mm - procurement - ors processes

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ProcurementProcurementORS Processes – Assets, Consumption, ORS Processes – Assets, Consumption,

ServicesServices

André CorrêaAndré CorrêaManaus - AmazonasManaus - Amazonas

v.1/2005v.1/2005

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Objetivo

O objetivo deste material é instruir o usuário quanto à manutenção dos pedidos de compra de material não-produtivo, tais como uso/consumo, ativo fixo e serviços, utilizando o sistema SAP R/3.

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Conteúdo

• Estrutura Organizacional• Dados Mestre do Fornecedor • Processo de Compras de Material Improdutivo• Criação do Pedido de Compras para Material Improdutivo• Particularidades na Compra de Ativo• Particularidades na Compra de Importado• Cancelamento de PO• Consultas e Relatórios

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Estrutura OrganizacionalEstrutura Organizacional

Company Code

Plant

Storage Location

Branch

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Company Code

Plant

Storage Location

Branch

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Company Code

Branch

8 primeiros números do

CNPJ

4 últimos números do

CNPJ

CNPJ: número legal que identifica uma companhia e

suas filiais

exemplo: 12345678/0001-12Dígitos de controle

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Branch

Qual a finalidade da filial?

Nota Fiscal

Livro fiscal

Criar

Registrar

Demonstrar

Relatórios oficiais

Obs.: Todos os eventos acima dependem do número do CNPJ

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Branch

Rua Rua

PlantPlant

PlantPlant

Mesmo endereço fiscal Endereços fiscais diferentes

BranchBranch

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Company code

Plant

Branch

ORS - Compras

BR03 BR04 BR21

Purchasing Organizatio

n

G201

Purchasing Organizatio

n

BR01

BR10

Outras Estruturas

Nacional

Importado

0001

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Dados MestreFornecedor

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Dados Mestre - FornecedorDados Mestre - Fornecedor

Vendor Vendor

MasterMaster

É o cadastro que contém as informações dos fornecedores que suprem o fornecimento de materiais para a empresa. Cada fornecedor possui um único registro nesse cadastro. Nele constam informações relevantes que suportam os processos de compras no sistema SAP R/3, informações como: dados cadastrais, dados fiscais, dados de compras e os parceiros do fornecedor.

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Vendor Vendor

MasterMaster

ControlControl

PurchasingPurchasing

Wihholding taxWihholding tax

VIEWVIEW

PurchasingPurchasing

Wihholding taxWihholding tax

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Vendor Master

Control view

Jurisdiction code

Tax Number 1

Tax Number 2

Tax Number 3

Tax Number 4

Sole proprietor

Determina alíquota ICMS

CNPJ do Fornecedorcompany

CPF do Fornecedornatural person

Inscrição Estadual

Inscrição Municipal

Indica Pessoa Física

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Withholding taxes

IRRF (pessoa jurídica)

ISSF (para serviços)ISSF (para serviços)

Funrural (produtor rural)Funrural (produtor rural)

IRRF (pessoa física)IRRF (pessoa física)

Vendor Master Services

INSS (para serviços)INSS (para serviços)

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Vendor Master

Purchasing view

Order currency

Terms of payment

Incoterms

Schema group vendor

Sales person

GR-based inv. Verif

Moeda utilizada no pedido

Termos e condições de pagamento

Define tabela de condições de preço

Contato vendedor

Indica o fluxo do processo de compras

Responsabilidade de despesas suprimento

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Processo de Compras – Material Não-Processo de Compras – Material Não-ProdutivoProdutivo

O CompradorO Compradorrecebe a necessidade recebe a necessidade de compra e gera o de compra e gera o Pedido de Compra no Pedido de Compra no sistema R/3 sistema R/3 para um Fornecedor.para um Fornecedor.

IVAIVA: Incidência dos : Incidência dos ImpostosImpostos

O setor de recebimentoO setor de recebimentorecebe o material fisicamente,recebe o material fisicamente,compara com o solicitadocompara com o solicitadono pedido de Compra e registra no pedido de Compra e registra no sistema.no sistema.

O setor de recebimento fiscalO setor de recebimento fiscalverifica a Nota Fiscal e verifica a Nota Fiscal e compara os dados com o compara os dados com o acordado no Pedido, através acordado no Pedido, através da Entrada da Fatura no sistema.da Entrada da Fatura no sistema.

