Működést támogató rendszerek

A szervezetek tevékenységét támogató számítógépes rendszereket feloszthatjuk a működést és a vezetést támogató rendszerekre. A működés támogatása során felismerhetők olyan tevékenységek, amelyek a vállalat konkrét tevékenységétől voltaképpen függetlenek, mert nem a munkavégzés tárgyával, hanem annak módjával függenek össze, vagy egyszerűen a szervezet fennállásával, annak a létezéséhez szükséges tevékenységekkel. Az efféle tevékenységek támogatására a szoftver cégek már korán létrehoztak eladható termékeket. Ez érthető, hiszen a jóformán mindenfajta szervezetben használható termékeknél széleskörű keresletre lehetett számítani.

Ilyen tevékenységek, többek között, a dokumentumok kezelése, a csoportmunka támogatása és – mihelyt a technikai lehetőségek elérték az ehhez szüksége szintet – a személyi kapcsolatok teljes gépesítése, a virtuális vállalat megvalósítása. Az első minden szervezetben előforduló, közös tevékenység, hiszen dokumentumokat minden szervezetben – tehát nemcsak vállalatokban – kell kezelni. A második, a csoportmunka, is előfordul jórészt mindegyik szervezetben, de csak meghatározott jellegű feladatok esetében fontos, hangsúlyos, például a projektjellegű, jelentős szellemi hányadú munkavégzéssel járó tevékenységekben. A harmadik a munkavégzésnek és szervezésének a korszerű IT által nyújtott lehetőségeivel él, és a munkát végzők közötti kapcsolatot teljesen az IT eszközeivel valósítja meg.

A következőkben ezzel a három területtel fogunk foglalkozni.

1. Dokumentumkezelés és irodaautomatizálásMinden szervezeti tevékenység során felhasználnak és előállítanak dokumentumokat. A dokumentum korábban jó közelítéssel megfelelt annak, amit köznapi nyelven „irat”-nak, esetenként konkrétabban „bizonylat”-nak nevezünk. A gazdaság, a társadalom és a technológiák fejlődésével azonban a dokumentumok lehetséges köre kibővült, és ma már nagyon sokfélék lehetnek mind tartalmilag, mind hordozójukat, mind kódolásukat tekintve. Az egyszerű, papír-alapú szöveges dokumentumok mellett ma már kezelni kell hang- és képfelvételeket, mozgóképet, filmet, videó-felvételt, mágneses hordozón analóg és digitális módon tárolt dokumentumokat, lézeres úton (CD-ROM-on) digitálisan tárolt és leolvasható dokumentumokat, és így tovább. Sőt, a korábbi, abban az értelemben egyszerű dokumentumok mellett, amelyek tartalmilag, a hordozójukat vagy kódolásukat tekintve csak egyetlen dokumentum-fajtából állnak, megjelentek az összetett dokumentumok, amelyek egyetlen dokumentumon belül többféle hordozón, többféle módon tárolt és kódolt információt tartalmaznak. Ezeket szokás, divatosan, multi-médiás dokumentumoknak hívni. Egyszerű példa erre az orvosi CT-vizsgálati lelet, amely tartalmaz képeket és szöveges részt, esetleg az egész megjelenhet valamilyen digitális hordozón is, kódolva.

A szervezeti tevékenység során sok dokumentum keletkezik, mind gazdasági, mind más, például államigazgatási szervezetek esetében, és egyre nagyobb és összetettebb feladatot jelent a dokumentumok őrzése, megőrzése, nyilvántartása, előkeresése, a tartalmukban történő keresés, módosításuk, a hozzáférés szabályozása és ellenőrzése, a másolásuk, sokszorosításuk. Nyilvánvaló, hogy az irodai munka automatizálása, ezen belül is a dokumentumkezelés jellegzetesen

olyan tevékenység, amelynek elvégzésére a számítógépes rendszerek kiválóan alkalmasak. Ma már az ilyen rendszerek nélkül a legtöbb szervezet működésképtelenné válna. Nem véletlen, hogy az egyik legnagyobb számítógépes cég, az IBM (International Business Machines) irodagépek gyártójából nőtte ki magát az egész világ számítógépes fejlődését meghatározó tényezővé.

A számítógépes dokumentumkezelésnek meglehetősen sokáig a következő meghatározása volt általánosan érvényben:

Számítógépes dokumentumkezelés:Gépi formátumú (karakteres) és képi formátumú (szkennelt) dokumentumok számítógépen történő rendezése, tárolása, visszakeresése, valamint hosszú távú off-line eltárolása, archiválása. Gyakran összefügg a csoportos munkavégzéssel, azt támogatja.

Ügyviteli célra ez a meghatározás jószerivel ma is megfelel, kiegészítve a nem szkennelt, hanem egyéb eljárással készült, kép-jellegű részt is tartalmazó dokumentumok, mint például az orvosi diagnosztikai berendezések (CT, MR, stb.) által előállított, és esetleg összetett, több részből álló dokumentumok (pl. leletek) kezelésével, amelyek akár egyidejűleg több hordozón is lehetnek. Ma már többnyire a multi-médiás meghatározás érvényes, a nagy rendszerek képesek a legalábbis a webes formátumoknak megfelelő, a fenti szűk definícióba már bele nem férő, dokumentumoknak a kezelésére is.

A számítógépes dokumentumkezelésre érvényesek a dokumentumkezelés (iratkezelés) szokásos szabályai. Ezek a szabályok egyébként az intézmény ügyrendjének a részeként szoktak megjelenni. Vannak tehát:

minősítési (bizalmassági, titkossági) fokozatok, A szervezeteknek többnyire megvan – legalábbis meg kellene lennie – az iratkezelési szabályzatuk, amelyben minősítési osztályokat definiálnak, amelyekbe azután a beérkező vagy létrehozott dokumentumokat besorolják. A számítógépes iratkezelés lehetővé teszi, hogy ezen általános osztályok használata mellett akár egyedi minősítéseket is létrehozzanak a különleges esetek kezelésére.Az osztályok definíciója általában kiterjed a továbbiakban tárgyalt eljárási és rendelkezési szabályokra, példányszámra, időbeli előírásokra.

érkeztetési, kibocsátási, mozgatási szabályok,Előírják, hogy a szervezethez kívülről beérkező dokumentumot hol, kinek és hogyan

kell/szabad a szervezet dokumentumai között nyilvántartásba vennie, a szervezetben keletkezett dokumentumot hol, kinek, hová és hogyan

kell/szabad a szervezetből kibocsátania, a szervezetben nyilvántartott dokumentumot hol, kinek, hová és hogyan

kell/szabad a szervezeten belül továbbítania. rendelkezési szabályok, hogy ki a dokumentum gazdája, aki valamilyen

értelemben rendelkezik felette, kinek-kiknek szabad és kinek kell

létrehoznia, módosítania, látnia, olvasnia és sokszorosítania (és azt milyen formában) egy dokumentumot,

előírások a példányszámra, ezen belül előírások az egyes példányok rendeltetésére, és kezelési módjára.

Vannak időbeli és sorrendi előírások, a dokumentumokra vagy a dokumentumok használóira vonatkozólag. Azt tartalmazzák, hogy a dokumentumnak

mikor, kitől-kihez kell vagy szabad tovább mennie, egy dokumentum beérkezése milyen ezzel kapcsolatos dokumentumot

keletkeztet, egy dokumentum beérkezését követően milyen a dokumentummal kapcsolatos

újabb dokumentumokat kell létrehozni, és milyen határidőn belül, egy dokumentum hol mennyi ideig tartózkodhat, ha tovább kell adni.

