modulo 3 el proceso de la contabilidad en la empresa

CONTABILIDAD Y COSTOSIván Echaiz

MODULO 3:

EL PROCESO DE LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA.

Como se señaló en los Elementos del Sistema Contable, la secuencia del proceso contable en toda empresa tendrá el siguiente flujo:

Transacción Libro Diario Libro Mayor Balance General

Por tanto, todas las transacciones deben seguir el circuito señalado anteriormente, que en el caso del Sistema Centralizador, presentará la siguiente variante:

Transacción Libro Auxiliar del Diario

Libro Diario Principal Libro Mayor Balance General

Ello se debe fundamentalmente que al día de hoy las transacciones que tienen las empresas son de gran volumen, no siendo factible registrarlas una a una por separado en el Libro Diario Principal, pues se generaría un “cuello de botella” en dicho libro.

A raíz de ello el sistema Centralizador creó los Libros Auxiliares del Diario, permitiendo registrar en cada uno de ellos, las transacciones de un mismo tipo, pudiendo ser llevados por distintas personas, debiendo cumplir con el único requisito que todos los Libros Auxiliares de Diario, deben ser centralizados una vez al mes al Libro Diario Principal, de acuerdo a los valores totales que se obtuvieron en los Libros Auxiliares.

En consecuencia, podrán existir Libros Auxiliares de Diario, para: Caja, Bancos, Letras por Cobrar, Letras por Pagar, Compras, Ventas, Remuneraciones, Honorarios, etc.

Por tanto, si se requiere conocer un dato específico de un día determinado, relacionado con la Caja, por ejemplo, se debe recurrir al Libro Auxiliar de Caja, para verificarlo, dado que el Libro Diario Principal, sólo contendrá datos totalizados respecto a los movimientos de entradas y salidas de la Caja.

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Esta es una de las principales ventajas que muestra el sistema Centralizador respecto al sistema Jornalizador, pues da mayor rapidez al proceso contable, permitiendo el registro oportuno de las transacciones, lográndose a la vez una mayor especialización entre los encargados de los diferentes libros auxiliares, ya que a la larga se transforman en “expertos” sobre las transacciones que le corresponden controlar.

De todas formas el lector debe tener presente, que si el caso específico de una empresa determinada que se desarrollara su contabilidad bajo el sistema Jornalizador se debe llegar a los mismos resultados para ella, si su contabilidad se desarrollara por el sistema Centralizador.

A continuación se desarrollará un caso de una empresa específica, bajo ambos sistemas de contabilidad, con el objeto de demostrar lo anterior y que los resultados deben ser iguales.

CASO PARA ANÁLISIS COMPARATIVO ENTRE SISTEMA JORNALIZADOR Y SISTEMA CENTRALIZADOR.

El día 1 de Diciembre de 1999, los socios Srs. A y B deciden formar la empresa ACME Ltda. , para lo cual aportan los siguientes bienes y recursos:

Socio A: $ 500.000 en efectivo, $ 12.000.000 en Maquinarias, $ 6.000.000 en Mercaderías y Vehículo por $ 3.200.000.Socio B: $ 800.000 en efectivo, $ 4.000.000 en Equipos de Oficina, $ 5.000.000 en Mercaderías, de las cuales está debiendo $ 1.500.000. - Respecto a esta deuda el Socio A acepta que la empresa pague la deuda a futuro, con cargo a la actividad de la empresa.

Las transacciones desarrolladas por la empresa durante el mes de Diciembre de 1999, fueron las siguientes:

02/12/99: Se vende el 25% de las mercaderías aportadas, con una rentabilidad sobre el costo de un 80%, según Fact. N° 001, la cual se pagó en efectivo un 50% y el saldo con letras a 30 y 60 días.

02/12/99: Se abre cuenta corriente en el Banco de Chile, con un depósito en efectivo de $ 400.000, entregando el Banco el primer talonario de cheques, por el cual cargó un valor de $ 6.500 en la cuenta corriente.



03/12/99: Se paga con cheque el arriendo correspondiente al mes, por un valor de $ 300.000

04/12/99: Se vende el 50% del saldo en Mercaderías, según Fact. N° 2, con un margen de utilidad sobre el precio de venta de 60%. El cliente paga un 50% al contado con cheque del Banco Santander, un 25% aceptando letra a 30 días y el saldo con crédito simple. El cheque recibido es depositado el día siguiente.

06/12/99: Se otorga anticipo a los trabajadores, en efectivo, por un valor de $ 200.000.

07/12/99: Los Socios retiran para su uso particular $ 100.000 cada uno, en cheque.

09/12/99: Se compran nuevas Mercaderías, por un valor de $ 2.400.000 más IVA, las cuales son pagadas: 30% con cheque del Banco Chile y el saldo aceptando 3 letras a 30, 60, 90 días.

10/12/99: Se compra camioneta usada para reparto, mediante un crédito automotriz a 24 meses, con una tasa de interés del 1,5% mensual sobre el saldo insoluto, con una amortización mensual de capital de $ 100.000.

14/12/99: Se compran Mercaderías por un valor total, incluido IVA, de $ 1.180.000, la cual se pagará en base a un crédito simple.

20/12/99: Se pagan en efectivo la cuenta de la luz por $ 24.500 y del teléfono por $ 36.000.

26/12/99: Se vende el 40% del saldo en mercaderías con una rentabilidad sobre el costo de 55%, la cual es pagada en 50% en efectivo, un 25% con cheque del Banco Santiago al 15/01/2000 y el saldo con letra a 60 días, según Factura N° 003.

28/12/99: Se cancelan las remuneraciones del mes, en efectivo, de acuerdo al siguiente detalle: Sueldos base: $ 600.000, retención AFP Sta. María 13% y retención Fonasa 7%. Tasa de accidentes 1%, que se debe integrar a la Asociación Chilena de Segu- ridad. Adicionalmente los socios retiran $ 200.000 cada uno, en efectivo.

SE PIDE:



1.- Confeccionar el Libro Diario, Libro Mayor y Balance General según Sistema Jornalizador.

2.- Confeccionar Libros Auxiliares de: Diario Caja, Compras, Ventas y Letras por Cobrar y confeccionar Libro Diario Principal, Libro Mayor y Balance General según Sistema Centralizador.

