misiune de audit inventarierea patrimoniului
TRANSCRIPT
DIRECŢIA DE MUNCĂ, FAMILIE ŞI
SOLIDARITATE SOCIALĂ
CUPRINS:
1
CAPITOLUL I: PREZENTAREA INSTITUŢIEI.......................................................................................................3
CAPITOLUL II: PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT............................................................................................7
ORDIN DE SERVICIU......................................................................................................................................................7DECLARAŢIE DE INDEPENDENŢĂ.............................................................................................................................8NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN.............................................10COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR...........................................................................................................................11ANALIZA RISCURILOR................................................................................................................................................17
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile...........................................................................................................17Identificarea riscurilor.............................................................................................................................................20Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora şi aprecierea nivelului riscurilor................................................25Stabilirea nivelului riscului şi a puctajului total al riscului....................................................................................27Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor...............................................................................................33Tabelul punctelor tari si punctelor slabe.................................................................................................................39Tematica în detaliu a operaţiilor auditabile............................................................................................................44
ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN.............................................................................................45Program de audit intern...........................................................................................................................................45Programul intervenţiei la faţa locului......................................................................................................................50
ŞEDINŢA DE DESCHIDERE.........................................................................................................................................51Minuta şedinţei de deschidere..................................................................................................................................52
CAPITOLUL III: INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI........................................................................................54
COLECTAREA INFORMAŢIILOR..................................................................................................................................................55Chestionar lista de verificare...................................................................................................................................57FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1..............................................................................63FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2..............................................................................64FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3..............................................................................66
FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR..................................................................................................67ÎNCHIDEREA ŞEDINŢEI.............................................................................................................................................................69
Minuta şedinţei de închidere....................................................................................................................................69
CAPITOLUL IV: RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN...............................................................................71
ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT........................................................................................................................71RAPORT DE AUDIT INTERN.................................................................................................................................72
CAPITOLUL V: URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR..........................................................................................79
FIŞĂ DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR...................................................................................................................................79
CAPITOLUL VI: SUPERVIZAREA...........................................................................................................................80
FIŞĂ DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN........................................................................................................................80
Fişă de evaluare a misiunii de audit intern
2
CAPITOLUL I: PREZENTAREA INSTITUŢIEI
Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială, denumită în continuare DDFSS, este
organizată şi funcţionează în baza Hotărârii Guvernului nr 737/2003 privind organizarea şi
funcţionarea Ministerului Muncii, Solidarităţii Sociale şi Familiei.
DDFSS este instituţie publică cu personalitate juridică finanţată de la bugetul de stat.
DDFSS este serviciu public descentralizat al miniterului – asigură în teritoriu aplicarea
unitară a legislaţiei muncii, protecţiei sociale, asistenţei sociale şi familiei.
DDFSS îşi exercită atribuţiile, în principal, în următoarele domenii:
✔ Dialog social, legislaţie, salarizare, conflicte şi contracte colective de muncă;
✔ Audit public intern;
✔ Asistenţă socială;
✔ Resurse umane;
✔ Financiar contabilitate;
✔ Informatică.
În exercitarea atribuţiilor DDFSS are dreptul să ceară, iar agenţii economici, celelalte
persoane fizice şi juridice care încadrează personal, au obligaţia să prezinte documentele necesare
verificării şi controlului asupra modului în care se aplică legislaţia în domeniul de activitate al
DDFSS.
DDFSS Botoşani îndeplineşte următoarele atribuţii:
➢ Atribuţii privind auditul intern în conformitate cu prevederile Legii nr 672/2002, privind
auditul intern;
➢ Organizează şi coordonează activităţile de asistenţă socială de ocrotire a minorilor şi
familiei, a bătrânilor pensionari şi nepensionari, precum şi a altor categorii de persoane
vulnerabile;
➢ Colaborează cu organizaţiile non-profit care au ca obiect de activitatea protecţia socială;
➢ Sprijină agenţii economici şi unităţile bugetare în vederea aplicării corecte şi concrete a
legislaţiei în domeniul salarizării, normării muncii, încheierii contractelor colective de muncă;
➢ Solicită agenţilor economici şi instituţiilor publice ca în aplicarea legislaţiei să ia măsuri
pentru înlaturarea deficienţelor constatate;
3
➢ Aplică măsuri de sancţionare contravenţională, a celor care încalcă dispoziţiile legale din
domeniul muncii şi solidarităţii sociale;
➢ Sprijină acţiunea de negociere a contractelor colective de muncă, înregistrează şi
organizează evidenţa acestora;
➢ Asigură aplicarea prevederilor Ordonanţei de Guvern nr 129/2000 privind formarea
profesională a adulţilor, republicată şi a Hotărârii de Guvern nr 522/2003 pentru aprobarea
Normelor de aplicare a ordonanţei;
➢ Exercită în condiţiile prevăzute de lege, concilierea şi arbitrajul în cazul conflictelor de
interese;
➢ Colaborează cu celelalte instituţii şi unităţi în vederea îndeplinirii atribuţiilor proprii;
➢ Desfăşoară acticităţi în domeniul respectării drepturilor femeii şi politicilor familiale;
➢ Distribuie bilete de odihnă şi tratament persoanelor îndreptăţite, pe baza solicitărilor
acestora, în cotele stabilite prin ordin al miniterului muncii şi solidarităţii sociale.
DDFSS Botoşani asigură secretariatul comisiilor care işi desfăşoară activitatea pe unele
domenii de activitate ale acesteia, pe baza propriilor regulamente de organizare şi funţionare.
Structura organizatorică a DDFSS Botoşani:
1. Directorul executiv , conduce întreaga activitate a direcţiei şi este preşedintele colegiului
de conducere.
Directorul executiv are în coordonare directă următoarele compartimente:
a) dialog social legislaţie, salarizare, conflicte şi contracte colective de muncă;
b) audit public intern;
c) compartimentul relaţii cu publicul;
d) informatica.
2. Director executiv adjunct – economic , coordonează activitatea următoarelor
compartimente:
a) resurse umane;
b) financiar, contabiliate.
3. Director executiv adjunct – asistenţă socială , coordonează activitatea următoarelor
compartimente:
a) monitorizare prestaţii şi servicii sociale;
b) monitorizare programe pentru familie;
c) finanţare asistenţă socială.
4
Compartimentele din structura organizatorică a direcţiei se pot organiza, potrivit legii, la
nivel de serviciu sau birou, în funcţie de importanţa şi complexitatea activităţii şi potrivit structurii
organizatorice aprobate prin Ordinul nr 231/2003 al ministerului muncii, solidarităţii sociale şi
familiei.
Director executiv al DDFSS Botoşani răspunde de buna desfăşurare a activităţii direcţiei şi
este numit prin ordin de către ministerul muncii, solidarităţii sociale şi familiei, conform legii, cu
avizul consultativ al prefectului. Pe lângă directorul executiv al direcţiei funcţionează colegiul de
conducere al direcţiei, ca organ consultativ.
Directorul executiv conduce întreaga activitate a direcţiei şi o reprezintă în raporturile cu
Ministerul Muncii, Solidarităţii Sociale şi Familiei, cu organele administraţiei publice locale,
celelalte instituţii publice unităţi economice şi cu alte persoane fizice şi juridice.
Colegiul de conducere al direcţiei – organ consultativ al directorului general al DDFSS
Botoşani, compune din:
director executiv – preşedinte;
directorii executivi adjuncti;
responsabili ai principalelor compartimente ale direcţiei sau reprezentanţi ai salariaţilor
după caz.
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A DDFSS BOTOŞANI
5
6
DIRECTOR EXECUTIV
MONITORIZAREA ŞI
COMBATEREA VIOLENTEI IN
FAMILIE
DIALOG SOCIAL, LEGISLAŢIE,
SALARIZARE, CONFLICTE ŞI
CONTRACTE COLECTIVE DE
MUNCĂ
COMPORTAMENT DE EGALITATE
ÎNTRE FEMEI ŞI BĂRBAŢI
AUDIT INTERN
COMPARTIMENT RELAŢII CU
PUBLICUL
DIRECTOR EXECUTIV ADJUNCT DIRECTOR EXECUTIV ADJUNCT
MONITORIZARE
PRESTAŢII ŞI
SERVICII SOCIALE
MONITORIZARE
PROGRAMARE
PENTRU FAMILIE
FINANTARE
ASISTENŢĂ
SOCIALA
FINANCIAR
CONTABILITATE
FINANTARE
ASISTENŢĂ
SOCIALA
CAPITOLUL II: PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
Etapa de pregătire a misiunii este foarte importantă, deoarece necesită din partea auditorilor o
informare completă despre activitatea ce urmează a fi auditată. Această informare se referă la
cunoaşterea reglementărilor în domeniu, dar şi la cunoaşterea particularităţilor legate de activitatea
ce urmează a se audita. De asemenea, în această etapă este necesară urmărirea unor proceduri
precum:
Primul pas al procedurii este Ordinul de serviciu. Acesta este întocmit de către
conducătorul compartimentului de audit, care repartizează sarcinile de serviciu pentru fiecare
auditor în parte.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
NR. 218 /14.03.2009
ORDIN DE SERVICIU
În conformitate cu prevederile Legii nr 672/2002 privind auditul public intern, ale O.M.F.P.
nr 38/2003 de aprobare a normelor metodologice privind exercitarea activităţii de audit public
intern, ale Normelor metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F.
nr 400/2003 şi ale Planului de audit public intern pe anul 2009 se va efectua misiunea de audit
public intern ,,ACTIVITATEA DE INVENTARIERE ŞI VALORIFICAREA
REZULTATULUI ACESTEIA” la serviciul financiar contabilitate administrativ, în perioada
14.03.2009-15.04.2009.
Scopul misiunii de audit este de a asigura că inventarierea anuala a patrimoniului DDFSS
Botoşani pe anul 2008 a fost efectuată în conformitate cu prevederile legale (Ordin 1753/2004
pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ si
pasiv, Ordin 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si
conducerea contabilitatii institutiilor publice, Legea contabilitatii nr. 82/1991) şi casarea şi
amortizarea imobilizărilor respectă cerinţele stabilite prin Ordinul Ministerului Finanţelor Publice.
Obiectivele misiunii de audit sunt următoarele :
7
1. Pregătirea inventarierii.
2. Inventarierea patrimoniului.
3. Valorificarea inventarierii.
4. Completarea registrului inventar.
Menţionam că se va efectua un audit de regularitate.
Misiunea de audit va fi realizata de auditorul public intern
După informarea auditorilor despre misiunea ce urmează a o efectua aceştia trebuie să dea
o Declaraţie de independenţă prin care declară dacă au relaţii cu instituţia sau activitatea auditată,
dacă au avut sau au relaţii oficiale, personale sau financiare cu persoane angajate în activitatea
auditată sau dacă sunt implicaţi în vre-un fel în activitatea respectivă. Scopul acestei declaraţii este
de a verifica eventuale incompatibilităţi personale ale auditorilor desemnaţi în misiune.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
Compartiment audit public intern
Nr. 7353/15.05.2008
Se aprobă,
DIRECTOR EXECUTIV
DECLARAŢIE DE INDEPENDENŢĂ
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Data : 14.03.2009
Incompatibilităţi în legătură cu structura auditată Da NuAţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu
cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă
interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în
orice fel?
X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau
obiective, care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? X
8
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3
ani, într-un mod, în activitatea structurii ce va fi auditată? XAveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor
finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană? XAţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de
control ale structurii ce urmează a fi auditată? XSunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv
cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu
membrii organului de conducere colectivă?
X
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă
angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau
organizaţie sau nivel guvernamental?
X
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de
plată pentru structura ce va fi auditată? XAţi ţinut anterior contabilitatea la structura ce va fi auditată? XAveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la
structura ce va fi auditată? XDacă în timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate
personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze
abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale,
notificaţi şeful Serviciului Audit Intern de urgenţă?
X
Auditor public intern,
Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern are ca scop informarea
entităţii sau a structurii ce urmează să fie auditată de declanşarea misiunii. Informarea structurii ce
se va audita are drept scop de a asigura desfăşurarea normală a activităţii de audit.
În acest sens, auditorii pregătesc o adresă de notificare pe care o transmit entităţii sau
structurii ce urmează a fi auditată, cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii. Adresa de notificare
este verificată de conducătorul compartimentului de audit si este semnată de acesta, după care i se
dă un număr de înregistrare de secretariat şi este trimisă instituţiei sau structurii ce urmează a se
studia, iar auditorii vor ataşa la dosar o copie a acestei adrese.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
9
NR. 91 /14.03.2008
NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN
Către, SERVICIUL FINANCIAR CONTABILITATE ADMINISTRATIV
De la: auditor public intern
Referitor la misiunea de audit intern: ACTIVITATEA DE INVENTARIERE ŞI
VALORIFICAREA REZULTATELOR ACESTEIA.