Szabályozott az aláírási és hitelesítési jog és mód:

ki, kinek-minek a nevében, milyen eszközzel, milyen módon

hitelesíthet egy dokumentumot.Az a legfontosabb terület, ahol a számítógépes dokumentumkezelés lényegesen

felülmúlja a hagyományos papíralapú kézit, a keresés egyszerűsége és sebessége. Már a lyukkártyák között is lehetett gyorsan és egyszerűen keresni, de az elektronikus módszer nagyságrendekkel nagyobb dokumentumhalmazban nagyságrendekkel rövidebb idő alatt eredményes. Természetesen csak akkor, ha a dokumentumok létrehozásakor és eltárolásakor betartunk bizonyos, a keresést elősegítő szabályokat.

A keresést elősegítő általános szabályok:

kulcsszavak, kulcskifejezések jegyzékét (thesaurus) kell elkészíteni és karbantartani,

előírásokat kell alkotni az eltárolt dokumentumok szerkezetére, előírásokat kell alkotni a dokumentumok eltárolására, annak helyére, a tárolási

helyek rendszerére, annak megadására, előírásokat kell alkotni az eltároláskor elvégzendő műveletekre, például

indexelésre: annak helyére, hogy a dokumentum mely részére terjed ki, kulcsszó-halmazára, módszerére,

a tárolási hely megadására, rögzítésére, csatolására a dokumentumhoz.

A keresést elősegítő szabályok a dokumentum létrehozásakor, tárolásra előkészítésekor:

strukturálás: a dokumentum előírt szerkezetűvé tételeItt olyasmiről van szó, mint a kötelező részek (pl. cím, szerző(k), tartalomjegyzék, ábrajegyzék, irodalomjegyzék, „leírófájl”, stb.) felsorolása és specifikációja.Ez – különösen multimédiás dokumentum esetében – jelentheti azt is, hogy az eredeti dokumentumot ki kell egészíteni egy jól definiált szerkezetű, szöveges függelékkel („leírófájl”), amely tartalmazza az összes, a kereséshez előírt, szerkezeti elemet.

indexelésre alkalmas dokumentumrész létesítése (ha az egész nem volna az), amelyben a kulcsszavak szerint a gyorsított keresést lehetővé tevő indexelés végrehajthatóJelenleg még csak a szöveges dokumentumok esetére vannak hatékony indexelési eljárások. Multimédiás (képet, hangfelvételt, mozgóképet, stb. tartalmazó) dokumentumok indexelésére is folynak a kutatások, de a kereskedelemben még nincsen kapható eszköz. Ezért a nem tiszta szöveges dokumentumok esetében a leggyakoribb megoldás az eredeti dokumentum szöveges „leíró”-val történő kiegészítése, amelyben megadhatók a gyors kereséshez szükséges adatok. Ez voltaképpen egy elő-indexelés, valami afféle, mint amikor a tudományos folyóiratok megkívánják, hogy a szerző adjon meg kulcsszavakat és adjon egy rövid összefoglalót is. A „leíró” módszere – természetesen – alkalmazható szöveges dokumentumokra is. Ebben az esetben arra használható, hogy kétfokozatú indexelést lehessen megvalósítani: egy gyorsat a leíró segítségével, és egy lassúbb, részleteset a teljes szövegben.

a dokumentumra jellemző kulcsszavak, kulcskifejezések megadása Megvalósított gépi indexelés esetében ez inkább a kulcsszó-tár (thesaurus) karbantartásához ad információt, a segítségével ellenőrizhető, hogy az új dokumentum indexeléséhez elegendő-e a meglévő kulcsszó jegyzék. Amennyiben nem, az új kulcsszavakkal ki lehet egészíteni.

Példa szöveges dokumentum esetén gyors indexelésre alkalmas dokumentumrészre a XIX. századi magyar irodalomból:

„Mutató tábla, mely azt mutatja, hogy az

I. ÉNEKBEN

fölébred álmából egy fogoly, s szabadulást tervez - azonban az nincs megénekelve: hogy ki légyen ezen szabadulást tervező, álmából fölébredt fogoly? csupán azért, hogy később a meglepetés annál meglepőbb legyen. - A

II: ÉNEKBEN

már több foglaltatik: kié a helység leglátogatottabb kocsmája? mily ékes e kocsma birtokosnéja? miben sántikál a kántor? ki buzdítja merényének végbevitelére? sat. - A

III. ÉNEKBEN

megszabadúl a fogoly, s börtönéből a kocsmába megy; s amily szörnyű dolgokat lát: oly szörnyű dolgokat cselekszik. Itt már az is orrára köttetik a nyájas olvasónak, hogy a fogoly nem más, mint a költemény hőse. - A

IV. ÉNEKBEN

a szörnyű dolgok véget érnek, s a költemény hőse szörnyű véget ér.”

(Petőfi Sándor: A helység kalapácsa)

2. A SoftSolutions szoftvertermékÁltalános jellemzőkInformációelérés:

A SoftSolutions nevű termék forgalmazója a Novell Inc. (USA). Dokumentumok számítógépes nyilvántartására, kezelésére, valamint archiválására alkalmas.

Lehetővé teszi, hogy egy vállalat teljes hálózatán keresztül lehessen információt és dokumentumokat elérni az egyes munkaállomásokról.

Az üzemeltetésre alkalmas HW-SW platformok: IBM-PC, IBM AS-400, IBM RS-6000, DEC-VAX, SUN, ill. Windows, VMS, UNIX, Novell Netware, stb.

Csoportos irodai munkavégzés:

A SoftSolutions nemcsak az egyéni, hanem a csoportos (work-group) irodai munkavégzéshez is kiválóan alkalmas. Mivel a dokumentumokhoz tartozó információ a hálózati állomásokon könnyen elérhető és gyorsan továbbítható egymás között, ezért a hivatali munkafolyamatok felgyorsulnak, és ezáltal a döntéshozatal is gyorsabbá válik.

A SoftSolutions egyidejűleg képes az információ elérésére különböző Windows vagy UNIX alkalmazásokból, s ezáltal a munkafolyamatok nincsenek egy platformra korlátozva. A SoftSolutions szorosan integrálható a Microsoft Word, Excel, WordPerfect, GroupWise, AmiPro, Lotus 1-2-3, MS-Mail szövegszerkesztő, táblázatkezelő, ill. irodaautomatizálási eszközökkel, továbbá a Watermark nevű képkezelő és más elterjedt alkalmazásokkal.

A vállalat teljes egésze ki tudja használni az olyan fejlett dokumentumkezelési lehetőségeket, mint például a keresés LAN-on, WAN-on, mobil üzemmód (dokumentum-hozzáférés hordozható számítógépről), OLE-funkcionalitás (Object Linking and Embedding: objektumok hozzákapcsolása és beágyazása), adatbázishoz való kapcsolódás (ODBC: Open Database Connectivity).

Dokumentumok:

A SoftSolutions által kezelt dokumentumok a következő módon keletkezhetnek:

számítógépes szövegszerkesztővel, táblázatkezelővel, nyomdai úton, faxon, E-mailen keresztül.

Dokumentum lehet:

egy üzleti levelezés terméke, bármilyen számla, prospektus, szerződés, tervrajz, dokumentáció.

A korszerű lapolvasási (szkennelési) technika ma már lehetővé teszi azt is, hogy

diaképek, fényképek, kórházi röntgenfelvételek

kerüljenek számítógépes tárolásra, s ezáltal dokumentumként lehessen azokat is kezelni.

