre bibliothque centre de documents et de cliquer sur New:

et nous avons bien:


ce qui donne aprs avoir enregistr et pris soin d'avoir ajout la colonne Nom complet dans la

vue:

et site maintenant vous ajouter une autre colonne de site notre content type Lettre et que

vous mettez jour le fichier se trouvant dans Modle d'entreprise, vous verrez que la

bibliothque Centre de documents va rcuprer automatiquement la nouvelle mise jour et ce

qu'il soit sur le mme site ou n'importe quel site dans le collection de site!!!

9.15 Masquer l'option meeting workspace dans les calendriers

Open the NewForm.aspx?ToolPaneView=2, EditForm.aspx?ToolPaneView=2, and

ViewForm.aspx?ToolPaneView=2 pages for the calendar you want to work on in your

browser in SharePoint Designer.

Add a Content Editor Web Part below the form fields. Click on the Open the tool pane

link in the Web Part and click the Source Editor... button.

Write this code into the CEWP:


It was interesting to investigate, because it shows how fiddly SharePoint can be, even with

what looks like a simple request. I thought perhaps I could add a column, but despite hunting

through a long list, could not find one for the file extension. Then I did a hunt on Google and

found advice to edit allitems.aspx or onet.xml. I figured it would be safer to create a new

view, so that there is an easy way back. Here's what I did.

First, in a Documents page on the site I dropped down Settings and chose Create View:

I chose to Start from an existing view, using the default All Documents as the base:

I called the view Detailed and clicked OK to save it:

Next, I installed SharePoint Designer 2007, which is a free download. I ran it, and opened the

site by choosing File/Open Site and entering the URL of the SharePoint site. I navigated to

Detailed.aspx and opened it.


The next step is to right-click over the section of the page that has the list of documents (this

is a web part) and choose Convert to XSLT Data View:

SharePoint Designer whirred for a moment, and then showed the web part in a slightly

different format.

Now you have a couple of choices. If you want to have the extension in its own column, right-

click over the Name column and choose Insert/Column to the right:

Once the column is created, click in the grey header row and type a name, say Ext. Then right-

click in an empty cell in the new column, and choose Insert Formula. In the formula dialog,

double-click File Type which is in the Rows/Row section of the tree on the left. Click OK:


Now save the modified view. If you browse to SharePoint now and select that view, you can

see the file extensions.

Very good; but why can't we see the file extension as part of the file name? We can. Re-open

detailed.aspx in SharePoint Designer. Delete the Ext column. Right-click a cell in the Name

column in the web part and choose Edit Formula. Currently it looks like this:

ddwrt:UrlBaseName(string(@LinkFilename))

If you simply remove the UrlBaseName function you will get the full filename:

string(@LinkFilename)


You could also use the formula @FileLeafRef the result is exactly the same.

Still, maybe there is some good reason why LinkFileName was used in the original formula.

Note that you can make Detailed.aspx the default view if you wish. Just edit the view in

SharePoint and check the option to Make this the default view.

9.18 Back-up en ligne de commande

Pour sauvegarder une base de donnes:

c:\program files\common files\microsoft shared\web server extensions\12\bin>

stsadm o backup url http://mosse filename c:\sharepoint.bck

ou sauvegarde complete:

c:\program files\common fils\microsoft shared\web server extensions\12\bin\stsadm -o

backup -url http://mosse -filename -backupmethod full -directory "d:\SharePointBackUp"

pour restorer:

c:\program files\common files\microsoft shared\web server extensions\12\bin>

stsadm o restore url http://mosse filename c:\sharepoint.bck

9.19 Back-up en tche automatique

Allez dans le Panneau de configuration du serveur et aller dans les Tches planifies:

et cliquer sur Cration d'une tche planifie. L'assistant dmarre:


l'tape suivante prenez stsadm:

Prenez une sauvegarde journalire:


et une heure pendant la nuit:

Saisissez le mot de passe et le compte de l'administrateur SharePoint:


Cochez ensuite Ouvrir les proprits:

La commande complte est la suivante pour un simple backup:

C:\Program Files\Fichiers communs\Microsoft Shared\web server extensions\60

\BIN\STSADM.EXE" -o backup -url http://mosse -filename

"d:\sauvegarde\sharepoint\bkpsps.bck" overwrite

ou pour un backup complet:

C:\Program Files\Fichiers communs\Microsoft Shared\web server extensions\60

\BIN\STSADM.EXE" -o backup -url http://mosse -filename -backupmethod full -directory "d:\

sauvegarde\sharepoint\bkpsps.bck"

Vous aurez alors:


Cette modification de la commande entranera la demande nouveau du compte et du mot de

passe sur lequel elle doit s'effectuer:

9.20 Exporter et importer une Site Collection

La commande est la suivante pour exporter une collection de site ou un sous-morceau de

celle-ci:

stsadm -o export -url http://mosse/sites/ROOTSITE/CLIENT2/ -filename CLIENT2.DAT -

includeusersecurity -versions 4

pour laquelle les options sont dtailles ci-dessous (dont le fameux 4):


Pour importer dans une nouvelle collection (qui va remplacer le site racine de la collection!)

dont le site racine est bas sur le mme type modle que celui que nous souhaitons importer:

stsadm -o import -url http://MonWSS/sites/CLIENT2/ -filename CLIENT2.DAT includeusersecurity updateversions 2

avec les options correspondantes:

Dans certains cas, l'exportation native (de sites ou sous-sites), peut ne pas convenir, il est donc

indispensable de trouver une solution simple ou plus avance comme les suivantes:

http://www.codeplex.com/SPDeploymentWizard

qui vous permet d'effectuer un export et import graphiquement pour diffrents types de

contenu (sites, listes, collection, lment, etc.)


9.21 Dure d'affichage du New!

Pour changer la dure d'affichage de l'image New! dans SharePoint:

stsadm.exe -o setproperty -pn days-to-show-new-icon -pv 0 -url [Your Virtual Server's URL]

9.22 Dbloquer l'import de fichiers MS Excel

You have to be sure that the URL of you sharepoint site has been added to the "Trusted Sites"

of the "Local Intranet" security settings of Internet Explorer.

9.23 Ajouter la QuickLaunch une page Web Part

We start from a standard Web Part page:

Open the page in SharePoint Designer and remove the following line:

you'll have the Quick Launch again visible on the page after a refresh.


Delete this placeholder too and you'll have a menu with the "good" width for your

quicklaunch:

A simple way to don't have to do this manipulation on all your futurs pages is to modify the

model at this place:

.\12\TEMPLATE\1036\STS\DOCTEMP\SMARTPGS\spstdX.aspx

9.24 Supprimer le titre d'une page Web Part

By default, a Web Part Page will display a graphic and heading above the Web Parts you add.

This can take up valuable screen space, so to remove it navigate to the document library in

which the Web Part Page is located and select the Edit Properties item from the edit menu:


Click the Open Web Page in maintenance view link:

Check the Web Part Page Title Bar check box and click Close.

Click on Go Back to Web Part Page to ensure the title has been removed.

9.25 Afficher des donnes d'une liste sur un autre site avec SPD

Vous disposez d'un site source avec une liste d'annonces par exemple :


Ouvrez le site cible avec SharePoint Designer et cliquer sur Vue de donnes/Grer la source

de donnes (c'est une manire complique de faire la chose mais c'est intressant quand

mme):

Sur le panneau de droite, slectionner "Se connecter ..." puis cliquer sur "Ajouter"


Renseigner les informations de la collection source :


Valider:

Dans l'arborescence, au niveau du noeud "Services Web XML", slectionner "Connexion

un service Web..."


Renseigner l'url du service web, du type Erreur ! Rfrence de lien hypertexte non

valide. puis cliquer sur "Se connecter maintenant" :


Slectionner la mthode "GetListIems" et renseigner les paramtres passer. Dans notre

exemple, nous ne spcifions que le nom de la liste rcuprer.


