MMeemmiikkiirrkkaann ddaann MMeemmbbaanngguunnKKeemmbbaallii RRuuaanngg--RRuuaanngg KKoommuunniittaass :: PPrrooyyeekk PPeerrppuussttaakkaaaann UUmmuumm PPiiddiiee

FCMFederation of Canadian Municipalities

Fédération canadienne des municipalités

PENDAHULUANTanggal 26 Desember pagi, gempa bumi yang mengguncangpesisir pantai barat daya Pulau Sumatera, Indonesia, menim-bulkan tsunami dahsyat dari Samudera Hindia. Sepanjang 800km wilayah pesisir Provinsi Aceh dihantam gelombang dahsyatini. Lebih dari 130.000 orang tewas. Sekitar 37.000 orangdinyatakan hilang. Setengah juta orang yang selamat kehilan-gan rumah dan tempat tinggal. Bencana tsunami juga merusak infrastuktur, merenggut

nyawa manusia, dan menghancurkan fasilitas negara dan ban-gunan-bangunan bersejarah. Karena itu, merehabilitasi Acehmerupakan tugas dan pekerjaan maha besar yang membu-tuhkan partisipasi dari semua pihak. Program Asistensi Pemerintah Daerah Kanada/Aceh

(Canada/Aceh Local Government Assistance Program–CALGAP) bertujuan mendukung rehabilitasi dan rekonstruksiAceh pasca tsunami. Program ini, yang terselenggara atas kerjasama antara Federation of Canadian Municipalities (FCM) den-gan Pemerintah Indonesia dan Badan Rehabilitasi dan Rekon-struksi Aceh dan Nias (BRR), memberi dukungan responsifkepada pemerintah daerah dan meningkatkan model kerjasama antar-pemerintah. Tujuannya adalah membangun kembalidan memperkuat pemerintah daerah (manajemen operasional,pemberian pelayanan, dan mekanisme partisipatoris) di KotaBanda Aceh, Kabupaten Pidie dan Aceh Jaya. Kabupaten Pidie, yang berada di pantai timur Pulau Sumat-

era, Provinsi Aceh, juga terkena tsunami. Dua pertiga dariwilayah kota Sigli, ibukota kabupaten Pidie, terkena dam -paknya. Bantuan FCM yang berupa peningkatan pelayananPerpustakaan Umum Pidie muncul dari kebutuhan yang disam-paikan oleh masyarakat dalam sebuah lokakarya pada De-sember 2006, yang diselenggarakanuntuk menentukanprioritas-prioritas untuk CALGAP. Dalam lokakarya tersebut, adatiga prioritas yang disepakati: meningkatkan tata pemerintahandalam Dewan Perwakilan Rakyat Kabupaten, mendukungpengembangan ekonomi daerah, dan meningkatkan pelayananperpustakaan. Para pengambil kebijakan daerah menyadaripentingnya mengembangkan budaya membaca dan perpus-takaan.

BAGIAN 1:Gambaran Umum Proyek Perpustakaan Kabupaten Pidie

Bencana tsunami mengakibatkan kerusakan parah pada sis-tem perpustakaan di Pidie. Sebanyak 47 sekolah hancur, dimana masing-masing sekolah memiliki perpustakaan yangmenyediakan pelayanan bagi anak-anak dan remaja. Bukanhanya sarana gedung yang rusak, tetapi semua koleksi bukujuga ikut musnah. Ini mengakibatkan beban pelayanan cukupbesar pada perpustakaan umum kota di kabupaten Pidie. Se-lain harus memberi layanan kepada masyarakat, perpus-takaan umum ini juga harus menyediakan pelayananperpustakaan bagi para siswa. Sebagai informasi, setelahbencana tsunami jumlah penduduk di Sigli, ibukota Pidie, sek-itar 14.000 orang. Beberapa kendala dan hambatan yang dihadapi perpus-

takaan umum di kota Sigli dan pemerintah kabupaten di an-taranya: � Jumlah dan koleksi buku yang tidak memadai (dari 17.000buku, banyak yang berjudul sama, dan koleksi majalah ter-bitan lama), minimnya fasilitas dan teknologi, kurangnyaketrampilan para staf perpustakaan;

� Dana yang tidak memadai; � Ketidakmapuan perpustakaan untuk menyediakan layananakibat meningkatnya permintaan yang disebabkan banyakperpustakaan di sejumlah sekolah yang hancur, unit per-pustakaan keliling yang tersedia tidak mampu menjangkauwilayah yang luas, dan waktu pelayanan yang terbatas;

� Peraturan pemerintah yang menghambat peningkatanpelayanan, contohnya penyediaan buku-buku baru hanyadilakukan sekali dalam setahun sehingga menghambatpelayanan yang responsif kepada masyarakat.

Proyek ini dirancang untuk mendukung Badan/Unit Pelak-sana Teknis Perpustakaan Pidie dan para petugasnya untukmenilai kondisi perpustakaan mereka saat ini dan memberi so-lusi guna memenuhi beban permintaan yang terpusat di per-pustakaan kabupaten. Seperti proyek lainnya dalam programinternasional FCM, proyek ini memungkinkan institusi pemer-intah kota Kanada yang memiliki fungsi dan tujuan yang samauntuk bertukar pengalaman dan bekerjasama dalam mencarisolusi atas permasalahan dan hambatan-hambatan di lapan-gan. Metodologi FCM dikembangkan lewat transfer keahlianantar staf di bidang-bidang tertentu dalam pemerintah kota.Dalam hal ini, proyek ini melibatkan dua orang relawan dariperpustakaan Kanada yang memberikan pendampingan tek-nis kepada staf perpustakaan di Aceh.Antara Mei 2007 dan Juni 2008, tim dari Kanada men-

jalankan empat misi di kabupaten Pidie dalam melaksanakanproyek ini. Staf perpustakaan Pidie bekerja bersama relawanKanada untuk membangun pendekatan baru dalam manaje-men, operasional, dan pelayanan perpustakaan, terutamadalam memperbarui layanan perpustakaan dari fungsi-fungsitradisional yang terbatas pada peminjaman dan referensimenuju sebuah perpustakaan yang lebih responsif yangmampu memenuhi kebutuhan masyarakat terhadap pusat sum-ber pengetahuan dan informasi. Tujuan proyek ini adalahuntuk memperbaiki layanan utama perpustakaan danmeningkatkan kesempatan belajar.