Mindezeken túlmenően a multimédia technikával létrehozott, tárolt és lehívható információ, vagyis

videókép és hang

is bekapcsolható a felhasználásba.Egy szokásos dokumentum lényegében szövegszerkesztővel, táblázatkezelővel

(gépi karakteres formátummal), vagy pedig szkenneren keresztül kerülhet be a számítógépbe. A SoftSolutions mindkét megjelenítési formát egységes módon kezeli dokumentumként, ahol a dokumentumot magát egy különálló fájl hordozza. Tehát mindegyik dokumentum egy konkrét fájlt köt le.

Profillap:

Minden egyes, gépen nyilvántartott dokumentumhoz egy ún. profillap (másképpen: kísérőlap) tarozik, amelyen a dokumentumhoz tartozó legfontosabb kísérő-leíró információk, adatok vannak feltüntetve. Például:

sorszám, felelős, létrehozó, típus, tárgy, dátum, készültségi állapot, stb.

Az adatok egy része kötelezően használandó, másik része pedig szabadon választva. A besorolás meghatározása az adott alkalmazás kialakítása során döntendő el. Kötelezően kitöltendő mező lehet például a „Felelős”, vagy az „Alkalmazás” (Utóbbi azt tartalmazza, hogy milyen számítógépes alkalmazásból származik a dokumentum. Például: MS-Word vagy MS-Excel.) Választhatóan kitöltendő mező lehet például a „Témakör”. Automatikusan kitöltött mező az „Azonosítószám”, vagy a „Létrehozás dátuma”. A profillap egy speciálisan kezelt mezővel is rendelkezik. Ez a „Megjegyzés”, amelybe maximum 3000-karakteres szöveg vihető be opcionálisan.

VisszakeresésA SoftSolutions rendszer magjában egy gyors és rendkívül hatékony kereső szoftver működik, az ún. SpeedSearch komponens.

Indextábla:

A keresés egy védett szabadalmú algoritmus szerint történik, amely a különböző szövegszavakhoz létrehozott ún. címtáblázatot (indextáblát) használja fel.

Indexelés:

A címtáblázat létrehozásának folyamata. Az indexeléssel feldolgozott szöveg minden egyes szavához egy címmutatókat (pointereket) tartalmazó elérési táblázat, vagyis maga a címtáblázat készül el.

A felhasználó által kijelölt szövegrészekre való rákeresés a címtáblába felvett szavak, és a hozzájuk tartozó címmutatók alapján megy végbe.

Az indexelés a profillapok szövegre automatikusan végbemegy, míg a karakter-formátumú dokumentumszövegekre külön parancs hatására.

A képi formátumú (szkennelt) dokumentumok szövege nem indexelhető. Ez a korlátozás abból adódik, hogy a képi információ tárolása képpontokra (ún. pixelekre) bontva történik, és a pixelekben ábrázolt karakterképek nem teszik lehetővé a hatékony szövegkezelést.

Természetesen, ha optikai karakterfelismerő (OCR: Optical Character Reader) programmal is fel lettek dolgozva, akkor az eredményfájlok már indexelhetővé válnak. (Mint ismeretes, egy OCR program a szkennelt betűkaraktereket egyenként fejti meg, és konvertálja át őket gépi formátumú, egy bájton kódolt, karakterré.) A SoftSolutionsba az OCR programok, mint például a magyar RECOGNITA is, integrálhatóak.

A címtábla helyfoglalása minimális: Csak mintegy 2 – 3 százalékkal növeli meg a memória-felhasználást. Ugyanakkor lényegében a keresési sebesség sem függ a tárolt dokumentumok összterjedelmétől, a rendszer a kereséseket másodpercek alatt végzi el.

A keresés az előre megadott kulcsszavak, szövegrészek, ill. azok AND (ÉS), OR (VAGY), NOT (NEM) logikai kapcsolata szerint lehetséges. Lehet csak a profillapok adatai szerint keresni, de a keresés kiterjeszthető az indexelt dokumentumok belsejére is. Az utóbbit nevezzük teljes keresésnek (full search).

Például egy teljes keresés kulcsszavai:

Novell Support Center AND (Palo Alto OR Salt Lake City)Itt tehát olyan dokumentumot keresünk, amelyben együttesen szerepel a Novell

Support Center szóösszetétel, és ugyancsak benne van a szövegben a Palo Alto, vagy pedig a Salt Lake City városnév, esetleg mind a kettő.

A NOT logikai operátor a találati kulcsszó kizárását írja elő. Például, a

NOT (Los Angeles AND San Diego)

olyan szövegekre utalna, amelyekben sem a Los Angeles, sem pedig a San Diego városnevek nem fordulnak elő.

Ha egynél több dokumentum jelölődne ki, akkor vagy további kulcsszavakkal lehet szűkíteni a találati kört, vagy pedig már egyenként meg lehet tekinteni a számítógépen tárolt dokumentumokat.

Kliens-szerver architektúraA SoftSolutions dokumentumkezelő rendszer messzemenően képes igazodni a kliens-szerver architektúrájú üzemeltetéshez. Ehhez egy speciális modullal rendelkezik, amely a szerverre telepítendő. Ez a modul a Server Enhancement Module (SEM). A SEM a hatékony feladatmegosztás, ill. feladatvégrehajtás eszköze. Lehetővé teszi, hogy a három leginkább igényes munkafolyamat, vagyis

a profillapos indexelés és keresés, a dokumentumok indexelése és a teljes keresés, a dokumentum elérése és előhozása

egyaránt elvégezhető legyen a kliens-szerver technika keretében. A SoftSolutions olyan rendszer, amely mind a három funkciót képes ellátni kliens-szerver üzemmódban. Mindez azt jelenti, hogy a nyilvántartási és keresési funkciók egy vállalaton belül létrehozott számítógép-hálózatban teljes körben szervezetők meg, vagyis a dokumentumkezelés hálózati szinten valóíthatól meg.

Képkezelés a Watermark szoftverrelA SoftSolutions rendszerbe integrálva van a Watermark Software Inc. (USA) cég terméke, a Watermark Discovery, ill. a Watermark Professonal. Mindkét eszköz a Windows alatt működtethető.

A termék kifejlesztésével a cég azt kívánta elérni, hogy a PC-felhasználók körében éppúgy lehessen a képi (szkennerrel bevitt vagy faxon érkezett) dokumentumokat kezelni, mint bármely más gépi információt, adatot. A beszkennelt lapok képei fájlokban tárolódnak. A Watermark lehetővé teszi

ezek képernyőn történő gyors megjelenítését, nagyítását, forgatását,

kinyomtatását, szövegek kiemelését, bejelöléseket, megjegyzések hozzáfűzését, stb.

az eredeti dokumentum letárolt formájának megváltoztatása nélkül.A Watermark külön komponenssel rendelkezik a kliens-szerver architektúrában

való hatékony képkeresés-képfeldolgozás optimális szervezésére (Image Server), továbbá CD-ROM-os háttértárolókon való keresések szervezésére is (Hierarchical Storage Manager).

Megjegyzendő, hogy a Watermark termék önálló dokumentumkezelési felhasználásra is igénybe vehető. A SftSolutions profillapjához hasonló kísérő információs mezőt tart fenn, amely a nyilvántartást és a visszakeresést teszi lehetővé. Amikor a Watermark szorosan integrálva működik együtt a SoftSolutions-zel, akkor ennek a mezőnek a megjelenését elnyomja a SoftSolutions profillapja, vagyis a SoftSolutions automatikusan veszi át a nyilvántartást a Watermarktól.

A Watermark önálló felhasználása akkor javasolható, ha kizárólag szkennelt dokumentumok feldolgozására, archiválására van szükség ahol egy-egy dokumentum csak kevés kísérő információt igényel. Például kórházi betegkísérő dokumentumok:

leletek, lázgörbe, kardiogram, orvosi jelentések, stb.

