modul 5 analisis perancangan sistem informasi - kamus data

5/10/2018 Modul 5 Analisis Perancangan Sistem Informasi - Kamus Data - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/modul-5-analisis-perancangan-sistem-informasi-kamus-data 1/11

1 Flow Chart

MODUL 5

KAMUS DATA

Pendahuluan

Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) atau disebut juga dengan

istilah systems data dictionary adalah katalog fakta tentang data dankebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan

menggunakan KD, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir

di sistem dengan lengkap. KD dibuat pada tahap analisis sistem dan

digunakan baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangansistem. Pada tahap analisis, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasi

antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di

sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasiyang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem,

KD digunakan untuk merancang input , merancang laporau-laporan dandatabase. KD dibuat berdasarkan arus data yang ada di DFD. Arus data di

DFD sifatnya adalah global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD secara

lebih terinci dapat dilihat di KD. Gambar berikut ini menunjukkanhubungam antara DFD dengan KD.

MATERI1. Pendahuluan

2. Isi Kamus Data

3. Mendefinisikan Struktur Data4. Sistem Kamus Data Komersial

TUJUAN INSTRUKSI UMUM

Memahami Konsep Kamus Data dan Dapat Menggunakan Kamus Data Secara

Tepat dan Benar

TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS1. Mahasiswa mengetahui konsep dasar Kamus Data dan Isi Kamus Data

2. Mahasiswa diharapkan dapat menggunakan masing-masing Kamus Data dan

Struktur Data sesuai dengan sistem yang sedang mereka kembangkan



2 Flow Chart

Isi Kamus Data

Apa yang perlu dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkanketerangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini,

maka KD harus memuat hal-hal berikut ini.

1. Nama arus data.

Karena KD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DAD, maka namadari arus data juga harus dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD

dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di

DAD dapat langsung mencarinya dengan mudah di KD.

2. AliasAlias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias

perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk



3 Flow Chart

orang atau departemen satu dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat

faktur dan langganan menyebut bukti penjualan.sebagai faktur, sedang bagian

gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan persediaan. Balk faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur data yang sama,

tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

3. Bentuk data.

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir :

- dari kesatuan luar ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat disuatu dokumen atau formulir;

- hasil dari suatu proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya

terdapat di media laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakankomputer;

- hasil suatu proses ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam

bentuk variabel atau parameter yang dibutuhkan bleb proses penerimanya; -hasil suatu proses yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini

biasanya berbentuk suatu variabel;

- dari simpanan data dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field (item data).

Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat berupa:

• dokumen dasar atau formulir;• dokumen hasil cetakan computer

• laporan terecetak;

• tampilan di layar monitor;

• variabel;

• parameter;

• field.

Bentuk dari data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk

mengelompokkan KD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yangmencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan

digunakan untuk merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang

mengalir dalam bentuk laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akandigunakan untuk merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang

mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan

juga untuk merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yangmencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan

untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam



4 Flow Chart

bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar

monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang database.

4. Arus data.

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data akan menuju.

Keterangan arus data ini perlu dicatat di KD supaya memudahkan mencari arusdata ini di DFD.

5. Penjelasan.

Untuk lebih memperjelas lagi tentang Anakna dari arus data yang dicatat di KD,

maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan ten-tang arusdata tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN

PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat lebih dijelaskan sebagai tembusan

dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.6. Periode.

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di

KD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harusdimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan

laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume

puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus

data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkanvolume yang terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan

besarnya simpanan luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input,alat pemroses dan alat output.

8. Struktur data.

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item dataapa raja.

Contoh:

KD untuk arus data TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN dapat dibuat dariDFD sebagai berikut:



5 Flow Chart



6 Flow Chart

Mendefinisikan Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan itemdata, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan

menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat

di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur datatersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada

atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya untuk

menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut ini :

Contoh dari penggunaan notasi ini misalnya adalah arus data LANGGANAN

yang mempunyai struktur data yang dapat ditulis sebagai berikut:

LANGGANAN terdiri dari:

KODE LANGGANAN NAMA LANGGANAN = NAMA KECIL + (NAMA KELUARGA)

ALAMAT = JALAN + KOTA + KODE POS(TELP)PENGECER

GROSIR

BATAS KREDIT *jumlah kredit maksimum yang diijinkanJUMLAH PIUTANG



7 Flow Chart

Dari struktur data ini dapat diartikan bahwa arus data LANGGANAN mempunyai

elemen-elemen data KODE LANGGANAN, NAMA LANGGANAN yang terdiri

dari NAMA KECIL dan NAMA KELUARGA (optional , dapat ada dan dapattidak ada), ALAMAT yang terdiri dari JALAN, KOTA dan KODE POS, TELP

(optional ), jenis langganan apakah salah satu dari PENGECER atau GROSIR,

BATAS KREDIT yang menunjukkan jumlah kredit maksimum yang diijinkan danJUMLAH PIUTANG.