In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2009 în baza ordinului de serviciu nr.
218/14.03.2009, urmeaza ca în perioada 14.03.2009-15.04.2009 să efectuez o misiune de audit
public intern cu tema ACTIVITATEA DE INVENTARIERE ŞI VALORIFICAREA
REZULTATELOR ACESTEIA în cadrul Serviciului financiar contabilitate administrativ.
Auditorul va evalua modul în care s-a stabilit situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv
ce alcătuiesc patrimoniul aflat în administrarea DDFSS Botoşani.
Ulterior vă voi contacta pentru a stabili de comun acord sedinţa de deschidere în vederea
discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinzând:
- prezentarea auditorului;
- principalele obiective ale misiunii de audit intern;
- modul de desfăşurare a intervenţiei la faţa locului;
- scopul misiunii de audit intern;
- alte aspecte.
Pentru o bună auditare a activităţii dumneavoastră, în etapa de intervenţie la faţa locului îmi
vor fi necesare următoarele documente:
• Dosarul cuprinzând inventarierea anuală (decizia de numire a comisiei de inventariere,
listele de inventariere, procesul verbal al inventarierii, listele de casare, aprobările privind
scoaterea din functiune a imobilizărilor şi casarea obiectelor de inventar, extrase de cont debite );
• Registrul inventar;
• Balanţele de verificare la 31.12.2008;
• Balanţele analitice la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori şi
creditori diverşi; (Pentru imobilizări şi stocuri balanţele analitice vor fi întocmite pe conturi şi
gestionari);
10
Alte documente vor fi solicitate în timpul controlului.
Daca intervin întrebări privind misiunea de audit intern vă rog să mă contactaţi.
Auditor public intern, Data
14.03.2009
Colectarea si prelucrarea informaţiilor
O altă procedură în etapa pregătirii misiunii este colectarea şi prelucrarea informaţiilor.
Acest pas este poate cel mai important într-o misiune de audit deoarece îi permite auditorului să se
familiarizeze cu domeniul ce urmează sa îl auditeze, iar informaţiile colectate îi facilitează
procedurile de analiză a riscului şi de verificare.
În cazul nostru echipa de auditori se informează asupra modului cum au fost tratate,
anterior, aspectele care fac obiectul misiunii de audit care urmează să se efectueze.
În această situaţie auditorii trebuie să întocmească un chestionar, şi aplicând acest
chestionar ei trebuie să obţină suficiente informaţii pentru a putea stabili daca inventarierea
patrimoniului de care dispune DDFSS Botoşani s-a efectuat cu respectarea normelor şi
procedurilor prevăzute de lege.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
CHESTIONAR
11
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBSERVAŢII
Inventarierea patrimoniului1. A fost constituită comisia pentru efectuarea lucrărilor de
inventariere a patrimoniului prin decizia scrisă a conducerii? XDecizia
165/08.11.2008
2. În decizia de numire a comisiei de inventariere au fost
menţionate datele obligatorii privind :
- componenţa comisiei;
- numele responsabilului comisiei;
- modul de efectuare a inventarierii;
- gestiunea supusă inventarierii;
- data de începere şi terminare a operaţiunilor.
X
3. Membrii comisiei de inventariere au pregătire economică sau
juridică, de natura să asigure efectuarea corectă şi la timp a
inventarierii?
X
4. Înlocuirea membrilor comisiei de inventariere s-a efectuat
prin decizia scrisă a conducerii ?
Nu a fost cazul
5. Înainte de începerea lucrărilor de inventariere comisia a luat
declaraţii de la gestionarul- responsabilul cu gestionarea
bunurilor? X
S-a luat
declaraţie de la
gestionarul
Aparaschive
Iulian6. Declaraţiile luate de la gestionarul răspunzator au fost datate
şi semnate de către gestionarul răspunzator de gestiunea
bunurilor şi de către comisia de inventariere care atestă că a fost
dată în prezenţa sa?
X
7. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în
evidenţa DDFSS? X
8. Imobilizările corporale aflate în afara instituţiei au fost
inventariate? X
9. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în curs de
execuţie pe baza devizelor pe stadii de execuţie?Nu a fost cazul
12
10. Au fost întocmite liste de inventariere separate pentru
investiţii sistate sau abandonate, cu indicarea aprobărilor de
sistare, abandonare şi cauzelor acestora?
Nu a fost cazul
11. Bunurile inventariate au fost înscrise în listele de
inventariere pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii
de bunuri?
X
12. Listele de inventariere cuprinzând bunurile apartinând
terţilor au fost trimise şi persoanelor fizice şi juridice cărora le
aparţin în termen de 15 zile de la terminarea inventarierii?
Nu a fost cazul
14. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, fără
mişcare, au fost întocmite liste de inventariere separate sau
situaţii analitice separate?
X
15. Bunurile aflate în curs de aprovizionare au fost înscrise în
liste de inventariere separate?Nu a fost cazul
16. Au fost inventariate lucrările de modernizare, reparaţii prin
verificarea la faţa locului a stadiului realizării lucrărilor
consemnându-se în liste separate denumirea obiectului reparaţiei
sau lucrării costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate ?
Nu a fost cazul
17. Creanţele au fost supuse verificării şi confirmării pe baza
extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de
creanţe şi debitori care deţin ponderea valorică în totalul
soldurilor acestor conturi potrivit Extrasului de cont, sau pe baza
punctajelor reciproce?
X
18. Au fost inventariate valorile din casierie şi alte valori
deţinute?X
19. Disponibilităţile aflate în conturi la bănci au fost
inventariate prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont cu
cele din contabilitatea instituţiei la data de 31 dec. 2008?
X
20. Mărcile poştale, BCF urile au fost înscrise în listele de
inventariere la valoarea lor nominală?X
21. Pentru celelalte elemente de activ şi pasiv inventariate s-a
verificat realitatea soldurilor conturilor respective?X
22. Listele de inventariere sunt semnate pe fiecare filă de către
membrii comisiei de inventariere şi de către gestionari sau
responsabili pe locuri de folosinţă?
X
13
23. Bunurile inventariate sunt înscrise în listele de inventariere
fără spaţii libere şi fără ştersături?X
24. Elementele de activ şi pasiv inventariate, care nu reprezintă
bunuri au fost prezentate în situaţii analitice distincte, totalizate,
care justifică soldul conturilor sintetice?
X
25. Elementele de activ şi pasiv inventariate au fost înscrise în
Registrul inventar pe baza listelor de inventariere, proceselor
verbale de inventariere şi situaţiilor analitice care justifică
conţinutul fiecărui post de bilanţ?
X
26. Datele rezultate din operaţiunile de inventariere au fost
actualizate cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data
inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, pentru a
reflecta situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv?
X
27. Evaluarea elementelor de activ şi pasiv s-a efectuat la
valoarea de inventar a bunurilor, starea acestora şi valoarea cu
care acestea sunt evidenţiate în contabilitate?
X
28. Rezultatele inventarierii au fost înscrise de către comisia de
inventariere într-un proces verbal?X
29. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde
următoarele elemente:
- data întocmirii
- numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere
– gestiunea inventariată
– data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere
– rezultatele inventarierii
– concluziile şi propunerile comisiei de inventariere
– cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate
– persoanele vinovate
– propuneri de măsuri în legatura cu plusurile şi lipsurile
– volumul stocurilor fără mişcare, cu mişcare lentă
– propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar
– declasarea, casarea unor bunuri
– constatări privind păstrarea, depozitarea şi conservarea,
asigurarea integrităţii bunurilor?
X
14
30. Pentru plusurile, lipsurile sau deprecierile constatate la
bunuri comisia de inventariere a primit explicaţii scrise de la
persoanele care au răspunderea gestionarii acestora?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii31. Comisia de inventariere a stabilit caracterul lipsurilor,
pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, al plusurilor,
propunând modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din
contabilitate şi cele faptice rezultate în urma inventarierii?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii32. Propunerile cuprinse în procesul verbal al comisiei de
inventariere au fost prezentate în termen de 3 zile de la
încheierea operatiunilor de inventariere conducatorului
instituţiei?
X
33. Au fost aprobate propunerile comisiei de inventariere cu
avizul compartimentului financiar contabil şi juridic în termen
de 5 zile de la primirea procesului verbal întocmit la finalizarea
inventarierii pentru solutionarea propunerilor?
Nu a fost cazul
34. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în evidenţa
tehnico - operativă în termen de trei zile de la data aprobării
procesului verbal de inventariere de către ordonatorul de
credite?
X
35. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în contabilitate
conform Legii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi
completările ulterioare şi reglementările contabile aplicabile?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii36. Există concordanţă între datele din Registrul inventar,
balanţa de verificare la 31.12.2008 şi posturile înregistrate în
bilanţul contabil cu privire la elementele de activ şi pasiv
stabilite pe baza inventarului?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii
15
ÎNTOCMIT,
După colectarea informaţiilor necesare misiunii de audit, acestea trebuie prelucrate.
Prelucrarea informaţiilor constă în:
- analiza structurii sau a instituţiei auditate şi a activităţii sale;
- analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea instituţiei sau structurii auditate;
- analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public
intern;
- analiza rezultatelor controalelor precedente;
- analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.
ANALIZA RISCURILOR
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
NR
CRT
OBIECTIVE OBIECTE AUDITABILE OBS.
1. Pregatirea
inventarierii
Decizia de numire a comisiei de inventariere.
Componenta comisiei de inventariere.Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a
procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei.
Operarea la zi a evidentei tehnico-operative.Operarea la zi a evidentei contabile.
16
Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta
tehnico-operativa.
2. Inventarierea
patrimoniului
Declaratia de inceput de inventar.
Bararea si semnarea fiselor de magazie la ultima operatiune.
Vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de
bunuri existente in gestiune dar neinregistrate .
Intocmirea listelor de inventariere.Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de
inventariere.
Semnarea listelor de inventar .Inventarierea imobilizarilor necorporale.
Inventarierea imobilizarilor corporale.Inventarierea stocurilor.Inventarierea combustibilului din rezervorul autoturismelor
si a B.C.F.-urilorInventarierea documentelor cu regim special.
Fisa de magazie a imprimatelor cu regim special.
Inventarierea timbrelor.
Inventarierea creantelor.
Inventarierea obligatiilor fata de terti.
Inventarierea creantelor si datoriilor cu termene de incasare
sau de plata prescrise.Scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de
incasare sau de plata prescrise.
Inventarierea numerarului.Inventarierea disponibilitatilor banesti aflate in conturi la
banci.
Inventarierea bunurilor apartinand altor unitati.Declaratia de sfarsit de inventar.
3. Valorificarea
inventarierii
Stabilirea rezultatelor inventarierii.Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-un proces verbal.
Intocmirea corecta a procesului verbal privind rezultatele
inventarierii.
17
Prezentarea spre aprobare a propunerilor cuprinse in procesul
verbal al comisiei de inventariere in termen de 3 zile de la
data incheierii operatiunilor de inventariere.
Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile, lipsurile si
pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie
a creantelor.
Compensarea plusurilor cu minusurile in gestiune.Imputarea lipsurilor stabilite in urma inventarierii.
Casarea bunurilor deteriorate.
Operarea in evidenta tehnico-operativa a rezultatelor
inventarierii.
Operarea in evidenta contabila a rezultatelor inventarierii.
4. Completarea
registrului
inventar
Conducerea registrului inventar.
Concordanta dintre inventar si datele cuprinse in registrul
inventar.
5. Auditarea
situatiilor
financiare
anuale
Componenta situatiilor financiare la 31.12.2007conform
modelelor aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 .
Respectarea intangibilitatii bilantului de deschidere a
exercitiului bugetar.
Concordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele
de verificare.Semnarea Situatiilor financiare anuale de conducatorul
instituiei publice si de conducatorul compartimentului
financiar-contabil.
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii
Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista
centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice,
determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din
propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza
acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.
18
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Identificarea riscurilor
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
NR
CRT
OBIECTIVE OBIECTE AUDITABILE IDENTIFICAREA
RISCURILOR
OBS
1. Pregatirea
inventarierii
Decizia de numire a comisiei
de inventariere.
Neluarea masurilor de inventariere
Componenta comisiei de
inventariere
In comisia de inventariere s-a
numit gestionarul sau/si contabilii
care tin evidenta gestiunilor
inventariate Elaborarea si transmiterea
comisiei de inventariere a
procedurilor scrise adaptate la
specificul institutiei.
Inventariere necorespunzatoare din
cauza necunoasterii
responsabilitatilor.
Operarea la zi a evidentei
tehnico-operative .
