Gestão de Projetos com MS-Project

Agenda do dia

Conceitos sobre Gestão de Projetos Metodologia de Gerenciamento de Projetos Introdução ao MS-Project Visualização Modo Gantt Definir horário de Trabalho no MS-Project Definir Milestone no MS-Project Definir Tarefas e sua Duração no MS-Project

Instrutor

Rogério Fernandes da Costa MBA em Gestão de Projetos Vivência em projetos em empresas como

Termomecânica, FIESP e Bradesco. Professor Universitário no Centro Universitário

das Faculdades Metropolitanas Unidas (FMU) e Instituto Sumaré de Educação Superior

rogerio@nrsystem.com

O que é um projeto?

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” (PMI – Guia PMBOK® 4ª Edição)

A Gestão de projetos consiste no planejamento, coordenação e gerenciamento de tarefas e recursos, para a realização de um objetivo específico ou de um conjunto de objetivos.

Resultado

Desenvolvimento de algo único, mesmo se parecido ou semelhante a outro.

Fatores diferentes– Conhecimento dos participantes– Experiências pessoais– Necessidades do momento

Fatores semelhantes– Metodologia– Experiência adquirida

Fatores de sucesso

Planejamento–Ação realizada antes do início da execução física

do projeto, tem a finalidade de avaliar a viabilidade de um projeto

• Estimar prazos, custos, recursos disponíveis• Garantir que estamos nos compremetendo com algo

que podemos cumprir

–Definição das metas que devem ser atingidas Executação

–Por melhor que seja o planejamento nada garante que as coisas irão andar conforme planejado (monitoramento)

Função do MS-Project?

O Microsoft Project é um poderoso aplicativo de gerenciamento de projetos que você pode utilizar para planejar, programar e representar graficamente as informações sobre projetos. O software de gerenciamento de projeto é uma ferramenta muito importante para o estabelecimento de um plano inicial de projeto.

Gestão com MS-Project

No MS-Project a Gestão consiste em três etapas:1. Criação do Projeto: a primeira fase envolve a definição das tarefas, incluindo a sua duração e relação com a globalização do projeto.2. Gerenciamento do Projeto: A segunda fase envolve o controle das tarefas e recursos até ao final do projeto, efetuando as adaptações necessárias de modo a manter o projeto em funcionamento (monitoramento).3. Reportagem do Projeto: Esta fase inclui gerar relatórios e gráficos para reportar os detalhes do projeto.

iniciação; planejamento; execução; monitoramento e controle; encerramento

Iniciação

Comece por definir o que se quer fazer– Organizar uma festa– Planejar um treinamento– Desenvolver um website

Definido o objetivo sabe-se:– a data de início– ou a data de término

Início do Projeto

Defina o objetivo:– Planejar o treinamento da DIGICAD

Determine a data de início ou data de Fim– Menu Projeto: Informações sobre o projeto– Data de Início: 15/07/2013

Mudanças– Menu: Projeto

• Informações sobre o Projeto

Início do Projeto

Defina o Horário de Trabalho– Guia Projeto– Alterar Período de Trabalho

Planejamento

Tendo definido o objetivo então:– determinam-se os passos necessários para

alcançá-lo– com -

• Grandes fases, • Marcos (milestones)

Definido as tarefas

Definição das tarefas e suas durações– Tarefa ou Atividade = um Trabalho com início e fim– Definir as Tarefas:

• Determine grandes grupos de trabalho• Divida em Atividades com resultados definidos• Junte ações que usem mesmos processos ou devam

ocorrer em tempos semelhantes• Obtenha previsões de duração de projetos anteriores

– Não digite as datas de momento!!!!

