DOKUMEN INISIALISASI PROYEKSistem Manajemen AsetJurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh NopemberPD01- Asset Management System (AMS) 26 Maret 2014 DRAF

Disiapkan:

Kelompok 3

Setpta Firmansyah Putra

5212100055Tiar Anindya Putri

5212100086Afifa Filiani

5212100121Nuke Yulnida Aden

5212100123

Jauhar Fatawi

5212100155

Sebagai kelengkapan Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek Teknologi Informasi di Jurusan Sistem Informasi ITS

Abstrak:

Dokumen ini menjelaskan bisnis proses, kebutuhan bisnis, kepentingan, dan masalah-masalah dari proyek sistem manajemen aset. Selain itu terdapat penjelasan ruang lingkup proyek, gambaran umum jadwal proyek yang akan dikerjakan, dan hal-hal yang mendukung sistem, batasan, dan ketergantungannya dengan sistem yang lain. Terakhir dokumen berisikan daftar anggota team beserta fungsi dan tugas-tugasnya di dalam team project dan otorasi project. Maklumat Versi Dokumen

Seluruh versi dari dokumen ini didaftar berdasar kronologisnya. Tidak ada hubungan antara nomer dokumen dan nomor proyek.

Versi DokumenTanggalAlasan PerubahanProject Number

Release 125/03/2014Release yang pertama

Dokumen ini dibuat oleh Kelompok 3 dengan pengawasan dari Jurusan Sistem Informasi ITS sebagai upaya untuk menjamin keakurasian dokumen saat akan dicetak. Penggandaan dokumen, sebaiknya dari versi yang terakhir (up to date) dan setelah mendapatkan ijin tertulis

Jurusan Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Surabaya

Copyright @ 2012 Jurusan Sistem Informasi ITS

Seluruh informasinya adalah hak milik Jurusan Sistem Informasi ITS yang tidak dipulikasikan dan bersifat rahasia.

Project Charter

1. PROJECT GOALS

Dewasa ini teknologi informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan fleksibel. Bahkan perkembangan teknologi informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan. karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.

Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi semakin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif. Berawal dari sinilah muncul sistem manajemen aset Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember yang mana didalamnya terdapat catatan aset-aset secara terperinci yang ada di Jurusan Sistem Informasi yang bertujuan untuk membatu Jurusan Sistem Informasi dalam mengelola dan mengontrol aset-aset yang dimiliki sehingga proses didalamnya lebih efisien, terukur, fleksibel dan memudahkan pengambilan keputusan oleh top management.

2. DELIVERABLES

Dalam membantu memenuhi tujuan proyek disediakan beberapa penjelasan dokumen yang meliputi Software Requirement Specification, Software Development Project Plan, Software Architecture Development, Test Plan, dan User Documentation serta hasil dari perencanaan 1. Software Requirement Specification (SRS) adalah sebuah deskripsi lengkap tentang perilaku sistem yang akan dikembangkan dan mencakup satu set use-case yang mana menggambarkan interaksi pengguna yang akan menggunakan software. Selain itu, juga mencakup kebutuhan non fungsional yang memaksakan kendala pada desain atau implementasinya (seperti kinerja software, standar kualitas, atau kendala desain)2. Software Development Project Plan (SDPL) adalah sebuah dokumentasi proses pembuatan software dari tahap rancangan sampai tahap deployment yang mencakup job desktiption dan tugas-tugas yang dilakukan. Software Development Project Plan di buat dalam bentuk gantt chart dimana terdapat proses, waktu pengerjaan, dan siapa yang mengerjakan.3. Software Architecture Development (SAD) menjelaskan tentang arsitektur proyek perangkat lunak yang akan dikerjakan. Dokumen ini diantaranya berisi tentang Overview dari dokumen ini sendiri, Architectural Representation, Architectural Goals and Constraints, Use-Case View atau representasi fungsionalitas dari proses, dan Logical View.

4. Test Plan (TSTPLN) yang meliputi tujuan-tujuan identifikasi informasi proyek dan komponen perangkat lunaknya, daftar persyaratan yang diujikan untuk testing, merekomendasikan dan menjelaskan strategi pengujian yang akan digunakan, identifikasi kebutuhan yang diperlukan, serta daftar lampiran terkait. 5. User Documentation berisikan panduan-panduan dalam menggunakan software yang telah kami kembangkan. Dengan menggunakan user documentation, pengguna lebih mudah untuk menguasai software sepenuhnya