Neoperarea la zi a evidentei
tehnico-operative.Operarea la zi a evidentei
contabile.
Evidenta contabila nu este operata
la zi.Efectuarea punctajului dintre
evidenta contabila si evidenta
tehnico-operativa.
Neefectuarea punctajului intre
evidenta contabila si evidenta
tehnico-operativa.
2. Inventarierea
patrimoniului
Declaratia de inceput de
inventar.
Completarea eronata a declaratiei
de inceput de inventar.
19
Bararea si semnarea fiselor de
magazie la ultima operatiune.
Nesemnarea si nebararea fiselor de
magazie.Vizarea documentelor care
privesc intrari sau iesiri de
bunuri existente in gestiune dar
neinregistrate .
Necunoasterea declararii si
inregistrarii tuturor documentelor la
timp si cronologic.
Intocmirea listelor de
inventariere.
Necuprinderea in liste a tuturor
bunurilor inventariate.Completarea listelor de
inventariere.
Existenta spatiilor libere si a
stersaturilor in listele de
inventariere.Participarea intregii comisii de
inventariere la lucrarile de
inventariere.
Neparticiparea tuturor membrilor
comisiei la lucrarile de inventariere.
Semnarea listelor de inventar. Nesemnarea listelor de inventariere
pe fiecare pagina de catre membrii
comisiei de inventariere si de catre
gestionar.Inventarierea imobilizarilor
necorporale.
Neinventarierea imobilizarilor
necorporale.Inventarierea imobilizarilor
corporale.
Inventarierea necorespunzatoarea a
imobilizarilor corporale.
Inventarierea stocurilor. Neinventarierea tuturor bunurilor.Inventarierea combustibilului
din rezervorul autoturismelor
si a B.C.F.-urilor
Neinventarierea combustibilului si
a B.C.F.-urilor.
Inventarierea documentelor cu
regim special.
Neinventarierea documentelor cu
regim special.Fisa de magazie a
imprimatelor cu regim special.
Gestionarea necorespunzatoare a
documentelor cu regim special.
Inventarierea timbrelor. Neinventarierea timbrelor.
20
Inventarierea creantelor . Neanalizarea soldurilor conturilor
ce reflecta creantele
fata de terti.Inventarierea obligatiilor fata
de terti.
Neanalizarea soldurilor conturilor
ce reflecta obligatiile fata de terti.
Inventarierea creantelor si
datoriilor cu termene de
incasare sau de plata prescrise.
Necunoasterea creantelor si
datoriilor cu termene de incasare
sau de plata prescrise.
Scaderea din evidenta a
creantelor si datoriilor cu
termene de incasare sau de
plata prescrise.
Nescaderea din evidenta a
creantelor si datoriilor cu termene
de incasare sau de plata prescrise.
Inventarierea numerarului. Neinventarierea numerarului in
ultima zi lucratoare a exercitiului
financiar.Inventarierea disponibilitatilor
banesti aflate in conturi la
banci.
Neconfruntarea soldurilor din
extrasele de cont cu cele din
contabilitatea unitatii.
Inventarierea bunurilor
apartinand altor unitati.
Listele de inventariere nu contin
informatii cu privire la numarul si
data actului e predare -primire si
ale documentului de livrare.Declaratia de sfarsit de
inventar.
Nu exista declaratia de sfarsit de
inventar.3. Valorificarea
inventarierii
Stabilirea rezultatelor
inventarierii.
Erori in stabilirea stocurilor faptice
si scriptice.
Inscrierea rezultatelor
inventarierii intr-un proces
verbal.
Lipsa procesului verbal privind
rezultatele inventarierii.
Intocmirea corecta a procesului
verbal privind rezultatele
inventarierii.
Procesul verbal nu contine
elementele de baza prevazute de
Ordinul 1753/2004.
21
Prezentarea spre aprobare a
propunerilor cuprinse in
procesul verbal al comisiei de
inventariere in termen de 3 zile
de la data incheierii
operatiunilor de inventariere.
Nesupunerea spre aprobare a
propunerilor cuprinse in Procesul
verbal privind inventarierea.
Existenta explicatiilor scrise
pentru plusurile, lipsurile si
pagubele determinate de
expirarea termenelor de
prescriptie a creantelor.
Nesolicitarea explicatiilor scrise
pentru diferentele si pagubele
constatate cu ocazia inventarierii.
Compensarea plusurilor cu
minusurile in gestiune.
Compensarea eronata a minusurilor
cu plusurile in gestiune.
Imputarea lipsurilor stabilite in
urma inventarierii.
Imputarea eronata a lipsurilor
stabilite in urma inventarierii.
Operarea in evidenta tehnico-
operativa a rezultatelor
inventarierii.
Neoperarea rezultatelor
inventarierii in evidenta tehnico-
operativa.
Operarea in evidenta contabila
a rezultatelor inventarierii.
Neoperarea rezultatelor
inventarierii in evidenta contabila.Casarea bunurilor deteriorate. Lipsa aprobarilor privind casarea
bunurilor deteriorate.4.
Completarea
registrului
inventar
Conducerea registrului
inventar.
Neconducerea registrului inventar.
Concordanta dintre inventar si
datele cuprinse in registrul
inventar.
Completarea necorespunzatoare a
registrului inventar.
5. Auditarea
situatiilor
financiare
anuale
Componenta situatiilor
financiare la 31.12.2007
conform modelelor aprobate
prin O.M.F.P. 616/2006.
Situatiile financiare nu corespund
cerintelor Ordinului Ministerului de
Finante.
22
Respectarea intangibilitatii
bilantului de deschidere a
exercitiului bugetar.
Bilantul de deschidere al anului
2007 nu corespunde cu bilantul de
inchidere al anului 2006.
Concordanta sumelor inscrise
in bilant cu cele din balantele
de verificare.
Neconcordanta sumelor inscrise in
bilant cu cele din balantele de
verificare.
Semnarea Situatiilor financiare
anuale de conducatorul
instituiei publice si de
conducatorul compartimentului
financiar-contabil.
Situatiile financiare anuale nu sunt
semnate de persoanele abilitate.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora şi aprecierea nivelului riscurilor
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
23
Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc,
ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate,
însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare,
trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.
Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura
de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a
intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei
riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi
pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.
• Riscuri mici 1,0 - 1,7
• Riscuri medii 1,8 - 2,2
• Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive
auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe toată durata misiunii de auditpe toată perioada
intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor
ataşate acestora, pe care le constată.
24
Factori de risc Ponderea
factorilor de risc
Nivelul de apreciere a riscului
(Fi) (Pi) N1 N2 N3F1 -Aprecierea
controlului intern
P1-60% Exista
proceduri si se
aplica
Exista
proceduri dar
nu se aplica
Nu exista
proceduri
F2- Aprecierea
cantitativa
P2-30% Impact
financiar
scazut
Impact
financiar
moderat
Impact
financiar
ridicatF3-Aprecierea calitativa P3-10% Vulnerabilitate
scazuta
Vulnerabilitate
medie
Vulnerabilitate
mare
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Stabilirea nivelului riscului şi a puctajului total al riscului
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
NR
CRTOBIECTIVE OBIECTE AUDITABILE IDENTIFICAREA RISCURILOR
Criterii de analiză a riscurilorPct.
totalAprecierea
contrulului
intern (F1)
Aprecierea
cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă
(F3)
1
Pregatirea
inventarierii
Decizia de numire a comisiei de
inventariere.
Neluarea masurilor de inventariere.0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
Componenta comisiei de
inventariere.
In comisia de inventariere s-a numit
gestionarul sau/si contabilii care tin
evidenta gestiunilor inventariate.
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Elaborarea si transmiterea comisiei
de inventariere a procedurilor scrise
adaptate la specificul institutiei.
Inventariere necorespunzatoare din
cauza necunoasterii responsabilitatilor. 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Operarea la zi a evidentei tehnico-
operative.
Neoperarea la zi a evidentei tehnico-
operative.0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Operarea la zi a evidentei contabile. Evidenta contabila nu este operata la
zi.
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
25
Efectuarea punctajului dintre
evidenta contabila si evidenta
tehnico-operativa.
Neefectuarea punctajului intre
evidenta contabila si evidenta
tehnico-operativa.
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
2
Inventarierea
patrimoniului
Declaratia de inceput de inventar. Completarea eronata a declaratiei de
inceput de inventar. 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Bararea si semnarea fiselor de
magazie la ultima operatiune.
Nesemnarea si nebararea fiselor de
magazie.0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Vizarea documentelor care privesc
intrari sau iesiri de bunuri existente
in gestiune dar neinregistrate.
Necunoasterea declararii si
inregistrarii tuturor documentelor la
timp si cronologic.
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Intocmirea listelor de inventariere. Necuprinderea in liste a tuturor
bunurilor inventariate.0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Completarea listelor de inventariere. Existenta spatiilor libere si a
stersaturilor in listele de inventariere.0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Participarea intregii comisii de
inventariere la lucrarile de
inventariere.
Neparticiparea tuturor membrilor
comisiei la lucrarile de inventariere. 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Semnarea listelor de inventar. Nesemnarea listelor de inventariere
pe fiecare pagina de catre membrii
comisiei de inventariere si de catre
gestionar.
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Inventarierea imobilizarilor
necorporale.
Neinventarierea imobilizarilor
necorporale.0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Inventarierea imobilizarilor
corporale.
Inventarierea necorespunzatoarea a
imobilizarilor corporale.0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Inventarierea stocurilor. Neinventarierea tuturor bunurilor. 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8Inventarierea combustibilului din
rezervorul autoturismelor si a B.C.F.-
urilor
Neinventarierea combustibilului si a
B.C.F.-urilor.
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
26
Inventarierea documentelor cu regim
special.
Neinventarierea documentelor cu
regim special0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Fisa de magazie a imprimatelor cu
regim special.
Gestionarea necorespunzatoare a
documentelor cu regim special.0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Inventarierea timbrelor. Neinventarierea timbrelor. 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2Inventarierea creantelor . Neanalizarea soldurilor conturilor ce
reflecta creantele fata de terti.0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Inventarierea obligatiilor fata de
terti.
Neanalizarea soldurilor conturilor ce
reflecta obligatiile fata de terti. 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Inventarierea creantelor si datoriilor
cu termene de incasare sau de plata
prescrise.
Necunoasterea creantelor si datoriilor
cu termene de incasare sau de plata
prescrise.0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Scaderea din evidenta a creantelor si
datoriilor cu termene de incasare sau
de plata prescrise.
Nescaderea din evidenta a creantelor
si datoriilor cu termene de incasare
sau de
plata prescrise.
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Inventarierea numerarului. Neinventarierea numerarului in
ultima zi lucratoare a exercitiului
financiar.
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Inventarierea disponibilitatilor
banesti aflate in conturi la banci.
Neconfruntarea soldurilor din
extrasele de cont cu cele din
contabilitatea unitatii.
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
Inventarierea bunurilor apartinand
altor unitati.
Listele de inventariere nu contin
informatii cu privire la numarul si
data actului e predare -primire si ale
documentului de livrare.
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
27
Declaratia de sfarsit de inventar. Nu exista declaratia de sfarsit de
inventar.0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
3
Valorificarea
inventarierii
Stabilirea rezultatelor inventarierii. Erori in stabilirea stocurilor faptice si
scriptice.
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Inscrierea rezultatelor inventarierii
intr-un proces verbal.
Lipsa procesului verbal privind
rezultatele inventarierii.0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Intocmirea corecta a procesului
verbal privind rezultatele
inventarierii.
Procesul verbal nu contine
elementele de baza prevazute de
Ordinul 1753/2004 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Prezentarea spre aprobare a
propunerilor cuprinse in procesul
verbal al comisiei de inventariere in
termen de 3 zile de la data incheierii
operatiunilor de inventariere.
Nesupunerea spre aprobare a
propunerilor cuprinse in Procesul
verbal privind inventarierea.
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Existenta explicatiilor scrise pentru
plusurile, lipsurile si pagubele
determinate de expirarea termenelor
de prescriptie a creantelor.
Nesolicitarea explicatiilor scrise
pentru diferentele si pagubele
constatate cu ocazia inventarierii.0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Compensarea plusurilor cu Compensarea eronata a minusurilor 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
28
minusurile in gestiune. cu plusurile in gestiune.
Imputarea lipsurilor stabilite in urma
inventarierii.
Imputarea eronata a lipsurilor
stabilite in urma inventarierii.0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Operarea in evidenta tehnico-
operativa a rezultatelor inventarierii.
Neoperarea rezultatelor inventarierii
in evidenta tehnico-operativa.0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Operarea in evidenta contabila a
rezultatelor inventarierii.
