Minnesota Crime Prevention Association 

Explorer Competition Study Guide 2009 ‐ Business Security Burglary Prevention Tips: Open/ Close of Business 

• Proper preparation/ communication and being ‘aware’ is the greatest weapon against this criminal 

act. 

• Utilize CCTV and/ or alarm system if available to the business. 

• Ensure that store lighting is sufficient and percentage of lighting left on at close. 

• Leave cash register drawer open and trays visible when viewed from exterior. 

• Leave common areas locked and doors open and visible when viewed from exterior. 

• Before and after hour building access must be strictly adhered to and enforced. 

• Near business open/ close hours, be observant of al guests entering and exiting the premises. If 

there is a concern communicate to Manager‐on‐Duty and/ or provide guest service to the            

individual(s). 

• When leaving the business it is recommended to leave in pairs or groups. 

• Utilize on‐site security/ contracted security services, etc. if deemed appropriate for business and 

area. 

• Partner with local businesses with regards to area activities and incidents. 

• Always be alert to your surroundings and call 911 if anything is noted suspicious.  

Reactionary Steps: 

Most important factor in any situation is team member and guest safety. 

Store has been burglarized and/ or unusual activity noted when time of opening: 

  o Exit the building 

  o Call 911 

  o Contact the business leadership team. 

  o Stay calm! Immediate and quick reactions can lessen timeline of response. 

• Be polite, courteous and cooperative with police department inquiries. 

• Observe with all senses as recollection may be requested later. 

• Take note of any cash or merchandise was missing for local PD. 

• Communicate incident to business leaders if applicable to review any additional measures taken 

with regards to other locations.  

Credit Card Fraud Tips: 

Once a credit card has been swiped and run through the system it is recommended the following 

actions take place: 

• Request identification from the guest and if feasible have them remove it from the wallet. 

  o This will allow for an opportunity to review the ID in hand 

• Match the ID description i.e. (Height, Weight, and Picture) to the person noted at register. 

  o In most case the ID is the primary piece being altered. 

 

• Do not accept the temporary ID paper (yellow copy) without the proper state ID (clipped), as the     

temporary is not a legitimate ID alone. 

• Card must be signed in order to be authorized, if noted (SEE ID) then request ID and compare     

signature to ID. 

• Ensure the employee only accepts those credit cards: VISA, MasterCard, American Express, and etc. 

that have been directed by the business.  

Credit Card Fraud Identification: 

• Signature misspelled on the charge slip 

• Signature does not the signature on the ID presented for payment 

• Attempt to use temporary (yellow) paper copy without a picture ID 

• Attempt to use non‐legitimate ID (work, another credit card) for use with payment type 

• Photo pasted on the ID 

• Raised account number have been filed down or removed and new imprint made with heat  

Workplace Safety ‐ Traveling In and Out of Work 

• Park your vehicle under or next to a light pole if you are coming to or leaving work when it is dark 

outside 

• Walk in and out of work in pairs or groups, especially late at night 

• Do not leave work if you are not comfortable with someone in the parking lot 

• Report anyone waiting in the parking lot who does not appear to be there for business  

Safety at Work 

• Let other employees know when you leave the office and about what time you will return. 

• Leave a number where you can be reached in case of emergencies 

• Carry a cell phone in case you need help or are in trouble 

• Maintain and open and honest work environment so employees and coworkers feel safe and       

confident reporting concerns to you 

• If you have an order for protection or are having domestic problems, tell other employees or the 

front desk employee so this person is not allowed to contact you. 

• Train employees about workplace violence, what it is, how to prevent it and what to do if it        

happens 

• Make sure the workplace is secure if you remain at work after normal working hours 

• Complete thorough background checks on all employees before hiring them 

• Require visitors to sign in 

• Have an emergency plan in place and review it with all employees yearly 

• Know the location of fire extinguishers and medical kits 

• If there is an emergency, set a designated meeting place for all employees  

Front Desk 

• If your business has face to face customer contact, do not leave objects that may be used as     

weapons out at the front desk (stapler, paper weights, coffee mugs) 

• Have the front desk positioned so that there is an escape route for the employee 

• Set up a pre‐coded page for the front desk employee to use in case an upset customer gets out of 

control or the employee feels unsafe 

Robbery Preparedness Prevention Tips: Open/ Close of Business 

Through proper preparation/ communication and training one can help minimize and/ or in some cases 

prevent the risk of a robbery incident. Being ‘aware’ is the greatest weapon against this frightening and 

potential act of violence. 