Dans l'onglet "Ouvrir une session", slectionner "Utiliser l'authentification Windows":


Le web Service apparat prsent dans la liste des sources de donnes.


Glisser dposer cette source dans une zone de composant Web Part

Vous pouvez agir votre guise sur la prsentation et les informations afficher. Par exemple,

les colonnes:


...ou la disposition


Vous pouvez galement agir sur le code HTML de la Web Part :


... et galement appliquer des styles sur les diffrents lments :

A noter que le volet de droite affiche les dtails de la source de donnes avec la rponse XML

du web service et les donnes pagines :


Il reste plus qu' enregistrer la page.

Malheureusement les liens vers les lments n'apparaissent pas dans les Web Part mais on

peut rsoudre ce problme en effectuant la manipulation suivante au niveau de l'attribut

@Title.

Entourez-le d'une balise comportement un lien de type:

href="{$URL_Display}?ID={@ID}"

Nous obtenons alors sur le site cible la page suivante :


A noter que vous pouvez prsent agir sur la Web Part depuis l'interface web :


Vous pouvez galement l'exporter pour la mettre disposition sur d'autres pages / sites (et

ventuellement viter le mcanisme d'unghosting) :

9.26 tendre la limite de capacit de sauvegarde des *.stp

Increase STSADM Max Template Size

To change the max capacity of a site template. The command you need is:

STSADM o setproperty pn max-template-document-size pv 524288000


The pv value is the value, in Bytes, that you wish to set the limit to. The maximum value that can be set is 500 MB or 524288000 Bytes.

It's not necessary to specify the url.

9.27 Masquer des sites et listes templates

On peut "cacher" des templates de sites (et listes) pour viter les utilisateurs d'en faire usage

en modifiant un fichier XML:

Sous le rpertoire:

c:/program files/common files/Microsoft shared/web server extensions/12/template/Code

language (1033 pour l'anglais)/XML/

se trouve un fichier:

webtemp.xml

pour bloquer les modles de sites de WSS ou le fichier:

webtempsps.xml

pour bloquer les modles de sites de MOSS.

Recherche le template cacher et modifier l'attribut "Hidden" de FALSE TRUE,

sauvegarder le fichier et ensuite IISRESET.

9.28 Crer un Thme WSS

On the SharePoint server go to the Themes folder:

c:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server

extensions\12\TEMPLATE\Themes

Make a copy one of the existing theme folders and its contents rename it MyTheme.

Rename the .INF file within the MyTheme folder to MyTheme.INF and open it. At the info

section, Change the title, to MyTheme. Change codepage, e.g 22200, replacing the code page

will fixing error A theme with the name MyTheme 1011 and version already exists on the server.

In the titles section, rename the names to your new name. This section is to present the name

in the different language.

Provide an image to give a preview of your theme. This image should be placed in:

C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server

extensions\12\TEMPLATE\IMAGES. E.g. tmbMyTheme.gif

Modify the:


c:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server

extensions\12\TEMPLATE\Layouts\1033\SPTHEMES.xml

to include a reference to the new MyTheme theme:

MyTheme

MyTheme

MyTheme has a white background with blue control areas and orange highlights.

images/tmbMyTheme.gif

images/ tmbMyTheme.gif

Modify the CSS within MyTheme folder to personalize your theme. Run iisreset from the

command prompt. Apply the new theme to a test site. Job done!

Each time you change later your template on the hardrive of the server (*.css files or *.gif)

you have to empty the cache of your browser, iisreset and finally change and reapply your

theme (take another one then reactivate your theme)!!!

It's boring because you have to do this on each site and subsite!