Neoperarea rezultatelor inventarierii
in evidenta contabila.0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Casarea bunurilor deteriorate. Lipsa aprobarilor privind casarea
bunurilor deteriorate. 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
4
Completarea
registrului
inventar
Conducerea registrului inventar. Neconducerea registrului inventar.0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
Concordanta dintre inventar si datele
cuprinse in registrul inventar.
Completarea necorespunzatoare a
registrului inventar. 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
5
Auditarea
situatiilor
financiare
anuale
Componenta situatiilor financiare la
31.12.2007conform modelelor
aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 .
Situatiile financiare nu corespund
cerintelor Ordinului Ministerului de
Finante.
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Respectarea intangibilitatii bilantului
de deschidere a exercitiului bugetar.
Bilantul de deschidere al anului 2007
nu corespunde cu bilantul de
inchidere al anului 2006.
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
Concordanta sumelor inscrise in
bilant cu cele din balantele de
verificare.
Neconcordanta sumelor inscrise in
bilant cu cele din balantele de
verificare.
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Semnarea Situatiilor financiare
anuale de conducatorul instituiei
publice si de conducatorul
compartimentului financiar-contabil.
Situatiile financiare anuale nu sunt
semnate de persoanele abilitate.0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
29
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
Nr
crtOBIECTIVE OBIECTE AUDITABILE IDENTIFICAREA RISCURILOR
Pct.
totalClasare Obs.
1
Pregatirea
inventarierii
Decizia de numire a comisiei de
inventariere.
Neluarea masurilor de inventariere. 2,5 Ridicat
30
Componenta comisiei de inventariere. In comisia de inventariere s-a numit
gestionarul sau/si contabilii care tin
evidenta gestiunilor inventariate.
1,7 Scăzut
Elaborarea si transmiterea comisiei de
inventariere a procedurilor scrise adaptate
la specificul institutiei.
Inventariere necorespunzatoare din cauza
necunoasterii responsabilitatilor. 2,2 Mediu
Operarea la zi a evidentei tehnico-
operative.
Neoperarea la zi a evidentei tehnico-
operative.1,8 Mediu
Operarea la zi a evidentei contabile. Evidenta contabila nu este operata la zi. 1,7 ScăzutEfectuarea punctajului dintre evidenta
contabila si evidenta tehnico-operativa.
Neefectuarea punctajului intre evidenta
contabila si evidenta tehnico-operativa.2,0 Mediu
2
Inventariere
a
patrimoniului
Declaratia de inceput de inventar. Completarea eronata a declaratiei de
inceput de inventar. 1,8 Mediu
Bararea si semnarea fiselor de magazie la
ultima operatiune.
Nesemnarea si nebararea fiselor de
magazie.1,7 Scăzut
Vizarea documentelor care privesc intrari
sau iesiri de bunuri existente in gestiune
dar neinregistrate.
Necunoasterea declararii si inregistrarii
tuturor documentelor la timp si
cronologic.
1,8 Mediu
Intocmirea listelor de inventariere. Necuprinderea in liste a tuturor
bunurilor inventariate.2,2 Mediu
Completarea listelor de inventariere. Existenta spatiilor libere si a
stersaturilor in listele de inventariere.2,0 Mediu
Participarea intregii comisii de
inventariere la lucrarile de inventariere.
Neparticiparea tuturor membrilor
comisiei la lucrarile de inventariere.1,8 Mediu
Semnarea listelor de inventar. Nesemnarea listelor de inventariere pe
fiecare pagina de catre membrii comisiei
de inventariere si de catre gestionar.
2,2 Mediu
31
Inventarierea imobilizarilor necorporale. Neinventarierea imobilizarilor
necorporale.1,7 Scăzut
Inventarierea imobilizarilor corporale. Inventarierea necorespunzatoarea a
imobilizarilor corporale.1,8 Mediu
Inventarierea stocurilor. Neinventarierea tuturor bunurilor. 1,8 MediuInventarierea combustibilului din
rezervorul autoturismelor si a B.C.F.-
urilor
Neinventarierea combustibilului si a
B.C.F.-urilor. 2,0 Mediu
Inventarierea documentelor cu regim
special.
Neinventarierea documentelor cu regim
special1,8 Mediu
Fisa de magazie a imprimatelor cu regim
special.
Gestionarea necorespunzatoare a
documentelor cu regim special.1,7 Mediu
Inventarierea timbrelor. Neinventarierea timbrelor. 2,2 MediuInventarierea creantelor . Neanalizarea soldurilor conturilor ce
reflecta creantele fata de terti.2,2 Mediu
Inventarierea obligatiilor fata de terti. Neanalizarea soldurilor conturilor ce
reflecta obligatiile fata de terti.2,0 Mediu
Inventarierea creantelor si datoriilor cu
termene de incasare sau de plata
prescrise.
Necunoasterea creantelor si datoriilor cu
termene de incasare sau de plata
prescrise.1,7 Scăzut
Scaderea din evidenta a creantelor si
datoriilor cu termene de incasare sau
de plata prescrise.
Nescaderea din evidenta a creantelor si
datoriilor cu termene de incasare sau de
plata prescrise.
2,2 Mediu
Inventarierea numerarului. Neinventarierea numerarului in ultima zi
lucratoare a exercitiului financiar.1,8 Mediu
Inventarierea disponibilitatilor banesti Neconfruntarea soldurilor din extrasele 2,5 Ridicat
32
aflate in conturi la banci. de cont cu cele din contabilitatea
unitatii.Inventarierea bunurilor apartinand altor
unitati.
Listele de inventariere nu contin
informatii cu privire la numarul si data
actului e predare -primire si ale
documentului de livrare.
1,8 Mediu
Declaratia de sfarsit de inventar. Nu exista declaratia de sfarsit de
inventar.
1,7 Scăzut
3
Valorificarea
inventarierii
Stabilirea rezultatelor inventarierii. Erori in stabilirea stocurilor faptice si
scriptice.
2,0 Mediu
Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-
un proces verbal.
Lipsa procesului verbal privind
rezultatele inventarierii.2,0 Mediu
Intocmirea corecta a procesului verbal
privind rezultatele inventarierii.
Procesul verbal nu contine elementele
de baza prevazute de Ordinul 1753/2004
2,2 Mediu
Prezentarea spre aprobare a propunerilor
cuprinse in procesul verbal al comisiei de
inventariere in termen de 3 zile de la data
incheierii operatiunilor de inventariere.
Nesupunerea spre aprobare a propunerilor
cuprinse in Procesul verbal privind
inventarierea.
1,8 Mediu
Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile,
lipsurile si pagubele determinate de expirarea
termenelor de prescriptie a creantelor.
Nesolicitarea explicatiilor scrise pentru
diferentele si pagubele constatate cu ocazia
inventarierii.
1,5 Scăzut
Compensarea plusurilor cu minusurile in Compensarea eronata a minusurilor cu 2,2 Mediu
33
gestiune. plusurile in gestiune.
Imputarea lipsurilor stabilite in urma
inventarierii.
Imputarea eronata a lipsurilor stabilite in
urma inventarierii.1,8 Mediu
Operarea in evidenta tehnico-operativa a
rezultatelor inventarierii.
Neoperarea rezultatelor inventarierii in
evidenta tehnico-operativa.1,7 Scăzut
Operarea in evidenta contabila a rezultatelor
inventarierii.
Neoperarea rezultatelor inventarierii in
evidenta contabila.2,0 Mediu
Casarea bunurilor deteriorate. Lipsa aprobarilor privind casarea bunurilor
deteriorate. 1,8 Mediu
4
Completarea
registrului
inventar
Conducerea registrului inventar. Neconducerea registrului inventar. 1,5 Scăzut
Concordanta dintre inventar si datele
cuprinse in registrul inventar.
Completarea necorespunzatoare a
registrului inventar. 1,8 Mediu
5
Auditarea
situatiilor
financiare
anuale
Componenta situatiilor financiare la
31.12.2007conform modelelor aprobate prin
O.M.F.P. 616/2006 .
Situatiile financiare nu corespund cerintelor
Ordinului Ministerului de Finante. 2,2 Mediu
Respectarea intangibilitatii bilantului de
deschidere a exercitiului bugetar.
Bilantul de deschidere al anului 2007 nu
corespunde cu bilantul de inchidere al
anului 2006.
2,5 Ridicat
Concordanta sumelor inscrise in bilant cu
cele din balantele de verificare.
Neconcordanta sumelor inscrise in bilant cu
cele din balantele de verificare.2,0 Mediu
Semnarea Situatiilor financiare anuale de
conducatorul instituiei publice si de
conducatorul compartimentului financiar-
contabil.
Situatiile financiare anuale nu sunt semnate
de persoanele abilitate.1,8 Mediu
34
Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 44 de obiecte auditabile şi 44 riscuri ataşate
acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic).
În continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în
auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe.
În baza acestui document au rezultat 9 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate în considerare în vederea auditării, fiind
constituite numai din operaţii ale căror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, şi în consecinţă, documentul Tabelul puncte tari şi
puncte slabe cuprinde 35 de obiecte auditabile şi 35 riscuri asociate acestora.
Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor se efectuează pe baza documentaţiei efectuate în etapele anterioare
şi se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe, document care prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei
operaţii analizate.
Documentul conţine opinia auditorului public intern cu privire la nivelul impactului riscului asupra activităţii auditate şi a
gradului de încredere în funcţionarea controlului intern, care conduce la minimizarea riscului când gradul de încredere este mare
şi la maximizarea riscului, când gradul de încredere este mic, aşa cum rezultă din tabelul de mai jos:
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Tabelul punctelor tari si punctelor slabe
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
35
NR
CRT
OBIECTIVE
OBIECTE AUDITABILE
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Punct
T/S
Consecinta
Grad de
incredere
Obs.
1
Pregatirea
inventarierii
Decizia de numire a comisiei de
inventariere.
Neluarea masurilor de inventariere. T Există sistem
de control
eficient
Ridicat
Elaborarea si transmiterea comisiei
de inventariere a procedurilor scrise
adaptate la specificul institutiei.
Inventariere necorespunzatoare din
cauza necunoasterii responsabilitatilor.
S
Scăzut
Operarea la zi a evidentei tehnico-
operative.
Neoperarea la zi a evidentei tehnico-
operative.
S
Mediu
Efectuarea punctajului dintre
evidenta contabila si evidenta
tehnico-operativa.
Neefectuarea punctajului intre evidenta
contabila si evidenta tehnico-operativa.
S
Mediu
2
Inventariere
a
patrimoniulu
i
Declaratia de inceput de inventar. Completarea eronata a declaratiei de
inceput de inventar.
S Mediu
Vizarea documentelor care privesc
intrari sau iesiri de bunuri existente
in gestiune dar neinregistrate.
Necunoasterea declararii si inregistrarii
tuturor documentelor la timp si
cronologic.
S
Mediu
Intocmirea listelor de inventariere. Necuprinderea in liste a tuturor
bunurilor inventariate.
S
Mediu
Completarea listelor de inventariere. Existenta spatiilor libere si a
stersaturilor in listele de inventariere.
S
Mediu
Participarea intregii comisii de
inventariere la lucrarile de
inventariere.
Neparticiparea tuturor membrilor
comisiei la lucrarile de inventariere.
S Scăzut
36
Semnarea listelor de inventar. Nesemnarea listelor de inventariere pe
fiecare pagina de catre membrii
comisiei de inventariere si de catre
gestionar.
S
Mediu
Inventarierea imobilizarilor
corporale.
Inventarierea necorespunzatoarea a
imobilizarilor corporale.
S
Mediu
Inventarierea stocurilor. Neinventarierea tuturor bunurilor. S Mediu Inventarierea combustibilului din
rezervorul autoturismelor si a
B.C.F.-urilor
Neinventarierea combustibilului si a
B.C.F.-urilor.
S
Mediu
Inventarierea documentelor cu regim
special.
Neinventarierea documentelor cu
regim special
S Mediu
Fisa de magazie a imprimatelor cu
regim special.
Gestionarea necorespunzatoare a
documentelor cu regim special.
S Scăzut
Inventarierea timbrelor. Neinventarierea timbrelor. S Mediu Inventarierea creantelor . Neanalizarea soldurilor conturilor ce
reflecta creantele fata de terti.
S
Mediu
Inventarierea obligatiilor fata de
terti.
Neanalizarea soldurilor conturilor ce
reflecta obligatiile fata de terti.
S
Scăzut
Scaderea din evidenta a creantelor si
datoriilor cu termene de incasare sau
de plata prescrise.
Nescaderea din evidenta a creantelor si
datoriilor cu termene de incasare sau
de
plata prescrise.
S
Mediu
Inventarierea numerarului. Neinventarierea numerarului in ultima
zi lucratoare a exercitiului financiar.