Mengapa Perpustakaan?Ketika terjadi bencana tsunami, banyak lembagabudaya yang hilang. Menyadari bahwa warisanbudaya dan identitas masyarakat dapat didukunglewat perpustakaan, masyarakat Pidie memahamimanfaat pelestarian nilai-nilai budaya lokal baiklewat koleksi buku-buku yang tersedia di perpus-takaan maupun beragam acara, kegiatan dannaskah cerita kebudayaan bisa dipromosikanmelalui program perpustakaan.

Rencana Pembangunan Jangka MenengahKabupaten Pidie, yang ditetapkan pada pertenga-han 2007, berupaya untuk mempromosikan per-pustakaan, menambah jumlah koleksi perpustakaan,serta menghidupkan kembali perpustakaan kelilingdan perpustakaan masyarakat. Pendidikan danpelatihan staf juga dipandang sebagai sebuah tu-juan penting dari peningkatan pelayanan perpus-takaan. Dalam konteks inilah CALGAP mengem-bangkan Proyek Pelayanan Perpustakaan Pidie.

1 European space agency news. “A year on from the Asian tsunami, satellites areaiding regional rebuilding.” 23 December 2005. http://www.esa.int/esaEO/SEMF2J8A9HE_index_0.html

Selama menjalankan misi-misi itu, para relawan Kanadabekerja bersama para pegawai perpustakaan untuk mema-hami kebutuhan mereka, mengembangkan dan melak-sanakan rencana-rencana untuk mencapai tujuan proyek, danmemberikan dukungan dan pelatihan-pelatihan khususkepada staf. Dalam salah satu misi ini, petugas perpustakaanPidie berkunjung ke Perpustakaan Kabupaten Sleman di Jog-jakarta, Indonesia (yang mendapat penghargaan sebagaiperpustakaan terbaik di Indonesia tahun 2007, sehubunganpendekatan yang mereka terapkan dalam pelayanan danmemperkenalkan layanan baru kepada masyarakat) dan Per-pustakaan Nasional Singapura (salah satu perpustakaan ter-baik di dunia dengan layanan fasilitas teknologi modern).Ketika berada di Singapura, para staf juga mengunjungi se-buah perpustakaan komunitas, sebuah perpustakaan seni, se-buah perpustakaan besar wilayah dan Pusat PemasokanPerpustakaan di mana 5.000 koleksi diproses setiap hari.“Pengalaman langsung” ini membantu dalam membangunpemahaman tentang pelayanan perpustakaan umum danpotensi-potensinya.

BAGIAN 2:Pendekatan dan Sasaran ProyekPelayanan Perpustakaan Pidie

Sebelum memulai pekerjaan, tim proyek Kanada perlu mema-hami kondisi daerah dan kebutuhan atas pelayanan perpus-takaan yang ada di kabupaten. Karena itu, proyek ini dimulaidengan “misi penentuan” untuk menilai dan merencanakankebutuhan bantuan teknis untuk kabupaten Pidie. “RencanaKerja” yang disusun mencakup jangkauan kerja, sasaran, ca-paian, hasil, dan rencana kerja selama penyelenggaraanproyek dalam tempo 18 bulan. Dalam penyusunan rencana, tim Kanada dan Indonesia

bekerja sama untuk melakukan penilaian terhadap kondisi dan kemampuan Kantor Perpustakaan dan ArsipDaerah Pidie, termasuk menen-tukan fungsi perpustakaan apasaja yang dapat dimaksimalkanuntuk memenuhi kebutuhanmasyarakat saat ini dan di masadepan, khususnya bagi anak-anak dan remaja. Mereka jugameninjau ulang tingkat pelayanandan operasional serta kondisi perpustakaan sebelum pelak-sanaan proyek, termasuk kebu-tuhan-kebutuhan fasilitas fisik dan peralatan. Petugas perpus-takaan mengumpulkan informasimenyangkut demografi masyara -kat dan pemanfaatan perpus-takaan. Mereka juga menelitiperayaan budaya maupunperingatan lokal dan nasionaluntuk pengembangan program kedepan dan membuat sebuah daf-tar penerbit di Indonesia.

Melalui serangkaian diskusi bersama pegawai dan pema-paran-pemaparan selama pelaksanaan misi pertama, tim inimenentukan tiga sasaran prioritas untuk proyek perpus-takaan:

� Menciptakan suasana ruangan yang lebih menarik –koleksi yang ada sebelumnya tidak ditata dengan baik,ruang perpustakaan kurang menarik minat pengunjung,dan hanya ada beberapa program pelayanan perpus-takaan.

� Meningkatkan pemahaman masyarakat akan manfaatperpustakaan — untuk meningkatkan pemanfaatan per-pustakaan, ada sejumlah persoalan yang diindentifikasisebagai kendala-kendala termasuk kurang memadainyapelatihan bagi petugas, kurangnya penjangkauanmasyarakat, kurangnya pelayanan untuk anak-anak danremaja, dan kurangnya dukungan politik mengenai peranperpustakaan. Selain itu, pelayanan perpustakaan kelil-ing, yang memang dibutuhkan untuk menjangkau daerahpelosok, tidak berfungsi optimal.

� Membangun sistem yang efisien untuk pengelolaansirkulasi dan koleksi – koleksi yang ada tidak terorgan-isasi dan tidak seimbang, dan tidak ada fasilitas sistemkomputer yang sesuai.

Bagian selanjutnya memaparkan proses pelaksanaan danhasil-hasil apa saja yang diperoleh dalam mencapai sasaran-sasaran ini.