9.29 Crer des sites templates

Pour crer des modles visuels de sites il existe plusieurs solutions faisant appel du .Net

(Site Definition). Une solution simple cependant accessible tout utilisateur (comme moi!)

est de crer un site avec ou sans contenu de listes et libraires, le sauvegarder en tant que

modle et il sera alors disponible tout utilisateur qui crera un nouveau site partir de

l'onglet Custom dans la page web de cration de sites.

Cependant, si vous appliquez une site dfinition faite par un dveloppeur qui a dploy un

package *.wsp sur la ferme et que celle-ci ne s'applique votre site, c'est que vous avez

unghoster les pages dans SharePoint Designer. Alors pour remettre les pages nouveau en

liaison avec le site definition de bas vous allez dans les Site Settings et vous cliquez sur le lien

Reset to site definition:

et ensuite soit vous choisissez de reseter une page prcise, soit l'ensemble des pages du site:


9.30 Crer une master page

D'abord il faut savoir que si l'on cre une master page dans une site collection au niveau d'un

site WSS il faudra appliquer celle-ci la main sur chaque sous-site

Ce qui n'est pas le cas si la site collection est constitue par contre du portal comme top level

site!

Donc voyons comment procder. Ouvrez le portal dans SharePoint Designer:

allez dans le dossier _catalogs et ouvrez le sous-dossier master pages dans lequel vous aurez

la fameuse default.master:


copiez-collez la default.master et renommez-la test.master. Ouvrez cette page et modifiez-la

votre convenance.

Ensuite sur votre portail allez dans Settings/Site Settings et cliquez sur Master Pages.

Apparat la page suivante dans laquelle il faut slectionnez votre nouvelle test.master pour

les deux listes:


et surtout cocher les deux Reset all subsites to afin que cette nouvelle master page s'applique tous les sites de l'entreprise. Job done!

9.31 Comment crer une Empty Master Page

Beaucoup de crateurs de sites SharePoint souhaitent pouvoir partir d'une Master Page

minimaliste. Afin d'viter un travail laborieux voici le code copier/coller dans votre nouvelle

master page (ou qui remplacera totalement le code d'une master page existante qui a t

copie):


9.32 Modification du DispForm.aspx

Il ne faut jamais effacer la Web Part par dfaut se trouvant sur cette page mais la masquer

(dans le cas contraire les liens des lments de la liste risque de ne plus fonctionner).

Pour ce faire il faut changer sa proprit IsVisible la valeur false.

9.33 Modification du NewForm.aspx

Si au besoin un utilisateur a supprim la ListFormWeb Part de la page NewForm.aspx

copiez la ListFormWeb Part de la page EditForm.aspx de la mme liste ou libraire.

Ensuite, dans le code de la page NewForm.aspx, remplacez la ligne:

Edit

par:

New

et la ligne:

6

par:

8

au cas o certains feraient des btises (pour le DispForm.aspx il s'agit de Display et du numro 4).

Attention, avant d'enregistrer il faut rgnrer un GUID dans l'attribut

__Web PartId="{..}"

en allant par exemple sur le site web suivant en gnrer un:

http://www.somacon.com/p113.php

et changer la valeur se trouvant dans la balise plus bas en changeant une lettre ou un

chiffre au hasard!


9.34 Crer une liaison de donnes dans le DispForm.aspx (via parametre URL)

Pour lier une liste ayant une mme cl qu'une autre liste (se trouvant dans un mme site pour

simplifier!) dans le formulaire DispForm.aspx ouvrez le formulaire via SharePoint Designer.

Ensuite, dans SharePoint Designer allez dans la Task Pane choisissez Data Source Library.

Prenez la source connexe (lie) celle que vous souhaiteriez voir en-dessous de la fiche

visible dans le DispForm.aspx choisi! Glissez-la en-dessous de la List Web Part se situant

par dfaut dans le DispForm.aspx.

Remarque: S'il s'agit d'une liste SharePoint que vous souhaitez connecter, allez dans la

catgorie des SharePoint Lists sinon dans la catgorie dans SharePoint Lybraries (pour les

formulaires InfoPath typiquement!!!).