• Before and after hour building access must be strictly adhered to and enforced. 

• Verify the credentials/ work order/ and service provided by any external personnel arrivals. 

• Near business close hours, be observant of al guests entering and exiting the premises. 

• If there is a concern communicate to Manager‐on‐Duty and/ or provide guest service to the                

individual(s). 

• When leaving the business it is recommended to leave in pairs or groups dependent upon the         

workforce size at the time. 

• Utilize on‐site security/ contracted security services, etc. if deemed appropriate for business and 

area. 

• Always be alert to your surroundings and call 911 if anything is noted suspicious. 

 

During a Robbery: 

• Most important factor in any situation is team member and guest safety. 

• Stay calm! Immediate and quick reactions can cause alarm with the robber(s). 

• Be polite, courteous and cooperative. 

• Do exactly what the robber(s) demands. 

• Observe with all senses as recollection may be requested later. 

• If any note (demand letter) is given retain for local PD. 

• Give the robber(s) whatever is demanded i.e. product, money, etc. 

 

Description Factors of Robber(s): 

• Height, Weight, Age, Clothing Worn 

• Identifying Features (Tattoos, scars, facial hair, glasses) 

• Native to area (speech, tone, accent, language) 

• Threat (verbal, written, weapon) 

• Subjects direction/ method of flight (car, bus, on foot, etc)  

S h o p l i f t i n g P r e v e n t i o n  

Facts: 

  o There are approximately 23 million shoplifters (or 1 in 11 people) in our nation today. More 

than 10 million people have been caught shoplifting in the last five years. 

  o Shoplifters steal from all types of stores including department stores, specialty shops, 

supermarkets, drug stores, discounters, music stores, convenience stores and thrift shops. 

  o There is no profile of a typical shoplifter. Men and women shoplift about equally as often. 

  o Approximately 25 percent of shoplifters are kids, 75 percent are adults. 55 percent of adult 

  shoplifters say they started shoplifting in their teens. 

  o Shoplifting is often not a premeditated crime. 73 percent of adult and 72 percent of juvenile 

  shoplifters don't plan to steal in advance. 

  o Shoplifters say they are caught an average of only once in every 48 times they steal. They are 

  turned over to the police 50 percent of the time. 

  o The vast majority of shoplifters are "non‐professionals" who steal, not out of criminal intent, 

  financial need or greed but as a response to social and personal pressures in their life. 

  o The excitement generated from "getting away with it" produces a chemical reaction resulting 

  in what shoplifters describe as an incredible "rush" or "high" feeling. Many shoplifters will tell 

  you that this high is their "true reward," rather than the merchandise itself. 

Preventive Measures: 

  o Keep shelves and displays low and aisles clear to increase visibility. 

  o Install chimes on all unlocked doors. 

  o Provide adequate lighting and eliminate blind spots. 

  o Where appropriate, utilize security staff, convex mirrors, CCTV, electronic sensors, tags, locks 

  and chains. 

  o Make it difficult to steal merchandise. Bolt racks down; alternate the direction of hangers on 

  the racks, tie appliance cords together; lock small valuable items in cabinets and keep other 

  valuables away from store exits. 

  o Limit the number of items allowed into dressing rooms. 

  o Post signs warning that shoplifters will be prosecuted. 

  o Encourage employees to greet customers as they enter the store. One phrase every        

  shoplifter hates to hear is "Can I help you?" 

  o Maintain a neat, orderly store with tight inventory controls. 

  o Develop a store policy and provide training for shoplifting incidents.  