3

Renovasi perpustakaan membantu menciptakansuasana yang lebih ramah untuk menarik pengunjung. Foto ini memperlihatkan dindingluar perpustakaan yang baru dicat.

BAGIAN 3:Pelaksanaan dan Hasil

Sasaran 1: Menciptakan suasana ruangan perpustakaan umum yang lebih menarikPada awalnya, ruangan perpustakaan di Pidie tidak kondusifuntuk dikunjungi karena di dalam bangunan cukup panas dankurang udara, kurang tertata dan secara umum tidak menarik.Petugas perpustakaan memulai dengan mengembangkan se-buah rencana dasar dan alternatif pilihan pemanfaatan ruan-gan. Rencana ini dikembangkan dengan memanfaatkan datayang telah mereka kumpulkan menyangkut penggunaan danpara pengguna perpustakaan. Ini membantu dalam memban-gun pemahaman tentang langkah-langkah yang diperlukanuntuk menarik pengunjung dari beragam usia dan latarbe-lakang – laki-laki dan perempuan, tua dan muda. Data-data awal ini membantu petugas untuk mempela-

jari bagaimana koleksi yang ada saat ini sedang diman-faatkan, mengembangkan pendekatan dalam menambahkoleksi buku yang bisa dipinjam dan ruang perpustakaanyang dapat dimanfaatkan berdasarkan kebutuhan peng-guna dan pengguna potensial. Informasi ini juga membantupetugas perpustakaan untuk mengevaluasi jam kerja op-erasional dan pelayanan kepada pengunjung.

Staf perpustakaan akhirnya menciptakan suasana yangramah, mudah diakses dan lebih fungsional sehingga menariklebih banyak pengunjung dengan merevitalisasi gedung danmenambah perlengkapan, dan dengan menciptakan ruanganyang khusus untuk kelompok usia yang berbeda. Mereka jugamembuat papan informasi masyarakat untuk menyampaikan ko-munikasi pemerintah daerah yang berhubungan dengan pence-gahan demam berdarah, penggundulan hutan, gizi dankesehatan, dan pesan-pesan lain yang mendukung kondisimasyarakat yang lebih baik (baca perangkat terlampir). TimKanada juga bekerja dengan petugas perpustakaan untukmeningkatkan pelayanan yang mengutamakan pelanggan(client-centred), melalui pelatihan maupun pengalaman langsungsaat mengunjungi perpustakaan di Jogjakarta dan Singapura. Hasil dari usaha ini, bangunan fisik perpustakaan sudah

lebih baik, tercatat 270% peningkatan angka pengunjung dandiharapkan masih akan lebih banyak lagi pada masa berikut-nya, dan penyediaan pelayanan untuk anak-anak dan remajaterus meningkat. Analisis hasil yang lebih rinci lihat tabel padahalaman 10.

Sasaran 2: Meningkatkan pemahamanmasyarakat akan manfaat perpustakaanProyek ini bertujuan untuk meningkatkan kemampuan petugasperpustakaan untuk membuat kegiatan-kegiatan penyuluhanmasyarakat, membuat program khusus untuk anak-anak danremaja, dan meningkatkan pemahaman akan manfaat per-pustakaan kepada kalangan pejabat daerah.

Membuat kegiatan-kegiatan penjangkauanmasyarakat Sebuah komponen penting dalam peningkatan kesadaranmasyarakat adalah peningkatan kemampuan staf perpus-takaan untuk merencanakan dan menjalankan kegiatan danacara yang berhubungan dengan dunia pustaka. Dalammengembangkan kegiatan penjangkauan masyarakat, per-tama petugas perpustakaan harus memahami tentang kondisipenduduk/demografis lingkungan mereka, tentang peman-faatan perpustakaan dan kendaraan perpustakaan keliling.Dengan melakukan serangkaian survei yang memberi pema-haman terhadap konteks ini, para petugas mampu menyusunrencana dan melaksanakan program-program yang sesuaidan kegiatan penjangkauan masyarakat di perpustakaan danmelalui perpustakaan keliling. Sebagai contoh, perpustakaan membuat sebuah papan in-

formasi “Aku cinta perpustakaan ku” yang diletakkan di mukagedung perpustakaan, di situ para pengunjung juga bisa mem-berikan komentar seputar perpustakaan dan ide-ide tentangkoleksi yang perlu dimiliki dengan cara memasukkan ker-tas/surat ke dalam Kotak Saran yang sudah disediakan. Stafjuga meluangkan waktu untuk merencanakan Hari Lingkunganse-Dunia pada tanggal 5 Juni. Petugas mengisi papan infor-masi dengan pesan-pesan penting dan artikel yang ditemukandi internet sehubungan dengan acara tersebut, dan mema-marken sejumlah buku-buku pada papan pengumuman bukubaru. Mereka juga menggelar pementasan hikayat dan lombaseni yang pemenangnya diumumkan pada saat makanbersama. Program utama kegiatan ini juga termasuk penana-man pohon oleh pejabat daerah (lihat boks Hari LingkunganDunia).

Denah lantai baru perpustakaan

4

Boks: Sebuah ruangbaca yang telahberubah Pendapat dari relawan FCM, DawnaRowlson dan Katherine Palmer (26 Mei 2008)”Kemarin pagi kami pergi ke perpustakaan. Sulituntuk menggambarkan keseluruan efek daribanyak perubahan yang mulai berlangsung sejakbulan Januari. Yang pertama, tampilan luar darigedung perpustakaan benar-benar luar biasa, den-gan cat hijau muda yang menarik… Sekarangsudah ada ciri khas baru yang menandakangedung perpustakaan dan menarik perhatianmasyarakat. Setelah masuk ke dalam perpus-takaan, yang pertama Anda lihat adalah gedungini sudah ramai pengunjung. DAN pengunjungyang datang usianya berbeda-beda… tidak hanyapelajar dan mahasiswa, tapi juga anak-anak danremaja.

