BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 1

Matlamat :

Bengkel ini bertujuan mendedahkan kepada peserta cara mengimport data luar ke dalam pangkalan

data dan seterusnya mengabungkan kesemua data untuk tujuan penganalisisan.

Objektif:

Pada akhir bengkel ini, peserta seharusnya dapat:

1. Mengimport data luar berbentuk hamparan data MS Excel.

2. Mengabungkan semua data menggunakan fitur Append Query

3. Melakukan analisis data menggunakan objek Query.

1. Penyediaan Pangkalan Data Baru (New Blank Database)

1.1 Sediakan folder baru bernama “Cawangan07”.

1.2 Memulakan program MS Access dan pangkalan data baru menggunakan templat

yang kosong (blank template).

1.3 Namakannya sebagai “WakilCawangan.accdb”

1.4 Klik butang “Browse” untuk memilih lokasi penyimpanan data. Save pangkalan data

dalam folder Cawangan07”.

1.5 Klik butang “create”.

1.6 Berikutlah paparan skrin yang seterusnya:

1.7 Pada menu bar, pilih HOME > View > Design View:

Browse

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 2

1.8 Anda diminta menyimpan Table, namakan table “Wakil Cawangan”. Klik butang

“OK”.

1.9 SediakanTable Design View sediakan sebuah pangkalan data baru yang mengadungi

ruang medan yang berikut:

Terima medan (Field Name) pertama sebagai “ID” dan jenis datanya “AutoNumber”.

Untuk medan-medan yang seterusnya, masukkan butiran yang berikut:

Bil. Medan (Field Name) Jenis Data (Data Type) Catatan

1. Cawangan Text

2. Nama Text

3. No_KP Text Primary Key

4. Kaum Text

5. Jantina Text

6. Jawatan Text

7. Model_Kereta Text

1.10. Batalkan status medan “ID” sebagai Primary Key dengan mengeklik kanan tetikus

untuk dapatkan drop down table. Klik “Primary Key” supaya hilang warna kuning.

1.11. Pada medan “No_KP”, klik kanan tetikus untuk dapatkan drop down table, klik

“Primary key” untuk mengaktifkannya.

Pilih Design View

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 3

Anda seharusnya mendapat hasil yang berikut:

1.12. Save table anda. Tutup table.

2. Import data luar (External Data)

2.1 Pada menu bar, Pilih tab External Data >Group Import > Excel.

2.2 Pada dialog box yang terpapar, klik butang “Browse…” untuk mendapatkan folder

Cawangan07 dan pilih fail AH.xls

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 4

2.3 Pilih AH.xls, klik butang “Open”.

2.4 Klik pada butang “Append a copy of the records to the table:” Klik butang “OK”.

2.5 Dialog box Import Spreadsheet Wizard terpapar. Klik butang NEXT.

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 5

2.6 Terima setting yang sedia ada dan klik “Finish”.

2.7 Tidak perlu Save import step.

2.8 Table Wakil Cawangan sekarang sudah dimasukkan data daripada AH.xls.

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 6

2.9 Save table dan Close table.

2.10 Ulangi proses ini untuk import data daripada BP.xls, JB.xls, KLG.xls dan

PTN.xls.

2.11 Save Table.

2.12 Close Table.

3. Pencarian Maklumat (Query)

3.1 Menu Bar > klik tab Create > pilih group Other > klik butang Query Design:

3.2 Dalam Query Design, terpapar dialog “Show Table”, pilih “Wakil Cawangan” dan klik

butang “Add”. Kemudian klik butang “Close”

3.3 Table Wakil Cawangan akan terpapar dalam ruang kerja.

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 7

3.4 Highlight setiap medan (kecuali medan “ID”) dan klik dua kali untuk memilihnya

supaya dimasukkan dalam parameter yang terpapar di ruang di bawah:

3.5 Hasilnya

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 8

3.6 Pada medan “Jantina”, baris “Criteria”, taip “ =”L” “

3.7 Pada tab “Query Tools: Design”, group “Results” klik butang “! Run”

3.8 Keputusan carian maklumat terpapar. Save Query anda dengan nama “Query1-lelaki”

dan klik butang “OK”.

Objek “Query1-lelaki” terpapar pada ruang Navigation di sebelah kiri.

3.9 Save Query dan tutup query.

BENGKEL PENGGUNAAN MS ACCESS 2O07 SIRI KE-2 01/12/2015

SUMITRA F.K. KAN 9

3.10 Ulangi proses yang sama untuk mendapatkan maklumat yang berikut:

Bil. Medan Kriteria Nama Query

1 Jantina =”P” Query2-perempuan

2 Kaum =”Melayu” Query3-Melayu

Kaum =”Cina” Query4-Cina

Kaum =”India” Query5-India

Jawatan =”Pengarah” Query6-Pengarah

Jawatan =”Akauntan” Query7-Akauntan

Model_Kereta =”Ford” Query8-Ford

Model_Kereta =”Toyota” Query9-Toyota

3.11 Cuba carikan maklumat yang berikut:

i. wakil Perempuan daripada cawangan Johor Bahru

ii. wakil lelaki daripada cawangan Pontian

iii. wakil lelaki yang membawa kereta model Nissan

iv. wakil lelaki yang membawa kereta model Honda

v. wakil yang memegang jawatan Pengarah.

Save Query dengan nama yang sesuai dan tutup query selepas itu.

4. Penyediaan Laporan

4.1 Rujuk kepada ruang Navigation di sebelah kiri. Anda perlu highlight Query yang

diperlukan untuk menjana Report.

4.2 Pada Menu bar, tab Create > group Reports > klik butang Report.

4.3 Save laporan anda.