modernización administrativa

Dirección General de Desarrollo DelegacionalDirección de Planeación Estratégica

Coordinación de Modernización Administrativa

Dirección General de Desarrollo DelegacionalDirección de Planeación Estratégica


Reunión informativa para la actualización del Manual Administrativo en su parte de Organización 2012

Reunión informativa para la actualización del Manual Administrativo en su parte de Organización 2012


IntroducciónIntroducciónCoordinación de Modernización Administrativa

Introducción Introducción

El Manual de Organización (MO) es el instrumento normativo que tiene el propósito de describir de manera clara y precisa las características organizacionales de la Delegación.

En el se presentan los fundamentos legales y administrativos, los instrumentos de planeación como misión, visión y objetivos de la estructura orgánica; así como las atribuciones y funciones de cada puesto.

El MO debe utilizarse como facilitador del aprendizaje organizacional en general, y de la curva de aprendizaje individual en lo particular, por lo que es indispensable su actualización ya que estos se derivan de la aplicación de un proceso rediseñado, de procedimientos simplificados y de la supresión o creación de leyes y normas.

Es por ello que la Coordinación de Modernización Administrativa tiene como objetivo el informar a ustedes los procesos de actualización con el fin de dar cumplimiento a la “Circular para el control y evaluación de la gestión pública; el desarrollo, modernización, innovación y simplificación administrativa, y la atención ciudadana en la Administración Pública del Distrito Federal” y lograr una imagen de organización que refleje la realidad.


MetodologíaMetodología


Metodología Metodología


Metodología para la Elaboración de Manuales de Organización de acuerdo a la Guía para la Elaboración de

Manuales de Organización del Gobierno del Distrito Federal.

La elaboración del Manual de Organización consta de un análisis en dos etapas:

1 era Etapa:Se revisan las atribuciones a partir de una estructura dictaminada generando una imagen preliminar que deberá tomar la delegación



Descripción de los pasos a seguir con la intención de no perder la lógica secuencial.

1.-Realizar un estudio minucioso del Marco Jurídico que da forma a la esfera de atribuciones de este Órgano Político Administrativo.

• Identificar las atribuciones y/u obligaciones del mismo.

• Obtener una imagen general del número de unidades administrativas con las que cuenta la Dirección.

Lo anterior, bajo la lógica preliminar de una unidad administrativa por cada atribución asignada.



2.- Agrupar las atribuciones de la Dirección de acuerdo con su afinidad y/o complementariedad.

Ejemplo:Agrupar las atribuciones de autorización de diferentes tipos de permisos en una misma Unidad Administrativa.

Este proceso de agrupamiento definirá el grado de control que podrá alcanzar la Dirección General.



3.- Misión.

Debe de estar redactada de tal manera que construya un vinculo entre la misión del Jefe inmediato y del personal que tiene adscrito.

I.Producto que elabora.

¿Qué?

Producto que elabora

Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación del Manual de Organización y de procedimientos.



II.- Necesidad organizacional que atiende.

¿Para qué?

Necesidad organizacional que atiende

Para contar con un instrumento dinámico, accesible y eficaz que permita establecer las formas básicas de organización y funcionamiento



III.- Cliente principal.

¿Para quién?

Cliente principal

de las unidades administrativas de esta delegación.



Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación del Manual de Organización y de procedimientos para contar con un instrumento dinámico, accesible y eficaz que permita establecer las formas básicas de organización y funcionamiento de las unidades administrativas de esta delegación.

Misión



4.- Objetivos.

Los objetivos del puesto deben estar elaborados con base a la misión del mismo puesto así como la misión y objetivos del ente público.

“Las causas se pueden convertir en objetivos”

Los objetivos nos dicen como llegar a la misión



Claridad.- Deben estar definidos de tal forma que no quede duda de que es lo que se debe lograr.

Motivación.- deben plantear un reto para el ocupante del puesto.

Cuantificables.-Deben permitir su control y evaluación en un horizonte de tiempo para poder determinar su cumplimiento con precisión y objetividad.

Coherencia.-

Deben estar alineados con la misión del mismo puesto, con la descripción de su jefe inmediato y con los objetivos de la institución.

Realistas.- Deben ser factibles.



I.-MetaDeberá describir explícitamente la cantidad y la calidad del producto.