Rak-rak telah ditempatkan dan koleksinya mulaidiatur dengan metode Dewey, tidak seperti se-belumnya yang dikelompokan berdasar ukuran.(Mereka sudah menerapkan sistem katalog Dewey,tapi di atas rak disusun berdasarkan ukuran buku,dengan tanda kecil untuk koleksi-koleksi non-fiksi,fiksi, atau remaja dan remaja.) Perpustakaan kinisudah memiliki ruang layanan internet lengkapdengan fasilitas computer untuk umum. Sudah sem-inggu ini tersedia 3 komputer yang dioperasikan.

Ruang baca untuk anak-anak dan remaja, mas-ing-masing sudah dibuat tersendiri. Saat ini ruanguntuk remaja sudah dilengkapi dengan perlengka-pan dan furnitur baru. Ruang baca untuk anak-anak dihias dengan lukisan dinding, menggam-barkan tarian tradisional dan masyarakat. Lukisandinding ini sudah sangat sesuai.

Para petugas bangga dengan perubahan-pe-rubahan ini dan tak sabar untuk mendengar tang-gapan kami. Kami tak henti-hentinya mengatakankepada mereka bahwa ini semua benar-benarbagus dan kami menggunakan kata baru … jelitayang dalam bahasa Inggris artinya beautiful.”

Ruang baru untuk anak-anak di dalam perpustakaan

Perpustakaan UmumPidie MemperingatiHari Lingkungan Dunia Setelah dilatih bagaimana melaksanakan kegiatanpenyuluhan masyarakat yang efektif dan dengandibantu oleh dua relawan Kanada Dawna Rowlsondan Katherine Palmer, petugas perpustakaan Pidiemenyelenggarakan sebuah acara yang sukses padaHari Lingkungan Dunia, Juni 2008. Ada kegiatanlomba menggambar, pembacaan dongeng/hikayat,dan makan bersama menjadi agenda kegiatan diperpustakaan. Sebelumnya para petugas dibanturelawan bekerja selama beberapa hari untuk menyi-apkan kebutuhan acara, seperti membuat boneka-boneka kayu untuk pembacaan dongeng “PohonKapok Raksasa ” dan hikayat “Lobak yang SuperBesar.” Seorang petugas perpustakaan membantuuntuk mengadaptasikan beberapa boneka agarsesuai dengan konteks Indonesia – lobak diubahmenjadi wortel, trenggiling menjadi tupai dan pang-gilan senor diganti menjadi tuan. Para relawanmembimbing para petugas bagaimana bekerja danmelakukan kegiatan yang mengundang partisipasianak-anak, siapa yang mampu membaca denganbaik dan berminat untuk berpartisipasi. Sejumlah or-ganisasi non pemerintah ikut meramaikan kegiatanini, mereka terlibat dalam penanaman pohon di sek-itar kota dan pemasangan papan informasi tentanglingkungan di pusat taman kota.

Kegiatan Hari Lingkungan Sedunia di Perpustakaan Kabupaten Pidie

5

Meningkatkan pelayanan di wilayah kabupaten menggunakanmobil perpustakaan keliling merupakan salah satu kegiatanpennjangkauan masyarakat yang penting dalam proyek ini.Mobil perpustakaan yang baru sudah berkeliling mengunjungi22 kecamatan setiap 15 hari (bertambah dari hanya 6 keca-matan pada 2007). CALGAP juga membeli sebuah mobil per-pustakaan baru yang mampu menjangkau lokasi yang jauhdan sulit dijangkau sekalipun (baca boks Mobil PerpustakaanKeliling).

Mobil Perpustakaan Keliling MelayaniMasyarakat Pelosok Dengan tambahan mobil perpustakaan kelilingyang kedua dan jadwal tempat kunjungan baru,masyarakat yang sebelumnya belum terlayani kinisudah bisa membaca dan meminjam bahan-bahanbacaan. Salah satu lokasi ini adalah Tangse, seki-tar dua jam perjalanan dari Kota Sigli. Tangseadalah lokasi terjauh kedua yang didatangi mobilperpustakaan keliling dan belum dikunjungi lagi selama enam tahun akibat konflik yang melandadaerah ini. Mobil perpustakaan keliling kini datangdan mengunjungi dua lokasi perhentian di kecamatan ini — dekat sebuah sekolah dasar di se-berang masjid dan dekat sebuah sekolah menen-gah atas yang dekat dengan pasar. Tim proyek iniamat bersemangat dengan masyarakat yang men-datangi mobil tersebut maupun sambutan darianak-anak, remaja, dan orang dewasa yang inginmembaca dan meminjam koleksi buku.

6

Left: Children sit with their books in Tangse. Below: Anak-anak

bergerombol di depan Perpustakaan Keliling Pidie untuk meminjam buku baru

Program untuk anak-anak dan remaja Akibat kerusakan sejumlah perpustakaan sekolah yang dise-babkan oleh tsunami, peningkatan pemahaman danpelayanan perpustakaan bagi anak-anak dan remaja menjadisangat penting. Pelatihan-pelatihan interaktif yang diseleng-garakan berkaitan keutamaan program pra-sekolah, khusus-nya soal fungsi perpustakaan dalam menumbuhkan budayabaca dan peran penting orangtua sebagai guru pertama bagianak-anak mereka. Proyek ini mengembangkan bahan-bahanuntuk brosur tentang program membaca sejak dini dan bela-jar membaca serta meningkatkan kesadaran pentingnyamenyediakan koleksi bahan bacaan dan program untuk be-ragam kelompok usia. Acara seperti peringatan Hari Lingkun-gan Dunia, yang menggunakan boneka untuk menyampaikandongeng-dongeng, diadakan sebagai program awal yangakan diadakan kembali agar menarik minat anak-anak dankeluarga untuk datang ke perpustakaan. Sekarang guru-guru sekolah juga rajin datang ke perpus-

takaan. Mereka bahkan minta agar dibolehkan mengajakmurid-muridnya ke perpustakaan sebagai kegiatan ek-strakurikuler, untuk membaca dan memanfaatkan fasilitas kom-puter yang tersedia.