S Mediu
Inventarierea disponibilitatilor Neconfruntarea soldurilor din extrasele T Există sistem Ridicat
37
banesti aflate in conturi la banci. de cont cu cele din contabilitatea
unitatii.
de control
eficientInventarierea bunurilor apartinand
altor unitati.
Listele de inventariere nu contin
informatii cu privire la numarul si data
actului e predare -primire si ale
documentului de livrare.
S
Scăzut
3
Valorificarea
inventarierii
Stabilirea rezultatelor inventarierii. Erori in stabilirea stocurilor faptice si
scriptice.
S Mediu
Inscrierea rezultatelor inventarierii
intr-un proces verbal.
Lipsa procesului verbal privind
rezultatele inventarierii.
S
Mediu
Intocmirea corecta a procesului
verbal privind rezultatele
inventarierii.
Procesul verbal nu contine elementele
de baza prevazute de Ordinul
1753/2004
S Mediu
Prezentarea spre aprobare a
propunerilor cuprinse in procesul
verbal al comisiei de inventariere in
termen de 3 zile de la data incheierii
operatiunilor de inventariere.
Nesupunerea spre aprobare a
propunerilor cuprinse in Procesul
verbal privind inventarierea.
S Mediu
Compensarea plusurilor cu
minusurile in gestiune.
Compensarea eronata a minusurilor cu
plusurile in gestiune.
S
Scăzut
Imputarea lipsurilor stabilite in urma
inventarierii.
Imputarea eronata a lipsurilor stabilite
in urma inventarierii.
S Mediu
Operarea in evidenta contabila a
rezultatelor inventarierii.
Neoperarea rezultatelor inventarierii
in evidenta contabila.
S
Scăzut
38
Casarea bunurilor deteriorate. Lipsa aprobarilor privind casarea
bunurilor deteriorate.
S
Mediu
4
Completarea
registrului
inventar
Concordanta dintre inventar si datele
cuprinse in registrul inventar.
Completarea necorespunzatoare a
registrului inventar.
S
Mediu
5
Auditarea
situatiilor
financiare
anuale
Componenta situatiilor financiare la
31.12.2007conform modelelor
aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 .
Situatiile financiare nu corespund
cerintelor Ordinului Ministerului de
Finante.
S
Mediu
Respectarea intangibilitatii bilantului
de deschidere a exercitiului bugetar.
Bilantul de deschidere al anului 2007
nu corespunde cu bilantul de inchidere
al anului 2006.
T Există sistem
de control
eficient
Ridicat
Concordanta sumelor inscrise in
bilant cu cele din balantele de
verificare.
Neconcordanta sumelor inscrise in
bilant cu cele din balantele de
verificare.
S
Mediu
Semnarea Situatiilor financiare
anuale de conducatorul instituiei
publice si de conducatorul
compartimentului financiar-contabil.
Situatiile financiare anuale nu sunt
semnate de persoanele abilitate.
S
Scăzut
39
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Tematica în detaliu a operaţiilor auditabile
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
Procedura analiza riscurilor a început cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a
obiectelor auditabile, care a curpins 44 de operaţii auditabile, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu
a misiunii de audit, in care au fost selectate numai 6 obiecte de auditat.
40
OBIECTE AUDITABILE NR LISTĂ
Decizia de numire a comisiei de inventariere. 1
Componenta comisiei de inventariere. 2Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise
adaptate la specificul institutiei.
3
Operarea la zi a evidentei tehnico-operative. 4
Operarea la zi a evidentei contabile. 5
Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnico-
operativa.
6
Declaratia de inceput de inventar. 7
Se inventariaza activele corporale, activele necorporale, investitiile in
curs, materialele aflate in folosinta personalului, investitiile in curs
valorile materiale aflate in curs de modernizare, valorile matariele aflate
in unitate de la terti valorile materiale aflate in custodie, disponibilititile
banesti in numerar si in cont, regimul special, timbrele.
26
ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
Programul de audit
Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului
de audit public intern şi se întocmeşte pe baza tematicii detaliate elaborată în prealabil. Elaborarea
acestui program are ca scop asigurarea conducerii departamentului de audit public intern că au fost
luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern şi
asigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor de către supervizor.
Acest program cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de
efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Pe baza Programului de audit public intern se întocmeşte programul intervenţiei la faţa
locului care prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni şi le propun a le efectua. În acest
program sunt prezentate testele, studiile, cuantificările, materiale probante pentru validarea
acestora, precum şi perioadele în care se efectuează verificările la faţa locului.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Program de audit intern
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
Obiectivele
AudituluiActivitati
Durata
333 h
Persoane
Implicare
Locul
Desfasurarii
A. Pregatirea
misiunii de audit
TOTAL 37
1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de
serviciu
1 auditor comp. audit
intern
2.Tipărirea şi procesarea Declaraţiei de
independenţă
1 auditor comp. audit
intern
41
3.Pregătirea şi transmiterea Notificării
privind declanşarea misiunii de audit
intern către Sructura auditata
1 auditor comp. audit
intern
4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 6 auditor comp. audit
intern si
financiar-
contabilitate5.Întocmirea Listei centralizatoare a
obiectelor auditabile
3 auditor comp. audit
intern6.Elaborarea Situaţiei puncte tari şi
puncte slabe
5 auditor comp. audit
intern7. Întocmirea programului de audit
intern
8 auditor comp. audit
intern8. Intocmirea Programului intervenţiei la
faţa locului.
8 auditor comp. audit
intern9. Planificarea şi organizarea Sedinţei de
deschidere cu comp financiar-
contabilitate.
2 auditor comp. audit
intern si
financiar-
contabilitate10. Redactarea Minutei şedinţei de
deschidere
2 auditor comp. audit
internB. Interventia la
fata locului
TOTAL 162
OBIECTIV I
Pregatirea
inventarierii
TOTAL 38
1.1 Efectuarea testărilor 10 auditor comp.
financiar-
contabiliate1.2 Discutarea constatărilor cu auditatul 2 auditor comp. audit
intern1.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 10 auditor comp. audit
intern1.4 Colectarea dovezilor 11 auditor comp.
financiar-
contabilitate1.5 Revizuirea documentelor de lucru
din punct de vedere al continutului şi al
5 auditor comp. audit
intern si
42
formei şi întocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
financiar-
contabilitateOBIECTIV II
Inventarierea
patrimoniului
TOTAL 482.1 Efectuarea testărilor 30 auditor comp.
financiar-
contabilitate2.2 Discutarea constatărilor cu auditatul 2 auditor comp. audit
intern2.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 10 auditor comp. audit
intern2.4 Colectarea dovezilor 4 auditor comp.
financiar-
contabilitate2.5 Revizuirea documentelor de lucru
din punct de vedere al continutului şi al
formei şi întocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
2 auditor comp. audit
intern si
financiar-
contabilitateOBIECTIV III
Valorificarea
inventarierii
TOTAL 513.1 Efectuarea testărilor 10 auditor comp. audit
intern3.2 Discutarea constatărilor cu auditatul 2 auditor comp. audit
intern3.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 10 auditor comp. audit
intern3.4 Colectarea dovezilor 6 auditor comp. audit
intern3.5 Revizuirea documentelor de lucru
din punct de vedere al continutului şi al
formei şi întocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
23 auditor comp. audit
intern si
financiar-
contabilitateOBIECTIV IV
Completarea
registrului inventar
TOTAL 224.1 Efectuarea testărilor 6 auditor comp.
financiar-
contabilitate4.2 Discutarea constatărilor cu auditatul 2 auditor comp. audit
intern4.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2 auditor comp. audit
43
intern4.4 Colectarea dovezilor 2 auditor comp.
financiar-
contabilitate4.5 Revizuirea documentelor de lucru
din punct de vedere al continutului şi al
formei şi întocmirea Notei
centralizatoare a documentelor de lucru
3 auditor comp.
financiar-
contabilitate
4.6 Planificarea şi organizarea Şedintei
de închidere
3 auditor comp.
financiar-
contabilitate4.7 Discutarea constatarilor cu
salariaţIIcompartimentului financiar-
contabilitate
2 auditor comp.
financiar-
contabilitate4.8 Concluzii 2 auditor comp.
financiar-
contabilitateC. Raportul de
audit intern
TOTAL 1101. Redactarea proiectului Raportului de
audit intern
30 auditor comp. audit
intern2. Revizuirea Raportului de audit intern 16 auditor comp. audit
intern3. Transmiterea Proiectului Raportului
de audit intern la auditat şi solicitarea de
răspuns în 15 zile
2 auditor comp.
financiar-
contabilitate4. Planificarea şi organizarea Reuniunii
de conciliere, dacă este cazul
6 auditor comp.
financiar-
contabilitate5. Includerea în Raportul de audit intern
a aspectelor reţinute din punct de vedere
al auditatului
15 auditor comp. audit
intern
6. Finalizarea Raportului de audit intern 27 auditor comp. audit
intern7. Obţinerea Raportului de audit intern
aprobat de conducerea instituţiei
4 auditor comp. audit
intern8. Transmiterea recomandărilor aprobate
către auditat
10 auditor comp. audit
intern
44
D. Urmărirea
recomandărilor
Iniţierea procesului de urmărire 24 auditor comp. audit
intern
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Programul intervenţiei la faţa locului
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
OBIECTIVE TIPUL TESTARIILOCUL
TESTARII
DURATA
TESTARIIAUDITOR
Pregatirea
inventarierii
Verificarea existentei si continutului
procedurilor, examinarea deciziei,
verificarea incompatibilitatilor, lista de
verificare, observarea fizica a completarii
documentelor.
comp.audit
intern
Inventarierea
patrimoniului
Verificarea existentei si continutului
procedurilor, compararea datelor din
balanta analitica cu cea sintetica si cu
listele de inventariere, situatii analitica
probante, lista de verificare, observarea
fizica a completarii documentelor.
comp.audit intern
Valorificarea
inventarierii
Verificarea existentei si continutului
procedurilor, verificarea compensarilor si
comp.audit intern
45
a imputatiilor, verificarea evaluarii si
inregistrarii plusurilor, compararea
plusurilor si minusurilor stabilite in urma
inventarierii cu cele inregistrate in
evidenta operativa si contabila,verificarea
notelor contabile intocmite ca urmare a
valorificarii inventarului si inregistrarea
acestora in evidenta contabila, observarea
fizica a completarii documentelor.Completarea
registrului
inventar
Verificarea existentei si continutului
procedurilor, examinarea registrului
inventar, observarea fizica a completarii
documentelor, compararea rezultatelor
inventarierii cu cele consemnate in
registrul inventar, compararea datelor
consemnate in registrul inventar cu cele
din balanta de verificare sintetica
intocmita la 31.12.2008.
comp.audit intern
ŞEDINŢA DE DESCHIDERE
Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului are loc la instituţia auditată, cu
participarea auditorilor interni şi a personalului instituţiei sau structurii auditate. Scopul organizării
acestei şedinţe de deschidere este acela de a informa despre scopul auditului, obiectivele urmărite
şi modalităţile de lucru necesare derulării misiunii în bune condiţii. De aceea, pe ordinea de zi a
şedinţei de deschidere sunt cuprinse informări legate de auditorii ce vor forma echipa, informări
despre obiectivele misiunii, stabilirea termenelor de raportare, prezentarea în detaliu a tematicii,
acceptarea calendarului întâlnirilor, asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de
audit public intern.
46
Pentru desfăşurarea acestei proceduri, auditorii contactează telefonic instituţia sau structura
auditată pentru a stabili data întâlnirii. La şedinţa de deschidere participă şi conducătorul
compartimentului de audit.
În timpul şedinţei de deschidere, auditorii întocmesc Minuta şedinţei care se desfăşoară pe
două mari grupe de probleme şi anume:
- menţiuni generale în care sunt prezentate tema misiunii de audit, echipa de auditori,
persoanele care participă la şedinţă etc.
- stenograma şedinţei de deschidere care cuprinde redactarea în detaliu a discuţiilor.
După întocmirea minutei şedinţei, aceasta se îndosariază în dosarul permanent al misiunii
de audit.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Minuta şedinţei de deschidere
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
A. Lista participanţilor:
Numele si prenumele Functia Directia/
Compartiment
Nr de
telefon
Adresa Semnatura
Anitei Felicia Director economic Comp audit intGafencu Camelia Auditor intern Comp fin-contab
Bertea Elena Referent sup Comp fin-contabBarzoies Emanuela Inspector asist Comp fin-contabAparaschive Iulian Referent Comp fin-contab
B. Stenograma şedinţei de deschidere:
47
În cadrul şedinţei s-a procedat la:
➢ prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
➢ prezentarea obiectivelor generale şi semnificaţia auditului intern;
➢ prezentarea tematicii în detaliu;
➢ prezentarea programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se
intenţionează a fi realizate după analizele de risc efectuate;
➢ a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective;
➢ stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea misiunii de
audit (spaţiu de lucru, calculator, posibilităţi de imprimare);
➢ stabilirea persoanelor pe care auditorul le poate contacta în vederea colectării informaţiilor,
efectuarea de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri;
➢ convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în
cursul auditului, informarea sistematică asupra constatărilor;
➢ stabilirea Reuniunii de închidere, inclusiv a participanţilor.