Itt jegyezzük meg, hogy a hazai egészségügyi törvények a betegekre vonatkozó dokumentumok 30 évre szóló megőrzését írják elő, mégpedig a beteg későbbi kezelésének folytatása érdekében. Ez a törvény is alátámasztja a számítógépes kezelés fontosságát, mivel mindez jóval nagyobb megbízhatóságú tárolást tesz lehetővé, mint a papír vagy film alapú anyagoké.

Archiválás CD-ROM alapú háttértárolóraMindazokat a dokumentumokat, amelyeket az ügyviteli rendben egy adott időtartamon túl már igen kis valószínűséggel kell visszakeresni, de mégis megőrzésre valók egy-egy később felmerülő igény miatt, azokat célszerű archiválni.

Az archiválással az adott dokumentum kikerül az on-line elérhetőséggel tárolt fájlok köréből, ezáltal csökken a tárolási helyfoglalás, valamint a keresési ráfordítás ideje is.

Az archiválás mindig csak magára a dokumentumra vonatkozik, a profillapok és az indexállomány (címtábla) on-line maradnak a rendszerben.

Archiválásra való kijelölés lehetséges:

Dokumentum-típusokhoz élettartam-hozzárendeléssel. A profillap kitöltésekor archiválási időpont megadásával, a szkennelt

dokumentumok ellenőrzése után.

Nagytömegű dokumentum archív tárolására a legcélszerűbb, legbiztonságosabb megoldásnak a CD-ROM lemezek felhasználását tartjuk.

A SoftSolutions rendszer általkezelt dokumentumok tárolására három hozzáférési helyet célszerű megkülönböztetni:

Gyakori tárolási igény: on-line Winchesteren. Kisebb gyakoriságú elérési igény:on-line CD-ROM egységen. Erősen csökkent elérési igény: off-line CD-ROM egységen.

Az on-line CD-ROM egységek esetében kisebb terhelésnél az ún. minichanger típusú egység is megfelel, míg nagyobb tárolóigénynél az ún. juke-box típusú egységre van szükség. Utóbit mindig érdemes egy dedikált szerverhez rendelni.

Egy juke-box szekrényben 16, 32 vagy 64 diszk-egység helyezkedhet el. A számítógép mindegyik egységhez hozzá tud férni. (Gyártó cég: Pl. Hewlett-Packard.)

A tapasztalatok azt mutatják, hogy egy A4-es méretű szöveges dokumentumon levő információ tárolására

karakteres formátumban: 5 KByte, képi formátumban: 50 KByte

az átlagos tárolási igény. (Az A4-es oldal nem szöveges esetben is 50 KByte-os helyfoglalású átlagosan, beszkennelve.) Mint látható, az arány mintegy 10-szeresnek vehető a két megjelenítési formátum között. (A színes képek tárigénye ennél természetesen jóval nagyobb, mivel a színes pixelek tárolásához plusz kódinformáció szükséges.)

Egy CD-lemez tárolási kapacitása: 0,65 GByte = 650 MByte.(A CD-lemez csak az egyik oldalán képes tárolni.)

2.1. Alkalmazási esetek a SoftSolutionraRendszermegoldás közepes tárolóigény kielégítéséreA következőkben egy adott, kisebb mennyiségi igényű tárolási feladathoz határozzuk meg a szükséges számítógépi konfigurációt, valamint az ehhez kapcsoló tárfelhasználást is méretezzük.

Feldolgozandó dokumentummennyiség:

(Egy évben 250 effektív munkanappal számolva.)Papír formátumú: 500 oldal/nap: 125.000 oldal/év.

Gépi karakteres: 500 oldal/nap: 125.000 oldal/év.Összesen: 1000 oldal/nap: 250.000 oldal/év.

Dokumentumok tárolása:

Két hónapig minden dokumentum: on-line Winchesteren.Öt évig a dokumentumok 50 %-a: on-line CD-ROM egységen (minichanger).Azután igény szerint: off-line CD-ROM egységen.PC-s terminálok száma: 15 terminál.

A tárolási igény számítása:

Szkennelt dokumentumok:125.000 x 50.000 = 1,25 x 105 x 5 x 104 = 7,25 x 109 = 7,25 GByte.

Gépi karakteres dokumentumok:

125.000 x 5000 = 1,25 x 105 x 5 x 103 = 0,725 x 109 = 0,725 GByte.Összes tárolóigény: kb. 8 GByte.Az adott feldolgozási folyamatokhoz javasolt konfigurációt mutat a 1. ábra.

CD-ROM CD-ROM felíró

Szerver CD Szerver

Szkenner állomás és CD-felíró

Szkenner

Novell Netware

Windows munkaállomások

...

1. ábra: Konfiguráció közepes feldolgozási mennyiséghez

Rendszermegoldás nagyobb tárolóigény kielégítésére

Feldolgozandó dokumentummennyiség:

(Egy évben 250 effektív munkanappal számolva.)Papír formátumú: 2.000 oldal/nap: 500.000 oldal/év.Gépi karakteres: 3.000 oldal/nap: 750.000 oldal/év.

Összesen: 5.000 oldal/nap: 1.250.000 oldal/év.

Dokumentumok tárolása:

Archiválandó dokumentum-volumen: Évi 60 %.Archiválás médiuma: CD/ Juke-box.PC-s terminálok száma: 30 terminál.

A tárolási igény számítása:

Szkennelt dokumentumok:500.000 x 50.000 = 5 x 105 x 5 x 104 = 25 x 109 = 25 GByte.Gépi karakteres dokumentumok:750.000 x 5000 = 7,50 x 105x 5 x 103 = 3,750 x109 = 3,750 GByte.Összes tárolóigény: kb. 29 GByte.A fenti célokra alkalmas konfigurációt mutat a 2. ábra.

CD-ROM Juke-box

CD-ROM felíró

Szerver CD Szerver

Szkenner állomás és CD-felíró

Szkenner

Novell Netware

Windows munkaállomások

...

2. ábra: Konfiguráció nagy feldolgozási mennyiséghez

2.2. A PHARMAFONTANA Rt. számára méretezett és konfigurált dokumentumkezelő rendszer

(Esettanulmány)A PHARMAFONTANA Rt. cég (Budapest) profilja a gyógyszerforgalmazás.

Feladat: A már régóta működésben levő számítógépes raktárnyilvántartó rendszerhez kapcsolódóan dokumentumkezelő és archiváló rendszer létrehozása. Felhasznált dokumentumkezelő rendszer: SoftSolutions. A dokumentumkezelő rendszernek a beérkező és eladott gyógyszerekhez kapcsolódó iratanyagot kell követni és naprakészen feldolgozni.

A cég két adatbázissal rendelkezik:Központi adatbázis (KAB): Helyszín: Budapest, Zrínyi utcai központ.

Raktári adatbázis (RAB): Helyszín: Törökbálint, valamint Budapest, Kőbánya, Csillagvirág utca.

A PHARMAFONTANA két raktári telephellyel rendelkezik:

Törökbálint. Kőbánya.

A dokumentumkezelő rendszer három helyszínen hozandó létre:

A Zrínyi utcai központban. Törökbálinton, a raktári telephelyen. Kőbányán, a raktári telephelyen.

A gyógyszer-forgalmazás, a kereskedelmi feladat természetből adódóan, igen szigorú engedélyezési, dokumentálási követelmények teljesítésével jár. A 3. ábra mutatja az összes előírt, ill. szükséges dokumentumok áramlási útjait, a különböző helyek között. Az ábrán szereplő OGYI egy országos hatósági szerv, az Országos Gyógyszerészeti Intézet, amelynek egyedüli joga van arra engedélyt adni, hogy hazai forgalomba lehessen hozni egy adott gyógyszert. Az egyes dokumentumok pontosabb leírásától eltekintünk, mivel itt csak a teljes rendszer létrehozásával kapcsolatos kérdésekkel foglalkozunk.