Meningkatkan dukungan politik Agar memperoleh dukungan dan anggaran yang mencukupi,perpustakaan perlu mensosialisasikan pemahaman tentangpentingnya perpustakaan kepada para pejabat daerah.Proyek ini membantu petugas dan pimpinan perpustakaanuntuk memahami perlunya mendapat dukungan politik. Petugas perpustakaan bekerja sama dengan tim Kanada

telah mempresentasikan proyek tentang perpustakaan di hada-pan para elit politik. Setelah mengikuti seminar penyusunanproposal bisnis dari tim pelaksana proyek Kanada, petugasmengajukan proposal program kepada DPRD kabupaten, danmendapat persetujuan tambahan anggaran dan dukunganjangka panjang untuk peningkatan perpustakaan. Wakil Bu-pati diundang oleh tim pelaksana proyek untuk ikut dalam misikunjungan ke perpustakaan di Singapura dan Jogjakarta, danbergabung bersama staf untuk belajar soal kegiatan dan sis-tem di dua perpustakaan tersebut. Secara umum, proyek ini cukup berhasil dalam

meningkatkan kesadaran dan pemahaman masyarakat danpejabat pemerintah tentang pentingnya perpustakaan. Peja-bat pemerintah daerah berkomitmen untuk memberikananggaran tambahan, disamping itu jumlah pengunjung per-pustakaan terus meningkat. Analisis hasil yang lebih rinci lihattabel pada halaman 10.

Sasaran 3: Membangun sistem manajemensirkulasi dan koleksi perpustakaan yangefisien Salah satu tujuan penting dari proyek ini adalah membantuBadan/Unit Pelaksana Pelayanan Perpustakaan Pidie danpara petugasnya untuk memperbarui perpustakaan dalam halsistem peminjaman dan fungsi referensi yang tradisional.Caranya dengan mengintegrasikan pendekatan yang lebih responsif untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sebagai sebuah pusat pengetahuan dan informasi. Secara khusus,untuk mencapai tujuan ini dilakukan melalui pendampinganteknis dan pelatihan untuk meningkatkan pelayanan danfungsi perpustakaan, dan operasional dan manajemen. Relawan Kanada memulai kegiatan dengan bekerja

bersama para petugas untuk melakukan penilaian dan pe-nambahan koleksi perpustakaan. Penambahan koleksi meli-batkan pertimbangan kebutuhan masyarakat, pengembangankebijakan yang menjelaskan tujuan pembangunan koleksi per-pustakaan, dan pelaksanaan sejumlah fungsi dasar. Fungsi-fungsi ini termasuk:

� pemilihan bahan bacaan (guna memenuhi kebutuhanmasyarakat) yang menjunjung kebebasan intelektual (per-soalan yang perlu diperhatikan dalam proses seleksiberhubungan dengan keseimbangan, kebenaran, ketidak-patutan, dan lain-lain);

� penambahan buku (pemrosesan dan cara mendapatkanbahan-bahan bacaan terseleksi dan pembuatan keputusanuntuk menyumbangkan bahan-bahan yang tidak terseleksi);

� weeding/penyiangan (menyingkirkan bahan-bahan ba-caan yang sudah tidak dimafaatkan lagi);

� perawatan (berkaitan dengan bahan-bahan yang rusak);

Tugas kedua adalah mengotomatisasi layanan perpus-takaan dan mempromosikan pemanfaatan fasilitas komputerkepada pengunjung. Katalog perpustakaan adalah proses per-tama dalam perpustakaan yang mesti diotomatisasikan. Petu-gas dilatih menggunakan sistem yang kini sudah terpasangpada komputer di perpustakaan. Selain itu, kini petugasmampu menyiapkan laporan-laporan yang mendukung fungsiadministratif perpustakaan (pengukuran kinerja, pembuatantanda/kode kepustakaan, penyiapan brosur, dan komunikasipublik). Akses internet untuk pengunjung mendukung pencapaian

tujuan proyek atas pemanfaatan perpustakaan dalam mere-spon secara langsung kebutuhan-kebutuhan para pengguna,maka otomatisasi di sini termasuk memperkenalkan penggu-naan fasilitas komputer untuk umum. Petugas mendapat pelati-han dalam penggunaan komputer dan sumber informasidigital agar dapat membantu pelanggan yang menemui ke-sulitan Selama empat hari, sembilan staf mengikuti pelatihanpenggunaan peranti lunak seperti Word, Excel, Powerpointdan penggunaan internet. Petugas yang telah mendapat pelati-han membimbing petugas lainnya, dan dua di antara merekabertanggung jawab untuk mengelola sistem komputer. Padaakhir proyek, sudah ada tiga fasilitas komputer untuk umumdengan tarif murah. Staf juga bekerja sama dengan timrelawan Kanada untuk membuat ketentuan penggu-naan internet untuk membantu petugas mengoperasikanfasilitas internet untuk umum. 7

Apakah Anda tahu? Federasi Internasional Perhimpunan Perpustakaan (International Federation of Library Associations danUNESCO mencanangkan Program PerpustakaanMasyarakat pada 1994, yang mendorong pemerin-tah-pemerintah nasional dan lokal untuk mendukungdan terlibat aktif dalam pengembangan perpus-takaan-perpustakaan umum/masyarakat: lihat http://www.ifla.org/VII/s8/unesco/eng.htm

8

Hasil dari usaha mengembangkan sebuah sistem perpus-takaan yang efisien adalah koleksi yang ada sudah diperbaruidan diperbaiki, katalog sudah dimoderenisasi dan otomatis,petugas sudah dilatih menggunakan komputer, dan komputersudah dapat digunakan oleh pengunjung. Analisis hasil yanglebih rinci lihat tabel pada halaman 10.