Cela vous affichera une nouvelle Web Part avec toutes les donnes ce que nous ne voulons

pas. Donc slectionnez seulement les colonnes voulues (technique classique).

Pour l'instant notre Web Part insre n'est cependant toujours pas connecte avec la List Web

Part du dessus.

Pour cela, cliquez sur l'option Filter et dfinissez les paramtres de la manire suivante:

Field Name=Nom de la cl | Comparison=Equals

Comme valeur pour la comparaison choisissez l'option Create a new parameter.

Dans Parameter Name criez un nom du type NomDeLaClID et dans le champ Source

prenez l'option Query String et comme variable ID et comme valeur par dfaut 1:

Cliquez sur OK jusqu' ce que vous reveniez sur la page web.

Si la liste source n'a pas comme cl un champ de type Lookup le travail est termin. Sinon si

la cl de la donne source (la List Web Part se trouvant par dfaut dans DispForm.aspx) est

un champ de type Lookup il faudra passez la page DispForm.aspx en mode Code.

Recherchez dans le code la chane de caractre NomDeLaClID que vous aviez cr

prcdemment.


Vous serez normalement amen une balise du type dans lequel il y a un attribut selectcommand. Un peu plus droite vous trouverez un FieldRef. La

seule chose que vous avez faire est de rajouter LookupId='True' comme indiqu ci-

dessous par exemple:

et c'est fait!

9.35 Crer une liaison de donnes dans le DispForm.aspx (via tout type de champ)

Le problme avec la mthode prcdente c'est que le paramtre de liaison ne peut tre que l'ID

qui se trouve dans l'URL de la page web (d'o le nom de Query String).

Pour pouvoir filtrer sur n'importe quel paramtre il faut jouer de manire plus subtile. Voici

un exemple concret:

Considrons la fiche suivante:

Nous aimerions lier le Full Name avec le Full Name d'un champ compris dans un formulaire

InfoPath. Nous n'allons donc pas pouvoir jouer avec le Query String car ce paramtre ne passe

pas vie l'URL.

La mthode consiste alors ouvrir la page Dispform.aspx (aprs en avoir fait une copie de

scurit!) dans SharePoint Designer dans un premier temps et de se positionner en-dessous du

formulaire de liste par dfaut:


Ensuite, allez dans le menu :

On reprend exactement la mme liste sous la forme de Web Part cette fois-ci:

et on valide par OK. Ce qui va rajouter une deuxime liste sous la premire:


Il faut la nettoyer afin de garder que l'information qui va servir de liaison. Dans le cas prsent,

nous allons enlever toutes les lignes du tableau et les boutons du deuxime formulaires de

visualisation et ne garder que le champ Full Name:

et on change la lgende si dsir:

Ensuite, on va dans:


pour aller chercher la liste qui nous intresse et qu'on veut lier. En l'occurrence il s'agira de

formulaire d'valuation de cours fait avec InfoPath dans l'ide que le participant ayant rempli

son valuation cela confirme sa prsence au cours.

On glisse ensuite la libraire Attendees Evaluations:

sous la lise prcdemment insre:


En choisissant les colonnes voulues de la manire classique (dj dtaill plusieurs fois dans

le prsent document). Ensuite on va dans la proprits de cette DataFormWeb Part:

pour y slectionner Connexion des composants Web Part. Et on suite l'assistant:


Suivant

Suivant:


On cherche la prochaine tape les deux champs faire correspondre:

et Suivant:


et Suivant:

et Terminer!

Et voil le travail est fait!


9.36 Personnaliser la Web Part ToDo (I need to)

The I Need to Web Part was originally intended to connect to the Site list in the Sites Directory as an easy way for users to navigate. However, it works well as a links drop-down

menu for any type of links, whether they are internal or external. To do this, you need to

create a custom links list. This is because the built-in links list does not have a title column,

which is what is displayed in the dropdown, nor does it have a choice column, which the Web

Part uses for filtering. The first three steps listed below will walk you through setting up the

list.