DESARROLLO SEGÚN SISTEMA JORNALIZADOR:

Para una mejor comprensión del desarrollo del caso por el sistema Jornalizador, se irán explicando las diferentes etapas, que para este caso, se deben ejecutar a través de este sistema.

Etapa de constitución de la Sociedad ACME Ltda.:

Se asume que la nueva sociedad cuenta con: Escritura Social ante Notario, Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Mayor y los formularios legales, debidamente autorizados por los organismos externos correspondientes.

El Contador en primer lugar deberá registrar en el Libro de Inventarios y Balances, en forma detallada y específica, los aportes que efectuaron los socios, dejando claramente establecido la identificación de cada aporte y su respectiva individualización. Así por ejemplo, en el caso de los aportes en efectivo, deberá señalar el número de billetes de cada nominación y sus respectivos valores. En el caso de las maquinarias, deberá identificar la característica de cada una de ellas(Marca, modelo, año de fabricación, etc.) y sus respectivos valores, debidamente aceptados por los socios.

Realizado lo anterior, el Contador procederá a registrar en el Libro Diario las transacciones que realizó la empresa, anotando en primer lugar en dicho el asiento de constitución de ella.

Etapa de registro de las transacciones en el Libro Diario:



LIBRO DIARIO: Diciembre de 1999.FECHA GLOSA CUENTAS DEBE HABER01/12/99 Constitución sociedad según

Escritura del 30/11/99 Notaría Meza

CAJAMERCADERIASEQUIPOS OFICS.MAQUINARIASVEHÍCULOSPROVEEDORESCAPITAL SOC. ACAPITAL SOC. B

1.300.00011.000.000

4.000.00012.000.000

3.200.0001.500.000

21.700.0008.300.000

31.500.000 31.500.00002/12/99 Venta de mercaderías según

Factura N° 001, 50% al contado y saldo con Letras a 30 y 60 días

CAJALETRAS x COBRCOSTO VENTAMERCADERIASIVA.DEB.FISC.VENTA MERCS.

2.920.5002.920.5002.750.000

2.750.000891.000

4.950.0008.591.000 8.591.000

02/12/99 Se abre cta. cte. en Bco. de Chile, con depósito efectivo y pago talonario ch.

BCO. CHILEGTOS.TALONAR.CAJA

393.5006.500

400.000400.000 400.000

03/12/99 Pago arriendo Diciembre, con cheque Bco. de Chile

GTOS.ARRIENDOBCO. CHILE

300.000300.000

300.000 300.00004/12/99 Se vende 50% saldo de

mercaderías, con un margen del 60%, pagada con Ch. Bco. Santander , 25% con letra a 30 días y saldo crédito simple, según Factura N° 002.

CAJALETRAS x COBR.CLIENTESCOSTO VENTAMERCADERIASIVA.DEB.FISC.VENTA MERCS.

6.084.3743.042.1883.042.1884.125.000

4.125.0001.856.250

10.312.50016.293.750 16.293.750

05/12/99 Depósito de Ch.Bco.Santander, recibido por Fact. N° 002

BCO. CHILECAJA

6.084.3746.084.374

6.084.374 6.084.37406/12/99 Anticipo a los trabajadores a

cuenta del mes de Diciembre, en efectivo

ANTIC.TRABAJ.CAJA

200.000200.000

200.000 200.000

07/12/99 Los socios retiran $ 100.000 cada uno, en Ch. del Bco. Chile

CTA.CTE.SOC. ACTA.CTE.SOC. BBCO. CHILE

100.000100.000

200.000200.000 200.000

09/12/99 Compra de mercaderías, pagadas un 30% con Ch. Bco. Chile y saldo con Letras a 30, 60 y 90 días.

MERCADERIASIVA.CRED.FISC.BCO. CHILELETRAS x PAG.

2.400.000432.000

849.6001.982.400

2.832.000 2.832.00010/12/99 Compra camioneta, con crédito a

18 meses, interés mensual 1,5% y cuota de capital de $ 100.000.

VEHÍCULOSINT.DEV.xPAG.cpINT.DEV.xPAG.lpACREEDOR C/PACREEDOR L/PINT. x PAG. C/PINT. x PAG. L/P

2.400.000333.000117.000

1.200.0001.200.000

333.000117.000



2.850.000 2.850.00014/12/99 Se compra mercaderías al crédito

simple.MERCADERIASIVA.CRED.FISC.PROVEEDORES

1.000.000180.000

1.180.0001.180.000 1.180.000

20/12/99 Pago en efectivo cuentas luz y teléfono de Diciembre.

GTOS. LUZGTOS. TELEF.IVA.CRED.FISC.CAJA

20.76330.508

9.22960.500

60.500 60.500

26/12/99Venta 40% saldo de mercaderías con rentabilidad del 55%, pagada 50% en efectivo, 25% con Ch. Bco. Stgo. al 15/01/2000 y saldo con letra a 60 días, según Factura N° 003.

CAJADOCTOS.x COBRLETRAS x COBRCOSTO VENTAMERCADERIASIVA.DEB.FISC.VENTA MERCS.

2.752.6441.376.3231.376.3233.010.000

3.010.000839.790

4.665.5008.515.290 8.515.290

28/12/99 Se pagan las remuneraciones del mes, en efectivo, reteniendo el 13% para la AFP y 7% para Fonasa

SUELDOSTASA ACC.TRABA.CH.S.AFP STA. MARIAFONASAANTIC.TRABAJ.CAJA

600.000 6.000

6.00078.00042.000

200.000280.000

606.000 606.00028/12/99 Los socios retiran en efectivo para

Sus gastos $ 200.000 c/u.CTA.CTE.SOC. ACTA.CTE.SOC. BCAJA

200.000200.000

400.000400.000 400.000

TOTALES LIBRO DIARIO: 80.012.914 80.012.914



Etapa de la confección del Libro Mayor:

Las cuentas del Libro Mayor se deben confeccionar de acuerdo a las transacciones registradas en el Libro Diario. Para esta parte, se utilizará la alternativa de las cuentas”T” o de Mayores Esquemáticos comentada en los apuntes.Como procedimiento general, las cuentas del Libro Mayor, se estructurarán de acuerdo al siguiente orden:

Cuentas de Activo:

Debe C A J A Haber Debe BCO. CHILE Haber------------------------------------------------------------ ----------------------------------------------------------02/12/99 1.300.000 | 02/12/99 400.000 02/12/99 393.500 | 03/12/99 300.00002/12/99 2.920.500 | 05/12/99 6.084.374 05/12/99 6.084.374 | 07/12/99 200.00004/12/99 6.084.374 | 06/12/99 200.000 | 09/12/99 849.60026/12/99 2.752.644 | 20/12/99 60.500 --------------- | ------------- | 28/12/99 280.000 6.477.874 1.349.600 | 28/12/99 400.000 ---------------- | ---------------- Sdo. Deudor: 5.128.274 13.057.518 7.424.874Sdo. Deudor: 5.632.644

Debe CLIENTES Haber Debe LETRAS x COBRAR Haber------------------------------------------------------------ ----------------------------------------------------------04/12/99 3.042.188 | 02/12/99 2.920.500 | 04/12/99 3.042.188 |Sdo. Deudor: 3.042.188 26/12/99 1.376.323 | --------------- | 7.339.011

Sdo. Deudor: 7.339.011

Debe MERCADERIAS Haber Debe CTAS. CTES. SOCIOS Haber------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------01/12/99 11.000.000 | 02/12/99 2.750.000 07/12/99 100.000 | | 04/12/99 4.125.000 07/12/99 100.000 |09/12/99 2.400.000 | 26/12/99 3.010.000 28/12/99 200.000 |14/12/99 1.000.000 | 28/12/99 200.000 | -------------- -------------- -------------- 14.400.000 9.885.000 600.000

Sdo. Deudor: 4.515.000 Sdo. Deudor: 600.000

Debe IVA.CRED. FISCAL Haber Debe EQUIPOS OFICINA Haber---------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------09/12/99 432.000 | 01/12/99 4.000.000 |14/12/99 180.000 |20/12/99 9.229 | Sdo. Deudor: 4.000.000 ------------ 621.229

Sdo. Deudor: 621.229



Debe MAQUINARIAS Haber -------------------------------------------------------- 01/12/99 12.000.000 |

Sdo. Deudor 12.000.000

Debe ANTIC. TRABAJ. Haber -----------------------------------------------------------06/12/99 200.000 | 28/12/99 200.000 Debe VEHICULOS HaberCta. Saldada: -0- ----------------------------------------------------- 01/12/99 3.200.000 | 10/12/99 2.400.000 | ------------- 5.600.000


Debe DOCTOS. X COBRAR Haber Debe INT. DEV. a PAGAR C/P Haber----------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------26/12/99 1.376.323 | 10/12/99 333.000 |


Debe INT. DEV. a PAGAR L/P Haber----------------------------------------------------------10/12/99 117.000 |


Cuentas de Pasivo:

Debe PROVEEDORES Haber Debe LETRAS x PAGAR Haber---------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------- | 01/12/99 1.500.000 | 09/12/99 1.982.400 | 14/12/99 1.180.000 ------------ Sdo. Acreedor: 1.982.400 2.680.000 Sdo. Acreedor: 2.680.000 Debe IVA.DEB. FISCAL Haber Debe LETRAS x PAGAR Haber----------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- | 02/12/99 891.000 | 09/12/99 1.982.400 | 04/12/99 1.856.250 | 26/12/99 839.790 -------------- Sdo. Acreedor: 1.982.400 3.587.040 Sdo. Acreedor: 3.587.040

Debe ACREEDORES C/P Haber Debe INT. X PAG. C/P Haber------------------------------------------------------------ --------------------------------------------------------- | 10/12/99 1.200.000 | 10/12/99 333.000 Sdo. Acreedor: 1.200.000 Sdo. Acreedor: 333.000



Debe ACREEDORES L/P Haber Debe INT. X PAG. L/P Haber------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ | 10/12/99 1.200.000 | 10/12/99 117.000 Sdo. Acreedor: 1.200.000 Sdo. Acreedor: 117.000

Debe AFP STA. MARIA Haber Debe FONASA Haber----------------------------------------------------- -------------------------------------------------------------- | 28/12/99 78.000 | 28/12/99 42.000 Sdo. Acreedor: 78.000 Sdo. Acreedor: 42.000

Debe ASOC. CHILENA SEG. Haber Debe CAPITAL SOCIAL Haber----------------------------------------------------- --------------------------------------------------------- | 28/12/99 6.000 | 01/12/99 21.700.000 | 01/12/99 8.300.000 Sdo. Acreedor: 6.000 Sdo. Acreedor: 30.000.000

Cuentas de Pérdidas:

Debe COSTO VENTA Haber Debe S U E L D O S Haber---------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------02/12/99 2.750.000 | 28/12/99 600.000 |04/12/99 4.125.000 |26/12/99 3.010.000 | Sdo. Deudor: 600.000 ------------- 9.885.000 Sdo. Deudor: 9.885.000

Debe TASA ACCID. TRAB. Haber-----------------------------------------------------------28/12/99 6.000 |

Sdo. Deudor: 6.000

Debe GTOS. ARRIENDO Haber Debe GTOS. TALONARIO Haber -------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------03/12/99 300.000 | 02/12/99 6.500 |

Sdo. Deudor: 300.000 Sdo. Deudor: 6.500

Debe GASTOS LUZ Haber Debe GTOS. TELEFONO Haber ------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------20/12/99 20.763 | 20/12/99 30.508 |


Cuentas de Ganancias:

Debe VENTA MERCADERIAS Haber ------------------------------------------------------------- | 02/12/99 4.950.000 | 04/12/99 10.312.500 | 26/12/99 4.665.500 --------------- 19.928.000 Sdo. Acreedor: 19.928.000



Etapa de la confección del Balance General ó Tributario ó de 8 Columnas:

Confeccionado el Libro Mayor, se debe preparar el Balance General, el cual consiste en presentar todas y cada una de las cuentas de Mayor, detallando la siguiente información:

Nombre de la cuenta.

1ª. Columna: Total de Débitos de la cuenta según mayor.

2ª. Columna: Total de Créditos de la cuenta según mayor.

