MS-ProjectUnleash the Force!

MS-ProjectUnleash the Force!

Ralf C. AdamRalf C. Adam

DISCLAIMER

Dieser Vortrag wurde im April 2009 im Rahmen der Quo Vadis

Game Developers Conference in Berlin/GERMANY gehalten. Die

vorliegende Präsentation enthält möglicherweise nicht alle

Original-Materialien (Bilder, Videos etc.) die seinerzeit gezeigt

wurden.

Die Video-Clips zu den einzelnen Schritten sind hier zu finden:

https://youtu.be/meDP2iynz00

Name: Ralf Christian Adam

Position: Executive Producer / Gameforge

Status: 38 Jahre, verheiratet, 2 Töchter

In der Industrie: seit 1993

Angestellter: u.a. Bomico, Sunflowers, PowerPlay,

Infogrames, JoWooD, Phenomic

Freelancer: u.a. Atari, Ubisoft/Blue Byte, Ascaron, Take 2,

dtp/dtp young, Disney Interactive, ZDF,

MTV Networks, Spellbound

Hobbys: Golf, Fußball, Badminton, Tennis,

Musik, Gadgets …und: Eintracht Frankfurt!!!!

Wer ist der Typ da vorne?

Und esfunktioniert

doch…!!!

Auch wennMicrosoft

anscheinendnichts davon

weiß ☺☺☺☺…

Einsatz von MS-Project• Projekttransparenz

• Übersicht über:- Stand Arbeitspakete (Tasks)- Wer macht was wann/als Nächstes- Milestones

• Wöchentlicher Abgleich

BEISPIEL IKARIAM (Gameforge)

Aber…• …kein Kostenmanagement

• …kein Ressourcenpool über mehrere Projekte

• …kein MS-Project Server

Ergebnisse von IKARIAM• Projektplanung erst nach intensiver Design-Phase

und anschließender (relativ kurzer) Pre-Production

• Original-Planung: 5,5 Monate mit 8 Leuten undOutsourcing (Grafik)

• Am Ende: knapp 7 Monate bei hoher Projekttransparenz

• Gründe für die Verzögerungen:

- Ungenaue Workflow-Definition zwischen Art & Design

- Kampf-Part zu Beginn der Produktion unzureichend ausdesigned

- Verzögerung lief in den Dezember (Weihnachtsferien)

IKARIAM

Das hier funktioniert garantiert nicht…• Die MS-Planung auf Deadlines hin erstellen

• Annehmen, dass alle MS on-time fertig gestellt werden

• Annehmen, dass die Daten vom ersten Plan an in Stein gemeißelt sind und sich nie wieder verändern werden

• Annehmen, dass mehr Ressourcen das Problem lösen

• Im Falle eines Scheiterns: beim nächsten Mal noch mehr planen

� Wer Termine halten will, darf nicht mit ihnen planen!

Noch ein Wort vorab

Ein Projektplan schützt Euch nicht vor

Verzögerungen im Projekt!

Ein Projektplan bietet Euch vielmehreine TRANSPARENZ über Euren

aktuellen Projektstand…

…und bildet damit eine elementare Grundlage für sinnvolle

Entscheidungen!

Noch ein Wort vorab

Every Journeyhas a first step…

MS-Project Customization

1. Auto-Filter einschalten

2. „Neu abgleichen“ in Symbolleiste legen

3. Symbol für „Neu abgleichen“ zuweisen

4. Kapazitätsabgleich-Einstellungen setzen

5. Projektinfos einstellen

I. Vorbereitungen

1. Auto-Filter einschalten

2. „Neu abgleichen“ in Symbolleiste legen

3. Symbol für „Neu abgleichen“ zuweisen

4. Kapazitätsabgleich-Einstellungen setzen

5. Projektinfos einstellen

Try not! Do or do not! There is no try!

Creating Task Inventory

1. Erfassen der Tasks

– Erstellen PSP (z.B. in MindManager)

– Definition der Planungsstruktur

-> Nach Features?

-> Nach Abteilungen?

2. Erfassen von Zeiten & Ressourcen

II. Erfassen der Tasks

1. Erfassen der Tasks (PSP)

Beispiel Task Inventory Übersicht

Bending MS-Project to your WillGDC 2007

Mike McShaffry

II. Erfassen der Tasks

2. Erfassen von Zeiten & Ressourcen

You will find that it is you who are

mistaken, about a great many things.

MS Project 2000 – Projektplanungen realisieren (Ein praktischer Leitfaden)

Josef Schwab (Hanser Verlag)

MS Project 2000 – Projektplanungen realisieren (Ein praktischer Leitfaden)

Josef Schwab (Hanser Verlag)

Remember, Luke!Quicker, easier…

more seductive the dark side is!

You must unlearn whatyou have learned.

Wir sind anders!

• Klassische IT: Meist noch Wasserfall

• Großes IT-Projekt = 3 Monate, 6 Leute

• Spiele-Entwicklung = Agile Development

• Ständig wechselnde Anforderungen

• Neue Tasks ploppen auf

• Tasks dauern länger

• Task-Reihenfolgen ändern sich

• Ressourcen auf Tasks ändern sich

-> Deshalb: NIE mit „Vorgänge verknüpfen“ arbeiten!!!