Create a Custom List with the following Columns.

Title Type

Title (should be created by default) Single line of text

URL Hyperlink

Yes/No Choice column. Yes, No should be

the choices

Add a couple of items filling in all three columns. The Web Part is going to ask you to filter

the choice column, so if you would like all of the items to show up, make sure you are

selecting Yes for the Yes/No column.

Go to the homepage of your site. In the right-hand column, add the I Need to... Web Part.

When you have the Web Part in Edit mode, configure it as follows: (Note: the list name

should be the custom list you created in the first step)


Now your Web Part should look similar to this

The following are the steps to change the Choose task text you will need to take to

accomplish this.

Save the Web Part to your desktop by exporting it. Click Open and Use SharePoint

Designer or Notepad to open the file. To change the word task to link in the default text of

the Web Part, locate this line of code (approximately line 75).

Choose task

Change the Task to Link. 6. To change the tooltip, locate this line of code (approximately line 74).

Change task to link. You may want to delete that you need to perform or reword the tooltip altogether.


After Save the file and go back to the homepage of your site. Put the page in Edit mode and

click Add a Web Part. In the bottom right-hand corner of the Web Part gallery, click

Advanced Web Part Gallery and Options.

Select the drop-down arrow in the top right corner of the Web Part task pane. On the drop

down menu, select Import. Browse to the file you just saved and click Upload and validate

by clicking on Import.

Be sure to delete the first I need to Web Part on the page.

9.37 Dcoration maligne dans sharepoint

How about spicing up company's intranet for the season? Here's a neat little trick you can

make for adding season's spirit to your SharePoint homepage. We'll add some decoration to

page's head.

The first thing you need is the images for the decoration. Don't make them too big, because

you can't click on anything below images. Below is a simple example I got from Office

Online, merged it, removed background and reduced its size. Make sure you have a

transparent image (a .GIF or .PNG with transparent background).

The first step is to upload the image to site's document or picture library and copy the original

image's URL to clipboard. (don't copy the SharePoint thumbnail or web preview image, as

they tend to get white background instead of original transparent).


Next on your homepage add a Content Editor Web Part into any zone and edit its source.

And in the source simply type the following code:

After you click "Save" and "Apply" the page in edit mode will have the decoration in a wrong

place.

But not to worry, after you exit edit mode, the image will be in the right position. So final

result might look something like below:


There are numerous variations. You can change the position, you can even use a div with a

repeating background image

9.38 Crer un scope de recherche simple

In this walk through, you will learn how to customize the default SharePoint search interface

by adding new tabs:

You will add a new content source.

You will add a new scope and add rules for this new scope.

You will add the scope to the top right search combo box of your SharePoint.

Open SharePoint Central Administration and select a Shared Services Provider. Click

Search Settings.

Click Content sources and crawl schedules in search settings.


If there is no content source available, add a new one by clicking New Content Source. By

default, Local Office SharePoint Server sites is available. Open the content source's context

menu by left-clicking the down arrow and select Start Full Crawl to index all files. This will

start the indexing process.

Click View Crawl Log from the same context menu to view the processing.

Had there been any error, a red icon (circle) would have been shown here. This page will

show the status of the indexing process.

Go back to the search settings page and click View scopes link in the Scopes section. On the

page that opens, click New Scope. In the Title, add "My Documents". In the Description

field, add some description and click OK.


Following page will appear:

Note that Update Status shows "Empty" against the newly added scope (My Documents).

Click Add rules link to specify rules for this scope. Select Web Address radio button and

enter a web address in the folder text box. This will be the web address of the site you want to

search. Click OK.


Note: To create a scope to a shared drive folder you need to buy Fast Search for SharePoint,

then you will have:

You will notice that the new scope has been added but indexing is still pending.

To start indexing immediately, go to Search Settings page and click Start update now link

(Scopes section).


Now go back into your Site Collections Settings menu as Administrator and Site

Settings/Search Scopes page. In there you will see your new scope ... but set as un-used.