Red Flags ‐ Shoplifter Traits: 

  o Nervousness or unusual actions of any kind 

  o Aimlessly walking up and down aisles 

  o In store longer than usual, loitering 

  o Handling many items of merchandise 

  o Dropping articles on the floor 

  o Concealing merchandise in any way 

  o Asking numerous questions or refusing the clerks help 

  o Looking into surveillance mirrors, at the sales clerk or other customers instead of the         

  merchandise 

Five Common Shoplifting Situations: 

• When an employee is suspicious of someone. 

• When an employee thinks someone shoplifted but is not 100% sure. 

• When an employee actually sees someone shoplift. 

• When another employee reports an incident. 

• When a customer reports an incident. 

Consider a shoplifting policy that is fair but firm. 

In all 5 situations, the basic employee response should be the same: 

• Acknowledge the customer and make a statement. 

• Examples of employee statements include: 

• "I saw you looking at the (item). Did you find what you wanted?" 

• "The (item) you selected is a great buy." 

• "Is that (item) for you or is it a gift?" 

• “Will that (item) be cash or charge?" 

• “That (item) you selected should go on sale soon." 

• When you are suspicious of a customer's intent, ask if you can help them find something. If they 

respond 

• "No, I'm just looking", tell them to just nod if they need help....you'll be watching. That's just what 

a shoplifter does not want. You will find providing good customer service goes hand in hand with 

shoplifting prevention. 

• Some shoplifters will fail to respond to your statements and exit with the stolen item(s). Allow 

them to leave the store unless the store employee is trained in detaining and apprehending      

shoplifters. 

• Personal safety should always take priority over retrieving property or detaining a shoplifter. 

• Report the crime to the Police Department by immediately calling 911.  

Policies and Procedures: 

It is important to plan policies and procedures for shoplifting early in the business planning stages. 

We all hope it will never happen in our store but in the event it does, retailers and staff should be 

prepared to handle the shoplifting situation. Take the following questions into consideration when 

writing your shoplifting policies and procedures: 

• Is your goal to prosecute or get the merchandise back? 

• Does your store have a zero tolerance policy for shoplifting? 

• Will you prosecute shoplifters under 18 or over 65? 

• Is there a minimum dollar amount before prosecuting? 

• How will you confront and detain the shoplifter? 

• What will you do if the shoplifter shows remorse or offers to pay? 

• Who is responsible for calling the police?  

Check Fraud  

Forgery involves a person who, with an intent to defraud, signing the name or using another 

person’s property (checks) without their authorization and/ or consent to do so. 

Ways in which checks are illegally obtained: 

• Stealing black checks form someone’s home, workplace, car, and records in the trash. 

• Stealing check orders or checks that can done over the phone or via U.S. Mail. 

• Removing mail, which allows for the subject, to obtain account information from checks. 

Types of Check Fraud: 

• Counterfeit Checks – checks, which are printed on stolen or purchased check stock and                

information has been altered to reflect a valid or invalid account. 

• Altered Checks – checks, which are invalid and may have been stolen whereas a change or          

alternation has been made. 

• Closed Account Checks – checks, which are continually written on a closed checking account     

causing a loss to the bank and service provider. 

• NSF (Non‐Sufficient Funds) – checks, which have insufficient funds to cover payment of services 

rendered. 

Methods to Alter Checks: 

• Reformatting existing MICR line numbers 

• Erasing MICR line numbers and retyping over them 

• Washing document of ink and replacing with stolen or fictitious numbers 

• Replacing existing account numbers with stolen or fictitious numbers 

Check Fraud Indicators: 

• Multiple check purchases in a short period of time. 

• Multiple purchases of gift cards with even dollar increments 

• Notating that the account number and/ or MICR line looks tampered/ altered 

• Multiple check purchases made at multiple locations in a short period of time 

• Quick selection of product or service with disregard for price 

• Pre‐writing the DL Number and/ or ID on the check 

Proactive/ Preventative Steps: 

• Utilize a check authorization system. 

• Confirm whether it is right for your business to accept checks. 