Definindo as tarefas

Entre as tarefas e suas durações– Barra de Modos - Clique Gráfico de Gantt – Campo - Nome da Tarefa

• Definir o conteúdo da 1ª aula

– Campo - Duração

• 2 horas (minutos, horas, dias, semanas)

– Outra tarefa Preparar os Slides – 1 hora - 14/07/2013

Tipos de Tarefas (vínculo)

Ferramenta vínculo MS-Project

Entrar na lista de tarefas

Anotações de Tarefas• Tarefa, informações

• coloque informações complementares

• selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em Anotações

– 1 - Definir o conteúdo da 1ª aula

• Escolher os assuntos que serão abordados

– 2 – Preparar os slides

• Definir o design, tipo de fonte e imagens

Criando Milestone no Project

A princípio, o Project não diferencia tarefas de Milestones, desta forma, é necessário definir a hierarquia adequada ao projeto

Definindo Vínculo e Milestone

Seguindo o exemplo anterior, os slides só poderão ser elaborados após definição do conteúdo da aula, neste caso, percebemos um “elo” entre as duas tarefas do tipo término-início, ou seja, uma tarefa só pode começar após a conclusão de sua predecessora, ainda analisando o cenário, as duas tarefas (definir conteúdo e elaborar Slides) estão inseridas em um marco denominado Preparar aula

Criando Vínculo

Selecione as duas tarefas, basta clicar na primeira e arrastar até a segunda

Após definir a seleção, basta clicar na ferramenta vincular tarefa para concluir o sequenciamento tipo término-início

Criando Vínculo

Caso esteja trabalhando no modo de agendamento manual (função disponível a partir da versão 2010 do MS-Project), o gráfico que ficará visível no gráfico de Gantt será diferenciado do apresentado no modo de agendamento automático disponível em todas a versões do MS-Project

Modo de agendamentoGráfico de Gantt

Criando Milestone

Para definir o nosso marco (Preparar aula) como sendo um Milestone, devemos criar a seguinte hierarquia: recuar as tarefas em um nível, para tal, basta selecionar as tarefas e clicar na ferramenta Recuo à direita

Agenda do dia

Por que os projetos fracassam? Visão Geral do MS-Project Principais modos de visualização no MS-Project

Resumo de Etapas Redes PERT/CPM Origem Terminologias e Convenção Função PERT no MS-Project

Por que os Projetos Fracassam?

Metas e/ou objetivos mal estabelecidos podem não ser compreendidos pela equipe

O Projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las

O Projeto foi baseado em informações insuficientes ou inadequadas

Os produtos do projeto não estavam bem definidos As pessoas envolvidas na equipe não tinham o

conhecimentos necessário ou não estavam motivadas

Por que os Projetos Fracassam?

O projeto não estava alinhado com o planejamento estratégico da empresa.

Não foram considerados eventos que ocorreram durante os trabalhos e que acabaram impactando o escopo do projeto.

Não foram consideradas as questões políticas e culturais existentes.

Visão Geral MS-Project

Principais visões MS-Project

Representação Gráfica das informações.

Modos gráficos de exibição: Gráficos de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e Calendário. Planilhas representam informações em linhas e colunas. • Cada linha contém informações sobre uma tarefa ou recurso individual. • Cada coluna contém um campo onde você insere informações específicas sobre tarefas ou recursos. (As colunas no Microsoft Project são, em geral, chamadas de campos.) Formulários representam informações em um formato semelhante a

um formulário em papel. • Eles mostram informações sobre apenas uma tarefa ou recurso de

cada vez.

Gráfico de Gantt

Planilhas de Recursos

Planilha de Recursos

Item fundamental no MS-Project, nela podemos cadastrar todos os recursos, definir o tipo e seu custo/forma de remuneração. Ao clicar no campo taxa padrão por exemplo, uma nova tela será aberta onde você poderá definir a remuneração de um recurso humano por exemplo.