3. SCOPE DEFINITION

Batasan dari proyek Sistem Manajemen Aset ini adalah: Aktor yang dapat mengelola aset di Jurusan Sistem Informasi ini hanya seorang admin yang dalam kasus ini adalah karyawan TU. Untuk dosen hanya bisa mengajukan formulir peminjaman aset, dan untuk top management (ketua jurusan) dapat melihat seluruh data asset serta melakukan approval terhadap pengadaan barang melalui sistem manajemen asset ini SI-SMA ini tidak bisa diakses oleh pihak luar jurusan Sistem Informasi.Dalam proyek sistem manajemen aset ini memiliki kebutuhan fungsional sebagai berikut:

Sistem harus dapat digunakan untuk mengelola aset-aset di Jurusan Sistem Informasi, yakni dengan adanya fitur add, edit, delete, save pada basis data aset. Sistem harus dapat menampilkan informasi secara lengkap dari aset-aset yang telah dimasukkan (ada nama aset, jumlah aset, kapan diadakan, merk, descripsi, spesifikasi aset, keterangan) Pada sistem harus menyediakan halaman yang mana berfungsi untuk memasukkan inventaris-inventaris yang akan diajukan Sistem harus dapat membuat laporan pengadaan barang yang akan diajukan ke ketua jurusan (nantinya tetap dalam bentuk hard copy hanya saja terdapat approval sustem pada web oleh ketua jurusan Sistem harus menyediakan form peminjaman laptop dan asset-aset lain (actor yang melakukan peminjaman pada kasus ini hanya dosen) Sistem harus dapat melakukan export data-data aset ke dalam bentuk pdf dan Microsoft excel Sistem harus menyediakan fitur search pada data-data ases untuk memudahkan admin dalam melakukan pengecekan aset

Sistem harus menyediakan fitur navigasi next dan back page untuk meringkas tampilan data asset yang sangat banyak Untuk mengakses sistem, sistem harus menyediakan halaman login untuk user dengan menggunakan email ITS. Dimana terdapat tigas tipe user yaitu : Administrator (Mas Nanok) : memasukkan, memperbaharui, dan menghapus data aset User (Dosen Jurusan SI) : melakukan pengisian form saat melakukan peminjaman asset apapun dari TU Jurusan VIP user (Ketus Jurusan SI) : melakukan approval pengadaan barang dan mengontrol dengan menampilkan asset-aset yang ada di Jurusan Sistem Informasi.Sedangkan kebutuhan non fungsional dari sistem manajemen aset adalah sebagai berikut: Berdasarkan performanya, sistem diharapkan dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan dengan mengubah sistem pencatatan manual dengan sistem manajemen asset ini. Semakin sedikit waktu yang dibutuhkan, semakin besar troughput yang dapat dihasilkan Dari segi pengontrolan sistem, sistem dapat mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh pihak manajemen tingkat atas dalam waktu yang cepat, contohnya pengambilan keputusan diterima tidaknya barang-barang asset yang akan diajukan. Kebutuhan dari segi efisiensi yaitu sistem diharapkan dapat mempercepat dalam pengaksesan data dan mempermudah pihak admin dalam mencari data asset yang telah lama tersimpan. Dari segi kehandalan, sistem harus dapat mencegah redudansi data Dari segi keamanan sistem harus menyediakan fitur login dengan captcha

4. PROJECT MILESTONES

No

Project Milestones

TimeFeb

Maret

April

Mei

Juni

4

1

2341234123411.

Open Project

2.

Requirements specification

3.

Design resulting in the Software architecture

4.

Construction (implementation or coding)6.

Testing and debugging

7.

Installation

8.

Maintenance

9.

Clossing project

5. ASSUMPTIONS, CONSTRAINTS & DEPENDENCIES

Di dalam sistem ini, cara pengguna atau user berinteraksi yakni dengan menggunakan aplikasi web browser yang ditampilkan dilayar monitor yang menggunakan inputan berupa keyboard ataupun mouse. Desain web yang dibuat sefriendly mungkin agar user dapat menggunakan dengan mudah dan dengan dilengkapi dengan icon untuk mengenali setiap fungsi dari setiap tools.Identify the assumptions that were made to form the basis of defining scope. Also identify any assumptions that will be made for the purposes of planning the project. The objective here is to set the boundaries and address how the triple project management constraint (scope, time and cost) are potentially impacted/managed.

List any constraints (potential factors that will impact the delivery or make it difficult to manage the project) on the project or dependencies on resources or funding to the project. Consider time, cost, dates and regulatory issues as constraints or dependencies to the project.

6. PROJECT ORGANIZATIONAL STRUCTURE

FunctionNameRole

Project ManagerJauhar Fatawi Menjadwalkan pelaksanaan dan manajemen proyek. Memantau kinerja proyek pelaksanaan dari analisis sampai implementasi.