Auditorul intern a prezentat principalele aspecte legate de misiunea de audit ce urmeaza a
fi efectuata:
I . Tema misiunii de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
II. Obiectivele misiunii de audit :
1. Pregatirea inventarierii
2. Inventarierea patrimoniului
3. Valorificarea inventarierii
4. Completarea registrului inventar.
III. Perioada supusa verificarii: 01.01.2008-31.12.2008.
IV Durata interventiei la fata locului: 14.03.2009-15.04.2009.
V Data sedintei de deschidere: 18.03.2009
Auditorul a inmanat dnei Director economic Carta auditului public intern.
S-a stabilit ca orice problema constatata pe parcursul misiunii care necesita precizari si
discutii suplimentare se va lamuri la momentul respectiv fara a fi necesar sa se stabileasca cu
anticipatie un calendar al intalnirilor.
In vederea realizarii misiunii de audit auditorul a solicitat sa i se puna la dispozitie
urmatoarele documente :
48
- Dosarul cuprinzand inventarierea anuala si casarea mijloacelor fixe si a obiectelor de
inventar (decizia de numire a comisiei de inventariere, listele de inventariere, procesul verbal al
inventarierii, listele de casare, aprobarile privind scoaterea din functiune a imobilizarilor si casarea
obiectelor de inventar, extrase de cont debite);
- Registrul inventar;
- Balantele de verificare la 31.12.2008;
- Balantele analitice la 31.12.2008 la active fixe, materiale, obiecte de inventar,
furnizori, debitori si creditori diversi; (Pentru imobilizari si stocuri balantele analitice vor fi
intocmite pe conturi si gestionari).
AUDITOR, DIRECTOR ECONOMIC,
CAPITOLUL III: Intervenţia la faţa locului
Intervenţia la faţa locului este etapa în care se realizează efectiv activitatea de audit şi
constă în colectarea informaţiilor din documente, analiza şi evaluarea acestora. În cadrul acestei
etape se urmăresc mai multe proceduri:
Colectarea dovezilor în care se intervievează personalul din departamentele supuse
auditării, se verifică înregistrările contabile, se face analiza datelor şi informaţiilor, se evaluează
eficienţa şi eficacitatea controalelor interne etc.;
Constatarea şi raportarea iregularităţilor;
Revizuirea documentelor de lucru;
Încheierea şedinţei.
Intervenţia la faţa locului permite echipei de auditori parcurgerea unor etape logice în
activitatea de audit. Mai întâi, auditorii îşi stabilesc logica efectuării operaţiilor în vederea
identificării riscurilor, după care aceştia îşi stabilesc obiectivele şi un Program de lucru. Pentru
fiecare problemă cuprinsă în programul de lucru, aceştia elaborează un Chestionar de control
intern în care îşi pun întrebări de forma ce, cine, unde, când şi cum. Răspunsul la aceste întrebări îl
primeşte prin testele efectuate. În cazul în care se constată anomalii sau disfuncţii, se va întocmi
câte o Fişă de identificare şi analiză a problemelor.
49
Colectarea informaţiilor
Acest procedeu permite colectarea unor informaţii suplimentare faţă de cele colectate în
perioada de pregătire, pentru asigurarea unei evidenţe suficiente, complete şi relevante, care să
ofere o bază solidă pentru formularea constatărilor şi a concluziilor auditorilor.
Auditorul trebuie să obţină suficiente probe de audit adecvate pentru a fi capabil să emită
concluzii rezonabile pe care să se bazeze opinia de audit.
„Probele de audit” reprezintă totalitatea informaţiilor utilizate de auditor pentru emiterea
unei concluzii pe care este bazată opinia de audit, şi includ toate informaţiile conţinute în
evidenţele contabile care stau la baza situaţiilor financiare şi a altor informaţii. Nu se aşteaptă ca
auditorii să abordeze toate informaţiile care există. Probele de audit, care sunt cumulate ca natură,
includ probe de audit obţinute din procedurile de audit efectuate pe parcursul auditului şi pot
include probe de audit obţinute din alte surse, cum ar fi angajamentele de audit anterioare şi
procedurile unei firme de control al calităţii pentru acceptarea clienţilor şi continuarea contractelor
cu clienţii deja existenţi.
Evidenţele contabile includ, în general: evidenţele înregistrărilor iniţiale şi evidenţele
justificative, cum ar fi verificări şi înregistrări ale transferurilor electronice de fonduri; facturi;
contracte; registrul jurnal şi registrul inventar, înregistrări contabile şi alte ajustări ale situaţiilor
financiare care nu sunt reflectate în înregistrările contabile oficiale; alte evidenţe cum ar fi
documente de lucru şi foi de calcul care justifică alocările costurilor, calculele, reconcilierile şi
prezentările de informaţii. Înregistrările din evidenţele contabile sunt adesea iniţiate, înregistrate,
procesate şi raportate în formă electronică. În plus, evidenţele contabile pot face parte din sisteme
integrate care distribuie date şi asigură suport pentru toate aspectele legate de raportarea financiară,
operaţiunile şi obiectivele de conformitate ale unei entităţi.
Conducerea este responsabilă de întocmirea situaţiilor financiare pe baza evidenţelor
contabile ale entităţii. Auditorul obţine unele probe de audit testând evidenţele contabile, de
exemplu, prin intermediul analizei şi revizie, reefectuând procedurile urmate în procesul de
raportare financiară şi reconciliind categoriile şi aplicaţiile aferente ale aceloraşi informaţii. prin
efectuarea unor astfel de proceduri de audit, auditorul poate stabili că evidenţele contabile sunt
consecvente la nivel intern şi poate fi de acord cu situaţiile financiare. Totuşi, datorită faptului că
50
evidenţele contabile de sine stătătoare nu furnizează suficiente probe de audit pe care să se
fundamenteze o opinie de audit asupra situaţiilor financiare, auditorul obţine şi alte probe de audit.
Alte informaţii pe care auditorul le poate utiliza ca probe de audit includ procese verbale
ale şedinţelor; confirmări de la terţe părţi, rapoarte ale analiştilor, date comparabile cu privire la
concurenţi (etalonare), manuale de control, informaţii obţinute de auditor din proceduri de audit de
genul investigaţiilor, observării şi inspecţiei, precum şi alte informaţii constatate de auditor sau
disponibile acestuia care îi permit să emită concluzii în urma unor analize valide.
Aceasta este faza în care se colectează dovezile în vederea formulării constatărilor,
concluziilor şi recomandărilor.
În cursul acestei proceduri, auditorii parcurg mai multe faze în activitatea de audit:
• efectuează testele şi procedurile stabilite în programul de audit şi stabilesc dacă dovezile
obţinute sunt suficiente, relevante şi folositoare, pe baza cărora întocmesc Chestionarul – listă de
verificare;
• colectează documentele pentru întreaga misiune de audit, le etichetează şi le numerotează;
• în cazul constatării unor anomalii sau disfuncţii în activitatea auditată, pentru fiecare din
problemele constatate întocmesc fişe de identificare şi analiză a problemelor (FIAP-uri), pe care le
transmit conducătorului compartimentului de audit public intern;
• îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii.
Conducătorul compartimentului de audit public intern va analiza şi va aproba testele şi
fişele de identificare şi analiză a problemelor.
În vederea realizării în bune condiţii a activităţii de audit, auditorii utilizează o serie de
tehnici şi instrumente de audit.
Principalele tehnici de audit sunt:
– Verificarea;
– Observarea fizică;
– Interviul;
– Analiza.
Cu ajutorul acestor tehnici auditorul colectează informaţiile necesare în vederea îndeplinirii
obiectivelor misiunii de audit. Aceste informaţii trebuie însă consemnate în documentele care
reprezintă instrumente cu care auditul intern îşi realizează scopul.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
51
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Chestionar lista de verificare
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBSERVAŢII
Inventarierea patrimoniului1. A fost constituită comisia pentru efectuarea lucrărilor de
inventariere a patrimoniului prin decizia scrisă a conducerii? XDecizia
165/08.11.2008
2. În decizia de numire a comisiei de inventariere au fost
menţionate datele obligatorii privind :
- componenţa comisiei;
- numele responsabilului comisiei;
- modul de efectuare a inventarierii;
- gestiunea supusă inventarierii;
- data de începere şi terminare a operaţiunilor.
X
3. Membrii comisiei de inventariere au pregătire economică sau
juridică, de natura să asigure efectuarea corectă şi la timp a
inventarierii?
X
4. Înlocuirea membrilor comisiei de inventariere s-a efectuat
prin decizia scrisă a conducerii ?
Nu a fost cazul
5. Înainte de începerea lucrărilor de inventariere comisia a luat
declaraţii de la gestionarul- responsabilul cu gestionarea
bunurilor? X
S-a luat
declaraţie de la
gestionarul
Aparaschive
Iulian
52
6. Declaraţiile luate de la gestionarul răspunzator au fost datate
şi semnate de către gestionarul răspunzator de gestiunea
bunurilor şi de către comisia de inventariere care atestă că a fost
dată în prezenţa sa?
X
7. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în
evidenţa DDFSS? X
8. Imobilizările corporale aflate în afara instituţiei au fost
inventariate? X
9. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în curs de
execuţie pe baza devizelor pe stadii de execuţie?Nu a fost cazul
10. Au fost întocmite liste de inventariere separate pentru
investiţii sistate sau abandonate, cu indicarea aprobărilor de
sistare, abandonare şi cauzelor acestora?
Nu a fost cazul
11. Bunurile inventariate au fost înscrise în listele de
inventariere pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii
de bunuri?
X
12. Listele de inventariere cuprinzând bunurile apartinând
terţilor au fost trimise şi persoanelor fizice şi juridice cărora le
aparţin în termen de 15 zile de la terminarea inventarierii?
Nu a fost cazul
14. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, fără
mişcare, au fost întocmite liste de inventariere separate sau
situaţii analitice separate?
X
15. Bunurile aflate în curs de aprovizionare au fost înscrise în
liste de inventariere separate?Nu a fost cazul
16. Au fost inventariate lucrările de modernizare, reparaţii prin
verificarea la faţa locului a stadiului realizării lucrărilor
consemnându-se în liste separate denumirea obiectului reparaţiei
sau lucrării costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate ?
Nu a fost cazul
17. Creanţele au fost supuse verificării şi confirmării pe baza
extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de
creanţe şi debitori care deţin ponderea valorică în totalul
soldurilor acestor conturi potrivit Extrasului de cont, sau pe baza
punctajelor reciproce?
X
18. Au fost inventariate valorile din casierie şi alte valori
deţinute?X
53
19. Disponibilităţile aflate în conturi la bănci au fost
inventariate prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont cu
cele din contabilitatea instituţiei la data de 31 dec. 2008?
X
20. Mărcile poştale, BCF urile au fost înscrise în listele de
inventariere la valoarea lor nominală?X
21. Pentru celelalte elemente de activ şi pasiv inventariate s-a
verificat realitatea soldurilor conturilor respective?X
22. Listele de inventariere sunt semnate pe fiecare filă de către
membrii comisiei de inventariere şi de către gestionari sau
responsabili pe locuri de folosinţă?
X
23. Bunurile inventariate sunt înscrise în listele de inventariere
fără spaţii libere şi fără ştersături?X
24. Elementele de activ şi pasiv inventariate, care nu reprezintă
bunuri au fost prezentate în situaţii analitice distincte, totalizate,
care justifică soldul conturilor sintetice?
X
25. Elementele de activ şi pasiv inventariate au fost înscrise în Registrul inventar pe baza listelor de inventariere, proceselor verbale de inventariere şi situaţiilor analitice care justifică conţinutul fiecărui post de bilanţ?
X
26. Datele rezultate din operaţiunile de inventariere au fost
actualizate cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data
inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, pentru a
reflecta situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv?
X
27. Evaluarea elementelor de activ şi pasiv s-a efectuat la
valoarea de inventar a bunurilor, starea acestora şi valoarea cu
care acestea sunt evidenţiate în contabilitate?
X
28. Rezultatele inventarierii au fost înscrise de către comisia de
inventariere într-un proces verbal?X
54
29. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde
următoarele elemente:
- data întocmirii
- numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere
– gestiunea inventariată
– data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere
– rezultatele inventarierii
– concluziile şi propunerile comisiei de inventariere
– cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate
– persoanele vinovate
– propuneri de măsuri în legatura cu plusurile şi lipsurile
– volumul stocurilor fără mişcare, cu mişcare lentă
– propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar
– declasarea, casarea unor bunuri
– constatări privind păstrarea, depozitarea şi conservarea,
asigurarea integrităţii bunurilor?