• Ensure checks that are accepted have the specified information noted through individual cash  

handling procedures. 

  o Communication to the business teams 

  o Following Point‐of‐Sale instructions 

  o No checks accepted under number 1000 

  o Verify signature and name match on the check. 

  o No pre‐signed/ pre‐dated checks 

  o ID must match personal information noted on check 

Crime Prevention through Environmental Design (CPTED)  

Crime Prevention through Environmental Design (CPTED) is defined as the proper design and effective 

use of the built environment to reduce crime, disorder and the fear associated with crime.   

The CPTED concept involves more than security standards. It first acknowledges the desired use for a 

project. Next, it attempts to anticipate misuse based upon area crime problems, unique aspects of the 

project (i.e. alcohol sales) and community experiences with similar projects. Finally, CPTED seeks to 

prevent undesired behavior by the elimination or modification of design features that contribute to 

crime and disorder.  

Public safety staff participates in the development advisory review process to ensure that developers 

follow CPTED principles. Staff reviews development proposals; talks with developers, contractors,     

architects and engineers in the field; conducts CPTED inspections; and reviews security plans.   

Staff considers four key principles during the CPTED review process: natural surveillance, natural access 

control, territorial reinforcement and maintenance.   

Natural Surveillance Natural Surveillance is a design concept directed primarily at keeping potential criminals and their    targets under observation. Applying natural surveillance concepts during planning often reduces the need for more expensive security measures.  Natural Surveillance Examples 

Natural Access Control Natural Access Control is a design strategy directed at decreasing crime by denying access to       targets and creating a perception of risk to offenders. It is also used to prevent public access to    private areas. CPTED discourages a "fortress mentality" but recognizes that high‐value targets    require the application of more traditional security measures.  

Natural Access Control Examples Territorial Reinforcement Territorial Reinforcement is the belief that physical design can contribute to a sense of ownership and responsibility for a space. This results in higher actual and perceived levels of risk to potential offenders.  

Territorial Reinforcement Examples Maintenance Improper maintenance is the enemy of territorial reinforcement and implies "no one cares what happens in this place." Thus, proper design supports maintenance by including graffiti resistant surfaces, vandal‐proof lighting and landscaping selected for easy maintenance.   

Natural Surveillance Examples  • Orient building and windows to provide maximum surveillance of exterior areas. • Limit the use of window vision restrictors such as potted plants, draperies, signage, landscaping, 

public art and reflective window treatments. • Design parking lots to allow a high degree of observation from buildings and streets. • Plan entryways that are visible to adjacent neighbors or passersby; not secluded alcoves. • Design interior shelf height in retail and commercial uses to no more than five feet. • Utilize peepholes and vision panels in management offices and rear doors to provide surveillance 

and observation. • Locate benches throughout common use or employee areas to enhance observation and supervi‐

sion of surrounding areas. • Place child play areas in maximum observation locations. 

  

Natural Access Control Examples  • Restrict number of entry/exits for better supervision. • Use landscape such as low hedges and flowerbeds to identify points of entry and movement on 

property. • Use signage and symbolic barriers to direct vehicular and pedestrian traffic. • Designate boundaries between public, semi‐public and private spaces. • Use reception areas to control the flow of visitors. • Use illustrated diagrammatic representations in lobby and common areas. • Use light to guide movement. • Use security planting to restrict access to private areas. • Install devices to prohibit general access to unauthorized areas. • Locate public paths in direct routes to points of entry.  Territorial Reinforcement Examples  • Use thorny or thick plant materials in perimeter landscape areas to discourage cutting through 

parking areas, trampling vegetation, approaching ground floor windows or climbing fences and walls. 

• Use appropriate signage to discourage trespassers, loitering or consumption of alcoholic bever‐ages. 

• Use public art, sculpture, flags and banners where allowed. • Use physical and symbolic barriers. • Use City crime prevention programs such as Neighborhood Watch, Business Watch and Partners 

Against Crime along with appropriate signage. • Modify surfaces to make tagging (graffiti) or skateboarding more difficult. • Use landscape lighting to mark territory.