To use it you need to Click on the Search Dropdown link and tick the checkbox beside your

new scope and set the order and validate with OK.

Wait a couple of mins (not sure how long ... but wait 5 mins ... probably caching the scopes

somewhere)

Your scope should now be visible!

9.39 Crer des best bets

Il arrive rgulirement que certains utilisateurs n'utilisent pas les bons mots cls pour

rechercher une information dans SharePoint. Il est donc du rle du responsable SharePoint de

crer des synonymes automatiques de recherche qui seront proposes l'utilisateur s'il tape un

mot particulier.

Voyons un exemple concret. Nous supposerons que vous savez que frquemment les

utilisateurs cherchent de l'information en utilisant le mot cl "VaR" ou "RiskMetrics" et

souvent ils vous demandent pourquoi il y a si peu de rsultats. En ralit, vous savez qu'il

faudrait chercher avec l'expression "Value At Risk" et donc chaque fois vous rpondez

leur questions sur le forum interne en leur renvoyant le lien du moteur de recherche avec le

bon mot cl et qui est:

http://sea-srv1/SearchCenter/Pages/results.aspx?k=crawl&s=Value%At%Risk

L'idal serait alors chaque fois qu'une recherche soit faite avec le mot cl "VaR", que leur

soit propose la page de recherche avec l'expression "Value At Risk". Pour cela, vous allez

dans Site Actions/Site Settings/Modify All Site Settings:


Vous cliquez ensuite sur le lien Search Keywords:

Sur la page Manage Keywords, cliquez sur Add Keyword:

Sur la page Add Keyword (voir la capture d'cran plus loin), cliquez sur Add Best Best et

mettez le lien vers la page qui devra tre propose et le titre de la proposition:


De retour sur la page Add Keyword, saisissez la Keyword Phrase qui correspond ce que

les gens vont saisir, les Synonyms spars par des points-virgules et qui donnera une

indication au gens de ce dont quoi ils pourraient penser d'autre, une Definition, une Contact

Person et une Expiration Date et cliquez sur OK.

http://sea-srv1/SearchCenter/Pages/results.aspx?k=crawl&s=Value%At%Risk

Value At Risk


Le mot cl ainsi que le Best Bet doivent maintenant tre lists:

Et l'avenir, les personnes qui rechercheront le mot "VaR" ou tout synonyme auront:

Value At Risk

Proposition Value At Risk;VaR;RiskMetrics Value At Risk;VaR;RiskMetrics VaR Administrator

VaR


A search for any of the synonyms should yield the same result.

9.40 Crer un scope de recherche avance

In this walk through, you will learn how to customize the default SharePoint search interface

by adding new tabs:

You will add a new content source.

You will add a new scope and add rules for this new scope.

You will add a new tab in the search center on your SharePoint site and create search pages for this tab.

Finally, you will publish your changes to SharePoint.

Open SharePoint Central Administration and select a Shared Services Provider. Click

Search Settings.

VaR

RiskMetric

s

Value At Risk

Proposition

http://sea-srv1/SearchCenter/...

Value At Risk

http://sea-srv1/SearchCenter/...


Click Content sources and crawl schedules in search settings.

If there is no content source available, add a new one by clicking New Content Source. By

default, Local Office SharePoint Server sites is available. Open the content source's context

menu by left-clicking the down arrow and select Start Full Crawl to index all files. This will

start the indexing process.

Click View Crawl Log from the same context menu to view the processing.


Had there been any error, a red icon (circle) would have been shown here. This page will

show the status of the indexing process.

Go back to the search settings page and click View scopes link in the Scopes section. On the

page that opens, click New Scope. In the Title, add "My Documents". In the Description

field, add some description and click OK.

Following page will appear:

Note that Update Status shows "Empty" against the newly added scope (My Documents).

Click Add rules link to specify rules for this scope. Select Web Address radio button and


enter a web address in the folder text box. This will be the we