3ª. Columna: Sólo los saldos Deudores de las diferentes cuentas.

4ª. Columna: Sólo los saldos Acreedores de las diferentes cuentas.

5ª. Columna: INVENTARIO, la cual se subdivide en 2 sub-columnas: Activos y Pasivos. En la sub-columna Activos, se presentarán los saldos Deudores de todas las cuentas que son componentes del Activo de la empresa. En la sub-columna Pasivos, se presentarán los saldos Acreedores de todas las cuentas que son componentes del Pasivo de la empresa.

7ª. Columna: RESULTADOS, la cual se subdivide en 2 sub-columnas: Pérdidas y Ganancias. En la sub-columna Pérdidas, se presentarán los saldos Deudores de todas las cuentas que significan pérdidas para la empresa. Por su parte, en la sub-columna Ganancias, se presentarán los saldos Acreedores de todas las cuentas que significan ganancias para la empresa.

La estructura física del Balance General correspondiente al caso en desarrollo, se presenta en la página siguiente:



BALANCE GENERAL ACME Ltda.. AL 31 DICIEMBRE 1999.

Cuentas Débitos CréditosSaldos Inventario Resultados

Deudor Acreedor Activos Pasivos Pérdida GananciaCaja 13.057.518 7.424.874 5.632.644 5.632.644Bco. Chile 6.477.874 1.349.600 5.128.274 5.128.274Clientes 3.042.188 3.042.188 3.042.188Lts. X Cob 7.339.011 7.339.011 7.339.011Doc. X Cob. 1.376.323 1.376.323 1.376.323Mercaderías 14.400.000 9.885.000 4.515.000 4.515.000IVA. Créd. 621.229 621.229 621.229Antic. Trabaj. 200.000 200.000Cta. Cte. Soc 600.000 600.000 600.000Int. Dev. C/P 333.000 333.000 333.000Int. Dev. L/P 117.000 117.000 117.000Maquinarias 12.000.000 12.000.000 12.000.000Vehículos 5.600.000 5.600.000 5.600.000Equip. Ofic. 4.000.000 4.000.000 4.000.000Proveedores 2.680.000 2.680.000 2.680.000Lts. x Pagar 1.982.400 1.982.400 1.982.400Acreed. C/P 1.200.000 1.200.000 1.200.000IVA. Déb. 3.587.040 3.587.040 3.587.040AFP St. Ma. 78.000 78.000 78.000Fonasa 42.000 42.000 42.000As. Ch. Seg. 6.000 6.000 6.000Int.x Pag C/P 333.000 333.000 333.000Acreed. L/P 1.200.000 1.200.000 1.200.000Int.x Pag L/P 117.000 117.000 117.000Capital Soc. 30.000.000 30.000.000 30.000.000Cost. Ventas 9.885.000 9.885.000 9.885.000Sueldos 600.000 600.000 600.000Tasa Acc. 6.000 6.000 6.000Gto. Arriend. 300.000 300.000 300.000Gtos. Luz 20.763 20.763 20.763Gtos. Teléf. 30.508 30.508 30.508Gtos. Talon. 6.500 6.500 6.500Venta Mercs. 19.928.000 19.928.000 19.928.000

Sub-totales 80.012.914 80.012.914 61.153.440 61.153.440 50.304.669 41.225.440 10.848.771 19.928.000Ganancia 9.079.229 9.079.229TOTALES 80.012.914 80.012.914 61.153.440 61.153.440 50.304.669 50.304.669 19.928.000 19.928.000

A través del balance final de la empresa, se pueden establecer ciertas características, las cuales destacan lo siguiente:

1.- Los totales de las columnas Débitos y Créditos del Balance siempre deben ser iguales a los totales del Debe y el Haber del Libro Diario.

2.- Los totales de las columnas Saldo Deudor y Saldo Acreedor siempre deben iguales entre sí.



3.- Los Sub-totales de las columnas Activos y Pasivos, óptimamente debiera ser siempre mayor el sub-total de la columna Activos que la del Pasivos, pues implica que el resultado del ejercicio es positivo y en consecuencia, debiera la empresa obtener utilidades. En caso contrario estaría indicando un resultado negativo. Es difícil que ambos sub-totales sean iguales, pues ello indicaría que la empresa se encuentra en un nivel de equilibrio, en que no hay utilidades ni pérdidas.

4.- Lo anterior se comprueba al compara los sub-totales de las columnas Pérdidas y Ganancias, que como se puede ver en este caso la diferencia entre ellas está significando que en el ejercicio la empresa tuvo utilidades.

DESARROLLO SEGÚN SISTEMA CENTRALIZADOR:

El lector debe recordar que la diferencia fundamental entre los 2 sistemas, es que el sistema Centralizador subdivide el Libro Diario en Libros Auxiliares y que en el caso que se está desarrollando, sólo se utilizarán los Libros Auxiliares de Caja, Compras, Ventas y Letras por Pagar.

Etapa de constitución de la Sociedad ACME Ltda.:

En el sistema centralizador, esta etapa es exactamente igual a la que se sigue en el sistema Jornalizador, lo cual implica que una vez que se ha registrado en el Libro de Inventarios y Balances el detalle de los aportes que hicieron los socios para la constitución de la sociedad, dichos aportes deben ser registrados en el Libro Diario Principal del sistema Centralizador.

Etapa de registro de las transacciones de la empresa:

Para la comprensión de esta etapa, el lector debe recordar que se utilizaran Libros Auxiliares para registrar los movimientos de efectivo de la empresa (Libro Auxiliar de Caja), las compras que se efectuaron(Libro Auxiliar de Compras), las ventas que se realizaron en el período(Libro Auxiliar de Ventas) y las letras que aceptaron los Clientes(Libro Auxiliar de Letras por Cobrar). Las transacciones que no correspondan a estos Libros Auxiliares, se deberán registrar directamente en el Libro Diario Principal, en las fechas en que ellas ocurran.

Por tanto, el lector deberá tener presente que, cuando existan transacciones que deben anotarse en los Libros Auxiliares, se deberán hacer en dichos auxiliares y en las fechas que ellas suceden.

Lo anterior significa, que en forma paralela están operando tanto los Libros Auxiliares como el Libro Diario Principal y que los primeros, al cierre de cada mes, deberán ser traspasados sus totales al Libro diario Principal.