Walaupun notasi untuk menggambarkan suatu struktur data ini cukup popular dan banyak dibahas di buku-buku dan cukup mudah bagi analis sistcm,

Tetapi kenyataannya notasi ini tidaklah begitu mudah bagi pemakai sistem untuk

memahaminya. Kekurangan lainnya dari penggunaan notasi ini adalah tidak

menjelaskan tipe dari item datanya (apakah numerik, alphanumerik, alphabetik,

logical dan lain sebagainya), tidak menjelaskan lebar dari datanya (maksimum berapa digit atau berapa karakter) serta tidak menjelaskan jangkauan nilai data

yang diijinkan. Keterangan-keterangan ini sangat perlu dalam tahap perancangansistem, terutama dalam perancangan database. Untuk mengatasi kekurangan-

kekurangan ini, maka Anda dapat menggunakan formulir berikut ini dalam

membuat kamus data :



8 Flow Chart

Penjelasan kolom-kolom untuk mencatat struktur data di formulir kamus data

adalah sebagai berikut ini.

1. Kolom level.

Kolom level ini dapat diisi dengan tingkat dari item data. Jika Anda

menggunakan bahasa COBOL, maka kolom level dapat membantu untuk mendefinisikan data di DATA DIVISION sebagai berikut:

DATA DIVISION. WORKING-

STORAGE SECTION.

01 LANGGANAN.

02 KODE-LANGGANAN Plc x(5).02 NAMA-LANGGANAN.

03 NAMA-KECIL PIC X(20).

03 NAMA-KELUARGA PIC X(20).

02 ALAMAT.03 JALAN PIC X(25).

03 KOTA PIC X(15).

03 KODE-POS PIC X(6).02 TELP PIC X(10).

02 TIPE-LANGGANAN PIC X VALUE SPACE.

88 PENGECER VALUE

88 GROSIR VALUE

02 BATAS-KREDIT PIC 9(7)V99.

02 JUMLAH-PIUTANG PIC 9(7)V99.

2. Kolom nama item data.

KD juga digunakan untuk perancangan file database, sehingga nama-namaitem data di KD sebaiknya juga dipersiapkan untuk nama-nama item data di

file database. Bila digunakan DBMS atau bahasa pemograman yang lain, maka

nama item data ini juga sebaiknya disesuaikan dengan aturan dari DBMS atau bahasa yang akan dipergunakan. Nama item data (field) untuk beberapa

DBMS mempunyai aturan penulisan tersendiri. Sebagai misalnya, DBMS yang

digunakan adalah dBASE IV atau FoxBase+ di komputer mikro IBM PC,

aturan dari nama item data ini adalah:

- panjangnya maksimum 10 karakter;

- karakter pertama harus berupa huruf;- tidak boleh mengandung karakter khusus termasuk spasi, kecuali karakter

khusus underscore (_).

- tidak sama dengan reserved word.

3. Elemen data yang beriterasi dapat digunakan notasi N{ }M sebagai berikut:

,,,tint_ Iota



9 Flow Chart

KODEBRG

NAMABRG

1 UNITJUAL 10HARGASAT

TOTALHRG

Iterasi ini menunjukkan bahwa elemen-elemen data di dalam kurung brace

dapat terjadi minimum 1 kali dan maksimum 10 kali. Untuk arus dataTEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN ini, iterasi ini menunjukkan

banyaknya macam barang yang dijual untuk tiap order penjualan.

4. Kolom tipe.

Tipe dari elemen data dapat berupa C,N,D,L dan lain sebagainya. C menunjukkan character, yaitu bertipe alphabetik atau alphanumerik. N menunjukkannumeric, yaitu bertipe numerik (nilainya angka). D menunjukkan tipe date

(tanggal). L menunjukkan tipe logical, yaitu bernilai benar atau salah.

5. Kolom lebar.Lebar dari item data menunjukkan lebar maksimum dari nilainya. Untuk tipe

karakter menunjukkan banyaknya karakter maksimum dari nilainya. Untuk

nilai numerik menunjukkan banyaknya digit maksimum untuk digit utuh dandigit di belakang koma. Misalnya lebarnya adalah 10,2 menunjukkan jumlah

digit utuh adalah 7 digit, satu digit untuk titik desimalnya dan 2 digit untuk

nilai di belakang koma, sehingga lebar keseluruhan adalah 10 digit sebagai berikut:

6. Kolom jangkauan nilai.

Jangkauan nilai menunjukkan range dari nilai di item data yang sah. Informasiini berguna untuk pengecekan kebenaran nilai data yang akan dimasukkan ke

sistem. Sebagai misalnya untuk item data UNITJUAL mempunyai jangkauan

nilai 1-100 yang berarti untuk tiap-tiap macam barang yang dijual tidak akanmelebihi dari 100 unit. Bila nilai yang dimasukkan ke sistem di luar jangkauan

ini, berarti nilai data yang dimasukkan adalah tidak benar.