Raktár

KÖZPONT

Vevők

OGYI & Eladók

RAB

KAB

Központi adatbázis

Raktári adatbázis

áru,

MT

TK, FE, AH

FE, A

H, B

T, O

T

TK - törzskönyvFE - forgalombahozatali engedélyMT - minőségi tanusítványAH - alaki hiba leírásaBT - betegtájékoztatóOT - orvostájékoztató

3. ábra: Dokumentumok áramlása

A megrendelőnek a feldolgozás és a folyamatszervezés módjából fakadóan a következő dokumentum-mennyiségek kezelésére van szüksége:

1) helyszín

Feldolgozandó dokumentummennyiség:

Papír formátumú (Zrínyi utca): 40 oldal/nap, azaz 10.000 oldal/év.(Szükséges lemezkapacitás: 0,50 GByte/év.)

Papír formátumú (Törökbálint): 100 oldal/nap, azaz 25.000 oldal/év.(Szükséges lemezkapacitás: 1,25 GByte/év.)

Dokumentumok tárolása:

Maximum 10 évig minden dokumentum:Cserélhető magneto-optikai (MO) diszken, off-line tárolva, csere után on-line eléréssel.A Zrínyi utcai és a Törökbálint-i helyek rendszerfelépítését a 4. ábra mutatja be.

UPS

DAT

File SzerverSoftSol SEM Nyomtató

Novell NetWare 4.1

Csatlakozás másik hálózathoz

Magneto-optikai szerver Munkaállomás

Magneto-optikai juke-box Szkenner

4. ábra: Rendszerfelépítés a Zrínyi utcai és a Törökbálint-i helyeken

Kiegészítő megjegyzések:1. A magneto-optikai diszkek felhasználására azért volt szükség, mert az ilyen típusú adathordozók képesek az előírt ideig biztonságosan megőrizni a felvitt információt.Az MO diszkek sajátságai:50 év garantált adatmegőrzési képesség.Kétoldalas felírásúak, így kapacitásuk kétszerese egy CD-ROM-énak:2 x 0,65 GByte = 1,30 GByte.2. A beiktatott UPS egység az áramkimaradás esetén veszi át a tápellátási feladatot, a feldolgozás folyamatosságának fenntartása, valamint az adatvesztés elkerülése érdekében. (UPS: Uninterruptible Power Supply, -szünetmentes tápegység.) A megtervezett konfiguráció-sémán szereplő DAT egység a napi rendszeres biztonsági mentésre szolgál. Nagymegbízhatóságú mágnesszalagos adathordozót tartalmaz.

2) Helyszín

Feldolgozandó dokumentummennyiség:

Papír formátumú (Kőbánya): 600 oldal/nap, azaz 150.000 oldal/év.(Szükséges lemezkapacitás: 7,50 GByte/év.)Dokumentumok tárolása: Maximum 10 évig minden dokumentum:Cserélhető magneto-optikai (MO) diszken, off-line tárolva, csere után on-line eléréssel.

2.3. Alkalmazások fejlesztése a SoftSolutions rendszeren belülA SoftSolutions lehetővé teszi, hogy a megrendelő vállalat igényeihez alkalmazkodó testreszabott és kulcsrakész megoldások jöjjenek létre. A testreszabáson túlmenően önálló alkalmazási folyamatok is kialakíthatóak.

A testreszabási (customization) és alkalmazásfejlesztési tevékenység kiterjedhet

a dokumentum-feldolgozási folyamatoknak a vállalti folyamatok rendjébe történő beillesztésére,

a profillapok igény szerinti kialakítására, a hierarchikus hozzáférési rend kialakítására, részfolyamatok automatizálására.

Az alkalmazások kifejlesztésére a SoftSolutions egy külön szoftver-komponenssel rendelkezik. A komponens elnevezése:

Software Developer’s Kit (SDK) Modul.

A megrendelő céljaihoz igazodó alkalmazás kifejlesztése nem jár olyan programozási munkával, ami a rendszer belső módosításához vezetne. Ehelyett a megoldás útja az, hogy az SDK által kezelt magas szintű nyelvi utasítások használata révén közöljük a SoftSolutions-zel azokat a működési beállításokat, amelyek az alkalmazáshoz ténylegesen kellenek.

3. Az Ascent Capture dokumentumkezelő rendszerAz Ascent Capture nevű dokumentumkezelő rendszer az amerikai Kofax Corporation cég terméke. A Kofax, húsz éves fennállása óta vezető helyet tölt be azon a szakterületen, ami a dokumentumok és adatok elektronikus üzleti információvá alakítására irányul. A cég tevékenységében kiemelt szerepet játszik a képi információhoz kapcsolódó eszközök és szoftverek fejlesztése.

Egy vállalatnál, a szokásos úton előállított, ill. keletkező dokumentumokra egyaránt jellemző a következő három tulajdonság:

Olyan információt hordoznak, ami kritikus a szervezet zökkenőmentes működése szempontjából.

Nehezen állíthatók elő, és nehezen is oszthatók meg. Jóval többe kerülnek időben, erőfeszítésben és pénzben, mint ahogy ezt

általában gondolják.

Az Ascent Capture arra szolgál, hogy az így keletkezett dokumentumokat, űrlapokat automatizáltan fogadja be, dolgozza fel, és ezáltal állítson elő megbízható, visszakereshető információt az üzleti alkalmazások számára.

Az Ascent vállalati számlákat tud fogadni, ami lehetővé teszi, hogy a számlakezelő részleg gyorsabban dolgozza fel őket, miáltal a korábbi kifizetéssel járó árengedményben részesül a cég.

Az archiválási funkciók ellátására szintén alkalmas az Ascent. Ezzel elősegíti azoknak a törvényi előírásoknak a betartását, amelyek a vállalati adatmegőrzésre vonatkoznak.

Az Ascent keretében az információ összegyűjtése, rendszerezése, egységesítése, és üzleti célra való hatékony átalakítása a következő három automatizált folyamatban megy végbe:

A hagyományos eszközökből származó dokumentumok és adatok összegyűjtése. Ilyen eszközök: szkennerek, fax szerverek, és más elektronikus adatgyűjtők.

Az összegyűjtött dokumentumok átalakítása felhasználható, visszakereshető információvá.

Az információ átadása a vállalat kritikus üzleti rendszerének, adatbázisnak, tartalomkezelő rendszereknek, egyedi üzleti alkalmazásoknak.

Az itt leírt Ascent-folyamat több ezer intézménynél, cégnél működik világszerte: olyan tevékenységi körökben, mint az államigazgatás, helyhatósági irányítás, gyártás, kereskedelem, szállítás, pénzügyi szolgáltatások, biztosítás, egészségügyi ellátás, számlázás, jogi ügyek.

Az Ascent Capture által elvégzett dokumentum-átalakítás a következő alapvető tevékenységekből áll össze:

A szkennelt dokumentumok minőségének javítása: Minél inkább automatizálva van a beolvasás menete, annál gyorsabb és hatékonyabb lesz a teljes információ-feldolgozási folyamat. Ezért igen kritikus a képi megjelenítés minőségének javítása: a gyenge minőségű képek megakadályozzák az információ pontos kinyerését, ami manuális korrigálást követelhet meg. Archiválási szempontból a gyenge képminőségnek az a következménye, hogy az archívum is gyenge minőségű lesz, ami túl nagy fájl-méretekben és pazarló diszkfoglalásban nyilvánul meg.Az Ascent olyan fejlett technikával van ellátva, ami a képminőséget javítani tudja, s ezáltal az információfogadás magas szintű automatizálása és pontos végrehatása válik lehetővé.