A continuación se presentarán tanto los Libros Auxiliares, como el Libro Diario Principal, de acuerdo a las transacciones del caso en desarrollo:

LIBRO AUXILIAR DE CAJA – INGRESOS DEL MES: DICIEMBRE 1999.

FECHA DETALLES CONTROL Clientes Bco. Chile02/12/99 Pago a cuenta de Fact. N° 001 2.920.500 2.920.50003/12/99 Recepción Ch. para pago Arriendo 300.000 300.00004/12/99 Pago con Ch. a cuenta Fact. N° 002 6.084.375 6.084.37506/12/99 Recepción Ch. para Retiro de Socios 200.000 200.00009/12/99 Recepción Ch. para pago Proveed. Mercs. 849.600 849.60026/12/99 Pago a cuenta de Fact. N° 003 2.752.644 2.752.644

Total del mes: 13.107.119 11.757.519 1.349.600

LIBRO AUXILIAR DE CAJA – EGRESOS DEL MES: DICIEMBRE 1999.

FECHA DETALLES CONTROL BancoChile

GastoTalon.

GastoArriendo

Antic. ATrabaj.

Cta.Cte.Socios

Provee-dores.

Sueldos x Pagar

02/12/99 Ap.B.Chile 400.000 393.500 6.50003/12/99 Pag.Arriend 300.000 300.00005/12/99 Dep.Ch.Cl. 6.084.375 6.084.37506/12/99 Antic.Trab. 200.000 200.00006/12/99 Ch. a Socios 200.000 200.00009/12/99 Ch. Proveed 849.600 849.60020/12/99 Pago Luz 24.500 24.50020/12/99 Pago Teléf. 36.000 36.00028/12/99 Pago Sueldo 280.000 280.00028/12/99 Ret. Socios 400.000 400.000 Totales del mes: 8.774.475 6.477.875 6.500 300.000 200.000 600.000 910.100 280.000

LIBRO AUXILIAR DE COMPRAS - MES: DICIEMBRE 1999.

FECHA N° DOC

C./I. NOMBRE R.U.T. NETO IVA.CRED. TOTAL DETALLE CUENTA

09/12/99 105 1/12 XX 44-4 2.400.000 432.000 2.832.000 Mercadería PROVEED.10/12/99 26 2/12 ZZ 22-2 1.200.000 1.200.000 Camioneta ACRED C/P10/12/99 26 2/12 ZZ 22-2 1.200.000 1.200.000 Camioneta ACRED L/P14/12/99 428 3/12 LL 11-1 1.000.000 180.000 1.180.000 Mercadería PROVEED20/12/99 3338 4/12 CHILECT 55-5 20.763 3.737 24.500 Cta. de luz PROVEED20/12/99 6666 5/12 C.T.C. 66-6 30.508 5.492 36.000 Cta. Teléf. PROVEED Totales del

mes 5.851.271 621.229 6.472.500

A continuación se detalle el resumen correspondientes al asiento de centralización del Libro de Compras:

RESUMEN LIBRO COMPRAS: CUENTAS D E B E H A B E R Mercaderías 3.400.000 Vehículo 2.400.000 Gasto Luz 20.763 Gasto Teléfono 30.508 IVA Créd. Fiscal 621.229 Proveedores 4.072.500 Acreedores C/P 1.200.000 Acreedores L/P 1.200.000 Totales: 6.472.500 6.472.500



LIBRO AUXILIAR DE VENTAS – MES: DICIEMBRE 1999.

FECHA N° FACT.

NOMBRE R.U.T. NETO IVA. DEB. TOTAL CUENTAS

02/12/99 001 N.N. 99-9 4.950.000 891.000 5.841.000 Clientes04/12/99 002 R.R. 88-8 10.312.500 1.856.250 12.168.750 Clientes26/12/99 003 T.T. 77-7 4.665.500 839.790 5.505.290 Clientes

Totales del mes: 19.928.000 3.587.040 23.515.040

LIBRO AUXILIAR LETRAS POR COBRAR – MES: DICIEMBRE 1999.

FECHA N° LETRA NOMBRE VENCIM. VALOR LETRA CUENTA DETALLE02/12/99 12-1 N.N. 02/01/2000 1.460.250 Cliente Según Fact. 001

12-2 N.N. 02/02/2000 1.460.250 Cliente Según Fact. 00104/12/99 12-3 R.R. 04/01/2000 3.042.188 Cliente Según Fact. 00226/12/99 12-4 T.T. 26/02/2000 1.376.323 Cliente Según Fact. 003

7.339.081

Una vez confeccionados los libros auxiliares, para aquellas transacciones que tienen un carácter repetitivo, se procede a la centralización de ellos en el Libro Diario Principal, como se muestra a continuación:

LIBRO DIARIO PRINCIPAL – MES: DICIEMBRE 1999.

FECHA D E T A L L E S CUENTAS DEBE HABER01/12/99 Constitución sociedad según Escritura

Notaria Meza del 30/11/99CAJAMERCADERIASMAQUINARIASVEHÍCULOSEQUIPOS OFICINAPROVEEDORESCAPITAL SOCIO ACAPITAL SOCIO B

1.300.00011.000.00012.000.000

3.200.0004.000.000

1.500.00021.700.000

8.300.00031.500.000 31.500.000

02/12/99 Costo de venta de Fact. N° 001 COSTO VENTAMERCADERIAS

2.750.0002.750.000

2.750.000 2.750.00004/12/99 Costo de venta de Fact. N° 002 COSTO VENTA

MERCADERIAS4.125.000

4.125.0004.125.000 4.125.000

09/12/99 Lts. Venc. al 9/1, 9/2 y 9/3/2000 por compra de Mercaderías

PROVEEDORESLTS. POR PAGAR

1.982.4001.982.400

1.982.400 1.982.40010/12/99 Contabiliza intereses por compra

camioneta.INT. DEV. C/PINT. DEV. L/PINT. x PAGAR C/PINT. x PAGAR L/P

333.000117.000

333.000117.000

450.000 450.00026/12/99 Registra Ch. Al 15/1/2000, a cuenta de

Fact. N° 003 y costo de la venta.DOCTOS.x COBRARCOSTO VENTACLIENTESMERCADERIAS

1.376.3233.010.000

1.376.3233.010.000

4.386.323 4.386.32328/12/99 Contabiliza pago remuneraciones del

mes.SUELDOSTASA ACC. TRAB.