X
30. Pentru plusurile, lipsurile sau deprecierile constatate la
bunuri comisia de inventariere a primit explicaţii scrise de la
persoanele care au răspunderea gestionarii acestora?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii31. Comisia de inventariere a stabilit caracterul lipsurilor,
pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, al plusurilor,
propunând modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din
contabilitate şi cele faptice rezultate în urma inventarierii?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii32. Propunerile cuprinse în procesul verbal al comisiei de
inventariere au fost prezentate în termen de 3 zile de la
încheierea operatiunilor de inventariere conducatorului
instituţiei?
X
55
33. Au fost aprobate propunerile comisiei de inventariere cu
avizul compartimentului financiar contabil şi juridic în termen
de 5 zile de la primirea procesului verbal întocmit la finalizarea
inventarierii pentru solutionarea propunerilor?
Nu a fost cazul
34. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în evidenţa
tehnico - operativă în termen de trei zile de la data aprobării
procesului verbal de inventariere de către ordonatorul de
credite?
X
35. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în contabilitate
conform Legii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi
completările ulterioare şi reglementările contabile aplicabile?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii36. Există concordanţă între datele din Registrul inventar,
balanţa de verificare la 31.12.2008 şi posturile înregistrate în
bilanţul contabil cu privire la elementele de activ şi pasiv
stabilite pe baza inventarului?
Nu s-au
constatat
diferenţe cu
ocazia
inventarierii
Constatarea şi raportarea iregularităţilor
Această procedură presupune consemnarea în documente a disfuncţionalităţilor şi
iregularităţilor constatate în urma culegerii dovezilor şi analizării lor. Pentru fiecare
disfuncţionalitate sau neregulă se întocmeşte câte o fişă care prezintă în rezumat cauzele apariţiei
acesteia, consecinţele asupra activităţii, şi recomandările pentru rezolvare.
Fişele de identificare şi analiză a problemelor sunt transmise conducătorului
compartimentului de audit public intern, care la rândul său informează conducerea instituţiei sau a
structurii auditate. FIAP-ul este un document întocmit în baza cerinţei Normei 2.320, care arată că
„auditorii interni trebuie să-şi fondeze concluziile şi rezultatele misiunii lor pe analize şi evaluări
adecvate”. Acesta are cinci părţi, şi anume: problema, constatarea, cauzele, consecinţele şi
recomandările.
56
Deşi problema este trecută prima în document, aceasta este lăsată la urmă, deoarece pe
parcurs mai pot apărea completări.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1
1. PROBLEMA:
Programul şi perioada inventarierii la Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială
Botoşani.
2. CONSTATĂRI:
57
Pe toată perioada inventarierii nu au fost afişate la loc vizibil programul şi perioada supusă
inventarierii. Comisia de inventariere nu a transmis către personalul instituţiei o notă privind
programul şi perioada supusă inventarierii.
3. CAUZE:
Nerespectarea prevederilor OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind
organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv care precizează în art. 11:
“Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc vizibil.”
4. CONSECINŢE:
Personalul instituţiei nu a fost corect informat cu privire la programul şi perioada supusă
inventarieii, în scopul susţinerii operative a comisiei
de inventariere.
5. RECOMANDĂRI:
Preşedintele comisiei de inventariere va întocmi o notă privind realizarea efectivă a
inventarierii patrimoniului, la care va ataşa programul şi perioada supusă inventarierii. Această
notă va fi adusă la cunoştinţă personalului instituţiei. Pe viitor se va urmări efectuarea inventarierii
conform normelor legale în vigoare la termenele şi condiţiile prevăzute de normele metodologice
de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea şe
efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
1. PROBLEMA:
58
Modul de organizare şi de efectuare a inventarierii întregului patrimoniu la Direcţia pentru
Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani.
2. CONSTATĂRI:
La verificarea modului de organizare şi de efectuare a inventarierii întregului patrimoniu
(inventarierea elementelor de active şi de pasiv) la Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate
Socială Botoşani s-au constatat următoarele:
➢ nu este întocmit referatul contabilului şef;
➢ nu există temei legal înscris în decizia de inventariere;
➢ nu este întocmită declaraţia de sfârşit de inventar;
➢ pe declaraţia de început de inventar nu sunt trecute ultimile documente de intrare şi ieşire.
3. CAUZE:
Nerespectarea prevederilor art 7 din Legea contabilităţii nr 82/1991 cu completările şi
modificările ulterioare, OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi
efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv.
4. CONSECINŢE:
Inexistenţa unei evidenţe clare a valorilor materiale existente în cadrul instituţiei din cauza
faptului că, contabilul şef nu a valorificat în timp util informaţiile obţinute în urma inventarierii,
ceea ce a dus la o denaturare a rezultatelor. De asemenea declaraţiile de început şi de sfârşit de
inventar incomplete.
5. RECOMANDĂRI:
Declaraţiile de început şi de sfârşit de inventar vor fi completate cu elementele lipsă, iar
contabilul şef va verifica dacă rezultatele stabilite în urma inventarierii sunt conforme cu realitatea.
Pe viitor se va urmări efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la termenele şi
condiţiile prevăzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004
pentru aplicarea Normelor privind organizarea şe efectuarea inventarierii elementelor de active şi
de pasiv.
ÎNTOCMIT,
59
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3
1. PROBLEMA:
Modul de organizare şi de efectuare a inventarierii întregului patrimoniu la Direcţia pentru
Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani.
2. CONSTATĂRI:
La verificarea modului de organizare şi de efectuare a inventarierii s-a constatat că
mijloacele fixe dintr-un birou nu au fost trecute în listele de inventariere. Astfel, în urma misiunii
60
de audit desfăşurate la această instituţie, s-a stabilit că cele două calculatoare, considerate lipsă
sunt în unitate.
3. CAUZE:
Nerespectarea prevederilor art 7 din Legea contabilităţii nr 82/1991 cu completările şi
modificările ulterioare, OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi
efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv, care prevede în art. 9 pct. b ca “să se
identifice toate locurile (încaperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate”.
4. CONSECINŢE:
Inexistenţa unei evidenţe clare a valorilor materiale existente în cadrul Direcţiei pentru
Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani.
5. RECOMANDĂRI:
Pe viitor se va urmări efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la
termenele şi condiţiile prevăzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22
noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii
elementelor de active şi de pasiv. De asemenea listele de inventariere vor fi completate şi se va
trece şi mijloacele fixe găsite în urma misiunii de audit.
61
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Formular de constatare şi raportare a iregularităţilor
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
Nr
crt
Constatarea Actele normative încălcate Recomandări FIAP
1 Programul şi perioada inventarierii la
Direcţia pentru Dialog, Familie şi
Solidaritate Socială Botoşani.
OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi
efectuarea inventarierii elementelor de
active şi de pasiv care precizează în art.
11: “Pe toată durata inventarierii,
programul şi perioada inventarierii vor
fi afişate la loc vizibil.”
Preşedintele comisiei de
inventariere va întocmi o
notă privind realizarea
efectivă a inventarierii
patrimoniului, la care va
ataşa programul şi perioada
supusă inventarierii. Această
notă va fi adusă la cunoştinţă
personalului instituţiei.
FIAP 1
2 Modul de organizare şi de efectuare a
inventarierii întregului patrimoniu la
Direcţia pentru Dialog, Familie şi
Solidaritate Socială Botoşani
OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi
efectuarea inventarierii elementelor de
active şi de pasiv care precizează în art.
Declaraţiile de început şi de
sfârşit de inventar vor fi
completate cu elementele
lipsă, iar contabilul şef va
FIAP 2
62
11: “Pe toată durata inventarierii,
programul şi perioada inventarierii vor
fi afişate la loc vizibil.”
verifica dacă rezultatele
stabilite în urma inventarierii
sunt conforme cu realitatea.3 Modul de organizare şi de efectuare a
inventarierii întregului patrimoniu la
Direcţia pentru Dialog, Familie şi
Solidaritate Socială Botoşani
- Legea contabilităţii nr 82/1991 cu
completările şi modificările ulterioare
- OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea
Normelor privind organizarea şi
efectuarea inventarierii elementelor de
active şi de pasiv
Listele de inventariere vor fi
completate şi se va trece şi
mijloacele fixe găsite în
urma misiunii de audit
FIAP 3
63
Închiderea şedinţei
În şedinţa de închidere, auditorii interni îşi prezintă opinia către conducătorii instituţiei sau
structurii auditate, precum şi recomandările finale din Proiectul raportului de audit public intern.
În această fază, auditorii se asigură că Raportul de audit este clar, obiectiv sau părtinitor,
fundamentat şi relevant.
Şedinţa de închidere este planificată de către secretariatul structurii de audit. La şedinţa de
închidere participă conducătorul compartimentului de audit, conducătorul instituţiei sau structurii
auditate şi auditorii din echipa care a efectuat misiunea de audit. Conducătorul instituţiei sau al
structurii auditate îşi va spune părerea în legătură cu constatările auditorilor, cu recomandările
acestora şi îşi exprimă eventual dorinţa de a se face unele corecţii. În cazul în care se cer
modificări ale raportului, conducătorul structurii de audit şi auditorii se pun de acord cu
modificările ce trebuie făcute. Pentru eventualele modificări ale raportului, auditorii pregătesc
documente doveditoare suplimentare, îndosariază aceste documente şi modifică Raportul de audit.
Şedinţa de închidere este rezumată de auditori într-un document numit „Minuta şedinţei de
închidere”.
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Minuta şedinţei de închidere
Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
A. Lista participanţilor:
Numele si prenumele Functia Directia/ Nr de Adresa Semnatura
64
Compartiment telefonAnitei Felicia Director economic Comp audit int
Gafencu Camelia Auditor intern Comp fin-contab
Bertea Elena Referent sup Comp fin-contabBarzoies Emanuela Inspector asist Comp fin-contabAparaschive Iulian Referent Comp fin-contab
B. Stenograma şedinţei de închidere:
- auditorul a prezentat în cadrul şedinţei concluziile privind desfăşurarea misiunii de audit şi
constatările care au fost cuprinde în proiectul de raport de audit intern întocmit;
- s-au prezentat acţiunile desfăşurate în cadrul misiunii de audit public intern;
- s-au prezentat FIAP-urile întocmite cu ocazia efectuării misiunii de audit public;
- s-au prezentat recomandările făcute de auditori şi termenul de ducere la îndeplinire
- s-a prezentat Raportul de audit intern spre studio şi pentru înaintarea eventualelor puncte de
vedere a reprezentanţilor unităţii;
- în cadrul şedinţei de închidere, după studierea Raportului de audit intern, conducătorul unităţii îşi
declară poziţia cu privire la constatările făcute de auditorul public intern, menţionând că nu sunt
obiecţii asupra raportului de audit şi ca urmare nu sunt necesare modifcări şi nu este necesară şi o
şedintă de conciliere.
ÎNTOCMIT,
65
CAPITOLUL IV: Raportul de audit public intern
A altă etapă a misiunii de audit public intern o constituie elaborarea raportului de audit
public intern. Elaborarea raportului de audit public intern este o etapă importantă şi necesară în
acelaşi timp, deoarece constatările culese de auditori în etapele anterioare trebuie materializate,
astfel încât activitatea acestora să aibă o finalitate şi să-şi îndeplinească obiectivul de informare al
conducerii în legătură cu activitatea auditată.
Elaborarea proiectului de raport de auditÎn prealabil, înainte de întocmirea raportului propriu-zis de audit, se întocmeşte un proiect.
Această procedură este necesară deoarece observaţiile cuprinse în acest proiect nu au fost încă
obiectul aprobării şi, deci, nu pot fi considerate definitive. Deşi acest document conţine
recomandările auditorilor, nu conţine însă punctul de vedere al instituţiilor sau sectoarelor auditate
în legătură cu aceste recomandări. De asemenea, proiectul raportului de audit nu conţine planul de
acţiune. Planul de acţiune este documentul anexat la raportul definitiv şi cuprinde informaţii cu
privire la momentul şi persoanele care pun în aplicare recomandările propuse în raport.
Pentru elaborarea proiectului de audit public intern, normele româneşti prevăd respectarea
anumitor cerinţe, astfel:
- constatările din proiect trebuie să fie însoţite de documente şi să fie legate strict de
misiunea de audit;
- pe baza constatărilor trebuie făcute recomandările, care trebuie să aibă rolul de a reduce
pierderile potenţiale;
- în raport trebuie exprimată opinia auditorului intern în legătură cu constatările auditului;
- proiectul se întocmeşte pe baza FIAP-urilor.