Atribuindo Recursos

Após cadastrar todos os recursos na planilha de recursos, poderá realizar a atribuição dos recursos as suas respectivas tarefas

Resumo de Etapas

Planejamento– Criação dos Calendários– Criação do Pool de Recursos– Criação do Projeto(s)– Visualização de Projeto– Alocação de Recursos– Visualização de Tabelas

Resumo das Etapas

Controle– Acompanhamento – Utilização de Filtros– Emissão de Relatórios

Redes PERT/CPM

ORIGEM

– DuPont (CPM- Critical Path Method): Determinístico 

– Boz, Allen & Hamilton (PERT- Program Evaluation and ReviewTechnique): Probabilístico –

Construção Civil: primeiros usos no início da década de 80

O software mais usado é o MS-Project

PERT terminologia e convenções

Se tudo prossegue como planejado, a melhor estimativa do tempo necessário para concluir uma tarefa é conseguida a partir da fórmula:

TE = (O + P + 4M) ÷ 6Legenda:

TE (tempo esperado)

O (previsão otimista)

P (previsão pessimista)

M (mais provável)

Exemplo de PERT

Exemplo de PERT

TE = (O + P + 4M) ÷ 6TE= (4+8+24)/6 TE=6

Exemplo de PERT

Desvio Padrão

A fórmula para cálculo de desvio padrão é:

(pessimista-otimista)

6

Variância

A fórmula para cálculo de variância é:

Desvio-padrão²

Variância Total

Encontrada a variância total do projeto encontraremos o desvio-padrão do projeto aplicando a fórmula:

Desvio-padrão= Variância total

Probabilidade de terminar no prazo

1 desvio-padrão (1σ) = 68,3% 2 desvio-padrão (2σ) = 95,4% 3 desvio-padrão (3σ) = 99,7%

Função PERT MS-Project

A função PERT “não é nativa” no MS-Project 2010 mas pode ser adicionada. No link www.nrsystem.com.br/PERTAddin.zip está disponível o executável para instalação junto com o manual de orientações

Função PERT MS-Project

Agenda do dia

O que é Linha de Base no MS-Project? Criando uma Linha de Base no projeto Comparando alterações com a Linha de Base

Método Caminho Crítico Visualização do Caminho Crítico no MS-Project

Linha de Base MS-Project

Um projeto bem gerenciado normalmente envolve a comparação dele com uma versão anterior. Essa é uma parte crucial do controle do seu projeto. Entretanto, antes de começar a controlar a sua agenda, você precisa definir uma linha de base para poder compará-la à sua agenda atualizada mais adiante no projeto. À medida que o projeto avançar, talvez você queira também salvar um plano provisório periodicamente.

► Acessar o link: Linha de Base Project - Microsoft

Linha de Base MS-Project

Uma linha de base é um grupo de cerca de 20 pontos de referência principais (em cinco categorias: estimativas de datas de início, datas de término, durações, trabalho e custo) que pode ser definido para registrar o plano de projeto original quando o plano estiver concluído e refinado. À medida que o projeto avança, você pode definir linhas de base adicionais (até um total de 11 para cada projeto) para ajudar a medir alterações no plano.

Crie o sequenciamento das tarefas, defina a duração e efetue o vínculos, atribua os devidos recursos como normalmente é feito

Clique na guia Projetos e no grupo Cronograma escolha Definir Linha de Base

Para definir a linha de base para todos os dados do projeto, clique em Projeto Inteiro ou, se preferir definir a linha de base somente para as tarefas selecionadas no modo de exibição Gráfico de Gantt, clique em Tarefas selecionadas.

Criando a Linha de Base

Visualizando a Linha de Base

Você pode comparar informações agendadas e de linha de base de uma destas duas formas:

Para exibir informações de variação em um modo de exibição de planilha, clique na guia Exibir. No grupo Dados, clique em Tabelas e clique em Variação.

Para exibir as informações de variação graficamente, clique na guia Exibir. No grupo Modos de Exibição de Tarefa, clique em Gráfico de Gantt e clique em Gantt de Controle.