600.0006.000



AFP STA. MARIAFONASAA.CH.S.ANTIC. TRABAJ.SUELDOS x PAGAR

78.00042.000

6.000200.000280.000

606.000 606.00030/12/99 Centralización Ingresos Libro Caja CAJA

CLIENTESBACO. CHILE

13.107.11912.607.119

500.00013.107.119 13.107.119

Centralización Egresos Libro Caja BCO. CHILEGTOS. TALAONAR.GTOS. ARRIENDOSANTIC. TRABAJ.CTA. CTE. SOCIOSPROVEEDORESSUELDO x PAGARCAJA

6.477.8756.500

300.000200.000600.000910.100280.000

8.774.4758.774.475 8.774.475

Centralización Libro de Compras MERCADERIASVEHÍCULOSGTOS. LUZGTOS. TELEFONOIVA. CRED. FISCALPROVEEDORESACREEDORES C/PAVREEDORES L/P

3.400.0002.400.000

20.76330.508

621.2294.072.5001.200.0001.200.000

6.472.500 6.472.500Centralización Libro de Ventas CLIENTES

IVA. DEB. FISCALVENTA MERCADS.

23.515.0403.587.040

19.928.00023.515.040 23.515.040

Centralización Libro Lts. Por Cobrar LTS. POR COBRARCLIENTES

7.339.0817.339.081

7.339.081 7.339.081

TOTAL LIBRO DIARIO PRINCIAPAL: 105.007.938 105.007.938

Etapa de la confección del Libro Mayor:

Al igual que en el sistema Jornalizador, una vez que se ha construido el Libro Diario, corresponde la etapa de elaborar los Mayores de todas las cuentas que participaron en transacciones del ejercicio.

Cuentas de Activo:

Debe C A J A Haber Debe BCO. CHILE Haber------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------01/12/99 1.300.000 |30/12/99 8.774.475 02/12/99 6.477.875 | 30/12/99 1.349.60030/12/9913.107.119 | --------------- | -------------- Sdo.Deudor: 5.128.275

14.407.119 8.774.475


Debe CLIENTES Haber Debe LETRAS x COBRAR Haber



------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------30/12/99 23.515.040| 26/12/99 1.376.323 30/12/99 7.339.011 | | 30/12/9911.757.519 | 30/12/99 7.339.011 Sdo. Deudor: 7.339.011 ----------------| -------------

23.515.40 20.472.853

Sdo. Deudor: 3.042.187 Debe MERCADERIAS Haber Debe CTAS. CTES. SOCIOS Haber------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------01/12/99 11.000.000 | 02/12/99 2.750.000 30/12/99 600.000 |30/12/99 3.400.000 | 04/12/99 4.125.000 | 26/12/99 3.010.000 -------------- | -------------- Sdo. Deudor: 600.000 14.400.000 | 9.885.000Sdo. Deudor: 4.515.000

Debe IVA.CRED. FISCAL Haber Debe EQUIPOS OFICINA Haber--------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------30/12/99 621.229 | 01/12/99 4.000.000 |

Sdo. Deudor: 621.229 Sdo. Deudor: 4.000.000 Debe MAQUINARIAS Haber ------------------------------------------------------ 01/12/99 12.000.000 |

Sdo. Deudor 12.000.000

Debe ANTIC. TRABAJ. Haber -----------------------------------------------------------06/12/99 200.000 | 30/12/99 200.000 Debe VEHICULOS HaberCta. Saldada: -0- -------------------------------------------------------- 01/12/99 3.200.000 | 30/12/99 2.400.000 | ------------- 5.600.000


Debe DOCTOS. X COBRAR Haber Debe INT.DEV. a PAGAR C/P Haber--------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------26/12/99 1.376.323 | 10/12/99 333.000 |


Debe INT.DEV. a PAGAR L/P Haber----------------------------------------------------------10/12/99 117.000 |




Cuentas de Pasivo:

Debe PROVEEDORES Haber Debe LETRAS x PAGAR Haber------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------30/12/99 910.100 |01/12/99 1.500.000 | 09/12/99 1.982.40009/12/99 1.982.400| 30/12/99 4.072.500 ----------- ------------ Sdo. Acreedor: 1.982.400

2.892.5005.572.500

Sdo. Acreedor: 2.680.000 Debe IVA.DEB. FISCAL Haber ------------------------------------------------------------ | 30/12/99 3.587.040

Sdo. Acreedor: 3.587.040 Debe ACREEDORES C/P Haber Debe INT. X PAG. C/P Haber----------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- | 30/12/99 1.200.000 | 10/12/99 333.000

Sdo. Acreedor: 1.200.000 Sdo. Acreedor: 333.000

Debe ACREEDORES L/P Haber Debe INT. X PAG. L/P Haber-------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------- | 30/12/99 1.200.000 | 10/12/99 117.000 Sdo. Acreedor: 1.200.000 Sdo. Acreedor: 117.000

Debe AFP STA. MARIA Haber Debe FONASA Haber------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ | 28/12/99 78.000 | 28/12/99 42.000 Sdo. Acreedor: 78.000 Sdo. Acreedor: 42.000

Debe SUELDOS POR PAGAR Haber-----------------------------------------------------------30/12/99 280.000 | 28/12/99 280.000

Cta. Saldada: -0-

Debe ASOC. CHILENA SEG. Haber Debe CAPITAL SOCIAL Haber--------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------- | 28/12/99 6.000 | 01/12/99 21.700.000 | 01/12/99 8.300.000 Sdo. Acreedor: 6.000 Sdo. Acreedor: 30.000.000



Cuentas de Pérdidas:

Debe COSTO VENTA Haber Debe S U E L D O S Haber---- ----------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------02/12/99 2.750.000 | 28/12/99 600.000 |04/12/99 4.125.000 |26/12/99 3.010.000 | Sdo. Deudor: 600.000 ------------- 9.885.000 Debe TASA ACCID.TRAB. Haber ----------------------------------------------------------Sdo. Deudor: 9.885.000 28/12// 6.000 |