BAGIAN 4: Hambatan-hambatan pelaksanaandan usaha yang dapat dicontoh

Bekerja di bawah peraturan-peraturan pemerintah yang kurang efektifAnggota tim Kanada menyaksikan kemajuan besar dari pelak-sanaan proyek selama 18 bulan. Meski demikian, masih adabeberapa hambatan-hambatan kecil yang terkait dengananggaran pemerintah dan kendala-kendala khusus. Con-tohnya, tim proyek mempromosikan pemesanan material reg-uler dan terjadwal untuk menjamin pasokkan material yangrelevan untuk memenuhi kebutuhan para pengguna perpus-takaan. Namun proposal ini sulit dipenuhi perpustakaan aki-bat proses dari pemerintah yang membatasi pembelianbuku-buku hanya bisa dilakukan setahun sekali. Wakil Bupatisudah diberitahu tentang masalah ini dan bekerja bersamapara petugas untuk mengatasi persoalan ini. Hambatan yangsama menyangkut jam operasi dan pelayanan perpustakaan.Beberapa upaya sudah dilakukan untuk menambah jam op-erasi tapi sulit karena terbentur pada rendahnya gaji/upahbagi pelayan public dan jam kerja. Masih terdapat fleksibili-tas yang terbatas.

Kebutuhan awal untuk dukungan dan arahanlangsung dari tim proyek Program ini memerlukan dukungan langsung cukup besar daritim proyek dan, sedangkan beberapa informasi dapat di-transfer melalui pembuatan perangkat-perangkat bantu dansumber-sumber lainnya, dukungan dari kolega sejawat (peer-to-peer) sangat penting bagi keberhasilan proyek. Petugassetempat belajar langsung dari pengalaman para relawandari Kanada yang juga bekerja dalam konteks pemerintahdaerah dan mampu memahami beberapa permasalahan yangdihadapi oleh staf di Pidie. Pengalaman berkunjung ke per-pustakaan di Jogjakarta dan Singapura membantu para petu-gas untuk belajar dengan menyaksikan langsung aktivitassebuah perpustakaan yang berhasil. Dengan keberhasilanproyek ini, Perpustakaan Umum Pidie dapat menjadi modelbagi staf perpustakaan dari daerah lain yang dapat berkun-jung dan belajar dari kemajuan Perpustakaan KabupatenPidie.

Masyarakat kini dapat mengakses internet di Perpustakaan Kabupaten Pidie

Tip Petugas perpustakaan membutuhkan pelatihan ten-tang pengembangan koleksi perpustakaan yang mod-eren dan efisien yang bisa diperbarui secaraotomatis.

Perpustakaan Arsip dan Perpustakaan Umum Negara Bagian Arizona menyediakan pelatihanpraktis soal pengembangan koleksi. Lihathttp://www.lib.az.us/cdt/.

Website Perpustakaan Umum Toronto, Kanada, memi-liki halaman khusus tentang pengembangan koleksi,termasuk kebijakan dalam penyeleksian bahan danpenggunaan internet, dan pernyataan sikap atas ke-bebasan intelektual dan hak-hak anak. Lihat:http://www.torontopubliclibrary.ca/abo_col_index.jsp.

Dari koleksi kekoneksi: Internet menjadi teman tercepatbagi masyarakat Pidie Pada Juni 2008, Duta Besar Kanada untuk Indone-sia bersama Chief Executive Officer (CEO) FCMmengunjungi Aceh untuk menyaksikan secara lang-sung hasil dari proyek-proyek yang didukung olehCALGAP. Kedua pejabat itu hadir dalam peresmianpembukaan Perpustakaan Kabupaten Pidie yangtelah direnovasi. Mereka juga mengunjungi lokasibudidaya jamur dan menyaksikan demonstrasi ten-tang metode produksi yang efektif. Duta Besarbertanya kepada seorang petani bagaimanamereka mempelajari teknik produksi yang moderendan meningkatkan hasil produksi sejak mendapatdukungan CALGAP..... dan si petani mengatakanbahwa ia pergi ke Pidie dan melakukan riset meng-gunakan internet dengan komputer yang ada di per-pustakaan yang baru!

9

Apa saja tema-tema lintas sektoral CALGAP?

Keterpaduan dengan tema-tema lintas sektoral CALGAPProyek ini secara khusus berhasil dalam memadukuan tigatema lintas sektoral yang dibangun dalam seluruh proyek CALGAP — kelestarian lingkungan, kesetaraan jender danketerpaduan sosial (lihat boks penjelasan untuk masing-mas-ing tema). Kelestarian lingkungan adalah fokus penting di mana per-

pustakaan kini melaksanakan praktik lingkungan yang lebihbaik, contohnya penggunaan bahan-bahan yang ramahlingkungan, penanaman pohon-pohon untuk menambah kete-duhan, dan meminimalisasi pemanfaatan alat pendingin ru-angan untuk menghemat listrik. Selain itu, perpustakaan mulaisecara efektif berupaya meningkatkan kesadaran terhadapmasalah kelestarian lingkungan lewat beragam kegiatan yangberhubungan dengan Hari Lingkungan Dunia dan melaluipameran yang menampilkan buku tentang penggundulanhutan dan tema lingkungan yang lain. Tim proyek juga telah melakukan upaya penting untuk

meningkatkan kesetaraan jender dalam proyek perpustakaan.Khususnya, tim relawan Kanada dan staf perpustakaan bek-erja untuk memastikan bahwa dalam manajemen dan pengem-bangan koleksi, kebutuhan dan kepentingan khusus kaumperempuan juga diperhatikan. Proyek perpustakaan ini bertujuan untuk memberi kesem-

patan yang sama bagi seluruh lapisan masyarakat dalammenyalurkan ide dan berbagi informasi, dan sejalan denganitu perpustakaan adalah salah saran utama untukmeningkatkan keterpaduan sosial dalam masyarakat.

Beberapa presentasi dan kegiatan telah dilakukan yangberfokus untuk mendukung struktur tata kelola pemerintahanyang lebih baik untuk perpustakaan. Melalui presentasi ini danlewat penyusunan anggaran yang transparan, artinya proyekini juga telah mempromosikan mekanisme anti-korupsi didalam komunitas perpustakaan.