II.-Producto

Deberá coincidir, por lo menos parcialmente con la descripción del producto planteado en la misión.De tal manera que sea clara la forma en que la consecución de los objetivos garantizara el alcance de la misión del puesto.

III.-TemporalidadDeberá especificar el periodo en el que se deberá alcanzar el monto requerido del producto que elabora.



Elaborar, integrar y gestionar el registro y publicación oportunamente de el Manual de Organización y Procedimientos en un tiempo no mayor de 60 días naturales.

Calidad y cantidad

Meta

Elaborar, integrar, gestionar el registro y

publicación oportunamente

¿Qué?

Producto

el Manual de Organización y Procedimientos

¿Cuánto tiempo?

Temporalidad

en un tiempo no mayor de 60 días

naturales

Objetivo:



5.- Funciones.

Las funciones son el conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar los objetivos y la misión del puesto que ocupa. Así mismo las funciones se deberán derivar de las atribuciones del ente público y estar de acuerdo con la misión y los objetivos del mismo.

Las atribuciones del titular

Se desagregan en funciones para los puestos directivos.

Funciones de directivos

Se desagregan en funciones para sus subalternos de mandos medios.

Funciones de subalternos de mandos medios

Se desagregan en actividades para el personal operativo; que se deberán considerar como funciones.



II.-Actividad específica

Es la descripción explícita de la actividad que se realiza, seguir con el mismo ejemplo “Las reuniones de trabajo con las unidades administrativos de la demarcación”, que podría complementarse con los verbos Coordinar, Programar, y Realizar, el primero de ellos se refiere a un puesto directivo, el segundo y tercero a mandos medios e inferiores respectivamente.

I.Verbo activo

Deberán redactarse en tiempo infinitivo y expresar la función que realiza el puesto en términos de una actividad especifica (Planear).



III.-Propósito

Deberán especificar el motivo final por el cual se realiza la función. Este propósito deberá crear un vínculo claro entre las funciones y los objetivos del puesto.

I.-Verbo activo II.- Act. Especifica

III.- ¿Para qué?

Planear

Las reuniones de trabajo con las

unidades administrativas de la demarcación.

“Con la finalidad de integrar el manual

administrativo en los tiempos establecidos”

“Planear las reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación con la finalidad de integrar el manual administrativo en los tiempos establecidos”

Función:



Directivos

AdministrarAsegurarAutorizarControlarCoordinarDeterminarDirigirEstablecerExpedirEvaluarPlanear

Mandos Medios

AdministrarAprobarAsegurarAsesorarAsignarAnalizarAuditarAutorizarComunicarConsolidarControlarCoordinarDesarrollarDeterminarDiseñarDistribuirElaborarEstudiar

EvaluarExaminarExpedirFacilitarFirmarFormularInspeccionarInstalarInterpretarPlanearProgramarProporcionarRecomendarRepresentarRevisarSupervisarVerificar

Mandos Inferiores

AcumularAlmacenarAnalizarAsegurarCalcularCalificarCompilarComprobarComunicarConsolidarEjecutarEntrevistarEstudiarGestionarInformar

InstalarObtenerOperarPresentarProducirProgramarProporcionarRealizarRecabarRegistrarSeguir



Verbo Activo Actividad Específica Propósito Nivel

Coordinar

Las reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación.

Con la finalidad de integrar el manual administrativo en los tiempos establecidos

Directivo

Programar

Las reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación.

Con la finalidad de integrar el manual administrativo en los tiempos establecidos

Mando Medio

RealizarLas reuniones de trabajo con las unidades administrativas de la demarcación.

Para facilitar la integración del Manual Administrativo en los tiempos establecidos

Operativo


Esperamos que halla sido de su agradoagradeciendo su presencia y atención

GRACIAS

DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO DELEGACIONAL

ALFONSO A. ZÚÑIGA JIMÉNEZ

DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN ESTRATEGICA

ANDRÉS MARTÍN GUZMÁN CASTILLO

COORDINACIÓN DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

FRIDA MÉNDEZ FERNÁNDEZ

REALIZADORES

ZULEMA CISNEROS CORTESDANIEL HERNANDEZ DE LA CRUZ

MARTHA PATRICIA CORIA VAZQUEZJOSE ANTONIO SANTOS RIVIELLOJORGE ALBERTO MUÑOZ CEPEDA

FELIPE FABELA ALVAREZ

modernización administrativa

Data & Analytics