Exemplo de Linha Base

Caminho Crítico MS-Project

Para satisfazer uma data de término específica do seu projeto, é importante ficar atento ao caminho crítico do projeto. O caminho crítico é uma série de tarefas (ou às vezes apenas uma única tarefa) que controla a data de início ou término calculada do projeto. Quando a última tarefa no caminho crítico é concluída, o projeto também é concluído. Por padrão, o Microsoft Project define tarefas críticas como aquelas que não possuem margem de atraso

Visualização do Caminho Crítico

Na guia Formato selecione Tarefas Críticas no grupo Estilo de Barras

Existem outros caminhos para visualização das tarefas críticas, por exemplo: - menu Exibir, clique em Crítica na lista Filtro;- ou ainda, através do modo de exibição Gantt de Controle

Análise mais apurada

No Project o caminho critico, por padrão, é considerado o caminho que as folgas livres são igual a 0, caso você deseje alterar essa informação, basta clicar em Arquivo escolher a Guia Avançado e informar a margem de atraso para a tarefa, podendo inclusive, optar pela opção calcular vários caminhos críticos, desta forma, toda tarefa que não houver uma sucessora ou uma restrição será colocada no caminho critico.

Bibliografia

Mostrar o caminho crítico. Disponível em: http://office.microsoft.com/pt-br/project-help/mostrar-o-caminho-critico-HA010156788.aspx Acessado em 16/07/2013

Agenda do dia

Novas funcionalidade e opções de exibição MS-Project 2010 Linha do Tempo. Agendamento manual Tarefas inativas

TaskJuggler uma alternativa ao MSProject

Linha do tempo MS-Project 2010

A Linha do Tempo é uma das novas funcionalidades do Microsoft Project 2010 (disponível apenas para a versão Professional). De modo geral, a Linha do Tempo permite que você visualize de maneira rápida as principais etapas, entregas e milestones do projeto, e compartilhe essas informações através de e-mail, apresentações em Power Point e demais documentos. A utilização da Linha do Tempo, em conjunto com o Gráfico de Gantt, oferece uma poderosa combinação de visualização e entendimento do projeto aos gerentes e demais stakeholders.

Linha do tempo MS-Project 2010

Para exibir os itens desejados na Linha do Tempo, clique no botão Tarefas Existentes. Você poderá escolher, na caixa de diálogo Adicionar Tarefas à Linha do Tempo, quais tarefas irão compor a sua visualização:

Outra opção interessante é a exibição do recurso Panorâmica e Zoom. Este recurso permite navegar através do projeto e visualizar datas específicas, e é especialmente interessante para projetos com um grande número de tarefas e fases.

Linha do tempo MS-Project 2010

Agendamento manual de tarefas

Na versões anteriores do MS-Project existia apenas o modo de agendamento automático. No Project 2010, as tarefas também podem ser agendadas manualmente causado certa confusão entre os usuários que acabaram de migrar de versão. Mas, para quê serve o Modo de Agendamento manual?

O agendamento manual é útil para criar tarefas que não possuam informações suficientes sobre seu agendamento.

O agendamento manual é indicado para cronogramas que possuem maior flexibilidade, como por exemplo quando se utiliza como referência a metodologia Ágil.

Agendamento manual de tarefas

Quando o Microsoft Project 2010 é acessado, o sistema informa ao usuário, na parte inferior da janela, o Modo de Agendamento definido para as tarefas:

Quando você efetua a digitação das tarefas do cronograma, irá perceber que, a princípio, o Microsoft Project não preenche automaticamente as colunas de Início, Término e Duração, como fazia nas versões anteriores. É importante também notar que as barras das tarefas não são apresentadas no Gráfico de Gantt

Tarefas inativas

O Microsoft Project Professional 2010 permite cancelar uma tarefa, mas mantém um registro dela no plano de projeto. Isso se chama desativar a tarefa. Ela permanece no plano de projeto, mas não prejudica a disponibilidade dos recursos, a agenda do projeto ou a maneira como outras tarefas são agendadas.

OBS.  A desativação de tarefas é um recurso disponível somente no Project Professional.

Tarefas inativas

A desativação não é uma boa maneira de arquivar as tarefas concluídas, porque pode ter efeitos imprevistos na agenda restante. Em vez disso, marque as tarefas como concluídas.

A tarefa inativa fica na lista de tarefas, mas o texto é esmaecido e tachado.

Para reativar uma tarefa, selecione a tarefa inativa e clique novamente em inativa para Desativar a funcionalidade.