Membuat dokumen SDPLN yang mendefinisikan rencana proyek.

Mengembangkan dan mengelola work breakdown structure (WBS) proyek teknologi informasi.

Mengembangkan atau memperbarui rencana proyek untuk proyek-proyek teknologi informasi termasuk informasi seperti tujuan proyek, teknologi, sistem, spesifikasi informasi, jadwal, dana, dan staf.

Mengelola pelaksanaan proyek untuk memastikan kepatuhan terhadap anggaran, jadwal, dan ruang lingkup.

Menyiapkan laporan status proyek dengan mengumpulkan, menganalisis, dan meringkas informasi dan tren.

Menetapkan tugas, tanggung jawab, dan rentang kewenangan kepada personil proyek.

Mengembangkan dan mengelola anggaran untuk proyek-proyek teknologi informasi.

Mengembangkan rencana pelaksanaan yang mencakup analisis seperti biaya-manfaat atau laba atas investasi.

Secara langsung atau mengkoordinasikan kegiatan personil proyek. Menetapkan dan melaksanakan rencana komunikasi proyek.

System AnalystTiar Anindya Putri Menganalisa sistem yang sudah ada dan membuat feasibility pengembangan sistem.

Mengembangkan solusi yang paling efisian dan efektif.

Menentukan teknologi yang akan digunakan dalam solusi pembangunan / pengembangan sistem.

Menentukan framework dan standard implementasi pekerjaan yang akan digunakan dalam pembangunan / pengembangan sistem.

Mengarahkan tim dalam pengembangan agar dapat bekerja secara sinkron dan terarah.

Bekerja dan berkomunikasi dengan pihak pemberi kerja untuk memetakan kebutuhan sistem yang akan dibangun / dikembangkan.

Membuat dokumen kebutuhan sistem.

Menerjemahkan kebutuhan client (pemberi kerja) kedalam spesifikasi teknis yang jelas dan terstruktur.

Membuat jadwal pelaksanaan implementasi termasuk jadwal uji coba dan skenarionya.

Mengawasi pelaksanaan implementasi sistem yang dibuat agar terarah dan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan sistem dan jadwal yang telah ditetapkan.

Membuat metode transfer knowledge kepada pemberi kerja.

Menganalisa proses bisnis dalam koperasi. Mendefinisikan prosedur yang ada dalam sistem. Membuat dokumen SRS yang mendefinisikan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.

System Builder (programmer)Septa Firmansyah Mengimplementasikan desain dan requirement ke dalam software Memperbaiki kesalahan dengan membuat perubahan yang sesuai dan memeriksa kembali program untuk memastikan bahwa hasil sesuai dengan kesepakatan.

Melakukan percobaan menjalankan program dan aplikasi untuk memastikan bahwa mereka akan menghasilkan informasi yang dikehendaki benar.

Menulis, mengupdate, dan memelihara program komputer atau paket aplikasi untuk menangani pekerjaan tertentu seperti pelacakan inventaris, menyimpan atau mengambil data, atau mengontrol peralatan lainnya.

Menganalisis, meninjau, menulias dan melakukan revisi langsung, perbaikan, atau perluasan program yang ada untuk meningkatkan efisiensi operasi atau beradaptasi dengan persyaratan baru.

Berkonsultasi dengan manajerial, teknik, dan tenaga teknis untuk memperjelas maksud program, mengidentifikasi masalah, dan menyarankan perubahan.

System DesignerAfifa Filiani S. Berkonsultasi dengan manajemen untuk memastikan kesepakatan tentang prinsip-prinsip sistem

Bekerja sama dengan programmer dan user untuk memastikan kompatibiltas teknis dan kepuasan user Perencanaan dan perancangan sistem informasi Mengembangkan dan merevisi prosedur desain sistem, prosedur pengujian dan standar mutu.

Menciptakan desain arsitektur dengan spesifikasi yang diperlukan untuk sumber daya perangkat keras, perangkat lunak, data, dan staf Membuat dokumen SAD yang mendefinisikan arsitektur sistem. Mengkoordinasikan instalasi perangkat lunak dan sistem Memastikan pelaksanaan yang memenuhi persyaratan pelanggan dan sejalan dengan peta jalan sistem dan arsitektur teknis

Document ControllerNuke YulnidaMengontrol kelengkapan dokumen proyek

7. PROJECT AUTHORIZATION

Approved by:Business ManagerArif Wibisono

Radityo PrasetyoDate

25 Maret 2014

Approved by:

Project ManagerJauhar FatawiDate

25 Maret 2014

SIFAT RAHASIA

Khusus diproduksi dan didistribusikan kepada

yang berhak mengetahui di lingkungan Jurusan Sistem Informasi ITS