O fornecedor recebe o PedidoO fornecedor recebe o Pedidoe envia o material acompanhado e envia o material acompanhado com a Nota Fiscal - Fatura.com a Nota Fiscal - Fatura.

FornecedorFornecedor

Pedido dePedido deComprasCompras

O usuário requisitante O usuário requisitante retira a mercadoriaretira a mercadoriapara consumo.para consumo.

• Contabilização dos valores com os Impostos a pagar.

• Contas a pagar• Contabilização

comImpostos,caso seja de outro estado

• Livros Fiscais

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FLUXO DO PROCESSO

Goods Receipt

Goods Receipt

Purchase Order

Purchase Order

Purc.Order

10

20

30

Purc.Order

10

20

30

Invoice Verification


Invoice

Compra de Consumo e Ativo - Nacional

PO GR IV

Processo de ComprasProcesso de Compras

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FLUXO DO PROCESSO

Goods Receipt

Goods Receipt

Purchase Order

Purchase Order

Purc.Order

10

20

30

Purc.Order

10

20

30



Invoice

Compra de Consumo e Ativo - Importado

PO IV GR

Processo de Compras – Fluxo do ProcessoProcesso de Compras – Fluxo do Processo

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FLUXO DO PROCESSO

Purchase Order

Purchase Order

Purc.Order

10

20

30

Purc.Order

10

20

30



Invoice

Compra de Serviços

PO IV

Processo de Compras – Fluxo do ProcessoProcesso de Compras – Fluxo do Processo

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Vendor

Master

Plant+Branch

???

CO-CO-PCPC

MaterialMaterial 83,0083,00ICMSICMS 17,0017,00IPIIPI 10,0010,00----------------------------------------------------------------------Total Price 110,00Total Price 110,00

Total price

Purchase Order

Order Quantity = 10 pc

Purchase Order

Purchase Order

Purc.Order

10

20

30

Processo de Compras – Atribuição de Processo de Compras – Atribuição de ImpostosImpostos

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Processo de Compras – Impostos da Processo de Compras – Impostos da Localização BrasilLocalização Brasil

IPI IC

MS

•ICMS

•IPI

•INSS (para serviços)

withholding taxes

•IRRF (pessoa jurídica)

•ISSF (para serviços)

•Funrural (produtor rural)

•IRRF (pessoa física)

Vendor

ICMS s/ProdutoICMS s/Frete

Nota: Um dos maiores incentivos da ZF é a isenção

do IPI. Se o material for nacionalizado por um

importador, neste caso o fornecedor poderá destacar o IPI repassando na revenda.

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Processo de Compras - ImpostosProcesso de Compras - Impostos

IPI

ICM

S

Imposto sobreProdutos Industrializados

Imposto Federal

Imposto sobre Circulação de Mercadoriase Serviços

Imposto Estadual

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Processo de Compras – Variação de ComprasProcesso de Compras – Variação de ComprasProcesso Order

Type Origem do Fornecedor

Tax code

ICMS %

IPI %

ICMS Frete %

Compra de Uso e Consumo ZAB - Asset Management PO

AM – Industria Normal ZF – Lei Hannan

Z0 0 0 -

Compra de Uso e Consumo

*Diferencial de Alíquota

ZAB - Asset Management PO

Sul e Sudeste C1 7

(10)

0 Aéreo 4% AM (13)

Rodov 7% AM1 (10)

Compra de Uso e Consumo



Norte, Nordeste e Centro-oeste

C1 12

(5)

0 Aéreo 4% AM (13)

Rodov 7% AM1 (10)

Compra de Ativo Fixo ZAB - Asset Management PO

AM – Industria Normal ZF – Lei Hannan

Z0 0 0 -

Compra de Ativo Fixo



Sul e Sudeste C1 7

(10)

0 Aéreo 4% AM (13)

Rodov 7% AM1 (10)




Norte, Nordeste e Centro-oeste

C1 12

(5)

0 Aéreo 4% AM (13)

Rodov 7% AM1 (10)


*Destinado a produção


Todos C0 0 0 Aéreo 4% AM (13)

Rodov 7% AM1 (10)

Compra de Energia / Telecomunicações


AM – Industria Normal

Z0 0 0 -

Compra de Serviço Withholding Tax (ISS, IR e INSS) – Estão associados ao cadastro do fornecedor e só serão lançados no processo de Invoice Verification.