Pelajaran yang bisa dipetik: Ketika banyak hal yang telahterpenuhi dalam semua wilayah lintas sektoral untuk menjaminbahwa semua permasalahan sudah terintegrasi baik di dalamproyek, terutama tema kelestarian lingkungan yang cukupberhasil dan memberikan suatu model yang bagus untuksemua tema kerja lintas sektoral. Sebagai contoh, keberhasi-lan acara dan pameran memanfaatkan perpustakaan sebagaipeluang untuk memberi perhatian isu-isu lingkungan yang jugabisa dicontoh untuk memberi perhatian terhadap isu-isu kese-taraan jender misalnya kekerasan terhadap perempuan,perempuan sebagai pelaku ekonomi, dan partisipasi politikperempuan. Dokumen-dokumen perencanaan proyek jugaharus memasukkan hasil-hasil lebih rinci dan lebih dalamterutama yang berkaitan dengan seluruh tema-tema lintas sek-toral. Sebagai contoh, walaupun pengumpulan data tercacahtentang partisipasi kaum perempuan merupakan aspek pent-ing dalam memahami kebutuhan dan pengguna perpus-takaan, hasil kesetaran jender haruslah menanggapipermasalahan khusus berkaitan dengan kesetaraan jender,seperti pemahaman lebih besar dalam hak-hak perempuanataupun partisipasi perempuan yang lebih luas dalampengambilan kebijakan. Pada semua bidang, penentuan yanglebih jelas atas hasil yang diharapkan dalam tema-tema lintassektoral akan memberi analisis yang lebih baik terhadap ke-berhasilan yang sudah dicapai.

Tema-tema lintas sektoral CALGAP merupakan perangkat-perangkat untuk meningkatkan praktik tata pemerintahanyang baik. Dengan mengintegrasikan setiap tema,proyek-proyek tersebut mengarah pada langkah-langkahpraktik tata pemerintahan yang transparan dan akunt-abel yang mencerminkan prioritas-prioritas masyarakatlokal yang berbeda.

Kelestarian lingkungan – Kegiatan-kegiatan pemerintahlokal memiliki dampak terhadap lingkungan. Mengu-rangi dampak negatif dari kegiatan dan kebijakan-ke-bijakan pemerintah daerah seiring dengan usahameningkatkan dampak positif yang dapat membantumengurangi kemiskinan dan meningkatkan kelestarianpembangunan.

Kesetaraan Jender – Kaum perempuan dan laki-laki ser-ingkali memiliki kebutuhan dan sumber daya yangberbeda. Karena itu, pejabat pemerintah lokal harusmemahami perbedaan menyangkut situasi yang di-hadapi kaum perempuan dan laki-laki, dan memberikan

pelayanan pemerintah yangdapat memenuhi kebutuhan-ke-butuhan yang berbeda itu.

Keterpaduan sosial – Kemam-puan warga masyarakatdalam wilayah masing- mas-ing untuk bekerja sama. Jikapemerintah atau lembagalokal berharap untukberpartisipasi dalam pen-guatan keterpaduan sosial,mereka perlu memahamisumber-sumber yangdapat memicu kekece-waan dan keteganganyang bisa dialami sebagian masyarakatdan bagaimana mekanisme penyelesaian konflik ditingkat lokal dapat dibuat lebih kuat ataupunberwibawa di mata semua anggota masyarakat.

Sasaran 1: Menciptakan ruangan yang menarik

� Ruang fisik perpustakaan sudah lebih baik, termasuk ruang khusus untuk penggunadari kelompok umur yang berbeda (remaja, pelajar/mahasiswa, anak-anak dan dewasa). Perpustakaan sudah bersih, dicat baru (luar dan dalam gedung), danjaringan listrik sudah ditambah. Jendela-jendela yang rusak sudah diganti, begitujuga dengan keramik lantai di luar gedung. Atap dan kamar kecil juga sudah diper-baiki. Perlengkapan mebel baru sudah ditempatkan sesuai dengan ruangan-ruangandi dalam perpustakaan.

� Angka pengunjung yang naik sebesar 270% telah dicatat dan diharapkan akanangka ini terus meningkat begitu proses renovasi selesai (dari 100 pengunjung yangmeminjam 70 buku pada Januari 2007 naik menjadi 2702 pengunjung dengan jum-lah buku yang dipinjam sebanyak 1610 buku pada Juli 2008). Pemerintah daerahtelah berkomitmen untuk menambah anggaran operasional sehingga jadwal bukaperpustakaan bisa lebih lama. Saat ini ada 25 orang petugas perpustakaan (sebelumnya hanya 13 orang).

� Layanan perpustakaan untuk anak-anak dan remaja terus meningkat, denganpenekanan pada program membaca usia dini dan menciptakan suasana dan lingkun-gan perpustakaan yang lebih menarik. Ruang perpustakaan disesuaikan untuk men-ciptakan kenyamanan bagi anak-anak. Gambar anak-anak yang sedang membaca,bermain dan menari Saman kini sudah menghiasi dinding ruang baca untuk anak-anak. Petugas perpustakaan juga telah mendapat pelatihan program perpustakaankhusus untuk anak-anak, manfaat program membaca usia dini bagi perkembangananak dan kesiapan mereka sebelum masuk sekolah.

Sasaran 2: Meningkatkan pemahaman masyarakat terhadap manfaat perpustakaan:

� Pendekatan yang mengutamakan pengunjung perpustakaan sudah mulai diterapkan:pengunjung yang disurvei setiap hari (# pengunjung; # buku yang pinjam; # bukuyang dibaca di dalam perpustakaan – data dikelompokan berdasarkan kelompokumur dan –sejak Maret 2008 – berdasarkan jenis kelamin) agar membantu petugasperpustakaan memahami kebutuhan dan pilihan yang diinginkan para pengguna.

� Kemampuan petugas perpustakaan mulai meningkat dalam perencanaan dan pelak-sanaan kegiatan dalam perpustakaan.

� Petugas telah menyusun sebuah perencanaan yang menggunakan informasi de-mografis untuk memastikan semua kelompok umur dapat mengakses program dankoleksi buku-buku yang sesuai, sehingga dapat menarik banyak pengunjung.