Sdo. Deudor: 6.000

Debe GTOS. ARRIENDO Haber Debe GTOS. TALONARIO Haber ------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------30/12/99 300.000 | 30/12/99 6.500 |


Debe GASTOS LUZ Haber Debe GTOS. TELEFONO Haber ------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------30/12/99 20.763 | 30/12/99 30.508 |


Cuentas de Ganancias:

Debe VENTA MERCADERIAS Haber -------------------------------------------------------------- | 30/12/99 19.928.000

Sdo. Acreedor: 19.928.000

Etapa de la confección del Balance General ó Tributario ó de 8 Columnas:

Confeccionado el Libro Mayor, se debe preparar el Balance General, el cual consiste en presentar todas y cada una de las cuentas de Mayor, tal como se hizo en el sistema Jornalizador, el cual bajo el sistema Centralizador, sería el que se muestra en la página siguiente:



BALANCE GENERAL ACME Ltda.. AL 31 DICIEMBRE 1999.

Cuentas Débitos CréditosSaldos Inventario Resultados

Deudor Acreedor Activos Pasivos Pérdidas GananciasCaja 14.407.119 8.774.475 5.632.644 5.632.644B. Chile 6.477.875 1.349.600 5.128.275 5.128.275Clientes 23.515.040 20.472.853 3.042.187 3.042.187Lt.x Cob 7.339.011 7.339.011 7.339.011Doc.x Cob. 1.376.323 1.376.323 1.376.323Mercads 14.400.000 9.885.000 4.515.000 4.515.000IVA.Creed. 621.229 621.229 621.229Antic. Trab. 200.000 200.000Cta.Cte.Soc 600.000 600.000 600.000Int.Dev. C/P 333.000 333.000 333.000Int. Dev. L/P 117.000 117.000 117.000Maquin. 12.000.000 12.000.000 12.000.000Vehíc. 5.600.000 5.600.000 5.600.000Eq. Ofic.. 4.000.000 4.000.000 4.000.000Proved 2.680.000 2.680.000 2.680.000Lt.x Pag 1.982.400 1.982.400 1.982.400Acr. C/P 1.200.000 1.200.000 1.200.000IVA.Déb. 3.587.040 3.587.040 3.587.040AFPS t.M 78.000 78.000 78.000Fonasa 42.000 42.000 42.000A.Ch.S. 6.000 6.000 6.000Int.xPagC/P 333.000 333.000 333.000Acr. L/P 1.200.000 1.200.000 1.200.000Int.xPagL/P 117.000 117.000 117.000Capital 30.000.000 30.000.000 30.000.000CostoVtas 9.885.000 9.885.000 9.885.000Sueldos 600.000 600.000 600.000Tas. Acc. 6.000 6.000 6.000G. Arriend. 300.000 300.000 300.000Gtos. Luz 20.763 20.763 20.763Gtos. Teléf. 30.508 30.508 30.508Gtos. Tal. 6.500 6.500 6.500Vta Mercs. 19.928.000 19.928.000 19.928.000

Sub-totales 105.007.938 105.007.938 61.153.440 61.153.440 50.304.669 41.225.440 10.848.771 19.928.000Ganancia 9.079.229 9.079.229TOTALES 105.007.938 105.007.938 61.153.440 61.153.440 50.304.669 50.304.669 19.928.000 19.928.000

CONCLUSIONES SOBRE EL CASO DESARROLLADO.

Al comparar los Balances Generales preparados por los dos sistemas(Jornalizador y Centralizador), la única diferencia que se observa, en cuanto a las columnas Débitos y Créditos y ello se debe única y exclusivamente que en el sistema Centralizador, asume que tanto las compras como las ventas, todos ellas son realizadas al crédito, ya que como se puede observar al centralizar los Libros Auxiliares de Compras y Ventas, los totales de ellos se llevan contra la cuenta PROVEEDORES y CLIENTES.



Además, dichas diferencias se ven afectadas, con los movimientos relacionados con la cuenta Banco Chile, debido que para un buen control todos los cheques que emite la empresa se ingresan al Libro Caja(ingresos) y posteriormente cuando se efectúa la entrega física del cheque, se vuelve a registrar en el Libro de Caja(egresos). Respecto a esta situación, el sistema Jornalizador registra los movimientos relacionados con la cuenta corriente del Banco de Chile, directa y solamente en el Libro Diario.

Como se señaló anteriormente, por cualquiera de los sistemas contables utilizados, los RESULTADOS siempre serán iguales y la única ventaja del sistema Centralizador es que evita el “cuello de botella”, que se puede generar en el Libro Diario, cuando la empresa diariamente cuenta con un número significativo de transacciones.

CONCEPTO DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS Y SU IMPORTANCIA EN EL TRABAJO DEL CONTADOR, PARA LA OBTENCIÓN DEL BALANCE GENERAL ó TRIBUTARIO ó DE 8 COLUMNAS.

Como el objetivo de este trabajo es que el lector comprenda la importancia de la buena información para el proceso contable, por un lado y por otro que se comprenda como es la secuencia del proceso de la contabilidad, en el desarrollo del caso práctico, no se consideró una etapa del proceso que debe seguir el Contador, en su trabajo profesional, que está referido a lo que en la práctica contable se define como el BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS.

La Contabilidad como cualquier otro tipo de trabajo en que participa el ser humano, es susceptible de errores voluntarios o involuntarios en la preparación de la información contable.

Con el objeto de asegurarse que el trabajo es veraz y real de la situación de la empresa, el Contador debe validar toda la información procesada, antes de emitir el Balance General definitivo.

Para cumplir con dicho objetivo, antes de confeccionar el Balance General, se prepara el Balance de Comprobación y de Saldos, cuya estructura es la siguiente:

BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS.

CUENTAS DEBITOS CREDITOS SALDOS AJUSTES SALDOS AJUSTADOSDEUDOR ACREEDOR DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR



Como se puede observar las 5 primeras columnas son iguales a las del Balance General visto anteriormente. El Contador una vez que ha confeccionado el Libro Diario y el Libro Mayor, traspasa a este formulario las cuentas con sus respectivo Totales de Débitos y Créditos, según el Libro Mayor. Al efectuar la suma vertical de las columnas Débitos y Créditos, el total obtenido debe ser igual a los Totales de los Débitos y Créditos del Libro Diario, luego ya cumple con esta primera verificación.