A dokumentumok és űrlapok osztályozása: Az információ különböző típusai különböző kezelésmódot igényelnek. Az viszont nem előnyös, ha elkülönült rendszereket kell fenntartanunk és futtatnunk az eltérő típusok feldolgozásához. A kívánatos megoldás az, amikor csak egyetlen rendszerünk van, amely képes automatikusan felismerni a különbséget például egy levél és egy számla között, és ennek megfelelően különböző módon is kezeli őket.Az Ascent igen fejlett felismerési technológiával rendelkezik, ami lehetővé teszi a dokumentumok közötti különbségek megtalálását, s így azok korrekt módon lesznek feldolgozva. Mindez az adott üzleti alkalmazás tévesztés nélküli végigvitelét eredményezi.

A megfelelő információ kinyerése: A dokumentumokban levő adatok automatizált kinyerése komoly időmegtakarítást, s így kisebb költséget eredményez a manuális feldolgozáshoz képest. Minden egyes automatikusan felismert betű vagy szám eggyel kevesebb leütést jelent annak a személynek, aki a klaviatúra mellett ül.Az Ascent olyan felismerési technológiát foglal magába, amelyet használva végigvizsgálja a dokumentumokat és űrlapokat, szöveget, számokat, beikszeléseket, stb. azonosít, majd kinyeri a megfelelő információt.

Annak validálása, hogy az információ teljes és korrekt: A feldolgozás során befogadott információ csak akkor használható fel, ha az helyes információ. Szükség van tehát arra, hogy a kinyert információ helyességéről meggyőződjünk, vagyis validáljuk ezt az információt azáltal, hogy összevetjük a szkennelt dokumentummal vagy más üzleti rendszerekkel, mielőtt a saját üzleti alkalmazásunkba vezetnénk át.Az Ascent számos olyan megoldást tartalmaz, amelyek megkönnyítik a validálás végrehajtását. Ilyenek például: egy központi operátor végezheti az

összehasonlítást, vagy egy adott terület szakértője, továbbá automatizált adatbázis-összehasonlítás is lehetséges más üzleti rendszerek adatbázisával.

Az Ascent Capture szoftverterméket jelenleg széles körben használják Magyarországon. A legfontosabb felhasználási területei a következők:

Ipari szektor, gyártó cégek, vállalatok. Pénzügyi szektor, bankok. Távközlési szektor.

Az egyes területeken a megvásárolt licenc-számtól, a kiépítéstől, valamint a megrendelt testreszabás bonyolultságától függően a termék árfekvése 2 millió Ft-tól 60 millió Ft-ig terjed. (Az árakra vonatkozó tájékoztatás 2006-ból származik.)

4. Csoportmunkát támogató rendszerekAz ügyviteli feladatok gyakran járnak csoportmunkával, egyetlen szervezeti egységen belüli munkamegosztással. Ennek a legegyszerűbb formája, amikor az együttműködés egymás munkájának ellenőrzésére és főnöki jóváhagyására terjed ki. Vannak azonban már az ügyvitelben is olyan feladatok, amelyek több különböző szakértelmű személy együttes munkáját követelik meg, akár egy szervezeti egységen belüli szakreferensekét, akár különböző szakmára specializálódott funkcionális egységek tagjaiét. A gazdaságban még inkább előfordul, főként funkcionális formájú szervezetben, hogy több szervezeti egység tagjai működnek együtt egy-egy feladat megoldásában. Az ismétlődő feladatok esetében ezt többnyire egy vállalati/intézményi ügyrend szabályozza, míg az egyszeri, és az összetettebb, nagyobb feladatok esetében gyakran egy erre a célra létrehozott különleges szervezeti forma, a projekt, valósítja meg.

Bármelyik esettel is van dolgunk, személyeknek kell dokumentumokat cserélniük úgy, hogy azokat illetéktelen ne láthassa, az illetékesek viszont lehetőleg gyorsan és egyszerűen hozzáférjenek a közös dokumentumokhoz. Ezen kívül éppúgy be kell tartani az előző 1 alfejezetben említett eljárási szabályokat, mint minden dokumentumkezelő rendszerben. Ez tehát egy szervezetnek és a dokumentumkezelő rendszernek a szabályozott kölcsönhatása, együttműködése, amelyben előnyös, ha a dokumentumkezelő rendszer maga biztosítja a kezelésre vonatkozó szabályok betartását.

Régebben ennek az együttműködésnek az elektronikus formája csak egy vállalaton-intézményen belül valósult meg, manapság, az Internet és az intra- és extranetek világában kilép a vállalat kereteiből, és vállalatok közötti együttműködést is tartalmazhat. Ebben az esetben nyilvánvalóan fokozódnak a kellő szintű biztonság elérésének a nehézségei és költségei. Az is nyilvánvaló, hogy a feladat lényegében azonos, akár gazdasági szervezetről (vállalatról), akár más, például államigazgatási szervezetről (hivatalról) van-e szó, legfeljebb a hangsúlyok mások.

A csoportmunka érdembeli elősegítéséhez szükséges, hogy a dokumentumkezelésre vonatkozó szabályok sokoldalúan megadhatók, a konkrét esetre igazíthatók legyenek, és az információs rendszernek legyenek eszközei azok betartatására. Ezen kívül elvárható a rendszertől, és ebben különbözik a pusztán dokumentumkezelő rendszerektől, hogy aktívan segítse is a személyek, szervezeti egységek közötti együttműködést. Ehhez – többek között – olyan szolgáltatásokat kell nyújtania, mint a dokumentumokkal kapcsolatos határidők beprogramozhatósága, amelyekre azután figyelmeztet, a megbeszélések és más, a

munka koordinálásával összefüggő események beprogramozhatósága, a hozzá tartozó értesítések elkészítése és kiküldése, a dokumentumokhoz és eseményekhez tartozó névsorok és dokumentumlisták karbantartása.

Megállapítható, hogy a korszerű csoportmunkát támogató rendszerekre is igaz, ami a legtöbb vállalati információs rendszerre, hogy a gazdag lehetőségekből egy-egy felhasználó általában csak egy viszonylag szűk részhalmazt használ, a rendszer többi lehetőségét kihasználatlanul hagyva.

4.1. Az IBM cég Lotus Notes rendszereTerméknév: Lotus Notes.Forgalmazza: IBM Corporation (USA).

A világon a legelterjedtebb irodaautomatizálási rendszer. Magyarországon 30.000 felhasználási hely (ún. Seat) létezik (2002-es adat). Egy seat = egy PC-állomás. A magas teljesítménykategória és ár miatt a felhasználói kör:

Nagyvállalatok, nagy létszámú intézmények.Például: Tiszai Vegyi Kombinát Rt. (TVK Rt.) Itt 200-300 PC-n használják, 20 különböző vállalati egységnél, irodánál.

Itt említjük meg, hogy az első piaci verzió kifejlesztési költsége 60 millió dollár volt. 1990-ben jelentek meg vele. (60 millió dollár = 14 milliárd forint.)

Általános jellemzőkA Notes egy kliens-szerver felépítésű, dokumentumkezelésre tervezett keretrendszer. Egyszerre fejlesztő és futtató környezet. Számos szerver és kliens platformon fut. Az információ a Notes szerveren tárolható, ezáltal elérhetővé válik minden arra jogosult munkatárs számára a hálózatban. Távoli telephelyeken is telepíthetők Notes szerverek, amelyek adatbázis-replikáció (ismételt létrehozás) segítségével mindig a friss adatokat tartalmazzák. A Notes notebook-on is használható, ha a felhasználó időnként kapcsolatot épít fel a szerverhez.