FO - Framework Order

Todos C0 0 0 -

Importado Tax code = C0* Diferencial de alíquota alterar o Jurisdiction code da planta para AM (frete aéreo) e AM1 (frete rodoviário).

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Processo de Compras – Diferencial de Processo de Compras – Diferencial de AlíquotaAlíquota

ICMS

SP

tax rate

7 %

internal

tax rate

17 %

Tax rate difference = 17 - 7Tax rate difference = 10 %

Total amount = 100

Tax rate difference amount = 10,00

tax rate

17 %

internal AM

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Processo de Compras - RecebimentoProcesso de Compras - Recebimento

Goods Receipt process

FI

G/L ACCOUNTING

Account Assig GR/IR

110,00 110,00

Purc.Order

10

@ $ 10,00ICMS + IPI

Stock Quantity = 10

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Processo de Compras – Revisão de FaturaProcesso de Compras – Revisão de Fatura

FI

GR/IR Vendor

110,00 100,00

Purc.Order

10

@ $ 10,00ICMS + IPI

Stock Quantity = 10

Invoice

$ 110,00

ICMS to pay10,00

Tax rate difference amount

TAXES to RECOVER !!!Legal Books

Invoice Verification process

G/L ACCOUNTING

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Criação do Pedido de Compras

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Criação do Pedido de ComprasCriação do Pedido de Compras

TRANSAÇÃO : ME21N

1

2

3

Header – Esta parte do documento contempla basicamente as informações gerais do pedido, relacionadas ao Fornecedor e a Estrutura Organizacional. Os dados do fornecedor são obtidos automaticamente a partir do cadastro mestre do fornecedor (Vendor Master).

1

Item overview – Esta parte contempla todas as informações relacionadas ao item a ser adquirido numa visão geral.

2

Item detail – Aqui há um detalhamento específico do item a ser adquirido, distribuído nas seguintes pastas: Material data, Quantities/weights, Delivery schedule, Delivery, Invoice, Conditions, Brazil, Account assignment, Purchase order history, Texts, Delivery address, Confirmations, Condition control e Customer data.

3

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Cópia de um PO

F8F8F8F8

Selecione o PO e arraste para carrinho de

compras.

Agora faça os ajustes necessários no seu

novo pedido, conforme a requisição

de compras.

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Criando um Pedido de Compras – Passo a Passo

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Identificação do Tipo de Ordem e Dados da Organização

1

3

Order type – Selecione no listbox o tipo Asset Management (ZAB) para compra de material de consumo ou ativo, e para serviço utilize o Framework Order (FO).

1

Vendor – Informe o código do Fornecedor.2

2

Purchasing Org. – Preencher com cód. da organização de compras. G201 - nacional e BR01 – importado;Purch. Group – Preencher com o cód. de comprador;Company Code - Preencher com o código da companhia – BR10.

3

32 © NOKIA


Header – Pasta Texts

Esta área do documento é destinada para parte informativa do pedido. Podemos utilizar, por exemplo, para informar dados importantes da solicitação do material, como: Identificação do usuário, nome solicitante (contato), centro de custo ou número de ativo, a aprovação, etc.

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Header – Pasta Delivery/invoice

Esta área do documento é destinada às informações de pagamento ao fornecedor. Os campos desta pasta são obtidos a partir do cadastro mestre do fornecedor (Vendor master). Não é necessário preenchê-los, a menos que estejam desatualizados.

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Header – Pasta Address

Esta área do documento é destinada às informações de endereço do fornecedor. Nesta pasta é importante observar qual o valor do campo Jurisdiction code. Esta informação juntamente com o Jurisdiction code da planta, definem automaticamente qual a alíquota de ICMS a ser praticada. Para visualizar este campo clique no botão Address details .

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Item overview

1 2 3 654 7 8 9

Esta área do documento é destinada para o preenchimento das informações dos itens do pedido.

1. Accout Assignment Category – Informe “K” para associar a despesa a um Centro de Custo e “Z” para um número de ativo;

2. Short text – Preencha com a descrição do material/serviço;

3. PO quantity – Informe a quantidade do item;

4. Oun – Informe a unidade de medida do material;

5. Deliv date – Informe a data de entrega do material;

6. Net price – Informar o preço unitário;

7. Per – Informe a unidade do preço. Exemplo R$ 10,00 por 1000 unidades;

8. Matl group – Informe o grupo de materiais do item;

9. Plnt – Informe o cód da planta onde o material deverá ser entregue. BR21 – Nacional e BR03 – Importado.

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Item Detail – Pasta Brazil

4

1

2

3

Mat. Category – Selecione conforme a categoria do material a ser adquirido. Esta informação é relevante para a determinação do CFOP.