TaskJuggler Project

software Open Source de gerenciamento de projeto. Interface gráfica similar ao MS-Project gráfico de Gantt. Cobre o espectro completo de tarefas de gerenciamento de projetos desde a primeira ideia até a conclusão do projeto. Ele irá auxilia-lo durante o âmbito do projeto, a atribuição de recursos, custos e receitas de planejamento de risco e gestão da comunicação.

Disponível para download em: http://www.taskjuggler.org/

Agenda do dia

Nivelar redistribuição de recursos (automático) Proteção MS-Project (caso de falha) Segurança MS-Project (senha)

Nivelar distribuição de recursos

O Project 20120 Pode resolver conflitos de recursos (superalocação) utilizando a funcionalidade de redistribuição de recursos. O nivelamento funciona através do atraso ou 

divisão de tarefas.

Nivelar redistribuição de recursos

Antes de nivelar, convém modificar algumas definições. Prioridades das tarefas,    que são uma indicação da

importância de uma tarefa e da sua disponibilidade para nivelamento.

Prioridades dos projetos,    que determina a disponibilidade do projeto para nivelamento.

Opções de distribuição,    que o ajuda a otimizar o modo como o Project determina as tarefas que serão niveladas e até que ponto o serão.

Opções de redistribuição

Você pode modificar o nivelamento para otimizar o Project no modo como são definidas as tarefas que serão niveladas e até que ponto o serão.

Guia Recursos. No grupo Nível, clique em 

Opções de Redistribuição.

Proteção MS-Project

Todo e qualquer sistema é propenso à falhas, entre as principais, destacam-se: queda de energia, fechamento de um arquivo por engano sem o salvar. Para não perder todo o seu trabalho devido a esse tipo de problema, verifique se as opções AutoRecuperação e Salvamento Automático estão ligadas.

AutoRecuperação

Clique em Arquivo > Opções > Salvar. Verifique se a caixa de seleção Salvar informações de

AutoRecuperação a cada x minutos está marcada. No Word, Excel e PowerPoint, verifique se a caixa de

seleção Manter a última versão salva automaticamente se eu fechar sem salvar está marcada.

Dica: Para maior segurança, digite um número pequeno na caixa minutos, como 10. Assim, você nunca perderá mais de 10 minutos de trabalho

AutoRecuperação

AutoRecuperação

A vantagem em utilizar a função AutoRecuperação é que além de salvar seus arquivos, ela também salva seu espaço de trabalho. Caso você tenha aberto várias planilhas e/ou projetos no Excel/Project e falte energia. Quando você reiniciar o Excel/project, a AutoRecuperação tentará abrir as planilhas/projetos novamente, da maneira como elas estavam antes, com as mesmas células/campos selecionadas.

Proteção de arquivo (senha) No menu Arquivo, clique em Salvar como. No menu Ferramentas na caixa de diálogo Salvar como, clique em Opções gerais. Digite uma senha na caixa Senha de proteção (acesso restrito). Para ajudar a evitar que

o arquivo seja editado por pessoas não autorizadas, digite uma senha na caixa Senha de gravação.

Caso necessário, você poderá digitar ambas. As senhas podem ter de 1 a 17 caracteres. Existe também a possibilidade de restringir o arquivo como somente leitura.. Para criar uma cópia de backup da versão anterior do arquivo de projeto toda vez que

você salvar uma nova versão, marque a caixa de seleção Sempre criar cópia de backup.

Cada nova cópia de backup substitui a anterior. O Microsoft Office Project 2003 salva a cópia de backup (com extensão .bak ) na mesma pasta do arquivo original.

Clique em OK. Na caixa Digite a senha de proteção novamente e/ou Digite a senha de proteção

contra gravação novamente, digite a senha de proteção mais uma vez.

Proteção de arquivo (senha)

É muito importante que você se lembre da sua senha. Caso você esqueça a senha, a Microsoft não poderá recuperá-la. Armazene as senhas anotadas em um lugar seguro.