III. Erstellung des Plans

Sinnvolles Leveln von Tasks

1. Grobe Zuweisung Tasks zu Milestones &Milestones in 100 Schritten priorisieren

2. Detail-Priorisierung des nächsten Milestones

3. Festlegen der Milestone-Termine

4. Erstellung von Pufferzeiten pro MS

-> Generell: Am Besten immer Ressource für Ressource

III. Erstellung des Plans

1. Grobe Priorisierung Tasks & Milestones

2. Detail-Priorisierung des nächsten Milestones

STANDARD

Längste Tasks (Dauer) zuerst

Wie levelt MS-Project?III. Erstellung des Plans

NUR NR.

Chronologisch von oben nach unten

Wie levelt MS-Project?III. Erstellung des Plans

PRIORITÄT, STANDARD

Nach der Priorität, dann nach Länge

Wie levelt MS-Project?III. Erstellung des Plans

3. Festlegen der Milestone-Termine

4. Erstellung von Pufferzeiten pro MS

III. Erstellung des Plans

Difficult to see! Alwaysin motion the future is.

IV. Pflege des Plans

Wöchentliche Updates

1. Am Anfang einer Woche Erfassung dererledigten Tasks der Vorwoche

- Welche Tasks wurden On-Time erledigt?

- Welche Tasks haben länger gedauert?

- Welche Tasks haben sich verschoben?

- Sind Tasks neu hinzugekommen?

- Welche Auswirkungen auf die Pufferzeiten gibt es?

-> Auch hier wieder: Am Besten immer

Ressource für Ressource

1.a – Alle Tasks On-Time (Weekly Meeting 27.04)

1.a – Alle Tasks On-Time (Weekly Meeting 27.04)

1.b – Ein Task dauert länger (Weekly Meeting 27.04)

1.b – Ein Task dauert länger (Weekly Meeting 27.04)

1.c – Ein Task wurde vorgezogen (Weekly Meeting 27.04)

1.c – Ein Task wurde vorgezogen (Weekly Meeting 27.04)

1.d – Ein Task kam neu hinzu (Weekly Meeting 27.04)

1.d – Ein Task kam neu hinzu (Weekly Meeting 27.04)

No mystical energy field controls my destiny! It's all a lot of simple tricks and nonsense.

IV. Pflege des Plans

Vorsicht: Falle!

• Bei Tasks nie „% Arbeit abgeschlossen“ anrühren, und DANACH durch Leveln versuchen, zu verschieben

• „% Arbeit abgeschlossen“ <> 0 bedeutet, Task ist wie Felsbrocken in einem Bachlauf

Nach Prios leveln, wenn vorher „%Arbeit abgeschlossen“ geändert wurde, geht nicht!

IV. Pflege des Plans

Vorsicht: Noch mehr Falle!

• Ebenfalls gefährlich: Task im Gantt-Chart mitder „Hand“ bewegen -> Task wird auf „Anfang nicht früher als“ gesetzt

• Leveln wird dadurch unmöglich!

• Muss erst in „Informationen zum Vorgang“ im Reiter „Spezial“ rückgängig gemacht werden

Nach Prios leveln, wenn Task per Hand verschoben wurde, geht auch nicht!

V. Tipps & Tricks

Task nur zur Hälfte fertig…

• Oft kommt es vor, dass ein Task angefangen, abererst zu einem späteren Zeitpunkt beendet werdenkann

• Dann empfiehlt es sich, den Task aufzuzeilen, denfertigen Teil auf 100% zu setzen, und den zweitenTeil anders zu priorisieren

Task in zwei Teile aufteilen

V. Tipps & Tricks

Tasks müssen eindeutig sein…

• Ein Task sollte immer ein Verb enthalten!

• Andernfalls wird das Arbeiten z. B. mit Gruppierungen schwierig

• Und er wird sowohl für Außenstehende alsauch teilweise sogar für die Teammitgliederschwer lesbar

V. Tipps & Tricks

Verständlich…

V. Tipps & Tricks

Unverständlich…

V. Tipps & Tricks

Alternative:Sub-Kategorien(Vorteil: Gute Filtermöglichkeiten)

V. Tipps & Tricks

Weitere Tipps…

• Ein Task sollte maximal 5 Tage und minimal 0,25 Tage lang sein

• Es lohnt sich nur, den nächsten Milestone im Detail zu priorisieren

• MS-Project 2003 hat nur EINE Un-Do-Funktion ->besser auf MS-Project 2007 umsteigen

• Bei großen Projekten kann es sich lohnen, denPlan in mehrere Pläne (z.B. MS 01 – 03, MS 04 – 07etc.) aufzuteilen

• Umgekehrt kann es sich auch lohnen, von Zeit zuZeit alle Tasks erledigter Milestones zu entfernen (über Projektinfo das Projekt-Datum nach vorne setzen nicht vergessen!)

Ein Wort zum Schluss

Erstellt Eure eigenen Regeln!

• Niemals eine Methode oder Tool vorgeben!

• Appelle schaffen keine Akzeptanz

• Besser die Teammitglieder fragen:* Wie können wir das effektiver gestalten?* Wie gehen wir mit Tasks um?* Welche Tools für PM wollen wir nutzen?* Wie gehen wir mit Verzögerungen um?* Wie gehen wir mit Risiken um?* und so weiter …

� Akzeptanz kommt immer vor der Methode!

Special Thanks to…

Olli Staude-Müller

Mike McShaffry

Erik Bethke

Eric Labelle

Chris Schmitz

Benedikt Grindel

Christoph Brosius

Michael Röhle

… und ein Haufen Leute, die ich

bestimmt vergessen habe

May the Force be with you – always!