A Lotus Notes magja a dokumentációs adatbáziskezelő és a hozzátervezett fejlesztői környezet, valamint az integrált levelezési rendszer. Ezek segítségével olyan iratkezelési rendszer hozható létre, amely pontosan illeszkedik egy vállalat elvárásaihoz. Bármilyen üzleti vagy irodai folyamatot meg lehet valósítani egy Notes alkalmazással. Mindemellett az igények változásával az alkalmazás is könnyen megváltoztatható.

A Notes-szal összekapcsolva továbbra is használható minden szoftver, amit egy cégnél megszoktak a munkatársak. A Notes egységesen kezeli az összes szövegszerkesztő és táblázatkezelő program által létrehozott dokumentumot. A relációs adatbáziskezelővel feldolgozott vállalati adatok is könnyen elérhetőek a Notes számára.

A felhasználók száma, az adatbázisok mérete, a központi kiszolgáló számítógépek száma az igényeknek megfelelően alakítható ki a kis munkacsoporttól a tízezer fős vállalti központig. A Notes erőssége, hogy több telephelyen is működtethető úgy, hogy mindenütt ugyanazokat az adatokat érik el a felhasználók (replikációs technika segítségével). Ez az egyik oka annak, hogy népszerű a multinacionális cégek körében.

A következőkben részletesebben is áttekintjük a legfontosabb tulajdonságokat, ill. működtetési módokat.Dokumentum-nyilvántartás és keresés: A Notes beépített dokumentumkezelő adatbázisa az egyedi igényeknek megfelelő struktúrában tárolja az információt. A Notes dokumentumok bármilyen szoftverrel készülhetnek, és egyszerre

tartalmazhatnak szöveget, képeket, táblázatokat, stb. A dokumentumokba azonsító mezők építhetők be (pl. szerző, dátum, kitől, kinek, tárgy, iktatószám, stb.). Visszakeresésre többféle lehetőség kínálkozik: megválasztható nézetek (hierarchikus csoportosítások), logikai feltételek, szabad szavas keresés az egész iratban, valamint szűkítő keresés.Teljes fejlesztői eszközkészlet: A Notes beépített fejlesztési eszközeivel definiálhatunk űrlapokat, adatmezőket, adatcserét más adatbázisokkal és alkalmazásokkal, létrehozhatunk automatikus ügymenetet, készíthetünk háttérben futó makrókat. Egy átlagosan tapasztalt felhasználó is képes egyszerű alkalmazásokat készíteni, alig néhány óra alatt. Komplex feladatok néhány hét alatt megvalósíthatók. Számos kiegészítő fejlesztőeszköz is megvásárolható a LotusNotes-hoz.Beépített elektronikus levelezés: A Notes egy teljes levelezési rendszert is tartalmaz, és bármelyik Notes-alkalmazásból küldhetünk elektronikus levelet. A levelezési rendszer összekapcsolható más levelezési rendszerekkel, mint például cc:mail, Internet, SMTP, X.400, MHS. Nem csak elektronikus levelet, hanem faxot is küldhetünk és fogadhatunk Notes-ban a Notes Fax Server termék segítségével.Replikációs technológia: Egy országos Notes rendszer létrehozásához elég egyetlen telefonvonal elegendő. A különböző helyeken működő Notes-alkalmazások ugyanazokat az adatokat tartalmazzák, mivel az adatbázis tartalma az egyes szerverek között automatikusan felfrissítődik: a változások az egyik szerverből eljutnak a másikba. Ehhez egy telefonvonalra vagy egy adatvonalra van szükség. A replikáció során nemcsak az adatok, hanem a hozzáférési jogok, valamint az alkalmazásfejlesztés során létrejövő változások is szinkronizálódnak az egész rendszerben. A replikáció a szerver és a kliens között is lehetséges, így saját gépünkön is tarthatunk adatbázisokat.Biztonsági rendszer: A Notes adatbázisokhoz való hozzáférési jogok hét szinten definiálhatók:

szerver szinten, adatbázis szinten, nézet szinten, űrlap szinten, irat szinten, bekezdés szinten, adatmező szinten.

Mindez RSA titkosítási-rejtjelzési eljárással történik. (Itt jegyezzük meg, hogy ennek tudható be az a tény, hogy többek között az amerikai Pentagon és a CIA is használja a Notes-ot titkos iratok kezelésére.) A felhasználó nem csak jelszóval, hanem fizikailag is elválaszthat elektronikus azonosítóval is védheti adatait. Egy jelszót például a rendszeradminisztrátor sem tud megfejteni.Rendszerfelügyelet: A Notes rendszergazda helyben és távolról is képes felügyelni a Notes szerverek működését, beállítani a rendszerparamétereket, létrehozni és törölni felhasználókat, stb. Nagy rendszerek számra grafikus rendszer-felügyeleti eszköz is alkalmazható. Ez a NotesView.Bevezetés: A Notes-ban olyan célalkalmazások készíthetők, amelyek használatához nincs szükség a teljes Notes szoftver ismeretére. A munkatársak ezért napok alatt el tudják sajátítani az ilyen Notes-alkalmazások használatát.

Internet kapcsolat: A Notes-levelezés összekapcsolható az Internet-tel, ezen kívül a Notes szerver használható Internet-információ szolgáltatására is. Erre a célra az InterNotes komponens alkalmazható.Ügymenet (work flow) tervezése: A Notes eszközeivel leképezhetők az adminisztrációs és üzleti folyamatok. Megadható a dokumentumok útja, makrókkal lehet figyelni az egyes folyamatok állását. Például, a határidő betartására a rendszer automatikusan figyelmezteti a felhasználót. Kiegészítő termékként grafikus ügymenet-tervező eszköz is kapható. Ez a Lotus Forms.Papíralapú dokumentumok kezelése: A Notes támogatja a papírdokumentumok elektronikus képpé alakítását (szkennelését) és tárolását, megtekintését, módosítását. Ezáltal egy teljes papír-irattár elektronizálható. A keletkező nagy adatmennyiség tárolását a Notes optikai eszközön is lehetővé teszi (jukebox). A képeken lehet OCR karakterfelismerést s végezni. Az itt felsorolt funkciók a Lotus Notes: Document Imaging kiegészítő termék felhasználását igénylik.Kiegészítő termékválaszték: Az alábbiakban felsoroljuk a Lotus Notes-hoz tartozó főbb kiegészítő komponenseket (köztük azokat is, amelyekről már történt említés):

Lotus Fax Server (faxok küldése és fogadása), Lotus Organizer (csoportos naptár funkció), Lotus Forms (grafikus work flow), NotesView (rendszerfelügyelet), Internotes Web Publisher(Internetes információ szolgáltatása), Lotus Notes: Document Imaging (szkennelés és archiválás), Notes OCR (karakterfelismerés), Notes VIP (grafikus fejlesztőeszköz), Notes API Toolkit (programozói interfész eszközkészlete), Lotus Approach (adatbáziskezelő Windows alá), Lotus WordPro (team-munkában végezhető szövegfeldolgozás), Lotus 1-2-3 (táblázatkezelés Windows környezetben), Lotus ScreenCam (multimédia kép- és hangfelvevő eszköz Windows

környezetben).

Szolgáltatási háttér: A Lotusnak Magyarországon mintegy húsz üzleti partnere van, akik Notes alkalmazásfejlesztéssel és rendszertámogatással, valamint rendszerintegrálással, tanácsadással, oktatással foglakoznak. Ezek közismert informatikai cégek, akik okleveles Notes szakértőkkel rendelkeznek.