1 Material usage – Indique o uso do material. Esta informação é relevante para a determinação do CFOP. Selecione 2 – Consumo ou 3 – Ativo.

2

Material origin – Indique qual a origem do material. Esta informação é relevante para a determinação do CFOP. Selecione 0 – Nacional, 1 – Importado direto ou 2 – Importado por fornecedor nacional.

3 NCM code – Código comum do Mercosul que indica a classificação fiscal do produto. O código 0001.01.01, foi criado para ser utilizado SOMENTE na compra de SERCIÇOS, uma vez que o preenchimento deste campo é obrigatório.

4

Importante: O código do NCM define a classificação fiscal do produto. Essa

classificação será registrada no livro fiscal no momento do processo de Invoice verification,

por isso é importante que o código seja preenchido corretamente. Esta informação

deve ser obtida junto ao fornecedor. O NCM preenchido no pedido deve ser

obrigatoriamente igual ao NCM emitido na nota fiscal do fornecedor.

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Item Detail – Pasta Invoice

3

Tax code – Preencher de acordo com a variação fiscal da compra. Este campo determina quais os impostos que incidem na compra. Ver tabela de variação de compras.

1 Inv. receipt – Marque este campo. O flag ligado indica que no processo de compra, haverá o recebimento fiscal do material, ou seja, a Invoice Verification (IV).

2

GR-based IV – Este flag indica a seqüência do fluxo do processo de compra no R/3. Ligado PO GR IV. Desligado PO IV GR.Importante: Para serviços e para materiais importados – flag sempre desligado.

3

12

Nota: O Jurisdiction code da Planta combinado com o

do Fornecedor definem a alíquota do ICMS.

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Item Detail – Account assignment – Tipo K

Unloading Point – Informe o solicitante ou o destinatário do material.

1 Recipient – Informe o local de recebimento do material ou o telefone de contato do solicitante.

2

G/L account No. – Informe a conta contábil associada ao centro de custo requisitante.

3

1

23

4

Cost Center – Informe o centro de custo requisitante.

4

Nota: Os campos de atribuição do custo do

material, são determinados conforme a indicação do

campo Account Assignment Category. K – centro de custo

e Z – número de ativo.

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Simulação de Valores sem Impostos – Tax code Z0

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Simulação de Valores com Impostos – Tax code C1

Nota: Esta simulação é um procedimento que ajuda você a

identificar apenas quais os impostos e suas respectivas alíquotas (%). Isso

não se aplica nas compras de serviços, bem como nas compras

internacionais.

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Item Detail – Pasta Conditions

Amount – Informe as alíquotas (%) indicadas conforme simulação realizada no passo anterior. A manutenção desses valores determinam as condições efetivas do preço total do material. Esta tabela de condição é determinada conforme o valor do campo Schema group Vendor do cadastro do Fornecedor (Vendor Master).

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Verificando Pendências no Documento - Check

Tipo - E (Error), o sistema não aceita a informação preenchida devendo o usuário proceder com a correção da mesma (o sistema não permite salvar o documento);

Tipo - W (Warning), o sistema aceita a informação preenchida e alerta o usuário em relação a um possível problema (o sistema permite salvar o documento).

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Documento sem Pendências - Check

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Verificando as Pastas do Item Detail – Material data

Material data – Detalhe do material informado na grade de entrada de dados (Item overview).

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Verificando as Pastas do Item Detail – Quantities/weights

Quantities/weights – Detalhes em relação a quantidade e peso do item informado.

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Verificando as Pastas do Item Detail – Delivery schedule

Delivery schedule – Controle de programação de entrega do material. Quando ocorre o recebimento do material, os campos Delivery e Open quantity são atualizados automaticamente.

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Verificando as Pastas do Item Detail – Delivery

Delivery – Um campo importante que deve ser verificado nesta pasta é o Goods receipt. Nas compras de material de consumo e ativo, este campo obrigatoriamente deve estar ligado. Isso implica que no processo de compra haverá o recebimento físico do material (goods receipt).

Nota: Nas compras de serviços, manter o campo Goods receipt desligado,

pois não implica no recebimento de material.

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Verificando as Pastas do Item Detail – Texts

Texts – Aqui informe a descrição longa do material. Essa informação constará na NF do fornecedor.