10 Flow Chart

7. Kolom keterangan.

Kolom keterangan ini dapat digunakan untuk memberi penjelasan tentang

nama dari item data, jangkauan nilainya atau penjelasan-penjelasan lainnyayang dianggap perlu, misalnya rumus-rumus yang digunakan dan sebagainya.

Sistem Kamus Data Komersial

Terdapat beberapa sistcm KD yang telah dikembangkan oleh beberapa sistem

house dan tersedia secara komersial. Beberapa diantaranya adalah:

Control 2(XX) olch MR1 SystemsData Catalogue oleh Synergctics

Data Dictionary olehCincomDatamanager oleh MSP Inc.DB/DC Dictionary olch IBM

Dictionary 204 oleh Computer Corporation of America

IDMS Dictionary oleh Arthur AndersonUCC TEN oleh University Computing Co.

Disamping sistem KD yang dijual ini, beberapa paket DBMS juga menyediakan

program untuk membuat KD. Paket DBMS FoxBase+ versi 2.10 untuk komputer

mikro juga menyediakan suatu program untuk menghasilkan dokumentasi sistemyang lengkap termasuk KD. Kelemahan dari KD yang dihasilkan oleh paket ini

adalah KD untuk dokumentasi sistem yang telah selesai dibuat, bukan pada tahapanalisis. Berikut ini adalah contoh dari KD yang dihasilkan oleh programFOXDOC.EXE di paket FoxBase+ versi 2.10 tersebut:

Number of data records :2675

Last updated : 04/02/89 2:56

Fiel

Field name Type

Dec Start End

NAMA Character 3

1 30

JURUSAN Character 1 31 31

ANGKATAN Character 2 32 33

PEMBIMBING Character 3 34 36

JENIS Character 1 37 37JALUR Character 1 38 38

KEADAAN Character 1 39 39

GOL DARAH Character 2 45 46

AGAMA Character 7 47 53

JALAN Character 5

54 103

N0_MHS Character 5 104 108

KABUPATEN Character 1

109 123



11 Flow Chart

PROPINSI Character 1

124 133

TL KAB Character 1

134 148

TL PROP Character 1

149 158

TGL_LHR Character 8 159 166

WN Character 1 167 167

IJASAH JNS Character 5 168 172

IJASAH THN Character 2 173 174

NAMA_SLA Character 3

175 204

ALAMAT_SLA Character 5

205 254

IJASAH KAB Character 1

255 269

IJASAH_PRO Character 1

270 279

OT NAMA Character 3

280 309

OT_PEKERJA Character 1

310 319

OT_ALAMAT Character 5

320 369

OT_KAB Character 1

370 384

0T_PRO Character 1 385 394TGL_DAFTAR Character 8 395 402

SEM_DAFTAR Character 1 403 403

THN_DAFTAR Character 2 404 405

PT SEBELUM Character 3

406 435

LULUS Character 2 436 437

KETERANGAN Character 3

438 467

TGL LLS SM Character 8 468 475

SEM_LLS_SM Character 1 476 476

TA_LLS_SM Character 5 477 481

EVALUASI

1.

Jelaskan definisi dan kegunaan dari Kamus Data !2. Jelaskan hal-hal yang harus dimuat dalam Kamus Data !

3. Buat ilustrasi penggunaan kamus data untuk menjelaskan arus data di DFD !

DAFTAR PUSTAKA

1. Burch, J.G., System, Analysis, Design, and Implementation, Boyd & Fraser Publishing

Company, 1992.

2. Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi, ANDI OFFSET Yogyakarta, 1990.

3. John G. Burch, Jr, Felix R. Strater, Gary Grudnistski, Information Systems : Theory andPractice, Second Edition, John Wiley & Sons, 1979

4. Meilir Page-Jones, The Practical Guide to Structured Systems Design, Second Edition,

Yourdon Press, Prentice Hall, 1988

5. I.T. Hawryszkiewycz, Introduction Systems Analysis and Design, Second Edition, Prentice

Hall, 1991

6. Raymond McLeod, Jr, Management Information System : A Study of Computer-Based

Information Systems, Sixth Edition, Prenctice Hall, 1979

modul 5 analisis perancangan sistem informasi - kamus data

Documents