Proiectul raportului de audit public intern trebuie să cuprindă următoarele elemente:
- scopul şi obiectivele misiunii;
- date de identificare în care sunt prezentate baza legală, ordinul de serviciu, echipa de
auditare, durata şi perioada auditării etc.;
- prezentarea procedurilor, metodelor şi tehnicilor folosite, documentelor şi materialelor
examinate, materialele întocmite în cursul misiunii de audit public intern;
- prezentarea constatărilor determinate de auditori în urma efectuării misiunii de audit;
- prezentarea concluziilor şi recomandărilor stabilite în urma efectuării misiunii;
- prezentarea în anexe a documentelor şi materialelor care justifică concluziile din raport.
66
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ
Directia de Munca si Protectie Sociala a Judetului
Str. Calea Nationala, nr.85, Tel./Fax: + 0231 53 67 26/ + 0231 51 32 47e-mail: [email protected], [email protected]
Nr.11027/12.04.2009
AVIZAT, DIRECTOR EXECUTIV,
RAPORT DE AUDIT INTERN
MISIUNEA DE AUDIT INTERN:
ACTIVITATEA DE INTENTARIERE ŞI VALORIFICAREA
REZULTATELOR ACESTEIA
Structura auditată:
Compartimentul financiar-contabilitate
2009
I INTRODUCERE :
67
Tipul de audit : Auditorul a efectuat un audit de conformitate pentru a evalua modul in
care s-a stabilit situatia reala a elementelor de activ si pasiv ce alcatuiesc patrimoniul Directiei
pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Sociala .
Baza legala a misiunii de audit: Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, OMFP
38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern,
Normele metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr.
400/2003, Planul de audit public intern pe anul 2008.
Datele de identificare a misiunii de audit
Ordinul de serviciu nr. 218 /14.03.2009
Auditor public intern:
Structura auditata : Compartimentul financiar-contabilitate
Durata misiunii de auditare: 14.03.2009-15.04.2009
Perioada supusa auditarii: 01.01.2008-31.12.2008
Obiectivele misiunii de audit intern :
1.Pregatirea inventarierii.
2.Inventarierea patrimoniului.
3.Valorificarea inventarierii.
4.Completarea registrului inventar.
Scopul misiunii de audit este de a asigura ca inventarierea anuala a patrimoniului DDFSS
pe anul 2008 corespunde prevederilor legale.
Entitatea auditata :
Compartimentul financiar -ontabilitate a functionat in perioada supusa auditarii cu un
numar de cinci salariati, din care, trei salariati fac parte din randul personalului contractual.
Organizarea si functionarea compartimentului se desfasoara conform Organigramei,
Regulamentului de ordine interioara aprobat prin Ordin al Ministrului Muncii, Solidaritatii Sociale
si Familiei.
Relaţiile ierarhice de subordonare şi de colaborare, precum şi sarcinile de serviciu sunt
stabilite prin fisele posturilor.
II. MODUL DE DESFASURARE A MISIUNII DE AUDIT :
68
Auditarea activitatii compartimentului financiar-contabilitate s-a declansat in baza
Ordinului de Serviciu nr. 218 /14.03.2009 aprobat de directorul executiv al institutiei.
In timpul misiunii, auditorul a urmarit respectarea principiilor auditarii stabilite prin Legea
672/2002 privind auditul public intern si Normele metodologice proprii de audit public intern
aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr. 400/2003.
In vederea cunoasterii mediului de audit si a colectarii informatiilor necesare au fost
examinate urmatoarele documente:
organigrama serviciului;
atributiunile stabilite prin fisele posturilor ;
dosarul cuprinzand inventarierea anuala ; decizia de numire a comisiei de inventariere,
listele de inventariere.
procesul verbal al inventarierii, extrase de cont debite.
balantele de verificare la 31.12.2008
Registrul inventar ;
Fisele de magazie ;
Alte documente financiar contabile ce au legatura cu obiectivele misiunii de audit.
Au fost intocmite urmatoarele materiale:
✔ Tabel puncte tari si puncte slabe;
✔ Tematica in detaliu ;
✔ Programul de audit;
✔ Programul interventiei la fata locului;
✔ Minutele şedinţelor de deschidere, de închidere;
✔ Rapoartele preliminare si finale de audit.
Metode şi tehnici utilizate:
V erificarea : în vederea stabilirii realităţi operatiunii de inventariere.
Ca tehnici de verificare au fost utilizate:
- examinar ea : pentru detectarea erorilor de inregistrare;
- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost efectuate;
- recalcularea: verificarea calculelor matematice;
- comparatia soldului registrului de casa, soldurilor extraselor de cont, valorii de inregistrare in
contabilitate cu sumele trecute in listele de inventariere;
69
- observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de organizare si
desfasurare a activitatii de inventariere.
Ca instrument de audit s-a utilizat chestionarul-lista de verificare pentru a stabili conditiile
pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil.
III. CONSTATĂRI
1.Pregatirea inventarierii.
Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului s-a efectuat potrivit prevederilor Legii
Contabilitatii nr. 82/1991cu modificarile si completarile ulterioare, a Regulamentului de aplicare a
Legii Contabilitatii, a Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ
si pasiv aprobate prin Ordinul M.F.P. 1753/2004.
In conformitate cu articolul 30 din Regulamentul propriu de organizare si functionare a
Directiei pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Sociala si a fisei postului raspunderea pentru buna
organizare a lucrarilor de inventariere revine compartimentului financiar -contabilitate.
Comisia de inventariere a fost numita prin Decizia Directorului executiv numarul
165/08.11.2008, avand in vedere Referatul 7220/08.11.2008 intocmit de.................., director
adjunct economic.
Nu exista incompatibilitati in ceea ce priveste constituirea comisiei de inventariere, din
aceasta nefacand parte gestionarii sau contabilii ce tin evidenta gestiunilor inventariate.
Instruirea comisiei de inventariere s-a efectuat de catre Directorul adjunct economic
intocmindu-se procesul verbal nr. 7240/08.11.2008.
Evidenta tehnico-operativa si cea contabila sunt tinute la zi, sunt efectuate punctaje
periodice intre gestionar si reprezentantii compartimentului Contabilitate in vederea eliminarii
deficientelor .
Evidenta cantitativa a materialelor este realizata pe baza fiselor de magazie, unde au fost
evidentiate operatiunile de intrare si iesire a acestora si stocul faptic existent. Intrarile de materiale
s-au inregistrat pe baza cantitatilor evidentiate in notele de receptie, iar iesirile de materiale sunt
inregistrate pe baza bonurilor de consum.
S-au luat declaratii de inceput si sfarsit de inventar gestionarului Aparaschive Iulian.
70
2.Inventarierea patrimoniului.
Actiunea de auditare a inventarierii s-a realizat prin verificarea de fond, forma si continut
prin sondaj a documentelor existente in dosarul intocmit in urma inventarierii.
Stabilirea stocurilor faptice s-a facut prin numarare si masurare.
Bunurile inventariate sunt inscrise in liste de inventariere intocmite pe gestiuni, conturi de
valori materiale.
Listele de inventariere respecta modelul stabilit prin Ordinul 1753/22.11.2004, sunt
completate citet, fara stersaturi si spatii libere, sunt datate si semnate pe fiecare pagina de gestionar
si de membrii comisiei de inventariere.
Pentru o inventariere corecta a elementelor de activ si pasiv ce reprezinta bunuri s-au
intocmit liste centralizatoare cuprinzand totalul gestiunilor inventariate pe utilizatori si conturi.
Elementele de activ si pasiv ce nu reprezinta bunuri s-au inventariat prin prezentarea lor in
situatii analitice distincte care justifica soldurile sintetice.
Comparand prin sondaj soldurile din contabilitate cu cele din fisa angajatorului, auditorul a
observat respectarea principiul contabilitatii pe baza de angajamente potrivit caruia recunoasterea
creantei are loc in momentul declararii pe baza declaratiei fiscale si nu pe masura ce numerarul sau
echivalentul de numerar este incasat. Principiul contabilitatii pe baza de angajamente urmareste
independenta exercitiului potrivit caruia toate veniturile si toate cheltuielile se raporteaza la
exercitiul la care se refera fara a se tine seama de data incasarii.
3.Valorificarea inventarierii
Dupa terminarea inventarierii faptice a mijloacelor fixe, obiectelor de inventar si
materialelor s-a procedat la stabilirea rezultatelor inventarierii .
Determinarea rezultatelor inventarierii s-a efectuat direct pe listele de inventariere prin
compararea datelor constatate si inscrise in listele de inventariere cu cele din din contabilitate.
Listele de inventariere sunt semnate de reprezentantul compartimentului Contabilitate care
a efectuat valorificarea inventarierii.
Evaluarea stocurilor si soldurilor la data inventarierii s-a facut la valoarea de inventar.
Nu au fost necesare compensari cantitative intre minusurile si plusurile de inventar si nici
nu a fost necesara acordarea de scazaminte.
71
Rezultatele inventarierii au fost inscrise de catre comisia de inventariere intr-un proces
verbal inregistrat la DDFSS care cuprinde: data intocmirii, numele si prenumele membrilor
comisiei de inventariere, numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere, rezultatele
inventarierii, materialele propuse la casare precum si alte aspecte legate de inventariere.
Procesul verbal cuprinzand rezultatele inventarierii este aprobat de catre Directorul
executiv al institutiei.
4.Completarea registrului inventar
Rezultatele inventarierii faptice a conturilor de activ si pasiv sunt inscrise in Registrul
inventar, infiintat si condus la nivelul compartimentului financiar-contabilitate.
Elementele de activ si pasiv inregistrate in Registrul inventar sunt grupate in functie de
natura lor si justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil.
Datele rezultate din operatiunile de inventariere au fost actualizate cu intrarile si iesirile din
perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar pentru a reflecta
situatia reala a elementelor de activ si de pasiv.
IV CONCLUZII SI RECOMANDARI
Avand in vedere constatarile efectuate urmare auditarii documentatiei aferente inventarierii
patrimoniului, apreciez ca în ceea ce priveşte activitatea de inventariere a patrimoniului DDFSS
la data de 31.12.2008, sistemul este funcţional şi daca se duc la îndeplinire recomandarile
auditorilor activitatea institutiei se va imbunatati.
Se recomanda:
– revizuirea procedurilor scrise privind activitatile auditate si aplicarea corespunzatoare a
acestora;
– intarirea rolului controlului intern la fiecare nivel al activitatilor auditate;
– efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la termenele şi condiţiile
prevăzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004
pentru aplicarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de
active şi de pasiv.
72
Incheiere
Structura auditata are obligatia sa intocmeasca Programul de actiune in vederea
implementarii recomandarilor si sa raporateze stadiul de implementare al acestora pana la data de
30.05.2009.
Prezentul raport de audit public intern s-a intocmit in baza listei centralizatoare a obiectelor
auditabile, a programului de audit si a celor de interventie la fata locului, a constatarilor efectuate
in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor. Constatarile efectuate au la baza documente de
lucru intocmite pe care se sprijina sustinerile.
Raportul de audit public intern s-a intocmit intr-un singur exemplar restituindu-se
compartimentului auditat, toate documentele verificate.
AUDITOR, DIRECTOR,
CONTABIL SEF,
CAPITOLUL V: Urmărirea recomandărilor
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Fişă de urmărire a recomandărilor
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului şi valorificarea rezultatelor inventarierii
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
73
Întocmit:
Nr
cr
t
Recomandarea
Imple-
mentat
Partial
Imple-
mentat
Neimple-
mentat
Data planificata/
data implementarii
1. - reviruirea procedurilor scrise
privind activitatile auditate si
aplicarea corespunzatoare acestora;pana la 30.05.2009
2. - intarirea rolului controlului intern la
fiecare nivel al activitatilor auditate; permanent
3. - efectuarea inventarierii conform
normelor legale în vigoare la
termenele şi condiţiile prevăzute de
normele metodologice de aplicare a
OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004
pentru aplicarea Normelor privind
organizarea şi efectuarea inventarierii
elementelor de active şi de pasiv.
permanent
CAPITOLUL VI: Supervizarea
DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI
COMPARTIMENT AUDIT INTERN
Fişă de evaluare a misiunii de audit intern
Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului şi valorificarea rezultatelor inventarierii
Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009
Întocmit:
74
Bugetul de timp efectiv: 333 oreBugetul de timp planificat: 333
1 2 3 4 5 ObservaţiiÎn etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii
XX
Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat X
Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit
X
A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern; X
A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern X
Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit X
Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele X
Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate
X
Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare X
Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern X
Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. X
Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:
• 1 pentru nesatisfăcător
• 2 pentru slab
• 3 pentru satisfăcător
• 4 pentru bine
• 5 pentru foarte bine
75