Nota: Importante - Nos processos de compras internacionais, esta informação deve ser preenchida

de acordo com a descrição especificada na DI (Declaração de

Importação).

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Verificando as Pastas do Item Detail – Delivery address

Delivery address – Aqui são tratadas as informações do local de entrega do material, basicamente as informações de endereço da planta. Nesta pasta é importante observar qual o valor do campo jurisdiction code.

Nota: Importante - Todos os processos de compras que envolvem "Diferencial de Alíquota", alterar este campo para

"AM" (frete aéreo) e “AM1” (frete rodoviário) onde a alíquota de ICMS

interna de Manaus é 17%. O preenchimento inadequado, apresentará erro no processo de Invoice verification.

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Particularidades na Compra de AtivoParticularidades na Compra de Ativo

Item Detail – Account assignment – Tipo Z

Unloading Point – Informe o solicitante ou o destinatário do material.

1 Recipient – Informe o local de recebimento do material ou o telefone de contato do solicitante.

2

Asset – Informe o número do Ativo fornecido pelo FSP (Financial Services Platform).

3

1

23Nota: Os campos de atribuição do custo do

material, são determinados conforme a indicação do

campo Account Assignment Category. K – centro de custo

e Z – número de ativo.

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Particularidades na Compra de ImportadoParticularidades na Compra de Importado

Item Detail – Pasta Invoice

3

Tax code – Para compra de importados, utilizar o Tax code C0 (sem impostos). Todos os impostos neste tipo de pedido são tratados separadamente pelo sistema ASPEN – processo de importação.

1 Inv. receipt – Marque este campo. O flag ligado indica que no processo de compra, haverá o recebimento fiscal do material, ou seja, a Invoice Verification (IV).

2

GR-based IV –Manter este flag Desligado (PO IV GR). Para o processo de importação, o processo de Invoice verification ocorre antes do processo Goods receipt.

3

12

53 © NOKIA

Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido de Comprasde ComprasTRANSAÇÃO: ME22N

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Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido de Comprasde ComprasItem Aberto – Sem Recebimento

quantidade entregue = 0

Saldo quantidade em aberto = (quantidade programada – quantidade entregue)

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Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido de Comprasde ComprasItem Aberto – Com Recebimento Parcial

quantidade entregue ≠ 0

Saldo quantidade em aberto = (quantidade programada – quantidade entregue)

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Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido de Comprasde ComprasItem Pendente – Fluxo do Processo Incompleto

Importante: Observe no exemplo acima que o item recebido ainda

não foi “faturado”, ou seja, o processo de Invoice verification

não foi realizado.

59 © NOKIA

Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido de Comprasde ComprasItem Pendente – Fluxo do Processo Incompleto

Nota: Duas coisas podem ser feitas neste caso. A primeira é

solicitar a conclusão do processo com a realização do Invoice

verification. A outra é solicitar o cancelamento do recebimento

(estorno).

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Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido de Comprasde ComprasItem Fechado

Saldo quantidade em aberto = 0

Nota: Neste caso, todo saldo do pedido já foi consumido

(recebido). Este item será finalizado com a realização do

processo de Invoice verification.

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Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido Cancelamento de PO – Mantendo o Pedido de Comprasde ComprasVoltando a Situação Anterior

Nota: Esta função se aplica tanto ao item Delete quanto

ao Block.

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ExercíciosExercícios1. Criar um pedido de compras de consumo ou ativo de um

fornecedor local (no mínimo com dois itens), associando a despesa da compra a um centro de custo – Transação ME21N. PO number:

2. Criar um pedido de compras de consumo de um fornecedor de fora do estado, cujo tipo frete é rodoviário (no mínimo dois itens) – Transação ME21N.PO number:

3. Criar um pedido de compras de serviço – de um fornecedor nacional qualquer (no mínimo dois itens) – Transação ME21N.PO number:

4. Criar um pedido de compras de material importado com a seguinte descrição (DI): “Parte D do Material AA55CF – Módulo 3WM – Tipo Monobloco simples” – Transação ME21N.PO number:

5. Realizar o cancelamento do último item do pedido criado no exercício 1, utilizando a função Block – Transação ME22N.

6. Realizar o cancelamento do primeiro item do pedido criado no exercício 2, utilizando a função Delete – Transação ME22N.

Obs.: Para a criação dos pedidos consulte tabela de variação de compras.

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