Felhasználási módokA legfontosabb alkalmazási lehetőségek az alábbiak:

Iktatás:Az irodai iktatókönyv pontos leképezését adja. A beérkező iratok automatikusan irányíthatók a feldolgozási helyükre. Bármely irat azonnal megtalálható, és minden az üggyel kapcsolatos esemény adminisztrálva lesz, s ezáltal követhetővé válik.

Ügyfélkezelés:A felhasználó a megfelelő Notes-alkalmazás segítségével bármelyik ügyfelével kapcsolatos eseményeket könnyen tudja adminisztrálni és követni. Az ügyfelek lehetnek vevők, beszállítók, vagy államigazgatási alkalmazottak, másodpercek alatt hozzáfér minden levél- és faxváltáshoz, ajánlathoz, szerződéshez, vagy tárgyalási jegyzőkönyvhöz. Ha egy ügyféllel több munkatárs dolgozik, mindegyik pontosan ismeri a többiek tevékenységét.

Projektkövetés:A projektvezető időveszteség nélkül tudja követni az ellenőrzése alá tartozó projekteket. A szerteágazó tevékenységek pillanatnyi állapotát, határidejét, felelősét, soron következő feladatait, a teljesítéseket, ill. elmaradásokat, stb. Mindezt az információt áttekinthetően jeleníti meg a Lotus Notes. Amellett a projekt teljes dokumentációja is rendelkezésre áll, rendezett formában.

Termékdokumentációs adatbázis:A gyártó, valamint forgalmazó, értékesítő cégek részére kihasználható lehetőség, amelyben bármelyik termékről azonnal kielégítő információhoz lehet jutni. Erre vonatkozóan a Lotus Notes teljes dokumentációs rendszer felépítést teszi lehetővé. (Ilyet használt például a Compaq számítógépgyártó cég, amely nemrég beolvadt a Hewlett-Packardba.)

Összefoglaló áttekintésA következőkben összefoglaló áttekintést adunk mindazokról a jellegzetességekről, amelyek a Lotus Notes-hoz kapcsolódnak.

Work flow (Számítógépes munkafolyamat), Web-Szerver (tartalmazza), E-mail, Internet, Intranet, Digitális aláírás, Titkosítás.

Integráltan kezeli az olyan Web-keresőket, mint a

Netscape, Microsoft Explorer. Kompatibilis szoftver platformok: Windows, Windows-NT, Novell-Netware, HP-UX, IBM-AIX, SUN-ULTRIX, UNIX, Linux.

Irodaautomatizálási funkciók:

Iktatás, ügykövetés, ügyiratkövetés, határidő-követés, munkafolyamatok követése, dokumentumkezelés.

Dokumentum-könyvtárak szervezése:

Belső szabályzatok. Szerződések. Vevőszolgálat.

Beszerzések. Számlaforgalom.

Felhasználási előnyök:

Tipikus internetes rendszer. Lehetővé teszi a külső kapcsolatok fenntartását Web-en keresztül. A vállalat beintegrálódik a külső világba.

A Web-es környezetbe történő integrálást teszik lehetővé az alábbi egységek:

Szerverhez tartozó komponensek: DOMINO CONNECT Modul: (Ez kell a szerverre.)

Intranetes adatforgalom szervezése: DOMINO Modul: (Ez is a szerverre kell.)

További szervere-komponensek: Web Management (Web kezelése). Database (Adatbázis kezelése). Mail Managing (Postázás kezelése).

Az automatikusan felismert és kezelt adatbázis-szervezések: DB2, SYBASE, ORACLE.

Az adatbázisokkal való kapcsolattartás intézését végző modul:

Notes Pump Module.Funkciója: A kétirányú adatmozgatás szervezése, vezérlése és lebonyolítása.

Irodai folyamatok automatizálása:A felhasználó számára az irodai folyamatokat automatizálni érdemes. Ehhez

Notes-alkalmazásokat kell kidolgozni és fejleszteni, a Lotus Notes által nyújtott felhasználói szintű fejlesztő eszközök révén.Például:

Vevőszolgálati folyamat. Űrlapok kezelése. Megjelenítések fejlesztése.

Egy ilyen folyamatnál a Notes-alkalmazás kezeli

az adatbázist, a vevő bejelentkezését, a folyamatban levő (nem lezárt) ügyeket, űrlapokat, átadás-átvételi iratokat, beszerzési tételeket (ezek nyilvántartását végzi).

Néhány ár-adat (2000-es év):

DOMINO Szerver Modul (belső kapcsolatokhoz): 300 ezer Ft.DOMINO CONNECT Modul (külső kapcsolatokhoz): 1,5 millió Ft.Kliens-szoftver: 16 ezer Ft/ állomás.

Az árképzésről elmondható, hogy az árak nagymértékben függenek a vásárolt felhasználói licencek számától. Nagyobb egymást követő vásárlások esetén nem csak az aktuális vásárlás, hanem a korábbi vásárlások is beleszámítanak a mennyiségi engedménybe. A Lotus Notes új verzióira történő frissítés megvásárolható a mindenkori frissítési áron, vagy itt is figyelembe vehető az árkedvezményben a korábban vásárolt nagyobb számú licenc.

5. Virtuális vállalati rendszerekA számítógépes hálózati technológia ma már lehetővé teszi, hogy a menedzserek több, egymástól távol eső helyen dolgozó alkalmazott munkáját fogják össze és felügyeljék, irányítsák. Ezáltal egy ún. virtuális vállalat (virtuális iroda) jön létre, amely ezekből az alkalmazottakból tevődik össze. A technológia által kínált rugalmasság lehetővé teszi, hogy a menedzserek a hozzáértésük és tapasztalatuk alapján válogassák össze egy-egy projekt munkatársait.

Ebben a környezetben mód van arra, hogy a feladathoz a leginkább megfelelő szakértőket egy listáról lehessen kiválogatni, a mindenkori igények szerint. Ennek megfelelően a virtuális vállalatokban a projektek tagjai a világ különböző helyein tudnak összehangoltan dolgozni, egymással szoros kapcsolatban állva. A munkafolyamatot lehetővé tevő hálózati technológia a következő eszközöket, ill. szolgáltatásokat biztosítja:

elektronikus posta (E-mail), elektronikus kommunikációs tábla, audió-konferencia, számítógép-konferencia, hangposta, videótelefon, videó-konferencia, web-helyek.

Egy audió-konferencia kisebb összejövetelekhez használható fel, ahol legfeljebb 10-15 résztvevő tekinti át a projektet, vagy vitatja meg a költségvetést. Az elektronikus kommunikációs tábla és a faxok arra jók, hogy a nehezebb problémákat tudják megoldani, a projekt mindegyik tagjának bevonásával. A személyes üzenetek, valamint a részjelentések E-mailben vagy hangpostával intézhetők. A fax vagy a web-helyek a statikusabb adatok megosztására használhatók, mint pl. a szervezeti diagramok, projekt-leírások, vagy feladatleírások. A számítógép-konferencia és a videó-konferencia valós idejű prezentációk tartását, megjelenítését segítik elő.

A virtuális vállalat üzleti és projekttevékenységeinek végzésére komoly támogatást jelent az Interneten működő két elterjedt böngészőprogram (browser), a Netscape Communicator és az Internet Explorer. Mindkét alkalmazást olyan irányban fejlesztették tovább a kibocsátók, hogy az egymástól távoli munkaállomásokon dolgozó team-tagok csoportosan tudjanak információt cserélni egymás között. Az információcsere kiterjed a multimédia lehetőségeire, vagyis képátvitelre és hangátvitelre, továbbá fájlok és programok cseréjére is.