Luego, por cada cuenta detalla en el Balance Comprobación y Saldo, determina los saldos de cada cuenta(Deudor ó Acreedor, según sea el caso) y dicho saldo debe ser igual a los saldos que presentan todas y cada una de las cuentas de Mayor, cumpliendo de esta forma con una segunda verificación.

Pero a pesar de ello, se pudo haber cometido lo que se conoce con el nombre de “Errores Compensados”, término que significa que a lo mejor se imputó un valor al debe o al haber de una cuenta, el cual correspondía a una cuenta distinta, habiéndose cumplido con el principio de la partida doble o de dualidad económica.

La única forma de detectar este tipo de errores, es realizando lo que se conoce como “Análisis del Saldo” de cada una de las cuentas que participaron en el ejercicio. Este análisis consiste que se debe demostrar cada saldo, señalando cuales son las partidas de la cuenta que lo constituye.

Los errores detectados, se deben corregir cargando o abonando las partidas mal imputadas, presentándolas en la columna AJUSTES del Balance de Comprobación y Saldos, determinándose el saldo correcto, presentándose en la columna SALDOS AJUSTADOS del Balance de Comprobación y Saldos. Todos los ajustes mencionados también deben registrados en el Libro Diario y ser traspasado a las respectivas cuentas de Mayor, en forma oficial.

Además de los ajustes por errores, también en la práctica contable, al cierre del ejercicio comercial, existen otros ajustes que toda contabilidad debe efectuar, entre los cuales se pueden señalar, por ejemplo:

Contabilización de la depreciación del ejercicio.

Contabilización de la Corrección Monetaria

Regularización del corto y largo plazo

Provisiones tales como: Años de Servicio, Impuesto a la Renta, Deudas Incobrables, etc.



En consecuencia, recién terminada esta etapa del Balance de Comprobación y de Saldos, el Contador estará en condiciones de emitir el Balance General definitivo y oficial de la empresa.

EVALUACIÓN FINANCIERA A TRAVES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.

El Balance General presentado en este trabajo, constituye el balance oficial de la empresa, su objetivo básico es satisfacer requerimiento de carácter externo a la empresa.

Para los efectos de evaluar la situación financiera de la empresa es necesario crear el estado financiero conocido como el BALANCE CLASIFICADO y su respectivo ESTADO DE RESULTADO.

Estos dos estados se obtienen a partir del Balance General, del cual sólo considera los valores detallados en las columnas ACTIVOS, PASIVOS, PERDIDAS y GANANCIAS.

A continuación se presenta el Balance Clasificado y el Estado de Resultado, correspondiente al Balance General desarrollado en el caso práctico, cuya estructura es la siguiente:

BALANCE CLASIFICADO ACME Ltda.. AL 31 DICIEMBRE 1999.

ACTIVOS PASIVOS CIRCULANTES CIRCULANTES

Caja 5.632.644 Proveedores 2.680.000 Banco 5.128.274 Lts. x Pagar 1.982.400 Clientes 3.042.188 Acreedores C/P 1.200.000 Lts. x Cobrar 7.339.011 IVA. Débito 3.587.040 Doc. x Cobrar 1.376.323 AFP Sta. María 78.000 Mercaderías 4.515.000 Fonasa 42.000 IVA Crédito 621.229 Asoc. Chilena Seg. 6.000 Int. x Pagar C/P 333.000 Total 27.654.669 Total 9.908.440 FIJOS LARGO PLAZO

Maquinarias 12.000.000 Acreedores L/P 1.200.000 Vehículos 5.600.000 Int. x Pagar L/P 117.000 Equip. Ofics. 4.000.000 Total 21.600.000 Total 1.317.000 OTROS CAPITAL y RESERVAS

Int. Dev. C/P 333.000 Capital social 30.000.000 Int. Dev. L/P 117.000 Utilidad Ejer. Act 9.079.229 Cta. Cte. Socios 600.000 Total 1.050.000 Total 39.079.229

TOTAL ACTIVOS 50.304.669 TOTAL PASIVOS 50.304.669



En cuanto al Estado de Resultados, correspondiente a dicho balance clasificado, se presenta en la página siguiente:

ESTADO DE RESULTADO ACME Ltda.. Ventas 19.928.000 (-) Costo venta 9.885.000 ---------------- Utilidad Bruta 10.043.000 (-) Gastos Operacionales: Sueldos 600.000 Tasa Accidentes 6.000 Gtos. Arriendo 300.000 Gtos. Luz-Teléf. 51.271 Gtos. Talonario 6.500 --------------- Utilidad Operacional: 9.079.229 -------------------------------------------------------

Una vez confeccionado el Balance Clasificado y el Estado de Resultado, es factible calcular algunos indicadores financieros, que para los objetivos de este trabajo, sólo se mencionarán algunos y se indicará su forma de cálculo:

* Capital de Trabajo = Activo Circulante(-)Pasivo Circulante* Ratio de Liquidez = Pasivo Circulante : Activo Circulante* Rentabilidad de la Inversión = Utilidad : Activo Total* Rentabilidad del Activo Fijo = Utilidad : Activo Fijo* Nivel de Endeudamiento de la Inversión a C/P =Pasivo Circulante : Activo Total* Nivel de Endeudamiento Total de la Inversión=(Pasivo Circulante + Largo Plazo) : Activo Total* Nivel de Endeudamiento del Patrimonio de C/P =Pasivo Circulante:(Capital + Utilidad)* Nivel de Endeudamiento Total del Patrimonio =(Pasivo Circulante + Largo Plazo) : (Capital + Utilidad)

Existen otros índices o ratios financieros, que requieren un mayor conocimiento del concepto de análisis financiero, que en conjunto permiten visualizar la tendencia y perspectivas futuras de la empresa.

Estos ratios financieros, por si sólo no son una buena referencia para los análisis de la empresa, lo importante es conocerlos conceptualmente y compararlos entre los estados financieros de los diversos ejercicios comerciales de la empresa.


modulo 3 el proceso de la contabilidad en la empresa

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