� Pejabat-pejabat senior telah memahami pentingnya layanan perpustakaan bagianggota masyarakat dan memberi dukungan positif. Pejabat pemerintah daerahberkomitmen untuk menambah anggaran untuk perpustakaan pada tahun 2008 (Rp 108.500.000 setahun).

� Jam pelayanan dan operasional perpustakaan sudah ditambah dua jam setiap hari(Senin sampai Kamis, dan Sabtu) sehingga meningkatkan jumlah pengunjung, peng-gunaan perpustakaan, dan peminjaman buku-buku.

Sasaran 3: Membangun system perpustakaan yang efisien

� Petugas meninjau dan menilai koleksi buku-buku yang ada kemudian menyiapkan sebuah laporan yang menilai koleksi apa saja yang masih layak dan mana yang mestidiganti. Sekitar 3.000 buku telah diganti dan dipindahkan dari koleksi semula. Buku-buku baru telah dibeli dan dimasukkan ke dalam koleksi perpustakaan. Pelatihanmemperbaiki buku juga telah dilaksanakan untuk petugas Perpustakaan Umum Pidie.

� Katalog perpustakaan sudah terotomasi dan petugas sudah mendapat pelatihan carapenggunaan sistem ini.

� Ruang komputer sudah dibangun dan tiga unit komputer lengkap dengan perantilunak Microsoft Office dan fasilitas akses internet sudah tersedia untuk pengunjungdengan tarif yang murah.

� Sembilan petugas mengikuti pelatihan selama empat hari dengan materi penggunaanperanti lunak Word, Excel, PowerPoint dan penggunaan internet. Para petugas sudahmulai menggunakan internet untuk mengetahui perpustakaan-perpustakan di tempatlain – mereka membuka akun email dan mulai berkorespondensi dengan perpustakaandi Ontario, Kanada (foto-foto perpustakaan Pidie dikirim melalui email untuk disertakandalam presentasi di acara Ontario Library Association’s Super Conference 2008).10

Hasil-hasil penting dari Proyek Pelayanan Perpustakaan kabupaten Pidie

Proyek Perpustakaan Pidie CALGAP yang diselenggarakan diAceh setelah tsunami bertujuan untuk meningkatkan pelayananperpustakaan. Salah satu aspeknya adalah mendorong mitranya untuk membantu instansi lokal atau kelompokmasyarakat melalui pemanfaatan perpustakaan

MENGAPA kita perlu melakukan ini? � Memberi informasi penting bagi masyarakat� Mendidik masyarakat� Mengajak masyarakat untuk datang ke perpustakaan � Menghubungkan perpustakaan dengan berbagai kelompokyang pada gilirannya akan mempromosikan perpustakaankepada para anggotanya, pengunjung, dan pelanggan.

� Menjadikan perpustakaan sebagai pusat pengetahuanmasyarakat.

SIAPA saja yang kita libatkan?� Kelompok kerja perempuan setempat� Instansi pemerintahan, seperti perawat puskesmas, ahligizi, polisi, pegawai dinas kebersihan, dan lain sebagainya.

� Proyek-proyek pemerintah pusat, seperti manajemen/konservasi hutan.

� Anggota dewan yang memiliki informasi baru tentangagenda kegiatan, atau peraturan/kebijakan baru

� Berbagai LSM lokal dan organisasi berbasis komunitas,dsb.

APA yang sebaiknya kita promosikan?� Kelompok masyarakat dapat memiliki brosur atau posteruntuk mempromosikan hal yang khusus, seperti gizi bagibayi yang baru lahir termasuk daftar makanan dan kapansebaiknya diberikan kepada mereka, pertimbangan kea-manan di rumah anda atau mencegah penyakit malaria.

� Perpustakaan membantu menyediakan koleksi buku yangsesuai dan memamerkannya, untuk mendukung pesanlayanan masyarkat.

� Tak boleh ada promosi langsung terhadap barang ataujasa, atau pengumpulan dana kecuali yang relevan danisunya sesuai.

� Ingat : Meski perpustakaan netral dan milik umum tetapimasih dibiayai pemerintah.

11

Proyek Perpustakaan Umum Pidie: Berhubungan dengan Masyarakat

BAGAIMANA kita melaksanakannya? Bergabung dengan kelompok masyarakatBuat daftar kelompok masyarakat dan kantor-kantor pemerintahan lokal

Pertimbangkan pesan yang mana sajayang perlu disampaikan kepadamasyarakat

Rancang pertemuan atau kunjungan kan-tor untuk membahas bagaimana perpus-takaan dapat menyampaikan pesannya

Adakan pertemuan atau seminar terbuka, dan diisi dengan pameran

Mempersiapkan PameranGunakan meja, papan informasi atau tempat penempelan poster

Buat poster kecil yang memuat pesan “Utamakan keselamatan untuk semua”,slogan “Lindungi hutan kita” atau “Hentikan kekerasan terhadap perem-puan”

Gunakan alat-alat sehari-hari agar pam-eran lebih menarik, seperti pot, teko dansendok pengaduk, misalnya untuk pam-eran tentang nutrisi/gizi

Buat selebaran yang dapat dibawa pulangdan dibaca di rumah, misal “Bagaimanamelindungi rumah anda dari kebakaran”

Pameran sebaiknya diadakan dalam waktubeberapa minggu saja

Ciptakan sesuatu yang menarik dilihat saatmasuk ke perpustakaan dan terus perbaruipesan-pesan itu

Contact InformationFor more information, contactinternational@fcm.ca.

Federation of Canadian MunicipalitiesInternational Centre for Municipal Development24 Clarence StreetOttawa, Ontario, CANADA K1N 5P3Tel.: (613) 241 5221Fax: (613) 241 7117Email: international@fcm.ca

This publication was undertaken with the financial support of the Government of Canada providedthrough the Canadian International DevelopmentAgency (CIDA).

© Federation of Canadian Municipalities 2008FCM

Federation of Canadian Municipalities

Fédération canadienne des municipalités